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项目四 会议善后工作

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:向阳强 月霞 副主编:龙新辉 雷宇辉 参编:迟小华 梁贝妮  发布者:网络秘书  浏览次数:1680  
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项目四会议善后工作
 
【学习目标】
会议结束以后秘书人员的工作仍然没有结束,必须做好善后工作,以保证会议善始善终。会议善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算、会议文件的清退、收集、整理与归档,会议决定事项的落实,会议评估与总结几个方面。
【知识目标】
了解会议善后工作内容
熟悉掌握引导退场规范及方法
掌握会议记录整理的内容和方法
掌握会议评估的内容和方法
【能力目标】
能熟练地引导与会人员退场
能够完成会议纪要、消息和会议简报的写作
能够将会议文件收集齐全,完成会议文件的归档工作
能够对会议进行评估,并写出总结报告
案例导入
A集团股份公司2010年安全生产工作会议于20104月在上海金福门酒店第二会议室举行。根据会议安排,代表们26日报到,27日开会,28日离会。与会者共计131人。会务组周秘书负责会议的善后工作。27日晚,他和会务组的同事们一起,收拾了会场,返还了租用酒店的设备,和酒店结清了相关费用。
考虑到会务组人员从会务准备到会务服务都很辛苦,和酒店结完账,他就请几位到外面的西餐厅吃西餐,以表示对大家的慰劳。回到酒店已经晚上930分。之后,他通知各位代表到酒店的412房间取回预订的车票、机票。可此时,第二天早晨返程的代表在焦急地等待取票;有的代表是第一次来上海,就去外滩或其他地方玩去了;有的代表则借机去看望亲戚朋友。所以,等到午夜12点,周秘书的车票、机票还没有发放完毕,一直等到代表们第二天早晨找上门来。代表们领了票,还不断地抱怨。
第二天下午,送走了代表们之后,周秘书匆匆返回北京总部,开始整理会议文件。却发现清退回来的会议文件数目不对,少了两份文件,是哪位经理没将文件交回呢?他回忆不起来了。没办法,他只好给参会人员一一打电话问询。之后,他又整理会议记录,写出会议纪要,经领导审阅后,发放到全国各地的各分公司。
这次会议是否成功?哪些方面还有漏洞?周秘书打算喘口气后,再进行会议总结,写出会议评估材料。
思考:
1.会议善后工作包括哪些内容?
2.周秘书做到了哪些?哪些工作没有做好?
3.整理好会议记录的前提是什么?
4.怎样才能写好会议纪要?会议纪要什么时候发给代表们合适?
5.会议评估包括哪些内容?怎样才能做好会议评估工作?
 
会议策划与组织
项目四会议善后工作
 
任务一参会人员送别
一、引导与会者安全退场
(一)引导与会者退场
大中型会议都需要会务人员引导与会者有秩序地退场。首先,会务人员应打开会议厅(会议室)的所有出口,避免离场时出现拥挤现象。其次,会务人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。如果会场有多余的退场通道,与会领导和其他人员可以各行其道,同时退场。
有些大型会议,如大型学术报告会,大型群众集会等,一是因为会场大、人数多,再者有时会有妇女、儿童、老人参加,散会时很容易造成拥挤和混乱,容易发生伤亡事故。因此,会务人员一定要增强责任意识,加强对离场人员的引导工作,避免发生安全事故。某些领导人因身体状况等原因,有时无法先行离会,这时,会议主持人或会务工作人员就要打破陈规,安排与会人员先行离开。灵活机动地引导与会人员离场,是会议主持人或会务人员的一种领导艺术和应变能力的体现。
(二)引导车辆驶离
大型会议,车辆较多,散会时,会务人员就要引导各类车辆安全离开会议停车场。为使会议车辆离场工作简便易行,在会前会务人员应做好车辆泊位安排,尤其是对使用车辆或与会人员自带车辆较多的会议(在当地开会多出现此种情况),更应该做好车辆安排工作,提前划分好停车区,如将停车区划分为大型车辆、领导专车、与会人员自带车辆三个区域,车辆分区停放;而且,将领导车辆专区放在容易出车的方位。离场时,让领导专车先行离开,其他车辆再按顺序离开。
【案例41
2010512,中国人寿保险公司唐山分公司为答谢客户并宣传、推广新产品,在唐山新华大酒店召开了新老客户暨新产品发布高峰论坛。会议安排非常丰富:理财专家讲座;鉴宝节目(作为纪念品和奖品发放);新老客户发言;总经理对新产品进行推介;客户签约仪式;客户抽奖;总经理为获奖者颁奖并合影留念。因此,被邀请的120名新老客户都来了。加上会务组人员、新闻记者及保险公司的领导近150人参加会议。酒店停车场及附近公路旁都停满了车辆。会议召开前,会议引导工作非常到位:酒店大门口、每层电梯口及会议室门前都有会议服务者引领,并以接力方式把与会者引导到自己的座位上。客户们都非常满意。会议完毕后,是答谢宴会。所谓的答谢宴会上,再没看到保险公司领导和服务人员的影子,只有酒店的服务人员告诉与会者:自己找座位,10人一桌,凉菜已摆好,坐满10人就上热菜。吃完饭,大家纷纷下楼,新华大酒店是一座圆形建筑,且有一半在整修。第一次来酒店的人,连楼梯都找不好。其中有几个人转下去后却走到了酒店的后身。好容易走回停车场,却见一片混乱:车场一个进口,一个出口,可现在,大家都乱出乱进,没有顺序,所以车都堵在口上,想出的出不去,想进的也进不来。多亏来开会的客户中有一位交警,下车帮忙疏通,指挥大家按顺序进出,这才化解了堵车危机。
思考:
中国人寿保险公司唐山分公司在会议服务中,哪些方面做得好?哪些方面做得不够?他们应该怎样做才能避免堵车危机?
二、离会服务工作
从与会者报到至与会者离开,会议的承办者要做好一条龙服务,哪一个环节不周到,都会影响大会的质量,影响与会者对承办者的印象。有些会务承办者只注重会前准备和会中服务,而忽略了离会服务工作,造成虎头蛇尾现象,给与会者留下不好的印象,也影响自身形象。因此,会务工作人员必须注重离会服务工作,有外地人员参加的大中型会议,做好大会的离会工作尤为重要。
 
特别提醒:
离会服务工作的内容
 
1.及时和与会人员清理结算账目。
 
2.提醒与会代表归还借用的文件、物品;不要遗忘自己的物品。
 
3.为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票。
 
4.了解自带车辆人员的返回日程、路线及车辆油耗等情况。
 
5.安排送行车辆,将外地与会者送至机场、车站或港口。
 
6.请示领导后,为与会人员解决相关问题。
 
7.安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。
(一)和与会人员清理结算账目
会议费用的承担大致有三种情况:一是会议所有费用都由主办方承担;二是主办方担负会务费,其他费用由与会者自理;三是所有费用都由与会者担负,承办方只负责会务组织和服务。究竟如何承担,会议通知上一般都写得很清楚。会议一结束,会务主办方就要安排与会者结算会务费用,同时向缴费者提供相关发票,以供与会者回单位后报销。
1)由主办方承担全部费用的会议。由主办方承担全部费用的会议,结算项目和其他情况基本相同,但结算程序相对复杂。结算程序则是从发会议邀请函时就要做好准备,会议回执项目要设计齐全,并要求与会者准确填写个人信息,以免非参会人员参会,增加会议负担。会议回执不仅包括参会者的姓名、性别和职务,还要写清每个单位参会的人数,参会人员的身份证号及其他相关证件的号码。之后,会议主办方就可按参会人数准备现金,以备会议花费及报销与会者的各种费用,结算项目包括车船费用、住宿费用、会议费用等。
2)主办方担负会务费,其他费用由与会者自理的会议。这里的其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车船机票费及旅游参观费用等。有的会议旅游参观费用也由主办方承担,与会者参会是由原单位同意的,原单位会负责报销住宿费和车船费,其他费用则一般不予报销。所以,如果会议安排旅游等活动,而主办方不负担的话,就由与会者个人承担了。为了给与会者带来方便,一般的会议组织者都将会议的餐饮费和住宿费一起计算,即把餐饮费计算在住宿费用之中,只开一张票据——住宿费。会务组人员要在与会者离会前为与会者开好住宿发票,或嘱咐与会者离会前到住宿的宾馆前台结清账目,开好发票。
3)所有费用都由与会者担负,承办方只负责会务组织和服务的会议。这种付费方式的会议一般是由会议公司来承办,会议组织者要为与会者开清以下发票:其一是会议费发票。开会费发票有两种情况:一是会务组人员在与会者报到交会议费时,就随手开好会费发票;二是先开据会费收据,等会议结束时,让与会者用收据换取发票。其二,开具住宿费发票。在宾馆、酒店召开的会议,一般先由会议主办方(承办方)统一收取住宿费用,开具住宿费收据;而在与会者离会前到宾馆前台换取正式发票。
(二)发放回程票,安排人员送站
与会代表回程票的预订一般要在代表们报到时就请他们登记回程日期和回程车、船、飞机的车次和航班。根据代表们的登记情况,会务人员要及早和售票处或旅行社联系订票事宜,以保证代表们按时返程。发放回程票的时间应该根据与会代表所订返程票的时间而定,一般是会议一结束马上就发放。也可以提前通知代表们到会务组去领取车(船、机)票,也可以到会场发放车(船、机)票。
送站,是会务人员为与会者所做的最后一件事情,也是展示会议组织者美好形象的重要一环,它决定与会者对会议组织者的印象。所以,会务人员必须做好这最后一项工作。要做好送客工作,首先,会务组应该根据与会者的身份、职务、年龄和身体状况以及车辆的承载能力安排合适的人员和车辆送站,如果有身份与地位较高的贵宾,则要由组织方的领导亲自送站。
(三)了解自带车辆人员的返回日程、路线及车辆油耗等情况
为保障与会人员顺利返程,对自带车辆参会的人员,会务人员要提前了解他们的返程日期、路线及车辆的油耗等情况,以帮助他们选好返程路线,选择好的加油站把车油加满,处理好各种特殊情况。会务秘书要有危机预防意识,提醒驾车与会者注意安全驾驶,并要估计出与会者返程所需时间,估计他们到原单位后,就要做电话回访,询问一下是否安全到家。万一出现特殊情况,还要请示领导,帮助解决。
(四)安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作
个别与会者,由于工作或个人的需要,开完会还需暂时停留几日。会务人员要帮助他们安排好住宿和膳食方面的相关事务;如果与会者有特殊要求,会务人员应该在领导批准的情况下尽力帮助解决,以免使这些代表产生“会散茶凉”的感觉。
【案例42
200971518日,某出版社主办的高校大学英语教学及教材出版研讨会在杭州国际假日酒店举行。会议规定,所有会议经费、车费、住宿费都由出版社承担,会议不安排旅游项目。代表们15日全天报道,18日上午离会。每位与会人员可以带一名家属,但家属费用可按会议统一标准自行解决。
由于是在旅游地召开会议,出版社把订票任务交给了当地旅行社。旅行社通知与会者17日下午到总台取返程票。到下午7点前,与会者都拿到了返程票。
会费结算时间定在17日晚20点开始,地点在酒店17层的会议室,会务组所在地。20点整,会务组外的楼道里排起了长队,会务组人员对参会人员的身份证、教师证及车票一一核实审查,审查合格后予以报销。报销的方法是按单程硬卧车票的两倍报销,如果乘坐飞机或软卧,多余部分自行负担。有的教师的审查工作很快完毕,有的却要等上很长时间。因为在这些报销人员的票据中,混进了教师家属的票据,会务人员要把票据姓名、人数和最初各高校填报的回执单上的姓名及身份证号码一一核对。一直等到晚上十点半,核对工作仍在进行。老师们开了一天会已经很累了,又在这儿排了两个多小时队,所以怨气冲天。性子急的老师甚至和会务人员吵了起来,闹得不欢而散。
因为是假期,又有一些家属跟随,许多与会者都准备在杭州玩儿两天。可结账时却发现,原本在会议上150元一宿的房间,变成了260元。这又一次让与会者深感郁闷。
思考:
某出版社哪些方面的服务不到位?他们怎样做才能避免与会者结账排长队现象?怎样才能避免与会者的所有抱怨?
三、会场清理与会费结算
(一)会场清理
 
特别提醒:
会场清理的内容和程序
 
1.将租用或借用的设备、器材还给租用或借用单位;不能及时还的,应将其归库,并派专人保管。
 
2.撤走会场的临时性布置,包括会标、彩旗、绿植等。
 
3.清点会议用品、用具,能再次使用的要归库管理。
 
4.将会场中搬动过的桌椅恢复原样,并将地面、门窗清扫或擦洗干净。
 
5.撤走会场外的会议标志,如通知牌、方向标等。
 
6.清理回收会议文件。
 
7.通知配电人员切断会场不再使用的电源;通知服务人员关闭会场。
1.清理会场用具
会场用具的清理有两种情况:如果是在本单位的会议室开会,会务人员只将会标、桌牌等只针对本次会议的相关标志撤走,把会议室恢复原状即可。但如果是租赁会议室和设备,清理工作就复杂了许多。首先,需要先还清借用、租用的设备,如果因特殊原因不能及时还,应将其归库,并派专人保管。其次,撤走会场的临时性布置,包括会标、彩旗、绿植等。第三,清点会议用品、用具,能再次使用的要归库管理;一次性用具进行销毁。之后,将会场中搬动过的桌椅恢复原样,并将地面、门窗清扫或擦洗干净。最后,撤走会场外的会议标志,如通知牌、方向标等;通知配电人员切断会场不再使用的电源,并通知服务人员关闭会场。
2.清理会议文件
在会议准备阶段,要将一些会议文件放置在与会人员的会桌上,这些文件中,有些是让参会人员带走的,还有一些讨论稿、机密文稿等是要清退的,会务人员要及时清理收回相关文件,需要保存的保存好,需要销毁的,按销毁制度进行销毁。
(二)会费结算
这里的会费结算包括两项内容,一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用;二是会务组和单位财务部门的结算。
1.住宿费、会场租赁费等费用的结算
有外地与会者参加的大中型会议,一般需要租赁会场和设备。会议结束后,秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用,主要包括:会议室租借费、设备使用费以及开会期间的其他相关费用。如果是有会议组织方承担全部费用的会议,会务秘书要及时和酒店结清住宿费,开具好发票,以便回单位进行财务结算。需要注意的是,住宿费不包括使用房间的长途电话、客房小酒吧、在酒店签单等费用。会议主办方所收取费用一般也不包括这些额外费用。所以,为了不找麻烦,会务人员可以事先要求酒店宾馆撤掉这些服务项目或与与会人员交代清楚。
41会议经费的付款方法和付款时间参考表
 
项目费用确认付款时间付款方法
会场租金事先商定会后支票或现金
设备租金事先商定会后支票或现金
培训费事先商定活动后现金支付
资料和用品费用事先申请当场结算或会后结算现金支付
食宿费事先商定会后支票或现金
会中交通费事先申请当场结算或会后结算支票或现金
其他事先确认活动后按账单支票
或现金支付
 
2.和单位财务部门的决算
会议召开前,会务工作人员已经制定了会议经费预算。预算经领导审批后,会务人员就可以到财务部门预支会议经费。会议结束后,会务工作人员与财务人员应按照会议经费预算计划,进行会议开支的财务决算。前面会议预算部分已经讲过,一切会议都应该遵循勤俭节约原则,在保证会议正常进行的前提下,精打细算,千方百计减少不必要的开支。所以,如果决算中超出了经费预算指标,要说明充分理由才能报销。否则,财务将不予报销。经费决算表经领导审核签字后,报财务部门结算。
【实训】
模拟一次由某企业承办,所有费用都由与会者担负,承办方只负责会务组织和服务的中型会议。会议由市领导参加,会上设主席台,会场采用大小正方形的形式。会议室有两个门口。主持人宣布会议结束的同时,宣布了离席的顺序:主席台领导先从会议室右侧门出场,会务组人员引导其他与会者从左侧门出场。会后有些特殊情况需要安排,第一,会议在旅游区举行,但会议没安排旅游,会上有20人准备多住两天,游览当地风光;第二,多数与会者是乘坐飞机或火车来开会的,有12人是自驾车来的。
要求:
1. 全班分成若干小组,其中一组人员扮演会议主持人和服务人员,其他扮演与会者。
2. 模拟散会时的情景。
3.为参会者发放预订的车船机票。
4. 为参会者开具会费正式发票。
5.20位晚走的参会者安排好住宿和餐饮(这项活动应该在会前调查,然后和酒店协商进行)。
6.为自驾车的与会者安排好返回路途中可能出现的问题。
注:56小题,如果条件有限,也可以写出处理方法。
 
【自测题】
1.会务人员应如何引导与会者退场?
2.如何避免参会人员离会时车场堵车?
3.离会服务工作包括哪些内容?
4.会场清理包括哪些内容?
5.会务人员如何进行会费结算?
 
 
 
任务二会议文件的收集、整理与归档
 
一、会议文件的清退
会议文件的清退指会议结束后,对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。这就要求秘书人员在发放文件时要附上“文件清退单”,大型会议要附上“文件清退目录”,要求与会人员在会议文件使用完毕后,及时清退。一般来讲,机密文件要在会议结束前收回,不许与会者带出会场;其他重要文件要在规定的时间内清退。秘书人员要做好文件清退的催办和回收工作,及时清退文件,以免泄密或耽误会议文件的整理立卷。
二、会议文件的收集
(一)会议文件收集的要求
1)确定好会议文件的收集范围。
2)保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对,以杜绝保密文件清退的死角。
3)收集工作要及时,确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。
4)收集过程中注意保密。
5)文件收集要履行严格的登记手续,认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况,以便及时采取措施进行弥补。
(二)会议文件收集范围
1)会前准备并分发的文件,包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
2)会议期间产生的文件,包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。
3)会后产生的文件,包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。
(三)会议文件的收集渠道
1)向全体与会人员收集文件。
2)向会议领导人、召集人和发言人收集文件。
3)向会议的有关工作人员收集文件,如会议的记录人、文书的起草人等。
三、会议文件的整理
(一)整理会议记录
1.文字记录的整理
一些资深秘书具有丰富的经验,他们所做的会议记录多不需要整理,可以直接送审、存档。但经验不足的秘书的会议记录,只按原话照搬,或有漏记、错记现象,就需要会后进行修改和补充;作为文件下发,或作为新闻报道用的领导人的报告、讲话,重要的与会者的报告、讲话,也需要进行整理。
整理会议记录应注意以下问题:
(1)会议记录人亲自整理。会议记录是原始型材料,整理后的会议记录也要保持其原始性。会议记录人参与了会议的全过程,熟悉会议的原始面貌。
(2)会议整理人要熟悉有关方针政策,具有相应的思想理论水平和较强的理解、分析能力。整理会议记录过程中,要对原始记录内容进行鉴别和取舍,如何取舍,如何在对口语进行转换过程中仍保持讲话人的语言风格,如何保持讲话者的讲话意图,这就涉及整理人的政策理论水平及理解分析能力。
(3)补正过之或不足之处。口语表达有很明显的随意性,对某种观点的表达难免有过之或不足之处,如果是领导的即兴讲话,这种情况就更加明显。整理会议记录,要善于把口语转化为书面语,但又要保持讲话的原意,这就要求整理者在充分理解原意的基础上,补充其讲话的不足之处。
(4)修正用词和语法错误,保持记录条理清晰,语言表达准确通顺。会议讲话多为口语,口语表达难免出现用词不当或语法不规范之处,做记录时,由于时间的限制,没能及时纠正;整理记录时,就要把这些不当之处修正过来,以保持记录的文通字顺。
2.会议录音的整理
整理会议录音工作,就是会议录音整理者根据所录语言的中心思想,删除不必要的语言,补充和修正不足、不恰当以及没有录进去的内容,使整理稿成为中心明确、条理清晰、文字通顺、内容连贯的书面材料。
整理会议录音,既要借鉴整理会议文字记录的方法技巧,也要结合录音的特点。
(1)删除。在整理过程中,会议录音整理人要删除讲话人不必要的、重复的语言,例如与中心内容无关的口头语、笑声,与讲话内容无关的开场白、结束语,讲话发言人的自我否定、自相矛盾的内容和语句,因插话而引起的题外语,为消除歧义、误解而加以解释、说明的内容。此外,会议录音整理人还要根据讲话稿的用途,删除不宜公开的材料,对明显的错误说法,给予删除或代为纠正;删除讲话人过多的举例,只留下最能说明问题的一个。
(2)补充。一是补足讲话内容中所缺的句子成分,以保持意思表达的完整性。口语表达中,经常会出现省略、不完整或指代不明的现象,这些语言现象如果出现在书面语中就会影响表达效果。所以,整理会议录音时,就要根据语言环境作出恰当的补充;有时因磁带脱漏,或翻转、换带造成录音不完整,整理人应根据前后语义,进行补充,以保持文句连贯、内容完整。二是加标点符号。录音整理人要根据讲话人的讲话原意,给每句话加上合适的标点符号。三是加标题。讲话人在讲话时,有时说出题目,有时不说。当录音中没有讲话稿的题目时,整理人要拟一个合适的标题加上。简便的方法是提示讲话人和会议名称,如“×××在×××会议上的讲话”。
(3)更正。主要指语法或写作技巧上的更正。如果讲话人的语言表达有不规范、不严谨、不确切,引文不准、层次混乱、上下衔接不好的,会议录音整理人就要对会议录音进行修改更正。
需要强调的是,整理录音时,删改、标点、分段,都要忠实于讲话人的原意。否则,整理出来的材料,就不是原来的讲话稿了。
整理录音时,整理人特别要注意辨别清楚讲话人的身份,切忌张冠李戴。
(4)送审。会议录音整理好后,整理人要将整理稿送讲话人、发言人审阅。讨论性的发言,还要送领导、主持人审阅。这样,一方面,讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话做一些纠正;另一方面,也可避免因会议整理录音者的水平有限而造成的整理错误。送审是对讲话者的尊重,也是一种工作程序,整理者必须按规定程序办。不送审的整理稿,传播出去,讲话人是不负责任的。这一点,录音整理者必须清楚。
(5)整理录音的技术问题。第一,切忌按错键。整理录音时,如果按下录音键,内容就会被抹去,那将无法补救。保险的办法是,在整理录音前,先复制一盘磁带保存好,以保证整理工作的万无一失。第二,使用暂停功能。为了避免过多的按键,录音整理人可使用录音机的暂停功能,放一句录音,记录一句内容。如果用的是变速录音机,可慢速放音。第三,注意保密。重要会议的保密录音,不要在家中或有无关人在场的大办公室整理,以免泄密。
(二)印发会议纪要
日常工作会议之后,会务工作人员应该印发会议纪要和已决定办理事项的通知,以便相关部门参照执行,同时也方便日后查找。
1.会议纪要的概念和类型
会议纪要,是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议材料提炼综合而成。但会议纪要又不同于会议记录。会议记录是会议情况的原始记载,它忠实地记录会议的议题、发言与进程;而会议纪要是对会议的综合与概括,它不止具有记载功能,更重要的是反映会议的基本风貌和精神,向有关机关传达会议情况和议定事项。
根据国务院《国家行政机关公文处理办法》对会议纪要适用规定,会议纪要可以分为情况会议纪要和议定事项会议纪要两种。情况会议纪要,是记载、传达会议情况的纪要。它往往是供与会者或相关单位了解会议的议程、议题、讨论精神时使用。其意义在于传递信息、通报情况,以利于各方面的联系和沟通。而议定事项会议纪要,是记载、传达议定事项的纪要。其意义在于指导人们贯彻执行会议精神,具有“决定”的性质。像协调性会议纪要、工作会议纪要、联席会议纪要、决策性会议纪要等都属此类。有些议定事项会议纪要需提交大会讨论通过才能发布。
2.会议纪要的格式和写法
会议纪要的格式和写法同学们在秘书写作课中都已学过,在这里不再详述。需要强调的是,写作时一定要注意会议纪要格式与一般行政公文格式在发文机关标识、发文字号处理等方面的区别。下面,我们将会议纪要的结构(含正文的叙述方式和特定用语)列表示意:
 
42
 
标题
成文日期
正文概述式条款式发言式
会议概况
会议事项会议听取了
 
会议讨论了
 
会议认为
 
会议指出
 
会议通过了
 
会议决定一、××××
 
会议讨论了
 
二、××××
 
会议认为
 
三、××××
 
会议决定会议听取了
 
会议讨论了
 
××同志指出
 
××同志强调
 
××同志强调指出
 
会议同意
结尾会议呼吁
 
会议号召会议希望
 
会议号召会议恳切呼吁
 
会议希望
 
3.印发会议纪要的工作程序
特别提醒:
 
印发会议纪要工作程序
 
1.整理、完善会议记录
 
2.起草、编写会议纪要
 
3.确定印发范围
 
4.接收者确认
 
5.领导签字
 
6.打印成文、印制分发
 
7.归档保存
 
 
 
 
会议记录的整理以上我们已详细讲过。
 
会议纪要的印发范围是根据会议的性质和纪要的内容来确定的。一般来讲,绝密级会议纪要只印发与会领导;一般级别的会议纪要可印发与会人员,并视情况加发会议内容所涉及的部门。有些保密性较强,不许部门知道纪要全部内容,只需他们知道有关会议决定事项的,可以印发会议决定事项通知,即决办通知。它的作用是贯彻会议精神,使会议的决定事项得到及时贯彻执行。
确定了印发范围之后,秘书要把纪要发送到相应的接收者手中,并落实接收者签字确认。之后,将接收者签字确认的会议纪要加以校对,经由领导签字后,统一印刷,盖章后发给会议决策执行者。
【范文41
××建设公司改制分流工作会议纪要
411,在公司办公楼二楼,召开了第一次改制小组工作会议。会议就公司改制分流工作进行了布置。
会议首先传达了324上级改制分流工作会议精神。会议明确指出,2006年公司改制分流工作正式启动,上级改制分流工作组已进入公司现场办公。改制阶段性工作计划初步安排如下:331为清查基准日;615进入编制初步方案阶段;715进入方案实施阶段;930日前全部完成注册工作。会议强调,各单位要把握这一历史性机遇,正确认识,统一思想,全力配合,加大工作力度。
会议对有关事项做了如下说明和安排:
1.改制分流前期工作主要是对资产的彻底清查。会议指出,改制是全员全方位的工作,特别是资产清查更是改制工作中至关重要的一环,在很大程度上决定着企业的利益和改制的进程。公司改制工作相应的对口工作人员已确定,各单位要积极配合建设公司改制小组成员,配合公司对口工作人员,全力以赴,深入细化,不留死角,彻底清查。
2.会议要求各单位不能随意处理物质,对原有数据不能涂改,要按建设公司的统一表格、既定时点进行资产填报工作,突出快、实、细,保证清查工作顺利进行。 
3.会议强调,要按照建设公司要求,取消项目的合同签署权和对分包队伍的工程结算权,厂队财务账户一律封闭,相关公章全部收回,凡涉及合同签订、工程结算和资金使用的工作全部回收到公司有关部门处理。公司所有账户都要与资产财务部的账户吻合。并要求对大额资金使用、对外结算、对外付款、对外合同签订等重大事项须报建设公司改制分流领导小组批准方可实施。
4.会议反复强调,资产清查是项严肃细致、复杂量大的工作,各单位要让所有显性的、隐性的和遗留的问题全部在清查基准日前“浮出水面”,要实事求是,不得出现任何瞒报、漏报、虚报。特别是有关政策覆盖不了的问题,公司将进行专题研究,及时向建设公司寻求解决途径。
5.会议强调,各厂队、项目部要认真彻底清理对内、对外结算工作(特别是包括内蒙、惠州和安庆等项目在内的已完工程结算工作抓紧办理),确保无遗漏、无死角。结算工作本着“分包工程款不准突破甲方结算工程款”的原则,把握好结算尺度。各项目抓紧工程分包发票开具、补办工作。清查基准日过后,如发现未上报结算工程,谁出现谁负责,公司一律不予承担。会议责成经营计划部负责此项工作。
6.会议指出,物资清查增添了临设、工具棚和电缆等,各单位要将所有的账内、账外物资,办公用品,后勤用具等全部上报。
7.会议要求,细致做好债权盘点工作。
8.会议责成施工生产部将公司水电使用情况建立台账,立即回收水电费。会议要求有关单位上报房屋租赁合同,未签订合同的立即补签。对到期不交纳水电费用的用户和不签订房屋租赁合同的人员,不再进行房屋租赁。
9.会议要求,以2004年核准的数据为标准完成2005年度采暖补贴、补助填报工作。
10.会议指出,商店和原冷饮厂交接遗留问题,马上将有关资料报资产财务部研究解决办法。
11.会议要求,各单位在做好改制工作的同时,认真做好施工生产。下个月将有几个新开项目,各单位要积极跟踪,做好前期准备工作,确保工程安全质量。
12.会议强调,331以后,各单位要精打细算,严格控制施工成本,不允许出现任何亏损(包括潜亏)。
13.会议要求,堤南各厂队迅速清除所辖区域的杂草,做好春季防火工作。
改制工作关系着公司的良性发展,会议要求:一是公司广大员工要高度认识、统一思想,把改制工作积极推进。二是各级党组织要认真贯彻建设公司思想政治工作会议精神,充分发挥党组织作用,做好职工思想政治工作,把握职工思想动态,正确引导,促进改制,不误生产。三是落实纪检监察工作。各项改制数据要经得住纪检、审计的审查。要严格把关,防止国有资产流失。四是为保证改制工作的顺利进行,改制小组成员及对口人员的电话要保证开机状态。各级管理人员要坚守岗位,随叫随到,随时提供各种数据。各级领导班子成员及改制相关人员外出,必须告知公司办公室。五是改制工作时间紧,任务量大,各单位、各部门要形成上下联动、党政联动的势态,确保真实、准确、全面地完成改制各阶段工作。
(三)发布会议消息、印发会议简报
1.发布会议消息
会议消息是快速及时传播会议信息的重要途径。通过会议宣传,可以扩大会议组织者(单位)的影响力,提高组织的知名度和美誉度。
大型会议信息的发布一般分阶段进行,会议召开初期,发布会议开幕及参加者的消息;会议过程中,发布领导讲话内容及会议决定事项消息;会后发布大会闭幕的消息。而一般小型会议,只在会后发布消息,报告会议的召开过程及主要内容。一些重要会议都要邀请媒体记者到场,此时,会议的消息是由媒体记者来发布的;而当记者不到场或到场不及时,有些新闻媒体要求组织者提供会议消息。当然,不论媒体是否到场,会议秘书都要在自己的内部网络上发布会议消息,并把重要会议消息提供给相关媒体进行报道。
会议消息的写法和其他消息一样,多采用“倒金字塔”式。标题一般采用单标题式,直接告诉读者:“××会议胜利召开”或“××会议胜利闭幕”或“××单位召开××会议”,有时也采用正副标题形式,正标题标明会议主题,副标题用“××单位召开(举办)××会议”的形式。会议消息的导语部分要报道何时、何地、何人召开什么会议,会议取得了什么成绩(效果)。主体部分紧承导语展开,报道会议主要内容及盛况。主体部分的写作应注意:中心明确,内容具体;结构严谨,详略得当。结尾部分或强调会议取得成绩;或水到渠成发出号召;或对会议成绩进行评述。总之,要圆满的收束全文,而且要简短精练。
【范文42
中国电信湖南公司
 
 
召开网络运行暨安全保障工作会议
(本报讯) 48,为期两天的中国电信湖南公司网络运行维护暨网络安全保障工作会议在长沙胜利召开,中国电信湖南公司总经理廖仁斌、副总经理刘少阳参加了会议。廖仁斌对2010年运维工作作出指示,对2009年运维工作给予充分肯定,对运维战线员工给予殷切期望,温暖鼓舞了所有与会人员。
    回首2009年,廖仁斌表示,从C网迁移、长株潭升位并网、春风行动、宽带跨越等四项战役的突破可以看出,湖南电信有一支作风一流的运维队伍。在全业务经营、竞争加剧、客户提出新要求、网络进入端到端维护体系的新形势下,网络运行维护、网络安全如何为实现企业跨越发展、生存突围提供有力的支撑和保障呢?廖仁斌指出,要强化责任打好基础,确保网络安全畅通。发展是企业第一要务,网络安全畅通是运维工作第一要务,没有网络的安全畅通,一切都是空谈。安全畅通无小事,责任重于泰山。要通过责任到位、基础扎实、体系完善、流程畅通、狠抓执行来确保网络安全畅通;要融入前端服务市场,为企业全业务经营提供坚实保障。2010年湖南电信提出一切为了发展一切支撑发展,是否支撑了服务是否推动了发展是我们检验一切工作的标准,运维工作要以打造移动和宽带两个精品网络和政企客户支撑、装维服务两个精品窗口为抓手,全面支撑发展;要精确管理盘活资源,为企业提升价值再做贡献;要锻造队伍提升能力,为运维工作持续发展提供人才保障。要加强骨干队伍建设,加快IPIT人才的培养,为队伍打造良好的职业发展通道,相对保持队伍的稳定。
为期两天的会议,回顾总结了2009年运维工作的成绩和存在的问题,明确了2010年工作思路:紧紧围绕公司的发展战略,按照“三个面向”的要求全面推动网运体系的成功转型,扎扎实实抓好网络基础维护管理工作,提升网络质量,全力支撑湖南公司的全业务运营。  
会议确定了2010年七项主要工作目标:全面完成集团运维绩效考核指标,确保网运条线考核进入全集团前十名;确保网络无重大安全通信事故;打造移动精品网络,提升移动网络整体质量;打造宽带精品网络,扩大行业领先优势;创建装维和政企客户支撑两个精品窗口,进一步提升客户感知;全面推进运维工作精确管理,盘活网络闲置资产。
刘少阳在会上深刻分析了湖南公司运维工作面临的形势与挑战,指出,运维工作要坚持畅通第一的原则、固本强基的原则、主动前移的原则,围绕以确保通信网络安全畅通为核心,打造两个精品网络,塑造两个精品窗口,提升精确管理水平,突出抓好重点工作。  
2010413湖南邮电报)
2.印发会议简报
为报道会议情况,交流会议信息,大中型会议都要编发会议简报。所以,会议简报的编写、印发就成了秘书的一项重要任务。会议简报和其他类型的简报一样,也由报头、报核、报尾三部分组成,其写作模式如下:
【范文43
湖州市交通局公路管理处
 
会议简报2009年第15
公路管理处办公室2009912
湖州市召开农村公路养护管理工作民主恳谈会
 912,为促进全市农村公路养护与管理工作又好又快发展,更广泛地听取社会各界对农村公路养护与管理工作的意见和建议,湖州市交通局组织召开了全市农村公路养护与管理工作民主恳谈会。市交通局领导、各县(区)交通局分管领导、市公管处主要负责人和职能部门负责人、各县(区)公路管理段主要负责人,县(区)农村公路沿线乡镇和村代表,部分市人大代表、政协委员参加了会议。市交通局周军副局长主持会议。 
恳谈会气氛活跃,农村公路沿线部分乡镇和村代表,部分人大代表和政协委员纷纷就《湖州市农村公路管理养护体制改革实施意见》和《湖州市农村公路养护与管理办法(征求意见稿)》发表看法,提出了宝贵的建设性建议。围绕各代表提出的问题和难题,市、各县区交通系统有关领导一一给予认真全面的解答,并就如何建立和健全湖州市农村公路管理养护长效机制进行了探讨和交流。
在认真听取与会代表的发言后,市交通局夏坚定局长就农村公路管理养护工作作了重要讲话:
一是要求我们深刻认识加强农村公路管理养护工作的重要意义,进一步增强责任感和使命感。
二是介绍了全市农村公路管理养护工作进展情况。通过深入基层,多次开展各种形式的调研活动,逐步建章立制,出台了《湖州市农村公路管理养护体制改革实施意见》,即将出台《湖州市农村公路养护与管理办法》等制度。另外,还开展了农村公路管理养护工作的问卷调查。
三是分析了当前农村公路管理养护工作存在的主要问题和困难,主要是农村公路养护管理服务水平低,管理养护体制不统一,管理养护资金缺口大、筹资难,管理养护机构不健全、人员不到位。
四是要进一步加大工作力度,建立健全农村公路管理养护长效机制。针对存在的问题和困难,要求做到:一要继续深化农村公路养护管理体改革;二要努力争取更多的财政支持;三要及早落实好机构和人员;四要加强农村公路管理养护工作的宣传力度。
 
 
 
此次恳谈会的召开,特别是与会代表的宝贵意见和建议,将进一步有助于《湖州市农村公路养护与管理办法》的修改和完善,从而为建立和健全湖州市农村公路管理养护长效机制,开创农村公路养护管理的新局面,做出积极的贡献。
 
 
 
 
报送:交通局办公室
 
 
发至:各公路管理处
 
 
共印25
 
说明:
①会议简报的报头占第一页上三分之一居中位置,字体要醒目。简报名称除以上范例中单位名称+会议简报字样之外,还可以写成单位名称+会议名称+简报的形式或是会议名称+简报的形式。简报名称之下是期号,另有分隔线之上左侧的编发部门和右侧的编发日期。此外,有时还有密级等级等标注,这些标注标在左上角或右上角。
②简报正文部分的写法和会议消息相近,由标题、主体和结尾组成。传达会议精神的会议简报有时要在标题之上或标题之下加按语,提出贯彻会议精神的有关要求。
③会议简报报尾居最末页三分之一位置,标明发送范围和印刷份数。
(四)会议文件汇编
有些会议结束后,需要将会议文件汇集成册。会议文件汇编分两种情况:一种是将传达、贯彻会议精神用的会议正式的主要文件汇编;一种是将会议所有的文件,包括会议作息时间表、分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料都收集起来,分门别类或按时间顺序装订成册。
五、会议文件的整理归档
 
特别提示:
 
会议文件整理归档的程序
 
1.确定归档范围
 
2.整理归档文件
 
3.按“件”进行装订
 
4.确定分类方法
 
5.给文件编号
 
6.编写文件目录
 
7.拟写题名(标题)
 
8.排出文件页数
 
9.装盒并填写案盒封面、盒脊及备考表项目
(一)确定归档范围
会议文件的归档范围包括:
1)会议的正式文件,如决议、决定、指示、领导讲话、开幕词、闭幕词等;
2)会议的参考文件;
3)会议上的各种发言稿;
4)会议正式文件的历次修改稿;
5)会议上领导同志的讲话记录稿、修改稿;
6)会议的各种简报;
7)会议纪要;
8)选举材料;
9)各种证件;
10)记事表;
11)其他有关材料。
(二)整理归档文件
这里的会议归档文件整理指将单份文件整理装入“案盒”的过程。《归档文件整理规则》规定,“归档文件整理,即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程”。归档文件整理的单位是“件”。一般以每份文件为“一件”,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。
(三)按“件”装订
归档文件的装订应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
(四)归档
1.原则
会议文件的归档原则是“一会一案”,即一次会议形成的有价值的材料装进一个档案盒中。如果会议材料过多,也可以分装两个案盒或多个案盒,但案盒号要相连。如果会议文件装订成册,也可以一册(一件)一盒。
2.分类方法
归档文件的分类方法可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法,同一全宗应保持分类方法的稳定。
3.排列顺序
每次会议的文件按时间或按重要程度排列。
4.编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。下面是归档章式样:
 
 
(全宗号)(年度)(室编件号)
(机构或问题)(保管期限)(馆编件号)
 
5.编目——编写归档文件目录
归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。如表43所示:
 
43
编号责任者文 号题    名日期页数备注
 
 
归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(如下图)。其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录
全宗名称   年度
保管期限
机构(问题)
6.装盒
将归档会议文件按编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。填写方法见下图:
档案盒及封面式样:
 
 
 
封面写有全宗名称
 
310 mm×220 mm(长×宽)
 
 
全宗号
年度
保管期限
机构(问题)
起止
件号
室馆
盒号
档案盒底边式样
 
220 mm×203040 mm
 
 
全宗号
年度
保管期限
机构(问题)
 
起止
 
件号
室馆
盒号
档案盒盒脊式样
 
310 mm×20(30,40) mm
备考表式样:
备考表
 
 
 盒内文件说明:(盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况)
 
 
 
 
 
整理人:
检查人:
年月日
【实训】
唐山市高新技术成果暨科技合作洽谈会于2008928,在曹妃甸渤海国际会议中心多功能厅举行。本次洽谈会邀请了国家科技部、省科技厅领导出席。邀请了中科院过程工程研究所、理化技术研究所、微生物研究所、煤炭化学研究所、自动化研究所、工程热物理研究所、清华大学、浙江大学、燕山大学、河北工业大学、河北理工大学、唐山学院等国内25家高校、科研单位、科技公司代表参会。动员组织唐山市一百多家企事业单位到会寻求项目,洽谈经济技术合作。会议的主要议程有:(一)唐山市高新技术成果暨科技合作洽谈会开幕式;(二)院校专家分台发布高新技术项目和科技合作项目;(三)唐山市企事业单位与参会的高校、科研单位、科技公司开展技术咨询和对接洽谈;(四)举行高新技术成果及科技合作项目签约仪式。会议由唐山市科技局负责承办,他们提前做好了一切准备,会议非常成功。唐山市各企事业单位有7个项目洽谈成功,并在会上举行了签约仪式。
考虑到技术项目文件的保密性,会议主席在宣布了会议议程之后,就宣布了会议注意事项,其中之一就是要求与会者在会后将手中的文件资料送交大会秘书处。会议结束后,大会秘书处又派人分别到会场的各个区域,收回会议文件,当场完成会议文件的清退工作。
第二天,回到原单位,秘书们开始会议文件的整理工作。他们将会上清退文件以及会前的会议方案、会议通知等收集到一起,分件按重要程度和时间排列好,编写好会议文件目录,放在第一页;填写好备考表,放在其他文件的最后面。然后,填写好文件盒封面及盒脊、盒底,将其保存在相应的档案柜中。
以上案例中形成了下列文件,请对文件进行整理、装订,并按要求归档。请填写好档案盒封面、盒脊及备考表等项目。
1. 关于召开唐山市高新技术成果暨科技合作洽谈会的通知
2.会议议程和日程
3.大会开幕式议程表
4.周市长在开幕式上的讲话
5.国家科技部领导的讲话稿
6.河北省科技厅领导的讲话稿
7.中科院专家代表讲话稿
8.唐山市企业代表讲话稿
9.洽谈会会议记录
10.洽谈会会议纪要
11.新闻媒体关于洽谈会的各种报道
12.院校专家发布的高新技术项目和科技合作项目名称表
13.会上照片和录像资料
【知识链接】
会议记录如何编制归档文件目录
一般单位的会议记录是一个或几个本子。《归档文件整理规则》规定,一册或一本为一件,这就是说,会议记录只编制一条归档文件目录,如“党组会议记录”、“局长办公会记录”等。在以前的立卷工作中,为了很快检索到每一次会议,我们要求按照每一次会议的主要议题,每次会议编制一条卷内目录,保证了档案的查准率。现在归档文件整理中,只有归档文件目录一种检索工具,如何解决一件内多内容的问题,这就是推行《归档文件整理规则》后出现的新情况。为了保证查准率,我们把立卷工作中的卷内文件目录借用到这里,在每本会议记录的前面加上每次会议的主要议题并标注所在页码。《归档文件整理规则》中是不要求编制页码的,但为了检索的需要,我们要求会议记录本编制页码。应用计算机辅助管理的单位,其件内目录应作为二级目录录入,以便准确查寻。同样,以一册或一本为一件的其他材料,如果里面内容不是单一的,应与会议记录做同样的处理。
怎样理解“按事由结合时间、重要程度等排列”
《归档文件整理规则》中对文件的排列顺序的规定是:在分类方法的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列,即遵循“事由”原则。在对文件进行整理排列时,对事由的理解显得尤为重要。事由是指一件具体的事,一个具体的问题,或一段紧急的工作过程,等等,如申请一项拨款,任命一名干部,而不是申请拨款或任命干部。传统的立卷方法中,在大问题下还分小问题,以便把相同或相近的问题组合在一起,完成立卷工作。在按件整理的过程中,只对文件进行大的分类,即分了年度和保管期限,材料多的再按大的问题分类,不再对文件按小问题进行分类,而是按事由原则,把同一件事或同一工作过程中形成的联系紧密的文件排列在一起,这也是按件整理比立卷难度降低的原因。人为分类的步骤少了,按客观因素分类的程度高了。
对归档文件进行排列,是为了利用和检索的需要,由于管理条件的不同,排列方法也有所不同。在计算机检索条件下,归档文件在事由间和事由内如何排列,对检索效率没多大影响。因此,在坚持事由原则的前提下,可以有较大的灵活性。一般按事由间或事由内文件形成的时间顺序排列,基本能反映事情办理的前后过程,也利于随办随归。按重要程度排列,相对来说,人为因素多些,前后顺序会因整理人的不同而不同。对于手工检索而言,可以按重要程度排列,把重要的、经常利用的文件排在前面,检索的速度会快些。对于最低一级类目内文件较多时,按照事由结合时间、重要程度排列,手工检索仍然很麻烦,所以,在事由原则下,可以适当把内容相近的事由相对集中,以有利于手工检索。
(江苏省档案局业务管理处载《档案与建设》20032月)
【自测题】
1.你如何认识会议文件的清退工作?
2.如何收集和整理会议文件?
3.如何理解归档原则?归档方法有哪些?
任务三会议精神的传达与落实
 
一、会议精神的传达
(一)传达要求
会议精神,特别是会议决定事项的传达一定要遵循准确、及时、到位的要求。准确,即原原本本地传达会议精神,既不断章取义,也不随意取舍;及时,会议开完后,与会人员要按会议要求按时传达到相关人员,既不拖延,更不能隐瞒;到位,根据会议精神的传达范围,会议精神的传达要直达其人。对于保密性的会议事项,与会者要严格遵循保密规定。
(二)传达方式
传达的方式有口头传达、书面传达、录音录像传达等。口头传达包括个别传达、会议传达或电话传达;书面传达包括会议纪要、会议简报、会议决定和决议、会议决定催办通知单等。一般来说,口头传达最为快捷,书面传达最为可靠,录音录像传达需要确保其来源的真实可靠。
(三)传达注意事项
传达会议精神,必须确定内容、程度、范围和层次。
1.内容与程度
传达会议精神的内容与程度,应视会议的性质、任务与要求而定。如果是代表大会,一般应将会议精神、决议、情况等做较为详细的传达;领导干部会议则应将决定传达给下一级的组织或全体组织成员;工作会议则只需将任务、措施等传达给有关的执行人员等。有些重大会议往往在会议结束前,制定宣传或传达提纲,统一传达口径。
2.范围与层次
传达会议精神,要明确会议传达对象的范围大小和层次高低。如范围是部分成员还是全体成员;层次是中层干部、基层干部还是全体群众。有些会议内容还需分级分层传达,每个级别、层次传达的内容、程度都不一样。一般来说,会议结束时,会议中召集机构的有关领导人就已经对会议精神的传达提出了要求,明确了传达的范围与层次。参会人员回去后,按此要求传达即可。
二、会议精神的落实
(一)对会议决定事项进行催办
催办是指秘书人员对有关单位或部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。会后催办对做好会议精神的传达贯彻,落实会议的各项决定具有重要意义。主要催办形式有三种:
1.发文催办
发文催办是向执行单位发送催办函或催办单。催办文件上需要写明:要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文,写明办理要求、办理时限,并要求将办理结果及时书面报告。发文催办必须登记在案。一次催办不成,可以两次、三次,务求有结果。下面附两个不同企业催办单的样式:
44
 
会议决定事项催办通知单(一)
 
催办通知单编号催办人
 
容催
年月日时年月日时年月日时年月日时
位联
 
 
续表
 
 
 
 
 
 
会议决定事项催办通知单(二)
主持人出席者
记录人缺席者
题缺席理由
决议事项承办人完成期限追踪查核
 
 
2.电话催办
电话催办比发文催办更为快捷、方便,适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署。电话催办除快速、方便外,还有两个优点:一是可以直接找到执行的当事人;二是可以双向沟通。
3.派人催办
重要、紧急的决定、决议下达之后,领导机关往往派秘书去催办。派人催办比电话催办更直接,是一种面对面的催办方式,还可以观察现场,了解基层实况,发现问题或困难可以及时帮助研究、解决,或向上级领导及时汇报、请求处理。缺点是花费的时间、精力和费用较大。
(二)会议决办事项落实情况反馈
会议决办事项落实情况反馈指将会议精神传达给执行者后,秘书人员通过各种途径将执行者的意见及执行情况收集起来,反映给领导者的过程。它既是实现会议决策目标的主要环节,又是对会议决策的检验、制约和完善的主要环节,同时,通过信息反馈,领导者可以及时了解下情,以便正确行使指挥职能。
1.建立决办事项落实情况反馈汇报制度
为使各项重大决办事项和重要工作部署落到实处,提高工作效率,各单位各部门应该制定出决办事项落实情况反馈汇报制度。制度的内容一般包括:责任单位和责任人、落实要求、情况反馈要求及责任追究。责任单位要按时填报情况反馈表,上级督办部门随时汇总反馈情况。
2.建立会议决办事项落实情况通报制度
对于决办事项的落实情况,上级单位秘书部门或督察部门要随时进行通报。特别是对于逾期未落实的有关责任单位第一责任人或顶着不办、推诿扯皮、敷衍应付影响工作开展的责任单位和责任人,要通报批评,并限期落实。
3.会议精神落实情况反馈的要求
一要迅速及时,二要真实准确,三要保持反馈渠道的畅通无阻。以便于上级领导及时、准确地了解会议决议的执行情况,为以后决策的执行和完善打好基础。
4.会议精神落实情况反馈的内容
执行者对会议精神的反映(正面和负面)、执行过程中遇到的困难、执行新决议造成的影响等。反馈的重点应该是妨碍会议决策落实的各种信息(负面信息)。因为,决策的目的是贯彻实施,并通过实施而产生良好的经济效益和社会效益。负面信息如不及时反馈,问题就得不到及时解决,将会导致不良的社会效果。
(三)会议决办事项的具体实施
会议精神按程度和范围传达到位之后,执行者的任务就是对会议决策的具体实施。为使会议决策执行到位,一般采取下面具体实施措施:
1.明确责任分工
会议决议传达到位之后,就要进行执行任务的具体分工。为使任务按期完成,组织者必须分解任务目标,责任到人。并且,要做出完成计划和具体工作安排,要求每个人定期完成。
2.搞好沟通合作
会议决策的实施是一项复杂的系统工程,需要各部门、各系统的沟通与合作。所以,各部门必须搞好沟通,团结配合,步调一致,以保证任务的顺利完成。为使各部门有序配合,执行组织者可以任命专人作为总协调,负责各部门的沟通工作。
3.实施监控管理
执行者可以根据任务分解情况及完成计划,制定出任务完成进度表;组织者则对进度表或其他反馈渠道进行监控管理,以保障任务的按时按质完成。
4.施行效益考核
在整个实施过程完成后,组织者对执行者进行效益考核。考核可采取多种方式,一般采取领导考核、自我评定与群众评议相结合的方法。
45会议决定事项实施管理表
决定事项
年月日同
单位执行负责人实施目标、实施日期等评价
 
 
 
各部门每个月的实施检查表
月实施目标评价月实施目标评价
17
28
39
410
511
612
注:参见滕宝红《会务主管日常管理工作技能与范本》(人民邮电出版社)208
【实训】
2010420,某船舶公司召开总经理办公会。会议由张小求总经理主持,公司领导,总经办、党群办及相关处室负责人参加。会上主要研究了以下问题:
一、关于公司经济合同管理办法
会议讨论了总经办提交的公司经济合同管理办法,认为实施船舶修理、物料配件和办公用品采购对外经济合同管理,有利于加强和规范企业管理。会议原则通过。会议要求,总经办根据会议决定进一步修改完善,发文执行。
二、关于职工因私借款规定
会议认为,职工因私借款是传统计划经济产物,不能作为文件规定。但是,从关心员工考虑,在职工遇到突到性困难时,公司可以酌情借10000元以内的应急款。计财处要制定内部操作程序,严格把关。人力资源处配合。借款者本人要作出还款计划。
三、关于公司资金管理办法
会议认为计财处提交的公司资金管理办法有利于加强公司资金管理,提高资金使用效率,保障安全生产需要。会议原则通过,计财处修改完善后发文执行。
四、关于职工工资由银行代发事宜
会议听取了计财处提交的关于职工岗位工资和船员伙食费由银行代发的汇报。会议认为银行代发工资是社会发展的必然趋势,既方便船舶和船员领取,又有利于规避存放大额现金的风险。但需要2个月左右的宣传过渡期,让职工充分了解接受。会议要求计财处认真做好实施前的准备工作,人力资源处配合,计划下半年实施。
五、关于公司机关效益工资发放问题
会议听取了人力资源处关于公司机关岗位工资发放标准的建议。会议决定机关员工中,对已经下文明确的干部执行新的岗位工资标准,没有下文明确的干部暂维持不变。待三个月考核明确岗位后,一律按新岗位标准发放。
会议最后强调,公司机关要加强与运行船舶的沟通,建立公司领导每周上岗接船制度,完善机关管理员工随船工作制度,增强工作的针对性和有效性。
要求:
分组练习,分别扮演总经办主任、秘书、职员;计财处处长、职员;人力资源处处长、职员。
1.总经办主任用口头形式将会议精神传达到本处,并吩咐秘书用书面形式把会议精神传达到全公司各处室。
2.计财处负责人将会中涉及你处的内容口头传达到你处室,并提出要求,抓紧落实。
3.人力资源处的负责人将会上关涉你处的会议精神传达到本处,并提出要求,配合计财处抓好落实。
4.总经办负责人或秘书对会议精神执行不利的计财处和人力资源处进行催办。自行设计催办单并采取多种形式进行催办。
【知识链接】
一次虎头蛇尾的会议
河北省语言学会2009年学术年会于200951517日在燕东生态园天宇轩宾馆举行。大会接待工作比较到位,会议议程安排也非常合理:15日全天报到,16日全天会议,17日到清东陵参观旅游。与会者对此非常满意。518日早晨7点钟,大会秘书处负责人突然接到天宇轩宾馆的电话:“我们明天要在大会议室接待另一个会议团体,你们昨天的会议条幅需要撤下来,是给你们保存着,还是撤下来扔掉?我们服务员已经把桌牌和废纸一起扔掉了。你们没有发完的纪念品什么时候拉走?还有,我们在会议室捡到一件夹克衫,不知是谁落在这儿的。论文集还剩下5本,是否还要?餐饮费和会议室租赁费倒不着急,你们近几天来结就可以,别忘了就行。”一连串的问话,把这位负责人从梦中惊醒,他马上打电话,吩咐工作人员到现场收拾,以免相关的文件和物品丢失。上班后,他又到财务处要来支票,吩咐工作人员去宾馆结账。结清宾馆的账目,工作人员拿着各种票据,回到财务处进行结算。填好报销单据,拿给财务处长审核。财务处长说,超出会费预算1200元,按领导指示,只报销三万元,超出部分你们自己承担。结算任务没有完成,工作人员拿着报销单来找会议负责人,负责人找财务处长理论,财务处长说要坚持原则,建议他找上级领导批准。这位负责人回去后重新进行计算。结果发现,多印出的论文集和多定制的纪念品占去超支部分的900元,在清东陵的午宴也高出了原定标准。这样看来,这些超支费用只能自己想办法解决了。剩下的论文集不发愁,送给准备考语言学研究生的几位学生,可剩余的纪念品怎么解决?那件夹克衫是谁的?没想到,会议结束了还有这么多问题要解决!
思考:
河北省语言学会2009年学术年会的承办者忽视了会议的哪些环节?这样会造成什么后果?
【自测题】
1.如何才能把会议精神准确传达下去?
2.会议决定事项催办的方式有哪些?
3.会议精神落实情况反馈的内容应包括哪些方面?应符合哪些要求?
4.会议决办事项的具体实施过程中应采取哪些措施?
任务四会议评估与总结
 
一、会务工作评估
一次会议议程的结束并不意味着会议组织管理工作的结束,会议的评估总结也是会务管理的重要环节,它关系到会议组织者的会议管理水平能否不断提高的大问题。没有一个会议的组织是完美的,只有不断总结,才能不断提高。
(一)会议评估的意义
1.检查会议目标的实现情况
会议组织者在作会议计划时都制定会议目标,那么,这些目标是否实现了?实现得如何?通过评估就可以确定。
2.确定与会者的满意程度
与会者对会议的内容等各方面的工作是否满意以及满意的程度如何是会议成功与否的主要指标,它关系到以后同系列会议能否继续举办的问题。会议评估,可以对与会者的满意程度进行调查,作出量化表格,从而了解与会者的满意程度。
3.明确会议的成功与不足之处
成功的会议有一定的参考指标。会议评估,就是看这些指标是否实现,如果实现,那么这次会议就是成功的,否则,就是失败的。明确会议的成功和不足之处,总结会议的经验与教训,以提高会议组织者对会议的管理水平。
4.为写会议的总结报告准备材料
如果是帮助会议客户组织会议,那么,在会议结束后会议组织者必须写一个会议总结报告交给会议客户;如果是国际会议,会议组织者必须按我国主管部门的规定,按一定的格式要求提交国际会议的总结报告;如果是自己组织会议,在会议结束后也需要一个会议总结报告来总结会议的得失。会议评估的结果是会议总结报告的重要内容,会议评估也为写好会议总结报告打下了基础。
(二)会议评估的参与者
所有参加会议的人——会议代表、陪同人员、参展商都应该是会议评估的参与者,而且他们应该是会议评估的主角。
1.与会者
 
(1)会议代表。会议代表(包括会议演讲者)参加了会议的主要过程,从会议的宣传促销、报到注册、住宿餐饮,到会议的演讲讨论、参观访问……他们都亲身经历过,所以,他们对会议工作的好坏最有发言权,他们最应该参加对会议的评估。
(2)陪同人员。陪同人员参加了会议的一些宴会等社交活动,参加了会议组织的参观、访问、旅游等社会活动,这些活动也是会议产品的有机组成部分,他们对这些活动组织工作的好坏有直接的感受,应该请他们对这些活动作出评估。
2.参展商 (如果会议附设展览的话)
参展商参加了会议的附设展览,经历了会议附设展览从招展宣传、招展、报名、展品进场、展览开始到结束、撤展的全过程,他们最有资格对会议组织者对这一系列工作的组织安排和服务的好坏作出评价,所以,他们最应该参加对会议附设展览的评估。
(三)会议评估的内容
会议评估是对会议从筹备到会议总结全过程的评估,因为会议的任何一个环节,都关乎到会议的成功与否。以下我们分三个阶段探讨会议效果的评估因素。
1.会前效果评估
对会前筹备情况的评估,应考虑以下因素:
(1)会议目标是否明确;
(2)会议议题的数量是否得当(太多或太少);
(3)会议议程是否合理、完备;
(4)每一项议题的时间分配是否准确、合理;
(5)与会者人选、与会者人数是否得当;
(6)会议时间、地点是否得当;
(7)会场指引标志是否明确;
(8)开会的通知时间是否得当;
(9)开会通知的内容是否周详;
(10)会议场地选择是否得当;
(11)会议设备是否完备;
(12)与会者是否做了充分准备;
(13)与会者的会前情绪如何;
(14)会议的住宿、餐饮是否安排妥当。
2.会中效果评估
对会议进行中各环节的评估,应主要考虑以下因素:
(1)会议接待工作如何;
(2)会议是否准时开始;
(3)会议人员是否准时到会;
(4)是否有会议秘书在做记录;
(5)会场自然环境如何,是否存在外界干扰;
(6)会场人文环境如何,与会者之间是否有交头接耳现象;
(7)主持人是否紧扣议题进行主持(是否离题);
(8)会议是否由少数人垄断;
(9)与会者发言及讨论是否紧扣议题(是否离题);
(10)与会者是否能表明真正的感受或意见;
(11)与会者之间是否有争论不休的现象;
(12)与会者是否与会议主席有争论,情况如何;
(13)视听设备是否正常(是否发生故障);
(14)与会者是否热心于会议;
(15)会场气氛是否热烈;
(16)会议决策是否正确(是否符合实际,是否有偏颇之处);
(17)会议议程是否按预定时间完成(会议是否按预定时间结束);
(18)主持人是否总结会议的成果;
(19)会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当;
(20)参观、访问、游览活动安排的合适性、安全性如何;
(21)其他因素。
3.会后效果评估
会议议程结束后,还有一系列工作要做,做得如何,也需要评估。会后效果评估主要考虑以下因素:
(1)会议记录是否整理好;
(2)是否印发会议纪要和会议简报;
(3)会议决议是否落实;
(4)是否对与会者的满意程度进行调查;
(5)对会议的成败得失是否进行总结;
(6)已完成任务的会议委员会或会议工作小组是否解散;
(7)其他因素。
(四)会议评估的方法
1.调查问卷
调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。问卷设计者把要评估的各方面的问题列举出来,每个问题后面给出几个评价性的术语,评估者只要从中选择一个或几个打“√”,最后再写几句意见或评论就可以了。它对于会议评估者来说简单易行,只需花很少时间就能完成,因而广受欢迎。
调查问卷可以通过以下几种方式进行:
(1)现场手工填写,即把调查问卷用纸印刷出来,在适当的时候发给评估者,请其现场手工填写。
(2)现场电脑填写,即把设计好的调查问卷放置在电脑中,请评估者现场在电脑上填写,所有评估者填写完毕后,电脑即可统计出调查问卷中量化的部分。
(3)会后电脑填写,会议结束后,把调查问卷发到评估者的电子信箱里,请评估者在规定的日期内填写后发Email回复给评估组织者,评估组织者收集后再进行处理。
若时间允许,调查要尽量放在会议现场进行。若无法在会议现场进行调查,或部分项目或部分与会者无法参与现场调查,可以安排会后再进行。
2.面谈
会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈,征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。
3.电话调查
会议结束后,打电话给调查对象,征求他们对会议的意见,并请他们对会议作出评估。这种方法也只能对会议进行定性评估。
4.现场观察
在会议现场或在各个活动场所派人观察会议和各个活动的进行情况,并观察与会者和活动参加者的反应,从而做出对会议的评估。
5.述职报告
会议结束后,要求每个会议工作人员对自己在会议整个过程中所做的工作作出述职报告。这种方法可以从一个侧面了解会议的情况,对会议进行评估。
以上方法结合使用,会使会议评估更全面、更具科学性。
(五)会议评估时机
对一个事件评估的最佳时机应该是在该事件刚刚结束的时候。对于小型的会议,这比较好办,会议工作全部结束时进行会议评估就是了。但对于大型的会议来说,一次会议不仅有大会,还有多个分组会议,有会议附设展览和各种参观、访问、游览等活动,可能有些与会者参加完大会和某个分会或活动后就走了,如果在会议全部结束后再进行会议评估,很多与会者就无法参加了。所以,大型会议的评估可以分阶段、分活动进行,在会议进行到一定阶段,大会结束或某个分会、活动结束后立即对刚刚过去的事件进行评估。这样,大型会议的评估结果就比较全面了。
(六)会议评估表的设计
会议评估表要根据评估的目的和评估内容设计。由于会议评估的成本较高,所以,一般的工作会议都不进行评估,只是简单就承办情况做一个大致总结,如果有大的失误或不足,能够总结出来,供以后改进就行。而作为会议服务公司,如果委托方需要评估结果,他们就去做,如果不需要,这一项也就免了。但作为将来要承办专业会议的我们,则要求学会各种评估表格的设计方法。
一般来讲,评估的目的就是为了总结会议组织方面的经验教训,以便以后改进。所以,我们在设计表格时,只考虑根据评估内容就可以。表格设计可以分两部分进行,一部分是会议整体评估表,一部分是会议服务者个人(环节)评估表。前者如会议情况反馈表,会议效果分析表等;后者如主持人的行为表现评估表,工作人员的表现评估表等。表中内容要根据调查目的、调查对象、会议特征等进行设计。
 
46
 
 
1)会议情况反馈表
姓名:
 
性别:
 
工作单位:
 
职务:
 
电话:
 
电子邮箱:
 
公司类型:
 
单位性质:
 
 
 
你认为本次会议的亮点是什么?
 
 
你对本次会议的评价:
 
□很好□较好□一般□较差□很差
 
你认为本次会议的节奏:
 
□很好□较好□一般□较差□很差
 
你认为需要改进的地方:
 
 
你的整体满意度:
 
 
 
2)会后效果分析表
 
(一)目标
 
1.此次会议的目标是什么?
 
2.会议目标是否达成?
 
3.哪些目标没有完全达成?说明确切理由。
 
(二)时间
 
1.会议目标是否在最短时间内达成?
 
2.倘若目标并非在最短时间内达成,说明确切理由。
 
(三)与会者
 
1.列举出每位与会者的姓名并评估会议结束后他们的满意度。
 
2.分析与会者“不满意”或“极不满意”的原因。
 
(四)假如在组织同样的会议,哪些事项将继续保持?哪些事项将有新的举措?
 
3)会议管理评估表
一、整体安排
会议计划□很好□较好□一般□较差□很差 
设施配备□很好□较好□一般□较差□很差
会议费用□很合理□较好□一般□不合理□很不合理
预订安排□很好□较好□一般□较差□很差
二、会议地点
交通□很好□较好□一般□较差□很差
会议室布置□很好□较好□一般□较差□很差
住宿条件□很好□较好□一般□较差□很差
休闲实施□很好□较好□一般□较差□很差
商务中心条件□很好□较好□一般□较差□很差
三、会议内容
内容是否实现目标:是否原因:
演讲内容与计划主题的符合度:□完全符合 □部分符合 □完全不符
研讨会的价值:。
四、建议改进措施:。
4)主持人的行为表现评估表
 
行为次数引言或例句
组织、安排会议
确定、检查目标
遵守时间
续表
 
行为次数引言或例句
澄清事实
检查裂解程度和意见是否一致
引入正题还是离题太远
使人们对决策有责任感
过早结束,结果未明
会议速度的控制
处理冲突能力
检查进程或作出总结
结束会议
注:以上四个表格均源自东北财经大学出版社胡伟等主编的《会议管理》,有改动。
二、会务工作总结
对会议评估的过程也是对会议进行总结的过程,评估工作完毕之后,会议组织者要根据评估情况,写出会议总结报告,总结出会议的成败得失。
会议总结的目的是分析会议组织过程中的经验和教训,对一些工作出色的组织和个人进行表彰,总结的结果可以为今后的会务工作提供参考依据。会议总结主要考虑以下方面:
1)会议的召开是否有必要,所提出的各项议案是否解决;
2)会议的准备工作是否充分,设备物品是否齐全,配套设施是否周到;
3)会议议程是否科学合理;
4)会议组织工作是否完善,有无明显疏漏或失误;
5)会议人数是否控制严格,有无超出预期规模;
6)会议主持人的水平能力是否符合要求,是否达到预期效果;
7)会议代表对会议的满足程度如何;
8)会议决议是否得到有效贯彻实施。
会议总结要以科学的绩效考评标准为指导,制定具体的量化指标,起到总结经验、激励下属、提高会务工作水平的作用。
现提供会务总结范本如下:
【范文45
会务总结范本
1.会议简介
会议简介包括会议名称、召开地点、主办单位、参加人员、会议议题、议程安排、召开的背景、会议预期效果等。(个人总结着重写本人负责的会务内容)
2.本次会务工作要点
1)会务组成人员名单;
2)会务工作安排;
3)本次会务主要抓的几项工作;
4)本次会务关键要素(要针对本次会议的特点进行分析和安排);
5)本次会务与其他会务工作的不同之处;
6)本人负责部分工作总结。
3.会务满意度调查情况
即“会务组织满意度”调查反馈情况,对各要素得分进行统计,评价最好与最差的问题集中点等。
4.问题分析
参考会务满意度调查结果分析整个会议过程,归纳出本次会议存在的问题,以及从此次会议中得到的教训、相关改进意见等。
5.经验总结
1)本次会务工作的成功之处;
2)可以推广或可供他人借鉴的地方。
除此之外,还要对会议筹备期间的组织、营销宣传、论文征集、资金筹措、资金管理等各项工作进行总结;对会议现场注册、现场接到、现场协调、会议专业活动情况、会议附设展览活动(如果有的话)、会议社会活动情况、会议餐饮活动情况等工作进行总结;对会议结合后的收尾工作、会议评估工作、财务结算工作等进行总结。
【实训】
根据所给的会议案例,完成相应的实训任务。
唐山市除唐钢股份、开滦股份等多家上市企业外,另有31家企业准备上市。具备哪些条件才具有上市资格?中国内地、中国香港、美国各家金融机构对上市公司有什么要求?上市要符合哪些政策?为解决这些问题,唐山市政府于2008927召开了企业上市融资研讨会,邀请各相关专家对唐山市上市企业及拟上市企业负责人进行培训。会期两天,第一天为培训会,第二天组织专家参观指导。
研讨会于2008927日上午9在渤海国际会议中心二楼多功能厅举行。会议参加人员120人。其中,嘉宾20人,包括省金融办和省证监局有关领导;上海证券交易所、深圳证券交易所、会计师事务所、律师事务所、券商、中植企业集团、第一东方投资公司、中科招商投资基金管理公司、中银国际控股公司、摩立摩根资本与投资集团公司等国内外知名财务咨询机构的专家;市直有关部门24人,包括市政府两位秘书长及市国资委、市财政局、市发改委、市工促局、市审计局、市工商局、市城乡规划局、市国土资源局、市房管局、市安全生产监督局、市环保局、市建设局、市科技局、市公安局、市国税局、市地税局、市人事局、市劳动局、市统计局、市商务局、市银监分局、市人行主管负责同志;上市公司主管负责人,上市后备企业主要负责人和财务总监70人;另有若干新闻媒体记者。会议由政府秘书长邢京林同志主持,副市长辛志纯在会上致辞。上午,河北省金融办领导10分钟讲话之后,省证监局领导介绍了全国、全省企业上市的有关情况(40分钟);之后,唐山市券商专家介绍了企业上市条件、可行性评估及准备工作情况(90分钟)。 1140分,上午休会,在一楼大厅用餐。下午1330分会议继续举行。上海证券交易所专家就企业在上交所上市的政策、程序及审核流程做了40分钟的发言;深圳证券交易所专家就中小企业上市情况、中小企业在深交所上市的政策、程序及审核流程,创业板政策、规则及审核流程,也做了40分钟发言;唐山市会计师事务所、律师事务所专家分别就企业上市的财务会计和税务问题、企业上市的相关法律事务各做了30分钟发言;第一东方集团专家就国内企业在香港和迪拜上市的有关政策和程序做了 20分钟的发言;摩立摩根资本与投资集团公司专家就企业在美国上市的有关政策和程序做了20分钟发言;中融国际信托公司专家就企业股份制改造等问题做了20分钟发言。之后,唐山市拟上市企业负责人与专家现场交流40分钟。会议于1730结束。1800整,唐山市政府举行招待晚宴。宴会上,由副市长致辞,表示对各位专家的感谢。
第二天早晨800整,专家组由各位领导陪同乘车来到曹妃甸工业区,首先到曹妃甸工业区发展规划展示中心听取了曹妃甸开发建设情况介绍;9:00 9:20考察首钢京唐钢铁公司,首钢京唐钢铁公司领导在钢铁厂指挥中心迎候并介绍情况,然后参观了5500m3高炉施工现场;9:3509:45考察中石化30万吨级原油码头,原油码头项目负责同志介绍了相关情况;9:5010:00考察25万吨级矿石码头,曹妃甸实业开发有限公司负责同志介绍了相关情况;10:00,专家组赴冀东南堡油田参观考察,南堡油田领导陪同并介绍相关情况。南堡油田招待午宴后,专家组返回渤海国际会议中心休息。一路之上,大会宣传处的同志跟随照相;并随会议进程,在网上发布了会议消息,写了会议简报发至市政府各部门及相关企业。
下午,秘书处分别把为专家们预订好的机票、车票送到专家们手中,并定好了送站时间和方式。
为了开好这次会议,唐山市政府会议处联合政府金融办公室于922成立了会议筹备委员会,委员会由秘书处、接待处、宣传处组成,秘书长和副秘书长负责总协调。23日—26日,筹委会完成了会议的准备工作,首先进行会议经费预算,包括接待费、专家讲课费等多项会议费用共计40万元。然后进行了其他准备工作,包括汇总应邀来唐嘉宾名单;汇总唐山市参会人员名单;沟通确定唐山市参会领导;确认沟通省金融办、证监局领导讲话,参会专家发言;为唐山市参会人员发放证件(车证、出席证);准备会议用领导、来宾席签和单位签;确定主席台领导名单;写作、核实主持词;会场布置:包括主席台布置和会场区布置。主席台布置包括背屏、准备笔记本电脑,与渤海会议中心结合调试多媒体设备和音响(主席台备5支话筒,台下备2支移动话筒,备支架)。桌上摆放席签、会议议程、茶杯、矿泉水、湿巾等会议用品。主席台下设六排会议桌,每排分三组,中间摆4张会议桌,东西两侧各3张会议桌。第一排为省市领导及嘉宾,其他与会人员在台下其他位置按席签就座,桌上摆放席签、小瓶矿泉水、茶杯、湿巾、A4纸、中性笔、会议议程。准备工作非常完善,为会议的顺利进行奠定了基础。
大会结束的第二天,政府秘书长要求大会秘书处把大会总结交上来供他审阅。这时,秘书处才想起来没有进行会议组织情况调查。怎么写总结?他们赶紧给相关企业和新闻部门的与会人员打电话,调查与会人员对会议的反映;之后,加上自己的观察印象,写出了总结报告。
报告交上后,秘书处开始整理会议文件。他们按顺序把文件排列好,填写好目录和备考表,把文件装入案盒,填写好案盒封面和盒脊、盒底。把案盒放在了文件柜中,以备事后查找利用。
实训一:撰写
1.结合上述情境,拟订会议方案。
2.根据会议议题,拟订会议议程表。
3.据会议活动内容,拟订会议日程表。
4.根据会议情况,列出会议责任人及分工表。
5.根据会议的规模和活动内容,拟订会议经费预算表。
6.拟制并发送会议通知。
7.为唐山市政府秘书长邢京林同志写出大会主持词。
8.为副市长写出晚宴致辞。
9.根据会议内容,写一则会议消息。
10.根据会议内容,写一份会议简报。
实训二:设计
1.根据材料中给定条件,画出会场布置图(有条件的学校,可以在大会议室或阶梯教室实地布置会场)。
2.设计出车证、出席证、领导席签、嘉宾席签和单位签。
3.为大会设计会议效果反馈调查表,分会前准备调查、会议服务调查和会后服务调查三步设计。
实训三:归档
将上述文件归档,并为案盒中的文件排序,并设计、填写归档文件目录。
【自测题】
1.为什么要进行会议评估?
2.会前、会中、会后的效果评估分别包括哪些内容?
3.会议评估方法有哪些?
4.如何选择合适的时机对会议进行评估?
5.会议总结报告包括哪些内容?

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