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模块一秘书信息工作认知

发布时间:2012-12-30  来源:原创  作者:主编:余红平 雷鸣 副主编:周慧 王明丽 段斌贝  发布者:网络秘书  浏览次数:1080  
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模块一秘书信息工作认知
 
 【学习目标】
【知识目标】
了解信息的概念、特征和主要工作内容、程序。
了解企业信息工作的重要性和企业信息内容。
【能力目标】
能够正确理解信息工作的意义。
能够认识到信息对企业的重要作用,熟悉企业信息内容。
案例
日本尼西奇公司原是一家生产雨伞的小企业。一次偶然的机会,董事长多博川看到了一份最近的人口普查报告。从人口普查资料获悉,日本每年有250万婴儿出生,他立即意识到尿布这个小商品有着巨大的潜在市场。按每个婴儿每年最低消费2条计算,一年就是500万条,再加上广阔的国际市场,潜力是巨大的。于是立即决定转产被大企业不屑一顾的尿布,结果畅销全国,走俏世界。如今该公司的尿布销量已占世界的1/3,多博川本人也因此成为享誉世界的“尿布大王”。
提示:1.信息如此重要,那什么才是信息呢?
2.秘书怎样才能做好信息工作呢?
【任务描述】
远利股份有限公司招聘市场部商务秘书1名,岗位职责包括:
(1)负责公司市场业务信息的收集,开拓与维护新老客户;
(2)负责公司概况及公司产品服务等方面的演示与讲解,并组织市场宣传推广活动(包括广告宣传、专题会筹备)等工作;
(3)负责有效客户信息的管理工作;
(4)负责业务跟踪记录表的统计和管理以及项目信息的采集、汇总和定期汇报工作;
(5)负责下列市场业务日常工作:包括外来电话的接听记录,宣传资料的准备和邮寄,资料及文件(包括培训记录、会议记录、经济合同、出差计划与总结报告等)的整理归档,项目评审移交等工作。
文秘专业应届毕业生夏婷,正面临着毕业找工作的烦恼。看到招聘启事后,她开始了准备工作,争取一举拿下。但是对于秘书工作中的信息工作她一直以来都不是特别懂,她开始了解什么是信息和信息工作。
秘书信息工作实务
模块一秘书信息工作认知
任务一了解信息和信息工作
人类进入信息化社会后,所有的制约因素又与企业能否了解和充分掌握信息、运用信息有着不可分割的关联。企业时刻要关注对市场竞争起着关键作用的信息。谁能及时抓住瞬间万变的信息,在大量的信息中去伪存真,把信息变成有用的情报,谁就能真正提高自身企业的竞争能力,谁就能拥有持续发展的竞争优势。
一、信息的含义
“信息”一词来源于拉丁文“Information”,意思是解释和陈述。一般说来,信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
人们常常把信息和信号及消息相混淆,其实,三者的含义是不同的。信号可以用来传递某种约定的声音、光线和标志等。其最大的特点是约定性,它只是信息的一种表现形式,信息是信号的内容;消息是指传播某一事物的音讯和新闻。其主要特征是传播性,容易发生失真现象,消息只是信息的外壳,信息才是消息的内核,只有揭去外壳,才能捕捉内核。平时我们常说到的语言、文字、图形和符号本身也不是信息,它们只是信息的载体而己。
二、信息的主要特征
(一)真实性
信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容,因此,任何信息都要求能如实反映客观的事实,凡不符合事实的东西只能称为讹传,不具有任何使用价值。
(二)价值性
信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容,因此,信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。当然,信息的价值度有高有低,凡具有较高价值的信息往往是在对大量原始信息进行加工处理后才取得的,那些未经过正确取舍与筛选的信息往往比较分散,其价值性也要降低很多。
(三)多变性
由于客观事物的复杂多变,反映其状况的信息也会随之变化,加上信息总是滞后于事实的特点,因此有价值的信息总是处于不断的更新、矫正、扬弃、变化的过程中。
(四)共享性
信息资源与其他物质资源不同,物质资源在使用时具有一次性的特点,信息则不然。当信息的拥有者把信息传递给他人时,他仍有该信息的使用权。可见,除了需要保密的少量信息外,其他一切信息都不具有独占性。
三、信息工作
所谓信息工作,是信息工作人员有组织、有目的、有计划地进行信息的收集、整理,并将形成的信息文稿报送相关决策者的过程及其所需要从事的相关工作。对于信息工作的基本概念,应当把握这样几个层次的问题:
一是信息工作的主体。所谓信息工作的主体,是指信息工作的启动者和实施者,也就是在组织中具体负责信息工作的部门或个人,也就是信息工作者。信息工作的主体一般由信息工作的决策者、组织者和实施者三部分“人”组成。信息工作的主体在信息工作中始终处于主动地位,他们的素质如何对信息工作关系极大。
二是信息工作的客体。所谓信息工作的客体,是指信息工作所要服务的对象,或者叫做信息工作的受益者。信息工作的服务对象主要是具有决策权力的决策者,它可能是某个拥有决策权力的个人,也可能是具备相应决策职能的集体或组织。信息工作能否顺利开展,信息工作能否顺畅,其成果能否被服务对象所接受,在很大程度上与信息工作的客体密切相关。
三是信息工作的影响效应。所谓信息工作的影响效应,是指信息工作的目标经过信息工作实施的一切有组织的活动而得以实现的程度,它是信息工作成效的体现。它主要表现在两个方面:一是作为信息工作客体的决策者,对作为信息工作主体的信息工作者的工作是否持积极肯定的态度;二是信息工作是否对决策者的决策行为直接或间接地产生了积极的影响效应。
信息工作的上述三个构成要素,对信息工作有着直接的影响。做好信息工作,必须把握好信息工作的相关基本要素,并弄清它们之间相互作用、相互制约、互相依存的内在的关系,从而进一步把握信息工作的基本规律。
四、信息工作的程序
信息工作的程序包括收集、整理、传递、反馈、存储、利用。各个环节相互连接,密不可分,形成完整高效的信息工作流程。
信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作基本内容,也是信息工作关键的一步。
信息整理就是将所获取的信息分门别类地加以归纳,使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息,变成能说明事物的过程或整体,显示其变化的轨迹或状态,论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真,去粗取精”的过程。去掉信息中虚假的、不确切的成分,留下真实可靠、有用的信息;去掉信息中粗糙的、相关性不大的成分,留下有价值的信息。对精选后的信息要分类,分项加工整理,可以按重要程度、信息用途分类,也可以按信息来源分类。总之,整理信息的目的在于更好地保存、使用信息,加工整理的过程,同时也是信息消化、吸收的过程。
信息传递是借助一定的载体,通过一定的渠道,将经过加工整理的信息传递给需要者。
信息存储是将有查考利用价值的信息存放保管起来,以备利用。信息按程序存储后,便完成了变原始信息为有序信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有序信息、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。
信息利用是将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用,满足其信息需求的过程。开发和利用信息,可以使信息不断增值,发挥更大的效能,最终达到服务于决策,提高工作效率这一根本目的。
任务二认识企业管理中的信息工作
早在两千多年前,中国古代军事家孙子就提出了“知己知彼,百战不殆;不知己知彼,每战必殆”观点。这不仅适用于军事战争,同样适用于市场经济中的企业竞争。一个企业或者其管理者,在商业竞争中,要做到知己知彼,实质就是要展开全面的信息工作。信息和信息工作对置身于这个时代的企业来说其重要性不言而喻。
一、企业信息工作的重要作用
在现代社会条件下,正确无误的战略,行之有效的战术,无疑是每一个企业努力追求的理想目标。好的结果取决于好的行动,好的行动取决于好的决策,而好的决策取决于准确地、全面地获取信息,这是一个科学的因果关系,是经实践证明了的获胜途径。我们关注的企业信息工作就是为企业制定或选择正确的战略战术服务的,在现代企业发展中发挥着至关重要的作用。主要表现在如下几个方面:
(一)信息是企业决策的基础
企业管理的核心就是决策,而决策的成败关系到企业的存亡。决策在本质上就是一个信息处理过程,由信息的收集、分析、判断,方案的拟定、选择等一系列步骤组成,每一个步骤都离不开信息的支持。决策失败的原因,根本的一条,是判断的错误,是对信息的错误分析,是信息的不准确或缺少造成的盲目,是我们说的“情况不明”。只有积极主动地了解和掌握环境信息,全面、实时地搜集与企业发展相关的宏观经济趋势、产业政策、行业信息和市场信息,挖掘和利用信息体系资源,建立快速反应机制,才能把握市场脉搏和机遇,提高企业的风险预警能力和企业整体决策水平。
案例
小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书,虽然他早就听人说过信息是资源,是财富,但究竟它的价值有多大,对领导决策起多大作用,总感到说不清。在一次领导办公会上,办公室卢主任让小张做记录,他才对信息工作有了切身的理解。
会上,管设备的副厂长提出技术改造方案,以提高企业的竞争力,要求把刚刚收回的一大笔资金,重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时,卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况,供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。
“我先说几条信息请领导们参考:一是我国粮食进入市场后,粮价上调的趋势十分明显;二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害,国际性粮食歉收趋势已定;三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾;第四,今年又是乡镇企业发展很快的一年,这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业,都将以粮食为原料。根据以上情况,我预计,近期粮价必上涨,而且上涨幅度较大,可能每千克上涨0.2至0.5元;我厂每年工业原料用粮10万吨,按每千克原料用粮上涨0.3元计算,每吨将上涨300元,10吨就是3 000元,全年就是3千万!因此,我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料,这样可以降低成本,提高竞争力,获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造。由于经济实力增强了,我们进行技术改造的起点可以更高些,最好能达到国际先进水平。这样,就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础……”
卢主任的发言结束后,会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的托着腮在沉思……
过了一会儿,厂长的发言打破了寂静:“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题,是先搞基本建设和技术改造,还是先购进即将涨价的原料,取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”
大家七嘴八舌讨论起来,会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证,厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议:先购进粮食原料,再进行技术改造。
后来的事实证明,卢主任的预测是完全正确的,他的方案使企业获得了巨大的利润,整整多赚了一个亿!
小张敬佩地对卢主任说:“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”
卢主任说:“信息变化极快,信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙,但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎,它就会从你眼皮底下溜走。淘金,把小张引入了对信息工作的深层思索。王守福.文秘工作案例与分析\[M\].北京:高等教育出版社,2004.
(二)信息可以提高企业的竞争力,掌握主动权
信息被人们称之为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。企业要想在激烈的市场竞争中占据优势,适应市场实效经济的要求,在竞争中掌握主动权,只有借助于企业的信息工作。通过有效的企业信息工作,密切了解竞争对手的产品策略和市场动向,及时跟踪产业技术发展方向和态势,不仅可以为企业制订产品战略、市场战略等提供决策依据,始终保持企业的产品开发和市场竞争处于优势地位,还可以主动地根据市场的需求变化及时调整企业的市场对策,抢占先机。
(三)信息帮助企业密切保持与客户沟通
市场竞争的核心工作之一,就是如何获取消费者的青睐和认可。因此注重倾听消费者的心声,密切保持与消费者沟通是企业市场工作的重中之重。企业通过信息反馈,可以加强与消费者的紧密关联,更多地获取消费者的消费感受及需求诉求,准确掌握市场需求及其变化趋势,以正确地调整产品或市场策略,充分满足消费者的各种需求,改进客户关系和客户服务水平,从而提升企业的品牌形象,最终加强消费者对于企业品牌的忠诚度。
(四)信息能有效提升企业风险防范能力
由于市场变化万千,各种风险皆有可能发生,或对企业构成威胁。通过信息的搜集、整理及挖掘,可以前瞻和预测未来行业发展趋势和变化,有效地规避或降低企业的运营风险,避免大量的人力、物力和资金的投入浪费,提高新品开发项目的准确率和成功率,使企业的发展趋利避害,未雨绸缪,确保企业持续的发展。
(五)信息有利于树立企业在公众中的良好形象
在企业的经营管理中,沟通协调是非常重要的。特别是企业在面对公众时,如果能够坦诚相待,及时、真实公开企业经营管理过程中的信息,将极大促进企业与公众之间的沟通工作,树立企业在公众中负责、上进等良好形象,提升企业品牌价值。
二、企业信息工作的主要内容
企业的信息工作主要是管理信息的收集和处理。具体来说包括以下几项工作。
(一)建立企业信息收集网络,收集各类管理信息
企业信息收集网络是企业的信息工作的基础。在现代通信技术发展背景下,建立企业信息收集网络主要是在原有企业局域网的基础上,用Internet技术改造成内联网(Intranet)和外联网(Extranet),这是企业信息工作的基础。
(二)发展与利用信息资源,实现企业各种资源优化组合
采用各种手段,收集、整理、加工以市场信息为重点的各种信息,建立企业生产、经营、管理决策所需要的各种数据库,进行数据分析与挖掘,结合深化改革进行企业业务过程重组(BPR),理顺信息流程、资金流程与物料流程,进行体制、机制与管理模式创新,推动企业各种资源的优化组合,这是企业信息工作成败的关键。
(三)利用信息资源,发展企业
企业应该充分利用自身的信息资源,并应用在企业生产、经营、管理等各方面,提高经济效益和服务质量,发展企业。这是企业信息工作的核心内容和宗旨。包括利用信息开发出适销对路的新产品、提高管理科学化水平、开展电子商务等,降低经营成本,提高市场竞争力。
(四)开展信息教育,提高职业信息文化素质和全员信息管理意识
通过各种形式和途径强化在职培训,开展信息技术、信息化知识普及教育,提高各级领导、管理干部、科技人员、业务人员、广大职工信息意识与文化素质,培养既懂信息技术又懂业务的复合型人才,这是企业信息工作顺利开展的保证。

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