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五年前智联招聘网的调查对未来秘书的启示

五年前智联招聘网的调查对未来秘书的启示
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姓名:五年前智联招聘网的调查对未来秘书的启示
人物简述: 网络秘书
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          五年前智联招聘网的调查对未来秘书的启示

 

2007年国际秘书节来临之际,智联招聘网进行了一个联合调查。

43%的秘书不知道秘书节

每年四月的最后一个星期三,也就是今年的427日是国际秘书节,据说这一天,所有的秘书都有假期,还会收到上司的鲜花和贺卡来表达感激之情。然而,智联招聘网和新浪伊人风采频道的联合调查显示,截止到2005420日,秘书们在秘书节里会照常上班的多达82.75%;将得到休假奖励的只有7.14%;得到老板或同事的恭贺的只有5.47%;有幸得到奖金/奖品的只有4.64%

调查还显示,有将近5000名调查参与者中有43%的人不知道这个节日;19.20%的人觉得秘书节的设置没什么意义;7.85%的人觉得秘书节体现了这份工作的辛苦和重要性;另外30.19%的人认为秘书节的设置恰恰说明了秘书的待遇是不公平的。

尽管一年一次秘书节的设置并不能体现这一工作的酸甜苦辣,然而秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点,智联招聘网的职位信息显示,北京地区2005418日秘书和办公室管理人员的招聘职位空缺数量是5296个,比2005411日的5224个职位需求上升了1.4%。与此同时,每个空缺职业的申请人次从411日的23人次下降到418日的17人次,虽然不排除临近4月底求职旺季的回落导致几乎所有职业申请人次减少的影响,但竞争热度下降将近28百分点却是不争的事实。

一半秘书对现状并不满意,80%以上的秘书月薪在3000以下

在您对现在的状况满意吗的问题回答中,有43.65%的人感觉一般,非常满意的有6.78%,二者之和约占了调查参与者的一半。另外一半的分布是31.11%不太满意;5.66%非常不满意;甚至还有4.21%的打算辞职转化职业。

此次调查下面的图表显示,做秘书让人感到最辛苦的因素分别是繁琐的事务性工作39.94%;处理协调上下级和各部门关系22.86%;工作随老板日程安排变化,经常加班没有规律18.51%;需要不断熟悉掌握公司各部门业务11.82%;上级有性骚扰6.87%

秘书工作的辛苦不止是每天打打文件,整理整理资料,她们能在复杂而且繁琐,看似一些枯燥乏味、鸡毛蒜皮的小事情之间,处理协调各方面的关系,做到万无一失,更多的是心理上的压力,然而很多情况下,她们干的是管家的活,拿的却是丫环的钱。下面的图表显示44.12%的秘书待遇是月薪1001-2000元;20.62%的秘书是2001-3000元;15.91%1000元以下;3.01%得到了3001-5000元;5001-8000元之间和8000以上4的分别只有4.31%2.02%

从上面的数据分析看中,一半秘书对现状的不满主要来自付出与获得的不平衡。

将近20%的秘书成为管理助手

在作为秘书您的主要工作是什么的调查项目中有,文字档案管理以34.25%的比例成为秘书们的主要工作,其余的工作还有行政后勤管理26%;协助老板参与经营管理18.27%;组织协调公司会务12.49%;公关与政府关系5.02%和和老板出差跑来跑去3.97%

调查数据显示,秘书工作中有将近20%的内容是协助参与公司的经营管理的。智联招聘的职业顾问分析,和高高在上的老板比较,秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工,了解来自第一线的信息反馈,和一般的部门主管比较,和管理层天时地利的接近优势,使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会,从这点上看,老板在决策过程中,多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是秘书在做好管理左右手的助理工作中,更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。另外,经理主管们性格各异,有的喜欢独自思考问题,有的喜欢同别人一起商量,秘书在参与老板管理决策的过程中,一定要注意适可而止,因人而异,不可越位。

充实自己获得最高选择

在如果秘书做得很困惑,觉得发展空间狭小,你会怎么办?的问题中,选择充电、深造的有34.23%,占据了最高的选择比例;和老板沟通寻求更多其它方面工作的锻炼有26.67%位居其次;跳槽寻找出路的26.62%;考虑在本公司转型的有12.49%

行政主管是未来的主要职业发展方向 选择未来一直做秘书的只有10%

秘书工作因为接触到公司业务的各个方面,在职业转换,特别是公司内部换岗具有很好的优势,此次调查显示行政主管方向的倾向最高。在您认为秘书将来的职位发展方向是 什么的问题中,选择行政主管的比例最高,是38.53%;其次分别是经理助理20.34%人力资源经理11.39%;部门经理11.30%;还是秘书10.20%;市场/公关部主管6.21%;财务管理人员2.02%

智联招聘的职业专家分析,虽然秘书在日常工作中的接触到人事、财务、专业业务的机会比较广泛,但是多而不精,再这些方面的发展可能性和行政管理比较要低。值得注意的是,尽管选择一直做秘书的比例较低,说到秘书也容易让人联想到年轻、美丽等字样,甚至有人将之形容为花瓶职业,但是秘书并不是一个吃青春饭的职业,比尔盖茨的秘书就是一位很老练成熟的秘书,他会把比尔盖茨的时间设计到分和秒。我国的外资企业秘书可分三类,以接电话、发传真、收发信件等服务型为主的初级秘书;可以用英文写一般信函、起草报告和准备会议的中等秘书和能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识,有应急处理能力的高级秘书。在西方国家很多年资很长的秘书他们会更加受青睐,因为她/他们的自身的素质,以及对企业文化的认同度都造成了他在职业生涯中的游刃有余。具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力,富有经验的秘书是在我们国家急需的复合性人才,所以这是一个值得活到老做到老的职业。

有专业背景才有更美前景

此次调查中,针对关于您认为秘书需要专业背景吗的问题,有40.41%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景;34.30%的人觉得具备专业知识的秘书更有出路,而只有9.92%的人认为不需要,秘书做好老板助手的工作就行了。从智联招聘秘书职位的招聘要求来看,和以往的大学本科,形象气质好,良好的组织沟通协调能力,文笔好,优秀的语言表达能力,能熟练使用电脑及各种办公设备要求比较,现在的职位更强调业务背景,如生产部秘书职位要求化工或理工科背景;资深秘书职位要求有英语专业八级证书或高级口译证书优先;公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等,可见,对于秘书职业,有专业背景,才有更美好的前景。

80%的秘书和老板的关系都不错

在您与老板的关系问题回答中,觉得还可以的有36.92%;比较好的有26.47%;很融洽的有16.67%;一般的是16.56%;不太理想的有2.74%;很差的只有0.64%

以上的数据显示80%的秘书和上司的关系还都是不错的。作为老板身边的人,他们有更多的沟通和展示自我的机会,也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会,因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是,凡事说两边,秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序,而秘书要分清轻重缓急,庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等,哪个在先哪个在后,如何为上司安排,全看秘书的眼力劲儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契,学会有效的沟通,赢得老板的信任并与之愉快相处,这是秘书必须具备的基本的职业素养。

智联招聘的职业专家分析,不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别,秘书要搞定和上司的关系,是做出来而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉;办事情丢三拉四;留信息走弦跑调;写文章词不达意;出建议云里雾里,恐怕做秘书的日子就不多了。

秘书工作看似平凡琐碎,但是它不再是世俗眼中的青春饭和花瓶,而是令人羡慕、常开不败的职场玫瑰,是老板的左膀右臂,是另企业青睐的复合性人才。目前,参加劳动和社会保障部秘书职业资格全国统一鉴定的人数呈现出年年旺盛增长的势头。不止在427日秘书节这天,真正有经验、有能力、有地位的职业秘书在每一天里将繁琐的工作条理有序,另公司的管理变得持续高效,另秘书这一传统职业脱颖而出,天天精彩。

五年前国际秘书节来临之际,智联招聘网的调查对我们的未来秘书一定会有启示吧。

 

 

 

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