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项目三 科技档案管理

发布时间:2012-12-23  来源:原创  作者:主编:楼淑君 钟小安 副主编:雷振华 冯荣珍 参编:崔广利 劳蕾蕾  发布者:网络秘书  浏览次数:1144  
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项目三 科技档案管理
 
【知识目标】
了解我国科技档案管理的现状;
熟悉我国科技档案管理制度;
明确科技档案管理的要求。
【能力目标】
能够理解科技档案的定义、作用;
能够对科技档案进行科学鉴定;
能够对科研档案、产品档案、基建档案进行整理与编目。
【案例引入】
城市建设档案立功
近日,河南省焦作市档案馆迎来了两位来自焦作市建委项目公司的工作人员,他们前来档案馆的目的是为了查阅焦作市危旧桥梁的原始资料。据该公司工作人员介绍,目前焦作共有6座市管桥梁存在安全隐患,属于危桥。相关单位早就计划对这几座桥进行维修、加固。但由于这几座桥修建的年代比较久远,找不到当初修建这几座桥时的设计图纸和其他相关的资料作参考,维修危桥的工作迟迟不能开展。在这期间,他们多方查找都收获不大。在他人的提示下,他们抱着试一试的心态来到了档案馆,看能不能查找到相关资料。档案馆工作人员听了二人的详细介绍后,立即帮助他们查找,最终在建委的科技档案里查到了当年施工中的一些基本概况介绍、相关事故报告和其中两座桥的施工图纸。该项目公司的工作人员非常高兴,表示:有了这些原始资料作依据,这几座危桥的维修加固工作就可以尽快开展了。真是没想到市档案馆竟还保存着这些重要的档案,为焦作的市政建设提供了有力的技术支持。” 
 (摘自:郑艳玲,唐敏.中国档案报\[N\].2010:125第二版总第1957期)
 
【请你思考】
1.科技档案在经济社会发展中具有哪些作用?
2.科技档案与文书档案有哪些异同点?
 
【理论导读】
任务一认识科技档案
一、科技档案的定义
科学技术档案简称科技档案,《科学技术档案工作条例》第二条中对科技档案定义是这样阐述的:科技档案是指自然科学研究、生产技术、基本建设(以下简称科研、生产、基建)等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等技术文件材料。
科技档案的定义通过三方面揭示了科技档案的本质属性:
1科技档案是指自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的……”,揭示出科技档案产生的领域和内容属性。说明科技档案产生在自然科学实践活动领域,它的内容属于自然科学的范畴。
2应当归档保存的……”,揭示了科学技术档案的价值属性,应当归档说明有保存价值的;反之没有保存价值的则不归档保存。保存价值是科技文件材料能否转化为科技档案的前提条件。
3“……图纸、图表……技术文件材料,说明科技档案的形态是文件材料,并且是技术内容、技术形态的文件材料。
以上三方面,从科技档案的产生领域和内容,说明科技档案不同于其他文书档案。从科技档案与科技、生产活动的直接关系是科技、生产活动的直接记录,说明科技档案同科技资料和科技情报不同。从科技档案是具有保存价值并且经过归档保存起来的科技文件材料,说明了科技档案同一般科技文件材料不同。
 
二、科技档案的特点
(一)专业性
专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面。科技档案的专业性特点,不仅使它们同一般档案相区别,而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此,专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。科技档案工作管理体制的确立,科技专业档案馆的组建,科技档案的整理分类等,都是建立在科技档案专业性特点的基础之上。
(二)多样性
种类的多元性和类型的多样性,是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中,以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂,呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言,由于科技、生产活动的多专业性,导致了它的伴生物——科技档案在种类上的多元化。以类型而言,科技档案是所有一切种类的档案中,类型最为丰富多样的一种。
(三)成套性
围绕一个独立的科研项目进行,规律性地形成一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点。
(四)现实性
科技档案的现实性特点是指它具有较强的现实使用性。相比其他档案如政务档案,科技档案的现实使用性在归档后仍然很强。
三、科技文件材料向科技档案的转化
科技文件材料是以文字或技术符号对人们的科学技术活动和科学技术思想的记载和反映,是在各种科技活动中正在产生和使用着的图样、文字材料、图表、照片、影片、底片、录像带、录音带等不同形式的文件材料的总称。
文件材料是机关、企业、团体在工作和生产中直接产生的;是以文字或其他技术方法,使用不同的书写材料,直接记载政治斗争、生产斗争、科学实验等活动中发生的现象、事实和事件处理过程的一种工具,是随着文字和图形的出现,开始产生和形成便是反映人类社会实践活动的记录与凭证。科技文件材料是文件材料的一种。我们应了解科技文件材料向科技档案的转化条件。
1)并不是所有的科技文件材料都能转化为科技档案,具有保存价值的那一部分科技文件材料,当履行了归档手续后才能转化为科技档案。这里保存价值归档手续成了决定转化与否的基本条件。
2)科技文件材料经过归档发生了变化:一是作为科技文件材料的形成过程已结束,由依据、指导、管理作用变成了工作查考和历史凭证作用;二是经过保管单位鉴定筛选,使数量和形式上也都发生了变化;三是从单位科技人员手中集中到档案部门,成为国家的档案资源财富。
四、科技档案的种类
科技档案的种类,随着科学技术活动的发展、新的科技领域的不断开拓,而在不断增加。按其内容、专业、性质和产生领域来划分,主要有以下五类:
(一)工业生产技术档案和农业科技档案
1.工业生产技术档案工业生产技术档案是指在工业产品的设计、研制和生产制造等活动中形成的科技档案,它的主要类型是工业产品档案。有多少种工业产品,就有多少种工业产品档案。内容大致分为设计、研制与生产制造两部分。不同类型的产品档案,其内容成分与数量构成均有很大差异。工业产品档案的基本特点是以型号成套。
2.农业科学技术档案农业科学技术档案是在农、林、牧、副、渔各业的科学技术活动中形成的科技档案。主要包括作物育种和良种繁育、作物栽培、植物保护、土壤普查、农业垦殖、农业自然资源调查和农业区划、林木园艺、畜牧、水产、农田水利工程、农机设备、农业气象档案等,其特点是按种类成套。
(二)基本建设档案和设备档案
1.基本建设档案简称基建档案,是在各项工程建设中形成的。按建筑对象性质的不同,大体可划分为三种:工农业生产性基本建设档案、军事国防工程基本建设档案、民用工程基本建设档案。基本建设档案的内容,因工程性质而异,基本特点是以工程项目成套。
2.设备档案设备档案,是指围绕各种相对独立的机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表形成的科技档案。按设备的构造和使用形式的不同,设备档案可划分为两种:一种是与土建工程连在一起的,如某些化工装置以及钢铁和有色冶金企业的冶炼设备档案。这种设备档案,一般与基建档案难以截然分开,因此,可以作为基建档案的一个组成部分。另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案,它们可以独立存在。基本特点同产品档案一样,也是以型号成套。
(三)自然科学研究档案和自然现象观察档案
1.自然科学研究档案自然科学研究档案,是指在自然科学研究活动中形成的科技档案,简称科研档案。它是在自然科学研究活动中形成的。按其性质,一般被划分为基础科学研究、技术科学研究和应用科学研究三种类型。大体上包括研究规划、计划材料、研究依据性材料、定题论证材料、试验材料、成果鉴定材料、成果推广材料等。科研档案的基本特点是以课题成套。
2.自然现象观测档案自然现象观测档案,是指在气象、天文、水文、地震等自然现象观测活动中形成的科技档案。因观测的对象和形成的领域不同,主要有以下几种不同的科技档案:气象档案、天文档案、水文档案、地震档案、海啸档案等。
(四)地质档案和测绘档案
1.地质档案地质档案是地质工作活动(地质调查、矿产勘探等)中形成的档案。有区域地质调查档案、团体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质档案、工程地质档案等,其特点是按地质工作的项目成套。
2.测绘档案测绘档案是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。测绘工作的任务是为各种工作区需要所提供的各种地形图、专题图和图集,提供各种控制点的坐标和一些数据。按照不同的使用性质,测绘档案一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案四种,特点是以测绘项目成套。
(五)环境保护档案和医药卫生档案
1.环境保护档案环境保护档案,是在环境管理和环境监测活动中形成的科技档案。主要包括环境管理档案和环境监测档案两部分。
2.医药卫生档案医药卫生档案,是在各种疫病的预防、治疗、护理及药品、生物制品的生产、监督活动中形成的科技档案。主要包括以下四种类型:医疗技术档案、卫生防疫和卫生监督档案、妇幼卫生档案、药品和生物制品的监督、检定、生产技术档案。
除以上五大类外,还有理工科院校的教学档案以及体育档案等。我们称它为其他专门性科技档案。
 
任务二科技档案归档与鉴定
一、科技档案的收集归档
(一)科技档案收集归档的意义
《科学技术档案工作条例》第五条:各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度,做到每一项科研、生产、基建等活动,都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。科技档案的收集归档工作,是把分散在各个业务机构或者个人手里面的科技文件材料集中到科技档案室以及把各企、事业单位和专业主管部门保存的科技档案,集中到专业档案馆的工作。
一般情况下是通过接受科技文件材料归档实现的,科技专业档案馆按照进馆制度规定,接收有关单位移交的科技档案。
1.收集归档是科技档案工作的基础和起点科技档案不是凭空产生的,它来源于科技文件材料。科技文件材料是在科技活动中由科技人员编制的,一个科技项目完成后所形成的科技文件材料均分散在单位内部各专业技术部门或个人手里。若是与外单位的协作项目和与国外企业的合作项目,分散状态就更为严重了。这就要求通过收集归档工作,使分散的科技档案集中到科技档案室统一管理起来。科技档案部门只有通过收集归档工作,才能获得工作的物质对像,才会产生科技档案的整理、保管、统计、鉴定和利用等业务工作,也才能谈到为科技工作服务。离开了科技档案这一物质对像一切都将是空谈。所以,收集归档工作是科技档案工作的起点,也为其他的科技档案工作奠定了物质基础。
2.做好收集归档工作是贯彻集中统一管理原则的主要措施《档案法》第五条规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。收集归档工作能把有保存价值的科技文件材料,作为国家的一项宝贵财富保存起来,并通过有效的利用,发挥其效益。也只有收集归档才能维护档案完整与安全,才能便于社会各方面的利用,所以收集归档是贯彻档案管理原则的主要措施。
3.收集归档工作是维护党和国家科技机密的保证科技档案中,相当一部分具有不同程度的机密性,如果分散存放,就很不安全,很容易造成失密、泄密,给党和国家带来损失。通过收集归档工作把分散在个人和各业务部门的科技文件材料,集中在各级科技档案管理部门统一管理,才能维护科技档案的完整和安全,才有利于保护国家的科技机密。
(二)科技档案收集归档工作的要求
1.统一管理将全部科技档案集中于本单位的科技档案业务部门统一管理,是我国科技档案工作的基本原则和基本制度,也是检验科技档案工作的首要标准。所有企、事业单位都必须认真贯彻,全面落实。
2.完整与准确收集归档要求保证科技档案的完整、准确,遵循科技档案的自然形成规律。科技档案工作的目的是为各项工作的需要服务,科技档案完整、准确,才能充分发挥其凭证、查考作用与科技资源的储备作用。归档是一个中间环节,是由在基层科技生产活动中使用着的科技文件材料转化为专业科技档案的过程。
(三)基层科技档案部门的收集归档方法
1.积极收集接收业务技术部门的科技文件材料归档,是基层科技档案部门收集科技档案的基本方法。在科技档案管理制度健全的情况下,在一项科技、生产活动结束或告一段落之后,科技业务部门和科技、生产人员,应按科技程序和归档制度的有关规定,将科技文件材料整理后,向科技档案部门归档。
2.落实责任有计划地把科技文件材料的归档责任单位、责任部门和归档责任者列成表格,并以合同责任形式确定下来。
3.抓住关键阶段和重要环节主动进行科技档案收集
1)机械产品档案要抓住样机鉴定阶段和小批试制鉴定进行,前者可收集到完整齐全的设计档案,后者可收集到完整准确的工艺文件。
2)工程设计档案要抓好初步设计完成阶段和设计结束和总结阶段。前者可及时收集到施工图设计前形成的全部科技文件材料,后者可将该工程设计活动中形成的应该归档的科技文件材料全部收集归档。
3)基本建设档案要抓住竣工验收阶段。这时施工已经结束,全部科技文件材料已齐备完善。
4)设备档案。同土建工程连在一起的设备,在基建工程竣工验收阶段进行收集:自制设备抓住设备定型鉴定环节收集;外购设备抓住设备开箱验收和安装、调试(试车)完毕两环节收集。
5)科研档案抓住年度总结和成果鉴定两环节进行收集归档。
4.做好收集归档的几个结合
1)接收归档和现场收集相结合。在归档制度不够健全,或虽有制度但执行不严的单位,现场收集不可忽视。
2)平时收集和集中收集相结合。集中收集除定期接收归档的材料外,还要结合企业整顿、保密检查等活动,以突击方式进行收集。平时收集的科技档案材料主要包括:归档遗漏的零散材料;有关人员工作变动时应移交归档的材料;工作项目中断或发生变化时应清理归档的材料;出国人员带回的应该归档保存的材料;材料归档后又在生产和施工中形成的修改或补充材料;归档制度中未包容的新出现的材料,库存档案不全需补充的材料等。
3)对内收集和对外收集相结合。为了使收集的科技档案材料完整、准确,除作好单位内的收集工作外,平时还须作好对外收集工作。如基建档案残缺时往往需向原设计单位收集有关设计方面的图纸或文件材料,向施工单位收集有关施工方面的材料;向勘探、测绘部门收集工程地质和地形测绘方面的材料等。设备档案不足时往往需要向设备生产单位补充收集。同外单位协作进行的项目,更少不了向参加协作的单位进行补充收集。
5.做好易缺材料的收集工作有些科技档案材料收集比较困难,如工矿企业的生产原始记录、有关会议材料和出国人员带回材料、有重要科技成就的个人材料以及反馈信息材料,等等。应当想方设法作好这部分材料的收集工作。
(四)科技专业档案馆的收集工作
科技专业档案馆是按照《科学技术档案工作条例》和本专业系统的规范接收本专业系统所属单位需要长期和永久保存的科技档案进馆。当前专业档案馆尚未在全国范围内建立,正处在发展阶段。专业档案馆收集归档的对象和范围,是按照进馆范围的规定,有计划、有组织地进行的。
正确地确定科技档案的进馆范围,才能使专业档案馆有明确的归档对象,使馆藏有科学、合理的内容结构,并使专业馆和基层科技档案管理工作协调发展以满足保管和利用的需要。确定进馆范围的主要因素有:专业馆的性质和任务决定进馆科技档案的专业内容;进馆范围应考虑科技档案分级管理原则,使各级专业档案馆在进馆范围上有一个明确的分工。进馆档案应是本专业需要长期永久保存的重要科技档案,对有关的重要资料和文书档案及其他档案也应收集归档。
二、科技档案鉴定工作
()科技档案鉴定工作的内容
科技档案鉴定工作是业务管理工作的内容之一。这项工作就是鉴别科技档案的现实和历史价值,根据价值的大小确定保管期限,把没有和失去保存价值的科技档案剔出销毁。主要通过归档鉴定与管理鉴定两个工作过程进行。
1)归档鉴定。归档鉴定是在科技文件材料归档时,由有关的科技业务部门对所归档的材料进行一次鉴定。它要决定归不归档的问题,另外还要确定归档文件的保管期限,即第一要鉴定科技文件材料有没有保存价值,第二要鉴定科技文件材料价值量的大小。
2)管理鉴定。管理鉴定是在科技文件材料归档以后,科技档案部门在管理工作中,定期对科技档案进行的鉴定工作。这一步鉴定工作要解决的问题是:已过了保管期限的科技档案,有没有继续保存下去的必要;若还有利用价值,应当保存多久?如果已完全失去价值,应当怎样处理?即审查已过保管期限的科技档案的价值,把失去价值的科技档案剔除销毁。
(二)科技档案鉴定工作的意义和要求
1.科技档案鉴定工作的意义
1)通过鉴定工作,可以突出重点,便于重点保护;
2)提高库藏科技档案质量,便于发挥科技档案的作用;
3)通过鉴定工作,可以检查和促进科技档案业务管理各环节的工作;
4)通过鉴定工作,可以锻炼和提高科技档案人员的业务能力;
5)鉴定工作把失去价值的档案剔出销毁,可减少工作量,节省开支。
2.科技档案鉴定工作的要求科技档案鉴定工作,直接关系到科技档案的存毁命运,是一项专业性、技术性很强的工作,必须严肃对待。做好这项工作,应当符合下列要求:
1)认真贯彻执行国家关于科技档案鉴定工作的规定。科技档案管理机构,应根据国务院批准颁发的《科学技术档案工作条例》的原则,制定本专业系统的科技档案价值鉴定的原则、标准和保管期限表,作为科技档案鉴定的依据;建立科技档案鉴定工作的专门组织,如鉴定小组或鉴定委员会;严格执行科技档案报废销毁的审批手续。
2)单位技术管理制度必须明确列入科技档案鉴定工作。科技档案鉴定工作专业性和技术性都很强,单纯依靠档案人员做不好这项工作,必须发挥科技领导干部和有关技术骨干和科技档案人员的集体作用,有领导、有计划、有步骤地进行,保证鉴定质量。
3)用正确的观点判定科技档案价值和划定保管期限。不仅要考虑科技档案对本单位是否有用,还应考虑到对其他单位、对整个国家科技文化事业有用;从时间上既要考虑现在,又要考虑到未来;不仅考虑到使用价值,还应兼顾研究价值、教育价值;不仅看到科技水平发展上的先进性,还应考虑我国当前科技发展的实际状况等。
科技档案是历史的记录,它的产生与历史条件分不开,反映了一定历史时期的科学技术水平。特别是某些有代表性的科学技术发明创造或典型的生产、建设项目,其科技档案可能有一定的政治、历史或科技研究的价值。
(三)科技档案价值的鉴定
1.科技档案的价值决定它的保管期限科技档案鉴定工作的内容,主要就是鉴定科技档案的价值,并由价值的大小决定存毁或保管期限。科技档案保管期限,一般分为永久保存、长期保存和短期保存三个档次。我们把科技档案价值的大小叫做价值量,它的大小是相互比较产生的。价值量越大,则保管期限越长。
2.确定科技档案价值量的几个因素
1)技术因素。鉴定科技档案时,首先要看档案所反映的技术水平高低。技术水平越高,则价值量越大。这是决定价值量的首要因素。
2)功能因素。相同的科技档案对不同的单位机构,功能作用不同。如一项工程建筑设计档案,对设计单位来说可能已失去先进性,但对建筑物拥有单位在使用、维修、改建、扩建、恢复方面还有重大依据作用。
3)作者因素。国内外著名专家、学者形成的科技档案、委托国外设计的项目,引进的专利、生产线、合资项目,中央直属企业、科研单位所编制的科技档案价值量就大。
4)时间因素。古代遗留下来的一张图稿,一个水文、气象的数据,一个祖传秘方,哪怕是十分简单、孤立而没有联系、没有理论根据,在今天看来都具有很大的价值。可以说时间赋予了它价值量。
5)典型因素。应当把记录人类科技发展史的具有代表性的、典型性的、纪念性的成果的档案保存下来。在单位和专业系统内,应把具有典型意义的科技档案保存下来,如江南造船厂建成我国自行设计制造、全盘国产的第一艘万吨远洋货轮东风号,标志着我国船舶工业的发展新阶段,在造船史上具有里程碑意义,在造船专业上有典型性,因而它的科技档案应当从长保存。
(四)科技档案鉴定工作的组织和方法
1.科技档案鉴定工作的组织《科学技术档案工作条例》第十七条规定鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下,由科技领导干部,熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。
1)鉴定工作组织。鉴定工作的组织是由科技领导干部,科技工作人员和科技档案人员组成的鉴定小组或鉴定委员会进行的。其成员必须熟悉本单位生产、技术、科研、设计和科技档案内容。各单位鉴定小组要由总工程师领导,实际上鉴定小组是一个专家小组,只有这样才能保证鉴定质量。
2)鉴定小组的任务。一是组织参加鉴定工作的人员学习国家和本专业系统制定的有关鉴定科技档案的规定;二是根据上级有关规定,结合本单位实际制定本单位鉴定计划,做好鉴定准备工作;三是确定鉴定目的、范围、标准等,制定本单位科技档案保管期限表;四是重新审定已到保管期限的科技档案;五是把本单位失去保存价值但对其他单位仍有利用价值的科技档案编制清册进行移交;六是承办失去保存价值的科技档案的销毁工作。
2.科技档案鉴定方法
1)确定科技档案保管期限的原则《技术档案室工作暂行通则》第十九条规定,确定科技档案保管期限的原则是:凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科学技术档案都应该永久保存;凡是在一定时期内具有保存价值的科学技术档案,都可以定期(长期或短期)保管;凡是介于两种保管期限之间的科学技术档案,其保管期限一律从长。
2)科技档案鉴定方法科技档案鉴定采取直接鉴定法。《科学技术档案工作条例》第十七条中规定:鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。直接鉴定法要求鉴定人员直接翻阅科技档案,对每一个保管单位内的文件材料,逐份逐张地进行审查和评定其价值。
鉴定可分个人初鉴集体审查两步进行。第一步是由鉴定小组成员按分工,分别审阅档案材料内容,将鉴定意见填写在科技档案鉴定表上。一份完整的鉴定意见应包括以下内容:科技档案材料形成的背景情况,材料内容所反映的技术水平和历史、现实价值;其他有关情况;对存毁或保管期限的建议。第二步是在个人初步鉴定的基础上,由鉴定小组负责人召集全体成员对鉴定表进行逐个审查,分析比较,并听取鉴定人对有关问题的说明,最后形成集体意见,由鉴定小组负责人在鉴定表上填写鉴定小组意见。集体审查时,一般只分析讨论鉴定表,如遇不明确问题或意见不同时,才调卷再一次进行直接鉴定。
(五)科技档案保管期限表
1.科技档案保管期限表及作用
科技档案保管期限表,是鉴定科技档案价值,确定其保管期限的依据和标准。它是根据国家确定的有关档案鉴定工作的规定、制度和划分保管期限的基本原则,把一个专业系统或一个单位的科技档案概括成若干条款后所列成的表格,在表中对各个条款中的科技档案列出名称、种类、内容、来源等并分别明确规定出保管期限。
鉴定工作中,在划分科技档案保管期限时,需查问对照该表,并以该表所规定的保管期限为标准。所以它像字典一样,是用来划分科技档案保管期限的一种工具。编制科技档案保管期限表的目的,是为了保证鉴定工作的质量,提高鉴定工作的效率,使参加鉴定的人员有统一的具体的准绳,避免因个人认识理解不同,掌握尺度不一而造成鉴定错误。
2.类型和结构科技档案保管期限表有专业系统和基层单位两种类型。
1)专业系统科技档案保管期限表,是一个专业系统科技档案鉴定工作的指导性文件。由中央各专业主管机关根据《科学技术档案工作条例》和《技术档案室工作暂行通则》的规定,结合本专业系统科技档案的具体情况制定。《通则》规定:中央各主管机关负责编制本专业的技术档案保管期限表,经本机关领导人批准以后执行,送国家档案局备查,并抄送各省、自治区、直辖市档案管理局(处)。
2)基层单位科技档案保管期限表,是各企、事业单位,根据本专业系统科技档案保管期限表,结合本单位具体情况编制的。一般比较详尽,是专供本单位鉴定工作使用的。经本单位领导批准后执行,并报送上级主管机关和当地档案管理部门备查。
科技档案保管期限表一般由说明部分和条款部分组成。文字说明部分一般放在前面,对使用保管期限表起指导作用。主要内容有编制依据、确定保管期限的原则、适用范围、使用方法、注意事项等。条款部分,是科技档案保密期限表的主体,一般由顺序号、条款名称、类和属类、保管期限、备注等项内容组成(具体内容参照文书档案保管期限表)。
(六)科技档案的移交和销毁
科技档案经过鉴定后,某些在本单位确已失去保存价值的科技档案可剔出处理,处理办法有两种:移交和销毁(具体内容参照文书档案的移交和销毁)。
 
任务三科技档案整理与编目
一、科技档案的整理工作
科技档案的整理工作,就是按照一定的原则和方法,对科技档案进行系统整理和编目,并将其内容与成分揭示出来的一种工作。科技档案的系统整理,包括对于科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。科技档案全部整理工作,是通过归档前将科技文件材料组成保管单位,并将保管单位进行基本编目,然后在归档后所进行的工作。整理内容包括分类、排列和编档案号,由科技档案部门独立完成。 
(一)科技档案整理工作的意义
1.整理工作是科技档案业务建设的中心环节在科技档案工作六项环节中,收集归档是起点,利用是目的,整理、鉴定、保管和统计是业务建设。在业务建设中整理是中心环节。通过整理工作,才能实现系统化和条理化,才能揭示出科技档案内容和成分,才能进行定位和排架,将保管单位位置固定下来。这样,便于检验收集质量,查漏补缺;便于保管单位之间比较鉴别,正确判断保存价值;便于保管和统计;便于查找与利用。
2.整理工作是科技档案能够发挥作用的前提条件经过科学整理的科技档案,能够保持它内部相互之间的有机联系,揭示出它的内容和成分,能使科技档案工作者易于了解和熟悉所管科技档案,从而能够准确、迅速地提供利用。同时也便于需要利用科技档案的有关人员查找科技档案,使科技档案更好地发挥其经济效益和社会效益。
(二)科技档案整理工作的基本原则
科技档案整理工作的基本原则是遵循科技档案的自然形成规律,保持科技文件材料之间的有机联系,便于保管、保密和提供利用。
1.遵循科技档案的自然形成规律,保持科技文件材料之间的有机联系科技档案是科技、生产活动的产物,科技、生产活动有本身的客观运动规律和一定的科学程序。遵循自然形成规律,就是按照科技档案的固有的秩序来进行分门别类,以维护和保持档案材料间的内在的客观的联系。按照固有的秩序,进行自然的分类、排列,不能主观地将具有有机联系的成套科技档案任意拆散,或者把没有任何关联的科技档案拼凑在一起。
2.便于保管、保密和提供利用科技档案由于制成材料不同,形式不同,密级不同,都要通过整理工作加以区别。在整理工作中,不仅要注意保持其各自的有机联系,还应从便于管理的角度,考虑如何保护科技档案,不可不加区分地将不同种类的档案材料硬归到一起。
二、科技档案的分类
分类是整理工作的第一步,也是整理工作的中心。正确的分类,是组织保管单位和编目的基础,并为编制检索工具、做好利用工作创造条件。科技档案的生产技术部门和科技档案管理部门,要在通盘考虑单位应当形成的全部科技文件材料的基础上,遵照科技档案整理工作的原则,编制本单位科技文件材料分类方案和科技档案分类方案,作为指导科技档案分类的依据。科技档案的分类,是根据科技档案的性质、内容、特点及相互之间的联系,把科技档案划分成一定的类别,从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系(纵向)和平行关系(横向)的不同等级的系统。
1.分类的要求科技档案的分类方案,实际上是按单位全部科技档案的类目表,它可以用文字或图表来表明科技档案类别的划分、排列及其纵横关系。每个科技档案室都应依据分类方案指导科技档案的分类以至编目。在分类方案的基础上再分两个步骤进行:第一步,将科技档案室的全部科技档案按照科技档案的种类划分若干大类;第二步,就是在第一层次的类中往下再分属类。制定分类方案应符合下列要求:
1)严整性规则:科技档案分类的结果,是形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。严整性要求表现在纵向的从属关系和横向的平行关系两个方面。
从纵向的从属关系来说,它表示大类和它所展开的各级属类之间的关系,即上位类和下位类的关系,两者之间是总体和部分的关系。
从横向的平行关系来说,它表示同一分类层次上的各类目之间的关系,即同位类之间的关系。对于同位类,相互之间是互相排斥的关系,只能并列、平行,而不能交叉重复。
2)效用性规则:效用性规则要求科技档案分类要适应科技档案及其管理的特点,追求分类的整体适用效果。在不影响分类科学性的前提下,灵活确定分类层次、设置分类类目,满足科技档案科学管理和方便利用的需要。
3)稳定性规则:科技档案的分类,往往牵动着科技档案管理的全局。如果分类发生变化,则会导致相关工作的变化,有些甚至需要从头做起。因此,不论是基层科技档案机构还是专业科技档案馆,对科技档案的分类,必须保持较长时期的稳定,不宜经常地或频繁地变更分类方法和分类体系。但是,形成科技档案的科技生产活动不是一成不变的,科技生产活动的调整或改变,必然导致科技档案这一分类对象的变化,无论是分类方法,还是分类方案,适时地进行变动、完善也是必需的。
进行分类时要注意以下问题:
1)分类方案应与本单位科技文件材料的分类方法一致;
2)分类要符合科技档案形成单位生产活动的性质和特点;
3)要遵循科技档案的自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系;
4)同一种科技档案的分类标准应当一致;
5)分类层次不宜太多、太复杂,一般分到二、三层即可;
6)分类应力求按系统、按专业实现标准化。
2.分类的方法科技档案的分类方法主要有以下六种:
1)按工程项目分类:按工程项目分类,就是把一个单位内的全部工程档案按其属性划分为类和属类,它适用于工程设计单位、城建档案馆和工矿企业的基建档案,在设计单位和城建档案馆,由于保存的工程项目较多,可先分大类,每个大类中再分属类,每个属类中还可分若干个单项或子项工程,每个单项或子项工程内又可分为专业。
2)按产品型号分类:按产品型号分类,就是在本单位全部产品档案范围内,以各个独立的产品档案为基础,按其产品型号逐级划分类别。这种方法适用于复杂的产品档案,便于按照不同型号的产品或设备提供成套的科技档案。
3)按专题分类:按专题分类,就是以一个科研课题为基础,结合其所属专业进行划分。这种分类方法适用于科学技术研究档案,便于按照不同课题保存和提供成套的科技档案。
4)按专业分类:按专业分类,就是根据科技档案内容所反映的不同专业性质来划分科技档案的类别。这种分类方法,主要适用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案,将同一专业性质的有关科技档案集中在一起,便于专业人员从本专业角度上查找利用档案。
5)按地域分类:按地域分类,就是根据科技档案内容所反映的地理区划作为划分类别的依据。这种分类方法适用于地质、测绘、水利、林业和城乡规划等部门所形成的档案,便于按地理区域查找和利用科技档案。
6)按时间分类:按时间分类,就是根据科技档案所记载的一定时间(年代)为标准,划分科技档案的类别。一般是按年分大类,每年之内再按专业分若干属类,每一属类内再按月分小类,便于按时间的周期和形成的内在规律性查找利用科技档案。
上面六种分类方法,在应用时要根据本单位的工作性质、特点,形成科技档案的性质、特点去灵活运用,也可以两、三种方法结合起来分类。但分类的原则是一致的,应该保持各大类科技档案内部之间的有机联系、能反映科技档案的形成规律、有利于完整成套的提供利用。
三、科技档案的编目
对科技档案的系统整理和编目简称整编。如果只整理而不编目,那么一经移动就会搞乱,也无法查阅调卷,若不经过系统整理,对杂乱无章的一堆科技文件材料也无法编目、无法利用。科技档案的编目,包括对保管单位的编目和编制科技档案目录的工作。
科技档案目录,是以保管单位为对象进行登记编制的,实际上是保管单位的名册,它应当是保管单位上架的排列顺序表。它是科技档案整理工作的最后一道工序。其作用是固定科技档案分类、排列的顺序和位置,便于统计、保护和查找利用。
科技档案目录主要有总目录和分类目录两种。
(一)科技档案总目录
科技档案总目录,实际上是科技档案总登记账,是按照科技档案归档时间的先后顺序,以保管单位为对象进行登记的,因此,也称大流水账。
(二)科技档案分类目录
科技档案分类目录,是严格按照科技档案分类、排列的次序,以保管单位为对象进行登记的目录。科技档案分类目录,形式上有簿式和卡片式两种。
1)簿式分类目录:是将科技档案按分类、排列的顺序登记在簿册上。一般是按分类表,每类一册或每属类一册。这样比较节约,便于分发查考,也便于统计。
2)卡片式分类目录:是每个保管单位填一张卡片,卡片按类别与顺序放入卡片柜的抽屉内,各类之间用不同颜色的指引卡隔开。其优点是比较灵活,科技档案增减时,可随时调整,查阅也比较方便。
科技档案室一放都应编制科技档案总目录。
(三)科技档案排架
科技档案排架,是指按照预先确定的方法和秩序,将进入库房的科技档案摆放在相应的档案柜架上实行定位管理,是科技档案形成库藏、丰富库藏、调整库藏的具体步骤和措施,也是保持正常库藏秩序的先决条件。常见的排架方法有分类排架法和流水排架法两大类。
1.分类排架法分类排架法是在科技档案分类的基础上,严格按照科技档案的类别、项目及项目内案卷排列顺序即分类体系排列案卷的方法。分类排架法的优点在于:科技档案线索清晰,界限明确,档案工作者容易熟悉情况,全面掌握库藏,特别是因为科技档案的整理方法与排架方法统一,所以便于按类索卷,常常不需要通过检索工具即可迅速、准确地直接在库房中找到所需要的案卷;分类排架法的缺点在于:每个层次的每个类别在排完架后都还需预留一定的空位,以便将来补排新入库的科技档案,柜架的利用不够充分,空位的预留又往往带有一定的盲目性,经过一段时间后会因预测不准、预留不够而需要倒架,增加科技档案管理的工作量。
2.流水排架法流水排架法,一般分为大流水排架和小流水排架两种。大流水排架法这种形式,因在排列上架时不必为不同种类或不同项目的科技档案预留位置,不必倒架,因此可以充分地利用柜架设备;但它不便于按种类进行统计,不便于科技档案的鉴定和成套利用,往往需要借助于检索工具才能较方便地调卷。小流水排架法又称分类流水排架法,是指先将科技档案进行初步(一般是一级)的分类,然后在各类内流水排列科技档案案卷的方法,这是介于分类排架法和大流水排架法两者之间的一种方法。
四、编制科技档案号
科技档案号,是指保管单位的编号或代号。它是科技档案部门用来反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号,是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。有了档案号,既便于保管又便于查找调阅科技档案。
(一)科技档案号的编制要求
1)科技档案号要能反映出经过系统整理后的科技档案的秩序,并同科技档案分类方案的结构层次相一致。
2)科技档案号由代字和代号组成,代字使用汉字或汉语拼音字母,代号使用阿拉伯数字。
3)科技档案号应力求简明,不要过于复杂。
(二)科技档案导的编制方法
科技档案号的设计,是同编制科技档案分类方案同时进行的,在科技档案分类之后,再具体地为每个保管单位填写。
1.编制同科技档案分类有关的代字、代号表首先为科技档案分类方案中的大类编代字或代号。代字以汉语拼音字母充任。方法有两种:一种是以科技档案大类名称的第一个汉字的声母,作为该类科技档案的代字。如与其他大类代字重复,则选用第二字声母或种类名称中具有代表性含义的汉字的声母作为代字。
2.确定科技档案号的编制结构,填写档案号科技档案号是根据科技档案分类代字、代号的选用为根据的,编制结构形式有两种:一种是分类全用代号表示,档案号中不出现字母,叫单纯号码制;另一种分类有代字,档案号中既有字母又有数字,叫混合号码制。
科技档案号的基本模式是:档案号=分类号+顺序号(参见文书档案号编写相关内容)。
任务四产品档案整理与编目
工业生产技术档案也称工业产品档案,简称产品档案,是在工业产品设计、研制活动和生产制造活动中形成的科学技术档案,主要产生在工业产品的设计部门和工矿企业单位。 
工业产品档案内容十分丰富,专业极其繁多,形式多种多样。简单说,五花八门的工业产品世界,有多少种工业产品就有多少的工业产品档案。从各种机床、车辆、飞机、船舶到采矿机械、起重机械等机器或机械产品;从电视机、录音机、计算机、雷达等电子产品到冶金、石油、化工产品,从纺纱织布、衣帽鞋袜到陶瓷器皿,等等。在所有这些不同专业的工业产品设计、研制和生产、制造活动中形成的科学技术档案,都是产品档案。
一、产品档案归档范围及保管期限
产品档案的特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案,是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括:技术任务书、设计和研制文件、工作图(底图和蓝图)、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。
(一)归档范围
1)产品型号规格。
2)设计文件。包括设计图、计算文件、技术条件、说明书。
3)工艺文件。包括工艺总方案,工艺流水分工原则、路线材料消耗、检验、生产、6术目录式文件、生产工艺规程等。
4)工装文件。包括工艺装备图样、工具(刀具、量具、夹具、模具)等。
5)鉴定文件。
(二)产品档案保管期限
产品档案保管期限的制订,各厂矿企业可按照《国营企业档案管理暂行规定》、《工业企业档案分类试行规则》要求,结合本单位的实际编制保管期限表。
二、产品档案整理方法
产品档案的整理工作,就是按照一定的原则和方法,进行分类、组卷、系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。
(一)分类
各种产品,一般由科研单位研制成功,然后转交给工厂投产。也有工厂通过国外引进或自行设计、试制,经过国家鉴定验收后投产的。对于这种产品档案,尽管分类时已经遵循和吸收了各自不同型号所反映的企业、品种、结构、功能等因素,但由于生产的周期和产量不同,在采用分类方法上也有一定的差异,大多采用以下三种方法:
1)专用产品分类法;
2)通用产品分类法;
3)简单产品科学技术档案分类。
(二)组卷
同一产品型号内,包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程,在组卷的时候,要保持它们之间的有机联系,注意以下几点:
1)一个完整成套的产品文件材料,可以组成一个案卷,如果文件材料数量较多,也可以按其内在联系,分开组成若干个案卷。
2)不同价值和不同机密程度的产品文件材料,在保持其固有的内在联系前提下,要适当地分别组成案卷;如果分开会有损于保持产品文件材料的有机联系时,就不要硬性分开。
3)注意便于保管和提供利用。
(三)卷内产品档案材料的排列
1.图样材料的排列机械产品的图样材料,一般都反映出一定对象的结构隶属性。因此,可以按照图样的隶属关系进行系统排列。
2.文字材料的排列卷内文字材料的排列方法中,按时间先后排列和按问题重要程度排列这两种方法采用得比较多,适用范围较广,也可以与其他排列方法结合起来运用。
3.图文交错材料排列图文交错混合组成的案卷,其卷内材料的系统排列,一般采取以下两种方法:
1)如果卷内的文字材料是对整个案卷的全貌进行说明或指示的,要排在图样材料的前面。
2)如果卷内的文字材料只是对本卷内的图样材料进行补充或局部性的一般说明,图样材料应当排列在前面,文字材料要排在图样材料的后面。
(四)装订
产品档案装订是一项细致具体的工作,在满足长期保存的要求时,突出讲究美观、方便的效果。具体要求是:
1)案卷可采取装订和不装订两种形式,如果一个案卷内文字材料占多数,图纸数量较少时,采用装订的形式,装订采用三孔一线的方法。如果一个案卷内全部是由图纸组成的,可采取不装订的形式,按照卷内目录的编排秩序排列有序,图纸折叠呈手风琴风箱式,折叠后的尺寸应是297 mm×210 mm,并在每张图纸的背面盖上档号章。
2)案卷装订前要对卷内文件材料进行全面检查,材料不完整的要补齐;对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱;字迹已扩散的或用圆珠笔复写的应复制并与原件一起立卷;订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸,纸张过大的材料要修剪折叠。加边、加衬纸、折叠后的尺寸应是297 mm×210 mm
3)文件材料上的金属物必须去掉。
(五)案卷的排列
案卷的排列按同一产品型号规格进行排列,保持其内在联系。
三、产品档案编目
产品档案的编目是以一定的形式固定产品档案系统整理的成果,揭示档案的内容特征和形式特征的一项工作。编目主要包括卷内档案材料的页号、卷内目录、备考表以及案卷的封面、背签等工作。
(一)编页号
编页号,就是对档案按页(张)编制顺序号。编页号的具体方法,是在档案顺序确定的基础上,用号码机将号码依次订在档案每一页的右下角或背面的左下角,统一采用阿拉伯数字,从“1”开始标注。
(二)编制卷内目录
编制卷内目录是对卷内每一份产品档案编制清单,卷内目录的内容一般包括:
1)序号。指该份材料在卷内的排列顺序。
2)文件编号。指产品档案文件在编制过程中的编号。
3)责任者。指产品档案文件编制的单位名称。
4)文件材料题名。指产品档案文件的具体名称。
5)日期。指产品档案形成的日期。
6)页次。指产品档案在卷内的起止号件,要标出起止号。
7)备注。
凡是在编制时就已经形成目录的产品档案,比如成套的图样材料,且目录是打印的,在编制时可以尽量利用原有的目录清单。
(三)编制备考表
备考表,是用来记载和说明本卷产品档案归档前后的基本情况和演变过程的一种工具。
(四)编制案卷封面
产品档案封面,是以一定的形式简要介绍卷内产品档案的一种载体。案卷封面直接关系到产品档案的提供与利用,一定程度上起到保护档案的作用。案卷封面的内容项目,大体由三个部分组成:
1.案卷题名案卷题名应反映以下内容:产品名称、产品档案的内容(结构)、文件材料的名称,如任务书、协议书、说明书等。
2.案卷管理性的内容项目其主要内容项目有:编制日期、归档日期、页数、保管期限和密级,都置于封面的下方。
3.档号档号即档案馆(室)在整理和管理产品档案过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。档号标在产品档案保管单位封面的左上角,便于档案的保管和提供利用。案卷封面的项目采用电脑打印。
(五)编制案卷背签
为了揭示卷内产品档案内容,提供档案保管和查找的线索,应该编制案卷背签。背签包括档号案卷题名等项目。
(六)档号的编制
对不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。档号结构必须与档案的整理分类体系相适应,档号一经确定,一般不应随意改变。产品档案档号结构为:类别号型号规格案卷号件、页(张)号。
 
任务五基建档案整理与编目
基本建设档案简称基建档案,是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。基建档案,按建筑对象性质的不同,可划分为三种:一是工农业生产性基建档案,如厂房建设、矿井建设、电站建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设等形成的科技档案;二是国防军事工程的基建档案,如军事要塞、堡垒以及军事指挥、通讯等工程建设形成的科技档案;三是民用工程的基建档案,如机关办公楼、学校、商店、宿舍等工程建设形成的科技档案。
一、基建档案整理
基本建设项目档案的整理工作,就是按照一定的原则和方法,对基本建设项目档案进行系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。
(一)分类
基建档案主要按工程项目或建设项目分类。按照工程项目进行分类,就是将一个工程项目的全部科技档案集中在一起,再按专业或其他特征划分不同层次的类目,反映出工程项目的全貌,便于不同项目基建工程档案的提供利用。
(二)组卷
基建工程项目档案保管单位的组织,应当在科技档案整理工作的基本原则下进行,必须符合以下要求:
1)组卷要遵循基建文件材料的形成规律,保持案卷内基建文件材料的系统联系,并要便于档案利用和保管。
2)装具内的基建档案材料应有一个数量界限,将档案材料组成一卷或若干卷。一般厚度应为该装具厚度的四分之三。
3)装具内的基建档案材料的保存价值应该基本相同。保管单位的组织,要在保持有机联系的前提下,根据档案材料的不同价值和密级程度,适当地分别组成保管单位。如果两者发生矛盾,应当以保持有机联系为主,不必硬性分开。而在保管和提供利用时,以价值低的服从价值高的、密级低的服从密级高的原则来处理。
4)基建档案装具的形式,主要有卷、册、袋、盒四种。一般来说,基建档案的文字材料以卷的形式为主,图样材料以袋、盒的形式为主,音像材料以册、盒的形式为主。应该根据基建档案的制成材料和具体形态选择合适的装具,力求整齐美观,牢固耐用。
(三)案卷内文件材料的排列
1)基建档案文字材料的排列,按基建工程项目自然形成过程进行排列。例如某卷是基建工程依据性材料,其排列顺序是:项目建议书及批复可行性研究报告项目评估环境预测、调查报告设计任务书、计划任务书。
2)基建档案图样材料的排列:总体布置图系统图与平面图(或立面图、解剖图) →大样图。
3)基建档案文字和图样交错材料的排列:如果文字材料是对整个工程项目作基本的全面说明或指示的,放在图样的前面。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明,图样材料应排在前面,文字材料排在后面。
(四)装订
基建档案案卷可采用装订和不装订两种形式。装订具体要求可参照产品档案的装订。
(五)案卷的排列
基建档案案卷的排列以一个工程项目为单位,按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。
二、基建档案编目
基建档案编目是以一定的形式固定基建档案系统整理的成果,揭示档案的内容特征和形式特征的种工作。具体内容参见产品档案整理方法  
1)编页号:基建档案在形成时,已经标有顺序号,可以不另外编号,比如成套的基建图样材料、单份独立的技术文件等。只有在基建档案材料没有统一顺序号,或者编号顺序不统一、不连贯或者编号出现错误时,才需要统一编制页号。
2)编制卷内目录:编制卷内目录,就是对卷内每一份基建档案编制清单(电脑打印)。在编制时就已经形成目录的基建档案,比如成套的图样材料,且目录是打印的,在编制时可以尽量利用原有的目录清单。
3)编制备考表:备考表是用来记载和说明本卷基建档案归档前后基本情况和演变过程的一种工具。
4)编制案卷封面。
5)编制案卷背签。
6)档号的编制。
基建档案档号结构为:类别号项目号件、页(张)号。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
档号结构必须与档案的整理分类体系相适应。档号一经确定,一般不应随意改变。
 
【技能训练】
训练一案例分析
一、训练内容
根据案例讨论基建档案管理的意义。
二、训练目标
主要通过讨论,帮助学生进一步了解和掌握基建档案的作用和管理制度,提高学生对档案工作的认识。
三、训练要求
阅读下列案例:
档案为凭
辽宁省吉隆房地产开发有限公司在新民市兴隆镇改建了原兴隆综合贸易商场。新商场建设工程接近尾声之时,该公司在办理产权交易过程中遇到了难题。吉隆房地产开发有限公司没能找到原兴隆综合商场建设项目的审批手续,因此始终无法办理产权交易。在此困难之时,公司派员工专程到新民市档案馆寻求帮助。
由于该公司员工既不知道审批手续的办理年限,也不清楚该审批手续属于新民市长办公会议纪要还是新民市发展改革局文件,查找难度可想而知。新民市档案馆工作人员在没有任何线索的情况下,积极调卷查找,经过不懈努力,终于找到了《关于改建兴隆综合市场项目的批复》《兴隆镇人民政府关于筹建兴隆综合贸易商场的请示》和《兴隆镇人民政府关于筹建综合贸易商场工作方案》3份关键性文件,为该公司顺利办理产权交易提供了有力凭证,解决了该公司的燃眉之急。  
(摘自:高桂贤.中国档案报\[N\].2010:125总第1957期第2版)
 
【分析讨论】
1.谈谈科技文件材料转化为科技档案的条件和发生的变化。
2.科技档案整理工作的基本原则是什么?
3.科技档案鉴定工作的要求是什么?
4.归纳科技档案的目录种类及内容。
5.简述产品档案编目的内容与注意事项。
6.基建档案整理的步骤。
 
训练二科技档案整理
一、训练目的
通过本训练,掌握科技档案整理的方法和要求,深入理解档案立卷改革的重要意义。
二、训练原理
计算机的应用为简化归档文件材料的整理方法提供了技术支持。归档文件整理是相对于传统立卷方式而言的,是指在简化立卷,深化检索的思想指导下,破除的概念,直接以为单位归档整理;并在计算机条件下,将文件级目录录入电脑,实现快速便捷的检索查询。总之,以文件为单位整理归档文件,既最大限度地保持了文件的历史面貌,又便于计算机管理和应用。
三、训练仪器及材料
(一)训练材料
本学院未归档的科技文件材料。
(二)训练仪器
档案盒,档号章,去钉机,装订机,棉线,糨糊,白纸,号码机,计算机,归档文件整理软件(GD2000 软件)。
四、训练步骤
(一)划分文件材料的归档与不归档范围
(二)整理成件
(三)分类
(四)排列编号
(五)录入,编写书面文件目录
(六)装盒
五、训练结果及其要求
(一)训练结果
将归档文件以为单位分类整理,使之有序化。
(二)训练结果要求
1.准确区分文件的归档范围和判定文件的保管期限。
2.准确确定文件的内容及件内文件的排列顺序。
3.分类科学合理。
4.文件装盒符合规范要求。
六、思考题
1.归档文件整理与文书立卷的步骤有何不同?相同环节的具体做法有什么差别?
2.归档文件整理方法较之文书立卷有何优点?
【知识拓展】
科学技术档案工作条例
 
第一章总则
第一条为了建立、健全科学技术档案工作,完整地保存和科学地管理科学技术档案(以下简称科技档案),充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用,特制定本条例。
第二条科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设(以下简称科研、生产、基建)等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带、录音带等科技文件材料。
第三条科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分,各工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位(以下简称各单位),都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中,加强领导。
第四条各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则,建立、健全科技档案工作,达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
第二章科技文件材料的形成和归档
第五条各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度,做到每一项科研、生产、基建等活动,都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。
第六条各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中,列入有关部门和有关人员的职责范围。
第七条各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候,要有科技档案部门参加,对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目,不能验收。
第八条一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目,在完成或告一段落以后,必须将所形成的科技文件材料加以系统整理,组成保管单位,填写保管期限,注明密级,由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后,及时归档。
第九条凡是需要归档的科技文件材料,都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,有利于长久保存。
第十条科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。
第三章科技档案的管理
第十一条科技档案部门对接收来的科技档案,应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
国务院所属各工业、交通、科研、基建等专业主管机关(以下简称专业主管机关),应当拟定本专业系统的科技档案分类大纲。
第十二条各单位应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸,必须履行审批手续。
第十三条科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务,并编制必要的检索工具和参考资料。
借阅和复制科技档案要有一定的批准手续。
第十四条各单位应当定期对科技档案的密级进行审查,根据上级的规定,及时调整密级,扩大利用与交流的范围。
第十五条科技档案部门对科技档案的利用效果,应当进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度。
第十六条国务院所属各专业主管机关,应当编制本专业的科技档案保管期限表。科技档案的保管期限,分为永久、长期、定期三种。
第十七条各单位应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下,由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。
第十八条要销毁的科技档案,必须造具清册,经单位领导审定,报送上级主管机关备案。销毁科技档案,要指定监销人,防止失密。
第十九条保管科技档案必须有专用库房,库房内应当保持适当的温度和湿度,并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。科技档案部门应当定期检查科技档案的保管状况。对破损或变质的档案,要及时修补和复制。
第二十条科技档案部门对重要的科技档案应当复制副本,分别保存,以保证在非常情况下科技档案的安全和提供利用。
第二十一条引进技术和设备的档案,由引进单位的科技档案部门统一管理。
第二十二条凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制本送交主办单位保存。
第二十三条凡单位撤销或变动,以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时,其档案要妥善整理,并经领导人批准后向接受单位办理交接手续。
第二十四条科技档案部门增添设备和用品的费用,分别从企业、事业单位的生产费、科研费或事业费中开支。
第二十五条新建的企业、事业单位,应当同时建设符合要求的科技档案库房。
第四章科技档案工作管理体制
第二十六条国家档案局和各级档案管理机关应当加强对科技档案工作的指导、监督和检查。
第二十七条科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导。
第二十八条国务院所属的各专业主管机关,根据需要建立专业档案馆,收集和保管本专业需要长期和永久保存的科技档案。
大中城市应当建立城市基本建设档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。
专业档案馆和城市基本建设档案馆是科学技术事业单位。
第二十九条大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构;小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室,也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室,或者配备专()职人员管理。
各单位的科技档案工作,由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导。
第三十条专业档案馆或各单位的科技档案机构,根据需要可以兼管科技资料工作。
第五章科技档案干部
第三十一条国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关都应当积极建设一支坚持社会主义道路,具有科技档案专业知识和懂得有关的科学技术,有一定工作能力的科技档案干部队伍。
第三十二条科技档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想,认真执行国家的方针政策,刻苦钻研业务,不断总结经验,提高管理工作水平,积极为社会主义现代化建设服务。
第三十三条各单位要给科技档案部门配备足够数量和能胜任工作的干部,还应当配备一定数量的科技干部,以保证工作的需要。
第三十四条各单位要经常对科技档案干部进行保守国家机密的教育,检查遵守保密制度的情况。
第六章附则
第三十五条国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,可以根据本条例的精神,结合本系统、本地区科技档案工作情况,制定实施细则。
第三十六条本条例自发布之日起施行。过去有关规定与本条例有抵触的,以本条例为准。
 
国家经济委员会
国家基本建设委员会
国家科学技术委员会
国家档案局
 
一九八年十二月二十七日
工业企业档案分类试行规则
为深化企业档案业务管理,提高现代化科学管理水平,促进企业档案工作的整体建设,更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步,特特定本规则。
第一条本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。
第二条本规则适用于全国工业企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行。
第三条工业企业档案分类原则是以全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用。
第四条工业企业档案分类设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。
第五条工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置(详见附表),附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目,企业可结合实际需要增设或减少二级类目。
第六条工业企业档案分类二级以下类目设置,参照附表中的基本范围,结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。
第七条工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下:
1.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置;
2.产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置;
3.科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置;
4.基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置;
5.会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式(名称)设置;
6.干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置,干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。
第八条工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定。
第九条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同,应分库保管,其他则不作统一规定。
第十条本规则于1992年起执行,这之前形成的档案,已经整理组卷的维持不动。
第十一条各地区、各部门可结合自身的实际情况,制定实施细则和分类编号方案。
第十二条本试行规则由国家档案局负责解释。
 (国家档案局一九九一年七月四日印发)
 
 

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