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杨群欢教授:秘书理论与实务课程技能训练:模块二 秘书事务工作 项目一 工作环境管理

发布时间:2013-05-29  来源:原创  作者:杨群欢教授  发布者:网络秘书  浏览次数:1053  
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模块二  秘书事务工作

项目一  工作环境管理

学习目标

知识目标

Ø 了解秘书工作环境的特点。

Ø 了解办公室空间设计。

Ø 掌握政府机关的职能部门划分。

Ø 熟悉民营企业、街道、社区等单位的职能部门划分。

能力目标

Ø 能够规范合理放置办公设备。

Ø 能根据工作需要和职能合理布局办公室。

Ø 能熟练规范使用办公室优化设备。

Ø 能熟练进行企业组织结构与部门的职能划分

工作任务

Ø 任务一:秘书工作环境分析。

Ø 任务二:单位职能机构的组织划分。

Ø 任务三:办公室空间设计。

模块二    技能训练

训练一  设计公司详细组织结构图和商业文件

一、训练目标

通过训练,学生能准确地为公司各职位在组织结构图中定位,熟练掌握商业文件流的程序。

二、训练方案与要求

1.请为你熟悉的某公司设计一个详细的组织结构图。

2.现有一家电脑公司,请将下列职位归入组织结构图中合适的位置。

总经理助理      行政办公室     总经理     销售部

董事会          计划财务部     推销员     车间

生产部          市场部         会计       出纳

3.模拟训练

秘书决定为自己的办公室购买一台新的计算机,经过有关领导的同意,他看了一位操作员的演示以后,选好了满意的机型号,开始订购。

演员:

买方:公司秘书  公司的采购员  公司的财务部职员  公司的仓库保管员

卖方:电脑公司的销售部门职员

以上演员都在模拟办公室里,各就各位,每人办公桌上放置一台电脑和打印机。请演示从发出订购单开始公司与电脑公司之间形成的商业文件流的程序。

 以上训练可分组进行。

训练二  办公室空间与环境布置设计

一、训练目标

通过训练,能较科学、合理地为秘书工作场所进行空间设计和设备等布置

二、训练方案与要求

1.办公室空间与设备情况

某公司行政办公室,长9米,宽5米,办公室大门居左,由北入内,窗户朝南居中。办公室主任一人,行政秘书一人,文员一人。办公桌、椅子三套,接待沙发一对,茶几一个。打印机两台,传真机一台,普通电话机两部,3P柜机空调一个,饮水机一个,书柜两个。绿色植物与饰物、文具若干,

2.基本要求:请从办公功能和工作职能合理的角度为办公室进行空间设计。画出基本空间设计示意图,并用文字说明。

训练提示:参考前面“办公房间布置应注意以下原则”。 

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