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模块五 信息辅助管理

发布时间:2012-12-30  来源:原创  作者:主编:余红平 雷鸣 副主编:周慧 王明丽 段斌贝  发布者:网络秘书  浏览次数:1046  
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模块五信息辅助管理
【学习目标】
【认识目标】
了解决策信息来源、秘书信息辅助决策内容、信息资源管理工作内容。
熟悉秘书辅助决策工作方法、信息资源管理内容。
【能力目标】
能为决策提供信息保障,在决策的各个阶段有针对性地实施信息开发利用服务,运用有效的信息工作方法辅助决策。
基本适应现代企业信息资源管理工作。
案例
黄俊是枫泾鞋业有限公司的总经理秘书。近年来,枫泾鞋业发展迅速,业务和利润都有明显增长。一天,黄俊在浏览报纸时,看到一则新闻说农村鞋市场缺口很大,农民买鞋的苦恼不少。他赶紧找笔记下这些信息,还查找了相关资料。然后他赶紧把这一信息告诉正为市场开拓烦恼的总经理,并建议开发农村市场。总经理对这个建议很感兴趣,并派市场部人员深入农村做调查。
就在众多商家为争夺市场拼得你死我活的时候,枫泾鞋业已经独辟蹊径,迈出“农村包围城市”的新路子。仅仅利用半年时间就在全国设立了200多家县、乡销售点,稳稳地占据了市场。
提示:1.枫泾鞋业的成功给你什么启示?
2.从黄俊身上你感悟到什么?
【任务描述】
服装业经常收到各类展览会的资料、电话。这天上午,夏婷在办公室接到了大学同寝室好友杨莉打来的电话。原来杨莉最近跳槽到一家会展公司上班。她们公司下个月将在上海举办一次服装展览会。杨莉首先想到的就是在服装公司市场部上班的老同学了。下午,黄经理刚到办公室夏婷就向他汇报了这件事。当然她没说明自己和杨莉的关系,要不明显就是假公济私了。黄经理思考了一会,反问夏婷:“你觉得我们要不要参加这次展览会呢?”
秘书信息工作实务
模块五信息辅助管理
任务利用信息辅助决策
决策是对未来事件作出决定的过程。而信息是决策的基础,帮助决策者在大量的现象面前作出正确的抉择,消除或减少不确定性因素,做到去粗取精,去伪存真,从而提高决策的科学性。为上司的决策提供信息是秘书的本职工作,也是秘书工作价值体现的重要方面。秘书应树立信息决策意识,为决策做好服务。
一、决策信息的来源
为了保证决策活动的顺利进行,秘书要从各种渠道获得大量有效的决策信息。决策信息主要有:
政策、法律、法令及相关规定;
媒体信息,如报纸、杂志、广播、电视、因特网等信息;
信息咨询机构的信息;
决策部门的决策、计划、控制等信息;
参观、访问、学习、交流等信息;
实地调查信息;
决策后的反馈信息;
其他相关信息。
二、秘书辅助决策的信息服务
决策包括多个环节,秘书辅助决策信息服务贯穿整个决策过程。在不同阶段,信息辅助决策的重点应有所不同。
(一)决策前做好信息超前服务
决策需要预测,远见卓识,但任何预测都必须与实际工作结合,依赖于现实状况产生的决策才具有科学性。因此,秘书在上司进行决策前就应积极主动提供信息,以帮助上司发现问题,形成决策意图。决策前的信息服务既要注重时间上的超前服务,又要保证信息内容的超前性。秘书超前信息服务主要工作包括:
(1)广泛涉猎信息,调查了解情况、借助情况、借助信息,发现问题、得出问题;
(2)尽可能把全面、真实、准确的信息及时提供给上司,供其在形成决策意图时参考;
(3)随时把客观实践中涌现出来的新动向、新趋势、新经验、新问题,迅速提供给上司;
(4)对所提供的信息进行必要的深加工与综合处理,使提供的信息有助于上司明晰决策意图。
(二)决策中做好信息跟踪服务
决策中,秘书应跟踪上司信息利用需要,及时提供相关信息服务。重点要做好决策目标确定、决策方案设计、决策方案选择三个阶段的跟踪服务。
1.确定决策目标中的信息服务决策目标是指在一定外部环境和内部环境条件下,在市场调查和研究的基础上所预测达到的结果。确定决策目标最关键的工作在于:一是认真分析企业内外部环境;二是深入进行市场调查研究。因此,秘书应该紧紧围绕这两方面,积极收集有关的详细资料,并对这些信息进行核对分析,为决策提供信息,供上司参考。只有提供了全面、准确、客观、真实的信息,上司才能明确决策目标,进而避免决策的失误。
2.设计决策方案中的信息服务决策目标一旦确定,下一步的工作就是拟定决策方案。秘书根据目标收集信息,包括有利因素和不利因素、确定因素和不确定因素,协助上司制定出各种达到目标的方案。此外还需要收集方案可能出现的效果信息,提供信息帮助上司解决遇到的决策难题。
3.选定决策方案中的信息服务决策方案拟定后,需对方案评估、论证,选取其一或综合处理实现优化。在上司对所拟定的决策方案进行讨论和选择之际,秘书通过信息服务发挥参谋作用是十分必要的。在企业管理活动中,秘书是不具备决策权的,但上司选定决策方案却需要秘书提供信息服务。在选择方案阶段,秘书要采用一定的方式方法,对已经拟定的决策方案进行经济、技术及可行性等方面的分析论证,及时地将信息反馈给上司,以便对决策修订补充。
【经验分享】
秘书辅助决策的信息工作内容主要有:
为领导准备好论证所需的翔实的信息资料,并将这些信息资料系统整理;
为参与方案论证的专家准备好所需的全部信息资料;
对各次论证会发言要点进行综合,并将主要倾向性意见和建议列出,供抉择;
对决策对象及其所处环境条件变化的信息及时分析综合,供参考;
当选择过程中任何一个层次上发现问题,都必须根据问题产生的原因与性质,及时地将信息反馈到相应层次中去,以便对决策修订补充;
提供论证依据、评价标准等信息;
对各种决策方案提出综合评价,为抉择提供科学依据;
及时提供决策的背景、条件、目标、策略等信息。
(三)决策后做好信息反馈服务
虽然决策经过了科学严密的制定、论证、对比、优化等过程,但在决策实施中都不可避免地产生这样或是那样的问题,需要上司去协调或是对方案进行一定地调整。作为上司参谋助手的秘书,在此阶段必须做好决策执行信息的收集、反馈工作。秘书要通过各种信息渠道,及时收集反馈信息,敏锐地发现各种偏离决策方案的错误倾向,为上司或是决策层实现有效指挥和控制提供信息服务,方便决策方案的调整、补充与修正。要通过信息调研及时总结经验,并将经验信息传递,使经验得以推广。
三、秘书信息辅助决策的工作方法
信息贯穿于决策的整个过程,是做好决策的基础工作。秘书通过信息工作辅助上司决策关键是要做好与决策相关信息的收集、加工、开发方法等。
(一)通过调查收集决策对象信息
调查是指通过交谈、答卷等形式获得原始信息资料。秘书通过开展与决策目标相关的调查活动,收集决策对象现实情况的相关信息资料,并对所得信息进行分析、讨论,及时发现问题,避免发生决策失误。调查是实现科学决策的基本方法和途径。
(二)通过比较分析发现规律
比较是通过对不同的信息资料进行观察、分析,找出两者之间的相同点和不同点。通过比较可以发现和提出问题,达到了解过去,预测未来的目的,进而研究工作活动的情况及其规律。秘书在向上司提供比较结果时既要用文字表述,又要尽可能用统计、图表等方法精确地表达。
(三)通过演绎科学预测未来
演绎是根据原理和经验进行逻辑推理和数学演算得出结论。在信息辅助决策中,秘书根据过去和现在信息、根据历史经验、宏观信息,演绎推断事物发展变化趋势,得出结论,指导未来的行动。在决策时对预测结果经过进一步验证、评价之后,才能将其作为制定决策的依据。
(四)通过归纳实现信息综合
秘书通过对收集的信息进行系统的归纳、分析和判断,确定信息之间的相互联系,提高信息的真实性和准确度,并将分析得到的结果加以整合,为决策提供深层次的信息。它是分析法与统筹法、数学法和逻辑法的统一。
(五)通过优选审慎作出决策
决策最终需要从不同的可行方案和意见中选优,最后决断。这个过程中选优显得十分重要,秘书要运用精确的数字、严谨的逻辑、社会科学的方法,全面评价决策的社会价值,权衡决策执行后可能带来的社会效果,最后作出审慎的决策。
项目二秘书信息工作辅助事务处理
【学习目标】
知识目标
了解秘书日常事务工作的信息工作。
了解秘书会务组织中的信息工作。
了解秘书协调中的信息工作。
能力目标
能够做好日常事务处理中的信息工作。
能够做好会务组织工作中的信息工作。
能够做好协调工作中的信息工作。
案例
总经理一天三次电话询问办公室信息秘书小王,了解南方市场的销售情况。小王一连打了好几次长途电话,总公司南方办事处主任都不在家,得不到答复。总经理要外出办事,临出门还叮嘱小王及时了解南方市场的情况,只要南方销售形势好,便可调整下一季度的生产任务,使企业再上一个台阶。
小王中午也没有休息,终于打通了长途电话,接电话的正好是南方办事处吴主任。
“吴主任吗?我是总公司办公室王秘书。总经理急需了解你们的销售情况。”
“我们的销售形势大好啊!我正忙着与港商洽谈十万套西服的出口合同呢!面料和样式与上次一样。”
“那太好了!能成功吗?”小王问。
“估计问题不大!意向书已经草签,今天下午四时进一步洽谈细节,然后签订合同。”吴主任说。
“那我下午四点半等您的准确消息。”
“四点半我还有个应酬。我让办事处小李给你回个电话。”
小王刚放下电话,总经理的秘书小刘又打来电话问南方的销售情况。
“吴主任说,南方形势大好,正在与港商洽谈十万套西服的出口合同。”小王兴高采烈地说。
“成功的把握大吗?”小刘问。
“吴主任说,今天下午四点正式签约。面料和样式与上次一样”。
“那就是说,只有签约的手续了?”小刘又问。
“是的。”小王肯定地说:“我接到签约回电后马上告诉你”。
小刘接电话后,在总经理写字桌的记事本上写道:“办公室小王接到南方办事处吴主任电话,与港商洽谈出口十万套西服合同,面料和样式与上次一样。今天下午四点正式签约。3月25日小刘记录。”
下午五点二十分,总经理回到办公室,急忙翻阅记事簿,看了小刘的记录后非常高兴。他拨通电话,要求采购员按上次要求购进面料,通知设计部门做好准备,维修部门抓紧维护设备,生产部门准备另外招收一批熟练技工……时间就是金钱,总经理抢在时间前面调兵遣将,一直忙到晚上七点半还没有吃饭。
下午四点半,办公室小王一连接到北方办事处、西北办事处的两个长途电话,一直打到下午五点半。刚放下电话,上海的男朋友又打来长途,商量结婚物资采购和蜜月旅行路线,一直谈了两个多钟头,柔情蜜意中连吃饭的事也给忘了。直到男朋友挂断电话,小王才想起南方办事处的重要电话还未接到。这时已快八点了,她一拨通南方办事处,小李开头一句就吼道:“怎么搞的?我拨了几个钟头电话,总是占线,你的电话拨不通,总经理的电话也拨不通。”
“合同签了吗?”小王来不及解释,打断小李的话问道。
“签个屁!生意让深圳一家公司抢去了。人家更有优势,吴主任气得高血压病也犯了,住院去了。”
小王赶快拨总经理的办公室电话。总经理办公室无人接,小刘也下班了。她又把电话打到总经理家里,家里说他没回来。最后,好不容易在大富酒楼里找到了总经理。
“什么?谈判失败?”总经理一听,手里的酒杯也落地了。他知道高档面料已经购进,现在只有压在仓库里……
重大的经济损失不可避免,总经理、吴主任、小王、小刘、小李像害了一场大病。公司的前途,个人的去留,使他们忐忑不安……
提示:
1.这个案例给秘书在接打电话的信息处理工作提供了哪些借鉴?
2.这个案例给秘书值班工作中的信息处理工作提供了哪些借鉴?
【任务描述】
到了月底,黄经理布置夏婷把这个月的来访客户信息整理出来。小夏拿出抽屉里一叠来访人员的名片,对照来访客户登记表做起来信息统计工作。很快,她就按照字母分类法把客户信息都整理出来了,并做成表格放在了黄经理的办公桌上。
办文、办事、办会是秘书三大主要任务。在秘书实践中如何保质保量高效完成各种工作任务,特别是纷繁复杂的各类事务处理工作是应该探讨的问题。实践也说明,秘书的事务辅助工作是和信息工作紧密联系在一起的。
任务一熟悉日常事务信息工作
企业秘书的日常事务主要包括值班、电话处理、印信管理、文件收发、接待、保密等内容。在处理这些事务过程中,都要求秘书根据具体的工作内容做好信息工作。
一、值班信息工作
值班本身就是确保企业管理信息畅通的内在要求,是建立企业全天候信息服务的基本条件。秘书值班时,要确保信息的畅通,快速高效处理各类值班信息就必须做好以下几点:
一是要熟悉信息渠道。秘书应该全面、准确的掌握公司内部员工的联系电话、住址、邮箱等基本通信信息,也要熟悉企业管理中经常需要联系的外界如公安、消防等有关部门的通信信息。只有这样,才可以在突发情况时保持沟通快捷顺畅。
二是要随时掌握上司活动踪迹。无论上司是在出差还是应酬,秘书都应该知道上司的去向并保持通信畅通,确保有重要情况可以随时联络汇报,接受上司的指示。
三是要建立健全值班信息处理制度。对值班过程中的各类信息应该事先制定处理流程和处理规范。值班时应严格按照流程操作,做好信息处理和值班登记。
四是要灵活应变。对于一些特殊信息,秘书应该坚持特事特办的处理方法,积极灵活应对,以达到最好效果。在值班过程中遇到保密信息还应坚守保密原则,坚决不泄密。
二、接打电话中的信息处理
通过电话传递的信息具有时间短、内容简单、保存难的问题。秘书在处理电话信息时,要养成好的接打电话习惯,做好电话记录,特别是记录清楚时间、地点、单位、姓名、数字等关键信息。对电话信息的处理也要坚持效率原则,主动承担为上司挡驾的职责。那些必须有上司处理的电话,秘书应该转接给上司或是报告给上司,但对于秘书职责权限或是其他职能部门权限范围之内的信息,秘书要学会自己处理或是按职能分工转给有关部门。
三、接待工作中的信息工作
接待工作也离不开信息服务。信息工作质量直接关系到接待工作质量。同时,秘书通过接待工作,又可以收集获取各类信息,甚至是开辟新的信息渠道。
接待信息工作包括日常接待中的信息工作和团体接待中的信息工作。在日常接待中,秘书要认真做好来访人员的登记工作,包括客人的姓名、单位、职务、联系方式等。同时也应了解来访人员来访目的,来访对象,留心收集有关有价值的信息。也可建立来访客户信息资料库,对经常往来的客户、上司经常联系的客户等更应注重收集信息,既可以有针对性地提高接待质量,也可以为上司提供信息利用服务。
团体接待时,秘书应对来客信息进行预测和了解。比如来访团队的成员数量、身份、职务、背景,来访时间、目的和来访的主要活动,做好胸中有数,提前准备。对来访团体乘坐的交通工具、到达时间、到达地点也应掌握,方便接站服务。在接待过程中还要关注来访客人的生活信息,包括遇到的困难和要求。
四、上司日程安排中的信息工作
秘书在给上司安排日程时,应对安排上司参加的有关活动作充分的了解,包括活动内容、组织者、规模、其他出席者、重要程度等有关信息,以方便上司统筹安排。对活动的理由、方式、时间、地点、程序、职责也要告诉上司,以便做好必要准备。
秘书在给上司安排出差日程时,也要了解出差目的、上司意图、随行人员、出差地和出差单位的基本信息、出差时间、出差期间气候情况、交通工具选择以及所需的文件和个人物品。
做好信息收集、处理工作是秘书提高上司日程安排服务质量的重要保证。
五、保密事务中的信息工作
保密要保护的就是那些不适合外界知道的特定信息。因此,保密工作本身是信息工作的一部分,是信息工作的纪律要求。
保密工作是对特定信息采取特殊处理形式。因此,在保密工作中,要准确把握和划定信息的密级,这是做好保密工作的前提条件。根据密级不同,我们对所要保护的信息采取不同的处理方式。
此外,秘书在办文、办会、办事过程中也会涉及大量的机密信息。因此,一定要树立保密意识,形成保密自觉。
任务二熟悉会务组织信息工作
会议是信息沟通、信息处理的重要手段;会场是信息的重要集散地;开会的过程就是信息交流、信息处理、信息输入输出的过程。秘书的会务工作,实际上是确保会议信息有效流动,以实现会议目的的工作。因此,秘书必须把会议信息工作贯穿到会务工作各个环节中去。
一、会前信息工作
(一)会前信息收集
在会前,我们决定一个会议是否召开,解决哪些问题,何时召开,在何地召开,由哪些人参加,都是以准确可靠的信息为依据。会前,秘书必须协助主持和组织会议的领导人,收集整理有关信息,为召开会议作信息准备。
会前的信息收集,主要围绕会议召开的必要性(即召开该会议的主要议题)、会议的形式、会议方案制定等展开。通过信息收集处理,让会议主持者、组织者系统、全面、真实、准确地掌握有关情况,把握会议主题,事先做好准备,有效地引导会议进程。也为与会者提供必要的信息资料,让其在会前对有关会议情况有所了解,并对会议要解决或讨论的问题做好必要的准备。会前信息工作是直接为会议决策服务的,对会议效果有很大影响。因此,要确保质量,坚持客观、全面、深入地了解收集各方面信息。
(二)会前信息综合处理
会前在信息收集的基础上,必须对信息进行综合加工处理。要对各方面反映的情况和需要解决的问题,进行分类梳理并按待定议题进行综合,为领导确定议题提供服务。
会议议题确定之后,秘书要根据会议议题和领导指示,准备有关会议文件、会议议程、日程和程序安排。在撰拟有关会议文件的过程中,还要全面、深入地收集有关信息,使文件内容更充实,更符合实际需要,更有针对性。
会务工作是一项十分具体、周密、细致的工作,只有全面、准确地把握有关信息,才能做到准确无误,任何疏漏都可能影响会议的质量和效率。
(三)会前的信息沟通工作
除在确定议题、制定议程、编制会务筹备计划中要做大量信息沟通工作以外,在上述事项确定之后,还要做大量有关信息的沟通工作。具体事项:一是要发出会议通知,提前让与会者和有关单位做好准备;二是要与特邀领导、专家学者、知名人士等贵宾联系,邀请其光临会议;三是要收集与会者和贵宾能否出席会议的信息反馈,落实会议出席者,并根据反馈信息对各项具体事务做好安排;四是根据会议需要,与电视台、报刊等传播媒介联系,做好宣传准备;五是要根据会议需要,与有关要视察、考查、参观的单位联系,以便具体安排有关事项,等等。会前的信息沟通工作十分繁杂,要做好沟通记录,及时汇报。
二、会间的信息工作
(一)到会情况的信息收集
秘书要通过会议签到,收集到会者的人数、缺席者的人数和名单,让会议主持者及时了解具体的准确情况,并让会务后勤部门准确把握;重要贵宾到会后,要准确了解其身份、主要成就、到会演讲的主要内容,及时报告给会议主持者;对年老、体弱的与会者的有关情况也要有详细的了解,要在住宿、保健等方面给予必要的照顾。特别是大、中型会议,到会人数多,情况复杂,必须准确把握到会情况并对可能发生的各种意外情况及时采取应急措施。
(二)会场信息工作
秘书在会场上是重要的信息沟通者,一是做好会议文件材料的发送工作,要把有关文件及时分发给每一位与会者,并做好文件材料的登记和回收工作,避免漏发和漏收。二是要在会议进行中做好会场内外的联系与沟通。三是要安排好发言顺序,除了事先安排好的重要发言以外,有些会议的自由发言,秘书也要协助统筹安排,以保证会议发言有序进行。四是要做好会议记录、录音、录像,把会议的重要信息记录下来,保存备查。五是要在会期较长的会议上,秘书要做好会议简报,作为会场信息沟通的工具盒分组讨论各组间信息沟通的重要渠道,也以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。六是秘书还要利用会间休息,广泛征求与会者的意见、建议和要求,并将收集的有关情况及时进行综合处理,分类向领导汇报,并对具体问题予以解决。
秘书在会议进行期间,信息工作头绪很多,时间要求也十分紧迫,既要会外沟通,又要会内沟通;既要与领导沟通,又要与会议代表沟通;既要与后勤保障系统沟通,又要加强会务秘书之间的联系沟通,因此,必须各司其职、相互配合、行动一致、坚守岗位、连续作战,只有这样,才能确保会场信息流动畅通,确保会议顺利进行。
三、会后的信息工作
(一)整理会议文件资料信息
会议形成的文件资料信息,是会议取得的重要成果,必须在会后及时进行整理。其中,有些是会议精神贯彻落实的重要根据,有些是日后查考的重要凭证,有些对研究某专门问题具有不可替代的参考价值。会议文件资料信息整理的具体要求,一是要做好会议记录的整理工作。会议记录是会场记录下来的原始信息,是会议内容的客观翻译。但会场记录时为了加快速度,有时不得不运用速记符号,简化专门术语,有些发言者使用方言使得记录很可能不够准确。因此,会后必须整理、校正,有些还必须与录音对照校正,或找相关人员进行审实记录,确保真实、准确、全面、详实并公正、清晰、有条理。二是要根据会议记录、会议简报等记载的信息资料和会议取得的主要成果,以及会议决定的事项撰写会议纪要。会议纪要撰写就是要将会议上产生的重要信息“纪实”和“扼要”形成文字材料,要忠实于会议实际,要对会议产生的信息进行提炼和概括。会议纪要是为宣传、贯彻会议主旨服务的,所以撰写会议纪要关键在于把握会议主旨,围绕会议宗旨撰写,才能使其充分发挥作用。
(二)处理会后执行信息和会议新闻报道
开会后对某些会议决定事项的传达落实情况,秘书要负责收集处理有关信息,其中主要的任务,一是要全面了解会议精神的传达情况,并将及时传达、尚未传达的有关单位做准确的统计。二是要及时收集会议精神传达各方面的反应,对理解支持的、不够理解的、对某些内容有意见、建议的等不同的反应,要做分类归纳整理,将情况综合后,向领导汇报,供领导参考。
任务三熟悉协调信息工作
一、秘书协调与信息沟通
协调是领导的重要职责之一。秘书在工作中,往往需要协助上司协调有关工作。秘书的协调与信息沟通是紧密相关的。秘书毕竟不是领导,在协调工作中无权也不能发号施令或采用强制方式,否则结果是恰得其反的。秘书的协调主要是通过和协调对象进行信息交流的方式进行的。秘书可以借助自身信息枢纽的职位优势,向有关方面人员说明情况,了解各方意图、要求等信息。
秘书协调过程中,要努力通过沟通信息达成共识。矛盾的产生往往是信息的不对称导致的。不同的人,由于自身经历、经验、阅历、立场、环境等方面的不同,容易造成对某些问题看法不同,形成矛盾。秘书应该加强沟通,在矛盾各方搭建桥梁,确保信息的相互流通,避免信息的不对称,进而消除分歧。秘书在操办会务、处理公文、撰拟文稿、处理事务等工作中,要注意上下级及平行单位之间的信息沟通,协调企业各部门、各成员之间的行动,使之协调配合,提高工作效率。
二、秘书协调中的信息沟通技巧
秘书在协调中,在与有关方面进行的沟通交流中,必须设身处地为有关各方考虑,理解他人、尊重他人。在沟通中要注重技巧的运用,动之以情,多采用商量、征询等方式实现沟通目标。
(1)根据上司意图在授权范围内进行协调沟通。协调是上司的重要职责,秘书本身没协调的职责,只是在协助上司开展协调,是属于授权下的行为。因此,秘书在协调过程中要尊重上司意图,在其授权范围内展开工作,避免协调的随意性和超范围性。
(2)以全局利益和长远利益为协调沟通出发点。矛盾的产生,主要是大家在利益上没有形成一致,仅仅局限在部门、个人的局部利益上。秘书应该用全局利益和长远利益来说服各方,最终促成一致。只有这样秘书的协调才可能成功。
(3)协调沟通必须有原则进行。协调不是当和事佬,不是做老好人。在协调中秘书必须有底线。这个底线就是秘书协调的原则。秘书的协调是在矛盾各方的夹缝中生存,千万不能说不利于团结的话,不能搬弄是非,火上浇油,加剧矛盾激化,这是丧失原则的表现。
(4)协调沟通必须实事求是。秘书在协调中遇到问题,要敢于正视,不能回避问题,更不能丧失原则,传递小道消息。应该深入了解真相,全面把握实质,实事求是,务实求真地进行有效沟通。
(5)协调沟通是秘书服务。秘书的协调沟通应该具备良好服务意识,主动沟通协调。
实训
实训项目:信息辅助管理
【任务目标】
了解信息辅助管理的基本程序,能够围绕上司的工作重心,有针对性地为上司的决策提供有效的信息和建议,掌握信息工作的初步技能。
【实训任务】
休闲装品牌发展空间巨大。自20世纪90年代以来,休闲服饰在我国消费者中成为消费时尚。据不完全统计,目前我国专业的休闲装生产厂家已达万余家,国内休闲服装品牌多达2 000多种,休闲装在我国服装产业中渐居主要地位。在这样大好背景下,逸闲休闲服饰品牌经过发展,已在市场上占据了一席之地,产品年销售额不断增加,消费群体数量增多。夏婷也因在市场部工作表现突出,被总经理看中调到总经理办公室任秘书。谁知刚上任就遇到公司的大难题:由于市场规模在急剧扩大,公司生产、销售、设计、品牌运营等环节都等待大量资金投入,但公司遭遇了资金实力不足的问题。在企业资源有限的情况下逸闲休闲服饰该如何发展?总经理最近一直为这个事情弄得焦头烂额。
这天早上,夏婷给总经理送当天的报纸。正要离开时,被总经理叫住了:“小夏啊,你是市场部出身的,你觉得这个问题有没有什么好的办法啊?”
假如你是秘书夏婷,请你给上司决策提供一些有用的信息。
【任务实施条件】
(1)教室、实训室或计算机机房。
(2)办公桌、电脑、打印机、打印纸。
(3)教师可以根据本校、本地实际情况,适当改变实训任务,比如增加或改用本地信息,以便学生可以更好地进行实训。
【任务实施】
(1)组建团队。把学生分成若干个团队,每个团队以5~8人为宜,选定团队负责人,确定团队任务和内部分工。团队内成员结构要合理,具有互补性。
(2)收集信息。收集相关信息。
(3)整理信息。对收集的信息进行整理。
(4)向上司汇报辅助决策信息。对信息进行编写,并利用PPT向上司提供相关决策建议。
【任务评价】
(1)结果评价:
建议方案(可行性、创新性)
汇报PPT(形式的美观、内容的选取等)
(2)过程评价:
收集工作过程:方法、渠道
汇报工作过程:汇报的逻辑性、语言表达清晰性、身体语言恰当性等
(3)评价方式:
学生
自我
评价
学生
互评
教师
评价
【自测题】
1.秘书如何利用信息进行辅助决策服务?
2.请你收集一则案例,并用案例说明秘书信息工作在企业经营决策中的地位或作用。
3.请你谈谈自己的个人沟通协调技巧。
参考文献
参考文献
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