当前位置:网站首页 >> 文秘18门专业课精讲       2018年9月22日  星期六  0:03:33

>>文秘18门专业课精讲

>>档案管理实务

项目二 文书档案管理

发布时间:2012-12-23  来源:原创  作者:主编:楼淑君 钟小安 副主编:雷振华 冯荣珍 参编:崔广利 劳蕾蕾  发布者:网络秘书  浏览次数:1333  
字体:  【大】  【中】  【小】

 

项目二 文书档案管理
 
【学习目标】
了解文书与文书档案的基本知识;
了解文书档案的归档与鉴定的含义及意义;
【知识目标】
明确档案移交与销毁的重要性;
熟悉档案整理与编目工作的主要内容。
【能力目标】
能够理解文书档案的含义、作用;
能够熟悉文书档案归档的范围;
能够对文书档案进行整理与编目;
能够对档案进行科学鉴定、移交和销毁。
【案例引入】
用档案免罚款
某局接到市土地局通知,称该局无证使用土地,要先罚款60多万元,然后再补办土地使用证。原来该局在办理土地使用证时,拿不出征地批文及相关其他材料。局领导接到通知后,立即叫秘书到局档案室查阅有关档案。
秘书经过一番查找,找到了该局几个宿舍区的征地批文、清退土地协议书、各宿舍区红线图等在办理土地使用证时所需用的文书档案资料,充分证明了该局所用土地已经办了正式征地手续,而不是非法占用。他们拿着这些文书档案材料去了土地局,不仅洗清了罪名,还顺利地办好了土地使用证,同时免了60多万元的罚款。
(资料来源:http://wlkc.zjtie.edu.cn/dasw/
【请你思考】
1.什么是文书档案?
2.市土地局为什么要给上述单位开一张巨额罚单?到最后为什么不仅取消罚款,还能顺利解决问题?
3.这一案例表明了什么问题?
【理论导读】
任务一认识文书档案
一、文书概述
(一)文书的概念
这个概念可以包含以下三种含义:一是指文字材料;二是指文字书写;三是指从事文书工作的人。我们所讲的文书主要是指第一种含义,即文字材料。
因此说,文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
(二)文书的分类
1.按文书的使用范围,分为通用文书和专用文书。
通用文书,是指党政军机关各级机关、社会团体、企事业单位在工作中普遍使用的文书;
专用文书,是指具有专门职能的机关,在其专门的业务范围的工作活动中,根据特别需要而专门形成和使用的文书。
2.按文书行文方向分为上行文、下行文、平行文上行文,是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文书,如:报告、请示等;
下行文,是指上级领导机关对所属的下级机关发送的文书,如:命令、通知等;
平行文,是指不相隶属机关之间发送的文书,如:函、介绍信等。
(三)文书的稿本
1)文书的文稿包括草稿和定稿。
文稿外形特征作用效用归档与否
草稿没有生效标识,常标有讨论稿草稿等字样供讨论、征求意见、修改审核不具备正式文件效用一般不需要归档保存。
定稿有生效标识:签发或会议讨论或批准制作正本的标准依据具备正式文件的效用可随存本一同归档。
2)文书的文本又可分为正本、副本、存本等。
文本外形特征作用效用归档与否
正本格式正规;有完整的生效标识:印章或签署收文机关办事的依据具备正式文件的效用属归档范围的,收文机关将其归档。
正本:
试行本文种后注明(试行)收文机关办事的依具备正式文件的效用属归档范围的,收文机关将其归档。
正本:
暂行本文种后注明(暂行)收文机关办事的依据具备正式文件的效用属归档范围的,收文机关将其归档。
正本:
修订本文种后注明(修订本)收文机关办事的依据具备正式文件的效用属归档范围的,收文机关将其归档。
副本:
与正本同时印刷格式正规;有完整的生效标识:印章或签署供抄送机关阅知具备正式文件的效用属归档范围的,收文机关将其归档。
副本:
抄写复
印的没有有效的生效标识供传阅、参考、备查等不具备正式文件效用不归档。
存本格式正规;有完整的生效标识:印章或签署供发文机关留存备查、立卷归档具备正式文件的效用可将其随定稿一同归档。
 
(四)文书处理程序
文书从产生到归档,要经过一系列的工作程序,其中各个环节相互关联、衔接有序。
1)发文处理的程序和环节有:草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
2)收文处理的程序和环节有:签收、登记、审核分送、拟办、批办、承办、催办。
 
二、文书档案
(一)文书档案的概念
文书档案是单位在党政工作、管理活动中的各种材料,是一个单位工作活动的重要记录,也是我国档案种类中最重要的一类。文书档案管理技能是档案管理技能的基础,对于学习其他类型档案有着指导作用。
文书档案广泛形成并存在于各类社会组织中,如:政府机关、企事业单位、社团、居委会、村委会等。
(二)文书档案的形成
文书档案的形成是有条件的,需要具备三个条件:处理完毕的文件才能作为档案;对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存;按照一定规律保存起来的文件,才能最后成为档案。
因此,文书是文书档案的前身,是文书档案的基本来源;文书档案是文书的变体,是文书的主要归宿。文书与文书档案是同一事物的不同阶段。
(三)文书档案的特点
1)系统性。
2)选择性。
3)保存性。
(四)文书档案工作
1.文书档案工作的性质
1)专业性。
2)机要性。
3)服务性。
4)管理性。
2.文书档案工作的基本任务
 
1)坚持集中统一管理档案的原则,建立国家档案工作制度。
2)科学地管理档案,大力开发档案信息资源。
3)逐步实现档案管理的现代化,使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务,为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
 
任务二文书档案归档与鉴定
 
一、文书档案归档(即收集工作)
(一)文书档案归档的含义
文书归档,是指文书部门或文书工作人员将工作活动中办理完毕后具有保存价值的文件材料系统整理,移交给档案馆(室)保存的过程。其中,办理完毕,是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如,请示与批复,在复文发出或收到以后,在文书处理程序上就算办理完毕。
在一个具体的单位中,文书归档是一项涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。文书部门在归档中要做的工作是对处理完毕的文件进行鉴定和整理;档案部门在文件归档中要做的则是接收文书部门移交的档案。
(二)文书档案归档制度
文件材料归档制度的内容主要包括了文件材料归档和不归档范围、归档时间和归档质量要求三个部分。
1.文件材料归档范围20061218国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书保管期限规定》(第8号令),又重新规定了归档范围:
1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。
4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2.文件材料不归档范围
1)上级机关的文件材料中,普发性即不需本机关办理的文件材料,如任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。
3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
3.文件材料的归档时间一般来说,文书档案的归档时间在第二年上半年,即每年六月底以前,将整理好的档案移交档案室。
4.文件材料归档质量要求文书档案归档遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区分不同的保存价值,便于保管和利用。
二、文书档案的鉴定
(一)档案鉴定工作的原则
1.鉴定档案价值的原则总的指导思想和基本标准:从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。基本原则有:
1)来源原则:来源原则是指按文件的形成机构划分和管理档案。用于档案鉴定时,来源一词可理解为广义概念,它可指机关来源、人物来源、项目来源等。
2)内容原则:内容原则是指档案记载内容的重要性、典型性对档案价值的影响。
3)功能原则:功能原则亦可称为效用原则,是指档案具有的主要功能对其价值的影响。功能原则对档案价值的影响,实质是时间因素对改变档案价值形态的作用。
4)高龄原则:高龄原则指档案因形成时间久远对档案价值的影响,对形成年代久远的档案一般免于鉴定。
5)经济原则:档案的经济原则指保存档案的代价对档案价值鉴定工作的影响。
2.影响档案价值的因素
1)档案自身的特点和状况。
2)社会利用需要。
(二)档案鉴定工作的内容
1.制定档案保管期限表档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成,其中条款和保管期限是最基本的项目。
序号条款名称保管期限
1本公司的年度工作计划、总结永久
2…………
3…………
 
国家档案局令(第8号)把机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
2.文书档案鉴定的几个阶段
收集阶段——判断是否归档;
整理阶段——划分保管期限;
档案室鉴定——保管期限、移交和销毁的确认;
档案馆鉴定——去粗存精,如:明清档案不准销毁。
3.档案鉴定的方法档案鉴定的基本方法是直接鉴定法。也就是根据鉴定文件材料价值的原则,直接阅读、全面分析材料的内容和形式,对照本机关文件材料归档和不归档的范围,判定每一份文件材料,对照本机关档案保管期限表,判定应当归档的文件材料和档案的保管期限。
(三)鉴定工作的组织与制度
1)档案鉴定工作的组织领导:成立鉴定工作领导小组。
2)健全制度:归档范围、保管期限、销毁制度。
3)销毁程序与方法:填写销毁清册,请示与审批,监销。
 
任务三文书档案整理与编目
文书档案整理方法有两种,即立卷和以件为单位的整理。国家档案局2000年发布的《归档文件整理规则》,确定了为整理单位。
一、立卷的整理方法
(一)案卷
案卷,就是由若干相互有联系的文件构成的组合体,是档案基本保管单位。立卷,就是把零散的文件,组合成若干个案卷的过程。
(二)立卷原则
1)遵循形成规律和特点——按照其历史原貌。
2)保持有机联系——同一问题,同一案卷。
3)区分不同价值——价值相近可组为一卷。
4)便于保管利用——立小卷。
(三)立卷的方法步骤
1.分类(编制立卷类目)
1)分类方法
①年度——机构——保管期限:即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在机构下按保管期限分类。这种方法适合于机构明确、稳定、职能清晰的大、中单位
单位2010年文书档案分类
机构分类年限
办公室永久3010
监察科永久3010
业务科永久3010
 
②年度——问题——保管期限:即先将归档文件按年度分类,每个年度下按问题分类,再在问题下按保管期限分类。这种方法适用于机构不明确、多变化、职能不清晰的单位或无内设机构的小单位
单位2010年文书档案分类
机构分类年限
行政类永久3010
人事类永久3010
业务类永久3010
 
此外,还有年度——保管期限——问题年度——保管期限——机构保管期限——年度——机构保管期限——年度——问题等方法。
2)分类要求
正确判定档案文件所属年度;正确判断档案文件所属机构。
2.组卷组卷,也称组合案卷、立卷,它是根据立卷的原则和要求,把彼此有联系的一组文件材料、组合成一个案卷的行为过程。是文书档案整理的最基本环节。
组卷方法有:内容组合、文件名称组合、工作活动组合、问题组合、其他组合等。
3.整理卷内文件
1)卷内文件排序按时间先后顺序排列;按姓氏笔画排列;按文件重要程度排列;按问题时间排列;按地区时间排列;按作者时间排列;按通讯者时间排列;按问题、作者、时间(或作者、问题、时间)。
2)卷内文件编页:排序后,一个案卷内所有的文件按流水顺序号编号,双面印刷的,正面的号码编在右上角,反面编在左上角。如果是空白页,则不编号,卷内目录也不编号。
3)填写卷内文件目录表:每个案卷的卷首页要附上卷内文件目录,永久、30年案卷的卷内目录应打印一式三份;10年的应一式两份。
卷内文件目录的填写:顺序号,按卷内文件排列次序依次填写;文号,即按文件的发文字号;“责任者,即按制发文件的组织或个人;题名,即文件标题,没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加号;日期,填写文件的形成时间,如2010918标示为20100918页数,填写每一件归档文件的起始页号,如1~6备注,注释文件需说明的情况。
卷内文件目录填写说明
卷内文件目录填写样表
序号文号责任者题名日期页号备注
1乐邮【20091号乐邮局关于开展邮政储蓄金融安全评估工作的通知200901171~3
2乐邮【20092号乐邮局关于进一步加强消防安全工作的通知200903024~6
 
4)填写备考表。主要是说明卷内文件的特殊情况,例如文件缺损、修改、移出等情况3卷内备考表
4.装订案卷要求做到:①确定装订线;②清除金属物;③加边托裱;④折叠取齐;⑤进行装订(左边下边取齐、三孔一线)。
5.拟写案卷标题
1)案卷标题概念:案卷的名称应是对卷内全部文件内容与成分的概括揭示。
2)案卷标题的构成:作者、内容、文种三部分构成。
作者是指卷内文件形成的单位或个人,可用全称、规范简称;作者过多可以概括;同一地区或单位的文件,要标明作者;反映往来文书的案卷,要标明通讯者。
内容要求全面、确切、简洁、明了。涉及一定地区的案卷,要标明地区;针对特定时间的案卷,要标明年度;内容相同的文件,应标明内容。
文种,卷内只有一个文种或文种相同的,标出即可;文种不同的,标示有代表性的文种;有些案卷可用一些术语代替文种,如案卷材料往来文书等。
6.填写案卷封面按照案卷封面的项目,逐一填写。案卷封面包括7项:机关名称、组织机构或类别名称、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限和文书处理号。填写说明见图24
填写步骤:
1)在封面上方1/2处,居中填写立卷机关名称
2)在机关名称之下,居中填写组织机构类别名称
3)在上项之下居中处,填写案卷标题
4)在封面之下1/4居中处,填写卷内文件起止日期
5)在上项之下偏左处,填写卷内文件页数
6)在上项之下偏右处,填写保管期限
7)在上项之下,填写归档号
案卷封面填写说明
7.案卷排列及上架案卷排列就是固定全宗内个案卷之间的排放顺序,按照保管期限分别排列。
所有案卷立好之后,要根据一定的原则和方法进行系统的分类排列。案卷排列的基本原则是:区分保管期限,照顾案卷之间的联系和重要程度。
案卷排列流程
8.编制案卷号案卷经系统排列后,要编制案卷号以固定案卷的位置。案卷的编号方法有两种:分保管期限大流水编号和按年度分保管期限编制小流水号。
案卷编号示意图
9.编制案卷目录一个单位一年的全部档案,经过立卷并进行系统排列编号后,要将案卷逐个登记到《案卷目录》上。因此《案卷目录》也就是一个单位一年的案卷名册,它是《档案目录》的重要部分。
案卷目录封面
案卷目录格式
案卷号
档案室编档案馆编题名
年度页数期限备注
10.编制档案目录《档案目录》又叫案卷文件目录,是档案材料的基本检索工具,也是档案保管、统计、检查等一系列工作的主要依据,是机关档案室向档案馆移交的清册。
《档案目录》是由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三部分构成。永久、30年期限的《档案目录》编制一式两份,10年《档案目录》编制一式一份。
立卷说明内容包括一年之中本机关的主要工作概况、本机关主要领导成员、内部机构和业务范围有何变动。本年立卷工作完成时间、情况、案卷总数,其中永久、30年、10年保管的案卷各多少,以及其他有必要说明的情况。
11.编制档号档号:由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。
目录号:案卷所属目录的编号。一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
案卷号:标识案卷顺序的号码。同一案卷目录内不应出现重复的案卷号(前面已讲,不再重复)。
 
二、以为单位的整理方法
整理单位是。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图表等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
(一)整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
(二)质量要求
1)归档文件应齐全完整。
2)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
(三)整理方法
1.装订归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
文件装订顺序
文件的装订可采用左上角装订,也可采用左则装订。采用左上角装订的文件应当左齐、上齐;采用左边装订的文件应当左齐、下齐。目前的装订方式除传统的线装之外,还包括:粘接式,如用糨糊、热封胶等;穿孔式,如不锈钢钉书钉、铁夹背等。其基本要求:一是符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害,不影响档案的保护寿命;二是选用装订用品应尽量降低成本,装订方式应简便易行。
2.分类归档文件可以采用年度、保管期限、机构(问题)等方法作为通用的分类方法。按照这三种方法对归档文件进行分类,在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索。各单位应在确定分类方法的基础上,编制切合实际的分类方案,并保持分类方案的稳定。
3.排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。
1)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
2)年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978
3)保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。即“Y”“C”“D”(也可用阿拉伯数字123标识)。国家档案局令(第8号)把机关文书档案的保管期限定为永久和定期,定期又分为30年和10年两种。
4)件号:文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
1)归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
2)归档文件目录用纸,幅面尺寸采用国际标准A4(×宽为297 mm×210 mm)
3)归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录填写样表
归档文件目录
件号责任者文号题名日期页数备注
1天地公司天地办
\[2001\]1号关于进一步加强生产安全
管理工作的通知200901091
 
 
 
 
6.装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
(1)档案盒。档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310 mm×220 mm(×),盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm30 mm40 mm等。
档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
档案盒应采用无酸纸制作。
 (2)备考表。备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;整理人:负责整理归档文件的人员姓名;检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名;日期:归档文件整理完毕的日期。
 
任务四文书档案移交与销毁
一、文书档案的移交
(一)档案的移交
档案的移交有两个过程:一是各级机关、企业、事业单位的文件形成部门应将本部门形成的档案移交给本单位档案室保管;二是各级机关、企业、事业单位应将整理好的档案移交给综合档案馆保管。
(二)移交的范围及时间
各单位的文件形成部门应按照国家法律的规定向本单位档案室移交档案。移交周期一般是一年一次。《档案馆工作通则》第7条规定:档案馆接收档案的期限:省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案;省辖市(州、盟)和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。
(三)移交的要求
1)档案齐全完整。
(2)经过系统整理。
3)移交档案时必须有一式两份的纸质档案目录,已使用档案管理软件的单位还应将计算机数据一并移交,并保证能正常检索。
4)关于其他检索工具和参考资料,移交时一并移交。
5)要有一定的交接手续,按规定编制移交清册,交接双方签字。机关档案人员在调动工作时,应当将室藏档案以案卷目录为单位登记在档案移交(接收)登记簿上。交接双方根据登记簿清点、检查室藏档案,并在登记簿上签字。
案卷目录号
案卷目录题名或
组织机构名称
所属
年度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量小计
其中
永长短
备注
二、文书档案的销毁
经过鉴定,应将保管期满、无须继续保管的文书档案及无保管价值的文书档案拣出销毁。档案一经销毁便无法挽回,因此,一定要慎重。
(一)编制档案销毁清册
为供机关领导人审查、批准应销毁的档案,必须编制销毁清册。档案销毁清册一般以全宗为单位编制,至少一式两份,一份档案馆(室)留存,一份送有关领导审查批准,如果要报档案行政机关备案则需一式三份。
(二)编写立档单位和全宗简要说明
为便于机关领导人或主管领导机关审查、批准档案销毁清册,了解必要的情况,档案馆(室)在送审清册的同时,还须附上一份立档单位和全宗情况的简要说明。
(三)审查批准手续
 销毁档案按有关规定,应执行严格的审批手续,未经批准销毁的档案不得销毁。
(四)销毁档案的方法
准备销毁的档案,在未批准前应单独系统保管,以便审批时检查和未批准时拿出保存。为保守档案的机密,严禁将要销毁的档案作其他用途,更不允许出卖。无论采用什么方法销毁,均须指派两人以上监销,并在销毁清册上注明已销毁字样和销毁日期,并履行签字手续,以示负责。
序号年度档号案卷或文件题名文件数量
(页/件)原保管
期限销毁
原因鉴定
时间备
 
【技能训练】
训练一案例分析
一、训练内容
根据案例讨论文书档案鉴定工作要求。
二、训练目标
通过分析案例,帮助学生进一步了解和掌握文书档案鉴定的要求,提高学生对文书档案工作的认识。
三、训练要求
阅读下列案例:
 
某公司在年末进行文件归档鉴定时,鉴定人员对一些文件的保存价值产生了不同的看法。有的人认为,直属上级机关是本单位的直接领导,因此,归档应该主要保留上级机关发给本单位的文件;本单位的文件不需要重点保存;下属单位的文件则更没有保存的价值。而有人认为,凡是本单位的文件都重要,都需要长久保存,外来的文件则可以少保存或不保存。还有的人提出,凡是对本单位没有查考利用价值的文件都应该剔除,作为准备销毁的文件。
(资料来源:徐彦,戈秀萍等.文书工作与档案管理\[M\].沈阳:东北财经大学出版社,2007.
 
【分析讨论】
1.为什么对于档案价值的鉴定会有不同的看法?
2.如何正确进行档案价值的鉴定?
 
训练二实践认识
一、实训内容
到档案室参观整理归档的案盒档案。
二、实训目标
通过到档案室参观整理归档的案盒档案,增强学生对档案整理工作的直观感性的认识。
三、实训准备
教师提前联系参观事宜,说明参观的内容,请档案室管理人员讲解档案整理的方法。
1.提前2天发放实训指导书;
2.复习与此次实训整理档案有关的学习知识,明确此次实训的要求;
3.请同学准备好要咨询或提问的问题。
四、实训方案与步骤
1.参观整理归档后的案盒档案;
2.听工作人员相关讲解;听档案室管理人员介绍整理档案的方法;
3.咨询与提问。
五、实训成果要求
1.结合所学知识和实地参观感受,每个小组派一名成员在课堂上以口头形式汇报观察结果。
2.每人提交书面实训报告,附参观纪实一份(主要内容为对档案整理工作的领会)。
 
训练三操作练习
一、实训目的
1.通过实训能够进一步明确文书归档工作的内容与意义;
2.能够掌握文书档案整理的程序;
3.能够了解归档文件的新、旧两种不同整理方法的区别;
4.能够按照传统归档要求整理文书档案,做好卷内文件排序、页码编号、目录表填写、备考表填写、案卷标题拟写、案卷封面填写、案卷装订工作、案卷排列及上架等工作;
5.能够按照新的行业标准进行文件的归档整理。
二、实训准备
1.复习与此次实训相关的知识,新的整理归档文件的方法,传统的整理归档文件方法与步骤,明确此次实训任务的要求;
2.提前发放实训指导书、模拟文件材料、相关资料如《归档文件整理规则》、××省档案局下发的《实施细则》;
3.实训前准备好钢笔、铅笔、专用印章、档案盒、卷内目录表、卷内备考表、锥子、线绳、装订机等;
4.实训以小组为单位,全班同学各分一半,分别按新、旧方法进行归档文件的整理。
三、实训内容和步骤
(一)按整理文件
 
1.卷内系统化排列:
1)排列卷内文件顺序;
2)编写卷内文件页码;
3)填写卷内文件目录表;
4)填写备考表;
5)拟写案卷标题;
6)填写案卷封面;
7)装订案卷。
2.档号编制及排列上架。
(二)按整理归档文件
1.分类;
2.排序;
3.装订;
4.编目;
5.装盒;
6.档号编制及上架排列。
(三)运用计算机管理文档。
四、实训成果
1.以小组为单位提交一份实训报告;
2.以小组为单位提交整理完整的档案盒。
 
训练四社会调查
一、训练内容
调查档案收集工作中存在的问题,探讨其解决方法。
二、训练目标
通过社会实际调查,增加学生对目前社会档案收集工作的认识和了解,提高学生对档案工作的认识。
三、训练方案
提前一周出示调查问题;分小组进行调查;调查对象是企业单位的档案工作者。
四、训练成果
以小组为单位,形成一份调查报告,并在课堂上派代表陈述调查过程及感受。
 
【知识拓展】
踏破铁鞋无觅处一纸档案解民忧
近日,家住重庆市黔江区城南街道的居民陈淑兰,拿着当地居委会开出的介绍信来到黔江区档案局,请求查阅当年征地建啤酒厂的资料。
上个月陈淑兰去社保局办理养老保险时,该局工作人员告诉她,如果她能提供当年被征地的原始依据,国家将帮其缴纳80%的保险金,这样她便可少交一万多元钱,这对于家境本来就十分困难的陈淑兰来说无疑是个天大的喜讯。为了找到当年被征地的原始依据,她先后跑了多个区直机关单位。最后,国资委的同志建议她:你去档案局查一下,或许那里可以帮你找到被征地的原始资料。由于时间久远,陈淑兰已经无法记清楚当年被征地的具体年份以及当年负责征地的单位,这给查阅、利用工作带来很大难度。为帮助陈淑兰解决难题,档案工作人员反复查阅了原黔江县工业局、县商业局、联合镇政府、国土局等单位20世纪80年代的所有文书档案,最后在国土局1987年的档案里找到了修建县啤酒厂办公楼征用土地的相关文件。文件中提到被征用的土地有陈淑兰一家当年所在的交通村,陈淑兰的丈夫还因为被征用土地而于当年被安排在啤酒厂就业作为补偿。查找到征地文件,陈淑兰显得异常高兴,她很激动地说:之前国资委给我提供了我丈夫在啤酒厂工作时的工资单,现在你们档案馆又给我提供了这份土地征用文件,这两份资料就可以作为我家当年被征用土地的原始依据了!真是太感谢了!
(资料来源:张琼.踏破铁鞋无觅处一纸档案解民忧.兰台世界\[J\].200921.
 
学习资料二:中、美文件整理工作比较
在黄坤坊等人翻译的《现代档案——原则与技术》(谢伦伯格著)一书中,提到了美国的立卷制,由张仲仁、翁航深编写的《美国档案文件管理》中也提到立卷规则(第五章档案文件的整理),笔者由此关注美国的立卷工作。其中 “filing system”一词翻译成立卷制或立卷体系,还是文件编排系统更为准确,或者其他,笔者带着疑问就美国的文件整理工作展开深入研究,并与我国的整理工作相比较,使读者能够更深刻理解美国的“filing”工作。
一、美国文件整理工作
1.整理工作重要性
美国档案工作者协会 1974 年编缉的《基本术语汇编》,对档案整理的定义是:根据通行的档案学理论,特别是来源原则,按馆藏、全宗、子全宗、文件类、案卷以及单份文件等层次组织档案文件和手稿的工作过程及效果。在美国政府中,机关的非现行文件只有在机关经过处理后才能送交档案馆和文件中心,文件在移交文件中心或档案馆之前,必须完成基本的清理、登记、分类、排序、著录和制作简单检索工具等工作。
由于美国政府各机关没有机关档案室,整理工作都是由文书工作人员和专门的文件管理人员承担,因而整理、鉴定、移交等工作同属一个环节,是一次性完成的。机关文件移交到文件中心和档案馆后,整理结果一般不再变动,依据原有的整理体系进行管理,所以,机关文件的整理工作是整个档案整理工作的基础,机关文件整理的质量至关重要。
美国 1976 年颁布的《联邦文件管理法》,对文件管理的职能作了六项规定,其中:第三,保存完整而准确地反映联邦政府政策和工作情况的文件;第五,对文件进行妥善保管和处置;第六,要注意文件从产生到最后处置的全过程,保证将有价值的文件向档案馆移交。所以机关文件整理工作也是美国文件管理的一项重要职能。
2.整理范围
在美国文件管理中,文件是指由一组织或机构为   “其法定权利、或为执行其职能而产生或收到、并保存的各种记录信息,不论其载体形式或特征如何,同时美国宪法规定:人民的身体、住宅、文件、动产等不受不合理的搜查、扣押的权利不得侵犯
根据这种理论,档案文件和其它财产一样,属于法定主人(包括各种组织、 机构和个人)。这就奠定了档案文件私有制的基础。各联邦、州政府形成的文件档案归各联邦、州政府所有,而非公务性档案和来源广泛的手稿、   其它类型的档案材料,归私人企业、单位和个人所有,政府部门的管理工作鞭长莫及,依档案机构的不同而有不同的整理方法和体系,主要通过美国档案工作者协会,对这类档案材料的整理提出一些原则和方法,进行协商,所以美国政府有关文件管理条例只针对联邦、县各级政府机构的文件管理有效,   州、其他非正式组织参照实行。
3.整理方法
1)文件分类。文件分类充分体现了文件鉴定原则和鉴定方法。美国从 20 世纪初开始采纳来源原则,1956 年谢伦伯格提出双重来源原则,中心思想是保持文件之间的有机联系。
机关文件的分类一般有五种方法:①主题分类法;②来源分类法;③时间分类法;④职能分类法;⑤编号标准,可以单独采用一种分类法,大多数情况是两种或两种以上分类法的联合分类标准,如美国国务院的文件采用主题—— 时间分类法,公共建筑局的文件采用文种——年代分类法。
2)装订案卷单元。在美国,案卷通常也有装订成册,装订成册以后再装入标准盒或文件夹,不能装订的文件用标准文件袋存贮,卷内文件要求平整,一般不允许折叠,更多的是不装订成册,放入文件夹中,便于复制、保持文件原貌。
3组成文件类。美国政府机关文件管理都是以文件类(series)为单位,而不是以案卷或文件为单位,以此解决机关文件数量庞大、提高处理速度和节省行政经费等问题。所谓文件类(record series 又译文件系列),是指具有同一形式,并具有以下四种特征整理、与一特定内容相关,具有同一活动的行文关系可按其中的一种归档体系归档:如一活动产生的一组公文、一批卷册、 一组案件或其它文件。文件类下由若干案卷单元所组成,即由卷册、卷夹、卷宗、单个归卷文件或单个归卷表格所组成。文件类的划分、说明整理情况反映在文件登记表上,这种登记表就是整理工作效果的反映。登记表随着文件的处置而同时移交,并成为文件中心或档案馆保持原貌、整理文件档案的依据。
4.文件处置
美国政府机关的文件一般有三种处理或移交时间。一是保存期在 6 年以下的文件,一般在机关处理,不向文件中心移交;二是肯定需要永久保存的文件,由机关直接移交给档案馆作档案保存;三是除上述两种外,其余的文件视情况和工作需要分期移交文件中心保管和处置,移交时间 35 年,10 20 年不等。
可选择的第一种行动就是把文件直接销毁,对无保存价值的非现行文件或已过 6 年保存期的文件进行处置。因为销毁文件是最终的也是无法挽回的决定,事先制定处置计划、处置时间和处置清单,上报档案部门批准。将予销毁的文件,从文件架或文件盒中取出,经核实确认身份后,采用焚烧或化浆或粉碎的方式处置。第二种行动是把文件移交到档案馆,这些文件符合国家永久档案标准,经档案部门批准,并具有永久保存价值,作为档案保存。第三种行动是把文件移交给一个文件中心暂时保存,文件所有权归形成单位,由文件中心提供利用。在美国,文件从机关向文件中心的移交,看作是文件管理的继续,是具有不同保管价值的半现行文件汇集在文件中心进行集约化管理和最终处置。
二、中、美整理工作的异同
1.相同点
(1)两国都非常重视通过系统化、条理化对文件实行   科学的管理,都坚持尊重全宗原则和来源原则,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,表述大同小异。
2)整理时间都在机关文件进入非现行期后,即时归档,两国具体情况不同,美国没有规定具体的时间。
3)分类方法基本相同,都是按机构、问题、时间等特征分类组卷,更多的是将几种分类方法结合使用,组合成多种复式分类法。
4)装订方法基本相同,都不装订成册,把有机联系的相关文件放入文件夹或文件盒中,便于存取,灵活使用。
2.区别
1)归档意义不同。在我国,归档是文书处理的最后环节,是档案工作的起点,是正常情况下文件转化为档案的交汇点和条件。在美国,文件从机关向文件中心的移交,看作是文件管理的继续,是具有不同保管价值的半现行文件汇集在文件中心进行集约化管理和最终处置。
2)编号不同。编号是一种人工语言,我国规定对每一份归档进行编号,目的是固定归档文件在全宗中的位置,反映分类、排序系统化工作的成果,为日后查找利用时的实体存取提供条件。归档文件编号是一种人工检索语言,主要包括全宗号、保管期限、年度、件号。美国非常重视编制各类检索工具,主要有主题编号体系、字母编号体系和分类编号体系。编号体系相对较复杂,但在实际工作中,借助计算机检索系统,由机器处理复杂的号码,就非常方便、快捷。美国的编号系统,对文件内容、主题著录、标引更深,有利于文件的深层检索。
3)编目不同。我国主要是以为单位,编归档文件目录,以号作为检索途径。而归档文件目录并不能全面揭示文件内容,著录、标引不够,不能满足检索利用。美国是以文件系列(record series)为单位,填写文件登记表。文件登记表是用来记录文件系列内各案卷单元有关文件情况的各种数据信息,进行描述,对文件进行批量处理,是对文件实施控制的有效工具。
4)文件处置结果不同。我国文件整理后移交档案室,文件转化为档案,身价倍增,成为国家的精神财富,移交过程在本机关内部完成,文件从办公室转移到档案室。美国文件整理后移交到文件中心或档案馆,肯定具有永久保存价值的文件可以直接移交到档案馆,文件转化为档案。半现行文件移交到文件中心暂时保存,文件所有权归形成单位,是文件管理的继续。
中、美两国的文件整理工作有很多的相似之处,也有很多区别,追究其中区别的根源,不外乎以下几点:①两国文件、档案管理体制不同,我国是集中式档案事业管理体制,集中管理的程度高,政治性强。美国是分散式档案事业管理体制,民主自由发展,其中美国档案工作者协会发挥了重要的作用;②两国对文件、档案定义不同,源于对文件生命周期或文件生命运动阶段中,文件到档案的界定有别。在我国,归档成为文件向档案转化的条件,只要移交到机关档案室就是档案,也是文书工作与档案工作的分界点,此种做法弊端较多。在美国,具有永久保存价值的文件才移交档案馆,才是档案,重视文件管理,思路清晰,工作顺畅;③两国对文件开发利用认识不同,我国重整理保管,开发不够,开放程度低,利用率低。美国重视开发,编制配套的检索工具,提供无偿服务,开放程度高,利用率高,真正发挥文件档案的信息资源的作用。两国的做法各有千秋,优劣互见,我们要学习他们简化整理过程,优化检索工具,重视开发档案信息资源,扬长避短,那么文件整理工作的质量势必会得到很大的提高。
(自来来源:胡红霞 中美文件整理工作比较 《兰台世界》   20102月)
 
学习资料三:国外档案价值鉴定理论
一、年龄鉴定论
是指档案产生的时间标准。德国普鲁士国家档案馆馆长、档案学家迈斯奈尔于1901年提出了一整套鉴定档案的标准。比如高龄案卷应当受到尊重的思想。他的思想对世界各国的档案鉴定工作产生了深远影响,成为档案鉴定工作普遍遵循的原则和标准,至今还有重大意义。许多国家纷纷为本国的档案设定和确立了禁止销毁的年代界限,凡是设定年份以前的档案一律不得销毁。如美国规定的界限是爆发南北战争的1861年,意大利也是1861年,法国是1830年,英国是1660年,德国是1700年,原苏联规定是“19世纪下半期实行资产阶级改革之前形成的文件,一般不得销毁
二、职能鉴定论
是指文件的价值取决于其形成者和产生者的地位等级和职能的重要程度,也就是在政府机构行政序列中的等级或地位的高低。波兰档案学家卡林斯基明确提出并阐述了职能鉴定论。据这一理论,文件的意义和价值的大小取决于文件产生机关的职能是否重要,应当根据该机关在政府机关体系中的地位等级来确定它的文件是否永久保存,高级机关或职能重要的机构形成的文件的价值大于低级的,前者档案的保管期限要被定得更长,前者被留存的数量也就多于后者。这也是一个被各国档案界所接受而普遍适用的理论,至今仍是档案价值鉴定工作中应当遵循的一条重要理论依据。
三、文件双重价值鉴定论
美国档案学家谢伦伯格在吸收了英国和德国等档案价值鉴定思想观念和实践经验的基础上提出自己的鉴定体系,认为公共文件具有两种不同的价值:第一价值和第二价值,第一价值(证据价值)一是指文件对其形成机关能满足文件产生者业务需要所具有的原始价值,包括行政、管理、法律、业务和财务价值等,应当关注文件形成机关在行政级别体系中的地位和职能的重要性;第二价值(情报价值)一是指对文件产生者之外的其他社会主体(机构或人)需求进行查询利用服务所具有的价值,也叫档案价值,档案人员应该主要注意文件的第二价值,关注包含在文件内容信息中的情报价值,而不应再注意文件的来源。
四、档案优化理论
这是基于20世纪初大量办公文件剧增造成了胀库现象提出的一种鉴定理论。这一理论要求档案以最低限度的馆藏量来达到保存最大限度的档案信息,对馆藏档案既有量的要求又有质的保证。世界各国为优化档案馆藏采取相应的措施,比如用确定文件进馆比例来控制进馆永久保存档案的数量,规定允许档案移交进馆机关的范围和名册,确定了哪些机关的档案移交进馆,哪些机关的档案不进馆或有选择地移交进馆,制定相关的移交文件标准规范,确定归档范围,进行选样保留等等。
五、档案鉴定的效益理论
鉴于人、财、物力的限制,人类无法也没有必要长久地保存所有的文件,因此在档案文件鉴定过程中,作为一个因素考虑档案的效益标准即档案文件的保管费用是十分必要的。即指档案价值发挥作用所带来的效益,只有超过因保管和保护其安全所需费用或代价时,才具有保存价值和必要性。20世纪70年代,美国档案学家梅纳德·J·布里奇福特提出:档案鉴定充分考虑存储、保存、处置文件费用等因素,一种严格而实在的费用和核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。
六、社会分析和职能鉴定论
德国档案鉴定专家汉斯·布姆斯明确提出:用文件形成者职能来体现社会价值,即档案的价值取决于社会结构,通过社会职能体现出来。1989年加拿大国家档案馆开始实行新宏观鉴定接收战略,采用职能结构研究模式,将档案馆的鉴定方法置于一种以文件前后关系为基础,以来源为中心的框架之中,而不是以内容为基础的历史文献框架之中。美国的海伦·塞穆尔斯提出文献战略概念,即通过将众多档案馆的鉴定活动结合在一起,使档案文件反映社会的主要论题。这是对传统档案鉴定方法的补充。
(摘自宁波档案网:http://www.dangan.ningbo.gov.cn/dazsdt/dayw/200806/
 
 

关于我们|帮助中心|广告服务|友情链接|版权申明|在线客服|返回顶部|管理登陆

版权所有 © 2012-2018 南通三角洲文化发展有限公司   网址:http://www.chinawmw.net/    苏ICP备12017549号
建议使用1024*768分辨率及IE6.0以上浏览器对本站进行浏览
在线咨询:    QQ 2692605222   Email:bryshj@chinawmw.net

严正声明:中国文秘教育网(www.chinawmw.net)是原创作品的自由交流平台,欢迎会员踊跃投稿,拒绝平庸之作,严格遵守学术道德,禁止抄袭和复制他人文稿,如有被本网接受录入非其所有的原创作品,或作品内容违反有关规定,一经发现取消本站会员资格,并在本网站通告处理。本网不承担任何责任,但保证在接到投诉并经验证属实后,于第一时间内删除该作品。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)的作品源自文秘教育界一群顶尖级文秘教育名家、博士、教授、文秘专业教学名师及优秀文秘学生、秘书行业名家和一线秘书提供的高质量原创稿源,仅供个人学习、研究、探讨之用,严禁其他用途或商业传播,若因此造成损失,中国文秘教育网在保留追究用户的法律责任的前提下终止对用户提供的所有服务,并且没收相关账号内的点数及会员资格。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)将努力成为自觉遵守学术道德的示范网站。

谢谢合作!

Welcome To www.chinawmw.net!中国文秘教育网是创造资源财富,实现资源价值,增强个人才能的好地方!

苏公网安备 32060202000162号