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项目六 特殊载体档案管理

发布时间:2012-12-23  来源:原创  作者:主编:楼淑君 钟小安 副主编:雷振华 冯荣珍 参编:崔广利 劳蕾蕾  发布者:网络秘书  浏览次数:1005  
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【学习目标】
 
【知识目标】
掌握照片档案的概念和管理方法;
了解录音、录像档案管理的概念和管理方法;
明确实物档案的概念和管理方法;
掌握电子档案的概念和管理方法。
【能力目标】
能够正确进行照片档案的整理;
能够对录音、录像档案实施分类整理、编目与保管;
能够对实物档案实施编目与管理;
能够进行电子档案的科学管理。
 
【案例引入】
南京大屠杀照片档案
在新民主主义时期,一些普通民众也保存着照片档案。在这里值得大书特书的是南京大屠杀现场照片的收藏者罗瑾和吴弦。1938年初,一位日本军官到南京一家照相馆冲洗胶卷。罗瑾当时在该照相馆学徒,他在冲洗这些胶卷时惊呆了,原来是日军屠杀中国人血淋淋的现场照片。罗瑾意识到这些照片日后可能有用,便冒着生命危险当即偷偷加印了一套照片。之后,他又从日军送来的冲洗胶卷中,陆续加印了一些日军烧、杀、奸、掠的照片,总共30余张,再从中选出16张,装入自制相册收藏起来。1940年罗瑾在南京某电讯集训队学习时,把相册带进集训队,藏在床铺底下。一天,日军突然闯进大搜查,罗瑾马上把相册转移到厕所的壁缝里。后被同在集训队学习的吴弦发现。吴弦不知谁人所藏,又怕被日军发现,就将相册悄悄转移到通讯队所在地毗卢寺佛像的底座下。日军投降后,吴弦立即把相册呈交给南京临时参议会。1946年秋,前日军第六师团一号头目谷寿夫在南京被审判。当谷寿夫企图抵赖南京大屠杀罪行时,吴弦提供的16张照片成为揭露日军暴行的铁证。谷寿夫被判处死刑。几十年来,这些照片将日本军国主义的罪行赤裸裸地钉在历史的罪恶柱上,永世不得翻案。
(摘自蔡毅《新民主主义革命时期的照片档案工作》. http://www.shafei.cn/center/treatise/treatise_II_001.htm
 
【请你思考】
1.什么是照片档案?
2.案例中的照片档案为什么能够成为揭露日军暴行的铁证?这说明了照片档案有什么作用?
3.如果发现珍贵的照片档案,我们应该如何处置?
【理论导读】
 
任务一照片档案管理
一、照片档案的概念
照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明等三部分。芯页是用以固定照片或底片,并标注说明的中性偏碱性纸质载体,是照片册、底片册的组成单元。
二、照片档案的收集
(一)收集范围
1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片:①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片;②本单位组织或参加的重要外事活动的照片;③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
(3)其他具有保存价值的照片。
(二)收集要求
(1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为己有。
(2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
(3)对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
(4)底片、照片、说明应齐全。
(5)底片与照片影像应一致。
(6)对无底片的照片应制作翻拍底片,对无照片的底片应制作照片。
(7)照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。
(三)收集时间
(1)对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,向档案室归档,一般不应跨年度。
(2)照片档案应随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
(3)档案馆应按收集范围随时征集零散的、对国家和社会具有保存价值的照片。
 
三、照片档案的整理
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。
(一)底片的整理
1.底片的编号底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下:
全宗号——保管期限代码——张号
1)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
2)保管期限代码:分别用“123”“YCD”对应代表永久、长期、短期。
3)张号:在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。
2.底片号的登录和底片袋的标注应使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时,前段可不写),不得影响画面;也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处,不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。
底片放入底片袋内保管,一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片,应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片,应在底片袋的左上方标明“K”字样。
3.底片的入册底片册一般由297 mm×210 mm大小的若干芯页和封面、封底组成。应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。芯页的插袋上应标明相同的底片号。对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片,应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后,放入专用的档案袋或档案盒中,按底片号顺序排列。
4.册内备考表册内备考表项目包括:本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。
本册情况说明,应填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题,应由有关的档案管理人员填写说明,并签名、标注时间。
5.底片册的封面、册脊和排列底片册的封面应印制底片册字样;底片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限、起止张号、册号;底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。
(二)照片的整理
1.分类排列照片档案应在全宗内按保管期限一年度一问题地进行分类。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限一问题一年度地进行分类。分类方案应保持前后一致,不应随意变动。然后,在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间、重要程度等进行排列。
2.编号入册照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式:
格式一:全宗号——保管期限代码——册号——张号
格式二:全宗号——保管期限代码——张号
照片册一般由297 mm×210 mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜,有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上,组成照片册。
3.照片说明的填写(见表61)说明应采用横写格式,分段书写。
1)题名:应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
2)照片号:编号方法见前。
3)底片号:如采用照片、底片合一编号法,可不填写底片号。
4)参见号:是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如:文书档案0113218或科技档案GJ21
5)时间:照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。如:195332写作19530302
(6)摄影者:一般填写个人,必要时可加写单位。
(7)文字说明:应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的,应注明照片版权、来源等。
(8)密级:应按GBT 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明,使用印章亦可。
题名宜宾市人民政府副市长刘成明在2006年全市档案工作会议上讲话题名宜宾市档案局局长夏阳在2006年全市档案工作会议上讲话
照片号10621001照片号10621001
底片号10621001底片号10621001
参见号参见号
时间20060525时间20060525
摄影者余岷摄影者余岷
文字说明2006525宜宾市档案局召开全市档案工作会议,参加会议人员有:区县分管县长、档案局长、副局长、市级机关有关单位档案人员。会议内容:安排部署2006年目标任务及开展档案工作规范化管理等。文字
说明2006525宜宾市档案局召开全市档案工作会议,参加会议人员有:区县分管县长、档案局长、副局长、市级机关有关单位档案人员。会议内容:安排部署2006年目标任务及开展档案工作规范化管理等。
此外,单张照片的说明,可根据照片固定的位置,在照片的右侧、左侧或正下方书写。对大幅照片的说明可另纸书写,与照片一同保存。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简。
4.照片档案目录的编制照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。
照片档案基本目录的必备项目是:照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注,可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是:照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面,样式见表62
照片号题名拍摄时间页号底片号备注
 
四、照片档案的保管
(一)底片袋、底片册、照片册使用材料
底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作,使用中性胶粘剂,接缝应在袋边。底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作,且不易产生碎屑或脱落的纤维。
(二)底片、照片保存装具要求
底片、照片应在能关闭的装具中保存,如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料,避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀,还可能挥发出某些有害气体,促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用,且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时,应保证空气能在其内部循环流通。
(三)底片、照片保存环境要求
(1)底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境,24小时内温度的周期变化不应大于±2 ,相对湿度变化不应大于±5%。中期贮存环境,24小时内温度的周期变化不应大于±5 ,相对湿度变化不应大于±10%。这样的温度、湿度条件,应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房间的温、湿度若存在较大差别,应设缓冲间,在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。
2)进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤,以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。
3)库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求,应符合JGJ 25的规定。
(四)严格的使用和存放规则
1)贮存库房应除了要保持整齐、清洁外,还应该有严格的使用和存放规则。
照片档案入库前,对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理。接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套,轻拿底片的边缘。底片册、照片册应立放,不应堆积平放,以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。
2)每隔2年应对底片、照片进行一次抽样检查,不超过5年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动,应缩短检查的间隔期。
检查中应密切注意底片、照片的变化情况(卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等),亦应注意包装材料的变质问题,并做好检查记录。若发现问题,应查明原因,及时采取补救措施。
 
任务二声像档案管理
一、录音录像档案的概念
录音、录像档案,是一种用专门的器械和材料,采用录音、录像的方法,记录声音和图像的一种特殊载体的档案。有唱片、磁带录音、磁带录像、碟片录音录像等形式。
在录音录像档案产生比较多的单位,经过审批后的录音、录像材料才能归档。与磁带内容有关的文字材料应与磁带同时归档。
在录音、录像档案不多的单位,要通过各种方式开展经常性的收集。向有关人员宣传档案工作的基本常识,防止在未经审查与批准的情况下,把反映本单位基本活动面貌的磁带很快消磁,造成不可弥补的损失。
二、录音录像档案的分类与编目
(一)录音录像档案的分类
1)在一般单位,录音录像档案形成的量不大,内容也比较单一,可暂不分类整理。
2)录音录像档案较多的单位,如广播电台、电视台等,可按内容进行分类,通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育等分为若干类别。如果数量多,还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开,把机密的与一般的分开,把不同版种区别开来(原版、复制版、播出版)。
(二)录音录像档案的编目
档案部门对验收并须入库的录音录像档案,应登记入册。如果数量少,只需建立总登记簿即可,按收到的先后次序入册即可。
登记的项目包括:编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况(消磁情况、模版质量)、数量备注等。编号采用流水编号或分类号——类流水号。
如档案数量多,可先进行分类,然后建立分类登记簿,登记项目如上。经过登记的录音录像档案应装在特制的盒内或套内,在盒套外面贴上标签,上面注明题目(内容)、讲演人、录制日期、卷(盘)数、编号、带长、时间等项内容。盒内还附有文字材料,并统一编号。
三、录音录像档案的保护措施与存放环境
录音录像档案接收后,未经批准手续,不能随意消磁。如有必要消磁,须征求有关业务部门和主管领导同意,履行签批手续后,方可消磁,并做注销记录。
录音录像档案在保管中要注意以下几点:
1)接收入库的磁带录音要装入特制的磁带盒内,在盒内应有固定盘心的定位装置;
2)磁带装入盒后应松紧适度,不应过紧;
3)磁带应卷绕平整,不能有折皱、弯曲、防止带体损坏;
4)磁带要竖放,防止挤压,并定期绕带进行检查;
5)磁盘盒应有一定的硬度,以防变形。
录音录像档案的存放条件要求比一般纸质档案的存放条件还要严格。除达到一般纸质档案的保管条件要求外,还要特别注意远离磁场,如果磁带离磁场太近,会使磁带退磁或磁化,造成信号失落,影响重放效果。有条件的单位,可以使用防磁柜来存放录音录像档案效果更佳。
 
任务三实物档案管理
 一、实物档案的概念
实物档案,是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
实物档案的归档范围包括:
1)本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
2)上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
3)本单位对外交往中获赠的重要纪念品。
4)本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。
5)机构成立以来使用过的牌、匾。
6)本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
7)其他有保存价值的实物。
 
二、实物档案的整理
实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。
(一)归档实物的分类
归档实物以件为单位进行整理(成套实物为一件)。归档实物可按物品种类分类;实物档案较少的单位,可不分类。
(二)归档实物的排列
归档实物可按种类结合时间进行排列,也可按归档时间顺序排列。
(三)归档实物的编号
归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号,并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签。
档号106008001保管期限永久
名荣获全国档案系统先进单位称号的奖牌
发证单位中华人民共和国人事部、国家档案局
发证时间200925
立档单位某市档案局
实物档案标签
1.标签粘贴位置
1)奖牌、证书、奖状:粘贴在右下角;
2)奖杯:粘贴在杯座;
3)锦旗:粘贴在旗杆。
 
2.归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成(不进馆单位全宗号不填)。归档实物的档号有两种格式:
格式一:全宗号类别号件号
格式二:全宗号件号
(四)实物档案目录的编制
1.编制实物档案目录归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。最后对实物档案目录要装订成册。
 
档号题名实物
来源形成
日期实物
类别实物
数量保管
期限存放
地点互见
号备注
106008
001某市档案局荣获全国档案系统先进单位称号的奖牌中华人民共和国人事部、国家档案局2009
0205奖牌1 永久 档案室
106008
002某市档案局荣获“2008年度先进党组织称号的奖牌中共某市直机关工委2009
0100奖牌 1永久荣誉室  
… … …………… … …
 
2.编制实物档案目录封面实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。
其中全宗名称为必填项,实物类别为可选项。实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
此外,归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本单位照片档案的管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。本单位在对外交往中赠送给对方的重要实物,也应当拍照归档。
 
三、实物档案的保管、利用、移交
实物档案应使用专库或专柜保管,定期除尘,做好防虫、防锈蚀的技术保护,确保实物档案完好无损。利用实物档案必须严格履行借阅登记手续,珍贵的或不易搬动的实物档案,一般提供实物档案照片使用。实物档案移交时,交接双方应办理移交手续
序号移交部门或移交人内容件数接收时间备注
任务四电子档案管理
一、电子档案的概念
电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子公文,我们这里专指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后,形成的具有规范格式的电子数据。电子公文是电子文件的一个特殊组成部分,电子文件与电子公文是包含关系。
电子文件有特定的载体——磁带、磁盘、光盘等,有构成信息的特定形式——数码形式,必须依赖计算机软、硬件设备才可以阅读处理,通过现代化的网络技术可方便快捷的查找、传输所载信息,这是电子文件共有的特点。
电子文件归档,就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上储存。只有具有参考和利用价值的电子文件才可归档保存,电子文件归档后即形成电子档案。
随着电子计算机的广泛应用,电子文件在我们工作过程中已经大量产生,但是,我们在电子文件收集、积累、归档方面的工作没有及时跟上,电子文件管理方面存在许多问题:
1)草稿性电子文件处于自生自灭状态。多数单位只用电子计算机起草文件,一旦打印出了纸质正式文件,作为草稿性的电子文件就被忽视。
2)辅助性电子文件处于无人管理的状态。一些单位虽然注意到了电子文件便于查阅等优点,在计算机内保存了大量的电子文件,把它当作纸质文件的一个辅助,但杂乱无章,没有对电子文件进行系统化整理,管理人员不确定,责任不明确,等同于无人管理。
3)有些电子文件存贮载体不安全,信息记录格式不标准。有存在硬盘上的,有存在软盘上的,也有保存在制式不同的光盘上的,有安全隐患。
4)电子文件生成的设备环境数据缺少登记,一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。电子文件对设备有依赖性,一些单位保留电子文件时,没有将其生成的软件及设备等方面的信息保留下来。
5)档案工作人员缺少电子文件归档管理的知识和经验。
电子文件蕴藏着丰富的信息资源,管理不好,利用不好都是资源的巨大浪费。随着办公自动化的日益普及,电子文件的归档与管理的重要性变得愈加重要了。
在一个单位内部,电子文件从形成到归档,要跨越多个部门,所以,电子文件归档工作应当由单位的综合部门或主要负责人统一协调,指定专门机构或专人负责。原则上,电子文件的形成、承办、归档等工作由电子文件形成部门负责,档案保管部门予以指导监督,并对保管方法提出意见和建议。归档后形成的电子档案管理工作由档案保管部门负责,电子文件形成部门提供协助和支持。这样既有统一领导,又有明确分工,既有严格管理,又有相互协作,能够充分保证电子文件归档后形成的电子档案的真实性、完整性、有效性。
 
二、电子档案管理工作的内容
电子档案管理工作由电子文件整理归档、电子档案保管利用、电子档案鉴定销毁、电子档案登记统计等工作构成。
(一)电子文件整理归档
电子文件归档通常要经历以下几个环节:收集积累、鉴定检测、整理归档、移交接收。
1.收集积累
1)以下是电子文件收集范围:
①记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
②正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
③公务或其他事务处理过程只产生了电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。
④在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。
2)以下是几种电子文件收集时的技术处理:
①对于文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文字存储格式、文字处理工具等,必要时可同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XMLRTFTXT为通用格式。
②对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEGTIFF为通用格式。
③对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软、硬件环境及相关数据。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEGAVI为通用格式。
④对于音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以MAVMP3为通用格式。
⑤对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件,原则上应转换成通用型电子文件;如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。
计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。
3)电子文件收集登记:每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记,电子文件登记表应与电子文件同时保存。电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
文件
特征
形成部门完成日期载体编号通讯地址电话
载体类型
联系人
设备
环境
特征
硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)
软件环境
(型号、版本等)
 
操作系统
数据库系统
相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)
 
 
文件
记录
特征
记录结构
(物理、逻辑)
记录字符及图形、
 
声音、视频
文件格式
文件载体
 
记录类型定长
 
可变长
 
其他
记录总数
总字节数
 
型号:
 
数量:
 
备份数:一件一盘多件一盘
一件多盘多件多盘
 
制表
审核
填表人(签名)
年月日
审核人(签名)
 年月日
 
文件
编号题名形成
时间文件稿
本代码文件类
别代码载体
编号保管
期限备注
 
注:电子文件稿本代码:M—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;F—正式电子文件。电子文件类别代码:T—文本文件;I—图像文件;G—图形文件;V—影像文件;A—声音文件;O—超媒体链接文件;P—程序文件;D—数据文件。
4)备份
为保证电子文件安全归档,电子文件形成部门在归档前,应定期制作电子文件备份。
2.鉴定检测电子文件归档时,要对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定。确定密级,是否属于归档范围,划定保管期限。具体程序:
1)电子文件形成部门按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验;
2)填写《归档电子文件移交接收检验登记表》。负责人签署审核意见;
3)按照单位制订的归档范围,确定电子文件是否归档;
4)检查归档范围内的电子文件是否包括背景信息和元数据;
5)划分密级,确定使用权限;
6)划分保管期限,并在电子文件机读目录上逐件标识。
单位名称移交单位接收单位
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
 
续表
单位名称移交单位接收单位
 
完整性检验
有效性检验
 
技术方法与相关软件说明
登记表、软件、说明资料检验
填表人(签名)
审核人(签名)
单位(印章)
 
电子文件归档时,要对归档电子文件的基础技术条件进行检测,检测内容包括:硬件环境的有效性、软件环境的有效性、信息记录格式、病毒检查等。
3.整理归档电子文件归档前要进行系统整理。整理以件为单位,同一全宗内的电子文件按照年度——保管期限——机构(问题),或保管期限——年度——机构(问题)进行分类,方法与文书档案无异。我们提倡按年度——保管期限——机构(问题)分类,这是因为多数单位每年形成的电子文件有相当数量,同时考虑的是这种方法与传统档案分类方法的一致性。
完成分类的电子文件要进行相对集中,按类别代码集中保存到存储载体上。
电子文件归档可分两步进行,对实时进行的归档先进行逻辑归档,然后进行物理归档。具体步骤如下:
1)将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门,存储格式和位置暂时不变;
2)把带有归档标识的电子文件进行集中拷贝到耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套提供利用,一套异地保存;
3)在电子文件载体中建立相应的机读目录;
4)在存储载体上贴写标签,注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等;
5)以为单位填写《归档电子文件登记表》,以为单位填写《归档电子文件登记表续页》;
6)对已归档的电子档案载体进行写保护,禁止写操作。
特征
形成部门
完成日期
载体编号
通讯地址
电话
载体类型
题名
联系人
设备环
境特征
硬件环境
(主机、网络服务器
型号、
制造厂商等)
软件环境
(型号、版本等)
操作系统
数据库系统
应用软件
文字处理平台
文件记
录特征
记录结构
(物理、逻辑)记录字符及
图形文件格式文件载体
 
记录
类型定长
 
可变长
 
其他记录总数
总字节数
 
型号:
 
数量:
 
 
备份数:一件一盘多件一盘
一件多盘多件多盘
 
文件
交接
报送部门
通讯地址
电话联系人
报送人(签名)年月日
接收部门
通讯地址
电话联系人
 接收人(签名) 年月日
 
文件
编号题名形成
时间文件稿
本代码文件类
别代码载体
编号保管
期限备注
 
归档后,电子文件的形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存一年以上。
4.移交和接收检验移交:对归档电子文件,应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交档案馆等档案保管部门,进行集中保管。在已联网的情况下,归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行,但仍需履行相应的手续。
文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可交接。检验项目如下:
1)载体有无划痕,是否清洁;
2)有无病毒;
3)核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;
4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
5)对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。
档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份,一份交电子文件形成单位,一份由档案保管部门自存。
(二)电子档案的保管与利用
1.电子档案的保管归档电子文件的保管除符合纸质档案的所有要求外,还应符合下列条件:
1)归档载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;
2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;
3)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;
4)环境温度选定范围:17~20 ;相对湿度选定范围:35%~45%
归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见表68
2.电子档案的保管利用电子档案的保管利用要注意以下几点:
1)归档电子文件的封存载体不应外借;
2)未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件;
3)利用时应使用拷贝件;
4)利用时应遵守保密规定;
5)对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施;
6)要严格界定电子档案的利用范围,利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
(三)电子档案的鉴定销毁
到保管期限的电子档案要经过鉴定,确认没有保存价值后,经合法程序审定后进行销毁,具体办法参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
属于保密范围的电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
(四)电子档案登记统计
电子文件收集归档时注意真实性、完整性和有效性相统一。
真实性,包括原始性和准确性。所谓原始性即是否是形成时的,或通过审批更改的电子文件。所谓准确性,即是否是产品定型技术状态。
完整性,要求归档的电子文件既要有完整的文件信息,又要有背景信息和元数据。
有效性,就是达到档案的功能价值,如凭证作用等,是真实性在利用方面的一个表现。要确保电子档案的真实性、完整性、准确性需要建立规范的电子文件管理制度。
从电子文件形成开始,不间断地对有关处理操作进行管理、登记、统计,这是一项十分困难的工作,但也是必须做好的一项工作。
 
【技能训练】
训练一案例分析
 
一、训练内容
 根据案例讨论电子文件的归档工作。
二、训练目标
通过训练,帮助学生进一步了解和掌握电子文件的管理归档和电子档案的保管工作。
三、训练要求
 
阅读下列案例:
电子文件的归档
小王刚大学毕业,在一家企业做秘书,领导交给她一项任务:你刚毕业,新知识掌握得比较多,对电脑和网络也熟悉,以后我们单位的电子文件的日常管理和归档工作就由你负责了。小王在学校里学过电子文件管理知识,她就把学过的知识运用到实际工作当中。
 
【分析讨论】
1.电子文件的日常管理一般包括哪些内容?
2.小王应怎样做好电子文件的归档工作?
 
知识拓展
学习资料一电子公文归档管理暂行办法
(国家档案局2003728发布200391施行)
第一条为了加强对电子公文的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、
安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》,制定本办法。
第二条本办法所称的电子公文,是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。
第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。
第八条需要永久和长期保存的电子公文,应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第十条电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行,各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器,存放处理完毕应归档保存的电子公文,以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子公文的真实性。
第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致,处理过程无差错。
第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密,必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
第十七条归档的电子公文,应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。
第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理,提供利用有密级要求的归档电子公文,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条本办法未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第二十二条本办法由国家档案局负责解释。
第二十三条本办法自200391日起施行。
 
【知识拓展】
怎样做好电子档案管理
建立电子档案管理制度。电子档案从形成到开发利用,中间经过很多环节。任何一个环节的职责不清、制度不明或考虑不周,都可能影响电子档案的原始性和真实性。
要对电子档案的存储载体有严格要求,明确保护措施,避免因存储载体原因而对电子档案的原始性、真实性和完整性造成危害。
做好电子档案利用时的保密工作。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的。由于电子档案利用方式与所依赖技术的多样化,导致了利用工作的复杂性。同纸质档案相比,电子档案利用过程中的保密性与安全性更加难以控制。因此,加强电子档案的利用管理,就显得特别重要。从信息安全的角度出发,在电子档案的利用中,可采取两项措施:审核使用权限;划分密级层次。
保证电子档案载体的安全。防光、防湿、防尘、防磁是妥善保管电子档案载体的重要措施。电子档案载体应避光保存,在利用时,最大限度地减少曝光时间和曝光强度。同时可采用去湿机、空调调节系统等设备调节库内温度和湿度,使环境温度保持在1720 ℃,相对湿度保持在35%45%。电子档案要采用密封保存,以防灰尘落在载体上。
电子档案和纸质档案并存。纸质档案便于长期或永久保存,而利用较不方便;电子档案便于利用,但难于永久保存。在这种情况下,两种载体的档案会在一定时期内并存。现在普遍的做法是双套制,即在保存电子文件的同时,把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存要特别注意两种档案内容上的一致性,在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时应注意保证电子档案与纸质档案相符。
 
 (改编自:浅谈电子档案的特性及管理.中国产经新闻报.2009.7.2
 
 

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