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李俊超:领导科学视野中的秘书能力修炼

发布时间:2014-08-13  来源:本站原创  作者:李俊超  发布者:网络秘书  浏览次数:1221  
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领导科学视野中的秘书能力修炼

——在2014年全国文秘专业骨干教师培训班上的大会报告

江苏省农委副主任  李俊超

 

【编者按】作者为江苏省农业委员会副主任;曾任拉萨市副市长、江苏省农业资源局局长,江苏省委办公厅处长,在党政机关从事秘书工作17年。作者以《领导科学视野中的秘书能力与素养》为题,应邀在教育部职业院校文秘类专业教学指导委员会举办、苏州市职业大学承办的“2014年全国文秘专业骨干教师培训班”(2014.7;苏州)做大会专题报告,得到与会者的好评。现应广大文秘教师的要求,根据录音整理成文,以飨读者。

 

  


秘书是一份历史悠久且日渐兴旺的职业。


秘书是一个非常辛苦但又能十分锻炼人的好岗位。许多伟人、名人都有过当秘书的经历。毛泽东、邓小平、胡锦涛、习近平是其中最为杰出的代表。


秘书的种类很多,社会有多少行业,秘书也就有多少种类,社会有多少层级,秘书也就有多少层级。不同种类不同层级的秘书会有许多不同的要求。但不同的秘书都作为领导的参谋和助手,又有许多共同的基本要求,或者说底线要求。简而言之,秘书当得好不好,根本标准是领导是否满意。


所以,要谈秘书如何修炼自己,就必须从领导科学视野中去寻找修炼的着力点,而不能由秘书自设坐标、苦心孤诣、孤芳自赏。


探讨领导科学视野中的秘书能力修炼,必须从弄清楚以下五个问题着手。


一、领导为什么要秘书


这个问题是秘书职业得以存在的本源,也是找准秘书能力修炼坐标的最基本的出发点。


领导为什么要秘书,或者说领导要秘书干什么?分析这个问题,实际上就在分析秘书的职能。职能属性决定着从事这一岗位的能力要求。


那么,领导为什么要秘书呢?简言之,应由领导直接做的事情却忙不过来了,所以要秘书。秘书是为领导帮忙的,是直接为领导服务的工作人员。


人们习惯把秘书定义为领导的参谋和助手。这总体上是符合秘书职能实际的,但细细比较起来,还应深入厘清这样几个概念:


秘书是领导的助手,但不能混同于副手。大至一个国家,小至一个团队,广义的领导参谋和助手不只是秘书。领导最重要的助手是他的副手,如副书记、副总经理、副县长等等。副手从本质上讲也有帮主要领导干事的属性,但它与秘书的帮忙性质不一样。副手有明确的职权范围,在职权范围内,副手可以自己做主,独立工作。还可以根据授权代表单位签发文件,履行法人代表的某些权利。而秘书则不然,他手握单位公章,但丫头拿钥匙,当家不做主,只能根据其服务领导的要求,做些具体的事情,不能代表领导做主、决策。秘书没有明确的责权范围,领导要你服务的,就是秘书应该帮忙的。


领导的帮手除了副手,还有职能部门,这些职能部门本质上也都是为核心权力机关服务的,是核心机关不可或缺的手腿脑目。与秘书不同的是,职能部门的作用只体现在某一方面,而秘书是综合性的。太专业性的往往不需要秘书去做,而由职能部门去做。


秘书是领导的参谋,但不是拥有自己知识产权的智囊。领导决策时需要的智囊很多,有团队内部的研究机构,有团队之外的咨询机构,也有秘书的出谋划策。凡是替领导出主意的全是参谋,但与秘书不同的是,团队内研究机构出的主意往往在专业性、系统性上胜于秘书,因为研究机构的主能就是根据领导的需要潜心研究,而秘书除了要研究,还有大量的事务性工作要做,对某一问题不可能研究得很深。团队之外的咨询机构,虽然也是为领导决策出了主意的,但这个主意是有知识产权归属的,领导拿过来往往要付费的。而秘书的研究和秘书的主意是不能有自己的知识产权的,一旦为领导所采用,就是领导的。


如此说来,领导为什么要秘书,就是本应由领导去想、去看、去做的事情,虽忙不过来,但又不能交给副手或某个职能部门去办的就需要秘书帮忙。这个领域里的帮忙,就是秘书的职能所在,秘书的价值所在。


领导作为一个团队或某一方面的主脑、主管,需要考虑的问题、办的事情很多,需要秘书协助、帮忙的事情也很多。于是秘书工作具有从属性、全局性、综合性、具体性等特点,秘书是团队的神经中枢。


所谓从属性,就是依附于领导的指挥,服从并服务于领导的需求。


所谓全局性,就是秘书居团队神经中枢地位,办事情想问题必须站在领导的宏观视野,总揽全局,统筹协调,稳妥施策。


所谓综合性,就是全方位满足领导需要,而不聚焦某一个方面,为领导管理好团队,为实现团队目标创造良好的工作环境和生活环境。


所谓具体性,就是领导交给秘书办的事情往往都是具体事务,大至宏观决策,小至会务接待等,秘书都要亲力亲为,一竿子想到底、做到底,而不能再有二传手


二、领导要什么样的秘书


这个问题涉及的就是秘书选拔的标准。常言道,萝卜青菜各有所爱。领导选择什么人当他的秘书,用什么方法选人,因领导的眼光不同、偏好不同会有无数种选项,但撇除千差万别的外衣,我们依然可以清晰地找出某些共同的选人取向。大致有八个方面的共同点。


1.有绝对忠诚的政治品格。秘书就是领导身边的人。领导选择谁当秘书,就意味着对谁的信任。作为秘书而言,受人之托,忠人之事。这是最起码的道德要求。不忠是秘书之大忌,做秘书的忠,比老婆对丈夫的忠有过之而无不及。老婆对丈夫的忠主要表现在情感和家庭利益的维护上,在家庭事务的处理上,做妻子的自作主张的事多的是。秘书对领导的忠,不仅在感情上把领导当成尊敬的长者、导师,而且在工作上对领导言听计从,不折不扣,不当面一套背后一套,不做任何对领导不利的事,不说任何有损领导形象的话。对领导的指示,理解的执行,不理解的也要执行。当然不是盲从,做事可有自己的脑子和主见,但建议只说一回,决策只在领导,最终的原则:对领导的指示绝对服从,不越雷池半步。


2.有高度自觉的大局意识。要做到身在兵位,胸为帅谋。站在领导立场上,想问题、谋主意,做事情急领导之所急,想领导之所想,干领导之所欲。


3.有极端负责的工作作风。做事踏实细致,不疏漏每一个细节,这是做好秘书的最基本的行事风格。领导忙大事,剩给秘书做的全是琐碎之事。事情虽小,但做不好有可能误领导大事。所以办公室里无小事,做事成功在细节。慎易以避难,敬细以远大。当秘书的,干每件事情,都要想清楚怎么做、何时做、做到什么标准。


4.有无怨无悔的奉献精神。做秘书无实权,却十分艰苦,加班加点是常事。任务来了,自己什么事都顾不上,领导不开心了,有时还会拿身边人出气,下属对领导不满意了,不便直接向领导提意见,有时会向秘书发牢骚。任劳容易任怨难。秘书不仅要任劳,更要会任怨。任何时候不情绪化,不冲动,顾全团队利益,顾全领导面子。只有领导好了,一切才会好,这就是大局。


5.有廉洁自律的道德操守。宰相门前七品官。领导秘书,在旁人眼里是高管,是领导圈子里的人,许多人想接近领导,往往从接近秘书开始,从秘书口中了解领导的所思所想、喜怒哀乐,然后得寸进尺,笼住领导的心。领导秘书的特殊地位,决定了其面临的诱惑很多。如果秘书管不住自己的嘴和手,出问题很容易;如果秘书利用自己的特殊身份去营私,也比较容易得逞。但油水多了易滑倒,诱惑多了易出轨。来得快,去得也快,秘书倒霉的案例不胜枚举。所以,秘书的廉洁自律是底线要求。


6.有博学多才的知识积累。秘书应是通才,因为秘书涉及面广、不博学难堪重任。对秘书来说,博比专更重要。专当然也很重要,但秘书岗位不是可以一根经做学问的岗位。很专的事情,有职能部门的人去做,秘书帮助领导协调好就行了。秘书不专可以,但不博万万不行。要为领导服务好,领导所要求的东西,秘书都要略知一二。一旦领导有问题问秘书,秘书一时答不上来不要紧,但一定要知道从哪里可以迅速地获得答案以解领导之惑。


7.有平和、谦逊、严谨、灵活的处事风格。秘书不仅为领导服务,还经常与部门和群众打交道,为沟通部门、群众与领导的联系当好桥梁和纽带。所以,不能张扬自己的个性,要平和谦虚,这样才能为多数人接受。同时,做事既要严谨,又要灵活,在原则问题上懂得如何把握住分寸。


8.有精益求精,力求追求完美的敬业精神。秘书工作要赢得领导满意,工作标准就不能以领导要求为最高标准,而应尽可能以比领导要求更高的标准作为参照系。惟其如此,才能取法其上,得乎其中,领导才会满意。如做事的结果经常让领导喜出望外,那秘书毕业也即在眼前了,领导自然会考虑让你走上领导岗位,独当一面地工作的。反过来说,如果只以领导要求为行事标准,那么取法其中,得乎其下,领导的满意度就会下降得多。


三、领导要秘书做什么


    尽管不同团队的领导对秘书要做的事情有千差万别的要求,但还是有些基本的职能定位,这就是:


写文稿。这里的文稿包括领导讲话、信函、会议通知、文件等。这些事务性的工作,工作量大,又比较细,领导忙不过来,需秘书起草交领导审定。


办会务。每个团队,都会有各种各样的会议。会务是一项十分具体、琐碎、规矩严格的活,如会场布置、程序设定、坐席排列、与会人员食宿行安排等具体事务,稍有差错,会议秩序就乱,会议效果就差。这需要秘书加以精心设计,统筹安排。


搞接待。接待是一项事关一个团队形象的大事。接待好不好的标准就是客人是否满意。如何让客人满意学问很深,如由领导直接去忙,难免出现疏漏,不如由专业化的秘书精心安排来得顺当。作为秘书,要事先研究客人需求,有针对性地制定接待方案,力求让客人满意。


抓落实。领导工作忙,有时一天要出席N个会议,接待N批客人,处理N个事务,发布N个指示。领导的指示相关部门执行了没有,执行得怎样,领导往往无暇细顾。秘书就要当好领导的帮手,做好查办、督办和办理情况的反馈工作,确保领导交待的工作件件有回应,事事能落实。


递情报。精准、及时、完整的信息收集是领导耳聪目明、知己知彼、正确决策的前提。为领导服务好,秘书就要眼观六路,耳听八方,当好领导最灵敏的耳目,为领导提供最有用的情报。


当跑腿。秘书行当里有句顺口溜:领导不讲我先讲,试试话筒响不响;领导未到我先到,看看会场怎么样;领导不吃我先吃,尝尝饭菜凉不凉;领导讲话我鼓掌,我不鼓掌谁鼓掌。顺口溜带有调侃性质,但秘书当下人、做跑腿的角色定位还是比较形象贴切的。只有手脚麻利,办事时时处处先人一拍的人才会适合当秘书。


四、秘书如何维系好与领导及方方面面的关系


良好的人际关系,是搞好秘书工作的重要条件。领导与秘书的关系好,什么事做起来就顺畅,关系不好,则伴君如伴虎,吃力不讨好,做事心中无谱,自信丧失,离辞职不远了。


那么与领导如何处关系呢?简言之,就是对领导要尽量投其所好,解其所忧。当然领导的所好有高下之分,秘书对领导负责,也应对事业负责,领导的不良嗜好,秘书万不可迎合,迎合了跟着倒霉。领导不良嗜好,秘书帮不了忙,领导因此不满意,这个秘书不当也罢。我说的“投其所好”是指领导正常的所好,秘书都尽力为其满足。具体有这样几条:


(一)与领导的关系


1.维护团体利益上,与领导一样有责任感。


2.思考问题上,尽可能与领导保持同步。


3.知识结构上,尽可能与领导形成互补。


4.谋划事情上,要有超前意识,谋定而后建言,化被动为主动。


5.是非问题上,要坚守原则,尽到提醒之责,但不固执己见。


6.在危机处理上,要勇于承担责任,有丢卒保车的风险准备。


7.在兴趣爱好上,也尽可能与领导接近,以求在轻松愉快的环境中提高沟通的效率。


同时,要做到几个“不”:


一是不炫耀自己的知情权,抖露不该抖露的秘密。


二是不在外人面前炫耀与领导的亲密关系,狐假虎威谋私利。


三是不怕自己的辛苦领导不知道,随时想着如何邀功请赏。


四是不卖弄自己的高见,领导不问少谏言,领导想问讲真话,领导不听永闭嘴。


五是不在领导面前臧否人物,帮领导划圈子。


六是不自恃熟知领导就自作主张,做先斩后奏的事情。做郭嘉不做杨修。


七是不问领导不想回答的问题。


八是不模糊自己的职责疆界,不轻易进入领导的生活圈,保持不卑不亢的独立人格。


总之,秘书要时刻找准定位,应以高参自勉,而不应以高管自诩。全心全意当好领导的参谋和助手,为团队利益奉献一切。


(二)与领导团队及同事间的关系


这虽不与领导直接发生关系,但也影响着领导与领导、领导与部门、领导与群众的关系。所以维护好与领导团队及部门、群众的关系,也是维护与领导关系的不可忽视的方面。


1.与领导层的关系


1)一视同仁,不分亲疏。分管领导布置的工作,是自己份内的事情,一样要执行到位。


2)不介入领导纷争。


3)不评价领导的功过是非。


4)不传播容易引起是非的话题。


2.与同事及下属的关系


1)平等待人。


2)耐心倾听。


3)完整准确的反映群众的意见建议。


4)准确艺术的传达领导的意图,不轻易打领导旗号发号施令。


五、秘书的修养从何而来


1.多忍多磨,做心胸开阔、志向远大的人。一个团队,特别是一个大的团队,领导众多,部门众多,关系复杂,秘书干工作经常带着镣铐跳舞,夹板之中求活路。为适应这种复杂的环境,秘书必须学会忍,经得起磨。能不能忍和磨固然与人的性格有关,最根本的还是取决于人的心胸与志向。志向远大的人,才会把全局看得清,才会不计一时得失,不逞一时之能,好秘书要耐得住寂寞,挡得住诱惑,受得了委屈。一切从大处着眼,一切从全局考虑。克制住冲动,忍小谋大。


2.多学多思,做有心人。处处留心皆学问。领导、同事、外单位的经验、书本都是学习的参考书。当好秘书,要不停地学书、学技、学人,博学多能,博采众长。同时还要善于思考。如何做秘书,本质上就是如何做人。做人几乎没有现成的百科全书,全在自己的观察、学习特别是领悟。秘书要如孔子所说,三人行必有吾师,日三省吾身,不断总结反思,特别是要不断观察揣摩领导的言行举止,从举手投足、片言只语中揣摩领导的意图,为领导提供精准服务。


3.多做多练,做勤快的人。勤能补拙,不怕吃苦,力求精益求精。


      有此“六多”,做个好秘书,当无难矣。    


 


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