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项目二办公室环境的维护

发布时间:2012-12-28  来源:原创  作者:主编:焦名海 方有林 副主编:雷鸣 王明丽 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1188  
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项目二办公室环境的维护
 
【知识目标】
能描述办公室环境基本概念、分类;
能描述办公室环境管理的原则;
能描述办公室布置的原则与要求;
能说出办公室安全标志的含义。
【能力目标】
能根据办公室规格与功能需求设计布置办公室;
能清洁与维护办公室的良好环境;
能识别出办公室安全隐患并作适当处理。
 
【案例导入】
吕萌经过请教前辈加上自学,终于对办公室的工作内容与地位有了深刻的认识,也渐渐地喜欢上了这份工作。2个月后的一个周四上午,吕萌正在拟写一份文件时,办公室主任过来告诉她,她原来坐的那个位置是小吴的,小吴下周要从广州公司调回总部,要吕萌搬到行政办公室旁边的小办公室与其他5个同事一起办公,并要她明天就搬过去。吕萌写完文件后,来到了旁边的办公室察看了一下。这间办公室虽然小,但还是有40m2,并且很方正。现在办公室有打印机、复印机、扫描仪、碎纸机各一台,文件柜2个、茶水柜1个,饮水机1台,传真机1台,绿色植物2盆,物品架1个,复印纸2箱,宣传资料2箱,大型装订机2个,三人长沙发1套,茶几1 个,报架1个,办公桌5张。这些办公物品目前摆放有点零乱,布局不是很合理。
问题:(1)如果你来设计这个办公室,你会如何布置?
 
(2)整理办公室时要注意什么?
 
任务一办公室环境的维护与优化
 
【任务描述】
吕萌下午来到公司办公室,公司现在安排她与其他5个新来的同事一同办公。为了营造一个好的环境,她与其他几个同事商量,决定先设计好办公室,摆放好办公设备后再进行清洁,最后对整个办公室环境优化。
现在以吕萌的身份,画出设计效果图,并在实训室进行实际操作。
 
 办公室事务处理
项目二办公室环境的维护
 
 【实训】
实训一
一、实训名称
办公室布置与整理。
二、实训目的
(1)能按办公要求布置办公室。
(2)能整理办公室的办公设备与器具。
三、实训步骤
(1)分析所在办公室人员的职责。
(2)选择与安放办公家具。
(3)摆放办公用品。
(4)调节光线。
(5)调节空气。
(6)绿化与装饰办公室。
(7)整理公用物品。
(8)整理个人物品。
四、实训要求
(1)将5名办公人员按职责分类,安排办公区域。注意考虑彼此间的合作交流空间及信息保密等因素,但最好不要面对面摆放办公桌。
(2)办公家具的选择与安放。办公家具的选择要注意色彩的和谐统一。
(3)办公用品的摆放。办公用品的摆放要考虑到使用的便利,同时要注意办公物品摆放整齐。此外堆放办公用品时要注意安全。
(4)光线的调节。如果自然采光不够,要注意用人工光源来补充。
(5)空气的调节。办公用品的摆放要注意不要阻碍通风口,空气调节最好采用自然通风。另外考虑本地区的气候特征,安排空气调节设备。
(6)办公绿化与装饰。在办公室布置绿色植物有利于营造良好的办公室氛围。办公室装饰不可太繁杂,应注意办公室的简洁性、舒适性。
(7)办公室公用物品的整理。公用物品摆放要有序,不要将个人物品放在其中。
(8)个人物品的整理。私人的非办公用品不可放在办公室桌上,不经常使用的办公用品放在办公桌的抽屉中,桌上只放常用的办公用品如电话、通信录、需要办理的文件等。同时还要注意不要把胶质物品与易粘物品放在一起。
五、实训结果与测评
(1)提交一份办公室布置平面图。
(2)提交一份办公室布置设计说明。
(3)提供一份效果图。
实训二
一、实训名称
办公室的清洁与整理。
二、实训目的
(1)能根据不同的物品采用不同的清洁方法。
(2)能维护办公室的清洁。
(3)养成维护办公室环境的习惯。
三、实训步骤
(1)清洁与整理个人办公区域。
(2)清洁与整理自己参与的公共办公区域。
(3)清洁与整理自己管理的区域,如接待室、会议室和上司办公室等。
(4)维护办公室环境。
四、实训要求
(1)秘书清洁与整理自己的办公区域,要做到让个人办公桌桌面、地面、电脑、家具等保持干净,坚持每天下班前整理好自己的办公区域。清洁个人办公区域时,要注意不留死角,如台灯罩、电脑背面、电话键盘和听筒等。
(2)秘书自己参与的公共区域主要包括打印机、复印机等设备,公用办公桌、废纸篓、文件柜、物品柜等。秘书清洁与整理时要做到及时、整洁、有序。
(3)如果秘书分管理接待室、会议室和上司办公室,秘书应在接待完客人或开完会议后立即进行清洁与整理。清洁时要注意桌面无水迹,地面无弃物,对茶具进行消毒处理。上司的办公室应在上司上班前清洁整理好。
(4)办公室环境更重要的是坚持每天进行维护。维护内容主要包括办公室卫生要保持清洁,办公室的空气清新无异味,光线适于办公,设备和文件摆放有序。
(5)清洁办公室时要注意正确选用清洁剂。要根据清洁的不同对象使用不同的清洁剂。
五、实训结果与测评
(1)在校内选一间办公室进行清洁与整理,提供清洁前后的照片。
(2)由所清洁办公室的人员提供一份评价表。
 
【理论知识】
一、办公室环境概念
办公室环境是指相对于户外,为实现某项功能,由办公场所、办公设备、办公人员等各种要素的综合。它包括办公室自然环境与办公室人际环境。
办公室自然环境又包括空间环境、视觉环境和空气环境。空间环境指办公室空间的大小、家具的布置以及办公室建筑位置等。视觉环境是指办公室整体色调、办公室光线等。空气环境是指办公室温度、湿度、空气流通等。
办公室人际环境是指办公室人员在人际交往过程形成的各种关系的综合。办公室人际环境包括本办公室人员之间在人际交往过程中所形成的环境,也包括办公室人员与其他部门人员以及上司交往过程中所形成的环境。
对于秘书人员来说,每天几乎有8小时在办公室度过,办公室环境不仅影响着秘书人员的身心健康,而且也影响着秘书人员的工作效率。因此,秘书应对办公室环境加以改进和优化,使自己处于最佳的工作状态中。
二、办公室环境布置的原则
1.方便工作与交流办公室的布置应力求方便工作与交流,如将相关部门与设备安排在相邻的位置,避免办公人员不必要的奔波与迂回。
2.和谐简洁办公室从整体视觉效果上要让人感到和谐、简洁。为此,办公室物品尽量不要堆得太多,办公桌和办公设备应摆放整齐,色调和谐统一,光线充足而不刺眼。
3.适度独立如果上司与下属同一个办公室办公,设计办公室时,应将上司与其他员工的座位适度隔开,这样可以避免上司把宝贵的时间用在不必要的人事接待上。但同时不能隔得太远,这便于秘书请示与汇报。员工之间也要保持相对独立的空间,以避免有些机密信息被泄密。
三、办公室环境布置的内容与要求
1.办公室家具与设备的布置办公室家具与设备布置应根据办公室大小和结构来布置。一般来说,办公家具与设备尽量利用墙边、墙角的位置,中间留出较多空间用于行走。员工之间的办公桌不要面对面摆放,避免两人视线相对影响思考。常用设备的摆放还要坚持方便原则。
2.照明办公室采光可以通过两个途径:一是自然采光,一是照明光。一般来说,尽可能采用自然光线,这样有利于环保。当然,自然采光也要注意避免光线过强或光线直照人双目。如遇这种情况可以用窗帘或窗叶来调节光线。采用照明光线,要避免光线过暗,使办公室阴沉沉的;也不要让照明光线太亮,太亮的照明光线容易产生眼疲劳。
3.隔音嘈杂的声音能让人心烦意乱,影响工作效率。办公室的噪音一是来自室外,如过往车辆的声音、附近工厂作业的杂音、邻近办公室作业的声音等;一是来自室内使用办公室设备产生的声音,如使用复印机、打印机、用电的交流声。因此在办公室隔音方面,对于来自外界的声音可以采用装双窗或隔音板的方法来隔音;对于办公室内部产生的噪音,主要加强设备的维护与更新。有些公司为了营造良好的办公室环境,会播放轻音乐。其实这对办公来说,不一定好。
4.色彩办公室色彩的选择要与公司文化相适应,但同时也必须考虑到色彩对人的心理和生理的影响。总体而言,色彩的搭配要让人产生舒服和愉快的感觉。现在大多数办公室天花板是白色的,那么墙壁和家具应采用与之色调相适应的冷色调为好。此外办公设备颜色也最好与之相协调。
5.空气现在的办公室大多安装了空调。使用空调时,要注意下面三个方面:第一,不要让空调风口对着人吹;第二,在室内放置温度计和湿度计,随时根据测试数据进行调节;第三,不能整天使用空调,在一定时间内应打开窗户换气。
有研究表明,气味对人的心理影响也很大,沁人心脾的芳香有利于舒缓人的紧张情绪,消除心理压力,提高思维力和记忆力;而异味则会让人情绪烦乱,产生疲惫感。因此办公室可以放置一份薰香,以增加人的愉快心情。对于办公室的异味,可以通过通风和使用活性炭或空气净化器等方法来去掉。
6.绿化办公室绿化对于改善办公室环境,提高工作效率大有裨益。但绿化也要根据办公室空间来设计,如办公室较大,可以摆放大的绿色植物;办公室较小,则最好选用盆景。同时选择绿色植物要考虑办公室色调、植物对人的健康的影响。
四、办公室的整理
1.本人办公桌的整理
(1)办公桌桌面力求简洁。一般说来,桌面主要放置电脑显示器、电话机、文件夹、文具用品盒、常用参考书等,切记不放个人非办公用品,如化妆盒、MP3等。办公用的零散物品如各种笔、胶水、剪刀、回形针等应分门别类放在文具用品盒中。文件夹应装在文件盒中,并在盒上贴上标签。
(2)办公桌抽屉物品要井然有序。办公桌抽屉物品要摆放整齐,东西不要放得太满,不要将胶质物与文件等放在一起,避免两者粘在一起。办公桌抽屉最好有一个能加锁的,以便放些要求保密的东西。
2.公用区域物品的整理
(1)办公室文件柜整理主要是将文件分门别类摆放,并贴上标志。如果在整理文件时发现有保密文件,应放在保险柜中,以防泄密。
(2)物品柜整理除了要做到整齐外,还要注意安全。一般大的重的物品应放在最下一层,化学液体、墨水、油墨等也应放在底层。较小物品集中装在盒子中,然后放在中间几层,并贴上标志。轻的,不常用的物品可以放在最高层。
(3)现代办公设备的整理。现代办公设备接线较多,如电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等都有接线。如果不注意整理,“蜘蛛网”式的接线,不仅让办公室显得零乱,而且也带来安全隐患。为了让设备接线整齐,可以将相关设备存放在同一区域,或选用一体化设备。
(4)其他物品的整理。现在的办公室除了现代办公设备外,还有传统办公室物品如书报架、废纸篓、沙发、茶杯等。这些物品的整理要注意及时清理,保证这些物品不积灰尘。
3.上司办公室的整理
(1)上司办公室的整理应在上司上班前完成。
(2)主要工作包括:开窗换气,调好空调的温度;给植物浇水,清除残叶;整理桌面,检查办公用品;准备好茶水;搞好清洁卫生。
 
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一、办公室布局方式
办公室布局主要有两种方式,一是开放式布局,二是封闭式布局。
开放式布局是指在既定建设空间的条件下利用办公桌、活动屏风、档案架、植物等设备或物品划分办公区域的一种布局。这种布局没有私人办公室,员工的座位按任务来确定,形式比较灵活。它的优点是可以降低建设成本,提高空间的利用率,在同等人数的情况下,占用面积最小。此外,这种布局有利于办公室重新布局和员工交流。但开放式布局也有不足的地方,如领导层没有了单独办公的机会,噪音大,不利于保密。
封闭式布局是指按照任务不同,设计若干独立的小房间,一个部门占用一间,一个或几个员工在其中上班,每个房间有独立的办公设备。这种布局的好处是利于保密,员工有自己的私人空间,易于集中注意力办公。它的不足之处在于非办公空间占用率较大,费用较高,不利于员工的交流以及领导对员工的监督。
二、办公室物品清洁方法
办公桌椅:只要用半干抹布擦拭即可。
电脑、打印机、复印机、碎纸机等:定期用干抹布擦拭。
传真机、电话听筒:用消毒液或酒精定期消毒。
地毯:用吸尘器吸去尘灰。
沙发罩:每天用毛刷刷去灰尘,定期清洗。
挂画、摆设:用掸子轻拂掉灰尘。
桌上胶水:用清水清洗即可。但双面胶迹,要用专门清洁剂,不可用刀片乱刮,以免破坏家具。
三、办公桌椅的选择技巧
(1)尽量购买实木桌椅。如果是人造板,看其是否有“绿色产品”标志。
(2)检查桌椅封边是否严实。
(3)看桌面高度、键盘抽板高盘、走线孔是否符合自己的习惯。
(4)椅子重点检查其是否牢固,尽量不要选用塑料轮产品。
(5)购买桌椅尽量到正规商场购买。
四、案例
1.办公室布局本办公室共有面积132 m2,采用封闭式布局。办公室分为两部分,主任室单独一间,另一间安排有5个办公人员。办公室布局如下图:
 
2.办公室整理案例刘琼是某电子公司新聘的办公室秘书。由于该公司前任秘书早在一个月前就辞职了,所以刘琼一走到办公室门口就大吃一惊,只见门口堆放了两个纸箱,让人进出很不方便;窗台上积了厚厚一层灰尘;公用茶水桌上水迹斑斑;沙发上堆满了报纸杂志;茶几上横七竖八放着一次性茶杯;烟灰缸里还有不少的烟头。往里一走,发现自己坐的办公桌上放着前任秘书的私人化妆品、无法使用的笔、各种文件草稿、报表和白纸、小贴纸,加上电话、通讯录、文件夹堆满桌面;电脑键盘、显示器也是污迹斑斑;办公室的电脑连线、网线、电话线、复印机线、打印机线东拉西扯,乱成一团;文件柜中文件盒大小不一,摆放杂乱。刘琼先整理了自己的办公桌,将没有用的东西全部处理掉,桌面上只留下了常用的物品。同时也用半干抹布清洁了电脑、电话机,用酒精对电话话筒进行了消毒。整理完个人办公桌之后,她征得其他同事同意,整理了办公室公用茶桌,找来书报架将沙发上报纸放在上面,将茶几上一次性茶杯、烟头收进了垃圾袋,并清洗了烟缸。在公司清洁员的协助下,又清洗了窗台、门、地面。然后她又重新整理了各种设备的连线、办公室物品。最后对文件柜作了初步整理。经过刘琼一个上午的忙碌,办公室环境大为改观。当她坐下来准备下午的工作安排时,一打开电脑,电脑屏幕白晃晃一片。刘琼赶紧调整百叶窗,让光线柔和起来。第二天上班时,她还带来几盆绿色植物,给办公室增加了几分活力。
 
【拓展训练】
一、强化训练
秘书小赵一上班就打开办公室窗户,然后整理办公桌和文件柜。等整理完毕,她发现饮水机没水了,于是赶紧将桶装水装上饮水机。由于水太重,小赵搬不起,导致水流得满地都是,她只好用拖把将地面擦干净。擦完地后,她坐下来打开电脑,准备于总明天的发言稿。由于窗外光线太强,小赵将电脑屏幕的亮度调得高些。可是过了不久,她感觉到眼睛有点不舒服。当她准备休息一下时,电话响了。对方要找同事小李,可是小李今天请假没来。对方要求留言,小赵到抽屉中找留言纸,可是留言纸与胶带纸粘在一起,小赵只好让对方稍等下。小赵做完记录后,主任要求她将一份文件复印后交给于总。小赵送文件时,发现于总办公室的烟灰缸里全是烟头,报纸没有整理。这时想起负责于总办公室整理的小李没来,于是小赵开始整理于总的办公室。整理完后,于总对小赵说,你的工作应更主动些。
问题:1.请你分析小赵在办公室环境维护上的优缺点。
2.指出下面图片中在办公布置上的不足
 
二、综合训练
朝阳文化传播公司最近搬到新写字楼办公。公司考虑到行政办公室还承担客户服务职能,就分配给行政办公室二间房间。该办公室主任1名,秘书1人,客户服务人员3名。两间办公室结构如下:
 请你根据办公室布局的基本原则和办公室的功能,对两间办公室进行合理布置,并画出此办公室布局的设计平面图。
 
任务二办公室安全的检查与处理
【任务描述】
办公室经过吕萌等人的整理后,显得美观、舒适。吕萌看到刚才还空荡荡布满灰尘的办公室现在变得如此整洁、美观,一种成就感油然而生。这时,办公室主任来找她,要她注意检查办公室是否符合安全标准,主任尤其强调要对公司的信息安全进行认真检查。
现在你代表吕萌,以校内办公室为对象进行环境安全检查,并提出安全隐患处理方案。同时,在实训室完成信息安全保护与保密措施检查工作。
 
【实训】
实训一
一、实训名称
办公室安全隐患的检查与处理。
二、实训目的
(1)能发现办公室存在的安全隐患。
(2)能对处理安全隐患提出解决方案。
三、实训步骤
(1)制作安全隐患记录及处理表。
(2)考察并检查办公室安全隐患。
(3)填写安全隐患记录及处理表。
(4)提出安全隐患处理意见。
四、实训要求
(1)2人1组,选院内一个办公室作为安全检查对象,进行为期1个月的安全隐患检查。要求每周至少1次。
(2)安全检查要注意细节,包括办公室的空间、采光、温度、通风、噪音、通道、桌椅、柜架、各种办公设备。
(3)安全检查时要重点放在防盗、防火和办公物品的安全上。
(4)对于检查出来的问题要做到准确及时填写安全隐患处理表。
(5)对于自己能处理的安全隐患,自己应及时处理;不能处理的,应向有关部门或相关责任人汇报并跟踪整改情况。
五、实训结果与检测
(1)提供安全检查前的图片,标示出安全隐患所在位置。
(2)提交安全隐患记录表,并拟写出处理方案。
实训二
一、实训名称
办公室信息安全的维护。
二、实训目的
(1)能从口头上确保不泄密。
(2)能妥善保管办公室涉密的纸质文件。
(3)能保证涉密的计算机信息不丢失、不损坏、不被盗。
三、实训步骤
(1)自由交谈,检查对方是否透露规定的保密信息。
(2)完成保密文件的签收、传递、保管与销毁。
(3)调整办公室电脑显示器位置,设置密码,查杀电脑病毒,对保密文件进行备份。
(4)检查采取的保密措施。
四、实训要求
(1)2人1组,围绕规定的保密信息进行交流。要求使用话题转移、直言相告等方法,不透露保密信息。
(2)保密文件签收前要检查密封情况,传递时要用密封文件袋密封好。如果邮寄最好使用机要文件邮寄通道。保密文件应存放在保险箱中。
(3)给电脑设置的密码要求有一定复杂程度,学会安装杀毒软件。
(4)制作1份保密安全检查情况表,并能认真填写。
五、实训结果与检测
(1)提供1份加密号123S*的电子文件。
(2)提交保密文件检查记录表。
【理论知识】
一、办公室安全隐患的特点
办公室安全隐患主要包括两方面的内容:一是有碍健康的安全隐患,二是办公室信息安全隐患。前者是指办公室工作环境中所存在的对人体带来不利影响或伤害的各种因素,后者是指造成办公室的保密信息被盗、被损坏或被无意透露的各种因素。办公室安全隐患有下列两个特点:
1.不易察觉性办公室安全隐患有些是可以察觉的,比如办公室温度过高、空气不好等很容易被人体验到。但是,更多安全隐患由于存在于细微的地方,多不易察觉到,人们稍不留意就变成灾害。例如在办公室地上布线、办公室柜架的物品没有堆实等,平时看上去没有什么危险,但只要稍不注意,就可能带来损害。
2.作用的持续性由于办公室安全隐患多是在细微之处,平时不太引人注意,但是它时刻在对人体产生伤害。比如办公桌椅过高、办公室噪音过强等,都在潜移默化地对人体产生伤害。
二、办公室有碍健康和安全的隐患
1.工作区环境隐患工作区环境隐患主要有:门窗、天花板、地、墙的破损,办公室光线、空气、温度、噪音等对人的影响,空间过小,地面打滑等。
2.办公家具与设备隐患办公家具与设备隐患有:办公家具破损、有突出的棱角,办公家具摆放不当,办公家具中堆放东西太多太高,办公家具不符合人体力学,设备过期使用,设备接线松开、绝缘不好或拖线太长,办公设备电荷过大,消防设施失灵等。
3.工作人员行为习惯隐患由于办公室工作人员安全意识不强或行为习惯不良,也会带来一些安全隐患。主要有:站在转椅上举放物品,乱扔烟头,没有关上的抽屉柜门挡道,离开办公室不锁门,下班回家不关电源等。
4.办公室物品堆放的隐患办公室物品堆放的隐患主要有:重的或大的物品放在位置较高的地方,物品挡住消防通道,易燃物品放在电器旁边,大量废纸堆放在办公室内。
三、办公室环境安全隐患检查内容与记录
1.办公环境安全隐患检查的内容营造健康、安全的办公环境是秘书的重要职责,检查办公室环境安全情况也就成为秘书的重要工作。因此秘书首先要明确环境安全检查的内容:
(1)办公室门窗是否清洁、牢固,门锁窗扣是否能用,天花板、墙面是否完好干净。
(2)办公室光线是否充足,灯光是否稳定,太阳光是否直射人的眼睛。
(3)办公室空气是否有异味,是否张贴有禁止吸烟标志。
(4)办公室温度是否适宜。一般室温不低于16 ℃、不高于30 ℃。
(5)办公室空间是否足够。一般平均每人应有5 m2。
(6)办公室是否安静。
(7)办公家具是否符合安全标准,摆放是否安全。
(8)办公设备安装和操作是否符合要求,接线是否规范。
(9)消防设施能否使用。
(10)办公室是否准备有急救用品。
2.安全隐患检查记录秘书在检查办公室安全隐患时,应注意填写《安全隐患检查表》。
×××公司安全隐患检查记录表
检查时间年月日检查人
 
序号地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的后果负责处理人预处理意见处理结果
1
2
3
四、安全隐患检查及处理方法
(1)秘书应定期对办公室环境和办公设备进行检查。
(2)对于发现的安全隐患,如果属于自己的职责范围、自己又能处理的,应及时处理,以减少危险的发生;如果自己无法处理的,应通知相关人员并跟进,直到解决。
(3)秘书将隐患处理结果填写在隐患处理记录表中。
五、办公室信息安全工作内容
从信息载体来分,秘书的信息安全工作主要有口头信息保密、纸面信息保密和电子信息保密。
口头信息保密就是保证不从口头上透露涉密的信息;纸面信息保密就是保证以纸、胶片等为载体的文字、图形、表格等涉密信息不被不应知晓的人获得;电子信息保密就是保证以电子存储的保密信息不被盗、不损坏。
这三方面的保密工作,用通俗的话来说就是管住自己的“嘴”和“手”。
从信息内容来分,秘书的信息安全工作主要有文件保密、会议保密和科技保密。
文件保密是指做好保密文件在接收、传递和保管方面的保密工作,做到不该看的不看,不该说的不说;会议保密是指不透露会议内容、会议讨论过程以及会议决议;科技保密是指做好单位的新成果、新工艺和发明专利的保密工作。
此外,还有一些特殊信息秘书也应做好保密工作,如人事信息、财务信息、产品信息和客户信息等。
六、口头信息、纸面信息和电子信息的保密措施
1.口头信息的保密措施
(1)秘书应养成在组织内部与外部不谈论公司保密信息的习惯。
(2)当有人要查寻保密信息时,应核查并确认对方的身份。
(3)会议等信息应根据会议要求在规定的范围内传达。
(4)如果有组织来查阅保密信息,应征得领导的同意。
2.纸面信息的保密措施
(1)接收保密文件或资料时应检查文件的密封情况,并做好登记。
(2)传送保密文件时,要将文件装在文件盒或文件夹中,并注明保密等级。保密文件送给被授权人时,要求签收。
(3)保密文件要装在防火的保险柜中。正在使用的保密文件,不用时应将保密文件放在抽屉锁好。如果离开办公室,应锁好门窗。
(4)邮寄保密信息时,要密封好,并在信封上注明“保密”。另外最好通过保密文件邮寄专用通道。如果是高等级保密文件,最好专人送达。
(5)复印保密文件时,要注意将原稿带走;用传真机接收保密文件时,接收人应在机旁等待。
(6)极为重要又不常用的文件可以保存在银行的保险柜中。
(7)不需要的保密文件要及时销毁。
3.电子信息安全的保密措施
(1)计算机显示屏应放在别人看不到地方。如果有人走近,应关闭显示器或迅速滚屏。
(2)应使用密码技术保护电子信息安全,并定期更换密码。
(3)计算机应经常杀毒,不要轻易安装网上下载或借来的软件。
(4)传送保密文件时,首先确认传送的地址是否为被授权人,同时做到传送过程中,人不离机。
(5)重要的文件要做备份,并存储在安全的地方,不要随身带出单位。
七、安全工作习惯的养成
(1)对办公室进行合理布局,保持通道的畅通,确保家具与设备安放在安全位置。
(2)使用设备前阅读操作说明,对设备定期进行维护,如机器异常要及时停止作业,并作汇报。
(3)形成应急机制,知道突发事件处理的流程。
(4)处处留心办公室的细节之处,发现隐患及时处理。
(5)及时将易燃物品处理掉或放在通风之处。
(6)定期进行紧急事件的消防演习。
 
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一、工作场所职业病危害警示标志
 
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戴防毒面具戴防尘口罩戴护耳器戴手套
 
穿防护鞋穿防护服注意通风戴防护镜
二、国家保密制度
第十七条属于国家秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由国家保密工作部门制订保密办法。采用电子信息等技术存取、处理、传递国家秘密的办法,由国家保密工作部门会同中央有关机关规定。
第十八条对绝密级的国家秘密文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:
(一)非经原确定密级的机关、单位或者其上级机关批准,不得复制和摘抄;
(二)收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;
(三)在设备完善的保险装置中保存。
经批准复制、摘抄的绝密级的国家秘密文件、资料和其他物品,依照前款规定采取保密措施。
第十九条属于国家秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁,由国家保密工作部门会同中央有关机关制订保密办法。
第二十条报刊、书籍、地图、图文资料、声像制品的出版和发行以及广播节目、电视节目、电影的制作和播放,应当遵守有关保密规定,不得泄露国家秘密。
第二十一条在对外交往与合作中需要提供国家秘密事项的,应当按照规定的程序事先经过批准。
第二十二条具有属于国家秘密内容的会议和其他活动,主办单位应当采取保密措施,并对参加人员进行保密教育,规定具体要求。
第二十三条军事禁区和属于国家秘密不对外开放的其他场所、部位,应当采取保密措施,除依照国家有关规定经过批准外,不得擅自决定对外开放或者扩大开放范围。
第二十四条不准在私人交往和通信中泄露国家秘密。携带属于国家秘密的文件、资料和其他物品外出不得违反有关保密规定。不准在公共场所谈论国家秘密。
第二十五条在有线、无线通信中传递国家秘密的,必须采取保密措施。不准使用明码或者未经中央有关机关审查批准的密码传递国家秘密。不准通过普通邮政传递属于国家秘密的文件、资料和其他物品。
第二十六条未经有关主管部门批准,禁止将属于国家秘密的文件、资料和其他物品携带、传递、寄运至境外。
第二十七条国家秘密应当根据需要,限于一定范围的人员接触。绝密级的国家秘密,经过批准的人员才能接触。
第二十八条任用经管国家秘密事项的专职人员,应当按照国家保密工作部门和人事主管部门的规定予以审查批准。
经管国家秘密事项的专职人员出境,应当经过批准任命的机关批准;国务院有关主管机关认为出境后将对国家安全造成危害或者对国家利益造成重大损失的,不得批准出境。
第二十九条机关、单位应当对工作人员进行保密教育,定期检查保密工作。
第三十条国家工作人员或者其他公民发现国家秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告有关机关、单位;有关机关、单位接到报告后,应当立即作出处理。
(摘自《中华人民共和国保密法》)
三、人员流动控制
公司人员流动控制主要指公司内部人员和外部来访者的控制。出于公司安全的考虑,对这两部分的人员应作一定的控制,对于公司内部人员如果在安全要求高的地方出入,应出示身份证或带有个人照片的工作证。如果条件许可,可以采用先进门禁,员工凭授权密码出入。对于来访者,在公司大门前应让其接受询问、查验身份和登记。然后给来访者发放标记卡,离开时交回。
四、案例
台湾“交通部”机要秘书泄密被判刑两年
中新网香港8月30日消息:台北讯,台湾的前“交通部长”机要秘书骆志豪被诉泄密案,台湾高等法院昨天宣判,骆志豪被重判入狱2年。
高等法院判决后,骆已不能上诉,仅有检察官能上诉。若检察官不上诉,骆将面临入监服刑的命运。
据报道,法院称,骆志豪任职于“交通部”、“民航局”期间,将政府的机密文件,作为私谊人情或公关诱饵,向新闻传媒工作者透露机密文件内容。
经他泄漏的文件包括“台柬航权草约谈判”、“台泰航权谈判”、“中正机场一期航站民营化暨二期航站BOT”方案等资料,因消息提前曝光,造成有关谈判困扰及延误。
(摘自新浪网新闻中心)
 
【拓展训练】
一、强化训练
(1)讨论题。小张所在公司是一家小型公司,许多重要客户都与公司的员工很熟,习惯于不打招呼进入公司。近期,该公司正在进行一项技术攻关,公司方总要求秘书小张做好公司保密工作。小张该如何做好公司的保密工作,请你帮她出出主意。
(2)中国钢协与澳大利亚的谈判中,由于我方机密信息被泄露,造成在谈判中处处被动,并且遭受重大损失。从这件事中,我们应吸引什么教训?
二、综合训练
秘书小赵刚到一家公司。上班的第一天,公司总经理就找到她面谈,总经理没有过多地给她说什么,只是将公司员工投诉小赵前任秘书的意见书给她。意见书记录内容如下:
(1)办公室一盏日光灯坏了,一闪一闪的,一个星期没有报修,被一个重要客户看见,直言公司的管理不到位。
(2)办公室的空调一直都是16℃,并长期不开窗,弄得两个同事呼吸道感染。
(3)清洗复印机时,水流进机器里,复印机被烧坏,一些重要的资料无法复印。
(4)有一份保密的传真因没有及时取走,被人盗走。
(5)一个客户来办事,被办公室物品砸中头,幸好伤势不重。
(6)办公室常常没人在时灯火长明。
(7)接待室常常没有水。
问题:小赵应如何避免再犯同样的错误?

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