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模块四秘书会务工作

发布时间:2012-12-28  来源:原创  作者:主编:杨群欢 李强华 副主编:严晓蓉 王茜 陈俊香  发布者:网络秘书  浏览次数:2340  
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模块四秘书会务工作
 
【知识目标】
熟悉会议的分类。
了解会议的申报、审批。
掌握会议预案的基本要素。
熟悉会议证件及会议资料的基本制作要求。
【能力目标】
能够拟订会议的筹备方案。
能够选择会议地点、预定会议室。
能够熟练布置一般会场。
能够按要求发送会议通知、制发会议证件、发放会议文件资料及用品。
 
【案例导入】
会议准备的高要求
一次某地党代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。
事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事,未加注意,因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志说,这一事故该予以批评,吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救,这是好的,这一点值得表扬。
思考:
本案例中,会务准备方面存在哪些问题?
 
案例二:会务工作细节决定成败
金州公司准备在本市的新天地大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是6月9日上午十点整,而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司,要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
 9日上午,会议开幕前,金州公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场,刘小姐心急如焚……
 
思考题:
1.假如你是刘小姐,对接下去可能发生的各种情况,应该如何处理?
2.假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?
3.向总经理报告后,你还应该做些什么?
4.召开大型会议前各种准备工作,包括音响、电子类装置应提前多少时间安排?
5.有人说,会议上要用到的各种东西,最好公司都买齐。假如要借,应提前一天送到。你认为如何?
提示:会议对领导者而言,既是实施领导行为的一种手段,也是领导工作的一个环节。而一个有效的会议,无论是隆重热烈的庆祝会,还是任何一个企事业单位中必不可少的办公会,无不存在着会议组织服务工作,即本意所说的会务工作。秘书人员应熟悉会务工作的程序,掌握会议组织与服务工作的方法和技巧。
 
项目导引
一、会议的内涵
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。从字面含义上看,“会议”一词中“会”有聚会、见面等意思,“议”是讨论、商议的意思,则“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。但在现实社会中,会议却有多种形式:有的是聚会并商议,如各种代表大会、办公会、论证会、评审会等;有的是聚合集会,而“议”则用沟通信息取代了,如报告会、传达会、“吹风会”,记者招待会、新闻发布会等;还有的则是聚会只为表达某种意愿,如誓师会、庆祝会、团拜会、联谊会、欢迎会等。
在以上会议的三种模式基础上,交叉融合,各有侧重,又可演变成各种类型、各种形式的会议。
二、会议的主要类型
从不同的角度出发,可以将会议划分为不同的类型。
按会议规模分:
大型千人乃至数千人参加的会议,如政治和群团组织的全国性大会,一些庆祝大会、纪念大会等。
中型百人至数百人参的会议,如报告会、庆功会、经验交流会等。
小型少则几人,多则几十人参加的会议,如座谈会、办公会、现场会等。
在某些地方、某些时候,还有在露天广场举行数以万计的人参加的特大型会议、庆典活动,如万人集会庆典活动、焰火晚会,特大型工程的奠基、开工及竣工典礼等。
对于秘书和秘书部门来说,大、中型会议的会务组织工作环节较多,难度较大,需要精心准备,小型会议虽属日常工作范围,但也有些关键环节,需要认真安排。至于特大型会议,则不是秘书部门能独立承担得了的,应由秘书部门会同相关部门临时专门组建的会务工作班子来负责组织。
按会议性质分:
规定性会议指依法必须召开的,具有法律效力的会议,如各级人民代表大会;
决策性会议指各级政府的常务会议,省、市、县长的办公会议,企业中厂、经理办公会等;
专业性会议这类会议具有极明显的专业性,多以各部门名义召开,如教育工作会议、金融工作会议、人事工作会议等;
动员性会议这类会议以宣传动员群众,提高群众认识为目的,如征兵动员会;
纪念性会议纪念重大事件或重要人物的会议,如纪念辛亥革命九十周年大会;
外事性会议指与外宾会谈,与外商谈判的会议等;
综合性会议这类会议多以各级办公室名义召开,讨论和研究各种问题。
按时间分:
常规型定期会议如学会年会、机关办公例会;
非常规型不定期会议视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议,如防汛紧急会、抗震救灾紧急会等。
按会议采用的媒介分:
电话会议通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能,使多个会场实现异地语音交流的会议形式。20世纪中期至末期,这种会议形式,在沟通交流重要情况、传达和布置紧急任务方面被普遍采用。
电视会议运用远程数字传输系统,声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通,使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式。
计算机会议计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。
此外,按会议地域划分,如国际性会议、全国性会议、地方性会议等;按会议召开的阶段划分,如预备会议和正式会议;还有像前文按会议目的划分,如为商讨研究的会议、为沟通信息的会议、为表达意愿的会议等。
以上会议分类都只是相对而言,没有绝对的标准。如会议的规模概念并不明确,有的会议是大小会议相结合,即通常所说的“大会套小会,小会接大会”。又如有的国际合作会议,其内容既有相互沟通某方面的信息,又对共同关心的国际问题进行广泛深入地讨论,而这种特定范围内相互间的沟通和讨论,正是为向全世界显示与会国对某此国际事件的共同关注和一致的态度。也就是说,这种会议既有聚会行为又兼有沟通信息、商讨问题、表明意愿的作用。
三、会议的申报与审批
会议无论大小,都有提议和决定召开该会议的过程或者程序。这种程序,视会议性质、内容、规模而不同。对于例行的常规性工作会议,如经理办公会,需要提议和审定的往往不是会议本身的必要性,而是会议应讨论研究的内容即议题。而对于更多的非例行、非常规的会议,如企业的客户联谊会、年终表彰会、产品鉴定会、订货会,则这一程序应包括对会议的必要性、会议的内容形式、规模、出席范围、经费预算等一系列内容的申报和审批。
1.会议申报与审批的形式一般而言,会议申报与审批大体有三种形式。
一是口头申报形式。对于小型座谈会、简短的碰头会、一般问题的现场会、报告会等,由职能部门负责人口头向主管领导人提出召开会议的要求,由主管领导视情况当即答复或讨论研究后答复。
二是书面申报形式。由申办会议的部门将需召开的会议的目的、议题、规模、形式、时间、场地、出席范围、所需经费等项写成综合性文字材料,上报机关领导,经研究协调后,由领导审定批复,或责成秘书部门按领导研究意见予以回复。
三是会议申报形式。在办公会、联席会或其他工作会议中提出要召开某一个会议的要求及会议的大体方案,在会议上由领导研究,决定是否批准该要求和方案。对于一些较复杂的大型会议,即使办公会议上领导人原则同意后,仍需要责成秘书部门会同有关职能部门综合协调,反复研究后,修改、制订出详细的会议预案,再次交办公会审定或报主要领导人审批。
为避免会议的重复,“会出多门”,或者“会海”现象,以及议而不决,甚至劳民伤财,有必要加强会议的申报与审批工作。
2.会议审批的原则尽管各种会议的申报与审批形式不同,但精简从严的审批原则却大体一致。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。对于可开可不开的会议,要向职能部门说明情况,协商变通解决。如仍不能取得一致意见,应上报领导裁定。对必须召开的会议,也应本着严格控制的精神,在规模、规格、时间、经费方面从严把握,在与申办会议的职能部门会商一致后,报领导批准。在企业中虽不至于形成某些机关单位“会海成灾”的现象,但这种精简从严的会议审批原则,对提高管理效率、避免资源浪费,仍是十分必要的。
会议审批还应遵循“一支笔”的原则。与前所说不同的是,精简从严的原则是针对会议本身而言,会议审批“一支笔”的原则是针对会议审批管理而言。在一些党政机关、大型企业中,众多的部门,复杂的事务,使得拟议召开的会议甚多。为加强管理,避免“会出多门”、“会海成灾”,必须由机关的一个部门负责会议审批把关,以更好地执行会议审批精简从严的原则。在党委、政府机关里一般由秘书长把关,在企业也大都授权由办公室主任或行政事务部负责人审批把关。
要开好会议,使会议有效率,达到预期目的,就必须认真组织好会议。有人认为开会很简单,通知一下,几个人就可以在一起开会了。而事实上,没有认真做好组织工作的会议,是很难开成功的,不是不欢而散,就是开成了马拉松式,解决不了问题。所以有人说,开会容易,开好会难,是有道理的。精心组织的会议,会议的主持者只是幕前指挥者,而大量的工作是由后台工作人员会议筹备者去完成的。
开好会议,需要会议各方面的“角色”(即会议的主持者、参加者、组织者和服务者)共同努力,才能达到预期目的。在通常情况下,会议的组织者、服务者,即会务工作人员的工作情况是影响会议质量和效果的重要因素。
四、指导会务工作的原则
1.准备充分会议不论大小,都应充分准备,围绕会议的目的展开调查研究,搜集必要的背景资料和统计数据,了解群众的看法和意见等等。重要会议还要事先准备好会议文件,如动员会中的领导人报告、经验交流会中的发言材料等。决策性会议应将讨论方案预先印出,会前送有关与会者审阅。这样,开会讨论时与会者才不会感到突如其来,发表意见毫无准备,避免出现职能部门用一两个月制订的方案,却可能要求与会者在一二十分种里表明取舍态度的现象。
2.组织严密会议有些什么具体内容、会议如何开、讨论议题可能出现什么情况,会前都要逐项研究,安排到周密制定的预案之中,使会议过程中的各项工作有条不紊。规模较大的会议,组织工作更为重要。
3.服务周到对会议服务工作的各个细小环节都要考虑周到,以免因小失大,造成忙乱现象。某地有一次召开咨询会,请各方面专家谈本地区发展规划。各方准备一应俱全,但临到开会时,专家准备演示事先准备好的文稿,却出现了找不到投影仪遥控器的尴尬局面。一时,台上台下,手忙脚乱,影响了会议进行。秘书工作人员应从类似“小事”中吸取教训,对琐碎的会务工作尽可能地考虑周全,服务周到。
4.确保安全大型或特大型会议由于人数众多,要特别注意安全;有少年儿童和重要来宾参加的会更要确保安全。会议组织者应将安全问题作为一个特别重要的方面予以考虑。1994年,新疆某市一次教育系统汇报演出中,当会场出现火警时,由于疏散通道被堵,竟使300余人葬身火海,其中大多数为参加汇报演出的儿童。这一惨痛教训应使每一个会议组织者,特别是大型会议活动组织者引以为戒。
 
第一单元会议预案拟定
一、会务工作主要内容
各种会议类型不同,内容各异,规模也有差别,会务工作的项目也不同,这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。
大中型会议工作内容繁多,且视会议议题,规模不同而有差别,但概括起来说,大都有以下六个环节:
(1)会议预案;
(2)会议文件准备;
(3)会议通知;
(4)会前检查;
(5)会间调度;
(6)会后整理。
 
二、会议预案的拟定
所谓会议预案就是会议的筹备方案,制定好预案是开好会议的前提。
会议预案一般包括以下内容:
1.会名预案中首先明确会议名称。会名要名实相符,妥帖恰当。会议名称不同,其性质、规模也不同,如座谈会与汇报会不同,表彰大会与总结会也有差别。因此,首先要给会议“正名”。
2.会议时间会议时间包括会议何时召开和会期长短两项。会期长短应与会议内容联系起来考虑,能够在半天开完的会,就不要勉强拉长到一天,更不应该预先毫无估计,开到何时算何时。预案中应写明会期,由领导人最后“拍板”通过。
3.会场开会地点,会场设置,要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一两百人的会议,就不要勉强在可容一千余人的大礼堂召开。党政机关或企事业单位的秘书部门,平日要掌握本单位或附近的主要会场、礼堂、宾馆(招待所)的数据资料,包括会(剧)场、招待所可容人数,会场座号排列方法、舞台大小,宾馆单、双、多人房间数等基本情况。代表须集中住宿的会议,会场安排还应与宾馆或招待所一起考虑,按会议的规格、出席人数等因素选择适当会议地点。
4.出席范围会议出席人数事先应有比较精确的计算。会议开到哪一级(总公司、分公司、部门或车间),哪些单位派什么人出席,哪些单位应有人列席,都应心中有数。这也需要秘书部门平时注意掌握本公司、本系统的基本资料(如下属单位数、部门数、某级干部人数等等)。大型会议活动,应专门成立“组织组”负责考虑会议参加者的范围、人数及名单分配。
5.会议票证小型会议的票证很简单,凭会议通知或介绍信即可。大型会议则需要专门印刷入场证和其他票证,重要会议还要为工作人员印发证件。如大型游园联欢或重要集会,应有各种入场证(分区使用的或各区通用的)、各种工作证(指挥长、联络员、领队、服务人员、记者等)、各种汽车通行证(小汽车、交通车、联络服务车等)。重要的代表大会有出席证、列席证、请柬等。会议票证制发应兼顾会场安全和工作方便两方面。
6.会议筹备班子的职责分工会议筹备班子中有关方面(如会务组、秘书组、后勤组)或有关人员的职责,一定要在会议预案中划分清楚,以便预案中规定的各部门分别按照其职责要求去完成会议筹备和会议其他工作任务。特别是临时组织起来的大会指挥部、秘书处、会场的工作人员平时缺乏分工协作的实践,更应在预案中明确各方的任务和协作要求,以期密切配合、共同努力,组织好会议。如较大会议的预案中,应分别写明大会筹备处、宣传组、组织组、秘书组、资料组、后勤服务组、保卫组的职责,人有专职,事有专人,既要分工明确,又要互相协作。
7.会场布置会场通常为方形、长方形,也有布置成马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形,视会议需要而定。
会场布置要讲究“气氛”。庆祝会要布置得气氛热烈,履行法定程序的会场要布置得庄严,追念哀悼性的会场要布置得肃穆。会场的布置,包括会场主席台上方会标字体与横幅颜色的选择,会场周围标语、口号的制作以及台口花卉的摆法等。大型会议,为了预先了解会场布置情况是否合乎要求,有时还应先画出会场布置效果图,请有关领导人审定。
会场布置也包括场地的划分以及进场退场的路线。人数很多的大型会议,如在体育场、露天广场上召集的会议,应有会场平面布置图。要特别注意,大型集会中与会者是分散进场退场的,应避免出现由于集中退场而通道不畅,发生人群拥挤,践踏伤人事件。这在大型活动中是有许多血的教训的。
此外,会场音响效果、照明设施、通风设备、茶水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等,都应在会场布置中考虑如何妥善安排。
会场音响应事先调试妥当,不要临场调试,避免会场出现强烈的回输啸叫声。会议期间,在多路话筒语音信号同时接入时,音响控制室工作人员应密切注意会场发言人的转移变换,在多路调音台上适时将某路话筒传输信号强度提升或消除。特别要避免在主发言人信号输出时,其他多路话筒中却传出与会议无关的声响,如主席台上就座的某些人员与其他人员讲述无关会议主题的声音,影响会议效果。
重要会议的录音工作要有专人负责,录音工作人员应全程监听录音效果,适时更换磁带。使用无线话筒录音时,特别要避免由于无线话筒的频率漂移或信号减弱,造成录音不清晰,甚至一片空白,以致留下无法弥补的遗憾。
会议进行中,若有现场摄像工作,要充分考虑摄像照明对会场供电负荷的影响。若多个摄像照明灯接入同一相电源中,可能造成某一相电流过载而致使断电。即使马上采取紧急措施,也会严重影响会场气氛。
8.主席台主席台是会议参加者注目的地方,也是会场布置的重点,应在预案中单独列为一项。
主席台布置除前面提到的会标外,还有国徽或纪念人画像、旗帜等悬挂问题。重要会议的主席台座次名单也是会务工作中必须考虑的重要问题,常常由秘书部门负责人亲自安排,并及时送领导审定。至于一般会议,则不必把众多的领导请上主席台,只要主持人和发言人上台即可。主席台上的座位安排,应根据领导审定的座次名单事先用名签(席次卡)标明。主席台上若有外宾,名签上面对外宾的一面应使用其本国文字或英语。话筒布置也要注意选择最佳位置。
主席团或负责同志的休息场所应有专门安排。
9.会议议程会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排,一般须经大会通过。会议议程必须体现在妥善安排的日程中。也就是说,议程比较概略,日程比较具体;各项议程在会议期间何时进行,要在日程中显示出来。将日程具体分解,可以看出半天或一天会议内容的先后顺序,这就是会议进行的程序。
大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一,统称之为议程。
小型会议,议程可由主持人掌握。大型会议议程应印发给主席团全体成员。
秘书工作人员在制定会议预案时,应首先了解会议议程,并依此作为初步日程安排,由有关领导人审定通过。会务人员在会议期间应根据议程或日程安排,事先做好准备。例如举行经验交流会,会务人员应事先将发言人提前请上后台等候或在台下前排就座,并由专人负责联系,不要在会上喊发言人上台或到处找发言人。
10.经费预算会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算,以备领导审核。
以上十项是一般会议预案的主要内容,有些会议还有选举、发奖、摄影等活动,也应列入预案之中。
11.选举投票的组织工作各种代表会议往往有选举投票工作。投票地点、票箱的设置、唱票间隙的活动,都应在预案中有所安排。如果用计算机处理选票,会务工作人员也应做好相应的准备工作。
12.发奖活动的组织工作表彰大会往往都有发奖活动,气氛既要热烈,又要防止错乱,预案中应就此列出专项,作好安排。例如台上奖品的排列顺序应与领奖人上台顺序相符。重大会议的发奖仪式,应将领奖人员安排在台下前排按顺序就座,必要时事前可预演,以便事先发现问题,避免错乱。
会务工作人员应预先向领奖人说明上台领奖的礼仪和程序。如果有现场摄影录像活动,更应将注意事项先通知有关人员。领奖后,如发现奖品错发,可以会后再行调整,不宜在会场上调换。
13.集体摄影活动组织工作大型会议的集体摄影活动看起来不过是几分钟的事,但会务工作人员往往要为此花费很多精力。
会议预案中应对集体摄影活动周密安排。人员队列安排应有平面布置图;在人数众多的集体摄影中,进入摄影场地的路线和进退场先后次序应有明确规定;摄影场地的站台长度计算准确,并留有余地,各排间应留有足够的高度差;领导人座次应在椅背上将姓名做出标示,整个摄影活动要有专人统一指挥。
14.特殊活动的安排有些特殊性的会议,如节日的焰火晚会,也应列入节日庆祝预案之中。如焰火施放地点与联络方法应作明确规定。
应指出的是,特大型会议内容较多,组织工作复杂,预案往往是由大会整体实施方案和各组具体工作实施方案(如秘书组、组织组、宣传组、保卫组、后勤组等各组具体实施方案)组成。大会筹备处或办公室从整体列出各组工作要求,而由各组再行拟定具体方案。会议预案形成文字后,经过审批,由各方面遵照落实,并作为会后检查的依据。
 
【实训】会议预案拟定
一、训练目标
通过实训,掌握会议筹备工作的基本要求和会议组织工作的一般程序,熟悉会议计划和筹备方案的主要内容,熟悉会议材料的基本种类及一般要求。
二、训练方案与要求
近年来,中国家电业迅猛发展。这不只表现在家电品种的增加,更主要是表现在中国家电业在全球市场份额的扩大。比如,中国制造的彩电已占全球市场份额的29%,洗衣机占24%,电冰箱占16%,空调占30%,而照相机和电话机则超过50%,微波炉的数字更是惊人,单是广东格兰仕一个厂生产的微波炉就占全球市场份额的35%。最近,手机和电脑的生产量与销售量也直线上升。这充分说明中国家电业在逐步发展壮大、走向成熟,中国家电业在基本上占据了国内市场的同时,迅速占领国际市场。
当然,形成这种局面的原因是多方面的,除了我们国家良好的经济环境、优惠的经济政策外,企业自身素质的提高也是重要因素,他们注重开发科技含量高的新产品,注重产品质量、售后服务等,重视了现代经济管理体制在企业发展中的作用。这不,国内一家著名的家电公司朝阳家电公司正在召开有关会议,讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业,公司资产雄厚,员工众多,著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时,也注意做好客户管理工作。最近几年,公司推出了一系列新产品,占领了国内50%以上的家电市场,在国外也影响很大。最近,公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品,准备在这次客户咨询洽谈会上亮相,以此引起客户和消费者的关注。会上,营销部主任提供了一份本公司客户名单,各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信,邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的王副经理负责此项工作,迅速成立会务筹备处,拟定会议方案,准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开,食宿也在北京国际会议中心,会期暂定5天,其中第一天开幕式,第二天专家讲座,第三天专家咨询,第四天专项合作项目洽谈,第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功,以达到公司举行这次活动的目的。
王副经理立即成立了大会筹备处,成员有10人。他们首先召集会务工作会议,明确将要召开的咨询洽谈大会的主题,即宣传新产品,洽谈新业务。围绕主题,拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人,特邀有关领导和专家10人,工作人员10人。
经过精心准备,各方人员如期到会,新产品咨询洽谈会按时召开。但是,在与会人员报到时,负责接待签到的小张发现,有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报告给王副经理,王副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜,使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行,与会人员对该公司的新产品非常满意,专家的讲解时间、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间,公司还应与会人员的要求,组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目,最后一天的游长城更是其乐融融,热闹非凡,大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城,年轻人还进行了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说,把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来,使得客人们群情激昂,振奋不已。客人们都表示,对这种形式的会议很满意,他们了解了生产公司的情况,了解了公司产品的特点。在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品,这增加了他们销售的积极性。因此,这次会上,公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来后,还有单位同公司签订合同。
新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后,进行会后总结。总结会上,公司总经理认为,这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致,会议的组织接待工作做得很好,为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量,专家精辟的讲解等,使得这次会议达到了预期的目的,圆满成功。王副经理也讲了话,他主要指出这次大会上的一些疏漏之处,比如,在准备期间,把一个常识性的问题给遗忘了,那就是少数民族人员的就餐问题。虽说是一个小问题,但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时,及早解决,才没有影响客户的情绪,使大会能顺利进行。在此特表扬小张工作细致,发现问题及时反映,尽早解决。另外,会议简报出得不够及时,没有把会议上的情况及时通报给有关人员,尤其是最后签订合同的情况,这可能是会期结束,有些人员思想松懈造成的,以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获,80%的与会者都同公司签订了合同,超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此,公司上下都很高兴。总经理决定,对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后,要求大会筹备处尽快把与这次大会有关的材料都整理出来。
训练要求:
1.假定你是会议筹备处的秘书,请你为新产品咨询洽谈会拟定一份会议计划和会议方案。
2.要求学生在电脑上完成上述两份文案,排版后发邮件到教师指定邮箱,并交打印稿一份。文档要求格式规范,内容正确,条理清晰,表达精确,编辑打印精美。
训练步骤:
1. 指导学生认真阅读案例及实训内容和要求。
2. 分析案例主要内容以及本次实训目的。
3. 讲解会务准备工作(会议计划及会议筹备方案)要点。
4. 布置实训任务。
训练提示:
此案例设置的主要目的是让学生对会务工作有一个具体、清晰的认识。通过实训掌握会议计划及会议筹备方案的制作。
1.拟定会议计划,一般要制成会议活动安排表。会议时间、名称、与会单位及人员、议题、主持人、地点等均填入表中,提前分发给领导及有关部门。
2.制定会议预案,即会议的筹备方案,主要包括:会议名称、会议主题、会期、出席人员、会务工作组及职责分工、会议会场布置、会议其他活动安排等。
 
第二单元会前组织准备
一、会前专项检查
会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步,重要会议在会前要多次反复检查落实。会前检查,一般分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。其中,现场检查是主要形式。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等等。
大型会议的会前检查还包括警卫部署,票证检验人员的定岗定位,交通指挥及主席台服务人员的就位,供电安全、疏散通道的检查,特别是会议播放乐曲的光碟或磁带的检查等等。有的大型会议活动因为播放乐曲的光碟、磁带检查不认真,出现笑话甚至严重的错误而导致会场秩序哗然,影响会议进程。
二、议题收集整理
办公会议题收集,由秘书人员主动向有关行政副职和职能部门联系、征询。在建立良好工作秩序的企业中,职能部门则每周定时向办公室主动联系,提出需要提交办公会研究的问题。
收集的议题应在合并整理后,视条件成熟与否和事项的轻重缓急,列出有必要提交办公会研究的若干问题,送主要领导人审定,由主要领导人斟酌后增删调整,确定办公会议题。
三、会议文件准备
会议审议的文件材料,应在会前数日分送与会人员审阅,让他们有时间准备意见,特别是研究工作方案、审议工作计划的会议,这一环很重要,会直接影响会议的效率。
为了准备好会议的主要文件,秘书部门应根据领导意图,有的放矢地进行调查研究,提出解决问题的方案,拟出文件。如有必要和可能,还应将拟定的初稿,分送有关单位征求意见,然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作,可以使会议议题比较集中,保证会议的基本目标得以实现。
会议文件一般不宜过长、过多。特别是经验交流会的典型材料,一要真实,二要简短,以千字为好,要力求短、小、精(即篇幅宜短,题目宜小,内容要精),不要长、大、空,要使人听后有“看得见、摸得着、跟着学”的感染力。
会议文件应事先打印好。印刷会议文件,应认真校对,避免差错,特别是统计数字、计量单位、人名地名,要力求精确,务必反复核对。文件印刷份数要比预计发放份数多些。文件宜在代表报到时发给,不要开会时在会场上散发,影响秩序,干扰会议。
重要会议的会议通知发出后,还应跟踪落实,用电话与参加会议人员联系,检查通知是否送到,了解对方是否能如期出席会议。特别是对会议中的关键人物,通知发出后一定要注意落实。
会议通知可将会议的有关票证一起附上,如入场券、汽车通行证等。但分发票证时,应留有必要的机动数,以解决不可预见的临时需要。
重要会议在通知发出时,还应准备好代表座次、住宿房间、就餐安排、乘车号码、小会地点、编组名单和其他准备事项。这些事项附件能随通知附上,则一起发出;不能一起发出的,至少也要在会议参加者报到时通知他们。
办公会相关材料的准备一般包括:
(1)与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案;
(2)议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料;
(3)拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。
在以上的会议相关材料中,2、3两项大都由议题提出的职能部门准备,第1项一般由秘书部门在主要领导授意下完成。打印或复印的议题、与议题相关的背景资料及提交会议讨论的初稿,一般在会前送交给办公会组成人员,使与会者对商讨的问题心中有底。
四、会议文件管理
办公会会议记录,应由秘书部门妥善保管。作为讨论稿的相关文件,应按文书处的有关制度予以妥善处理。
五、会间组织调度
1.会议签到制度会议签到可以及时了解该会的人是否到会,准确地统计到会人数。对于股东大会、董事会来说,这关系到是否达到法定人数,选举结果和通过的决议是否有效的大问题。为了保证执行签到制度,有的会议还采取了周密的签到卡、签到图等措施。在规模较大的会议中,采取划片安排座位的办法,由会务工作人员核对介绍信或入场券,执行签到制度。
2.候会制度有些会议,议题较多,与前一议题无关但必须参加后一议题汇报讨论的人员,秘书部门可根据预计的各议题讨论时间,通知他们在讨论前达到,另行为他们安排地方候会。这是保证会议有条不紊进行的必要措施,也是保证各议题讨论内容不致扩散的重要措施。秘书部门应指定专人管理这件事,对各项议题讨论时间的估计应尽可能大体准确,以免候会过久。坚持候会制度也是改进会风,减少不必要的“陪会”现象的一种办法。
3.会议特殊情况的应急措施会议进行过程中可能发生临时变动,如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其他特殊情况。秘书部门要根据情况采取应急措施,做好临时调度工作,保证始终有人在场服务。
4.大型集会的现场指挥大型会议活动要有现场指挥,并运用现代化联络手段(如有线广播、无线电对讲机和其他联络信号等)来调动队伍,处理突发事件,保证集会的顺利进行。
 
【实训】会议计划与方案典型案例分析
一、训练目标
通过实训,掌握会议材料制定的全面性、科学性和操作性基本要求,提升会议服务的综合能力。
二、训练方案与要求
关于举办国家职业资格秘书职业师资培训班的通知
各省、自治区、直辖市高等院校及相关单位:
为推动秘书职业资格考试新标准新教材的应用,确保2007年秘书职业统考下放后培训和鉴定工作顺利进行,适应“统考日”制度的实施,同时协助各地培训鉴定机构做好秘书职业实训基地建设工作,应各地培训和鉴定机构的要求,劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心、国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会拟于2007年7月,在北京举办国家职业资格——秘书职业师资培训班。现就有关事宜通知如下:
一、培训目的
(一)促进各培训机构熟悉新标准新教程
(二)针对秘书职业不同级别,进行教学和实训指导
(三)提高秘书职业教师队伍的整体素质
适应各省鉴定中心对从业教师的资格要求,促进各培训机构的师资队伍建设,促进秘书职业技能实训的推广和普及。
二、培训内容
(一)秘书职业从业形势与企业需求分析
(二)秘书职业主要知识技能体系及培训纲要
(三)秘书职业技能鉴定考核方案
(四)《秘书国家职业资格考试与实训指南》使用指导
(五)秘书职业培训教学指导与经验分享
(六)参训教师现场进行教学教法交流
(七)秘书职业技能实训统一指导及实训资源库试用
(八)实训基地和职业场所参观考察
(九)参训教师体验实训流程
另外,本次培训班在进行教学教法研讨的基础上,将选择优秀论文推荐发表到国内著名期刊上,请有意向的老师携带论文参加。
三、培训对象及资格认定
(一)秘书及相关专业的授课教师
(二)培训机构秘书专业培训师
参加培训并经考试合格者,由中国就业培训技术指导中心统一颁发秘书职业师资培训合格证书。
四、组织实施
(一)主办单位:劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心
(二)承办单位:国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会
(三)北京中鸿网略教育技术有限公司
五、培训时间和地点
(一)培训时间:2007年7月26—31日,共6天。7月25日全天报到。
(二)培训地点:中央电大培训中心
(三)报到地点:海淀区魏公村街1号韦伯豪家园7号楼二层
自火车站:自西客站乘坐727、827路公交车(或自北京站乘坐808路公交车),到魏公村站下,上过街天桥,从人民出版社大厦路口进50米即到。
自首都国际机场:乘坐机场大巴到双安商场站下,转乘727、332、808路公交车到魏公村站下,直接从路口进即到。
六、其他事宜
(一)培训费:1 800元/人
(二)食宿统一安排,费用自理
(三)报名及交费方式
1.填写《秘书职业师资培训报名表》传真至:010888639××或发Email至大会秘书处。
2.报名截止日期:7月20日
3.培训费通过银行汇款至:
户名:(略)
账号:(略)
开户行:华夏银行北京世纪城支行
4.将汇款底联传真到大会秘书处,同时注明发票抬头及要求;
5.报到当日领取培训资料。
(四)参加培训人员需带2张一寸彩色照片、身份证、学历、职称复印件各一份。
七、联系方式
联 系 人:王小姐 李小姐
联系电话:010888637×× 010888639××
传真:0108886××××
附件:
秘书职业师资培训报名表
国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会秘书处
 北京中鸿网略教育技术有限公司
 二○○七年五月九号
(说明:考虑到有些信息的私密性,部分内容隐去真实信息,适当修改。)
附件:
1秘书职业师资培训报名表
 
姓名性别年龄民族
职称从事本专业时间
工作单位
通讯地址
 
邮政编码联系电话手机
Email
身份证号码
本单位现有
鉴定业务□五级□四级□三级□二级□涉外
个人
专业
经历
所在
单位
意见
 
 
单位盖章:
 
年月日
注:请报到时提交身份证、学历、职称复印件、2张一寸彩照各一份。
训练步骤:
1.学生认真阅读案例材料。
2.分析案例材料的科学性与可操作性。
3.教师分析会务相关材料的基本要点。
训练要求:
学生分组讨论,以汇报形式分别阐述讨论结果。
【知识链接】
资料一会议活动安排表
会议周安排表
2××集团公司周会议活动安排表2003.9.8—9.12
 
 
时间会议内容地点出席范围主持人
9.8星期一
下午2时总经理办公会集团二楼会议室集团领导及生产、销售、财务部负责人×××
9.10星期三
上午9时新厂区落成典礼新厂区大门集团领导及各部门负责人、新厂区基建领导小组成员×××
9.11星期四
下午2时新产品论证会技术中心三楼会议室技术中心全体人员×××
9.12星期五
下午2时党委民主生活会集团二楼会议室党委会全体成员×××
资料二大中型会议日程安排表
全国高等院校秘书学教学经验交流会议日程安排表
 
2010.5.15—5.19
日 期时间主持人内容安排会场地址备注
 
11.15上午9时王小明开幕式大会议厅
下午2时陆晓秘书处报告一年工作情况,秘书专业
建设问题讨论,教学计划交流大会议厅
11.16上午9时陆晓秘书学体系研究大会议厅
下午2时各小组
牵头人分组讨论小组讨论会场
11.17上午8时起
全天活动杨光汉参观武钢
浏览东湖
浏览黄鹤楼午餐由武
钢安排
11.18上午9时张小芳秘书学与公文写作讨论大会议厅
下午2时张小芳教学信息报告会大会议厅
11.19
上午9时王小明关于秘书学研究讨论与设想大会议厅
下午2时王小明闭幕式大会议厅
 
第二部分会务组织管理
 
【知识目标】
了解会议组织工作方法的变革。
熟悉会议服务的基本要求。
熟悉会议的文字工作(简报、纪要、工作规程、总结等)。
了解会议评估的基本方法。
【能力目标】
能够做好签到及座位引导工作。
学会会议服务礼仪。
能熟练使用会议常用设备。
熟悉并掌握会议材料的制作。
能够做好会务协调工作。
能够做好会议的总结工作。
【案例导入】
 “首届世界温州人大会”乐清发展恳谈暨投资项目推介会
为积极参与世界温州人大会和中国国际轻工产品博览会活动,充分挖掘和发挥在外乐清人这一独特优势,进一步加大招商引资力度,加快我市开放型经济发展,促进全市国民经济和社会各项事业持续快速健康发展,决定举办“首届世界温州人大会”乐清发展恳谈暨投资项目推介会。实施方案如下:
一、指导思想
以首届世界温州人大会和中国国际轻工产品博览会活动为契机,围绕把乐清建设成为新型的现代化中等城市这一目标,进一步加大招商引资力度,包装推出一批重点招商引资项目,把“乐清人经济”转化为“乐清经济”,实现资金回流,外资涌入,人才、信息、技术的交流合作及发展理念的更新提高,为全面提高乐清对外开放水平和提前基本实现现代化奠定基础。
二、时间地点
(一)时间:2003年10月13日
(二)地点:新世纪大酒店
三、来宾邀请
参加首届世界温州人大会的全体乐清籍人士,约155名。
四、活动安排
(一)参观考察
1.时间:上午9:30—11:30
2.参加对象:全体来宾
3.参观考察路线:到来宾住宿宾馆迎接正泰工业园(上高速)乐清经济开发区中心区新世纪大酒店
4.参观考察结束后,来宾入住新世纪大酒店
5.中午就餐:新世纪大酒店四楼荣华厅
(二)乐清发展恳谈暨投资项目推介会
1.时间:下午2:30—5:00
2.参加对象:全体来宾,市四套班子领导,组委会相关成员
3.地点:新世纪大酒店四楼荣华厅
(三)招待酒会
1.时间:晚上18:00
2.地点:新世纪大酒店四楼荣华厅
3.参加对象:全体来宾,市四套班子领导,组委会全体成员
(四)机动安排
1.13日:温州其他来宾参观考察安排(根据温州具体部署另行安排);
2.14日:来宾继续参观考察(根据来宾报名情况组织)。
五、组织机构
为切实加强对“世界温州人大会”乐清发展恳谈暨投资项目推介会组织工作的领导,决定建立“世界温州人大会”乐清发展恳谈暨投资项目推介会组委会。组委会主任由×××市长担任,副主任:王××、张××,成员:相关单位负责人。
组委会下设联络文秘组、项目推介组、后勤保障组、环境整治组、新闻宣传组等5个工作组。具体安排另行通知。
六、工作要求(略)
思考:
如你作为会务组秘书处秘书,针对这次大型会议,你认为应该从哪些方面着手做好会务工作?
提示:
会议的组织和服务是一项复杂的、非常艰巨的工作。只有掌握全面的会务组织、协调等专业技能,提高综合素质,才能将秘书会务工作变得高效、完善。通过本章学习,学生应了解会议组织变革发展的情况,掌握会议组织规程表的制作及使用要求,掌握会议文字工作的基本要求。
 
第一单元会议服务规程
一、会务工作总体要求
(一)准备充分
会务工作是一项时限性、集中性很强的工作,会期机动时间很少,这就要求秘书人员必须充分做好会前准备工作。主要包括:
(1)拟定会议计划,一般要制成会议活动安排表。会议时间、名称、与会单位及人员、议题、主持人、地点等均填入表中,提前分发给领导及有关部门。
(2)制定会议预案,即会议的筹备方案,主要包括:会议名称、会议主题、会期、出席人员、会务工作组及职责分工、会议会场布置、会议其他活动安排等。
(3)准备会议材料。一般在较重要的会议举行前均应提前准备好各种会议材料。主要包括:开幕词、闭幕词、工作报告、领导者发言、交流材料等。
(4)发送会议通知。会议开始前一般都要发通知给有关人员。做到及时准确,开会须知表达明确,防止错发或漏发。
(5)布置会场。人的情绪很容易为外界因素所影响,合理布置会场,既能改变会议氛围,也能调节与会者心情。会议要取得理想效果,会场布置不容忽视。
(6)座次排列。包括主席台座次和其他与会者座次。主要依据职务或社会地位、名望高低进行排列。
(7)制发名册与证件。名册主要包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务、联系方式、房间号(与会期间)等项目。若遇大型会议,还需编制会议手册等材料。
(二)组织严密
会议经过充分的准备工作阶段后,会议的组织工作将会议带入实质性阶段,这就要求各项具体的会务工作责任到人,安排有序,运转有方,既遵循原则又不失灵活。具体包括:
(1)签到工作。签到是为及时了解与会人员的基本情况,同时对于需要选举的会议,还涉及到有无达到法定选举人数和选举结果是否有效的问题。通常用签到本(事先分项列表)签到,也有用发放签到卡(或会议出席证)方式进行签到。
(2)接待工作。会议接待工作的好坏直接关系到会议和会议主办者的形象。秘书人员要根据会议的基本要求,彬彬有礼,热情周到,做好接待工作,使与会人员颇感亲切,从而提高会议工作效果。
(3)会议记录。会议记录是秘书人员的一项重要工作。认真做好会议记录,力争做到记录材料完整、翔实。尤其是重要会议的讲话、发言,还需要通过录音、录像等方法加以辅助。为会后整理、分析、研究提供依据。
(4)编写会议简报是对会议进程,动态地直接反映,通过通报会议情况的文件形式向与会者发布,便于与会人员、组织者及领导及时掌握会议信息和会议进程,加强交流。
(5)会间调度。即会议期间对会议程序、内容以及会场服务等环节进行调整和安排。会务组织人员要及时了解会议进行的情况和与会者意见、建议,并遵照主要领导者或主席团指示进行会议期间有关内容的适当调整。这既是确保会议顺利进行的需要,也直接反映了秘书沉着冷静、灵活应变的处事能力的高低。
(6)会间生活安排。一次大型会议,从准备到完成凝聚了很大的工作量,应该说组织工作非常不易。能否合理安排好会间与会人员的吃、住、行(交通)、乐(适当娱乐)等事宜,直接反映了会议组织工作的质量好坏,也是会议能否取得成功的重要因素。
(三)服务周到
会议期间,秘书人员要摆正自己的位置,将做好服务工作放在重要位置,以热情、细致、优质的服务迎接与会人员。在服务的每个环节上,都要考虑全面、周到,严防出现差错。
(四)安全保障
会议的安全保障是会议成功与否至关重要的前提。尤其是大型会议,重要领导人出席的会议,一是规模大、范围广,二是影响广,媒体介入力度强,安全工作迫在眉睫,采取强有力的安全措施非常必要。它主要表现在交通、饮食、文体及会议内容保密、重要人物在公众场合出入保护等各个环节。
二、会务工作规程
会议组织工作,特别是非常规的大中型会务工作按照前文所说的方法制作会议预案,是一种多年形成的传统方法。这种方法是有效的,但也存在需要改进的地方。如用这种传统方法,很难在预案中将会议细节如时间要求以及工作效果要求制定得很完备,因而在操作时,工作人员只能依靠经验跟上整个会议筹备的进程,筹备服务工作也只能依靠经验或按口头指示尽可能满足工作要求。再如,在这种传统的会议预案中,很难看清各部门各程序相互之间的联系和制约关系,会议筹备者难以从整体上控制各项工作细节的进度,使分属各组的工作细节符合整体进程的要求。
会议组织规程表法在一定范围内推广使用取得较好的效果,对传统的预案制作方法的改进主要在于:
(1)会议组织规程表将原来用冗长文字表达的预案变成一两张很简明的表格。不但篇幅缩小了,而且条理清晰。
(2)会议筹备组织工作在预案中比较难以表述的细节,在表格的项目中都能很清晰地表达,且工作的要求、完成的时间、责任人一目了然。
(3)对经常筹备大中型会议活动的单位,对于不同的会议,这种表格不仅项目可以相对固定,甚至有些要求也可以大体相似,仅对时间、责任人作些调整即可使用,这样极大地缩短了会议筹备工作的时间。
以下是1985年11月在原江汉大学召开全国高校秘书学教学研究会所用的规程表。此表对该会议的成功组织起了相当重要的作用(见下表)。这种工作规程表设计,即便到了21世纪的今天,仍然十分有效。
当然,不同的会议在规模、内容、地点上不同,会有许多区别。这种会议组织规程表格除了将一般会议必须有的项目列入其中外,还可视会议内容和会议筹备者的不同要求增减其中的项目。
应注意的是,使用这种表格筹备会议,筹备者自身仍应对会议的细节有充分考虑。虽然已有的表格项目已可以为你避免许多细节上的疏忽,但毕竟表格是死的,完成这项工作的人才是至关重要的。因此会务工作规程表从严格意义上讲,它只是会议筹备组织工作分工责任表。即使明确了工作责任和完成任务时间,并不等于筹备工作就能做好。会议筹备负责人仍要抓好三个大组的工作,即通过会务组、秘书组、后勤组的负责人,反复督促检查会议组织各项工作的质量和进度。
必须明确的是,应用这种规程表方法筹备组织会议,要建立在熟练掌握传统方法的基础上,即基于对会议筹备组织工作全局的全盘把握。否则,没有会务工作的全局在胸,仅凭一张详细的表格,也难以组织好会务工作。
表44全国高等院校秘书学教学经验交流会暨
 
中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会
会务工作规程表
 
会 名(见题头)批准人批准时间
会 期1985年11月15日至11月19日共5天会场北院6号楼二楼会议厅会务筹备负责
 
出席范围
1.全国高等院校中开办秘书专业的负责人;
2.高等院校秘书学教学研究会会员;
3.国内各秘书杂志编辑部负责人;
4.秘书学研究领域中有影响者;
5.特邀中办秘书局、中国行政管理学会、国家教委及国内知名人士
新闻单位
光明日报
湖北日报
长江日报
武汉电视台
湖北人民广播台
会议人数原定150人
 
实际报到人数包括本校与会者将达到170人
主持人
 
续表
 
会 名(见题头)批准人批准时间
责任
分工
任务具体要求完成
时间责任人
会务组
负责人落实各项工作、并协调各组行动顾正华
会标全文9米×0.9米布底,白吹塑纸,长宋体字
主席台背景及桌椅主席台设两排座,每排10人
主席台座次安排画出三种方案草图,视情况摆好名签
主席台成员休息室北院6号楼小会议
会场花卉庄重、淡雅为宜
音响、录音2只有线话筒,1只无线话筒,保证录音质量
茶水供应由会务组提供茶叶,实习学生随时倒茶
新闻单位联系开幕式安排电视采访、消息见报、电视台播放
欢迎标语牌北院大门内置一大标语牌
“欢迎全国高校秘书教学参会代表”
特邀代表接送热情有礼、细致周到
参观活动联系确定线路、时间、落实午餐安排
文化活动安排两次电影,一次录像,一次校内文艺演出
开幕、闭幕式安全保卫
分组讨论地点安排按五组分,每组30~40人讨论安排
特邀代表的看望预先通知校领导
 
责任
分工
秘书组
制发会议通知红底烫金,会议正式通知10.15杨光汉
会议须知明确周到11.12
编排名单1.按地域编组;2.按研究内容编组11.4
会议日程、议程、作息时间预先提出方案,经碰头会认可即打印
代表及工作人员胸卡编号、分发、登记务必准确无误11.12
编写简报三期简报,力求第二天见面
记录人员将学生分三组,记录准,整理快
预订报纸每间房一份《长江日报》,有会议消息时每人一份
责任
分工
秘书组
集体照相安排安排好前排座位,后排估算准确11.12
预问气象分别向省台、武汉台预问会期天气情况11.13
公告栏在住宿处设一公告栏11.14
住房划分划分后,应印制成平面图,以便查找11.10
学生学习管理与安排11日动员,12日进入工作
 
续表
 
 
会 名(见题头)批准人批准时间
 
责任
分工
后勤组
负责人涂国栋
确定膳食标准4.00元/餐,每餐六菜一汤
进餐票证制发在会议报到日前发至专门人员负责分送代表
落实住房
保证供电向地区调度送交报告,
确保15日供电,校内电工值班
工作用车一辆面包车
接送代表团用车车队安排
参观武钢用车四辆大客车,17日上午18时招待所待命
医务人员
会场卫生
回程车(船、机)票会议报到时落实所有返程车、船、机票
经费落实由学校财务按办公会意见预拨2万元
预收票款伙食费、车票预售款由财务科负责,
会务费另行安排
财务结账财务应在代表离会前结清财务手续,
不耽误代表离会
票证发放
补假
集体照相椅、凳、桌安排与秘书组合作,搬运桌椅15日中午
 
第二单元会议组织控制
会议种类繁多,性质不同,目的各异,规模、会期也互有差异。因此,在会议工作具体实务操作过程中,采取的方法和措施也自然不同。只有充分了解各种会议的基本特点,做到心里有数,不断积累经验,才能使会务工作真正务实、高效、圆满。这里主要介绍常见的会议实务处理技巧和方法。
一、会议组织技巧
(一)如何选择和布置会场
1.会议场地选择对组织一些较大规模或重要性会议特别重要,主要掌握以下要点:
(1)足够的会议场地空间。这既为会议场地布置带来多种选择,也是保持会议室内良好空气、环境的需要。同时,会间休息时便于自由交流、活动。
(2)与会人员与会务组均感方便的场所,这是提高会议效率的需要。
(3)良好的照明、通风、保暖(或送凉)设备,这是保持与会人员良好精神状态的需要。
(4)完善的会议设备,除普通桌椅外,有时需要黑(白)板、视听器材(投影仪、幻灯机、
 
扩音设备等)以及各种不同会议所需的专用设备器材等。
(5)抗干扰。会议期间能有效地确保与会人员专心致志参加会议,避免噪音及其他干扰因素影响会议的正常进行。一般会议室内不装电话,会议中,门外挂上“正在开会,请勿打扰”等类似牌子。
2.会场布置要求
(1)会议桌椅安排。会议时间如果较长(1小时以上),要尽量安排桌子大一些,椅子有靠背,便于摊放会议资料,同时能减轻与会者身体疲劳。年长者居多的会议,自由讨论的会议,在桌椅安排上更多考虑舒适为主。
(2)照明光线。一般宜采用亲和的暖色灯光为主。既避免受强光照射刺眼引起疲劳,又利于与会者集中注意力。会议室窗帘应用遮光布。
(3)室内装饰。室内装饰并不是越高档豪华越好,而应根据会议中心议题,起到突出会议主题和烘托会议气氛的作用。主要考虑:
色调:与会议内容、对象、气氛相适应,并考虑季节因素。
徽标:在会场主席台或主席位的上方悬挂会标或会徽。
标语:在会场内或入口处适当挂一些与会议内容相关的庆祝性标语。标语文字力求通俗易懂,读来上口简短,多用口号式。
花草:是会议气氛营造的需要,既能保证会场的环境美化,也能创造会议的宽松气氛。一般安排在主席台底幕布下,主席台前排与代表席的隔离处、会场四周等。有时在专题发言席(演讲台)处放置鲜花,既庄重也美观。
旗帜:对一些党、政、团等政治性会议、企业商贸开幕式等会议上,在主席台底幕会标两边要挂10面红旗或竖一些彩旗,以烘托气氛。
(4)排列座次。这是很多会议必须要做的重要工作。大中型会议都需要排列座次,使与会人员有固定的座位,确保大会整齐、方便、有秩序。主席台与主桌席是排列重点。具体排列方法:
主席台和主桌席一般按职务身份排列;
代表席则按系统、区域、汉字(英文)、笔画或字母顺序排列;
正式代表在前列席,候补代表在后。
会议主持人的座位应事先决定,一般地说主持人的座位以会场主席台中央或稍中央为宜,以确保其主要角色地位。
发言席(报告者)一般安排在会场的中央位置,有时特设演讲台(报告席),以突出其中心地位。
会议秘书座位,原则上设在大会入口处。这样便于联系工作,便于会间调度又不影响整个会场秩序。
当然有些小型会议或普通事务性会议,对座次排列要求并不是很严,甚至是自由择座,但无论如何作为秘书人员,均需在座次排列后或是否进行座次排列都要征求领导的意见。
(二)会议议题确定
(1)提交会议讨论的议题资格。提交会议讨论的议题,一定要够得上会议讨论标准。即一般性事务议题,主管领导能解决的问题,不要放到集体会议上讨论。
(2)议题应有简要的文件或汇报提纲。
(3)议题及文字材料应事前经过领导人审批和专人对其内容及文字审核把关。
(4)议题选定、处理,均应当事前请主管领导人审定。
(5)适量的会议议题。议题过多,与会者不能充分发表意见,讨论仓促,容易忽视有关因素;议题太少,会议效率就显得低下,会议的必要性就值得怀疑。从这一点上来,会议议题宁肯多一些,也不要出现无事可讨论的尴尬局面。
(三)会议日程与时间的安排
会议日程是秘书人员对会议期间整个过程的框架安排,会议时间是对会议各个环节的具体时间分配。
1.会议日程确定一般根据召开会议的具体目的,确定总体安排。在具体运作过程中应特别注意以下因素:
一是事先安排好关键人物(重要领导人、发言者)等的时间。一些会议目的明确,缺少某个重要人物,会议效果则大打折扣甚至会议根本无法进行。所以先前应征求关键人物的意见,先确定其出席到会时间,再根据需要对其他环节作时间安排或调整。
二是考虑多数与会人员的情况确定日程。会前应充分调查与会人员的情况排出若干日程,最终确定合理的会议日程。
三是照顾特殊原因或因素。一些会议是历史沿革或特殊原因所致,如党、政府、军队、团、妇女组织等纪念性会议,尽管某些重要领导可能没空,但也应以大局为重。一般来说,关键人物也会考虑到这点,能准时到位。
四是例会制度不能随意改变。单位或部门原来确定的例会(年会、月会、周会制度等),没有特殊原因,不能随意取消或改变,以确保例会制度的严肃性、规范性,也是确保单位职能部门权威性的需要。
2.会议时间分配会议日程一旦确定,应该说,会议召开的时间也就可以确定了。特别注意的是,会议时间较长的,一定要安排好开(闭)幕式的具体时间,做到每个与会者心中有数,也便于安排会间活动。同时要注意每次召集时间不宜太长,以2小时左右为宜,避免因开会时间过长,引起与会者疲劳,降低会议工作效率。如确需将会议时间延长,中途可安排10~15分钟的休息。
(四)会议通知与会议材料
1.会议通知会议一旦决定召开,就要以书面形式分发通知。召开单位内部会议可以给每位参加者发一份通知,也可以用传阅形式通知,甚至可以布告栏上通知、电话通知或转告等。但一些较重要的、涉及外单位、部门的会议,尤其是地区性会议,地市级及以上规模的会议,撰写会议通知并及时发出就变得非常重要了。在撰写会议通知时,应重点抓住以下几方面因素:一是会议名称。如“浙江省教育厅高校招生工作会议” 、“浙江省高校财政拨款协调会”等;二是开会日期、时间、地点要明确;三是写明会议议题;四是附上必要会议资料,并注明名称、页数;五是写明与会者必须随带物品和费用预算等。有些全省乃至全国性会议,因与会者来自四面八方,路途遥远,开会通知中还应注明前往报到地点的具体交通路线等。
2.关于会议资料很多会议,为使与会者早日准备讨论内容或意见、建议,会议资料和会议通知一并发出。会议资料一般包含:一是对会议议题的主要说明,阐明会议目的与背景;二是对会议中要讨论议案的说明。
会议资料是与会者必要的参考资料,因此在准备会议资料时应做得精简、准确、必要、一目了然。
(五)会中茶水服务与会间膳食安排
1.茶水服务会中服务除了提供必要的资料准备、与会人员的引导、突发事件的处理等,很重要的一个环节是做好茶水服务工作。初一看,是一个很简单的工作,实际上是很有讲究的。在会中茶水服务过程中应做到:
(1)茶水端出时间要适当,会议时间长,要多次倒茶。
(2)倒茶姿势文雅,茶杯不要放在会议资料上,要慢倒轻放。
(3)先端给重要人物或外单位人员。
(4)准备充足的热水,方便与会人员随时能用。
(5)遇到像座谈会、商谈会等较宽松自由的聚会,可准备一些饮料或糖果,增加亲切感,改善会议气氛。
(6)大中型会议主要对主席台及前排重要代表席上茶水,小型会议直接上茶水。
2.会间膳食安排有很多会议,因开会时间较长,需要安排与会人员的用膳。因与会人员来自各个地方、单位,所以与一般的单位食堂用餐是不同的。合理安排用膳,是一件很细致,严肃的工作,要主动请示领导,再作妥善安排。并对不同的情况,不同的会议采取不同的方法。总结一般会议用餐的经验,在安排会议用膳,具体操作过程中,主要把握:
(1)在会议通知中注明是否用膳。用膳时统计人数要准确。
(2)预约订餐时,要明确交代具体时间、确保准时送来。
(3)注意用餐食物口味大众化与特殊化相结合。大中型会议,用膳人数多,以符合大多数人的口味为宜,对少数特殊情况者(少数民族、地域饮食习惯特殊、孕妇等)要事先了解清楚,以便给予适当照顾。
(4)因会议用膳人多、集中、量大,饮食卫生特别重要,以防食物变质、中毒事故发生。
(5)会议用膳力求经济实惠。
二、会议角色扮演
作为秘书人员,在各种会议中经常扮演不同角色。掌握会议不同角色的基本要领和技能,是一位秘书综合能力的基本要求。
(一)如何当好主持人
会议主持人,担负着控制会议有序进行的重任。他对会议良好氛围的营造和会议效率的提高起到了极其重要的作用。
1.主持原则
(1)善于调节各方意见。作为主持人,能及时收集获取与会人员的建议意见,主持人本身就是会议主办者和与会人员之间架起的桥梁和纽带。不宜将自己的意见强加给与会者,要善于协调。
(2)充分发扬民主。与会人员中的职位、资历虽有不同,在会议座次及发言安排上有所体现,但千万不能忽视与会人员中大多数职位低、资历浅的这部分人的作用。会议要给予与会人员平等发表意见的机会。发扬民主,是会议的基本原则。
(3)效率优先。无论什么会议,都必须在议程规定的一定时限内完成,力求高效率。作为主持人,在会前及时宣布会议纪律和要求,会中有效控制会议节奏,限时发言、讨论都是提高会议效率的有效方法。
(4)集中统一。主持人要与主办方领导及时交换沟通信息,利用自己的有效职权,集中统一指挥整个会议过程,这样能有效地将会议控制在议题范围。在会议结束前,主持人一般都要对本次会议作出简短精要的概括,表达会议成功之意。
2.主持人基本能力要求主持会议是一门学问,必须不断积累经验,才能使会议在主持人的引导下开得有条不紊。作为秘书人员,掌握这些基本功,是非常必要的。
(1)调研能力。就是主持人在会前应对整个会议的基本情况作认真调查、分析、研究,掌握一手材料,以便在主持时得心应手,避免因不了解情况而出现错误。
(2)洞察能力。作为主持人,要能够及时观察会场情况并及时作出反应。这要求主持人应当是思维敏捷、反应及时、应对自如的大会组织者。会场局面的控制和会场秩序的维护很大程度上取决于大会主持者的组织能力。
(3)判断能力。作为会议主持人,在充分遵从主要领导或主席团意见的前提下,对会议需要解决的情况不优柔寡断,犹豫不决,必须果断裁决。当然,并不是说主持人可以盲目拍板。
(4)表达能力。主持人的语言要求准确、简洁、有号召力。这要求主持人善于表达大会意图。我们经常看到一些主持人妙语连珠,使大会有声有色。所以说,语言艺术训练,是每位秘书人员的必修课。
(二)会议发言技巧
会议发言与平时一般交流时的用词、语调、神态均有很大区别。在稍大规模的会议上发言,对发言者来说,是有较高要求的。一般来说,发言者在发言时应掌握以下基本技巧:
1.语言通俗易懂除专业学术会议外,一般会议与会者学历层次,文化程度等相差很大。为加强沟通、交流,发言者所用语言应尽可能通俗易懂,避免出现深奥难懂、专业性很深的词汇。即使国家领导人的报告都是遵循这个基本原则的。
2.发言简洁明了除特殊需要(专题报告、学术研究等),一般性会议发言的时间长短均有明确规定,力求简明扼要。话说多了,易偏离议题中心,如果不是高明的演说者,泛泛而谈,更易引起与会者反感。
3.节奏快慢有序会议发言不是播音、朗读,它应该是随着内容的变化、会场的气氛及时变换语调和速度的。尽管多数会议用扩音设备,但仍要求发言时声音要大,发音要清晰,语速不宜太快,以便与会者听得清楚。当然,时快时慢,时轻时重都是会议需要决定的,这样使发言变得充满激情而娓娓动人,充满吸引力和号召力。
4.形体语言得体在发言过程中,加以适当、得体的形体语言(主要通过手势、脸部表情等),对提高会议发言的感染力能起到很大的作用。秘书人员在平时与人交谈时就要充分注意养成良好的习惯,善于发挥形体语言的作用,落落大方,温文尔雅。
5.保持双向交流发言时要面对观众,不要看天花板、地板或斜视,要善于把握会场气氛,将你的目光从一个人身上慢慢移向另一个人,让你的目光在每个人身上都停留片刻。如果感到这样不舒适或不习惯,那宁可把目光集中在会场尽头的某一点上,这比看天花板或地板要好些。将目光注视听众,就能保持与他们的交流。当然,在发言过程中,提一个小问题,讲一个笑话,也是经常采用的双向交流技巧。
三、会议控制技巧
(一)如何营造踊跃发言的氛围
在举行的各种会议中,我们经常看到,由于种种原因使会议“冷场”,这未必就是坏事,可能是与会者正在动脑筋思考问题。作为会议组织者此时不应慌张,应注意观察每位与会者的表情。要善于暗示和启发、鼓励其发言。通常采取以下方法:
1.主持或组织者要有幽默感这是在会议举行过程中适当运用幽默语言,提起与会者的精神和兴趣,使大家有亲切、轻松感,产生主动参与意识和欲望,关键要掌握一定的“度”。
2.供大家讨论的议题要具体组织者提供较具体的议题,便于大家在讨论时下手。如讨论来年计划时,可分阶段讨论。比如“明年第一季度主要任务是什么?” ,“哪个部门负责?”, “有什么任务指标?” 等。这些问题都很具体,便于大家针对性讨论,会议就不会“冷场”了。
3.会议组织者要创造民主气氛不要在会议上指责发言者,即使说错了,也不能当面点明,只能以解释的方式进行处理比较合适。千万不要以简单、粗鲁的方式行事。如果这样,要么对方沉默,要么互相争论,总之效果适得其反。
(二)如何缓解会议出现的紧张气氛
有时,会议可能出现一些意想不到的事情。有些人甚至利用会议这种特殊形式来发泄私人恩怨,使组织者难堪。作为秘书人员,面对这种情况,首先不要紧张害怕;其次不要以牙还牙,要保持自己的身份;再次就是要用巧妙的语言,从容对待。这需要组织者有良好的心理素质和综合能力。比如,一位与会人员指着你大声说道:“你算什么?照照镜子,看看你的模样!”这时你应该和气有礼地回答:“谢谢你的批评。真的,我在平时工作中确实还有很多需要改进的地方,自身努力也需要加强,幸亏大家都能给予真诚相助,才使我的工作得以顺利完成。我也衷心希望大家继续关心和支持我的工作,在此谢谢了!”如果这样,能有利于会议紧张气氛的缓解,也会赢得与会多数人的佩服、尊重,从而使他们的立场站到你的一边。要记住,对方的不理智,大家自有分辨。作为组织者的不理智,不仅会使会议因矛盾激化而进入僵局,而且会使大家认为你无能。
四、会议问与答的方法
在会议过程中,及时提问和恰到好处的解答能使会议质量上一个台阶,增色不少。作为秘书人员,掌握问与答的技巧是秘书做好会务工作基本的要求之一。
(一)会议提问方法
在会议进行过程中,经常会遇到不明白或需要加深理解的时候,为跟上会议进程,趁热打铁,有必要及时提问。然而提问是有讲究的,主要应从以下几方面考虑:
1.不明白的地方要及时提问,以便跟上会议节奏
2.正确选择提问对象如“我想请问大会主席……”“请问大会主持人……”等,提问对象一定要明确。
3.问题提得明确、精要不要一次提很多问题,也不要一个问题中含有太多的层次,以确保回答者“对症下药”,否则易造成回答者无从下手。
4.提问紧扣会议主题提问者一定要紧紧抓住会议议题,所提问题最忌不着边际,远离主题,否则会遭到主持人或答题者婉言拒绝,甚至难堪地反问。
5.提问不是指责提问的目的是想更深、更多地了解发言者的意图或精神,绝不是对发言者的无端指责或品头论足。提问不是辩论。这是提问者必需掌握的基本原则。
(二)会议解答提问的要领
当会议上有人向你提出问题时,如果给予恰当的回答,这既达到了对方的目的,也使你的发言获得了更大的成功,那么如何做到回答有方呢?
1.确认对方提问内容在听到对方提问后,稍思片刻,很有礼貌地问对方“你是问这个问题吗?”,“是想让我将刚才所说的作些说明吗?”等。这样一来,对方感到的是一种尊重,会对你产生一种亲切感,双方合作就容易顺利。
2.抓住问题要点回答有时提问者问题语言较长,层次也可能较多,但你要抓住最主要的一点展开回答,其他内容可附带说明,忌讳全面铺开。
3.答案既要明确,又留有余地意思是当对方提出问题后,尽可能给予清晰的回答,或肯定、或否定,但有时要善于将答案留有余地,巧用辞令。比如说:“我想是的。至于时间么,大约在国庆节之前能够完成。不过,这需要我们大家共同努力才行!”
4.回答内容要具体明确在会议回答问题时,千万不要说“我们有许多事情要做”,“我们还有很多方案有待讨论”“我们准备做一些工作,花一些力气”等此类的话,容易给人造成模棱两可、解决不了实际问题的不良印象。
 
 
第三单元会议文字工作
会务工作中,涉及文字工作的内容比较多。一般说来,有起草会议通知、工作报告、总结,做好会议记录,编写会议纪要等项工作。这里仅就会议记录、简报、会议纪要作简述。
一、会议记录
会议记录是会议情况的真实反映,也是检查会议决定事项执行情况的依据和凭证。它包括两部分:
第一部分是会议组织情况,要写明会议名称、届次数、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名与职务,稿末签上记录者的姓名。
以上这些项目多在会议主持人发言之前写好。
第二部分是会议内容。这是记录的主要部分,要将会议议题、讨论发言、形成的决议、尤其是主持人的结论性发言记录下来。
会议记录的方法有两种。
1.摘要记录这是一般会议通用的记录方式。不必有言必录,只记发言要点、结论和会议上讨论的问题,通过的决定、决议。
2.详细记录多用于领导班子的重要会议,如党委常委会、经理办公会等。要求有言必录,不能只搞提纲挈领式的记录,也不能只记结论,要尽量记原话,不改变原意。
做好摘要记录的关键在于:要对发言内容迅速作出分析,哪些可记,哪些可不记,有所取舍,适当归纳,扼要地记下重点,不可歪曲发言者的原意,不可遗漏发言者的主要观点。所谓重点,一般是指会议主持者和主要负责人的发言,也包括与会者的不同意见或有争议的问题,会议的决定或决议。所谓扼要,就是要记下发言人的主要观点和论据。
作详细记录,要求记录者认真负责,精力集中,一字一句谨记不放,特别要注意抓住发言人开始、转题、结论的语言。对通用词汇可采用简化方法,事后补正;涉及文件名称或便于查找的文件内容,可先省略后补记。有可能的话,可采用多人记录,综合整理;还可利用录音方式,修正补齐会议记录。能否作好会议记录,不完全是书写速度的问题,还是看记录人是否熟悉会议所涉及的内容。有的机关即使配了速记员,但记下来的内容往往并不合要求,甚至闹笑话,原因就在于记录人不熟悉会议内容,不了解实际情况。
会议结束后,记录人要全面检查记录,检查错漏字,字迹不清的地方和其他遗漏处要及时补写好,对会上没有弄清楚或发言者表述不清的地方,要及时找有关人员核对。
记录人必须遵守保密规定,不得泄露会议内容。会议记录要妥善保管,不得外传或遗失,并使用专用记录本,按规定定期归档。
二、会议简报
会期短、人数少的会议,不必出简报。人数多,会期较长的会,应搞好会议简报。
会议出简报的目的是交流情况,提高会议质量。简报应求新、求实、求短、求快。求新,即反映新经验、新情况、新问题;求实,就是反映情况要真实,不夸张,不缩小,事事要查对落实,不能马马虎虎;求短,就是文字简练,篇幅短小;求快,即迅速反映值得注意的问题,简报不抢时间、拖拖拉拉,就起不到指导会议的作用。
会议简报的主要写法有下面两种。
1.报道式写法这往往是由简报编写者将情况综合后,选取有价值的部分,用新闻消息报道的形式,反映会议全局或局部的进展情况。
2.转发式写法这种会议简报往往用于节录某组代表发言,照登某代表的倡议或意见。简报编写者“转发”这些发言或倡议时,往往加上简短的“按语”,强调“转发”内容的指导意义或参考价值。
会议简报应注意标题的选用,既要醒目,能吸引人看下去,又要实在,做到文题一致。
简报的印制数量和发送范围,应视内容而定,有的只送主席团,有的发到各组负责人,有的发到全体与会者。
三、会议纪要
会议纪要的内容可分两部分:
第一部分是会议情况简述。其中包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员,会议讨论的问题以及会议结果(包括对会议的基本估价)。
第二部分是会议主要内容的归纳。这是纪要的主体,应对会议讨论问题的基本结论和今后的任务作出具体的阐述。如会议内容较多,可以分列标题,逐段逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。
属于一般例行的办公会议,则可直接将会议的纪要,在结尾写出会议的号召,提出贯彻会议精神的阐发。有的会议纪要,特别是例行的会议,这一部分写得极简略,开门见山就是“×月×日会议,讨论和议定了以下问题”,结尾处才写会议主持者、参加者姓名等等。
会议纪要的第二部分,既是对会议主要内容的归纳,也是今后对会议贯彻执行的依据,应认真拟写。这部分写作要点是“纪实”和“扼要”。也就是说,纪要应忠实于会议实际,这也是拟写纪要的基本原则。纪要又应是对会议基本精神的提炼和概括,既要反映会议讨论情况,特别是领导人重要讲话精神,又必须是综理其要,不成为会议记录。拟写这部分内容,特别应注意条理要清晰,可用顺序号或小标题将各问题、决定、措施、要求分清楚。
写好会议纪要,文笔固然重要,但关键在于了解会议主旨,拟写纪要的人应自始至终参加会议,注意从发言和简报中收集素材,当会议进展到一定阶段,就可根据会议主旨和实际情况,拟出纪要的大体轮廓,进一步收集材料,加以充实并广泛征求意见。必要时,会议纪要的要点或提纲应经会议讨论,统一认识。纪要起草后,一般需经会议讨论,然后定稿。例行办公会的纪要,只需将会议讨论的若干问题结论明确后,直接拟写,由主管领导人或秘书部门负责人核准,即可发出,不必再经办公会通过。
 
 【实训】会务组织情景训练
一、训练目标
通过实训,掌握会议组织的全方位内容,掌握会议期间的组织、协调、服务的基本要求。
二、训练方案与要求
(一)训练要求
1.熟悉会议筹备方案的分工落实环节。
2.熟悉主持人、发言者、会议记录者等不同角色的基本要求。
3.熟悉会议的协调和服务要领。
4.熟悉会议期间文书工作。
(二)训练组织
1.以班为单位,举行一次“暑期大学生社会实践表彰大会”(模拟)。
2.情景模拟:设定上级领导、来宾若干人。
3.确立会议主持人、主要发言人。
4.成立会务服务组、秘书处。
(三)实训指导
1.对会议筹备方案、议题、议程审核。
2.大会服务组布置会场,做座位牌,座次排列;音响、话筒等准备。
3.会议主持人、发言人角色扮演。
4.颁奖次序与形式要求。
5.会中服务:茶水服务、资料分发、摄影等。
6.会议记录:要求与会者均作记录。
(四)训练作业
1.秘书组会后整理会议记录,出会议简报。秘书组:会议简报一份。
2.其他人每人会议记录一份。
【知识链接】
会议日程表
5教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会第四次会议
 
日程安排表
会期:2008年3月20—23日地点:浙江省湖州市
 
 时间项目内容主持人地点
3月20日
下午会议报到1.签到;2.交费;3.领取文件资料;4.安排住宿;5.订返程票。李柯
宗培玉湖州大厦总台
会务室907房
3月20日
晚7:30会务组
会议1.研究会议细节安排;
2.确定讨论要点。孙汝建另行通知
 
续表
 
 3月21日
上午8:30开幕式与
专题报告1.介绍到会领导、来宾;
2.主任委员孙汝建教授致辞;
3.湖州职业技术学院领导讲话;
4.9:30:集体合影;
5.孙汝建教授介绍会议主要议题;
6.湖职院吴建设教授介绍文秘主干课程标准开发;
7.兄弟院校介绍文秘专业主要课程设置情况(每校10分钟)。孙汝建湖职院5号会议室
(陆中恺老师摄影)
3月21日
下午13:30专题讨论1.高职高专文秘专业主干课程标准(草案)讨论;
2.高职高专文秘专业教材开发编撰讨论。任鹰荻港渔庄会议室
全体人员
3月21日
晚上17:00晚宴校领导宴请湖职院
校领导荻港渔庄
 
3月22日
上午8:30
教指委委员
会议1.教指委文秘专业课题选题事项讨论;
2.高职高专文秘专业教材开发编撰讨论。孙汝建湖职院1号会议室
校际专业交流
(特邀代表)文秘专业建设交流与实训中心参观丁国强人文分院6410
会议室
3月22日
下午13:30教指委委员
会议1.首批教指委文秘专业课题申报确定;
2.首批高职高专文秘专业教材开发课程名单确定。杨群欢湖职院1号会议室
兄弟院校代表自由活动人文
分院机动
 
3月22日
晚上19:00校方组织联谊活动人文
分院湖州大厦
3月23日
上午会议结束,代表返程
备注:早餐,7:00;午餐,11:30;晚餐,17:30。
会务组负责安排湖州大厦专车接送到会场,上车时间:上午8:00;下午13:15。
会务组联系电话:办公室:05722364208,湖州大厦2035888转907室。
教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会第四次会议会务组 
二○○八年三月二十日
 
 资料二会议简报、会议纪要例文
会议简报范例
全国高等院校秘书学教学经验交流会会议简报
(第一期)
大会开幕盛况
全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会于十一月十五日在江汉大学召开。
出席开幕式的有中共中央办公厅秘书局副局长李欣,光明日报社学校教育部高级编辑陈季子,中共湖北省委办公厅副主任金启芳,湖北省行政管理学会筹备组负责人、省编制办公室副主任戴国家,市政府办公室副主任叶竞生,华中工学院副院长姚启和,以及来自全国28个省、市、自治区、一百二十多个大专院校的近190名代表。
江汉大学校长王千弓同志致了开幕词。李欣、金启芳、李涌泉和姚启和等同志讲了话。中国写作协会副会长周姬昌、武汉大学党办主任张清明和四川省电子工业秘书学会代表邹厚荣向大会致了贺词。学会秘书长张金芳汇报了学会成立一年来的工作情况。
开幕式后,全体特邀代表和与会专家、学者合影留念。
论文交流拉开序幕
十五日下午,代表们在秘书学教学和专业建设方面,展开了热烈的讨论。
成都大学常崇宜老师就当前秘书专业建设中的一些问题谈了他的四点看法:
首先,他认为把秘书看成单纯的“秀才”与“笔杆子”是片面的,并提出应分清秘书与中文两专业的关系,尽快建立独立的秘书学系。其次,在秘书专业的培养目标方面提出了当前有笼统化和忽视办事能力培养的问题,他认为应当开始考虑分层次、分战线、分工种去确定专业的培养目标。第三,他认为秘书专业基础课应是语文、数学、外语,尤其认为数学和外语应摆到新的位置。最后,他谈到了解决专业师资的问题、认为应通过将青年教师送到实践中去体验工作再回来上课与请老秘书讲课这两种途径解决师资问题。
大连工学院陶菊怀老师作了题为《创办秘书专业的两个问题》的发言。她认为,培养目标应从社会主义经济、科技和社会发展对秘书工作的需要出发,从如何适应国家的要求着想。
她还谈到目前培养两年制大专的秘书人才是必要的,可以快出人才;但要尽快举办四年制的大学本科,这将不仅大大提高秘书的质量,而且也可以解决秘书学专业的专业师资问题。我们应当为实现这一目标,为社会主义现代化建设培养质量更高的秘书人才而努力。
汕头大学林鸿荣同志有以下观点:
1.创新业、育新人、注意共性,更要办出各校自身应有的特色
既然是应用文科,“用”是共性,“杂”家也是共性。汕头大学招生对象面向广东、港澳、办学方针是“立足澳东、面向全省、对外开放”。全国四个经济特区,广东三个,汕大在特区,加之,广东和海南更是中央特允实行特殊政策的地方,汕大理所当然要办出一个“特”字。
2.培育秘书人才必须注意通专兼备和文理渗透
(1)课程设置既要重视基础性又要重视专业性,既要突出文秘性又要注意综合性。
(2)教学方法的改革既应体现知识数量的丰富性与智能结构完善化的辩证统一,又特别强调早期实践的穿插,以培养实干、应变能力。
上海大学文学院黄立新同志在大会上交流了他们的教学计划。他提出,秘书专业教学中应注重理论联系实际,重视实习环节。另外,他还提出从秘书专科生中择优选拔部分学生继续深造,办秘书本科的设想。还有其他院校代表也在会上作了发言。
★会议纪要范例
教育部文秘类专业教学指导委员会第四次会议
会议纪要
文教指委〔2008〕2号
2008年3月21日上午8点30分,“教育部文秘类专业教指委第四次会议”在浙江省湖州职业技术学院隆重举行。会议由教育部文秘类专业教学指导委员会主任委员、南通大学文学院院长孙汝建教授主持。东道主湖州职业技术学院院长胡世明致辞,向全体与会代表表示热烈欢迎,并介绍了该校整体发展情况。副院长丁继安教授参加了开幕式。
3月21日下午~22日,教指委根据会议安排,分专家组和特邀代表组分组对专业建设、课程体系、课程标准以及课题研究等专题进行讨论,由教指委副主任任鹰教授主持。教指委全体专家对由湖州职业技术学院牵头负责的《文秘专业主干课程国家标准开发》课程组前期所作的卓有成效的工作给予了高度肯定和赞扬。对《秘书理论与实务》、《文书与档案》、《办公自动化》、《文秘应用写作》等四门专业核心课程标准进行了认真、细致地讨论。由于课程标准是在前期足够翔实的调研基础上开发的,并经过国内课程标准研究专家学者的充分论证,因此,教指委一致认为四门课程标准具有客观性、先进性、职业性和可行性,为文秘专业其他课程标准的开发提供了有效的摹本和依据。并针对各门课程提出了相应的完善意见和建议。将在2008年6月底向全国推出(国家)文秘专业标准和课程体系,确定专业核心课程,并逐渐推出核心课程标准,编写规划教材。
专家会上,孙汝建教授重点介绍了文秘类专业教指委的工作重点。其中2008年的工作重点,除了每年例行会议组织外,主要包括骨干师资培训、课程标准开发、课题研究立项、精品课程建设、实训基地建设、规划教材建设、秘书技能大赛(全国)以及国际学术交流等。会议决定教指委要加强组织内部建设,由开封大学李光教授、四川职业技术学院王金星教授、湖州职业技术学院杨群欢教授分别负责师资培训、实训基地建设、人才培养模式和专业课题研究等相关内容。会上认为,为加强文秘专业教学改革研究,将在全国范围内积极组织教育部文秘类专业教学指导委员会课题研究。会上决定《文秘专业标准和课程体系改革》作为2008年重点研究课题,由湖州职业技术学院杨群欢教授担任课题组长,李光教授、陈江平副教授、王箕裘副教授为副组长,全面深入调研和研究。其他课题将在近期在全国范围内实行申报、审批。
会议决定教育部文秘类专业教指委第五次会议将于今年10月在福建泉州进行。
另外,本次会议期间,来自全国各地的30余位专家和代表参观了湖州职业技术学院浙江省重点建设专业文秘专业实训基地,对该校文秘专业的成功改革给予了高度评价。大家就如何有效开展文秘专业建设、加强课程改革和实训基地建设开展了广泛交流。
本次教指委会议形成的各项决议,将在向教育部汇报后逐项落实。
 教育部文秘类专业教学指导委员会第四次会议秘书处
 二○○八年三月二十三日

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