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第三部办公软件篇

发布时间:2012-12-28  来源:原创  作者:主编:李强华 陈卿 副主编:韦志国 戚兆川 董丽娟 参编:优芳 李宝军 杨宏伟 郑伟戚 兆川  发布者:网络秘书  浏览次数:1167  
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办公软件篇
 
 第三部分Microsoft Office 2003基本操作
 【学习目标】
 掌握Microsoft Office 2003中常用软件的基本功能;
熟练掌握Word 2003,Excel 2003和PowerPoint 2003的操作方法;
了解Outlook 2003,Front Page 2003和Access 2003的基本功能。
 
第一单元Word 2003文稿编辑
【知识目标】
 
了解Word 2003的基础知识;
了解常用的文稿编辑方法。
【能力目标】
熟练掌握Word 2003文本格式化的基本操作;
熟练掌握Word 2003中各种对象的插入与编辑;
熟练掌握查找和替换的操作技巧。
 
Word 2003是Microsoft公司的Office系列办公软件之一,在书信、公文、报告以及论文等方面都有极其广泛的应用,是目前最流行的文字处理软件。Word 2003中不仅可以输入文字、格式化文本,还可以绘制图形、创建表格等,且具有强大的文本编辑排版功能,可以有效地对文档进行整理。
一、样式与模板的应用
系统或用户将文档中各种对象的字体、段落、边框和底纹等格式进行编辑并保存,保存起来的信息就称为样式。样式是一系列格式的组合,是模板的重要组成部分。Word 2003本身提供了标题、正文等多种样式。
(一)新建样式
当Word 2003提供的样式无法满足要求时,可以创建新样式。例格式窗格
(1)单击“格式”—“样式和格式”或工具栏里“格式窗格”,打开“样式和格式”窗格,(2)单击“新样式”,打开“新建样式”对话框;
 
办公自动化教程
第三部分Microsoft Office 2003基本操作
(3)在“名称”文本框内输入样式名;
 
 “样式和格式”窗格
 “新建样式”对话框
(4)单击“样式类型”中的下拉按钮,选择样式类型;
(5)单击“样式基于”中的下拉按钮,选择参考样式;
(6)单击“后续段落样式”中的下拉按钮,选择本样式之后段落使用的样式;
(7)单击“格式”选项区下拉按钮,打开“字体”“段落”等设置对话框,分别对这些设置进行修改;如果选中“添加到模板”,则本样式能在以后编辑使用,不选中则只能用于本文档的编辑;
(8)单击“确定”完成操作。
(二)修改样式
用户可以修改新创建的样式和Word 2003提供的标准样式。
 “修改样式”对话框。
选中要修改的样式,单击下拉按钮中的“修改”,打开“修改样式”对话框,在该对话框中进行相对应的修改;如果已应用样式的文本都需要更新,则选中“自动更新”;单击“确定”完成修改操作。
(三)删除样式
只能删除新创建的样式和部分Word 2003提供的样式,绝大部分Word 2003提供的样式无法删除。选中要删除的样式,单击下拉按钮中的“删除”之后点击“是”,完成样式删除操作。
注意:已在文档中应用的样式被删除,会导致这部分文档内容无法正常显示。
(四)应用样式
 
选中样式应用的对象,在“显示”中选择样式类型,并在“请选择要应用的格式”中单击所需的格式样式。
(五)应用模板
使用模板和样式都可以快速地对文档进行格式化,提高编排效率。样式只能用于格式文档中的一部分内容,而模板则是用于一个文档的整体格式,包括所使用的所有样式。使用模板可以大大简化文档编排的复杂程度,对文档进行快速编辑。以使用“个人简历”模板来创建个人简历为例。
(1)单击“文件”—“新建”,打开“新建文档”任务窗格;
(2)在“任务窗格”中选择“本机上的模板”,打开“模板”对话框;
 “新建文档”任务窗格
 “模板”对话框
 “个人简历”文档编辑窗口
(3)单击“其他文档”下的“典型性简历”模板,进入“个人简历”文档编辑窗口,,然后按照“个人简历”格式填写具体内容就可以了。
 
二、格式化文本
格式化文本是Word 2003编辑中最重要的部分。Word 2003文档的默认中文字体为五号宋体,英文字体为五号Times New Roman,默认段落格式为单倍行距。如果不对文本进行格式化设置,那么整篇文档千篇一律,既没有美感,也不能满足用户的需求。因此为了达到自己的要求,必须进行合理的布局和排版,使文本具有不同的效果。
格式化文本主要包含字符的格式化、段落的格式化、项目符号和编号、边框和底纹以及页面的格式化。
(一)字符的格式化
字符的格式化主要对文本的字体、字形、字号、颜色以及效果等属性进行设置。
1.通过“格式”工具栏对文本的字体、字号、字形、字符缩放和颜色进行设置
选定要设置格式的文本,在“字体”下拉列表中选择字体,在“字号”下拉列表中选择字号,在“字形”栏里选择字形样式,在“字符缩放”下拉列表中选择缩放比例,在字体颜色选项板中选择字体颜色。
 “格式”工具栏
2.通过“字体”对话框来进行设置
选定要设置格式的文本,单击“格式”—“字体”,或右键单击选择快捷菜单中的“字体”,打开“字体”对话框,在“字体”选项卡中可以对文本的字体、字形和字号等进行设置;打开“字符间距”选项卡,设置字符间距等属性;打开“文字效果”选项卡,设置文字的动态效果,设置完成后,单击“确定”完成。
 “字体”选项卡
 “字符间距”选项卡
 “文字效果”选项卡
 
3.快捷方式
Ctrl+\[:缩小字号一磅;Ctrl+\]:扩大字号一磅;Ctrl+Shift+>:快速增大文字;Ctrl+Shift+<:快速缩小文字。
注意:若文本中既包含中文又包含西文,而且中、西文要设置为不同字体,可在“字体”选项卡的“中文字体”和“西文字体”中分别设置,一次完成中、西文不同字体的设置。
(二)段落的格式化
段落的格式化主要对文本段落的对齐方式、缩进、段间距和行间距等属性进行设置。
在“格式”工具栏里可以对文本段落的对齐方式、行距以及缩进进行设置,也可以通过“段落”对话框来进行设置。
(1)选定要设置格式的段落;
(2)单击“格式”—“段落”或右键单击选择快捷菜单中的“段落”,打开“段落”对话框,;
 “段落”对话框
(3)在“常规”选项区的“对齐方式”下拉列表中列出的左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐中,根据需要选择段落的对齐方式;
(4)在“缩进”选项区的“左”“右”文本框中设置段落的左缩进量和右缩进量,在“特殊格式”下拉列表中选择“首行缩进”或“悬挂缩进”选项,并在“度量值”中设置缩进量;
(5)在“间距”选项区的“段前”“段后”文本框中设置段落间距的数值,在“行距”下拉列表中列出的单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距中,根据需要选择一种行距,并根据需要在“设置值”中设置行距大小;
(6)单击“确定”完成设置。
常用的段落格式设置快捷方式:Ctrl+E:居中对齐;Ctrl+L:左对齐;Ctrl+R:右对齐;Ctrl+J:两端对齐;Ctrl+M:左侧缩进;Ctrl+Shift+M:取消左侧缩进;Ctrl+T:创建悬挂缩进效果;Ctrl+Shift+T:减小悬挂缩进量;Ctrl+Q:删除段落格式;Ctrl+1:单倍行距;Ctrl+2:双倍行距;Ctrl+5:1.5倍行距。
 
(三)项目符号和编号
在段落中添加项目符号和编号,会让文本更加条理、清晰。
(1)选定要添加项目符号和编号的段落;
(2)单击“格式”—“项目符号和编号”或右键单击选择快捷菜单中“项目符号和编号”,打开“项目符号和编号”对话框;
(3)若需添加项目符号,则在“项目符号”选项卡中选择所需类型;
(4)若需要添加项目编号,则打开“编号”选项卡,在“编号”选项卡中选择所需的类型;
 “项目符号”选项卡
 “编号”选项卡
(5)单击“确定”完成设置。
(四)边框和底纹
在排版编辑过程中,为了突出显示某些内容,可以为文字或段落添加边框和底纹。
(1)选定要添加边框和底纹的文本;
(2)单击“格式”—“边框和底纹”,打开“边框和底纹”对话框,在“边框”选项卡中设置边框的类型、线型、颜色、宽度和应用对象等参数;
 “边框和底纹”对话框
(3)单击“底纹”,打开“底纹”选项卡,在该选项卡中可设置底纹颜色、样式比例和应用对象等参数;
 “底纹”选项卡
(4)单击“确定”完成设置。
(五)页面的格式化
页面的格式化对文本的整体外观和打印输出起着非常重要的作用。页面的格式化主要包括页面设置和页眉页脚设置。
1.页面设置单击“文件”—“页面设置”,打开“页面设置”对话框,在该选项卡中设置上、下、左、右的边距值,以及纸张方向等参数;
单击“纸张”,打开“纸张”选项卡,在该选项卡中可以选择打印机支持的纸张尺寸,以及纸张的来源;
 “页面设置”对话框
 “纸张”选项卡
 “版式”选项卡
 “文档网格”选项卡
打开“版式”选项卡,在该选项卡中可以选择页眉和页脚的显示方式,设置文字在整个版面中的垂直对齐方式、行号等参数;打开“文档网格”选项卡,在该选项卡中设置文字的排列方向、网格、字符和每页的行数等,单击“确定”完成设置。
2.页眉页脚设置页眉指出现在文档编辑区外、页面顶端的内容;页脚指出现在文档编辑区外、页面底端的内容。一般可以设为页码、文档名、作者名、章节标题、日期时间等信息。
单击“视图”—“页眉和页脚”,打开“页眉和页脚”编辑视图和“页眉和页脚”工具栏,;
 
可以通过“页眉和页脚”工具栏插入页码、页数、日期、时间等信息,并可通过单击工具栏里的“设置页码格式”打开“页码格式”对话框来设置插入的页码格式,也可在光标处直接输入文字作为页眉或页脚,编辑完成后单击“关闭”。
 “页眉和页脚”视图和“页眉和页脚”工具栏
 “页码格式”对话框
三、查找和替换技巧
在文本编辑过程中,常常需要查找或替换某些内容。Word 2003的查找和替换功能非常强大,不仅可以查找或替换普通文本,也可以查找或替换带有格式的文本,还可以查找或替换段落标记、制表符、图形等特殊对象。查找或替换操作可以在当前整个文档中进行,也可以在某一区域内进行,如果是对某一区域内进行查找或替换操作,则在操作之前要先选定该区域的文本。
(一)基本查找操作
基本查找操作是对普通文本进行查找的操作。以查找文本中“红萝卜”为例。
(1)单击“编辑”—“查找”,或通过快捷键“Ctrl+F”,打开“查找”对话框。
 “查找”对话框(一)
(2)在“查找内容”文本框中输入所要查找的文本内容,如:“红萝卜”,如图324。
 “查找”对话框(二)
查找文本(一)
(3)按Enter键或单击“查找下一处”,Word 2003就会将光标定位到第一个查找到的指定词语的位置,并高亮反白显示找到的文本;如果希望继续查找其余部分的内容,则继续点击“查找下一处”,如果关闭了“查找”对话框,则按“Shift+F4继续执行查找下一处的操作。
(4)如果希望将查找的内容一次性全部找出,则选中“突出显示所有在该范围找到的项目”,根据需要在其下方的下拉列表中选择查找范围,再单击“查找全部”,Word就会自动选定指定范围内所有要查找的内容。
(5)单击“取消”或“关闭”,或按“Esc”键取消查找操作。
图326查找文本(二)
(二)高级查找操作
高级查找操作是指对特殊格式文本或段落标记、图形等特殊对象进行查找的操作。与基本查找操作相比,主要区别在于高级查找操作需对查找内容中的文本进行格式的设置。以查找文本中楷体、四号格式的“白萝卜”为例。
(1)打开“查找”对话框,如图323;
(2)输入查找内容,如:白萝卜,单击“高级”打开“高级查找”对话框;
 “高级查找”对话框(一)
(3)单击“格式”,打开“格式”菜单栏;
(4)单击菜单栏中“字体”选项并设置查找文本的格式,如:楷体、四号;如果要删除所设置的格式,则单击“不限定格式”;
 “格式”菜单栏
 “高级查找”对话框(二)
接下来的操作与基本查找操作中的步骤③,④,⑤相同。
如果要查找的内容为段落标记、图形等特殊对象,则单击“特殊字符”,打开“特殊字符”菜单栏选择所要查找的特殊对象即可。
“高级查找”对话框中搜索选项设置的几点说明:
(1)“搜索”选项中下拉列表可选择查找的范围,设有“向下”“向上”和“全部”三个选项,分别指光标所处位置的上方、下方或全部文本。
(2)“区分大小写”在编辑英文文本时使用较多,即查找时“A”与“a”作为两个不同内容。
(3)“通配符”是用来代替一个或多个不确定的字符。使用通配符时要注意使用半角字符,同时必须选中“使用通配符”复选框。常用的通配符主要有以下几种:
?:代替一个字母。
 *:代替任意长度的字符串。
 <:指示以后面的字符为开头的字符串,如:“<(必须)”。
 >:指示以前面的字符为结尾的字符串,如:“(文字)>”。
 []:指定字符之一,如:“我[恨想怕]你”可查到“我恨你”、“我想你”、“我怕你”。
 [-]:指定范围内任意单个字符,如:“[rt]ight”,可查到“right”和“sight”。
{n}:指定n个重复字符,如:“乎{2}”可查到“热乎乎”“傻乎乎”“胖乎乎“等。
{n,}:指定至少n个重复字符,如:“乎{1,}”可查到“几乎”“似乎”“热乎乎”“傻乎乎”“胖乎乎”等。
(4)“同音”在编辑英文文本时使用较多,即查找时两个发音相同的单词作为同一内容,如:“red”与“read”。
(三)基本替换操作
替换与查找在使用方法上基本相同,不同的是,替换操作除了要指定将查找的对象外,还要指定用来替换的内容。基本替换操作指的是将查找内容替换为普通文本所进行的操作。以查找文本中“红萝卜”替换为“胡萝卜”为例。
(1)单击“编辑”—“替换”,或通过快捷键“Ctrl+H”,打开“替换”对话框,;
 “替换”对话框(一)
(2)在“查找内容”文本框中输入所要被替换的文本内容,如:红萝卜;在“替换为”文本框中输入替换的文本内容,如:胡萝卜;
 “替换”对话框(二)
(3)单击“替换”一个个进行替换,或单击“全部替换”一次性替换,Word会弹出对话框提示所替换的个数;
(4)单击“关闭”完成替换或按“Esc”键取消替换操作。
(四)高级替换操作
高级替换操作是指将查找内容替换为特殊格式文本或特殊对象等所进行的操作。以查找文本中“红萝卜”替换为楷体、四号、红色的“红萝卜”为例。
(1)打开“替换”对话框,如图330;
(2)“查找内容”中输入被替换的内容,如:红萝卜;在“替换为”中输入替换的内容,如:红萝卜,单击“高级”打开“高级替换”对话框;
(3)选定“替换为”文本框中的文本内容,单击“格式”,打开“格式”菜单栏,单击“字体”选项,设置替换文本的格式,如:楷体、四号、红色;
接下来的操作与基本替换操作中的步骤③、④相同。
 “高级替换”对话框(一)
 “高级替换”对话框(二)
(五)查找和替换的使用技巧
1.消除多个空行
输入查找两个“^p^p”(段落标记),替换为一个“^p”,反复操作后就可以消除多余的空行。
2.将分词文本转换为纵向排列的词表
输入查找分词标志如:“、”或“/”,替换为一个“^p”,反复操作就可以将带有分词标志的文本转换为纵向排列的词表。
 
四、表格的应用
在Word 2003中可以制作表格,单元格中可插入文本、数字或图片等,也可根据要求设置表格的不同属性。
(一)创建表格
在Word 2003中,可以通过多种方法来创建表格。
(1)单击“表格”—“绘制表格”,打开“表格与边框”工具栏手动自由绘制表格,如图334。
(2)使用“表格”菜单创建表格。将光标定位在需要插入表格的位置,单击“表格”—“插入”—“表格”,弹出“插入表格”对话框,在“表格尺寸”区输入插入表格的列数和行数,在“‘自动调整’操作”区可以设置插入表格的列宽及表格的样式;单击“确定”即可在光标所在位置插入所需的表格。
 
 “表格与边框”工具栏
 “插入表格”对话框
 
(二)编辑表格
对表格进行的编辑主要有插入或删除行/列、合并或拆分单元格及设置表格属性等。
1.行/列的插入、删除
选定需要插入或删除的一行/列或多行/列,单击“表格”中的“插入”或“删除”,或右键单击选择快捷菜单中“插入”或“删除”,即可完成行或列的插入或删除操作。
2.单元格的合并、拆分
合并单元格指的是将几个单元格合并为一个单元格,拆分单元格指的是将一个单元格拆分为几个单元格。
选定待合并的多个单元格,单击“表格”—“合并单元格”即可完成合并单元格的操作。
 “拆分单元格”对话框
 
选定待拆分的一个或多个单元格,单击“表格”—“拆分单元格”,打开“拆分单元格”对话框,在该对话框中输入拆分成的单元格的列数和行数,若选中“拆分前合并单元格”,则将选定的多个单元格先进行合并再按所设置的列数和行数进行拆分,单击“确定”,完成操作。
 
3.表格的属性
主要是行高和列宽、表格的对齐方式、边框和底纹等设置。
选定整个表格,单击“表格”—“表格属性”,或右键单击选择“表格属性”,打开“表格属性”对话框。
在“表格”选项卡中可以设置表格宽度、对齐方式和文字环绕方式、边框和底纹等,;在“行”选项卡中设置表格的行高;在“列”选项卡中设置表格的列宽。在“单元格”选项卡中可以设置表格的列宽以及单元格中文本的垂直对齐方式,单击“确定”完成设置操作。
 “表格属性”对话框
 “行”选项卡
 “列”选项卡
 “单元格”选项卡
 
(三)表格的自动套用格式
Word 2003提供了一些表格样式,方便对表格进行美化。
(1)将光标定位在需套用格式的表格中的任意位置;
(2)单击“表格”—“表格自动套用格式”,打开“表格自动套用格式”对话框;
(3)在“表格样式”列表框中选择一种样式,在“将特殊格式应用于”选项区选择表格样式应用的范围;
(4)设置完成后,单击“应用”。
 “表格自动套用格式”对话框
五、使用文本框
文本框可以放置在页面的任意位置,大小可以自由设置。文本框中不但可以插入文字、图片等内容,也可以设置和周围文档的环绕方式。
(1)单击“插入”—“文本框”—“横排/竖排”,鼠标指针会变成“+”字形;
(2)将指针移动到文档中要插入文本框的位置并拖出一个矩形框,就新建了一个文本框;
(3)在文本框中输入文字或插入图片等内容,如果选择的是“竖排文本框”,则输入的内容以竖排方式显示。
 “设置文本框格式”对话框
(4)用鼠标右键单击文本框的边框,在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”,或用鼠标左键双击文本框的边框,打开“设置文本框格式”对话框,在该对话框中可以设置文本框填充的颜色及边框线条的颜色、文本框的大小和文字环绕方式等参数,设置完成后,单击“确认”。
六、插入艺术字
在Word 2003中可以插入艺术字。艺术字是一种特殊的图形,是以Microsoft Office图形对象的形式创建的特殊的文字效果,使文字更富有艺术魅力。通常,艺术字用作文档的标题,使标题更加醒目。
(1)单击“插入”—“图片”—“艺术字”,打开“艺术字库”对话框;
(2)选择“艺术字”样式,单击“确定”,打开“编辑‘艺术字’文字”对话框;
 “艺术字库”对话框
 “编辑‘艺术字’文字”对话框
 
(3)在“编辑‘艺术字’文字”对话框中输入文字,并设置文字的字体、字号及加粗、倾斜等属性,单击“确定”可生成艺术字;
(4)选中艺术字,出现“艺术字”工具栏;
 
 “艺术字”工具栏
(5)单击“设计艺术字格式”,打开“设置艺术字格式”对话框,在该对话框中可以设置艺术字的填充颜色及线条颜色、艺术字大小和文字环绕方式,设置完成后,单击“确定”;
(6)单击“艺术字形状”,在“艺术字形状”选项卡中选择艺术字形状;
(7)也可以使用“绘图”工具栏上的“阴影样式”和“三维效果样式”等对艺术字作进一步的设置。
 “设置艺术字格式”对话框
 “艺术字形状”选项卡
 “三维设置”选项卡
 “阴影设置”选项卡
七、插入对象
在Word 2003中,可以插入的对象类型有很多,除了上面介绍的文本框和艺术字外,还可以插入图形、剪贴画、图片等对象。
(一)插入自绘图形
Word 2003提供了一套绘制图形的工具,并且提供了大量的可以调整形状的自选图形,如矩形、椭圆、多边形以及各种箭头等,对于这些对象可按一定的叠放顺序进行排列、组合和分解等操作。
(1)单击“绘图”工具栏,选择所需绘制的图形样式。
(2)在“创建图形”区域绘制图形。
(3)对象叠放:选中对象,点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“叠放次序”来设置对象的叠放次序。
(4)对象组合:按Shift或Ctrl键连续单击多个图形,即选中了多个对象;点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“组合”—“组合”,便可将多个图形组合成一个图形;若想分解,则选中已组合的图形,单击“组合”—“取消组合”即可。
 “绘图”工具栏
 “创建图形”区域
 “图形”快捷菜单
 “设置自选图形格式”对话框
 
(5)在弹出的快捷菜单中,单击“添加文字”,即可在对象中添加文本内容;单击“设置自选图形格式”,打开“设置自选图形格式”对话框,在该对话框中设置图形的填充颜色及线条颜色、图形大小和文字环绕方式,单击“确定”完成设置。
 
(二)插入剪贴画
Word 2003自身附带了一个内容丰富的剪贴画库,可以直接将所需剪贴画插入到文档中。
(1)单击“插入”—“图片”—“剪贴画”,打开“剪贴画”任务窗格;
(2)在“搜索文字”文本框中输入要搜索的剪贴画关键字,在“搜索范围”下拉列表中选择搜索范围,在“结果类型”下拉列表中选择剪贴画类型,单击“搜索”;
“剪贴画”任务窗格
 “设置图片格式”对话框
(3)在搜索的结果中,单击所需的剪贴画,即可将其插入文本中;
(4)在插入的图片上双击鼠标,或右键单击,在快捷菜单中选择“设置图片格式”,打开“设置图片格式”对话框,在该对话框中设置图形的填充颜色及线条颜色、图形大小和文字环绕方式,设置完成后,单击“确定”。
(三)插入图片
Word 2003中可插入多种格式的图片文件,如.bmp、.gif、.tif、.jpeg、.tiff等。
(1)单击“插入”—“图片”—“来自文件”,打开“插入图片”对话框;
(2)在该对话框中选择文件,单击“插入”,即可将所选的图片插入;
(3)在插入的图片上双击鼠标,或右键单击,选择快捷菜单中“设置图片格式”,打开“设置图片格式”对话框,在该对话框中设置图片线条的颜色、对比度、图片大小和文字环绕方式,设置完成后,单击“确定”。
 “插入图片”对话框
 
八、图文混排
在Word 2003文字处理中,图像(包括艺术字、自绘图形、剪贴画、图片)是以对象的形式出现在文档中的,因此在文档排版时要对图像的位置进行调整,实现图像与文字之间的自动混合排版,产生图文并茂的效果。以插入图片为例。
(1)选定图片;
(2)在图片上双击鼠标,或右键单击,在快捷菜单中选择“设置图片格式”,打开“设置图片格式”对话框;
(3)单击“版式”,打开“版式”选项卡;
(4)在“环绕方式”区中选择所需的文字环绕方式,在“水平对齐方式”区中选择所需的图片对齐方式;
(5)单击“确定”,完成设置。
 “版式”选项卡
 
第二单元Excel 2003电子表格处理
知识目标
了解Excel 2003的基础知识;
了解Excel 2003中基本的数据处理功能。
能力目标
熟练掌握Excel 2003的基本编辑操作;
熟练掌握公式和常用函数的应用;
熟练掌握工作表的格式化设置;
熟练掌握排序、分类汇总、筛选等基本数据管理的操作方法。
 
Excel 2003是Microsoft公司的Office系列办公软件之一,是一个通用的电子表格处理软件。它不但具有强大的数据处理功能,而且操作简单、使用方便,因此,广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域。
一、编辑Excel工作簿
在运用Excel 2003进行数据处理前,首先要做的就是编辑工作簿。
(一)数据输入
编辑工作簿最基本的操作就是数据的输入。数据类型繁多,主要分为文本型、数值型、日期和时间型及公式和函数等。在数据的输入过程中,系统自行判断所输入的数据是哪一类型,并以默认的形式进行显示。对某一单元格进行数据输入时,可在该单元格中直接输入数据,也可选中该单元格后,在编辑栏中输入数据。在单元格中输入数据,尤其是特殊的数据要先设置数据类型,再输入具体内容,如身份证号、首位为0的数据、分数、负数、日期和时间等。数据输入后按Enter键或Tab键或定位新的单元格完成输入。
(二)数据自动填充
Excel 2003提供了自动填充功能,避免了某些相同或相似数据多次重复输入带来的麻烦。自动填充的操作方法如下:
1.普通填充
选中填充内容所在的单元格,将鼠标移到该单元格右下角的填充柄上;当鼠标指针变成“+”形状时,按住鼠标左键拖动到指定位置(上、下、左、右拖动均可)。
注意:对于不具有数值意义的文本数据和数值型数据,填充操作将复制相同的数据到相邻的单元格,配合Ctrl键,则数值型数据以增量1的方式填充。对于数字组成的文本以及具有数值意义的文本,填充操作以增量1将数据复制到相邻的单元格中,若希望复制相同的数据到相邻的单元格,需在拖动鼠标时配合Ctrl键。
2.等差、等比填充
自动填充功能不但可以填充相同和类似的普通数据,也可以填充等差数列、等比数列等特殊数据。
选中单元格,将鼠标移到该单元格右下角的填充柄上;当鼠标指针变成“+”形状时,按住鼠标右键拖动到指定位置,弹出所示的快捷菜单;点击“序列”,打开所示的“序列”对话框;在“类型”选项区选择“等差序列”或“等比序列”, 在“步长值”文本框中输入差值或比值的大小,在“终止值”文本框中输入终止的数据,也可以为空,完成设置后,单击“确定”即可。
快捷菜单
 “序列”对话框
(三)行/列的复制、移动和删除
1.复制
选定要复制的一行/列或多行/列,单击“编辑”—“复制”或右键单击在快捷菜单中选择“复制”或利用快捷方式Ctrl+C。行/列周围出现一个闪烁的虚线框,表明已将该行/列放入剪贴板中。定位粘贴位置后,按Enter键,或单击“编辑”—“粘贴”,或右键单击在快捷菜单中选择“粘贴”,或利用快捷方式Ctrl+V,即可完成行/列的复制操作。
2.移动
选定需要移动的一行/列或多行/列,将鼠标指向行/列边框,指针由原来的空心十字“ ”变为十字箭头状“”;按住左键拖动鼠标,到指定位置释放鼠标,行或列即被移动到当前位置,并且原来的行/列区域的数据将会被移动来的行/列区域的数据替代。若需将该行/列区域插入到某位置,则在拖动鼠标时按住“Shift”键,在拖动过程中原来显示的灰色线框将会变成一条灰色线,提示将被插入的位置。若在用鼠标拖动的同时按住“Ctrl”键,则为复制该行/列的数据。
3.删除
选定需要删除的一行/列或多行/列,单击“编辑”—“删除”,或右键单击选择快捷菜单中“删除”命令。
(四)工作窗口的拆分和冻结
1.拆分
窗口的拆分是指将当前的工作表窗口拆分成四个活动的窗格,窗格大小可以改变,在每个窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的不同部分。选定要进行窗口拆分位置的单元格,单击“窗口”—“拆分”即可。若想取消对窗口的拆分,则单击“窗口”—“取消拆分”即可。
窗口的拆分
 
2.冻结
冻结功能可以将工作表的表头即行、列标题锁住,当滚动查看表中数据时,使数据与标题能够对应。选定要进行窗格冻结位置处的单元格,单击“窗口”—“冻结窗格”即可。若想取消窗格冻结,则单击“窗口”—“取消冻结窗格”即可。
窗口的冻结
(五)工作表的编辑
1.插入/删除
默认情况下,新创建的工作簿由三个工作表组成,可以根据需要增减工作表。
插入工作表:选中某一个工作表,单击“插入”—“工作表”命令,或右键单击该工作表标签,在快捷菜单中选择“插入”;打开“插入”对话框,选择“工作表”,则在选中的工作表前插入了一张空白的工作表。
删除工作表:选定要删除的工作表为当前工作表;单击“编辑”—“删除工作表”命令,或右键单击该工作表标签,在快捷菜单中选择“删除”。如果该工作表中含有数据时,则会出现“警告”对话框,可以根据需要进行删除或取消。
2.工作表重命名
在Excel 2003中,工作表的默认名称为Sheet1,Sheet2,…可以根据需要给工作表重新命名。双击需重命名的工作表标签,或右键单击该工作表标签,在快捷菜单中选择“重命名”,工作表标签则会反白显示,键入新的工作表名称后按Enter键即可完成操作。
3.移动/复制
选中被移动的工作表标签,按下鼠标左键并左右拖动,此时沿着标签区域出现“▼”提示移动的位置,到指定位置后释放鼠标,工作表即被移动到当前。在鼠标拖动的同时按住“Ctrl”键则将复制工作表到指定位置。
4.保护工作簿
保护工作簿是对工作簿的结构和窗体进行保护。“结构”指不能对该工作簿内的工作表进行插入、删除、移动、复制、隐藏和重命名等操作;“窗体”指不能对窗口进行移动和调整大小等操作;
单击“工具”—“保护”—“保护工作簿”,打开“保护工作簿”对话框,输入密码并确认后点击“确定”,保存文件后保护功能生效。要恢复对工作簿的操作时,必须先撤销对工作簿的保护,即单击“工具”—“保护”—“撤销工作簿保护”,在弹出的“撤销工作簿保护”对话框中输入密码,单击“确定”并保存即可解除保护。
二、函数和公式的应用
Excel 2003具有强大的数据处理功能,主要是通过函数和公式的应用来实现。
(一)公式
公式是对数据进行分析与计算的等式。可以对数据进行加、减、乘、除等运算。
Excel 2003中输入公式通常以“=”开始,其语法格式为:=<表达式>。表达式是由常量、单元格引用和函数等通过运算符连接起来的式子。
Excel 2003的运算符主要有4种。算术运算符:+(加)、-(减)、×(乘)、/(除)、^(乘幂)和%(百分比);比较运算符:>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于);文本运算符:&(将两个文本连接为一个文本);引用运算符::(冒号)、,(逗号)、(空格)、!(叹号)。运算符的优先级与数学中相同,可使用括号更改运算顺序。
数据计算时,可以在单元格中输入公式,也可以在编辑栏中输入公式。下面以计算学生总分为例介绍公式的输入方法。具体操作如下:
(1)选定输入计算结果的单元格,如G3;
(2)在G3内或编辑栏中输入“=D3+E3+F3,对于单元格D3,E3,F3可点击该单元格来代替文字输入;
(3)按Enter键或单击编辑栏“√”确认,计算结果便显示在G3单元格内。
(二)函数的应用
在Excel 2003中,提供了多种类型的函数,可以使用函数来简化和缩短工作表中的公式,从而提高工作效率。以使用求和函数“SUM()”进行计算上例中的“总分”为例。
(1)单击要输入计算结果的单元格,如G3;
(2)单击“插入”—“函数”或单击编辑栏中的按钮,打开“插入函数”对话框;
(3)首先在“选择类别”列表中选择函数类别,在“选择函数”列表中选择具体函数名称,单击“确定”,打开“函数参数”对话框;
(4)在“函数参数”对话框中显示所用的函数名及计算结果,在参数文本框“Number1”和“Number2”中可以直接输入参数值,也可直接引用单元格或单元格区域,即用鼠标单击文本框右侧的“折叠”,折叠对话框后在工作表中选择单元格或单元格区域进行数据引用;
5.单击“确定”完成函数的编辑,单元格中显示计算结果。
 
 “插入函数”对话框
 “函数参数”对话框
函数的应用
(三)相对引用和绝对引用
公式的灵活性是通过单元格的引用来实现的。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域,指明所使用的数据的位置G3中的公式“=D3+E3+F3,其中包含了单元格的引用地址D3,E3和F3,说明该公式中引用了其他单元格或单元格区域的数据。当引用的源单元格中的数据发生变化时,公式中的引用数据也随之发生变化,例如单元格D3,E3或F3中数据发生变化时,G3中的数据也会随之发生变化。值得注意的是,被引用的单元格中的数据不能含有“¥”“﹩”或“,”。
单元格的引用不但可以引用同一工作表中的其他单元格或区域,而且可以引用其他工作表甚至其他工作簿中某工作表的单元格或区域。单元格的引用可分为相对引用、绝对引用和混合引用。
1.相对引用
相对引用指当把含有单元格引用的公式复制或填充到一个新位置时,公式中的单元格引用会随着目标单元格位置的改变而相对改变。Excel 2003中默认的单元格引用为相对引用。
,G3中的计算公式为“=D3+E3+F3,由G3依次向G3—G10单元格内复制公式后,则G4=D4+E4+F4,…,G10=D10+E10+F10,即当目标单元格下移一行时,取值区域随之下移一行。
2.绝对引用
绝对引用是指当把一个含有单元格引用的公式复制或填充到一个新的位置时,公式中的单元格引用区域不会改变。绝对引用的方法是在行和列前分别添加“﹩”符号。如﹩E﹩3表示单元格E3的绝对引用;﹩D﹩3:﹩F﹩3表示区域D3:F3的绝对引用。
若将G3中计算公式改为“= ﹩D﹩3+﹩E﹩3+﹩F﹩3”,其中的单元格D3,E3和F3即为绝对引用,当将G3复制或填充到G4时,G4中的公式依然为“= ﹩D﹩3+﹩E﹩3+﹩F﹩3”,则G4的值与G3相同。
相对引用
绝对引用
3.混合引用
混合引用指一个单元格地址中,既有绝对引用又有相对引用。如单元格地址﹩E3指对列的绝对引用、对行的相对引用,单元格地址E﹩3指对列的相对引用、对行的绝对引用。选定引用单元格,按F4键可以进行引用之间的转换,如:E3—﹩E﹩3—E﹩3—﹩E3—E3。
三、设置工作表的格式
设置工作表的格式主要是对工作表中的行高和列宽、数字格式、字体、对齐方式、单元格的边框、底纹图案等格式的设置,使所制作的工作表更加美观。
(一)设置行高和列宽
Excel 2003中,可以根据要求调整一行/列、几行/列或整个工作表的行高/列宽。具体操作方法常用以下两种:
(1)选中一或多行/列,拖动行的下边界或列的右边界设置适当的行高或列宽。
(2)选中需要调整行高或列宽的行或列,右键单击,在快捷菜单中选择“行高”或“列宽”,或单击“格式”—“行”—“行高”或“格式”—“列”—“列宽”,打开所示的对话框,在对话框的文本框中输入数值。
 “行高”对话框
 “列宽”对话框
(二)单元格的合并
合并单元格是指将跨越几行或几列的多个单元格合并成一个单元格。合并单元格中的数据为原单元格区域中左上角单元格内的数据。
合并单元格时,首先选定要合并的单元格区域,然后单击“格式”工具栏中的“合并及居中”即可。
(三)数据格式
在Excel 2003中,数据有多种格式,如数值格式、日期和时间格式、货币格式、百分比格式等。这里主要介绍数值格式和日期格式数据的设置方法。
1.数值格式
选定需要设定数值格式的单元格或单元格区域,单击“格式”—“单元格”,或右键单击选择快捷菜单中“设置单元格格式”,打开“单元格格式”对话框;在“数字”选项卡的“分类”列表框中,选择“数值”格式;在“小数位数”微调框中输入需要的小数位数;若需使用千位分隔符,则在选中“使用千位分隔符”;在“负数”列表框中,选择负数的显示样式,单击“确定”完成设置。
“单元格格式”对话框
选择“数值”类型
 
2.设置日期格式
选择需要设定日期格式的单元格或单元格区域,单击“格式”—“单元格”,或右键单击选择快捷菜单中“设置单元格格式”,打开“单元格格式”对话框;在该对话框中选择“数字”选项卡;在“分类”列表框中,选择“日期”格式;在“类型”列表框中,选择日期显示样式,单击“确定”完成设置。
选择“日期”类型
(四)字体格式
字体格式的设置包括文字的字体、字形、字号、颜色以及特殊效果的设置,具体操作方法与Word相同,这里不再赘述。
(五)设置对齐方式
在Excel 2003中,文本的对齐方式主要分为两种:水平对齐和垂直对齐。水平对齐主要包括:靠左、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中和分散对齐;垂直对齐主要包括:靠上、居中、靠下、两端对齐和分散对齐。可以根据要求设置数据的对齐方式。
选定需要设置对齐方式的单元格或单元格区域,打开“单元格格式”对话框;在该对话框中选择“对齐”选项卡;在“文本对齐方式”选项区分别设置“水平对齐”“垂直对齐”的对齐方式,单击“确定”完成设置。
 “对齐”选项卡
(六)设置单元格的边框
在Excel 2003中,屏幕上分隔单元格的表格线在打印的时候通常是不能被打印的,只是用于区分工作表中的单元格。若需要打印表格线,那么就必须进行设置。
1.使用“边框”工具
在“格式”工具栏中有一个“边框”,可以对选定的单元格的边框进行快速设置。选定需要添加边框的单元格或单元格区域单击“边框”旁的下拉箭头,打开边框线类型选择菜单栏,单击所需的边框线类型即可。
2.使用“单元格格式”
除了用“格式”工具栏中的“边框”设置外,主要是通过“单元格格式”对话框来进行更完美的设置。
选择需要设置边框的单元格或单元格区域,打开“单元格格式”对话框;在该对话框中选择“边框”选项卡;在“线条”选项区选择边框线条的样式和颜色;单击“预置”或“边框”下的按钮,对选定的单元格应用边框,单击“确定”完成设置。
 “边框”选项卡
 
(七)设置单元格的底纹
在Excel 2003中,不仅为单元格区域提供了各种可打印的边框,还提供了为突出显示某些部分添加底纹的功能,使整个工作表更加美观。
1.使用“填充颜色”工具
在“格式”工具栏中的“填充颜色”工具可以对选定的单元格的底纹颜色进行快速的设置。选定需要添加的单元格或单元格区域,单击“填充颜色”旁的下拉箭头,打开填充颜色选择菜单栏,单击所需的填充颜色即可。
2.使用“单元格格式”
除了用“格式”工具栏中的“填充颜色”设置外,主要是通过“单元格格式”对话框来进行设置。选定需要设置底纹的单元格或单元格区域,打开“单元格格式”对话框;在该对话框中选择“图案”选项卡;在“颜色”选项区选择填充的颜色,或在“图案”的下拉列表中选择填充的图案和颜色;单击“确定”完成设置。
 “图案”选项卡
 
注意:若选择了填充的底纹为图案,那么图案的颜色要在“图案”的下拉列表中的颜色选项区选择,而不可在“颜色”选项区选择。
(八)条件格式
在工作表中有时为了突出显示满足条件的数据,可以设置单元格的条件格式。一般包含单元格字体、颜色或底纹等格式。如果需要突出显示公式的结果或其他需要显示的单元格值,可应用条件格式标记单元格。
(1)选定要设置条件格式的单元格或单元格区域;
(2)单击“格式”—“条件格式”,打开“条件格式”对话框;
 “条件格式”对话框——“单元格数值”
(3)在该对话框中第一个下拉列表中选择“单元格数值”或“公式”;
(4)若选择“单元格数值”,则在第二个下拉列表中选择比较词组,如“介于”,在第三、四个框中输入数值,可以是常数或公式,公式前要加上“=”;
(5)若选择“公式”,则在右边的文本框中输入公式,公式前要加上“=”,且单元格的引用必须为绝对引用;
 “条件格式”对话框——“公式”
(6)单击“格式”,打开字体格式设置对话框,选择要应用的字体样式、字体颜色、边框和图案;
(7)如需加入多个条件,则单击“添加”,展开“条件2”选项组,重复上述操作,最多可以设定3个条件;
(8)单击“确定”完成设置。
只有单元格中的值满足条件或是公式返回的逻辑值为真时,Excel才应用选定的格式。
 
 
(九)自动套用格式
Excel 2003中,系统提供了一些已经设置好数字格式、字体、对齐方式、列宽、行高、边框和底纹等格式的“自动套用格式”,可以选择合适的格式直接套用,以便快速完成工作表格式的设置。
(1)选择工作表中要套用格式的区域;
(2)单击“格式”—“自动套用格式”,打开“自动套用格式”对话;
(3)在对话框中选择所需格式样式,单击“确定”完成设置。
(4)若删除“自动套用格式”则在格式样式中选择“无”。
 “自动套用格式”对话框
四、数据管理和分析
Excel 2003中的数据表格就是一个简单的数据库,可以将表格中的每项数据信息视为记录,并按照数据库的结构形式进行数据管理和分析,如对数据进行排序、分类汇总、筛选以及创建图表等。
工作表一
(一)排序
排序是将所有的记录按照一定顺序进行重新排列的操作,有升序和降序两种。
1.简单排序
针对某一列数据进行简单排序,并且该工作表中每行数据之间相互独立,可以单击“常用”工具栏中的“升序”或“降序”进行快速排序。
所示工作表一,在该工作表中,每行数据之间相互独立,不存在行与行间的引用关系。以工作表一按“英语”字段进行快速排序为例,选定“英语”所在列的任意单元格,根据要求,单击“常用”工具栏中“升序”或“降序”即可完成操作。
2.复杂排序
对工作表中的数据进行比较复杂的排序,或工作表中行与行之间存在着引用关系,只能使用“排序”对话框。在该对话框中,用作排序的字段名称为“关键字”,它是排序的依据,关键字可以只有一个,也可以有多个。当使用多个关键字进行排序时,第一个关键字称为“主关键字”,第二个关键字称为“次关键字”,若使用主关键字排序出现优先级相同的数据时,则该数据区域将按照次关键字排序。
所示工作表二,在该工作表中,“平均分”这一行数据是通过函数计算所得,存在着行与行之间的引用关系。以对工作表二中“总分”字段进行“降序”为例。
选定需要进行排序的区域,(注意“平均分”行数据不能参与排序,在选择时不要选中,否则将会出错),单击“数据”—“排序”,打开“排序”对话框,单击“选项”,可对排序的其他要素进行设置,如按行/列排序或以字母/笔画为顺序等;在“主要关键字”下拉列表中选择“总分”,并选中其右侧的“降序”;单击“确定”完成排序操作,结果。
 
选择“排序区域”
 “排序”对话框
 “排序”结果
(二)分类汇总
分类汇总是指在工作表中快速汇总各分项数据的方法。在Excel 2003中提供了分类汇总功能,可以通过分类汇总命令直接对工作表中数据进行汇总。进行分类汇总之前,必须先对分类汇总字段进行排序操作。
以 “销售区间”为分类字段,对每月的销售额进行“求和”分类汇总为例。
以“销售区间”为关键字进行排序,升序或降序均可;单击“数据”—“分类汇总”,打开“分类汇总”对话框;在“分类字段”下拉列表中选择“销售区间”;在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”;在“选定汇总项”中选中“一月”“二月”“三月”,单击“确定”完成分类汇总操作,结果。
 
 “分类汇总”对话框
 “分类汇总”结果
分类汇总后,可以点击工作表左侧的“1”“2”“3”来进行分级显示。若需删除分类汇总,则只需在“分类汇总”对话框中点击“全部删除”即可。
(三)筛选
筛选是从工作表众多的数据中选择出符合条件的数据进行显示,不符合条件的数据将会被隐藏。Excel 2003提供了自动筛选和高级筛选两种方式,自动筛选适用于条件比较简单的情况,高级筛选适用于条件比较复杂的情况。这里主要介绍自动筛选的操作方法。
所示工作表二,以筛选出体育成绩不及格的数据为例。
 “自动筛选”下拉
(1)在数据区域选中任意一个单元格;
(2)单击“数据”—“筛选”—“自动筛选”,工作表中的每个字段旁都会出现一个下拉按钮;
(3)单击“体育”字段旁边的下拉按钮,在下拉菜单中选择“自定义”,打开“自定义自动筛选方式”对话框;
(4)在“体育”选项区的第一个下拉列表中选择“小于”,在其右侧的下拉列表中输入“60”,;
(5)单击“确定”完成“自动筛选”操作,工作表显示符合条件的数据。
完成自动筛选后,“体育”字段旁边的下拉颜色由原来的黑色变成蓝色。这说明对该字段进行过数据筛选。若想撤销自动筛选操作,只需在“数据”菜单栏中的“筛选”子菜单中再次单击“自动筛选”命令即可。
 “自定义自动筛选方式”对话框
 “自动筛选”结果
 
(四)数据透视表
数据透视表功能用于对大量数据进行汇总等处理并提供数据图表,特别适用于统计、分析复杂的数据。所示工作表四为数据源,以“销售区间”为分页、“类别”为行字段、“月份”为列字段、“销售额”为求和项为例。
(1)所示工作表的数据区域中任选一个单元格;
(2)单击“数据”—“数据透视表和数据透视图”,打开“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框,选择数据源类型和报表类型;
工作表四
 “数据透视表和数据透视图
向导—3步骤之1”对话框
(3)单击“下一步”,打开“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框,选择数据源区域;系统会自动选定光标所在区域的所有单元格数据,也可以重新选择要处理的数据区域;
 “数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框
(4)单击“下一步”,打开“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框;选中“新建工作表”单选,把创建的数据透视表放在一个新的工作表中;
 “数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框
(5)单击“布局”,打开“布局”对话框,根据要求把右侧的各项字段拖动到各自区域,如;双击“数据”区域中“求和项:销售额”,打开“数据透视表字段”对话框,,在该对话框中修改数据的汇总方式;
(6)单击“确定”完成设置。
 “布局”对话框
 “数据透视表字段”对话框
(五)创建图表
图表是用图形的方式显示工作表中的数据。利用图表可以增强数据的可读性和直观性。图表具有较好的视觉效果,方便查看数据的差异、发展趋势等。
(1)选中“姓名”字段及“总分”字段下的所有数据;
(2)单击“插入”—“图表”,或单击“常用”工具栏里的“图表向导”,打开“图表类型”对话框;
(3)在“图表类型”列表框中选择“饼图”,在“子图表类型”选项区选择“饼图”;
(4)单击“下一步”,打开“源数据”对话框,在该对话框中的“数据区域”文本框中显示的数据区域就是第一步操作所选择的数据区域,在此也可以重新选择;
 “图表类型”对话框
 “源数据”对话框
(5)单击“下一步”,打开“图表选项”对话框,在该对话框中的“标题”选项卡中的“图表标题”文本框中输入标题名称“总分”,在“图例”选项卡下选择图例所在位置“靠右”,在“数据标志”选项卡下选择所需的数据标签;
 “图表选项”对话框
 “图表位置”对话框
(6)单击“下一步”,打开“图表位置”对话框,选择将图表作为对象插入当前工作表中或重建一个工作表,选择作为对象插入;
(7)单击“完成”创建图表。
“创建图表”结果
第三单元PowerPoint 2003演示文稿制作
 
知识目标
了解PowerPoint 2003的基础知识;
了解演示文稿的制作方法;
掌握演示文稿制作的基本思路和原则。
能力目标
熟练掌握PowerPoint 2003的基本操作;
熟练掌握PowerPoint 2003中常用对象的添加;
熟练掌握演示文稿的整体外观设置;
熟练掌握幻灯片的切换及动画设置。
 
PowerPoint 2003是Microsoft公司的Office系列办公软件之一,是一款目前最常用的演示文稿制作软件。不需要很强的专业知识就可以轻松地运用它制作出图文并茂、感染力强的演示文稿,而且操作非常简便。
一、演示文稿制作的基本思路和原则
(一)演示文稿制作的基本思路
(1)准备素材:演示文稿中所需要的图片、声音、动画等文件。
(2)确定方案:对演示文稿的整体构架作出设计。
(3)初步制作:将文本、图片等对象添加到相应的幻灯片中。
(4)装饰处理:设置幻灯片中的相关对象的要素(包括字体、段落、切换效果、动画等要素),对幻灯片进行装饰处理。
(5)预演播放:设置播放过程中的一些要素并查看播放效果。
(6)修改充实:再次进行个别内容、装饰的修改。
(7)打包完成:打包文件夹或CD。
(二)演示文稿制作的原则
1.主题鲜明,文字简练在制作演示文稿时,要注意突出主题,做到视点明确(视点是每张幻灯片的主题所在)。可以通过黑白色对比、互补色对比、色彩的深浅对比、文字的大小对比等多种对比方法来突出主题,使幻灯片画面具有感染力和鲜明的主题。文字简练,表意明确,尽量使用简短和精炼的句子,使观众一看就懂。
2.结构清晰,逻辑性强整体结构要重视首尾原则,演示者对标题幻灯片和演示尾气的制作要充分重视。另外,要把一个完整的概念放在一张幻灯片上,尽量不要使用多张幻灯片来阐述一个概念;幻灯片之间的内容过渡要自然。
3.和谐醒目,美观大方整个文档所有幻灯片的背景、标题大小、颜色、幻灯片布局等, 尽量做到保持一致。单张幻灯片中的内容不宜过多,字体设置和行距的设置要合适,正文字体通常选用宋体,显得比较庄重。正文字号通常不小于24磅,标题字号通常不小于30磅。在幻灯片颜色的搭配上,用色不宜过多,多则乱,繁则花。遵循“用色不过三”的原则。
4.生动活泼,引人入胜恰当运用演示文稿中的切换和动画效果,使整个演示文稿显得生动活泼,引人入胜。同时,切勿滥用切换和动画效果,使人眼花缭乱,同一张幻灯片不应使用三种以上动画效果。
二、演示文稿的创建
进行幻灯片编辑的第一步就是演示文稿的创建,在PowerPoint 2003中,可以通过创建空白演示文稿、使用内容提示向导和使用设计模板三种方式创建一个新的演示文稿。
(一)创建空白演示文稿
创建空白演示文稿,可以充分发挥自己的想象力设计自己喜欢的版式和内容。
(1)单击“文件”—“新建”,打开“新建演示文稿”任务窗格;
 “新建演示文稿”窗格
新建演示文稿
 
(2)在“新建”选项区单击“空演示文稿”,打开一个新的空白演示文稿。
也可以通过单击工具栏中的“新建”按钮,或通过快捷键“Ctrl+N”来创建。
(二)使用内容提示向导创建演示文稿
PowerPoint 2003提供的“内容提示向导”,可以帮助用户从众多的预设模板中选择所需要的样式,用以编辑文字、组织格式和结构,在最短的时间内迅速创建出自己想要类型的演示文稿。
(1)单击“文件”—“新建”,打开“新建演示文稿”任务窗格;
(2)单击“根据内容提示向导”,打开“内容提示向导”对话框;
(3)单击“下一步”,打开对话框,在对话框中选择将要使用的演示文稿类型,本例选择“通用”;
 “内容提示向导”对话框 “内容提示向导”对话框(二)
(4)单击“下一步”,打开对话框,在对话框中选择演示文稿的输出类型,本例选择“屏幕演示文稿”;
(5)单击“下一步”,打开对话框,在对话框中的“演示文稿标题”文本框中输入演示文稿的标题,可以根据自己的需要在“页脚”文本框中输入页脚内容,或选中复选框为每张幻灯片加入更新日期和幻灯片编号;
(6)单击“下一步”,打开对话框;
(7)单击对话框中的“完成”,结束向导,创建的演示文稿在该窗口中,可对演示文稿中的内容进行修改。
 
(三)使用设计模板创建演示文稿
设计模板已经设计好了演示文稿的外观,使演示文稿中的幻灯片的风格保持一致,使用设计模板创建演示文稿可以省去很多设置操作。
(1)单击“文件”—“新建”,打开“新建演示文稿”任务窗格;
(2)单击“根据设计模板”,打开幻灯片设计任务窗格;
 “幻灯片设计”任务窗格
(3)在任务窗格“应用设计模板”中选择所需的设计模板;
(4)单击该模板应用于所有幻灯片,或单击该模板右侧按钮选择“应用于所有幻灯片”或“应用于所选幻灯片”,则演示文稿将变成相应的模板样式,即可完成演示文稿的创建。
三、演示文稿中对象的添加
完成演示文稿的创建后,可以将文本、图片、图表、表格、声音和视频等对象添加到演示文稿当中。
(一)文本编辑
1.文本的输入
在预留区中输入:在预留区中单击,预留区中默认文字消失,可键入文字或粘贴已经复制的文字,输入完后,单击预留区外任意位置,就完成了文本的输入。在幻灯片预留区中输入的文字,在左侧大纲窗口中同时显示。
使用文本框输入:单击菜单栏“插入”—“文本框”,选择“水平”或“垂直”,在幻灯片上适当位置拖出一个矩形框。文本框的左右宽度可以随时用鼠标拖动边框进行调整,上下高度可以随着文字行数的增多而自动改变。文本框内的文字不出现在大纲视图内。
2.文本的选取
在幻灯片窗口中选取:鼠标左键拖动文本框内文字可以局部选取,先将鼠标点到文本框内,按Ctrl+A或按两下F2键可全部选取文本框内文字;单击文本框边框可选取整个文本框。
在大纲窗口中选取:单击幻灯片图标可选取当前整张幻灯片的文本;将光标移到要选取的段落前,待出现“+”形光标时,按左键可选取幻灯片中一整段文字;按住鼠标左键,往下拖动可实现对多张幻灯片或多段文字的选取。
3.文本格式化
选中文字,单击菜单栏“格式”—“字体”,打开字体窗口进行具体设置。选中文本框,单击菜单栏“格式”—“行距”,调整文本行间距的相应参数。
4.文本框的旋转与翻转
文本框的旋转:选中文本框,单击绘图工具栏“绘图”—“旋转或翻转”—“自由旋转”,此时文本框的四角出现四个绿点,即“旋转控点”。将鼠标移到某个旋转控点上,拖动鼠标,文本框开始绕其中心旋转。
文本框的翻转:选中文本框,单击绘图工具栏“绘图”—“旋转或翻转”—“水平翻转”或“垂直翻转”,可看到文本框翻转后的效果。
(二)插入图片
在PowerPoint 2003中,可以在幻灯片中插入图片、艺术字和组织结构图,使演示文稿更加富有感染力。不但可以插入剪辑管理器中的剪贴画,还可以在幻灯片中插入图片文件,以及自绘图形和组织结构图等。插入的方法与Word基本相同,此处重点介绍组织结构图的插入。
组织结构图是用于表现组织结构的图表,由一系列图框和连线组成。在演示文稿编辑过程中,如需对组织进行介绍,使用组织结构图则能够很清晰地表示出各项内容之间的层次关系。
选定要插入组织结构图的幻灯片,单击“插入”—“图片”—“组织结构图”,即可在幻灯片中插入一个组织结构图,同时弹出“组织结构图”工具栏,可以通过“组织结构图”工具栏对组织结构图的形状、版式及显示比例等进行设置;在图框中输入文字并设置文字格式后即可完成组织结构图的制作。
(三)插入声音和影片
PowerPoint 2003不仅能够制作画面精美的幻灯片,还能在幻灯片中添加声音和视频等多媒体效果。在幻灯片中插入声音可以作为演示过程中的提示;如果插入录制好的演讲者的解说,则可以代替演讲者演讲;也可以插入影片剪辑,增强幻灯片的表现力。
1.插入声音
在PowerPoint 2003中插入的声音一般来源于“剪辑管理器中的声音”“文件中的声音”“播放CD”或“录制声音”。以插入“文件中的声音”为例。
选定幻灯片,单击“插入”—“影片和声音”—“文件中的声音”,打开“插入声音”对话框,选择磁盘中一个声音文件,单击“确定”,弹出“播放方式”对话框,单击“自动”或“在单击时”后,幻灯片中会出现声音图标即表示插入成功。“在单击时”表示当幻灯片开始放映时需单击图标之后才播放声音;“自动”表示当幻灯片开始放映时声音自动播放。右击图标,选择“编辑声音对象”可对“声音选项”进行设置。
2.插入影片
在PowerPoint 2003中插入的影片一般来源于“剪辑管理器中的影片”或“文件中的影片”,其格式一般包括avi,mpg,wmv等。
单击菜单栏“插入”—“影片和声音”—“文件中的影片”,打开“插入影片”对话框。选择相应的视频文件,点击“确定”,在弹出的快捷菜单中,根据需要选择“是”或“否”选项返回,即可将声音文件插入到当前幻灯片中。调整视频播放窗口的大小,将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
(四)插入表格
(1)选定要插入表格的幻灯片;
(2)单击“插入”—“表格”,打开插入表格对话框,输入插入表格的列数、行数,单击“确定”,即可在幻灯片中插入表格,可在表格中直接输入文字和数据;
(3)选中表格,单击“格式”—“设置表格格式”,或右键单击,在快捷菜单中选择“边框和填充”,打开“设置表格格式”对话框,在对话框中对表格的边框、底纹和文字的对齐方式等进行设置;
(4)设置结束后,单击“确定”完成。
(五)插入图表
(1)选定要插入图表的幻灯片;
(2)单击“插入”—“图表”,打开“数据表”对话框,在数据表中输入数据,此时,幻灯片上同时画出图表;
(3)数据输入完成后,单击数据表右上角的关闭
若需修改图表的类型及对图表进行相关设置,可以选中图表,单击“图表”—“图表类型”或“图表选项”,打开“图表类型”或“图表选项”对话框进行设置。
(六)插入其他对象
在PowerPoint 2003中除了添加图片、图表、表格、声音和视频对象外,还可以添加Excel表格、PowerPoint演示文稿、公式和Flash动画等。
1.插入Excel表格
选定幻灯片,单击“插入”—“对象”,打开“插入对象”对话框,在“对象类型”列表框中选择“Microsoft Excel工作表”,单击“确定”。
2.插入其他演示文稿
在“对象类型”列表框中选择“Microsoft PowerPoint演示文稿”,单击“确定”即插入幻灯片编辑窗口,编辑方法相同,播放时单击窗口可独立播放插入的PowerPoint文档。
3.插入公式
在“对象类型”列表框中选择“Microsoft公式 3.0,打开“公式编辑器”窗口,在“公式编辑器”窗口中编辑公式,完成公式编辑后直接关闭“公式编辑器”窗口即可插入公式。
4.插入Flash文件
选定幻灯片,单击“视图”—“工具栏”—“控件工具箱”,打开“控件工具箱”。单击“控件工具箱”工具栏右下方的其他控件,打开控件列表,选择“Shockwave Flash Object”,此时光标变成“+”形,在幻灯片中拖动鼠标,画出Flash文件播放窗口,选中该窗口,单击“属性”,打开“属性”设置对话框,如图3119;在“Movie”选项框中输入Flash动画完整的文件名及路径后,关闭属性窗口;调整播放窗口的大小和位置,即可插入Flash动画,。
 
注意:可将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中,这样只需要输入Flash动画文件名称,而不需要输入路径了。
提示:在PowerPoint 2003中,按“↑,↓,←,→”方向键,可以移动选定的对象;如果按住“Ctrl”键同时按方向键则可以微量移动选中的对象,实现位置的微调。
四、演示文稿的高级编辑和修饰
演示文稿的字体设置、对象的插入等基本编辑方法与Word中的编辑方法没有太大的区别。演示文稿的高级编辑和修饰主要包括幻灯片版式、幻灯片设计模板、幻灯片的背景、页面设要置和插入超链接等操作。
(一)幻灯片版式
创建空白演示文稿,默认情况下只有一张标题幻灯片,当插入一张新的幻灯片时它的默认版式为“标题与文本”,往往不能满足需求。可以根据实际需要选择不同的幻灯片版式。
(1)单击“格式”—“幻灯片版式”,或右键单击幻灯片,选择快捷菜单中“幻灯片版式”,打开“幻灯片版式”任务窗格;
 
(2)在任务窗格“应用幻灯片版式”中选择所需的幻灯片版式;
(3)单击该版式应用于选定幻灯片或单击该版式右侧下拉按钮并选择“应用于选定幻灯片”或“插入新幻灯片”。
(二)幻灯片设计模板
可以直接通过设计模板创建演示文稿,也可以完成演示文稿的内容编辑后,再应用设计模板对演示文稿进行快速的外观设计。
(1)单击“格式”—“幻灯片设计”,或右键单击幻灯片,选择快捷菜单中“幻灯片设计”,打开“幻灯片设计”任务窗格;
(2)在任务窗格“应用设计模板”中选择所需的设计模板;
(3)单击该模板应用于所有幻灯片或单击该模板右侧的下拉按钮选择“应用于所有幻灯片”或“应用于所选幻灯片”,则演示文稿或所选幻灯片将变成相应的模板样式。
 
(三)幻灯片背景
除了通过应用设计模板对演示文稿外观进行设计外,还可以根据自己的要求对幻灯片的背景进行设计。
(1)选定需要更改背景的幻灯片;
(2)单击“格式”—“背景”,或右键单击幻灯片,选择快捷菜单中“背景”,打开“背景”对话框;
(3)在下拉列表中选择其中一种颜色或单击“其他颜色”打开“颜色”对话框,在该对话框中选择一种颜色或自定义一种颜色;
(4)除了设置背景颜色外,还可以通过下拉列表中的“填充效果”来设置颜色的浓淡变化、添加纹理或设置背景为图片;
(5)设置完毕后,单击“应用”应用于选定的幻灯片,或单击“全部应用”应用于所有幻灯片。
 “背景”对话框 “颜色”对话框 “填充效果”对话框
(四)幻灯片页面设置
在幻灯片的页面设置中,可以设置幻灯片的大小、方向以及页码的起始编号。
(1)单击“文件”—“页面设置”,打开“页面设置”对话框;
(2)在“幻灯片大小”中通过下拉列表选择幻灯片的类型或自定义其大小,在“方向”中设置幻灯片及备注、讲义和大纲的方向,在“幻灯片编号起始值”中设置起始编号的值;
(3)单击“确定”完成设置。
 “页面设置”对话框 “插入超链接”对话框(一)
(五)插入超链接
幻灯片中的文字、图片等都可以插入超链接,链接的对象可以是幻灯片、文件、程序、网页、电子邮件等。使用超链接,可以在演示时自由选择需要演示的内容,思路更加清晰,更加井井有条。
(1)选定需要插入超链接的对象;
(2)单击“插入”—“超链接”,或右键单击选择快捷菜单中“超链接”,或使用快捷方式“Ctrl + K”,打开“插入超链接”对话框;
(3)若链接对象为文件或网页,则在如图3127所示的“查找范围”中选择文件,或在“地址”文本框中输入网页地址;
(4)若链接对象为本文档中的幻灯片,则单击“链接到”下的“本文档中的位置”,在“请选择文档中的位置”中选择链接的幻灯片;
(5)若链接对象为电子邮件,则单击“链接到”下的“电子邮件地址”,在“电子邮件地址”文本框中输入电子邮件地址;
(6)单击“确定”完成设置。
在放映状态下,单击设置了超链接的对象,则可以打开所链接的内容。
 
五、演示文稿的放映设置
演示文稿放映的过程就是对该演示文稿中所有的幻灯片进行浏览的过程,在放映前可以对放映方式进行设置,也可以通过添加动画、切换等效果使整个放映过程更加生动。放映设置主要包括设置放映方式、添加动作、设置动画和设置幻灯片切换等效果的操作。
(一)设置放映方式
不同的演示环境,需要不同的放映方式,设置放映方式主要是设置放映类型、放映范围以及换片方式等。
(1)单击“幻灯片放映”—“设置放映方式”,打开“设置放映方式”对话框;
(2)在“放映类型”中选择一种类型,在“放映幻灯片”中选择幻灯片放映的范围,在“放映选项”中根据实际需要选择一项,在“换片方式”中选择幻灯片切换方式;
(3)单击“确定”完成设置。
 “设置放映方式”对话框
(二)添加动作按钮
PowerPoint提供了一组动作按钮,可以将动作添加到演示文稿中,这些按钮都已经定义好了动作方式,如“开始”、“结束”、“上一张”等,也可以修改这些按钮的动作。
(1)单击“幻灯片放映”—“动作按钮”,打开按钮组;
(2)单击所需的样式,鼠标指针变为“+”形;
(3)在幻灯片选定位置上拖动鼠标,添加动作按钮,同时弹出“动作设置”对话框;
(4)在该对话框中已经定义了按钮的动作方式,不需改变则按“确定”完成设置;若需修改,则选择“无动作”“超链接到”“运行程序”或“播放声音”中的一种,并进行相应的设置。如单击“超链接到”的下拉列表,选择“幻灯片”打开“超链接到幻灯片”对话框,在“幻灯片标题”中选择链接到的幻灯片,按“确定”完成。
(三)添加动画效果
动画效果是指幻灯片中对象出现的效果。在PowerPoint中,幻灯片上的文本、图形等对象都可以添加动画效果,可以设置各个对象出现的方式,也可以设置动画的播放顺序。添加动画效果主要使用“自定义动画”命令来实现。
单击“幻灯片放映”—“自定义动画”,打开“自定义动画”任务窗格;单击“添加效果”下拉按钮,出现“进入、强调、退出、动作路径”四种选项;
进入指在幻灯片放映时,对象以什么方式开始显示。以“飞入”为例:
选中对象,点击“添加效果”—“进入”—“飞入”,设置完成后,“自定义动画”任务窗格显示;
单击“开始”的下拉按钮,选择效果开始的方式,如“单击时”;
单击“方向”的下拉按钮,选择对象出现的方向,如“自底部”;
单击“速度”的下拉按钮,选择效果出现的速度,如“非常快”;
单击动画列表中的下拉按钮,选择“效果选项”,打开“飞入”效果选项对话框,在该对话框中可设置“飞入”的方向、声音及计时等效果,单击“确定”完成。
 “自定义动画”—“飞入” “飞入效果选项”对话框
 
2.强调
强调指在幻灯片放映时,对象出现后以什么方式进行强调。以“放大/缩小”为例:
选中对象,点击“添加效果”—“强调”—“放大/缩小”,设置放大或缩小的属性后“自定义动画”任务窗格;单击“开始”的下拉按钮,选择效果开始的方式,如“单击时”;
单击“尺寸”的下拉按钮,选择对象放大/缩小的倍率,如“150%”;
单击“速度”的下拉按钮,选择效果出现的速度,如“中速”;
单击动画列表中的下拉按钮,打开“放大/缩小”效果选项对话框,在该对话框中可设置“放大/缩小”的倍率、声音及计时等效果,单击“确定”完成。
 “自定义动画”—“放大/缩小” “放大/缩小”效果选项对话框
3.退出
退出指在幻灯片放映需要对象从页面上消失时,对象将以什么形式退出。以“百叶窗”为例:
选中对象,点击“添加效果”—“退出”—“百叶窗”,设置完成后,“自定义动画”任务窗格;
单击“开始”的下拉按钮,选择效果开始的方式,如“单击时”;
单击“方向”的下拉按钮,选择对象退出的方向,如“水平”;
单击“速度”的下拉按钮,选择效果出现的速度,如“非常快”;
单击动画列表中的下拉按钮,打开“百叶窗”效果选项对话框,在该对话框中设置“百叶窗”的方向、声音及计时等效果,单击“确定”完成。
 “自定义动画”—“百叶窗 “百叶窗效果选项”对话框
4.动作路径动作路径指在幻灯片放映时,对象按照一定的路径轨迹在幻灯片中运动,可以使用系统提供的某种路径,也可以自定义路径。以“向上”为例:
选中对象,点击“添加效果”—“动作路径”—“向上”,设置完成后,“自定义动画”任务窗格;
单击“开始”的下拉按钮,选择效果开始的方式,如“单击时”;
 
单击“路径”的下拉按钮,选择是否锁定路径,如“解除锁定”;
单击“速度”的下拉按钮,选择出现效果的速度,如“中速”;
单击效果列表中的下拉按钮,打开“向上”效果选项对话框,在该对话框中可设置“向上”路径的锁定状态、路径、声音及计时等效果,单击“确定”完成。
(四)设置幻灯片切换效果
幻灯片切换效果是指从一张幻灯片切换到下一张幻灯片时,下一张幻灯片出现的效果。
任务窗格
(1)单击“幻灯片放映”—“幻灯片切换”,打开“幻灯片切换”任务窗格;
(2)选定需设置切换效果的幻灯片;
(3)在“应用于所选幻灯片”列表中选择所需的切换效果;
(4)在“修改切换效果”区中根据需要修改切换的速度、声音及换片方式。
若将该切换效果应用于所有幻灯片,则点击“应用于所有幻灯片”;若选中“自动预览”,则每次修改都能同时预览设置的效果。
 
(五)自定义放映
在幻灯片的页面设置中,可以选择一组连续的幻灯片进行放映;而自定义放映功能,可以选择一组不连续的幻灯片创建一个子演示文稿进行放映。
(1)单击“幻灯片放映”—“自定义放映”,打开“自定义放映”对话框;
(2)单击“新建”,打开“定义自定义放映”对话框;
(3)在“幻灯片放映名称”文本框中输入幻灯片自定义放映名称;
(4)在“在演示文稿中的幻灯片”列表框中选择要添加到自定义放映文稿中的幻灯片,单击“添加”即可添加,在“在自定义放映中的幻灯片”列表框中可以选择要删除的幻灯片,单击“删除”可将已添加的幻灯片删除;
(5)选择“在自定义放映中的幻灯片”列表框中需要改变放映次序的幻灯片,通过“向上”和“向下”按钮来改变幻灯片的放映次序,单击“确定”返回;
(6)单击“关闭”完成自定义放映设置,或单击“放映”开始浏览自定义放映。
 “自定义放映”对话框图3146“定义自定义放映”对话框
六、演示文稿的浏览与打印
(一)演示文稿的浏览
当需要对演示文稿的整体做全面的了解时,一般都使用“视图”—“幻灯片浏览”命令进入演示文稿的浏览视图。对演示文稿中的幻灯片进行移动、复制、删除等操作一般都是在浏览视图下进行。另外,在浏览视图下,可以使用“幻灯片浏览”工具栏,设置幻灯片切换效果,并预览幻灯片切换、动画和排练时间等效果。借此可直接了解演示文稿的整体效果,如版式是否协调、色彩是否搭配等。
 “幻灯片浏览”工具栏
(二)演示文稿的打印
PowerPoint演示文稿编辑完成后,可以同word等文档一样打印成纸质文稿。
(1)单击“文件”—“打印”,打开“打印”对话框;
(2)在“打印机”区中的“名称”下拉列表中选择打印机名称;
(3)在“打印范围”区中设置打印范围;
(4)在“打印内容”下拉列表中选择打印内容类型,若“打印内容”为“幻灯片”,则每页纸张上打印一张幻灯片内容,若“打印内容”为“讲义”,则可在“讲义”区中设置每页纸张上幻灯片的张数和方向;
(5)在“颜色/灰度”下拉列表中选择打印颜色;
(6)在“打印份数”中设置打印份数和多份打印时是否逐份打印;
(7)单击“确定”开始打印。
七、打包演示文稿
如果在一台计算机上创建演示文稿,需要在其他计算机上运行幻灯片放映,为保证播放效果,可以使用“打包”功能。该功能将PowerPoint播放器(Pptview.exe)和演示文稿主文档、字体、链接文件等压缩后存放在同一张CD内,然后在演示的计算机上和演示文稿一起解压缩后播放。由于将播放器也一起打包,因此即使在没有安装PowerPoint 2003的计算机上也能播放此文稿。
(1)单击“文件”—“打包成CD”,打开“打包成CD”对话框;
(2)单击“选项”,打开“选项”对话框;选中“PowerPoint播放器”复选框,并设置播放方式;
(3)如果计算机的光驱为刻录光驱,则放入空白CD,再单击“复制到CD”,否则单击“复制到文件夹”,打开“复制到文件夹”对话框;
(4)在“文件夹名称”文本框中输入文件夹的名称,在“位置”文本框中输入文件存放位置,或单击“浏览”选择存放位置;
(5)设置完成后,单击“确定”开始演示文稿的打包;
(6)打包完成后,程序返回对话框,单击“关闭”,退出打包程序;
(7)打开打包完成的演示文稿文件夹,双击“Play.bat”文件,则开始播放演示文稿。
 
第四单元其他Microsoft Office 2003工具简介
知识目标
了解Microsoft Office 2003中其他常用工具软件的功能;
了解Microsoft Office 2003中其他常用工具软件的工作界面。
能力目标
掌握Outlook 2003邮件账户的创建方法;
掌握FrontPage 2003站点和网页的创建方法;
掌握Access 2003数据库的创建方法。
 
一、Outlook 2003入门
Outlook 2003是个人信息管理器和通信程序,提供了一个统一的界面,帮助管理电子邮件、日历、联系人以及有关其他人和工作组的信息。Outlook 2003是当今最流行的电子邮件管理程序之一。本节内容主要介绍Outlook 2003的工作界面、新建邮件账户以及创建新邮件的基本方法。
图3153Outlook 2003工作界面
(一)Outlook 2003工作界面
启动Outlook 2003后,就可以看到如图3153所示的工作界面。主要包括菜单栏、工具栏、文件夹窗格、导航窗格、邮件列表窗格和阅读窗格等。
Outlook 2003有五大组件:邮件、联系人、日历、任务和便笺等。为了方便操作,Outlook 2003设计了一个导航窗格,并为这些组件设置了相应的启动。对应不同的组件,文件夹窗格的数量也有所不同,如:邮件的文件夹窗格由“收藏夹”和“个人文件夹”两个窗格组成。邮件列表窗格用于显示邮件的名字,只有邮件组件才有邮件列表窗格,单击列表中的邮件名,邮件的内容将会在阅读窗格中显示。阅读窗格主要用于显示具体的邮件内容,供用户阅读,每个组件都有各自不同的阅读窗格显示风格。
(二)新建邮件账户
在Outlook 2003中,需要掌握的最基本的操作就是新建邮件账户。
(1)单击“工具”—“电子邮件账户”,打开对话框;
(2)选中“添加新电子邮件账户”,单击“下一步”,打开对话框;
(3)在服务器类型中选择“POP3”,单击“下一步”,打开如图3156所示的对话框;
(4)在“信息”中填写姓名和电子邮件地址,姓名将作为邮件的标识使用;在“登录信息”中填写用户名和密码,用户名通常是电子邮件地址中“@”符号前面的部分,如果选中“记住密码”复选框,则以后使用此邮箱登录时,不必输入密码;在“服务器信息”中填写接收邮件服务器名称和发送邮件服务器名称,如:pop3.sina.com,smtp.sina.com;
(5)单击“其他设置”,打开“电子邮件设置”对话框,并打开“发送服务器”选项卡,如图3157;选中“我的发送服务器(SMTP)要求验证”复选框;选中“登录使用”并输入用户名和账户密码,如果选中“记住密码”复选框,则以后发送邮件时,不必输入密码;单击“确定”回到对话框;
 “电子邮件账户”对话框
 “电子邮件设置”对话框
邮件编辑器
(6)单击“测试账户设置”,进行测试本账户的服务器连接情况,测试成功后,单击“下一步”—“完成”,完成邮件账户新建操作。
(三)创建新邮件
邮件账户新建成功后,就可以利用Outlook 2003进行邮件的接收和发送了。在利用Outlook 2003进行邮件发送时首先要操作的就是创建新邮件。可以通过“文件”—“新建”命令下的“邮件”子命令创建新邮件,也可以在“邮件”窗口中,单击工具栏上的“新建”创建新邮件,打开邮件编辑器。
 
创建新邮件需要在邮件编辑器的编辑区对以下4个基本部分进行编辑:
1.收件人填写收信人的电子邮箱地址;
2.抄送若需发送该邮件的副本给其他收信人,则在“抄送”文本框里填写该收信人的邮箱地址;若无需发送该邮件副本,则可不输入;
3.主题填写反映本邮件主要内容的概括信息,也可不输入;
4.邮件编辑区用于输入和编辑电子邮件的主体内容。
二、FrontPage 2003入门
FrontPage 2003是Microsoft公司推出的网页设计与制作软件,不需要掌握复杂的网页编制技术就可以轻松设计出精美的网页,以及网站的设计、开发、发布和维护等。FrontPage 2003中的一些基本操作,如输入文本、文本格式化、插入图片、插入表格等操作与Word 2003中的操作方法基本相同,简单易学。
本节主要介绍FrontPage 2003的工作界面、FrontPage 2003的视图方式以及站点和网页的创建。
(一)FrontPage 2003的工作界面
启动FrontPage 2003应用程序后,就可以看到所示的工作界面。除了具有与Office 2003其他组件相同的菜单栏、“常用”工具栏、“格式”工具栏等组成部分以外,还具有其特有的组成部分即编辑区和网页视图切换区。
59FrontPage 2003工作界面
 
1.编辑区FrontPage 2003工作界面中的最大区域就是编辑区,是编辑网页的主要工作区域。在编辑区可以通过“所见即所得”的方式进行网页编辑,也可以在编辑区中通过“HTML”模式和“预览”分别编辑和浏览网页的最终效果。
2.网页视图切换区
在编辑区的左下方是网页视图切换区,其中包括“设计”“拆分”“代码”和“预览”4个,用来切换FrontPage 2003视图的显示方式。可以利用这4种视图方式编辑和浏览网页。
(二)FrontPage 2003的视图方式
1.设计视图FrontPage 2003的默认视图,可以在此视图方式下设计和编辑网页。
2.拆分视图单击“网页视图切换区”中的“拆分”,即切换到拆分视图。该视图方式将网页编辑窗口拆分成两部分,上面是HTML语言代码部分,下面是网页的编辑部分。在该视图方式下,可以直观地看到自己编写的代码在网页中的显示效果。
3.代码视图单击“网页视图切换区”中的“代码”即切换到代码视图。在该视图方式下,可以看到网页的HTML语言代码,也可以直接输入HTML语言代码进行网页的设计和编辑。
4.预览视图单击“网页视图切换区”中的“预览”即切换到预览视图。在该视图方式下,可以预览网页的实际效果,它和在浏览器中浏览到的网页效果一模一样,还可以检查超链接的目标。在该视图方式下,不必保存网页即可看到网页在Web浏览器中的显示情况。
(三)站点和网页的创建
利用FrontPage 2003进行网页制作和编辑之前,首先要创建站点和网页。
1.创建站点
单击“文件”—“新建”,打开“新建”任务窗格;在该任务窗格中的“新建网站”区中选择“其他网站模板”,打开“网站模板”对话框,如图3161;在该对话框中选择站点类型,如“只有一个网页的网站”;单击“浏览”,打开“新网站的位置”对话框,选择该站点的保存位置;单击“确定”即可创建该站点。
2.创建网页
网页是站点的重要组成部分,也可以单独存在。可以创建一个空白网页,也可以使用模板创建网页。
单击“文件”—“新建”,打开“新建”任务窗格;在该任务窗格中的“新建网页”区中,选择“空白网页”即新建一个网页,选择“其他网页模板”,打开“网页模板”对话框;在该对话框中选择网页模板类型,如“普通网页”;单击“确定”即可创建该类型网页。
三、Access 2003入门
Access 2003是一款数据库管理软件,它界面友好、操作简单、功能全面、使用方便,不仅具有众多数据库管理软件所具有的功能,同时还进一步增强了网络功能,可以通过Internet共享Access 2003数据库的数据。使用Access 2003来管理各种数据,不仅能够提高工作效率,而且也可以大大提高准确率。
本节主要介绍Access 2003数据库的创建方法及数据库中的各种对象。
(一)数据库的创建
启动Access 2003应用程序后,就可以看到如图3166所示的主界面。
在Access 2003中,最基础的操作是数据库的创建。Access 2003数据库在通常情况下被保存为.mdb格式文件。
(1)单击“文件”—“新建”或单击“数据库”工具栏中的“新建”,打开“新建文件”窗格;
(2)在“新建文件”窗格中,单击“空数据库”选项,打开“文件新建数据库”对话框,;
(3)在该对话框中,选择数据库的保存位置并输入数据库文件名;
(4)单击“创建”,完成数据库的创建操作。
166Access 2003主界面
167“新建任务”窗格
168“文件新建数据库”对话框
169数据库创建
 
(二)数据库中的对象
Access 2003数据库中包含的对象有:表、查询、窗体、报表、页、宏以及模块等。每一个对象都是数据库的一个组成部分,其中表是数据库的基础,它记录着数据库的全部数据内容,其他对象是Access 2003提供的工具,主要用于对数据库进行维护和管理。
1.表在Access 2003中,数据库中的数据是以表的形式存储的,数据库是一个或多个表信息的集合,可以将信息拆分为表以增加数据库的灵活性。所以设计数据库的关键是如何建立组成数据库的若干张基本表。
2.查询查询对象在Access 2003中是数据检索的有效途径,可以按照某一特定的条件,在指定的表中进行数据的查找和分析。Access 2003查询对象也是以数据表的形式显示数据,但与基本表有着本质的区别,查询对象的数据表是虚拟的,它的内容和形式都随查询的设计和基本表对象中的内容的变化而变化。
3.窗体窗体对象是一个人机交互界面,在这个界面中,不但可以浏览数据还可以对数据进行操作。
4.报表报表对象主要用来把表、查询、窗体中的数据生成报表,进行打印。
5.页数据访问页具有一个以数据为中心的HTML设计环境,它允许在Web上进行数据交互。
6.宏宏是一种操作,和菜单操作命令一样,只是在对数据库作用的时间及条件上有所区别。菜单命令一般用在数据库的设计过程中,而宏命令一般用于数据库的执行过程中。
7.模块模块是由声明、语句和过程组成的集合,它们作为一个已命名的单元存储在一起,对Microsoft Visual Basic代码进行组织。
【训练】
1.新建一个Word文档《我的作业.doc》,并按如下要求完成对文档的操作。
(1)根据要求新建一个Word样式。要求如下:
样式名称为“我的样式”,样式类型为字符,文字格式为黑体、三号、加粗、红色。
(2)在该文档中输入以下文字:
 
“低碳”的清明更文明
 
一年一度复清明,一系列变化正在我们的身边悄然发生:在安徽合肥,今年清明节主题被定为“文明低碳祭祀,平安和谐清明”,倡导人们通过鲜花、绢花、卡片来表达追缅之情;北京的民政部门和社区工作人员为市民提供了网络“代祭”服务;南京有的公墓推出了“纸钱兑换鲜花”服务。
随着大量以更低消耗、更少污染、更多环保为核心的新做法涌现于各个城市之间,传统的清明习俗在植入“低碳”元素后,释放出了更文明、可亲的气息。
越来越多的人认识到,清明时节各种点燃香烛、焚烧祭品、鸣放鞭炮等祭扫方式,不仅与当下全社会所提倡的“低碳、生态、环保”生活方式不符,也产生大量垃圾和废气,污染生活环境,容易造成火灾等事故。时代的发展,观念的变更,正在为传统的清明节添加新的文化内涵和注解。
在今年的全国清明节工作视频会议上,民政部呼吁各地推行鲜花祭扫、居家祭扫、网络祭扫和社区公祭等文明祭扫方式,以及树葬、花葬、草坪葬等节地环保生态的葬式,打造绿色、生态、和谐清明。这不仅是公众的倡导,更是对政府部门提出的更高要求。
要让“低碳”的祭扫方式从新潮的“概念”走入实际,让它在生活中找到“落脚点”,需要有关部门在大力宣传这一新观念的同时,更好地增强服务工作,为人们“低碳祭扫”创造便利的条件。
引导、服务、便利,需要实实在在的细致工作。倡导市民前往祭扫时“自驾改坐公交”,城市公交系统应合理设置或调整;推行“植树替代香烛”,需要必要的园林绿地开辟和管养;提倡网上祭扫,需要规范祭祀网站的主持、组织与维护,使之更加符合人们对祭祀活动庄重、得体的要求;社区工作者应尊重民意民愿,做好社区公祭活动组织安排等。只有这样,“低碳祭扫”才能真正让清明节更加绿色文明。
 
(3)设置页边距上、下各2.5厘米,左、右各3.2厘米。
(4)以标题名称作为页眉,字体为仿宋、五号、居中;在页脚中插入页码,对齐方式为右对齐,起始值为2。
(5)将新建的样式——“我的样式”应用于文档的标题。
(6)将正文中中文字体设置为“楷体_GB2312,英文字体设置为“Time New Roman”,字号为小四,字符间距为加宽1.1磅。将文中“低碳”添加着重号,对第二自然段中的文字添加双波浪形下划线。
(7)将标题对齐方式设置为居中,对标题以下所有段落设置首行缩进0.75厘米,左、右缩进0.5厘米,段前0.5行,段后1行,行距为28磅。
(8)将最后一段文字设置25%的青色底纹。
(9)为最后一段设置边框:上边框为3磅上粗下细型,下边框为3磅上细下粗型。
(10)在文档中插入图片文件。图片环绕方式为四周型,对齐方式为居中,并适当修改图片大小。
(11)在该文档第二页中插入如下表格。
 
个人简历
 
姓名籍贯
出生年月性别
联系电话
Email
联系地址
 
照片
 
(12)将表格标题设置为艺术字,选择第2行第3列艺术字样式,字体为楷体_GB2312,40号,形状为两端近,环绕方式为嵌入型,阴影样式为样式4。
2.用Excel制作如下图所示工作表。
某学院2008、2009年度各专业招生人数统计表
 
专业2008年招收普高生数2008年招收三校生数2008年招收新生总数2009年招收普高生数2009年招收三校生数2009年招收新生总数两年平均招收新生总数
文秘52806068
会计80507555
酒店43454340
英语3010359
信息9058711
合计
 
(1)将标题字体设置为华文楷体、四号、合并居中,表中字体为宋体、五号、水平居中、垂直居中。
(2)对表中“合计”行的各单元格底纹设置为浅绿色。
(3)设置表格的外边框为细实线,内部框为虚线。
(4)计算出表中“2008年招收新生总数”“2009年招收新生总数”“两年平均招收新生总数”和“合计”各单元格的数据。
(5)设置“两年平均招收新生总数”列中各单元格保留一位小数。
(6)对各专业按照“两年平均招收新生总数”降序重新排列。
(7)筛选出2008年招生新生总数小于100人的专业。
(8)根据表中“两年平均招收新生总数”数据创建一个“三维簇状柱形图”插入表中,要求以“专业”为“图例项”,图例位于图表“底部”。
3.制作一个演示文稿,主题自拟,要求如下:
(1)演示文稿不少于10张幻灯片。
(2)以固定模板作为背景,幻灯片中要插入图片、艺术字等对象。
(3)设置幻灯片的切换效果、动画效果和放映方式。
(4)演示文稿中要包含超链接,能够实现页面之间的跳转。
(5)保存演示文稿并进行打包。
4.新建一个Outlook 2003邮件账户,并利用Outlook 2003给自己的邮箱发送一封邮件。
5.使用FrontPage 2003新建一个“个人网站”站点。
6.创建一个Access 2003数据库。

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