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项目四办公室邮件处理

发布时间:2012-12-28  来源:本原创  作者:主编:焦名海 方有林 副主编:雷鸣 王明丽 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1617  
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项目四办公室邮件处理
 【知识目标】
能描述办公室邮件的内容和分类;
能描述办公室邮件处理的程序;
能描述秘书人员对邮件处理的权限;
能描述电子邮件的工作过程。
【能力目标】
能根据单位的要求对办公室邮件进行分拣;
能对传统邮件进行处理;
能对电子邮件进行处理。
【案例导入】
十一放完假回来,吕萌从大楼物业管理处领回了大量信件、报纸与单页广告。吕萌一看到这一大堆邮件,头都大了,但是她还是耐着性子对这些邮件进行分拣。她先把经理的报纸分开来,然后分各个部门的。分完报纸后,她又分拣各部门信件,最后分拣私人信件。分完信件后,吕萌将很多单页广告直接丢进垃圾筒,她认为这些都是无用的广告。吕萌分完邮件后,行政部潘经理拿来10多份上司签好字的文件,要求吕萌将这些文件寄给公司的重要客户,另外要吕萌给他们发电子邮件,告诉他们文件全部寄出,要求在他们收到邮件后回馈收到信息。吕萌想下午没有时间去办,所以潘经理一说完,她就去邮局寄了。
可是过了两周,有两家客户表示还没有收到,并打电话问潘经理到底有没有寄。又过两天,吕萌收到退回来的信件。吕萌一看,才知道将区名和街道名抄写为别的公司的地址了。
问题:(1)吕萌处理邮件收发时有什么可取之处,还有哪些方面需要改正。
 
(2)吕萌如何来拟写并发送这份电子邮件。
 
任务一传统邮件的处理
【任务描述】
吕萌一上班,就到楼下的信箱中取回了公司的邮件。今天取回来的有:当地政府报2份(1份送总经理,1份留行政部),当地财经报1份(送总经理),秘书杂志1本,礼品世界杂志1本,写有公司收的信件3件,另外写有于副总经理收的信件3件,刘志、文润芝等私人收的信件各5件,本市采辉印刷促销优惠广告单1份,某少儿活动中心广告1份,某快餐菜单1份。吕萌如何来处理这些邮件?
吕萌今天需要寄出去的邮件有:给水务集团(天心路12号)的邀请函,给川柯公司(同德路176号)的合同样本,给广州子公司——得利礼品有限公司(天河区中山大道四通大厦444号)的通知和任命书,给消防局(燕飞路39号)的答复函。
 
 办公室事务处理
项目四办公室邮件处理
 
 【实训】
实训一
一、实训名称
收到邮件的处理。
二、实训目的
(1)能快速地对邮件进行分拣。
(2)能按要求和步骤处理收到的邮件。
(3)能针对不同的情况对邮件进行及时有效的处理。
三、实训步骤
(1)对送达的邮件进行签收。
(2)对邮件进行初步分拣。
(3)对邮件进行拆封。
(4)对邮件进行登记。
(5)对邮件进行分发传阅。
四、实训要求
(1)签收邮件。了解公司邮件送达的情况,做好签收前邮件的检查工作。
(2)快速、熟练地对邮件进行分拣。邮件分拣的方法有很多,选取一种适合本公司的邮件分拣方法,注意应同本公司实际相结合。
(3)对邮件进行拆封。在注意邮件安全和邮件拆封权限的前提下对邮件进行拆封,避免不必要的麻烦。
(4)邮件的登记。为方便日后查找和核对,要做好邮件的接收登记工作,设计一个接收邮件登记簿。
(5)邮件的分送。经过上述处理后,秘书人员还要做好邮件的分发、传阅工作,设计一个邮件传阅提示单。
五、实训结果与测评
(1)根据本公司的实际情况,制订本公司邮件的分拣原则。
(2)提交1份接收邮件登记簿。
(3)提供1份邮件传阅登记单。
实训二
一、实训名称
寄发邮件的处理。
二、实训目的
(1)能熟练掌握寄发邮件的程序。
(2)能够根据邮件的特点选择合适的寄发方式。
三、实训步骤
(1)寄发邮件的核对签发。
(2)寄发邮件的地址核对,并对邮件进行标记。
(3)对寄发邮件进行查对、汇总,做好登记工作。
(4)对寄发邮件进行折叠和装封。
(5)选择合适的寄发方式。
四、实训要求
(1)请上司在寄发的邮件上签字时,注意总结有哪些注意事项。
(2)对寄发邮件的地址进行核对,并对邮件进行标记。秘书要保证收件人地址和姓名无误,并检查邮件的标记。
(3)对邮件进行查对,保证内容完整,并把需要寄发的邮件进行汇总。设计一个寄发邮件登记簿,做好寄发邮件的登记工作。
(4)对寄发邮件进行折叠和装封,保证对方拆封时信件内容不会被损坏。
(5)根据信件的性质及要求,选择合适的寄发方式,完成寄发工作。
五、实训结果与测评
(1)提交1份寄发邮件登记簿。
(2)提交1份各种寄发方式联系信息汇总表。
 
【理论知识】
一、办公室邮件有哪些
邮件业务包含国内邮件、明信片、国内印刷品、国内保价邮件、国际邮件、国际印刷品、国际保价函件等。在日常工作中,秘书人员接收到的邮件主要有信件、账单、结算单、传单、报纸和杂志等。
二、办公室邮件的收件处理
1.办公室邮件的送达情况
(1)由传达室或收发室送至秘书办公室。传达室或收发室收到邮件,再送到秘书办公室。秘书人员在这种情况下,应当注意邮件到达自己办公室的时间规律,尽量不要在邮件送达期间离开办公室;若不能避免,应请人代领。秘书人员应当面清点邮件总数,并在“邮件收领单”上签字,特别要注明机要邮件、急件、保密件、经办人等项目。如邮件有污损应当面指出,以分清责任,并在邮件上注明“邮件收到即如此”。
(2)送至单位信箱,由秘书自取。邮件送至本单位信箱,由秘书自取,带回办公室。这时,秘书人员每天开箱取件的次数应该和邮局投递的次数相一致。为提高邮件的处理效率,应尽可能地在时间上与送达时间相协调,形成一种规律。只有这样,才不致耽误工作,也会避免邮件遗失。秘书在开启信箱时应该做到专事专办,即取出邮件后应立即返回办公室,不要带着邮件再去办理其他任何事情。如果邮件较多,秘书可以事先带上一个包袋,以免邮件在途中失落。
(3)专人送达至秘书办公室。特快专递等由专人送达的邮件在一天之内随时可能到达,一般由秘书人员负责签收、处理,然后分发给其他部门及有关人员。
2.办公室邮件的分拣规则对邮件进行分拣,可以把邮件分发工作变得简单些。
(1)按照收件人的姓名分拣。这是最容易操作的一种标准,但实际分类时很不方便,只适合于人数较少的公司或部门。
(2)按邮件的重要程度,可以把邮件分为重要邮件和普通邮件。邮件封皮上有“机要”(confidential mail)、“急件”(urgent mail)、“快递”(expressed mail)、“保价”(insured mail)、“挂号”(registered mail)等标记或其他带回执邮件(certified mail),或重要来信人姓名、重要来信单位名称的,属重要邮件;其他为普通邮件。各单位可以根据自己行业的情况和本单位的特点设定重要性分拣标准,同时针对邮件非常多的单位,秘书人员可以自行将按重要性分拣和按收件人姓名、部门名称分拣相结合,方便本单位的邮件分拣工作。
(3)按邮件的性质,可以把邮件分为公务邮件和私人邮件。公务邮件又细分为三类:重要邮件、普通邮件(即上一种分法中的重要邮件和普通邮件)和报刊、广告、小册子等印刷品。私人邮件既包括寄给组织中具体某一个人的邮件,也包括那些封皮上标有“亲启”“私人”等字样的邮件。对于这类邮件,秘书一般都要将其直接交到收件人手里。
(4)按邮件的紧急程度,可以把邮件分为特急件、急件和普通件。这种分拣方法比较初级,需要和其他分类方法结合使用。
(5)按收件部门的名称进行分拣。秘书在按一个部门一类的方法进行分拣时,如果邮件上写的部门本组织没有设置,则把它归入与此相近的部门,如写明“教育处”收的,可以归入本公司的“培训中心”。这种方法还可以与第一种方法结合起来用,先按收件部门的名称分拣,然后再根据姓名进行归类。
3.办公室邮件的拆封很多人认为给邮件拆封是非常简单的事情,可是如果在拆封时没有注意到邮件的安全或者没有注意邮件拆封的权限,可能会引起不必要的麻烦和问题。因此,了解这方面的内容是很有必要的。
(1)邮件拆封权限问题。不能拆开有“亲启”“保密”等标记字样的邮件,除非上司授予秘书这样的权力;如果无意拆开了不应该拆的邮件,应立即在邮件上注明“误拆”字样,并封上邮件。有的信件上面没有标明信件性质的,秘书人员要具有辨别公务信件和私人信件差别的能力。一般来说,公务信件是打印的,而私人信件是手写的;公务信件的信封是白色的,私人信件的信封是多种颜色的;公务信件的信封往往印有单位的名称和地址,而私人信件的信封往往是公开出售的。
(2)邮件安全问题。拆邮件前,要在邮件底部轻轻敲击几下,使邮件内的物件落到下面,以防信笺等物留在信封口的边缘。如果忽视了这一点,支票和重要物件可能会被剪坏,给工作带来不便。拆封时,应该使用开封刀或者用自动拆封机开启邮件,不要剪去邮票、邮戳、邮编、地址等标记,小心取出邮件,并仔细检查邮件内的物件是否全部取出;邮件上注明的附件,必须核对清楚,如果缺少附件,应该在邮件上注明。然后将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。如果接收的邮件是报刊、小册子等印刷材料,拆封时要注意整洁,一般应把邮件上的所有包装纸除去,并把来件理齐摊平;有的办公室要求将来件地址和邮件附在一起,如果有这个要求,秘书应该检查邮件上的来件地址是否已写在邮件上,然后才能扔掉邮件包裹物。有经验的秘书应该把一天所收到的邮件包裹物都保存起来,以便查找遗漏的来件地址或以备其他需求。
4.办公室邮件的登记邮件收到后,要对邮件进行登记。对邮件进行登记有两个目的:一是当收发邮件有误时可以作为核对依据,二是可以作为回复邮件的提示条。对邮件进行登记的方法是建立一个登记簿,把所有重要的邮件登记在这个小本上,而将广告、报刊等印刷品类的来件略去。接收邮件登记簿主要包含收件编号、收件日期、邮件种类、发件对象、收件人签名、备注等项内容。其中注明邮件日期是一项非常重要的工序,因为在法律等部门收件日期和时间往往是至关重要的。
5.办公室邮件的分发这些分成堆的信件在核查无误后,基本上可以分为两大类:一是需要呈交上司的邮件,二是需要交给他人的邮件。秘书在把邮件送达上司和他人的过程中,首先要了解这个过程中的注意事项,才能更加高质高效地完成任务。
(1)呈交上司邮件的注意事项:
①邮件的准备时间。应该千方百计赶在上司进办公室之前把收到的邮件准备好,或者在上司到办公室后不久准备好。
②邮件的摆放顺序。根据重要程度整理上司的邮件,最重要的放在最上面,以便于上司先阅办最重要的邮件,如电报、挂号信或专递信件等。电子广告商也经常使用快速传递方式,因此必须把这些材料与特别紧急的信件分开。
③邮件的内容方面。如果以前保存在档案中的邮件与现在这封邮件有很大的联系,要把两者放在一起;不要忘记问上司是否希望把收到的亲笔信复印几份;征询上司的意见是否需要对邮件进行归纳和评述。如把长信中重要的地方标出来,或者是把有用的地方记下来。如果是一封请求上司在宴会上发表讲话的信,也许需要秘书在信的空白处标出时间、地点等信息,并指出与其他约会是否有冲突。要注意是否允许在邮件上写字或者做记号,在得不到许可的情况下,应贴一张自动粘贴或可以移动的小纸条。
④邮件的存放装具。征询上司的意见是否可以使用不同颜色的文件夹存放不同类别的邮件。
(2)需要交给他人邮件的注意事项:
①私人邮件和机密邮件应该密封完好地送交本人及有关人士。
②如果一邮件所含的内容涉及数个部门,就要进行特殊处理,使各有关部门都能及时分别处理与之有关的问题。方法有如下几种:将有关部门列表附在来信上,将此邮件送各部门传阅,各有关部门负责人采取必要行动后,从附表中划掉该部门的名字;由负责处理邮件主要问题的部门持有邮件原件,并由该部门将主要问题转告其他有关部门处理;将邮件复制几份,然后分发给各有关部门。
6.办公室邮件的传阅有的邮件需要给几个人看,这时就应使用邮件传阅顺序提示单或者设计一个传阅顺序提示条(如下表)。提示条上应有传阅人姓名(按职务高低排列)和传阅序号(按阅处信件的工作顺序排列)。每个人都必须在看完信件后签上自己的名字,然后再转交给下一个人,不要拿掉信件上面的邮件传阅顺序提示单。
传阅顺序提示单
 
年月日
序号传阅人阅信人签名阅信日期
1销售部张玲经理(签名)
2市场部魏东经理(签名)
3公关部王华经理(签名)
4生产部赵强经理(签名)
请签上姓名、日期后,传给下一个人,最后请交给秘书张洁
三、办公室邮件的寄发处理
1.办公室邮件的核对和签发秘书人员要做好寄发邮件的准备和核对工作。信函起草完毕后,秘书应该按照正确的格式进行打印,并保证字句、用词及标点符号的使用正确,同时核对附件等信息是否完整,尽量保持信件的整洁、清楚,防止疏漏。
请上司签发邮件。秘书发出的邮件必须经过上司签字之后才能生效。秘书要做的工作是将需要上司签发的信函准备好后,在恰当的时机送上司签字。除紧急的信件必须立即请上司签字之外,一般的信件可以集中在一起,找一个方便的时间统一请上司签字。把邮件送给上司签字时,要根据上司的喜好决定是否将邮件和附件一起给他,这样可以提高工作效率。此外,在原邮件写好而没有修改和签字之前一般不需要复印,这样就可以省去在修改原件的同时还要修改复印件的麻烦。
2.办公室邮件的查核在邮件封装寄发之前,需要仔细查核邮件。查核的内容包括:一是查核附件,二是查核信皮,三是查核邮件标记。
作为秘书,一定要注意查核邮件后面所注明的全部附件是否齐全,这是非常重要的。一定要注意把所有的附件和原件附在一起,因为对于收件人而言,没有收到附件或者收到错误的附件的信件都是没有意义的。
查对信封的相关信息。邮件装封前,要对所发邮件进行查对,检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致,以减少发生误差的几率,加快邮递过程。
查核邮件标记。有两类邮件标记需要打印在邮件上:一种是邮件性质标记,如“私人”“保密”等;另一种是邮寄方式标记,如“挂号信”“急件”“快递”等。
3.办公室邮件的折叠和装封邮件装封之前,秘书应该注意将信纸上的小夹子或其他装订用具取下。信纸的折叠应该根据信封和信纸的规格而定,下面介绍几种信件的折叠方法:
(1)多页信纸应按顺序折叠成一叠,不能单页折叠。折叠信纸时把有文字的一面放在里面。用大号信封的,折叠时把信纸按纵向三等分;用小号信封的,折叠时应先把信纸按纵向两等分,然后再把已作了两等分的信纸三等分。
(2)把附件订起来或者插入叠好的信中。如果附件与信纸一样大小,可以折叠并装入普通的商业信封中。如果附件有多页的话,把它们订起来,但不要和信件订在一起,应先折叠附件,再折叠信件,然后把折好的附件放在信件的最后一折里面,这样取信时,附件也会跟着被取出。
(3)如果是比信件大的附件,包括小册子、说明书、目录和其他印刷材料等,普通的信封装不下,应该用较大的信封。可以把信件和附件一起放入大信封邮寄,也可以附件用包裹寄,而信件另外寄。如果是比信件小的附件,而且小很多,可以把它订在信件的左上角;如果有两个以上的附件,把最小的放在最上面。
将折叠好的信件装入信封,除了整齐美观外,还要考虑方便收件人拆阅。因此信纸不能撑满信,上下和左右边留出大约0.5 cm的距离。装入信封后,要仔细封好开口,并贴上邮票。这一环节的工作需要注意:给邮票和封口上胶水时,要同时使用吸湿器,吸湿器能吸干过量的水分,以免污染信封;不要用舌尖去舔信封和邮票,这样做既不卫生又不保险。
4.办公室邮件的汇总登记在传统邮件邮寄前的最后一道工序就是邮件的汇总登记。汇总登记有利于日后对邮件的核查,此项工作不容秘书人员忽视。通常应设置一个发出邮件汇总登记簿,包含序号、发往单位、密级、紧急程度、寄送方式、寄送人、寄送时间等项目。
5.办公室邮件的寄发邮件的寄发可以采取邮局邮寄、机要通信、专人送达等多种方式。邮件的寄发要考虑时间、经济、便利、邮件特点等因素。如果时间允许,可以通过邮局办理寄发,价格比较低廉;但如果时间紧迫,可以选用专人投递或快递邮件服务,费用相对较高。有保密要求的要通过机要通信、专人送达等方式,而不能用普通邮寄方式。秘书人员要了解相关规章制度和寄发时间,选择一种既能满足时间要求又能节省开支,设备和服务都跟得上的发送方式。
 
【相关链接】
一、秘书人员对邮件处理的权限
秘书可以自行处理的信件,处理结果需要让领导知道时,可打印一张小的字条说明你做的事情,把字条与信件放在一起,然后放到领导的桌上供审核。其中,许多秘书可以自行处理的信件都属于例行公事,如回答一般的询问、感谢某人送来想要的东西等,这样的小事就不必向领导汇报。
关于对报纸和杂志的处理,秘书可以挑出领导喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。
广告和传单是方便、免费的信息来源,秘书可以从中了解新产品的市场行情和发展趋势,也可以了解一些重要的会议和其他的商业行动。例如,会计可能会对新的会计手册感兴趣。因此秘书不要按照惯例扔掉所有广告,应该选择一部分保存下来备用。
账单和结算单一般应转交付款部门。如果办公室负责付款,而付款日期还很远,秘书可以把付款日期记在备忘录上,把账单存放到一个“待处理”的文件夹中,到时间再支付。
二、领导不在时邮件的处理
领导因为出差或其他原因不在公司时,秘书要对邮件工作多加关注,并承担更多的责任。首先应该弄清领导不在时,邮件的处理程度和方式有什么变动,怎么变动,秘书获得了领导哪些授权,具体如何办理。一般而言,有下述几种情况:
领导未授权任何人代理:秘书应该把需要领导亲自处理的信件先保存下来,并通知发件人信已收到,告诉对方何时可能得到答复;秘书也可以把积压的邮件分别放入纸袋,标上“需要签字邮件”“需要您处理的信件”“需要阅读的信件”(这些信件已经答复,但领导可能要过目)“报告”“一般性阅读材料”(领导可能读的广告和出版物)等,以方便领导处理。
领导授权他人代为处理:对于领导指明他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理的情况,秘书应制作签收单,要求收到人员签名,并注明签收时间。
领导授权秘书代为处理:对于领导授权秘书处理一些原本应由他处理的邮件,秘书应在全面掌握情况的基础上慎重处理。在回信中注明自己的职务(××的秘书),发出前复印一份留存供领导过目。如果是回电或面谈,则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容,以备后查。如果邮件很多,秘书还可以制作邮件摘要表,表上列出何时收到邮件,怎样处理的(秘书回信或转交他人),采取了哪些措施,有哪些内容还需要领导来定夺等。
领导远程处理:如果领导习惯于每天给办公室打电话,秘书应该把代领导处理的每封信的内容大致记录一下,这样就可以随时向领导汇报。如果领导临走时留下通信地址和电话,秘书在处理邮件时遇到棘手的事情,应及时向领导请示。如果可能,可以把那些难以处理而急需回复的邮件用传真、快递、电子邮件等形式发给领导,请领导定夺。
三、案例
小王秘书的做法是否值得我们借鉴
小王是某外资公司秘书。一次,他不小心误拆了法国总经理的私人信件,而且信中写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私。这可如何是好呢?
小王当时想,事情既然已经发生了,就要勇于面对,不可藏匿不交,更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故,而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题,然后再分析原因。于是他决定采取如下步骤:
发现误拆,当即停止阅读,并暗自保证不把已看到的内容告诉任何人。
把信纸按原样折叠好,放回信封。
取一张便士贴,上面写上“Sorry,opened by mistake”,并签上自己的姓名,然后将这张便士粘贴在信封上。
在每天规定的呈送邮件的时间里,把这封误拆的信放在其他邮件中间,一并送入总经理办公室。如办公室无其他人,当面向总经理道歉;若办公室有其他人在,则过后道歉。
通过这一方式,小王虽然受到了总经理的严厉批评,但最后也得到了总经理的谅解。
事后,小王及时总结经验教训。小王承认,发生误拆信件的事情,主观上是自己工作不认真、太大意所致,今后要增强工作的责任心,以避免类似事件的发生;客观上,是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别哪些是没有标明性质的私人信件。
从上述案例中我们得出,秘书人员要在细微之处显功夫,不断增强自身业务知识和业务能力,学会快速准确的分辨能力。万一出现失误,要按规定程序操作,勇于承担责任,态度诚恳地承认错误,一般会得到当事人的谅解。
(资料来源:孙荣,杨蓓蕾,袁士祥,等.秘书工作案例[M].上海:复旦大学出版社,2005.)
 
【拓展训练】
一、强化训练
1.案例分析
沈小姐是某公司总经理的秘书,她一大早进入办公楼,就去公司租用的信箱中把邮件取了出来,用专用信袋装好,提着走进了自己的办公室。略微整理了一下,她就坐在自己的办公桌前开始工作了。她先细数了一下信件的数量,然后就拿出邮件登记簿,边登记边按部门分拣归类,接着就把总经理亲启的信件放在总经理的办公桌上,把其他信件放在各个部门的专用信格里,留下了2份报纸和2封总经理办公室的信。
在拆信前,沈小姐先把信拿到光亮的地方照了一下,并在桌上磕了几下,尽可能使信纸沉落下去,然后取出剪刀,小心翼翼地剪开了信口。她将信封内的信纸一一展开,盖上日戳,再用回形针把信纸和信封一一别住。她发现,一封信写明有3份附件,但仔细检查却只找到2份,于是她用钢笔在信纸上写下“缺少1份附件”,然后签上自己的姓名,剩下的工作就让总经理来处理吧。另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信,按照惯例,她决定立即复信。拟好复信稿,本已坐到电脑前的她想了想,还是拿出了钢笔,手写誊抄了一遍,并写好了信封,填好了发函登记。
思考:秘书沈小姐的邮件收取程序是否正确?她为什么最后不用电脑打印回复信,而要用手写发出?
(资料来源:孙荣,杨蓓蕾,袁士祥,等.秘书工作案例[M].上海:复旦大学出版社,2005.)
2.思考你如果收到下列邮件你应如何处理?
(1)银行对账单;
(2)挂号信;
(3)汇款邮件。
二、综合训练
秘书小陈收到了一封给老总的紧急件,要求公司老总签字后寄回城汇电子公司。但是老总去度假了,要两天后才能回来。现在请你完成:
(1)制作文件接收登记表,并完成登记手续;
(2)写好处理这份紧急件的方法;
(3)模拟完成这份文件的邮寄。
 
任务二电子邮件的处理
【任务描述】
吕萌对传统邮件进行了认真细致的处理,做好了分发工作,回到办公室坐好,看着清清爽爽的办公室,心里一番惬意。这时,电话铃声响起,说合作公司发过来一封电子邮件,需要吕萌进行接收。放下电话,吕萌打开公司的电子邮箱,发现邮箱里面有很多电子邮件,空间已经快被占满了,很多邮件还没有阅读。吕萌一一打开这些邮件,其中有一封是子公司得利礼品有限公司销售部发来的价格表,要求吕萌转发给天葵公司销售部经理李明(liming2323@163.com);还有一封是总经理发给她的,要求吕萌给城汇公司(chenghui.vip@163.com)写封说明由于天气原因导致晚发货的电子邮件。
现在请以吕萌的身份,对公司电子邮箱中的电子邮件进行处理,然后清理电子邮箱,最后完成一封电子邮件。本实训项目需要在有网络的实训室或教室内进行。
 
【实训】
实训一
一、实训名称
电子邮件的收发。
二、实训目的
(1)能通过网站对电子邮件进行收发。
(2)能通过邮件软件对电子邮件进行收发。
(3)能对收取的电子邮件进行相应的处理。
(4)能应对电子邮件的安全问题。
三、实训步骤
(1)在网站上打开电子邮箱。
(2)收取电子邮件。
(3)对电子邮件进行回复。
(4)发送电子邮件。
(5)设置邮件处理软件。
(6)利用邮件处理软件对电子邮件进行收发。
(7)对电子邮件的安全问题进行设定。
四、实训要求
(1)每人从网站上建立1个电子邮箱。
(2)每2人一组,交叉进行电子邮件的收发训练。
(3)对电子邮件进行相应的处理。
(4)从网站上下载邮件处理软件。
(5)对邮件处理软件进行设置。
(6)利用邮件处理软件对电子邮件进行收发。
(7)对电子邮件的安全进行设定。
五、实训结果与检测
(1)每个人的网站邮箱内有收到和发出邮件的记录。
(2)在邮件软件上保存有收取和发送电子邮件的记录。
实训二
一、实训名称
邮箱中电子邮件的整理。
二、实训目的
(1)能对电子邮箱中的垃圾邮件进行清除。
(2)能对电子邮箱中的重要邮件进行下载备份。
(3)能对简单的电子邮件进行礼节性的回复。
三、实训步骤
(1)从网站上或者邮件管理软件上进入邮箱。
(2)对邮箱中的邮件进行查看,并删除垃圾邮件。
(3)对邮箱中的重要邮件进行下载备份。
(4)对秘书人员可以处理的邮件进行简单的回复。
四、实训要求
(1)从两种方式进入电子邮箱,知晓邮箱中邮件数量以及邮箱容量。
(2)对邮箱中的垃圾邮件进行清理,写出认定为垃圾邮件的理由,并进行相应的登记工作。
(3)对邮箱中的重要文件进行备份,指明重要的原因,并下载到一个文件夹中。
(4)对秘书人员可以进行处理的邮件进行礼节性的回复,并做好回复邮件的保存工作。
五、实训结果与检测
(1)提交整理出来的重要邮件的备份材料。
(2)提交1份删除垃圾邮件的记录。
(3)邮箱中有回复邮件的记录。
 
【理论知识】
一、认识电子邮件
电子邮件又称Email,是一种运用计算机终端通过互联网(Internet)进行信息交换的现代通信手段,是目前互联网上使用最为广泛的一种信息服务。它为Internet用户之间发送和接收信息提供了一种快捷、廉价的现代化通信手段。使用电子邮件系统,用户可以在全球任何地方随时与他人交换电子邮件。在传统通信方式中需要几天完成的传递过程,电子邮件系统仅用几分钟,甚至几秒钟就可以完成。电子邮件还可以以附件的形式传送各种文档和文件,也可以用于举行各种类型的电子会议与查询信息。公司职员甚至能够在世界各地以邮件的形式进行不见面的商务谈判,签订合同,传送各种商务信息。
电子信箱的地址由一个字符串组成,该字符串被“@”分为两个部分。前面部分为信箱的用户名,该名称是在申请电子信箱时用户自己命名的,用以标志信箱的用户;后面部分是电子邮件服务器名,是用户信箱所在计算机的域名。不同用户在同一网站上申请的电子信箱,其后面部分的名称都是一样的,例如:mishu@yahoo.com.cn。
二、电子邮件的优点
1.通信费用低、速度快通过电子邮件发送信件的费用只有普通邮政费用的几分之一,而且速度非常快,几分钟甚至几秒钟就可以把信息送达至世界上任何一个与Internet相连的用户。
2.可同时多向发送信息如需在同一时间内向多个收信人发送信件,电子邮件系统会自动将用户的信件通过网络传送到目的地。
3.不受时间地点限制由于收发邮件是采用存储转发的方式,打开电子邮箱是采用计算机联机的方式,这就使用户可以不受时间和地点的限制来收发邮件,同时也可使用户在收到邮件后能够有足够的时间进行考虑,再将意见用电子邮件的方式发送给对方,避免了使用电话通信必须当场仓促回答询问、做出决定的缺点。
4.多媒体、多功能随着多媒体技术的发展,电子邮件的内容从文本扩展到图形文件和声音文件等,让收信人看到图文并茂的信息,而且可以听到声音。
三、电子邮件收发的操作
电子邮件的使用,简单而言可分为使用浏览器直接上网站收发Email和邮件软件收发Email两种。
基本上,除了一些必要的设定以外,两种方法的观念及操作都大同小异。使用浏览器收发Email可以说是最容易操作的方法,只要使浏览器连上电子邮件服务器,就可以根据网站提供的操作界面来使用Email。另一种方法是使用邮件软件收发Email。用于接收和发送电子邮件的软件有很多,如Foxmail、Outlook Express、Snappermail、Dreammail等,但目前常用的是Foxmail及微软公司的Outlook Express软件。下面就以Foxmail为例介绍电子邮件的收发。
1.Foxmail软件的安装和使用Foxmail的安装较简单,只需要依提示操作即可。如果没有Foxmail,可从互联网上下载。
(1)软件的安装和设置。Foxmail3.1运行在Windows95/98或Windows2000等平台下。安装过程的前两步弹出的是信息窗口和“许可合约”窗口,第三步弹出安装路径选择窗口。如果选择了原有的Foxmail所在路径,则进行升级,用户原有的邮件、地址等信息均可在新版本中使用;如果选择了其他路径或者是第一次安装Foxmail,则进行完整的安装。
Foxmail安装完成之后,可以点击“开始”按钮—程序—Foxmail运行程序。Foxmail的使用界面如下图所示。
 
如果你是第一次使用Foxmail,那么首先要建立新账户。点击工具栏上的“账户”按钮选定新建选项,Foxmail会弹出用户向导界面,我们可以按照向导的相关提示建立新账户,如下图所示。
 
在“用户名”输入栏中可输入用户姓名或代号等信息,用于区别使用同一台机器上的Foxmail收发邮件的其他用户。但是如果您有多个邮箱,并且准备建立多个账户管理多个邮箱,建议您在“用户名”栏输入与对应邮箱相关的信息。然后点击下一步按钮。
 
接着在上图中填入姓名和邮件地址。“发送者姓名”用来在发送信件时追加用户姓名,以便于Email的接收者识别邮件到底是由哪个用户发送过来的。比如:可以输入“小虎”,即代表了发信人就是小虎。“邮件地址”信息则是在发送的邮件中显示发送者的Email地址,以便于接收者给您回信。然后点击下一步按钮。
 
上图所示的是用户需要填写的服务器地址。该地址可以在用户申请电子邮箱的主页上查询。将该项填好之后,用鼠标点击下一步,系统会提示您完成了新账户的建立。然后点击完成按钮,系统回到原始界面,同时您会看到新建立的账户。
(2)邮件的接收和阅读。如果在建立账户过程中填写的信息无误,接收邮件是非常简单的事情,只要单击工具栏上的第一个按钮(“收取”按钮),系统会提示您输入邮箱的口令(即邮箱密码),接收过程中有进度条和邮件信息提示。如果想在邮件服务器上保留备份,用鼠标点击“账户”里的“属性”找到“接收邮件”后,在“在邮件服务器上保留备份”前打对勾。如下图所示:
 
信件收取完毕后,将出现一个对话框,告诉用户共收到多少封邮件。默认情况下,收到的邮件将放在收件箱中。单击账户下的收件箱将会在邮件列表框中显示收到的所有邮件。还未阅读的邮件前有一个未拆开的信封标志。单击任何一个邮件,其内容即显示在邮件阅读框中。双击邮件,将打开单独的邮件阅读窗口,便于阅读内容较多的邮件。
如果邮件包含了附件,主窗口上将会自动增加一个附件框,显示附件的文件图标和名称。双击附件的图标,将弹出一个对话框显示文件类型、大小等有关信息,并包含打开、保存、取消三个按钮。单击打开按钮,则打开附件文件;单击保存按钮,则把附件保存到指定位置。
若需要对邮件进行回复、转发以及再次发送等操作时,在选中待操作的邮件后,可以直接从邮件菜单或工具栏按钮上进行操作;也可以用鼠标在邮件列表中右击邮件,从弹出菜单中选择相应的操作选项。
(3)邮件的撰写和发送。Foxmail为用户提供了便于撰写和发送邮件的邮件编辑器。撰写新邮件的步骤如下:单击工具栏上的撰写按钮,或者从菜单栏中选择邮件—写新邮件命令,打开邮件编辑器,如下图:
 
在收件人一栏中填写收信人的邮件地址,在主题栏中填写邮件的主题,在抄送栏中用逗号分隔依次填入接收邮件的地址。
Foxmail自动生成了开头与落款字样,用户可直接在正文框中书写邮件正文。撰写模板和信笺的字体及背景颜色可以选择菜单的“选项/编辑器属性”进行设置。电子邮件可以在发送时携带文本文件、图像文件和程序等独立文件,称为附件。如果需要随邮件发送附件,单击窗口工具栏上的附件按钮,在出现的打开对话框中选择文件并单击打开按钮。这时,在正文框的底端将出现附件文件的图标。如果附件文件有多个,依次执行此步骤。
邮件写好后,单击工具栏上的发送按钮。如果与Internet的连接已经建立,则邮件立刻被发送出去。也可以单击工具栏上的保存按钮,将邮件保存在发送队列中,等以后单击主界面工具栏上的发送按钮一起发送。也可以单击草稿按钮将邮件作为草稿保存,供下次编辑。
四、收发电子邮件的注意事项
1.认真填写地址电子邮件是互联网的一项重要应用,就如同现实生活中寄信一般,必须书写收信者及地址才能准确无误地寄给对方。而电子邮件就以所谓的Email Address来区分每一位使用者。
2.不明邮件不要轻易打开不明邮件不要轻易打开,以防电子信箱遭受“邮件炸弹”或其他计算机病毒的攻击而瘫痪,从而带来工作损失。如邮件中带有附件,请下载至本地计算机硬盘,经反病毒软件查杀,确实无毒后再打开。
3.邮件分类秘书可以根据邮件类型(如急阅件、待处理、一般通知、报表、报告、总结、新闻、通报、私人邮件等),或按具体项目设置子文件夹。
4.回复邮件秘书可以将收件箱中的邮件过滤,删除不必要的邮件,然后作如下分类:需要领导本人审阅的,存入相应文件夹;部分邮件根据领导授意回复,或督促、协助领导在规定时间内处理相关事宜;以领导名义回复邮件时,要在语气上予以注意,并从领导信箱中发出;以秘书名义发送邮件时,要说明邮件内容为领导授意。
5.邮件追踪如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到,就要设置回执。如对方未能及时回复,就要用电话了解情况。
五、办公室电子邮件使用礼仪
1.邮件格式方面通常电子邮件没有背景图片的格式,对文字也有相应的要求:中文使用宋体,英文使用Times New Roman。保持邮件页面的简洁大方,不需要太多的色彩。
2.邮件主题方面邮件必须要有主题,而且主题必须简单明了,方便收到邮件的人及时处理。例如,“2007年投资预算”,而不能是“ ××××科技有限公司有关2007年投资预算计划文件”。同时邮件主题中不要写政治性语言,例如什么党、什么功等,以免被当做垃圾邮件过滤掉。
3.邮件内容方面回复邮件时要附上对方的来信,方便对方对信件的理解和处理。
发送较大的图片、图标、文件等,要压缩以后以附件的形式发送,同时在正文中告诉对方,对方可以选择看或不看,避免病毒的风险。例如“相关照片见附件”。通常我们不要发送执行文件作为附件,因为执行文件容易引起病毒。
4.邮件落款方面在邮件最后的签名中,如果是英文名字,建议附上中文名字,以及在公司里的职务,除非你确定大家都知道你是哪个Bush、哪个George。建议一个公司统一使用一个签名格式,同时签名中至少要有你的联系方式。
 
【相关链接】
一、电子邮件的安全问题
电子邮件的安全问题包含两个方面:一个是邮件可能给系统带来的不安全因素,二是邮件内容本身的隐私性。下面介绍一些电子邮件安全方面的小窍门。
1.浏览器的安全设置以IE为例,首先建议将IE升级到最新版本,然后点击“工具→Internet属性”,进入“安全”选项卡。在这里可以对四种不同区域(包括“Internet”“本地Internet”“受信任的站点”以及“受限制的站点”)分别进行安全设置。对于“Internet”区域通过“自定义级别”可以按照自己的安全考虑加以设置。虽然大多数Cookie对于系统来说是安全的,但在“隐私”选项卡中对它加以设置可以适当保护自己的隐私。如果担心信件内容泄露,可以在“内容”选项卡中进行证书的设置等。
2.关闭电子邮件地址自动处理功能由于软件中自动处理功能的日益增加,我们会越来越多地看到由于意外地选择了错误收件人而造成的安全事件了。微软Outlook中的“可怕的自动填写功能”就是一个很明显的例子,在使用下拉式清单的时候一不小心就很容易选择临近实际收件人的收件人。在讨论类似商业机密之类敏感信息的时候,这样的操作很容易导致各种安全事件的出现。
3.发送电子邮件给多个人的时候采用密送(BCC)的设置
从安全角度来说,将电子邮件地址与没有必要知道的人分享是一个坏做法。在未经允许的情况下,将电子邮件地址与陌生人分享也是不礼貌的。在发送电子邮件给多个人的时候,可以选择收件人(TO)或者抄送(CC)的方式,这样的情况下,所有收件人可以分享所有的电子邮件地址。如果没有明确确认电子邮件地址应该被所有收件人分享的时候,应该使用密送(BCC)的设置。这样的话,收件人不会知道还有其他接收者的存在。
4.做好阅后的工作如果在公共场所收发信件,信件内容的隐私性就变得至关重要。可以通过“Internet 选项”的“常规”选项卡删除文件(包括所有脱机内容)、清除历史记录以及删除Cookie。另外,还可以到“内容”选项卡的“个人信息”栏进行自动完成设置,清除表单以及密码等。
二、电子邮件的工作过程
电子邮件的工作过程遵循客户—服务器模式。每份电子邮件的发送都要涉及发送方与接收方,发送方构成客户端,而接收方构成服务器,服务器含有众多用户的电子信箱。发送方通过邮件客户程序,将编辑好的电子邮件向邮局服务器(SMTP服务器)发送。邮局服务器识别接收者的地址,并向管理该地址的邮件服务器(POP3服务器)发送消息。邮件服务器将消息存放在接收者的电子信箱内,并告知接收者有新邮件到来。接收者通过邮件客户程序连接到服务器后,就会看到服务器的通知,进而打开自己的电子信箱来查收邮件。
通常Internet上的个人用户不能直接接收电子邮件,而是通过申请ISP主机的一个电子信箱,由ISP主机负责电子邮件的接收。一旦有用户的电子邮件到来,ISP主机就将邮件移到用户的电子信箱内,并通知用户有新邮件。因此,当发送一条电子邮件给另一个客户时,电子邮件首先从用户计算机发送到ISP主机,再到Internet,再到收件人的ISP主机,最后到收件人的个人计算机。
ISP主机起着“邮局”的作用,管理着众多用户的电子信箱。每个用户的电子信箱实际上就是用户所申请的账户名称。每个用户的电子邮件信箱都要占用ISP主机一定容量的硬盘空间,由于这一空间是有限的,因此用户要定期查收和阅读电子信箱中的邮件,以便腾出空间来接收新的邮件。
 
【拓展训练】
一、强化训练
给比尔·盖茨等经理人想主意
越来越多的经理人,工作中已经离不开电子邮件。同时离不开的,还有越来越多的苦恼。
比尔·盖茨的苦恼是,他收获巨额的个人财富的同时,也收获了每天400万封电子邮件,其中大多数是垃圾邮件。
杰里米·伯顿,美国硅谷大公司Veritas Software Corp的市场营销部副总裁。他苦恼的是,每天不得不花上多达两个小时的时间处理电子邮箱里的400封邮件。他一怒之下,禁止手下的240名员工每周五收发电子邮件。
遭受电子邮件“肆虐”的经理人,怎样有效地管理数不清的电子邮件呢?
你能为比尔·盖茨等经理人想些办法摆脱电子邮件的“肆虐”么?
二、强化训练
曙光公司要同时发给顺捷公司(shujie@163.com)、前进公司(qianjin@163.com)、蓝鸽公司(lange@hotmail.com)电子邮件,询问三家公司是否参加今年的订货会,以便作好住宿安排。附件为:曙光公司2010年订货会。同时把尚德公司的邮件地址收藏,并注明:重要客户,经营五金。

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