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项目一:会议概说

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:向阳强 月霞 副主编:龙新辉 雷宇辉 参编:迟小华 梁贝妮  发布者:网络秘书  浏览次数:1229  
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 项目一:会议概说
 
【学习目标】
会议是人类最常见的沟通方式之一,是社会组织之间及社会组织内部协商事宜、交流
信息、沟通情感、达成共识的一种重要行为过程。因此,认识会议的要素和种类,研究办会的一般规律,提高办会能力和质量,就成了秘书人员的首要任务。
【知识目标】
熟悉会议的含义和要素
了解秘书与会议的关系
掌握会议的组成要素
【能力目标】
了解如何针对会议要素来准备会议
熟悉会议的种类和会议的特点
掌握会议的误区及解决对策
案例导入
王义大学刚毕业应聘到一家大型企业做秘书。一天,公司杨经理走进办公室,“明天上午九点在三楼会议室开会,……”
“唉,怎么又开会?”王义脱口说了一句。
杨经理有点惊讶地反问道:“你认为开会是没有意义的事吗?”杨经理似乎看出了王义不以为然的样子,继续问:“你说说会议都有哪些价值,或者为什么没有价值?”
这个问题王义从没有想过,对开会的厌烦情绪,淹没了他对会议的理性思考。
杨经理见他语塞,递给他一份资料:“拿去看看,好好准备明天的会。”
也许是因为在学校见多了一些无聊的会议,每次开会王义不是逃会就是在会场睡觉。而且一想自己刚来不久,没啥事会问到自己,开会嘛就是走走过场。所以王义打定主意,明天要到会场上休息休息。
当杨经理看到坐在角落、睡意朦胧的王义,就点名让他为讨论的方案献计。
王义急忙站起,两手空空,两耳空空,口中无语;看看四周,才发现大家手边都放着些资料,而且都在记录着什么,他一下涨红了脸,低下了头……
杨经理见状,沉默了一会儿,对他说:“会后到我办公室来一下。”
王义开完会就来到杨经理办公室,杨经理递给他一份文件:“下周有个新员工培训会议,你帮我来办会。”
王义仔细看了文件上的要求,原来这么简单的一个会还有这么多的准备工作,看来办会还真不简单。
思考:
结合你平时对会议的认识,谈谈会议的意义何在,如何才能成功举行一次高效率、高质量的会议。
 
会议策划与组织
项目一会议概说
 
任务一会议含义与要素
一、会议的含义
孙中山先生《民权初步》中对会议有一段精彩的论述:“凡研究事理而为之解决,一人谓之独思,二人谓之对话,三人以上而循有一定规则者,则谓之会议。”会议是人们最常见的一种交往形式,会是指多人相聚,议是指协商事宜,会议合在一起就是人们聚集在一起协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程,是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。
根据以上定义,我们得知,会议必须具备以下三个条件:
(1)必须由两个以上的人参与;
(2)必须有一定的议题和目标;
(3)必须通过一定的程序达到目标。
会议可以说是无处不在,不仅在国家机关、企事业单位,人们经常需要有组织、有领导地聚集在一起商议事项、进行交流,而且国与国之间、国际组织之间,也需要通过会议进行沟通、交流、协商,以避免矛盾和冲突,达成共识。如上海世博会、博鳌论坛、世界气候大会等。会议已成为人类解决各种问题必不可少的方式。
二、会议的要素
会议是由多种要素构成的一种综合性行为方式。认识会议,首先从明确会议的基本要素入手。
 
(一)会议名称
会议名称要求能概括会议的内容、性质、参加对象、主办单位,以及会议时间、届次、地点、范围、规模等。根据会议内容和性质,每次会议名称不尽相同。如“中韩秘书教育学术研讨会”显示内容和性质;“2009曹妃甸论坛”显示时间、地点和形式;“深圳开发技术股份有限公司第二十次(2010)股东大会”则显示单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。总之,会议名称必须确切、规范。大中型会议的会议名称做成横幅大标语,置于会场主席台的上方天幕上,作为会议的标志,简称“会标”。会标必须用全称,不能随意省略,以免造成误会。
(二)会议议题
会议议题,是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题,是会议活动的必备要素。小型会议,特别是小型的专业会议,往往就一个议题进行探讨,如,某企业召开会议,探讨如何提高职工的福利待遇;而大中型会议,特别是综合性会议,往往有多个议题。如“2010全国人大会议”就讨论了社会稳定、高教改革、住房改革等多个议题,而“着力保障和改善民生,促进社会和谐稳定”只是2010年全国政协会议的主要议题之一。
(三)会议主题
会议主题,是根据会议议题概括出的主题性口号。一般来讲,大中型会议才确立主题口号,小型或日常会议,只确定议题。如世博会,每年的世博会都确立一个主题,2010年上海世博会的主题是“城市,让生活更美好”,围绕这一主题,确立了五个副主题,即,城市多元文化的融合;城市经济的繁荣 ;城市科技的创新 ;城市社区的重塑;城市与乡村的互动。
会议议题和主题是相互关联又有明显区别的两个概念。主题一定围绕议题,是议题的高度概括,而且,每次会议只有一个主题。而议题则可以有多个。如,2009世界华人戏剧教育会议(香港),其主题是“博采精思,本土实践”,而其议题则有四个:一是如何借用传统艺术,二是西方经验在本土的实践,三是戏剧教育如何纳入正规课程,四是剧团与学校的合作关系。
(四)会议时间
会议时间指会议召开的时间和会期两方面。会议时间是保证会议成功的重要因素,所以,会议时间的选择要恰当。既要避开重要节日、重大事件和其他重要会议(一些紧急性、临时性会议除外),又要考虑到参会人员的相关情况,以便使参会人员能够集中注意力,专心开会,从而提高会议的效率和质量。一旦会议时间选择不当会使会议的各种努力付诸东流。如,2004年10月,武汉先后举办了华中车展、机博会车展与特种车展,一个月举办三场车展既使车商无从选择,又削弱了各个车展的影响力,不利于做强武汉车展品牌。因此“第三届华中车展暨2005武汉国际汽车及零部件展览会”主办方主动错开办展时间,于2005年5月21日至25日在武汉国际会展中心举行,一举刷新了武汉车展史的纪录,展出面积达4万平方米,参观者近20万人次。
(五)会议地点
会议地点合适与否是保证会议顺利进行的要素之一,安静、舒适、优雅的会议环境,相应的会议设施有助于提高会议的效率和质量。会议地点的选择虽然没有铁定的规则可循,但在选择会议地点时首先要考虑会议的目的、主题和内容。如,商务会议一定要满足商务旅行者的要求;与休闲娱乐有关的会议要选择旅游胜地和度假村,或者其他有多项娱乐活动的场所;专业培训和小型会议则适合在小型会议中心举办等。
通常被选择用于举办会议的地点有会议中心、会展中心、市内酒店、远郊宾馆、度假村以及高校等。
(六)会议议程
会议议程,顾名思义即会议的程序。会议议程所涵盖的内容除了足以实现会议目的的各种议题之外,还包括会议时间、会议地点、会议内容以及与会者姓名等内容。会议一定要有完善合理的议程安排,并且严格按照议程来进行,这样才能避免会而不议,议而不决的陋习。编排会议议程应遵循以下两个原则:
(1)按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序,即紧要的事项应安排在议程的前端处理,不紧要的事则安排在议程的后端处理。
(2)预估和标示处理每个议案所需要的时间。在会议议程中明示几点几分到几点几分探讨某一议题,以便参会人员更好地把握会议程序和时间,从而提高会议效率。
(七)会议人员
这里会议人员既包括主办方,也包括参会方。
1.会议主办者
会议的主办者是指具体策划、发起会议的单位或个人。有些会议直接由主办方组织;有些会议可以由主办方发起,承办方具体组织实施。在实际工作中要注意分清主办、承办、协办之间的区别,以及各自所承担的职责。如,2005年9月在北京人民大会堂举办的“中国企业兵法高峰论坛”,主办单位是《财富》杂志,承办单位是中国策划协会中国孙子兵法研究院,支持单位是中央军委、中央党校、军事科学院、国务院发展研究中心、中国企业家联谊会等,协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司、北京中联智创文化发展有限公司、北京草船借箭国际广告有限公司等,合作单位是中央电视台经济频道、中央电视台《国防时空》。
2.会议主持人
主持人是会议中的特殊角色,其任务是有效地组织会议,介绍领导、来宾,说明会议的意义,控制会议进程,调动听众情绪,营造会场气氛,对会议进行总结等。主持人不同的主持风格会带来不同的会议气氛和效果,需注意的是,主持人是会议的配角,不应该让所有人的目光都集中在自己身上而忽略会议的主讲人和会议的议题。
3.会议参加者
为了保证会议的质量和效果,应尽可能选择与会议主题有关,并能产生实际作用和影响的人来参加会议,尽量减少代开会、旁听会的人员。如果是重要会议,还需对参会者进行提名,提名参会者是一项重要的原则性极强的工作,提名的准确、全面与否,直接影响会议的质量和效果。在提出、确定参会人员名单时,应当注意以下几点:
(1)应根据领导的指示和要求,经过反复考虑、查对后提出与会人员名单,并请领导审定。
(2)要选择和讨论议题有直接利益关系的参会者。
(3)要选择按照组织程序和法律要求必须到场和使会议主题具有权威性的参会者。
(4)明确参会人员身份(正式成员、列席成员、旁听成员、特邀嘉宾)。
(5)从会议的切实需要出发确定会议成本和参会人数。
(6)参考单位惯例选择参会人员。
(八)会议形式
不同类型、不同规模的会议常采取不同的形式。适合的形式对会议效果会起到促进作用。会议形式主要有现场办公会、观摩会、座谈会、研讨会、论坛、辩论会等。随着卫星传输手段的发展,视频会议、网络会议逐渐成为会议的主要形式,这种“虚拟实境会议”,既可以减少成本,也可以省却与会者的车马劳顿之苦。
(九)会议结果
会议是以解决问题为目标的社会活动。因此,会议一定要尽可能达到预期的结果,所有的会务工作都必须围绕着会议的结果展开,以使会议达成目标。
明确了会议的9个要素,会议的组织就有了一条主线,秘书人员就有了清晰的工作目标和方向。接下来的工作就是按照会议筹备、会议召开和会议结束三个阶段将策划和服务工作具体落实。
【实训】
1.把全班同学分为若干小组,每个组选一位负责任的组长,后面所有的实训将以小组为单位进行。组长将不同的实训任务合理分配给不同的成员,同时要求全组同学精诚团结,互相合作,体现出良好的团队精神。
2.以“我说会议”为题,谈谈自己参加过的印象比较深刻的会议,以及对会议的认识、理解。每小组选一名同学在班上发言。
3.教师根据学校和当地实际情况,准备若干会议案例,会议案例尽可能包括多种不同的会议类型和会议规模,分别交给各小组,并组织小组讨论,每组派代表发言,谈谈你们将选择哪种会议形式,为什么。
【知识链接】
金融风暴中的G20会议
G20会议即二十国集团峰会,是1999年9月25日由原来的“八国集团”的财长在华盛顿宣布成立的。 其成员由美国、英国、日本、法国、德国、加拿大、意大利、俄罗斯、澳大利亚、中国、巴西、阿根廷、墨西哥、韩国、印度尼西亚、印度、沙特阿拉伯、南非、土耳其等19个国家以及欧盟组成。并特邀国际货币基金组织、世界银行以及世贸组织等国际机构的首脑。
二十国集团以非正式的部长级会议形式运行,不设常设秘书处,主席采取轮换制。该集团成员国的财政部长和央行行长会议每年举行一次。通常在每年的年末举行。会议由主席国及一些国际机构和外部专家提供秘书服务和支持。
2008年底,金融危机席卷全球市场,愁云惨雾面前,人们痛定思痛,在这种背景下召开的纽约G20金融峰会被人们寄予了莫大的期望。此次会议也“不负众望”,制定了从市场透明度、加强监管、到国际合作和改革国际金融机构范围极广的行动计划,洋洋洒洒,涉及五大领域,既有短期目标也有长期目标,对集合各国力量共同对抗金融风暴,促使全球经济复苏起到了重要的作用。由于经济持续增长,中国模式在全球经济危机的背景下得到完全肯定,中国在G20峰会中的地位和作用越来越明显。
【自测题】
1.会议包括哪些要素?如果让你排序,你会把哪三个要素排在最前面?
2.确定会议时间需要考虑哪些因素?
3.除了书中提到的之外,你还知道哪些会议方式?
4.收集几个你认为很精炼的会议主题,与大家分享。
 
任务二会议的功能与种类
一、会议功能
作为一种沟通、交流手段,会议主要有以下功能:
(一)提供信息
在当今瞬息万变的信息社会,会议已经成为人们交换信息、获取信息的重要形式。虽然网络、影视、图书、报刊也能够为我们提供大量的信息,但会议作为一种面对面的交流形式,一方面我们可以从主办方、组织者、发言人那里获得相对集中的信息,另一方面还可以从会议代表那里获得多角度的信息,另外在会议的讨论、研讨中还可以产生大量新的信息。
(二)交流经验
会议为与会者提供了交流经验的机会和平台。会议之上,既可以交流企业管理、经营策略方面的信息,也可以交流生产流程、技术工艺、实际操作方面的心得;既可以是企业内部的交流,也可以是同行之间,甚至是国际之间的交流。通过会议交流,与会者能够取长补短,相互借鉴,共同提高。
(三)解决问题
当企业的一位主管面临问题时,他可当机立断地亲自加以解决,也可将它授权给别人代为解决,但遇到一些复杂多变、涉及面广的问题,往往就需要借诸会议来解决。通过会议,可以将问题所涉及的各方面代表聚集起来,在有限的时间内高效地解决彼此之间的矛盾,商讨最佳方案,达成共识。通过会议,邀请下属共商问题解决方案,集思广益,既能很好地解决问题,又能营造出民主性气氛,使企业上下一心,和谐发展。
(四)宣传政策
当一位企业主管准备将既定的政策传达给部属的时候,他可以采取三种途径:第一,书面宣传;第二,面对面个别宣传;第三,开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则,但由于缺乏督促,很难达到宣传效果;面对面个别宣传督促效果很好,但却会增加人力成本;而会议宣传既能当面提要求,讲落实,又能节省人力资源和管理者及员工的时间,是一种较好的宣传方式。
(五)沟通情感
社会交往之中,为增加礼仪和交际效果,我们常举行一些特殊会议,如联谊会、茶话会、联欢会、答谢会等,这些会议的主要功能在于沟通情感、畅叙友情、增进了解。
二、会议种类
人类社会的会议复杂多样,种类繁多,从不同的角度来看,同一个会议可以分为不同的种类。每类会议都有其各自的特点和办会要求,了解和掌握会议的类型,目的在于更好地认识和组织会议,在更大程度上发挥会议的作用。
(一)按会议性质分类
根据不同性质,会议可分为:
(1)法定性或制度规定性会议:如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会等。
(2)决策性会议:如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会等。
(3)工作性会议:如动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会、座谈会、协调会、务虚会等。
(4)专业性会议:如研讨会、论坛、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。
(5)告知性会议:如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会、命名会等。
(6)商务性会议:如招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会等。
(7)联谊性会议:如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会、宴会等。
(8)信息性会议:如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会等。
(二)按会议区域分类
按区域分是指按照会议代表来自的地区范围,可分为:国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议等。
(三)按会议规模分类
按规模分是指按照参加会议的人数来分,可分为:大型会议、中型会议、小型会议。一般来讲,200人以内属于小型会议,200~500人属中型会议,500人以上属大型会议。当然,大型、中型、小型有时是相对概念,对于某一个组织而言,它的称谓是根据这个组织的人数来确定的。比如,有些组织300人以上就算是大型会议,而有些组织的大型会议可能在万人以上。
(四)按会议是否定期分类
按周期会议可分为:定期会议和不定期会议。定期会议是指有固定周期,定时召开的会议;不定期会议则是随时根据需要而召开的会议。
(五)按会议阶段分类
按阶段会议可分为:预备会议和正式会议。预备会议也可称为筹备会议,是指正式会议之前,为保证会议的顺利召开而进行的准备会议,主要商议正式会议召开的有关事宜。
(六)按会议手段分类
按手段会议可分为:常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。常规会议一般是指参会人员坐在同一个会场中,按照既定程序开会;电话会议是通过电话线路,将一个会场的声音信号传送到其他会议,让多个会场的人同时听会,这种形式可以节约时间和成本;电视会议是通过电视台或者有线电视信号将会场的声音和画面传到不同的会场中,让异地会场的人也有身临其境的感觉;网络会议是利用网络技术进行会议信号的传递,由于网络具有交互性,会议的各方均可以通过网络进行发言、讨论,比电话、电视会议单向沟通的方式效果更好。
【实训】
“非典”时期的世卫组织会议
2003年5月,世界卫生大会期间,常驻日内瓦联合国办事处的记者协会,当着办事处新闻司司长及众多国际组织发言人的面,进行了“一分钟罢笔”活动,抗议世界卫生组织对新闻界的一些做法。
世卫组织传染病部执行干事海曼在一次记者招待会上,深有感触地说:“这次‘非典’疫情能在很短时间内受到各国政府的重视,从而得到初步控制,很大程度上要感谢媒体。”虽然这位执行干事这么认为,但他手下的新闻官却不以为然。“非典”暴发后,记者们好几次抗议世卫组织新闻官的一些做法,不少人还呼吁抵制世卫组织活动的报道。
大会期间世卫组织新闻官与记者之间的矛盾达到白热化。不少记者屡屡在记者招待会上抱怨说,拨打新闻官的手机得不到应答,留了言也很少得到回复。他们要求世卫新闻官改进工作。新闻官工作态度不仅没怎么改进,反而今年大会的新闻制度更加严格。几位记者试图接近与会代表,结果被警卫们粗暴地打断了提问。一位在日内瓦工作了15年的毛里求斯记者,虽然人高马大,还是被比他更健壮的警卫扯着衣服逼到墙边。后来据说这位身高约1.85米,体重超过100公斤的记者软组织损伤。他因此成了新闻人物,各国媒体纷纷报道,让世卫组织丢了面子。
 
要求:
全班同学分为两大组,请一部分同学扮演世卫组织的警卫,一部分同学扮演采访记者,一部分同学扮演世卫组织官员。
第一大组模拟世卫组织警卫因阻止记者的采访与记者发生冲突,第二大组模拟世卫组织警卫很好地组织记者有秩序进行采访。
讨论:
1.世卫组织为什么会在“非典”时期与新闻界发生矛盾?
2.不能妥善处理与新闻媒体的关系,会给会议的进行带来什么不利影响?
3.通过以上案例你觉得会议期间应如何同新闻媒体搞好协作?
【知识链接】
2008年12月23日,A市委、市政府召开专题会议,研究部署下一年牡丹花会工程建设工作。该市交通局因没有出席该会,被上级部门定性为拒开全市专题会议,对“市委、市政府要求置若罔闻”,通报批评。
交通局一位领导在接受记者采访时说,牡丹花会是A市每年一次的大事,交通局相关领导没有参加确实不妥,市委市政府批评是对的,交通局上下都接受这个批评。
据交通局解释,会议当天,A市综合考核组也到交通局进行综合考核,与往年不一样的是,过去的5次考核今年合成了一次综合考核,局长必须在家,所以没有去参加市里部署牡丹花会的会议。本来计划交通局派一位副局长去市里参加会议,但临时有事也没去。
“副局长没去成,又安排了公路局的一个副局长和一个项目负责人。”这位领导说,但去参加会议的这两位工作人员并没坐在交通局的座位上,所以引起了误会。
对于登报批评,交通局的一位普通工作人员认为有些委屈,她说,市里的会是重要,可综合考核更是一年一度的大事情,两件事碰到一块了,领导哪里能分得开身嘛,而且现在会议那么多,偶尔照顾不过来也是情有可原呀。
请你根据以上案例,说说安排会议时应注意的问题,如何避免会议撞车。
【自测题】
1.比较常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等不同会议方式的利弊。
2.抽签回答下列会议的含义和特点:
(1)团拜会;(2)恳谈会;(3)茶话会;(4)观摩会;(5)听证会;(6)联席会;(7)招商会;(8)洽谈会;(9)务虚会;(10)推介会。
任务三会议不良现象及解决对策
 
会议对人类社会活动有着重要的作用,但由于观念、组织、程序以及认识的误区等各种原因,实际工作中的会议存在诸多弊端。
例如一位上市公司营运总监经常会抱怨,“会议太多了”。他每天的工作时间几乎90%以上花在了签署下属报告和参加会议上。剩下的时间,除了挤点回复电子邮件外,总监这个职位上该思考的事情总是被无限期地延后。最要命的是,这位可怜的营运总监还总是弄不明白这些会议究竟是要干什么,往往是在会议室里一坐,问“这个是什么会”,然后就开始了。大多数时候,会议并未解决什么实质问题。但在其职位,他只能到场以示对别的部门或老板的尊重,就这样成了一台走马观花的会议机器。
一、会议不良现象
(一)会议缺乏意义
很多公司的会议不是为解决问题而召开,而是由于以下几个理由而召开:
(1)为交际而开会。有些会议是因为“不妨找个时间大家聚一聚,不拘形式地谈一谈本部门有关的问题”而召开,这一类会议其实与交际或聊天并没有多大差别,对解决实际问题没有任何意义。
(2)为惯例而开会。有些会议是因为“历来管理者都利用星期三下午那段时间开会”而召开,即所谓的“例会”,一些例会的召开与议案无关,因为它仅仅是为开会而开会。
(3)为攀比而开会。有些会议是因“人家会计处每两星期就举行一次会议,我们人事处又岂能不跟进”而召开,这一类会议本质上是一种“东施效颦”式的攀比举动,并非旨在解决自身的问题。
(4)为表功而开会。有些会议是因“若不多开会,则老板将以为我偷懒”而召开,这一类会议被当作是一种取得上司信任与好感的手段。
(5)为推卸责任而开会。有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开,这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯于采取的招数。
(6)为避免尴尬而开会。有些会议是因“管理者不想令少数人太过难堪”而召开。例如某一管理者在他所领导的十五位下属之中,有两位时时迟到早退,于是召集会议,在全体下属面前重申准时上下班的要求,希望借此警告那两位不守时的下属。那两位不守时的下属却对自己的过失并不太介意,至于其他守时的十三位同事则可能因无辜受责而士气低沉。因此,这一类会议,除了平白地浪费十六个人的时间与引起十三个人士气低沉外,毫无实际效果。
 
 
 
 
特别提醒:
据美国《劳工月刊》报道,根据对500多个中型企业的调查,每年因无效会议导致的损失约1.43亿美元。每年因不当的会议管理所浪费的时间,约损失37亿美元。即使是高科技企业的会议也仅有49%称得上有效率,会议浪费了经理人1/3以上的时间。
 
(《经理人,请停止无效会议》,《南方都市报》2008年10月7日)
 
(二)会上议而不决
会议的实质是解决问题。但经常有一些会议出现议而不决的情况,即使到了会议结束时大家也不清楚下一步该做什么。引起会议议而不决主要有以下几个原因:
(1)推卸责任。所有与会者都不愿意承担责任,结果没有人愿意为最后的决策拍板,大家不断地讨论各自的职责、权力、利益,会议议题因此被一再推迟。
(2)追求完美。有些会议希望能够找到最完美的方案,因此在会议上不断进行比较和否定,事实上,最完美的方案即使存在也可能会消耗大量的人力物力时间成本,比较可行的办法是,找到一个相对完善的方案,在实施过程中不断进行修正,努力使结果不断完美。
(3)习惯拖延。美国哈佛大学人才学家哈里克说:“世上有93%的人都因拖延的陋习而一事无成,这是因为拖延能挫伤人的积极性,而成大事的人则与之相反。”在会议中,对于一些比较棘手的事情人们往往习惯往后拖延,似乎放过一段时间后,问题就会自然解决,但拖延的结果往往是没有结果,然后又不得不再召开一个会议来解决这些问题。
(4)信息阻塞。一些会议,由于会议主办方无法把会议所有相关信息都搬上台面,大家在进行讨论时无法充分掌握相关信息,做出一项决策后,又会出现新的问题或意见,使得会议必须重做决策。这种事不断重复发生,当然会造成议而不决。
(三)讲话滔滔不绝
一些官员在会议中习惯讲官话套话,滔滔不绝、侃侃而谈却言之无物,一些实实在在需要引起重视的东西,却被淹没在一大堆正确的废话中,让执行打了折扣,落实遇了障碍。有人总结说:“凡会必有讲话,凡讲话必强调重要,凡重要必是你讲了我讲,凡讲必然长篇大论,会议多、会议滥、会议长,层层照转,以会议落实会议,会风不正,成为官场一病。”
(四)态度自由散漫
由于缺乏对会议的正确态度,在会议召开过程中,自由散漫现象也比较严重。常见的情况是,到了会议时间,从领导人到参会者都没有到齐,大家在一起高谈阔论,没有一点会议气氛;总算开始了,虽然主持人或发言人不断要求大家安静,但是台下姗姗来迟者有之,窃窃私语者有之,睡觉者有之,开溜者有之,随意进出者有之;会议结束了,但相当多的人对会议的议题、要求并不知晓。于是,不得不另找时间地点开会传达贯彻。
(五)会议不计成本
会议召开必定需要一定的成本,会议成本包括显性和隐性两个方面,显性成本,指会议设备、器材、场地、劳务等方面明显的花费;隐性成本,指与会者因为参加会议而损失的劳动价值。遗憾的是,在很多会议组织中人们往往只计算能够看得到的显性成本,很少关注会议的隐性成本,从而造成相当惊人的间接浪费。
如某公司一次会议由分公司8位经理参加,会议时间6小时。每位经理需要为会议准备时间2小时,出差来回2天(48小时),秘书准备(打印、复印、布置)时间4小时,服务人员会务服务6小时。其中时间成本=(6+2+48)×8人+4+6=458小时,假设一位经理月工资2 200元,每小时就是12.5元,12.5×458=5 725元。这5 725元是在会议组织的显性成本中看不到的,但它却实实在在存在着, 实实在在耗费着。
二、提高会议质量的策略
(一)会议前
1.判断会议的必要性
会议之前首先要判断会议的必要性。对于不必召开的会议,应立即取消。问题是要解决的,所以,在筹备会议之前应先寻找取代会议的可行途径,比如:(1)能由适当的人员有效解决的问题,则归由该适当人员解决,这样将可免除会议的召开。(2)以电话协商取代会议,既可以达到目的,又可以节省时间和成本。(3)延期或取消会议。将预定中的会议延期举行,并尝试将该预定中的会议议程并入下一次会议的议程中。(4)委派代表参加会议。一来可节省自己的时间,二来可增进该代表的人际接触面及主持会议的经验。
2.取消不必要的例会
偶尔取消一两次例会,以观察这类会议的需要程度。实际上,很多会议的取消并不会影响工作的进展。
3.将会议的决定权上交
如有可能,在组织内采取这样的策略:所有的会议都要获得上级批准才能召开。这一策略的用意在于让各阶层主管于开会之前三思有无开会的必要,以杜绝他们滥用开会手段。
4.确立会议目标
目标是会议的指南。召开会议之前,首先必须确立清晰的目标,若无清晰的目标,则不应开会,可以将有需要开会讨论的议题集中在卷宗内,等卷宗内的议题累积到相当程度时再召开会议。这样做的好处是,在召开会议前管理者可能发现,有些议题将不再需要被列入议程之中,但那些重要且有待紧急处理的议题,则应尽早开会处理。
5.减少开会人员
尽量减少与会人数,只邀请相关人员参加。有些主管为了表示公正或民主,一遇开会场合则让手下所有员工参加,殊不知与会人数一增加,沟通的难度将会递增。当与会者只有两个人时,只有两个沟通渠道存在,沟通极为容易;第三个人加入时,沟通渠道随之增至六个;第四个人加入时,沟通渠道增至十二个;第八个人加入时,沟通渠道增至五十六个;其余可依此类推,所以减少开会人员是提高会议质量的有效策略。
6.选择适当的开会时间
选择开会时间时必须特别留意,以便让所有与会者都能出席,当关键性人物无法参加会议时,原则上不应开会。为避免会议过于延长,如有可能,则将会议安排在午餐前,另一会议或活动之前,或是下班之前不久举行。
7.选择适当的开会场地
选择地点时应顾及该地点对完成会议目标是否容易、设备提供是否齐全、交通是否便利、场地大小是否适中等因素。议程特别长的会议,最好是在办公地点以外的地方举行,以免受到干扰。
8.事先发放资料
会议议程及有关资料应先发给与会者,使他们能事先做必要准备,一到会场就能直接讨论或表决,不要等到已经开会了才开始阅读有关资料,才开始考虑相关问题。
9.计算会议成本
除了前面所讲的计算会议成本的方法外,还可以按每一位与会者每分钟的工资额及每一分钟所享有的福利额估计会议成本。假定与会者计有十位,每一位工资20 000元,每一位的每个月工作时间为10 000分钟,每一位在平时所享有的福利等于工资的25%。在这些假设下,组织本身对每一位与会者每开一分钟的会议所需支付的代价为2.50元,而对十位与会者每开一个钟头的会议所需支付的代价则为1 500元。会议成本的估计有助于提醒会议召集者审慎处事,将有助于提醒其他与会者珍惜会议时间。
一家日本公司测算的公式是这样的:会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时)。平均工资之所以乘3,是因为开会人的工资往往高于平均工资,乘2是因为参加会议要中断经常性工作,损失要以2倍来计算。但这个公式还是相当保守的,尤其对管理层而言,成本恐怕更高,因为其薪水恐怕远不止平均水平的3倍。
10.限定出席会议的次数
可能的话,应限定每位员工出席会议的次数,只出席与自己有关的或是自己有所贡献的会议。据奥一网报道:2009年3月26日,深圳市委下发《关于减少会议文件评比表彰的通知》,明确提出实行“无会日”制度,规定每周一、二原则上不召开有各区和部门负责人参加的综合性会议。记者就此进行了调查,发现规定的“周一周二”还是有会开,但数量明显减少。而其他时间的会议,从数量和所用时间上,也较以往有压缩。
(二)会议中
1.准时开始
会议应准时开始,如果大家都在等待迟到者,其实是在惩罚准时者。等候迟到者的先例一开,则原来的准时者将可能变为迟到者,而原来的迟到者将可能变本加厉地成为更严重的迟到者。要避免和消除这种局面,召集会议者应先预告会议将准时举行,然后毫无例外地坚持准时举行。
2.控制时间
在会议开始时,可以采用事先对每个议题的时间或每个人发言制定起止时间等方法对会议时间加以限制;在会议进行中,指定专人控制时间,以避免超时或滔滔不绝的现象。
3.不宜过于舒适
 
会议环境的舒适度要适度。比如,坐椅不要太柔软,与会者身陷其中会影响效率;短会不必提供饮料、水果和点心等。
4.按议程开会
应按议程所编列的优先次序进行讨论,不要随便改变议题或者偏离议题,如出现以上情况应该及时调整,让与会者回到会议议程。
 
5.避免干扰
除遇紧急情况,否则避免会议受到干扰——包括电话及访客的干扰,比如要求与会者关掉手机、禁止随意来访,禁止频繁出入。
6.总结强调
会议结束前,主席应对会议议题和形成决议进行总结,强调落实会议精神的要求,以使会议达到应有的效果。
7.准时结束
会议应准时结束,让与会者尽快进入常规工作之中。
(三)会议后
1.随机考核
偶尔令与会者对刚刚结束的会议作即席而不具名的考核。考核表中至少应包括以下内容:会议目目标是否清晰?会议议程与有关资料是否在开会前适当的时间收到?会议是否准时开始与准时结束?倘若会议不是准时开始与准时结束,原因是什么?会议是否按议程进行?会议目标是否达成?如有必要分配工作并决定其履行期限,则这些事是否做妥?在全部会议时间内,有百分之几的时间没被有效利用?
2.完善会议记录
 
会议记录一般在会议完毕就完成,但在记录过程中,可以有遗漏或不完善之处。散会后,应尽快完成会议记录,并将其进行适当处理。
 
3.标明不守会议纪律者
为杜绝与会者无故缺席、迟到或早退,可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席、迟到或早退。
 
4.追踪会议的决议与待办事项
要有专人及时对会议决议和待办事项进行追踪、落实,这样才能保证会议的议题落到实处,避免出现“认认真真走过场”的情况,即会上讨论得很认真,却没有结果或效果。
5.解散临时机构
解散为会议而设立的各种委员会或工作小组。
 
【实训】
有一次,余世维先生主持公司的会议,他把闹钟带到会场,对参会人员说:“各位,我今天带了闹钟来,十一点半散会。”大家都笑起来,但谁也没有在意。到了十一点半,“叮铃铃”闹钟响起来了,会却只开到一半。余先生说:“哎呀,闹钟响了,我们散会。”这时有人说:“还有一半没有开呢。”“我不是告诉你们到十一点半散会吗。各位主管,会明天重开,散会!”
第二天他又把闹钟带到会场:“各位,今天我们重开,十一点半散会。”每个人眼睛都盯着闹钟,结果会议11:28就结束了。
讨论:
1.你经过的会议中有没有拖延很长时间的,你的心情如何?
2.根据你的经验,会议拖延的主要原因有哪些?每个组提出三个,全班一起讨论。
3.每个小组拿出一个有效控制会议时间的办法,方法不限,可行就好。
【知识链接】
领导讲话“压时间”更要“挤水分”
张如晟
曾担任中国驻法国大使的吴健民先生,不久前接受《瞭望》周刊采访时谈他做大使的经历。在他看来,相当多的中国官员把大量时间浪费在充满套话、废话和空话的无效交流上。吴大使说:“很多中国官员不大懂得交流。他们万里迢迢到国外招商,请了很多人,介绍自己的省份或者城市,结果一上台先说天气,‘在这个春暖花开的季节,我来到美丽的巴黎,巴黎人民有光荣的革命传统……’,好不容易到正题了,又是一大堆让人云里雾里的话语,比如‘我们的对外开放是全方位、多渠道、宽领域的开放’之类……我作为一个大使,坐在旁边却感到很不自在。”一些官员喜欢沿用国内的习气,一上台就是“尊敬的××、尊敬的××”,八个“尊敬的”下来,三分钟就没有了;还有的官员讲话喜欢“穿靴戴帽”,滥用“世界领先”“国际水平” 等形容词和主观判断,而不是用数字和事实说话,而且只讲成绩,不讲不足……国内官员的表现,让吴大使禁不住一次次脸红。
(人民网强国社区http://bbs.people.com.cn)
【自测题】
1.有哪些会议是缺乏意义的会议?
2.试分析影响会议效果的原因。
3.为什么追求完美有时反而会影响会议效果?
4.很多会议都不能按时召开,造成了时间和精力的浪费,请你拿出至少三个可行的办法,保证会议能够按时召开。
任务四秘书与会议
 
一、秘书会务工作内容
在各种会议的筹备和举行过程中,秘书人员担任着重要的角色,从会议的设计、安排、组织、服务、协调,到各种具体事务的处理、文件的收集、新闻的发布等,会务工作已成为秘书人员的一项最基本的工作职责,其主要任务是保障会议的顺利进行,圆满完成会议目标。具体来说,秘书人员会务工作内容包括:
(1)协助领导进行会议策划;
(2)为领导提供会议信息和资料;
(3)进行会场布置和器材准备;
(4)起草会议文件;
(5)会议接待与食宿安排;
(6)会议期间的服务工作;
(7)会议期间的沟通协调工作;
(8)会议记录与资料收集;
(9)会议的总结和善后工作。
由于会议性质、规格、要求不同,秘书人员的会务工作内容也不尽相同。
(一)大型会议
规模在500人以上的大型会议,组织工作复杂、涉及面广泛、接待任务繁重,不可能由一两位秘书单独完成会务任务,一般由秘书人员和其他工作人员组成相应的小组(或团队)分别负责不同的工作。大型会议要求秘书人员能够听从指挥,顾全大局,通力合作,灵活应变,共同完成任务。
(二)中型会议
规模在200~500人的中型会议,需要进行认真的策划和组织。秘书人员主要完成策划、组织、接待、协调、后勤服务等工作任务。此类会议要求秘书人员具有较好的综合素质和应变能力,从容应对各种状况,有效组织会议。
(三)小型会议
企事业单位最常见的是小型会议,规模一般在200人以内,其会务工作也是秘书日常工作的重要内容。领导作出会议决定后,会前、会中、会后的各项工作一般都由秘书完成。
 
 
二、会务工作对秘书的要求
(一)职业道德要求
1.树立正确的服务观念
服务观念是指秘书人员在会务服务过程中所体现的热情、周到、主动的服务的欲望和意识,即自觉主动做好会务服务工作的一种观念和愿望,它发自秘书人员的内心,应该成为秘书人员的一种本能和习惯。
会议中,秘书要承担大量的会议组织、服务工作,这些工作是保证会议顺利进行的关键,要求秘书人员必须树立正确的服务观念,乐于为与会者提供优质的服务。服务观念体现在:
(1)服从会议组织者或领导的会务工作要求,确保会议和各项组织活动顺利进行;
(2)保证会场的各种设施完好,消除各种隐患;
(3)主动做好会议的各种准备工作,确保会议按要求召开;
(4)主动热情接待会议代表,妥善安排代表的食宿、生活、行程;
(5)以认真负责的态度处理会议期间各种应急事务;
(6)妥善保管会议的各种文件资料;
(7)细心周到地做好会议的各项服务工作。
2.爱岗敬业,严格自律
做好会务服务工作须具备爱岗敬业的态度。会议期间,秘书要兢兢业业、埋头苦干、任劳任怨,认真履行所承担的会务工作任务,尽职尽责、一丝不苟。“细节决定成败”,会务工作无论哪一个细节出问题,都可能导致不可挽回的后果。因此,在办会过程中,秘书人员必须时时刻刻保持高度的责任感,严格要求自己,不允许有丝毫马虎和懈怠,更不能因为人为的原因导致任何疏忽和纰漏。没有责任意识或不能承担责任的人,不可能成为合格的秘书,更不可能成为优秀的秘书。会议期间,秘书会接触到一些财物、设备和资金,这就要求秘书人员能够严格自律,分清公私,绝不利用会议滥发钱物,以会谋私,以权谋私。
3.严守纪律,保守机密
有些会议会涉及公司机密,甚至是国家机密。作为一个有素质的秘书,必须具备严格遵守纪律、保守会议机密的职业道德,自觉加强保密观念,不得以任何形式泄露国家或公司机密。否则,轻则造成公司损失;重则甚至会触犯国家法律。
会议机密主要包括:
(1)重要会议的时间、地点、参加人;
(2)重要的会议议题、程序;
(3)会议讨论的过程,方案形成过程;
(4)参与者的主要观点;
(5)会议中尚未决定的事项,未公开的文件;
(6)参会者,特别是参会领导的个人信息,活动情况;
(7)领导人未公开的讲话;
(8)会议内部传达的文件、发布的消息;
(9)会议记录、录音、录像等。
……
(二)业务素质要求
1.娴熟的服务技能
良好的服务意识是做好会务工作的第一步。要顺利完成会务工作任务,秘书还必须掌握必要的服务技能。除了接待技能、会务服务技能外,会场布置、会议设备的使用维护技能也是秘书人员应该具备的,比如:
(1)会前设计制作会标、制作各种标语横幅、会场布置;
(2)会场花卉及装饰品的选择与摆放;
(3)会议家具设备的摆放,座位的排序;
(4)使用和操作各种会议灯光、音响、投影、电脑、录音录像设备和器材等。
秘书人员要努力提高自己的动手能力,熟练掌握会场布置方法,熟悉各种会议设备的使用方法,掌握操作设备和处理会务问题的能力。
2.出色的沟通能力会上的沟通是由领导和参会者完成,而会下的大量沟通工作基本是由秘书完成的。传达会议要求、了解参会者的愿望、征求相关议题的意见、收集各种反馈信息等,件件都需要秘书来完成。这就要求秘书具有专业性的沟通技巧。会议沟通应该注意以下几个方面:
(1)对不同的对象采用不同的沟通方式;
(2)善于聆听,并给予积极的回应;
(3)注意词句的选择,善于运用形象的语言,防止出现歧义和误解;
(4)注意运用重音、停顿,准确无误地传递信息;
(5)配合适度的手势和体态,增强语言的影响力和感染力;
(6)用真诚、热情、机智、幽默来应对不同的会议场合和不同的对象。
3.灵活的应变能力
会议进行过程中,会出现一些意外事件或者不可预料的场面,这要求秘书人员具备快速反应能力,能够对各种突发事件迅速作出判断,并妥善加以处理,从而避免意外因素对会议的干扰和影响。秘书的应变大体上分为两类:第一类是主动应变,即秘书人员能够主动观察会议进程中的各种可能出现的情况,做到防患于未然。第二类是被动应变,即临场应变,就是在毫无准备或缺乏准备的条件下,面对突然发生的意外情况和困境从容反应,恰当处理。这种应变能力是建立在平时加强训练的基础上的。被动应变要注意两个方面,一是任何时候秘书都要保持良好的心态和仪态、遇事不慌、临危不乱;二是要准备一些紧急预案,对各种可能出现的情况预想一些处理程序、处理方法,以便在紧急情况下按部就班地进行处理。
(三)心理素质要求
会务工作紧张忙碌,势必会给秘书带来较大的心理压力。这就要求秘书必须具备良好的心理素质。一名优秀的秘书,应自觉培养自己良好的情感品质,清醒把握自己的情绪状态、保持稳定的心境,能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。在会务工作中,秘书人员应该做到:
(1)性格开朗,积极乐观,用良好的心态对待会议的每一个环节和每一个参会者;
(2)良好的自我控制能力,能够在各种压力下迅速找到问题的解决方案;
(3)忍耐宽容地对待会议中的各种人和事,针对不同的人不同的要求要以一颗平和的心去理解和体谅;
(4)增强自我调节能力,避免复杂环境和不良情绪的干扰。秘书人员可以采用以下方法:
①意识调节:人的意识能够调节情绪的发生和强度。一般来说,思想修养水平高的人能更有效地调节自己的情绪。因为一旦遇到问题,这类人更善于明理与宽容。
②语言调节:语言是影响人的情绪体验与表现的强有力工具,通过语言可以引起或抑制情绪反应,秘书人员遇到问题时可以用自我语言暗示的方法来缓解不良情绪。
③注意转移:把注意力从自己的消极情绪上转移到其他方面。俄国文豪屠格涅夫劝告那些刚愎自用、喜欢争吵的人:发言之前,应把舌头在嘴里转十个圈。这些劝导,对于缓和激动情绪是非常有益的。
④行动转移:即把情绪转化为行动的力量,把怒气转变为从事科学、文化、学习、工作、艺术、体育的力量。
⑤释放法:秘书人员在生气时可以把有意见的、不公平的、义愤的事情坦率地说出来,以消怒气,或者面对着沙包、人头面像猛击几拳,可达到松弛神经功能的目的。
⑥自我控制:人们可以用自我调控法控制情绪,即按一套特定的程序,以机体的一些随意反应去改善机体的另一些非随意反应,用心理过程来影响生理过程,从而达到松弛入静的效果,以解除紧张和焦虑等不良情绪。
【实训】
以小组为单位选择一家企业的办公室做一次采访,采访对象为办公室主任,或者专职文秘人员。通过采访了解以下内容:
1.该企业召开会议的类型有哪些?
2.企业会议召开一般要经过哪几个程序?
3.企业会议的时间、议题安排应注意一些什么问题?
4.该企业的会务一般由哪些人员来承担,主要工作内容有哪些?
5.会务工作对工作人员的性格有什么要求?
6.其他有关企业会议组织的信息。
小组在采访后完成一篇《××企业会议组织分析》的小文章,在班上交流。
【知识链接】
政协好“管家”
——记北京市政协副秘书长,办公厅主任孙聿(节选)
早春二月,记者在京西宾馆采访市政协九届四次会议期间,一位年过五旬的女同志引起了我的注意。
宾馆大厅:政协领导欢迎委员到会的队列中,有她亲切的笑容;
会场内外:安排会议程序,发布公告简报时,有她忙碌的身影;
会员驻地:在与委员们促膝谈心,关照生活起居上,有她无微不至的热情。
她就是市政协副秘书长、办公厅主任孙聿同志。在以后的采访中,我又更进一步认识和了解了这位担当着管理政协大家庭重任的好“管家”。
孙聿工作作风细是负责会务工作的同志和到会的委员们有口皆碑的,但这绝不仅仅因为她是个女同志。她常说,组织和召开会议是政协“家”中的大事,办会要有统战观念,要把会务工作做细,把戏台搭结实,委员才能唱好参政议政这台大戏。
会务工作是办公厅的重头戏,也是最让孙聿操心的事情。
办公厅每年组织的各种会议多达七八十次,其中既有全会、常委会议、主席会议、秘书长会议、议政会议,又有党组会议、驻会领导办公会议、机关办公会议,还包括各类座谈会、联谊会、常规视察及其他大型活动等。要确保这些重要会议和大型活动的质量,孙聿在工作中提出了20个字:“精心策划,做好预案,协调各方,落实责任,细致周到。”这20个字不仅是办公厅组织大型会议的主要特点和环节,也集中体现了孙聿在办会过程中心细如丝的工作作风。1999年市政协成立50周年纪念大会规格高、规模大,参加会议的包括市政协历届的领导和委员。为保证会议圆满成功,刚上任不久的孙聿,精心策划了各个环节,从踩点到模拟会议,从制订预案到落实各个服务岗位,从发出请柬到组织文艺演出,她事必躬亲,每个环节都细致周到地亲自检查落实情况。在机关各方的协作和办公厅一班人的共同努力下,那次会议开得隆重、热烈,取得了圆满成功,在社会上也产生了较大的影响。
孙聿对办公厅工作要求十分严格,除了在组织大型会议上必须全力以赴,不出差错外,对待日常例会也要一丝不苟,她常常对同志们说:“咱们每一次活动都要从零开始,认认真真办,不要觉得过去都办过,这不算什么,我们一旦疏忽大意,就容易出问题。”为保证常委会议的出席率,孙聿要求办公室在发出通知后,再给每位常委一一打电话,询问他们是否收到通知,能否出席,以确保在京而又没有特殊情况的常委能够准时到会。组织统战系统联谊会时,孙聿一再提醒办公厅具体负责同志,事先要有计划,要确定参加范围,请谁不请谁要有依据,不能今年请了明年又不请,这样会让人有想法。此举使常委们深感政协大家庭的温情。孙聿说:“表面上只是打个电话这点小事,但大事却连着大局,要时时事事尊重委员,体现统战观念。”
……
政协召开重要会议时新闻中心发出所有的有关会议程序的报道总要交由孙聿审阅把关;对于刚到政协工作对公文格式不熟悉的同志写出的文稿,从文章体例、标题格式到行文风格,孙聿都要一点点作耐心的修改和讲解。一次在政协会议上,有的委员反映会议记录不准不全,她亲自找来一些同志做的记录查找问题所在,后来在机关公文工作座谈会上,她总结出了记录不到位的原因:听不懂的方针、政策和知识记不下来;听到热闹开心的时候忘了记;不爱听的就不记。孙聿对同志们语重心长地说:“为委员参政议政服务最起码的一条是有责任心,其次是苦练基本功,善于抓住委员讲话的要点做记录,只有这样才能真实地反映委员们的意见。”20多年的风风雨雨,使孙聿练就了一身真本领,特别是熟悉和掌握有关统战与政协工作的方针、政策和程序,对人民政协的创立与发展及其性质、地位、职能、特点、作用等方面的深刻理解和认识,使她领导下的办公厅秘书工作得以高效优质的运转。
……
孙聿还十分注重资料建设。近年来,在她的倡议和直接参与下,办公厅分别将政协的各种文件、简报、领导讲话等汇编成册、印合订本,为政协留下了历史的记载,从中可以清楚地看到政协发展的轨迹。这些陆续编辑整理的北京政协资料达近百万字,其中包括《政协领导同志讲话汇编》、《政协党组文件汇编》等七八种。为了克服以往常委会议会务工作虎头蛇尾的缺点,孙聿还带领办公厅同志将常委会主要文件、领导讲话、委员大会发言和小组讨论简报汇编成《常委会议材料汇编》,发给全体委员和有关部门,使委员对常委会议的全貌有所了解,起到沟通思想、交流经验的作用,也体现了会务工作的完整性和规范性,对委员起到了很好的引导作用,受到委员们的欢迎。特别是孙聿主持编纂的《政协北京市第九届委员会名录》,以规范统一的词条形式对政协九届一次会议698位委员的人生经历和社会成就进行了一一介绍,在委员之间架起了友谊的桥梁,成为一部弥足珍贵的资料。
(摘自谭丁文《公仆剪影》2001年6月)
1.通过这篇文章,你对秘书人员的会务工作有了哪些新认识?
2.秘书人员的会务工作应该拥有什么样的心态?
3.分析孙聿同志的事迹,谈谈秘书人员会务工作的主要职责和素质要求。
4.每小组选派一名代表进行发言。
【自测题】
在一次剪彩仪式上,公司领导临时多邀请了一位老首长上台剪彩,礼仪小姐准备好的剪刀不够了,正当大家觉得手足无措时,在场的秘书小王不慌不忙从口袋里掏出一把备用剪刀,亲自送到了首长面前。事后大家好奇地问小王为什么正好会有一把剪刀,小王微微一笑,从另一个口袋里又掏出一把剪刀,“如果再多一个领导我也不怕。”
1.请问以上案例说明会议人员应该具备怎样的素质?
2.组织会议时秘书人员还应该考虑到哪些可能发生的问题,请大家尽可能列举。
 
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