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序言:我为自己当秘书

发布时间:2013-01-10  来源:原创  作者:孙汝建教授  发布者:网络秘书  浏览次数:1091  
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序言:我为自己当秘书
2011年教育部本科专业目录进行了调整,在教育学门类下,设了三个类:教育学类、体育学类、职业技术教育类。在职业技术教育类中,专门设了“文秘教育”,这表明教育部对文秘教育的重视。
秘书有文有武,但文武双全的秘书并不多见。“文秘”又叫“文员”“文书”,传统的文秘就是文字秘书。除了“文秘”之外还有“武秘”,主要是由文秘专业安全保卫方向来培养。
有人说,动嘴的往往是领导,动笔的往往是秘书,这话只说对了一半。
秘书文稿又称领导文稿,有的是由秘书写的,也有领导自己写的,但大多是由秘书操笔。有人讽刺个别领导,除了领导家里小孩的作业、领导的情书和账本,其他要写的都属于秘书文稿。当然,这只是戏谑之言,不必计较。
目前的一线秘书大体有两种:一是从高校秘书专业或方向毕业的,一是由文科(少数是非文科专业的)某个专业毕业的。就高职高专而言,截至2011年11月,我国(港澳台除外)有764所高职高专开设了文秘专业,注明方向的有60多个。如:涉外、国际商务、行政、企业、速录、速记、办公自动化、人力资源法律、司法、建筑策划、工商、经理助理、文化事业管理、安全保卫、双语(中英、中日等)、餐旅管理媒体资产管理公共关系高级文员铁路站务电子政务财会事务工程秘书新媒体办公室文员外企文员金融企业商务信息化活动策划与组织文化与传播社会事务管理会展、文案、公关与策划等。
文秘专业的不同方向,大多开设基础写作和应用写作。基础写作主要是讲一些写作方面的基础知识。应用写作通常是由教师讲一点秘书文稿的写作程式,给出模拟情景,让学生去模拟写作。其实,模拟的情境是人为设计的情境,与实战情境差距较大,再好的模拟实训都不如在一线实战。模拟情境中写出的秘书文稿拿到现实生活中很少能用得上,有很多写作老师只会在岸上讲游泳,缺少下水游泳的本领,老师写出的秘书文稿拿到现实生活中能用的也很少。结果是:老师对学生失望、社会对老师失望,这不能不说是一种遗憾。
这样的遗憾在领导干部中也很普遍。“文章不厌百回改。”领导常常用这样的话来勉励身边的秘书。意思是说,反复修改的文章才能出彩,秘书文稿出彩了,领导的讲话才有可能出彩。我要说的是:“文章不妨自己写。”这是我说给领导干部听的。领导自己亲自“下水”操笔,才不会脱离实际。让秘书写文稿固然是一种工作安排,是一种时尚,是一种派头,但领导和秘书的思想不可能是两个同心圆,秘书不是领导思想的应声虫,不可能完全做到领导想什么秘书就能写出什么。
领导干部只要有机会就要多写秘书文稿或领导文稿。我这样倡导,并不是希望秘书下岗,而是倡导领导们动手动脑,不妨借诸笔端,去触及社会问题的底层。当然,前提是:领导要有动手动脑的本领,要有写作的习惯,还要有写作的时间。我发出如此倡议,决不是要搞一刀切。否则也会带来严重的社会问题:大量一线秘书下岗,高校秘书专业的学生分配不了,秘书专业甚至停止招生,后果不堪设想。
其实,当秘书很难,秘书的工作职责要求秘书什么都要会:办事、办会、办文。就拿写文稿来说,领导在不同场合讲话,对不同问题作指示等等,秘书要会围着领导学会“因境作文”,这就要求秘书什么都得懂,最好能“包打天下”。因此,在一线工作的秘书,有很多人一直向往着“千年媳妇熬成婆”。他们感叹:“当领导易,当秘书难!”
讲到秘书写作,我想起古人讲的那句话“文无定法”。如果是那样的话,秘书写作课就无法讲了。其实,“文”还是有“定法”的,目前的秘书写作课所教的大多是秘书写作的“通则”,如大会报告怎么写、请示怎么写、通知怎么写等等。
秘书写作是处在“有法”与“无法”之间的。比如,写公文当然有固定的程式,程式选定以后,怎样表达是无定的,这说明秘书写作确有“文有定法”的一面。但是,秘书写作还有“文无定法”的一面。如,在大学三年级,我曾写过一篇文章《教师的品德与修养》,发表在1980年《江苏教育》杂志第十二期上,那篇文章除了标题和署名是我的,其他文字都是“抄”的别人的,我根据文章的内在逻辑关系,把关于教师的名言剪接成篇,并一一注明出处,我是用“蒙太奇手法”或称“剪刀浆糊法”写成的,很少有人会这么写,也不敢这么写。此外,我还采用“穿靴戴帽法”写过另一篇文章,是在一篇经典的短文前面加上按语,后面加上几句评论。我举这两个例子是说明写作确实有“文无定法”的一面,上面讲的那两篇文章要说有法就是“蒙太奇法”和“穿靴戴帽法”。秘书写作一方面要注重有定的训练,同时更要注重无定的训练,后者是教学的重点和难点。目前的秘书写作教学好像有点前重后轻,过于注重形式,忽视了内容。秘书写作既是一门学问又是一种技能,要让秘书写作成为有用的学问,决不能把写作简单地看成是写作术,更要重视相关知识的积累,注重思维的训练,要把秘书写作作为实务来抓。在秘书文稿的写作上,形式易懂,内容难学。学“有定”(程式)容易,掌握“无定”(书面表达)太难,表达的功夫在“诗外”,秘书写作要苦练“诗外”的功夫。有一次,我陪同江苏省人大领导到启东市视察农业工作,会议结束前要我讲话,其实,农业的重要性实在没有什么可讲的,但又推辞不了。讲话一开始,我就要求与会者张开嘴巴,用手掌比划一下有多大面积,然后发挥想象,把自己嘴巴的面积乘以13亿,看看有多大的缺口,每天派人往里面扔粮食、扔素菜、扔水果,能扔得都扔,你说农业重要不重要?这个问题讲完了当然还讲了其他问题。这种讲话只能因境设辞、现场发挥,秘书写不出来,这就是“诗外”的功夫。社会语言学讲究特定情境中的特定话语,即“何人何时何地对何人说何种话语”,语文特级教师李吉林根据语境理论创立的语文情境教学法,对秘书写作也很有启示:文秘写作教学除了教学生一些基本的写作知识,更重要的是在具体情境中加强写作训练,训练方法有二:一是在模拟情境中的训练,二是在实战情境中的训练。
我对秘书写作的这些体会,有的来自书本,有的来自参政议政和管理工作的实践。
1976年以来,我一直在学校读书、教书、写书,与书结下不解之缘。1992年以来我开始参政议政,我曾经先后担任南通市人大常委会副主任,民进南通市委主任委员,南通市文化局副局长,江苏省政协常委,南通市政协常委,民进江苏省委常委,南通大学文学院院长,南通大学旅游文化研究所所长,南通大学江海文化研究中心副主任,南通大学语言文字工作委员会副主任,江苏省语言学会副会长,南通师范学院中文系主任,南通师范学院科研处副处长,南通师专师资科研处副处长。现任华侨大学华文学院院长,教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会主任委员,中国修辞学会副秘书长。
多重岗位的实践,为观察社会提供了多维视角。丰富的阅历,为社会现象的思考积淀了火花。闲暇中,我喜欢写点轻松的文稿。我虽然没有学过秘书专业,但我长期以来养成了“为自己当秘书”的写作习惯,撰写了秘书文稿160多篇。如何让这些秘书文稿对文秘写作实训尤其是秘书写作实战有益?对一线秘书的写作有益?对领导干部“下水”操笔有益?对写作爱好者有益?我一直认为:再好的实训都不如实战,目前的秘书写作教学利用模拟情境进行实训,与一线秘书的写作差距很大,秘书写作教学要一改模拟实训的传统,在实战中训练文秘写作,2010年,我为浙江丽水职业技术学院“市点”秘书公司剪彩,该校让秘书专业的学生直接到秘书一线磨砺,包括参与秘书文稿写作实战训练,这种做法值得倡导。
现在好多学校的秘书专业把秘书文稿写作简单地看成是写作训练,这并不全面。秘书文稿写作不仅仅是一个写作学的概念,更是一种秘书写作实务。作为实务的秘书写作,需要秘书处理一系列与写作相关的实务,包括与领导沟通、了解领导意图、收集有关信息与数据、阅读参考文献、厘清思路、形成初稿、征求意见、反复修改等环节。我在多种领导岗位任职,对这一点体会尤为深刻。
基于这样的想法,我从撰写的160多篇秘书文稿中选择86篇,分文学艺术、参政议政、高校管理三编,一共有86个写作训练点,每个训练点都按照“实训科目”“写作提示”“知识链接”“例文推荐”“背景说明”的体例编排,例文虽然大多公开发表过,但书中的“例文”绝对不是“范文”,它们只是用来“谈兵”的一张张“纸”,没有这样的“纸”,“谈兵”就没有抓手。由于作者主要是以江苏和福建为中心参政议政,所选“例文”难免带有地域性;又由于作者主要是在文化界、教育界参政议政,其他领域的秘书文稿如企业、商务等领域涉及不多,但愿本书能起到“举一反三”的作用。
2011年5月至7月,我参加华侨大学第三批中层干部赴台研修班,在台湾学习42天,有机会接触台湾高校、企业的秘书,我借鉴海峡两岸秘书文稿写作的得失,重新考量秘书文稿写作实务,对书稿作了进一步润色。我要感谢华侨大学给我赴台学习的机会,也感谢大连理工大学出版社王晓历老师为本书付出的辛勤劳动。
该书的出版得到以下课题的资助:教育部课题“文秘专业规范研制”(教育部高教司[2009]169号文《关于继续开展“专业规范研制”项目建设的通知》)。教育部课题“中国城市语言文字规范化工作评估指导标准研究”(09YJA740064)。没有方方面面的支持,这项成果是很难面世的。
孙汝建
                                                       2011年12月于厦门
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