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项目一档案与档案工作

发布时间:2012-12-23  来源:原创  作者:主编:楼淑君 钟小安 副主编:雷振华 冯荣珍 参编:崔广利 劳蕾蕾  发布者:网络秘书  浏览次数:1519  
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项目一档案与档案工作
 
任务一认识档案
【知识目标】
了解我国档案的发展变化;
熟悉我国档案管理工作机构;
明确档案工作人员的素质要求。
【能力目标】
能够理解档案的含义、作用;
能够描述档案形成的条件;
能够清楚档案工作内容与机构。
【案例引入】
档案记录了历史真相
199718,瑞士银行职员克里斯托弗梅利在值夜班巡视中,无意间在银行大楼一个不太引人注目的地方发现了一堆鼓鼓囊囊的麻袋,里面装的都是要销毁的陈旧的银行表格、账本、文件等。他顺手从麻袋中抽出几本会计簿翻阅,发现里面写有1939年、1942年两次以公开拍卖方式强制出售属于犹太人财产的不动产等内容。梅利认为这些账本不应当被销毁。于是,他把这些账本秘密地带出了银行大楼,交给了苏黎世以色列文化协会。不久,瑞士银行这家曾经在第一次世界大战期间保存纳粹黄金的丑闻被披露并迅速见诸报端,引起轩然大波。
瑞士这一永久中立国和其最安全、最可靠、最可信赖的金融银行的美誉受到了巨大打击。披露出来的历史材料无可辩驳地说明了第二次世界大战期间瑞士银行与纳粹密切合作,为德国纳粹洗黑钱,获取肮脏利润。他们姑息养奸的行径也为德国纳粹的侵略战争起到了推波助澜的作用。如果没有这些记载着肮脏的交易的会计档案,恐怕这个历史丑闻就如石沉大海而无人知晓,即使再重新调查,任何人都无从查起。
(改编自:胡鸿杰.办公室事务管理案例与实务\[M\].北京:中国人民大学出版社,2004.
 
【请你思考】
1.什么是档案?档案的形成有什么条件?
2.案例中差点被销毁的档案为什么能够揭露出瑞士银行第二次世界大战期间鲜为人知的丑闻?这说明了档案在社会进程中起到了什么样的关键作用?
3.如果发现珍贵档案,我们应该如何处置?
 
【理论导读】
任务一认识档案
档案管理实务
 
项目一档案与档案工作
一、档案的起源与演变
(一)档案的起源
对于档案的起源问题,不同学者有不同的观点,但有一点是一致的,即档案的产生与人类社会的产生有着密切的联系。关于档案的起源,归纳起来目前主要有以下三种观点:
1.结绳刻契说用结绳、刻契、图画等原始记录方法来辅助记忆、交流思想和处理公私事务,萌芽了档案的因素。
2.文字说随着社会的发展,出现了文字,便有了比较完整的记录,记录所形成的材料便成为了档案。
3.国家说人类出现了文字以及私有制和国家之后,出于管理的需要便产生了相应的文书,也才真正形成了人类历史上的档案。
(二)档案形式的演变
我国历史悠久,随着时代的变迁,档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等历经多次变化。从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简牍、纸质、胶磁等;从制作手段来看,有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;从表现方式来看,有文字、图表、声像等。下面对档案载体的变化做一个概要介绍。
1.甲骨档案甲骨文是指刻在龟甲和兽骨上的文字,出现在殷商时期。甲骨档案以商代较多。
2.金石档案金石是指金属和石头。金石档案主要在商周、春秋战国时期特别是春秋以后,有些重要的记载和规定,刻在石头上。图12为金石档案,其中左图为周朝记有牧野之战经过的利簋及其铭文。
3.简牍档案简牍档案是以竹片和木片(椟)为载体的档案,出现在商代、西周时期。春秋战国时期渐多。图13为简牍档案。
4.缣帛档案缣帛为丝织品,春秋战国时期,生产力得到了发展,丝织品作为各种活动的记录材料,出现了缣帛档案,秦汉以后渐多。图14为缣帛档案,其中右下图为唐律残片。
5.纸质档案随着社会的发展,到西汉时出现了新型记录材料——纸张,因而也出现了大量的纸质档案。
6.现代载体档案近百年来,随着科学技术的飞速发展和巨大进步,产生了大量以磁质材料为载体的音像档案和电子档案。
音像档案是指以照片、录音带、唱片、录像带、电影片等为载体的档案。它的特点是真实、形象、生动、直观。
电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘(硬磁盘、软磁盘)、磁带和光盘。
总结上述内容,可以用简单图示表现我国档案形式(或叫载体)的演变过程,如图15所示。
(三)档案称谓的演变
我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。
商代称为,周代叫做,秦汉称作典籍,汉魏以后谓之文书文案案牍案卷簿书等,清代以后多用档案,今统一称作档案
 档,清代所编《康熙字典》将横木框档释为,即木制框架;案,东汉许慎所著《说文解字》将释为从木案声,几属也,即指长条形矮桌。古代官员常以之处理公务,堆放文书,由此引申,把处理一个事件的有关文书作为一案。英文archive即为文件、记录、档案,相当于中文档案一词;复数 archives指公文保管处、档案处、公文。
 
二、档案的定义、作用及我国档案的组成
(一)档案的定义
我国198811实施的《中华人民共和国档案法》对档案作了如下表述:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
这一档案定义包括了以下六个方面的基本含义:档案是直接形成的历史记录;档案的形成者众多;档案的来源渠道广泛;档案的形式多种多样;档案以价值为保存目的;档案本质上是历史的再现。
(二)档案的作用
档案基本具备以下两个方面的作用:凭证作用和参考作用。
1.档案的凭证作用档案的凭证作用是由档案的内容和形式所决定的,俗话说口说无凭,立字为证,就是对档案凭证价值的充分肯定。
档案在官司中的作用
2007年到2009年的娃哈哈达能的官司诉讼中,娃哈哈集团档案室在整个诉讼中发挥了卓有成效的作用,提供了大量合同、会议材料以及来往信函等各类档案材料数千份,将事实真相呈现在法律和民众面前,最终令达、娃之争中关于娃哈哈商标所有权的问题尘埃落定,法院做出终审裁定:娃哈哈商标归杭州娃哈哈集团所有。
(摘自杭州档案网:http://www.hzarchives.gov.cn/dayw/lysl/
档案在生产经营中的作用
有一民营企业在生产规模小时所买的小型锅炉,三年后因生产规模扩大需要更换一台功能更大的。在处理原来的小锅炉时,因图纸丢失,造成了不小的损失:一是难以找到买主,正规单位不敢要;二是只能按废品收购价出售。结果20多万元买的锅炉,只用了3年,最后仅卖了1.2万元。如果有图纸在最低也能卖到8万元。
 
 2.档案的参考作用档案作为过去各项社会活动的真实记录,为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。成语前事不忘,后事之师前车之覆,后车之鉴察往知今等都说明了档案的重要参考价值。
【小案例】
档案孕育了东方明珠
在建造上海东方明珠广播电视塔的过程中,为确定它的选址方案和地面设计风速,上海气象档案馆发挥了重要作用。首先,根据气象档案记载,1951—1990年陆家嘴浦东川沙境内方圆5 km范围内40年没有出现过龙卷风,而且随着城市化发展,浦东地区龙卷风的影响还将有所减弱。因此,陆家嘴成了东方明珠理想的建址。其次,据有关气象档案统计,测算出陆家嘴边界内不同高度的30年、50年、100年、500年一遇的风速,并查证了1400—1990年期间的上海大风灾害档案资料,最后上海气象档案馆建议东方明珠采取百年一遇的33.3/秒风速为地面设计风速,它大于历史极大值仅0.2/秒,既安全又不浪费。
档案为专题研究提供参考
《杭州市土地制度的演变》是《中国土地制度变迁与改革研究》课题的一部分,该课题由国务院发展研究中心、北大中国发展研究院等单位牵头,浙江大学经济学院、管理学院参与。为梳理中国土地制度演变的线索,总结各地在土地政策上的探索经验,浙江大学经济学院的教授曹某于200956~14日,多次到杭州市档案馆查阅有关土地档案。通过查阅市政府、规划局、城建局、民政局、房地产管理局等全宗中关于自20世纪70年代以来杭州市征用农村集体土地所形成的法规、政策与征地补偿协议等档案50余卷,使曹某掌握了杭州市政府在征地补偿政策上形成的地方经验,帮助他为改革征地制度提出有价值的政策建议。
(摘自杭州档案网:http://www.hzarchives.gov.cn/dayw/lysl/
档案的作用具体表现在以下几个方面:
1)管理工作的查考依据。
2)生产活动的参考依据。
3)政治斗争的重要工具。
4)科学研究的可靠资料。
5)宣传教育的生动材料。
6)维护权益的法律书证。
但必须了解,档案作用的发挥,往往会受到档案利用实践、社会发展水平、社会档案意识、档案管理水平等因素的制约。
(三)我国国家全部档案及其组成
所谓国家全部档案,它包括两个方面的内容:一是国家全部档案的所有权归国家所有,任何个人或集团均不得据为己有;二是我国的档案管理体制实行的是集中统一管理。
关于我国国家全部档案的组织成分,1956416国务院颁发的《关于加强国家档案工作的决定》作出了明确的规定:在中华人民共和国领土范围内,各个历史时期的国家机构、社会组织以及个人形成的各种内容和载体的档案。这些成分可以分为三类:
1.中华人民共和国时期档案指新中国成立以来党和国家的各级各类机关、部队、团体、企事业单位以及著名人物形成的档案。
2.革命历史档案指五四运动到中华人民共和国建立时这段时间,整个新民民主主义革命时期内,中国共产党及其领导下的人民政权、革命军队、企事业单位、社会组织、革命活动家等形成的档案。
3.旧政权档案
包括历代王朝、北洋军阀政府、国民党政府、日伪政权各时期的档案。
上述表述中的第1类为新中国成立后档案(也称现实档案),第23类为新中国成立前档案(也称历史档案)。
 
 任务二了解档案工作内容及机构
一、档案工作的内容与基本原则
(一)档案工作的内容
档案工作有广义和狭义两种理解。
广义的档案工作指整个档案事业,包括档案行政管理、档案业务工作、档案教育、档案科研、档案宣传出版等。
狭义的档案工作仅指档案馆、室的具体业务工作,一般分为收集、整理、鉴定、保管、编目检索、编研、利用、统计等八个业务环节。其中前四个环节是档案实体管理工作,后四个环节是档案信息管理工作,各个环节之间互相联系又互相制约,相辅相成,组成一个完整的工作过程。本书侧重于狭义的档案工作。
档案工作具有管理性、服务性和政治性的特点。
(二)档案工作的基本原则
1.统一领导、分级管理
1)国家全部档案由各级档案行政机构分别集中管理。首先,各机关单位的档案由档案室集中统一管理,不得分散在各个部门和个人手中保存;其次,机关档案室在规定保管期满后,必须把长期和永久保管的档案移交给各级国家档案馆集中管理,任何机关单位都不得拒绝移交;再次,一切档案未按规定程序办理批准手续,均不得任意转移、分散、销毁和买卖。
2)全国档案工作,由各级档案行政机关统一、分层、分专业进行指导和监督。首先,国家档案事业由国家档案局负责统筹规划,组织协调,统一制度、指导、检查和监督;其次,地方各级档案局,负责对该行政区域内的档案工作进行指导、检查和监督;再次,各专业系统档案主管机关对该系统档案工作实行指导、监督和检查。
3)实行党政档案和档案工作的统一领导、档案行政和档案业务的统一领导(即局馆合一,两块牌子,一套人马,两种职能)的体制。
2.维护档案的完整与安全
1)维护档案的完整。所谓完整,是指档案数量和质量的统一。数量上,要求做到档案齐全,即应归档的文件材料都必须及时向本机关档案室归档,该向国家档案馆移交的档案都必须按时移交,任何单位或个人都不得拒绝归档和移交。质量上,不应归档的文件材料一份也不准归档,不该移交的档案一份也不得移交,并且归档的文件材料必须做到按照形成规律保持一定的联系性和系统性。
2)维护档案的安全。所谓安全,包括了档案的物质安全和政治安全两个方面。物质安全是指档案实体不能受到任何人为的或自然的损毁。政治安全是指档案内容的机密不被盗窃和泄露。
维护档案的完整与安全是有机的统一,完整是安全的物质基础,安全是完整的有力保证,即做到完整是安全的完整,安全是完整的安全。
3.便于社会各方面对档案的利用这条原则体现了档案工作的根本目的,是检验档案和档案工作质量的重要标准。利用是档案工作的出发点和归宿,因此,既要反对重藏轻用,又要围绕利用做好各个环节的业务工作。
二、档案工作机构
(一)档案室
档案室是各级各类机关、单位统一管理本机关、单位档案和指导、监督、检查本机关、单位各部门档案工作的内部组织机构。是国家档案工作组织体系中最基层、最大量的业务机构。
1)档案室主要类型:综合档案室、文书档案室、人事档案室、科技档案室、声像档案室、财会档案室、联合档案室、档案图书情报信息中心等。
2)档案室基本职责:集中统一管理本机关、单位档案,为本机关、单位各项工作服务,为国家积累档案文献资料。
3)档案室具体任务:
①建立、健全本机关、单位的档案工作规章制度;
②指导、监督本机关、单位的档案业务工作,对本单位全部档案和相关资料进行安全保管,并积极做好档案的利用工作;
③做好本机关、单位的档案管理(收集、整理、鉴定、保管、统计)和服务(咨询、查阅和利用)工作;
④做好档案移交工作(把具有长久保存价值的档案向档案馆移交)。
 (二)档案馆
1.我国档案馆基本类型
1)国家综合档案馆:按行政区划,有国家、省(自治区、直辖市)、地(市)、县档案馆。
中国第一历史档案馆(http://www.lsdag.com/docc/lsyg.asp):专门保存明清两代中央国家机关档案及皇室档案的国家级档案馆。成立于1925年,坐落在北京故宫西华门内。
中国第二历史档案馆(http://www.shac.net.cn/index.js):集中保管中华民国时期(1912—1949)各个中央政权机关及其直属机构档案的国家级档案馆。成立于19512月,坐落在南京市中山东路。
2)国家专门档案馆:专门保管某一领域或特殊载体档案的档案馆,如中国照片档案馆
3)专业、部门档案馆:由某些专业主管机关、大中型企业、事业单位建立,如城市建设档案馆(保存城市规划、建设中的文字声像、图表等载体的文件资料),外交部、公安部、铁道部、交通部等部门档案馆,杭州钢铁集团公司档案馆,北京大学档案馆等。
2.档案馆基本任务档案馆基本任务主要有:积累并保管国家档案文献;开发档案信息资源并传播档案信息;提供原始凭证,维护历史真实面目;开展对公众的宣传教育工作;为公民的学习、工作、休闲等提供资源利用等服务。
()档案行政管理机构
现在我国设有各级档案局,在同级党委和政府的双重领导下,负责该行政区域内的档案事业行政管理工作和对下级档案事业进行指导、监督、检查等工作。我国掌管档案事务的最高机构是国家档案局。
()新型档案机构
1)文件中心。介于档案室与档案馆之间的过渡性档案保管机构,具有实体性、集约性、经济性、过渡性和中间性、代理性等特征。
2)档案寄存中心。主要保存破产、拍卖、改组、兼并、股份制企业,非国有企业,一些社会团体和个人的档案。
3)档案事务所。主要从事社会档案的咨询与管理的外包服务,或叫中介服务。目前以小型民营公司为主要形式(也有称档案咨询与管理公司)
 
 任务三走近档案工作人员
档案工作人员是档案事业中最重要的决定因素,也是档案机构运行的主体。
一、档案工作人员的岗位类型
1)档案行政人员:指在档案行政部门中任职,依法从事档案行政事务的人员。
2)档案馆人员:指从事档案馆馆藏档案管理和提供利用等业务工作的人员。
3)机关团体企事业单位和其他组织的档案工作人员:一般指各单位内部档案室的工作人员。
二、档案工作人员的素质要求
1.档案工作人员基本素质要求
1)政治可靠,道德良好。
2)知识面比较广泛。
3)具有相当的档案管理理论知识和实践经验。
4)熟悉本机关单位性质、职能、业务和机构设置等。
5)生理、心理素质健康。
 
2.档案工作人员岗位培训与上岗证书档案工作人员岗位培训与上岗证书,一般由当地省档案馆与市档案馆组织,一年两次。考试时间各个地方不统一,可以咨询当地省市级档案馆或直接进入相应网站查询。
3.档案工作人员技术职务的任职条件
1)管理员:要求初步掌握档案专业基本知识,掌握档案工作基本的方法与技能。
2)助理馆员:要求比较系统地掌握档案专业知识、技能。
3)馆员:要求系统地掌握档案专业知识、技能并具有一定的研究能力。
4)高级馆员:要求全面系统地掌握档案专业知识、技能并具有较强的研究能力。
【技能训练】
训练一案例分析
一、训练内容
根据案例讨论档案人员的职业道德要求。
二、训练目标
主要通过案例的分析讨论,帮助学生进一步了解和掌握档案工作人员应具备的素质和职业道德,提高学生对档案工作的认识。
三、训练要求
阅读下列案例进行分析讨论。
 
案例一美档案员偷卖档案渔利给我们的启示
新华社2008130消息称:美国纽约州档案管理员丹尼尔·洛雷洛28日被控从纽约图书馆中盗取数百份档案(其中包括关于美国19世纪民间英雄戴维·克罗克特的文献、1865年承载已故总统亚伯拉罕·林肯灵柩那辆火车的时刻表等)并通过网上拍卖等方式将它们售出,获取非法收入上万美元。
洛雷洛的不法行为是被网民约瑟夫·罗米托发现的。罗米托17日在浏览在线拍卖网站电子港湾(eBay)时被一封美国副总统约翰·卡尔霍恩的亲笔信所吸引。经过查找,罗米托发现这封信属于纽约图书馆,他随即通知了这家图书馆。检查人员接到报案后立即展开调查,并于上周末在洛雷洛家中发现约400件档案和文物。
洛雷洛现年54岁,是纽约州教育部档案和记录管理专家。他从1979年起在纽约州档案馆工作。据纽约州司法部长办公室公开的洛雷洛坦白书称,洛雷洛从2002年起开始作案,除网上拍卖档案外,他还在展销会上出售赃物,并和他人易物。仅去年,洛雷洛就盗取了300~400件档案和文物。洛雷洛贩卖档案是想赚钱支付家中各项开销,尤其是女儿的信用卡欠款。
洛雷洛因此被指控犯有大规模盗窃、非法占有赃物和阴谋诈骗3项罪名。上述罪名如果成立,他将面临最多25年监禁。
(摘自:郑慧.美档案员偷卖档案渔利给我们的启示\[J\].档案学研究,20084.
 
【分析讨论】
1.说说一名档案工作人员应该具备怎样的职业素质。
2.请仔细阅读我国档案法和国家保密法,结合案例说说应该如何遵守国家保密法。
案例二档案界英雄——刘义权
刘义权,解放军档案馆工作人员,从1971开始到2009年,专门从事军事档案工作。在党组织培养教育下,从普通士兵成长为党和军队档案战线上的杰出人才。
作为一名档案工作者,刘义权呕心沥血,足迹遍布全国,亲手征集和接收军事档案83万余件,为建设我军档案资源体系作出了突出贡献;同时刘义权还刻苦钻研,深入探索档案工作特点规律,在形成军队档案收集工作制度规范上做了许多开创性工作,被誉为军档收集第一人;在身患绝症后,他仍牢记使命、心系大局、工作不止,顽强拼搏在中美军事档案合作一线,为军事外交大局作出了积极贡献。
刘义权作为专业档案工作者,在长期的实践中形成了对革命历史档案和档案工作的深厚情结,表现出了高度的职业道德精神和素养。档案是珍贵的不可再生的资源。在刘义权眼里,档案的安全重于一切甚至重于生命。档案整理和接收是确保档案工作质量的关键环节。刘义权作为一个老档案,在这些工作中坚持原则,敢于较真,铁面无私,不留情面,在军队档案系统中是出了名的死心眼。档案工作是服务性工作,特别需要热情、周到、耐心、细致的工作态度和作风。刘义权就是一个这样的热心肠38年来,刘义权同志立足本职岗位,无私奉献,忘我工作,为党和军队档案事业作出了突出贡献,堪称全国档案战线的优秀楷模。
20091011,刘义权同志先进事迹首场报告会在北京人民大会堂举行。胡锦涛主席还特地作了批示:向刘义权同志学习。
【分析讨论】
1.说说在档案工作平凡岗位上,档案人员应该如何做好本职工作。
2.档案工作虽然平淡无奇,但档案事业却是一项守望历史、传承文明的千秋功业,你是怎么认识档案事业这项工作的?假如你将来从事档案工作,你会如何让社会与人们认可并尊重你的工作?
 
训练二设计招聘档案工作人员情境
一、训练内容
某公司要招聘一名档案室工作人员,请你设计一个招聘情境。
二、训练目标
主要通过档案工作人员招聘情境的设计,让学生进一步明确档案工作人员应具备的基本业务素质要求,明确本课程学习的基本任务。
三、训练方案
某公司在招聘档案室工作人员一职过程中,经过笔试、面试淘汰了一部分应聘人员之后,进入了最后的一锤定音阶段。此时由行政部经理单独进行面试,在三名应聘者中选择其中一名聘用。
假如你是行政部经理,请你设计一个科学合理的情境,使所聘人员能够比较全面地适合档案室管理岗位工作。
注意:要求是情境的设计,而不是笔试题目。
四、训练成果
提交一份详细的招聘情境描述。要求每人一份。
 
训练三社会调查
一、训练内容
对档案工作人员目前的工作状况(包括工作环境、工作条件、报酬、工作胜任度、工作满意度等情况)进行社会实际调查。
二、训练目标
通过社会实际调查,增加学生对档案工作的认识与了解,提高学生对档案工作的认识。
三、训练方案
调查对象:企事业档案工作者。
调查方式:以小组为单位,采取现场走访调查、问卷调查、电话调查、网络论坛调查等方式进行。
四、调查成果
以小组为单位,形成一份调查报告,每一小组派一名成员在课堂上运用PPT进行综合陈述。
 
【知识拓展】
资料一关于档案的定义
关于档案的定义,据不完全统计,目前国内外已有上百种,如果根据其下定义的出发点和角度来划分,可以归纳为五种类型:法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定义呢?其原因大概是:
1.不同国家有不同的政治文化观念,对档案这一事物的认识也有所不同,例如法语国家认为文件(文书,下同)一旦形成就叫做档案,包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内;我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案,包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内;英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案,仅指文件的非现行作用阶段。
2.同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察,对档案这一事物的认识也会产生差异,例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案;有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案,如此等等,不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写横看成岭侧成峰,远近高低各不同
3.同一国家同一时期的人们因不同的需要,对档案这一事物的认识也会有所差别,例如我国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录,而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史记录。 
4.因为档案学作为一门新兴学科,还处于尚未成熟的阶段。
5.随着社会的进步和科学技术的发展,档案和档案工作也在不断地发展,档案学理论始终处于不断地建设之中,对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。
6.人们对客观实践的认识不可能一次完成,将随着实践的发展而不断深化。
现举档案定义三例可见一斑:
《法兰西共和国档案法》(1979年公布):任何自然人或法人,任何国家机关或组织,任何私人机构或部门,在自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形式和制成材料,都是档案。
《苏联大百科全书(第三版)》:档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。
美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说:档案是经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用,业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。
以上档案定义虽然认识有所不同,但都认为档案必须具有三个基本要素:形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。
 
资料二德国档案机构的设置
德国的档案机构主要包括联邦档案馆、州档案馆,还有经济档案馆、大学档案馆、教会档案馆、城镇档案馆,电视台、体育、音乐等专门档案馆以及大量的私人档案馆。各个档案馆都有明确的职责范围。
联邦档案馆。联邦档案馆受德国内政部领导,它既是一个档案保管机构,也是一个负责领导总部和各分馆的行政管理机构,除设在科布伦茨的总部外,还在波茨坦、柏林、亚琛等地设有分馆。
州档案馆。德国每个州都制定有本州的档案立法,设有州档案馆,用来保存州政府的档案文件,也负责收集和保存本州的历史档案。巴伐利亚州档案馆设在慕尼黑,藏有8世纪至20世纪的档案文件4万米
经济档案馆,也称企业档案馆。德国大的企业或公司一般拥有自己的档案馆,有些档案馆不仅收藏本企业的档案,还收藏企业所在地区和城市的历史档案,从事档案研究活动。有些企业档案馆只为一个公司或企业服务,称为单一式经济档案馆;有些企业档案馆为一个地区内的若干公司或企业服务,称为地区经济档案馆;还有些企业档案馆带有部门特点,称为部门经济档案馆。德国建立和管理企业档案馆的经验已经引起国际档案界的重视。
档案专业组织。德国档案工作者协会是全国性综合性的档案专业组织,吸收各行各业的档案员入会,每年都召开年会,讨论档案工作的理论与实践问题。此外,联邦政府与各州档案管理机关领导会议每年定期召开两次,对于在全国范围内相互保持联系和探讨共同面临的问题起着十分重要的作用。
(摘自:李康利.德国档案工作见闻记\[J\].西安档案,20042.
 
 
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