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第四部分日常事务

发布时间:2012-12-28  来源:原创  作者:主编:李强华 陈卿 副主编:韦志国 戚兆川 董丽娟 参编:优芳 李宝军 杨宏伟 郑伟戚 兆川  发布者:网络秘书  浏览次数:1112  
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第四部分日常事务
 
 学习目标
熟练掌握Microsoft Office 2003中常用软件的操作方法;
根据日常工作事务的不同性质,掌握选择具体办公软件的方法并熟练操作。
 
第一单元制作请柬
知识目标
 
了解请柬的构成元素和设计要求,了解请柬正文的写作规范。
能力目标
掌握使用Word 2003设计制作请柬的基本思路;
掌握图文混排的高级技巧。
 
一、工作任务
公司为庆祝某项目的顺利竣工,近期将组织一次宴请,请制作一份宴会请柬。
二、任务分析
日常办公中经常需要制作请柬用于邀请嘉宾参加某项活动,请柬综合使用了图片、艺术字、文字等多种元素,具有美观大方的视觉效果。Word 2003具有很强的图、文、表混排功能,使用Word 2003可以很方便地制作图文并茂的请柬。
三、任务处理
(一)设置请柬页面
新建一个Word 2003文档并保存为《请柬.doc》。请柬用纸往往不是标准纸型(如A4或B5纸),而Word的默认页面是A4纸型,因此首先应当改变其页面设置。方法如下:
单击“文件”—“页面设置”,打开页面设置对话框后,在“页边距”选项卡中,选择“方向”为“横向”。
单击“纸张”标签,打开“纸张”选项卡,在“纸张大小”下拉列表中选择“自定义大小”,在“宽度”中输入26 cm、“高度”中输入20 cm,这时对话框右下角预览区中显示纸张的基本形状,单击“确定”完成设置。
设置纸张方向;设置纸张大小
Word页面视图状态下,在“常用”工具栏的“显示比例”下拉列表里选择“整页”,这样就可在工作区看到请柬的全部页面了。
(二)插入页面边框
默认的页面为无修饰的一张白纸,显得较单调,可以添加边框进行修饰。单击“格式”—“边框和底纹”,进入“边框和底纹”对话框,单击“页面边框”标签,“设置”选择“方框”,进而设置边框的“线型”、“颜色”、“宽度”等。
单击“确定”,文档的页面就添加了一个边框。也可为文档设置“艺术型”边框。
(三)页面分栏
由于请柬往往是折叠式的,因此需要将页面分为左、右两栏。单击“格式”—“分栏”,进入“分栏”对话框,在“栏数”的下拉菜单中选“2”。单击“确定”,这时,注意页面标尺的变化,分栏之后,标尺会显示为左、右两段白色的部分。
(四)制作请柬标题
请柬的标题一般要求朴素、庄重、大方,并尽可能的具有艺术效果,如果使用Word中默认的字体则难以达到要求,因此可以使用“艺术字”这一功能。艺术字的优势有两个:一是可以设置文字的特殊效果,二是字的大小可以随意调整。
单击“绘图”工具栏“插入艺术字”,选择一种艺术字样式,单击“确定”。在“编辑‘艺术字’文字”对话框中输入“请柬”二字,选择合适的字体,单击“确定”完成。 选择艺术字样式图输入艺术字
艺术字插入到页面后,单击选中艺术字,出现“艺术字”工具栏,点击“设置艺术字格式”按钮,打开“设置艺术字格式”对话框,设置艺术字的填充颜色和线条颜色。艺术字的位置和大小还需要进一步调整,用鼠标拖动它到合适的位置,拖动艺术字体的四周控点改变它的大小,完成后的效果。
(五)插入图片
请柬如果仅有文字就会显得比较单调,可以插入图片使其风格活泼一些。选择图片时要注意:一是符合请柬活动的主题;二是图片分辨率要高,尺寸要大,这样才能显得比较清晰;三是图片不要过于花哨,应当简洁朴素。
光标定位插入点位置后,点击“插入”—“图片”—“来自文件”,在打开的对话框中选择合适的图片并点击“插入”1。
图片插入后,双击图片,弹出“设置图片格式”对话框,在“版式”选项卡中选择“四周型”环绕方式,然后点击“确定”。选中图片,通过调整图片上的控制点可以改变图片的形状及位置,生成的最终效果。
(六)设置正文文本框
为了使页面更加丰富多彩,可以将正文设置成为文本框的形式。在页面的右侧栏中的适当位置点击鼠标,将该位置设为插入点,然后点击“插入”—“文本框”—“横排”,选择横向排列的文字方式。拖动文本框的控制点可以调整其大小。
双击文本框边框,弹出“设置文本框格式”对话框,在“颜色与线条”选项卡“填充颜色”一栏的下拉列表中选择“填充效果”。
在“填充效果”对话框中设置颜色为双色,并且分别选择两个颜色,底纹样式设为水平,选择其中一种变形,右下角会出现示例,根据该效果调整颜色和底纹样式。
设置好填充效果后,返回到对话框中,将文本框的“线条”颜色设为无色,然后点击“确定”完成。
(七)录入请柬正文
在文本框中录入请柬正文,并设置好字体、字号。录入请柬正文
 
第二单元合同制作
知识目标
了解Word 2003中“样式与格式”的主要功能。
能力目标
掌握使用Word 2003设计制作合同的操作方法;
掌握使用Word 2003制作模板的方法。
一、工作任务
编辑设置一份网站建设合同委托书,并将其保存为模板,以备后用。
二、任务分析
合同文本的特点是篇幅较长,全文采用条款式的层次结构方式,要求全文格式统一。如果依次对每个条款逐个编辑格式,操作会非常繁琐,而且耗费不必要的精力和时间。Word 2003提供了比较便利的“样式与格式”功能,可以对合同的格式进行高效率的设置,能够满足编辑此类文档的需要。同时,为了便于以后制作合同,可以将此合同的格式保存为模板,这样再编辑同类文档时直接应用本模板,从而提高工作效率。
三、任务处理
(一)新建文档,录入合同条款
启动Word 2003,新建一个空白文档,在文档中录入合同条款全文,认真检查无误后,保存为《网站建设委托合同.doc》。
(二)设置文本格式
Word 2003提供了“样式与格式”快捷功能,样式的使用、新建、删除操作可见第三部分中的讲述。这里使用既有样式对文本进行格式编辑。
单击格式工具栏中“格式窗格”按钮,打开“样式和格式”任务窗格。
1.标题格式选中合同标题文本,点击“样式和格式”窗格中的“标题1”,则标题文本内容就会被“标题1”限定的格式刷新。
 
2.首部和前言的格式按照上述方法,分别设置合同的首部和前言两部分内容为“正文缩进”样式。
3.小标题格式合同的小标题要求与合同标题相区别,原则上字号应当更小一些,按Ctrl键依次单击文中所有小标题将其一次选中,之后单击“标题7”样式。
4.正文条款格式由于合同正文条款比较多,而且要求每一条款要进行编号,因此可以选择“1. 1/1.1/1.1.1”样式。如果条款下面还有更细化的二级条款,则可以选择“1. 1/1.1/1.1.1(缩进)”样式。
按照以上介绍的方法,将合同全文设置完毕后保存即可。
(三)保存为模板
合同文本格式编辑完成后,可以将此文档保存为模板,这样以后工作中如果需要编辑类似合同,就可以直接使用该模板来保持所有合同文本格式的一致性,而不需再对每一份合同进行格式设置。
点击“文件”—“另存为”命令,弹出“另存为”对话框,如图425,在“保存位置”区域选定用来保存模板的文件夹;在“文件名”中输入文件名“合同模板”;在“保存类型”中选择“文档模板(*.dot)”,点击“保存”完成。
保存为模板
 
第三单元商务信函的批量制作
知识目标
了解Word 2003邮件合并的基本概念、功能与常见典型工作任务。
能力目标
能够使用邮件合并功能制作内容相似的大量Word文档;
能够使用邮件合并功能发送内容相似的大量电子邮件。
 
一、工作任务
某房地产公司准备为新开发的住宅项目举行推介会,邀请各类人员数十人参加。需要向每位参会者发送书面邀请函,邀请函的抬头要写明该嘉宾的姓名及敬称(“先生”或“女士”),同时向嘉宾发送电子邮件进行邀请。
二、任务分析
本任务中,邀请函的嘉宾姓名及性别不同,而正文内容则完全相同,如果逐个制作Word文档、发送电子邮件将耗费大量精力。使用Word 2003提供的“邮件合并”功能,将可以批量制作这些商务函件,并以电子邮件形式发送给接收者。
邮件合并主要应用于制作内容相似的文件,具体而言有以下几种常见的典型工作任务:批量制作会议邀请函,批量制作统一格式的信封,批量制作标签、名片,批量制作工资条等。
三、任务处理
(一)建立主文档
新建Word文档,撰写邀请函主要内容,保存为《邀请函.doc》。
图426撰写邀请函
(二)制作数据源文件
新建Excel文档,将参会人员的相关信息制作成Excel工作表格。
(三)激活邮件合并工具栏
默认状态下,Word 2003的邮件合并工具并不显示在工具栏上,使用该功能需要将其激活。打开“邀请函”Word文档,单击“工具”—“信函与邮件”—“显示邮件合并工具栏”命令,通过该工具栏可以完成所有邮件合并的工作。
图428“邮件合并”工具栏
(四)设置文档类型
单击“设置文档类型”按钮,打开“主文档类型”对话框,在“文档类型”选项区选定“信函”单选按钮,单击“确定”。
(五)选择数据源
单击“打开数据源”按钮,打开“选取数据源”对话框,选取之前制作的Excel文档作为数据源。单击“打开”,从弹出的对话框中选择所需要的表格,此时“邮件合并”工具栏上的大部分按钮都被激活了。
(六)设置收件人
单击“收件人”按钮,打开“邮件合并收件人”对话框,通过该对话框对客户数据进行修改、排序、选择和删除等操作,删除第1个对象,选中第2~10个对象,单击“确定”即可将所选的数据源与邀请函建立链接。
(七)设置插入域
这些域取自于刚刚链接的数据源,首先将光标定位在邀请函需要插入域的位置(“尊敬的”之后),然后单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选中“数据库域”单选项,在“域”列表框中选择“姓名”,单击“插入”,之后单击“关闭”。插入后将在Word文档中显示“尊敬的《姓名》”。
(八)插入Word域
将光标定位在主文档“《姓名》”后面,在“邮件合并”工具栏上单击“插入Word域”—“If…Then…Else(I)…”,打开“插入Word域:IF”对话框,各选项设置,单击“确定”完成设置。这一步操作可以根据数据源中的性别信息,自动在邀请函中输出“先生”或“女士”作为对被邀请人的尊称。
至此,数据源与邀请函文档的域链接就基本完成了。
(九)查看合并数据
单击“查看合并数据”按钮,查看合并到邀请函中的数据。
(十)生成所有人的邀请函并保存
在合并数据中,如果效果满意则可以单击邮件合并工具栏的“合并到新文档”按钮,则Word会为数据源中的每一名联系人生成一个邀请函页面。
 
此时,单击工具栏“打印”按钮可将这些邀请函逐份打印出来。如需保存,点击工具栏“保存”按钮,弹出保存对话框,输入文件名并选择保存路径即可。
 
(十一)合并到电子邮件
单击“邮件合并”工具栏上的“合并到电子邮件”按钮,打开“合并到电子邮件”对话框,
在“邮件选项”的“收件人”下拉列表中选择“电子邮件”;在“主题行”中输入电子邮件的主题,如“邀请函”;在“邮件格式”中选择“HTML”;在“发送记录”中指定电子邮件的范围,这里选中“全部”。单击“确定”完成操作,即可向电子邮件中合并数据源。
(十二)发送电子邮件
当系统完成邮件合并工作后,将会在Outlook的“发件箱”中自动生成并保存所有参会人员邀请函的电子邮件,此时便可统一发送邀请函了。
【知识链接】
Word 2003的“邮件合并”功能支持很多类型的数据源,包括Microsoft Office地址表、Microsoft Word数据源、Microsoft Excel工作表、MicrosoftAccess数据库、HTML文件等。
主文档是经过特殊标记的Word文档,它是用于创建输出邮件的“蓝图”,其中包括了基本的文本内容;数据源实际上是一个数据列表,其中包含了用户希望合并到文档的数据;合并域用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本,比如收件人的姓名和地址等。
 
第四单元绘制组织结构图和流程图
知识目标
了解组织结构图、流程图的基本功能。
能力目标
掌握组织结构图的基本操作;
能够根据实际情况绘制组织结构图、流程图。
 
一、工作任务
根据公司部门构成情况,绘制组织结构图。
根据公司客户服务部受理客户投诉的工作规定,绘制客户投诉处理流程图。
二、任务分析
在向客户介绍本公司的基本情况时,往往需要采用多种形式,如文字、数据、表格、图片等,这样可以增强介绍的形象性。PowerPoint 2003提供的“组织结构图”工具,经常用于表现单位或部门的内部组织关系,如公司、企业、学校和机关的组织结构。利用这个工具可以很方便地画出各种复杂的组织结构图。
除了“组织结构图”这个工具外,PowerPoint 2003还提供了一个与之相似的工具,那就是自选图形中的流程图绘制编辑功能。使用这一功能可以将办理某项业务的程序以直观的方式呈现出来,便于理解,从而方便工作的开展。绘制流程图需要认真研究阅读公司的相关规章制度,在充分理解把握的基础上才能绘制出科学合理的工作流程图。
三、任务处理
(一)绘制组织结构图
1.新建文档启动PowerPoint 2003后,新建一个演示文档,选择一种幻灯片设计效果。在标题文本框中输入“大地公司组织结构图”作为即将绘制的组织结构图的标题,保存文档为《组织结构介绍ppt》。
2.插入组织结构图(有两种方法)一种是利用幻灯片版式建立带组织结构图的占位符幻灯片,另一种是向已存在的幻灯片中直接插入组织结构图。下面介绍第一种操作方法。
依次点击菜单栏“格式”—“幻灯片版式”命令,在右侧出现“幻灯片版式”任务窗格,在“应用幻灯片版式”列表中选择含有组织结构图占位符的幻灯片版式,单击“标题和内容”版式后,编辑区将出现占位符。
单击“插入组织结构图或其他图示”占位符,弹出“图示库”对话框,选择“组织结构图”并点击“确定”,在幻灯片中插入一幅组织结构图的雏形,同时出现组织结构图工具栏,如,可以使用工具栏对组织结构图进行编辑。
插入组织结构图
3.输入组织机构名称根据单位的实际机构设置情况,依次在各个图框内单击,输入组织机构的名称,设置文字的字体、字号和颜色等,完成后的效果。
4.添加下属机构在默认状态下,组织机构图的第二级机构只有3个部门,如果多于3个的话,还需要增加二级机构,也就是为最高机构增加一个下属机构,操作方法如下:
选中最高机构“总经理”图框,右键单击选择快捷菜单中的“下属”命令,就会在其二级机构中增加一个图框,将其命名为“财务部”。
 
5.添加助手如果最高机构“总经理”有助手的话,可以为其添加助手,操作方法是:选中“总经理”图框,右键单击选择快捷菜单中的“助手”,就会在“总经理”下方增加一个助手机构,将其命名为“总经理助理”。
添加下属和助手机构还可以通过以下方法完成:鼠标左键点击选中需要添加下属或助手的图框,然后点击“组织机构图”工具栏的“插入形状”右侧的“▼”,在下拉列表中选择“下属”或“助手”。注意,最高级部门不可以添加同事。
6.添加第三级部门如果在第二级部门下面还设置有第三级部门,那么可以给第二级部门添加下属。按照上述方法为“综合办公室”添加两个下属,分别为“秘书科”和“后勤科”;为“销售部”添加两个下属,分别为“销售科”和“售后服务科”。随着部门数量的增加,组织结构图也会不断变得模糊,这时可以通过调整显示比例来获得清晰的显示效果,依次单击“视图”—“显示比例”命令,在弹出的“显示比例”对话框中选择适当的比例,以上操作完成后效果如。
7.改变第三级部门悬挂方式在以上操作完成后,由于受到第三级机构的影响,第二级机构之间的距离出现了不均衡的现象,使得全图不够美观。为了弥补这种缺陷,可以改变第三级机构的显示方式,操作方法是:分别选中带有下属机构的“综合办公室”和“销售部”,然后点击“组织结构”工具栏的“版式”按钮,在下拉列表中分别选择“左悬挂”和“右悬挂”,这步操作可以调整第三级部门的悬挂方向,完成后效果。
8.美化组织结构图以上完成的组织结构图比较粗糙,可以在此基础上进行美化。美化的对象主要是文本框和线条。方法主要有两种:一种是套用格式,另一种是进行自主设计。
点击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”按钮,在弹出的“组织结构图样式库”中选择一种点击“确定”,完成后效果。
(二)绘制客户投诉处理流程图
1.新建文档在PowerPoint 2003中,绘制流程图主要使用的是自选图形功能。首先新建一个演示文档,选择一种幻灯片设计效果。在右侧的“幻灯片版式”窗格中设置为“只有标题”,并在其标题文本框中输入“大地公司客户投诉处理流程图”作为即将绘制的流程图的标题,然后将该文档保存为《客户投诉处理流程图.ppt》。
2.绘制图形及流程在绘图工具中依次单击“自选图形”—“流程图”—“过程”,拖动鼠标在幻灯片适当位置绘制一个矩形,右击该矩形,在弹出的菜单中选择“添加文本”,在矩形中输入“客户投诉”并设置文字的字体、字号等属性。
单击“自选图形”—“箭头汇总”,选择一种箭头样式,在“客户投诉”下方绘制一个箭头;按照这种方法在箭头下方绘制一个菱形,并输入文本“投诉分析。”
对投诉内容分析后,如果是不合理投诉则直接向客户进行反馈,在菱形右侧分别绘制直线、箭头和文本框,在文本框内输入“不合理投诉”;合理投诉由技术部处理,按上述方法绘制处理流程。
3.图形组合由于绘制的流程图所使用的元素比较多,因此为了防止发生错乱,需要将它们的位置关系固定下来形成一个对象。按Ctrl键,同时依次点击流程图上所有的元素(文本框、矩形、菱形、直线、箭头等),然后右键单击,选择快捷菜单中“组合”—“组合”,这样就可以将所有的元素整合为一个整体。
第五单元工作日记
 
知识目标
了解Outlook 2003的基本功能。
能力目标
掌握使用Outlook 2003的日历功能记录工作的方法;
掌握使用Outlook 2003的日历功能设置事务提醒的方法。
 
一、工作任务
使用Outlook 2003记录一天的工作情况,并事先提醒未来某天的工作事务。
二、任务分析
Outlook 2003主要功能是对个人工作信息、通信等进行管理。工作日志一般包括时间、工作内容、联系人等信息要素。工作日志可以作为工作的凭证,便于进行业绩考核,因此各单位一般都要求员工进行工作记录。在本任务中,主要使用Outlook 2003的日历功能,在此功能中可以进行工作记录,同时也可以安排未来工作,并设置提醒,以防止用户因忙碌而造成工作的疏漏。
三、任务处理
(一)启动Outlook 2003并登录
在计算机上安装好Outlook 2003应用程序,并完成账户的设置,登录后软件主界面。
(二)切换至日历界面
点击左侧窗格中的“日历”按钮,可以将右侧区域切换到日历界面。在这个界面中,默认状态以天为单位(显示当天的日期),并且按照24小时制划出了每小时对应的表格。也可以选择工作周(5天)、周(7天)、月等显示,点击工具栏上的“工作周”按钮,切换到本周的界面之下。
(三)填写当天工作记录
对当天的工作内容进行记录可以通过两种方法实现,一是手动的方式,二是自动的方式。下面介绍手动添加方式。
依次点击“文件”—“新建”—“日记条目”,弹出“日记条目”对话框。在“主题”框中,键入日记的标题,在“条目类型”框中选择“任务要求”,然后填写工作记录的内容,如果需要可选择其他选项,完成后点击工具栏的“保存并关闭”。
(四)查看日记条目并设置自动记录
填写了工作记录后,可以供以后查阅。依次点击菜单栏“转到”—“日记”命令,这时会弹出确认框,要求确认打开日记,如图464,点击“是”,进入查看。如果是第一次进行这个操作,会弹出日记自动记录设置的对话框,选择自动记录的项目并点击“确定”,这样以后进行所选操作时,软件自动将其记录到日志中,不需再进行手动操作。
设置好自动记录选项后就可以查看到当前所有的日志记录了。
默认状态下的视图是按类型显示的,如果不便于查看,可以通过左侧窗格中的“当前视图”改变成为其他显示类型,例如切换成“条目列表”。
双击其中的一个条目,可以打开查看具体内容。如果有需要也可以对其内容进行修改并保存。
可以采用与查看日志条目相似的方法查看所有的任务,依次点击菜单栏“转到”—“任务”命令就可以打开任务列表。
(五)设置工作提醒
提醒的目的是防止因故出现的工作疏漏,提醒的对象可以是本人,也可以是同一工作组中的其他同事,也可以对邮件进行提醒。在这里主要介绍对个人的提醒设置,其他提醒类型可参考这里介绍的方法进行设置。
依次点击菜单栏“文件”—“新建”,新建一个工作任务。在弹出的对话框中输入主题和提醒内容,设置“开始”“截止”的日期,状态设置为“进行中”,选中“提醒”并设置时间。为了引起注意,还可以设置声音提示,点击喇叭图标,在弹出的选择框中选择所要播放的声音文件,点击“保存并关闭”。
提醒时间到时,软件将弹出提醒对话框并播放声音文件,可以根据需要点击“消除”或设置再次提醒的时间。
第六单元制作通讯簿
知识目标
了解Outlook 2003通讯簿的基本功能。
能力目标
能够新建通讯簿并向其中添加联系人;
能够修改联系人信息,查找或删除联系人;
能够将通讯簿导出为所需要的文件。
 
一、工作任务
将常用的联系人添加到Outlook 2003通讯簿中,并将通讯簿导出。
二、任务分析
Outlook 2003提供了比较灵活而强大的通讯簿和联系人管理的功能。通讯簿实际上就是一系列联系人的集合,是由联系人构成的。联系人包含一系列的属性,如姓名、电子邮件、单位等信息。通过使用通讯簿和联系人,不仅可以向联系人发送或接受邮件,而且还可以通过Outlook 2003与他们展开协作。
在本任务中,需要进行的操作主要是将联系人添加到通讯簿中,从而建立起包含多个联系人的通讯簿供使用;添加了多个联系人的通讯簿不仅可以在Outlook 2003中使用,也可以将其导出,供其他程序使用。
三、任务处理
(一)启动Outlook 2003,新建通讯簿
启动程序后,默认打开一个通讯簿(Outlook通讯簿),一般情况下使用该默认通讯簿即可。如有需要,可以新建一个通讯簿,单击菜单栏“工具”—“电子邮件账户”,弹出“电子邮件账户”对话框,在“目录”中选择“添加新目录或通讯簿”,点击“下一步”。在弹出的对话框中选择“附加通讯簿”选项,然后点击“下一步”。
在“附加通讯簿类型”中选择“个人通讯簿”,点击“下一步”。在“个人通讯簿”中输入新建通讯簿名称并选择存放路径,设置姓名显示方式后点击“确定”完成。
(二)向通讯簿中添加联系人
点击“文件”—“新建”—“联系人”,弹出新建联系人输入窗口;在“常规”选项卡中输入联系人的基本信息如姓氏、名字、单位、部门、职务、电子邮件、电话号码、地址等;如果需要保存此人更详细的信息,可以点击“详细信息”选项卡,输入其他信息;输入完成后,点击“保存并关闭”即可将该联系人添加到通讯簿中。
新建联系人
反复执行这一操作,将所有的联系人全部添加到通讯簿中。
(三)查看、查找联系人
点击菜单栏“转到”—“联系人”命令可切换到联系人视图下。在默认情况下以地址卡的形式显示联系人,也可以在左侧窗格的“当前视图”栏中选择其他显示方式。所有联系人
查找联系人有两种方式:一种是点击联系人列表右侧的字幕索引按钮,可以将相应的姓氏的联系人筛选出来;另一种是点击工具栏的“查找”,弹出查找输入框,在其中输入相应的条件也可以找到。这两种方法都比较简单,不再赘述。
(四)修改联系人信息或删除联系人
如果联系人的信息发生了变化,则需要对通讯簿中的信息进行修改。找到需要修改信息的联系人,双击该联系人后即可打开所示的信息对话框,选择其中需要修改的项目进行修改,完成后点击“保存并关闭”即可完成更新。
如果联系人已经失效,可以从通讯簿中将其删除。方法有两种:一种是在联系人视图下,选中目标联系人,右键单击,选择快捷菜单中“删除”;另一种方法是,依次点击菜单栏“工具”—“通讯簿”打开通讯簿列表,选中需要删除的联系人后点击工具栏上的删除按钮,将联系人删除。
 
(五)导出通讯簿
Outlook 2003的通讯簿可以导出来成为独立文件,从而便于其他工作的使用,例如可以导出.xls文件在Excel程序中打开进行编辑,也可以导出.pst格式文件供其他邮件客户端软件使用。
点击“文件”—“导入和导出”,弹出“导入和导出”向导,选择“导出到一个文件”选项,点击“下一步”,在弹出的“导出到文件”对话框中选择“创建文件的类型”为“Microsoft Excel”。这样导出的文件就是一个.xls文件,可以使用Excel程序打开和编辑。也可以选择“个人文件夹文件(.pst)”。
点击“下一步”,在弹出的对话框中可以进行导出内容的设置,在这个对话框中,可以导出的对象比较多,在这里选中“联系人”,点击“下一步”。在弹出的对话框中选择适当的保存路径,即完成了通讯簿的导出。
 
【训练】
 
1.李丽是春光杂志社的一名文员,主要负责向各地作者发放稿酬。8月份杂志刊发的部分文章、作者以及稿酬情况见下表。李丽需要完成如下两项工作:
(1)在Excel中制作“8月份作者地址与稿费列表”作为数据源,为其中的每一名联系人制作一个信封,要求信封上标明地址、邮编、姓名和尊称(先生或女士)。
8月份作者地址与稿费列表
姓名性别地址邮编文章标题稿费(元)
马志明男河北省石家庄市
××区×路×号050021浅谈当代大学生的道德观塑造70.50
李明丽女江苏省南京市××区××路×号210012互联网对大学生人生观的影响126.00
刘辉男吉林省长春市××区××路×号130401制作多媒体课件应注意的几个问题94.00
吴天明男四川省成都市××县××路×号611437高职毕业生就业渠道研究50.00
苏惠女广东省广州市××区××路×号511300高职院校学生社团活动中存在的主要问题50.00
 
(2)利用上表的数据源,为每位作者寄送一封信件,内容如下:
 
尊敬的先生(或女士):
您的大作《》(文章标题)已在本刊2010年8月份发表,现通过邮政汇款将稿酬元奉上,请注意查收。感谢赐稿!
祝身体健康、事业如意!
 
春光杂志社
2010年9月10日
2.请在PowerPoint 2003中绘制如下图的流程图,并将其进行组合。
3.下周六是你的生日,请设计制作一份折页式的请柬,邀请朋友参加你的生日party。要求适当采用图片、文本框、文字等元素,制作美观大方。
4.请根据所在学校的机构设置情况,绘制本校的组织机构图,并对其进行美化修饰。
5.使用Outlook 2003记录下当天自己的学习和生活活动内容。
6.在Outlook 2003中新建一个任务并设置提醒,要求如下:提醒的事务是及时完成调查报告,最后完成时间是9月30日16时,要求设置提醒声音。其他信息可自行补充。
7.在Outlook 2003新建一个个人通讯簿并命名为“供应商通讯簿”,将以下人员添加到新建立的通讯簿中:
刘志强,通海贸易公司销售部经理,办公电话01022222222,电子邮件lzq8888@126.com
李赫男,巨翼办公用品公司经理,办公电话031122222222,电子邮件kaikk@163.com
马强,久畅贸易公司销售部经理,办公电话01055555555,电子邮件maq88@126.com
李生,爱康公司经理,办公电话01066666666,电子邮件aikang88@163.com
8.将第7题中建立的通讯簿导出为一个.xls文件。

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