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杨群欢教授:秘书理论与实务课程技能训练:模块一 秘书职场认识与基本素养 项目一 秘书职场基本认识

发布时间:2013-05-29  来源:原创  作者:杨群欢教授  发布者:网络秘书  浏览次数:1302  
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模块一  秘书职场认识与基本素养

项目一   秘书职场基本认识

学习目标

知识目标

Ø 了解秘书的定义、种类和角色,理解秘书工作的特点、内容和原则,对秘书和秘书工作有一个初步的认识。

Ø 养成秘书职业意识的重要性。

能力目标

Ø 能区分不同类型的秘书,分别理解其作用。

工作任务

Ø 任务一:秘书职场基本认识。

Ø 任务二:新时期秘书工作特点分析。

技能训练

训练一  案例讨论

一、训练目标

通过案例分析与训练,熟练地掌握有效发挥秘书作用的技能。

二、训练方案与要求

讨论案例一:季市长与他的秘书

与季市长接触过的中外朋友,没有一个不敬佩他学识渊博。和他见面后,文学艺术家会把他看做知己;工程技术专家把他看成同行;井下工人和他见面后说他是贴心人;种地的老农乐意与他扳着手指谈收成;就是那些在自己研究领域里痴迷的“怪人”,也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子知道,老季不过是比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面,还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。

季市长上任伊始,就发现办公厅秘书处老许学识渊博,功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待,许秘书为此准备了谈话提纲。会谈中,季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析,而且展望了未来的发展,对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个抻出大拇指赞不绝口,说季市长的见解精辟,有独到之外,对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来,季市长又接见了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中,不仅掌握了本省本市的古文化遗产,而且对我国最新考古成果也了解得比较全面,特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下问旁人,季市长是否是考古学者出身?当他得知市长原来是搞建筑的专业人员时,惊奇得目瞪口呆。

一天,日本一个建筑代表团要来访问。季市长认为自己是搞建筑出身,又当城建系统领导多年,对建筑行业的情况还比较了解的。因为工作忙,所以没有去看许秘书为他准备的资料。结果,在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时,季市长一时难以说清楚。好在许秘书在座,礼貌而自然地接过话题,既回答了客人提出的问题,也顾及了领导的威信。从那以后,市长每天下班总要看看办公桌有没有许秘书留下的资料。如果有,他一定要带在身边。哪怕工作到深夜,他也要把许秘书留的资料读完、记住。

前不久,许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国生物代表团前来访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考资料,请来了高校和科研单位的水生物方面的专家,结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。明天就要与美国朋友会谈,市长下班时习惯地看看自己的办公桌,只见一份水生物研究方面的综合资料,照例已放在那儿。许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天,那些专家们没写出综合材料,办公厅只得安排他们一起出席座谈,以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如,旁征博引,毫无外行窘态。不仅美联社国专家对市的学识感到吃惊,连本市的学者也大为赞叹。

老许与市长配合了四年,市长的书籍和资料增加了五倍。市长升任省长后,每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退休了,但被他画着各种符号的各类资料,还经常在原任市、现在的省长的手中、枕下和书桌上。

分析思考:

1.通过案例分析,如何理解市长夫人对市长的评价:“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面,还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。”

2.从案例中可以看出许秘书在幕后的辛勤工作,对领导人季市长起了哪些积极的作用?

3.若你担任市长秘书,要产生像许秘书这样有效的辅助效果,你将做哪些方面的准备?

讨论案例二:交印

老陈上月办了退休手续,接替他工作的是刚考进机关的小刘。小刘学的是档案专业,做机要秘书比较合适。然而,老陈办过手续后仍照常上班,还是那样上班提前半小时、下班推迟半小时的几十年的老习惯。

有人说他:“老陈啊,该歇息了!”言外之意,退休了,还上班干吗?老陈笑笑:“小刘刚来,让人家熟悉熟悉。”

其实,他何尝不愿休息呢?老伴得了中风,在家要人照顾;儿子、媳妇都上班,小孙女儿在幼儿园要人接送;八十多岁的老母亲行动不便,要人服务侍;本人也有慢支气管炎,经常发作。对他来说,退休再需要不过了。因为没有合适的人选,所以退休年龄到后又延长了半年,才办了手续。如今,老陈不是不想休息,而是有一桩心事未了。老陈干机要秘书快四十年了。那时组织上分配他干此项工作,他还是血气方刚的小伙子,如今已做爷爷了。随着岁月的流逝,他黑发变成了白头。主任换了几位,与他同进机关的人,有的当厅级领导,有升为处级干部,可他却依然只是个副科级机要秘书,长年累月同文件、章印打交道。但他看别人提升从不眼红,也没有牢骚。他感到最大的欣慰是,几十年没有丢失过一份文件,没有错盖过一次章印,也没有发生过任何失密、泄密的事。年年被评为机要工作的先进工作单位,锦旗、奖状挂满墙。

使他终生难忘的是在“文革”动乱时期,“造反派”夺权,逼他交出大印。他严词拒绝:“政府大印是人民交给我保管的,没有组织的命令,我宁死也不能交出!”为此,他被打成“保皇派”、“死硬派”、“黑线人物”,挂牌子、戴高帽,遭受批判、揪斗,至今脸上还有被“造反派”殴打而留下的伤疤。

这一段经历,他都对小刘讲了。

现在,唯一使他放心不下的是墙上的锦旗、奖状能否保得住,先进单位能否延续下来。因此,他把其他工作都交给小刘,只是印盒的钥匙还未移交,每天仍带着钥匙上班,有用印的事,把钥匙交小刘处理,自己在旁边看着。当然,小刘用过后也不便把钥匙留下,仍交还给他保管。在一个多月的时间里,老陈与其说是帮忙,让小刘熟悉情况,不如说是观察小刘的行为。小刘在工作中的每个细节,他都看在眼里、记在心里,尤其是用印盖印管印看得格外仔细,不仅看他的操作方法是否规范,而且看他有无认真负责的态度。

一天下班前,某部门办事人员抱着一堆文件来付印,并且说:分管领导已经同意了,他正在下会,叫先付印寄发,会后补签。小刘没有同意,他说:“要领导签发后才能付印,这是制度。”那位同志说:“领散会后就要下班了,再盖印今天来不及发出了。”小刘说:“没问题,我等领导签名册过字后用印,下班可以延迟,帮你把文件发出再下班。”最后,他待领导签过字,帮来人把文件送到邮局,直到晚上九点才回家。

老陈对这件事非常满意,他觉得小刘合格了。第二天一上班,他就从保险柜里捧出印盒,在身边拿出钥匙,招呼小刘:“我今天正式把政府大印移交给你,请你验收!从今天起,你就是政府章印的掌管者。这个责任重大啊!”

小刘打开印盒,里面放着黄灿灿的政府大印和调好的红彤彤的印油,红得分外鲜艳。

分析思考:

1.案例中老陈这个人物给你怎么样的启示?

2.老陈为何迟迟不交印盒的钥匙?

3.小刘是一位合格的机要秘书吗?

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