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项目七 档案保管工作

发布时间:2012-12-23  来源:原创  作者:主编:楼淑君 钟小安 副主编:雷振华 冯荣珍 参编:崔广利 劳蕾蕾  发布者:网络秘书  浏览次数:922  
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【学习目标】
 
【知识目标】
了解档案保管工作的含义、原则和任务;
熟悉影响档案寿命的因素与针对措施;
明确档案保管的条件与设施以及库房管理措施。
 
【能力目标】
清楚档案库房建设要求;
能够掌握档案保管对物质条件的要求;
能够应用档案保管工作的技术与方法。
 
【案例引入】
不良档案保管一例
 
某公司属于发展中企业,条件不是很好,其档案库房为办公用房,并因为公司的规模、效益等问题,解决不了购置通风、控制温湿度设备的问题。在高温、潮湿季节,难以控制微生物滋生问题和病虫害,档案受潮也比较严重。同时,该公司在库房的管理方面比较松懈,没有相应的管理制度。例如,档案调阅后没有及时归于存放位置;允许非档案工作人员进入库房;在档案库房中放置食品;调阅档案不进行记录等。因此,该公司的档案损坏比较严重,并发生过档案丢失的事故。
(改编自:张虹,姬瑞环.档案管理基础\[M\].北京:中国人民大学出版社,2005.
【请你思考】
1.该公司档案保管状况如何?
2.档案保管需要什么物质条件?你认为如何做好档案保管工作?
【理论导读】
任务一认识档案保管
一、档案保管工作的含义
档案保管工作,是档案管理工作中的一个环节,也是所有档案管理环节的共同任务。简单地说,就是指档案排架入库后的档案存放管理以及维护档案完整与安全的活动。具体由档案工作人员根据不同档案制成的材料,使用一定的设备和装具,采取适当的措施和方法,妥善保存档案,目的是延长档案寿命,保证档案信息的长远利用。
二、档案保管工作的原则
(一)预防为主,防治结合
是指预防档案的损坏,防止档案污染、损坏和丢失;是指对已损坏的档案进行复制或修补的活动。因为入库的档案绝大部分是完好的,因此保证大量完好无损的档案,是档案保管工作的首要任务,其中是主导,是补充。预防为主,防治结合这是档案保管工作的基本原则。
(二)突出重点,兼顾一般
档案工作人员在进行档案管理过程中,要注意区分重点档案与一般档案。对于本单位的核心档案、长久保管期限的档案要采取措施重点保护,重要档案(包括重要数字档案)可以采用多套保存或异地保存;对于一般性档案、一定保管期限内的档案必须提供适合的保管条件,确保其在保管期限内的安全和提供利用的方便。
(三)加强管理,时常检查
加强档案库房的日常管理,对延长档案寿命、做好档案保管工作非常重要。平时检查工作主要从以下几个方面进行:归档与接收的档案要及时入库;调阅完毕的案卷要及时复位;案卷要进行定期的清点和检查;发现问题要及时处理等。只有做好库房的日常管理工作,才能保证档案保管工作的有效运行。
(四)自力更生、勤俭节约
一些单位因规模、效益等问题,一时无法达到档案保管工作条件要求时,档案工作人员应自力更生,创新性地做好档案保管工作。
(五)立足长远、保证当前
档案工作的最终目的是档案的利用,因此档案保管工作必然要考虑档案信息的长远安全性;同时档案也有它的现实价值,也要注重其现实价值的利用。因此既不能因为强调保护而不考虑利用的方便,也不能为了现实利用的方便危及档案的安全,进而影响档案的长远利用。
三、档案保管的任务
档案的载体在保存过程中可能会受到各种因素的损害,包括自然因素和人为因素。为维护档案的完整与安全,档案保管必须完成以下三项任务:
(一)防治档案损毁
防治档案损毁是档案保管工作的首要任务,从现实看,档案的损坏无法避免,这就要求档案工作人员积极采取必要的技术手段与方法,消除危害因素,改善保存环境,妥善保护档案。
(二)延长档案寿命
影响档案寿命的因素主要有社会因素与自然因素两方面。
1.社会因素(人为因素)
1)政治、战争等原因,有意或无意地损毁了某些档案,破坏了一定历史时期、一定历史事件的完整或真实的记录。
2)档案工作者的不敬业、不专业等原因会造成档案管理不善或混乱现象。
3)档案利用者如果不遵守制度、不重视档案、不注意保护或者使用不善,也会导致档案的损坏、丢失甚至整体系统的混乱。
4)在档案管理与利用过程中,档案会发生老化与磨损。
2.自然因素
1)档案制成材料本身的原因。
2)档案所处环境和保管档案的库房条件。
主要包括温度、湿度、有害气体、光线、档案害虫、灰尘、老鼠、霉菌、火灾、磁场等。
(三)维护档案安全
维护档案的安全,一是指档案的物质实体要得到最大限度的安全保存,二是指保密的档案信息不能泄密。
四、档案保管工作的意义
搞好档案保管工作有着极其重要的意义:
(1)有利于延长档案的寿命;
(2)有利于档案的信息开发利用;
(3)有利于维护党和国家的历史面貌,为教育后代提供完整、生动的素材。
任务二档案保管对物质条件的要求
做好档案保管工作,必须具备一定的保管档案的物质条件,档案保管的物质条件是档案库房管理所需一切物质装备的总称。
一、档案库房
档案库房是保存档案的重要基地,是档案保管的最基本的物质条件。档案库房的建设应该遵循适用、经济、美观的原则,设计符合安全、卫生等要求,满足实际功能的需要。在无法达到要求的情况下,档案库房建设应尽量做到:面积够用,功能专用,结构坚固,远离火源、水源、污染源等,门窗封闭性能必须良好。
二、档案装具
档案装具,是指存放档案的厨、架、柜和箱等设备,是档案工作环境必备的基本物质条件。档案装具种类很多,从形状上分,有箱、架、柜;从用材上分,有金属和木质两种。档案装具的设计应符合坚固耐久、不损害档案、便于管理,有利于合理利用库房空间以及经济美观的要求。
三、设备(固定资产)
档案保管设备指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备,主要有:
(1)去湿机、加湿机、空调、通风设备;
(2)温湿度测量及控制设备;
(3)防盗、防火报警器,灭火器;
(4)装订机、复印机、缩微拍照设备;
(5)计算机、光盘刻录机、摄像、照相器材;
(6)通信及闭路电视监控设备;
(7)消毒灭菌设备;
(8)档案进出库的运送工具。
四、包装材料
卷皮
目前,我国包装档案的材料为卷皮、卷盒和包装纸三种,要求符合国家的有关规定,利于档案保管。
五、档案保管对消耗品、专用品等的要求
保管好档案,还需准备一定的易耗低值物品,如防霉、防虫药品,吸湿剂,各种表格及管理性的办公用品等。
档案馆(室)还应根据档案保管的整体要求和自身的情况,本着合理、有效、实用、节约的原则对这些物质条件进行配置。
任务三档案保管工作
档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理方面的工作。
一、做好档案库房管理工作
(一)建立库房管理制度
(1)人员出入库管理制度。
(2)档案出入库管理制度。
(3)档案清点交接制度。
(4)用电安全及防火制度。
(5)安全检查制度。
【小案例】
某公司档案管理制度不健全,档案工作人员安全意识薄弱,档案管理员经常随手将档案室钥匙放在桌子上去办其他事情。一天,公司员工小张以借阅档案为名来到档案室,趁档案管理员小李帮他查找档案之机,用事先准备好的胶泥复制了档案室钥匙,下班后窃取了该公司的一些机密档案,卖给了其他公司,给本公司带来巨大的经济损失。
(二)建立库房档案保管秩序
1.档案库房编号
1)为所有库房统一编号;
2)分区编号。
2.档案装具的排列与编号要求做到
1)整齐一致;
2)宽度适宜;
3)避光通风;
4)空间利用合理;
5)统一编号,顺序从左到右、从上到下。
3.档案排列和存放
1)档案排列:档案一般按全宗进行排列,排列方法有两种:一是按全宗的顺序号排列;二是依全宗的分类排列。特殊载体档案,可根据载体材料的不同,将纸质档案和其他特殊载体的档案(如照片、磁盘、光盘等)分库存放、排列或排架。
2)档案存放:采取竖放、平放、卷放、折叠四种形式。
4.编制档案存放位置索引档案存放位置索引是标明馆藏档案存放状况的一种索引图表。可分为两种,
全宗名称:全宗号:
案卷
 
目录号
案卷目录
 
名称
目录中案
 
卷起止号
存放位置
楼层房间档案柜架栏格
 
楼:层:房间:
档案柜(架)栏格存放档案
全宗号全宗名称案卷
 
目录号案卷目录
 
名称目录中案
 
卷起止号
 
5.制作档案代理卡(又称代卷卡)
插放在所调出档案原存放的位置上,提示案卷的去向及用途,避免归卷时将档案误放。
 
全宗号目录号案卷号移出
 
日期
移往何处
单位名称经手人姓名
 
库房管理人员
 
签名(移出)
归还
 
日期
库房管理人员
 
签名(收回)
 
6.建立全宗卷
全宗卷记载立档单位和全宗历史变化情况。它不是全宗内文件的组成部分,而是档案馆(室)在工作活动中形成的一种档案。随着全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆(室)。全宗卷应单独集中保管,按全宗号进行排列。当档案移交时,其相应的全宗卷也应随之移交。
二、保护好使用过程中的档案
在档案馆(室)中,档案并不是一直静止地存放在库房及装具里,而是处在一种动、静交替的状态之中。这就要求在档案使用过程中,做好其维护与保管工作。
(一)建立、健全维护与保护档案的制度
(1)档案使用的登记和交接制度。
(2)档案使用行为的管理与限制制度。
(二)掌握合理维护与保护档案的方法
(1)控制调阅档案的数量与顺序。
(2)对档案利用行为进行现场监督与检查。
(3)限制档案利用者的利用方式及利用场所。
4)对重要档案采取保护性措施。
三、采取专门措施保护档案
为了保证档案的安全,必须根据本单位的具体情况,采取专门的措施,最大限度地避免外界不良因素对档案的侵害。主要方法如下:
1.“八防措施
1)防火——要求在装具的选用、电器及其线路的安装等方面消除一切隐患,同时还必须设置消防器材。
2)防盗——要求库房门窗坚固(最好安上防盗门),尽量安装防盗报警装置,离开库房时严格检查并锁好房门,有条件的安装摄像监控设备。
3)防水——要求库房建在地势较高、有利于防洪的位置,库房内及附近不能有水源。
4)防潮——要求每天测量库房温度,发现湿度过低时及时调整。
5)防霉——要求定期检查档案文件,放置防霉药剂,发现有霉变迹象应及时通风。
6)防虫——要求入库时对档案进行灭菌消毒,在库房内定期检查,放置防虫药品,搞好库房卫生,破坏害虫的生存环境。
7)防尘——要求库房及装具要有良好的密封性,并搞好库房及装具卫生,保持清洁。
8)防光——要求库房尽量无窗;若有窗,也应尽可能小,同时安装磨砂、带花纹或有色的玻璃,并配置窗帘,照明灯具应为白炽灯。
2.库房的温湿度控制
1)库房温湿度:根据研究表明,适宜于纸质档案保存的库房温度是14~20 ±2 ),相对湿度为50%~60%±5%);
2)控制和调节温湿度的办法:对库房进行严格封闭;使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备;通风等。
还有一些其他措施,比如可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿;放置木炭、生石灰等来降湿。
【技能训练】
训练一案例分析
一、训练内容
根据案例讨论档案保管工作要求。
二、训练目标
通过分析案例,帮助学生进一步了解和掌握档案保管的要求,提高学生对档案保管工作的认识。
三、训练要求
阅读下列案例:
2000××日,×学校档案室失窃150卷档案。经侦破发现,是一个收废旧物品人员破窗入库,窃得档案后当废纸卖了。
【分析讨论】
1.该学校为什么会发生这样的事情?
2.你认为怎样才能避免类似事情发生。
 
训练二实践认识
一、实训内容
到档案室参观档案保管的物质条件。
二、实训目标
通过到档案室参观档案保管的物质条件,增强学生对档案保管工作的直观感性的认识。
三、实训准备
教师提前联系参观事宜,说明参观的内容,请档案室管理人员做好接待准备。
(1)提前2天发放实训指导书;
(2)复习与此次实训保管档案有关的学习内容,明确此次实训的要求;
(3)请同学准备好要咨询或提问的问题。
四、实训方案与步骤
(1)参观档案室保管档案所需的物质条件;
(2)听工作人员相关讲解;听档案室管理人员介绍档案保管的方法;
(3)咨询与提问。
五、实训成果要求
(1)结合所学知识和实地参观感受,每个小组派一名成员在课堂上以口头形式汇报观察结果。
(2)每人提交书面实训报告,附参观纪实一份(主要内容为对档案保管工作的体会)。
 
训练三操作练习
一、训练内容
到本校档案室协助做好控制库房温湿度和档案安全检查工作。
二、训练目标
主要通过具体的操作训练,使学生对保管档案有一个真实的感觉,同时掌握在实际工作中档案保管的方法,使学生更加热爱档案工作。
三、训练方案
(1)学生阅读本校档案保管相关制度。
(2)档案室管理人员简单介绍保管档案所需用品和注意问题。
(3)分小组进行训练。
四、训练成果
把检查结果写成书面报告,请档案室管理人员做出简要评价。
 
训练四社会调查
一、训练内容
对所在地方的综合性档案馆进行专项调查。
二、训练目标
通过社会实际调查,增加学生对档案保管的了解,提高学生对档案保管工作的认识。
三、训练方案
调查任务:针对档案馆目前的保管状况进行社会实际调查。
调查对象:所在地区的综合性档案馆。
调查内容:观察档案库房的环境,了解库房的各种数据,如库房面积、温湿度、库房利用率,以及调查单位所采取的档案保护措施;与调查单位的档案人员交谈,了解他们对档案保管工作的认识,以及档案保护工作的重要意义。
调查方式:以小组为单位,采取现场走访调查、问卷调查、电话调查、网络论坛调查等方式进行。
调查成果:以小组为单位形成一份调查报告,着重反映档案部门保管工作的开展情况,并在课堂上陈述调查过程及感受。
 
【知识拓展】
如何做好档案的防霉与空气净化
库房的防霉和空气净化措施:
1.在库房周围种植树和草是防尘的有效措施之一。
2.采用环廊式全封闭库房,可以防止灰尘直接进入库房,又防止了水气直接进入库房。
3.档案库房采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。
4.因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快,所以采用空调来调节库房的温湿度和通风是降温、除湿、防菌的最好方法。
5.在每年六、七、八三个月降雨集中的季节,在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量,以保证库房内的相对湿度。
6.为确保档案库房安全,定期使用杀灭库内霉菌孢子的臭氧发生器来达到净化空气的目的。
(资料来源:时晓东.档案的防火、防霉与空气净化\[J\].档案学通讯.2005:4
 
 

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