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第二单元 现代法定公文

发布时间:2012-12-25  来源:原创  作者:主编:卢如华 张艳辉 副主编:伍丹 姚明明  发布者:网络秘书  浏览次数:1203  
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第二单元现代法定公文
 1.最高人民法院最高人民检察院关于不再追诉去
2.台人员在中华人民共和国成立后当地人民政权
3.建立前的犯罪行为的公告
4.关于维护铁路运输秩序保障列车正常运行的通告
5.关于做好网上传递文字信息工作的通知
6.××市卫生局关于医生张××滥用麻醉药品造成
7.医疗事故的通报
8.××省人民政府关于××市第三棉花加工厂特大
9.火灾事故检查处理情况的报告
10.××县邮政局关于增设中兴街邮政营业所的请示
11.北京市人民政府关于在中关村科技园区开展政府
12.采购自主创新产品试点工作的意见
13.关于收到腾讯公益慈善基金会转来壹基金腾讯网
14.友地震捐款的确认函
 
第二单元现代法定公文
五四新文化运动以后,公文用语改文言为白话,白话文、简化汉字逐渐取得法定地位。民国政府废除封建文种,制定新文种;废除封建公文主奴称呼,代之以体现平等精神的新称谓;简化、创新公文格式,倡导新文风,并开始建立和完善新型的秘书(文书)工作机构,开现代公文之先河。
新中国建立以后,两岸四地呈现出不同的特点。内地现代公文经历了初创、完善阶段、曲折后继续发展的不同阶段,通用法定文种的沿革基本上是“大稳定,小调整”,通用法定文种的设立及其适用范围日趋科学化,制订了科学适用的行文规则与公文格式、对公文起草与正文结构进行了相应规范,内地现代公文的处理工作日臻完善。
法定公文是法定机关或组织按规范程序制发,代表法定机关或领导意图,具有政策性、实用性、时效性、规范性等特点。在法定机关或组织权限范围内具有法定的权威性和约束力,为维护其权威性和严肃性,从文种名称到行文关系,从制发程序到构成体式,有关部门均有严格规定。
【知识目标】
了解现代公文与古代公文的历史渊源。
掌握现代公文基本特点。
学习并掌握公告、通告、通知、通报、报告、请示、意见、函等公文文体特征、结构特点。
了解常用法定公文语言特征。
【能力目标】
理解相关公文的行文意图。
认识相关文案所产生的实际作用及其影响。
把握文案结构,培养实用文体语感。
【素质目标】
培养并逐步具备管理者应有的宏观视野。
养成严谨、规范、高效的公文工作习惯。
文本阅读
最高人民法院最高人民检察院
 
关于不再追诉去台人员在中华人民共和国
 
成立后当地人民政权建立前的犯罪行为的公告
 
最高人民法院、最高人民检察院1988年3月14日《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》发布以后,引起各方面的积极反响。为了进一步发展祖国大陆与台湾地区的经济、文化交流和人员往来,促进祖国和平统一大业,现根据《中华人民共和国刑法》的规定,再次公告如下:
一、对去台人员在中华人民共和国成立后、犯罪地地方人民政权建立前所犯罪行,不再追诉。
二、去台人员在中华人民共和国成立后、犯罪地地方人民政权建立前犯有罪行,并连续或继续到当地人民政权建立后的,追诉期限从犯罪行为终了之日起计算。凡符合《中华人民共和国刑法》第七十六条规定的,不再追诉。其中法定最高刑为无期徒刑、死刑的,经过二十年,也不再追诉。如果认为必须追诉的,由最高人民检察院核准。
三、对于去台湾以外其他地区和国家的人员在中华人民共和国成立前,或者在中华人民共和国成立后、犯罪地地方人民政权建立前所犯的罪行,分别按照最高人民法院、最高人民检察院《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》精神和本公告第一条、第二条的规定办理。
一九八九年九月七日
【题解】
最高人民法院、最高人民检察院1988年3月14日《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》发布以后,引起各方面的积极反响。为了进一步发展祖国大陆与台湾地区的经济、文化交流和人员往来,促进祖国和平统一大业,最高人民法院、最高人民检察院在1989年9月7日再次发布了《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立后当地人民政权建立前的犯罪行为的公告》(〔89〕高检会(研)字第12号)。该公告于发布当日生效。
【相关链接】
最高人民法院最高人民检察院
关于不再追诉去台人员在中华人民共和国
成立前的犯罪行为的公告
台湾同胞来祖国大陆探亲旅游的日益增多。这对于促进海峡两岸的“三通”和实现祖国和平统一大业将起到积极的作用。为此,对去台人员中在中华人民共和国成立前在大陆犯有罪行的,根据《中华人民共和国刑法》第七十六条关于对犯罪追诉时效的规定的精神,决定对其当时所犯罪行不再追诉。
来祖国大陆的台湾同胞应遵守国家的法律,其探亲、旅游、贸易、投资等正当活动,均受法律保护。
一九八八年三月十四日
【评析】
《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立后当地人民政权建立前的犯罪行为的公告》是一份发布决定的公告。本公告社会影响较大。在本文发布前一年,最高人民法院、最高人民检察院已经发布了《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》。这两个公告的区别在于,一个是“在中华人民共和国成立后”,一个是“在中华人民共和国成立前”,核心内容都是“不再追诉去台人员”在这些时候的“犯罪行为”。连续两年,最高人民法院、最高人民检察院联合行文,可见意义重大。本公告的特点如下:
一、文种选用准确
按照规定,“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。由于公告宣布的是重大事项和法定事项,公告发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体来说,国家最高权力机关、国家最高行政机关及其所属部门,各省、自治区、直辖市行政领导机关,某些法定机关,如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等,有制发公告的权力。党团组织、一般社会团体、企事业单位和各基层组织不能发布公告。
再者,公告的内容必须是能在国际国内产生一定影响的重要事项,或者依法必须向社会公布的法定事项。公告的内容庄重严肃,体现着国家权力部门的威严,既要能够将有关信息和政策公之于众,又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。
由最高人民法院、最高人民检察院联合发布“不再追诉去台人员在中华人民共和国成立后当地人民政权建立前的犯罪行为”的事项,可谓大事,适合用“公告”文种,显示了这份公告的权威性和可信度。
二、格式规范
本文由标题、正文和成文日期构成,格式规范。标题由发文机关、事由和文种构成,要素齐备。发文机关在标题上已经标注,落款处省略。本文没有主送机关。公告一般不用红头文件的方式传播,没有直接的主送机关,而是通过广播、电视、报刊或者网络等媒体公开发布,有时还会用张贴的形式直接发布,直达社会和广大人民群众。
本文的正文由开头、主体两个部分构成。开头先简明扼要地写明了发布公告的缘由:“《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》(1988年3月14日)发布以后,引起各方面的积极反响。”“为了进一步发展祖国大陆与台湾地区的经济、文化交流和人员往来,促进祖国和平统一大业”,特发此公告。然后交代了发文的依据:“据《中华人民共和国刑法》的规定”。再用“再次公告如下”过渡,直接转入公告主体。
主体用来写公告事项。这是公告的核心内容。本文用了三个自然段,分条列项地交代了公告的事项,既突出了重点,又交代得明确、具体。
结尾部分省去了格式化用语,事项交代清楚后,意尽言止,公告自然作结,既突出了公告事项,引起人们的广泛关注,又使得公告篇幅短小精悍,庄重而有实效。
整篇公告内容单一、中心突出,格式规范、结构紧凑,用语精炼、语气庄重,充分体现了公告的特点。
祖国的统一,民族的团结,是祖国各族儿女的共同心愿。1949年之后,海峡两岸同胞处于长期的隔绝状态,为打破这种人为的隔绝,大陆方面进行了不懈的努力。在很多人思念祖国又顾虑重重的时候,最高人民法院、最高人民检察院1988年3月14日发布了《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》。这份公告引起各方面的积极反响。为了进一步发展祖国大陆与台湾地区的经济、文化交流和人员往来,促进祖国和平统一大业,最高人民法院、最高人民检察院在1989年9月7日再次发布了《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立后当地人民政权建立前的犯罪行为的公告》,既体现了国家政策的灵活性,又表明了以人为本,充分相信和依靠台湾同胞推动祖国统一大业的最大诚意。该公告公布后,在国内外,特别是中国台湾地区引起了巨大反响。
【知识链接】
公告的文体特征
公告是行政公文的主要文种之一,它和通告都属于发布范围广泛的晓谕性文种。
国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定:“公告,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”这包含两方面的内容:一是向国内外宣布重要事项,公布依据政策、法令采取的重大行动等;二是向国内外宣布法定事项,公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。
公告为国家最高权力机关、行政机关使用,其内容重大、公开,国内外极为关注,不要事无巨细,随意把公告当做广告、启事使用。
撰写公告文字要严谨,要注意事实的绝对准确,注意政治影响;公告的行文要简明扼要,高度概括,不作议论,语气要庄重,篇幅力求简短,注重实效。
【训练与作业】
1.试陈述公告的文体特征与语言特点。
2.请说说公告使用的范围?
3.在“中华人民共和国中央人民政府门户网”上查找《关于投放第三批国家储备糖公告》(http://www.gov.cn/zwgk/201001/20/content_1515628.htm),说说其为何使用的是“公告”这个文种。
【课外学习建议】
在“中华人民共和国中央人民政府门户网”(http://www.gov.cn)上查找几篇公告,学习其结构、语言等方面的特点,并与全班同学交流。
文本阅读
关于维护铁路运输秩序保障列车正常运行的通告
为维护铁路运输秩序,保障列车安全、正常运行,保护广大旅客的合法权益,根据《中华人民共和国铁路法》《中华人民共和国治安管理处罚法》和《铁路运输安全保护条例》等有关法律、法规的规定,特通告如下:
一、铁路运输企业应当以保证铁路运输安全和列车正点、提供良好服务为准则,采取有效措施,努力提高列车正点率,提高服务质量。
二、旅客列车延误时,铁路运输企业应当及时通过多种途径发布有关信息并做好相应服务工作。
三、旅客应当遵守国家铁路运输安全管理的有关法律、法规和规章。列车延误时,旅客应当以合法方式,通过正常渠道维护自己的合法权益。
四、任何单位或者个人不得实施下列危害铁路运输安全的行为:
(一)非法拦截列车、阻断铁路运输;
(二)强行登乘或者以拒绝下车等方式强占列车、车辆;
(三)冲击、堵塞、占用进出站通道和候车区;
(四)盗窃、损毁、擅自移动列车设备或者安全标志;
(五)在列车行进中,擅自使用列车紧急停车设备;
(六)结伙斗殴、寻衅滋事;
(七)非法携带易燃易爆危险物品及管制器具;
(八)击打列车或从列车向外抛物;
(九)编造或者故意传播爆炸、劫持、颠覆列车等虚假恐怖信息,扰乱公共秩序;
(十)侮辱、谩骂工作人员;
(十一)打砸、哄抢公共财物;
(十二)其他危及铁路运输安全的行为。
五、对实施第四条所列危害铁路运输安全行为的,公安机关将依照《中华人民共和国治安管理处罚法》等法律规定,视情节给予警告、罚款、行政拘留的处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
特此通告。
中华人民共和国铁道部
中华人民共和国公安部
二○○七年八月九日
【题解】
为维护铁路运输秩序、保障列车安全、正常运行、保护广大旅客的合法权益,铁道部、公安部联合下发《关于维护铁路运输秩序保障列车正常运行的通告》。本文提出,对实施非法拦截列车、阻断铁路运输,强行登乘或者以拒绝下车等方式强占列车、车辆,击打列车或从列车向外抛物等危害铁路运输安全的行为,公安机关将依法给予处罚。
【注释】
铁道部、公安部印发《关于维护铁路运输秩序保障列车正常运行的通告》的通知
(铁公安函〔2007〕856号)
各省、自治区、直辖市公安厅(局),各铁路局:
为维护铁路运输秩序,保障列车安全、正常运行,保护广大旅客的合法权益,现将《关于维护铁路运输秩序保障列车正常运行的通告》发给你们,请对通告内容进行广泛宣传,切实把通告精神落到实处。
中华人民共和国铁道部
中华人民共和国公安部
二○○七年八月九日
【评析】
《关于维护铁路运输秩序保障列车正常运行的通告》是一份法规性通告。按照内容和性质,通告可以分为法规性通告和周知性通告两类。法规性通告的政策性、法规性很强,具有行政约束力,在某种情况下还具有法律效力。它所通告周知的事项,应作为被告知范围内单位和个人的行动准则,任何单位和个人都必须遵守。铁路安全问题一直是社会热点,几乎每年都有相关的公文出现。为了提高人们对此事的重视程度,公安部和铁道部还联合行文,发布了《铁道部、公安部印发〈关于维护铁路运输秩序保障列车正常运行的通告〉的通知》,可见意义重大。
该通告的特点如下:
一、文种使用准确
公告的告知对象是广泛的,“向国内外宣布”,其发文机关级别较高,多由国家机关发布。通告的告知范围是面向“社会各有关方面”,一般适用于国内,其内容大多是事务性事项,发文机关比较广泛,党政机关、企事业单位、人民团体都可发布通告。为维护铁路运输秩序、保障列车安全、正常运行、保护广大旅客的合法权益,铁道部、公安部联合行文,发布此通告。这属于一定范围内公布社会各方面应当遵守或周知的事项,适合“通告”文种。
二、结构完整,格式规范
本文由标题、正文、落款构成,符合通告的格式要求。
标题由事由加文种组成,行文目的一目了然。
正文包括缘由、事项、结尾三部分。缘由即第一自然段,先简明扼要地交代了发布通告的目的、根据,回答了为什么发此通告的问题。目的:“为维护铁路运输秩序,保障列车安全、正常运行,保护广大旅客的合法权益”;根据:“根据《中华人民共和国铁路法》《中华人民共和国治安管理处罚法》和《铁路运输安全保护条例》等有关法律、法规的规定”。随后,用“特通告如下”过渡,转入通告事项。
事项,即需要遵守或者周知的具体内容。这是通告的核心部分。和公告相比,通告事项内容具体,业务性强。在具体的行文中,通告事项的内容、时间、地点等要一一分明;有关的要求、措施、步骤等要处处清楚,让人们一看就明白,切实可行。这篇通告层次分明、事项具体,按照逻辑关系,采用条款式,分五条陈述了具体内容。从保证正点率、延时服务、旅客权益、禁止行为和处理规定五个方面依次写明了通告的具体事项,既层次清楚、环环相扣,又具体明确,便于执行和监督。
结尾部分采用了通告的习惯写法,用习惯用语“特此通告”作结,自然、干脆、利落。
通告的标题已有发文机关,并在标题下方署上了日期,可不用落款。如果标题没有发文机关,又没有日期,落款必须签署清楚发文机关名称和日期。本文的落款包括了联合发文的机关、发文时间。
三、语言简明有力
在具体的行文中,本文用语简明扼要、坚定有力、通俗易懂,显示了发文机关的权威性和不可抗拒性,如“不得”“应当”等词,都说一不二,具有法规性,必须严格遵守。大量体现通告语言特色的语句,如“应当以……为准则,采取有效措施,……”“应当以合法方式,通过……维护……”“对……,……将依照……规定,给予……”等,有很强的政策性和约束力,有力地保证了通告事项的贯彻落实。
【知识链接】
通告的文体特征
通告是国家机关、社会团体、企事业单位使用较为广泛的告知性公文。《国家行政机关公文处理办法》规定:“通告,适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。”
通告系周知性公文,一般不写主送机关。
拟写通告必须以党和国家的方针政策法令法规为依据,将通告的原因、目的交代清楚;通告的事项要明确具体,使受文者一目了然。
通告的语言应当准确简明;有的通告专业性较强,使用专业术语应尽量做到通俗易懂,以利执行。
要按通告的规定行事,注意通告的发布权限,所通告的事项必须是本机关职权范围内的,否则就无权发布通告。
【训练与作业】
1.试陈述通告的文体特征。
2.请说说通告和公告的区别在哪里。
3.请说说通告的特点有哪些。
【课外学习建议】
在“中华人民共和国中央人民政府门户网”(http://www.gov.cn)上查找几篇通告,思考其和公告的区别,学习其结构、语言等方面的特点。
文本阅读
关于做好网上传递文字信息工作的通知
 
各系、部、处、室、所:
2009年是学院信息化建设年,从2009年3月1日起将正式启用办公信息网。办公信息网开通以后,学院的文件、简讯、事务通知等文字信息将通过该网发送,不再制成纸质材料。为保证这一工作的顺利进行,现将有关事项通知如下:
一、学院服务器内为学院每位教职员设立了一个邮箱,并为教研室主任以上的干部开设了WWW账户,每个邮箱都有自己的用户名和密码(WWW账户的用户名和密码同邮箱是共用的)。用户名的命名规则是使用人的名字的汉语拼音全拼,如“杨光”的账户名为“yangguang”,该账户名是不可更改的。为了保证信息的安全,每个账户都有对应的密码作为用户口令,用户要使用邮箱和WWW账户必须知道自己账户的密码,账户密码可自行更改。用户有责任保护自己账户密码不被他人盗用,因账户密码丢失造成的后果一律由本人负责。新建或丢失账户密码的用户可与计算机系××联系(电话82625311)。
二、学院办公信息网与国际互联网连接。为做好保密工作,学院要求所有下发的文件必须直接发送到教研室主任以上干部邮箱中去,其他文字信息可网上发布。
三、网上传送有关文件等文字信息是一项要求标准高的全新工作。各部门要落实责任。学院要求各部门、各教研室都要指定一名兼职信息员具体负责此项工作,确保网上传送的文字信息及时准确,万无一失。
四、各部门、各教研室的信息员应保证本部门的计算机随时处于可用状态,严禁用办公用计算机进行与工作无关的操作,防止计算机病毒的感染与扩散。对因非工作原因造成系统或硬件损坏影响正常工作的,学院将追查当事人的责任。
五、各部门、各教研室信息员每天至少打开邮箱两次(上午9点、下午3点)。各部门发布开会通知,必须有一定提前量,避免误事。
六、各部门、各教研室信息员必须保证发布和接收信息的及时和严谨,并通知有关人员及时阅文、按时参加会议以及切实掌握有关文件、通知要求等。同时要及时清理无效信息,保证网络信息的真实和有效。
七、要求各部门将信息员名单于3月10日前报学院办公室。
八、在实行网上传送文字信息工作中遇到的具体问题,请及时与学院办公室和计算机信息工程系联系。
××学院
二○○九年三月一日
【题解】
本文是一篇指示性通知。
指示性通知,又称指挥性通知,是上级机关向下级机关布置工作,做出指示,而又不适宜用其他指挥性文种时使用的公文。我们分别用“上级机关”和“下级机关”来称呼指示性通知的发文单位和受文单位,是就国家行政机关而言。基层企事业单位内部并不存在上级机关和下级机关,但是,这些单位内有自己的机构,机构中有上下级之分,上级组织也需要传达要求其下级组织办理或执行的事项,所以,基层企事业单位有时也需要使用指示性通知。
××学院创建了校内办公信息网,要在网上传递文字信息,这是一项全新工作,必须认真布置。作为一个基层单位,××学院要向校内的各部门布置工作,作出指示,而又不适宜用“命令”“决定”等其他指挥性文种,那么选用指示性通知就是最合适、最有效的。
【评析】
本文开头部分的主要特点是:说明缘由,简明扼要。
除批转、转发性通知和任免通知外,一般通知的开头部分都要写通知缘由,即交代发布通知的原因、目的、依据和意义。指示性通知的缘由是较为复杂的。它一般不用“为了”“根据”这样的惯用语开端,而是先说明发布通知所针对的情况,再由此引出发布通知的目的,最后写惯用的过渡语。这就是说,要比其他通知多写一段说明当前情况的文字。这段文字虽然是必不可少的,但也必须简明扼要,因为后面的通知事项才是文章的主体,当前情况写得太多,就会喧宾夺主。例文中这一部分的文字只有三句,第一句说明这一项工作在本年度全局工作中的重心地位,第二句说明了办公信息网正式启用的具体时间,第三句说明了该网启用后学校文字信息传递工作的变化。这三点正是所说明情况的关键,因为这能充分体现下文所提一系列要求的必要性。接着,例文用一句话概括说明了发文目的,写出了通知缘由的另一方面内容,再用过渡句结束本段。尽管例文针对的是一项全新的技术性很强的工作,但通知缘由还是写得简明扼要、干净利落,可见作者能分清主次,牢牢把握住了力求实效的原则。
主体部分的突出特点是:指挥性表现充分。
指示性通知的主体部分要写通知事项,主要是布置工作任务,阐述工作意见、措施、办法以及应注意的问题,一般是分段或分条列项地写。例文主体部分的内容和结构正是如此。值得注意的是,这一部分表现出十分有利于发挥此文指挥作用的一系列特点。
一、主旨明确
主体部分共写了八个事项,八个事项都与全文的主旨即标题中的事由——“做好网上传递文字信息工作”密切相关,没有一个事项游离于这个中心。因此,文章的主旨并未因事项较多而变得模糊。
二、具体可行
例文中的八个事项都是具体、明确的说明和要求,没有任何抽象的说明、空泛的议论和缺乏可操作性的要求,因而便于受文单位贯彻执行。
三、条理清楚
例文中的八个事项并不是随意排列的。第一个事项说明邮箱的使用方法,这是因为大家都会使用邮箱,是做好网上文字信息工作的基础条件。在此基础上,第二个事项从保密角度对如何发送信息作出指示,发送要求明确了。接下来就是落实责任人的问题。因为学校无法保证每个教职员工每天都能定时打开邮箱查看邮件,同时也不能任由教职员工们随意发送邮件,于是第三个事项即对各部门、各教研室提出了指定兼职信息员的要求。信息员应该做那些具体工作呢?第四、五、六这三个事项,分别从计算机维护、打开邮箱时间、信息处理三个方面规定了信息员的职责。信息员开展工作,既应接受所在部门的领导,也应接受学校信息管理部门的领导,所以第七个事项提出了上报信息员名单的要求。上述事项落实后,网上传递文字信息的工作便可以有序进行了,但人们在工作中可能还会遇到某些问题。遇到问题应该知道找谁解决?第八个事项明确规定负责解决这些问题的部门。可见这八个事项是针对网上传递信息工作开展过程中将要或可能出现的问题而逐一提出的,先后有序,不可随意颠倒。
四、措施周密
通过对八个事项排列顺序的分析,我们可以看出例文所提措施之周密。如果我们深入到各事项内部做更细致的分析,就会进一步认识到这一点。如第一个事项的主要内容是说明邮箱的使用方法。随后,例文又提醒用户保护账户密码,并以丢失密码后果自负相警告。有了这样的提醒和警告,并不能绝对保证用户不丢失账户密码,那么一旦丢失了怎么办?另一种情况是,用户有保护密码的意识,未丢失也要新建一个自己认为更可靠的密码,这又怎么办?此段的最后一句说明了解决这两个问题的具体方式,可见其周密性。
 以上特点决定了本通知是一个实用性很强的文件,能对××学院的网上传递文字信息工作切实起到指挥、指导的作用。
【知识链接】
通知的五种类型
按《国家行政机关公文处理办法》的规定,通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”据此,通知可分为五种类型:
1.批转性通知:用于上级机关批转下级机关的公文,给所属机关或人员,让其周知或执行。
2.转发性通知:用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属机关或人员,让其周知或执行。
3.指示性通知:用于上级机关指示下级机关如何开展工作。
4.任免性通知:用于任免和聘用干部。
5.事务性通知:用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。
【训练与作业】
1.试陈述通知的文体特征与主要类型。
2.分析以下 “通知”,说明其不当之处:
通知
兹有机关刘××因租住房屋漏水造成电起火,烧坏家具、电器等价值近2万元,由于小刘新婚不久,家在农村负担较重,在此危难之际,机关党支部经研究决定通知大家捐款,奉献一片爱心,捐款数字不限,捐款时间为2008年11月1日至8日,捐款地点为机关党支部办公室。此通知阅后请相互转告。
机关党支部
2008年11月1日
3.以学院团委名义,就组织学习本年度“感动中国”典型人物先进事迹一事撰写一则通知。
【课外学习建议】
在“中国政府网”上收集各种通知文本,分析其所属类型与结构特点。
文本阅读
××市卫生局
关于医生张××滥用麻醉药品
造成医疗事故的通报
各区县、各乡镇医疗卫生单位:
2009年7月5日晚7时25分,××县××镇××村农民李××因下腹部疼痛,被送到××镇卫生院治疗。该院夜班医生张××以“腹痛待诊”处理,为病人开了阿托品、安定等解痛镇静药,肌肉注射杜冷丁10毫克。7月6日下午5时许,该病员因腹痛加剧,再次到该卫生院治疗,医生刘××诊断为“急性阑尾炎穿孔,伴腹膜炎”,急转市第二人民医院治疗,于当晚7时施行阑尾切除手术。手术过程中,发现阑尾端部穿孔糜烂,腹腔脓液弥漫。切除了坏死的阑尾,清除了腹脓液约300毫升,安装了腹腔引流管条。经过积极治疗,输血300毫升,病人才脱离危险,但身心受到了严重的损害。
急性阑尾炎是一种常见的外科急腹症,诊断并不困难。××镇卫生院张××工作马虎,处理草率,在没有明确诊断以前,滥用麻醉剂杜冷丁,掩盖了临床症状,延误了病人的治疗时间,造成了较为严重的医疗事故。这种对人民生命财产极不负责任的做法是很错误的。为了教育张××本人,经卫生局研究,决定给张××行政记过处分,扣发全年奖金,并在全市范围内通报批评。
各单位要从这次医疗事故中吸取教训,加强对职工的思想教育,增强职工的责任感,以对人民高度负责的精神,端正服务态度,提高服务质量。同时,要加强对麻醉药品的管理,认真执行××省卫生厅《关于严格控制麻醉药品使用范围的规定》,严禁滥用麻醉药品。今后如发现违反规定者,要首先追究单位领导的责任。
二○○九年七月二十五日(公章)
【题解】
本文属于批评性通报。
写作通报时,必须选用经得起推敲的典型事实和具体数据来表现发文机关的观点,侧重于事实的陈述与分析评价,而且要“据事说理”,以理服人。本文恰到好处地把握住了以上写作要领,写得入情入理、顺理成章,堪称通报写作的典范之作。
【评析】
通报具有教育、警示、传达与沟通等功能,制发通报的意旨主要在于:通过对典型性、代表性的事例或情况予以表彰、批评、倡导或强调,引起人们的注意或警觉,在干部和群众中发挥宣传教育、启发引导、沟通情况、交流信息的作用。本篇通报的主旨是:批评医生张××严重失职的错误行为,并以此为戒,警示全市医疗卫生单位的领导和职工从中吸取教训,增强责任感,以防此类事故再度发生。为了彰明这一意旨,使通报的信息深入人心,本文在选材、构思与表达方面颇费了一番功夫,具体地说有以下几个特点:
一、选材的典型性
选材,是写好通报的基础;选用典型材料,是通报写作的基本要求。尤其是表彰性和批评性通报,其事例应让人感到确实值得学习或引以为戒。倘若将一些缺乏典型性、代表性的事例作为通报材料,或“小题大做”,或“借题发挥”,则非但起不到教育或警示作用,反而会产生负面影响,甚至造成信任危机。本文将一起医疗事故作为通报的写作材料,则具有十分典型的意义:首先,从业务性质说:作为医疗卫生部门,最为要紧、最需防范的事件,莫过于医疗事故。以医疗事故作为通报材料,最容易引起人们的警觉。其次,从造成事故的原因看:一般说来,医疗事故的发生并不鲜见,但是并非所有的事故都需要通报批评。由于医疗条件、技术设备或医疗水平所限,有些事故是很难避免的,也可以说是在“情理之中”的;另一些事故,则是可以避免却未能避免的,其原因在于主观努力不够或工作马虎,则是很“不合情理”的。而范文所及,恰恰属于后者,这是最需要引以为戒的典型事故。再次,从事故的经过和结果看:如果医生张××不给患者注射杜冷丁,患者熬不住病痛,很有可能会提前(甚至连夜)赶往其他医院就诊,不至于造成严重后果。而张××却滥用麻醉剂,掩盖了病情,延误了治疗时间,造成了较为严重的后果,这一教训也是十分深刻的。从以上三方面审视,这是一起相当典型的医疗事故,具有普遍的教育意义与巨大的说服力,以此作为反面教材,必能产生非同寻常的教育与警示作用。
二、陈述的简明性
陈述基本事实,是通报的基本要求。事实的陈述应做到简练而明确。“简练”本是所有公文在语言表达上的一个共同要求,而就通报而言,除了要求文字精练以外,在表达方式上则应该使用概述手法,决不宜像通讯报道那样展开详细叙述,更不能使用描写方法。范文所述医疗事故,由镇卫生院的夜诊写到市医院的手术,交代了事件的全部过程,倘若写成通讯会洋洋洒洒一大篇,而本文由于使用了概述手法,也不过是第一个自然段寥寥200余字的篇幅,便完整地交代了事故的原委。
不过,“简练”不等于“简陋”,如果一味求“简”,过于简单粗陋,就会“简”而不“明”,无法让人对所通报的事实形成一个完整的印象,当然更难于让读者产生爱憎之情与明确的是非判断。因此,通报事实的陈述又不宜过简,“简”应以“明”为前提、为尺度。“明”,指“明确”,即明确记叙的六要素(时间、地点、人物、事件的起因、经过、结果)以及一些相关数据。 范文中三次提到“时间”(甚至能具体到几点几分);三次提到“地点”(患者住地以及两个医疗单位);“人物”,除患者外,又涉及与事故的产生、挽救密切相关的两名医生;肇事的“原因”,在于医生张××的草率处理;事故的“经过”,即从夜诊到手术的全过程;“结果”,造成了较严重的医疗事故,最后在市医院的抢救中转危为安。此外,文中还涉及能显示事故严重程度的三个相关数据:杜冷丁的用量、被清除的腹脓液量以及输血量。这种相当完备的陈述,将整个事故的来龙去脉交代得一清二楚,即使下文不作评论,读者也能从中辨明是非并总结出深刻的教训来。虽然这段概述仅有200余字,却占了整篇通报40%的篇幅,在全文中的比重还是相当大的。在这里,“长”与“短”、“简”与“明”、“概括叙述”与“完备的叙述”等概念,辩证地、和谐完美地统一起来。
三、评析的论断性
范文的第二段,有四句话,可分为两个层次:前三句为第一层,是对事件的“分析评价”;末句为第二层,是制文机关的“处理意见”。
所谓“分析评价”,即作者对事件的认识。分析评价的目的,在于引导读者透过事实现象去认识事件的本质,从而准确把握通报的精神。范文的评析部分,包含了对事故“原因”与“影响”的分析(前两句)以及对事件“性质”的评价(第三句),不仅写得入情入理,切中了问题的要害,足以使事故责任人口服心服,而且斩钉截铁、简捷有力,便于读者把握要领、深受教育。
能有如此的表达效果,其诀窍在于突出了通报“评析”部分的“论断性”。“论”,即“推论”;“断”,即“判断”。它要求作者:应从通报事实中推断出有关结论,然后以“判断”的逻辑形式表达出来。“论断”不同于“论证”:“论证”,即论述、证明,它是普通议论文的“三要素”(论点、论据、论证)之一,即运用论据来证明论点的过程与方法;“论断”则不然,其推演过程无需展示出来,即在表达形式上不作任何的推理与证明,是一种只“断”不“论”的议论方式。通报“评析”部分的论断性,不仅让文字表达简捷精辟、掷地有声,而且能有效地增强文章的庄重色彩。
四、“意见”的合理性
范文第二段的最后一句,是发文机关(即××市卫生局)对这起事故的“处理意见”。文章写道:为了教育张××本人(处理的“目的”),经卫生局研究(处理的“法定程序”),决定给张××行政记过处分,扣发全年奖金,并在全市范围内通报批评(处理“决定”)。这句话首先以两个介宾短语“为了……”“经……”作状语,分别从“目的”“法定程序”两个角度,申明了处理决定的合理合法性;然后按照“行政处分——经济处罚——通报批评”的顺序,“由重而轻”地递次罗列出处理决定的全部内容。不仅在表达形式上给人以清晰的“层次感”,而且在表达内容上显示出合理适度的“分寸感”。
可见,本文拟稿者(法定作者系“市卫生局”)对政策的把握是颇为准确的:既然医生张××因失职而造成较为严重的医疗事故,那么,理当受到“行政处分”;为了教育本人、挽回影响并警示广大医务工作者,很有必要在全市“通报批评”;即便是“经济处罚”也不为过分。试想,患者的经济损失与精神损害,应该由谁来负责任呢?可见,这种处理决定既是必要的,又是可行的,它以事实为依据,以政策为准绳,合情合理,恰如其分。
五、“要求”的针对性
范文末段,是对受文者提出的要求与希望,它是集中体现通报意旨的一个部分,目的在于提醒受文者高度重视,吸取教训,改善服务,避免在今后的工作中出现类似原因造成的医疗事故。
通报的“要求”往往是一些原则性的指导意见,一般只需概括地提出,无需具体详尽地说明,篇幅不宜过长。不过,也不宜过于笼统。曾见到一则批评性通报的“要求”是这样写的:“希望大家引以为戒。”仅此一句,未免显得太笼统、太空泛了:从何处去“引”,又去“戒”什么呢?让人无法得其要领。
一般来说,“教训”的引出,来自于通报事件,因此,所提要求应有明确的“针对性”,即必须针对“具体事件”。从范文所述看,医生张××所肇事故的教训有二:其一,工作马虎就会严重失职;其二,滥用麻醉药品就会对患者造成危害。正是针对这两个问题,范文末段分别提出了不同的要求:该段第一句为第一项要求,即“增强职工的责任感”;后两句为第二项要求,即“加强对麻醉药品的管理”。两项“要求”,与通报的事件在内涵与外延上均保持了高度一致,显示了极强的针对性。
六、“章法”的逻辑性
纵观范文全篇的三段文字,在章法安排上形成了下列逻辑层次:陈述事实(第一段)——分析评价(第二段)——处理意见(第三段)——希望要求(第四段)。这便是批评性通报所惯用的典型“结构模式”。
第一段对事实的陈述,是全文的基础,也是为第二段的分析评价所做的铺垫;第二段明确指出事故的原因、性质与教训,既为“处理意见”提供了理论依据,又为第三段的“希望要求”作了铺垫。而全文的主旨则是通过二、三两段显示出来的,它恰恰被置于做过充分铺垫之后的重心地位,从而表现得异常集中而突出。况且,层层铺垫,层层推进,也让主旨渐趋明朗且步步深化,并扎根在分外牢固的基础之上。古人云:“文者,顺理而成章之谓也。”(《朱子全书·论语》)范文的写作,顺应条理自成章法,显示出十分严谨的逻辑性。
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通报的类型
按《国家行政机关公文处理办法》的规定,通报“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。”
据此,通报可分为三种类型,写法上各有不同要求:
1.表彰性通报:用于表彰先进人物或典型。正文主要有三方面内容:先进事迹或经验;评价分析;决定事项及学习要求。
2.批评性通报:用于批评错误典型,或通报事故情况。前者主要内容包括:主要错误事实;分析评价;处理结果通报及要求记取的教训。后者正文包括:事故概况;对事故性质、原因及后果的分析说明;防止类似事故的措施要求及应记取的主要教训;有时还包括对事故责任人的处理决定。
3.情况通报:也称为“传达性通报”,侧重于传达重要精神或情况。正文有两种构成方式,一种是只对事实作客观叙述;另一种是在此基础上对其进行说明,有时还提出对策性的指导意见。
【训练与作业】
1.试陈述通报的文体特征与语言特点。
2.某棉纺厂所发的通报,批评了该厂职工李××于下班回家的路上吸烟的“严重事件”与“错误行为”。试问作者选取这一题材是否合适?为什么?
3.选择班级管理活动中出现的问题,分析哪些可以以学院名义制发批评性通报?
【课外学习建议】
收集一篇表彰性通报文案,分析其结构模式。
文本阅读
××省人民政府
关于××市第三棉花加工厂特大火灾事故
检查处理情况的报告
国务院:
××年4月21日,我省××市第三棉花加工厂发生一起特大火灾事故,烧毁皮棉101 980担,污染1 396担;烧毁籽棉5 535担,污染72 600担;烧毁部分棉短绒、房屋、机器等。造成直接经济损失20 129 000余元,加上付给农民的棉花加价款3 669 000余元,共损失23 799 000余元。
火灾发生后,虽然调集了本省和邻省部分地区的消防人员和车辆参加灭火,保住了主要的生产厂房、设备,抢救出部分棉花,但由于该厂领导组织指挥不力,加上风大、垛密,缺乏消防水源,致使火灾蔓延,给国家造成了巨大损失。事故发生后,省委、省政府立即采取紧急措施,派有关部门负责人赶赴现场,协助调查处理这一事故,做好善后工作。经过上下通力合作,该厂于4月30日正式恢复生产。
从调查核实的情况看,这次火灾是一起重大责任事故,其直接原因是该厂临时工李××违反劳动纪律,擅自扭动籽棉垛机上的倒顺开关,放出电火花引燃落地棉所致。但这次火灾的发生,领导负有重大责任。一是长期以来,厂领导无人过问安全工作。从去年棉花收购以来,该厂有记录的火情就有十二次,并因仓储安全搞得不好,消防组织不健全,消防设施失灵等,多次受到通报批评。厂长段××严重丧失事业心和责任感,对火险隐患听之任之,对上级部门的批评置若罔闻,直至得知发生火灾消息后,也没有及时赶到现场组织抢救。因此,段××对这次火灾应负主要责任。分管安全生产工作的副厂长张××,工作不负责任,该厂发生的多次火情,从未研究、采取措施,对造成这次火灾负有重大责任。二是××市委、市政府对该厂的领导班子建设抓得不紧。19××年建厂以来,一直没有成立党的组织,班子涣散,管理混乱。这次火灾发生后,分管财贸工作的副市长××同志,忙于参加商品展销招待会,直至招待会结束才到火灾现场,严重失职,对火灾蔓延、扩大损失负有重要领导责任。三是这次事故虽然发生在基层,但也反映出省政府、××行署的领导,在经济体制改革的新形势下,对安全生产工作中出现的新情况、新问题认识不足,抓得不力。
另外,近年来,××市棉花生产发展较快,收购量大幅度增加,储存现场、垛距、货位都不符合防火安全规定的要求。再加资金缺乏,编制不足,消防队伍的建设跟不上,消防设施不配套,也给及时扑救、控制火灾带来了困难。
为了认真吸取这次特大火灾的沉痛教训,我们采取了以下措施:
(一)认真学习国务院关于搞好安全生产的有关规定,提高对新形势下搞好安全工作的认识。省政府于五月上旬发出了《关于加强安全生产工作的紧急通知》,要求各级政府、各部门认真学习有关安全工作的规定,牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,迅速制订安全措施,建立健全安全生产、安全管理、安全监察等各项制度。××市第三棉花加工厂发生的火灾事故已通报全省。
(二)在全省开展安全生产大检查,及时消除事故隐患。从五月中旬开始,省政府确定由一名副省长负责,组织了四个检查组,到有关地市,对矿山、交通、棉储、化工、食品卫生等行业进行重点检查。各地市也分别组成检查组,进行安全检查。
(三)对××市第三棉花加工厂发生的这起特大火灾事故,省政府责成省供销社、省劳动局、省公安厅会同××地委、行署核实案情,抓紧做好善后工作。××地委、行署几次向省委、省政府写了检查报告,请示处分,并已整顿了企业领导班子,决心接受这次事故的教训。事故的性质和责任已经查明,对肇事者李××已依法逮捕,负有直接责任的厂长段××、副厂长张××依法处理。对××市政府分管财贸工作的副市长××同志,给予行政撤职处分。
我们一定要在现有人力、物力、技术条件下,尽最大努力做好安全工作,防止此类事故的发生。
以上报告,如有不当,请指正。
××省人民政府(公章)
××××年×月×日
【题解】
这是一篇用于向上级机关反映情况的报告。
所谓“情况”,即“情势状况”(《辞源》)。情况报告中所反映的“情况”,应是一种“非常性”情况,即正常工作秩序之外的某些新生现象、突发事件、偶发问题或意外事故等。
需要说明的是,《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对报告的适用范围的规定有所不同:
《条例》:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
《办法》:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。
【评析】
情况报告,应是体现“情、因、策”的报告。其写作目的在于向上级机关汇报清楚以下几方面的问题:第一,出现了什么情况(“情”)?第二,为什么会出现这种情况(“因”)?第三,怎样应对这种情况(“策”)? 这就构成了情况报告所特有的行文思路:陈述情况——分析原因——提出对策(措施或建议)。
全篇共10个自然段,除末段作习惯性“结语”外,其余9段可分为三个部分:
第一部分,陈述情况(1、2两段):第1段交代损失情况。文章开篇便点明了时间、地点和事件,作为全文总起;接着,以一连串数字说明损失之惨重,突出了事故的严重性。第2段交代抢救情况与善后工作,以省府机关组织实施的“调查处理”点题,并以此作为“分析原因”和“提出对策”的依据,为下文张本。
第二部分,分析原因(3、4两段):对于事故发生的原因,作者从主观、客观两个角度作出了全面深入的分析。
第3段为“主观”原因分析,这是分析的重点。作者首先以“调查”核实的事实为依据,认定这是一起“重大责任事故”;然后,从“直接责任”和“领导责任”两个方面作出分析:“直接责任”在于临时工李××违反劳动纪律所致;而“领导责任”则涉及到厂领导、市领导、省领导三个层次,按照责任“由重到轻”、级别“由低到高”的逻辑顺序一路写来,显示了十分明晰的条理。
第4段为“客观”原因分析,它虽然处于次要位置,但在整个原因分析中也是必不可少的一项内容,有了它才能保证分析的全面、客观与公正性。
第三部分,提出对策(5—9段):所谓“对策”,是指应对某种情况的策略与方法。在情况报告中,“对策”的表现形态有两种:有些是已经、正在或将要实施的,这时的“对策”便以“措施”的形态出现;另有一些属于发文机关职权范围以外的“对策”,这时作者只能以“建议”形式提出,供上级机关作为决策的参考。不过,无论采用哪种形态,都必须有明确的针对性,应针对具体的“情况”以及产生这种情况的“原因”拿出切实可行的对策,这就是所谓“因‘情’陈‘策’,据‘因’陈‘策’”的原则。
此文的“对策”部分,是以“措施”的形式表述的,作者针对这一责任事故以及安全生产的某些薄弱环节,说明了已经采取的三项措施:其一,建立健全安全生产规章制度;其二,进行安全生产大检查;其三,善后工作及惩处决定。
文章最后一个小段,以“惯用结语”作结。全文内容充实,结构严谨,显示了章法的完整性与条理性。
本文在表达上也颇具特色。主要表现在以下几个方面:
1.三种表达方式有机结合
人们常说“报告是一种陈述性公文”“行文一般采用叙述的表达方式,围绕所要汇报的工作或情况,告而少论,甚至告而不论。”其实,并非尽然。所谓“陈述”,是指“有条有理地叙述说明”。对于工作报告、答复报告、报送报告等几个文种来说,以“陈述性”来标志其表达特征,还是可以的,但它却不能涵盖情况报告的表达方式。情况报告是“情、因、策”的报告,其中,“分析原因”是“陈述情况”的必然延伸与深化,同时又是“提出对策”的基础与依据,因此它处于全文的核心与重点位置,而这种“分析”恰恰是运用“议论”方式,倘若“少论”或“不论”,将何以写出全面而深刻的情况报告呢?
范文“陈述情况”部分,主要运用了“叙述”方式,其中谈“损失”的一段文字,又兼用了“数字说明”法。
“分析原因”部分,主要运用了“议论”方式,同时又兼用了“叙述”手法:其中对于各种“责任”的分析,往往采用事实在前、论断在后的“据事说理”法,形成“叙—议—叙—议”反复交叠的形式。
“提出对策”部分,则以“说明”为主,其中对有关事实的交代,又兼用了“叙述”手法。
如此,叙述、议论、说明三种表达方式各司其职,又相互穿插、有机配合,从而让报告的内容得到全面、深入、充分、准确的表达。
2.两种分析角度纵横交织
本文对事故原因的分析,包含着三个逻辑层次:总体上,首先从主观原因、客观原因两个角度,展开第一个逻辑层面上的“横向”分析。在对主观原因的分析中,作者又从直接原因、领导责任(即间接原因)两个角度,展开第二层次的“横向”分析。而在间接原因的分析中,则由“厂”到“市”到“省”步步深入地展开了第三个层次的“纵向”分析。而三个逻辑层次之间,则又形成逐层推进的“纵向”结构。横向分析,保证了分析的全面性;纵向分析,保证了分析的深刻性。纵横配合并相互交织,便将事故原因分析得非常到位、精辟。
3.表达详略处理恰当
本文对表达详略的处理得体适度,分寸感极强。如,报告一开篇便一口气列出7个数据,繁弦急管、密密匝匝,给人以沉重的压抑感,不仅突出了事故的严重程度,而且从表达技法上看,也收到了强烈的表达效果。而接下来所陈述的抢救情况和善后工作,虽然其本身都有极其复杂而艰难的过程,但作者却以概述方法作简笔略写,仅以三言两语便交代完毕,因为它对表现全文的主旨——接受惨痛教训,重视安全生产——仅仅起到辅助作用。再如第二部分的原因分析,“主观原因”分析占据了80%的篇幅,“客观原因”则一笔带过;“直接原因”仅用一句话作交代,而对“领导责任”却作了非常详尽的分析。因为,从表现主旨的角度看,主观原因、尤其是各级领导对于安全生产的麻痹与疏忽,乃是最值得鉴戒的教训。统观全文的详略安排,作者总是依据表现主旨的需要作出恰当处理,时而密不透风,时而疏可走马,不仅突出了重点,而且显示了章法节奏上的灵活变化。
4.用语简明,言约意丰
如分析客观原因的一段文字:“近几年来,××市棉花生产发展较快,收购量大幅度增加,储存现场、垛距、货位都不符合防火安全规定的要求。再加资金缺乏,编制不足,消防队伍的建设跟不上,消防设施不配套,也给及时扑救、控制火灾带来了困难。”涉及了很多客观因素,但由于较多地使用了短语、短句,而形成了一种分外简洁明快的表达风格,寥寥几十字,就将众多客观因素交代得一清二楚。
“用语简明,言约意丰”,本来就是写作“报告”的一项基本要求。除了报送报告和部分答复报告以外,一般说来,报告(包括工作报告、情况报告,以及少数答复报告)的内容较为丰富,篇幅也较长。为了尽可能地压缩篇幅,报告写作中特别强调语言的简洁度。从这个角度说,本文也为我们提供了很好的范本。
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具有文言色彩的公文专用语
具有文言色彩的公文专用语,经长期使用、淘汰、选择,已趋于定型。使用位置也比较固定,带有一定的模式化倾向。因此,它在公文语言中占有重要的地位,是公文中主要的语言规范,其特色被长期保持并习惯使用。
按具体用法的不同,大致可分以下几种:
1.称谓用语:如本(第一人称)、贵(第二人称)、该(第三人称)等,主要用于帮助明确表达公文内容的指定称谓。
2.开端用语:如根据、据、依据、按照、本著、兹因、鉴于、为了等,主要说明发文缘由、根据或目的。
3.引叙用语:如前接、顷接、近接、近悉、欣悉、惊悉、已悉、均悉等,主要用于引导公文直接叙述事实或主张,使语言表达直截了当,开门见山。
4.经办用语:如经、业经、兹经、即经、拟等,主要引出对有关事件办理过程的叙述和说明。
5.承启用语:如为此、故此、就此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见等,主要用于使公文从对事实的介绍述说转为对问题的阐发概括,从而起到过渡作用,为公文的有效阅读提供便利。
6.期请用语:如拟请、恳请、谨请、务请、烦、务、务即、希予、盼、切盼、渴盼等,主要用于向受文者表示请求或希望,是一种尊重对方,语气和缓的公文礼貌用语。除法规公文外,大多数公文可以用这类词语。
7.表态用语:如应、理应、本应、确应、迅即办理、拟予、缓议等,主要用于表示对事物的认识、态度、主张等。
8.结尾用语:如此复、此令、此布、特此函复(函达)、为盼、为荷、自……起施行等,主要用于表示行文目的、要求,包括执行要求;或表示感激、盼望、训诫等方面的公务实用特色,同时也给阅文者以正文已结束的明确认识。
9.判断用语:如系、确系、果系、纯系等,主要用于表达判断关系。
10.征询用语:如妥否、当否、可否、是否可行、是否妥当、请予批转、当否,请批示等,主要用于体现公文的行文关系及高度的组织观念,同时也表示有礼貌地征求意见,带探询、商洽、请求的语气,表示对上级的尊重。
11.受事用语:如象、承、承蒙、荷、是荷、为荷等,主要用于平行文和涉外文书,表示感激承受。
12.报送用语:如呈请、呈报、呈文、呈送、呈上、逸报、送达等,主要用于表示公文或者有关资料上报过程、方式和要求。(参见《秘书工作》2003年第1期施新《浅议文言词语在公文语言中的运用》)
【训练与作业】
1.试陈述报告的文体特征。
2.你所在的校内实践单位主管部门要求尽快报送某周(或某月)工作情况,部门负责人安排你来撰写初稿,试完成此项任务。
3.在“中国政府网”(http://www.gov.cn)上下载并阅读最新年度的《政府工作报告》,分析其结构与表达上具有的特点。
【课外学习建议】
在“中国政府网”(http://www.gov.cn)上下载并阅读最新年度的《政府工作报告》,体会其语言风格,培养应用文语感。
文本阅读
××县邮政局
关于增设中兴街邮政营业所的请示
××县邮字〔2007〕17号
××省邮政管理局:
为合理组织营业网点,扩展邮政服务范围,我局拟在中兴街设立邮政营业所一处。
中兴街地处我县西郊,驻街机关、工厂、学校较多,系单位和居民密集地带。但该处距县局约二公里,用户使用邮政很不方便。
为缓解当地用邮困难状况,我局近年来定期组织流动服务组到该处服务,但由于没有固定局房,邮政员工生产和生活存在诸多不便。且自2006年省有关部门公布我县为开放旅游区以来,当地邮政业务量激增,流动服务组的方式已远远不能满足需要。
为此,请核准增设中兴街邮政营业所。
附件:1.中兴街位置图
2.拟建局房平面图
二○○七年三月十日(公章)
【题解】
这是一篇由基层单位拟制的请示,内容严谨有序,语言简明通畅,是一篇充满说服力的佳作。
请示,“适用于向上级机关请求指示、批准”(《办法》)。
请示的成功运作,固然与其他沟通手段与沟通效果密不可分,但其表述的严密性、条理性也起着不容忽视的作用。
【评析】
凡以“请求批准”为主体内容的请示,发文机关的根本目的在于说服上级,从而使有关要求获得批准。在实事求是的基础上,请示的拟制者应当特别注意表述的条理性,以使公文内容体现出难以拒绝的说服力。例文切实地做到了这一点。
本文以目的(为合理组织网点,扩大邮政服务)和想法(拟在中兴街设立邮政营业所一处)开笔,一个独立成段的长单句十分醒目而直接。这种写法,在请求批准的请示中,是经常用到的。
说本文充满说服力,是因为文中十分严谨有序地陈述了以下几点理由:
首先,是中兴街的自然情况:单位和居民密集地带,位置偏远,用邮不便。其次,是采用流动服务组方式的具体困难:“没有固定局房,邮政员工生产和生活诸多不便”。这一条理由,仅是一个过渡,就其本身而言,并不能对所提请求构成一个绝对性的支撑,突出开展邮政服务的主动性应该是其主要用意。第三,是“流动服务组方式已远远不能满足需要”。这第三条理由完全排除了继续进行流动服务的可行性,因而,是具有相当分量的理由。这条理由的表述,尤其使整个请示充满了不容拒绝的说服力。行文至此,再提出“请核准增设中兴街邮政营业所”的要求,可谓水到渠成,顺理成章。而上级在收到请示后,很快作出“同意增设中兴街邮政营业所”的批示,并要求“将局房设计图纸报核”。
例文从请求批准内容的安排上,也充分体现了规范、严谨的构思。请求增设邮政营业所,实际上可以请求拨付基建款,而文中并没有提到这一内容,应该是出于避免“一文两事”的考虑,因为《办法》明确规定:“请示应当一文一事。”如果提出“增设”的要求后,再提出拨款请求,尽管二者是紧相联系的,但仍有“一文两事”之嫌。这样规范、严谨地构思公文内容,的确值得学习、借鉴。
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撰写请示缘由的艺术
请示是机关单位经常使用的一种非常重要的上行公文,可以说除了党和国家的最高领导机关之外,任何机关或单位都必须为解决自己的实际问题和困难而拟写请示。能否写出高质量、高水平的请示,使所请问题得到顺利解决,实际工作中是丝毫轻视不得的问题。
那么如何才能写出高质量、高水平的请示呢?翻阅相关应用文书籍,笔者发现大多数都无非是在强调请示必须一文一事,不得与报告结合使用等行文规则,而对于请示的具体写作,却言之了了。“请示的正文包括三部分:请示缘由,请示事项,请示结语。”似乎一份请示只要写够这三部分就可以了,没有什么好深究的。其实不然,笔者认为,从实际工作出发,要想提高请示获得批准的成功率,写作中必须讲求一定的艺术。在这三部分的写作中,请示事项固然重要,但请示缘由的拟写更是请示能否被批准的关键。
一、理由陈述应重情、合理、合法
所谓“情”是指作者渗透在文中的感情色彩,即在重大问题上鲜明的倾向性;所谓“理”就是党和国家的有关方针政策,上级领导的各项指示和本单位工作中亟待解决的实际问题和困难;所谓“法”就是国家的法令、法律和各项规定。
1.情。“文章不是无情物”,请示缘由的陈述中同样渗透着不可忽视的感情因素。古代公文名篇《陈情表》就是渗情于叙、情理交融的一篇请求性公文,与其说是文中所讲的孝义之理起了作用,不如说是李密对祖母的一片真情感动了晋武帝。当然,请示之“情”,不张扬,不外露,不用感情色彩浓重的词。它不需夸张,不必比喻,不要做作,而是只叙其事,直陈其理,朴实无华,端庄持重。“重情而不溢情”。
2.理。请示写作中,“理”的陈述有着非常重要的作用。有时请示的内容虽有“情”,但却于“理”不容,上级即使有心帮助,也爱莫能助,枉费了撰写者的笔墨与时间。因此所请求的内容、问题要符合党和国家的方针政策和上级有关文件规定也是至关重要的,因为无“理”就不能申明请示的意旨,因为无“理”就得不到有关领导的理解和支持。
值得注意的是,请示中对“理”的陈述,不同于议论文中的说理过程。一般说来只需把有关条款找出,作为请示的依据即可。只用事实说话,不必进行推理论证。这是因为请示是写给上级领导的,相关指示精神本就来源于上级,如果在此大谈特论,难免有班门弄斧、给领导上“政治课”之嫌。
3.法。请示的写作必须合“法”。如不合“法”,其问题同样得不到解决和批准,尤其是财经类的请求,绝对不能违反财经制度和纪律,只有在法令条文、有关制度和纪律允许的范围内,其请示的事情才有可能被批准。虽然写作时,我们不需像写司法文书那样将具体的法律条文、财经制度写进去,却不能因此而忽视请求的“合法”性。
二、换位思考,找准切入点
换位思考,就是要站在领导的高度,从全局的角度申述自己的理由,把自己要解决的问题同全局的利益联系起来,从领导的关注点切入,使自己急于解决的问题成为上级单位急于解决的问题,这样才易使所请求的事项得到领导的首肯。
以上分析表明,写好一篇请示绝非易事,若想所请事项能被批准,非在请示缘由的写作上下一番功夫不可。(马俊霞《应用写作》2008年第12期浅析撰写请示缘由的艺术)
【训练与作业】
1.试陈述请示的文体特征与语言特点。
2.阅读以下请示文本,分析正文内容结构安排特点。
×镇人民政府文件
×发〔2006〕×号签发人:×××
关于筹建中外合资“××食品有限公司”的请示
县人民政府:
我镇企业办、××市对外贸易公司与日本××食品工业株式会社,经友好协商,三方本着平等互利、共同发展的原则,拟筹建中外合资的“××食品有限公司”项目,主要生产真空包装野菜。该项目总投资为1 000万人民币,建成后年产值1 940万元,利润325万元,三年内可收回全部投资。此项目是一个引进国外先进生产设备和管理经验、经济效益较好的外向型企业,其建成投产将为我镇商品经济的发展注入新的活力。鉴此,现将“××食品有限公司”项目建议书报上,请予审批。
(盖章)
二〇〇六年三月一日
(联系人:×××,电话:××)
主题词:××××××
 
 
 
抄送:县计委、县外经贸办公室、乡镇企业局、环保局、工商局、建设局
 
 
 
××办公室印2006年×月×日印发
 
 
3.修改以下从写作网站中下载的请示“范文”:
销售部关于前方各处人员奖励办法的请示
 
销售部长:
销售部为调动前方各处开发主机市场的积极性,在消除各经销处开发时在资源组织、快速反应及发货等方面诸多不利因素的同时,充分体现销售部由规模数量型向质量效益型转变的精神,特对各处制定如下奖励政策:
凡各处通过部现货公司款到付货销售到开发主机市场上的产品,销售价高于定价的,销售额差额部分(利润的××%)予以奖励。计奖办法:月奖励金额=(定价下浮%-实际下浮%)*P009价格(不含税)销售金额*××%。
以上请示如无不妥,请批转各前方处室、各部门执行。
办公室
二○○九年八月八日
【课外学习建议】
请示是职场环境中上下级组织之间非常规范、非常正式的沟通手段,想一想,这种手段有没有局限性?
文本阅读
北京市人民政府
关于在中关村科技园区开展政府采购自主创新产品
试点工作的意见
京政发〔2008〕46号
各区、县人民政府,市政府各委、办、局,各市属机构:
为贯彻党的十七大精神,全面落实科学发展观,发挥政府采购对自主创新的促进作用,根据《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006—2020年)》(国发〔2005〕44号),及发展改革委、科技部、财政部等部门《首台(套)重大技术装备试验、示范项目管理办法》(发改工业〔2008〕224号)、财政部《自主创新产品政府首购和订购管理办法》(财库〔2007〕120号)和《自主创新产品政府采购评审办法》(财库〔2007〕30号),现就在中关村科技园区(以下简称中关村)开展政府采购自主创新产品试点工作提出以下意见:
一、充分认识在中关村开展政府采购自主创新产品试点工作的目的和重要意义
政府采购自主创新产品是增强企业自主创新能力的重要举措,也是发挥政府采购调控功能和公共财政职能的重要措施。中关村作为我国科教智力资源最密集的区域和新时期建设创新型国家、首都创新型城市的龙头,围绕国家战略、首都发展和民生需要,大力开展自主创新,不断创造出技术领先的新产品,转化了大批重大科技成果。这次试点的目的是,本着先行先试的原则,通过政府采购,推进中关村自主创新产品在首都发展建设中的广泛应用。在中关村开展政府采购自主创新产品试点工作,将进一步拓展政府采购工作的广度和深度,为探索建立政府采购自主创新产品的新机制和新模式,不断完善政府采购制度,以及在本市全面开展政府采购自主创新产品提供经验。各区县政府、市政府各有关部门和单位要高度重视在中关村开展的试点工作,确保试点工作取得成效。
二、明确自主创新产品采购范围,扩大政府采购适用领域
参加本次试点的范围,是使用市区两级财政性资金采购的机关、企业、事业单位(以下统称采购单位)、市区两级财政性资金全额投资或部分投资项目的出资、建设和管理单位(以下统称项目业主单位)以及研发并提供自主创新产品的中关村企业、大学、科研单位(以下统称供应单位)。采购的中关村自主创新产品包括已列入国家或北京市自主创新产品目录的产品;重大技术装备;以及国家需要研究开发的重大创新产品、技术。采购自主创新产品的适用领域,从政府行政类办公扩展到市政设施、建筑、节水节能、环保和资源循环利用、交通管理、公共安全、医疗卫生、技术改造、科技研发、工程养护等使用市区两级财政性资金全额投资或部分投资的项目。
三、政府采购中关村自主创新产品的方式
本次试点主要在首购、订购、首台(套)重大技术装备试验和示范项目、推广应用等四个方面探索政府采购的新方式。
(一)首购方式。
1.首购,是指由使用财政性资金的采购单位对首购产品进行首先购买的行为。
2.首购产品,是指符合国民经济发展要求,代表先进技术发展方向;首次投向市场,虽尚未具备市场竞争力,但具有较大的市场潜力,需要重点扶持的产品。党政机关、事业单位购买的首购产品须纳入《政府采购自主创新产品目录》;企业购买的首购产品须纳入《北京市自主创新产品目录》。
3.采购单位采购的产品属于首购产品类别的,采购单位应当购买目录中列明的首购产品。
(二)订购方式。
1.订购,是由使用财政性资金的采购单位对国家和本市需要研究开发的重大创新技术和产品等确定自主创新产品供应单位的行为。
2.订购产品应属于国家或本市需要研究开发的重大创新产品或技术,但目前尚未投入生产和使用,尚未列入国家及北京市自主创新产品目录;产品权益状况明确,研究开发完成后具有自主知识产权;创新程度高,涉及产品生产的核心技术和关键工艺,或者应用新技术原理、新设计构思,在结构、材质、工艺等方面对原有产品有根本性改进,能显著提高产品性能,或者能在国内外率先提出技术标准;具有潜在的经济效益和较大的市场前景或能替代进口产品。
3.采购单位应当通过公开招标确定订购产品供应单位,并与其签订订购产品采购合同,确保充分竞争。
(三)首台(套)重大技术装备试验和示范项目方式。
1.首台(套)重大技术装备试验和示范项目,是指由使用财政性资金的采购单位对首台(套)重大技术装备优先采购的行为。其中:试验项目是指项目业主单位所采用的首台(套)重大技术装备在国际上首次应用;示范项目是指项目业主单位所采用的首台(套)重大技术装备在国内首次应用。
2.重大技术装备是指对国家经济安全和国防建设有重要影响,对促进国民经济可持续发展有显著效果,对结构调整、产业升级和节能减排有积极带动作用的装备产品。首台(套)重大技术装备是指集机、电、自动控制技术为一体的,运用原始创新、集成创新或引进技术消化吸收再创新的,拥有自主知识产权的核心技术和自主品牌,具有显著的节能和低(零)排放的特征,但尚未取得市场业绩的成套装备或单机设备。
3.项目业主单位应按照《中华人民共和国招投标法》的规定,招标确定拟采购的首台(套)重大技术装备和研制单位。招标方式可以是公开招标,也可经政府投资主管部门批准后采取有限邀请招标、竞争性谈判等方式。在招标过程中,需考虑首台(套)重大技术装备的自主创新、节能环保因素,并视情况合理设置自主创新、节能环保评标因子或权重。
(四)推广应用方式。
1.推广应用,是由使用财政性资金的采购单位或项目业主单位对已经生产并投放市场、质量可靠、处于国际国内领先技术水平、符合国家相关产业政策的,且已列入国家或北京市自主创新产品目录的自主创新产品,在政府储备或政府投资项目中优先应用的采购行为。
2.采购单位或项目业主单位应通过招投标优先采购推广应用的自主创新产品。在招投标过程中,应当考虑自主创新因素,在项目评审方法和标准中设置一定比例的价格扣除或总分值加分等优惠条件,在同等条件下优先采购。采用最低评标价法评标的项目,对自主创新产品可以在评审时对其投标价格给予5%至10%幅度不等的价格扣除;采用综合评分法评标的项目,在满足基本技术条件的前提下,在价格评标项中,可以对自主创新产品给予价格评标总分值的4%至8%幅度不等的加分,在技术评标项中,可以对自主创新产品给予技术评标总分值的4%至8%幅度不等的加分。
四、建立对政府采购自主创新产品的有效激励机制
(一)在政府投资项目中,市发展改革委等有关部门应将项目业主单位承诺采购自主创新产品作为申报立项的条件,并明确采购自主创新产品的具体要求。在市、区县两级政府投资的重点工程中,国产设备及产品的采购比例一般不得低于总价值的60%;在同等条件下,应优先采购中关村的自主创新产品。
(二)市有关部门对采用中关村自主创新产品的政府投资项目,优先安排环保、交通、能源评估,加快审批,优先安排财政预算,确保资金额度;对中关村企业研发的重大创新药物、疫苗等,优先进入医保目录或纳入政府储备;市有关部门在预算中要加大政府采购自主创新产品支持力度,对提供自主创新产品的中关村企业、大学、科研院所,优先给予资金支持,用于自主创新技术和产品的进一步研发和推广;对执行情况较好的采购单位或项目业主单位,其列入下一年度实施计划的采用自主创新产品政府投资项目及财政预算,市有关部门应给予优先安排。
五、加大组织实施力度,确保试点工作落到实处
(一)由市发展改革委、市财政局牵头,市教委、市科委、市公安局、市公安局公安交通管理局、市建委、市市政管委、市交通委、市水务局、市农委、市质量技术监督局、市审计局、市环保局、市工业促进局、市卫生局、市园林绿化局、市药品监督局、中关村管委会等市相关部门成立联合工作组,编制年度政府采购自主创新产品的实施计划,确定重点实施项目。
(二)中关村自主创新的首台(套)重大技术装备及试验、示范项目由市发展改革委、市财政局牵头,会同中关村管委会等市有关部门提出,并经专家组评估认定。具体实施细则由市发展改革委、市财政局牵头,会同中关村管委会等部门另行制定。
(三)由市科委牵头,会同北京市自主创新产品认定工作小组成员单位,根据本意见进一步完善《北京市自主创新产品认定办法》,并及时更新《北京市自主创新产品目录》。
(四)自主创新产品的供应单位在参与政府采购过程中,应进一步完善产品功能,规范标准,提升性能指标,并提供良好的售后服务。
(五)联合工作组对项目应用中关村自主创新产品情况进行检查和评估,对违反有关规定的行为主体,由有关部门依法进行处理。
(六)总结经验,加强宣传,加快在全市推广应用。要及时总结试点经验,协调解决试点工作中遇到的困难和问题。同时要定期举办自主创新产品推介会等多种形式的宣传推广活动,对应用自主创新产品情况较好的项目和单位进行宣传,搭建技术、产品推介和交流的平台,扩大政府采购自主创新产品的影响力。
北京市人民政府
二〇〇八年十一月二十九日
【题解】
“意见”原属党的机关公文。《中国共产党机关公文处理条例》(中共中央办公厅1996年5月3日印发,以下简称《条例》),首次将“意见”列入中国共产党机关公文文种;后来,于2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),将“意见”正式列入了国家行政机关的公文文种,“意见”从而成为行政机关使用频率较高的法定公文。
“意见”的本意是人们对事物所产生的看法或想法(即主张、见解、观点或方法等)。各组织在工作中经常会遇到一些新的情况和问题,如原有政策规定不够明确,或不相适应,就需要上级组织、领导进行正确、及时的指导,以提出见解、措施,规范下级机关的行为,为下一步完善和制定有关法律法规做好必要的准备。
指导工作又不能使用刚性很强的“决定”等公文文种,“意见”作为法定公文文种,既成为下级向上级或向平级机关提出解决有关重要问题的见解和处理办法等方面建议的渠道,又成为上级在发现下级遇到有关重要问题时,提出见解和办法措施,对下级予以指导的途径。在多年的实践中,“意见”较好地解决了呈转性公文中长期存在的难题和上级在指导工作中的弹性问题。
“意见”的实质是提出切合实际的可行性建议,发挥参谋和指导作用。其见解中的态度是诚恳的,即使是下行文中的“意见”也没有决定或者通知等文种的强制性那样强烈。作为上行文或平行文的“意见”,必须以“知无不言,言无不尽”的态度,对上级或平行机关提交本机关的建设性见识,充分发挥好参谋作用。
【评析】
“意见”常见的类型有两种:第一种:直接提出意见。直接意见是发文机关为指导工作直接提出自己的看法和措施。如《国务院办公厅关于扶持家禽业发展的若干意见》(国办发〔2005〕56号)。它根据当年入秋以来,我国局部地区又发生高致病性禽流感疫情,给全国家禽业的稳定发展带来明显冲击的情况,提出了九条切合实际而又具有科学见地的扶持家禽业发展的意见,下发全国各地。第二种:间接呈转意见。常见的有转发上级机关的意见和批转下级机关的意见两种方式。如《广东省人民政府办公厅转发国务院办公厅转发发展改革委等部门关于加强钨锡锑行业管理意见的通知》(粤府办〔2005〕80号),就是转发上级机关的意见;再如《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》(国发〔2005〕34号),就是将证监会提出的关于提高上市公司质量的意见转发给全国各地和相关部门。这些例子其实已经变成了转发或批转通知了,办理时便要注意“通知”的刚性和“意见”的弹性相结合。
本文属于第一种类型,是北京市政府为了发挥政府采购对自主创新的促进作用,就在中关村科技园区开展政府采购自主创新产品试点工作提出的具体的看法和措施。
结构上可分两大部分:
第一,导语部分。其内容是从宏观意义上阐明此项工作开展的目的和政策依据,政策依据系援引相关文件来加以说明,显得令人信服。
第二,主体部分。共分五个层次:第一层,强调在中关村开展政府采购自主创新产品试点工作的目的和重要意义,为下文张本;第二层,明确了自主创新产品采购范围;第三层,明确了四种采购方式,并采用条列式逐项说明;第四层,建立对政府采购自主创新产品的有效激励机制;第五层,提出六点措施加大组织实施力度,确保试点工作落到实处。
表达上具有的主要特点是:严谨、规范,条理性强。
【知识链接】
意见的行文方向
直接“意见”可以上行、下行或平行,但“意见”在上行、下行与平行中的要求不同:
1.“意见”上行。“意见”上行的主要内容是“对重要问题提出见解和处理办法”。如果这些上行内容涉及汇报工作、反映情况、答复询问、请求批准事项等一类的事,则分别由“报告”、“请示”来承载;其余重要问题则用“意见”来负责沟通。
上级对上行的“意见”,应该按照“请示”的行文程序与要求去办理。发送“意见”的部门,如果在上行的“意见”中涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商一致后,方可联合向上行文;如果部门之间仍有分歧,在主办部门出面协商仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方的理由和依据,提出建设性意见,并与其他部门会签后,报请上级机关来决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或者答复。
2.“意见”下行。“意见”频繁下行,涉及内容也相当广泛。它常常对下级产生普遍的指导意义。所以,下行“意见”写作时,首先要明确发文目的和指导思想,明确政策界限,内容要充实,理由要充分,处理办法、措施和意见要具体、清楚、直截了当而具有可行性。下级对上级的“意见”的执行事项和要求,必须严格遵守。无明确要求的,则可参照执行。
3.“意见”平行。“意见”作为平行文,所提出的见解只供对方参考。如起草规范性公文时,往往需要征求有关部门的意见,有关部门在提出意见时,过去用“函”回复,《办法》实施后,就应改用“意见”来回复对方了。平行文提出的“意见”,仅供对方参考,不能强求对方接受;同时,回复的“意见”要做到观点鲜明,法律、政策依据明确、充分。
【训练与作业】
1.试陈述意见的文体特征。
2.“意见”是《条例》和《办法》规定的法定公文文种,但在非法定公文中,也常常会见到有使用“意见”的情况,试比较二者有何区别。
3.国务院办公厅在对《办法》实施情况进行的调研中了解到,“意见”只在下行文中出现,平行文、上行文中很少出现,请分析其具体原因。
【课外学习建议】
 辨析“意见”与相近文种“报告”“决定”“通知”“函”的区别与相似点。
文本阅读
关于收到腾讯公益慈善基金会转来
壹基金腾讯网友地震捐款的确认函
腾讯公益慈善基金会:
 截至2008年6月4日,共收到腾讯财付通结转来的“壹基金腾讯网友捐助地震款”人民币贰仟叁佰叁拾伍万壹仟捌佰叁拾肆元玖角伍分(23 351 834.95)。
上述款项已全部汇入我会捐款账户。全部善款将在壹基金管理委员会的监督下统一分配和使用,统筹用于5·12地震的救助和灾后重建工作。“壹基金”将定期公布由德勤华永会计师审计的资金使用报告,同时,国家审计署也会对我会地震灾害款项的使用进行审计。
欢迎广大网友对善款使用情况进行监督,感谢腾讯网友为灾区人民做出的贡献。
中国红十字总会
二○○八年六月五日
【题解】
本函是中国红十字总会出具的“腾讯网友地震捐款接收确认函”的证明文件。
2008年5月12日,四川汶川县发生里氏8级地震。这是建国以来国内最严重的地震灾害,抗震救灾工作刻不容缓。腾讯第一时间联系中国红十字会李连杰壹基金计划,于12日晚8时联合启动了“5·12地震”网络募捐平台,号召网友关注灾区,奉献爱心。严峻灾情牵动着广大网友的心。截至2008年6月5日12时,网友赈灾捐助超过2 335万元人民币。这是本次赈灾中全球最大的网络捐赠活动,同时也是中国互联网历史上网友捐助的最高记录。确认函内容证明,红十字总会共接收腾讯财付通结转的腾讯网友地震救灾捐款23 351 834.95元。该数据为中国红十字总会截至6月4日12时通过腾讯财付通平台所接收的网友捐款金额。
【评析】
本文分三个段落。
第一段陈述了基本事实,用简洁的叙述文字和财务数据体现出了文章行文的严谨性。第二段是重点,说明了以上款项今后如何来发挥作用。这是捐款人最关心的问题,拟稿者对善款分配和使用原则的介绍让捐款人感到欣慰。第三段简短的两句话表达了两层意思,一是管理机关欢迎监督的立场,二是对捐款人的感谢之情。
表达上值得注意的还有说明的方式,第一段中先用汉字描述金额,再在括号中用阿拉伯数字注明具体数值,既不留下涂改财务数据的空间,也能让读者一目了然。
【知识链接】
函的使用范围
根据《办法》的规定,“函”的用途相当广泛,与原《办法》比,明显扩大了许多。
其一,从“函”的适用范围来看。新《办法》指出,“函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。与原《办法》比,多了一个“答复审批事项”。这一规定,使过去非隶属关系的机关之间答复审批事项也用“批复”的做法得到纠正,应当说,“答复审批事项”的“函”量是相当大的。
其二,从对“函”使用的特殊要求来看。新《办法》第十五条规定,政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。”但原《办法》第十三条中却规定,政府各部门“可以根据本级政府授权和职权规定,向下一级政府行文”。新《办法》中的“不得”和原《办法》中的“可以”,虽一词之差,其内容则完全相反。原《办法》的规定,是政府各部门在“根据本级政府授权和职权规定”的前提下,与下一级政府之间视为隶属关系,可以直接行文,所用文种当然不只局限于“函”。新《办法》则是把本级政府各部门与下级政府之间视为不相隶属关系,行文只能用“函”。这一规定,又大大扩展了函的使用范围。
【训练与作业】
1.试陈述函的文体特征与主要类型。
2.请看以下几份公文的标题,分析其中存在的问题:
(1)××乡人民政府给县财政局的《关于解决修路所需经费的请示》
(2)××县电业局给县直各单位的《关于近期停电的通知》
(3)××市教育局给县政府《关于调整县职业教育结构的批复》
(4)《关于对〈××市房产开发管理暂行办法〉修改意见的函》
3.下面是一个答复性函,说明这种函具有的特点,并说说这种函与“批复”有什么区别?
 
国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)
 
级直属海关问题的复函
国办函〔2002〕31号
浙江省人民政府、海关总署:
浙江省人民政府《关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示》(浙政〔2001〕27号)收悉。经国务院领导同志同意,现函复如下:
同意宁波海关升格为正厅(局)级机构,隶属于海关总署,不增加人员编制。
其他有关事宜,请你们与有关方面协商办理。
国务院办公厅
二〇〇二年四月十八日
(引自《中华人民共和国国务院公报》,2002年第16号)
4.分析以下征询函,指出其语言上的特色:
发函编号日期
0066918/05/2007
事由Assunto:
(《澳门人文社会科学研究文选》——语言翻译卷)
为对澳门人文社会科学的研究作出全面和客观的检阅、总结和回顾,澳门基金会计划于本年出版一套12卷《澳门人文社会科学研究文选》,收集近20年来澳门人文社会科学研究的优秀文章。
欣悉阁下与陈满祥先生曾发表下列文章,水平甚高,而且在发表时饶具代表性,《文选》编辑部拟将之收录出版于《澳门人文社会科学研究文选——语言翻译卷》内,书籍并将上载于“澳门虚拟图书馆”(www.macaudata.com)网站以供读者浏览。
澳门公文与内地公文的比较研究(载于《语体与文体》)
谨此函奉达,敬希同意将有关文章收入《文选》中,以出版并上载有关网站,如蒙俯允,本会将奉致薄酬,以表谢意。
随函附奉声明书乙份,敬请填妥后将声明书正本、上列文章的原稿列印本(或印刷本)及电子版本,寄往澳门友谊大马路918号世界贸易中心15楼C、D座澳门基金会研究所。
如有查询,欢迎致电8537978529或电邮cherry@fm.org.mo与陈小姐联系。
谨此致谢,并期望得到阁下支持。
此候覆,即颂
 
台祺!
澳门基金会
二○○七年五月
声明书 (B23)
本人(姓名)(外文译音),身份证明文件编号××××,谨同意澳门基金会将下列文章:
澳门公文与内地公文的比较研究(载于《语体与文体》)
收入《澳门人文社会科学研究文选——语言翻译卷》出版,并同意编者对本人被选入文集的论文作适当修改及将文章转成电子档案置于其澳门虚拟图书馆网站(www.macaudata.com)上。
欲向本人支付稿酬时,请转至以下账户:
开户姓名: 账号:      
开户银行:
银行地址:
签署:
日期:
本人联络方式如下:
地址:
电话:传真:
流动电话:电邮:
【课外学习建议】
收集不同类型的“函”的文本各一份,并分析其特点。
结语
本篇所选现代法定公文,是不同时期不同文种中的经典之作。通过阅读这些经典名作,有利于培养现代秘书工作者的公文语感,有助于现代秘书把握公文语体色彩,可以帮助我们加深对现行法定公文文种特点的把握与理解,从而指导我们撰写出高质量的公文文本。

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