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第五部分管理工作

发布时间:2012-12-28  来源:原创  作者:主编:李强华 陈卿 副主编:韦志国 戚兆川 董丽娟 参编:优芳 李宝军 杨宏伟 郑伟戚 兆川  发布者:网络秘书  浏览次数:986  
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第五部分管理工作
 
学习目标
学习日常管理中诸多任务的处理方法,掌握工作分配、会议管理、财务分析、项目预测、宣传片制作、公司网站制作等工作的技巧。
第一单元工作分配
知识目标
了解使用Outlook 2003进行任务分配与接受、跟踪的基本知识。
能力目标
掌握使用Outlook 2003分配任务的操作方法;
掌握使用Outlook 2003接受任务的操作方法;
掌握使用Outlook 2003进行任务跟踪的操作方法。
 
一、工作任务
向本部门其他同事分配撰写会议方案的任务,并监督其完成的过程。
二、任务分析
在Outlook 2003中,用户可以实现与同事之间的工作协作,将某项工作任务分配给同事,由其接收后通过Outlook 2003可以将开展情况及时反馈给任务分配者。
在任务管理过程中主要涉及任务管理者和实施者两种主体。任务管理者创建、安排并分配任务,对任务提出具体要求,同时可以跟踪任务的进展情况;任务实施者接到任务安排后,确认可以接受该任务后具体落实,在实施过程中或完成后,可以将结果反馈给任务管理者。本节将依次介绍任务分配、接受及跟踪的全过程。
三、任务处理
(一)启动Outlook 2003并添加同事
启动Outlook 2003程序,并向通讯簿中添加同事作为联系人。
(二)创建任务
点击菜单栏中“文件”—“新建”—“任务”,弹出新建任务对话框。在默认的“任务”标签下,“主题”框中键入任务名称如“撰写会议方案”,分别设定好开始和截止日期,并且输入具体工作要求。如果需要可打开“详细信息”选项卡,填写要在任务中记录的其他所有信息,完成后单击“保存并关闭”。
如果任务是一种常规性的工作,需要定期反复去做(例如每月都需要交电话费),那么可以将任务设置为重复,创建任务时或在创建完成后打开该任务,单击工具栏中“重复周期”,弹出“任务周期”设置框。在“定期模式”选项区选择重复周期按天、周、月或年,如选择“按月”,然后设置周期内具体时间,或单击“每当任务完成后的第 n 个月重新生成新任务”并输入时间频率。在“重复范围”选项区,设置任务的“开始”和“结束”日期,完成后点击“确定”保存。这样,这项任务就会自动进行循环,不用重复创建。
任务创建完毕后,可以查看所有的任务列表,点击菜单栏“转到”—“任务”就会切换到所有的任务列表窗口中。默认情况下的列表视图为简单式,可以通过左侧“当前视图”窗格选择其他视图模式。
(三)分配任务
双击任务列表中需要分配的任务,打开该任务对话框,单击工具栏中“分配任务”,出现对话框,为了便于以后跟踪任务进度,在这里需要选择“在我的任务列表中保存此任务的更新副本”和“此任务完成后给我发送状态报告”复选框。
在“收件人”一栏中输入任务接收者的电子邮件地址,点击“收件人”,在弹出“选择任务收件人”的对话框中选择收件人,选中需要接收该任务的同事,点击“收件人->”,将此人添加到收件人一栏中,如果需要分配给多个同事,则可反复执行这一操作。点击“确定”后返回到对话框中,单击“发送”,即可完成任务分配。
为确保无误,可查看任务分配情况,在“任务”列表窗口中,选择左侧“当前视图”中“分配”,就可以看到任务的分配情况了。
(四)接受任务并反馈任务进度
以上的几步操作都是从任务管理者角度进行的,下面从任务实施者(同事)的角度介绍接受任务和反馈任务进度的方法。
任务实施者登录自己的Outlook 2003账户接收邮件,就会收到管理者发来的任务分配信件,。接到这个任务后,实施者需要为自己建立新的待完成的任务,这时可以采用一种简便的方法创建该任务,即用鼠标左键在收件箱列表中点选该邮件主题,并将其拖动到左侧窗格的“任务”按钮上,则自动为实施者创建一个任务。
点击“任务”将主界面切换到任务视图下,双击该任务名称弹出任务状态报告对话框,在对话框中输入任务的进展情况,如开始日期、状态、完成率等信息。点击工具栏中“发送任务报告”按钮,弹出任务报告对话框,填写相关内容后点击“发送”,向任务创建者发送进展报告。
(五)管理者跟踪任务
管理者在设置任务时已经选择了“在我的任务列表中保存此任务的更新副本”和“此任务完成后给我发送状态报告”这两个复选框,因此实施者的任务状态会自动报告给管理者,管理者可以在自己这一端查看任务进展。将主界面切换到任务视图状态下,在左侧窗格的“当前视图”中选择“当前任务”,就会显示出已经分配并进行中的任务列表与任务的进展情况,【知识链接】
 
用户可以在 Outlook中通过电子邮件创建任务。如果收到要求完成某项任务的电子邮件,可以直接将该消息从收件箱拖到“任务”文件夹中。
如果新建的任务是一个私人事务而且需要保密,用户可以在新建任务时选择右下角的“私人性质”复选框,将个人任务设为私人性质,这样该任务仅能由本人看到,其他人则无法看到。
 
第二单元会议管理
 
知识目标
了解Outlook 2003会议管理的基本功能。
能力目标
掌握使用Outlook 2003向联系人发送会议通知的方法;
掌握使用Outlook 2003预约会议资源的方法。
 
一、工作任务
将召开会议的通知发给参会人,并预约会议所用的会议室等资源。
二、任务分析
在日常生活、学习和工作中,遇到的约会和会议等活动非常多,很容易发生混乱。其实约会和会议在本质上是一样的。Outlook 2003提供了管理约会和会议的功能,可以轻松地帮助用户创建会议要求、安排会议的时间和地点、通过邮件通知所有与会人。Outlook 2003能获取相关与会者和会议室的日程安排,帮助组织者了解与会者及会议资源的情况,从而选择合适的时间召开会议。被邀请的与会者可以发出对会议邀请的答复——接收或拒绝。召集者可以查看并统计各个与会者的响应,给会议组织提供更多的便利。
三、任务处理
(一)新建会议
启动Outlook 2003后,点击“文件”—“新建”—“约会”命令,打开会议创建对话框。默认状态下是“约会”标签,根据需要在“主题”中输入“讨论经销商大会筹备事宜”,“地点”中输入“公司小会议室”,标签选择“必须出席”,设置好“开始”和“结束”的时间,如果需要可以选中“提醒”功能,在下面的文本框中输入会议的其他要求。
(二)添加与会者并预约会议室资源
点击“计划”标签,进一步设置该会议。首先选中工具栏上的红色叹号,将该会议标记为重要性最高的会议,与会者收到会议请求后,将会在前面出现一个红色的叹号给予提示,使与会者引起足够重视。
在全部与会者一栏中目前只有会议发起者一人,这时需要添加其他与会者,单击“添加其他人”,在下拉菜单中选择“添加自通讯簿”,弹出对话框,选中必须参加会议的联系人,单击“必选->”将其添加到必选框中。“必选”指该人必须参加会议;“可选”指不强制参加会议。从联系人列表中选择管理会议资源的办公人员,点击“资源->”向其发送会议信息预约会议室。
(三)发送会议通知
 
完成以上操作后点击“确定”回到图514所示的界面,点击工具栏中“发送”,即可把会议信息发送给所有与会者和会议资源管理人员。当会议的组织者通过上述操作向与会者发出会议邀请后,即可等待与会者的响应。
(四)与会者响应会议
与会者登录Outlook 2003后将会收到会议信息,根据自己的实际情况对会议作出响应。双击打开会议通知邮件,点击邮件阅读区上方的“接受”,接受此次会议并将信息反馈给组织者。与会者如果不能参加会议则可以点击“拒绝”,如果想请求改变会议时间则可以点击“建议新时间”。
(五)跟踪会议情况
会议发起者登录Outlook 2003,切换到“日历”视图下,可以看到在会议当天日历上已经显示了该项工作。双击会议信息的文字框,弹出此次会议的详细信息框,点击“跟踪”标签,。可以在“响应”一栏中对与会者的响应情况进行修改或查看,从而可以掌握与会者的动态,为会议顺利召开奠定基础。
【知识链接】
 
会议组织者收到与会者的响应后,如果大家要求更改会议时间,或参加人数严重不足,也可以修改或取消此次会议,操作方法是:在日历视图下,双击要修改的会议,然后修改相关信息,完毕后,单击工具栏上的“发送更新”,即可将修改设置后的会议要求发送给与会者。需要取消会议则可以选中要取消的会议,然后单击“删除”,在弹出的提示框中选中“发送撤销邮件并删除会议”单选,然后单击“确定”。随后打开“会议”窗口,在窗口底部的文本框中输入取消会议的原因,然后单击“发送”,将取消会议通知发送给与会者。
 
第三单元财务分析
知识目标
了解Excel 2003中数据处理的高级技巧及不同工作表之间协同工作的操作;
熟悉公式和函数的基本编辑及图表的处理。
能力目标
熟练掌握工作表间协同工作的方法;
熟练掌握图表的制作方法;
掌握“添加趋势线”的操作方法。
 
一、工作任务
根据公司某段时间内的财务数据进行财务分析和预测,为投资和经营活动提供准确、 翔实的依据。
二、任务分析
数据比较和分析最常用到的工具是Excel 2003,使用它制作数据变化对比图和趋势分析线,可直观地看出财务收支的变化情况,借此为投资和经营活动提供依据。
三、任务处理
(一)制作数据表
将公司一段时间内的财务数据制作成工作表“财务情况分析表(2008年、2009年)”,并更名为“月经营情况表”,保存文档为《损益分析.xls》。
(二)制作损益分析表
以2008年12月为例制作损益分析表,并将工作表更名为“损益分析表”,借以分析两年同期数据的变化。制作步骤如下:
1.在第二行输入损益分析表项目标题
2.数据引用在B3中输入12月份“总投资”数据,这里采用数据的相对引用和工作表之间的协同工作。单击B3,输入“=”,之后单击工作表“月经营情况表”标签,打开此工作表,选择“G18(2009年12月总投资数据),按Enter键结束。
选中B3,移动鼠标到单元格右下方出现“+”字,按住鼠标向下拖动至B12,利用复制的方法填充2009年12月份的其他项目数据。同样,填入上年同期数据。
3.函数运用填充2009年7—12月总投资累计数据,选中D3,单击求和按钮,单元格中出现,这时单击工作表“月经营情况表”,鼠标由B18选择至G18,按Enter键结束。按2.中所述操作填入2009年12月份的其他项目累计数据和“上年累计”数据。
4.公式运用“月增减”等其他四列数据通过编辑公式填入。
选中F3(月增减),输入“=B3-C3,按Enter键结束。
选中G3(月增减%),输入“=F3/C3,按Enter键结束。选中G3,右键单击,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,设置“百分比”的小数位数为“2”。
选中H3(累计增减),输入“=D3-E3,按Enter键结束。
选中I3(累计增减%),输入“=H3/E3按Enter键结束。同G3设置百分数的格式。
选中F3:G3区域,鼠标移至右下角出现“+”字,按住鼠标向下拖动至第12行,其他项目的数据即被填入。
(三)生成图表
使用生成的数据,制作同期比较的柱状图,直观分析各种项目的变化情况。
选中“损益分析表”中B2:C12区域,单击“插入”—“图表”,在弹出的窗口中选择“柱形图”—“簇状柱形图”,单击“下一步”—“下一步”,在随后弹出的“图表选项”窗口中填入图表标题“12月份损益分析图”,选择“图例”选项卡,将图例显示的位置设为“右侧”,单击“下一步”—“完成”。同样方法制作“7—12月累计损益分析图”。
(四)趋势分析
研究某一项目在一段时期内的变化曲线,分析其未来一段时间的发展趋势,此任务可通过添加趋势线来实现。以2009年的总收入为例。
1.绘制折线图选定“月经营情况表”中A17:G17区域,按Ctrl键同时选中A27:G27区域,单击“插入”—“图表”,在弹出的窗口中选择“折线图”—“数据点折线图”,依次单击“下一步”至“完成”,绘制出2009年“总收入”折线图。
212009年7—12月总收入折线图222009年总收入趋势线
2.添加趋势线单击“总收入”折线图将其选中,右键单击,选择快捷菜单中“添加趋势线”,在弹出窗口的“类型”中选择“线性”,“选项”选择“趋势预测前推2周期”,单击“确定”完成。
 
第四单元项目预测
知识目标
了解Excel 2003中“方案管理器”功能;
熟悉数据绝对引用技术。
能力目标
熟练掌握数据的绝对引用;
掌握“方案管理器”的编辑方法。
 
一、工作任务
现有公司2009年某基建项目的收、支数据,请据此对未来几年内类似项目的经营情况进行预测。
二、任务分析
每个公司经营中都会有许多项目需要管理,假设几种方案对某一项目的经营情况进行预测分析,可帮助公司有的放矢的做好项目的规划。Excel 2003中的“方案管理器”功能可帮助人们实现这一任务。
三、任务处理
(一)录入各项目数据
以公司某基建项目为例,根据本项目2009年各项数据在sheet1中制作“公司基建项目预测表”,并将工作表命名为“数据表”,计算“总费用”=SUM(B4:B7),“利润”=B3-B8。
(二)设定预测增长率
在A11:B17区域中输入本项目中各项数据的预测增长率,设定为10%。
(三)计算各项数据年度增长值
本步骤要使用绝对引用技术以减省操作环节,提高工作效率。首先输入2010年预测数据,在C3中输入“=B3*(1+﹩B﹩13)”。同样,依次在C4—C7中输入“=B4*(1+﹩B﹩14),=B5*(1+﹩B﹩15),=B6*(1+﹩B﹩16),=B7*(1+﹩B﹩17)”,同(1)中方法计算总费用”和“利润”的数值。
选中C3:C9区域,移动鼠标至右下角出现“+”字,按住鼠标向右拖动至F列,2011—2013年预测数据即可填入。
(四)设定方案
设定不同的增长方案,通过预测数据的比较,为公司提供有效选择。
1.添加方案选中预测增长率B13:B17,单击“工具”—“方案”,弹出“方案管理器”对话框,单击“添加”,输入方案名(如30%方案),单击“确定”。在弹出的窗口中输入各单元格的方案变量值(0.3),单击“确定”。
2.“显示”功能此功能可直接观察同一方案不同年度的数据。单击“方案管理器”中的“显示”,则在“数据表”中显示不同预测方案情况下各年度的数据变化。
3.“摘要”功能单击“方案管理器”中的“摘要”,在弹出的窗口中选择“结果类型”为“方案摘要”“结果单元格”中输入F2:F9(2013年数据),单击“确定”,即生成“方案摘要”分析表。另外,除不同年度外,还可在“结果单元格”输入某一项具体数据,如A9:F9(利润)可生成不同方案下“利润”的预测数据方案摘要。
第五单元产品宣传
知识目标
了解PowerPoint 2003制作宣传片的基本知识。
能力目标
掌握宣传片制作的基本思路;
掌握宣传片中各要素的添加方法;
学会制作个性化母版。
一、工作任务
某房地产公司准备为新开发的住宅项目举行宣传推广会,需要制作媒体类型丰富、风格生动的电子演示文档在会上演示播放。
二、任务分析
在学术交流、工作汇报、产品展示等场合进行演讲时,往往需要借助于一些带有文字和图表的幻灯片以加深对观众的印象。PowerPoint 2003是制作电子演示文档(简称ppt文档)最常用的工具。在本任务中,所要制作的ppt文档需要在对外推广展示活动中放映,从而达到宣传目的。宣传片不仅要能够全面展示项目信息,而且要注重形式的美观与新颖。
三、任务处理
(一)制作母版
母版的编辑和普通幻灯片相同,可以添加图片、声音等多种元素,值得注意的是母版中的元素会在所有幻灯片中显示,因而母版的制作尽量简洁,同时,根据需要可以制作具有个性化色彩的模板。新建PowerPoint 2003文档,单击“视图”—“母版”—“幻灯片母版”,进入母版设计视图。
在编辑区顶部的“幻灯片母版视图”工具栏中,点击“插入新标题母版”(图中鼠标所指),即可添加一张标题页。在空白页面处右键单击,选择快捷菜单中“背景”,并在背景填充色下拉框中选择“填充效果”。
在“填充效果”页面中选择“图片”标签,单击“选择图片”,找到作为标题页背景的图片双击打开。依次单击“确定”和“应用”,便可将该图片作为标题幻灯片的背景,效果。同样设置其他幻灯片的母版背景。单击“关闭母版视图”,退出母版编辑状态。
(二)幻灯片内容的添加
1.标题页
添加文字:插入艺术字作为标题,设置好字体、字号、颜色及摆放位置。
艺术字标题效果
添加背景音乐:依次单击菜单栏“插入”—“影片和声音”—“文件中的声音”,在弹出的选择框中选择作为背景音乐的音频文件;单击“确定”后弹出播放方式对话框,单击“自动”,使音乐根据幻灯片设置播放。
右击页面中出现的声音图标,在快捷菜单中选择“编辑声音对象”;在“声音选项”中选择循环播放,并隐藏声音图标,点击“确定”。
右击声音图标,在快捷菜中选择“自定义动画”,在窗口右侧出现自定义动画选项,在元素列表中选择“效果选项”,打开“播放声音”对话框,“开始播放”选择“从头开始”“停止播放”设为“在35张幻灯片之后”(具体数字根据幻灯片数量或音乐配播的幻灯片数决定),这样可以保证音乐在幻灯片演示过程中不断循环播放下去。
2.制作目录页目录页的主要功能是列出文档的内容提纲,引导观众理解全部内容。
选择第二张为当前幻灯片,单击“自选图形”—“基本形状”—“圆角矩形”,在页面中拖放添加一个圆角矩形。设置矩形大小,将其填充色选为双色,设置填充效果,线条颜色设为无色。右击圆角矩形在快捷菜单中选择“添加文本”,添加文字后设置文字格式,调整图形位置。同样方法制作目录页的其他项,完成后效果。
3.制作公司介绍页在具体内容上,可根据需要使用视频、组织结构图、业绩图表等多种元素形式,此处介绍使用“幻灯片版式”添加元素的方法,其他方法可参阅第三章介绍。
添加视频:按Enter键插入一张幻灯片,粘贴上页中标题“华安地产公司简介”,在右侧的“幻灯片版式”中选择“标题文本与媒体剪辑”版式,点击后在主页面划分出左右两部分,左侧为媒体剪辑框,右侧为文本框。双击左侧栏的“插入媒体剪辑”图标,出现媒体选择窗口。如果本公司的宣传视频已经在媒体库中了,可以直接将其选中并点击“确定”;如果媒体库中没有视频,则点击“导入”,找到本公司的宣传视频,添加到幻灯片中。添加视频后,会弹出播放方式选择对话框,单击“在单击时”播放。在当前页面右侧的文本框中添加关于公司介绍的文字,并设置字体、字号和颜色等。完成以上操作后可以点击“放映”,预览该页的设计效果。
添加图表:采用柱状图展示公司业绩。插入幻灯片,设置版式为“标题和图表”。双击图表图标,在数据表中输入数据后关闭表格窗口,柱状图即完成。
为了使其更加美观,可对图表进行设置。双击柱状图,进入图表可编辑状态。在此状态下,双击背景墙弹出背景墙格式窗口,设置填充效果为黄色渐变效果。单击数据系列图形,弹出“数据系列格式”设置框,在“图案”标签下设置系列的填充效果,在“形状”标签下设置柱状体的形状。
添加文字和图片:新建一张幻灯片,并点击“插入图片”,在弹出的选择框中选定图片,点击“插入”。将图片拖放至合适位置并调节大小,在页面空白处制作自选图形和文本框,输入文字介绍,设置文字格式。
添加表格:新建一张幻灯片,将其设置为“标题和表格”版式,单击页面中表格图标,弹出插入表格行列设定框,输入表格行、列数,点击“确定”,即在幻灯片上绘制出一张表格。双击表格的边框,弹出设置表格格式对话框,设置表格属性。在表格中填入项目和数据,设置文字格式。
4.编辑超链接为增强幻灯片之间的联系性,可以使用超链接在目录项和文档内某张幻灯片之间建立关联。将目录页作为当前幻灯片,选中“东岸阳光项目介绍”几个字作为热区,单击工具栏中的“插入超链接”图标,弹出“插入超链接”框,选中最左侧的“本文档中的位置”,在中间将出现本文档的所有幻灯片编号,选择目标幻灯片,右侧会出现其预览图以便于用户选择,选好后点击“确定”。
5.设置动画效果幻灯片基本元素和链接编辑好后,动画设计是关键的美化环节。右键单击对象,在快捷菜单中选择“自定义动画”,在编辑区右侧窗格中出现“自定义动画”栏,点击“添加效果”弹出下拉菜单,选择“进入”—“百叶窗”效果。
选中窗口右下角“自动预览”,则将在主页面中展示所选择的动画效果。如果需要重设或删除动画效果,在“自定义动画”任务窗口的对象列表中选中对象后,点击“更改”或“删除”即可。按照这种方法分别对页面的其他元素设置动画效果,在各个元素左上角出现数字序号,表示这些元素的动画播放顺序。
(三)设置幻灯片切换方式
默认情况下幻灯片页面之间直接切换,为了更加生动,可以设置动画效果。选中幻灯片,选择菜单栏中“幻灯片放映”—“幻灯片切换”,或者在右侧窗格的下拉菜单中选择“幻灯片切换”。右侧窗格会变成“幻灯片切换”选择区,在其中选择切换效果、切换方式、速度、声音等,并可以勾选“自动预览”在编辑区显示切换效果。依次选中每一张幻灯片进行设置。
(四)设置放映方式
点击菜单栏“幻灯片放映”—“设置放映方式”,打开设置对话框。设置放映方式对话框
其中的“放映类型”包含三种类型:“演讲者放映”是由介绍者控制的放映方式,单击鼠标可以切换幻灯片并显示动画效果,一般情况下选择“演讲者放映”即可;“观众自行浏览”是观众自主使用PowerPoint软件在计算机上以窗口形式播放;“在展台浏览”是文档自动以全屏幕方式在屏幕上播放,适合于无人管理的放映,能够实现自动循环播放。
(五)打包演示文稿
将制作好的演示文档保存为《产品宣传.ppt》,为了便于在各种场合下使用,可将制作好的文件进行打包,具体操作见第三章相关介绍。
第六单元公司网站制作
 
知识目标
了解FrontPage 2003的功能特点。
能力目标
掌握使用FrontPage 2003设计制作网页的基本方法。
 
一、工作任务
某汽车销售公司准备建设一个公司网站,主要目的是介绍公司基本情况,展示销售的汽车产品和价格。
二、任务分析
建设网站是一项专业性非常强的工作,主要涉及网络域名和空间申请、网站内容制作、网站数据上传、网站维护等几个大的方面。更多网络建设的内容日常都由专业机构和人员去做。也可以使用FrontPage 2003完成简单的网站内容设计与制作工作。FrontPage 2003是一款网页制作的入门级工具,提供了设计、制作与管理网站的基本功能,能够设计出图文并茂的静态网页,简单易学,适合非专业人员使用。
三、任务处理
(一)搜集相关信息和资料并规划网站
网站是一个展示的窗口,必须向访问者提供充分而准确的信息,因此在建设网站和设计网页之前,必须搜集大量的信息和资料,主要类型有企业介绍、企业图片、产品介绍、产品图片、人物资料等。这些资料搜集起来后,集中存放在一个文件夹中,以便使用。
建设网站之前要认真规划网站的结构和内容,也就是说应当明确网站包括页面的数量、实现的功能、页面的基本布局等,只有把这些问题事先明确下来,网站建设才能顺利进行。
(二)启动FrontPage 2003,新建一个网站
双击桌面FrontPage 2003图标或依次点击“开始”—“程序”—“Microsoft Office”—“Microsoft Office FrontPage 2003启动该软件。如果是第一次使用,会弹出确认框,提醒将其设置为默认的网页编辑器,点击“是”或“否”将其关闭,然后进入到主界面。确认设为默认编辑器
依次点击菜单栏“文件”—“新建”,在窗口右侧出现“新建”窗格,在“新建网站”中点击“其他网站模板”,弹出网站模板选择框。
 “常规”标签下,左侧列出了FrontPage 2003自带的几种网站向导,使用它们可以在程序的引导下输入相关的信息,自动生成一个简易的网站。这种方式创建网站虽然比较简便,但是效果不够理想,所以一般情况下不采用向导模式生成网站,而是由用户自主设计。在此,选择“空白网站”,程序将自动创建不包含网页的网站其他基本数据。在右侧列出了网站的存放位置,网站的所有数据(图片、网页文件等)都将存放在这个路径下,如果用户需要指定文件夹存放,可以另行设定,在此采用默认路径。点击“确定”后程序将在极短的时间内创建网站数据并回到主界面,左侧是网站文件夹列表,可以看到程序已经自动创建了两个文件夹,其中images文件夹用来存放网站所使用的图片文件。一个空白网站
(三)创建主页
通常一个网站包含多个网页,其中一个往往是最重要的,用户登录网站后首先看到的就是它,因此被称为“主页”或“首页”。
单击文件夹列表中最上层的根目录,然后在空白区点击右键,在弹出的菜单中选择“新建”—“空白网页”,将在网站根目录下建立一个网页,并且该网页被自动命名为index.htm,即该网站的首页。
(四)设定首页布局
双击首页在编辑区中打开,需要用户输入文字或插入图片。由于整个页面为空白,编辑内容时不便操作,所以就需要为页面划分区域。在右侧“布局表格和单元格”窗格中选择一种表格布局样式,页面上就会自动划出几条直线将空白页面分割为不同区域,这些直线仅为设计需要而显现出来,在浏览器中打开页面时是看不到的。选择页面布局样式
如果对布局样式不满意,可以在已有布局的基础上进行自主修改,在此将右侧两个矩形区域合并,用鼠标选中两个表格,右键单击,在弹出的菜单中选择“合并单元格”。
(五)制作首页顶部横栏
网页的顶部横栏相当于页面的标题,对访问者有很大的吸引力,可以采用多种方式制作美观的顶部横栏,在此使用的是一张带有企业名称的图片。
将光标放在顶部表格中,右键单击,在弹出的菜单中选择“单元格属性”,在“背景”下点击“浏览”选择要使用的图片。插入图片后保存网页,由于该图片文件没有在网站文件夹之内,因此会弹出“保存嵌入式文件”对话框,点击“更改文件夹”,将该图片保存到网站下的images文件夹内。
保存后,按F12键查看在IE浏览器中的页面效果。
(六)设置首页属性
网页属性设置的目的是便于搜索引擎和浏览器识别网站信息与性质。用鼠标在网页空白处单击右键,在弹出的菜单中选择“网页属性”,弹出“网页属性”设置对话框。在常规标签下,分别输入标题、网页说明、关键字等信息,也可以为网页设置背景音乐。设置完毕并保存后,再用浏览器预览时,在浏览器标题栏将显示网页的标题。
(七)插入滚动字幕
在左侧竖栏中插入欢迎的滚动字幕,将光标移到左侧竖栏中,点击菜单栏“插入”—“插入Web组件”命令,弹出插入对话框,在左侧组件类型中选择动态效果,在右侧选择字幕,然后弹出字幕设置对话框,填入欢迎文字并设置其他选项。完成后可在IE浏览器中预览效果。
(八)插入交互式作为导航
导航是在网页上出现的一系列链接,可以方便地转到其他网页。FrontPage 2003提供了一个导航组件,但是应用比较复杂,对于页面较少的网站也可以通过其他方式实现导航。在这里介绍通过交互式进行导航的方法。
将光标定位在左侧竖栏中,依次点击菜单栏“插入”—“交互式”,弹出“交互式按钮”对话框,选择按钮样式,并输入文本。这里的文本也就是在导航条上出现的文字,将作为导航链接来使用,需要根据网站规划来确定,可以选择“公司简介”“产品展示”“在线留言”等。交互式按钮文字的样式可以在“字体”标签下进行设置。交互式按钮的链接暂时空缺,等创建了其他相关页面后再设置。
所有的交互式导航按钮完成后效果。以上操作完成后需要及时保存网页,保存时还会出现嵌入式文件保存选项,将外部文件保存到网站文件夹内即可。
(九)输入文字
分别在右侧竖栏和底部横栏中输入文字信息,基本操作方法和使用Word类似。其中,底部横栏的文字内容主要是公司地址、联系电话、传真号码、电子邮箱等信息;右侧竖栏中可以插入艺术字和普通文字,完成后的效果。
(十)制作公司简介正文页面
在窗口左侧的文件夹列表窗格中选中index页面,然后右键单击,在弹出的菜单中选择“根据现有网页新建”命令,将新建一个默认名为new_page_1.htm的新页面,该页面与index页面完全一样,这样就可以省略许多相似的工作,只需在此基础上根据需要进行修改就成为一个新的页面了。
新建页面后需要保存,点击保存,弹出“另存为”对话框,将该页面保存在网站根目录下,文件名为about表示该页面为公司简介页面(注意:此处不可采用汉字名称),点击“更改标题”输入该页面的标题“公司简介”。
保存后,在右侧的竖栏中删除原来的内容,输入公司简介文字并进行排版设计,操作与Word类似,不再赘述。完成并保存后,通过IE浏览器查看的效果。
(十一)制作产品展示页面
按照上述方法新建一个产品展示的页面,保存在网站根目录下,页面文件名为chanpin,页面标题为“产品展示”,并输入文字和图片,通过IE浏览器查看的效果如图583。
图583产品展示页面浏览效果
(十二)制作其他页面
按照同样方法,分别制作图竖栏中所列出的5个内容页面。
(十三)制作在线留言页面
新建一个页面,保存在网站根目录下,页面文件名为liuyan,页面标题为“在线留言”,然后在右侧竖栏中分别输入文字“请对我公司的产品和服务留下宝贵意见!”,将光标定位在该文字下方,然后点击“插入”—“表单”—“文本区”,这样就在制定位置添加了一个文本输入区。在FrontPage 2003中此输入区是无效的,但是当网站上传到服务器后,服务器如果包含特定的组件支持,在浏览器中打开此页面时就可以输入文字并提交了。同样方法分别添加访客姓名和联系方法的文本输入框,完成后效果。
文本输入区所接受的文字比较多,文本输入框所接受的文字比较少。这样一个简单的在线留言系统就基本建好了,要想正常使用还需要服务器端的支持。
(十四)设置各个页面之间的链接
打开网站主页,双击“公司简介”交互式按钮,在弹出的设置框中选择该链接页面。
按照这种方法依次设置另两个交互式按钮的链接页面。完成后,再为主页中的“公司动态”和“保养常识”两个栏目中的5篇文章标题设置超链接,分别用鼠标选中文章标题文字,然后点击工具栏的“插入超链接”,弹出超链接设置框,选择相应的页面即可。
本操作中,当选择了链接网页后,可以点击“目标框架”,弹出“目标框架”设置框,选择其中的“新建窗口”并点击“确定”,这样可在点击了链接之后在一个新的窗口中打开页面。
以上操作完成后,需要检查各页面之间的超链接是否正常,是否存在遗漏。点击编辑区的“网站”标签,单击下方的“超链接”可以看到网站所有页面之间的链接关系,点击其中一个页面上的“+”符号可以展开其所链接的页面,从中可以看出,主页可以链接到所有的页面,但其他页面不能相互链接,也不能链接到主页。也就是说以上操作所创建的网页只是相互孤立的,没有建立起联系来,这是因为在建立新网页时所依据的主页中用于导航的交互式尚未设置链接关系,因此这里需要手动设置页面之间的链接。上文中提到,可以通过导航来建立链接,在此采用交互式建立链接的方式,由于所建立的网站页面数量不多,所以交互式建立链接的工作量并不大。如果网页数量很多的话,就不适合采用这种方式了。
为了建立页面之间的联系,可以采用一种简便方法:选中主页中用于导航的三个交互式,然后将其复制到其他网页中,由于这三个已经建立了链接关系,因此这种链接也会被复制到其他页面中。完成这一操作后,各个页面之间的链接关系就可以显示出来。
(十五)测试并发布网站
完成以上所有操作后,网站的创建基本结束。这时所有的网站文件都存放在本地计算机的硬盘中,可以通过IE浏览器进行阅览,检查无误后就可以上传到网络服务器上了。点击菜单栏“文件”—“发布网站”,弹出“远程网站属性”设置框,在“远程网站”标签中,可以选择服务器类型和网站地址。发布网站的操作需要事先准备网络空间和域名,在此不再介绍。
 
【知识链接】
静态网站和动态网站是相对的两个概念,也是目前网站的两种基本类型。静态网站指全部由HTML代码构成的页面所组成的网站,其页面也可以出现各种视觉动态效果,如gif动画、flash动画、滚动字幕等。每个静态网页都有一个固定的URL,且网页URL以.htm,.html,.shtml等常见形式为后缀,而不含有“?”。静态网页发布到网站服务器上后,无论用户是否访问,每个网页的内容都是保存在服务器上的。静态网页没有数据库的支持,在网站制作和维护方面工作量较大,因此当网站信息量很大时完全依靠静态网页制作方式比较困难。静态网页的交互性较差,在功能方面也有较大的限制。
动态网站采用ASP,PHP,JSP,ASP.net,CGI等编写出在服务器端运行的程序、网页或组件,它们会随不同客户、不同时间、不同动作向访问者发出不同的网页。
静态网页和动态网页各有特点,网站采用动态网页还是静态网页,主要取决于网站的功能需求和网站内容的多少,如果网站功能比较简单,内容更新量不是很大,采用纯静态网页的方式会更简单,反之一般要采用动态网页技术来实现。
【训练】
 
1.在Outlook 2003中创建一个任务,具体要求如下:工作内容为搜集有关2010年空调价格的趋势信息,完成时间为2010年12月20日(或酌情另选其他时间),任务所需要的时间为15小时。
2.将第1题中创建的任务分配给一名联系人,并监督其实施进展状态。
3.新建一个将于2010年12月12日召开的会议,将会议通知发送给其他同学。其他同学接到会议通知后,将是否参会的信息反馈给组织者,组织者根据情况修改会议信息或取消会议。
4.搜集相关文字资料和图片,制作一个介绍本学校的宣传片,要求设计具有本校特色的模板,文档中包含文字、图片、表格、超链接等,并且合理设置动画效果和换片方式。
5.搜集相关文字资料和图片,使用FrontPage 2003制作一个介绍本班情况的简易网站,要求不少于20张网页,并以文字和图片形式传达信息,网页之间建立合理的链接关系,并做到美观大方。

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