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模块二信息收集与整理

发布时间:2012-12-30  来源:原创  作者:主编:余红平 雷鸣 副主编:周慧 王明丽 段斌贝  发布者:网络秘书  浏览次数:1867  
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模块二信息收集与整理
 
 【学习目标】
【知识目标】
了解秘书信息工作的内容、特点和常用信息工具。
理解秘书的信息意识。
【能力目标】
能够明确秘书信息工作职责。
能够树立正确的秘书信息意识。
案例
李巧娟是远景集团浙江分公司总经理秘书。新上任不到十天的集团公司总裁下周一要来浙江分公司检查工作。总经理要求小李牵头做好各项接待准备工作。小李老练地给总裁秘书打电话,向他打听总裁有多大年龄、家住在什么地方、性格如何、是否到过杭州、喜欢吃什么菜喝什么酒等情况。
提示:小李做得对不对?有什么不恰当的地方吗?
【任务描述】
夏婷经过努力,终于顺利地进入远利股份有限公司,成为市场部商务秘书。上班第一天,市场部经理便找小夏谈话,要求她不仅要做好市场信息的收集,还要做好日常的信息收集。每天都要把收集到的信息及时整理好交给经理审阅。一从经理办公室出来,小夏就向经理的前秘书,现在的市场部主管老赵请教,开始熟悉秘书的信息工作。下班前,小夏把当天收集的信息放在了经理办公桌上。
任务一熟悉秘书信息工作
秘书信息工作是指秘书部门或是秘书个人采集、处理信息的一切活动。企业秘书信息工作实际上包含了企业经营管理机关秘书部门的信息收集与处理及市场信息的调查处理两部分。前者指的是企业秘书的日常信息处理,后者是根据企业运营的需要,为了解决经营、销售、新产品开发,制定价格战略等问题,是有目的、有要求、有特定市场范围的主动市场信息调查。前者是企业秘书机构作为企业信息网络中枢的信息处理,后者是指企业秘书协调企业营销、策划及专职的市场调查员和推销员所作的市场信息调查和综合处理。两者虽然各有分工,但其目的都是为企业经营决策服务的。这是企业秘书信息工作的根本宗旨。因此,两者互为补充,相互配合,形成一个整体,共同构成企业经营决策不可缺少的支撑系统。
一、秘书日常信息工作主要内容
秘书是为企业决策层或上司个人服务的,通过向上司提供有效信息从而辅助上司决策是秘书份内的工作。秘书日常信息工作的主要内容包括:
(一)日常中的信息工作
秘书日常工作包括值班、接打电话、接待工作、安排活动。在处理这些办公室日常事务工作中,必须按照特定工作内容的需要,做好信息工作。
(二)会务工作中的信息工作事务
会议是信息沟通、信息处理的重要手段。开会的过程就是信息交流、信息处理的过程。秘书的会务工作,实际上是确保会议信息有效流动,实现会议目的。因此,秘书要做好会议期间信息的收集、传递、反馈等工作,做到多听、多记、多想,全面地收集掌握第一手资料。
(三)文书处理中的信息工作
办文是秘书的重要工作,文书是领导了解信息的重要传递载体。秘书每天都要处理大量的文书,从文书的起草、制作、分发,到收文、传阅、归档就是信息工作的整个程序。
二、秘书市场信息工作主要内容
秘书通过商情、广告、报表、凭证、合同、货单、文件、书信、语言、图像等途径广泛收集反映市场上商品生产、交换、流通、消费等有关方面的数据、资料。比如股市行情、银行利率变化、市场需求、原料价格等。
三、秘书信息工作的特殊性
(一)服务的特定性
信息是人类的财富,所有人都可以利用信息。但是不同的利用者利用的目的是不一样的。秘书的信息服务具有特定性,信息工作主要目的是为上司或是领导团体服务。这是秘书信息工作的根本出发点和落脚点。
(二)内容的全面性
秘书信息的搜集要满足企业发展各个时期、各个环节的信息需求,包括市场、行业、对手、经济、政治、环境等多层面信息。信息系统的目的是构建企业“竞争全息图”、消除“信息孤岛”。因此,信息搜集要制定完整的计划,信息数据也要分门别类,使企业内部各个管理层面都能分享所有关联的信息。因此信息收集的要求具有全面性。
(三)渠道的多样性
信息工作的关键是要全方位注重信息资源的有效整合。人际网络关系往往能得到公开渠道所无法获得的信息,而这些信息能对企业快速反应产生影响。如融洽地保持与行业专家、权威人士、商务机构的商业往来,互通有无;定期与合作伙伴举办环境轻松、主题聚焦的沙龙会议;在公共社交场所,如各类展销会、订货会、新闻发布会、学术研讨会等是各行企业汇聚的平台,也是获取信息情报最重要的机会与场所,通过参加这些会议可以获取大量文献资料、实物信息、人际信息等。另外,不同层次的人,包括领导、职员甚至清洁工人都可能成为获取重要信息的来源。
(四)时间的全天性
信息无处不在,无时不在。秘书随时随地都应该做好信息收集的准备。即使是在工作之余或节假日期间,都可以关心并搜集与企业相关的信息,并及时与企业信息管理者进行沟通和反馈,持之以恒,必有成效。全天性工作方法要求秘书要有较高的信息工作责任意识。
四、秘书常备的信息资料
秘书在工作中经常要查阅和利用信息,所以在办公室中应备有常有的信息资料,以便随时翻阅。
秘书常备的信息资料有:参考书(包括工作用参考书、手册、百科全书、字典与词典、年鉴),报纸期刊、统计资料、地图册、内部文献、人名地址录、广告材料和宣传品以及有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编等。
任务二树立秘书信息意识
一、信息意识概念
同样重要的信息,有的秘书善于抓住,有的秘书却漠然视之。这就是源于秘书信息意识强弱的不同。秘书要做好信息工作,不仅要有一定的信息能力和信息知识,更为关键的是树立正确的信息意识。因为信息技能的掌握在很大程度上取决于信息意识的提高。
所谓信息意识,简单地说,是人们利用信息系统获取所需信息的内在动因,具体表现为对信息的敏感性、选择能力和消化吸收能力。秘书信息意识就是秘书对各种信息的敏感程度,是秘书对自然界和社会的各种现象、行为、理论观点等,从信息角度的认识、理解、感受和评价。通俗地讲,就是面对不懂的东西,能够积极主动地去寻找答案,并知道到哪里、用什么方法去寻求答案,这就是信息意识。
有无信息意识决定着人们捕捉、判断和利用信息的自觉程度。现代企业秘书没有科学的信息意识,就不能正确对待大量的信息,就可能淹没在信息的海洋里,成为信息的奴隶。现代企业秘书必须具有强烈的信息意识,善于从无数的信息中主动地挖掘、搜集、整理和应用有利于领导决策和秘书工作的信息;善于敏锐地洞察别人尚未注意的信息,发现问题、分析问题和解决问题;善于将各种信息和自己所关心的问题、需要解决的问题结合起来思考,从而更好地开展秘书工作。
二、信息意识的表现
(一)对信息具有特殊的敏锐的感受力
这是信息意识的突出表现,是一种自觉的心理倾向,能敏锐地捕捉信息,并善于从他人看来是司空见惯的、微不足道的现象中发现有价值的信息。
(二)对信息具有持久的注意力
这是信息意识的另一种突出表现,对信息的态度成为一种习惯性倾向。具有信息意识的人,对信息的关注不受时间和空间的限制,无论是工作范围以内,还是日常生活中,他都习惯用情报的眼光,从情报的角度去观察周围一切事物,去思考问题,把这些信息和自己要解决的问题联系在一起。对这些信息的长久注意力是一个人事业成功的必要条件,也是科研、情报工作突发灵感的基础。
(三)对信息价值有较高的判断力和洞察力
这在某个时刻可能成为事业成功的关键。一个具有强烈信息意识的人,对信息的敏感性,除了他对信息的心理倾向外,更重要的是他对信息价值的判断力和洞察力。面对浩如烟海、杂乱无序的信息,他要能够去粗取精,去伪取真,进行识别,并做出正确选择。
三、秘书信息意识的培养
(一)秘书的信息意识
秘书的信息意识一般表现为对秘书工作中的情报信息具有较高的敏感度,深透的洞察力和大胆的快速分析、反馈、判断和使用能力。实践中就是体现为秘书在工作中搜集信息,利用信息的自觉行为。秘书的信息意识包括信息价值意识、信息安全意识、信息消费意识和信息道德意识等四个方面。
1.信息价值意识信息价值意识是信息意识中最核心的部分。价值是信息之所以被人们重视的根源,也是人们能够主动进行信息活动的根本动力所在。在信息社会,秘书应该具备这样一种观念:为了企业的发展,我们需要信息。每天我们都有海量的信息,秘书要能够从中提炼出有价值的信息为上司服务,为公司所用。
2.信息安全意识信息社会中信息特有的价值属性,决定了一个生活在信息社会里的人要有信息安全意识。秘书更应具备安全意识。每个企业都有一些秘密信息是不允许或是不适合公开的。一旦公开会危及整个企业的利益。秘书要有安全意识,既要做好个人信息的安全防范,又要做好企业信息的安全防范。
3.信息消费意识既然信息是有价值的,那么使用信息便是一种消费行为。事实上,我们每天都在进行信息消费,从报纸上获取信息就要花钱买报纸,看电视获取信息就要交收视费,上网获取信息要交上网费,打电话要交电话费等等。在现代社会,信息已经成为工作、学习、生活、生产、管理系统中最重要的投入,只有投入才会有产出。秘书要树立信息就是商品的观念,信息必须有偿使用,反对那些使用盗版软件、剽窃他人的信息成果等不好的信息消费行为。
4.信息道德意识所谓信息道德意识是指一个人在获取、处理、应用、创造信息时要有道德观念,要自觉接受行为准则和规范的约束,要有遵守有关法律、法规、公约的自觉行动。秘书作为信息工作者应该在信息工作中遵守相关法律法规,不出卖企业信息,不制造、不传播有害信息、假信息,不参与违法信息活动。秘书的信息道德既是秘书做好信息工作的前提,也是秘书职业道德的内在要求。
(二)秘书信息意识培养
培养秘书的信息意识是提高秘书信息工作质量的有效途径。秘书提高个人的信息意识主要方法有:
1.多学多学就是加强秘书信息工作知识的学习,不断拓宽知识面,提高秘书信息理论水平。理论来自于实践。秘书信息工作理论、信息工作专业知识是对实践的总结和概括。我们学习这些理论知识,既是一个间接的实践过程,又是一种理论升华的思维活动。通过这些理论知识的学习,可以从根本上提高秘书对信息工作的重要性和必要性的认识。它还使我们熟悉了秘书信息工作的工作原理,掌握了企业管理活动中信息工作的基本规律,从而让我们利用信息去解决实际问题的主动性和自觉性得到增强。所以,加强秘书信息工作理论学习是培养秘书信息意识的捷径。
2.多看多看就是培养秘书敏锐的信息洞察力。信息工作涉及面广,知识性强。面对错综复杂、扑朔迷离的各种信息资料,秘书不可能把所有信息全部接受过来,只能细心的观察。通过敏锐的观察来捕捉各种能为领导决策提供依据和参考的信息。要真正做到不为繁杂的信号所困扰,不为万变的现象所迷惑,能够抓住那些对领导决策有用的东西,这就需要秘书从两个方面来培养这种能力:一是多阅读各类文件和新闻报刊,提高政策理论水平和鉴赏能力。要及时阅读一些各级党政机关的文件,各类新闻报刊和来自基层的简报、信息等;二是多接收来自外界的各类信息,提高社会认识水平及辨别是非的能力。要做到“眼观六路,耳听八方”,从自然知识到社会科学都应猎取,力争上解天文地理,下谙世风民情,广泛接收来自各地区、各单位、各部门的信息,深入观察进而作出灵敏的反应,及时向领导提供准确、新颖、适用的信息。
3.多思多思就是培养秘书灵活的信息收集和捕捉能力。秘书不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接受和利用。应该主动地、广泛地收集和捕捉信息。在捕捉信息的过程中,一是位置准。要站在领导的位置看问题,多思索哪些是为上司服务的,哪些是为部门服务的,哪些是为一线服务的。要预测到上司决策的需要,主动地对各种信息进行比较。只有这样才能对原始的、零星的信息进行分析、归类,由小到大,由低到高,由点到面,整理出较为完整的信息来。二是内容新。要立足于新,不保留人人都知道的陈旧信息,删除不真实的信息,对一些有疑惑但有价值的信息,结合情况进行查清补充。三是角度好。要突出特色,要针对上司分管工作展开信息工作,以便使上司了解具体情况,增加信息为领导服务的针对性。只有具备了这些超前的捕捉信息的意识,就可以通过不同渠道、不同层次、不同方法、不同人员猎取到各种有用的信息。只要处处留心、广闻博记,就可以挖掘出那些潜在的有用的信息,起到主动服务的作用。
4.多练多练就是培养秘书准确的筛选、整理信息的能力。在日常接触到的信息资料中,有时很难一下子分辨出哪些信息有用,哪些信息无用。有用的和无用的、正确的和错误的、落于俗套和含有新意的、个别的和普遍存在的信息,常常混杂在一起。一些内容对领导决策可能是不需要的,显得多余;一些内容对领导决策是需要的,却叙述不清、显得太少;一些内容甚至是错误、片面的。总之,各种情况都可能出现。这就需要信息工作人员能够熟练的对这些原始信息进行多次分析、识别和判断,去伪存真,去粗取精,增强信息筛选和整理的熟练程度,从众多的一般信息中抓住最有价值的信息。一是筛选细致。信息工作人员要对信息资料加以分析,把一些个别的、零碎的、不系统的信息过滤出去,使模糊度和多余度降到最低限度,以编写出可读可用,符合领导要求的信息。二是整理准确。信息工作人员要经常对筛选出来的信息资料进行有序的、系统的、综合性的融合,通过归纳、排序、分析研究等方法,提炼、推导出一些新的有价值的信息,使经过整理后的信息更加精炼、系统,具有较高的准确性和适用度,能够真正揭示和反映事物的内在联系和内在规律,成为领导决策的依据。
模块二信息收集与整理
项目一信息收集
【学习目标】
【知识目标】
了解信息收集概念、范围。
掌握企业信息收集的方法。
【能力目标】
能够正确地选择收集信息的方法。
能够完成上司交代的信息收集任务。
能做好日常信息收集工作。
案例
几年前,浙江省有一个电信计费的项目,某公司志在必得,成立了由公司副总戴英俊为组长的项目小组。秘书嘉欢受戴总指派,到浙江拜访客户并收集信息。她第一次来浙江,谁也不认识,就分别拜访局里的每一个部门,拜访到局长的时候,发现局长不在。到办公室一问,办公室的人告诉她局长出差了。她就又问局长去哪儿了,住在哪个宾馆。马上就给那个宾馆打了个电话说:我有一个非常重要的客户住在你们宾馆里,能不能帮我订一个果篮,再订一个花盆,写上我的名字,送到房间里去。然后又打一个电话给戴总,说这个局长非常重要,已经去北京出差了,无论如何要在北京把他的工作做通。她马上订了机票,中断拜访行程,赶了最早的一班飞机飞回北京,下了飞机直接就去这个宾馆找局长。等她到宾馆的时候,发现她的老总已经在跟局长喝咖啡了。在聊天中得知局长会有两天的休息时间,老总就请局长到公司参观,局长对公司的印象非常好。参观完之后大家一起吃晚饭,吃完晚饭嘉欢建议戴总请局长看话剧,当时北京在演《茶馆》。为什么请局长看《茶馆》呢?因为她在济南的时候问过办公室的工作人员,得知局长很喜欢看话剧。
局长当然很高兴,第二天她又找一辆车把局长送到飞机场,然后对局长说:我们谈得非常愉快,一周之后我们能不能到您那儿做技术交流?局长很痛快就答应了这个要求。一周之后,戴总带队到浙江做了个技术交流,她当时因为有事没去。
老总后来对她说,局长很给面子,亲自将所有相关部门的有关人员都请来,一起参加了技术交流,在交流的过程中,大家都感到了局长的倾向性,所以这个订单很顺利地拿了下来。
事后,项目组的小李感叹说:“我们可真幸运,刚好局长到北京开会。”
戴总却说:“不是什么幸运,是嘉欢工作踏实,不信你们看看她的笔记本。”说着从抽屉拿出一个小本子,打开一看,里面密密麻麻地记了很多名字、时间和航班,还包括客户的爱好是什么,客户的家乡是哪里,这一周在哪里,下一周去哪儿出差。所有的客户的情况都记在上面。
提示:1.嘉欢的成功给你什么启示?
2.假如你是嘉欢,你会怎么样收集信息?
模块二信息收集与整理
【任务描述】
夏婷应聘远利股份有限公司市场部商务秘书成功。她的上司是市场部经理黄益明。这天黄益明打电话告诉夏婷,公司董事长决定利用本公司在制衣行业的人脉和信息优势进入服装行业。但到底生产什么品种,需要多少投资,他还没有完全定下来。董事长让市场部先收集服装行业的相关信息,写一个介绍我国服装行业基本情况的调查报告,交公司董事会讨论,先给公司董事会吹吹风。如果大家的意见基本统一,那就再委托专门的咨询公司作详细的可行性研究报告。黄经理要求夏婷尽快完成这份调查报告。放下电话后,夏婷打开电脑开始寻找资料。
信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容,也是信息工作的关键的一步。
在一些商场,有时我们可以看到有人煞有介事地在翻看吊牌,但从来不见他买,其实,这就有可能是竞争对手派出的人,在了解你的产品价格、新品情况和销售情况。这些人员,就是信息收集者。
在市场经济条件下,竞争成为企业生存的常态。知己知彼,方能百战不殆。信息成为了我们展开市场竞争的基础。信息的收集更是重中之重。作为企业员工,要清晰认识到信息的重要性,树立起主动收集信息的意识。秘书更是要肩负起收集信息的重任。秘书收集信息的多少、质量的高低等都直接影响到信息工作的质量,进而影响企业决策。一个企业只有收集了大量正确、全面的信息,领导层才能做出科学的企业发展决策。
案例
日本政府和企业对信息工作非常重视,有人形容日本人在收集信息方面像梭子鱼一样什么都不放过。的确如此,日本一些大的公司和企业在世界各地都有自己的外派机构,这些机构既是营业点,又是信息收集点。日本最大的企业之一——日本三菱公司就十分重视信息的收集与研究,雇佣了许多人包括外国人,在国内外专门从事商业信息的收集。该公司的信条是:企业的成败在于经营,而经营的关键在于信息和预测。日本索尼公司在20世纪50年代还是一个不起眼的小企业,1953年,该公司总经理盛田昭夫在美国考察时
获得了晶体管问世的信息,立即从美国引进该项技术用于收音机和电视机,从而使企业获得了飞速的发展,并跨入了日本公司的前列。日本三井物产株式会社也是日本大企业之一,它蓬勃发展的一个重要因素也是信息。它建立了一个覆盖全球的信息网,每天获取的信息量达5万件以上,世界各地发生的重大政治、经济和贸易信息,三井总部都能了如指掌。
任务一确定信息收集的方法和范围
市场经济环境下,任何企业每天都要面对生存、发展所带来的种种问题。在今天的商业竞争中,谁掌握了充分的信息,谁就能在商战中掌握主动权。日本企业在世界范围内都有重要影响力和竞争力,与其重视信息工作是紧密相关的。
一、确定信息收集的范围
在现代市场经济条件下,企业所面临的生存环境越来越复杂多变。面对企业周围存在的各类信息,秘书只有明确信息收集的范围和收集重点,才能做好信息工作。
从宏观角度分析,秘书收集信息的范围包括:
(一)企业信息
企业基础资料:企业历史、基本状况简介、规章制度、经营业绩、科研成果、各项荣誉等。
企业概括:包括企业名称、性质、地址、电话及传真、网址、业务范围、主要产品、近年业绩情况。
企业财务状况:包括企业注册资本、负债、盈利状况等。
企业信誉与信用等级情况。
企业背景:企业历史、企业组织结构、股东情况及股东变化、企业领导层及主要领导人情况。
企业经营活动信息:企业开展的各类经营活动动态信息,包括产品研发、生产、上市、销售等环节信息;生产工艺革新、生产设备更新;公关宣传活动、企业文化建设活动等。
(二)合作伙伴信息
企业的合作伙伴主要包括:
为公司提供原材料、技术、能源、生产设备的供应商。
从事公司产品或服务代理、批发、零售业务的销售商。
为公司经营管理提供物流、金融、咨询、市场推广、研发等各项服务的服务商。
秘书应收集企业所有合作伙伴的信息,包括:合作伙伴的企业或组织概括,财务状况、信誉与资信、企业经营状况、企业背景等。
(三)市场信息
企业市场信息包括:
行业信息:公司主要业务或产品所处行业的市场消费动态、供需趋势、各种会展机会、技术发展趋势、价格趋势、产品功能发展趋势等。
本公司产品信息:公司产品基本情况、生产销售情况、市场占有率、消费者满意情况、与同类产品比较等。
客户及消费者信息:客户的资信、经营方式与范围、经营能力、市场营销特点、市场占有率及客户有关背景方面的信息。消费群体基本情况、主要特征、消费时尚、消费趋势等。
竞争对手信息:竞争对手企业基本信息、产品与技术信息、新产品研发、营销战略与特点、重要公关活动等。
案例
上海万兴生物制药有限公司的企业信息
上海万兴生物制药有限公司创建于1996年,是香港万兴企业有限公司和北京国安电气总公司共同控股的合资企业。公司坐落于浦东新区金桥出口加工开发区,占地2万多平方米,注册资金3 000万美元,总投资6 000万美元。公司拥有通过国家食品药品监督管理局认证的GMP生产车间3 000平方米,全面实行GMP规范管理。是一家以科研为基础,集开发、生产和销售为一体的新型生物制药企业。
公司地址:上海市浦东新区杨高北路4705弄58号邮编:201206
办公电话:02158993708传真:02158993709
网址:http://www.wanxingbio.com.cn
Email:wanxingbio_hr@yahoo.com.cn(行政人事部)
主要产品:艾夫吉夫、来氟米特、重组人干扰素α2a、α2b发展战略:紧紧围绕基因重组蛋白药物筛选开发,依托高校(复旦——万兴生物医药研究中心)这一研究平台,借助其雄厚的科研力量发挥企业本身“中试研究”平台优势,不断开发出具有一定市场前景的创新(一类)药物。根据计划,每年至少要有2~3个创新药物进入临床研究,使企业发展成为一个强大的生物制药“中试研究基地”,并以“酵母”表达系统(重组蛋白药物)为主,基因治疗药物为辅的生物制药企业。
营销策略:综合利用传媒工具,采取针对性营销手段,迅速提升企业形象及品牌知名度。
整合营销传播推广计划:
(1)企业产品推广—FAB法则
F—feature(因为)特性—万复洛(罗)是酵母分泌型新一代干扰素。
A—advantage(具有)优势—生物活性高、低素、低热原的优点。
B—benefit(产生)利益—疗效好,副作用小,质优价低。
(2)企业广告语:万兴生物,关心您一生的健康!
(3)媒体宣传包括电视、广播、报刊的专题科普教育。
(4)面向患者的防病治病手册;面向医生的用药治疗手册。
研发战略:上海万兴生物制药有限公司作为一个以生物技术新药研究、开发为主的高新技术企业,通过企业化的科研管理,系列化的产品研发,全方位的科研项目技术合作、技术转让、技术服务,实现社会效益和经济效益。①以知识产权为根本;②以市场为导向;③技术的先进性与可行性相结合;④短期利益与长期发展相结合。
企业文化战略:
目标—世界一流的生物技术企业
创新—我们的灵魂
真诚—我们的作风
卓越—我们的追求
(四)法律政策信息
任何一个公司都必须在国家有关法律和政策下开展经营管理活动。正确理解和执行国家法律法规,充分利用国家政策,既能够保障企业利益不受侵害,又能改善企业与政府公共关系。秘书不仅要收集我国现有的法律、政策、规定,还应注意收集与公司有业务往来的公司所在地的法律政策。
(五)宏观经济金融信息
随着我国外向型经济不断发展,我国企业参与国际商务活动日益频繁,我国经济与世界经济关系日趋紧密。2008年因美国次贷危机导致的世界金融危机也严重影响我国经济发展。在长三角、珠三角等区域,很多从事对外贸易的中小型企业纷纷破产。10月,一些大型公司也出现企业破产、老板出逃的情况。现代企业发展与世界经济局势已经密不可分,因此秘书应收集国内外宏观经济信息和金融信息。经济信息包括宏观经济动态、国家经济政策、经济发展导向等。金融信息包括国内外金融动态、外汇汇率变化、国际国内证券市场行情、贸易对象国利息汇率、投资、信贷信息等。
(六)交际活动信息
凡是企业领导要参加的各种交际活动,秘书都要及时掌握有关方面的信息。要迅速掌握会见活动的内容、时间、地点、具体要求等情况;设法掌握对方背景材料、生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况,明确上司对这次会见的指示或批示。
案例
丽莎是某制药公司总经理秘书。公司这几年抓住机遇,发展迅速,年营业额已超过2亿元。这天上午总经理正在召开人力资源专题办公会议,公司市场部经理林平给丽莎来电话了:
“丽莎,你好!我是市场部林平。”
“林经理,您好!”
“老板这几天能有时间吗?砺剑广告公司的余总想过来拜访他,一起吃顿饭。”
“老板开完会后,我问一下老板的意思,回头给你电话。你看可以吗?”
“谢谢!”对方放下电话。
总经理散会后,丽莎马上把林平的意思告诉总经理。
总经理想了一会后反问丽莎:“你看我有必要见这位余总吗?”
“?”丽莎不知如何回答是好。
请思考:丽莎的问题出在哪里?丽莎应该怎么做才比较适当?
二、秘书信息收集的重点
秘书的信息收集范围比较广泛,因此在实际工作中,秘书必须根据自身所处企业的组织规范程度、规模大小、岗位职责等来确定信息收集的重点。秘书在把握信息收集重点时,必须围绕服务上司展开信息收集。
(一)与上司业务有关的信息
秘书应围绕上司中心业务工作(即上司所分管的工作)收集信息,服务上司决策。对于组织管理比较规范、结构健全的企业,信息收集的任务会分解到具体的部门。比如发展战略部负责收集与公司发展相关的政策信息、行业信息等;市场部负责收集市场信息、消费者调查等;研发部收集有关新技术的信息。因此,秘书根据所服务上司的中心工作开展信息收集,重点突出,能提高信息收集的效率和质量。
(二)上司交际活动信息
秘书收集信息的另一个重点是上司交际活动信息。为上司安排交际活动是秘书工作的一个重要内容。在“人情即商情”的现代社会,老板的人脉范围将直接影响到其“财脉”的发展,而作为老板或上司的左膀右臂的秘书,当之无愧地应为老板安排商务宴请、大小活动。在安排上司交际活动中,为上司收集相关信息,能提高交际活动的针对性、有效性。秘书要做好为上司交际活动收集信息工作,必须在日常生活中做有心人,注意积累诸如各类餐厅位置、特色、环境特点等日常信息。
【职场吹风】
2007年4月7日中午11点,咕嘟妈咪“e流秘书会所”开通典礼——首届秘书试吃暨秘书会员推荐餐厅发布会在环境幽雅、颇具古典欧洲风格的申粤轩(中环广场店)正式揭幕。活动现场,10位不同行业的公司秘书会员齐聚一堂,亲历这个新兴的秘书会员活动。此外,出席本次活动的嘉宾还有餐饮店的经营者。
在“人情即商情”的现代社会,老板的人脉范围将直接影响到其“财脉”的发展,而专门为老板安排商务宴请、大小活动的秘书们,也当之无愧地成为老板或上司的左膀右臂,当然,这同时也意味着他们要更多地为找餐厅、订位子等琐事而费心。
基于这样的情势,咕嘟妈咪网站推出了全新的秘书会员俱乐部——“e流秘书会所”。通过聚集沪上优秀企业的秘书以及从事秘书工作的会员,为其提供关于商务宴请等信息收集、餐饮店介绍等服务,为秘书会员的工作带来诸多便利。可以说,“e流秘书会所”是一项为从事秘书行政工作的人员量身定制的服务。
每个秘书原本对某一家餐厅见仁见智,如今,咕嘟妈咪通过“e流秘书会所”这个平台将他们汇集到一起,不定期地邀请他们对各家餐厅的菜品进行试吃活动。在试吃会上,秘书们可以畅所欲言,将自己对这家餐饮店的意见表达出来,咕嘟妈咪通过对这些宝贵的意见进行汇总,并提供给这些餐饮店。那么对餐饮店来说,这无疑是改善自我、提升自我的最佳意见指南,可以借此不断改进自己的菜品以及经营水平,为自己赢得更多的客源。而对于广大秘书,他们也可以从中感受到自己的意见得到了极大的尊重,这样就可以在秘书会员、餐饮店以及咕嘟妈咪之间产生联动的良性循环,一方面,有效传达了咕嘟妈咪是“餐饮店的支持者”这一服务宗旨;另一方面,也为秘书提供了一个良好的平台,不仅使他们在安排商务宴请、找餐馆定位子等事务上有了更多可供参考的意见,同时也得到了一个与同行分享经验、交流工作心得的机会。
三、秘书信息收集的方法
案例
小毛是巨州市移动公司总经理办公室秘书。今天上班,分管客户服务的余副总交给小毛一个任务。最近公司客服部接到的客户投诉比较多,余副总要求小毛收集一下客户对公司的意见,并根据客户意见提出整改方案,提交公司总经理办公会议讨论。
请问秘书小毛可以用什么方法来收集客户对公司的意见呢?
秘书在信息收集时,应根据所收集的信息的分布范围、流通渠道以及实际收集过程中人、事、地的不同采用不同的收集方法,主要包括:
(一)观察法
观察法是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事务,获取信息的方法。观察法是收集、获取信息的最基本方法。秘书在采用观察法收集信息时,往往要通过亲自到现场,借助听觉视觉或录音机、摄影机、摄像机等记录客观对象的活动。
(1)观察法的优点:
方法简单、灵活;
获得较为客观的第一手信息材料;
适用于对环境、人事、事件实际状况的了解。
(2)观察法的缺点:
不易收集到深层信息;
获得信息量有限;
观察效果受秘书观察能力的影响。
它适用于新产品的宣传和促销及跟踪调查,有利于掌握客户对新品的第一感觉和评价,以便及时回馈相关信息。
(二)阅读法
通过阅读书刊、杂志等,从中获取信息。书刊、杂志等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体,兼有宏观信息和微观信息,信息周转快。
(1)阅读法的优点:
获取信息方便;
获得信息量大,适用性强;
能全面提供工作需要的参考信息。
(2)阅读法的缺点:
书刊,杂志的信息来源多,信息可能失真,有杂质;
需要筛选,判断信息的真实性。
【职场经验】
秘书每天都要传送、处理各种各类的文件和信函。一个公司有可能同时订阅所有定期发行的杂志、报纸。因此,秘书在办公室工作中要留心收集信息,一旦发现有用的资料,马上加以标记。
在浏览杂志的时候,发现里面有感兴趣的东西,就用红铅笔在底下画上波浪线,或者把它剪下来,贴在没有保存价值的旧杂志上。如剪下来的很不规则,也可以贴在16开的复印纸上,一定要把杂志的名称和日期记下,如果杂志本身还有价值,不应随便剪坏,可以把其中所需要的内容复印下来。在这一过程中应该注意:
1.不好剪贴就复印有些内容比较重要,想把它剪下来却又舍不得,因为这一版都有用,剪下这一篇会破坏整个版面。遇到这种不能剪的情况就复印。
2.剪报要利于通读比如日本报纸的排版都习惯竖排,读的时候从右到左。这一段结束后,下一段又是右到左。如果在上一篇的分段处正好接着下篇的开头,稍不注意,在剪报时很容易就把一篇文章的结尾处丢掉。另外还要注意把那些附在旁边而又没有关联的文章剪掉,以便于阅读。
3.摘记即利用手册或卡片,将欲保存的信息资料整理摘录下来。采用摘记的方法收集资料要注意摘抄准确、内容简要、妥善保存、便于查找。
4.标记重点由于秘书从报纸杂志上收集的情报内容都是一般的,而老板看时并不一定都会那么仔细,在忙的时候,甚至用眼睛扫一下标题就过去了。所以秘书现在的责任就是把重要内容用记号笔画上重点线,以引起他的注意。
5.说明和注释对于那些篇幅较长的文章,特别是国外杂志上与本公司有关的最新报道,一定要在文章旁边加几行提纲挈领的说明文字,遇到一些新名词和英文缩写,要加以必要的注释。
6.记录秘书在日常的工作中有没有意识到会议上上司或有关人士的发言、指示、建议或意见都是很有代表性的,只要将这些东西记录下来,加以分析整理,就可提炼出有价值的信息。
(三)询问法
询问法是秘书通过提问请对方作答来获取信息的方法,是询问者意图完全公开的一种方式。询问的形式有人员询问、电信询问、书面询问。人员询问是进行面对面交谈获取信息;电信询问是借助于电话和传真等信息传递工具收集信息;书面询问是根据信息需求,设计制成有一定结构的大纲或统一格式的问答调查表收集信息。
(1)询问法的优点:
应用灵活、实用;
直接交流、互动沟通;
能获得大量有价值的信息;
能获得语言信息和非语言信息。
(2)询问法的缺点:
要求秘书具有一定的素质和能力,能很好地运用询问技巧;
书面询问较复杂、难掌握;
费用较高、时间较长、规模小。
(四)问卷法
问卷法由收集者向被收集对象提供问卷(精心设计的问题及表格)并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法。
(1)问卷法的优点:
避免主观偏见,减少人为误差;
节省时间、人力和经费、效率较高;
收集的信息便于定量处理和分析。
(2)问卷法的缺点:
问卷的回收难以保证;
问卷的质量难以保证;
要求被调查者具有一定文化水平。
(3)问卷的结构:
封面信:说明调查者身份及调查内容、目的、意义;说明选择调查对象的方法和对调查结果的保密措施。
指导语:对填写问卷的要求、方法、注意事项等作总体说明,一般以填写说明的形式出现。
问题和答案:是问卷的主体。包括一般问题、主要内容、敏感性或复杂性问题、个人基本状况。
其他信息:调查者姓名;被调查者姓名、地址、电话号码、问卷发放及回收日期等。
(4)问卷的类型:
封闭式问卷,又称固定式问卷。它的答案是固定的,只能在规定的几个答案中进行选择,选定的答案打“√”。
例如:您喜欢哪一方面的书籍?
□政治理论□科学技术□文学艺术□企业管理□其他
开放式问卷:又称自由式问卷。它没有固定答案,可自由回答问题。
例如:您选购商品时考虑的因素是什么?
您对家中使用的洗衣机哪些方面不太满意?
(5)问卷法的步骤:
问卷设计。
试用和修改:问卷设计出来后,可进行小规模试用,从中发现问题,进行修改,以保证收集到高质量信息。
选定问卷的调查方式:问卷制好后要确定调查形式。
问卷调查的形式有:
报刊问卷:在报纸和刊物上公布问卷;
邮政问卷:通过邮局把问卷寄出,对方回答完后按指定地址寄回;
发送问卷:把问卷直接分发,对方立即填写,调查者直接回收问卷。
对信息进行统计分析
案例
巨州移动通信有限责任公司调查问卷
同志:您好!为了解巨州移动公司服务工作中存在的不足,为客户提供更好的服务。我们拟定了旨在改进服务管理与提高服务质量的调查问卷,希望听取您对移动公司服务改进的意见和建议,敬请您给予配合并认真填写,非常感谢您的支持与合作!
一、被调查者基本情况(请在与您对应的方框中打“√”)
居住区域:□城市□县城□乡镇□农村
年龄:□20岁以下□21~30岁□31~40岁□41~50岁□51~60岁
□60岁以上
性别:□男□女
文化程度:□高中以下□高中□大专□本科□本科以上
职业:□行政机□事业单位□企业□自由职业者□农民□学生□其他
被访者是移动哪一类的用户?
A.全球通VIP用户B.全球通普通用户C.神州行智能网用户
D.神州行签约用户E.动感地带F.集团用户
被访者平均每个月的话费支出:
A.50元以下B.50~100元C.100~150元D.150~200元
E.200元F.300元以上
二、调查问题
1.您对移动公司营业厅的服务感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
2.您对移动公司1860的服务感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
3.您对移动公司的投诉受理服务满意程度如何?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
4.您对移动公司的业务宣传资料满意程度如何?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
5.您对移动公司的网络质量感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
6.您对移动公司推出的业务内容感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
7.您对移动公司向您提供的缴费服务方式感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
8.您对移动公司推出的话费优惠措施感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
9.您对移动公司提交给您的话费账单感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
10.您觉得“移动公司发给您短信,提醒您尽快交话费”这种作法对于您及时缴费,保证手机顺畅使用帮助大不大?
A.非常有帮助;B.比较有帮助;C.不太有帮助;D.一点帮助也没有
11.对于移动公司的积分回馈活动,总的来说,您的满意程度如何呢?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
12.若您是VIP客户,您对移动的大客户服务感到满意吗?
A.非常满意;B.比较满意;C.不太满意;D.不满意
三、您对巨州移动公司服务工作还有哪些宝贵的建议和意见,请简要予以陈述。
(五)网络法
网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络,它是以资源共享为目的,使用同一协议,通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。网络所提供的信息服务有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。
(1)网络法的优点:
信息时效性很强;
最新信息补充及时;
收集信息迅速、广泛;
收集信息不受时间、地域的限制;
能收集文字图表信息和声像信息。
(2)网络法的缺点:
信息来源复杂,有大量未经核实的信息和信息垃圾;
需要掌握计算机知识。
(六)交换法
交换法就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换。秘书可通过交换信息的方式获得有关的信息,特别是与业务频繁的企业建立稳定的信息交换网络,在信息上互通有无。
(1)交换法的优点:
实现彼此间的信息共享;
获得信息及时、适用;
节省信息收集时间;
可临时交换各自感兴趣的专题性信息;
可根据需要,商定交换信息的方式、内容,期限。
(2)交换法的缺点:
信息交换建立在自愿、互惠的基础上;
要注意信息保密问题;
交换信息的范围窄。
(七)购置法
包括订购、限购、邮购、代购等。主要购买与收集信息目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘。
(1)购置法的优点:
相关信息比较集中;
许多出版机构和书店都有订购业务;
获得大量系统化、专业化知识信息。
(2)购置法的缺点:
费用高,花费时间和人力;
要从大量信息中筛选有价值信息;
信息要经过真实性鉴别以后利用。
四、秘书收集信息的技巧
(一)熟悉上司
作为助手,秘书必须熟悉自己的上司,这是做好秘书工作的前提,也是做好信息工作的前提。只有这样,你才能做到有的放矢。
在日常工作中,秘书不仅要了解自己的上司主管哪些工作,分管哪些部门,而且要了解上司目前最关心的是哪些问题,工作中有哪些新的打算,等等。只有这样,秘书才能把握自己收集信息的重点,当上司需要的时候,就可以及时给上司提供相关信息。
那么,秘书怎样才能知道上司当前工作的重点呢?对于这类问题上司一般都不会有明确的指示,只有靠秘书自己去观察,去琢磨。通过留心观察,大概掌握上司工作的重点,对于一个经验丰富的秘书来说,这应该是一种职业本能。
(二)广闻博见
要想做好收集信息工作,归根到底就是要勤奋工作,多听多看。由于秘书所处的地位特殊,因而很容易收集到各种各样的信息,不过,这些信息的可信度如何?有没有实际价值?这就要靠秘书的判断力来判断,而这种判断力实际上就是秘书水平和素质的表现,它扎根于秘书平日的多听多看。秘书做好信息工作的窍门就是平时多看、多听、多问,抱着“三人行,必有我师焉”的谦虚态度。
(三)取得同事配合
信息收集工作是一项复杂又庞大的工作,如果光靠秘书一个人,肯定很难做好。单就各种文字信息而言,秘书要将各种报纸杂志从头到尾看一遍都看不过来,何况还要对它们进行整理。所以,秘书从事收集信息工作,如果不与各部门同事配合,取得他们的帮助,那就很难满足上司的需要。
为了取得各部门同事配合,秘书要有一种诚恳谦虚的态度。不管是谁,只要掌握了“信息”,秘书就要虚心向其请教,只有这样,才能得到他们的信赖,他们才会知无不言、言无不尽,且言之有物。
当然,在收集信息过程中,秘书光有谦虚的态度还不行,如果不能互通有无,总让对方单方面为你提供“无偿服务”,那这种状况也不可能长期维持下去。因此,只要不违反保密规定,你也可将自己收集的信息提供(复印或用电子邮件的方式)给那些为你提供信息的部门或个人,并且将他们提供信息所产生的作用特别是上司对这些信息的评价告诉他们,使他们能对自己的工作成绩和工作意义有一个全面的评估。
任务二了解信息收集的渠道和原则
一、秘书收集信息的渠道
在信息收集上,我们要消除两个误解。一种是畏难情绪,认为信息特别是重要信息是人家宝贝,被看管得很严,我们收集不到有价值的信息。另一种是间谍意识,认为信息的收集人员,要像那些政治或者军事间谍一样,不择手段,偷盗抢骗。这两种误解都是不可取的,信息收集的渠道有很多,而且都是合法、正当的。
根据信息的扩散方式,可将信息的收集渠道分为正式渠道和非正式渠道。
(一)正式收集渠道
1.公共传播载体在当代,大量市场情况和动态的信息是通过出版发行系统、广播影视系统和互联网公开传播的。因而从图书、杂志、报纸、广播、电视、互联网、行业协会出版物、会议文献、技术报告、产品标准及样本及有关单位赠阅的资料信息中获得信息,是我们收集信息的极其重要的途径。
公共传播物辐射面宽、信息含量大、时效性强。如电台、电视台多数都有经济节目,可供大量的商务信息,还有新闻、科技、广告等节目,通过收听、收看、录音便可从中收集有价值的信息。
随着越来越多的企业建立网站、或是开展网上营销和促销活动,收集信息工作变得更为方便,更富成本效益。在竞争对手的网站上通常都有着丰富的信息内容,首先值得一读的是其新闻发布稿。一般企业的新闻发布稿内容详尽、丰富,若能接触到原始材料,会有助于你从中收集“可操作的信息”,从而得出可靠结论。利用搜索引擎,借助企业网站,你可以轻松获得有关企业的许多最新数据。随着互联网的发展,它已经积累了一个比较完整的信息链,利用互联网收集信息已成为企业信息工作的重要内容。
随着新技术手段的不断发展,企业还可以从数据库,尤其是商情数据库得到所需要的信息。目前国内外有许多此类数据库,如:《中国企业、公司及产品数据库》、《中国百万商务通信数据库》、《中国经济信息数据库》、《中国科技经济新闻数据库》、《中国科技成果数据库》及国外的DIALOG、ORBIT、ESA IRS等。
案例
丽娟是一家奶制品公司的办公室秘书,她定期会对本市其他牛奶企业的网站进行查询。一天,她在本市另一家大型牛奶企业的网站上看到一则该公司将在下周举行的本市农业博览会上举行促销活动和新产品发布。她立即将这一消息汇报给总经理。公司立即召开研发中心和市场部会议,决定调整自己的博览会的展览方案,并决定把原计划下月初举办的新产品发布会提前到博览会前一天晚上举行。
2.各种社会活动参加企业相关的招商会、展览会、交流会、学术会议,以及企业举办的技术鉴定会、订货会、新闻发布会等,可能获得:工商会资料,交流会和学术会议资料,企业的广告、产品介绍、产品样本等。
3.向有关单位索取资料有些信息并非都载于大众化的出版物上,需要通过派人磋商或发函联系等方式才能获取,这可以是无偿的,也可以是有偿的。如国内外企业的产品样本、产品说明书、产品介绍、企业内部刊物、实物样品等。有些企业为了宣传产品,推销产品,扩大企业影响,往往愿意免费赠送有关资料。许多单位之间建立了市场资料的相互交流制度,这样的交换可使双方互通有无。
4.专利文献专利技术是一个国家、一个企业在竞争中取得技术优势、立于不败之地的有利武器,同时专利情报也是企业竞争情报中必不可少的一部分。
当前,市场竞争的焦点既是技术和服务的竞争,也是专利的竞争。据统计,世界上发明创造成果的90%以上都能在专利文献中查到。因此,公开出版的专利文献已成为企业获取竞争情报的一个重要来源。
企业既是市场竞争的主体,也是技术创新的主体。市场竞争归根结底是高新技术的竞争,谁拥有高新技术专利,谁就能占据市场竞争的优势,占领并赢得一方市场。而通过查找专利信息,企业可以了解某一项技术的市场前景和潜力,潜在的竞争对手及其市场地位、技术水平等信息,用来预测企业未来的研究方向及市场定位。因此,企业必须制定专利信息战略,借助专利信息,及早发现萌芽技术,尽快开发出优于现有技术产品的新产品、新工艺,抢先投放市场,争取竞争的主动权。同时,应注意分析竞争对手的专利保护范围,绕过或冲破竞争对手的技术垄断,取得自主专利权,从而保持市场竞争优势。
据世界知识产权组织统计,如能充分利用专利文献,首先可以节约40%的研究开发经费,少花60%的研究开发时间。因此,企业在科研立项、新技术和新产品开发前,应该进行专利文献的查新检索,这样可以解决科研、生产过程中的技术难题,启迪科技研究和开发人员的创新思路,提高研究开发起点,避免低水平的重复研究,节约新产品的开发时间和经费;其次,可以作为技术引进的决策依据,积极开展专利许可贸易,走引进创新之路;另外,在开展对外技术贸易时,可以查清引进技术的法律背景,争取技术判断的主动权,避免技术引进的盲目性,节约技术引进的开支。
【职场吹风】
由于专利权具有时间性,在专利技术贸易中要特别注意卖方所拥有的专利权的法律状况,以免对过期失效的专利支付冤枉钱,吃亏上当。有时在一份专利许可合同中,可能包括多项专利,而每项专利的有效期又可能不相同,此时支付的使用费数额要根据有效期的长短分别计算,对专利权终止或无效的专利,应随时停止支付专利使用费,在这方面国内已有教训。某汽车企业和A国达成合资经营协议,对方以技术作价入股,其中有专利97项。事后我方人员到国家知识产权局专利文献馆一查,惊呼上当:对方作价入股的97项专利中,有多项已过期,4项当年到期,13项刚申请专利。按法律规定,过期专利可以无偿使用,当年到期的,来年可以无偿使用,刚申请的,还不能作为专利技术。但这时协议已签,木已成舟。
5.竞争对手的公开资料竞争对手的许多公开资料,如企业广告、产品说明书、产品报价单、企业简介、企业刊物、企业年报、企业领导讲话等,表面上看没有什么机密可言,但认真分析与研究,同样能发现许多有价值的信息。以许多企业铺天盖地的招聘广告为例,这些广告在常人眼中可能一闪而过,但经过信息人员精心分析、提炼,有可能发现价值不小的信息。
案例
美国MC通信公司在开展电子邮件业务之前几个月,打出要招聘数名通信工程师和工人的广告。该公司的竞争对手在研究分析这一广告之后,确认这个公司招聘人员正是因为他们有拓展业务的计划,从而采取了先发制人的应对措施。
因此,一些企业信息人员特别注重研究竞争对手的CI手册、员工手册、企业法规、内部刊物、公关文稿、互联网发布的信息、重要领导人讲话和文章等,从中收集到有价值的信息。
(二)非正式收集渠道
1.建立人际网络收集人际信息人际信息指通过人际交往获取的信息或别人告诉你的信息。当你的销售人员中的某人告诉你一家企业可能出售分公司,这是人际信息。你在聚会中听到你的竞争对手换了新经理,这也是人际信息。据对一些中小企业的经理的调查,了解他们获取信息的方法,结果显示绝大部分经理人把人际信息看作信息的重要来源之一。获取人际信息的方法包括交谈、询问、采访等方式。
对竞争对手有利的信息泄露很大程度上是由企业员工无意中透露的,如他们在接受采访、参加会议、发表著作,甚至日常生活中皆有可能泄露企业的敏感信息。因此,建立人际网络,有意识地接触竞争对手的雇员,与竞争对手的经理、技术人员、职员交朋友,便能以非常自然、巧妙和令人舒服的方式从对方口中获取更多信息。通过人际网络获得的信息,许多细节往往具有重要的价值。
案例
李毓是一家藤器制品公司的总经理。最近几年公司业绩一直下滑,藤器家具市场空间越来越小,李总整天为此烦恼。一天,他去看望刚从国外回来探亲的老同学。在老同学家里,看到一幅老同学在国外的照片,照片里四方形的编织篮里铺着垫单和被子,一只狗正在睡觉。与老同学聊天,才知道西方一些国家很喜欢养宠物,但是人们却经常为如何在居室里安置宠物而烦恼。李毓突然意识到自己公司发展的出路了:发挥自己生产藤器制品的优势,生产宠物居具,既让宠物舒服,又使居室得到美化和整洁。他立即让人制作几款样品交给老同学带到国外。很快他收到了美元的订单。
2.通过第三方获取信息所谓第三方是指与企业发生联系的组织和个人,包括广告商、供应商、经销商、企业主管部门、银行、咨询机构、证券商、行业协会等。由于业务上的联系,他们了解企业的发展战略、资本结构、产品结构、销售渠道乃至经营状况等各方面的情况。第三方通过发表谈话,参加各种活动,接受采访等能释放出大量与企业有关的数据。尤其是许多公司的大客商既买该公司的产品也买竞争对手的产品,随着利益统一体时代的到来,厂商之间是“肝胆相照,无话不说”,客商对厂家的底子了如指掌,尤其是在产品性能、价格、网络等方面更是一清二楚。因此,询问关键客商,建立客商信息交流反馈机制,是获取信息的重要捷径。
客户是不可忽视的第三方。企业之间的竞争,就是市场竞争,归根结底是争夺用户。因此,企业往往将一些重要的信息让用户知道,如某些产品的技术关键、特性。客户成为了解竞争对手信息的重要渠道。
3.收集权利人疏忽泄露的信息比如竞争对手的图纸、文件、软盘等涉及商业秘密的材料因保管不善而流失在外,含有商业秘密的工业垃圾、文字垃圾未经特别处理被你捡走,竞争对手在向顾客介绍产品或向参观访问者介绍信息时不慎泄露了自己的信息等。
4.人才流动中的信息从现代企业发展的角度看,企业发展很大程度上是依赖知识、依赖人才的。然而,人才合理流动是市场经济发展的必然结果。因人才流动而发生企业信息丢失事件也是常有的。因此,从竞争对手那招聘人才是获取信息的一个重要方式。
5.通过反求工程反求工程是指通过对市场上销售的产品或其他合法渠道取得的产品进行解剖分析,从而获得产品技术秘密的一种方法。在商品同质化愈来愈高、品牌模仿能力愈来愈强的今天,“各领风骚三五月”已成为中小品牌企业扎根市场、快速致富的普遍想法。他们通过拆卸、检查、化验、学习竞争品牌的产品、熟悉其材料、成本、工艺等经济、技术信息。这样的做法事半功倍,大受企业青睐。
案例
科罗拉多州的先进动力设备公司刚刚宣布一项新的专利产品——一种减速齿轮时,便接到50多份订单,每份只买一两件,订单大部分来自竞争对手;柯达公司的人员曾开玩笑,说至少有两家公司总是要买柯达公司昂贵的复印机,一是施乐,二是IBM。他们买复印机的目的是为了进行逆向分析。
6.通过参观或学习获取情报最可靠最真实的信息来自最贴近、零距离式的参观或学习,以此知悉并掌握竞争对手的生产规模、制作程序等。参观主要以投资考察或寻求合作的方式进入竞争对手的防范区,获得敏感信息;学习则以技术交流或派“实习生”的方式,“交流学习”到一些重要技术或秘方。
7.委托收集有些单位或部门的内部资料,通过交换或直接购买都不能得到,这时可以委托给一些咨询公司或个人。
案例
“麦氏咖啡”在进入中国市场之前,委托广州市场研究公司对其产品销售进行调查。调查报告指出:中美两国人饮咖啡的习惯不同,中国人即冲即饮,且喜欢加糖;美国人喜欢煮食,且不加配料。麦氏公司根据调查,迅速推出三合一的速溶咖啡,一炮打响。
二、信息收集的原则
信息是企业决策的基础和依据,是竞争的先导,是制胜的法宝。信息收集要有目的、有计划、有组织地进行,并遵循以下原则:
(一)针对性原则
在发达的商品经济条件下,信息存在的范围极广、内容复杂、形式多样,而企业在某一时期的信息需要总是特定的、有限的。如果信息收集工作没有明确的方向,毫无边际地漫天撒网,就会白白浪费人力、物力、财力,因此,我们的信息收集工作,应当从企业的实际需要出发,针对其当前和今后一段时间内的科研、生产、市场经营活动的需要,按照各种不同专业和课题特点,有目的、有选择地进行。只有这样,才能把有限的人力、物力、财力用在最需要的地方。
(二)及时性原则
市场情况瞬息万变,在市场竞争中开展经营活动的各个企业,耳目是否灵通,对市场的变化反应是否敏捷,能否及时地抓住各种有利机会并迅速地采取相应的措施,直接关系到竞争的成败和整个企业的兴衰。因此,开展企业信息收集工作要有高度的时间观念,一旦发现与企业有关的信息线索,就应立即追踪,迅速获取。只有这样,才能及时地满足企业的信息需要,使企业能适时地做出各种相应的决策,在竞争中立于不败之地。如果我们的市场信息反应迟钝,行动缓慢,经常提供一些过时的市场信息,就会使企业因决策落后于市场变化的形势而在竞争中失败,甚至遭遇到破产的命运。因此,日本经济信息专家古场常昭在《技术情报收集和应用》一文中这样强调:“往往有这种情报,一个准确程度百分之百的情报,其价值还不如一个准确程度百分之五十但赢得了时间的情报。特别在激烈竞争之际,企业采取对策慢了一步,就可能遭毁灭性的命运。”
(三)可靠性原则
可靠性是信息收集过程中必须严格遵循的一条基本原则,它要求收集各种数据、图表、描述性资料或是检索文献等,都必须确实有据,要坚决剔除捕风捉影的传闻或假信息,否则,将会使用户深受其害。这是因为收集市场信息是为了给企业的决策提供可靠依据,如果信息不准确,就可能导致企业决策失误,经营遭到失败。因此,我们的信息收集工作必须力求准确可靠。我们不应忽视各种道听途说的消息,但也不可把它们都当作可靠的信息,而只能把它们作为线索顺藤摸瓜地追寻这些信息的确实来源。对于所获得的每一种情报,尽可能地弄清楚它的出处、产生时间和具体情况,取得必要的旁证,才能较充分地保证市场信息的准确性。
【职场吹风】
有专家建议,对于信息的可靠性,可以从以下几个方面进行考察——
提供信息的人。信息提供者是知名人士还是一般人?是熟人还是陌生人?是内行人还是外行人?在通常情况下,知名人士或权威人士提供的信息较一般人提供的信息准确,熟人比陌生人提供的信息准确,内行人比外行人提供的信息准确。
获取信息的渠道。一般来说,通过正式的信息传递渠道得来的信息可靠性强,一些非正式渠道的小道信息的可靠性较差。
提供信息的单位。一般来说,信誉较高的单位所提供的信息差错率较小,而信誉较低的单位所提供的信息差错率较大。
信息资料的内容。凡是内容翔实有据、证明充分的信息资料,就是可靠的,反之,则是不可靠或可靠性较低的。
信息资料的虚实度。就一般情况而言,各种信息的准确程度可排列为:标准文献﹥图纸﹥实验报告﹥科技论文﹥专利文献﹥图书﹥科普文献﹥新闻﹥广告﹥传闻
信息反映对象的层次和程度。就是说要区分反映客观过程不同层次的各种情报。一般来说,论可靠程度,反映全过程综合结果的最终报告要比中间报告或阶段报告高一些。
信息的密级。一般来说,信息的密级是与其可靠性和价值一致的,信息的密级越高,它的可靠性和价值就越高。但这只是相对而言,更不能反推,不能说公开的信息就不可靠或可靠性必然低。
以上各条都只具有相对的意义,其中任何一条都不能单纯作为绝对的衡量依据,只有从这些方面进行综合的考察,才能对各种信息的可靠性做出正确的判断。
在信息活动中,要特别注意坚持及时性与准确性的统一。这是信息自身价值的客观要求。因为在信息诸要素中,其价值因素占主导地位,而及时性和准确性是衡量信息价值的两个最基本条件。信息的及时性和准确性是不可分割的,必须并重兼备,既不能为抢时间而忽视准确性,也不能为求准确而延误时间。只有二者统一,既及时又准确,才能极大地发挥信息效能。当然,及时与准确又是相对的,因为信息的产生,要受到诸多因素的限制,所以绝对的及时和准确在通常情况下是较难实现的,一般情况下,应快准并重,在准的基础上尽量实现快速及时,力求既快又准,既准又快。
(四)系统性原则
系统性原则是指所搜集的情报不能是片面的、支离破碎的,而必须是比较全面的,具有内在联系的。一方面从信息收集的总体看,决不可孤立地去获取某一方面或片段的信息,而应当系统地收集企业决策所需要的不同方面、不同层次的信息,从而为企业进行各种决策提供比较充分的信息依据。另一方面,就每一种具体问题的信息来说,也应当避免片面性,只有系统地去收集有关这一问题的历史、现状和变化趋势的信息,才能比较全面地把握这一问题的本质和规律。
(五)道德性原则
信息工作是在一定的理论基础上进行的科学创造工作,不是商业间谍活动,在收集信息时应注意到不要违反道德准则。
项目二信息整理
【学习目标】
知识目标
了解信息分类、筛选和校核的程序。
掌握信息分类、筛选和校核的方法。
熟悉信息筛选的内容、校核的范围。
能力目标
能正确进行信息分类。
能根据需要合理地筛选信息。
能认真细致地做好信息校核。
案例
秘书丽娜信息收集意识特别强,凡是公司工作活动中产生、形成的信息材料都收集起来,存放了好几抽屉。一天,市场部经理要查阅一份市场调查报告,丽娜在几个抽屉里翻来翻去怎么也找不到,急得满头大汗,不知所措。
提示:1.丽娜的经历对你有什么启示?
2.你有什么好的建议或方法可以帮助丽娜?
【任务描述】
根据公司的发展状况,经过董事会同意,远利股份有限公司决定投资生产休闲服装产品——逸闲服装。市场部决定近日召开招商大会暨逸闲新品发布会以进一步开拓市场,占据市场份额,打响逸闲服饰品牌。为了确保招商大会活动顺利举行,提高活动效果,黄经理要求夏婷把报名参加会议的100余位客户基本信息整理好送给相关部门和领导审阅。
办公室每天都会产生形成信息,实际上,有些信息在完成一项工作之后就失去了它的价值,可以销毁。秘书应根据工作性质或内容对信息材料进行选择,具有价值的、对日后工作活动有凭证参考作用的信息材料才保存;对信息进行分类,以便信息的查找利用,使信息发挥更大的作用。秘书丽娜注意了信息的收集,但忽视了对信息的整理。信息的整理包括:分类、筛选和校核。
任务一对信息进行分类
信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同,分门别类地组织起来的一种科学方法。信息分类是为了对大量已掌握的信息进行梳理分析,掌握信息资料的总体情况,为信息鉴别、筛选和处理提供条件。
一、信息分类的方法
(一)字母分类法
按照作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合。
字母分类一般以英文字母顺序进行排列。先按首字字母排列,首字字母相同看第二个字字母,以此类推。
案例
秘书小夏为上司整理的客户名片,她根据客户单位名称的字母进行排列。
A艾莱衣有限公司总经理陈荣煌
D达宏有限责任公司副总经理陶洁文
H华杰股份有限公司董事会秘书周振开
L利兴咨询机构高级合伙人郁知非
S盛隆投资有限公司市场总监夏佳理
X协客商贸(浙江)集团CEO杨天科
雪利影视传媒公司艺术总监赖君丽
它们的首字母顺序是:A—D—H—L—S—X,后两个公司由于首字母相同,就要看第二个字母,客是KE,利是LI,所以“客”在前,“利”在后。
(二)地区分类法
按信息产生形成所涉及的省、市、地、县等行政区划分特征,将信息分为各个类别。按地区分类可以使有关地区的所有信息集中存放,然后再按其他问题分别组合。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法进行分类。例如快递公司价目表就可以用这一分类方法。
案例
以下就是中国木材网发布的按照地区分类的木材价格行情信息
东莞兴业木材市场木材价格行情
鱼珠国际木材市场木材价格行情
绥芬河口岸木材市场木材价格行情
山东德州木材市场木材价格行情
上海福人木材市场木材价格行情
嘉善国际木材市场木材价格行情
(三)主题分类法
按信息内容进行分类的方法。为了全面、准确地反映主题,便于利用,可以按多级主题分类。信息最主要的主题名称作为分类的首要因素,次要的主题作为第二个因素,以此类推。
案例
一级类别二级类别三级类别价格/(元·m-3)
板材原木
刨光木黑胡桃1 750
樱桃1 430
红橡2 100
枫木1 560
科技木黑胡桃1 850
樱桃1 530
红橡2 080
枫木1 760
改性木黑胡桃1 650
樱桃1 400
红橡1 980
枫木1 500
原木黑胡桃1 440
樱桃1 120
红橡1 650
枫木1 070
木皮类
实木木皮红橡850
枫木670
旋切木皮
红橡890
枫木760
……………………
(四)数字分类法
将信息以数字排列,每一通信者或每一专题给定一个数字,用索引卡标出数字所代表的类别。索引卡按所标类目名称的字母顺序排列,用分隔卡片显示每一个字母。索引卡一般用卡片式索引盒存储,占空间少,能放在桌子上,处理电话查询时容易找到信息。有的单位使用计算机数据库保存索引,当要查找某些信息时,先从索引卡中按字母顺序找出通信者名或专题名,得到信息的数字,在相应的文件柜中找出标有该数字的文档。
(五)时间分类法
按信息形成日期先后顺序分类的方法。
案例
随着时间的推移,办公室形成的信息材料越来越多,已有很长时间没有进行整理了。办公室主任吩咐钟苗抽时间对信息进行一下分类整理。钟苗决定立即着手这项工作。她想:“办公室的信息太多,还是采用时间分类法比较简单。”于是她将办公室这几年收集的信息,按照信息形成日期先后顺序分类、排列。过了几天,人力资源部的老张来到办公室要查一份关于奖惩办法的文件,钟苗问:“这份文件是什么时间形成的?”老张回答:“我也记不清了。”钟苗只好按照时间顺序一份一份地查找,费了很长时间才将这份文件找到。
信息分类方法多种多样,在进行信息分类时,秘书一定要考虑利用信息的需求,结合信息形成的特点,采用适宜的信息分类的方法。这样,才能使信息的查找利用更加便捷。
二、信息分类的程序
(一)熟悉信息内容
翻阅信息,从题目和内容中了解信息的总体构成情况。
(二)选择分类方法
信息分类的方法很多,要根据信息的来源、数量、内容和各种分类方法的特性,考虑单位业务工作的需要,从便于保管和利用出发,选定分类方法。
信息分类法比较
分类法优点缺点
字母分类法
①分类规则容易掌握,操作简单,不需要索引卡。
②能与地理或主题分类法结合使用。
①查找信息时,须知道姓名、单位名称或标题。
②某个字母下排列的信息较多时,查找费时。
③大型系统使用时,很难估计每一个字母需要的存储空间。
地区分类法便于查找具有地区特性的信息,分类方法容易掌握。
①需要一定的地理知识。
②适用范围小,仅使用于某些单位或部门。
分类法优点缺点
主题分类法①能集中存放相关内容信息。
②信息按逻辑顺序排列,方便检索。分类标准不好掌握,当标题不能很好地反映主题时,归类不易准确。
数字分类法①信息按数字从低到高顺序排列,规则简单。
②通过在后面添加号码进行存储扩展,适宜电脑存储,适合于大型信息系统。①查找信息需要参照索引卡,花费时间。
②如果分类号码有误,查找信息麻烦。
时间分类法①可用做大型信息系统的细分,如:一个案卷内部的信息可按时间排序。
②适合与其他分类方法结合运用。①需与索引系统配合使用。
②仅适合于时间特性强的信息。
(三)辨类
分类是对各种信息按照一定的标准进行类别划分,分类依据是信息的特征。特征相同的信息归为一类,成为母类。母类下再划分为不同的类别,叫子类。子类下还可根据具体情况细分,形成有秩序、有层次的分类体系。信息分类关键在于辨类,对信息资料进行主题分析,分辨其所属类别。
(四)归类
遵循特定的原则和方法,按照信息的不同内容、来源、时间、性质和作用,根据一定的规范、要求,对收集的信息分门别类地组织起来,使信息条理化。
三、信息分类应注意的事项
(一)遵循一定原则
(1)在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性。
(2)要确定分类体系,确定分类层次和各层次的分类标准。
(3)要把信息归入最符合其实际内容的类别。
(4)子类之间界限要清楚,不互相交叉或包容。
(二)利用颜色、标签区分类别
根据分类结果,将每个字母、地区、主题等的文档使用特定颜色文件夹或在文件夹外边加彩色标签;给索引卡涂上不同颜色,以便检索。
(三)建立交叉参照卡
有的信息能归类到两个位置,如公司更名信息、多主题信息。为了便于查找,可建立交叉参照卡。填写交叉参照卡片存储在归档系统的相关位置。查找到该位置,查看卡片就知道另一个查找线索。
任务二筛选信息
秘书每天要收到大量的信函、传真、电子邮件等,这些都是信息。但这些信息内容五花八门,有的是给上司的请柬,有的是上司的私人信件,也有的是推销产品的广告。秘书负责处理这些信息,就是要对它们进行筛选并分类:哪些要马上送交上司;哪些可以暂缓;哪些要送给上司过目;哪些可以直接转给有关业务部门等。
筛选是对信息的再选择,表现为对收集到的大量信息进行鉴别和选择,去粗取精,去伪存真,摒弃虚假和无效的信息,提取真实、有价值的信息。
一、信息筛选的主要内容
信息的筛选包括信息鉴定和信息选择。
(一)信息鉴定
信息鉴定就是对搜集来的原始信息进行质量上的评价和核实。在鉴别信息过程中有两点是需要注意的。
首先,要鉴别信息的真伪。因为信息不一定完全真实,而信息是否真实,直接关系到根据信息所作出的决策是否科学。如果用了不真实的信息进行决策,那么很可能就对企业发展带来不利影响,甚至是对企业发展带来灭顶之灾。要想鉴别真伪,就要鉴别信息的客观实在性和本质真实性,也就是弄清楚它是否真的发生、存在,是否在有条件的情况下才能发生;事物是偶然还是必然;是个别还是一般;是现象还是本质;是主流还是支流。我们要从事物的总体本质及其联系上挖掘事物本质的真实性,还要结合各方面的材料综合思考,分清真伪,进行比较分析,不要被局部或暂时现象迷惑。
其次,要鉴别程度。同是真实信息,必定有深浅程度的区别。如果我们刚开始鉴定时,也可能难于一眼看透,但只要认真鉴别,多熟悉信息,你就能学会对信息的质量进行鉴别。常用的鉴别方法是比较法。比较法是通过对同一信息进行对比,以确定正误和优劣。例如,把信息本身的论点和论据相比较;把正在阅读的信息和已经确认可靠的信息相比较;把宣传性广告和产品目录相比较,等等。
(二)信息选择
经过鉴别的信息材料,要严格进行选择,以决定哪些可以采用,哪些可以储备。在对信息进行选择时,要围绕当前企业的中心工作,围绕上司负责的某一项工作进行,要选择那些新颖、突出的信息。
二、信息筛选的方法
(一)复印、裁剪
对能满足需求的相关信息进行阅读,将阅读到的有价值的信息做记号、复印或剪裁。
(二)摘记
将有保存价值的信息摘录到手册或卡片上。
(三)标记说明
对筛选的信息标注、注释或说明,注明已被剪裁的信息的日期、出处。
三、信息筛选的程序
(一)看来源
不同来源的信息,重要性不尽相同。上级形成的信息带有全局性、综合性和权威性,而同级和下级形成的信息主要起参考作用。秘书要从多种信息来源中把握重点单位、部门和人员的信息。
(二)看标题
信息的标题一般可以反映信息的内容和价值,秘书要认真分析标题,把握信息的主题,根据信息的标题确定信息价值的大小。
(三)看正文
浏览正文,了解其主要内容,初步确定是全部选用,还是部分选用,甚至不用,即初选。
初选后,对拟用信息再认真阅读,判断是否有价值。如果可用,再看有无内容不准确、不完整和表述不清楚的问题。
最后,对经过筛选的信息分别处理:选中的,分轻重缓急进行信息的加工处理;暂时不用但可以备查的信息,进行暂存;不用的信息,按有关规定进行暂存、移交或销毁。
(四)决定取舍
对信息进行严格的选择,从中挑出能满足需求的信息。最终决定取舍的时候要注意3个方面:
(1)要突出主题思想。
(2)要注意典型性。
(3)要富有新意。
案例
林泽是一家生态研究机构的科研秘书,最近他根据主任的要求收集“世界濒临灭绝的生物物种的数量”相关信息。以下是他收集到的信息:
1.新华网2002.3.21报道:“世界濒临灭绝的生物物种有4万多种”;
2.人民教育出版社网2002.12.30报道:“世界濒临灭绝的生物物种有1.1万种”。
林泽还上网收集了一些信息:
信源信息信道信度
科学家统计全世界有9 400多种动植物正濒临灭绝。http://www.oursci.org/ency/geo/008.html世纪发现2000.06信息
可靠
植物学家全世界生存受威胁的植物物种占所有植物种类的比率可能高达47%,远高于先前估计的13%。http://cn.tech.yahoo.com/031230/33/1y9pf.html科技日报2003.12.30信息
可靠
美密苏里植
物园研究员
彼得数字偏差的主要原因是没将厄瓜多尔等很多热带国家的濒危植物物种算在内。《科学》杂志2002.11信息
可靠
世界自然保
护基金会如把濒危程度分为九级,目前全世界约12 250种动物濒临灭绝,且都处于最危险的三级以上。2003.12.30科技日报
信息
可靠
世界自然
保护联盟世界自然保护联盟IUCN公布官方年度世界濒危动物物种有12 000个。http://news.chinesewings.com/cgibin/site/admin.cgi?job=viewnews&newsid=20031118190768853&tpe=knews2003.11.18信息
可靠
林泽对网络收集的信息进行了判断筛选:
1.世界自然保护基金会和世界自然保护联盟都提出了濒危动物就有12 000多种,意味着濒危动植物的物种应远大于这个数据,所以人民教育出版社网2002.12.30报道“世界濒临灭绝的生物物种有1.1万种”不可信。
2.植物学家《科学》杂志阐述了数据产生偏差的原因,新华网2002.3.21报道“世界濒临灭绝的生物物种有4万种”可信。
四、筛选应注意的事项
(1)剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息。
(2)注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息。
(3)注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。
(4)分析信息需求,根据中心工作或解决特定问题的需要筛选信息。
(5)注意挑选能预见未来发展变化趋势,为决策提供超前服务的信息。
(6)坚持信息数量和质量的统一。
【职场吹风】
求职者都需要收集和利用招聘信息,而现在各类媒体上的人才招聘信息铺天盖地,但其中有不少是无用的。因此,求职者必须对大量的招聘信息进行筛选,择其有用的报名应聘,以取得求职的成功。
求职者在对招聘信息进行筛选时,应注意选择保留以下几种招聘信息:
一是真实有效的招聘信息。这类招聘信息一般都是经劳动、人事部门核准,人才市场电子信息屏、招聘信息橱窗公开发布,或者是在正规报刊、广播、电视、网站等媒体发布的。收集时应注意其是否公布具体的招聘日期,应聘应在招聘时效内。
二是与自己条件对口或相近的招聘信息。真实有效的信息虽然很多,但不一定都对自己求职有用。如某用人单位要招一名本科以上学历、具有3年工作经验的财会人才,这个岗位对一个应届毕业的学财会专业的大专毕业生来说显然不合适。只有选择用人单位招聘的职位和要求与自己的条件相一致或相近的,应聘求职才有较大希望。
三是要注意招聘人数。有的用人单位发布的招聘信息,只招录一两个人,特别是有的单位名义上招一两个人,实际上在公开招聘之前早已名花有主,应聘者对这种情况应鉴别并予以回避。为提高求职的成功率,求职者应选择招聘人数较多的用人单位。特别是外商投资企业,招聘工作人员只看应聘者的素质不认关系,求职者只要自己的素质高、条件符合,被录用的可能性就较大。
四是选择有利于自己发展的招聘信息。对于一些夕阳产业,尤其是在我国加入世贸组织后,一些受冲击较大行业的用人单位发布的招聘信息,应谨慎对待,不宜轻易应聘。因为应聘就业后,受到行业发展的限制,很可能会对自己的前途不利。而一些属于新经济领域的新材料、新能源、生物工程和电子通信以及软件、芯片、多媒体、网络信息技术产业的用人单位,正处于成长发展期,前景看好,对这类用人单位发布的招聘信息,应予以特别重视,积极报名应聘。河北搜才网,http://news.hbsc.cn/article/5722.html
任务三校核信息
秘书通过各种渠道收集的信息中包含各种数据和事实,这些数据和事实如果不真实,就会丧失其自身的使用价值,甚至给工作带来损失。因此,秘书要对收集的信息进行校验核实,证明信息的真实性,剔除不真实的信息,更改已经变化的信息。
校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。由于信息的来源、信息传播渠道中难免有客观的杂质和主观因素的干扰,要求对信息进行校核,对信息是否失真加以认定,分析考评原始信息的可靠性和准确性,从而剔除虚假和失真的信息。
圣龙公司为给员工的晋升、工资级别调整、进修、培训等提供更多的服务,进行一次面向全体员工的个人基本信息登记,以全面了解员工的基本信息。丽娜和办公室的其他几名工作人员负责登记表的收集、汇总和处理。丽娜将自己所负责部门的登记表收集齐全,根据以往的登记材料进行核对,发现有些信息,如工龄、学历、进修情况等,与以往的记载有出入。丽娜与有关部门或人员就相关内容和数据进行了校核,对经过校核确实有误的信息进行了修改,特别注明了修改的时间,确保了信息的真实、准确。
一、信息校核的范围
由于信息的来源、信息传播渠道中难免有客观的杂质和主观因素的干扰,这就要求秘书对信息进行校核,对信息是否失真加以认定,分析考证原始信息的可靠性和准确性,从而剔除虚假和失真的信息。
信息核实的范围包括:信息中需要的事实、观点、数据、图表、符号、时间、地点、人物等。有些信息、数据要核对查证,有些信息要实验、计算,有些信息则要比较,以保证信息的真实、准确。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息,秘书要认真查对出处、核实原件,地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。
二、信息校核的方法
(一)溯源法
对收集到的信息所涉及的有关问题进行审核查对,首先要溯本求源。如尽量找到具有第一手信息的现场和掌握第一手信息的人;核对有关原书、原件等原始信息,并查对其主要参考文献;按信息内容所叙述的方法、步骤,自己重复一次实验或演算,这样可以从本质上找到错误所在。
(二)比较法
比较就是对照事物,比勘材料。比较法是对反映某一事实的各方面的信息材料进行比较,判断说法、结论是否一致。
(三)核对法
核对法是依据直接的最新的权威性材料,进行对照分析,发现并纠正信息中某些差错。
(四)逻辑法
逻辑法是对信息中表达的事实和叙述方法进行逻辑分析,发现问题和疑点,从而辨别真伪。
(五)调查法
调查法是对信息中所表达的事物的运动变化情况,通过现场调查来验证它的真实性和准确性。
(六)数理统计法
数理统计法是对原始信息中的数据和定性分析,运用数理模式进行计算鉴定,看数据计算是否准确,分类是否合理,是否和结论一致。
三、信息校核的程序
(一)确定校核的内容
所收集的信息材料并非都要进行校核,主要是对信息材料中的时间、地点、人名、事实、数据等进行校核。要根据信息材料的用途,决定校核的具体内容。
(二)选择校核的方法
信息材料校核的方法很多,可以多种方法综合运用。必须根据工作实际的需要,选择最恰当的方式。
(三)核实、分析信息
利用掌握的第一手信息和权威性材料,甚至进行实地调查,对收集的信息材料的某些事实进行核实,分析信息材料的内容。
(四)作出判断
通过核对、计算、定性与定量分析和逻辑推理,判断信息的真实性、可靠性。对信息是否失真加以认定,剔除虚假和失真的信息。
四、校核时应注意的事项
(1)各种校核方法可以互相补充,结合使用。
(2)要综合运用自己的知识和经验,提高校核信息的能力,透过现象看本质,保证信息的真实、可靠。
项目三信息存储
【学习目标】
知识目标
了解信息存储程序、方式和信息管理系统。
熟悉信息存储装具与设备。
掌握信息存储的方法。
能力目标
能够熟练地使用各种信息存储装具和设备。
能够正确使用相应的方法存储信息。
案例
张健是有着五十年历史的北京时代文化出版公司的总经理秘书,该公司的主要业务领域广涉社科、财经、文化等众多大众出版领域。
张健作为总经理秘书,平时非常注重出版领域内出版政策、读者审美变化、市场需求量等方面资料的搜集,并把通过各种渠道搜集来的资料妥善地存放在各种装具内。等到总经理需要的时候,他总能够及时地提供,帮助总经理做出正确的决策,为此总经理逢人便夸赞张健是个细心的秘书。
有些参考资料用完之后,张建及时向总经理申请是否毁弃,对于无保存价值的资料进行毁弃,而对于具有保存价值的资料以及其他档案,张健和档案管理人员一起精心保管在企业档案馆内。他随时关注资料与档案的流动管理,有效地避免资料与档案可能受到的损坏。出版公司历年来的资料和企业档案馆内五十年共六千七百多卷档案向来被管理得井井有条。在出版企业的交流参观活动中,他们的资料与档案保管工作被其他出版公司津津乐道。
秘书张健凭借着丰富的资料与档案管理知识和保管经验,为出版公司的发展做出了很大的贡献。每一位秘书工作人员都应该对资料与档案管理这一秘书工作核心内容仔细研究,认真实践,才能像张健一样在工作中做好上司的参谋。陈祖芬.职业秘书资料与档案管理教程\[M\].北京:清华大学出版社,2008.
提示:1.假如你是张健,你会怎样保管公司的信息资料?
2.这个案例给你什么启示?
【任务描述】
在各方面的努力之下,逸闲服饰品牌价值不断提升,市场占有额大幅度提高。最近这段时间,市场部正加班加点制定下一年度的市场策略。这天,黄经理电话通知夏婷,要找一份市场信息调研报告。夏婷在寻找调研报告的过程中,发现市场部以往对信息资料是有一份保存一份,没有任何次序,查找起来很不方便。为此,她决定对市场部所有信息资料进行有序存储。
任务一认识信息存储装具和设备
信息存储装具与设备有多种,应根据需要和条件选择,便于保管和利用。
一、文件夹
文件夹为折叠式的,在它的脊背及封面可写上所夹信息资料的名称或类别。文件夹被绝大多数公司用来保存文件材料,是最常见的信息存储装具。文件夹也有不同的类型,秘书应该熟悉每种类型文件夹的特点,以便在工作中合理选用。
文件夹类型优点缺点使用范围
扁平方形文件夹使用简单,费用低。纸页不固定,不能保持一定顺序。存储临时使用的几页纸。
普通文件夹存储纸张、文档的规格不固定,易于使用。纸张松散,容易变得没有秩序。存储散页、传单;各种规格纸张、不同厚度文档;临时使用文件。
扁平文件夹保持纸张按正确的顺序排列、固定,宜存储在悬挂式信息系统内。存储费事,存储文件不宜太厚,取出纸页不方便。存储不太厚的文档。
展示文件夹
(高质量文件夹,往往
预先在其上打印公司标
志和信息)高质量展示信息,体现公司良好形象。费用高,文件不固定,容易无序,不宜日常信息的存储。会议上展示信息材料;向客户展示信息材料等。
文件夹类型优点缺点使用范围
环形文件夹
(带有圆环的文件夹,
存储穿孔的文件)文件固定,保持文档的顺序,单个文件容易取出。存储前纸张要打孔。存储常用的文档。
拉杆拱形文件夹结实,存储量大,信息固定。体积大,占空间。存储量大的文档,如订购单等。
二、文件盒
优点:结实,保持信息材料的清洁;存储需长期保存的信息材料。
缺点:体积大,占用空间,不宜存储传单、手册等。
三、文件袋
优点:保持信息材料清洁,信息材料可以在以后转移到文件盒或文件夹中
缺点:信息容易无序。
适用范围:用于当前使用的文档。
四、文件柜、架
(一)直式文件柜
直式文件柜由1至多个抽屉叠放组成。每个抽屉要贴标签,指示其中文件的内容;要有目录卡,以利于迅速查阅。有的单位在直式文件柜中使用悬挂式文件夹。悬挂式文件夹有较大的伸展性,有突出的指引卡,可以容纳更多数量的文件。悬挂式文件夹的两侧有挂钩,可以挂在文件柜上,指引卡一般放在方便且明显的地方。
(二)横式文件柜
横式文件柜一般抽屉较少,规格较大,其性质和功能与直式文件柜相同。它长的一边沿墙排,抽屉能向操作者伸出大约25 cm。放在横式文件柜里的文件夹,其正面朝着抽屉的左侧,侧面正对着使用者。横式文件柜的后架可以往前、往后移,操作灵活方便。
(三)敞开式资料架
用敞开式资料架存放信息,能够节省存储空间,便于迅速查阅信息,但敞口大,案卷容易堆积灰尘,查找放在高处的案卷不太方便。储存适用于有空调、有空气过滤器的办公场所。要加强对温湿度的控制,保持清洁,防止灰尘堆积,以保证储存设备的正常使用。
(四)卡片式储存柜
有些文件信息可以保存在各种尺寸的卡片式储存柜内。卡片式储存柜可以放置各种规格的卡片,也可隔成不同的宽度,存放若干排卡片,新式的卡片式储存柜装有自动检索装置,能进行信息自动检索。
(五)显露式文件柜
显露式文件柜配有小抽屉,用以放置打印得十分详细的资料目录卡,目录卡仅露出每张卡片的识别端。这些文件柜通常叠层放置,每个抽屉由一个金属盖盖住一部分,这个金属盖有助于资料平置。通过查阅每一张卡片,人们可以容易地找到所需要的资料。这种文件柜可以用作索引储存器,这种索引用以指明其他资料的存放位置。
任务二熟悉信息存储工作
一、信息存储程序
信息存储主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。在信息存储工作中要注重严格按照规范化、科学化的过程进行。
(一)登记
登记即对收集的信息进行全面记录,只有对信息的各个特征进行了详细记录,我们后期在利用信息时就比较便于查找和利用。
信息资料的登记形式有总括登记和个别登记两种。总括登记是分批将信息的种数、册数等登入总括登记账。个别登记是对每条信息进行逐一详细登记,一般以册、条、份为单位,每册占一个登记号。一般来说,总括登记便于反映存储信息资料的整体情况,个别登记便于掌握种类信息资料的具体情况。登记的形式有簿册式、卡片式,可视具体情况灵活运用。
(二)编码
编码主要是在计算机信息管理阶段便于信息资料的管理和使用。通过对已经登记的储存信息资料进行科学的编码,实现实训信息的有序管理。编码就是将已经登记的信息按照“排序”时所确定的体系结构分别归入各类,并在信息载体上标明这种体系结构的序列号。档案管理中的文件号等都属于编码。
信息资料的编码结构应表示出信息资料的组成方式及其相互关系,一般由字符(字母或数字)组成基本数码,再由基本数码结合成为组合数据。秘书在对信息进行编码时,首先要对所有需编码信息进行分析,总结归纳出不同的属性特点,从而选择最佳的编码方法以及确定数码的位数。
日期信息来源信息编号总计信息分类
种数册数总量
市场销
售信息人力资
源信息财务管
理信息竞争对
手信息技术研
发信息其他
种册种册种册种册种册种册
个别登记号起止备注
登记日期总登记号信息
名称信息
作者信息
来源信息
日期单价信息
编号去向注销日
期、原因
常见的信息资料编码的方法包括顺序编码法和分组编号法两种。顺序编码法就是对信息进行“1,2,3……”或是“A,B,C……”等进行编码,一般来说按照信息发生的先后顺序或是规定的统一的标准编码。用于不很重要或无需分类信息资料的储存。
分组编号法是利用十进位阿拉伯数字,按后续数字来分别信息的大小类,进行单独的编码。运用这种方法,所有项目都要有同样多的数码个数,左边数码表示大类,而向右排列的每一个数码,则标志着更细的小类。
例如:
2000—木业市场信息资料
2100—原料市场信息资料
2110—华东地区原料市场信息资料
2111—华东地区硬木原料市场销售信息
2200—板材市场信息资料
2210—华东地区板材市场信息资料
2211—华东地区硬木板材市场销售信息
(三)存放排列
经过科学编码的信息资料还需有序存放排列。常用的排列方法有:
1.时序排列法按照接收到的信息的时间先后顺序排列,即按信息登记号先后顺序排列。对于信息资料不多,服务对象比较单纯的企业适合采用这类排序方法,特别对处于创业阶段或成长初期的企业推荐使用。
2.来源排列法按信息来源的地区或部门,结合时间顺序,依次排列,便于查找信息源。
3.内容排列法按信息资料所反映的内容分类排列,可依据信息资料分类号码的大小排列。
4.字顺排列法按信息资料的名称字顺排列。
(四)保管
信息保管工作的主要职责:一是对信息进行有效的保护,预防因信息泄密给公司带来损失;二是对信息进行有效管理,包括自然保存、借阅、复制、提供利用、销毁等。
二、信息存储的方式
(一)手工存储
手工存储就是将企业纸面信息记录以手工方式保存在办公室的文件夹或文件柜中。手工存储也可用于存储计算机信息,如磁盘、光盘。手工存储包括信息原件存储和目录、索引存储。原件存储就是对文字材料、录音带、录像带、胶卷底片等第一手信息资料进行存储。目录、索引存储就是将秘书另外编制的目录或索引卡与信息原件一并存储,以便检索利用。
(1)优点:
信息便于利用。
一旦找到信息就能直接阅读;存储设备便宜。
(2)缺点:
文件夹、文件柜占用空间大;
文件可能受到火、潮湿、蛀虫的破坏;
一旦信息存放排列有误,会给信息查找带来麻烦。
(二)计算机存储
随着计算机技术的广泛应用,秘书可将信息资料制成软件,存储在软盘、光盘或其他电子介质中。经数据库、电子表格、文字处理或其他应用程序的形式形成的信息能以计算机存储保存,例如软盘、硬盘、网络位置、CDROM、磁带。无论使用哪一种方法,都应定期备份,并将备份另行存放。
(1)优点:
计算机存储的信息量大;
可以节省存储空间;
信息容易编辑或更新;
保存在网络系统的信息,能迅速查找。
(2)缺点:
要懂计算机操作;
需要昂贵的设备;
信息能被病毒破坏;
由于软件和系统的提高和升级,长期存储可能成为问题。
【职场经验】
计算机存储应采取必要的保护措施:制作备份;重要信息应制作书面备份;磁盘存放在磁盘盒中;给磁盘贴上标签以识别内容;保证磁盘不放在任何磁性物旁边;保证访问磁盘信息时,需要密码;不使用外来的磁盘,防止带来病毒。
(三)电子化存储
电子化存储就是电子文档管理系统,目前在企业文书工作中普遍应用。电子化存储的关键是将纸面信息通过扫描技术形成PDF等格式的图片文件,存储于CDROM光盘上。经电子化存储的信息一般都能由计算机系统索引,并能以各种方式查找到。
(1)优点:
电子化存储节省空间;
容易制作备份;
保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问;
查找文件更容易。
(2)缺点:
设备昂贵;
查找的质量和使用的程度取决于系统初始设置;
要懂操作知识。
(四)缩微胶片存储
缩微胶片存储是用照相的方法把信息资料保存在缩微胶片上的一种存储方式。但是由于缩微胶片存储依赖缩微照相机、阅读机、打印机等特殊设备,成本较高,在企业实际工作中应用较少。一般只有对那些涉及企业重大核心机密的的信息资料才会采用缩微胶片存储。
(1)优点:
节省空间;
减少对纸面文档的需求,节省储存设备费用;
没有必要保留书面备份。
(2)缺点:
照相和阅读胶片需要昂贵的设备;
缩微胶片需要加标签、制作索引和排序;
缩微胶片图像的质量会随时间推移而下降。
【职场经验】
信息存储的载体
一、纸质载体
目前,大部分信息是以纸质形态出现的。因为纸张是人类有悠久使用历史的记录材料,具有记载和阅读方便自然的特点,纸质文件比磁性或者其他媒体的存档程序相对更具标准化。纸质文件信息依然是办公室的主角,是目前使用最多的存储载体。
二、磁性载体
磁性载体的使用发展迅速,常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带、光盘、微缩品。
软盘是一种很薄的磁性盘片,由聚酯膜制成,其上有氧化物涂层。它能随时存取信息,可根据使用需要随时插入计算机,用以记录机器中的信息或调用原来存储的信息,使用完毕后取出单独保管。软盘具有的优点包括:①成本低,体积小、重量轻,便于携带;②可脱机存放,随时存取信息;③适用于日常存储电子文件。但也存在记录的信息难以长久保存,数据容易丢失、必须有针对性地采取保护措施等缺点。
硬盘是计算机系统中最常用的外存储器,是典型的磁表面存储器。它存储容量大、存取速度快、传输率高、可靠性高,不易受周围环境影响,工作稳定性好。
磁带是最早出现的磁存储载体。磁带是一种磁性带状存储介质,一般绕于轴上放入盒中,称为盒式磁带。
光盘已成为世界范围内十分普及的一种信息载体。光盘既可以用来记录图像和声音,又可以用来记录文字,甚至可以将不同形式的信息同时记录在一张光盘上,成为目前最理想的多媒体存储介质。从记录信息的性能上分,光盘有只读式光盘、一次写入光盘和可擦式光盘三种。光盘具有存储容量大、可靠性高、保存信息时间长、存储速度快、单位成本低、应用范围广的特点。光盘可以将文字、图像、声音等信息融为一体,这使得客观世界的记录与再现更加接近人们的直接感受。因此,光盘研究在人工模拟、多媒体信息存储与检索、多媒体电子图书领域显示出了广阔的应用前景。
缩微胶卷和缩微胶片也是信息存储的形式之一。它是利用专门的光电摄录装置,把以纸张为载体的信息或机读文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上,制成缩微复制品。目前,信息缩微化的形式有缩微摄影、激光全息超缩微摄影等,信息经过缩微化的处理,使信息存储密度大大提高。
三、信息存储的方法
文字存储是信息最主要的、使用得最多的存储媒介。秘书在信息工作中以文字为媒介存储其所采集的信息,常用的方法有笔记法、剪报法、卡片法。
(一)笔记法
笔记法就是秘书在工作中随时将有用的信息记在工作笔记本上。秘书工作内容决定了秘书需要经常做记录,例如上司交待的工作,某一次谈话的记录、重要文件的主要内容、会议发言等。笔记法是秘书最常用的信息存储方法。但这种方法要求秘书要有一定的记录技巧甚者是记录速度。
秘书在实际工作中采用笔记法也会遇到一些问题。有些秘书习惯于把不同的信息记录在同一本笔记本上,但在信息存储时笔记本又不能拆开,不便于分类,最终导致本子记得多了之后就记不清楚需要的信息记在哪个本子里了,不便于查找利用。但要分类记录,就势必要同时带好几个笔记本,也不符合秘书工作实际。因此,秘书应该经常整理个人的工作记录本,对其中的重要信息进行整理、复制。
(二)剪报法
剪报法就是对报刊杂志上与企业经营管理相关的信息资料先行圈选、阅读,把有用的信息资料剪下来或是复印,粘贴在专门的记录本上。要注意用来粘贴剪报的笔记本纸张要略微厚点,同时还记录下剪报日期及其来源,以免日后使用时无法了解其出处。
秘书完成剪报后,还应按其价值大小和保存期长短进行鉴定,对于具有价值需要长期存放的,按“主题法”进行标目,分类分级存放,做到“相同属性的不可分散,不同属性的不可混淆”,以保持其时间上的连续性和内容上的完整性。
剪报法相对于笔记法而言,更便于分类,方便查找利用。但在实际工作中任何一家企业所订购的报纸刊物数量是有限的,而且秘书工作相对繁忙,阅读报纸的时间也相对有限。
(三)卡片法
卡片法就是将有价值的信息记录在专门的信息卡片上的一种信息存储方法。由于卡片是单张独立分开的,方便我们对所记录的信息进行分类保管。卡片法能够有效的弥补笔记法的不足,秘书可以把笔记中的信息重新记录在卡片上,也可以把报纸刊物上剪取的信息粘贴在卡片上。要注意的是一定要在卡片上记录清楚信息来源和时间。
用于记录信息的卡片可根据不同的使用目的分为索引卡、摘录卡、提要卡、专题卡。
卡片名卡片内容卡片使用范围
索引卡文献标题,作者,出版者,出版时间①标题反映了采集者对该文献的需求;②无法用摘录卡、提要卡存储的文献。
摘录卡摘录内容,标题,作者,出版者,出版时间①文献中的某段原文是采集者需要的;②以备引用的某些常用的名言名句。
提要卡提要内容,出处(文献标题,作者,出版事项,信息发生的时间、地点)①文献中某段论述对采集者有用,但该文标题反映不了该用处;②现场的第一手信息。
专题卡专题内容公式、数据、定理、公知公用的符号。
四、信息存储管理模式
随着时代发展,信息工作已经涉及到企业经营发展的方方面面,任何一项工作的顺利完成都离不开信息的作用。企业必须建立起适合自己工作特性的信息管理系统,以更高效地发挥信息作用。对于企业信息既可以分散管理,也可以集中管理,还可以依托计算机技术研发信息管理软件。但无论采用何种管理方式,企业在建立信息管理系统时,必须做到方便查询利用、方便保存管理、适合企业实际三项原则。
(一)信息集中管理模式
信息集中管理就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理。在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息资源库,建立高效率的信息资料服务。例如许多企业建立信息档案室,用于存放公司各类档案、图书、信息资料等,并安排专人管理。
(1)优点:
便于实现科学化、现代化管理,使用起来具有整体性;
能有效利用存储空间;
专人负责和检索,可以减少各部门内信息的重复存储,保证质量;
能使用标准化的分类系统,实施有序的存储检索。
(2)缺点:
具有庞大的分类和编目系统,在归档和查阅时会带来一定的麻烦;利用信息不如在自己办公室方便。
标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。
(二)信息分散管理模式
信息分散管理模式是指所有信息都由单位内各个部门自行保管。分散管理使得各部门信息管理方式有很大的灵活性和专门性,可根据实际情况采用最适合本部门信息特点的存储分类方式。
(1)优点:
部门信息可自行分类编目;
由于内容相对单一,使用起来简洁方便;
规模不太大,易于管理;
适于保管机密文件;
能发挥各部门的名称建立一套字母编号,供各部门在来往文件和案卷标题中使用。
(2)缺点:
不利于建立统一的分类体系;
不利于信息的综合管理与利用。
(三)信息计算机管理模式
信息计算机管理模式就是以计算机为工具,收集、存储、分析和处理信息数据。随着社会信息化和办公自动化技术的普遍应用,企业采用各类计算机信息管理软件十分普遍。这些管理软件既涉及企业人、财、物、产、供、销、预测、决策等诸方面的管理工作,包括企业资源计划(ERP),客户关系管理(CRM),供应链管理(SCM),产品寿命周期管理(PLM),制造执行系统(MES),产品数据管理(PDM)等多个子系统,又可以将各子系统信息进行集中,通过数据分析处理,得出管理人员需要的信息,从而帮助企业各类管理人员进行质量分析、市场预测、库存控制等工作。
采用信息计算机管理模式不仅实现信息资源共享,还大大提高信息利用效率,是今后信息管理的主要模式。但要注意的是,该模式依赖于计算机软件,成本相对较高,且对企业内部员工素质、企业规范管理程度都有一定的要求。
实训
实训项目:信息收集
【任务目标】
了解信息收集的基本方法,能够根据上司的要求,有针对性地围绕主题进行信息收集,掌握信息工作的初步技能。
【实训任务】
为了解决生产原料问题,降低成本费用,公司责令市场部在全国范围内寻找信誉高、质量好、价格实惠的布料供应企业,并尽快与其联络确定合作关系。早上一上班,市场部黄经理就拿着一份布料供应商名单来找夏婷。要求今天下班前把这些企业的信息收集完整,并做好汇报PPT,代表市场部在明天的总经理办公会上报告。名单上的企业有:安阳市昌泰纺织(集团)有限公司、新疆新天利毛纺织有限责任公司、魏桥纺织股份有限公司、无锡市天然纺织实业有限公司、鲁泰纺织股份有限公司。
假如你是秘书夏婷,请你完成黄经理交给你的任务。
【任务实施条件】
(1)具备信息收集的设备和场所,如计算机网络、图书馆、校外实训基地。
(2)实训时间充分,除了安排课内实训,还应有1—2周的课外实训时间,以便学生有充足的时间从不同渠道收集信息。
(3)条件许可,也可利用学生到校外实训基地见习的机会进行实训。
(4)指导老师可以根据本校、本地实际情况,适当改变实训任务,比如增加本地企业,以便学生可以利用更多的信息收集方法。
【任务实施】
(1)确定信息收集内容。根据信息收集要求,我们收集的公司概况一般包括:企业名称、地址、电话及传真号码、近年来的营业额及利润等;企业的背景信息:包括企业历史、企业结构、主要行政负责人及股东的情况。还应重点收集该公司产品信息。
(2)确定信息收集方法。可以采用的收集方法有询问法、网络法和购置法。询问法,我们可以通过114查询这些企业联系电话、地址,通过电信询问、书面询问等了解收集信息,也可以采用网络法,上网了解收集信息。如是本地企业,我们还可以采用观察法。
(3)确定信息收集渠道。本任务的收集渠道主要有:①公共传播载体,包括电视、互联网、报纸、杂志、行业协会出版物。也可以进入这些企业的网站了解信息,或是利用搜索引擎搜索与之有关信息,或是进入一些专业市场网站和论坛,或是进入数据库检索信息。②向有关单位索取资料:通过电话、书面的方式向相关公司索要产品样本、说明书、介绍、内部刊物等。
(4)收集信息。确定了收集内容、方法、渠道之后既可展开收集工作。
(5)整理。对收集的资料进行汇总,按照一定的脉络进行整理。
(6)制作汇报PPT。
(7)向总经理办公会汇报。
【任务评价】
(1)结果评价:
企业信息简介(信息内容的真实性、有效性、全面性)。
汇报PPT(形式的美观、内容的选取等)。
(2)过程评价:
收集工作过程:方法、渠道。
汇报工作过程:汇报的逻辑性、语言表达清晰性、身体语言恰当性等。
(3)评价方式:
学生
自我
评价
学生
互评
教师
评价
实训项目:信息整理
【任务目标】
了解信息整理的必要性,掌握信息整理方法,能够根据上司的要求,认真做好信息的筛选、分类、校核工作,掌握信息工作的初步技能。
【实训任务】
今天黄经理出差了,任务不多,夏婷早早就完成手上的工作。离下班时间还早,上网溜溜。夏婷在网上转了一圈,进入到那几个常去的网站看了看,发现一些有价值的东西,就赶紧下载下来。以下就是她今天上网时下载到的信息:
江苏省科技面铺料新专利:一种环保衬垫
申请(专利)号:CN200910029219.3
申请(专利权)人:沈福昌
地址:213101江苏省常州市武进区横林东湖路50号
国省代码:江苏;32
摘要:本发明公开了一种环保衬垫,包括由透气性材料或者不透气性材料制成的衬底,在衬底上设置有害气体吸附层。所述有害气体吸附层可由活性炭粉或者竹炭粉构成,该吸附层可通过粘结剂粘附在衬底的一面上,在另一面上涂敷有纳米二氧化钛光催化涂层;由透气性材料制成的衬底可为竹炭纤维或者活性炭纤维制成的纺织面料,也可由竹炭纤维或者活性炭纤维与有机棉纤维混纺制成的纺织面料;本发明的衬垫用途广泛,可将其贴附在复合地板的底面,或衬设在墙板与墙面之间,或放置在车辆座椅的靠背、坐垫中,或嵌合在车身内饰材料中。本发明不仅铺设简便、占用的空间小,而且能将复合材料散发出的有害气体及时吸附,适合在家庭、办公、娱乐等场所的装潢中推广使用。
主权项:一种环保衬垫,包括由透气性材料或者不透气性材料制成的衬底,其特征在于:在所述衬底上还设置有可吸附有害气体的有害气体吸附层。(信息来源:虎门服装网)
2010年1月起东盟6国将实行零关税
据《越南经济时报》11月18日报道,东盟秘书处称,从2010年1月起,东盟6国(泰国、印尼、菲律宾、马来西亚、文莱和新加坡)将实行零关税。东盟秘书长称,这是自1992年建立东盟自贸区以来,各方努力的结果,在全球反对贸易保护主义的现在,更说明建立东盟自贸区的方向是正确的。2008年东盟自贸区内贸易额达17 100亿美元,是2003年8 240亿美元的2倍多。(信息来源:虎门服装网)
探秘《商标法》第三次修改
据国家工商总局有关负责人介绍,我国正在对《商标法》进行第三次修改,以适应不断发展的社会主义市场经济的需要。工商总局已形成有关新版《商标法》的征求意见稿,并有望于近期提交国务院法制办。
然而,拥有“商标大国”名号的中国,正逐步向踏上“商标强国”努力,那么《商标法》的第三次修改对于转型升级中的服装行业会产生怎样的影响?能在多大程度上为企业发展带来实惠?带着这些疑问,记者专门走访了知识产权方面的专家、北京伟博律师事务所的执行主任李伟民。
记者:国家为什么要对《商标法》进行修改?
李伟民:我国现行的《商标法》是1982年通过,1993年和2001年先后两次修改,其基本框架是符合我国目前国情的,但其中一些内容仍然不能适应日益发展的社会需要。尤其是自《商标法》第二次修改以来,我国的经济环境发生了巨大变化,大众商标意识日益增强。我国企业的产品在国外受到不公正的待遇,产品商标方面的问题是重要原因之一。
记者:那现行的《商标法》究竟存在哪些突出问题?
李伟民:可以说,修改是迫在眉睫的。现行的《商标法》在商标申请注册程序存在一定的不完善的方面,是造成大量中国企业“定牌加工”,不愿培育自己品牌的部分原因之一,商标侵权纠纷也非常多,就很容易被钻法律的空子。
记者:此次《商标法》会对这些突出问题作怎样的修改?
李伟民:新法会对商标的申请程序作以修改,增加网上申请等程序,方便当事人申请商标;大大改变商标审查积压的现象,缩短商标的审查期限,当然,这样一来,受益最多的将是服装行业的商标,大量的服装类商标会在新法出台之后产生,大量的中国制造服装能保证在走出国门前已经取得商标注册证书,具有合法的身份;新法还会对商标异议滥用、违法注册商标、抢注他人商标等行为进行明确的规定及规制;并增加法定赔偿数额,明显加强对权利人的保护,这样更有利于保护民族品牌;修改后的《商标法》对“定牌加工”进行了明确定义,使大量的中国服装企业有法可依,会大大减少“定牌加工”中的法律风险。
记者:修改后的《商标法》对服装行业将产生怎样的影响?
李伟民:《商标法》的第三次修改对服装行业的影响是最大的。因为我国服装类商标的申请量是位居所有商标申请首位的,影响面巨大。在商标审查过程中,由于此类商标的申请量巨大,造成商标审查的期限也是最长的,普遍长于其他类商标的审查期限。而且,“定牌加工”在我国服装行业普遍存在,如果权利总是处于不确定状态,谁会愿意花时间和精力培育品牌呀。总之,无论是鼓励企业培育自主品牌,还是为其走出国门创造条件,这次《商标法》的修改,都会使他们的合法权益得到更好的保护。(信息来源:虎门服装网)
纺织品服装行业“标签”不合格率达71%
近期,东莞出入境检验检疫局在对上半年出口纺织品服装质量分析统计中,发现纺织品服装“标签”不合格占了不合格批的71%。该局提醒各服装出口企业,要高度重视标签问题,必须把标签以永久性的方式缝制在衣服上,并且标识图案要齐全,成分及所占比例不能弄虚作假。(信息来源:虎门服装网)
新休闲装时代石狮努力打破“鼎足之态”
近日两则消息令人振奋,一是今年前10个月,石狮有29家服装企业产值超过亿元,比去年同期增加了2成多;二是在上月北京举行的中国国际服装周上,石狮参加展示的4家服装企业均在展会上掀起了不小的波澜。
石狮市经济局有关负责人评价说,两则消息都表明:石狮不少骨干企业多年来努力“往中高端消费层面靠”,同江浙和广东的休闲装企业争高下的做法已初见成效。
“现在业界已经推出了第三代休闲服装的概念,石狮不能老是在传统休闲装上停滞不前。”几天前,希尼亚服装公司的老总提出了这一观点。他认为,体现个性的新休闲装将从老款休闲装中脱颖而出,不断在消费群中掀起购买热潮。在这一变革时期,谁能把握机会,找准切入点,谁就能迅速抢占市场。
据有关人士分析,目前我国的休闲装产业基本呈三足鼎立之态,以福建闽南为主的“闽派”、以广东中山为主的“粤派”和以江浙为主的“海派”,三大基地或规模庞大,或资源丰富,各有优势和特点。近两年来,中山在女性休闲时装方面走在了前头,江浙休闲装在品位和品质上有独到之处,而以石狮为中心的闽南休闲装产业基础雄厚,在经过一段时期的“创品牌、打品牌”之后,不断加大创新力度,不断增加时尚新元素,逐步扩大了市场份额。
今年以来,石狮一些品牌服企开始了艰苦的创新运动,这一创新是从“专业化”和“精细化”入手的。盖奇、野豹等骨干服企主攻休闲T恤、童装或女裤,在国内外市场赢得了一片天地;希尼亚、爱登堡、斯得雅等一批休闲服装企业,立志要把难做的休闲男装“做出点味道”,其商旅男装、商务男装都不断往中高端市场靠,目前已在国内二、三线城市占据了相当份额,有的还在一线城市市场占据了一席之地。(信息来源:中国纺织报)
邦旗服饰:走个性化时装定制之路
上海邦旗服饰借鉴戴尔电脑直销的模式,以品牌定营销为先导,走个性化时装发展之路。2007年以PPG为代表的电子商务运营商,以衬衫贴牌生产的虚拟化经营模式,取得了不菲的业绩,使得报喜鸟等服装企业纷纷涉足网络直销。
邦旗服饰另辟蹊径,将网络定制、定购,定位在女性个性化时装。产品定位在25~45岁的女性知识群体。虽然,女装与男装相比,变化特点快,相对比较难于实施标准化,但笔者认真看了邦旗服饰网上专卖店www.order800.com.cn,只要注册商城会员,用户可以通过会员后台实现自助量体,填写数据,实现网上定制。公司市场数据信息部将数据归类处理后,快速地将用户的订单传至工厂,及时按需生产定制。
在营销推广策略上,采用会员制的营销模式,并结合目录营销,另外,用户也可以看图模仿明星或流行款式图片进行个性化定制。
小批量,多批次将成为未来服装营销的趋势,女性的个性化需求也日益明显。相信随着邦旗网上定制系统的不断完善,并完善售后服务,在时间和速度上能够响应用户的需求,邦旗个性化时装定制直销模式,将成为服装市场的又一片“蓝海”。(信息来源:中国服装网)
2010上海国际时尚服饰展览会(2010.5.19—2010.5.21)
地点:上海世贸商城(上海兴义路99号)
主办单位:上海国际服装文化节组委会
承办单位:上海纺织技术服务展览中心;上海服装行业协会;上海世贸商城
新定位潜在展商:新锐的富有创造力及市场潜力的品牌企业
潜在买家:上海及其他重要城市的优秀品牌代理商、加盟商和商场
新形象:突破传统展览展会模式,亚洲首例不设光地特装,全部采用更时尚,更环保,更和谐的标准展位
新服务:全新推出时尚商圈免租金试营业服务,协助品牌企业拓展进入上海商圈的通道;首次推出金融机构服务,为具有市场潜力的品牌企业提供现场融资洽谈服务
主要活动:2010中国(上海)代理商和加盟商大会/商业与品牌企业交流对接会/OEM与品牌企业的对洽/国内外精选服装面料配对会/金融机构与品牌企业融资对接活动/
标准展位(9平方米起订,展位由主办方统一搭建,展商未经书面许可不得擅自更改展台结构,转角位另加5%)人民币13 900元/9平方米
展品范围:女士正装/晚装/女式休闲装/男式休闲装/鞋/帽/包袋/配饰
上海纺织技术服务展览中心联系人:何小霞电话:02161242368传真:02161242366
地址:中国上海市长寿路285号恒达广场25楼邮编:200060邮箱:0213@126.com
我国内衣市场销售年增长速度近20%
有统计显示,我国内衣市场的年销售额在1 000亿元以上,且以每年近20%的速度在增长。我国生产内衣的企业达3 000多家,山东、浙江、广东等地已经成为内衣加工基地。女式内衣在内衣中占到60%,成为整个内衣行业的重中之重。专家认为,目前内衣业仍然是我国服装产业中最具活力和发展前景的一个子行业,其利润空间相对其他子行业平均高出50%左右。
福建男装周织开启周版型革命的序幕
日前,福建男装周织(zhouzhi)品牌在其2010秋冬产品发布会上郑重提出,将在未来一段时间致力于男装产品的版型研发工作,开启周织男装版型革命的序幕。
周织的版型革命从最实际的适穿性入手,针对多数成熟男性腹部偏大的状况,通过三开身版型中后腰线的收缩和身位变化,实现收腰和合体兼顾的效果。在今年的秋冬新品中,他们已经推出了新版型的服装,通过顾客的反应,品牌还会继续研发更多满足各种体形消费者需求的新产品。
周织品牌开发总监纪荣忠先生说,为了配合版型革命,他们特意设计制作了一批相同款式不同版型的服装,这些服装的最大特点就是上身后能让体形偏胖的客户在视觉上不臃肿,完美体现服装的时尚性,突破了服装款式尤其是收腰服装只适用于瘦身顾客的局限。对产品品质的关注,是周织革命版型的原动力,在版型革命的背后,是周织品牌对至高品质的不懈追求。
假如你是秘书夏婷,请你完成以下任务:
(1)请你对上述收集到的信息进行筛选,从中选出对本公司业务具有借鉴价值和参考作用的信息。
(2)对信息进行分类,使信息条理化,以方便查找利用。
(3)选择一条有疑问或者重要的信息进行校核。
(4)根据以上信息,整理出一篇信息稿。
【任务实施条件】
(1)教室、实训室或计算机机房。
(2)办公桌、电脑、文件夹、文件盒、标签。
(3)指导老师在上课之前,将待整理信息打印成书面信息材料,交由学生整理。
(4)教师可以根据本校、本地实际情况,适当改变实训任务,比如增加或改用本地信息,以便学生可以更好进行实训。
【任务实施】
(1)阅读信息。
(2)筛选信息。
(3)对信息进行分类。
(4)对信息按类装盒。
(5)校核信息。
(6)拟写信息稿。
【任务评价】
(1)结果评价:
筛选出的有用信息(应说明理由)。
分类好的信息。
校核信息。
信息稿。
(2)过程评价
筛选工作过程:方法、标准。
分类工作过程:依据、方法。
校核工作过程:方法。
(3)评价方式:
学生
自我
评价
学生
互评
教师
评价
【自测题】
1.公司产品出现滞销,总经理通知市场部尽快收集相关信息,分析滞销原因,作为公司的销售文秘,你会如何收集信息,重点收集哪些信息?
2.信息校核需要注意什么问题?
3.有人说,信息筛选就是把信息按照其有用程度区分开来,你觉得这种说法对吗?为什么?

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