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当代职业秘书培养与选拔模式研究

发布时间:2013-04-14  来源:网络转载  作者:网络秘书  发布者:网络秘书  浏览次数:1666  
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当代职业秘书培养与选拔模式研究
职业秘书的培养和秘书人才的选拔从来都是秘书学研究中的两大重点课题,二者相互依存,密不可分,共同勾勒出了职业秘书人才的生成轨迹。本文以职业秘书人员的生成渠道为切入点,将职业秘书人员的培养和秘书人才的选拔两个问题联系起来,研究和探讨当代秘书培养与选拔的种种模式。
    在我国,职业秘书人员的生成渠道主要有三条:其一,从本行业从事其他工作的人员中选拔;其二,某一行业的秘书转入另一行业从事秘书工作;其三,经过正规秘书专业教育后走上秘书岗位。这三种生成模式可依次命名为自生型模式、转轨型模式和专业型模式。
    另外,自1 9 9 8年开始的国家职业资格鉴定考试,对提高秘书队伍整体素质和秘书工作水平,推动我国秘书职业化进程也有着极其重大的意义。本文亦将它列为秘书培养与选拔的一种模式一一考试鉴定模式加以研究。
    自生型模式:已显落后,但仍有可取之处
    所谓自生型模式,是指没有经过正规的专门培训,而是在本行业非秘书岗位的工作实践中逐步摸索、积累秘书工作技能和经验,然后通过选拔而进入秘书岗位成为职业秘书的模式。在我国,经过专业培训的秘书人员为数尚少,许多单位为了解决秘书人员不足的困难,就常常在本系统的所属单位或部门中选拔那些政治素质好、文字水平高、熟悉本单位情况、善于处理各种人事关系的人员来担任秘书职务。
    这种模式有如下特点:一是在培养方法上,基本采用师傅带徒弟的传统做法,一对一、手把手地教授秘书工作知识和技能,有的干脆让从事秘书工作的人员在实践中自己摸索、积累工作技能和经验。二是在选拔方法上,采用的是让少数人在少数人中选拔的做法。这种培养与选拔模式,明显的带有手工业生产方式的印记,随着社会的发展它越来越显得落后了。
    (一)生成过程缓慢  
    在这种模式下,秘书人员所需的一切知识、技能只能靠师傅在工作实践中手把手地传,或者自己在实践中摸索积累,从认识论的角度讲,从实践到经验的积累过程本身就是一个相当缓慢的过程。这种缓慢的过程显然无法跟上知识经济时代知识新旧更替的步伐,也就无法满足当前社会对秘书人才的迫切需求。
    (二)培养与选拔面窄
    首先,培养对象有限。受师傅带徒弟的这种一对一的关系的限制,一个师傅通常只能带一两个徒弟,无法大批量地培养,这就无法满足当前社会对职业秘书人员的大量需求。
    其次,所学知识面窄。无论是师傅授予的还是自己摸索出来的工作技能和经验,都仅仅局限于本单位、本部门内部的秘书工作业务,与秘书人员成为通才的要求相差甚远,这就无法满足社会对高素质复合型秘书人才日益迫切的需求。
    再次,选拔渠道窄。由于可供选拔的人员仅局限于本机关本单位内部,又是由少数人在少数人中选拔秘书人员,这样不仅被选拔人的素质和能力难以保证,而且容易导致讲亲缘、搞裙带关系的不正之风,阻碍优秀人才的成长,形成畸形的选人机制。
    (三)生成的秘书适应性差
    自生型模式下培养和选拔出来的职业秘书,由于缺乏系统化的专业理论熏陶和规范化的职业技能训练,常常无法及时获得并掌握先进的工作技能和科学的管理理念,所以很难适应秘书工作环境的重大变化。例如,在国有企业转换机制减员增效、政府机构改革转换职能的过程中,一大批自生型秘书就因为不能适应新的环境而被淘汰下岗。    
    可见,用这种模式培养和选拔秘书人员已无法满足早出人才、快出人才、多出人才的时代要求,已远远落后于时代的步伐。
    然而,这并不意味着我们就可以全盘否定自生型秘书生成模式,在许多工作实践中它仍有可取之处。例如,专业型秘书在刚刚走上秘书工作岗位时,由于对具体的工作任务、工作特点、机关办公方式、领导人的工作习惯以及各种人事关系等知之甚少,缺乏在特定环境下长期工作的经验,容易出现理论脱离实践的现象,因而许多单位常常指派富有经验的老秘书人员对其进行传帮带,实践证明这是富有成效的。这种做法,遵循的就是自生型模式的操作规律与程序。
    转轨型模式:“转”有难度,但易出人才
    当我国的秘书专业教育尚未兴起,秘书专业的“科班生”还很稀缺的时候,政府机关、企事业单位除在本行业本系统内部培养与选拔秘书人才外,还要依靠一大批的“转业人员”来充任,即通过转轨型模式培养和选拔秘书人员。
    政府机关、企事业单位常常以组织调配或考试招聘的方式从外行业选调一些素质较好的人员补充秘书队伍,并根据他们各自的专业基础有针对性地加以分类培养:一般采取师傅带徒弟的传统方式,使其逐步转轨;更多的是将选调来的人员送到高校秘书专业进行缺什么补什么的定向培训,从而使其较快地“转轨”,迅速胜任秘书工作。
    根据“改”和“转”的程度的不同,转轨型模式可分为三种情况:第一种是在某一行业的秘书岗位工作一段时间后转入另一行业担任秘书,第二种是由某一行业的非秘书岗位转入另一行业担任秘书,第三种是接受了非秘书专业的系统教育后因需要而进入秘书行列。第一种秘书人员只需要增加新行业的知识,便能担负起岗位职责;第二种秘书人员不仅需要补充新行业的知识,而且需要补充秘书专业知识才能胜任工作;第三种秘书人员不仅需要补充行业知识和秘书专业知识,而且需要提高社会实践能力,“转轨”的难度最大。
    正因为“转”有难度,所以这些“转业人员”一般都具有较高的综合素质、较强的工作能力和较好的适应性,否则便有“脱轨翻车”的危险。此外,转轨型秘书还有社会知识面比自生型秘书广阔,实践经验又比专业型秘书丰富的优势。他们都经历过另一种行业的知识熏陶与实践锻炼,转轨是在成为杂家、通才的道路上又迈进了一步,这恰恰与秘书工作的综合性特点和秘书人员的多重角色要求合拍。因此,只要抓好转轨这一关键环节,这类人员将比较容易成为优秀的秘书人才。
    专业型模式:职业秘书生成的正确途径,但有待完善
    随着我国秘书专业教育的兴起和逐步完善,通过专业教育培养和选拔秘书人员将成为秘书人员生成的主渠道,而这也代表了当代秘书人员生成的正确方向。
    相对于自生型、转轨型模式而言,专业型模式具有无可比拟的优点:
    (一)能够满足社会对秘书人才的大量需求
    2 0世纪8 0年代初秘书专业的设立大大缓解了我国秘书队伍青黄不接的燃眉之急, 2 0余年来通过秘书专业教育为社会培养和造就了一大批秘书人才。
    (二)能够满足社会对“高素质复合型”秘书人才的迫切需求 
    目前社会对秘书人员的素质要求早已突破了过去那种单一事务型的局限,而越来越多地需求高素质复合型秘书。即要求秘书既能办事办会办文,又能出谋划策、辅助决策;既有实际动手能力,又有综合协调能力;既掌握秘书专业知识,又熟悉行业专业知识。专业型的培养与选拔模式使秘书人员通过全面学习能够掌握扎实的专业理论知识和系统的专业操作技能,这就为他们成为高素质复合型秘书打下了坚实的基础。
    (三)有助于全面提高我国秘书工作的整体水平
    在专业型模式下生成的秘书人员,一走上工作岗位实际上就把先进的工作技能和秘书学理论带到了具体的秘书工作实践当中,当这些工作技能和学科理论水平领先于他们的工作实践时,他们的融入无疑会提高这一工作系统的整体水平。另外,他们对秘书工作环境的适应性也比较强,能够根据工作实践的变化不断地更新知识提高自我,使自己的专业素质,工作技能与社会管理的发展水平相适应。
    总之,专业模式以其巨大的优势代表了当代乃至未来职业秘书生成的正确方向。
    通过专业型模式来培养和选拔秘书人才虽有其巨大的优势,但目前的状况是:一方面许多秘书专业的大中专毕业生找不到工作;另一方面招聘高层次秘书的广告随处可见,许多用人单位反映找不到训练有素、真正合格的秘书人才。这种局面的出现说明专业型模式还有亟待完善的地方。
    在培养环节上,由于我国秘书专业教育起步晚,未形成合理的学科体系,致使秘书专业教育质量普遍不高,不能适应社会主义市场经济发展的需要。具体表现在:
    (一)教学内容多局限于行政秘书的范畴
    我国的秘书专业当初主要是为了解决党政机关、事业单位秘书队伍青黄不接的燃眉之急而创设的,随着近几年来机构改革的深入和计划经济向市场经济的全面转轨,使得党政机关对秘书的需求减少,企业对秘书的需求不断扩大。这一形势要求秘书队伍的结构必须加以调整。社会需求变了,高校秘书专业的培养目标、教学内容却没有作相应的调整和更新,对市场经济条件下的企业秘书工作缺乏足够的理性认识,导致了秘书专业教育学用脱节。
    (二)教学方法、教学手段落后   
    秘书专业的教师半路出家者居多,由于没有受过正规,系统的秘书专业训练,他们大多缺乏秘书专业的理论知识和从事秘书工作的实践经验,因此无论教学模式还是思维模式都很难摆脱坐而论道、述而不作的旧框框,这就很难在秘书专业知识、技能的传授上有所突破;目前,大多数学校的秘书专业教学仍然采用传统的课堂传授方式,手段陈旧、单一,教学中重理论轻实践的倾向突出,这就难以适应新形势下秘书工作发展的需要。
    (三)一条腿走路,难以适应市场需求
    秘书工作的性质决定了秘书人员尤其是高层次秘书人员必须具有两种以上的专业知识,起码要掌握秘书专业知识和行业专业知识。然而,多年来我国高等秘书教育却只注重培养熟悉秘书业务知识的秘书人员,这种靠一条腿行走的秘书在市场竞争中越来越难以适应社会的需要,越来越缺乏竞争力。
    在选拔环节上,一些用人单位选拔秘书人员不顾客观实际,片面追求高学历,这亦是造成秘书人才供需矛盾的重要原因。现代社会竞争日趋激烈,市场对人才的要求越来越高,有些单位面对这种形势滋生了一种不正确的攀比心理,导致了片面追求高学历,过分看重文凭而忽视真才实学的倾向。这种不科学的用人标准给秘书专业大专学历以下的毕业生造成了越来越大的就业压力。
    为适应知识经济时代的要求,作为职业秘书生成的正确方向,专业型模式必须从以下几方面加以完善:   
(一)优化教师队伍,走“双师型”发展之路
    秘书专业的教师应当是既具有坚实的秘书学理论知识,又具有娴熟的秘书实践操作能力的“双师型”人才。为此,作为秘书专业的教师要在以下两方面努力:一要不断学习钻研学科理论知识,尽快掌握先进的专业技能。可通过参加秘书专业技能培训、业务进修、定期到企事业单位秘书部门挂职锻炼等方式,熟悉秘书工作环节,积累秘书工作实践经验,提高自身的动手能力。二要参加全国秘书职业资格考试,取得中级以上秘书上岗资格证书,为培养应用型合格人才创造条件。
    (二)优化专业课程结构,培养通才型秘书
    2 1世纪的人才培养必须走“素质教育和通识教育与专业教育相结合的路子”。因此,培养通才型秘书已势在必行。我们必须根据未来社会的职业需求实施综合性职业教育,拓展秘书专业宽度,将政务秘书、商务秘书、企业秘书、涉外秘书等融为一体,使受教育者具备多种能力,具备选择多种职业的条件。
因此,必须建立一种“新型的、适合培养现代秘书职业综合能力的课程体系”。首先,要压缩理论教学课时,增强实践教学时数,正确处理基础理论课,专业基础课和专业技能课的关系。其次,要加强经济类、管理类知识的传授,培养秘书人员过硬的、与时代需求相吻合的管理素质。再次,为迎接知识经济的挑战,要加强计算机和外语知识的教学力度。
    (三)完善选人用人制度,倡导正确的选人用人观念
    合理规范的人才竞争机制是人才辈出的前提,只有建立起一套完善的公开、公平、公正的人才选拔机制,改变过去那种少数几个“伯乐”选人的工作方法,才能使真正的秘书人才脱颖而出。 
    另外,在专业型模式下,一般走的都是先培养后选拔即先经专业教育培养成为“准秘书”后,再经过用人单位选拔而成为职业秘书这样一条“培养一一选拔”的路子。为了更好地和实践接轨,是不是可以改为“选拔一一培养一一再选拔”这样一种模式,即在学生进入学校之前就选拔一次,让一些各方面条件俱佳的学生进入秘书专业学习,从而为职业秘书的培养奠定良好的人员素质条件,这样就能有效地保证培养出的秘书人员高素质、高能力,更好地适应社会对高层次秘书人才的需求。
    考试鉴定模式:应运而生,加快了秘书的职业化进程
    从19 9 8年起,国家劳动和社会保障部推出了国家秘书职业资格鉴定考试,这是一种全新的秘书培养与选拔模式。它打破了机关、单位、部门甚至行业的限制,从社会整体的角度,以一种职业化的标准来培养与选拔职业秘书人员。 
    改革开放以来,社会经济高速发展,从劳动力市场反映的情况看,秘书已成为从业人数较多的职业之一,特别是工商企业和涉外机构对秘书的需求量越来越大,工作要求也越来越高。有关数据显示,目前我国从事秘书工作的人员至少有2 3 0 0万。但是我国的秘书职业化进程和秘书培养工作却严重滞后,使得这个庞大群体的整体素质难以提高,难以适应社会和经济飞速发展的需要,甚至经常被人错误地与“花瓶”或“小蜜”划上等号。
    秘书是否是一种职业、专业,政府公务员是否是一种专业人员,在我国长期都没有一个明确的说法,秘书在我国一直被视为行政人员的一部分,只是作为一种职务或职位而不是作为一种职业出现,“万金油”常常成了秘书的代名词。在学术界,秘书学是否是一门独立的学科,目前还有相当大的争论,我国的秘书职业化进程举步维艰。
    在人才的培养上,我国长期推行的单学历文凭制度导致了职业培训工作存在重理论知识轻操作技能,重学历文凭轻工作经验,脱离经济、脱离生产的倾向。
    因此,我们迫切需要一种完善、规范的制度来提高秘书队伍的整体素质,推动秘书职业化进程,以适应社会和时代的迫切需求。借鉴一些发达国家职业资格鉴定的先进经验,党的十四届三中全会《关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》中明确指出,我国要改变过去长期实行的单一的学历文凭制度,取而代之以实行学历文凭和职业资格两种证书并重的制度。1 9 9 8年,国家劳动部颁发了《秘书职业资格鉴定试点工作方案》,同时推出了国家秘书职业资格鉴定统一考试。
    于是,考试鉴定模式应运而生了。
    秘书职业资格鉴定作为一种秘书培养与选拔模式,不仅具有科学。规范的一面,而且对推动秘书职业化进程有重要意义。考试鉴定模式具有以下几个方面的特点:
    (一)鉴定面极其广泛
    秘书职业资格鉴定面向机关、团体、企事业单位、涉外机构从事秘书工作的人员以及一切有志于从事秘书工作的人员,包括了社会各个行业、各个领域的秘书工作人员,不论是自生型的、转轨型的还是专业型的都可以通过鉴定,考试取得一张秘书职业资格证书,从而实现秘书身份的职业化。
    (二)鉴定内容极其丰富
    秘书职业资格鉴定涵盖了秘书工作三个方面的内容:职业道德、职业知识和职业技能。其中包括了秘书工作所需的汉语、速记.法律和法规、经济管理、接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、办公自动化、办公室日常工作、信息工作、协调工作等知识和技能,形成了一套秘书专业知识体系。体现了秘书知识的专业化。
    (三)鉴定工作规范、标准
    在科学的职业标准体系基础上,秘书职业资格鉴定按社会经济发展的需要和秘书职业对专业知识与技能的要求建立了国家职业标准和鉴定规范,从政策上保证了鉴定的客观性、公正性,科学性,从而使培养与选拔有了一个共同的职业化标准。
    以往不论是自生型、转轨型还是专业型模式,都只是把秘书人员等同于一般行政人员来培养和选拔。这样培养和选拔往往因缺乏一种共同的职业化标准和规范而造成培养与选拔的脱节、分离。考试鉴定模式自始至终都贯串了一条职业化的主线,真正把秘书作为一种职业  (而非一种职务或职位),以专业化的知识体系来培养秘书人员,以职业化的标准和规范来鉴定和选拔秘书人员。使培养与选拔有了一个统一的、职业化的标准,从而有效地把二者联结了起来。
    可以预见,随着秘书职业资格鉴定制度的不断完善和深入,秘书从业人员的素质将不断得到提高,职业秘书在各级政府部门、企事业单位、涉外机构、社会团体中将发挥越来越重要的职能作用,秘书行业将蓬勃发展并最终与国际接轨,秘书职业的地位也将进一步得到社会的承认,秘书将成为现代社会不可或缺的职业。

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