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秘书风采

华南理工大:一个运作27届的秘书部

华南理工大:一个运作27届的秘书部
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姓名:华南理工大:一个运作27届的秘书部
人物简述: 网络秘书
详细描述

华南理工大:一个运作27届的秘书部

 

秘书部一直是华南理工机械与汽车工程学院研究生会的枢纽部门,协助主席团的日常工作,充当研分会内部各部门间联系的纽带以及学院研分会与校研分会、兄弟院系研分会之间交流的桥梁。秘书部不仅掌管着学生活动的经费,起着“管家婆”的角色,而且还要积极配合各个部门开展活动,贯彻实施学生会“分部不分家”的思想,努力成为一个统筹、协调、赋予合作性的综合部门。其指导思想是面向和服务于整个研分会,发扬“团结、和谐、高效、创新”精神,努力为我校研分会的发展做出新的贡献。其工作目的和宗旨在于加强研分会内部各部门之间的团结合作;保持与校研会、各兄弟院校研分会的密切联系,使我院研分会成为一个有机的整体,最终实现人才的互动、信息的沟通以及资源的共享。

秘书部一般由1名秘书长和4名干事组成。秘书长是通过竞选后由学院研究生办公室审核并任命的,属于主席团成员。按我院的学生干部“扁平化”管理原则,秘书长一般由研分会主席兼任。干事由新生组成,经过面试后选出细心、谨慎、有效率、态度积极的可供培养的新生,最后经过竞选产生,人数由主席团商议决定并要通过老师审核。一般试用期为一个月,经过考核之后成为正式干事。秘书部的每一位成员都将以富有创造力和热情的工作为学生会吸纳、储备和培训更多的优秀人才。

秘书部的主要职能是:

日常事务。保证研分会日常事务的正常进行,主要是起到相关单位之间的桥梁作用,包括建立并管理研分会QQ群,积极配合老师、校研会、主席团等做好相关信息的通知;日常打印、相关资料的准备和制作;管理研分会物质,包括所有活动物质的借出、收回、登记,为各项活动的顺利开展提供必要的后勤保障(如相关活动前期的物质购买,活动后收齐物质等后期工作);请柬的打印及配送;负责秘书处和整个研会资料的收集整理和电子化存档;负责研分会报账事宜。

制定相关的人事考核条例和规章制度。研分会正朝着不断规范化、制度化的方面发展,而这就需要相关的条例和相关规章制度的支持,秘书部正是这样重要任务的承担者。主要涉及到的制度及管理条例有:《研分会物资管理制度》、《研分会财务管理制度》、《研分会干部考核制度》、《研分会会议制度》、《研分会组织管理制度》、《研分会工作手册》。

建立、完善研分会的培训体系。研分会的培训是研会人才发展的重要途径,只有通过不同内容、不同方式的培训,才能真正培养出高素质、高水平人才,研分会通过多年的发展,已经形成了一系列的培训体系,但是还有相当长的路要走,同时也说明大有发展的空间,大显身手的机会。分会一直致力于全方位、多层次的培训体系,目前涉及业务培训(策划、竞标)、经验分享、素质拓展、走进名企等。

做好研分会成员的考勤、考评工作。考勤工作,负责研分会开展的会议、培训、素质拓展、学院活动等需要分会成员参加的活动的人员考勤、考核,形成完备的考核资料;开展研分会干部干事评优工作,这是秘书部的一个重要工作内容,是与全体研分会干部干事利益息息相关的一个重要工作,研分会一直秉着“公平、公正“的原则客观的对全体研分会干部干事进行考核,奖励先进、鞭策落后。

负责博客《研分会风采》管理。负责我院研究生博客中《研会风采》栏目的充实。配合宣传部、机汽研究生博客管理委员会、机汽研究生记者团等组织深入挖掘研分会感人事迹,表扬先进,积极推进我院研分会组织文化建设。

秘书部的其他职能还有:配合校研会,做好“先进研分会”资料整理上交工作。负责一年一度的研究生团员代表大会暨学生代表大会。协助学院研究生办公室做好《讲座票管理规范》相关工作。 全程负责承办校研会部分小型A类活动。如博士沙龙、游园活动、职业礼仪培训等活动。统计每学期全校范围内举办的研究生学术类讲座。秘书部作为研分会的一个重要部门,主要负责干部培训,制度制定,考勤考核和评优等工作。秘书部在我院“艰苦奋斗,追求卓越”精神的鼓舞下,在研分会“真诚服务,共同进步”的理念下,一直秉承“服务、支持、尊重、发展”的服务宗旨,以尽可能满足全体研究生利益为重,全心全意为我院研究生同学服务。

服务:秘书部通过一系列制度的制定和对干部干事的培训,通过严格的考勤考核和对人员的合理调配,实现了对整个校研会和研分会的干部干事的管理和服务,提高了所有成员的能力并激发了他们的热情,使大家更好更专业地为华工学生服务。

支持:支持是协助的一个过程。在整个研会中,各部门之间以及校研会与各个研分会之间的合作和沟通是很必要的。而在这个过程中,秘书部出色的胜任了这个中间桥梁的作用,为各部门之间的共同和交流贡献了力量,保证了各项工作的有序开展。

尊重:秘书部秉着以人为本、重视人才、尊重人才和珍惜人才的方针,尊重成员的个性与发展,尊重华工学生的建议与监督。在尊重中成员的个性得到张扬和升华,在尊重中我们的部门得到了发展和认可。

发展:只有发展才能生存,发展是硬道理和根本。秘书部一直都在竞争和机遇中寻求发展,在发展中不断创新,不断提高,不断完善。

2013年,秘书部已经有第27届了。

 

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