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孙汝建教授 我看秘书这一行

发布时间:2013-04-08  来源:转载  作者:孙汝建教授  发布者:网络秘书  浏览次数:2176  
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一、未来的秘书有哪些竞争对手

二、秘书的行业化趋势

三、行业秘书培养方略

四、文秘专业如何建设

(一)文秘师资队伍建设

(二)文秘专业建设

五、我为自己当秘书

我看秘书这一行,不一定看得很准确。

我看问题,有先天的缺陷:本人其貌不扬,一个眼睛大,一个眼睛小。女儿说,No,一个眼睛小,一个眼睛更小。我曾经问母亲:“我为什么这样?”母亲说:“小时候,我一会儿让你吃葡萄,一会儿让你吃葡萄干,所以你一个眼睛像葡萄,一个眼睛像葡萄干儿。”

但是,我看秘书这一行,也不是没有基础:(1)我虽然没有当过秘书,但是,我用过秘书。1992年以来,我先后担任过南通师专师资科研科副科长(主持工作),南通师专师资科研处副处长(主持工作),南通师范学院科研副处长(主持工作),南通师范学院中文系主任,南通市文化局副局长,南通大学文学院院长,南通市民进主任委员,南通市人大常委会副主任,江苏省政协常委,现任华侨大学华文学院院长。由于工作需要,我用过不少秘书,在办事、办会、办文方面对秘书工作有一些粗浅的认识;

2)我担任南通师范学院中文系主任、南通大学文学院院长期间,我曾经担任过汉语言文学(高级文秘)本科专业的负责人;

32006年以来,我担任教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会主任委员,一直关注和思考全国高职高专文秘专业建设;

4)担任华侨大学华文学院院长以来,也研究过本院高职文秘专业建设问题。

5)小眼睛也有好处,容易聚焦。2010919日,著名作家、“伤痕文学之父”卢新华应邀为华侨大学华文学院师生作演讲:“寻找人生坐标——从《伤痕》到《财富如水》”。作为院长,我主持了演讲会。卢新华谈到“从政”话题,戏谑道:“我刚才与你们孙院长在办公室谈心,他办公室有三个大窗户,过往行人往里一瞧,我们在干什么一目了然,窗户大了藏不住秘密;窗户小了,看不清我们在里面干什么,小窗户反而能藏得住秘密。眼睛是灵魂的窗户,我眼睛大,小时候绰号‘大眼猴儿’,心中藏不了秘密,不宜从政;倒是小眼睛的人能从政。”讲到这里,卢新华嘎然而止,转过头看着身旁的我,可能是他突然想到我是小眼睛,又当院长。我接过话茬:“小眼睛也有好处,容易聚焦。”

一、未来的秘书有哪些竞争对手

最近我创办了一个网站“中国文秘教育网”(四个邮箱),我执笔写了一个权威发布:

截止2012424日,全国各类高校共2890所。其中:中国目前有2138所本科、职业高等院校。民办普通高校403所,成人高校348所,全国民办成人高校1所。具体高校名单见本网。

截至2012424日,全国有764所高职高专开设了文秘专业,文秘专业有60多个不同方向。为了规范文秘专业各方向的培养方案,教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会于201011月发出9号文《关于做好2011年度文秘类课题申报工作的通知》,围绕教育部课题“文秘专业规范研制”,在秘书专业各方向上研制培养方案,这些方向是:

涉外方向;国际商务;行政;企业;速录;速记;办公自动化;人力资源;法律;司法;建筑;策划;工商;经理助理;文化事业管理;安全保卫;双语(中英);双语(中日);餐旅管理;媒体资产管理;公共关系;高级文员;铁路站务;医学;电子政务;财会事务;工程秘书;新媒体;办公室文员;外企文员;金融企业;商务信息化;活动策划与组织;文化与传播;社会事务管理;会展;公关与策划等;

这些秘书方向的毕业生,就是我们未来的竞争对手,再加上已在一线工作的各类秘书,可以说,竞争激励,高手如云。面对激励的职场竞争,我们要用“体育精神”来对待,我曾经当过中学体育教师,根据我对“体育精神”的理解,“体育精神”讲究“三个尊重”:一是尊重规则,规则面前人人平等;二是尊重对手,对手不是敌人,他是激发我们前行的伙伴;三是尊重成败,比赛有胜负,职场有成败。学业成就与职业成就是两码事,职业成就涉及很多非智力因素;方向比努力更重要,情商比智商更重要,积累比机遇更重要。机会是留给有预见、有准备的人的。对学校来讲,学科的发展策略是扶强不扶弱,秘书专业的发展是非均衡的。无论是个人还是学校,脚步达不到的地方,眼光可以达到,眼光达不到的地方,思想可以达到。

二、秘书的行业化趋势

目前有些秘书专业特色不明显,如高级秘书“高级”在什么地方?行政秘书“行政”范围太宽,用人单位选秘书讲究“三看”:看基础,看特长,看行业。看基础是否扎实,特长是不是“特”和“长”,进入行业是否很快适应。

三百六十行,行行需要秘书。目前我国没有文秘类的行业职业教育指导委员会。但是,文秘专业学生的培养有一个特点:行业化趋势非常明显。像国际商务;办公自动化;人力资源;法律;司法;建筑;工商;文化事业管理;安全保卫;餐旅管理;媒体资产管理;铁路站务;医学;电子政务;财会事务;工程秘书;新媒体;金融企业;商务信息化;文化与传播;社会事务管理;会展等秘书方向,行业化趋势非常明显。

目前,行业化的秘书方向还有缺位。如,航空秘书、家政秘书、教育行政秘书(如,教育行政秘书、党务秘书、学术秘书、教学秘书等)、海外双语秘书、海外汉语商务秘书等。以航空秘书为例,上海牡丹航空服务有限公司是以机场地面高端服务为主、与国内多家航空公司进行战略合作、广泛服务于国内外商务旅客的综合性服务公司。公司拥有国际化、专业化的管理团队,现有员工100多人。公司自行研发了“秘书”式航空地面服务模式,受到广大VIP客户的高度赞誉;长期以来积累了40多万高端会员,随着网络技术和交易手段的日新月异,消费者的支付习惯也发生了较大变化,公司于2006年率先在国内实现了真正的电话支付,目前与国内八大银行合作,实现了电话授权、银行扣款的强大支付功能,满足了商务旅客多元化和个性化的需求,但是,在目前高职高专的秘书方向里,没有航空秘书的方向。又如,武汉钢铁公司在印尼开矿,派大量员工前往,需要印尼语培训,也需要双语(汉印)秘书。

有的学校提出:社会的需求就是我们的办学目标。这在办学理念上是有问题的。行业化秘书的社会的需求量很大,社会可以办学校,但学校不能办社会,培养行业化秘书的成本很高。问题是如何培养行业化秘书?

三、行业秘书培养方略

如果把秘书作为一个专业,秘书专业应该有不同的方向。每个方向分两个层次:一是通用性的方向,如,高级文秘,行政秘书等,是大众化的、基础性的、万精油式的秘书;二是行业化的方向,能适应不同行业需要的秘书。

行业秘书的缺位,不可能让学校无限制地增加秘书方向,因为办学成本太高,无法操作。

可以采用复合式培养模式。比如,在同一所学校里,其他专业的学生,有志于学文秘的,前两年学专业,后一年学秘书专业,用这样的方法培养行业秘书,既有专业基础,又懂秘书业务。比如会计专业的学生,前两年学会计专业,后一年学秘书专业,分配到需要财务秘书的岗位。其他行业的秘书培养也可以考虑采用这样的模式,是二加一,还是2.50.5,根据学校的具体情况而定。

也可以在非文秘专业开一些秘书核心课程作为选修课,毕业证书写明所学的原有专业,可以附加一份学习证明,证明该生曾经选修过的文秘课程,对学生就业有益无弊。

如果条件许可,也可以与其他学校合作,学分互认。还可以由学校与人力中介公司、秘书公司、秘书事务所合作,一方面让学生得到锻炼,一方面向社会推荐秘书人才,这种做法已经初见端倪。浙江丽水职业技术学院与温州市点秘书事务所合作成立丽水分公司,是一种值得推崇的做法。该校推进“333”培养模式:课堂、校园、社会三互动;职场认知、职场体验、职场实战;掌握基础知识、训练核心技能、培育基本素养。

四、文秘专业如何建设

文秘专业建设涉及师资队伍、学科建设、培养方案(含教学计划)、教材建设、实训实战等方面。

(一)文秘师资队伍建设

目前师资队伍建设的现状有两个特点:

一是文秘专业教师队伍的组成采用学校与社会兼职教师相结合,学校专职教师大多是从中文系或其他文科专业毕业转行的,在教中学、教中练。学什么不一定干什么,干什么得学什么,双师多证的培养是个方向。社会兼职教师往往是经验型的,缺少系统的秘书业务知识的学习,是瞎子摸象式的,有特长但不全面。

二是高学历的教师是非文秘专业毕业的,理论研究能力强,知识丰富,素养较高,但由于不是文秘专业毕业的,在文秘理论和实务方面还得从零开始。文秘师资的培养,存在着“下面一大片,上面一线天”的缺陷,即:764所高职高专开设了文秘专业,还有一批本科院校开设了文秘方向,是“一大片”。在研究生层次没有相应的秘书专业方向,只有暨南大学在语言学及应用语言学这个二级硕士点商开设了“文秘”方向,但难以满足文秘师资的需求。

(二)文秘专业建设

目前所谓的“秘书理论”其实没有理论,与其说是“秘书学”,还不如说是“秘书术”。就目前的情况看,与其说秘书是一个专业,还不如说是一份事业。公用秘书和行业秘书的培养,发展到一定程度才会进入相应的学科体系,也就是说,秘书专业在中专、专科、本科、硕士、博士五个层次上何时才会理顺学科、专业、方向的关系,这个过程有多长?就看秘书专业不同层次发展的进程了。但是,在高职高专有一项工作可以先做:在秘书专业下,厘清60多个方向,规范方向名称,研制培养方案,指导专业方向建设,这是当务之急,教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会所做的工作就是基于这样的认识。同时也建议将“教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会”更名为“教育部高职高专秘书类专业教学指导委员会”。“文秘”不太准确,如果把秘书看成是一个专业,秘书专业下面应该设不同方向,这些方向分两类:一类是通用性的,一类是行业性的。教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会设立了专业建设分委员会、教材建设分委员会、实训基地建设分委员会、师资培训分委员会;还可以进一步考虑以下工作:(1)把分委员会建在方向上,如,涉外秘书分委员会、行政秘书分委员会等;(2)以省或者大片(如华东片)成立分委员会。这些分委员会,结合本地、本地区秘书专业不同方向的特点以及本地、本地区的社会需求,开展丰富多彩的教研活动,如:秘书技能大赛、课题研究、科研评奖、教师培训、教材编写、培养方案研制、秘书职场调查等等,只有广泛发动,众校参与,深入研讨,才能把764所高职高专的秘书专业发动起来,才能推动秘书专业的蓬勃发展。

1.文秘专业培养方案

培养方案是跟着秘书方向走的,通用性的秘书方向与行业性的秘书方向是不一样的。但是,就其共性来讲,都有三个“注重”:注重基础知识、核心技能、基本素养;注重让学生认知职场、体验职场、实战职场;注重课堂、校园、社会的互动。围绕“三个注重”、围绕秘书方向、围绕办学前沿动态和社会期待,设计教学计划,安排公共课、必修课、选修课;课程设计长短结合,堂内课与堂外课结合,校内课与校外课结合。因此,“三个注重”“三个围绕”“三个结合”,这种“三三三”理念是秘书专业培养方案设计的核心思想。

2.文秘教材建设

目前秘书专业的教材用“多如牛毛、汗牛充栋”一点也不过分。围绕基础知识、核心技能、职场需要,编写特色教材,培育精品,是文秘教材建设的方向。目前,缺少的是实训案例式的教材。比如,秘书写作教材很多,来自秘书一线的实战性的写作教材比较少。重庆大学出版社、华中科技大学出版社、大连理工大学出版社三套教材55种。

3.实训与实战

在实训方面,各校各有一套经验。但是再好的实训都不如实战,让学生在校期间进入校园各岗位实习、在实训基地实训、融入秘书事务所工作、直接进入秘书公司上岗,都是很好的做法。可以建一批示范点,应该及时总结经验,及时推广。

五、我为自己当秘书

我以文秘写作为例,谈谈我为自己当秘书的体会。

“文秘”又叫“文员”“文书”。日语叫“书记”。有“文秘”就应该有“武秘”吧?秘书专业中确有“武秘”方向,如文秘专业的安全保卫方向,这大概就属于“武秘”吧。

秘书要学会办事、办会、办文。目前的一线秘书有两种:一是由文科专业毕业而转行的;一是从高校秘书专业毕业的。高职高专的文秘专业大多开设基础写作和应用写作课程。基础写作主要是讲一些写作方面的基础知识。应用写作通常的讲法是教师讲一点秘书文稿的写作程式,给出模拟情景,让学生去模拟写作。其实,模拟的情境与现实情景差距较大,再好的实训都不如实战。模拟情境下写出的秘书文稿拿到现实生活中很少能用得上,有很多写作老师只会在岸上讲游泳,缺少下水游泳的本领,写出的文稿拿到现实生活中能用的很少,这不能不说是一种遗憾。

这样的遗憾在领导干部中也很普遍。“文章不厌百回改。”领导常常用这样的话来勉励身边的秘书。意思是说,反复修改的文章才能出彩,秘书文稿出彩了,领导的讲话才能出彩。我要说,“文章不妨自己写。”这是我说给领导干部听的。领导自己亲自“下水”操笔,才不会脱离实际。

让秘书写文稿固然是一种工作安排,是一种时尚,是一种派头,但领导和秘书的思想不可能是两个同心圆,秘书不是领导思想的应声虫,不可能完全做到你想什么我就能写什么。

我倡导领导们“为自己当秘书”,就是希望领导干部要多写写秘书文稿或领导文稿。我这样倡导,并不是要秘书下岗,而是倡导领导们动手动脑,用笔端去触及社会问题的底层。当然,前提是:领导要有动手动脑的本领,要有写作习惯,还要有写作的时间。

我发出如此倡议,决不是要搞一刀切。否则会带来严重的社会问题:大量一线秘书下岗,高校秘书专业的学生分配不出去甚至停止招生,后果不堪设想。

其实,当秘书很难,秘书什么都要会。就拿写稿子来说,领导在不同场合讲话,对不同问题作指示等等,秘书要会“因境作文”,这就要求秘书什么都得懂,最好能“包打天下”。因此,秘书中有很多人一直向往着“千年媳妇熬成婆”。他们感叹:“当领导易,当秘书难!”

讲到秘书写作,我想起古人的那句话:“文无定法”。这话只说对了一半,如果“文无定法”的话,秘书写作课无法教。其实,“文”是有“定法”的,目前的秘书写作课所教的大多是秘书写作的“定法”,如大会报告怎么写、请示怎么写、通知怎么写,都是讲的秘书写作的“定法”。

我曾经写过一篇文章《教师的品德与修养》,发表在1980年《江苏教育》杂志第十二期上,那篇文章除了标题和署名是我写的,其他文字都是“抄”的别人的,我根据文章的内在逻辑关系,把一些关于教师的名人名言剪接成篇,并一一注明出处,这是用“蒙太奇手法”(或称“剪刀浆糊法”)写成的,很少有人敢这么写。此外,我还采用“穿靴戴帽法”写过另一篇文章,是在一篇很经典的短文前面加上按语,后面加上几句评论,现在看来也不过时。我举这两例是说明秘书写作的境界是由“有法”迈向“无法”,“有法”是文秘写作训练的基础,“无法”建立在“有法”的基础之上,是文秘写作的高境界。譬如,写公文有固定的程式,程式选定以后,怎样表达是无定的。秘书写作一方面要注重有定的训练,同时更要注重无定的训练,后者是教学的重点和难点。目前的秘书写作教学好像有点前重后轻,过于注重形式,忽视内容。要让秘书写作成为有用的学问,就不能把写作简单地看成是写作术,更要重视相关知识的积累和思维的训练。形式易懂,内容难学,学“有定”容易,掌握“无定”太难,功夫在“诗外”,秘书写作要苦练“诗外”的功夫。有一次,我带队到启东市视察农业,会议结束前要我讲话,要我讲讲农业的重要性,实在没有什么可讲的。我让与会者张开嘴巴,用手比划有多大的面积,然后发挥想象,把自己嘴巴的面积乘以13亿,看有多大的缺口,每天派人往里面扔粮食、扔素菜、扔水果,能扔得都扔,你说农业重要不重要?这些话只能现场发挥,是“诗外”的功夫,在秘书文稿中很难体现。

对秘书写作的这些体悟,来自我参政议政的工作实践。我曾经在多种领导岗位工作过,我没有学过秘书专业,但长期以来我养成了为自己当秘书的写作习惯。我尝试编著了一本文秘写作实训教材《实战情境中的秘书写作——我为自己当秘书》,例文完全来自为自己当秘书的写作实践。秘书写作有各种题材、各种体裁、各种语体、各种程式,我从自己撰写的200多篇秘书文稿中,选择了89篇,分文学艺术、参政议政、高校管理三编,每个案例就是一个具体的写作训练点,采用“实训科目”“写作提示”“知识链接”“例文推荐”“背景说明”的训练体例,试图在实战情境中进行文秘写作训练。因为再好的实训都不如实战,目前的秘书写作教学利用模拟情境进行实训,与一线秘书的写作脱节。教材中的“例文”并不是“范文”,只是文秘写作训练的抓手。由于作者主要以江苏和福建为中心参政议政,所选“例文”难免带有地域性;由于作者主要在政界、文化界、教育界参政议政,其他方向的秘书文稿如企业、商务方向涉及不多,但愿能起到“举一反三”的作用。

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