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模块一 商务秘书职业认知与形象设计

发布时间:2012-12-24  来源:原创  作者:主编:吴良勤 副主编:雷鸣 高玉林 李展  发布者:网络秘书  浏览次数:1474  
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     模块一商务秘书职业认知与形象设计
    
    【知识目标】 
    掌握秘书以及商务秘书的基本理论知识。
    掌握商务秘书的必备品质和能力。
    掌握商务秘书的必备能力。
    【能力目标】
    了解商务秘书的职业特征。
    了解商务秘书的必备品质和能力。
    了解选聘商务秘书的标准。
     任务一秘书与商务秘书
    一、任务描述
     江苏华荣机械有限公司是一家专门生产、销售环保设备的公司,近期招聘了一批商务秘书,为了使这一批商务秘书能够尽早进入角色,以较好的状态参加工作,公司决定让总经理秘书尹晓雯为招聘的商务秘书进行系列培训。培训主要内容是:让新招聘的商务秘书了解什么是秘书、秘书的分类、秘书的资质和现代企业选聘商务秘书的标准等。
    二、任务分析
    要想做好商务秘书工作,首先必须了解什么是秘书,秘书的分类,什么是商务秘书,商务秘书的职业特征等。
    三、相关知识
   (一)秘书的定义 
关于秘书的定义,秘书学界尚无一个统一的说法。下面介绍几种秘书学研究领域对秘书的定义使用较多的说法,供参考。
    (1)国际秘书联合会认为:秘书应是主管人员的一位特殊的助手,她(他)掌握办公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感,以实际行动显示出主动性和正确判断能力,并且在所给予的权力范围内作出决定。
   (2)全美秘书协会章程中对秘书应具备的条件作了如下规定:①像心理学家一样善于观察和理解他人;②像政治家一样有灵敏的头脑;③像外交官一样有潇洒的风度;④有调查各种棘手问题的丰富经验;⑤有良好的速记能力及文字功底;⑥熟谙各种商业往来中的法律关系;⑦能熟练地使用各种办公自动化机器;⑧具有相当的金融及税务方面的知识;⑨能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
     (3)《韦氏秘书手册》对秘书的定义:秘书总是连接决策者和执行者的关键环节,起到行政助理的作用,一个精干并且负责的秘书就不应仅仅充当经理和属员之间的桥梁,而且也要协理行政事务。
     (4)人力资源和社会保障部《国家秘书职业标准》中对秘书的定义:秘书是专门从事办公室程序工作,协助领导处理财务及日常事务,并为领导决策及实施服务的人员。
     (5)《辞海》中对秘书的定义:职务的名称之一,是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作,它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项,各机关和企业、事业单位,一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。
     (6)陈合宜《秘书学》:秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 
     (7)常崇宜《现代秘书工作》:秘书是一种职务名称,也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同,但都是通过辅助领导,直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。 
     (8)董继超《公务秘书学》:所谓秘书,就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。
     (9)谭一平《现代职业秘书实务》:秘书是为上司(或者领导)提供最佳决策环境的人。
     (二)商务秘书的职业特征 
     与其他职业相比,秘书有着自己的特征:
    1.直接性和依存性秘书服务的直接性体现在以下三个方面: 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请 示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的,其结果的成败与领导有直接的关系。
    2.服务的全面性和稳定性很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间,一次商品交易完成后,其关系就结束了。而秘书与其服务对象之间的关系却有相对的固定性,短至数月,长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳定性,再加上秘书与领导全面合作、朝夕相处,这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外,往往还有着更深的人情关系。
     3.知识化秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用,还要协调各方关系,使领导的决策得以正确执行。秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识,随着秘书工作的进一步完善和规范,对秘书知识化的要求会越来越高。
    4.年轻化从世界范围来看,秘书队伍比较年轻,发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右,一般为20~35岁。他们把秘书岗位看作是由操作层通向管理层的最好阶梯,因为在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作,他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替。 
    5.商务秘书的女性化就历史状况来说,我国男性秘书仍占大多数。 近20年来,女性秘书有明显增加的趋势,这是由女性的心理素质所决定的。 由于大多数女性乐于做程序性、重复性的工作,身体特征适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。而秘书尤其是初、中级秘书的工作正具有这种性质,所以西方国家的初、中级秘书中女性占总数的比例达到了90%。 
    (三)秘书的分类 
    秘书学界有一种通俗的说法:高级秘书是动脑子出点子的,中级秘书是动手摇笔杆子的,初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。 
    (1)秘书的纵向分类(人力资源和社会保障部的分类):
    原来:高级、中级、初级秘书。
    现在:二级、三级(原高级)、四级(原中级)、五级(原五级)。
    (2)秘书的横向分类:
    按服务对象划分,分为公务秘书和私务秘书。 
    按从事行业和职能划分,分为业务秘书、一般秘书、法律秘书、医学秘书、教育秘书、广告秘书、工程秘书、演艺秘书等。 
    按工作内容划分,分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等。 
    四、相关链接
    日本秘书工作“钻石图”
    日本著名学者田中笃子在其《秘书的理论与实践》(谭一平译,高等教育出版社出版)一书中将秘书的日常工作分为四个层次,并称之为“钻石图”(见图):
秘书工作“钻石图”
  “钻石图”中的a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面的关系和负责秘书部门的管理等工作;b部分工作包括上司办公室的管理、文件起草、信息收集、日程管理、上司出差准备等工作;c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作;d部分工作主要是负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作。
从这个“钻石图”可以看出,a部分的工作一般是由办公室主任这类人负责,这类工作实际上属于企业管理的范畴,不是严格意义上的“秘书工作”;同样,d部分的工作也不是严格意义的“秘书工作”,它属于行政后勤工作的范围。因此,秘书工作的核心是b和c两部分。
    目前,越来越多的企业设置了“助理”的职位,其实,他们在本质上也是一种秘书,只不过是一种“高级秘书”,他们需要更多地与上司一起参与公司的经营决策。事实上,我国目前对“助理”“秘书”和“文员”这几种职位没有进行严格的区分。不过,如果从这个“钻石图”出发,我们可以将负责a和b两部分工作的称为“助理”;将负责b和c两部分工作的叫做“秘书”;从事c和d两部分工作的叫做“前台”或者“文员”。
    因此,现在人们习惯上这么理解:助理=a+b;秘书=b+c;文员=c+d。
    (资料来源:谭一平《现代职业秘书实务》,中国人民大学出版社)
    五、任务提示
    要完成任务,资料的收集十分重要。可以通过网络、书籍、报刊等,广泛收集有关秘书和商务秘书的基础理论知识,并分析比较,从中选取适合公司实际情况的内容,进行归类和使用。完成上述任务,最好以以下方式进行:
    (1)将班级同学分成若干小组,每个小组分别进行资料收集。
    (2)举行一次资料和信息交流会,各小组互相交流自己收集的成果。
    (3)对各小组的收集成果进行汇总、分析、鉴别,选择适当内容作为培训内容,以备使用。
      六、任务实训
    1.实训目标
    通过实训,要求学生掌握秘书和商务秘书的概念、特征等基础理论知识。
    2.实训背景
    亚华在常发公司担任商务秘书已达5年,在工作中积累了很多实际经验。为了把自己的实际经验转化为理论成果,和广大商务秘书交流,她准备写一篇有关商务秘书内涵和特征的论文,发表在秘书专业杂志上。
    3.实训内容
    如果你是亚华,请根据实训背景,为亚华收集资料,拟出写作提纲,并整理出一篇理论文章。
任务二商务秘书必备的品质
     一、任务描述
     华荣公司和一家通信辅助设备制造公司有着业务往来,双方一直密切合作,并且合作前景良好。这天总经理终于得到了与该公司老总见面的机会,并约好晚上一起吃饭。下午,总经理就晚上见面的事与秘书尹晓雯商量。
   “听朋友说,移动公司大老板的酒量很大,今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原准备让研发部主任刘奇一起去,但他太书生气,不会喝酒。除了销售部主任王涛,你看还让谁去比较合适?”总经理兴致盎然的问着尹晓雯。
“我不知道呀,您定吧!”尹晓雯诚恳而有礼貌地回答。
听尹晓雯这么一说,总经理兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问:“这个上面写的‘sp’(指内容提供商)是什么意思?”
  “对不起,我是学中文的,也不懂sp是什么意思。”尹晓雯实事求是地答道。
  “好吧,你出去忙吧!”总经理明显很不高兴。
    回到办公室,尹晓雯闷闷不乐,她一直在思考,我应该怎么回答总经理的问题,才能让他满意呢?
    二、任务分析
    任务中,总经理就有关问题,向尹晓雯咨询意见,但尹晓雯并没有提出参考意见,这样造成总经理情绪低落。针对总经理的第二问,尹晓雯的回答同样让总经理很不满意。虽然尹晓雯的回答都是实事求是,但并没有取得积极效果。事实上,如果尹晓雯换一种幽默风趣的回答方式,可能效果会更好。从这个案例中,我们可以看出,秘书人员除了要认真、缜密、诚实、谦逊外,还要具备很多优秀品质,才能在工作中立于不败之地。
    三、相关知识
    商务秘书的日常工作虽然是帮上司“打杂”,但他在另一方面又肩负着“公司形象代言人”的重任,他给外人的印象不仅关系着上司的形象,也关系着整个公司的形象,所以,作为优秀的商务秘书,一定要在工作中有意识地塑造自己的品质。
    (一)认真、缜密
    “认真”是秘书工作最起码的要求。但是,要想做到“认真”二字也是很困难的。作为职业秘书,不仅要遵守单位的规章制度,而且还要比一般工作人员做得更好,因为你在领导身边工作,他们对你的要求自然更严,标准更高;他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。
秘书在工作中必须缜密周到,养成做事留有余地的习惯,能将工作中可能出现的各种意外状况考虑在内,这样的话,事情的结果往往会在你自己的意料之中。如果秘书人员养成了这种办事习惯,上司和同事就会对你有另一种看法:你是一个办事稳重,可以值得信赖的人! 
    (二)诚实、谦逊
    诚实就是说老实话,办老实事,做老实人。当然,作为白领都需要诚实,但对于秘书来说这一点尤其重要,因为不管经验多么丰富,秘书在繁杂忙乱的工作中多少会出这样或那样的差错。出了错,马上道歉,这就是诚实。有些秘书不诚实,为了自己或朋友的私利,故意隐瞒事实的真相,不及时向上司汇报,从而给上司的决策造成失误。所以,对于秘书来说,诚实是最重要的人品,只有用诚实才能换取上司和同事的信任。
   与其他部门的人相比,秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势,容易得到各种信息,听到各种机密,这是秘书工作本身决定的。正是由于秘书容易得到这种“上层信息”,往往会引起一些人的羡慕或忌妒。如果秘书没有谦逊的品质的话,职务上的优越感就会让其滋生出骄横跋扈的毛病,在工作中,就会慢慢地把自己的尾巴翘起来。因此,为了搞好与各方面的关系,秘书无论何时何地都要把自己当作公司的普通一员,绝对不允许自己滋生出“超人”的感觉。
    (三)宽厚、合群
    秘书应该性情温和,待人友好。因为部门利益、价值观念等方面的原因,同事之间对一些具体问题的看法上出现分歧是正常的。因此,当秘书在工作中遇到难以沟通的时候,应习惯换位思考,从对方的角度看问题,理解对方。不管双方的分歧有多大,秘书首先要在人格上尊重对方,不是以权势压人,强迫对方接受自己的意见,或者对方不接受你的意见,就找机会刁难人家,给对方“穿小鞋”。
    秘书部门是一个单位的神经中枢,从收集信息到给领导安排工作日程,几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果一个秘书不合群,不是离群索居,就是孤芳自赏,那他就很难有亲和力,公司里的同事就会对他敬而远之。如果这样,那他不仅得不到各部门的支持,反而有可能到处有人给他使绊,让他寸步难行。
    (四)自信、稳重
    秘书工作的一个特点就是面对的突发性事件多,秘书应当以高度的自信心和能力来处理,否则容易造成局面失控。当然,秘书的自信一般不会挂在嘴上、体现在脸上,他们的自信多是化作了行动。秘书办事谨慎,这并不表明胆怯;为人宽容,但不表现懦弱。事实上,秘书只有自信才能赢得上司的信赖,而且秘书凭借自信成功的比例远远高于依赖小聪明成功的比例。
    (五)幽默风趣
    秘书在工作中应该冷静,处理问题小心谨慎。但是,久而久之,可能会给人一种机械而又呆板的印象,这对秘书维持良好的人际关系不利。作为秘书,不仅要搞好自己的人际关系,而且还有责任协助上司处理好各方面的人际关系,因此,秘书必须机智并富于幽默。所谓“机智”就是俗话说的“上什么山,唱什么歌”,不墨守成规,能将原则性和灵活性融为一体。而所谓幽默感,就是秘书说的笑话让人不得不笑,但它又是优雅的,不同于一些手机短信中的“黄段子”。但是,秘书毕竟是处于企业管理神经中枢,是上司与公司内外交流沟通的重要桥梁,秘书不能为了机智幽默而机智幽默,重要的是秘书内涵和能力,否则,秘书就会给人留下一个只会耍嘴皮子的印象。
    四、相关链接
    做秘书的关键品质——踏实
    什么样的人适合做秘书呢?
    老板们的普遍看法是:待人态度和善、有爱心、工作勤奋、有责任感和主动性这些应当是一个秘书所具有的基本素质。秘书应当是一个做事主动的人,不惹麻烦,而且还要听话,老板说什么就去做什么,因为她不需要发明创造。
    常有外语专业毕业的年轻女孩希望我在外企为她们找份工作。“你想做什么,又能做什么?”我问。“先当个秘书凑合着干,有合适的位置再跳。”这些自信心很强的姑娘们认为,秘书是晋升的第一个台阶。 
    我想,最好还是听听公司老板是如何选择女秘书的,再给自己定位吧。我的一位在美国公司做合伙人的朋友说:“我们最希望找的秘书是30岁以上,比较成熟的女性,工作踏实肯干。太年轻的留不住,麻烦的事情反而会很多。我最近刚找到一个36岁的女秘书,用起来很顺手。”
    在外企干了十几年的王先生是一家跨国公司驻华某企业的总经理,先后用过许多秘书,凡是到他那里找工作的人都要经过他面试。他对中国女秘书的特点有很精辟的看法:“国内的女秘书大都年轻漂亮,个性较强又任性,多数未经过培训,欠专业化,被动性工作,责任心较差,工作起来像个闹钟,拧一下,转一下。这其中最主要的原因是短期工作心理。她们大都把担任秘书作为跳板,特别是现在来应聘的女秘书有许多是双学历的,她们来你这里的目的不是一辈子当秘书,她们是一边干,一边学,一边想跳槽,等到她们自认为积累了足够的经验,也就走了。”“我在国外访问的时候,在大公司很难看到年轻女秘书,大多数秘书的年龄都在40岁以上,她们像一个公司里的大嫂,把一切都安排得井井有条。访问期间的日程表精确到分钟,从起床、早餐、集合、到达、会见,访问者就像被关在一座钟里,不知不觉便顺着这个安排好的计划走到最后。要知道,这一切操纵在秘书手中。老板对这样的秘书满意吗?绝对满意!好秘书能当半个家,省了老板多少心!”王总经理对国外女秘书的敬业精神也有一番见解:“她们有一种管家心理,因此,工作责任心和主动性非常强。我在国外工作用秘书时,对此体会很深。如果我头一天告诉秘书,第二天公司将会在何时来何种客人,请她提前做好准备。等你第二天到会议室一看,一切布置得井井有条,甚至连水果、小点心都是按照客人来自的国家和民族的口味准备的。在国内用的年轻女秘书却要操许多心,她会来问我:‘我该怎么办呀?’使用岁数大的女秘书比较稳定,因为这种女秘书比较成熟,做秘书工作也是在经历过多次比较和思考后选择的,因此具有长期干下去的准备。”
    像任何工作一样,秘书工作是非常细致和重要的。秘书是老板的左膀右臂,她的工作态度和为人处世不再是个人行为,可直接影响到老板的工作效率和公司形象。在国外的公司里流传着这样一句话:如果你想知道一家公司内部的各种情况,那么就去问女秘书,可见秘书的能量有多大!
五、任务提示
    完成上述任务,最好以以下方式进行:
    (1)把全班同学分成两大组,中间包括若干小组,第一大组为理论经验收集组,负责通过网络、报刊书籍收集有关商务秘书必备品质的理论文章;第二大组为实践经验收集组,负责深入公司企业,向商务秘书人员请教其在工作实际中积累起来的有关经验。
    (2)两个大组分别对收集到的素材进行汇总分析,各整理出一份经验汇总材料。
    (3)在班级举行一次有关商务秘书人员必备品质的经验交流会,两个大组分别汇报自己的成果。
    (4)对两大组的理论经验、实践经验进行比较、分析,整理出一份更加符合实际的文章,在全班同学中传阅,并要求同学们注意相关品质的养成。
   六、任务实训
    (一)案例分析
    这天下午上班不久,大华公司的张经理打电话来找总经理,总经理恰巧外出参加一个行业会议,秘书尹晓雯接了电话。张经理和总经理是大学同学,两人私交不错。电话里张经理对尹晓雯说,他们辅导员的夫人昨晚去世了,他想约总经理明早一起去看看导师。
    “你们总经理回来后,请你马上告诉他,让他给我回个话。”张经理说,“另外,看辅导员的时候,多少得送点钱,表示一下心意。我们俩最好送一样多,你问问你们总经理,看他打算送多少,到时候告诉我。”
    总经理到下午7点多才回办公室,尹晓雯马上把张经理的意思向总经理做了汇报。“你说送多少钱比较合适?明天还要带些什么东西去?”不知是因为累了一天,总经理懒于费神,还是因为总经理对这类人情往来没有什么经验,总经理向尹晓雯征询意见。
    对此毫无准备的尹晓雯只好摇头。那一刻她从总经理的眼里读出了不满。
请问尹晓雯的问题出在哪里?她该怎么做才会赢得总经理的赞赏。
    (二)案例分析
    这天,秘书小华一边在前台值班,一边修改老板的讲话稿。当小华正给一位新来的客人沏茶时,总裁办公室主任过来说老板要看发言稿。小华说还有一点没有改完,如果老板急着要,那就请主任帮忙把把关再送给老板。主任说没什么。到中午的时候,主任对秘书大发脾气,说老板对讲话稿很不满意。
    面对办公室主任的批评,秘书小华应该怎样说?下面有几种选择:
    A.由于当时太忙,没有仔细检查,我下次一定注意。
    B.我当时就说还没有改完,你应该改完之后再交给老板呀!
    C.实在不好意思,我今后一定注意。
    D.头,别太在意,就是老板自己不也经常出点小差错吗?
    E.老板也是鸡蛋里面挑骨头,一点小毛病自己随手改了不就完了嘛!
对于以上几种选择,你认为哪种选择最合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。
任务三商务秘书必备的能力
    一、任务描述
    这天上午,秘书尹晓雯正在自己的办公室为公司起草宣传文章。这时,总经理打来电话告诉尹晓雯,他临时决定就公司的产品销售问题,于明天下午2:30在公司第一会议室召开市场部全体人员会议,请尹晓雯安排一下。
    那么,应该如何通知市场部的人呢?现在有以下几种选择:
    A.正好有人去一楼的市场部,托他带话。
    B.用内线电话通知市场部经理。
    C.暂时放下手中的工作,专程去一趟市场部。
    D.打电话叫市场部经理来自己办公室一趟,把具体事项交代一下。
    E.用短信通知市场部经理。
    假若你是尹晓雯,你认为哪种做法比较合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。
    二、任务分析
    商务秘书的能力和素质要求是多方面的,既要求具有一定的写作能力,还要求有具体的办事能力,这包括口头表达能力、听知能力、社交能力、协调能力等。
    三、相关知识
    能力是指能够胜任某项工作任务的主观条件,它直接影响到工作的质量和效率。从事商务秘书工作,就需要相应的能力。对商务秘书的能力要求主要取决于其工作范围、程序和方法的一些特殊性。
    (一)写作能力
    写作能力是指各种应用文书的写作能力。秘书人员要写好应用文,应具有语法、修辞、逻辑知识,掌握大量的词汇和不同的句式,还应具有文体知识,能熟练掌握更多的常用汉字,掌握标点符号用法,并通过长期实践,将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是文字表达能力,还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。
   (二)口头表达能力
    秘书要会说一口标准而且流利的普通话,要口齿清晰,与领导交流语言要简明扼要,对群众讲话切忌啰嗦。要使说话有条有理,秘书就要多思考,善于说话前打腹稿,不要信口开河、滔滔不绝,也不能沉默寡言,问一句答一句。
    (三)听知能力
    秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言,要能从别人冗长、反复的发言中找出要领,或是从众口交加、激烈争论中抓住重点,并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、民族语言和外语。秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语,就多了一样交际工具,多了一条信息渠道。
   (四)阅读概括能力
    秘书要善于阅读,既善于精读,又要善于快读和泛读。
    (五)社交活动能力
    商务秘书经常要参加各种社会活动,如外出联系工作,调查情况,收集信息,进行协调,参加各种会议、会谈或宴会,甚至有参加外事活动的机会。因而,必须具有一定的社会活动能力,懂得各种场合的礼仪、礼节,善于待人接物,善于处理复杂的人际关系。
    (六)协调能力
    秘书要善于发现工作中的矛盾和不平衡,要善于发现误解和不合,并及时加以沟通、协调。
    (七)观察分析能力
    秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人,善于观察,做好拾遗补缺工作。还要善于分析问题,提出解决问题的办法供领导选择和实施。
    (八)应变能力
    在特殊的时间、地点、条件下,在遇到意想不到的情况时,秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。处理问题既要符合原则,又要有一定的机动性和灵活性。
(九)现代化办公设备的操作能力
    秘书人员要会熟练操作电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、计算机、传真机、碎纸机、扫描仪等现代化办公设备,以及OA等网络通讯设备。
    四、相关链接
    秘书的能力结构
    (一)秘书的一般能力要求
    (1)观察能力。
    (2)记忆能力。
    (3)分析判断能力。
    (4)应变能力。
    (二)秘书的专业能力要求
    (1)速记能力。
    (2)打字能力。
    (3)表达能力。
    (4)校对、编辑能力。
    (5)文字书写能力。
    (6)听辨 能力。
    (7)操作设备能力。
    (8)事务管理能力。
    (9)社交与公关能力。
    (10)调研与处理信息能力。
    五、任务提示
    完成上述任务,可以采取和任务2一样的方法进行:
    (1)把全班同学分成两大组,内含若干小组,第一大组为理论经验收集组,负责通过网络、报刊书籍收集有关商务秘书必备能力的理论文章;第二大组为实践经验收集组,负责深入公司企业,向商务秘书人员请教其在工作实际中积累起来的有关经验。
    (2)两个大组分别对收集到的素材进行汇总分析,各整理出一份经验汇总材料。
    (3)在班级举行一次有关商务秘书人员必备能力的经验交流会,两个大组分别汇报自己的成果。
    (4)对两大组的理论经验、实践经验进行比较、分析,整理出一份更加符合实际的文章,在全班同学中传阅,并要求同学们注意相关能力的培养。
    六、任务实训
    (一)案例分析
    有这么一位秘书,据说台北的老板们都乐意聘用她,都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说,哪个老板要是能聘用到她,必然会财运亨通,诸事顺达。
    那她到底是怎样的一位秘书呢?从外表上看,她毫不起眼,既不年轻,也不漂亮,四十不到的她,瘦弱而且略微有些憔悴,她的个性也不活泼开朗,而是腼腆内向。然而她举止文雅,待人有度,尤其有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。她辅佐的每位上司的客户和朋友的情况她都了如指掌,在公众场合和日常工作中,她能适时地悄悄提醒上司,该向某位客人道喜,因为他的公子近日考上了台大,或是该向某位友人慰问一下,因为他刚刚病体康复…… 由此,每一位由她辅佐的   上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。
    分析这位秘书具备哪些能力和其成功之道?
    (二)案例分析
    这天上午,尹晓雯在给胡总经理送邮件时,听到胡总正在与飞宇公司老总通电话:“你说是天地公司赵总的电话吗?我好像记得有他的名片,回头我查一下告诉你。你们公司今年的生意如何啊?”
    正巧尹晓雯早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片,知道电话号码是987654321。面对这种情况,秘书尹晓雯该怎么做?
    A.马上把电话号码写在便条上,放到胡总面前。
    B.当作什么也没有听见。
    C.如果胡总问自己的话,就告诉他987654321。
    D.如果胡总问自己的话,就写在便条上递给他。
    E.把电话号码写在便条上,站在旁边,等待时机。
    你认为哪种比较合适?请说明理由。
    任务四现代企业领导人选聘秘书的标准
    一、任务描述
    随着公司的不断发展壮大,原有的人员已不能满足日益增加的业务量,秘书尹晓雯天天也忙得团团转,常常一个人当作几个人用,加班成了家常便饭。总经理看到这种情况,让尹晓雯起草一个秘书招聘标准,以便向社会发布,为公司招聘一名秘书,协助尹晓雯工作。
    二、任务分析
    在现实生活中,不同的企业,对秘书人员的要求不一样,但却有一些普遍的要求和标准。尹晓雯这里要做的,就是把对秘书人员的一般要求和自己公司的实际结合起来,制定出选聘秘书的标准,提供给总经理参考。
    三、相关知识
    现代企业领导人选聘秘书,一般从以下几个大的方面考虑:
    (一)看起来舒心
    领导人在选择自己的秘书时,一般都有自己的偏好。有的喜欢性格开朗的,有的喜欢美貌的,有的喜欢勤快的,有的喜欢沉稳的……尽管选择的标准各不相同,但最终对“好”秘书的看法都基本相似:首先,作为一个秘书,你必须容貌端庄,让上司看着舒服。这个看着“舒服”,并不一定是特别漂亮,它还要求衣着打扮和言谈举止都非常得体,有相当的气质。
    秘书给上司的第一印象很重要。在这个“第一印象”中,除了容貌之外,还包括秘书说话的音调和口齿是否清楚等因素,它们都有可能影响上司对秘书的第一印象。尽管一个秘书的价值和他的外表没有什么直接的关系,但遗憾的是,即使秘书的内在品质非常优秀,他给上司的第一印象仍往往是由他的外貌决定的。上司决定是否选择他做秘书,常常取决于给他的第一印象。当然,如果仅仅只给上司留下好感,那还不足以让他放心地把工作交给秘书。
    (二)带在身边放心
     光看着舒服,上司还不会真正信任秘书。他还要继续考察秘书是否忠诚老实,为人稳重。秘书只有让上司信得过,让他感到放心,才能算是真正的“秘书”,否则,尽管秘书可能被称为“秘书”,实际上也就是一个普通的文员。
    为什么秘书一定要让上司感到放心呢?因为秘书经常要直接或间接地接触一些公司重大决策的信息,甚至有可能参与对这些信息的处理,如果上司对秘书不放心,上司就不会让秘书接触这些机密。这一点也可以说是秘书与普通文员的标志性区别。因此,作为秘书,职业的第一条准则就是保守秘密。有些年轻的秘书泄密,并不是他们有意这么做,很多时候的泄密是由于他们的疏忽造成的,如被人盗走机密,或对方通过对秘书的行为进行推测得到机密。因此,秘书要小心慎言。另外,一些人由于失恋等原因造成精神上不很稳定,感情上有点什么波折都会挂在脸上,这样的人也很难让上司放心让他作自己的秘书。
    (三)用起来省心
    只有当上司对秘书感到放心之后,他才会根据秘书的能力来安排秘书的工作,而秘书也只有通过充分发挥自己的能力,才能让上司对自己的工作满意,成为上司名副其实的助手。那么,要具备什么条件才能让上司省心呢?
    第一条就是经验丰富。一个有经验的秘书,在工作中会有这么些特征:先决定工作的优先顺序,然后再着手开始工作;做好必要的准备工作后再开始工作;恰到好处地整理好办公环境,以减少疲劳;文件存放从不将就,按规定存放一步到位,这样寻找文件时非常方便;在不是特别强调优先顺序的情况下,工作从难到易;对于那些特别耗时间的工作,在处理过程中随时向上司反映,听取上司的指示。
    第二条就是身心健康。上司对秘书的要求首先是头脑敏捷,所以说秘书工作既是体力工作也是脑力工作,因此,身心健康是从事秘书工作的先决条件。要做到身心健康,应该做到生活有规律,保持适度的运动与休息,注意饮食的平衡。只有保持身体健康,才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力,出色地完成自己的工作。这是秘书最基本的条件。
    四、相关链接
老总招聘女秘书的惊人录用标准
又到了新一届毕业生找工作的时间,就业再一次成为热点话题。记者日前就了解到某国企老总招秘书只限美女,喝酒唱歌成为录用标准。 
    据悉,这场面试进行了“四步曲”:面试前奏曲——男生不战而败,女生不战而胜。面试第一轮——女生排排站,简历不重要。面试第二轮——美女会合复试,关键词“喝酒、唱歌”。 面试第三轮——说了不算练了算,老总亲临选秘书。如此招聘真不知是“选美”还是招聘秘书!难怪让“初出茅庐”的大学生们晕了头,屡屡碰壁!一名丁同学感慨说:“感觉他们跟耍猴似的。”事实上,这只是职场招聘“乱象”的“冰山一角”,大量的“不选优生选差生,不看简历看八字,不问成绩问酒量”等令人费解的现象在往年也大量存在,让人深思。 
   职场招聘何以“乱象”不止?在我看来,这首先源于用人单位与求职者间悬殊的地位。当前就业难问题突出,企业掌握了人才市场的话语权,求职者已沦为“弱势群体”。用人单位与求职者间过于悬殊的地位,导致一些企业在招聘中提出了过分苛刻的要求。手握劳动关系的“主动权”,居于强势地位的用人单位,通过设置某种障碍,不断抬高招聘门槛,就业歧视随之产生。一些企业敢于“不问成绩问酒量”“给求职者测生辰八字”,甚至给大学生开出每月四五百元的工资,都源于此。资强而劳弱的现实让一些企业养成了骄横的心态——“想干就干,不干拉倒”,在这种情况下难免乱象丛生。 
    其次,是受社会不良风气的影响。企业招人,看重的应当是求职者的能力,一些企业却请来“命理大师”,专门为员工算命,测应聘者的生辰八字,这显然是受带有封建迷信思想的“风水文化”的影响。而一些企业要求大学生“会喝酒、跳舞”,无非是想让大学生陪领导、客户吃喝玩乐,做“公关人员”。在社会庸俗文化和不良风气的影响下,一些企业的招聘条件和要求再奇特也不足为怪。 
    最后,是法律规定的滞后。劳动法第十二条规定:“劳动者就业,不因民族、种族、性别、宗教信仰不同而受歧视”。然而,在当今职场,民族、种族、性别、宗教信仰等招聘歧视,已成为过去时。对于近些年来新招迭出的“有违精神,不违条文”的隐性、柔性歧视,这条原则性的规定由于缺乏相应的配套细则予以支持,因而缺乏可操作性,被歧视的求职者很难找到合适的法律武器进行自我保护。法律规定的滞后让求职者处于极为不利的地位,面对权益被侵害往往无能为力。目前很多国家对反就业歧视已有细致的条文规定,因此,加紧制订反就业歧视方面的规范,详细规定就业歧视的界定、种类、法律责任,这是消除职场“乱象”的根本之策。
(选自人民网,作者孙瑞灼)
    五、任务提示
    商务秘书的选聘不同于一般秘书人员,有特殊的要求和标准。因为各企业的具体情况不同,具体的选聘标准也不同。完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
    (1)把全班同学分成两个大组,第一组为选聘信息收集组,负责收集商务秘书选聘、招聘信息,从中概括、提炼出选聘商务秘书的标准;第二组为企业选聘标准收集组,负责前往一些企业和公司,对其选聘秘书的标准进行调查和收集。
    (2)两个组分别对收集到的选聘标准进行汇总、提炼,各整理出一份选聘标准,并对这两份标准进行比较。
    (3)邀请企业人力资源部门的负责同志,召开一次商务秘书选聘标准探讨会,就有关问题进行深入研讨。最后根据研讨结果,整理出一份选聘标准。
    六、任务实训
   (一)案例分析
    某公司财务部王经理,不问青红皂白,写信把另外一部门的属下严厉地批评了一顿,说他办事不力。结果过了几天之后,真相大白,是王经理冤枉了那位属下,王经理十分后悔,决定亲自打电话向那个属下道歉,这时一旁的李秘书得意地说:“不用了,你那封信我根本没有发出去,因为我知道你会后悔的,所以我就把信压下了。”
    王经理听了后如释重负,然后又怀疑地问她:“压了整整3个星期?”
    李秘书说:“是的。”
   “那么最近发到总公司的那几封信也压下了吗?”王经理问。
    李秘书说:“我没有,因为我知道那些信是不该压的。”
    果没想到王经理大怒:“这事是你做主还是我做主?!”
    李秘书说:“我做错了吗?”
    王经理说:“是的。”
    就这样李秘书被记了一个小过,只是没有公开。当然李秘书觉得自己满肚子的委屈,逢人便倒苦水,说委屈。不久,整个公司都知道了这件事情。结果,半月之后,李秘书被辞退了。
分析案例中的事件,思考李秘书为什么被辞退了?王经理在这里选聘秘书采用了什么标准?
    (二)案例分析
    东北军阀张作霖没什么文化。在一次给日本“友人”题词时,把“张作霖手墨”的“墨”字写成了“黑”字,有人说:“大帅,缺个土。”正当张作霖一脸窘相时,身边的一个秘书却大喝一声:“混蛋,你懂什么!这叫‘寸土不让’!大帅能轻而易举地将‘土’拱手送给别人吗?”
此人后来成了张作霖离不了的得力助手。
   分析案例中的秘书何以得到重用?张作霖在这里选用秘书的标准是什么?

 

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