当前位置:网站首页 >> 文秘18门专业课精讲       2018年7月18日  星期三  5:26:15

>>文秘18门专业课精讲

>>办公自动化教程

第二部办公设备篇

发布时间:2012-12-28  来源:原创  作者:主编:李强华 陈卿 副主编:韦志国 戚兆川 董丽娟 参编:优芳 李宝军 杨宏伟 郑伟戚 兆川  发布者:网络秘书  浏览次数:1076  
字体:  【大】  【中】  【小】

 

办公设备篇
 
 第二部分办公设备的使用与维护
 学习目标
办公设备的使用与维护在办公自动化系统中占有相当重要的地位,现代办公效率的提高,主要依赖于办公设备功能的不断完善和使用方法的逐步简便。本章主要讲述打印机、复印机、扫描仪、数码相机、刻录机、考勤机、一体机等办公设备的正确使用、日常维护及简单的故障维修。
 
第一单元计算机硬件维护基础
知识目标
了解计算机硬件的基本知识,熟悉主要组成部件的作用。
能力目标
 
掌握计算机的部件组成及其作用;
熟悉计算机日常维护技术。
 
一、计算机系统概论
从系统组成的观点来看,计算机系统包括硬件系统和软件系统两大部分。
(一)计算机的硬件系统
计算机的硬件由微处理器、系统总线、存储器、I/O接口和外部设备等构成。
1.微处理器(CPU)
微处理器(CPU, Central Processing Unit)指计算机内部对数据进行处理并对处理过程进行控制的部件,它决定了计算机的性能。CPU包括运算器和控制器。运算器又称算术逻辑单元(ALU,Arithmetic Logical Unit),其主要功能是完成数据的算术和逻辑运算;控制器一般由指令寄存器、指令译码器和控制电路组成,它根据指令的要求,对计算机各部件发出相应的控制信息,使它们协调工作。微处理器不仅是计算机的核心部件,也是各种数字化智能设备的关键部件。
 
微处理器
2.存储器
存储器用来存放当前正在使用或经常使用的程序和数据。存储器按读、写方式分为随机存储器RAM(Random Access Memory)和只读存储器ROM(Read Only Memory)。RAM也称读写存储器,工作过程中CPU可根据需要随时对其内容进行读或写的操作,RAM是易失性存储器,即其内容在断电后会全部丢失,因而只能存放暂时性的程序和数据。ROM的内容只能读不能写,断电后所存信息保留不变,为非易失性存储器,所以ROM常用来存放永久性的程序和数据,如初始导引程序、监控程序、操作系统中的基本输入、输出管理程序等。
 
随机存储器RAM
3.I/O接口和输入输出设备
输入输出设备可为计算机提供具体的输入输出手段。常用的输入设备有键盘、鼠标器和扫描仪等,常用的输出设备有显示器、打印机和绘图仪等,磁盘、光盘既是输入设备,又是输出设备。
由于各种外部设备的工作速度、驱动方法差别很大,无法与CPU直接匹配,所以不能将它们简单地连接到系统总线上。需要有一个接口电路来充当它们和CPU间的桥梁,通过接口电路来完成信号变换、数据缓冲、与CPU联络等工作,这种接口电路就叫输入输出接口(I/O接口)。
4.系统总线(BUS)
计算机的硬件之间是用系统总线连接的。系统总线是传送信息的公共导线,一般有三组总线,其传送的信息包括数据信息、地址信息和控制信息,因此,系统总线包含有3种不同功能的总线:即数据总线DB(Data Bus)用于在CPU和其他部件之间双向传送数据信息;地址总线AB(Address Bus)专门用来从CPU向外部存储器或I/O端口传送地址;控制总线CB(Control Bus)用来在CPU和其他部件之间传送控制信号和时序信号。
计算机各部件间信息处理关系如图23,细线条代表指令流,粗线条代表数据流。
计算机各部件信息处理
(二)计算机的软件系统
计算机的软件是为了运行、管理或维护计算机而编制的各种程序的总和,包括系统软件和应用软件。
系统软件通常包括操作系统、语言处理程序、诊断调试程序、设备驱动程序以及为提高机器效率而设计的各种程序,如DOS,WINDOWS,UNIX等。应用软件是指应用于特定领域的专用软件,它分为两类:一类是为解决某一具体应用、按用户的特定需要而编制的应用程序;另一类是可以适合多种不同领域的通用性应用软件,如文字处理软件、绘图软件、财务管理软件等。
二、多媒体计算机部件的组成
(一)多媒体计算机(MPC)
在多媒体计算机(MPC,Multimedia Personal Computer)之前,传统的计算机或个人机处理的信息往往仅限于文字和数字,只能算是计算机应用的初级阶段,同时,由于人机之间的交互只能通过键盘和显示器,故交流信息的途径缺乏多样性。为了改换人机交互的接口,使计算机能够集声、文、图、像处理于一体,人类发明了有多媒体处理能力的计算机,即在传统计算机的基础上增设了处理声、像等多种信息的设备。
(二)多媒体计算机的基本配置
一般来说,多媒体计算机的基本硬件结构可以归纳为7部分:功能强大速度快的微处理器、可管理控制各种接口与设备的配置、具有一定容量(尽可能大)的存储空间、高分辨率显示接口与设备、可处理音频的接口与设备、可处理图像的接口设备、可存放大量数据的配置等,它们构成MPC的主机。除此以外,MPC扩充的配置还包括如下几个部分:
1.光盘驱动器
光盘驱动器包括可重写光盘驱动器(CDR)、WORM光盘驱动器和CDROM驱动器。存有图形、动画、图像、声音、文本、数字音频、程序等资源的CDROM早已被广泛使用,而可重写光盘、WORM光盘价格较贵,目前还不是非常普及。
2.音频卡
数字音频处理技术是MPC的重要功能,音频卡具有A/D和D/A音频信号的转换功能,可以合成音乐、混合多种声源,还可以外接MIDI电子音乐设备。在音频卡上连接的音频输入输出设备包括话筒、音频播放设备、MIDI合成器、耳机、扬声器等。
3.图形加速卡
图文并茂的多媒体效果需要分辨率高、而且同屏显示色彩丰富的显示卡的支持,同时还要求具有Windows的显示驱动程序,并且显示迅速。带有图形用户接口GUI加速器的局部总线显示适配器,使得Windows的显示速度大大加快。
4.视频卡
视频卡用来连接摄像机、影碟机、电视机等设备,以便获取、处理和表现各种动画和数字化视频媒体,包括视频捕捉卡、视频处理卡、视频播放卡及TV编码器等。
5.扫描卡
扫描卡用来连接各种图形扫描仪,是常用的静态图片、文字、工程图等资料的输入设备。
6.交互控制接口
交互控制接口用来连接触摸屏、鼠标等人机交互设备,这些设备将大大方便用户对计算机的使用。
7.网络接口
网络接口是实现多媒体通信的重要扩充部件。可将数量庞大的多媒体信息传送出去或接收进来,通过网络接口相接的设备包括视频电话机、传真机等。
随着多媒体技术的进步,还将出现种类更多、功能更强大的多媒体设备。
三、主流计算机的日常维护
计算机维护是提高工作效率、延长使用寿命的重要措施。计算机的维护主要体现在两个方面:一是硬件的维护;二是软件的维护。计算机软件的维护主要是对系统和数据经常备份,同时要注意清理磁盘上无用的文件,以有效地利用磁盘空间。
(一)磁盘碎片整理
系统使用久了,会产生磁盘碎片,过多的碎片不仅会导致系统性能降低,而且可能造成存储文件的丢失,严重时,甚至缩短硬盘寿命。为了使系统发挥更好的性能,需要经常整理磁盘碎片。
启用磁盘碎片整理程序。打开“开始”菜单,选择“程序”—“附件”—“系统工具”—“磁盘碎片整理程序”。
启用“磁盘碎片整理程序”
在弹出的“选择驱动器”对话框的下拉列表中选择要整理的驱动器,可选择某一个驱动器,也可以选择“所有的硬盘”。单击“确定”,开始对硬盘中所选驱动器进行整理,单击“停止”或“暂停”程序会停止或暂停整理过程,单击“显示资料”可以查看整理过程的详细进展。
 “选择驱动器”对话框
磁盘整理图示
注意:在硬盘整理之前,要把其他正在运行的程序关闭。因为,如果在整理过程中有程序读写硬盘,“磁盘碎片整理程序”会重新开始,浪费时间。
(二)各部件的日常维护
1.主板
主板不仅是用来承载计算机关键设备的基础平台,还起着硬件资源调度中心的作用,担负各种计算机配件之间的通信、控制和传输任务。因此主板维护非常重要,主板的日常维护应该做到散热、防尘和防潮,过热、灰尘过多或环境太潮湿,都会使主板与各部件之间接触不良,产生各种未知故障。
2.CPU
延长CPU的使用寿命,首先要保证CPU在正常的频率下工作,通过超频来提高计算机的性能是不可取的。同时,CPU的散热、减压非常重要,应选择轻重适宜的散热风扇,在安装散热器时,要注意用力均匀,扣具的压力也要适中。
3.内存条
需要注意的是在为内存条升级的时候,要选择和以前品牌、外频一样的内存条来搭配使用,这样可以避免系统运行不正常等故障。
4.显卡
显卡也是计算机的一个发热量大的部件,现在的显卡都单独带有一个散热风扇,平时要注意显卡风扇的运转是否正常,是否有明显的噪音或运转不灵活等现象,如发现有上述问题,要及时更换显卡的散热风扇,以延长显卡的使用寿命。
5.声卡
在插拔麦克风和音箱时,一定要在关闭电源的情况下进行,千万不要在带电环境下进行上述操作,以免损坏其他配件。
6.硬盘
硬盘是一种精密设备,在读、写时处于高速旋转状态,不可突然断电,否则会造成磁头或盘片的损坏;同时不要自行打开硬盘盖,如果因硬盘故障确实需要打开盘盖,一定要送到专业厂家进行维修。
【知识链接】
计算机使用的环境要求
 
1.温度条件:计算机一般应工作在20~25 ℃环境下。计算机虽然本身散热性能很好,但过高的温度仍然会使计算机工作时产生的热量散不出去,轻则缩短机器的使用寿命,重则烧毁计算机的芯片或其他配件。计算机硬件的发展非常迅速,更新换代相当快,计算机的散热已成为一个不可忽视的问题。温度过低则会使计算机的各配件之间产生接触不良的毛病,从而导致计算机不能正常工作。有条件的话,最好在安放计算机的房间安装空调,以保证计算机正常运行时所需的环境温度。
2.湿度条件:湿度不能过高,计算机在工作状态下应保持通风良好,否则计算机内的线路板很容易腐蚀,使板卡过早老化。
3.做好防尘:由于计算机各组成部件非常精密,如果计算机工作在较多灰尘的环境下,就有可能堵塞计算机的各种接口,使计算机不能正常工作,因此,不要将计算机安置于粉尘高的环境中。如确实需要安装,应做好防尘工作;另外,最好能一个月清理一下计算机机箱内部的灰尘,做好机器的清洁工作,以保证计算机的正常运行。
4.电源要求:电压不稳容易对计算机电路和器件造成损害,由于市电供应存在高峰期和低谷期,在电压经常波动的环境下,最好能配备一个稳压器,以保证计算机正常工作所需的稳定的电源;在离城镇比较远的边远农村的电压更是相当的不稳定,在这样的环境下使用计算机,一定要配备稳压器。另外,如果突然停电,则有可能会造成计算机内部数据的丢失,严重时还会造成计算机系统不能启动等各种故障,所以,要想对计算机进行电源保护,应该配备一个小型的家用UPS(Uninterruptible Power Supply,不间断电源),保证计算机的正常使用。
5.做好防静电工作:静电有可能造成计算机芯片的损坏,为防止静电对计算机造成损害,在打开计算机机箱前应当用手接触暖气管等可以放电的物体,将本身的静电放掉后再接触计算机的配件;另外在安放计算机时将机壳用导线接地,可以起到很好的防静电效果。
6.防止震动和噪音:震动和噪音会造成计算机中部件的损坏(如硬盘的损坏或数据的丢失等),因此计算机不能工作在震动和噪音很大的环境中,如确实需要将计算机放置在震动和噪音大的环境中应考虑安装防震和隔音设备。
(选自《办公自动化技术与应用》,周贺来,中国水利水电出版社)
 
第二单元计算机外设及办公设备的使用与维护
知识目标
学习和了解计算机的主要外部设备的基本知识,包括设备的主要性能、使用技巧及日常维护。
能力目标
掌握常用办公设备的使用操作步骤;
掌握常用办公设备的日常维护和保养技巧。
一、移动存储设备
移动存储设备是通过USB(Universal Serial Bus,通用串行总线)接口连接到计算机上,并以逻辑磁盘方式进行数据存取的存储设备,如U盘、移动硬盘以及具有数据存储功能的MP3播放器、手机、录音笔等。
移动存储设备
(一)工作原理
以移动硬盘和U盘为例,移动硬盘工作原理类似于硬盘,U盘是用集成芯片来存储数据的,这一点和移动硬盘有着本质的区别(移动硬盘一般用磁介质来存储)。和移动硬盘相比,U盘体积和容量都较小,但使用和携带方便,并且随着技术的发展U盘的容量也将越来越大,但如果需要存储大量的数据,移动硬盘是不可替代的。
(二)使用操作
移动存储器的使用操作非常简单,只需将移动存储器数据线接口的一头与计算机主机箱上的USB接口相连即可。如果连接成功,则在计算机右下方任务栏中出现可移动存储器的图标;退出时,只需关闭所使用的文件,左击屏幕右下角设备图标,单击选择要退出的移动存储器,系统询问“是否要移除该设备”,单击“确定”,等待系统提示“可以安全的移除该设备”后即可移出存储器。
(三)注意事项
U盘、移动硬盘等移动存储器轻巧、便捷的存储介质已经成为数字时代不可缺少的一部分,但如果在日常使用中不注意正确操作,会导致存储介质损坏、数据丢失。
(1)移动存储器退出时,要按正常结束程序将其弹出后,再从计算机的接口上拔出。
(2)尽量不要选购过于廉价的产品,因为价格将决定移动硬盘的用料情况,而用料过于简省则无法保证移动硬盘的稳定运行。
(3)使用移动存储器,最好不要插在计算机上长期工作,移动硬盘是用来临时交换或存储数据的,不是一个本地硬盘。
(4)不要给移动存储器整理磁盘碎片,否则会使其受损伤。如果确实需要整理,可采用将整个分区里面的数据都copy出来再copy回去的方法。
激光打印机
二、打印机
打印机作为最主要的输出设备之一,从击打式到非击打式、从黑白到彩色、
 
从单功能到多功能,随着技术的发展和日趋完美的用户需求,各种新型实用的打印机应运而生。这里主要介绍使用最为广泛的激光打印机。
 
(一)工作原理
激光打印机是将激光扫描技术和电子显像技术相结合的非击打输出设备。它由激光器、声光调制器、高频驱动、扫描器、同步器及光偏转器等组成,其作用是把接口电路送来的二进制点阵信息调制在激光束上,然后扫描到感光体上。感光体与照相机构组成电子照相转印系统,把射到感光鼓上的图文影像转印到打印纸上,其原理与复印机相同,要经过充电、曝光、显影、转印、消电、清洁、定影七道工序,其中有五道工序是围绕感光鼓进行的。把要打印的文本或图像输入到计算机中,通过计算机软件对其进行预处理。然后由打印机驱动程序转换成打印机可以识别的打印命令(打印机语言)送到高频驱动电路,以控制激光发射器的开与关,形成点阵激光束,再经扫描转镜对电子显像系统中的感光鼓进行轴向扫描曝光,纵向扫描由感光鼓的自身旋转实现。
(二)使用操作
打印机通过接口与打印机控制器相连,计算机中的CPU通过打印机控制器控制打印机的全部工作过程。打印机的使用操作方法如下:
1.安装打印机打印机的安装要完成硬件连接和软件安装两个环节。
硬件连接:打印机有信号电缆线和电源线两条连接线,连接两根线之前要确认打印机和计算机的电源关闭,接好信号电缆线,然后再接通打印机的电源线。
软件安装:给计算机安装打印驱动程序后才能正常使用打印机,点击“开始”—“设置”—“打印机和传真机”,选择本地打印机,按提示选择打印机驱动程序进行安装。最好选用随机配带的光盘内的专用驱动程序。
2.设置打印机的属性用户安装打印机时系统会按默认状态进行设置,也可根据实际改变打印机的属性。点击“开始”—“设置”—“打印机和传真机”,右击“打印机”图标,选择“属性”可设置“常规”“共享”等属性。
3.打印操作打印文档,在“文件”菜单下选择“打印”—设置打印参数—“确定”,打印完毕。
(三)注意事项
(1)激光打印机最适宜的温度为17~23 ℃,应避免阳光直射和化学物品的侵蚀,电压应保持一定的稳定性。
(2)减少外来灰尘,保持清洁。可定期使用专用的清洁工具如清洁纸或粉尘吸附器等清理机内纸屑和粉尘。
(3)预防卡纸。将打印纸装入纸盒之前,应用手握住纸的两端,正反弯曲几遍,散开纸张,减少夹带纸或卡纸现象。同时,纸盒不要太满,纸张导引槽也不要卡得太紧,否则也会引起卡纸。
(4)如遇卡纸,不能用力拖曳打印稿,应顺着出纸方向慢慢移出,如有阻力应打开打印机将纸取出。
(5)打印机处于工作状态时,不能强行切断打印机电源。
 
 【知识链接】
 
硒鼓使用小常识
 
1.安装和取出硒鼓时,先将打印机断电。
2.新的硒鼓装入打印机前,先轻摇几下,使碳粉松散和均匀,以保证打印效果。
3.避免感光鼓芯直接接触光线,也不要用手接触感光鼓芯。
4.碳粉将要用尽、打印字迹不再清晰和均匀时,取出硒鼓轻摇几下,可继续打印十几页或者几页。
5.为避免影响正常办公,用户应随时有一个硒鼓备用。
6.用完的硒鼓应妥善包装存放,避免污染环境。
(选自《现代办公信息设备应用与维护》,麻信洛,科学出版社)
三、扫描仪
 
扫描仪
扫描仪通过捕获图像并将之转换成计算机可以显示、编辑、存储和输出的数字化信息,属于计算机辅助设计(CAD)中的输入系统。通过计算机软件和计算机、输出设备(激光打印机、激光绘图仪)接口组成印前计算机处理系统,广泛应用在标牌面板、印制板、印刷行业等。扫描仪可分为3大类型:滚筒式扫描仪、平面扫描仪和笔式扫描仪。
(一)工作原理
以平面扫描仪为例,其获取图像的方式是先将光线照射到扫描的材料上,光线反射回来后由CCD光敏元件接收并实现光电转换。CCD(Charge Coupled Device,电荷耦合器件)是一种半导体成像器件,具有灵敏度高、抗强光、畸变小、体积小、寿命长、抗震动及不受电磁干扰等优点。扫描不透明的材料如照片、打印文本以及标牌、面板、印制板等实物时,由于材料上黑的区域反射较少的光线,亮的区域反射较多的光线,而CCD器件可以检测图像上不同光线反射回来的不同强度的光,通过CCD器件将反射光波转换成为数字信息,用1和0的组合表示,最后控制扫描仪操作的软件读入这些数据,并重组为计算机图像文件。扫描透明材料如制版菲林软片、照相底片时,扫描工作原理相同,有所不同的是此时不是利用光线的反射,而是让光线透过材料,再由CCD器件接收,扫描透明材料需要特别的光源补偿——透射适配器(TMA)装置来完成这一功能。
(二)使用操作
扫描的过程相当简单,把要扫描的材料放在扫描仪的玻璃台面上,运行扫描仪驱动程序,并按下“扫描”键,扫描仪就将图像扫描到图像编辑软件中,而且能以文件格式存储。
1.选择最佳的扫描分辨率设定扫描分辨率时,需要综合考虑扫描的图像类型和输出打印的方式。如果以高的分辨率扫描图像则需更长的时间、更多内存和磁盘空间,同时分辨率越高,扫描得到的图像就越大。因此在保持良好图像质量的前提下应尽量选择最低的分辨率,使文件不至于太大。
2.缩放比例缩放比例可在扫描过程中产生较大或较小的图像,当扫描得到的图像送到编辑图像程序中时,无需改变图像的大小。缩放比例与分辨率成反比,分辨率越低,图像缩放的比例越大,使用最大分辨率时,缩放比例只能小于1。
3.图像增强在扫描过程中,提供一系列工具用来调整图像的色彩和提高图像的质量。这些工具包括亮度对比度和曝光工具、暗调与高光工具、曲线工具、滤波器工具、差色工具、自动工具以及色彩校正工具。
4.文件格式通常扫描图像以图形文件方式储存,有数种可使用图像的文件格式,如TIFF(标志图像文件格式)是目前最常用的图形文件格式之一,还有EPS、PSD、GIF和PCX等,每种文件格式都有它的适用范围和优缺点,为了得到最佳的扫描结果,应该熟悉每一种图像格式的优缺点,并了解它们与图像编辑软件和输出打印设备的兼容性。
5.选择打印方式扫描图像可以使用不同的设备打印输出,如激光、喷墨和点阵式黑白打印机,彩色喷墨打印机、彩色热升华打印机以及印刷机等。
(三)注意事项
1.在扫描时要选用质量好的原稿因为原稿对于扫描结果十分重要,虽然扫描仪软件和图像编辑软件可以改善图像质量,但对于焦距不准、画面模糊、污损或者光敏很差的图像,其扫描效果较差。
2.保持扫描仪的清洁扫描仪镜面如果有灰尘、斑点,要用干净的抹布蘸无水酒精擦拭干净,以免影响扫描效果。
3.不要使用太高的分辨率一般文稿选择300 DPI左右的分辨率即可,过高的分辨率反而会降低识别率。
4.不要频繁开关扫描仪应在打开计算机之前接通扫描仪电源,如果频繁开关扫描仪,其后果就是要频繁启动计算机。
 
 【知识链接】
扫描仪小知识
 
扫描仪的普及率越来越高,但是这类外设的故障比较多,而且故障的原因也比较复杂。以往的手持式扫描仪、滚筒式扫描仪现在都不是市场的主流了,而平板扫描仪才是最受欢迎的。就使用寿命来说,平板扫描仪最长,其次是滚筒式扫描仪,手持式扫描仪的使用寿命相对较低,这主要是因为三种扫描仪的内部结构不同,使用方式不同所致。
扫描仪主要由感光器件、大功率的日光灯管、驱动马达、驱动皮带、模数信号转换器组成。其中感光器件的工作是将感应到的光信号转换成电信号;大功率光管用于对文字或者图像进行强烈的照射以达到完全感应的作用;驱动马达的作用是带动日光灯管,将光一步步扫过需要的物品;驱动皮带是与驱动马达一起带动日光灯管的装置;模数信号转换器就是将模拟电信号转换成数字信号以供计算机识别。
四、复印机
复印机是日常办公中经常用到的设备。它可以提高公文形成的速度,节省大量的等待时间,给工作带来极大方便。但复印机的操作又是一项技术性较强的工作,不了解机器的基本原理和构造,就无法正确地使用它,有时还会因操作不当而损坏机器。
 
(一)工作原理
目前常用的复印机工作原理有两种:一是美国施乐公司于1949年推出的模拟式复印机(目前市场上大多是模拟式复印机);二是日本佳能公司于1991年推出的数码式复印机。
模拟复印机的工作原理:通过曝光、扫描的方式将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上,产生静电潜像,再经过显影、转印、定影等步骤,完成整个复印过程。
数码复印机的工作原理:首先通过电荷耦合器件将原稿的模拟图像信号进行光电转换成为数字信号,然后将经过数字处理的图像信号输入到激光调制器,调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描,在感光鼓上产生静电潜像,再经过显影、转印、定影等步骤,完成整个复印过程。数码式复印机相当于把扫描仪和激光打印机融合在了一起。
(二)使用操作
1.预热按下电源开关,开始预热,面板上指示灯显示,并出现等待信号。
2.检查原稿复印前需检查原稿的纸张尺寸、质地、颜色,原稿上的字迹色调,原稿装订方式、张数及有无图片需要改变曝光量等。
3.检查机器显示机器预热完毕后,检查操作面板上的各项显示是否正常。
4.放置原稿根据稿台玻璃刻度板指示及当前使用纸盒的尺寸和横竖方向放好原稿。
5.设定复印份数按下数字键设定复印份数,若设定有误可按“C”键后重设。
6.设定复印倍率根据原稿尺寸和需要的纸张大小,调节适当的放大或缩小的比例。
7.选择复印纸尺寸按下纸盒选取键,如机内装有所需尺寸纸盒,即可在面板上显示出来;如无显示,则需更换纸盒。
8.调节复印浓度根据原稿的色调深浅,适当调节复印浓度,原稿纸张颜色较深的,如报纸,应将复印浓度调浅些;字迹浅、线条细、不十分清晰的,如复印品原稿是铅笔原稿等,则应将浓度调深些;复印图片时一般需要将浓度调淡。
(三)注意事项
(1)复印机的安放要防高温、防尘、防震、防阳光直射,同时要保持室内通风顺畅,平时尽量减少搬动,如果移动一定要水平移动,不可倾斜或倒立。
(2)使用稳定的交流电。
(3)每天打开复印机预热半小时,保持其内部干燥。
(4)保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、无斑点、无污垢,否则会影响复印效果。
(5)复印过程中一定要盖好上面的挡板,以减少强光对操作者眼睛的刺激。
(6)为防“卡纸”,应使用规则复印纸,不要使用破损、受潮、过薄或过厚的纸张。
(7)定期检查、保养易损部件,如纸盒、感光鼓等。
 【知识链接】
复印机
 
1.什么是数字复印机?
数字复印机是通过激光扫描、数字化图像处理技术成像的,它既是一台复印设备,又可作为输入/输出设备与计算机以及其他办公自动化设备联机使用,或成为网络的终端。因此,随着人类社会信息时代的到来,数字化技术将会更广泛地应用于人类社会生产、生活的各个方面,数字复印机也必将成为复印设备的主导产品。数字复印机将以其输出的卓越的图像质量、功能的多样化(复印、传真、网络打印等)、高可靠性及可升级的设计系统,而成为人们办公自动化的好帮手。
2.数字复印机与模拟复印机的主要区别
数字复印机与模拟复印机的区别主要是工作原理不同。模拟复印机的工作原理是:通过曝光、扫描将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像,再经过显影、转印、定影等步骤,完成复印过程。数字复印机的工作原理是:首先通过CCD传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换,然后将经过数字技术处理的图像信号输入到激光调制器,调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描,在感光鼓上产生由点组成的静电潜像,再经过显影、转印、定影等步骤完成复印过程。
五、传真机
传真机是应用扫描和光电变换技术,把文件、图表、照片等静止图像转换成电信号,传送到接收端,以记录形式进行复制的通信设备。1842年英国A.贝恩提出传真原理,1913年法国E.贝兰研制出第一台传真机。目前市场上的传真机可分为四类:热敏纸传真机(也称为卷筒纸传真机)、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机和喷墨式普通纸传真机。随着大规模集成电路、微处理机技术和信号压缩技术的应用,传真机正朝着自动化、数字化、高速、保密和体积小的方向发展。
 
(一)工作原理
在传送时,传真机先扫描需要发送的文件并转化为一系列黑白点信息,进而转化为声频信号并通过传统电话线进行传送,接收方的传真机“听到”信号后,会将相应的点信息打印出来,这样,接收方就会收到一份原发送文件的复印件。
热敏纸传真机是通过热敏打印头将打印介质上的热敏材料熔化变色,生成所需的文字和图形。热转印从热敏技术发展而来,它通过加热转印色带,使涂敷于色带上的墨转印到纸上形成图像,最常见的传真机应用了热敏打印方式;激光式普通纸传真机是利用碳粉附着在纸上而成像的一种传真机,其工作原理主要是利用机体内控制激光束的一个硒鼓,凭借控制激光束的开启和关闭,从而在硒鼓上产生带电荷的图像区,此时传真机内部的碳粉会受到电荷的吸引而附着在纸上,形成文字或图形图像;喷墨式传真机的工作原理是由步进马达带动喷墨头左右移动,把从喷墨头中喷出的墨水依序喷布在普通纸上完成工作。
(二)使用操作
1.使用前准备仔细阅读使用说明书,正确安装好机器。
2.开机传真机与电话机使用的是同一条电话线路,进行传真时,要将传真机后板上的“传真/电话”开关拨到“传真”位置。
3.记录纸的安装记录纸有传真纸(热敏纸)和普通纸(一般复印纸)两种。热敏纸纸面有一层化学涂料,常温下无色,受热后变为黑色,所以热敏纸有正反面区别,安装时须依据机器的示意图进行,如新机器出现复印全白时,故障原因可能是原稿放反或热敏纸放反;如果使用普通复印纸,纸张一定要符合规定大小。传真机容易出现卡纸故障,多数由于纸的质量引起。
4.检查原稿原稿要使用白色或浅色的纸张,其内容最好是打印或黑墨水书写。
5.放置原稿按传真机所指示的位置放原稿,字面朝上放在原稿台板上,原稿文件页数不能超过规定页数,如多页发送,须摆放整齐,靠紧装纸器。
6.开始复印观察液晶显示屏是否出现“READY”,若处于“READY”状态或指示灯亮,表明可以工作,按“COPY”键开始复印。
7.发送传真拨通对方电话,听到应答信号,按下启动键,等待发送结束。
(三)注意事项
(1)机器应避免在有灰尘、高温、日照的环境中使用。
(2)使用的纸张必须符合传真要求,过薄或过厚、幅面过大或过小都不得使用。
(3)如果出现原稿阻塞现象,要按“停止”键后小心取出原稿。如原稿已破损,必须将残片取出,否则机器不能正常工作。
(4)如听到对方的回铃声,而听不到机器的应答信号时,不要急于按下启动键,待向对方问明情况后再做处理。
 
 【知识链接】
传真机维修小技巧
传真机使用一段时间后,在进行文件复印操作时,可能会出现复印效果不理想的情况,导致出现这种情况的因素很多,维修人员在维修过程中,要针对不同的情况采取不同的处理方法,及时排除机器的故障。
复印效果不理想的几种情况。
1.文件复印时一侧字迹不规则泛白
原因1:上盖扣合不严或泛白一侧的挂钩没有挂到位。
处理方法:打开面板后压住两边用力重新扣合。
原因2:热感头错位。
处理方法:打开面板后反复按压热感头,调整使其复位。
2.文件复印有黑带
原因:扫描器表面脏或者热感头故障。
处理方法:先清洁扫描器,如仍有黑带,则更换热感头。
3.文件复印1/4白
原因:热感头或扫描器故障。
处理方法:首先进入服务模式,测试热感头,如有问题则更换。如果热感头良好,则为扫描器故障,更换扫描器。
4.文件复印不清晰
原因:扫描器或白辊脏。
处理方法:清洁扫描器和白辊。
5.文件复印全白
原因:主板、热感头或者扫描器故障。
处理方法:首先进入服务模式,测试热感头,如有问题则更换。如果热感头没问题,更换主板,复印仍显示全白,再更换扫描器。
6.文件复印全黑
原因:扫描器、主板或者热感头故障。
处理方法:首先进入服务模式,测试热感头,如有问题则更换。如没问题,检查主板上扫描器插口是否插接良好,如果插接良好,先更换主板,如仍不能解决,则为扫描器故障,更换扫描器。
 
六、刻录机
刻录机所用CDR盘的容量一般为700 MB,它上面所记载资料的方式与一般 CD光盘片一样,也是利用激光束的反射来读取资料,所以CDR盘片只可以放在CDROM上读取,不同的是CDR盘只可以写入一次。现在市面上同样流行着CDRW光盘,
刻录机与CDR刻录不同的是,CDRW光盘可以反复擦写,所以能够反复使用。理论上来说,好的CDRW光盘可以反复擦写约1 000次,对于小文件的备份十分适合,而用CDR光盘来刻录一些经常需要并且不会改变的东西,如刻系统盘等。
(一)工作原理
在刻录CDR盘时,通过大功率激光照射CDR盘片的染料层,在染料层上形成一个个平面和凹坑,光驱在读取这些平面和凹坑的时候就能够将其转换为0和1。由于这种变化是一次性的,不能恢复到原来的状态,所以CDR盘片只能写入一次,不能重复写入
 
CDRW的刻录原理与CDR大致相同,只不过盘片上镀的是一层由银、铟、硒或碲等制成的结晶层,这种结晶层能够呈现出结晶和非结晶两种状态,等同于CDR的平面和凹坑,通过激光束的照射,可以在这两种状态之间相互转换,所以CDRW盘片可以重复写入。
 
(二)使用操作
1.连接计算机因刻录机的接口不同,与计算机的连接分为内置和外置两类。较常用的有内置式IDE接口刻录机、外置式EPP接口刻录机,按随机说明将其与计算机主机连接。
2.安装驱动程序驱动程序在随刻录机附送的光盘中,先安装驱动程序,再安装刻录软件,启动“SETUP”程序,根据“提示”进入,逐步安装即可。
3.制作数据光盘将刻录光盘放入刻录机中,启动刻录程序就可以进行刻录了,最常用的是刻制数据盘和复制光盘。
(三)注意事项
1.防尘灰尘对任何光盘驱动器来说都是致命的杀手,尽量不要将弹出的光盘托滞留在外时间太久,以免灰尘进入机内。
2.散热刻录机工作时发热量很大,这些热量一定要及时从刻录机内部散发出去;另外,不要和其他发热量大的设备,如硬盘、CDROM距离太近。
3.刻录机的读盘性能往往很一般不要用它经常看VCD影碟和读盗版光盘,这些功能最好另备一个读盘性能比较好的专用CDROM来完成。
4.避免长时间的持续刻录,减缓刻录机的老化。
5.注意盘片质量不要使用质量太差的刻录盘片,否则对刻录激光头伤害很大。
6.光盘不用时不要遗留在驱动器中,刻录机工作时不要移动刻录机或机箱。
七、数码摄像机
(一)工作原理
使用数码摄像机拍摄时,被摄物体的图像经过镜头聚焦至CCD芯片上,CCD根据光的强弱积累相应比例的电荷,各个像素积累的电荷在视频时序的控制下,
数码摄像机逐点外移,经滤波、放大处理后,形成视频信号输出。视频信号连接到监视器或电视机的视频输入端便可以看到与原始图像相同的图像。
(二)使用操作
(1)检查设备及附件是否齐全。
(2)插上摄像机的电源,按电源开关,接通电源。
(3)打开录像带盒,装好录像带。
(4)将防尘镜头盖取下,打开视野屏。
(5)在视野屏中观察,防止拍摄过程中机身抖动,调整镜头对准拍摄物。
(6)按下摄录按钮,开始拍摄。
(7)拍摄结束回放检查拍摄效果。
(8)弹出录像带,关闭电源,合上监视屏,盖好镜头防尘盖。
(三)注意事项
1.防结露当由温度低的地方移到温度高的地方时,磁鼓和倒带部件可能会结露。此时,应该立即停止工作,放到干燥的环境中,待结露完全消除后,方可使用。
2.防尘防潮在拍摄过程中,暂时不用时应盖好镜头盖;长时间不用时,将机器放入专用箱内;特别在潮湿和多尘的地方拍摄时,应尽量减少外界灰尘和湿气污染摄像机。
3.防强光尽量避免镜头直接对着强烈的阳光和其他强光,强光有可能烧毁摄像器件,目镜透镜能聚集太阳光线而熔化取景镜内部的器件。
4.防磁摄像机、录像带都应避免在有强大磁场的地方操作和保存,过于接近磁场强的地方会使摄取的图像变形或变色。
5.防震摄像机的电子系统和光学部分都是高度精密的,无论操作还是运输,都要避免强烈震动和碰撞。
6.注意磁带的质量质量差的磁带会磨损磁头。磁带发霉、磁粉脱落也会弄脏磁头和传导机构,影响正常工作。因此除了避免使用质量差、发霉等有问题的磁带外,还要注意保管好磁带。
7.在摄像机工作时,应完全按照摄像机的操作规程进行操作,如安装或取出电池时应先关闭电源在摄像机不工作时,一定要把磁带取出,关闭电源,取出电池,盖好镜头盖,放入专用箱内。
8.注意摄像机电池的保护,要按正确方法充电、放置和使用,确保其使用寿命。
八、数码相机
(一)工作原理
数码相机是由镜头、CCD、ADC(模数转换器)、MPU(Micro Processor
Unit,微处理器)、内置存储器、LCD(液晶显示器)、PC卡(可移动存储器)和接口(计算机接口、电视机接口)等部分组成,通常它们都安装在数码相机的内部,一些专业数码相机的液晶显示器与相机机身是分离的。当按下快门时,镜头将光线会聚到感光器件CCD上,CCD是半导体器件,它代替了普通相机中胶卷的位置,它的功能是把光信号转变为电信号。这样,就得到了对应于拍摄景物的电子图像,但是它还不能直接由计算机来处理,还需要按照计算机的要求进行从模拟信号到数字信号的转换,ADC器件用来执行这项工作。接下来MPU对数字信号进行压缩并转化为特定的图像格式,例如JPEG格式等。最后,图像文件被存储在内置存储器中。
 
(二)使用操作
(1)检查数码相机。拍摄前要检查镜头、滤光镜、三脚架、电池等,同时设置好各参数。
(2)将防尘镜头盖取下,打开视野屏,调整镜头对准拍摄物,按下拍摄按钮开始拍摄。
(3)连接数码相机与计算机。将图片文件导入计算机,并根据需要处理照片。
(三)注意事项
1.要将数码相机放置在防潮防水的相机包内,远离高温、强磁场、强电场及阳光直射的环境,否则容易对相机内部造成损害数码相机不用时,最好将调焦环旋到无穷远“∞”的位置,缩回镜头,释放快门,放置防潮箱内,并定期检查,替换或烘干失效的干燥剂。
2.电池保护必须使用指定的电池,电池完全充电后不宜马上使用,这是因为电池完全充电后其闭路电压会超过额定电压值,马上使用可能烧坏数码相机内的电路元件。长期不用,最好取出电池,防止电池内的电解液外漏腐蚀机内电路。
3.机身保护如果不小心沾到污渍,应关掉电源后擦拭,再用橡皮吹球将各细缝吹干。平时不要随便用酒精等溶剂擦拭相机,否则会破坏相机上的保护层。
4.镜头维护如果镜头污染了灰尘等,可用镜头刷或吹气球除去表面的灰尘,然后再用擦镜纸或擦镜水拭去镜头上的污痕。
5.液晶屏的保护由于数码相机很多都是电子取景器,因此对显示屏的保护也非常重要。除了触屏式,尽量避免用手指按压屏幕,最好贴上防护贴进行防护。
九、投影仪
(一)工作原理
投影仪是一种精密电子产品。它包括核心投影成像部件、光学引擎、电气控制和接
口三大主要部分。其中的核心投影成像部件是投影仪产品的核心,其地位类似计算机中的CPU。投影仪的发展沿革到目前为止主要经过了三个发展阶段,分别通过三种典型的显示技术来加以实现,即CRT(阴极射线管)投影技术、LCD(液晶)投影技术及近些年发展起来的DLP(数字光处理)投影技术和LCOS(硅液晶)投影机。
以CRT投影仪为例,其工作原理与CRT显示器没有什么不同,其发光源和成像均为CRT。CRT投影仪的工作特征与LCD、DLP等投影仪存在着本质区别,它是通过本身的发光,将输入信号源分解在R(红)、G(绿)、B(蓝)三个CRT管的荧光屏上,荧光粉在高压作用下发光、放大、会聚,并在大屏幕上显示出彩色图像。
 
(二)操作使用
1.安放投影仪按使用方式分为吊装式和便携式,前者由专业技术人员安装,后者可由用户自行安放。
2.连接投影仪与计算机在投影仪附带的连接线中,VGA信号线和信号控制线都是用来直接和计算机相连的。VGA信号线连接计算机的视频输出接口和投影仪的VGA输入接口,信号控制线连接投影仪的主控制端口与计算机的COM口。
3.接通电源,设置好输出方式接通电源,投影仪处在待机状态,橙色指示灯亮,按下投影仪开关,电源指示灯绿色闪烁,进入预热状态。闪烁停止,保持灯亮,选择输入源RGB。
4.对焦旋转调焦螺旋,调整图像大小、清晰度到最适宜程度。
5.设置分辨率将投影仪的分辨率与计算机调为一致。
6.关闭投影仪直接切断投影仪电源会严重影响灯泡的使用寿命,待投影仪散热完毕后再切掉电源。
(三)注意事项
(1)严防强烈的冲撞、挤压和震动。
(2)注意使用环境的防尘和通风散热。要定期清洗进风口处的滤尘网,吊顶安装的投影机,要保证房间上部空间的通风散热。
(3)停止使用后不能马上断开电源,要让机器散热完毕后自动停机。另外,减少开关机次数对灯泡寿命有益。
(4)严禁带电拔插电缆,信号源与投影机电源最好同时接地。
(5)尽量使用投影机原装电缆、电线及内部配件,用户不可自行维修和打开机体。
十、考勤机
考勤机是单位对员工出勤率及迟到早退详细记录的一种仪器,考勤机安装在员工集中的考勤地点,用于员工上下班考勤登记。
(一)工作原理
以感应卡式考勤机为例,感应式IC,ID卡应用考勤管理系统是以非接触式感应IC,ID卡作为员工身份识别的媒介,通过现代最先进的IC,ID卡射频和存储技术,结合通信和计算机技术构成一系列应用管理系统,可迅速、准确、方便地实现对员工复杂的考勤、门禁等管理自动化的需要。感应式IC,ID卡内部封装有特定频率感应线圈和芯片,且唯一对应一个数(卡号),感应IC,ID卡终端机是用来感应接收来自感应IC,ID卡上的数字信号并存储的设备,也是外部动作设备(如电锁、电铃)的控制器,IC,ID卡终端机可以通过计算机进行设置,实现不同的功能。当员工持感应IC,ID卡在感应IC,ID卡终端机感应区晃动后,感应IC,ID卡的卡号和刷卡时间就被立即记录并存储在终端机里,需要时可通过适当的通信方式与计算机连接,将数据传送至计算机,然后通过各种不同的应用软件处理和统计,实现用户所需的考勤、门禁等应用报表管理。
(二)操作使用 
(1)感应式IC,ID卡考勤机正常工作时,显示屏显示当前时间及“请刷卡”等字样。
(2)当员工上下班时,只需将个人考勤卡在考勤机的表面读卡区有效距离内掠过。此时,显示屏显示卡号及“刷卡成功”,并同时发出“嘀”的一声短音,绿灯闪亮,考勤机就将员工的卡号、卡类、刷卡时间等信息记录在考勤机内。
(3)如果员工卡已过有效期或是已挂失的黑名单卡等无效卡时,考勤机将自动发出警告声。
(4)系统采用联网方式工作,通过网络采集数据后,能够快捷地进行功能设定、查询、统计、报表、打印等,自动生成员工出勤报表、工资报表等。
(三)注意事项
(1)防雨淋、防日晒。
(2)保持机面清洁,不要沾油污、水渍等。
(3)按操作要求正确使用,待显示屏提示考勤成功时再移开。
(4)遇考勤机故障,要及时联系管理员,切勿擅自对考勤机进行任何操作。
十一、碎纸机
 碎纸机是由一组旋转的刀刃、纸梳和驱动马达组成。纸张从相互咬合的刀刃中间送入,被分割成很多的细小纸片或纸沫,以达到保密的目的。根据碎纸刀的样式,目前的碎纸方式一般可分为粒状、段状、沫状、条状、丝状等。
 
(一)工作原理
碎纸机有两大主要部件“切纸刀”和“电动马达”,它们通过皮带和齿轮紧密地连接在一起,马达带动皮带、齿轮,把能量传送给切纸刀,而切纸刀通过转动,用锋利的金属角把纸切碎。
(二)操作使用
(1)检查机器是否放平,接通电源,按下启动开关。
(2)将纸张插入碎纸机进纸口。
(3)根据需要选择将纸碎成纸条或纸沫,碎纸机工作,碎纸完毕。
(4)关闭电源。
(5)清理纸屑。
(三)注意事项
(1)拆装碎纸机时要断电,不用时及时关掉电源,更不要带电去抠入纸口的纸或漏纸屑处的堵纸。
(2)一次碎纸量不要过多,一般要按碎纸量的70%碎纸。
(3)经常在切割装置上涂抹润滑油以减少磨损。
(4)避免在极限容量下长时间使用,连续使用时间不超过15分钟。
(5)切勿将毛发带入碎纸机进纸口,并清除纸张上面的固定物(如订书订等)。
(6)及时清理纸箱。
(7)清洁碎纸机外壳时,勿将清洁溶液滴入机器内部,更不要使用漂白粉、酒精或稀释液洗刷元件。
十二、一体机
一体机,简而言之就是集传真、打印、复印、扫描等功能为一体的机器。
(一)工作原理
一体机的复印原理与传统油印机相似,均是通过油墨穿过蜡纸上的细微小孔(小孔组成了与原稿相同的图像)将图像印于纸上,但其蜡纸并非传统油印机上用的蜡纸或扫描蜡纸,而是热敏蜡纸,由一层非常薄的胶片和棉脂合成。因此,在这些胶片上制作非常细小的孔,使得它能印出非常精细的高质量印刷品。其他功能的工作原理与专用设备类似。
 
(二)操作使用
(1)检查电源、电压、线路的连接等。
(2)接通电源,开机启动。
(3)选择复印、传真、打印、扫描等相关功能,使用步骤与专用设备类似。
(4)用后切断电源。
(三)注意事项
(1)确保使用环境清洁。
(2)安放要平稳,电源电压要稳定。
(3)关机前,让打印头回到初始位置 (在暂停打印状态下,打印头自动回到初始位置)。
(4)不能强行用力移动打印头,否则将造成打印机机械部分的损坏。
(5)工作时切勿移动机器。
 
【训练】
 
1.计算机系统主要包括哪两大部分?
2.简述计算机的主要应用领域。
3.简述硬盘的日常维护和使用注意事项。
4.某针式打印机联机自检均正常,但打印的字符不完整,出现缺画现象,试判断可能的故障原因。
5.如何实现简便的批量扫描?
6.扫描仪分辨率设置有哪几种常用方法?
7.复印机的操作步骤有哪些?
8.使用复印机时应注意的事项有哪些?
9.怎样进行投影仪的日常维护?
10.传真机常见的故障及处理办法有哪些?
11.使用刻录机时应注意什么?
12.怎样进行数码相机的日常维护?
13.数码摄像机的使用注意事项有哪些?
14.考勤机使用时的注意事项有哪些?
15.碎纸机的碎纸方式有哪些?
16.一体机的主要功能及其特点有哪些?
 

关于我们|帮助中心|广告服务|友情链接|版权申明|在线客服|返回顶部|管理登陆

版权所有 © 2012-2018 南通三角洲文化发展有限公司   网址:http://www.chinawmw.net/    苏ICP备12017549号
建议使用1024*768分辨率及IE6.0以上浏览器对本站进行浏览
在线咨询:    QQ 2692605222   Email:bryshj@chinawmw.net

严正声明:中国文秘教育网(www.chinawmw.net)是原创作品的自由交流平台,欢迎会员踊跃投稿,拒绝平庸之作,严格遵守学术道德,禁止抄袭和复制他人文稿,如有被本网接受录入非其所有的原创作品,或作品内容违反有关规定,一经发现取消本站会员资格,并在本网站通告处理。本网不承担任何责任,但保证在接到投诉并经验证属实后,于第一时间内删除该作品。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)的作品源自文秘教育界一群顶尖级文秘教育名家、博士、教授、文秘专业教学名师及优秀文秘学生、秘书行业名家和一线秘书提供的高质量原创稿源,仅供个人学习、研究、探讨之用,严禁其他用途或商业传播,若因此造成损失,中国文秘教育网在保留追究用户的法律责任的前提下终止对用户提供的所有服务,并且没收相关账号内的点数及会员资格。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)将努力成为自觉遵守学术道德的示范网站。

谢谢合作!

Welcome To www.chinawmw.net!中国文秘教育网是创造资源财富,实现资源价值,增强个人才能的好地方!

苏公网安备 32060202000162号