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钟小安:秘书应巧用模糊语言

发布时间:2013-05-30  来源:原创  作者:钟小安  发布者:网络秘书  浏览次数:1799  
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秘书应巧用模糊语言

钟小安   

绍兴文理学院上虞分院

【摘要】模糊语言指语言形式所表达的意义范围界限不明确,或表达的意思不确切。语言的清晰明快是一种美,同样,模糊语言的含蓄也能给人一种美的享受。巧用模糊语言可以使秘书在接待和公文写作中遵循相关原则,在适当的语境中保持语言的灵活,不仅能使行文高度概括,还能取得含蓄、得体的表达效果。秘书工作中模糊语言的巧用不会有碍秘书信息的有效传递,有时能起到精确语言所无法达到的作用。秘书应掌握语言学的相关知识,灵活运用,充分发挥模糊语言在接待和公文拟写工作中的巨大潜力。

    【关键词】秘书;接待;公文;模糊语言

秘书在平时说话和写文章时,都力求把意思表达明白、清楚,这不仅是工作的需要,也是交际的需要。但在接待和拟写公文的某些特殊语境下,有时恰恰需要用不直接、不明白的语言和表达方式,让别人自己去体会、去捉摸,从而收到巧妙的表达效果。秘书应掌握语言学的相关知识,灵活运用,充分发挥模糊语言在接待和公文拟写工作中的作用。

一、正确理解模糊语言

模糊语言的语义内涵一般是明确的,其外延界限却不太明确,具有不明确性、不精确性、相对性的特点。陈原先生在《社会语言学》中解释:“如果按照形式逻辑来看模糊语言,模糊语言是同精确语言相对立的。沈卢旭先生认为:“模糊语言是指在意义上不明确,在表述形态上不清晰,内涵伸缩性大,解释或理解可变性大的这一类社会交际使用的语言。指语言形式所表达的意义范围界限不明确,或表达的意思不确切。但这种模糊语言绝不是含糊语言、歧义语言和不准确语言,两者具有本质的区别。

语言的清晰明快是一种美,而语言的模糊表达具有简洁性、概括性、灵活性等特点,模糊语言也能给人一种含蓄美的享受。《人到中年》的作者谌容,到国外某大学作讲演后进行答问时,有人问到:“听说您至今还不是中共党员,请问您对中国共产党的私人感情如何?”谌容敏捷地回答道:“你的情报很准确,我确实还不是中国共产党党员。但是我的丈夫是个老共产党员,而我同他共同生活了几十年尚无离婚的迹象,可见,我同中国共产党的感情有多么深。”谌容机智地利用模糊类比的方法,形象生动地把一个棘手的问题回答得完美无缺,同时也起到了摆事实、讲道理的功效,令人拍案叫绝。

模糊语言主要有两种类型:

1.词语的模糊。指一个词本身所表达的概念外延不明确,即没有准确的范围和界限。在秘书接待工作中常见的有“现在”与“过去”、“大”与“小”、“深”与“浅”、“快”与“慢”,这些词看似明确,实际它们之间没有一个明确的区别标准,因而它们的外延都是模糊的。如下面这个例子:一个自称领导朋友的人,就其儿女安排工作的事,来找领导,秘书接待时说:“这个事,的确有点难,必须上报批准才行。”“难”是个模糊词语,意义范围界限不明确,怎样才算难,难到什么程度都很模糊。

    2.语义的模糊。是指表示不确切意义的一些副词、量词或插入语。这种语义模糊,在整个句子中通常有副词“大概、大约、也许、恐怕、未必、不见得”或动词“再说、研究研究、考虑考虑”等都属于这一类。如:一工人想见厂长弄清楚近期员工数量是不是要进行大调整,秘书接待时回答说:“这事,领导还要讨论一下。”秘书虽然明确说“领导还要讨论一下”,实际这个回答既没有肯定说会调整,也没有否定说不会调整,其语义是模糊的。

    二、模糊语言在秘书工作中的作用

王希杰先生在《模糊理论和修辞》一文中说:“模糊并不是绝对的坏的,不仅是语言中不可缺少的,而且有时还是语言美的标志之一,是艺术语言的特征之一。秘书平时在说话和写文章时除了简捷明了外,更要表达清楚,是好是坏,是错是对,是白是黑,是冷是热,是大是小,是轻是重,用辞遣字一定要明明白白,清清楚楚,绝不可含糊其词、模棱两可、似是而非。刘勰在《文心雕龙·征圣》中说:“虽精义曲隐,无伤其正言;微辞婉晦,不害其体要。体要与微辞偕通,正言共精义并用。意思是文章精妙的意义曲折深隐,不妨碍论述的正确;纵使文辞含蓄婉转,也不会损害它的体察要义。文章抓住要点和辞句写得微妙并不矛盾,恰当的说明和精深的内容可同时并存。从而说明了繁与简、隐与显、准确与模糊的辩证关系。模糊语言在秘书日常工作中不仅使用频繁,而且还起着不可替代的特殊作用。

1.能表达含蓄的内涵、丰富的感情。如有位员工关于提薪的事,想走捷径,要见经理,秘书接待回答说:“领导不在办公室,和别人谈事去了。”别人是什么人?是张三还是李四?可见,抽象的“人”离开了年龄、性别、国籍、职业等特征,只剩下了与动物相区别的特征,它的外延就很模糊,例子中的“人”包括了一切活着的人。

    2.可加大语言的伸缩性,巧妙打破僵局。在接待过程中,来访人员总是想得到清楚、准确、具体的回答,但秘书出于某种需要,往往不便按照来访人的意图来回答,这时,巧妙地运用模糊语言,往往能打破僵局,避免出现难堪的局面。如:年底本部门的职员都纷纷来问经理年度评优评先的结果,秘书回答说:“大家别心急,结果总会公布的,请等着看下一期的厂报好了。”评选还在进行中,结果未定,秘书当然不能泄露任何情况,如果不回答,谈话也就陷入了僵局,怕员工有情绪,秘书用“等着看下期的厂报”一句模糊语,既不泄露单位的秘密,又巧妙地回复了下级员工。

3.符合人们交际中的礼貌原则,便于人们更好地沟通。模糊语言在秘书接待工作中被当作一种礼貌语言策略来使用,它常会起到一种意想不到的积极作用。太过精确的语言有时会使表达直露让人难以接受,而模糊语言能使表达谦虚、有礼貌,能避免和减少语言的刺激性,使话语如同增加了润滑剂。例如:客户打电话来找老总,想尽早商定关于双方合作的条件。秘书:“老总现在不在公司,请您放心,老总会在合适的时候,请你们过来。”这样回答既给自己留有选择的余地,又表示对对方的尊重和礼貌。

三、接待工作巧用模糊语言

模糊语言在我们的生活中处处闪耀着智慧的光芒。有时越是含蓄、模糊,语言就越有魅力,让人回味无穷。如1972年,周恩来总理在欢迎美国总统尼克松宴会上的祝酒词中这样说:“由于大家都知道的原因,两国人民之间来往中断了二十多年。现在,经过中美双方的共同努力,友好往来的大门终于打开了。“由于大家都知道的原因”是一种模糊的表达,包含着非常丰富的内涵,用之可以回避观点分歧,求同存异。周总理采用委婉的说法,既坚持了原则,又适合欢迎宴会的友好气氛,显得非常得体。什么原因,没有直说。如果直说,就是“由于美国政府对新中国的敌视和封锁”。把这些原因一一罗列出来,不但麻烦,恐怕还会引起双方不愉快的回忆,使刚刚和好的中美关系又紧张起来。巧妙使用这一模糊语言,既有坚定的原则性又有策略上的灵活性,充分表现出周总理杰出的外交才能。

秘书接待工作中遇到以下情况,灵活使用模糊语言,能化解矛盾,提高语言交际表达效果,促使工作顺利进行:

1.对于尚未确定的事项,不妨使用模糊语言。如在面对群众来寻求领导的帮助,秘书人员应该怀有一种同情的心情,并在挡驾的过程中,给予语言上的安慰、劝说,但当问题还没有经过调查,万不可给予肯定或否定的答复,作为秘书人员可以这样回答:“我们一定会认真调查核实,早日给您一个答复。”这里用“早日”一词,就是恰如其分地模糊了一下,对于秘书人员来说有了很大的余地,不会受到太大的时间限制,同时,来访者心理上也能够得到慰藉,情绪也能够得到稳定。

    2.有些情况不便向对方说明时,最好用模糊语言。这种情况多数是为了保密或自我保护,    有些内容涉及国家安全、集体利益、个人隐私,不宜用具体准确的语言表述,可以使用模糊语言,有利保密。如在全国范围内对部队参加抗洪救灾官兵给予通报表彰时,部队的番号属军事秘密,不能对外公开,所以往往用某部、某军等模糊语言来表述。

3.秘书在不能满足对方的要求时,使用模糊语言。秘书接待客户时,不直接说“不”,可以减轻对方的挫折感,同时也能避免矛盾冲突。下级单位来请领导出席活动,如果秘书直接说:“今天领导有要事,不去了。”就显得呆板、生硬,使人感觉领导在摆架子,看不起人。假如秘书这样说:“今天领导有要事,可能去不了。”此处使用了模糊性的词语“可能”,表达婉转之意,听起来比较柔和,不僵硬,就易于让人接受。

    四、公文拟写善用模糊语言

在拟写公文时,秘书巧用模糊语言不会妨碍信息的有效传递,有时还能起到精确语言所无法起到的作用,某些公文内容表述涉及的对象十分广泛,有时没有严格的界限,或一时难以一一列举,往往用一些模糊语言来代替。如各机关单位处室岗位职责的最后一条,往往都有这样一句话:“完成领导交办的其它任务”。这里的“其它任务”就是一个模糊概念,至少包括三层意思,一是属于本处室但前面未曾提及的工作,二是与本处室工作性质相近的又与别的处室工作相交叉的一些任务,三是与本处室职能无关,但领导根据需要临时交办的工作。

1.无法确定具体概念

形容词、程度副词、概数词和一部分时间名词、时间副词都属于模糊词。受形容词、程度副词修饰或限制而组成的词组就是模糊语言。现实生活中大量模糊概念的客观存在,需要用模糊语言来表达。在公文写作中,当人们无法具体确定或精确确定思维对象范围的大小,语言就会带有模糊色彩。如《中华人民共和国宪法》第三十一条:“国家在必要时得设立特别行政区。在特别行政区内实行的制度按照具体情况由全国人民代表大会以法律规定。这里的“必要时”、“按照具体情况”和“以法律规定”并没有指明什么时候必要、有哪些具体情况和什么法律,但由于使用了高度概括性的模糊语言,反而是符合当时特定情况的准确表达。 

2.准确表达事物的客观属性

语言是人类最重要的交际工具。在公文写作中,语言需要准确,而不能含混。因为含混会影响语言信息的传达,而模糊性语言的运用则是为了某种语境的需要。模糊是准确的另一种表现形式,它是相对于精确而言的。我们经常听到“我们将在适当的时候……”、“在很大程度上伤害了他……”等说法,这都是在仔细斟酌后选择的语辞,唯其如此,才能准确表达语义。例如,“领导一再强调了这个问题,还是没有引起一些人的足够重视。”其中修饰“强调”的“一再”就是一个模糊的概念,而这里强调的频率是完全可以精确化的。三次、五次,甚至一百次、一万次,然而表述的目的并不是简单地反映“强调”的频率,而是要反映“强调”的重要性。这样,“一再”就比其他任何能确指的频率在表述效果上都更有力。

3.表述相对精确意义

词义的模糊性与准确性是相对的统一,准确与模糊是一对矛盾,但往往又是相对统一的。在许多情况下,我们没有必要把任何事情都陈述的精确细致,在某些特定的语境中,我们使用模糊语言是最恰当不过的,公文写作也不例外。公文要对多样化的客观世界所存在的大量模糊不清的人、事、景、物和因果现象进行表述,就需要运用模糊语言。如关于中国人口增加的消息:“1991年新增人口数量1490万,相当于一个中等国家人口数量。”如果仅有前半部分的精确数据,我们很难理解这“1490万”是个什么概念,而“相当于一个中等国家人口数量”这样的模糊表达恰恰可以弥补其无法形象化的缺陷,使人们一下子就心领神会了。 

4.客观事物属性不明确

有限的语言难以准确地反映无限的客观世界。世界上每时每刻都会出现各种新的现象,产生许多新的事物,而语言是有限的。客观事物和现象是无限的,而语言的发展是滞后的,要以有限的语言表述无限的事物和现象,运用模糊语言就自然难免。比如“SARS”刚开始出现的时候,人们无法用准确的语言对患者加以界定,只能用“非典型性肺炎”这种模糊性的称呼来替代。还有诸如“UFO”、“水怪”等,也是人们在无法用精确的语言来描述时使用的模糊语言。

5.制定中长期纲要、规划

对纲要、规划中还无法作出准确推断的数字,涉及预测、估计等不确定内容时,可酌情使用模糊语言。中共中央《关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》中的今后五年经济社会发展的主要目标之一:“城乡居民收入普遍较快增加。努力实现居民收入增长和经济发展同步、劳动报酬增长和劳动生产率提高同步,低收入者收入明显增加,中等收入群体持续扩大,贫困人口显著减少,人民生活质量和水平不断提高。这里用“普遍较快”、努力实现”、“明显增加”、“持续扩大”、“显著减少”、“不断提高”等模糊语言来重点阐述“城乡居民收入普遍较快增加”这一目标,表达得非常清楚。

6.内容对象宽泛

    有时公文内容的对象界限宽泛,精确语言难以确定,表述过程中使用模糊语言,可以避免冗长拖沓。比如《国务院关于加强土地调控有关问题的通知》:“当前土地管理特别是土地调控中出现了一些新动向、新问题,建设用地总量增长过快,低成本工业用地过度扩张,违法违规用地、滥占耕地现象屡禁不止,严把土地‘闸门’任务仍然十分艰巨。该段中使用的模糊语言主要有“一些”、“过快”、“过度”、“屡禁不止”、“十分”等,其中“一些”是指“建设用地总量增长过快,低成本工业用地过度扩张,违法违规用地、滥占耕地现象屡禁不止”这种现象,因为这些现象是对全国各地事实的概括,内容对象较为宽泛,用“一些”这个模糊语言比较合理。“过快”、“过度”、“屡禁不止”又是分别对每种现象进展情况和违规频率的表述,对已经大量出现的这些现象没有必要一一列举。而要解决这些问题,杜绝这种现象恐怕要做大量的工作,要顶住来自各方面的压力,所以文中用“十分艰巨”这个模糊语言来修饰内容较为宽泛模糊的“任务”。

    语言的清晰明快是一种美,同样,模糊语言的含蓄也能给人一种美的享受。模糊语言能够有效地弥补精确语言的先天不足,巧用不但能最大程度地满足秘书内在的深邃和难以言传的意象,而且还能以最简洁的言语负载起最佳最丰富的信息,从而使接待对象和受文者能最大可能地与秘书内心的意象相接近,获得最大程度的审美体验。

参考文献:

[1] 周振甫《文心雕龙注释》人民文学出版社2000年 

[2] 陈原《社会语言学》学林出版社1993年

[3] 王希杰《模糊理论和修辞》《新疆大学学报》1983年3期

[4] 沈卢旭《模糊语言新界说》《语文学习》1994年第5期

[5] 杜兆贵《公文模糊语言运用探析》《应用写作》2008年第3期

[6] 陈韵《论秘书挡驾工作中的模糊语言》《文学教育》2008年11期

[7] 林虹《浅谈应用文中的模糊语言》《九江师专学报》1999年第4期

[8] 王志新《浅谈模糊语言在公文写作中的应用》《应用写作》1991年第2

[9]全国人大编《中华人民共和国宪法》中国法制出版社20043

[10]中共中央《关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》人民出版社2010

[11]周恩来《周总理在欢迎尼克松总统宴会上的祝酒词》《新华月报》1972年第2期

[12]国务院《关于加强土地调控有关问题的通知》《国务院公报200630

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