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文秘专业档案能力培养中高职衔接的模式探索

发布时间:2013-05-30  来源:原创  作者:马小敏  发布者:网络秘书  浏览次数:959  
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 文秘专业档案能力培养中高职衔接的模式探索

    浙江经济职业技术学院   马小敏

       

摘 要 文秘专业中高职衔接因教学理念的错位、内容重复、手段陈旧而备受诟病,未能实现学生理论素养与实践能力的双重提升。以档案能力培养为例,只有做到档案理念与意识一脉相承的渗透、职业目标从整理员到管理员的延伸、注重进行项目教学的方式方法革新,才能真正实现提升学生职业核心竞争力的目标。

关键词 中高职衔接   档案能力   教学模式  

中高职教育衔接问题讨论由来已久,由于教学内容重复过多、理论知识与实践操作脱节,尤其是中高职连读学生职业核心能力跨越式提升这一目标依然未能实现,甚至被认为是时间与资源的浪费,现有的中高职衔接模式并未得到学生及社会的认可。而文秘专业的档案课程颇能体现中高职衔接过程的得失,窥一斑知全豹,因此非常有必要从教学理念、教学内容、教学方法与手段对档案能力培养的中高职衔接模式进行更为深入的探讨,以期真正实现学生职业能力的提升。

一  理念与意识的培养:一脉相承的渗透

在中高职文秘专业学生档案意识的相关调查中发现,从整体上来看,学生都认为档案作为历史的记载,具有重要意义,但却无法说出其理论意义或列举出在日常工作中档案的实际作用。对如档案信息开放、保密及销毁都以听说过来回答,对其相关具体条例知之甚少;对于特殊载体档案的保管,学生大多只是知道要异于常态的措施步骤而已。许多学生对档案相关的法律法规较为陌生,对档案整理的指导文件《国家档案局八号令》也不熟悉……学生的档案知识与档案意识薄弱可见一斑,基本上停留在模糊认识的初级阶段。

档案意识是指人们对档案及档案工作的性质与价值的认识。学生若从事档案行业其重要性自不待言,若仅从事办公室工作,在文档一体化的今天,也需要对其经手的收发文进行简单整理。档案意识在为个人提供自我确证资料的同时,也充分发挥了档案社会文化记忆的服务功能,将来公民可通过档案来留存民族的辉煌历史。以意大利的佛罗伦萨为例,正因为强烈的古代建筑艺术保留意识,才造就了这个天然的建筑艺术博物馆。

档案教育教学应树立大档案理念,这一是档案界近年来理论研究在教学领域有着多重体现:一是不单单指向原有的纸质档案,而是包含了以磁盘、磁带、胶片等许多特殊载体的文件;二是不单单指已经完成了行政任务的归档文件,而是将文件生命周期所有阶段都被纳入到归档范围;三是不单指向文件的归档过程,而且包含了档案的利用、服务、编研等开发阶段。这就要求高职档案教育必须在中职基础上有更深层的认知,在教学内容上做出相应调整。在中职阶段,档案是作为文秘基础知识与技能以一两个章节的形式出现,如秘书与档案、保密工作的内容;而高职阶段档案要求学生学习系统的档案知识,档案以文秘专业核心课程出现,有专门的教材及课时,如采用高职文秘教指委的指定教材《信息工作与档案管理》,56课时,高职学生需要对档案工作八个环节(收集、鉴定,整理、保管、检索、编研、利用与统计)都要有基本认识和熟悉工作流程。

二  职业目标的延伸:由整理员到管理员

学生未来职业走向是教师在教学过程中必须面临的专业方向及人才培养目标问题。若据此来规划学生的档案就业倾向,本科生及研究生要做到的是根据档案学专业知识对档案软件或者办公自动化系统设计提出具体的要求,比如说文件的修改、传阅痕迹都要保持原始的真实状态等;更高层次学术研究者要根据档案界的基本三大基础理论(文件生命周期理论、全宗理论和价值理论)进行基础研究,将其运用于实践,比如文档一体化管理模式、立卷方法、档案价值鉴定体制、档案馆网建设等方面提出设想。

中高职档案能力培养目标也是存在差异的,中职文秘强调初步轮廓的建立,而高职则要非常明确地培养文秘职业核心能力。中职培养的是档案的整理员,而高职则是档案管理员,前者是指学生能在具体文件的指导下,掌握档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、利用、编研及检索的操作能力;后者要求学生能主动根据国家档案法规及单位具体情况确定单位归档范围及保管期限,带领团队完成档案整理任务,也正是目前档案界最为急需的项目主管的职责。中高职衔接便是顺利完成这一职业目标延伸的过程,以技能型、管理型人才为主,因此,文秘专业的结构调整中档案这门课程的比重问题,如课程设置、师资培养、学生的招生就业等都需要进行综合研究与重新的全盘思考。

从整理员到管理员最重要的提升是从单纯的指令实践者到制定者的转变,这需要的是理论知识的掌握。高职学生应坚持理论指导实践的原则,加强理论学习。只有掌握了档案的基本原则及程序,才能按照国家相关法规及单位具体情况来单独完成整理工作,而不是简单的排列员、搬运工及码字匠。有些工作人员也能进行日常档案整理工作,却是知其然不知其所以然,必须在入档范围及保管期限表做好以后才能按部就班地工作,若有时发生了特殊文件,就无法顺利完成工作。尤其是电子化时代的到来,未来的档案工作者只有明白了电子文件管理背后支撑的理论,才能维护其正常运作,况且,电子文件档案化管理仍存在许多难点和空白,中共中央办公厅、国务院办公厅制发了《电子文件管理暂行办法》,这是我国第一个面向电子文件全程管理的规范性文件,但也只能是最为简单的指导思想,这其实对电子文件管理者提出了更高的理论要求。

三 案例与项目教学:方式与手段的革新

中高职学生的动手能力因课程综合实训和实习得到一定锻炼,但实际上因任务性不强,学生未能充分参与其中,参观已做好的成果展,或旁观档案公司的整理过程,都未能有亲历的责任感,距离档案课程对学生具体操作能力还是有很大距离的。

学中用,用中学,学以致用这一教学原则在培养高职生档案能力方面有着非常强烈的效果,学生在接受档案知识教育的同时尽可能多的接受档案实际工作,逐步发展成为档案的整理与服务者。为达到生动直观,案例教学法被经常使用。案例教学法也就是实例教学法,用来自档案工作实践的典型事例为教学素材,运用所学的原理和方法分析其过程中的优缺点,力图训练学生的复现思维和创造思维,培养其运用知识的实际技巧。案例教学虽然要受到一定条件限制,有时未必完全是根据档案真实事例,而是根据教学目的与教学内容需求,反向模拟出相似工作场景,如讲完档案的除污、修补、加固、托裱技术等几个单元之后,进行如何修复档案砖的案例教学。但整体上它的教学流向是从实际情况理论知识,其目的是在于形象而直观地让学生弄清原理,掌握理论知识,面对现实情况和实际问题来组织理论教学,让学生用已有知识去发现、分析和解决问题,借助理论对实践的指导,培养学生运用知识的能力。

在档案工作人才急缺的今天,校园若能提供项目实践教学无疑会使学生能力有极大提升。项目教学主要以档案实际工作为介入点,让学生亲自参与其中,在项目主管的带领下,完成文件归档及利用服务工作。在目前大多数高职院校经常采用学生参与到各职能部门及二级学院档案整理工作,以便让学生档案工作环境和工作流程。而更深层次的项目教学法是档案事务所的介入(高级阶段是文秘专业档案事务所的建立),作为近年来新出现的档案事务服务中介结构,因其专业性对档案管理制度、各级验收标准、不同性质单位的归档要求、特殊载体档案的保存规则等都了然于心,培养档案整理员与管理员也属于其日常工作范畴。档案课程若与事务所结合,校园内就必须建立相配套的档案实训室,完备的实训室可以让学生熟悉各种仪器设备的使用,在亲身经历中掌握档案的整理、保管、鉴定、利用等各环节,在兴趣中完成理论的认知、动手能力的培养和综合素质的提升。虽然需要一定的经费,从做大做强的长远角度来看,其建立是必须的。

后保管时代档案工作的重心已从档案保管转移到档案利用,这就要求工作人员具有档案的开放、利用与编研等服务工作能力。档案的利用服务工作在校园内的锻炼可采用学校发展史等主题活动的开展来进行,但更为直接有效的方式还是走出去, 这也就决定了建立校外档案教学实习基地的必要性。一方面,档案馆、博物馆等开展的定期展览,生动直观从不同侧面展示档案的服务功能,向学生揭示和挖掘埋藏在档案中的财富,提升学生的档案意识;另一方面,可最大限度地实现资源共享,档案馆或博物馆可提供整合过的各项教育资源,如辅导教师、档案材料、信息和仪器设施等,而学生提供了劳动,也宣传了档案馆,共建一种双赢的局面。校外实训基地的使用有一点特别需要注意,它不是按照以教学大纲来进行长期培训,学生的介入是建立在不违背其日常工作的情况下进行的。就档案馆或博物馆与学校教育的系统性相比,缺少计划性,教学随意性较大,甚至有时候各科室会根据自身工作的进度要求非常随意地安排学生实习,单纯追求工作量,不免把学生当成免费劳动力。因此校外实训一定要遵循档案方面的教学大纲的要求、以培养档案管理工作者的综合素质为中心,构造教学实习体系,安排实习内容。

中高职档案教学模式中存在的问题和解决途径可谓是文秘专业、甚或是整个中高职衔接的缩影,意识到问题的存在便是改善的前提,只有对此有充分的警觉和准备,才能对此有更好的应对和提升。高职教育作为与中职本科错层定位决定了其对学生理论素养和实践操作能力双重提升的特殊要求,这也是近年来高职教育逐渐清晰的办学理念。中高职文秘专业以塑造学生的职业核心能力为目的,培养理论与实践共存的双师型教师,注重教学内容与手段的及时更新,必定能为完成学生职业身份的转变奠定良好基础。

本文为2012年教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会课题项目,课题号:YB201266

作者马小敏为浙江经济职业技术学院文化艺术学院讲师,浙江大学博士。

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