当前位置:网站首页 >> 文秘18门专业课精讲       2018年9月22日  星期六  0:02:53

>>文秘18门专业课精讲

>>会议策划与组织

项目七 常规会议的组织

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:向阳强 月霞 副主编:龙新辉 雷宇辉 参编:迟小华 梁贝妮  发布者:网络秘书  浏览次数:1109  
字体:  【大】  【中】  【小】

 

项目七常规会议的组织
 
【学习目标】
本项目所涉及的几种会议我们称之为常规会议。在企业的经营管理中,它们有的经常召开,有的每年定期召开几次。比如行政办公会议几乎每周必开;座谈会、现场会、茶话会使用频繁;董事会、股东会定期召开。文秘人员应具备熟练组织这几种会议的能力。
【知识目标】
了解企业常规会议的基本形式
熟悉企业常规会议的主要内容
掌握不同会议的组织特点
【能力目标】
能够做好常规会议的准备工作
熟悉企业常规会议的文件写作
能够完成企业常规会议的会场布置
案例导入
一次失败的商务会议
大华公司为了促进和加强家族企业和民营经济发展,加强国际合作和中外学术交流, 2009年1月承办了“家族企业成长国际研讨会”。此次会议围绕“家族企业成长”这一核心议题,就中小企业成长、创业教育、家族企业的可持续发展、中国家族企业现代转型、企业家能力与企业成长、职业经理人与家族企业成长等一系列前沿问题展开深入探讨。会议邀请了国内外专家、企业家110多名出席。
然而,由于缺乏办会经验,第一天开会时1号嘉宾在规定的时间内未完成演讲内容,直接导致2号嘉宾无法在预定时间内完成演讲内容,从而使原定的会议结束时间推迟了1个小时仍未结束,听众大面积出现躁动。多次递送“提醒纸条”未果,主持人直接上台强行抢过了话题:宣布上午的会议结束。
第二天,因为安排有与嘉宾的互动环节,工作人员现场派发纸笔,结果听众到处举手示意,会场喧哗一片,嘉宾发言多次被打断,至使好几位嘉宾提前离会。
大华公司本意是通过会议提高自己的知名度和影响力,但由于会议组织的失误,直接影响了自己的声誉。
思考:
会议中为什么会出现一些意想不到的情况?秘书在组织会议时,应该如何避免意外情况发生?
 
 
会议策划与组织
项目七常规会议的组织
 
任务一行政办公会议
一、行政办公会议的基本形式
行政办公会议又称工作例会,是党政机关、企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议,是集体办公的一种形式。会议旨在及时了解和掌握工作进展和任务完成情况,适时传达上级指示精神和本级贯彻意见,做好各项工作的安排和协调。
行政办公会议一般有四定:定时间、定地点、定人员、定周期。大多数组织一般将其固定在周一上午;因工作需要,亦可提前或推迟召开。参加会议的人员一般为企业领导班子成员、各部门负责人以及与例会讨论事项有关的人员,主要参会人员基本固定。
二、行政办公会议的基本内容
(1)各部门负责人或有关工作负责人汇报上周工作情况和本周工作计划以及需提交会议研究讨论的重点问题。
(2)领导班子成员根据各自分管的范围,部署安排有关工作任务,并对需研究讨论的问题提出意见和建议。
(3)会议主持人总结工作情况,部署新的任务,决定和答复提交讨论问题的处理意见,提出工作要求。
三、行政办公会议的组织
(一)收集议题
每周五,办公室文秘人员收集各部门已经分管领导批准的、需提交下周一办公会议讨论的问题,向各位领导征询需上会传达或讨论的事项。
对议题的要求:重要和必要。分管领导能决定的事情,就没必要上会。
(二)制作会议议程
根据收集到的议题,制作会议议程。议程制作的目的是:
(1)不遗漏要讨论的事项。
(2)确定问题讨论的先后次序,便于与会人员的安排。不是所有的办公会议都要所有部门的所有负责人参加。一般来说,对所有问题的讨论,领导班子成员必须参与,其他部门人员只参与与该部门有关的问题的讨论。因此,确定问题在会上讨论的先后次序,使各部门须参会的人员可以做到工作、会议两兼顾。
(3)资料的准备。
办公室文秘人员应该提前准备好会议所需资料,资料一般由提交了办公会议讨论议题的部门准备,资料准备不充分的问题不安排上会。
(三)会场布置
一般来说,办公会议人数不会太多,通常采用圆桌会议,便于与会者商讨工作、发表意见。会场的布置应简洁,需准备茶水、投影设备等,一般不需要音响设备、会议横幅。
(四)会议记录和会议纪要
会议进行过程中,文秘人员要做好会议记录。会后,根据会议记录尽快写出会议纪要。这个会议纪要可以说是用来指导今后一周工作的文件,因此尽可能在会议召开的当天,最迟不超过第二天就发文。
【实训】
各组按行政办公会议的要求和程序,做一个班级办公会议方案,会议内容主要是商讨和布置今年国际秘书节庆祝活动的有关安排。各组的方案进行汇报,选择其中最好的一组,进行一次模拟演示。
要求:
1.设计好会议的议题,议题不少于三个。
2.设计好会议的程序,严格按照程序来进行会议。
3.派专人进行会议记录,会后整理成为会议纪要,并在班上交流。
【知识链接】
学校里的新鲜事
 
——浙江江山中学教师参加校长办公会
 
3月14日晚,浙江省江山中学倪景彝、郑建立、何水才等三位来自教学一线的老师应邀参加该校本学期第二次校长办公会议,参与学校教育教学、福利待遇等问题的审议讨论。普通教师可以参加校长办公会议,享受与会人员同等权利,这一大胆探索,目前已在浙江省江山中学形成制度。
据该校负责人介绍,让教代会代表列席校长办公会,可以让教师了解决策的过程。学校在决策过程中主动接受教师的监督,广泛听取各方面意见,加大科学决策的系数。学校教师认为,江山中学此举拓宽了民主监督、民意沟通的渠道,在教职工和校领导之间开通了“直通车”。教职工的知情权、参与权、表达权和监督权也得到进一步的保障。
据悉,教代会代表参加校长办公会议制度是江山中学继重大问题教代会审议通过制度、校长办公会议重要问题票决制度后实施的又一现代学校制度。该校本学期将邀请30名教代会代表参加校长办公会议。
(资源来源:李晓华《中国教师报》2010年3月19日)
【自测题】
1.行政办公会议一般有哪四定?
2.行政办公会议的主要内容有哪些?
3.秘书在准备行政办公会议时,需要注意哪些问题?
任务二股东大会和董事会会议
一、股东大会
股东大会是公司的最高权利力机关,它由全体股东组成,对公司重大事项进行决策,有权选任和解除董事,并对公司的经营管理有广泛的决定权。
股东大会既是一种定期或临时举行的由全体股东出席的会议,又是一种非常设的由全体股东所组成的公司制企业的最高权力机关。它是股东作为企业财产的所有者,对企业行使财产管理权的组织。企业一切重大人事任免和重大经营决策一般都得股东会认可和批准方才有效。
(一)股东大会的基本形式
(1)股东会会议分为定期会议和临时会议。
股东大会应当每年召开一次年会。
有下列情形之一的,应当在两个月内召开临时股东大会:
董事人数不足《公司法》规定人数或者公司章程所定人数的三分之二时;
公司未弥补的亏损达实收股本总额三分之一时;
单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求时;
董事会认为必要时;
监事会提议召开时;
公司章程规定的其他情形。
(2)股东大会会议由董事会召集,董事长主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的,由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事主持。
董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责的,监事会应当及时召集和主持;监事会不召集和主持的,连续90日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持。
(3)召开股东大会会议,应当将会议召开的时间、地点和审议的事项于会议召开20日前通知各股东;临时股东大会应当于会议召开15日前通知各股东;发行无记名股票的,应当于会议召开30日前公告会议召开的时间、地点和审议事项。
(二)股东大会的基本内容
1.议案的提出和审议单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东,可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交董事会;董事会应当在收到提案后2日内通知其他股东,并将该临时提案提交股东大会审议。临时提案的内容应当属于股东大会职权范围,并有明确议题和具体决议事项。股东大会不得对通知中未列明的事项做出决议。
2.表决
(1)股东出席股东大会会议,所持每一股份有一表决权。但是,公司持有的本公司股份没有表决权。无记名股票持有人出席股东大会会议的,应当于会议召开5日前至股东大会闭会时将股票交存于公司。
(2)股东大会做出决议,必须经出席会议的股东所持表决权过半数通过。但是,股东大会做出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议,以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议,必须经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。
(3)公司转让、受让重大资产或者对外提供担保等事项必须经股东大会做出决议的,董事会应当及时召集股东大会会议,由股东大会就上述事项进行表决。
(4)股东大会选举董事、监事,可以依照公司章程的规定或者股东大会的决议,实行累积投票制。累积投票制,是指股东大会选举董事或者监事时,每一股份拥有与应选董事或者监事人数相同的表决权,股东拥有的表决权可以集中使用。
(5)股东可以委托代理人出席股东大会,代理人应当向公司提交股东授权委托书,并在授权范围内行使表决权。
(三)股东会议的组织
股东会议一般严格按照法律规定的程序来组织,秘书除了进行会务服务外,主要工作还包括:
1.会议记录股东大会应当对所议事项的决定做成会议记录,主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。
2.股东会决议的写作根据《公司法》对有限责任公司股东会的有关规定,股东会的决议应包含以下内容:
(1)会议基本情况:会议时间、地点、会议性质(定期、临时)。
(2)会议通知情况及到会股东情况:会议通知时间、方式;到会股东情况,股东弃权情况。
召开股东会会议,应当于会议召开15日前通知全体股东。
(3)会议主持情况:首次会议由出资最多的股东召集和主持;一般情况由董事会召集,董事长主持;董事长因特殊原因不能履行职务时,由董事长指定的副董事长或其他董事主持(应附董事长因故不能履行职务指定副董事长或董事主持的委派书)。
(4)会议决议情况:
股东会由股东按出资比例行使表决权;股东会对修改公司章程、公司增加或者减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式作出决议,必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。
股东会会议的具体表决结果,持赞同意见股东所代表的股份数,占出席股东大会的股东所持股份总数的比例。持反对或弃权意见的股东情况。
(5)签署:有限责任公司股东会决议由股东盖章或签字(自然人股东)。
二、董事会会议
(一)董事会会议的基本形式
董事会是依照有关法律、行政法规和政策规定,按公司或企业章程设立并由全体董事组成的业务执行机关,董事会会议分为常会和临时会议。
董事会每年度至少召开两次会议,每次会议应当于会议召开10日前通知全体董事和监事。代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会,可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后10日内,召集和主持董事会会议。董事会召开临时会议,可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。
(1)董事长召集和主持董事会会议,检查董事会决议的实施情况。副董事长协助董事长工作,董事长不能履行职务或者不履行职务的,由副董事长履行职务;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事履行职务。
(2)董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议,必须经全体董事的过半数通过。 董事会决议的表决,实行一人一票。
(3)董事会会议,应由董事本人出席;董事因故不能出席,可以书面委托其他董事代为出席,委托书中应载明授权范围。
(4)董事会应当对会议所议事项的决定作会议记录,出席会议的董事应当在会议记录上签名。
(5)董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程、股东大会决议,致使公司遭受严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。
(二)董事会会议的基本内容
1.议案的提出和审议
(1)每位董事在董事会常会上,均有提案权,董事提案时,一般应向董事会秘书递交书面并签名的提案;情况特殊时,也可在会议上直接用口头提出,但会后应补充书面议案。
(2)董事的议案,一般应列入会议议程,但经半数以上的董事决定,可以不列入会议议程。
2.董事会决议
(1)董事应当亲自出席董事会会议,因故不能出席,可以委托本公司其他董事代行表决权。委托时应签署“授权委托书”,注明委托事项并签名。
(2)董事会会议在对决议事项进行表决时,董事应当在表决单上签名;受委托的董事同时注明委托董事的姓名。
(3)董事可以在表决单上提出补充意见,该意见具有与会议记录同等的效力。
(三)董事会会议的组织
1.董事会会议召开程序
(1)会议议题的准备:
确定议题,明确召开董事会会议的目的。
议题的来源:董事会会议议题是结合本公司工作实际来确定的。
(2)会议材料的准备:
董事长讲话:一般由董事长的秘书负责,有时也由筹备处专门的秘书人员准备。
待议文件:主要是需在会上讨论、议定的材料。
参阅资料:是会议的参考性文件。
(3)会议议程与时间、地点的安排。
(4)会场布置:一般以圆桌会议形式布置。
(5)发出召开董事会的通知。
通常采用设计独特、印制精美的请柬,也可采用会议通知的形式。在准备请柬过程中,秘书要反复核对会议或会议期间所进行的各种活动所涉及的日期、时间、地点及会议的主持人、来宾及其他人员的姓名。所有的细节都要准确地反映在请柬上。
2.董事会决议的写作根据《公司法》对公司董事会的有关规定,董事会的决议应当包含以下内容:
(1)会议基本情况:会议时间、地点、会议性质。
(2)会议通知情况及董事到会情况:会议通知的时间、方式;董事实际到会情况。
(3)会议主持情况。
(4)议案表决情况。
(5)签署情况。
【范文71】
××集团股份有限公司董事会决议
××集团股份有限公司第六届董事会第16次会议通知于2008年10月11日,以书面形式发出,会议于2008年10月16日以通讯表决方式召开。公司应参加会议董事13人,实际参加会议董事13人,符合《公司法》及《公司章程》的有关规定。本次会议及决议的事项合法有效。经与会董事认真研究,一致审议通过如下决议。
一、以13票同意,0票反对,0票弃权,审议通过《2008年度第三季度报告全文及正文》。
二、以13票同意,0票反对,0票弃权,审议通过《关于公司重大会计估计变更的议案》。
附件:1.《2008年度第三季度报告全文及正文》
 
2.《关于公司重大会计估计变更的议案》
××集团股份有限公司董事会
 
二○○八年十月十六日
3.董事会会议记要根据公司法的规定,有限责任公司或股份有限公司在召开董事会会议时,应就会议情况做出会议纪要。董事会会议记录应当完整、真实。出席会议的董事和记录人应当在会议记录上签名。董事会会议记录应作为公司重要档案妥善保存,以作为日后明确董事责任的重要依据。
董事会会议纪要的内容可分为三类:
(1)决定性意见,即对相关议题做出决定,对于董事会会议的决定性意见一般应形成董事会决议;
(2)指导性意见,即对相关议题所述事项的执行提供指导性意见;
(3)其他类型意见,如对公司总经理(经营层)的褒奖、肯定或批评等意见。
在会议纪要的写作中,对不同的意见应有不同的措辞:
决定性意见,一般应采用“同意”、“批准”、“决定”等字眼。
指导性意见,一般采用“要求”、“责成”的字样。从公司治理结构的角度而言,董事会为公司总经理的领导者,因此,有权要求总经理采取相应措施或实施某些行为。实践中,有相当多的会议纪要,对于董事会会议提出的指导性意见采用“建议”字眼。我们认为,董事会建议总经理采取某种行为的提法是不符合公司治理结构的层次性规定的。
董事会会议如果对公司总经理的经营管理工作表示满意,采用精神方面的嘉奖的,则应采用“肯定”、“满意”等字眼。如果董事会会议对公司总经理的经营管理工作不甚满意,要求其进一步加强的,则应对公司总经理提出指导性意见,如采用“会议要求公司总经理继续加强……”的字眼。
总体而言,会议纪要的用语必须体现董事会对公司总经理的绝对领导关系。同时,董事会会议纪要是对公司总经理在董事会休会期间工作的一种指导,因此,其用语应尽可能采用明确的态度,不宜采用模棱两可的词语。
【实训】
1998年底,浙江省缙云百货股份公司由国有制企业原缙云百货公司转制而来。改制后 ,原百货公司职工大部分按公司章程规定认购了股份,成为公司的股东。1999年1月, 百货公司全体股东大会选举了公司的第一届董事会和监事会。随后,3名董事之一的胡葛法出任第一届董事长,任期至2001年年底。2001年1月17日,百货公司94名股东因不满公司经营和部分公司领导人所为,联名向公司董事会递交了强烈要求召开股东大会的报告,并提议董事会立即停止行使一切权力。
原来,从公司改制评估日到2000年9月底,公司已累计亏损41.41万元,占职工投入基本金57.4万元的72.14%。另外,还有待处理损失17.41万元。按照公司章程规定,公司股东年会每年召开一次,在会计年度终结后两个月内召开。而直到2001年2月,1999年、2000年股东年会均未能召开。于是,94名股东联名向董事会提出了要求召开股东大会的请求。事后,又多次派股东代表督促询问何时召开股东大会。至2月24日,董事会一直不作明确表示。于是,他们只好自己召开临时股东会议来维护自己的合法权益。2月25日,94名股东联名向全体股东发出了紧急通知,提议在2月27日晚在百货公司召开临时会议。2月27日,137名股东到会召开临时股东会议,与会人员所持股份合计382股,占总股数499股的76.55%,已在三分之二以上。会上对罢免董事、监事的议案的表决中,结果同意罢免有343股,占实到人数所占股份382股的89.97%,超过章程规定的半数以上的要求,罢免了公司的董事长、董事和监事,并选举了新的董事和监事。
原先的董事和监事认为,根据我国《公司法》第105条的规定,股东大会会议只能由董事会依法负责召集,并由董事长主持。除此之外,其他人和其他组织均无权利自行召集。股东一方则认为,公司原董事会经营管理不善,造成了公司亏损。而且,连续两年都没有根据《公司法》第104条的规定召开股东大会年会,使股东没有任何机会行使股东权利来保护自己和避免损失。在多次向董事会请求召开股东大会,没有结果的情况下,只能采取召开临时股东大会的方法来自救。这也是不得已而为之的无奈之举。这次临时股东大会出席股东所持有的股份共计382股,占总股数499股的76.55%,已在三分之二以上。
根据以上案例,各小组分别查找有关资料,组织一次辩论会,正反方观点抽签决定:
正方:临时股东会议有权罢免公司董事会成员。
反方:临时股东会议无权罢免公司董事会成员。
【自测题】
1.股东大会和董事会之间的关系是怎样的?
2.什么情况下可以召开临时股东大会?
3.董事会决议有什么要求?
4.董事会会议纪要有哪几个种类?
任务三工作现场会
一、工作现场会的基本形式
现场会一般是指在典型单位或典型现场召开的借鉴性会议,一般选取有典型意义的生产、工作、试验、经营、教育等场所进行。由于其直观,通常能给人深刻的印象,从而起到较好的典型示范作用。
二、工作现场会的组织
(一)选择现场
从某种意义上说,现场的选取,一定程度上决定了现场会的成功与否。因此对于现场的选取,一定要特别精心、慎重。应选择那种能达到会议目的、具有典型意义的现场。比如召开安全生产工作现场会,就可以选择事故现场,触目惊心,给人留下深刻印象;生产技术推广现场会,可以选择采用先进技术成功的企业,让人亲身体验他们的生产过程和技术水平。
(二)确定参观路线
现场会必须有参观现场的项目,因此会务工作人员必须在会前安排好参观路线和参观点。参观路线和参观点选择应符合会议目标。
在参观过程中,应把握好参观时间;如果参观的路途较远,应安排好接送车辆。
(三)会议资料的准备
1.制定现场会方案大型的现场会必须制定现场会方案。现场会方案包括组织机构、会务准备、会程安排、经费预算等事项。
制定现场会方案,一方面可以使现场会的准备工作有领导、有组织、有计划地进行,是现场会成功召开的保证;另一方面也是现场会经费使用的依据。
2.发出会议通知行政工作会议的通知在会议召开前一个工作日发出即可,因为那是常规的会议,大家心中基本清楚哪一天要开这个会了。
动员会的通知提前一两个工作日发出亦可,如果邀请了上级领导,则需再提前一点,因为一般的动员会与会人员多为本单位人员。
现场会的会议通知则应根据举办单位、涉及范围、紧急程度来确定。如本单位内部的现场会,或者是紧急现场会,临时通知问题也不大;如举办单位的级别较高,涉及同一系统的不同单位,则要给予与会人员充分的时间做好工作安排,会议通知至少提前一周发出。
现场会会议通知除了明确会议主题、时间、地点外,一般还会告知会议的大致议程。
3.制定会议议程现场会一般包括两大方面的内容:现场参观、会议。有的现场会先参观后开会,也有的现场会先开会后参观。
如果是先参观后开会的现场会,会议的程序如下:
(1)主持人宣布会议开始;
(2)有关人员做经验介绍;
(3)有关领导和专家对参观内容进行点评;
(4)有关领导提出工作要求。
如果是先开会后参观的现场会,会议程序如下:
(1)主持人宣布会议开始;
(2)有关人员做经验介绍;
(3)有关领导提工作要求。
4.安排参观线路、准备参观讲解词参观是现场会的一个重要环节。参观线路怎么安排、对参观现场讲解得如何,直接影响到参观的效果,因此,要重视线路安排和讲解词的写作等准备工作。
讲解应抓住重点,突出重点。如果面面俱到,眉毛胡子一把抓,就会影响听众对主要信息的接受,影响讲解的效果。
5.写出领导讲话稿领导讲话稿应围绕现场会召开的目的、针对典型进行写作,一方面对典型进行分析,另一方面对相关工作提出要求。
【实训】
阅读以下案例,完成实训任务。
关于组织企业参加“企业文化建设现场会”的通知
 
 各企业:
为实施加强推动企业管理,推动“企业管理年”活动深入开展,推广企业管理先进典型,弘扬企业先进文化,市经贸委决定于2007年10月25日在市丽都大酒店(五星级)召开企业文化建设现场会,有关事项通知如下:
一、参会对象:各有关企业管理人员。
二、会议时间:10月25日下午—26日。
三、会议地点:丽都大酒店
四、其他事项:会议期间会议代表食宿由市里统一安排,驾驶员的差旅费回单位报销。本次会议会务工作由市科技服务中心承担。请各有关企业及本单位参会人员名单于2007年10月23日前传真至市经贸委企业科。
五、联系方式:夏××,138××××××56。
二○○七年十月十九日
1.回答以下两个问题:
(1)案例中的现场会安排合理吗?
(2)会议通知本身存在哪些问题,为什么?
2.请根据通知中提供的信息,重新拟定一份会议通知。
【自测题】
1.什么是工作现场会?
2.现场会的组织环节与其他会议有何不同?
3.现场会选择会议地点应注意哪些问题?
任务四座谈会和茶话会
一、座谈会
(一)座谈会的基本形式
座谈会是由一个特定的组织或个人出面,就某一个问题或一类问题,组织或邀请有关人员进行交流和讨论的会议。
座谈会涉及内容广泛,可以是在一个特殊日子对某些人和事进行的讨论和交流, 也可以是对一个事件的剖析;既可以是组织方请一些专门人士发表看法,也可以是与会者畅所欲言。
(二)座谈会的组织
1.明确座谈会的主题任何一个座谈会的举办,目的性都很明确。有的以教育和警示为目的,有的以交流情感、互相激发为目的,有的以沟通信息、统一思想为目的,也有的以提供平台、解决问题为目的。
2.与会人员的确定确定与会人员应该依据会议的目的。
3.会场布置座谈会的会场要悬挂会标,比如“装备制造企业座谈会”、“ 迎新春、谋发展座谈会”,揭示会议主题。
座谈会应该开得活泼、轻松,与会者畅所欲言,营造一种平等的氛围。因此应当布置一个轻松的环境。座谈会会场的布置可以采用圆形、方形、长方形、椭圆形等围坐式格局,围坐式的布置适合每个人发言,主次位置较模糊。同时可以准备茶水、饮料、糖果、水果,还可以准备纪念品。
4.发言人的安排座谈会的发言形式一般有两种:
(1)自由发言。即事先不设定发言人,不规定发言顺序,发不发言、什么时候发言、发几次言均由与会者自己决定。采用这种形式,要求主持人有较强的会场掌控能力,以避免会议冷场。主持人可以采用一些方式调节会议气氛,比如,在开场时先做自我介绍,必要时请与会者做自我介绍,以融洽会议气氛;座谈中,主持人应当鼓励与会者插话和争论;会议结束,主持人应当感谢与会者的光临。
(2)事先确定几位主要发言者,也可以安排好发言顺序;先由主要发言者发言,再由其他与会者自由发言。
二、茶话会
(一)茶话会的基本内容
茶话会,顾名思义,是饮茶谈话之会。它是由茶宴和茶会演变而来的。
茶宴多以名茶待客,宾主在茶宴上一边细啜慢品,一边赋诗作对,论天说地,谈笑风生。茶会则是旧中国商人在茶楼进行交易的一种集会,流行于长江流域尤以上海最盛。届时,各业各帮的商人以约定的茶楼作为集会地点,边饮茶边交流行市,进行买卖。
随着时代的发展,过去那种费时忘业、花费很大的茶宴和茶会已成为历史,但集会品茶,互相交换意见,发表各种见解,畅谈友情的内容却被保留下来了。
 
目前,茶话会在中国十分盛行,各种形式的茶话会让人耳目一新。小的如结婚典礼,迎宾送友、同学朋友聚会、学术讨论、文艺座谈;大的如商议国家大事、庆典活动、招待外国使节,一般都采用茶话会的形式,特别是欢庆新春佳节,采用茶话会形式的越来越多。各种类型的茶话会,既简单隆重节俭,又轻松愉快高雅,是一种效果良好的聚会形式。
(二)茶话会的组织
1.确定主题茶话会的主题,特指茶话会的中心议题。在一般情况下,商界所召开的茶话会,其主题大致可分为如下三类:
(1)以联谊为主题。以联谊为主题的茶话会,是平日所见最多的茶话会。它的主题,是为了联络主办单位同应邀与会的社会各界人士的友谊。在这类茶话会上,宾主通过叙旧与答谢,往往可以增进相互之间的进一步了解,密切彼此之间的关系。除此之外,它还为与会的社会各界人士提供了一个扩大社交圈的良好契机。
(2)以娱乐为主题。茶话会上安排了一些文娱节目或文娱活动,并以此作为茶话会的主要内容。这一主题的茶话会,主要是为了活跃现场局面,增加热烈而喜庆的气氛,调动与会者人人参与的积极性。与联欢会不同的是,以娱乐为主题的茶话会所安排的文娱节目或文娱活动,往往不需要事前进行专门的安排与排练,而是以现场的自由参加与即兴表演为主。它不必刻意追求表演水平的一鸣惊人,而是强调重在参与、尽兴而已。
(3)以专题为主题。所谓以专题为主题的茶话会,是指在某一特定的时刻,或为了某些专门性问题而召开的茶话会。它的主要内容,是主办单位就某一专门问题收集反映,听取某些专业人士的见解,或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。召开此类茶话会时,尽管主题既定,仍须倡导与会者畅所欲言,并且不拘情面。为了促使会议进行得轻松而活跃,有些时候,茶话会的专题允许宽泛一些,并且许可与会者的发言稍许有所脱题。 
2.确定与会者,发邀请函如果是小型茶话会,或者在通知与会者方面没有障碍,可以直接发邀请函。
但很多茶话会邀请对象虽然明确,但不宜通知到位,比如2008中欧传媒业同学会茶话会,邀请对象是明确的,但人数众多,遍布各地,就需要先确定与会者了。
在邀请函中,要明确茶话会的组织者、主题、时间、地点和与会人员。
【范文72】
2008中欧传媒业同学会茶话会邀请函
 
尊敬的传媒业同学会会员:
金猪辞岁,玉鼠迎春。中欧国际工商学院传媒业同学会定于2008年2月22日(周五),在北京龙泉宾馆举行2008中欧传媒业同学会茶话会,校友们将欢聚一堂,畅叙友谊,共话合作。
时间:2008年2月22日(周五) 15:00—21:00
地点:北京龙泉宾馆会议中心2层5号会议室
 
门头沟区水闸北路21号(酒店位置见附图)
主要议程:
回顾和总结2007年中欧传媒业同学会的工作;
商议及布置2008年中欧传媒业同学会的主要活动;
分行业校友主题发言;
2008新媒体发展高峰论坛等筹备情况交流;
国务院新闻办网络局有关负责人政策吹风;
校友会员自由交流。
诚挚邀请您拨冗莅临。
请于2月20日(周三)前联系确认。
联系人:
武×135××××
高×133××××
或留言传媒业同学会博客:http://zhongouchuanmei.blog.voc.com.cn
 
中欧传媒业同学会
 
二○○八年二月十八日
3.会场的选择和布置
(1)会场的选择。
主办单位的会议厅、宾馆的多功能厅、高档酒楼等都可以作为茶话会举办场所。主办单位应根据茶话会与会人员身份、人数来选择合适的场所。
(2)座次安排。茶话会的座次安排有如下几种:
①环绕式。即不设立主席台,把坐椅、茶几摆放在会场四周,由与会者自由入座。
②散坐式。常用于室外茶话会。桌椅散落在会场四周,最宽松的社交环境。
③圆桌式。圆桌式有两种情况,如与会人员不多,用一张圆桌,全体与会者在圆桌周围就座;如与会者有几十人乃至几百人,便安排数张圆桌,每桌10人左右,与会者自由组合入座。
④主席式。即在茶话会上,会议主持人、主人、主宾被安排在一起就座。
4.茶点的安排茶话会一般不上主食,不安排酒品,只提供茶点。
茶话会的饮品,香茶是必备之物,有条件的还可以增加鲜果、糕点及各色糖果。
5.会场的其他布置茶话会现场背景板上应书有“××××茶话会”字样,要突出茶话会的主题。例如:2007年天河区专家技术协会、天河区工程师协会“贺中秋、迎国庆”茶话会;京晋籍博士2009新年茶话会……
茶话会可以根据会的内容和季节的不同,在席间或室内布置一些鲜花,如在夏季以叶子嫩绿、花朵洁白的茉莉为宜,使人有清幽雅洁之感;如在冬季,则以破绽吐香的腊梅和生意盎然的水仙为宜,使人感受到春天的气息。如果是婚礼茶话会,则以红艳的鲜花为好,以示新婚夫妇的幸福和美满。当然,由于条件所限,对花种的选择会有局限性,但不论选用什么花种,对颜色的选择应与会的内容相协调。
在较大的茶话会上,如配以轻音乐或小型的文艺节目如小品、相声等曲艺节目,可以增添欢乐气氛。
6.确定会议程序茶话会的会议议程较为简单。 在正常情况下,商界所举办的茶话会议议程如下:
(1)主持人对主要的与会者略加介绍,宣布茶话会正式开始。
(2)主办单位负责人讲话。讲话一般首先代表主办单位对全体与会者的到来表示欢迎与感谢,并且恳请大家今后一如既往地给予本单位以更多的理解和支持。其讲话应以阐明此次茶话会的主题为中心内容。
(3)与会者发言。根据惯例,与会者发言在任何情况下都是茶话会的重心之所在。为了确保与会者在发言中直言不讳,畅所欲言,通常,主办单位事先均不对发言者进行指定与排序,也不限制发言的具体时间,而是提倡与会者自由地进行即兴式发言。有时,与会者在同一次茶话会上,还可以数次进行发言,以不断补充、完善自己的见解、主张。
(4)主持人作总结,宣布茶话会结束。
【实训】
全面创新管理(简称TIM,即Total Innovation Management)是迄今为止较为先进和科学的创新管理模式。它以技术创新为核心,以组织营销、文化等各种创新的有机结合与协同为手段,凭借有效的创新管理机制和方法,做到人人创新、事事创新、时时创新、处处创新。
近10余年来,日本优秀企业所采取的创新管理战略既不是单纯的“自主创新战略”或是“合作创新战略”,也不是单纯的“模仿创新战略”,而是一种兼有上述三种创新战略优点的“复合创新战略”。
以索尼公司为例,其TIM模式的主要特点和成功之处在于:公司的各事业部都有自己的创新部门,创新在研究中心、实验室和业务部可以同时进行;公司专门设有专利部,拥有专利数量多的人晋升机会大,从而鼓励创新人员申请专利;通过成立创新计划和创新协调组确保创新共享和转移,该组不仅要了解企业内部创新,还关注外部相关创新,通过协调使创新在企业内外分享和转移;企业每年至少要举办2次上下游厂商座谈会,增进彼此的了解,从而有利于推动创新;召开创新座谈会,使创新人员之间以及与外部专家进行交流,以此来培育创新人际关系网络。
阅读以上资料,完成一篇小文章,谈谈索尼公司的座谈会对企业创新有什么作用。每组派一位代表在班上交流。
【知识链接】
茶话会的由来与发展
茶话会通常是指一种备有茶点的社交性集会,它简单朴素,既不像我国古代茶宴那样隆重豪华,也不像日本茶道那样刻板循规,通过饮茶品点,达到畅叙友谊,寄托希望,交流思想,讨论问题,互庆佳节,展望未来的目的,可谓是一种既随和又庄重的集会形式。它顺应中国人聚集一起饮茶聊天的习惯,人们借茶引言,以茶助话,因此广泛地运用于各种社交场合,可谓是近代世界最流行的社交集会形式。
茶话会,这一祖国茶叶文化的奇葩,流传至今,究根追源,可以说已有千年以上历史了。三国时吴末代君主孙皓,每宴群臣,必尽兴大醉。大臣韦曜酒量甚小,孙皓便密赐“以茶代酒”的方法。后来,逐渐产生集体饮茶的茶宴,且普遍起来,一般认为茶话会一词是复合历史上茶会和茶话两辞演变而成的。另一种说法认为茶话会是在茶宴、茶会的基础上演变而成的。它是随着时代的进步,摈弃了过去茶宴、茶会那些费时忘业,以及排场奢靡的历史陈迹,保留了品茗叙谊、论事的内容。两种说法虽有差异,但比较接近,认为茶话会的出现,其雏形可追溯到茶会、茶宴和茶话。
茶会一词最早见于唐代钱起的 《过长孙宅与朗上人茶会》:
偶与息心侣,忘归才子家。
言谈兼藻思,绿茗代榴花。
岸帻看云卷,含毫任景斜。
松乔若逢此,不复醉流霞。
诗中既描写了参加茶会者的神态和感受,又赞美了以茶代酒,茶胜美酒的欢乐之情。
至于茶话一词的出现,比前者要晚些,首见于宋代方岳的 《入局》诗。以后,随着我国茶叶的对外传播,茶话会这种以茶为引的社交集会方式,也慢慢扩大到世界各地,逐渐成了各国人民的一种重要社交方式。
在英国,18世纪时茶话会已盛行于伦敦的一些俱乐部组织。诗人波普曾为此写过一首赞美诗:
佛坛上银灯发着光,
赤色炎焰正烧得辉煌。
银茶壶泻出火一般的汤,
中国瓷器里热气如潮漾,
陡然地充满了雅味芳香,
这美妙的茶话会真闹忙。
时至今日,英国的学术界仍习惯于一边品茗尝点,一边探讨学问,进行学术和文化交流。这种做法,称之为 “茶杯精神”或 “茶壶精神”。
日本是特别崇尚茶道礼仪的国家,但在城市中的商界和社会团体,在众多的社交场合中,以茶话会的方式进行活动的也不乏其例。
东南亚各国更是将茶话会看作一种高尚、文明的社交活动。
 进入20世纪以来,茶话会已成了全球最时兴的社交集会形式。
在我国,特别是进入20世纪80年代以来,也在积极恢复和创导这一古老的传统风尚,大如商议国家大事,欢迎各国使节,庆祝全国性的重大节日,小如开展文化学术交流,良辰喜庆,开张始业,等等,一般都采用茶话会的形式,特别是新春佳节,许多团体、单位总喜欢用茶话会的形式,“清茶一杯,辞旧迎新”。
【自测题】
1.座谈会的主题一般有哪些?
2.座谈会的座位安排有哪些形式?试用实训室的桌椅进行排放。
3.茶话会一般在什么情况下可以召开?
4.茶话会的形式有哪几种?
任务五评审会
 
一、评审会的基本形式
评审会是有关权威机构、专家或其他相关人员对企业某一成果(包括工程、项目、产品、实验等)的可行性、可靠性、科学性以及技术水平、工艺质量等各种指标进行专业性评议审定的会议。对于企业任何重要的成果,都应该至少执行一次正式技术评审。
评审会的形式一般由企业向上级主管部门或权威鉴定机构提出申请,提供有关的资料、数据或样品,上级主管部门或鉴定机构接受资料,并进行评审。由于关系到该成果的价值判断,评审会在进行正式评审前,评审人员对其要进行评审的产品进行把关,确认其是否具备进入评审的初步条件。初步条件具备后,相关部门组织有关领导、行业专家、权威人士、技术人员组成评审小组,约定具体时间召开专门的评审会。
二、评审会的基本内容
评审会的基本内容包括:
(一)汇报
企业根据自己的成果特点、价值、作用、影响,进行专题汇报。
(二)鉴定
评审小组专家从多个方面对成果及相关资料数据,进行真实性、科学性、正确性、清晰性、无二义性、一致性、必要性、完整性、可实现性、可验证性、可测性等进行鉴定。如果有可能,最好制定评审检查表,列出若干指标,逐一进行鉴定。
(三)评审
对鉴定的结果进行评议、审查、讨论。
(四)结论
根据评审会讨论结果,作出最终结论,并出具评审会结论性文件。
三、评审会的组织
评审会的组织方式与一般的会议大体相同,但特别需要注意以下几个问题:
(一)为评审领导专家提供完善的后勤服务
由于参加评审会的都是相关部门的领导和专家,会议的接待和后勤工作一定要高质量完成,在不造成浪费的前提下,尽可能安排周到。
(二)会场布置符合评审程序
评审会若干领导和专家在听取汇报、审阅资料的基础上,对成果进行评议,因此会场布置可以考虑采用U形排放,让领导专家围坐在三边,另留一边作汇报人发言用。
(三)注意控制评审会的时间,劳逸结合
评审会的一个通病是“虎头蛇尾”。刚开始评审时,大家都比较认真,越到后边越马虎。如果评审时间较长,建议每隔两小时休息一次。另外,如果评审内容较多,也可以细分成不同的部分分别进行,严格控制每一次评审的规模及持续时间。
(四)注意控制会议的进程,保证效率
开评审会时经常因“跑题”,导致评审效率很低。有时话匣子一打开后关不上,大家越扯越远,结果评审会议变成了聊天会议。主持人或评审组长应当控制话题,避免大家讨论与主题无关的东西。
(五)控制评审过程中争议的程度
开评审会议时经常会发生争议。适当的争议有利于澄清问题,但当争议变为争吵时就坏事了。争吵不仅对评审工作无益,而且可能会伤害同行间的感情。在评审过程中,我们要尽可能地阐述事实和证据,而不是要说服别人。主持人或评审组长应鼓励大家充分围绕成果发表意见,一旦出现争议及时引导到评审的目标上来。
【实训】
据中国广播网报道,2010年3月9日下午,广西工学院汽车工程系的学生在老师指导下发明的轻型三轮小汽车成功试车。这辆小汽车采用摩托车110CC发动机,宽100厘米,长250厘米,采用玻璃钢车壳,重量不到50千克。经初步测试,最高时速可达60公里,百公里油耗不到1.5升。麻雀虽小,五脏俱全,这辆三轮设计的小汽车具有和普通汽车相仿的方向盘、离合器、油门踏板、档位、刹车,不过只有一个乘坐位。
根据以上的素材,要求各组拿出一份“轻型三轮小汽车”的评审会方案,看看哪一组的方案最合理,由同学打分,最后评出一二三名。第一名的小组组织一场“评审会”,供全班同学观摩。
 【自测题】
1.哪些情况需要召开评审会?
2.评审会的基本内容包括哪些方面?
3.如何才能提高评审会的效率?
 
 

关于我们|帮助中心|广告服务|友情链接|版权申明|在线客服|返回顶部|管理登陆

版权所有 © 2012-2018 南通三角洲文化发展有限公司   网址:http://www.chinawmw.net/    苏ICP备12017549号
建议使用1024*768分辨率及IE6.0以上浏览器对本站进行浏览
在线咨询:    QQ 2692605222   Email:bryshj@chinawmw.net

严正声明:中国文秘教育网(www.chinawmw.net)是原创作品的自由交流平台,欢迎会员踊跃投稿,拒绝平庸之作,严格遵守学术道德,禁止抄袭和复制他人文稿,如有被本网接受录入非其所有的原创作品,或作品内容违反有关规定,一经发现取消本站会员资格,并在本网站通告处理。本网不承担任何责任,但保证在接到投诉并经验证属实后,于第一时间内删除该作品。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)的作品源自文秘教育界一群顶尖级文秘教育名家、博士、教授、文秘专业教学名师及优秀文秘学生、秘书行业名家和一线秘书提供的高质量原创稿源,仅供个人学习、研究、探讨之用,严禁其他用途或商业传播,若因此造成损失,中国文秘教育网在保留追究用户的法律责任的前提下终止对用户提供的所有服务,并且没收相关账号内的点数及会员资格。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)将努力成为自觉遵守学术道德的示范网站。

谢谢合作!

Welcome To www.chinawmw.net!中国文秘教育网是创造资源财富,实现资源价值,增强个人才能的好地方!

苏公网安备 32060202000162号