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项目二 会议的策划与准备

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:向阳强 月霞 副主编:龙新辉 雷宇辉 参编:迟小华 梁贝妮  发布者:网络秘书  浏览次数:1633  
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 项目二会议的策划与准备
 
【学习目标】
俗话说“好的开始是成功的一半”,会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密计划,写好策划方案,做好各项准备工作。特别是对一些可能出现的意外状况,要考虑周全,并做好相应的物质和心理准备。
【知识目标】
了解会议准备阶段的基本内容和工作程序
熟悉各种会场的特点
掌握会议预算的内容和编写要求
【能力目标】
了解会议计划、会议预算的制作
熟悉各种会议文件的格式和写作方法
掌握不同性质会议的选址和会场布置的方法
案例导入
A公司总经理让新来不久的秘书小黄安排一次部门经理会议,讨论公司新的营销方案,要求各部门正副经理参加。各部门事先要做好相关准备,以多媒体的形式介绍本部门的创意和想法。小黄欣然接受任务,她把会议时间安排在周一上午8点半,地点在公司小会议室,并很快在公司网络办公平台上发出了通知。总经理看到通知,立即把小黄叫到办公室,对着她大发脾气:“你这是干的什么事,安排时间、地点为什么不征求我的意见?为什么自己就把通知发了?公司小会议室能坐得下二三十人吗?你难道不知道小会议室没有投影设备?”一连串的问题把小黄问懵了,不是总经理让她安排会议的吗?
回到办公室,小黄伤心地抹着眼泪。办公室主任陈大姐过来安慰她。问明情况后,陈大姐告诉她,安排一次会议可不是件简单的事情,会前有很多准备工作,要把会议的程序、议题、人员、场所以及其他一些细节认真地进行安排,安排好后还应写成会议方案,领导审阅通过后,才能进行具体的准备工作。
思考:
有人觉得小黄很冤枉,就为这点小事挨了总经理的批评,你认为呢?你认为会议应该有哪些准备工作?案例中小黄的问题出在哪里,你认为应如何避免?
 
任务一会议策划与会议方案
 
一、会议策划
会议策划是会议的总体构思,是对会议过程中各个环节所做的初步安排和打算。其内容包括召开会议的目的意义、开会的时间地点、参加人、主持人、会议议题、大会程序、会议方式、经费预算、会场布置、突发事件处理等方面。做好会议策划,将为会议的顺利召开奠定坚实的基础。在进行会议策划时,应该做好以下几方面的工作:
(1)查阅与本次会议有关的资料;
 
会议策划与组织
项目二会议的策划与准备
(2)估计各方的观点和利益点;
(3)明确会议的议题、议程及要点;
(4)大中型会议应成立会议筹备组,小型会议应成立会务组,专门负责会议的各项工作;
(5)开一次预备会议,将准备工作落实到人;
(6)对会议中可能发生的意外情况进行估计,并预想出应对措施;
(7)与会议相关部门或人员进行沟通,征求他们的意见和想法;
(8)进行会议有关信息的咨询,如车辆、住宿、会场、饮食等;
(9)查阅同类会议的组织方法和经验教训。
会议策划一般由负责筹备会议的主要领导人提出整体思路,秘书人员具体落实,形成文字方案,即会议策划方案。
二、会议方案
会议方案是会议策划的具体体现,其中应完整地提出会议基本构想和各项准备工作的情况。会议方案由秘书人员起草后,上报相关领导审查批准。
(一)会议方案的内容
(1)会议概述。主要介绍会议召开的缘由、任务、意义、作用和影响,重点说明会议的必要性和可行性。
(2)会议主题。会议主题是会议内容的高度概括,能够让人对会议的目的、要点一目了然,留下深刻印象。
(3)会议形式。主要介绍会议召开、议事、形成决议的方式。
(4)会议日程安排。主要介绍会议召开的时间、流程以及日程安排。
(5)会议经费来源及预算。包括会议资金的筹措方式、金额,主要开支。
(6)会议的准备工作。包括主办方、与会者会前应该做哪些方面的准备。
(7)其他需要说明的事项。
(二)会议方案的格式
会议方案一般包括以下部分:
(1)标题。会议方案标题一般直接写明“××会议方案”或“××会议策划书”。
(2)正文。会议方案的正文一般分项写成,分别说明会议名称、任务、意义、形式、日程安排、经费、准备工作等各方面情况。
(3)落款或签署。会议方案最后要写明具体的策划部门或策划人员,注明成文日期。
(三)会议方案的写作要求
(1)理由充分,意义明确。会议方案应对会议召开的理由和意义作出充分的阐述,以表明本次会议召开的必要性。
(2)条理清楚,叙述简洁。会议方案按照会议筹备的次序,分条款叙述,文字力求简洁清楚。
(3)内容详细,要求具体。会议方案具体介绍会议的程序、内容、形式、要求时,一定要描述清楚具体,不能模糊含混,否则会让人觉得会议计划不够清晰,策划不够到位。
 
【范文21】
××钢铁总公司第七届职工代表大会方案
一、会议任务。召开总公司第七届职工代表大会的主要任务包括:总结上届工会委员会工作;选举第七届总公司工会委员会;研究在“十五”期间,如何根据新形势、新任务开展工会工作;研究我公司职工工作的新特点和新方法。
二、会议代表名额。出席第七届职工代表大会的代表,仍按工会总会员数的比例,下达到各基层单位,通过民主选举产生。全公司共选出出席代表大会的代表230人。各基层单位代表名额分配表附后。
三、会议议程及日程。9月10日,由第六届工会委员会主席贾××作《××钢铁总公司2002年工会工作总结报告》,公司总经理陈××作《××钢铁总公司2002年工作总结报告》,公司财务经理张××作《××钢铁总公司2002年财务工作报告》,并交与会代表讨论审议。9月11日,选举产生总公司第七届工会委员会,讨论在“十五”期间如何根据新形势、新特点开展工会工作,并制订出第七届工会委员会工作规划。9月12日,总公司党委赵××书记作总结报告。
四、会议召开办法。本届职工代表大会采取大会小会结合的形式进行,开幕式、闭幕式为全体代表大会,讨论会分大会和小会两种形式。在小组讨论的基础上,各组选出代表,就“十五”期间的工会工作,在大会上发言。
五、会议的准备工作。为保证会议顺利进行,拟组成两个筹备小组,分别总结上届工会委员会工作,起草本届工会委员会工作规划。准备工作力争在9月6日以前完成。代表的选举工作也在9月6日之前完成。
六、会议经费。因本次会议会期不长,又在总公司内部召开,所需经费较少,我们研究认为全部由总公司工会会费支出。
七、会议的后勤保障。与会代表将统一安排在公司招待所住宿。伙食标准:每人每天100元,自助餐形式。12日晚安排会餐。公司车队将派出4辆交通车供会议使用。
 
三、会议议程、日程和程序
会议方案获通过以后,会议筹备工作应进一步制定出会议的议程、日程和程序。会议的议程、日程和程序产生于会议之前,是对会议内容和时间的安排,但三者各有不同的作用。
(一)会议议程
会议议程包括两项内容:一是会议的议事程序,二是列入会议的各项议题。它是对会议顺序的总体安排,主要涉及会议所讨论的具体事项,需要解决的问题。会议议程不仅能够规范会议的内容,而且能够约束沟通次序与沟通节奏,起着固定会议次序的作用。在安排会议议程时,应遵守以下两个原则:
(1)按议题的轻重缓急编排处理先后次序,重要事项应排在议程的前端,不重要的事项应排在议程的后端处理。这样做的好处:即使在预定的会议时间内无法将全部议题处理完毕,重要的事情也处理完了。那些非重要的事情可另择时间,或并入下次会议再予处理。
(2)每个议题应预估所需的处理时间并标示出来,以便控制速度和节奏,节省与会者的时间,提高会议效率。
【范文22】
漳州片仔癀药业股份有限公司
2009年第一次临时股东大会会议议程
时间:2009年1月12日(星期一)上午9:00
地点:公司科技综合楼二十四楼会议室
主持人:董事长冯忠铭先生
一、宣读参加大会的股东(包括股东代理人)人数及持有和代表的股份数
二、宣布会议开幕
三、进入会议议程
(一)宣布议案
议案一:审议《关于修改〈公司章程〉的议案》
议案二:审议《关于修改〈股东大会议事规则〉的议案》
(二)股东发言
(三)宣布本次股东大会投票表决办法
(四)与会股东(股东代理人)对上述议案进行表决
(五)监事点票,股东代表监票,工作人员计票
(六)主持人宣读表决结果
(七)律师宣读法律意见书
(八)宣读会议决议
(九)与会董事签署会议决议及会议记录
四、宣布会议闭幕,散会
(二)会议日程
会议日程是对会议每天活动的具体安排,也可以看做是会议的时间表,应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容,以控制会议的进程。日程表一般在会议之前发放到与会代表手中,让他们根据会议的安排进行准备。会议日程不仅包括会议的主题活动,还包括会议的各项辅助活动,如聚餐、游览、参观、娱乐等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程表。
表21×××会议日程表
 
 
日期时间内容地点负责人备注
 
×月×日
 
(星期×)
上午
 
8点—11点开幕式
 
××同志作报告大礼堂张平下午
 
2点—6点分组讨论,××
 
同志作报告小会议室徐江晚上
 
7点—9点主席团开会,
表看文艺演出小会议室
 
××剧院徐江
 
×月×日
 
(星期×)
上午………………下午………………晚上………………
 
 
×月×日
 
(星期×)
上午………………下午………………晚上………………
 
 
(三)会议程序
会议程序具体规定一次会议的详细步骤,它既可以让与会代表了解会议内容和顺序,同时也是会议主持人掌控会议的依据。会议应严格按照具体的程序和规定的时间一项项进行。
表22××公司销售会议程序
 
 
2:00—2:30来宾签到
2:30—2:45开幕致辞
续表
 
2:45—3:25网络安全解决方案培训
 
培训内容包括:
 
-网络安全技术及全系列相关产品
 
-基于SSL VPN的远程接入方案
 
-行业安全成功应用方案
3:25—3:35茶歇
3:35—4:15××企业移动解决方案培训
 
培训内容包括:
 
—××移动终端与企业网互联
 
—实现企业移动电子邮件
4:15—4:35渠道策略与招募计划介绍
4:35—4:50自由问答
4:50—5:00抽奖活动
5:00结束
四、会议的其他准备工作
会议策划方案制订好后,就要抓紧准备工作的落实。为使会议准备工作万无一失,秘书人员还要制定出准备工作落实日程表,以控制会议准备的进度,为会议的按时召开奠定好的基础。
表23会议组织计划表
会务工作项目行动日程
1.确定会议的风格和形式          会议前3周
2.调查需要的信息种类            会议前3周
3.确认参加人数                  会议前3周
4.确认会议地点                  会议前3周
5.记录会议地点的备选场地        会议前3周
6.确定会场并预订房间            会议前3周
7.印发会议通知                  会议前3周
8.准备日程表会议前3周
9.确认应该通知的与会者          会议前3周
10.预定会议标志                 会议前2周
11.向宾馆或酒店确认预定的房间   会议前2周
12.向与会者发出通知             会议前2周
13.准备会议文件                 会议前1周
14.会场布置                     会议前1周
 
会议准备工作的进程也可以编制成甘特表甘特表是在20世纪初由亨利·甘特开发的一种线条图,横轴表示时间,纵轴表示要安排的活动,线条表示在整个期间上计划和实际活动完成情况。甘特图直观地表明任务计划在什么时候进行,以及实际进展与计划要求的对比。甘特图的优点是简单、明了、直观,易于编制,因此到目前为止仍然是小型会议项目中常用的工具。即使在大型工程项目中,它也是高级管理层了解全局、基层安排进度时有用的工具。让人一目了然。
 
表24会议筹备工作进度甘特表
 
 
内容时间
 
第13周第14周第15周第16周第17周第18周
周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四
制定计划
成立会议筹备组
联系代表
联系会场
会场设计
准备文件
材料印制
会场布置
迎接代表
会议召开
善后工作
 
【实训】
根据以下会议案例,编制出相应的会议议程和会议日程表。
由中国企业联合会和企业家协会主办、广科文化传播有限公司协办的“优秀企业成功经验高层研讨会”,将于2008年5月20日在广东省珠海市举行,会期4天。会议将邀请美国通用电气公司、摩托罗拉公司、海尔公司的高层领导参加,同时也将邀请一些知名企业的董事长、总经理、高级管理人员以及一些知名专家和学者出席会议,共同探讨“企业管理本质、新经济与企业战略”等共同关注的议题,还将分享海尔文化与管理理念。
会议期间还将组织参加考察珠海南屏工业园区,详细了解威斯曼、珠光汽车等公司的车间管理、工作管理、资本管理、资源管理、市场管理、文化管理、物流管理、领导行为管理、员工班级管理等经验。
【自测题】
1.会议策划包括哪些方面的内容?
2.编制会议方案应该注意哪些方面的问题?
3.会议议程、日程和程序的区别是什么?
任务二会议机构的组成和人员选择
一、成立会议机构
为了保证会议的顺利进行,会务人员要进行分工,既各负其责,又相互配合,共同完成会议准备工作。小型会议只需设立会务组,选派专人进行会议的筹划、组织、安排、协调等工作;大中型会议,则要建立完善的会议组织机构,将各项工作任务细分到各小组,各小组在统一指挥下,分工合作,共同承担会务工作。一般来讲,每次会议先设置会务领导小组,小组负责人一般为单位主要领导人担任。下设几个小组,一般包括:
(1)秘书组:负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。
(2)材料组:负责会议材料的印制、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。
(3)组织组:负责代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议进程的控制等。
(4)技术组:负责会议各种设备的安装、调试、维护等工作。
(5)宣传组:负责对外联络沟通、宣传报道,以及会议的摄影、录音、录像等工作。
(6)后勤组:负责会议期间的后勤保障,包括代表的食宿、交通、娱乐,各种生活用品的供应,各种票证的准备与制作,返程车船机票的预订工作。
(7)保卫组:负责会议的安全保卫和保密工作。
不同档次、规模的会议有不同的分组方法,但主要是根据会务工作的内容进行分工。
二、选择会务人员
会议组织有不同的任务,需要安排不同的工作人员来具体承担。选择会务人员既要考虑工作人员兴趣、能力、工作方式和工作特点,也要考虑人员性格、意愿、需要等心理因素,尽可能做到人尽其用。
一般而言,秘书组和组织组需要个性外向,语言能力强,善于沟通,应变能力好的人员;后勤组和材料组需要工作细心,踏实稳重,思维周密的人员;技术组要求专业知识扎实,动手能力强,能够处理各种现场问题的人员;宣传组需要有一定艺术修养和设计能力,熟悉各种宣传手段的人员;保卫组要求冷静坚定,目光敏锐,观察力强,反应敏捷,动作迅速的人员。
【实训】
某省卫生系统准备举办一次学术研讨会,为了保证会议效果,决定将会议地址定在黄冈地区黄梅县的小池镇。秘书小李在起草会议通知时将会议地点写为:黄冈(黄梅小池)。有相当多的会议代表赶到黄冈市后才得知,黄梅县小池镇是黄冈地区的一个镇,距黄冈市还有好几十公里,不得不再转车前往。结果会议开始后的第二天还有些代表没有赶到,直接影响了会议的进程。办公室主任事后批评了小李,但小李却不以为然,认为自己并没有写错,是代表们理解有问题。
讨论:
1.你认为小李错了吗,错在什么地方?
2.通过这个案例,你认为秘书人员会务工作的要求是什么?
3.一旦出现了上述混乱情况,作为一个秘书应如何做好补救工作?
 
【自测题】
1.根据你的理解谈谈为什么要将会务人员分成若干个小组?
2.请你作为一个面试官,来挑选会务人员,谈谈你觉得会务人员应该具备哪些素质?在选择会务人员的时候应该注意哪些方面?
任务三会议经费预算
 
除单位内部的一些例会外,组织会议会有一定的开支,事先做出会议经费预算是保证会议顺利进行的重要一环。会议预算应本着节约、精简、实用、周到的原则,严禁铺张浪费、滥发钱物、以会谋私。
一、会议开支的项目
(一)交通费用
(1)出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通费用。
(2)会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会场的交通、会场到餐饮地点的交通、会场到商务交际场地的交通、商务考察参观游览交通以及与会人员其他可能使用的交通费用。
(3)欢送交通及返程交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及住宿地至车站、机场、码头的交通费用。
(二)会场费用
(1)会场租金。通常情况,场地租金已经包含某些常用设施,如音响系统、桌椅、黑白板、油性笔、粉笔等,但有一些非常规设施不在其中,如投影设备、临时性的装饰物、展览架等,如果需要则要另算租金。
(2)会场设备的租赁费用。主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。这些会议设备由于品牌、产地及新旧不同,租金可能有很大差异。
(3)会场布置费用。一般的会议可能不需要专门布置,但对于有特别布置要求的会场,如产品发布会、联谊会、庆祝会等,则需要根据会议主题进行专门布置。由于布置的档次、内容、气氛各不相同,这笔费用一定要事先做出尽可能精确的预算。
(4)其他支持费用。包括广告、印刷、礼仪、秘书服务、运输、娱乐、媒体、公共关系等。
(三)住宿费用
住宿费有些是完全价格,有些需要另加收政府税金,还有些可以通过各种渠道获得较好的折扣。不同价格和档次的宾馆所提供的服务也不一样,事先应了解清楚。住宿费根据会议情况可选择全部由代表自行承担、会议主办单位承担一部分、会议主办单位全部承担等几种形式。不管采用哪种形式,会前一定要告知与会代表。
(四)餐饮费用
餐饮费根据会议的档次、规模、目的的不同而有很大的区别。
1.早中晚三餐
通常是自助餐形式,也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可。但考虑到会议就餐的特殊性和原材料的预备,预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有可能拒绝按实际就餐人数进行结算,而改为按预定人数收取费用。如果需要安排专门的宴会,则需对菜单、程序、方式进行专门的设计,其费用也根据档次、内容的不同而不同。
2.酒水及服务费
如果在高星级酒店就餐会收取一定比例的服务费,而且餐厅一般谢绝主办方自带酒水,如果自带可能会另加服务费。
3.会场茶歇
此项费用基本是按人数预算的,预算时可以提出不同时段茶歇的食物、饮料组合,再加上一定比例的服务费。
(五)游览费用
会议结束后,通常安排与会代表参加一些有特点的游览活动,费用根据游览内容、人数、天数来定。最好与当地旅行社联系,以便为代表提供专业服务。
(六)宣传交际费
包括与新闻部门联系,现场录音、录像、采访、宣传,召开新闻发布会,与有关协作方交际的费用。
(七)各种耗材费用
如胶卷、磁带、光盘、磁盘、纸张、文具等。
(八)会议纪念品
一些会议会为与会代表准备纪念品,纪念品的选择要与会议主题相关,同时体现当地特点,费用一般不宜太高,但一定要有纪念意义。
(九)工作人员劳务费
(十)各种临时费用
如卫生勤杂、临时采购、临时司乘、打印复印、临时运输、临时道具、传真通信、快递服务、临时翻译、礼仪司仪等。
经费预算做好后,除向有关领导部门汇报外,还要及时归档,以备会议过程中随时查阅以及会后审计。有一些公开性的会议也可以通过吸引社会赞助来筹集资金,但要注意不要过分强调其经济目的,否则就会改变会议本身的性质。
二、会议经费预算表的格式
会议经费预算表应包括以下内容:
(一)会议基本信息
包括会议的主题、起止时间、地点、参加人员、人数、要求等。
(二)会议目的和意义
会议预算应该清楚、简要地写明会议的目的和意义,以便为预算提供充分的理由。
(三)会议的主要经费开支项目
尽可能列出会议全部的经费开支项目,重要项目不得遗漏,否则会给经费审批、会议运作带来很多问题。
(四)每个项目的经费
做预算之前要对有关的行情进行认真调查和比较,经费尽可能准确、实际。预算经费过高或过低都会直接影响会议工作的进行。
(五)备用金
每个会议的预算都不可能完全准确,而且有可能会产生一些临时性费用。因此,一定要准备一定数目的预备金。预备金的具体数目可以根据会议的规模、档次、人员来定。
【实训】
根据任务一的实训案例,完成一份详细的会议经费预算表。要求各项目支出合理,既精简节约,又能够满足会议档次的需要。其中食宿、交通、游览、参观等费用,参考本地区的实际情况。如果不熟悉食宿、交通、宾馆、游览的价格,可派人进行市场调查,尽可能使预算具有可行性。
各小组派人在班上进行交流,说明制定预算的过程,以及预算的合理性。
【知识链接】
××公司2009年订货会经费预算
我公司定于2009年10月23日、24日在东方大酒店举行2009年度订货会。与会人员预计为200人,现就会议所需各项经费提出预算:
一、场地费用费
东方大酒店二楼会议室租金一天3 000元,两天共计6 000元。
二、录像及设备租用费
届时将邀请专业人士现场录像,并制作VCD光碟。录像及设备租用费每天1 000元,两天共计2 000元。
三、产品宣传费
会议期间印制产品宣传广告、产品资料以及现场招贴广告,共计20 000元。
四、聘请专家咨询费
拟请专家2人,每人每天劳务费1 500元,共计3 000元。
五、宴请费用
会议结束当天宴请全体与会代表,10人一桌,每桌标准1 000元,共计20 000元。
六、交通费用
拟租用金龙豪华旅行车2辆,每辆每天租金1 000元,共计4 000元。
七、纪念品费用
与会代表每人一份价值100元的纪念品,共计20 000元;到会记者预计40人,每人一份200元纪念品,共计8 000元。
八、其他临时性费用
预计5 000元。
此次会议经费预算总额为8.8万元。
此预算提交总经理办公会审查批准。
××会议筹备小组
××××年×月×日
任务四会议选址和布置
 
一、会议场所的选择
(一)大小适中
选择会场要根据会议规模、档次、参会人的身份,并结合会议内容来考虑。会场的选择一定要大小适中。会场太大,不仅造成浪费,而且让人觉得会场空旷、缺少气氛;会场太小,不仅拥挤,还会给人压抑之感。
(二)设施齐全
会场一定要有足够的设施,除桌椅外,空调、音响、录像(音)设备、茶具、卫生设备也都需要考虑。为了保证交通便利,会场外要有一定面积的停车场。
(三)保密性好
一些机密性会议,要求会场有较强的隐秘性。所以,地点选择不要在繁华区,室内隔音效果要好等。
(四)安全性强
会场的安全性包括政治安全和环境安全两方面。政治安全是指要防止出现危及领导者或参会者的人为因素;环境安全是指会场无安全隐患,电器电路可靠,消防设施齐全、消防通道畅通。
(五)避开干扰
会场尽量避开闹市区或噪声严重的工厂、集市、街道,要尽可能避免受外界影响。一些重要会议还要注意避开新闻媒体的干扰。
(六)经济实用
会场要在保持会议效果的前提下,考虑经济实用原则,要考虑租借费用是否超出成本,会场设施是否有必要。
(七)符合规定
会场的选择要与会议规模、主题相符,不可过于豪华、奢侈,不得铺张浪费。
二、会场布置
(一)会场布置的一般要求
会场布置要有利于突出会议主题、烘托会议气氛、调节与会者的情绪、提高会议效率。不同会议对于会场有不同的要求,如政治性会议要求严肃、庄重;学术会议则要求气氛和谐宽松,易于交流;单位内部会议要求紧凑、高效;涉外会议则要考虑既有中国特色,又符合主宾习惯、爱好和禁忌。进行会场布置时应尽可能与会议的内容与要求相一致。
(二)小型会议会场布置
小型会议,一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征,是全体与会者均应排座,不设立专用的主席台。其排座目前主要有以下三种具体形式:自由择座、面门设座和依景设座。排座形式主要是根据会议的性质、目的、参加人数来确定。(参见图21)。
 
 
 
 
图21小型会议会场布置图
 
会议座次排定的方法主要有以下几种:
一是环绕式。所谓环绕式就是不设立主席台,把坐椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式,在茶话会中最流行,与茶话会的主题最相符。
二是散座式。散座式排位,常见于在室外举行的茶话会,它的坐椅、沙发、茶几四处自由组合,貌似散乱无序,甚至可由与会者根据个人要求而随意安置,其目的就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的会议环境。
三是圆桌式。圆桌式排位,指的是在会场上摆放圆桌,请与会者在周围自由就座。圆桌式排位又分下面两种形式:一是适合人数较少的,仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌,而请全体与会者在周围就座。二是在会场上安放数张圆桌,请与会者自由组合,各自在其周围就座。当与会者人数较少时,可采用前者。而当与会者人数较多时,则应采用后者。
四是主席式。这种排位是指在会场上,主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就座。在会上,主席式排位要在会场上摆放一目了然的主席台,按照常规,居于上座之处,例如,中央、前排、会标之下或是面对正门之处。
举行正式会议时,通常应事先排定与会者,尤其是重要身份者的具体座次。越是重要的会议,它的座次排定就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范,会务工作人员不但需要了解,而且必须认真遵守。在实际操办会议时,由于会议的具体规模有所不同,因此其具体座次排定也会存在一定的差异。
(三)大型会议会场布置
大型会议是指与会者众多、规模较大的会议。其最大特点是会场上应分设主席台与听众席,前者必须认真排座,后者的座次则可排可不排。
1.主席台排座
大型会场的主席台一般应面对会场主入口。在主席台上就座之人,通常应与在群众席上就座之人呈面对面之势。按主席台就座人数,用长条桌,呈横一字形排列,第一排桌以不超过沿幕为限。台前沿摆上盆花装饰,台口的后侧摆常青树。在台口沿幕上悬挂大会会标,有些国内会议或国际会议,台后的大幕前还要挂会徽并竖与会国国旗(按参加国国名第一个英文字母排序)。在其每一名成员面前的桌上,均应放置双向的名签。
 
主席台排座根据实际情况具体可分为主席团坐席、主持人坐席、发言人席位等三个不同区域。第一,主席团排座。主席团是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三:一是前排高于后排,二是中央高于两侧,三是左侧高于右侧。具体来讲,主席团的排座又有单数排座和双数排座两种礼仪模式。第二,主持人座席,按其身份高低安排,位于主席台的左侧,双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方法。第三,发言人坐席,一般位于主席台的后排,按职务高低排列。主席台的座位安排时注意:
(1)身份最高的领导人(有时可以是声望较高的来宾)安排在主席台前排中央就座。
(2)其他人员按先左后右(以主席台的朝向为准),一左一右的顺序排列。
(3)主席台就座的人数为偶数时,前两位领导人共同居中就座,第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。
以上座位安排一般适用于国内正式会议,而在商务会议、涉外会议中则通行以右为尊的原则。
2.大型会场听众席的布置
(1)会场座位格局的类型。包括:上下相对式、全围式、半围式、分散式、并列式等。
(2)座位排列的要求。按职务高低顺序、按姓氏笔画排列、按上级批复或任命通知中的名单次序排列、各单位名称笔画排列。
(3)座位标识。座位排列好后,还应该做好座位的标识。会场标识包括:座位号标识、团组标识、席卡、桌次、指示牌、座次图等。
(4)会场装饰。会标、会徽、标语、花卉、灯光等。
(5)会场必要的视听设备。现代会议中经常会用到视听辅助设备以增强会议效果,让听众更好地接受会议信息。现代视听设备由于能将复杂不易理解的信息展示给观众,同时也能将一些照片、声像资料带到现场,增强会议效果,因此已经成为现代会议不可缺少的辅助工具。秘书人员要熟悉和掌握这些设备的使用方法、操作技巧,并在会前仔细检查和安装这些设备。
以上设备主要根据现场的需要进行选择,但一定要事先准备好,否则会议开始时再反复调试不仅会延误会议时间,而且会直接影响会议效果。
在如谈判会议、庆典会议、展览会议等一些特殊会议的准备工作中,还需特殊用品和设备,如张贴画、摆花、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。这些物品要事先预定,提前安排。
 
秘书人员在布置会场时还应注意以下方面:特别提醒:
会议常用视听设备一览表
·幻灯机
·录像机
·书写板
·活动夹纸板
·音响系统(录音机、扩音器、调音台、功率放大器等)
·投影仪
 
·电脑
·移动式同声翻译系统
·会场展示系统
 
 3会场布置实战图
 
【实训】
安排一个较大的教室,一些活动的桌椅,要求各组在规定的时间内完成下列会场布置工作:
1.ABC三个公司为合作事宜举行谈判,其中A为东道主,B是当地企业,C是外地企业。
2.公司请著名的职业经理人余先生对中高层管理人员进行培训。
3.公司股东大会,公司董事长、董事会成员、上级主管领导、股东代表等100人参加。
4.公司安全生产月动员大会,总经理、副总经理、中层管理人员、各车间主任、员工代表80人参加,由总经理进行安全生产月动员,分管副总经理布置具体实施方案。
5.公司召开生产协调会,统筹协调解决各项目经理部在工程建设中遇到的困难和存在的问题。公司副总经理、工会主席、纪委书记、总经理助理出席会议,公司各专业工程公司经理、各部(室)及相关单位主要负责人约30人参加会议。
6.公司部分领导与家在外地的员工举行中秋茶话会。
【知识链接】
余亚超10年前从湖北黄冈一所普通高校毕业,由于综合能力拔尖,被绍兴县作为人才引进,如今已担任绍兴某建筑集团下属研究院的副院长。
上月4日,余亚超在富丽华大酒店预订了50桌酒席,婚宴定在富丽华大厅,并向酒店支付了3 000元押金。
在接受预订时,酒店宴会部提了一下,说有可能那天会有政府会议用餐,但还是把婚宴先排了进去。只是宴会部的工作人员并不知道,酒店高层已把那天的富丽厅订了出去,作为党代会会议餐场所。
正当新人掐着指头盼佳期时,上月21日,余亚超接到酒店方电话,说他们订的婚宴大厅与党代会会议用餐场所发生了“撞车”,希望他另择场地。
“当时我就蒙了!”余亚超回忆说,“请帖已全部发了出去,中途突然更换场地,除了时间上不允许,还很难再找到合适的酒店。”
富丽华大厅是酒店最大的厅,余亚超的酒席和政府会议代表都在400人以上,酒店能同时容纳400人以上就餐的大厅就这一个。
万般无奈之下,余亚超决定向县领导求助。发短信求助县领导:我原定好在柯桥富丽华大酒店富丽华厅举行婚宴,现可能与党代会代表用餐场所撞车。我请柬已经发出,很难更改!婚礼是一生大事,希望您能帮我一下!期盼您的回音……
隔日,原本以为已无希望的余亚超,突然接到来自党代会后勤组工作人员的电话,告诉他县委领导对此事很关心,让他如期在富丽华大厅举办婚宴,会议工作餐场所作了调整,并预祝他新婚愉快。
绍兴县机关事务局局长谢永法说,县领导接到短信后,特别交代由他们出面办理。他了解到余亚超是大龄青年,外来引进人才,丈母娘家有习俗,加之年末婚宴特别多,临时换地方未必能行,最终政府为这对新人让路。
谢永法说:“报县领导研究后,决定大部分代表留在酒店的锦华厅吃饭,还有两个代表团就近安排在其他地方用餐。这样保证会议用餐不受大的影响。”
余亚超又惊又喜,给县委领导发了条致谢短信: “万分感谢您的成人之美和关心爱护……还请原谅我的冒昧打扰,谢谢!”
“真是太让我感动了!县委领导竟然为我一个普通外来人员大开‘绿灯’。”余亚超激动地说,“这充分显示了绍兴县委县政府开明、亲民的风范,体现了对我们外来工作人员的尊重和关怀。”家里人再三叮嘱他,一定要把喜糖送到县委领导手里。
余亚超说,为了配合党代会在宁静的环境中召开,他们取消了酒店门口的乐队伴奏和大红横幅,和新娘一起到四楼餐厅迎接宾客。
(摘自《都市快报》2007年1月1日)
思考:
对于此事网友有不同的看法,有的认为县政府能够体恤一个普通老百姓,值得赞赏;有的则认为酒店不按承诺,重复租用宴会厅,是违规的做法……请你从会议组织和场地安排的角度来解读这一案例。
 
【自测题】
座次的风波
某分公司要举办一次重要会议,请来了总公司总经理和董事会部分董事,并邀请当地政府要员、同行业重要的知名人士出席。由于出席的重要人物多,领导决定用长U字形的桌子来布置会议桌,分公司领导坐在位于长U字横头处的下首。在会议的当天,贵宾们都进入了会场,按安排好的座签找到了自己的座位就座,当会议正式开始时,坐在横头桌上的分公司领导宣布会议开始,这时发现会议气氛有些不对劲,有些贵宾互相低语后借口有事站起来要走,分公司的领导人不知道发生什么事或出了什么差错,非常尴尬。
思考:
1.会场座位的安排应该注意哪些问题?
2.案例中的领导位置放在哪里比较好?
3.如果在现场发现了问题,应该如何及时处理?
任务五会议文件的准备
 
一、会议通知
会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。会议通知是向与会者传递会议信息的载体,是会议组织者和与会者沟通的重要渠道。
会议通知有正式和非正式两种。正式通知属于公务文书,要按公务文书的要求书写,按公文处理程序处理;非正式通知,也称便条式通知,它经常以便条形式出现,其载体,或是纸质,或写在单位的公告栏内。不论哪种形式,都包括时间、地点、主题、参会人员等内容。时间最好能精确到分;地点应具体到哪个房间,怎么走,坐什么车可以到达等。会议通知最好将议题一一列举,对参会人员的要求也应准确。
二、会议通知的写作格式
(一)标题:(发文机关)+事由+文种
由发文机关、事由和文种类别“会议通知”字样组成,一般不宜省略,特别是“会议”二字要标明,以区别其他类型的通知。
(二)主送机关名称
会议通知的正文,开头是受文单位,顶格列出;其次是发文目的;再次是通知事项。会议通知的具体事项可分条陈述。
(三)正文
正文由以下几部分组成:
1.前言
开会目的。用“现就有关问题通知如下”过渡。
2.主体
具体事项,包括会议的时间和地点、主要议题、出席对象及出席者要求、需携带的材料、联系方式等。
3.结尾
提出要求。常用“特此通知”等惯用语(有时省略结尾)。
(四)落款发文机关、日期
会议通知的内容是会前受文单位需要准备的事项,会议的程序和内容不应列入,未列入的内容应在正文结束处用“将另行通知”字样交代清楚。如有《登记表》《名额分配表》之类的附件材料,也应在正文中有所交代,附在通知后面。会议通知的形式分为文件式会议通知和备忘录式会议通知。
 
【范文23】
关于召开2009中国旅游饭店业协会华东地区会员会议的通知
 
中国旅游饭店业协会华东地区各会员单位:
为了贯彻“全国旅游发展工作会议”、“2009年全国旅游工作会议”和“中国旅游饭店业协会第四届四次理事会议暨第四届五次常务理事会议”的精神,适应我国加入WTO与世界经济一体化形势,进一步探讨提高中国饭店业整体国际竞争力的科学管理手段,中国旅游饭店业协会决定于2009年8月25日至28日,在福建省福州市举办“2009中国旅游饭店业协会华东地区会员会议”。
现将有关事宜通知如下:
一、承办单位
福建省旅游协会
二、会议地点
福州西湖大酒店(五星级旅游涉外饭店)
三、会议时间
2O09825全天报到
 
8月26日上午大会开幕式并主题讲座
 
下午专题讲座
 
8月27日上午专题讲座
 
下午主题讲座并大会闭幕式
 
8月28日早餐后返程
四、会议内容
1.传达“全国旅游发展工作会议”、“2009年全国旅游工作会议”、“中国旅游饭店业协会第四届四次理事会议暨第四届五次常务理事会议”和《国务院关于进一步加快旅游业发展的通知》(国发[2009]12号)的精神。
2.福建省旅游局局长明敏介绍福建省旅游行业管理工作。
3.会议主题——“新经济与饭店知识竞争”。
(1)新经济与企业经营管理:北京大学光华管理学院财务与金融系主任,刘力教授主讲。
(2)中国饭店知识竞争:北京第二外国语学院旅游管理学院戴斌副教授主讲。
(3)中国物业(酒店)上市与资本市场:中国国际贸易中心股份公司董事会总监焦营主讲。
五、参加会议人员
(1)中国旅游饭店业协会华东地区七省、市的会员单位代表。
(2)华东地区七省、市旅游饭店协会负责人。
(3)华东地区七省、市旅游局联络员。
六、会议费用
(1)每人1 700元(含食宿费(按双人标准间安排)、场地与设备租用费、会议材料费)。需单独住标准间的代表,住宿费用另计。提前抵店或推迟离店的代表,有关食宿费用自理。
(2)华东地区七省、市旅游饭店协会负责人(限1人)参加会议的费用按每人1 200元计算。
(3)华东地区七省、市旅游局联络员(限1人)参加会议的费用全免。
七、有关事项
(1)请出席会议的代表填写好《2009中国旅游饭店业协会华东地区会员会议报名回执》(附后),务必于2009年8月17日前,用传真、信函的形式回复福建省旅游协会。
(2)联系方式:中国旅游饭店业协会秘书处
通讯地址:北京市建国门内大街甲九号
邮政编码:100740
联 系 人:何红琳李军
电话:(010)65201923
传真:(010)65122905
(3)为了方便各会员单位缴纳2001年会费和补缴2000年会费,会场将设专人负责会费的收缴工作(有关文件已发)。
特此通知。
附:《2009中国旅游饭店业协会华东地区会员会议报名回执》。
中国旅游饭店业协会
二○○九年七月二十日
 
主题词:协会会议通知
抄送:各省、自治区、直辖市旅游饭店协会
 
各省、自治区、直辖市旅游局行业管理处
以上是公文式通知,便条式会议通知则写得比较简单,包括会议的时间、地点、议题、方式、要求、参加人等事项,虽然结构内容简单,但项目要齐全。多用于单位内部。
 
【范文24】
会议通知
 
 
各职能部门:
兹定于5月20日下午15时,在公司三层小会议室召开销售工作会议,请各部门经理准时参加。
 
总经理办公室
 
二〇一〇年五月十九日
 
【范文25】
会议回执
 
 
 
姓名:性别:年龄:职称: 民族:
报告题目:
 
 
 
预定到会时间:
 
交通工具:
 
是否需要接机(站):
 
 
是否定回程票:
 
 
 回程日期:
 
交通工具:
目的地:
备注:
 
 
三、开幕词、闭幕词
(一)开幕词
1.开幕词的概念和特点
开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在会议开幕时所作的讲话,旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义,向与会者提出开好会议的中心任务和要求。其主要特点是宣告性和引导性。不论召开什么重要会议,或开展什么重要活动,按照惯例,一般都要由主持人或主要领导人致开幕词,这是一个必不可少的程序,它标志着会议或活动的正式开始,对引导会议或活动朝着既定的正确方向顺利进行,保证会议或活动的圆满成功,有着重要意义。
2.开幕词的写法
开幕词通常由标题、称谓、正文三部分组成。具体标注位置和写法如下表:
 
标题
 
(××会议开幕词)
 
(或××领导在××会议上的开幕词)
 
(或××领导在××会议开幕式上的讲话)
 
称谓(女士们、先生们等,根据大会情况选择称谓,顶格)
 
 
 
开头:问候语之后宣布大会开幕。
主体:会议的筹备和出席会议人员情况;会议召开的背景和意义;会议的性质、目的及主要任务;会议的主要议程及要求;会议的奋斗目标及深远影响;等等。(要求行文明快、流畅,评议坚定有力,充满热情,富于鼓舞力量。)
结尾:祝大会圆满成功。
 
 
 
【范文26】
在“中国国际××展览会”开幕式上的讲话
 
×××(职务+姓名)
 
 
女士们、先生们:
早上好!
由新加坡××有限公司主办,中国××协会与我分会所属的上海市国际贸易信息和展览公司承办的“中国国际××展览会”今天在这里开幕了。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海分会表示热烈祝贺!向前来上海参展的西班牙、比利时、中国台湾省、香港地区以及我国各省的中外厂商表示热烈欢迎!
本届展览会将集中展示具有国际水准的各类××产品及生产设备,为来自全国各地的科技人员提供一次不出国的技术考察机会;同时,也为海内外同行共同切磋技艺创造条件。
朋友们,同志们,上海是中国最重要的工业基地之一,也是经济、金融、贸易、科技和信息中心。上海作为长江流域乃至全国对外开放的重要窗口,将实行全方位的开放。我国政府已将浦东的开发开放列为中国今后十年发展的重点,上海南浦大桥的正式通车,将标志着浦东新区的开发已经进入实质性的启动阶段。上海将进一步改善投资环境,扩大与各国各地区的合作领域。我真诚地欢迎各位展商到上海的开发区和浦东新区参观,寻求贸易和投资机会,寻找合作伙伴。作为上海市的对外商会——中国国际贸易促进会上海市分会,将为各位朋友提供卓有成效的服务。
最后,预祝“中国国际××展览会”圆满成功!
感谢大家!
××××年×月×日
(二)闭幕词
1.闭幕词的概念和特点
 闭幕词,是在大型会议或重要会议即将结束时有关领导人对大会的议程及会议中解决的问题所作的带有评价性、总结性的讲话,其主要特点是总结性和评价性。其主要目的是对大会基本内容和主要精神进行肯定和强调,并鼓励与会人员会后进一步贯彻落实大会精神,并提出今后任务,指明前进方向;其二就是宣布会议闭幕,与开幕词前后呼应,保持大会的完整性。
2.闭幕词的写法
闭幕词与开幕词写法大体一致,由标题和正文两大部分构成。格式和写法如下表:
 
 
标题
 
(××会议闭幕词)
 
(或××领导在××会议上的闭幕词)
 
(或××领导在××会议闭幕式上的讲话)
 
称谓(女士们、先生们等,根据大会情况选择称谓,顶格)
开头:首先用一段简明的文字说明大会在什么情况下圆满结束,胜利闭幕;之后,以简练的文笔概要总结大会情况或对大会作出基本评价。
主体:对大会讨论通过的主要文件、研究解决的重要(或重大)问题;会议取得的成果及经验;会议的重要意义和如何贯彻会议精神等方面进行归纳肯定,并在此基础上提出贯彻执行的要求。
结尾:以简明、富有号召力而又充满信心的精炼语言,郑重宣布大会胜利闭幕,同时,再次对与会者和相关单位表示感谢和祝愿。
 
【范文27】
 
2002·中国网络媒体论坛闭幕词
 
人民日报副总编辑吴恒权
 
各位来宾、各位朋友:
下午好!
为期两天的《2002·中国网络媒体论坛》就要结束了。首先,请允许我代表本届论坛的承办单位人民网向中华全国新闻工作者协会、中国互联网协会、苏州市委、市政府、新华网、中国网、中国日报网站、国际在线网、央视国际网、中国广播网、千龙网、东方网、中青网、北方网、南方网、中国江苏网、中国互联网信息中心等论坛主办单位,向苏州工业园区、中国联通、苏州吴中区、苏州相城区等特别协办单位,为本次论坛的成功举办所给予的大力支持和付出的辛勤劳动表示衷心的感谢!
国务院新闻办公室、中华全国新闻工作者协会、中国互联网协会、国家信息化领导小组办公室、网络文明工程委员会等有关部门和江苏省、苏州市的负责同志,亲临论坛,发表了重要讲话,对网络媒体、对我们下一步的工作提出了新的、更高的要求,我们将认真领会讲话精神,把各项工作提高到一个新的水平。
 两天来,与会人员围绕“网络媒体面临的新挑战与新机遇”、“建设有特色的网络媒体”、“网络媒体的盈利方式”、“网络媒体信息转载规范化”、“网络媒体的运作与管理”以及“网络媒体新技术应用”等问题进行了深入的探讨,提出了很多建设性的意见,可以说,内容涵盖网络媒体从网络内容到表现形式,从发展趋势到规范管理、从盈利方式到技术革新等方方面面,相信大家都会从中有所收益。在大家的共同努力下,本届论坛取得了圆满成功。这是一次求真、务实的会议,是一届凝聚智慧、振奋精神的会议。本届论坛的成果必将对我国网络媒体的发展产生积极影响,对推进我们的工作,必将发挥积极的促进作用。
 众所周知,网络媒体的发展是中国互联网产业发展的重要组成部分。互联网硬件和技术条件的不断改善,为我们网络媒体的发展,特别是内容的扩充提供了良好基础。在过去的一年里,国内网络媒体,特别是中央各重点新闻网站纷纷进行改版或扩版,增加了信息量,提高了时效性和可读性。不仅重大宣传活动搞得有声有色,而且推出了一些有吸引力的特色栏目。以原创评论和深度报道为例。2001年以来,许多网站不约而同地开办了原创评论,如人民网的“人民时评”、千龙网的“千龙时评”、东方网的“今日眉批”等。纵观这些网络评论大多具有时效性强、针对性强、文字短小精悍、文风泼辣等特点;与此同时,网上深度报道也已形成气候,办活了一批以“视点”为题的深度报道栏目,如人民网的“人民视点”、新华网的“新华视点”、国际在线的“记者视点”等。这些栏目定位虽然各有侧重,但都具有聚焦新闻热点、强化舆论导向、精心策划、精心编辑、分析深入、论述透彻等特点,在网民中的影响力日益增强。
除此之外,网络媒体的监督作用也正在得到人们的认可,对新技术手段的运用也上了一个新的台阶。总之,过去的一年是网络媒体提升质量、扩大影响、加速发展的一年。
现在,人民网新一轮的改版工作正在紧锣密鼓地进行。通过这次改版,人民网的内容将更丰富,结构更趋合理,服务性和互动性将进一步加强,技术运用也将更加有效,将更好地发挥网络媒体的作用和适应网民的需求。
我们相信,随着互联网在我国的发展,尤其是宽带网络与多种接入方式及终端的逐步普及,网络媒体在我国传播领域的地位和影响还将进一步扩大。   
当然,我们面临的问题和挑战也同样不容忽视。中央领导同志非常重视互联网新闻宣传工作,要求积极发展,加强管理,趋利避害。我们常说,网络媒体的兴起为人们自由地获得信息、传播信息、发表意见提供了巨大便利,但也带来一些负面影响,虚假信息极易发布和传播便是网络信息传播中存在的主要问题之一,网上信息发布的不规范和侵权现象也时有发生。因此,加大网络信息传播的立法和管理力度,提高网络信息发布者的自律意识和职业道德水平,最大限度地减少网络虚假信息的发布与传播,规范信息发布行为已是当务之急。
正因为如此,在本届论坛主办单位的倡议下,与会有关单位共同签署了《保护网络作品权利信息公约》,承诺共同维护网络信息源拥有者的权益。这是一个非常有现实意义的举措。《公约》的签订与执行,将规范网络媒体的署名及权利信息的标注等问题,倡导尊重知识产权的行业风气,推动网络媒体产业尽快走上规范化、法制化的轨道。
互联网有极其广阔的发展前景。中国的互联网新闻宣传工作任重而道远。我们赶上了一个巨大的发展机遇,也面临着严峻的挑战。有许多新的东西需要我们去学习,去探索,去应对。
让我们携起手来,脚踏实地,积极进取,开拓创新。我们坚信,中国网络媒体一定会迎来更大的发展,创造更加骄人的业绩。
再一次感谢诸位对本届论坛和人民网的支持!最后,祝各位身体健康,事业成功!
谢谢大家!
2002年8月17日
四、讲话稿
(一)讲话稿的概念和特点
讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是指人们在特定场合发表讲话的文稿;狭义的讲话稿是指领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性讲话的文稿。
讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的,具有针对性特点。所以,秘书在写讲话稿之前,必须了解会议的主题、性质、议题、讲话的场合、背景,领导者的指示、要求,听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。另外,与开幕词相似,闭幕词领导讲话具有现场性,因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气氛和场合,篇幅不要过长,语言既要准确、简洁,又要通俗、生动。
(二)讲话稿的写法
讲话稿一般由标题和正文两部分组成。具体格式和写法如下:
 
 
标题(单标题和双标题两种写法)
 
(×××省长在全省教育工作会议上的讲话)
(进一步学习和发扬鲁迅精神——在鲁迅诞辰110周年纪念大会上的讲话)
称谓(根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓,要求庄重、得体。)
开头:概述讲话内容,说明讲话的缘由或所要讲的内容重点。
主体:根据会议的内容和发表讲话的目的,可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神;可以通过分析形势和明确任务,提出搞好工作的几点意见;可以结合本单位情况,提出贯彻上级指示的意见;可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话;也可以围绕会议的中心议题,结合自己的分管工作谈几点看法,等等。
结尾:总结全篇,照应开头,发出号召;或者征询对讲话内容的意见或建议。
 
【范文28】
2010年迎新年讲话稿
 
 
尊敬的各位来宾,亲爱的员工们、朋友们:
大家晚上好!
春花含笑意,爆竹增欢声,在这样一个喜庆的节日里,我们汇聚在此,共同庆祝2010年新年的到来。值此佳节之际,我代表领导班子,向全体员工和一直以来支持我们的新老朋友们,致以新年的问候和祝福,祝愿大家在新的一年里,身体健康,工作顺利,万事如意!
在过去的2009年,作为公司的创业阶段,我们面临着重重困难,外部市场的激烈竞争,内部设备短缺,都造成我们举步维艰,但是我们所有的员工能够紧紧地抱在一起,坚持我们自己的理想及信念,用我们的坚强毅力和不怕苦、不服输的工作作风,在新老朋友的支持配合下,取得了一个丰收的2009!我们超额完成了年度计划,为公司打开了市场大门,这就是我们的胜利,我为全体员工感到自豪,并向所有支持和配合我们的朋友们致以最崇高的敬意!
2010年新的一年,新的气象,还有一个新的征程。我们的未来是光明的,是喜人的。春敲起了战鼓,年吹响了号角!我们把愿望写在今天,听事业的口哨响起,和祖国一起在明天的跑道上冲刺!不管汗能流多少,也不怕血可洒许多,我们在今天铭刻下人生的理想,并为此奋斗到底!
最后,再次祝愿全体员工、宾客新年快乐,合家幸福!
五、其他会议文件
除会议通知外,秘书人员还要准备的会议文件有:
(1)供与会者查阅的会议须知、日程安排、服务指南、分组名单、住宿名单等;
(2)会议姓名卡片和证件(可以分为代表证、列席证、工作证、记者证、贵宾证等);
(3)供代表发言、交流用的典型经验材料、学术论文、各种讨论稿等;
(4)供消息发布用的简报、新闻稿等。
会议文件尽可能在会前准备好,会议代表一到会就发到他们手中。会议期间有时会根据会议需要随时印制文件,相关的打印设备也应事先准备好。
 
 
 
 
图24各种会议代表证
 
 
【实训】
根据所给的会议,完成相应的实训任务。
由中国企业联合会和企业家协会主办、广科文化传播有限公司协办的“优秀企业成功经验高层研讨会”,将于2008年5月20日在广东省珠海市举行,会期4天。会议将邀请美国通用电气公司、摩托罗拉公司、海尔公司的高层领导参加,同时将邀请一些知名企业的董事长、总经理、高级管理人员以及一些知名专家和学者出席会议,共同探讨“企业管理本质、新经济与企业战略”等共同关注的议题,还将分享海尔文化与管理理念。
会议期间还将组织参加考察珠海南屏工业园区,详细了解威斯曼、珠光汽车等公司的车间管理、工作管理、资本管理、资源管理、市场管理、文化管理、物流管理、领导行为管理、员工班级管理等经验。
要求:
1.撰写一份正式的会议通知,并为出席会议的嘉宾设计邀请函。
2.以主管领导的名义撰写一篇会议的开幕词。
3.请你提出会场布置的方案,完成会议主席台的设计图。
4.为与会代表设计代表证,要求美观大方并能体现出本次会议的特点。
【知识链接】
北约首脑会议准备材料机密文件乱放加外长辞职
卜晓明
加拿大总理斯蒂芬·约瑟夫·哈珀26日宣布,接受外交部长马克西姆·贝尼耶递交的辞呈。贝尼耶承认把机密文件落在前女友寓所,后者曾与加拿大黑帮有牵连。
贝尼耶今年45岁,2006年1月当选联邦议员,当年2月任工业部长,2007年8月出任外长。他成为加拿大保守党2006年1月上台以来,首位迫于压力而辞职的阁僚。
哈珀当天说,他接受贝尼耶的辞职请求,“听说贝尼耶把机密文件落在一个不安全的地方,他已向我坦白。这是一个严重错误。”
现年45岁的贝尼耶在辞职信中写道,他25日晚得知自己把机密文件落在一处私人住所。但在随后发表的声明中,他未说明这些文件的内容,以及文件是否已被别人看到。
加拿大通讯社26日报道,贝尼耶把机密文件落在前女友朱莉·库亚尔的住所,库亚尔的律师上周末就这些文件通知外交部并把文件归还。报道说,这些文件中有贝尼耶今年4月初参加北大西洋公约组织首脑会议的准备材料。   
贝尼耶宣布辞职不到2小时,加拿大法语电视网TVA就播出了对库亚尔的一段采访。
据库亚尔回忆,贝尼耶今年4月把一个文件袋落在她的住处,“他来到我的住处,后来离开,文件则留在我这里。”
她说,曾就如何处理这些文件咨询律师,律师说它们是加拿大政府的财产,于是“文件被还给政府”。
哈珀说,贝尼耶辞职与库亚尔无关。
他说:“贝尼耶辞职只有一个原因,即未能确保政府文件的保密性。无论对哪位部长而言,无论他有怎样的私生活,这都是非常严重的错误。”
贝尼耶去年8月出任外交部长,上任后一系列有失水准的举动令他饱受批评。他本月21日宣布把加军最新购买的C17型运输机借给世界粮食计划署,用于向缅甸灾区运送救灾物资。可事实上,C17型运输机尚未交付军方。
今年4月,他公开建议阿富汗总统哈米德·卡尔扎伊换掉坎大哈省省长,令加政府颇为尴尬。
路透社评论说,贝尼耶辞职意味着他的政治生涯画上句点。贝尼耶原本有希望成为总理职位的有力竞争者。
哈珀说,国际贸易部长戴维·埃默森将临时兼任外交部长,填补贝尼耶辞职留下的空缺。         
库亚尔26日说,决定接受采访是为挽回自己的尊严和信誉。自她与黑道人物的情史不久前曝光后,她的前男友贝尼耶就面临与日俱增的“下课”呼声。这名前模特辩解道,自己没做错任何事,也未犯过任何罪,“我没做令国家难堪的事”。
库亚尔说,2007年夏季,她开始与贝尼耶约会,之后不久便向他坦白了自己与魁北克黑帮的关系。虽然贝尼耶没逼她坦白过去,但她承认,自己的情史让他有些吃惊。
美联社报道,库亚尔1993年起与魁北克省蒙特利尔市臭名昭著的黑道人物吉勒·吉格尔同居,他们的这段关系持续了3年。吉格尔1996年因走私半自动步枪和大麻遭警方逮捕,后被警方发展成眼线。他同年死于枪击。
1997年,库亚尔开始与另一黑道人物斯特凡·西罗伊斯约会,两人随后结婚。西罗伊斯承认,自己在一个名叫“摇滚客”的黑帮组织充当打手,这家组织隶属摩托车黑帮“地狱天使”。西罗伊斯后来成为警方眼线。他与库亚尔1999年离婚。
在采访中,库亚尔还提到,她曾与加总理哈珀的妻子一道喝茶,以及在一次联合国大会上与美国总统乔治·W.布什见面。她回忆,布什当时在走廊里遇见自己和贝尼耶,他走上前瞥了一眼自己,然后向贝尼耶揶揄道:“你岂不是很忙。”        
(摘自2008年5月28日《西安晚报》)
【自测题】
1.你代表你公司老总参加某合作企业十周年庆典,主办方要求你代表公司作5分钟的发言,请准备5分钟后,作即兴发言。要求:能代表公司形象,能对对方表达祝愿,符合礼仪规范。
2.在学校的公告栏或其他地方收集至少5份会议通知,一一分析这些通知写作上的优缺点。
3.开幕词和闭幕词在写作上有什么异同。

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