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杨群欢教授:秘书理论与实务课程技能训练:模块二 秘书事务工作 项目三 领导约会与商务旅行安排

发布时间:2013-05-29  来源:原创  作者:杨群欢教授  发布者:网络秘书  浏览次数:1279  
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模块二  秘书事务工作

项目三   领导约会与商务旅行安排

学习目标

知识目标

Ø 掌握约会、商务活动安排的程序。

能力目标

Ø 能够为领导合理安排约会。

Ø 能够为领导拟订商务旅行计划。

工作任务

Ø 任务一:领导约会安排。

Ø 任务二:领导商务旅行安排。

技能训练

训练一  实务训练法――约会事务安排

一、训练目标

通过秘书的实务处理具体训练,了解并掌握约会的程序与注意事项。

二、训练方案与要求

将班上同学以自然小组为一个单位,确定各组负责人。结合下列场景,由两位同学扮演角色AB,进行实务训练。然后分组讨论并回答有关问题。

场景:你是杭州丝绸公司秘书A,省外贸进出口公司业务处处长B,欲约你公司王总周五晚聚餐。B拨通你的电话。

A:你好,这里是杭州丝绸公司,我是秘书A,请问什么事?

B:你好,我是省外贸进出口公司业务处B,我想约你公司王总谈谈2004年秋季丝绸出口中东的有关事宜,能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗?

A:(停顿)想约王总吃饭,周五晚上?

B:是的。请你安排一下。

A:(停顿)那我来查一下王总的工作安排表。(翻开记事本)对不起,周五晚上恐怕不行,王总要参加一个同学会。下周四、五都有空,要不安排在下周五?具体时间我们再联系,好吗?

B:(停顿)嗯——好的,我会通知你的。

A:(停顿,待答复)好的,那我等你电话,再见。

讨论问题:

1.接约见电话时应注意什么问题?

2.秘书A的电话回复中,体现了约会工作的什么原则?

3.从上面电话片段中,可以看出秘书的哪些优点?

4.情景训练与讨论20分钟,教师总结510分钟。

(三)课外训练与案例思考

1.请安排一次事务性约会,设计约会卡。

2.思考:当对方要变更约会时间时,你应怎样处理较为妥当?

训练二  案例讨论

一、训练目标

通过王秘书的事务处理环节分析讨论,了解并掌握秘书事务处理的规范性。

二、训练方案与要求

王秘书在接到一位重要客户电话后,要请示领导该如何处理与客户的商务。此时领导正在会见一位来自韩国的客商,洽谈2008年春季竹工艺品的出口事宜。这时,王秘书就敲门请总经理出来,并请总经理马上给那位客户去个电话,给予答复。针对王秘书的这种处理方法,你怎么想的?讨论:

1.王秘书当时的处理方法是否合理?

2.你认为怎样处理合适?

说明: 

1.分组讨论,并确定小组中心发言人;

2.问卷调查,每组一份;

3.分组讨论;

4.代表发言由小组中心发言人总结小组答卷情况;

5.教师总结。

训练三  情景模拟训练

一、训练内容

设计商务旅行方案。

二、训练目标

通过训练,使学生能根据具体情况,较熟练地掌握旅行基本程序与要求,安排好日程,最终有效安排领导旅行。

三、训练方案与要求

(一)情景设置

杭州某公司领导因公务需要,要携王秘书到西安出差,主要是洽谈合作项目前期有关事宜。

(二)训练过程

1.同学担任王秘书角色,开展实务训练:

(1)收集西安公司的有关材料;

(2)选择去西安的旅行方式,查询杭州到西安的火车、航空等信息资料。书面整理(车次、航班、价位、起讫时间)等。

(3)预订车、机票程序熟悉

①收集当地预订票受理点电话、地点、联系人;

②了解预订火车、飞机票的基本程序,业余时间学生到有关受理点询问(或电话询问),书面整理。

(4)预订西安客房及注意事项

①以所在学校为对象,收集本单位外出人员差旅费报销标准;

②西安宾馆了解、资料查询、选择;

③客房预定程序。

2.拟定一份旅行方案。

3.分析与总结(教师)

(1)学生在收集资料、实务训练中的不足分析;

(2)学生拟定旅行方案的合理性分析。

注意,以上训练很多环节可以是真实的,应该做到实质性的训练。

2.时区计算训练

(1)教师分发时区计算训练表,每人一份,5-10分钟计算完毕;

(2)教师宣布标准答案;

(3)教师分析时区计算规律及日常知识。

附:时区计算表(填上空格内容)

表5-2  时区计算表

旧金山

伦敦

格林威治标准时间

北京

东京

悉尼

10∶00

10∶00

10∶00

12∶00

8∶00

12∶00

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