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刘婕:教案 有效组织商务活动

发布时间:2013-05-30  来源:原创  作者:刘婕  发布者:网络秘书  浏览次数:845  
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项目五  有效组织商务活动

任务一   安排和准备会见、会谈

[知识目标]

1、掌握会见、会谈的会场布置的原则和方法;

2、掌握会见、会谈准备的内容和注意事项;

[能力目标]

能够安排和准备会见、会谈

[教学重点]

能够安排和准备会见、会谈

[教学方法]项目驱动   案例教学

[教学课时]2课时

[教学过程]

一、情景导入

天地公司是一家大型中外合资企业,主要经营电子软件,春天集团公司经理伍总因公司发展需要需与天地公司经理张伟就某项软件开发的合作问题进行会见、会谈,此次会见会谈工作主要由秘书高山组织安排,请安排和准备会见、会谈工作。

二、任务分析

会见与会谈首先要确定议题和明确目标,收集信息和分析双方材料,确定参加人员,双方要协商好时间、地点,然后要布置好座位。在会见与会谈时要注意迎送及合影,必要时需要翻译,同时需要记录和服务,以及记者采访管理。最后,会谈会见结束后要整理文件并归档,如会谈有成效需准备安排签字仪式。

三、相关知识点讲解

(一)会见与会谈的含义

会见是指双方见面会晤,交换意见,也叫会晤。会见因身份高低不同有不同的称呼,身份高的会见身份低的称为接见和召见,反之则称为拜见和谒见。

会见就内容而言,可分为礼节性、政治性、事务性会见或兼而有之。礼节性会见时间较短,话题较为广泛,一般不涉及实质性问题;政治性会见是国家或国际组织的领导人或特使之间就双边关系、国际局势等重大问题交换意见,会见时间相对较长,气氛比较庄重;事务性会见则涉及比较具体的业务或技术性问题,我国国内的会见活动以及企事业单位的涉外会见,大多属于事务性会见。

会谈是指双方或多方以平等的身份为达成某项协议正式交换意见,其内容既可以是重大的政治、经济、外交、军事、文化问题,也可是具体的业务和技术性问题。会谈从内容上而言比会见更为正式些,政治性或专业性也更强。

会见与会谈是沟通、交流、协商、消除分歧、达成共识、相互合作的重要手段。随着我国改革开放的不断深入,各国、各地区、各部门、各单位之间的联系交流越来越多,会见与会谈就成为了重要的沟通交流形式,具有非常重要的现实意义。

(二)会见会谈的工作程序

1、确定议题和明确目标

会见与会谈总是为了达到某种目的而进行的,秘书应协助领导确定会见和会谈的中心议题和准备达到的目标。会见的目标一般是为了互通情况、沟通立场、消除分歧、确定原则,会谈的目的则比较具体,往往是为了达成某个协议。应当根据双方的实际情况确定会谈的具体目标,包括最高目标和最低目标。在商务会谈中,最低目标就是价格底线。

2、收集信息和分析双方材料

秘书在会见和会谈之前,应通过各种渠道了解对方的各种信息、对方的意图和背景以及人员组成、谈判底线和可能提出的条件等,帮助领导制定我方策略。

另外,秘书还应收集和会谈议题及目标相关的各种信息,掌握比较详尽的资料,以便掌握会谈的主动权。

3、确定与会人员

会谈人员的确定应根据会谈内容和会谈规格确定。会谈人员的组成,应该包括主谈人、专业人员、翻译和秘书(兼记录员)。如对方有高级领导出席,那么我方也应安排相应领导出席会见会谈。一般而言,会见人员不宜过多,主谈人员由最高领导担任。会谈相对人数不受限制,但会谈因涉及的内容业务性、政治性比较强,故应认真考虑选择具有较高素养的人员参加。

4、确定地点和时间

会见会谈之前,对会见会谈的场所应作合理的安排。如果是接见和召见,一般安排在主任的办公室、会客室。如果是回拜,则会见会谈的场所最好选择在离客人下榻处最方便的地方。如客人安排在宾馆,那么可借用宾馆的会议厅或会客室作为会见会谈的地点。

礼节性的会见一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前,其他会见则根据需要确定时间。会谈的时间安排应先征求对方意见,互相协商好后可制定日程表,等客人到后人手一份,如时间较长的会谈,那么具体每一次会谈的时间和地点均应在日程表上明确注明,在会谈期间,还应留出适当的时间安排客人的文化娱乐、参观游览等活动,以表示主人的盛情和友谊。

5、座次安排

国内会见,宾主双方按身份高低排列座位,各坐一边。涉外会见,应当按主左客右的国际惯例安排座位,即客人坐在主人的右边。 

双边会谈通常将谈判桌排成长方形,双方各坐一边,主方位于背门侧,客人面向正门。如会谈长桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。双方主谈人位于中央,其他人员按照右高左地的规则排列;译员的位置在主谈人的右边,记录员的位置在两端或后排。

多边会谈的座位可设置呈圆形、多边形等。

6、会见会谈场所安排

除以上座位安排后,场所还得安排足够的扩音器及录音录像设备。事先准备好足够的椅子,在每个座位上应有座位指示卡。如有外宾,应备有中外文指示卡。会谈场所,还应配备足够茶水饮料等。

7、迎送及合影

会见、会谈时,主人应提前到达,并在门前迎接客人。主人可以在大楼正门口迎候,也可以在接见厅、会见室门口迎候。如主人不到大门口迎候,应由工作人员在大楼门口迎候客人,并引入会见厅。会见、会谈结束后,主人应将客人送至门口或车前,握手道别,目送客人离去。

如要合影,事先应安排好合影图,设计好每个人所占的位置。人数较多时,应准备合影架,使后排高于前排。

合影时,主人居中,主宾位于主人右边,其余人员主客双方间隔排列,右上左下。但两端应由主方人员把边。

8、翻译、记录及服务 

翻译和记录是会见和会谈时的两项重要任务,应做到全面、准确、清晰、快速。

9、记者采访管理

会见、会谈是否允许记者采访,何时安排,以何种方式接受采访或发布消息,应在准备阶段定出计划,报领导批准。在会见和会谈前,可安排几分钟的采访和摄影,活动开始后,除特别安排的电视采访外,一般不安排采访。

10、整理文件并归档

一般会谈结束后,均要形成一个会谈纪要,交双方会谈代表签名盖章才能生效。会谈纪要应简明扼要,把会谈商讨后达成一致意见的内容整理成有关的几个条目,作为备忘录。会谈纪要是会谈结果的一种书面形式。

11、安排签字仪式

会谈达成协议后往往订立条约或协议书,以作为正式确定的证据,签约有一定的仪式。我们将在下节详细分析。

四、任务实施

    回顾课初提出的任务,要求学生分小组讨论,并依照所学知识完成任务。

提示:天地公司与春天集团的会见会谈可按照如下程序进行:

会见:

1、确定议题和明确目标

会见的目标一般为互通情况、沟通立场、消除分歧、确定原则。秘书高山应与其领导张伟确立目标为沟通。有了良好的沟通才有继续会谈的可能。

2、收集信息和分析双方材料

高山应该收集对方在软件开发合作方面有何意向、是否曾与其他公司合作开发过软件、有何条件等信息,以备我方参考。并考查对方开发软件的实际能力,了解分析对方的人员组成、谈判底线,寻找其是否有何弱点可供我方利用。调查此项软件开发的相关信息,分析其与我方合作的可能性。

3、确定参加人员

由于对方参加人员为公司经理伍总,由此确定我方参加人员为公司经理张伟,并配备相应陪见人员及秘书人员。

4、双方协商时间地点

高山应与对方秘书协商好时间地点,因此次会见是对方要求与我方合作,因此可选择在我方公司的会客室。

5、布置座位

安排我方公司经理张伟坐在伍总的右边,高山自己坐在张伟后面,其他人员依次坐在张伟右边。

6、迎送及合影

会见时,张伟应提前到达,在公司门口迎候,高山陪同,或者高山在门口迎候,张伟在会客室等候。会见结束后,高山应陪同张伟将伍总送至门口或车前,握手道别,目送客人离去。

离去前应安排合影,此次会见人数不多,不用安排合影架。张伟居中,伍总站在张伟右边,其余人员按身份高低先右后左排列,主宾方交叉排列,两端站我方人员。

7、翻译、记录及服务

会见时的不需翻译,只需记录,高山应坐在张伟身后记录。会见时应准备好招待的饮料,我国一般用茶水招待,可适当备一些水果。会客室可用鲜花布置装饰。

8、记者采访管理

此次会见张伟拒绝接受采访,因此应安排保卫人员制止外来人员采访。

9、整理文件并归档

会见记录由高山整理归档。

会谈

与会见程序大体相似,但是细节上应有所注意:

1、议题与目标不同了

会谈的议题与目标为商讨合作开发软件的具体事项。

2、收集信息和分析双方材料 

这时应了解对方开发软件的能力,及被开发软件的市场,了解对方的资金支持和技术支持如何等。

3、确定参加人员

会谈涉及到比较具体的技术问题,这时候会谈的主谈人可由张伟担任,也可由公司的技术总监担任,其级别应与对方对等,并配备相应专业技术人员及秘书。

4、双方协商时间地点

会谈的时间由秘书高山与对方秘书协商后确定,地点可选择在伍总所住宾馆的会客室。

5、布置座位

会谈的座位可布置成长方形,张伟坐在背对正门的地方,伍总坐在张伟对面。如果会谈长桌的一端向正门,则以入门的方向为准,张伟坐在左边,伍总坐在右边。其他人员则按照右高左低的规则排列,高山坐在在两端或后排。

其余迎送及合影,翻译、记录及服务与会见同。会谈后可能产生的合同、协议书、约定书、条约、意向书、备忘录、会谈纪要、宣言等文件是秘书人员在会谈记录的基础上起草的,应提交双方讨论和磋商,直至达成一致。最后,双方在履行签字程序后,文件才能生效。签字后的文件应该和原始记录一起整理后归档。

五、实战演习(课后完成)

    20101月,学院欲与某大酒店负责人会见,商讨酒店管理专业合作办学事宜。如果你是我学院秘书,应如何操作?

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