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项目四 人事档案管理

发布时间:2012-12-23  来源:原创  作者:主编:楼淑君 钟小安 副主编:雷振华 冯荣珍 参编:崔广利 劳蕾蕾  发布者:网络秘书  浏览次数:1091  
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【案例引入】
寻档案办社保活人竟成死人
 
家住歌乐山的陈天秀,找到失踪多年的档案后惊讶地发现,档案显示自己已死。陈天秀说:这些年来我一直找不到档案办理养老保险手续,28年的养老保险费无法缴纳,实在荒唐。经过上诉,2008年,市一中院裁定由云歌商店为陈补缴养老保险费。昨日,陈天秀向该商店递交了由沙坪坝区社会保险局出具的      《催缴养老保险费的通知》。
老陈,你的档案已送到我们这里,但上面说你已经死了,快来看看!”20061031,陈天秀接到了歌乐山街道社保所朋友何某的电话。陈女士告诉记者,19777月,她到云歌商店当采购员,1983年与该商店签订了停薪留职合同。合同期满后,陈女士希望回到商店继续工作,但被告知无法再回去工作,于是一拖就是22年。陈女士称,期间自己曾多次回到商店寻找档案,希望办理养老保险手续,但由于无法找到档案,一直无法办理。然而,让陈女士意想不到的是,经过十余年的查找,找到档案时竟发现已被商店列为了死亡档案。
她十几年都没有上班,我们早就把她开除了。云歌商店喻家庆经理说,1986年,陈天秀停薪留职3年后,曾要求回商店上班,但拒绝单位的安排。之后,再也没有回到商店上班,没有履行劳动义务。1993年,商店将其除名。对于陈天秀档案被列为死亡档案一事,喻经理表示,自己并不知道详细情况。陈天秀称,自己一直不知道已被商店开除,直到20053月,到商店要求为自己办理养老保险时才得知自己已被开除。陈对记者说:期间我一直没有收到相关书面通知,也没有办理任何手续,怎么莫名其妙就被开除了呢?并且找到的档案还说我已经死了
 
2007528,沙坪坝区人民法院受理了此案。该院认为,陈天秀在19837月与商店签订合同,开始自主经营,虽没有尽任何劳动义务,但期间双方没有办理过解除、终止劳动关系的手续,应当认定双方劳动关系持续至20055月陈天秀退休年龄届满之时。去年526日,市一中院维持原判。昨日,陈女士向商店递上沙区社保局本月23日出具的《催缴养老保险费的通知》,称该商店未给职工投保养老保险,商店应于15日内补缴陈女士的养老保险费。二十多年不上班,还要我们给她交养老保险,太过分了。喻经理表示,对法院判决存在异议,并将考虑继续申诉。
商店不仅不给我办理养老保险手续,还将我的档案列为死亡档案,太过分了!陈天秀抹着眼泪对记者说:我自己就不明白,一个大活人怎么就变成死人了。陈天秀表示,还将对此讨个说法。重庆安努律师事务所杜德俊表示,只能由法院和医院等单位判定一个人是否死亡,单位无故将员工档案列为死亡档案,是一种失职的表现,也是对员工的侮辱。同时,由于档案被列为死亡档案,期间员工无法找到档案办理养老保险,也对其保险待遇产生了损害。
(摘自:王松南.重庆商报\[N\].2009:326)
 
【请你思考】
1.传统人事档案制度存在哪些弊端?
2.人事档案管理制度应进行哪些改革?
3.国家对人事档案管理有哪些法规要求?
 
【理论导读】
任务一认识人事档案
一、人事档案概述
(一)人事档案的定义
人事档案是专门档案的一种,是干部档案、工人档案、学生档案等的总称。人事档案来源于人事管理活动,没有人事管理就没有人事档案。人事档案是人事管理活动的记录,也是进行人事管理的条件和依据。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。
我国的人事档案管理事业,从无到有、从小到大,现在已经发展到相当大的规模,已拥有数以亿计的人事档案,拥有数以万计的人事档案管理单位,拥有一支庞大的人事档案管理队伍,是我国社会主义档案事业的一个重要组成部分。人事档案管理工作也经历了一个由简到繁、由不够正规到比较正规的发展过程。随着人事工作的发展,人事档案管理工作将越来越重要、越来越复杂,对其要求也将越来越高。
1991年,中共中央组织部颁发了《干部档案工作条例》;1992年,劳动部、国家档案局联合发布了《企业职工档案管理工作规定》。这两个文件是目前我国人事档案工作重要的指导性文件。文件明确规定了我国人事档案工作的管理体制、机构与人员的设置、基本任务与职责,人事档案的收集、鉴别、保管范围、转递和查阅等具体内容。
(二)人事档案的特点
人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性、权威性的特点。
1.现实性人事档案记述和反映的是当事人现实的生活、学习及工作活动情况;组织、人事、劳动部门在现实生活中,为了考察和正确使用员工,要经常查阅人事档案。反映现实并为现实工作服务,是人事档案的一个重要特点。
2.真实性人事档案材料,其来源、内容和形式必须真实可靠,即真实地反映当事人各方面的历史与现实的面貌。真实性是人事档案的生命,是其核心的特点。
3.动态性历史在发展,社会在前进,每个人的情况也在不断地发生变化——年龄的增长、学历与学识的提高、职务与职称的晋升、工作岗位与单位的变更、奖励与处分的状况、在岗下岗及离退休等。因此,人事档案应当与时俱进”“档随人走”“人档统一
4.机密性人事档案一般都涉及当事人家庭及个人的隐私。有些人员,如担任不同级别的党和国家的领导职务,或者身负外交、国防、安全、公安、司法等特殊任务,其人事档案往往涉及党和国家的机密。因此,人事档案在相当长的时期内及在一定的范围内具有机密性。
5.权威性因为人事档案具有真实性等属性,因此人事档案内容具有较大的权威性,反映一个人面貌的材料,只有从人事档案上查阅才是最可靠最权威的。
(三)人事档案的作用
1.人事档案是考察、了解员工的重要手段组织、人事工作的根本任务是知人善任、选贤举能。而要知人,就要全方位的了解人。了解的方法,除了直接考核该人员的现状外,还必须通过人事档案掌握其全面情况。可以说,人事档案为开发人力资源、量才录用、选贤任能,提供了信息与数据。
2.人事档案是解决当事人个人问题的凭证由于种种原因,在现实生活中有关部门和人员有时会对员工形成错误的认识和做法,甚至制造冤假错案或历史遗留问题。作为当事人历史与现实的原始记录,可以为查考、了解和处理这些问题提供可靠的线索或凭证。
3.人事档案是编写人物传记和专业史的宝贵史料人事档案是在组织、人事部门形成的,其中还有当事人自述或填写的有关材料,因此内容真实,情节另体,时间准确,在研究党和国家人事工作、党史、军事史、地方史、思想史、专业史以及撰写名人传记等方面,具有很高的史料价值。
二、我国人事档案工作的管理机构
(一)人事档案工作的管理体制
我国现行人事档案的管理体制是:工人档案由所在单位的劳动(劳资)部门管理;学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理;军人档案由各级军事政治部门管理;干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门,都有明确的管理权限,分管哪一级干部,就管哪一级干部的人事档案。
我国人事档案工作实行分块管理,即干部档案工作的领导与指导,由各级党委的组织部负责;企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责,接受劳动主管部门的领导与指导;学生档案工作由所在学校的有关部门负责,接受教育主管部门领导与指导;军人档案工作由各级政治部门负责领导与指导。
(二)人事档案工作机构和人员
按照规定,我国中央各部委、省(自治区、直辖市)、地(自治州、盟、市)、县(自治县、旗)均应建立人事档案管理机构,按照管理1 000人档案配备一名专职干部的要求,配备人事档案管理人员。不需要建立专门的人事档案工作机构的单位,必须配备专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员。
中央各部委和省一级的人事档案部门除管好本身的人事档案外,还担负本系统和全省人事档案工作的检查与指导任务,因此应根据实际需要,酌情配备业务指导人员。
(三)人事档案工作的基本任务和人事档案管理部门的职责
人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案,提供档案信息为组织、人事工作服务。其基本任务是:在我国改革开放的社会主义现代化建设的新时期,根据组织、人事工作的需要,加强人事档案材料的收集归档工作,完善管理体制,搞好队伍建设,做好基础工作,不断改善保管条件,努力提高科学管理水平,保障提供利用,有效地为组织和人事工作服务,为社会主义现代化建设事业服务。
人事档案管理部门的职责是:
1)保管人事档案,为国家积累档案史料;
2)收集、鉴定和整理人事档案材料;
3)办理人事档案的查阅、借用和转送;
4)登记员工的职务、工资和工作变动情况;
5)为组织、人事工作提供人才信息,为有关部门提供员工情况;
6)做好人事档案的安全、保密及保护工作;
7)调查人事档案工作情况,制定规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;
8)推广、应用人事档案现代化管理技术;
9)定期向档案馆(室)移交死亡人员的档案;
10)办理其他有关手续。
 
任务二人事档案归档与鉴定
为使人事档案能够适应人事工作需要,人事档案管理人员要经常通过组织、人事及其他有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部、职工德、能、勤、绩的材料,充实档案内容。要经常了解和掌握形成人事档案材料源的信息,沟通渠道,建立联系制度,不失时机地向形成材料的职工收集应归档的材料。为确保人事档案材料收集齐全,人事档案管理人员除做好日常收集工作外,一般每半年进行一次集中全面收集。对较大规模的考察、考核、职务和工资变动、评聘专业技术职务等工作形成的档案材料,要及时进行重点收集。
一、人事档案的归档
人事档案的归档工作,贯穿人事工作与人事档案工作的始终,要经常地、认真细致地做好,为人事档案工作奠定良好的基础。主要应做好以下三方面的工作:
1.人事档案的归档包括归档范围和归档要求两个方面。关于归档范围,详见人事档案的整理,凡人事档案正本的10类材料均属归档范围。这里主要明确归档要求:
1)办理完毕的正式文件材料才能归档。
2)材料必须完整、齐全、真实、文字清晰,并写明承办单位及时间。
3)手续完备。凡规定应由机关、组织盖章的,必须加盖公章;凡须经本人见面或签字的,必须经过见面或签字。
4)档案材料须统一使用16开或A4规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写。除电传材料外,一般不得用复印件代替原件归档。
2.人事档案材料的归档渠道
1)通过组织、人事、劳动(劳资)及其他人员管理部门收集各有关人事档案材料。
2)通过员工所在党、团组织,政府机关、企业、事业单位的有关部门收集各有关党、团材料。
3)通过纪检、行政监察、保卫和公安、司法、检察等部门收集各有关处分方面的材料。
4)通过业务部门、科技部门及学校和培训部门收集学历、学识、才干及奖惩等方面的材料。
5)通过军队有关部门和地方民政部门收集军人各有关方面的材料。
3.建立和健全人事档案归档制度
1)移交制度。各单位、各部门日常工作中形成的,凡属人事档案材料归档范围的,均应移交人事档案部门。
2)索要制度。人事档案部门不能完全坐等有关单位或部门主动送材料上门,应当常与有关部门保持密切联系,定期或不定期地索要应归档的人事档案材料。做到嘴勤、手勤、腿勤。
3)检查核对制度。人事档案部门应定期检查所管档案的状况,将其中不符合归档要求的材料,退回形成单位重新制作或补办手续;发现不属于人事档案范围的材料,予以退回原单位处理;发现缺少的材料,应填写补充材料登记表,以便有计划地进行收集。
4)补充制度。组织、人事、劳动(劳资)部门根据工作需要和人事档案材料的缺少情况,统一布置填写有关表格等材料。
新时期人事档案收集的重点是:近期业绩材料、廉政材料、诚信材料,反映管理水平、工作能力、个性特征、道德操守、生活作风、心理素质、身体状况等方面的材料。
二、人事档案的鉴定
人事档案的鉴定工作是按照一定的原则和规定,对收集的档案材料进行审查、甄别其真伪,判定其有无保存价值,确定其是否归入人事档案。鉴定工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,确定材料是否归入档案。
(一)人事档案鉴定的内容
鉴定工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣,对能否正确贯彻人事政策也有一定的影响。因此,这项工作在人事档案工作中占有特殊的地位。鉴定时可根据中共中央组织部和国家档案局199142印发的《干部档案工作条例》相关要求进行。
1.判别材料是否属于所属员工的材料及应归入人事档案的内容发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于人事档案内容和重复多余的材料,应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料,可交文书档案或转有关部门保存。不属于人事档案内容,比较重要的证件、文章等,组织不需要保存的,退给本人。无保存价值又不宜退回本人的,应登记报主管领导批准销毁。
2.审查材料是否齐全、完整政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交代等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料,属于成套的,必须齐全;每份归档材料,必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档。
3.审查材料是否手续完备凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人签署意见或由组织注明经过与本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。出国、出境审批表,须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求,手续不完备的档案材料,须补办完手续后归档。
4.不能有该清而未清的材料鉴定中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入干部档案,应交有关组织处理。
5.材料不全应补充鉴定时,发现档案中缺少的有关材料,要及时进行登记并收集补充。
(二)人事档案鉴定中的原则与内容
1.鉴定工作的原则人事档案的鉴定工作是一项政策性很强的工作,必须遵循取之有据,舍之有理的原则。取之有据,是指归入人事档案的材料要有依据,符合上级的有关规定。舍之有理,是指决定剔除的材料,要有足够的理由,尤其是准备销毁的材料,必须慎之又慎,不能草率从事。
2.鉴定的内容和方法
1)判断材料是否属于人事档案。
2)判断是否本人的档案材料。
3)判断材料是否处理完毕和手续齐全。
4)判断材料是否真实、准确、完整。
5)查对材料是否重复。
3.剔除材料的处理
1)转出。经鉴定确实不属员工本人的材料,或是不应归入人事档案的材料,均应转给有关单位保存或处理。转出时,要写好转递材料通知单。
2)退回。凡新近形成的档案材料,手续不够完全,或内容尚需查对核实,应提出具体意见、退还有关单位,待修改补充后再交回。凡应退还本人的材料,经领导批准后退还本人,并履行登记、接收人清点与签名盖章等手续。
3)留存。不属人事档案范围,又有价值的材料,整理后作为业务资料保存。
4)销毁。无保存价值、重份的材料,要按有关规定予以销毁。
 
任务三人事档案整理与编目
一、人事档案的整理
根据我国《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理工作规定》,人事档案有正本和副本两种稿本。归档的正本分为10类内容,副本分为7类内容。
人事档案正本材料按以下10类进行分类整理:
1类履历材料。凡是记载和反映员工个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况的各种表格材料均归入本类。
2类自传及属于自传性质的材料。自传是个人撰写(或由本人口述、经别人记录和整理)的关于自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。
3类鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料。凡在人事管理活动中,组织、人事部门通过各种途径,对员工的基本情况、学习、工作、才能、业绩、优缺点等方面,进行调查了解及评估而形成的评价件材料归入本类。
4类学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料。凡是记载和反映员工的学历、学位、学习成绩、培训、评聘专业技术职务、评定岗位技能情况的材料,应归入本类。
5类政治历史审查材料。凡对员工的政治历史、经历、出身、社会关系、党籍、参加工作时间等问题进行审查形成的材料归入此类。
6类入党入团材料。凡参加中国共产党、共青团及民主党派的人员有关入党、入团方面的材料归入本类。
7类奖励材料。凡在学习或工作中有突出成绩的员工获得表彰或奖励所形成的材料归入本类。
8类处分材料。凡员工违反党纪、政纪、国法而受纪律检查部门、监察部门或其他审理部门对其所犯错误进行调查处理所形成的材料归入本类。
9类录用、任免、出国(出境)、工资、待遇及各种代表会议代表的材料。凡办理任免、选举、调动、授衔、晋级、录用、聘用、招用、复员退伍、转业、工资、待遇、出国、离退休及退职材料,各种代表会议代表登记表等材料归入本类。
10类其他可供组织参考的材料。凡上述9类未包括的、对组织上有参考和保存价值的材料可归入本类。
人事档案的7类副本材料,是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成:
1)第一类的近期履历材料;
2)第三类的主要鉴定材料、干部考核材料;
3)第四类的学历、学位、评聘专业技术职务(职称)的材料;
4)第五类的政治历史问题的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;
5)第七类的奖励材料;
6)第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料;
7)第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其他类别多余的重要材料,也可归入副本。具体归入各类的档案材料,见后面的知识拓展相关内容。
需要注意的是,在人事工作中形成的人事档案,并非每个人的档案材料都有上述10类正本材料和7类副本材料,而是因人而异。当事人在经历的各项活动中形成哪些人事档案材料,就将其归入相应的正副本各类之中。
所有归档材料,一律为材料原件,统一使用16开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
二、档案材料的排列
人事档案各类卷内材料排列方法,主要有以下三种:
1.按档案材料形成时间顺序排列如正本的1234710类均按此法排列。其中第7类的奖励材料应将组织的审批材料放在前面。
2.按材料内容(问题)的主次关系(重要程度)进行排列如第56类排列顺序为:上级批复、结论或处分决定,本人对处分决定和结论的意见,调查报告,证明材料,本人检查、交代材料。第6类材料的排列,应将入团、入党、加入民主党派的材料分别排列。入团志愿书排在入团材料的前面,入党志愿书排在入党材料的前面,然后排列申请书、转正申请书、党(团)员登记表等。多次填写的党(团)员登记表,按时间先后顺序排列。
3.按内容结合时间顺序排列如第9类材料内容较多,可按内容先后分成4个小类:工资待遇材料;调动任免与离退休材料;出国、出境材料;其他材料(各小类的材料,再按其形成时间的顺序排列)。
三、人事档案的编目
每卷人事档案必须有详细的档案材料目录,目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写。具体要求:
1)按照类别排列顺序及档案材料目录格式,逐份逐项地进行填写。每类(每项)目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。类号用汉字码,顺序号用阿拉伯数字(每类每项目录上的类号和顺序号要与材料上的类号、顺序号相一致)。
2)根据材料题目填写材料名称。无题目的材料,应拟定题目。证明材料写明何人证明的材料。材料的题目过长,可适当简化。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明。填写目录不得以点代字。
3)材料形成时间。材料形成时间要填清年、月、日,没有时间的要尽量查明。一份材料有几个时间的,本人填写的材料以本人签字时间为准;经组织审查或整理的材料,以最后的批准时间为准;复制的档案材料,以采用原材料的形成时间为准。
4)填写材料的份数。以每份完整的材料为一份(包括附件),除有原件附复制的材料填写两份外,其他一律填一份。
5)填写材料的页数。材料页数的计算,采用图书编页法,每面为一页,印有页码的材料、表格,应如数填写;无页码标记的材料,每单面为一页,封面封底不计算页数(需用铅笔在材料的下角注上页码),空白纸可剔除。
6)书写工整、规范。书写目录要工整、正确、清楚、美观,不得使用圆珠笔、铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录,也不准勾抹、涂改、粘贴目录。目录填写后,要检查核对,做到准确无误。
 
任务四人事档案保管、利用及转递
一、人事档案的保管
人事档案的保管,是依据统一领导、分级管理,管人与管档案相一致、安全保密、便于查找的原则确定的,对人事档案应严密、科学地保管。认真做好以下工作:
1)人事档案管理人员对所管理的全部人事档案,必须进行登记、编号,并依据一定的原则,编制档案清册。
2)建立健全严格的库房管理制度和岗位责任制,在热情为各项工作提供服务的同时,一定要严格加强管理,严防错装、错放、错借、错转等现象发生。
3)应建立登记和统计制度,每年年底全面检查核对一次档案,并与人事部门核对各类人员的增减情况,发现问题及时解决。
4)设置专门的档案查阅室,档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开。
5)要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20~25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。室内禁止吸烟及动用一切明火。
6)库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施每半年进行一次全面检查,发现问题,及时解决,杜绝隐患。要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(温度14~24 ,相对湿度45%~65%);检查情况要认真做好记载。
7)不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术,加快电子计算机人事档案信息管理系统的开发与利用,逐步实现档案管理工作的科学化和现代化。
人事档案管理人员还要明确以下不同人员的人事档案管理问题:
1.在职人员人事档案人事档案的正本,由主管该人的组织、人事部门保管。人事档案的副本,由主管或协管该人的组织、人事部门保管。
非主要协管和监管的单位,不保管人事档案的正、副本,但可根据需要保存近期重份的或摘要的登记表、履历表之类材料。
军队和地方互兼职务的干部,主要职务在军队的,其档案由部队的政治部保管;主要职务在地方的,其档案由地方的组织、人事部门保管。
民主党派和无党派爱国人士的档案,由各级党委统战部门保管。
2.离休、退休人员人事档案党中央、国务院管理的干部,是中共党员的,其档案由中央组织部(或人事部)保管;是民主党派和无党派爱国人士的,由中央统战部保管。
其他人员的档案,由该人的管理部门保管。
工人档案由所在单位的劳动(组织、人事)机构保管。
3.死亡人员人事档案党中央、国务院的干部,死亡后其档案由原管理单位保管5年后,移交中央档案馆保存。
中央、国家机关各部长,各省、自治区、直辖市管理的厅局职务的干部,全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士等,死亡后其档案由原管理单位保管5年后,移交本单位档案部门保存,并按规定的限期,移交同级档案馆保存。
上述范围以外的其他干部,死亡后其档案由原管理部门保存5年后,移交机关档案部门保存,并按同级档案馆接收范围规定进馆。
军队干部1949930以前牺牲、病故的排职以上干部的档案材料,交解放军档案馆保管;建国后牺牲、病故和其他原因死亡的正师职以上干部的档案,交总政治部档案馆保管;副师职以下干部的档案,按隶属关系分别交由各相应档案馆保管。
企业职工死亡后,其档案由原管理部门保存5年后,移交企业综合档案部门保存;对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡后,其档案按规定向有关档案馆移交。
4.辞职、退职、开除公职及受刑事处分人员人事档案在职人员辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)后,未就业的机关、事业单位人员其档案由原管理单位保管;企业人员由户籍所在地劳动保障部门保管。已就业的,其档案转至有关组织、人事、劳资部门保管。不具备保管条件的,转至人事部门所属的人才流动服务中心保管。
在职人员被开除公职后,其档案保管方法原则上同上述程序。
在职人员受刑事处分或劳动教养期间,其档案由原管理单位保管;刑满释放或解除劳教后,重新安排工作的,其档案由主管该人员的部门保管或人才流动服务中心保管。
二、人事档案的利用工作
1.人事档案的利用有多种方式
1)设立阅览室以供查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理。这种方式具有便于查阅指导、便于监督、利于防止泄密和丢失等优点,这是人事档案查阅的主要方式。
2)借出使用。借出库房须满足一定的条件,比如,本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还。
3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。
2.人事档案利用的手续根据相关法规,各级人事档案管理部门为了做好利用工作,按照各自管理的人事档案范围和管理权限,都制定了本地区、本部门或本系统查阅人事档案的制度,对借阅范围、借阅手续、借阅人、借阅方式以及是否可以抄录、复制做了规定。人事档案的查阅,是发挥人事档案作用的直接体现。
1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章,负责人签字;最后,由人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分手续齐全,则给予批准。
2)外借手续。①借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似;②借档单位(部门)盖章,负责人签字;③人事档案部门对其进行审核、批准;④进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字;⑤归还时,及时在外借登记上注销。
3.人事档案查阅的原则和范围查阅人事档案总的原则是:宽严适度,内外有别,灵活掌握,便于利用。
就利用者而言,组织、人事、劳动部门利用档案应该从宽,其他部门利用档案相对应该严格一些。
就利用范围而言,高、中级干部,有贡献的专家、学者和有影响的知名人士,以及机要人员的人事档案,提供利用时应从严掌握,严格审批手续;对一般干部、工人、学生的人事档案,利用范围可以从宽掌握。
就内外关系而言,凡员工的主管单位如组织、人事、劳动、纪检、监察、保卫、司法、检察等部门,因研究和处理有关问题,可以查阅和借用人事档案。其他单位不得直接查阅,如确因工作需要借用档案,则须办理手续。
4.人事档案查阅要求
1)查阅党委组织部门的人事档案必须是中共党员。
2)组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件;其他部门应持有本单位领导签字的正式查档介绍信或《查阅人事档案审批表》。
3)查档人员不得查阅本人及其亲属的档案。
4)未经领导批准,不得查阅同级人员档案,下级不得查阅上级人员档案。
5)本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。
6)不准查阅介绍信或审批表中未提到的有关内容。
三、人事档案的转递工作
在人事管理工作中,由于员工职务升降、工作调动等原因,导致其主管、协管单位的改换,这就要求人事档案部门应随着员工主管单位的变化而及时将档案转移至新的主管、协管单位。人事档案要随着干部任免权限的改变、员工主管单位的变化,及时转至新的主管部门,这就形成了人事档案转递工作。
做好人事档案的转递工作,应始终保持人员管理及其人事档案管理的致性。如果转递工作不正常,该转的不转,就会使员工管理与人事档案管理相脱节,原管单位有档无人,形成无头档案,档案的作用难以发挥;新的主管单位则有人无档,影响对有关员工的考察了解和培养使用。做好这项工作是保持管人与管档案相一致的有效措施,在改革开放、市场经济与人才流动日益频繁的新形势下具有重要的现实意义。
1.转递工作的要求
1)及时。为避免管人与管档案脱节,发生有人无档有档无人的现象,必须及时转递人事档案。
2)准确。转送人事档案必须以任免文件或调动通知为依据,在确知有关人员新的主管单位后,直接将有关人员的档案转至该单位。
3)安全。转递人事档案,应确保档案材料的绝对安全,杜绝失密、泄密和档案丢失现象。
2.转递人事档案的方式
1)零星转递。这是转出的主要的经常的方式,即在日常工作中将需要转递的零星材料及时转给有关单位,一般是通过机要交通渠道。
2)成批移交。主要是管档单位之间将数量较多的人事档案按规定进行交接。
3.转递人事档案的程序和手续
1)转出的工作程序和手续。原主管单位对应转出的档案进行认真清理和整理,做到材料齐全、装订整齐。零星转递时,应在转出材料登记簿上登记,并在人事档案底册上注销;要仔细填写《人事档案转送通知单》;将材料以机密件寄出;将收到单位退回的回执粘贴在转递存根处。成批移交时,除登记、注销外,还应编制移交文据和移交清册一式两份;交接双方应在移交文据上签字,以示负责。
 2)接收单位的工作程序。首先应仔细检查转来的档案是否属本单位所管理的范围;如属本单位的,应查对与转递通知单或移交清册上的记载是否相符;确认无误后,在转递通知单或移交清册上签字,加盖公章;将回执寄给转档单位,对接收的档案登记后入库。
【技能训练】
训练一案例分析
一、训练内容
根据案例讨论人事档案管理的意义。
二、训练目标
主要通过讨论,帮助学生进一步了解和掌握人事档案的作用和管理制度,提高学生对档案工作的认识。
三、训练要求
阅读下列案例:
档案为凭
 
中国化学工程第四建设公司是湖南岳阳市的一家大型央企,近年来,有2 000多名职工通过身份置换与公司解除了劳动关系。近日,一批原公司职工集体来到公司,指出公司在置换身份时没有让他们参与,而一些同他们情况相似的职工却参与了,他们要求公司按身份置换时的经济补偿标准给予补偿。
在了解了情况后,公司档案室查阅了近10年来与这些职工有关的人事档案材料,从档案记载中得知,这些集体上访人员中,有的是在公司开展职工身份置换工作前,因有关原因与公司解除了劳动合同的,有的属于自己主动辞职的,有的是被开除公职的,都不属于在职员工范围,而他们列出进行比较的人员则属于开除公职留用察看后来又恢复了公职的在职员工。按照政策规定,只有在职员工才能参加身份置换,因此这些上访人员不能参加公司的身份置换,也就不能得到相应的经济补偿。在证据面前,职工们清楚了事情的真相,公司的权益也得到了有效地维护。
(资料来源:傅电仁、盛碧群.中国档案报\[N\].2009:10.22.1916期第四版)
【分析讨论】
1.这个案例对你有什么启发?
2.请你说说人事档案对社会和个人的重要意义。
 
训练二实践认识
一、实训内容
参观档案馆,了解人事档案与文书档案立卷工作的区别。
二、实训目标
通过实地参观档案馆,增强学生对人事档案的直观感性的认识。
三、实训准备
教师提前联系参观事宜,说明参观的内容,请档案馆人员做关于人事档案立卷的讲座。
1.提前2天发放实训指导书,要求学生事先上网了解当地档案馆的基本情况;
2.复习与此次实训相关的档案工作知识,明确此次实训的要求;
3.请同学准备好要咨询或提问的问题。
四、实训方案与步骤
1.听档案馆人员专门讲座;
2.参观库房,听工作人员作相关内容的讲解与示范;
3.了解人事档案工作基本情况;
4.咨询与提问。
五、实训成果要求
1.结合所学知识和实地参观过程,每个小组派一名成员在课堂上以口头形式汇报参观感受。
2.每人提交书面参观纪实一份(主要内容为人事档案与文书档案整理的异同)。
 
【知识拓展】
资料一人事档案的分类
人事档案归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本内容的划分进行分类。人事档案正本,由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分10类:
一、履历材料
凡是记载和反映员工个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况的各种表格材料均归入本类。具体包括:
1.各类人员历年的履历表、登记表、简历表;
2.个人从事各种事业(职业)及其他活动的简历材料;
3.更改姓名的报告及批件;
4.以履历为主,带有鉴定的履历表、简历表、登记表;
5.本人填写的反映个人经历的材料。
二、自传材料
自传是个人撰写(或由本人口述、经别人记录和整理)的关于自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。具体包括:
1.本人历次所写自传(包括思想自传、历史自传、反省自传、小史、小传)及带有自传内容的材料;
2.有自传内容的入党、入团申请书之类的材料;
3.以自传为主,带有自传的履历表、简历表、鉴定表等。
三、鉴定、考核、考察材料
凡在人事管理活动中,组织、人事部门通过各种途径,对员工的基本情况、学习、工作、才能、业绩、优缺点等方面,进行调查了解及评估而形成的评价件材料归入本类。具体包括:
1.历年的鉴定(包括自我鉴定);
2.出国、出境、调动、学生毕业或结业的鉴定;
3.以鉴定为主要内容的人员登记表;
4.组织上正式出具的鉴定性的员工表现情况的材料;
5.考核登记表,考察、考核材料,民主评议和组织考核的综合材料;
6.干部任免、调动依据的正式考察综合材料;
7.以考核为主要内容的其他材料。
这里应该强调的是,归入本类的材料,必须是经过组织研究认可正式形成的,真正能够反映员工实际情况、具有查考价值的鉴定、考核材料,在手续上必须加盖公章后才能进入人事档案。未经组织认可的一般的考察、考核材料、会议记录、发言记录、谈话记录以及从档案中摘录的员工材料等,一律不得归入人事档案。
四、学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料
凡是记载和反映员工的学历、学位、学习成绩、培训、评聘专业技术职务、评定岗位技能情况的材料,应归入本类。具体包括:
1.报考中专、高等学校学生(学员)登记表、审查表、审批表;
2.中专、高等学校或自考、培训结业的学习成绩登记表、记分册、成绩单;
3.中专、高等学校学生毕业登记表、毕业生分配登记表、审批表;
4.授予学士、硕士、博士学位的决定;
5.学历证明材料、认定干部文化程度呈报表、审批表;
6.选拔留学生审查登记表;
7.评聘专业技术职务(职称)任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任、确认专业技术职务(职称)审批表、套改和晋升专业技术职能(职称)审批表、登记表;
8.评定工人岗位技能的登记、考核、审批材料;
9.员工的发明创造、科研成果、技术革新成果的评价材料,著作、译著、有重大影响的论文(获奖、在国家级刊物发表的)等的目录;
10.反映员工学历才识、专业技术方面的登记表等材料。
五、政治历史审查材料
凡对员工的政治历史、经历、出身、社会关系、党籍、参加工作时间等问题进行审查所形成的材料归入此类。具体包括:
1.政治历史问题的审查结论、调查或审查报告、上级的批复、调查证明材料、检举揭发材料,本人对所审查问题的检查交代或说明材料、对结论和决定的意见、主要申诉材料;
2.甄别、复查和平反结论、意见、决定、调查报告、批复及结论的主要依据材料;
3.审干中形成的审干登记表、肃反审查表、党员审查表与调查表、当事人交代材料;
4.入党、入团、参军、提干、出国政审的材料;
5.家庭成员、社会关系的主要证明材料、平反决定、通知等方面的材料;
6.更改民族、年龄、家庭出身、本人成分、国籍、入党入团时间、参加工作时间等问题的个人申请、组织审查报告、上级批复,以及所依据的证明材料;
7.高等学校学生考生政审材料。
六、入党入团材料
凡参加中国共产党、共青团及民主党派的人员有关入党、入团方面的材料归入本类。具体包括:
1.批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表;
2.中国共产党党员重新登记表、党员暂缓登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;
3.民主评议党员中形成的组织意见,党员登记表,劝退、除名党员的主要事实依据材料,组织审批材料,延长预备党员预备期、取消预备党员资格的处理决定和意见;
4.加入中国共产主义青年团的入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;
5.加入民主党派的申请书、登记表、批准加入组织通知等有关材料。
七、奖励材料
凡在学习或工作中有突出成绩的员工获得表彰或奖励所形成的材料归入本类。具体包括:
1.各级机关、组织正式命名授予的劳动模范、英雄、先进生产者、三八红旗手、新长征突击手、先进工作者、优秀党(团)员、优秀学生(员)以及其他荣誉称号的决定、审批表、登记表、先进事迹材料;
2.创造发明和各种业务、技术奖励、通报表扬;
3.有突出贡献和拔尖人员审批表;
4.从事专业工作30年人员登记表、审批表。立功授勋和嘉奖材料;奖励材料一般是县(团)级以上单位形成的才能归入本类。而科室、车间、乡(镇)、村,以及部队营、连等单位形成的奖励材料不予归档。
八、处分材料
凡员工违反党纪、政纪、国法而受到纪律检查部门、监察部门或其他审理部门对其所犯错误进行调查处理所形成的材料归入本类。具体包括:
1.员工违纪、违法所给以党内外处分的决定、记过、查证核实报告(调查报告)、上级批复、通报批评材料;
2.甄别、复查、平反的决定、结论、调查、报告、上级批复及本人意见;
3.法院的刑事判决书、劳动教养审批材料;
4.免予处分的意见、本人检查交代材料、撤销处分材料。
九、录用、任免、出国(出境)、工资、待遇及各种代表会议代表的材料
凡办理任免、选举、调动、授衔、晋级、录用、聘用、招用、复员退伍、转业、工资、待遇、出国、离退休及退职材料,各种代表会议代表登记表等材料归入本类。具体包括:
1.办理工资待遇工作中形成的工资级别登记表,见习期、试用期、转正定级、奖励晋级、提职、调整工资、工资改革、兑现工资、奖励工资、浮动工资、津贴审批表、岗位技术工资变动登记表、解决待遇问题的审批材料,保险福利待遇等方面的材料;
2.军队授衔、晋衔、晋级、提高职级待遇的登记表、审批表,军队转业、复员、退伍人员的审批表、登记表、应征入伍登记表等;
3.干部调配(转业安置)、任免呈报表及附件;
4.录用和聘用审批表、登记表,聘用干部合同书,续聘审批表,解聘与辞退材料,劳动合同材料等;
5.招工、以工代干人员转干审批表、登记表;
6.退(离)休、退职审批表,享受部级、司局级、处级待遇审批表;
7.出国(出境)审批表、登记表;
8.出席县团级或相当于县团级以上单位的党代表会议、人民代表会议、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会议、民主党派会议等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩等材料。
十、其他可供组织参考的材料
凡上述9类未包括的、对组织上有参考和保存价值的材料可归入本类。具体材料有:
1.有残疾的体检表,确定残疾等级的材料;
2.工伤、职业病,可享受劳保待遇或提前退(离)休的依据及体检证明材料;
3.民事纠纷判决书、调解书;
4.办理丧事的讣告、悼词、生平材料及报纸报道的消息,非正常死亡的调查报告、善后处理材料、遗书等。
 
学习资料二人事档案卷皮、档案袋样式和规格
 
为了保护干部档案材料,便于保管和利用,根据《干部档案工作条例》的规定,对干部档案卷皮、档案袋的规格、样式规定如下。今后凡新制做时,一律按统一的规格、样式制做。
一、档案卷皮(卷面、卷底各一页)
1,卷皮规格:长27.4厘米,宽20.5厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,工、下眼线中心距工、下边沿均为5.4厘米。
2,卷面标签:由装订线处向左设标签两个,供填写编号、姓名、籍贯用。规格为工下高6.5厘米,左右长9厘米。两个标签距卷面工、下边沿各为6厘米,并与卷面装订相连接。
3.卷皮材料:一般可采用三百克左右的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量。
4.卷皮颜色:应采用浅淡色,如浅黄、乳黄色等,不要用大红、大绿,或黑、兰、紫等深色。
卷面工的字,一律用红字。
5.卷面项目:干部档案正本(或副本)、姓名
6.字体与军间距离:干部档案用楷体(72),字与卷面工边沿距离为7厘米;正本(或副本)用小初号宋体,在干部档案下方,相距2.5厘米;姓名用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5厘米。
7.卷面里页印注意事项
1)注意保密,不得遗失,不得让无关人员翻阅。
2)爱护档案,不要涂沫、勾画及乱加批注。
3)卷内材料不得拆散,不得随意增加或抽出材料。
二、档案袋
1.规格:长30厘米,宽23厘米,厚(折叠部分)2.5厘米。
2.材料质量:可根据条件选用较好的牛皮纸。
3.袋面项目:干部档案袋姓名制作单位
4.字体和字的颜色与档案卷面同。单位姓名下边,各项目字间距离参照档案卷面安排。
 
资料二干部档案整理工作细则
第一章总则
第一条为了实现干部档案整理工作的规范化,搞好档案建设,便于档案的保管和利用,根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定,特制订本细则。
第二条干部档案的整理工作,是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充的工作。
第三条各级干部档案管理部门,均应按本细则和有关规定的要求,对所管理的干部档案进行认真的整理。
第二章整理工作的基本要求
第四条整理干部档案,须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第五条整理干部档案,事先要收集好干部档案材料,并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条整理干部档案的人员,必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识,熟悉整理干部档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责做好整理工作。
第三章档案材料的鉴别
第七条干部档案材料的鉴别工作,是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否归入干部档案的工作。
第八条鉴别归档材料,必须根据中央有关文件的精神,以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据,严肃认真地进行。
第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,确定材料是否归入档案。
第十条鉴别归档材料的具体做法:
(一)判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于干部档案内容和重复多余的材料,应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料,可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部档案内容,比较重要的证件、文章等,组织不需要保存的,退给本人。无保存价值又不宜退回本人的,应登记报主管领导批准销毁;
(二)审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交代等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料,属于成套的,必须齐全;每份归档材料,必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;
(三)审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表,须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求,手续不完备的档案材料,须补办完手续后归档;
(四)鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入干部档案,应交有关组织处理;
(五)鉴别时,发现档案中缺少的有关材料,要及时进行登记并收集补充。
第四章档案材料的分类
第十一条对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。
第十二条干部档案正本,由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类:
第一类履历材料:干部履历表(书)、简历表,干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表,个人简历材料,更改姓名的材料。
第二类自传及属于自传性质的材料。
第三类鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料:以鉴定为主要内容的各类人员登记表,组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表,干部考核和民主评议的综合材料。
第四类学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料:报考高等学校学生登记表、审查表,毕业登记表,学习(培训结业)成绩表,学历证明材料,选拔留学生审查登记表;专业技术职务任职资格申报表,专业技术职务考绩材料,聘任专业技术职务的审批表,套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。
第五类政审材料:审查干部政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料,主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料。
第六类加入党团的材料:中国共产党入党志愿书,入党申请书(1~2份全面系统的)和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表、退团材料;加入民主党派的有关材料。
第七类奖励(包括科技和业务奖励)材料:各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料:处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查、交代材料;通报批评材料;甄别、复查报告、决定,上级批复及本人意见;法院审判工作形成的判决书等。
第九类干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;干部任免呈报表(包括附件),录用和聘用审批表,聘用干部合同书,续聘审批表,解聘、辞退材料;退(离)休审批表;军衔审批表、军队转业干部审批表;出国、出境人员审批表;党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。
第十类其他可供组织参考有保存价值的材料:有残疾的体检表、残废等级材料;干部逝世后报纸报道的消息或讣告,悼词(生平),非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
第十三条干部档案副本内容,是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成:
第一类的近期履历材料。
第三类的主要鉴定,干部考核材料。
第四类的学历、学位,评聘专业技术职务的材料。
第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。
第七类的奖励材料。
第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。
第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其他类别多余的重要材料,也可归入副本。
第十四条内容交叉的材料,可根据材料的主要内容或用途确定类别。
(一)带自传的履历或简历表,以自传为主,归第二类。
(二)履历表和简历表有鉴定的,以履历为主,归第一类。
(三)有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料,以其主要用途为主,归第九类。
(四)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料,一律归第八类;凡未给予处分,以政治历史问题为主的,归第五类,以违纪错误为主的归第八类。
第五章档案材料的排序与编目
第十五条每类干部档案材料,都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序,并在每份材料的右上角编类别号和顺序号,在其右下角编写页数。
第十六条档案材料排序的基本方式:
(一)按档案材料形成时间排序的:第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料;
(二)按档案材料内容的主次关系进行排序的:第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交代材料等,其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序;
(三)第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况,采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是:工资情况的材料;任免材料;出国、出境材料;其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
第十七条每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写。具体要求:
(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式,逐份逐项地进行填写;
(二)根据材料题目填写材料名称。无题目的材料,应拟定题目。材料的题目过长,可适当简化。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;
(三)材料形成时间,一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料,采用原材料形成时间;
(四)填写材料份数,以每份完整的材料为一份(包括附件);材料页数的计算,采用图书编页法,每面为一页,印有页码的材料、表格,应加数填写;
(五)书写目录要工整,正确清楚、美观、不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后,要检查核对,做到准确无误;
(六)书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。
第六章复制与技术加工
第十八条档案材料载体变质或字迹褪色不清时,须进行抢救。抢救材料一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料,必须认真细致、核对无误,注明复制单位和日期。
第十九条建立档案副本的材料不够时,可选择正本中的材料进行复制,将复制件存副本,其原件必须存入正本。
第二十条为便于装订、保管和利用,延长档案材料的寿命,对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应进行技术加工。其主要方法:
(一)对超出16开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠。折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读;
(二)对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊。主要方法有:单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸,必须采用白纸。糨糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤;
(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须进行加边。打眼装订,不得压字和损伤材料内容;
(四)拆除档案材料工的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。
第七章装订与验收入库
第二十一条每个干部的档案材料,必须装订成卷。装订后的档案,目录在卷首,材料排列顺序与目录相符;卷面整洁,全卷整齐、平坦,装订结实实用,具体做法:
(一)将目录与材料核对无误;
(二)把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐,条件较差的,以装订线一边和下边两面为齐;
(三)在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定;
(四)一律使用《条例》附件一规定的标准干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。
第二十二条干部档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查,经验收合格后,方能入库。
第八章整理工作的注意事项
第二十三条干部档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定,严格遵守安全保密制度,保守党和国家的秘密。
(一)在整理档案时,严禁吸烟,以确保档案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料;
(三)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
(四)在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露干部档案。
第九章附则
第二十四条本细则由中央组织部干部档案工作部门负责解释。
 
学习资料四《国外的人事档案管理》
 
人事档案管理是人力资源管理中的一项必不可少的基础工作。随着我国成为WTO的正式成员国,更多地了解一些国外人事档案管理的状况并借鉴其中的经验有助于加强我们自身的人事档案管理。
各国对人事档案的定义有所不同,但基本上是指国家机构、社会组织在人事活动中形成的,记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的,以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录。还有某些专业部门形成的公民状况文件、健康状况文件、财产和收入文件、刑事和犯罪处理案卷、基本统计文件等与个人秘密有关的档案文件也可以看作人事档案的重要组成部分。各国人事档案的内容基本上都包括有关员工个人履历情况的记录以及员工在录用、考核、晋升、培训、工资福利、退休等方面情况的工作记录。国外的人事档案管理大体可分为两大部分:第一部分是指存在于国家机构和社会组织人事部门的人事档案管理;第二部分是指工作人员退休或离职后,保存在诸如文件中心、档案馆等各国档案文件管理机构中的人事档案管理。各国的人事档案管理工作都与其人事制度和档案管理体制密切相关。
下面仅以美国、法国和日本为例介绍一下国外的人事档案管理情况。
 
美国
美国是一个具有悠久个人主义传统的社会,强调自立、自强与自助的社会文化与强调地方政府自主性、自由裁量性的意识形态和政治制度相互促进,谐同酶化。它的人事档案管理也不能例外。在美国,联邦政府各部门、各机关的文件和档案由联邦档案机构负责集中管理。各州、市、企业、公司、财团、科研、文教等非联邦机关的档案由归属者自行管理。联邦政府都具有良好的服务功能。无论是联邦政府还是地方政府,为纳税人服务,使纳税人满足是一切政府工作人员准则,在人事档案的整理和利用上都体现了这一点。
美国的人事管理总署,直接对总统负责,是联邦政府管理公务员的中心机构,具体负责联邦政府所属公务员的任用、考核、培训和晋升、退休等事项。联邦政府各个部门都统一设置人事机构,负责该部门的人事档案管理。州政府、地方政府中也有具体管理地方公务员人事档案工作的机构,虽然名称不尽一致,但工作范围和内容基本上是相同的。如科罗拉多河流域管理局人力资源办公室提供的服务中就包括对人事计划进行加工处理,保存官方人事文件及医疗档案、相关调查和中央人事资源档案,人力和其他人事报告,保护个人隐私和记录并保留档案,包括每人工资体系的输入。
在美国,机关的人事档案管理是在政府部门与档案管理部门的密切合作下进行的。档案管理部门对机关人事档案管理工作的监督和指导是通过各种渠道进行的,如日常的工作接触,举办文件管理人员培训班,为联邦机关提供标准的人事档案管理程序,以及直接进行工作检查。机关人事档案管理工作与移交后的文件中心和国家档案馆的工作丝丝入扣,形成相互衔接的工作程序。
在美国,政府部门的人事档案一直保存在各机关,当某个工作人员离职或退休后,便移交到密苏里州圣路易斯的全国人事文件中心。这时的人事档案仍被视为由各形成单位所有的现行文件或半现行文件,文件中心不能泄露有关内容。这个阶段只有形成单位和经特许批准的人可以利用。人事档案一般要到当事人去世后才能算作非现行文件,经鉴定后大部分销毁,少数具有历史价值的保存下来,并逐步向社会开放。该中心保存着曾在政府各部门及军队中工作的人中的人事档案。这些档案文件有人事活动档案,前工作人员的健康和收入情况档案,军队人员健康状况及其他活动档案。
至于总统的档案,早年是属于总统个人所有,自罗斯福总统图书馆建成并捐献给国家以后,每一届总统援引此例,总统的档案均为国家所有并进行集中管理。美国的一些专业部门也保存着个人的一部分人事档案。如社会保障署所建立的社会保障号和个人档案记录。美国所有的成年人都有一个社会保障号,社会保障号就像身份证一样重要,以此作为日后获取诸如退休金、老年医疗、退役军人收益等各种社会保障的凭证。当然,在美国社会,这样的人事档案是要求各专业部门绝对保密的。如在第一次世界大战后接受抚养未成年儿童的家庭援助的人数增长十分迅速。原因是多方面的,但其中受益人受到较少的个人耻辱性审查与窥视与单亲母亲的增加可能是其中最重要的一些原因。
法国
法国公务员的管理实行统一领导.下的分级负责制,所以各部门的人事档案管理均由自己处理。行政与公职总局是法国主要的人事决策与执行机构,它隶属于总理府秘书处。法国中央政府各部门设立的专门人事行政机构,具体负责管理本部门机关及其派出机构、所属公共事业单位的公务员的考试录用、考核、任用、奖惩、培训、工资福利等工作并把这些情况归入人事档案。各部门人事机构层次不完全相同,有的作为一级机构,如装备部人事司;有的作为三级机构,如内政部行政管理总司人员培训和社会行政司。法国地方政府人事机构称为公务员管理中心,在遵循中央统一制定的有关地方公务员总法规的原则下,可以独立进行当地公务员的录用、考核、工资福利等工作并按照公务员职务系列规定进行具体人事档案管理。
保存在机关和社会组织的这此人事档案在职员退休或离职后也会移交文件中心或档案馆。法国有完整的档案事业结构体系,在中央设立一个档案事业行政管理中心——档案局,统一掌管全国的公共档案,并领导和监督中央和地方的国家档案馆工作。法国规定:高级外交官和军官的档案,在他们去世后,一律由国家档案馆负责保存,总统的文件寄存在国家档案馆,由总统或他的后代提出利用限制。那些企业、私人团体、商会等私人部门的档案存放在私人档案馆,而对这些档案的使用由其拥有者或所有者进行管理并规定利用限制。但由于人事档案不同于一般私有财产,一些国家把其中具有历史研究价值的文件列入了国家历史遗产的范围。法国在1979年的档案法中规定,禁止将列入国家历史遗产的私人档案出口、转让、修改和销毁,国家有权对其进行强制性登记和控制。西班才、阿根廷、意大利等国也做出了类似的规定。
日本
长期以来,日本人事的主要基础是年功序列制度(按工作年限和年龄来升职升级)和终生雇佣制度。职员一般要在单位工作相当长的时间,所以人事部门要对职工进行全而的人事记录。人事记录包括关于职工的录用条件和录用经过、职务和待遇、能力、资格、健康状况、履历和身世、奖惩等所有资料。由于人事记录的内容相当多,所以有些单位采取归档制方法管理,有些单位采取人事卡片管理。人事记录不但是涉及职工录用、调配、普升、培训、待遇、福利、保健等人事管理的基础资料,而且也是在职者必不可少的资历证明,所以一般来说,各单位都会妥善保管这些记录,即使职工退职后也会保存相当长一段时间。
日本的人事机构设置主要有内阁人事院、省厅人事机构与地方人事机关。内阁人事院属中央决策性人事机构。各省厅人事机构名称不一,有的称人事局、人事课或人事部,负责各省厅机关具体的人事记录。地方政府人事机构的人事委员会负责人事记录。
当然,日本的各个机关和社会组织在员工退休或离职时同样要把人事档案移交档案馆。与当今世界经济大国不相称的是日本的档案事业并不发达,它的起步较晚,并且没有专门负责统筹规划档案事业建设的业务领导机关,在这一点工很像联邦制国家。因此,日本档案事业的主体是各级档案馆,但各馆之间不存在协调机制,都道府市档案馆的建设完全取决于当地政府的档案意识。
总之,各国的人事档案管理都各成体系。尤其是,现代西方国家和个人仍视隐私权是一项个人权利,所以在美国、加拿大、英国、澳大利亚等国都颁布了保护个人隐私权的法律。这一思想会一直贯彻在人事档案管理工作中。另外,随着计算机技术的推广应用,现今各国尤其是一些发达国家如美国、加拿大、瑞士等国的档案馆已采用缩微技术甚至激光技术来存储档案,并不断地开发档案管理的自动化系统,使人事档案的管理工作微机化、网络化。
 
(摘自崔晶《中国人才》2002年第6期)
 

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