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项目五 会计档案管理

发布时间:2012-12-23  来源:原创  作者:主编:楼淑君 钟小安 副主编:雷振华 冯荣珍 参编:崔广利 劳蕾蕾  发布者:网络秘书  浏览次数:1032  
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【学习目标】
 【知识目标】
了解会计档案的基本概念和类型;
熟悉会计档案的移交工作;
掌握会计档案整理方法。
 【能力目标】
能够理解会计档案的含义;
能够准确进行会计档案的收集与移交工作;
能够对会计档案进行鉴定与整理;
清楚会计档案的销毁程序。
【案例引入】
销毁会计档案
 
江山市造纸厂厂长杨云法于20003月至4月的一天,召集本厂经营副厂长、财务科长、副科长、出纳和劳动服务公司的出纳到其办公室,指使上述人员共同对该厂劳动服务公司19993月至当日的财务支出流水账、凭证等会计档案进行审核,确认无疑后,将余额结转到新账簿上,由在场人签名。之后,杨云法决定沿用该厂以往的做法,将审核过的上述会计资料让人拿到锅炉房予以销毁。200145,杨云法仍沿用前次做法,将审核过的该厂财务和该厂劳动服务公司上年度的财务流水账、凭证等会计资料,指使他人拿到锅炉房予以销毁。这两次被烧毁的会计资料,涉及收入金额共计567 952.52元。
事后江山市人民检察院向江山市人民法院提起公诉。指控被告人杨云法召集所在单位江山造纸厂的有关负责人,先后两次共同将该厂劳动服务公司的上年度财务流水账凭证等会计资料烧毁。江山造纸厂和杨云法的行为构成销毁会计资料罪。江山市人民法院经审理认为:被告人杨云法身为被告单位江山造纸厂的厂长、法定代表人,召集有关人员审核并指使他人烧毁了该厂的会计资料,其行为与法律的规定公开相悖,可视为情节严重。依照《中华人民共和国刑法》(以下简称《刑法》)162条之一的规定,江山造纸厂的行为构成销毁会计资料罪。杨云法对江山造纸厂销毁会计资料犯罪行为负有直接责任,是《刑法》第162条规定的直接负责的主管人员,应当依法承担销毁会计资料的刑事责任。公诉机关指控的犯罪成立,事实清楚,证据确实、充分,遂于20011116依法作出判决:
()被告单位江山造纸厂犯销毁会计资料罪,判处罚金10万元;
()被告人杨云法犯销毁会计资料罪,判处有期徒刑一年,缓刑一年,并处罚金5万元。
江山市人民法院的上述判决宣判后,两被告均未提出上诉,检察机关也未抗诉,该判决已发生法律效力。
(改编自:江山市造纸厂、杨云法销毁会计资料案.中华人民共和国最高人民法院公报.20024))
 
【请你思考】
1.什么是会计档案?会计档案是如何形成的?
2.为什么江山市人民检察院会对江山造纸厂和杨云法提起公诉?这说明了会计档案在社会进程中,特别是在维护市场经济秩序中起到了什么样的关键作用?
 
【理论导读】
 
任务一认识会计档案
一、会计档案的定义与类型
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。各单位应根据我国国家档案局1998年颁布的《会计档案管理办法》的规定来管理本单位的会计档案。
会计档案具体包括以下几种类型:
1)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
2)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
3)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
4)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
二、会计档案的收集
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
任务二会计档案移交
一、一般会计档案的整理立卷与移交
单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
二、一般会计档案的保管与利用
单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
三、终止单位的会计档案移交
单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管;单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。
四、建设单位的会计档案移交
建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
此外,《会计档案管理办法》还规定我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案,应当参照境内单位的会计档案的管理规定进行管理。
 
任务三会计档案整理
一、会计档案的整理与鉴定
会计档案的鉴定工作包括会计档案真伪鉴定和价值鉴定两个层面。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、255类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
(一)企业和其他组织会计档案的保管期限
原始凭证、记账凭证、汇总凭证等会计凭证类,总账、明细账、日记账、辅助账簿等会计账簿类,以及会计移交清册的保管期限都是15年,其中现金和银行存款日记账要保管25年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。月、季度财务报告的保管期限为3年。年度财务报告(决算)、会计档案保管清册和会计档案销毁清册都要永久保存。银行余额调节表、银行对账单的保管期限是5年见表51
51企业和其他组织会计档案保管期限表
 
序号档案名称保管期限备注
一会计凭证类
1原始凭证15
2记账凭证15
3汇总凭证15
二会计账簿类
4总账15年包括日记总账
5明细账15
6日记账15年现金和银行存款日记账保管25
7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5
8辅助账簿15
三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告
9月、季度财务报告3年包括文字分析
 续表
 序号档案名称保管期限备注
10年度财务报告(决算)永久包括文字分析
四其他类
11会计移交清册15
12会计档案保管清册永久
13会计档案销毁清册永久
14银行余额调节表5
15银行对账单5
 
 
(二)财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案的保管期限
会计凭证和会计账簿一般保存10~15年即可,但对较重要的账簿要适当延长保管期限,如税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账、现金出纳账、银行存款账的保管期限都可定为25年。而行政单位和事业单位固定资产明细账(卡片)在行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年。财务报告中旬、月、季报告一般保存3~5年,财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)等则应永久保存。会计移交清册应保存15年,会计档案保管清册、会计档案销毁清册则要永久保存。
财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
财政总预算行政单位
事业单位税收会计
 
备注
一会计凭证类
1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证1010
2各收入机关编送的报表10
3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表
4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2
5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证15年包括:拨款凭证和其他会计凭证
6农牧业税结算凭证15
二会计账簿类
7日记账1515
续表
序号
档案名称
保管期限
财政总预算行政单位
事业单位税收会计
备注
8总账151515
9税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账25
10明细分类、分户账或登记簿151515
11现金出纳账、银行存款账2525
12行政单位和事业单位固定资产明细账(卡片)行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5
三财务报告类
13财政总预算永久
14行政单位和事业单位决算10年永久
15税收年报(决算)10年永久
16国家金库年报(决算)10
17基本建设拨、贷款年报(决算)10
18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2
19财政总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2
20行政单位和事业单位会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2
21税收会计报表(包括票证报表)10电报保管1年,所属税务机关报送的保管3
四其他类
22会计移交清册151515
23会计档案保管清册永久永久永久
24会计档案销毁清册永久永久永久
 
注:税务机关的税务经费会计档案保管期限,按行政单位会计档案保管期限规定办理。
二、会计档案的销毁
对于保管期满经鉴定确实没有保存利用价值的会计档案可以进行销毁,但由于会计档案的重要性和机密性,销毁必须要严格按照以下程序进行:
1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。
4)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
5)保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
 
【技能训练】
训练一案例分析
 
一、训练内容
 根据案例讨论会计档案管理的具体方法。
二、训练目标
通过案例分析,帮助学生进一步了解和掌握会计档案管理工作,提高学生分析和解决会计档案管理工作中出现的各种问题的能力。
三、训练要求
 
阅读下列案例
经检查,在某企业的会计档案管理中存在以下情况(该企业设有档案管理机构):
1.该企业会计档案的保管年限如下:预算、计划、制度等文件材料和银行存款余额调节表各保管5年,总账、明细账各保管10年,年度会计报表保管25年,银行对账单永久保管。
2.该企业全部会计档案由财务会计部门自行封包保存,全体共同负责,必要时提供查阅。
3.纪检部门办理经济案件需要查阅有关原始凭证,经本单位负责人批准,予以提供方便。
4.会计档案保管期满后,由财务会计部门提出销毁意见,部门负责人批准后全部烧毁。
5.所烧毁的会计档案中含有未结清的应收销货款单据。
6.会计档案烧毁时,由财务会计部门的出纳员在场监销。
7.会计档案烧毁后,监销人未办理任何手续。
(摘自http://www.fjcz.gov.cn/article.cfm?id=5314
 
【分析讨论】
1.案例中企业的会计档案管理是否正确?请逐项判断正误,并说明原因。
2.请仔细阅读我国《会计档案管理办法》,结合案例说说应该如何对会计档案进行管理。
 
【知识拓展】
目前电算化会计档案管理存在的主要问题
1.电算化会计档案管理制度有待完善
电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度;没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定;没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。
2.档案管理人员的业务素质有待提高
在电算化会计档案管理中,档案管理人员缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识,造成电算化档案管理工作整体水平不高。
3.相关人员的电子档案管理意识较弱
由于会计人员的电算化操作能力较低,对电算化档案的重视不足,操作人员的时间观念不强等原因,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存,有时又不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。
4.对收集、整理、利用工作重视不够
目前大多数单位都实行了会计电算化,重视纸质会计档案,轻视电算化会计档案的现象却普遍存在,归档的只是传统的纸质档案,而电算化会计档案则保存在财务部门,这就给电算化会计档案的规范管理带来了难度。有的单位为了适应电算化信息系统技术、制度环境的变化,会计软件进行了升级,而原有的会计软件及资料未能及时进行整理归档,随着时间的推移,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。
5.电算化会计档案自身的特点所形成的问题
1)电算化会计档案的安全性要求较高。电算化会计档案必须借助于一定的环境(特定的计算机硬件与软件系统)才可以使用,所以极易受计算机病毒的攻击。
2)实行电算化以后,形成的纸质档案多为打印机打印而成,打印字迹经过一段时间后往往会褪色,达不到规定的保存期限要求。
3)电算化会计档案对保存环境要求更高。电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。
4)电算化会计档案较传统会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。
5)电算化会计档案的保存、管理和使用与会计软件的版本存储磁性介质或光盘质量密切相关,会计档案实行电算化时间越长,会计档案与财务软件的版本越多,同时也就对管理的要求越高。
(资料来源http://wenwen.soso.com/z/q134876605.htm
 
 

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