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项目一认识办公室事务

发布时间:2012-12-28  来源:原创  作者:主编:焦名海 方有林 副主编:雷鸣 王明丽 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1369  
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项目一认识办公室事务
 【知识目标】
能描述办公室概念的含义;
能描述办公室事务的内容;
能列举办公室的几种类型;
能描述办公室人员的工作权责。
【能力目标】
能根据办公室的地位和作用认识办公室工作的“含金量”;
能较清楚地认识办公室的功能;
能较清楚地认识办公室人员各个岗位的不同职责。
 
【案例导入】
吕萌被天葵公司录用为办公室秘书。试用期间,只能在办公室打杂,有时工作稍有差错,还要受到部门主管的批评。那一段时间,她情绪非常低落。公司经理助理王玉凤平时对她十分关心,总是在工作上给予她帮助,这使得吕萌很是感激。王玉凤发现吕萌的情绪有些波动,就主动找她谈心。了解到吕萌在学校学的是食品专业,来公司应聘的职位是网络管理员,录用后却被安排在公司办公室工作,这使得吕萌十分失落。来到办公室上班也没安排她具体工作,主任只说要她先熟悉熟悉情况再说。工作了一些日子,除了每天按部就班地端茶扫地、接接电话,偶尔布置会场,也没有多少事情可干。这让吕萌更加茫然和苦闷,她感到自己过去的那些理想和抱负将要在这个“含金量”不高的工作岗位上消磨殆尽了。
听了吕萌的抱怨,联系到自己刚到办公室时也有类似的思想情绪问题,王玉凤觉得有必要同吕萌做一次深谈,帮助她端正一些思想观念,使她对办公室工作有一个正确的认识和较全面的了解。
问题:(1)吕萌作为一个办公室“新人”,该如何调整自己的心态?
(2)说说你现在对办公室工作的认识。
 
任务一了解办公室事务内容
【任务描述】
吕萌遇到的问题是不少初涉办公室人员,尤其是大学毕业生都可能遇到的问题。好在吕萌很快调整过来,她知道一个人只有快速投入到工作中,才能摆脱苦恼。于是她向她儿时的朋友琳琳发了短信,向她了解办公室到底要干些什么,办公室日常事务是哪些,阶段性事务会有哪些,哪些事可能会突然降临。琳琳在友好公司办公室任主任助理,工作了3年。琳琳接到吕萌的“求助”后,就给吕萌发来了自己一天的事务:
 
办公室事务处理
项目一认识办公室事务
 
时间内容
08:40到公司楼下取报纸、信件
08:45到公司,打开门窗(通风)
08:50打扫卫生,包括老总办公室、个人办公室
09:05清洗茶具
09:10老总到公司(老总潮州人)替老总煮开水(泡功夫茶)
09:18修剪盆栽、浇水
09:20信件分类,放好新报纸,清理旧报纸
09:30开电脑,建合同
09:35录入新客户的通信信息
09:30老总外出
09:40给客户发传真(合同)
09:42接听并记录电话(找老总)
10:20到银行查账
10:30返回(银行就在楼下)
10:39接听并记录电话(找老总)
11:15接听并记录电话(找老总)
11:20接收传真
11:22老总回来
11:23煮开水泡茶
11:25汇报来电给老总
11:30喝茶,聊天
11:32接收传真
11:40老总下班
续表
 
11:45接电话
12:00下班
12:00—14:30午休中
14:30上班
14:45开电脑
15:00老总上班
15:01倒水给老总
15:37接收传真
15:40打电话到分公司核对数据
16:30发传真给客户
16:35修剪盆栽
17:15清洗茶具
17:20倒垃圾
17:25收拾桌面,关电脑,检查各种电源是否关好,关好窗户
17:30锁门,下班
吕萌看完琳琳的“日记”后,对办公室事务工作内容有了比较清晰的了解。她决定进一步到网上找一些相关资料来了解办公室事务内容。
 
【实训】
实训一
一、实训名称
阅读办公室秘书的一天。
二、实训目的
(1)掌握办公室事务的内容。
(2)能区分办公室日常事务与阶段性事务。
三、实训步骤
(1)认真阅读琳琳的日记,从中找出她一天的工作内容。
(2)将琳琳一天的工作用表格列出。
(3)用不同的颜色标出日常事务与阶段性事务。
四、实训要求
(1)在阅读之前,应首先考虑到琳琳的身份。因为身份不一样决定其工作内容不一样。这里琳琳的身份是一个公司的行政文员(办公室助理),是在公司中处于一线的基层工作人员,她主要执行总经理安排的具体工作。
(2)日常事务是指每天必须要做的工作,比如整理办公室、收发邮件等。有些事只是阶段性事务,不是每天要做,比如写季度计划、陪同上司外出等。
(3)阅读资料时应区别哪些是属于私人生活事务,哪些是属于工作事务。将事件列表时只要求列出工作事务。
五、实训结果与测评
(1)提交1份琳琳的工作列表。
(2)提交1份对琳琳一天工作的体会文章。
实训二
一、实训名称
搜集办公室文员的博客或网文。
二、实训目的
(1)通过阅读博客(网文),掌握办公室文员一段时间内应完成的事务。
(2)通过阅读博客(网文),初步了解办公室文员应有的心态。
三、实训步骤
(1)用百度或Google集两个办公室文员的博客(网文),也可以进入比较著名的博客网如新浪、搜狐等,或进入大型职业论坛了解办公室事务。
(2)分析两个博客(网文)中共同的事务。
(3)用表列出日常事务与阶段性事务。
四、实训要求
(1)搜集办公室文员的博客应有两个以上。搜索时可以键入“办公室日志”关键词,然后找到相关材料。
(2)分析博主所承担的办公室事务时应了解其所在行业与岗位。
(3)分析博客文章时,应注意根据时间的顺序来进行,同时也关注其处理的过程与经验。
五、实训结果与测评
(1)提交1份办公室事务的博客(网文)。
(2)根据博客(网文)的内容,列出其办公室事务的内容。
 
【理论知识】
一、办公室的含义
(一)办公室的概念
很多时候人们一提到工作,就会提到“办公室”。但是,在日常谈话中所提及的“办公室”,具体含义并不完全相同,因为在实际运用中,我国“办公室”一词一直具有多重含义,其中主要有以下几种:
(1)办公的场所。泛指人们办公的场所。它是以“白领”为典型代表的非体力劳动者从事工作的主要场所。这种场所通常必须具有处理与工作有关的各种事务的功能,要有办公家具、文件柜、书写文印设备、联络通信设备等,可以供人们在从事书写、接待、会谈、联络等工作时使用。
(2)各级政府部门及企事业单位下辖的主管某一专项工作的行政机构。在国家机关和企事业单位中,出于集中开展某些专门工作的考虑,会设置一些专门办公室负责专项工作的管理。例如,“浙江省人民政府法制办公室”为省政府负责法制工作的直属机构。
(3)各类机关、团体、企事业单位中协助领导处理本单位日常工作、为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作的专门机构。如“某公司行政办公室”“中共中央办公厅”等。
(二)办公室的地位
(1)中心地位。它的中心地位主要体现在,办公室常常要代表领导处理全局性的问题,起着指挥、控制整个机关工作的作用。另外,办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地。上下左右、四面八方的信息,都在办公室汇集和综合,并且要发挥信息中心的综合效应。
(2)枢纽地位。办公室在一个机关中是沟通上下、协调左右、联系各方、保证机关工作正常运转的枢纽。从其在单位的序列来看,它介于管理层、执行层之间,起着直接协助领导工作的作用。
(3)窗口地位。办公室是一个单位或领导机关的总进出口。对于上下级和其他兄弟单位来说,是信息网络中心,处于联络站的地位,是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。
二、办公室事务内容
办公室工作的具体内容是由办公室职能导出和决定的。办公室事务主要包括以下各项内容:
(1)信息工作。综合负责本单位信息的收集、整理、保管、传递等工作,如向上级主管单位报送重要政务信息;广泛收集、整理有关本单位各项活动的信息,反映情况,编印《信息简报》《工作信息》等信息类刊物,报送领导参阅;进行数据统计、调查研究等专项信息收集工作,为领导决策服务;负责本单位网站的建设与维护;研究信息管理方法和技术,负责本单位的信息化建设等。
(2)文电办理。即协助领导组织起草或审核以本单位名义发布的各种文电,负责外单位来文来信的登记、拟办、转送、催办及归档等工作,负责本单位内部向领导部门报送的请示、报告等的登记、审核、呈送、批办工作并检查办理情况,负责机要文件管理等。
(3)档案管理工作。组织在各种社会活动中会产生很多公文、图纸、照片、录音录像及其他材料,需要经过筛选、整理作为档案保存下来。
(4)辅佐决策工作。为领导决策做好基础性工作。
(5)督办工作。督办工作是指对承办单位和承办人执行任务情况进行督促检查,确保工作按期办理完成。
(6)协调工作。协调工作是指办公室协助领导协调组织内外各有关单位及部门之间的工作及工作关系,减少和解决矛盾冲突,使各部门之间能统一意志、统一行动、相互支持、紧密配合地实现组织的目标。
(7)重要会议及活动的组织安排工作。协助领导对本单位的重要会议如领导办公会、高层管理人员的工作会议等进行组织安排,对会议的筹备、召开及善后工作提供全面服务。
(8)建立健全制度规定。办公室要协助领导建立健全本单位内部各方面工作的制度、办法、规定。
(9)印信管理工作。负责掌握本单位公章及领导印章的使用,并负责开具对外行政介绍信。
(10)保密工作。协助领导制订有关保密工作的制度、措施,做好人员方面的安排,防止各种秘密外泄。
(11)接待工作。负责上级单位及其他有关单位的来访接待工作,做好迎送、食宿、交通及活动组织等工作。
(12)办公设备管理工作。主要管理办公室传真机、复印机、打印机、扫描仪、光盘记录设备、远程通信设备等各种现代化办公设备。
(13)后勤工作。为组织的活动和运转提供物资和环境保障,负责本单位的房产及车辆管理、基建管理、食堂宿舍管理、环境卫生管理、消防治安管理、设备物资管理、值班管理及其他后勤保障工作。
(14)领导交办的其他工作。负责领导和管理机构临时交派的工作,以及对各种突发性事件进行处理等。相对于日常程序性工作而言,这些工作的出现没有明显的规律,也没有规范的操作规程,但是同样需要认真处理。
在这些事务中,办公室日常事务主要有办公室环境管理、电话接转、邮件转发、文件传阅、接待来访宾客、受命督察工作、安排值班工作、收集信息工作等等。除此之外,办公室还有些阶段性事务,如办公用品的发放与采购、内部会议和活动的组织、上司的外出安排与宴请工作、员工证照办理、企业年检等,都属于阶段性工作。
 
【相关链接】
一、办公室的类型
在我国,办公室大体上分为综合型办公室、庞杂型办公室、单一秘书型办公室。
(一)综合型办公室
一般下设四个内部机构:秘书科、信访科、行政科、机关管理科。秘书科,负责文书处理和运转、调查研究、会务工作;信访科,负责办理来信来访;行政科,负责汽车调度、办公楼管理等内部事务;机关管理科,负责整个政府机关工作人员的生活管理、文化娱乐等事项,并负责整个政府机关的对外收发工作。
(二)庞杂型办公室
其职能涵盖多个业务职能机构。除设有秘书、机要、信访、文印、行政、档案五科一室外,还包括人事科和政法、文教、工业、商业、工商物价、财政金融、交通运输七组,它们除了参与政务、管理事务、为领导服务以外,还保留了作为职能机构的工作职责,超越了办公部门的工作活动范围。
另外,办公室还可按机关、单位性质的不同,分为党的机关办公室、政府机关办公室、军事机关办公室、社会团体办公室、企业单位办公室和事业单位办公室等。
(三)单一秘书型办公室
办公室的人员组成与分配:办公室主任一人,负责全面工作;秘书五人,进行收发和文印、核稿和送签、调查和综合、咨询和辅助决策、负责来信来访;机要员一人,负责机要文书;收发员一人;打字员三人;交通员一人,负责递送市内急、要密件;档案员一人,保管档案。该类办公室的机构职责和工作人员配备都类同于秘书机构。
二、从事秘书工作的思想准备
秘书在单位组织的管理中担当角色的重要性是不言而喻的,所以对于一些秘书新人,单位往往不会马上委以重任,而是先试用一段时间。在这段时间里,秘书新人们往往觉得工作“简单”、繁重却待遇不高;也有可能觉得工作很“清闲”。因此,在从事秘书工作之前,必须做好相应的思想准备。
刚进入秘书行业或即将进入秘书行业工作的人,必须注意自我提升,在工作中发挥主观能动性,努力提高自己工作的含金量,充分利用自己的职位优势,在“打杂”过程中给自己创造机会,从而使自己尽快成长。
(一)充分发挥主观能动性
秘书并不是算盘珠子,领导拨一下你才动一下;很多时候需要秘书充分发挥主观能动性,自己找事做。做一个秘书能否充分发挥自己的主观能动性,实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书,必须有强烈的上进心,因为企业的生存环境越来越复杂,领导的压力越来越大,因而对秘书的期望值越来越高。秘书如果没有上进心,不注意自我积累和提升,不发挥主观能动性,就会离领导的要求越来越远。当然,秘书在发挥自己主观能动性的同时,必须注意自己是否越位。
(二)提高工作的含金量
几乎所有的秘书工作都可以增加“附加值”,比如在给客人泡茶的时候,给客人一个微笑,让客人感到更温馨;在给领导起草文件的时候,多加几幅图表,让简单枯燥的数字更直观,更生动……虽然秘书的主要工作是做“杂务”,但不能只是机械地做,还要有精益求精的态度,尽量给自己的每一份工作增加“附加值”。如果你给每一件事都增加“附加值”,那么,工作的含金量就会大大地提高。如果你工作的“含金量”很高,那么领导对你自然就会刮目相看。相反,如果认为秘书工作只是“打杂”,那么,你的工作永远只能是“打杂”。
(三)充分发挥职位优势
领导的工作都非常忙,不可能将自己所有的工作及要求都向秘书“交代”,秘书必须学会利用自己的职位优势来收集信息,充实自己。那么,作为秘书,在日常工作中应如何利用自己的职位优势充实自己呢?可以从以下三方面入手:第一,仔细阅读和琢磨自己经手转发的各种文件和资料;第二,留意领导的电话及领导与各部门经理的谈话;第三,留意网上和报刊上有关本行业的新闻和动向,遇到不懂的问题就向同事请教。只要做到这三点,就能基本了解公司运营状况和领导的工作重心。日积月累,你的工作视野自然就会开阔,想领导所想,急领导所急,与领导在工作中形成默契,自然而然成为领导的得力助手。
(四)在“打杂”中创造机会
主动坚持要求给领导“打杂”,一方面让领导看到你的能力,另一方面让领导从这种主动中看到你的上进心。只有这样,领导才会慢慢了解你和信赖你。作为一名秘书,你可以等待领导赐予你机会。但是,如果主动去创造机会,那么将会进步得更快!
三、案例
办公室文员的一天
06:30起床,07:00从家里出发,站在拥挤的公交车上奔赴单位。
07:40到单位(上班时间为08:30),边放下包边启动电脑。等待电脑开机的这段时间,拿起抹布和拖把,简单地擦一下办公桌和地面,然后打开窗户。
08:00回到电脑前,查看电子邮箱,然后查看今天的备忘录及日志安排表。
08:20到一楼收发室,取回报纸和信件并分好。然后浏览报纸主要新闻,发现一则行业新闻,找到报纸的PDF版下载保存。然后把报纸送到领导办公室。
08:40接到第1个电话,是工程部的,要求领取A4纸。放下电话,写昨天没有写完的月末总结。
08:45工程部的刘工程师来领纸,申请单差他们领导的签名,让他去补签。他说他们工程部经理不在,而他急用。我让他找我的上司。5分钟之后,刘工程师签好字。发了5包纸。
09:10月末总结刚写完第二部分,第2个电话响了。是公司陈副总的电话,要求行政部安排一辆车去南山。
09:15填好派车单,请上司签字,然后交给司机,并告诉陈副总出车的车号与司机。办完事后又回办公室写总结。
10:15终于写完总结初稿。这时上司来了,要我去复印几份材料,然后将原件归档。
11:00文件复印好后连同总结稿一同交给上司,请他审核。
12:00做好总结汇报PPT。
12:15去食堂吃自助午餐。
12:30回到办公室休息,打开电脑,进入美国MSNBC网站,收听网站英语视频新闻。
13:30开始下午的工作,接听了两个电话。
14:00销售部需要送一份合同到本韵公司。销售部助理休假,上司让我去送。
16:00返回公司。
16:30安排明天的工作,填写工作日程表。
17:00下班回家。
四、国际秘书协会确定的秘书工作内容
(1)以速记记下上司交代的事项;
(2)执行上司在录音留言中交办的事项;
(3)档案管理;
(4)阅读并分类信件;
(5)以电话往来维持和外界的良好公共关系;
(6)替上司定约会并做好记录;
(7)按上司口头或书面指示完成信函;
(8)在权限内按自己的意思发出信函;
(9)接待来访宾客;
(10)替上司接洽外界人士;
(11)自动处理例行的事务;
(12)为上司安排旅行或考察;
(13)替公司宾客订饭店、机票等;
(14)准备好公司要公开的资料;
(15)替上司收集演讲或报告资料;
(16)协助上司准备书面的财务报告、研究报告;
(17)整理并组织好粗略的资料;
(18)替上司保管私人的、财务的或其他记录;
(19)协助上司申报所得税及办理退税;
(20)督导一般职员或速记员;
(21)安排会议事务,并做会议记录或纲要;
(22)复印资料。
 
【拓展训练】
一、强化训练
(1)讨论:如何理解办公室事务杂而多?
(2)小黄是天地公司的秘书。一天,上司让她去给他夫人买火车票。她很不情愿,因为觉得这不是自己的工作。于是她借故要处理其他事走了。小黄的做法正确吗?
二、拓展训练
阅读案例,说说他哪些方面做得对,哪些方面做得不对。
08:30到办公室上班。本来要求是08:00到,但我一般是08:30到,而且算是比较早的了。以前刚上班还扫一下地,现在老油条了也就不扫了。
08:30— 09:00去拿报纸、上厕所,再给自己泡杯茶,总共大概30分钟完成,算比较有效率的了。
09:00—9:30从办公室下楼去吃早餐。一般去吃猪脚粉,有时候换换口味吃桂林米粉、螺丝粉、牛腩粉也不错。
09:30回办公室看看领导有什么任务安排,领导一般也在这个时候到单位(领导一般比较忙,睡的比较晚,所以早上来的也比较晚)。顺便给领导准备好热开水泡茶,准备好各类报刊。
09:30—10:00基本完成领导安排的工作,领会领导的意图。
10:00—10:30看报纸,特别是《北海日报》,看看有什么重大新闻、小道消息。再看《羊城晚报》。
10:30—11:00打打电话,聊聊天。什么北海哪里的火锅比较好吃,外沙的晚茶好还是山本的好,下午下班去哪里吃狗肉,晚上去哪个茶坊锄大地、今天开的是猪还是羊,昨天晚上的球赛怎么样了等等,比较忙。
11:00—11:30看看领导还有安排没有。如果领导不在,就到楼下的科室看看,顺便溜回家。
 
 
任务二理解办公室事务特点
【任务描述】
第二天,吕萌的同学又给她发来一篇《办公室记事》的文章:
今天是星期一,是佳佳开始上班的第一天,佳佳心里既兴奋又紧张。她调节一下自己紧张的心情,告诉自己今天会是美好的一天。
早上9点,佳佳到达公司。办公室里一个人都没到,佳佳打开办公室的灯和窗户,让外面新鲜的空气和阳光透进来,然后再给办公室的花花草草浇水。当佳佳正在给花浇水的时候,听见咚咚的高跟鞋声,抬头一看,是穿着职业套裙看不出实际年龄的行政办公室许主任走了进来。佳佳展开自己灿烂的笑脸对她说“早上好”。许主任没有回应佳佳的问候,盯着佳佳手上的浇水壶问道:“你是新来的清洁工吗?”佳佳听到这句话,心里虽然难过,但还是继续保持灿烂的笑脸对许主任说:“你好,我叫佳佳,是新来的经理助理。以后请多多指教。”当佳佳和许主任讲话时,办公室的人已经陆陆续续到了。面试佳佳的那位人事主管也到了,她微笑着走过来:“许主任,这是新来的廖经理的助理,刚从学校出来,以后还请你多指点指点啊!”这时,一位面带笑容的女生走了过来:“你好,我叫小容。”佳佳微笑地回应了她:“你好,我叫佳佳。”小容微笑着对佳佳说:“你真早,我带你去你的小办公室吧。”佳佳感激地对她笑笑:“谢谢你。”佳佳带着忐忑不安的心情走进了自己的小办公室。这时,小容又对佳佳说:“现在的文件和邮件很多都是没归档的,你把这些处理一下吧。”然后小容把一些工作上的细节告诉佳佳后就出去工作了。佳佳慢慢静下心,把文件分缓急处理。在佳佳埋头工作的时候,廖经理在窗边站了一下,看着佳佳忙碌的身影没出声。当佳佳把所有的工作都整理好的时候,中午下班铃声已响起来了。
又是阳光明媚的一天。今天佳佳还是像平常一样来到公司上班,像平常一样处理完日常事务后,佳佳拿出一本商务英语开始学习起来。当佳佳正在聚精会神地看书的时候,许主任拿着一叠资料走了进来,说道:“哟,你还努力啊!我这里有一叠资料是准备给海关看的,你扫描一下。”佳佳放下书说:“许主任好!这些扫描资料我会尽快处理好的。”等佳佳将文件扫描完后,廖经理又来说:“等一下华进公司会有人来访,你来会议室做一下会议记录。” “好。”佳佳拿着记录本跟着廖经理去了会议室。这时会议桌边坐着的两个人站起来与廖经理和佳佳握手,接着双方开始进行商业会谈。佳佳快速地记着会议记录。会议结束后,佳佳和廖经理送客人离开。客人临上车时对廖经理说,你有一个漂亮能干的助理。佳佳回应了淡淡的一抹笑容。
佳佳回到自己的办公室就开始用电脑整理会议记录。当佳佳整理完会议记录时,下班铃已响了。佳佳又处理起办公室邮件来,不知不觉到了7点。这时,陈经理来到她办公室,说明天工商局的人会来,要佳佳准备年检的资料提供给他们看。陈经理刚走,廖经理走来,看到佳佳还在加班,就叫佳佳一起去吃饭。佳佳经廖经理这样一提醒,也觉得有点饿了,于是她就随廖经理去公司楼下的小面店吃饭。
今天一早佳佳刚上班坐下没多久,陈经理就进来对佳佳说:“佳佳,工商局要的资料准备好了没有?等一下他们就要来了。”佳佳说:“没有。”陈经理怒气冲冲:“没有?如有什么后果你能负责得起吗?”佳佳心里很委屈,昨天先给许主任扫描不少资料,后来又记会议记录、整理邮件,哪有时间啊!并且陈经理又是很晚才通知她。佳佳强忍住快要夺眶而出的泪水。
下午,廖经理说办公室布置有点乱,叫佳佳把办公室重新设计重新布置。于是佳佳和一位男同事小王一起搬动铁皮柜,结果搬来搬去就没个合适的地方放。许主任紧锁眉头,说要去参加一个会议,临走时对他们说:“你们先看着摆放吧!” 佳佳借鉴以前的布局提出一个方案,小王说试试看。于是大家一起动手搬桌子椅子,摆到了指定位置。当廖经理走进办公室的时候看到一个崭新的环境,对下属们说道:“这个布局不错啊!是谁想出来的点子啊?”这时小王说:“经理,这是佳佳想到的办法。”廖经理把目光投向了佳佳,称赞她说:“佳佳,做得不错。”佳佳笑着对经理说:“这是大家的功劳。我只是提出一个方案,没有大家的帮忙,我一个人也完成不了。”这时,办公室里响起一片愉快的笑声。在这笑声中,佳佳把早上不愉快的事情抛到了脑后。
吕萌读完这篇《办公室记事》后,觉得对办公室事务工作有了深入认识。
吕萌后来在1998年第一期《秘书》杂志上看到了《别问我是谁》一首诗,她觉得很符合办公室人员的写照:
电视屏上看不到我的身影,
因为我正在安排领导的行程。
收录机里听不到我的声音,
因为我正在整理领导的录音。
报纸上看不到我的简讯,
因为我的职业含义太深沉。
领奖台上听不到我的姓名,
因为我的职业座右铭是无名。
精品店里留不下我的脚印,
因为我的腰包羞于见精品。
歌舞厅里留不下我的雅兴,
因为我的爱好并不在歌舞厅。
假日里挤不出团聚的余暇,
因为八方的信息牵动着我的神经。
除夕夜家人吃不上我做的饭菜,
因为我还要赶写新春的公文。
做不了红花就做绿叶,
做不了绿叶就做埋在土里的根。
做不了车头就做车轮,
做不了车轮就做接轨的道钉。
世界需要如此分工如此运行,
世界总是如此完美如此公平。
 
【实训】
实训一
一、实训名称
阅读《办公室记事》。
二、实训目的
(1)通过阅读材料,掌握办公室工作特点。
(2)让学生对办公室工作有清楚的定位。
三、实训步骤
(1)认真阅读《办公室记事》。
(2)列出佳佳具体做了哪些事,并分析佳佳在处理这些事务时所表现出的特点。
(3)归纳办公室事务的特点。
四、实训要求
(1)阅读《办公室记事》时,可以先按时间划分,然后分析这两天佳佳所完成的事务。
(2)分析佳佳处理第一件事务时,思考佳佳为何这样处理,如果不这样处理结果会怎样?如佳佳上班第一天尽管来得很早,但如果一来不打扫,也不通风,行不行?还有许主任让她扫描资料,她可否拒绝?
(3)归纳办公室事务的特点时,要联系办公室事务的内容、办公室在单位的作用,同时要考虑到办公室事务与上司的关系以及处理这些事务的要求。
五、实训结果与测评
提供一份小组关于办公室事务特点的讨论记录稿。
 
实训二
一、实训名称
欣赏《别问我是谁》。
二、实训目的
(1)通过欣赏诗歌,进一步理解办公室工作特点。
(2)培养学生的概括能力以及角色把握能力。
三、实训步骤
(1)朗诵《别问我是谁》。
(2)概括出第一节主要内容。
(3)找出诗歌中记录事务的句子,哪些表达了作者对秘书工作的认识。
四、实训要求
(1)欣赏《别问我是谁》之前应认真阅读,尽量做到熟读,深刻理解作者感情。
(2)概括每一节的内容时,先找出“我”正做的事,然后再分析这些事务与其他事务有何不同。
(3)概述每一节的内容时,主要归纳出诗歌借助哪些事实,表达什么样的工作态度。
(4)理解办公室事务时,需要使用较简洁的语言来归纳。
五、实训结果与测评
(1)提交每一节的内容提要。
(2)提交诗歌的主题。
 
【理论知识】
一、办公室事务特点
1.服务性办公室工作不仅服务于领导,而且服务于单位全体人员。服务的内容不仅包括管理服务、信息服务,也包括生活服务与事务服务。因此,在处理办公室事务时,要求工作人员要有服务意识,做到细化服务,提高效率,杜绝“为他人做嫁衣”的思想,端正工作态度。
2.分散性办公室事务的分散性表现在两个方面:一是事务有办公室内部的,也有办公室外部的,处理时难以集中统一。比如内部的邮件收发、车辆管理、办公用品的发放、年检办理,这些事都很分散。二是工作人员分散。办公室在很多时候处理事务要求多个部门协助才能完成,而协助的这些部门有些流动性强,给事务处理带来一定的困难。
3.繁杂性办公室事务涉及上下、左右、内外各个方面,千头万绪。办公室作为单位的枢纽,有时事情会突然像潮水般涌来,如果没有高效的事务处理与管理能力,很难胜任这些工作。
4.综合性办公室事务的综合性主要表现在工作内容涉及单位的所有部门,担任着这些部门之间的信息传递与沟通。另外,在处理办公室事务时,必须对各方面情况进行综合分析,统筹处理。
5.政策性办公室事务如文件处理、业务办理、答复问题,都要根据单位制订的政策来办理,不能随意。一些政策性很强的事务,在处理时稍有不慎,就可能造成重大差错,给办公室甚至全局带来不可挽回的影响。
上述特点大多数是由办公室的作用与地位决定的。
二、办公室的作用
1.参谋作用和助手作用在经济全球化快速演进的21世纪,社会、经济和科技的发展日新月异。面临飞速发展的客观形势,要及时对重大问题做出正确、科学的决策,这不仅要求领导班子有合理的群体知识结构、善于精心规划决策,而且需要一批政策水平高、熟悉情况、头脑清醒、思想敏捷、精于谋划的人组成一个班子,这个班子就是办公室。
作为领导的参谋,应做好以下工作:①做好调查研究工作,在领导决策之前为领导收集决策所需的信息,为决策提供依据。②在办文工作中,提出拟办意见供领导参考。③组织会议时,对会议的议程、开法、解决的主要问题及如何贯彻实施等提出建议和意见,供领导参考。
作为领导工作的助手,应做好以下工作:①协助领导承办好各项事务。②协助领导做好协调工作。③协助领导做好各种决策的布置和督促检查工作。
2.服务作用和耳目作用所谓服务作用,指办公室承担着为同级部门和下级各单位服务的职责。主要体现在协助领导处理日常事务,为领导提供决策依据,以及完成领导交办的任务等。同时为本单位同级部门服务。
所谓耳目作用,指办公室在机关或单位的领导工作中具有了解情况、掌握情况、报告情况的职责。换句话说,就是要掌握信息、传递信息,并及时进行信息反馈。因此,也可称为信息反馈作用。
 
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一、办公室人员的谋与略
办公部门的参谋咨询工作尽管千头万绪,但归结为一点就是“谋略”二字。
谋略,指的是计谋与方略,也就是解决问题、处理矛盾的方法。它们往往融于办公室人员尤其是秘书人员起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。具体包括以下几点:
(1)建议。秘书人员围绕领导工作和所要解决的问题,提出的各种工作建议,如工作安排建议、解决某一问题的建议、推广某一经验的建议等。
(2)意见。秘书人员针对实践中亟待解决的问题所提出的参谋意见,如关于纠正不正之风的意见、关于加快扭亏增盈步伐的意见、有关下级请示的批复意见等。
(3)预案。秘书人员为落实某项工作或贯彻领导意见而提出的实施办法,如会议组织预案、突发性事件处理预案等。
(4)方案。秘书人员根据客观要求和实际情况经周密研究后提出的工作思路,如改革方案、机构调整方案、调研方案等。
(5)见解。秘书人员学习理论、分析形势、研究问题后所提出的看法,如秘书阐发的某些新观点、新思想、新认识等。
二、比尔·盖茨的秘书
比尔·盖茨的首任秘书是一个年轻的女大学生。微软创业之初,微软公司基本上都是年轻人,这些人搞业务、搞推销都是一把好手,可是弄起内务、管理方面的杂事,没有人能有耐心。对于他的第一任秘书来说,办公室工作似乎并不是她分内的事,一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨大伤脑筋。他深切地感到,对公司这些粗粗鲁鲁的年轻人来说,应该有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作都能揽下来的总管式女秘书,不能总让这方面的事来分他们的心。比尔·盖茨从众多的应聘者中选中了一位4个孩子的母亲、42岁的露宝。
盖茨的决定让同事们百思不得其解,为什么要录用这位看上去并不适合做秘书的中年妇女呢?其实,在别人眼里这些“缺点”,在盖茨看来却正是一种自己公司最缺少和最迫切需要的东西:公司在创业初期,内务管理方面的经验正是盖茨所欠缺的,42岁的年龄相比起20多岁的年轻人来说更有稳定性;而多年操持家务的经历正说明她有内务管理的经验;4个孩子的母亲,心中一定会有异常浓重的家庭观念,这种家庭观念一旦在工作中发挥出来将对公司起到非常重要的作用。从此,这位42岁的中年妇女就成了盖茨的第二任女秘书。
事实证明,盖茨的想法是正确的。这位中年妇女上任后,对于这位年仅21岁的董事长开始以一个成熟女性所特有的缜密、细腻与周到展开工作,并且主动向盖茨申请在公司应尽的责任与义务。盖茨有中午到公司然后连续工作到深夜的习惯,于是,关怀盖茨在办公室的起居饮食,就成了她的一项重要工作内容,这使盖茨感到一种母性的关怀与温暖,减少了因为远离家庭而带来的失落和不适感,得以更认真地投入工作。甚至是在随盖茨出差到外地时,她也会在行李里面额外放一条毛毯,因为盖茨在睡觉时有一个习惯——往身上扯一条毛毯。
微软公司离亚帕克机场只有几分钟路程,所以盖茨每次出差时,为了尽可能地避免浪费时间,总喜欢到最后时刻才赶往机场,以至于常常因此而超车和闯红灯。她留意到这一点后,又给自己增加了一项新的工作任务:提醒和督促盖茨每次提早15分钟去机场。她把公司看成一个大家庭,把每一位员工看成家人,把每一项工作看成是家务,她对公司的任何一件事物都深有情感。盖茨对她大为赞赏和信任,不久之后就升她为公司的后勤分管,担任发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等工作。
时间一天天过去,而微软也在她这种包含着母性关怀的工作中逐渐发展壮大。这种母性的关怀也成了公司的灵魂,给公司带来了巨大的凝聚力,盖茨和其他员工对她都有很强的依赖和感恩心理。
 
【拓展训练】
一、强化训练
(1)有人说成功的领导下面有一个好的办公室主任。请谈谈你的看法。
(2)办公室工作无非是端茶倒水,跑跑腿,没有多少挑战性。请根据办公室事务特点来谈谈你的看法。
二、综合训练
阅读新闻,谈谈你的体会
全球第二大汽水生产商百事公司因秘书失职面临巨额赔偿。美国两名男子指控百事一款瓶装水盗取其商业意念,今年4月提出赔偿要求。但百事总部懵然不知,缺席聆讯,结果遭法庭重判赔偿12.6亿美元,约占百事近年每年赢利两成以上。追查原因,原来是百事一名秘书忘记处理律师信,铸成大错。
来自美国威斯康星州的原告乔伊丝和沃伊特宣称,两人于1981年与百事的分销商WisPak和Carolina Canners签署保密协议,推出一款名为U.P.的瓶装纯净水。但两家公司违反协议,将资料泄露给百事,后者于15年后推出瓶装水Aquafina。
乔伊丝和沃伊特于4月28日向法庭起诉百事、WisPak、Carolina Canners,指责百事在开售Aquafina时,已知道有关资料是机密的,要求百事赔偿7.5万美元。上月30日,百事由于缺席审判,被判赔偿12.6亿美元。
百事宣称,在法院判案后差不多一周才得悉案件,延误的原因之一是起诉书发到北卡罗来纳州(百事注册地),而非其总部所在地纽约州;更致命的是,百事法律部门一名有20年工作经历的女秘书亨利接到起诉书后,因“忙于准备董事会会议而没有将它转交给任何人”,也没有记录在案,直至本月5日收到判决书后才猛然觉醒。
(摘编自新浪网)
 
 
任务三办公室人员职责
【任务描述】
吕萌虽然知道了办公室事务的内容与特点,但对每件事到底要做到什么程度不是很清楚。于是她找来了原来招聘时的职责要求:
招聘岗位:行政秘书 1人。
招聘单位:天葵礼品公司。
招聘条件及要求:
(1)具有全日制普通高校英语专业硕士及以上学历。
(2)具有较强的独立工作能力、英语表达能力和人际沟通能力,掌握基本的外事活动规则。
(3)具有较强的工作责任心和主动性,工作思路清晰。
(4)工作作风踏实、勤勉,有耐心,具有良好的敬业精神和团队合作精神。
(5)有较好的文字功底、计算机应用能力。
(6)有外事活动经历人员优先考虑。
 
【实训】
一、实训名称
解读秘书招聘信息。
二、实训目的
(1)掌握办公室人员的职责。
(2)认识办公室人员的能力要求。
(3)认识办公室人员的职业道德。
三、实训步骤
(1)阅读招聘启事。
(2)分析办公室秘书的能力要求、态度要求以及任职资格。
(3)分析出办公室人员的职责。
四、实训要求
(1)分析招聘启事时,可以到网上找两个以上启事来分析。
(2)因办公室事务的综合性,秘书的职业能力要求比较多。办公室人员的业务能力主要包括:①要有高标准的速记、打字技术;②能够熟练使用各种现代化办公设备;③具备基本办公技能,包括接打电话、接待来访、处理信函等;④掌握各项办公室工作(如文书工作、档案工作、信息工作、会务工作、保密工作、督查工作、协调工作、财务出纳工作等)的工作流程和操作方法;⑤能够熟练掌握一门以上的外语;⑥具有纯熟的文书写作和文字处理技巧。
同时需要一般的能力,主要有:①管理能力;②观察能力;③分析判断能力;④学习能力;⑤时间管理能力;⑥解决问题的能力;⑦预见能力;⑧环境适应能力;⑨减轻压力的能力。
(3)分析秘书人员的职责可以通过网络查找相关的文章,找出它们的共性。
五、实训结果与测评
(1)提交1份办公室职责。
(2)提交1份招聘启事中的能力与工作态度要求。
 
【理论知识】
一、办公室管理人员
任何组织都需要办公室部门及时有效的行政支持,以提高整个组织的工作效率。办公室管理人员的职责就是协调办公室的人力、物力及各项工作,使办公室发挥出最大的效用。
1.办公室管理人员的种类办公室管理人员大致可以分为两类:一类是办公室主任或称办公室经理、行政经理、行政总监,负责整个行政办公工作的管理;另一类是办公室下设部门负责人,如科长、股长、组长、主管,负责分管某一方面的工作,如文书、通信、信息、文字处理等。
2.办公室管理人员的主要职责办公室管理人员的工作主要有以下两个方面。
(1)对下属人员及其工作的管理。
①根据工作内容安排工作岗位,并提出合适的任职条件;
②制订科学的工作流程,并关注其实际运行;
③分配工作,并规定完成工作的标准;
④监督并指导下属员工的工作;
⑤对下属员工安排必要的培训,以提高其工作技能;
⑥制订纪律及规章,规范员工的行为;
⑦对内部工作及人员进行协调,解决出现的矛盾或冲突;
⑧及时向下属员工传达领导部门的领导意图,使之认同组织的目标;
⑨经常与下属员工进行沟通,了解其在工作中遇到的困难和需要的支持;
⑩对下属员工的表现进行评估;
对所有下属员工的领导和激励。
(2)与管理机构及领导者的配合。
①透彻了解组织的目标,制订切实可行的办公室工作目标;
②及时了解组织的动向及各时期的工作重点,调整办公室工作重心并与之相配合;
③了解组织的职能分工、机构设置及重要岗位安排,理顺工作关系;
④对重要领导人的工作有全面了解,以便在必要的时候提供全力支持;
⑤与管理机构及领导者保持良好的沟通;
⑥及时了解组织内的各种事务需求并提供优质服务。
3.办公室管理人员的任职要求各类组织中办公室管理人员的选用一般可以通过社会招聘的方法,但似乎更多组织愿意在组织内部的办公室工作人员中选拔,因为他们更了解组织的文化和工作情况。但无论如何,办公室管理人员通常要具备下列能力:
(1)团队协作能力;
(2)解决问题的能力;
(3)领导管理能力;
(4)沟通能力;
(5)在职责范围内做出决定、处理问题的能力;
(6)适应能力。
另外,忠诚、守信和保守秘密等是办公室管理人员必备的职业道德,同时还要熟练掌握各种办公技巧和知识。
二、办公室文员与助理的职责
1.助理办公室职务中,行政助理一职出现得比较晚,大约是在20世纪中期以后才普遍出现的。助理的种类主要有:行政助理、经理助理及各种专门助理。
行政助理的工作类似行政秘书,但更主要的是在行政工作方面给整个组织或团队以支持。
经理助理、总裁助理、局长助理之类的工作是对某个特定的高层管理者提供行政辅助支持。
专门助理是指具有某种专业特长、在某个专门领域或部门工作的助理,如人事助理、市场助理等。
助理的职责主要有:①起草文件和常规性报告;②为领导的报告准备图表、幻灯片及讲稿;③进行组织内外的联络;④为某项决策搜集各种资料并进行研究;⑤为领导安排商务旅行并做好相关准备和计划工作;⑥安排领导工作日程;⑦协调各种关系;⑧对办公室人员进行监督和培训;⑨安排会议,进行会议管理。
2.文员文员是指在办公室中没有管理职务或其他专门职务名称的一般员工,在机关、事业单位往往被称为办事员、科员等。在办公室中他们最常见的工作主要有打字、速记、复印、接待、接听电话、文件存档、数据录入、电脑操作、各种办公设备操作、传递信息、装订文件等。同时他们可能还要根据需要承担起更多的例行事务工作。
3.各种专员随着管理实践与理论的深化以及新技术的运用,办公室工作内容也在不断的发展变化中,既有一些新的工作产生,也有一些原有的工作得到了进一步强化,从而带来了办公室职务的一些变化。例如,目前在美国、加拿大等国的行政办公领域以及我国的一些企业中,出现了一些带有专业工作头衔的办公室人员,如沟通专员、信息专员(主管)、计算机专员等。
 
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一、现代秘书职业技能的新要求
21世纪是电子时代、网络时代,瞬息万变的社会充满着挑战,这都对秘书人员的工作技能提出了新的要求。
   最近,英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官Shirley Taylor女士发表了自己的看法。她认为,在过去的几十年中,秘书的角色变化很快,他们不再是打字员或办事员,开始被纳入行政管理工作范畴,秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也开始发生转变。概括起来,21世纪的秘书人员需要从以下方面提高自己的职业技能:
(1)多元化才能。现代社会对于秘书人员的要求是全方位的,首先应懂得两国甚至两国以上的语言,具有一定的语言处理能力和计算机技能,同时还要具备所从事的特定行业的专业技术知识。因此,平时注意知识的积累和储备就显得非常重要。
(2)出色的组织能力和控制能力。秘书应当是一个组织者,他们要为各种会议和活动做计划,并落实安排。同时,还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。能够把握和控制各种复杂的局面。
(3)完美的沟通能力。要做一个21世纪合格的秘书,沟通能力应该非常出众。秘书需要和领导、同事以及客户打交道,要协调企业内外部的关系,这些都有赖于沟通能力作保证。
(4)获取新知识的能力。现代社会知识更新的速度超过了以往任何一个时代,要想完成好自己的工作任务,在激烈的竞争中赢得主动,秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能,特别是在办公技术方面,需要跟上计算机、现代通信技术应用的发展步伐。
(5)团队合作能力。团队合作能力也是21世纪秘书人员需要重点强调的。在当今社会,没有一个人能够完全脱离群体取得成功,而秘书人员又是社会组织中处于特殊地位的一个角色,他们需要通过自己的努力,帮助领导为组织构建起一个强有力的团队,同时要督促团队努力工作,最大限度地发挥团队的潜力。
目前我国秘书从业人员约2 300万人,而且还在不断增长。但有调查显示,在我国年营业额5 000万元以上的企业中,约有80%的企业总裁秘书早期所受的专业教育是中文、外语等专业,缺乏专门的秘书理论和技能培训,也缺乏从公司的战略高度整合商务管理问题的理论基础和实际经验。按照现代社会的要求,一个合格的秘书人员应该是具备优秀商务人员素质的行业精英,懂得国际商务礼仪、人际关系与沟通技巧、压力管理、财务的精算与操作等。而企业高级秘书或助理人员,应该十分了解秘书与企业战略的关系,知道如何有效地处理商务事件,协助领导完成上下级的沟通,并在任何场合都能保持良好的心态、优雅的风度和冷静的头脑。
二、案例
1.广州某公司办公室秘书招聘广告
招聘要求:
熟练使用办公软件与办公室自动化设备;
具有良好的沟通、协调能力,责任心强;
身高157cm以上,举止大方,品貌端正(简历需附照片);
有一年以上相关工作经验优先;
负责公司各类办公文档的起草、录入、排版、打印、整理工作;
负责公司环境卫生,外来人员的接待、登记。
2.××公司办公室人员职责
(1)协助领导处理行政方面的日常工作和指定的其他工作。凡事特别是重大事情及时向领导汇报,不断改进工作方法,掌握“中心”工作进行情况,提出问题和建议供领导参考,当好领导参谋。
(2)负责打字、影印工作;按照领导意图起草除有关招投标、简报等以外的文件、报告、通知、规章制度。
(3)负责“中心”的文件、信函、通知等的收发、登记、呈批、分发、转运和催办。负责外来单位和下属工作、业务上的电话登记记录。做到文件处理缜密妥善,电话记录周详,上传下达准确及时。
(4)负责接待除工程招投标范畴以外的有关来访客人,做到热情、礼貌。
(5)负责“中心”内部会务组织、记录工作,做到安排合理、及时、无差错,记录周详。
(6)负责“中心”的物业管理,做好设备的购置、验收、统计及保管工作,负责“中心”房租、水电、电话及其费用的管理,经常检查房屋、水电系统等情况,发现问题及时汇报。
(7)负责办公用品、低值易耗品的计划编制、采购、验收、保管、发放工作,做到降低支出、杜绝浪费。
(8)负责组织工作人员参加各种形式的讨论、学习、培训,提高职工的综合素质。
(9)负责文秘、档案的管理工作。各类、各级文件文书、工程档案的分类、编号、组卷、保管以及办理借阅手续等。
(10)负责“中心”的人事管理、工资管理以及工作人员的福利待遇。正确掌握劳动、工资、人事三方面的有关规定,严格按有关文件办理有关事宜。
(11)保管和按规定使用“中心”印信。
(12)负责内务管理、场内保安工作,保证场内卫生安全,防火防盗。
(13)负责财务室工作(制度和职责另详)。
(选自湖北工程建设信息网)
 
【拓展训练】
一、强化训练
(1)请在各种媒体上收集一定数量的关于办公室各类人员的招聘启事,并就秘书、助理的任职条件做出研究分析。
(2)通过访问一名工作多年的秘书或从事过秘书工作的领导,分析哪些思想品质和心理素质是职业秘书必备的。
二、综合训练
宏达公司是今年1月成立的一家经营环保材料的小型公司,现有员工22人。公司设有营销部、财务部、行政办公室。目前行政办公室有2人,现在公司要求小江来负责行政办公室工作。经理是一个十分强调制度建设的人,他认为,虽然现在办公室只有2人,但还是要把制度建立起来。于是他要求小江在下周前把办公室职责制订出来。请你代为拟稿。

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