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模块三 商务会议管理

发布时间:2012-12-24  来源:原创  作者:主编:吴良勤 副主编:雷鸣 高玉林 李展  发布者:网络秘书  浏览次数:1398  
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         项目一 商务会议概述
       
        【知识目标】
         掌握会议的基本概念。
         掌握会议的分类。
         掌握会议的作用。
         【能力目标】
         能够进行会前准备。
         能够进行会中服务。
         能够进行会后落实。
 
 任务认识会议及会议流程
一、任务描述
任务描述的基本要素和必备要素,主要包括会议的名称、时间、地点、与会人员、会议方式等。
2)内容要素,主要包括会议的指导思想、议题、目的、任务、作用等。
3)程序要素,主要包括会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实等。
4)财务要素,主要指会议经费、会议 华荣公司是一家跨国公司,主要生产和经营环保设备。公司近连续两年超额完成生产、销售任务。经公司部门经理工作例会研究,为了答谢广大客户对公司的支持,公司决定12月13日—15日在全国范围内召开2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会,听取客户对公司产品的意见和建议,确定次年产品订购情况。
华荣公司的总经理办公室秘书张俪负责本次会议的筹办工作。作为会议组织者,她需要思考以下问题,才能最终完成本次任务:
1)本次会议有什么特点,需要哪些人员参加?
2)按照会议分类的标准,本次会议属于哪种类型,它对于华荣公司的发展能起到哪些作用?
3)为完成这样一个任务,还需要张俪首先规划出相应的会议组织流程。
二、任务分析
要完成会议的筹备与组织工作,首先必须了解会议的基本概念,掌握会议的分类,弄清楚本次会议的类型,召开会议有什么样的作用。除此之外,还必须考虑会议的组成部分,每个部分由哪些环节构成。
三、相关知识
(一)会议的概念
对于会议的概念,现代汉语词典中有两种解释:一种是指有组织有领导地商议事情的集会,如:工作会议、厂务会议等。另一种指一种经常商讨并处理事务的常设机构或组织,如:中国人民政治协商会议、部长会议等。
我们这里讲的会议是指企事业单位、社会团体等有组织、有目的地召集工作人员商议事情、沟通信息、表达意愿、部署工作、联络感情的行为过程
(二)会议的构成要素
会议的构成要素即会议的组成要素。任何会议都由一定的要素构成,缺少某些主要要素,会议就无法召开。
1)形式要素,又称会议设备、会议服务设施等。
当然,并不是说所有的会议都必须具备上述会议要素,不同的会议,由于会议主题、形式、时间、地点等因素不同,所需要的会议要素也有所不同,但是,会议的形式要素是所有会议必须具备的。
(三)会议的分类
根据不同的标准,会议可以划分为不同的类型。下面主要介绍几种常见的分类方法。
1.按出席人数划分
1)特大型会议:指万人以上的会议。
2)大型会议:指千人以上,万人以下的会议。
3)中型会议:指百人以上,千人以下的会议。
4)小型会议:指三人以上,百人以下的会议。
2.根据会议的时间划分
1)定期会议。
2)不定期会议。
3.根据会议的组织类型划分
1)内部会议和外部会议。
2)正式会议和非正式会议。
4.按照会议采用的方式手段划分
1)常规会议。
2)广播会议。
3)电话会议。
4)电视会议。
5)网络会议
5.企业内部经常召开的会议有:
1)经理例会:企业内部经理之间定期召开的会议。
2)部门员工例会:企业内部各部门员工之间定期召开的会议。
3)股东会:企业、公司股东之间的会议,通常用来进行企业内部的一些重要决策。
4)董事会:企业、公司定期召开的董事会议,一般也用于企业的重大决策。
5)公司年会:每年年末或次年年初,公司召开的年度总结大会。
6)客户咨询会:公司为了方便客户了解产品和服务专门召开的会议。
7)新产品发布及市场推广会:公司为了推广新产品而召开的一系列会议。
(四)会议的作用
会议是企业在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加,会议形式越来越受到人们的重视。当今,会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。其主要作用可概括为以下两个方面:
1.积极作用
1)会议可以加强企业之间的信息交流,情报互通。
2)会议可以充分发扬民主,为领导进行科学决策提供依据。
3)会议有助于加强组织领导,推动企业工作的进一步发展。
4)一些大型、特大型会议可以带动消费,促进当地经济的发展。
5)会议一个很重要的作用是联络感情,塑造企业形象。
2.消极作用
1)一些重复性的会议势必会造成时间、精力的浪费。
2)造成经济的浪费。
3)造成信息的重复、浪费。
4)滋长不正之风。
(五)会议的组成部分
一般会议有三个部分组成,包括会前准备、会中服务、会后扫尾等三个方面。
会前准备主要包括拟订会议的议题、确定会议名称、选择布置会议场所、拟订会议议程和日程、确定与会者名单并制发会议通知、安排会议食宿、准备会议资料与用具、会议经费预算、会场布置及会场布局和设备检查等工作。
会中服务包括接站工作、报到与签到工作、会议记录、收集会议信息、搞好对外宣传、编制会议简报、传接电话、送饮料、会议的值班与保密、医疗卫生服务、照相服务等内容。
会后扫尾包括引导与会人员安全有序地离开会场、清理会场、安排车辆、交还与会代表物品、整理会议室、归还会场用品、撰写会议纪要、做好会议总结与评估、整理会议文件、会议经费结算、送感谢信等工作。
四、任务实训
实训:我所参加过的会议
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握会议的基本要点、会议的类型等。
2.实训内容
请同学们讨论,你参加过哪些会议,说说这些会议对你的启发。
任务一会前筹备工作
一、任务描述
华荣公司决定12月13日—15日在全国范围内召开2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会,听取客户对公司产品的意见和建议,确定次年产品订购情况。
9月6日下午,华荣公司总经理吴宝华,把办公室秘书尹晓雯叫到办公室,让尹晓雯做好客户联谊会的相关筹备工作。
二、任务分析
一次会议的成功与否,会前的准备工作十分重要,可以说,准备工作是否充分能直接影响到会议效果的好坏。会前准备工作主要包括以下内容:
1)确定会议名称。
2)拟订会议的议题。
3)选择会议场所。
4)拟订会议议程和日程。
5)确定与会者名单并制发会议通知。
6)安排会议食宿。
7)准备会议资料和会议用具。
8)会议经费预算。
9)会场布置及会场布局。
10)设备检查。
三、相关知识
(一)确定会议名称
1.会议名称
会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题,会议名称要能够概括表现会议的内容、性质、参加对象、单位以及时间、界次、规模等信息。
2.确定会议名称的方法
1)由单位和会议内容两个要素构成。如“华荣公司第二次职工代表大会”,其中“华荣公司”即组织名称,也可称单位;“第二次职工代表大会”即会议内容。
2)由单位、时间和会议内容构成。如“华荣公司2008年度总结表彰大会”。在这个会议名称中,体现了单位(华荣公司),时间(2008年度)以及会议内容(总结表彰大会)三个方面的信息。
3)由时间、会议内容和会议类型构成。如“华荣公司2009年产品销售定价听证会”。
3.确定会议名称的注意事项
1)会议名称要用确切、规范的文字表达。
2)会议名称应与会议的内容相符,使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。有些会议为了能够吸引更多交叉学科和相关学科的人员参加,会议名称涵盖的学科范围可以适当放宽一些。
3)一般情况下,企业单位不允许在会议名称中冠以“中国”或“中华”等称谓。
(二)拟订会议议题
1.会议议题
会议议题是开会的前提,是会议所要讨论、报告的主要内容。会议开始之前要明确会议的议题,并且要将议题及时地通知到参加会议的人员,使与会者获得知情权,便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。
2.会议议题确定的基本原则
科学合理地确定议题,是保证会议质量的重要因素之一。确定会议议题时应该遵循必需、清晰、有限和相近的基本原则。
1)必需原则。是指公司所拟订的议题有无在会议上讨论研究的必要。
2)清晰原则。主要是指要求会议讨论研究的议题主旨一定要清晰,绝不能含糊不清。
3)有限原则。指一次会议议题的数量必须是有一定限度的。
4)相近原则。指会议议题之间有一定的内在联系,尽量将那些内容相近、相互联系密切的议题放在一次会议上讨论。
 3.如何拟订会议的议题
1)切忌主题设定“空泛化”,议题设置“模糊化”。
绝大多数会议都有明确的主题。但是,也有不少会议,为了吸引更多的参会人员,会议的主题模糊,覆盖面过于宽泛;不少会议,其主报告人选题随意性较大,有的说来又不来,不得不临时调整,使得报告主题不集中;有的主报告人偏离主题,想讲什么讲什么,使人摸不清会议主旨。多数会议能根据主题设置若干议题,一般为2~4个,但是也有少数会议没有议题,或议题设置过多,甚至达十几个,使人无所适从。
2)主题明确,目的单纯。
首先应明确会议主题:如经销商座谈会,即将全国各地的经销商召集起来,总结过去,展望未来;将公司新年度的营销策略介绍给各经销商,取得大家的支持和拥护;通过共同探讨,发现以前营销过程中存在的问题,预测市场发展趋势,提出应对的方案和举措,促进厂、商“双赢”。会议主题要与当前市场实际需求相吻合,应该具有时尚、新颖、独特之处。拿经销商座谈会而言,公司可采用一种时尚做法:如将“品牌缔造价值实力制胜未来——公司经销商赢销会”作为座谈会主题,既能赢得公司高层的肯定,还可吸引与会经销商们的眼球。
(三)拟订会议议程
1.会议议程
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划,即将会议各项议题按照一定的原则和顺序编排起来,并以文书形式确定下来的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。
拟定会议议程是秘书人员的任务,通常由秘书拟写议程草稿,交领导批准后,复印分发给所有与会者。会议议程是会议的概略安排,大中型会议的议程一般安排如下:开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结,宣读决议;闭幕式。
2.编制会议议程的原则
秘书在编排会议议程的时候,应遵守以下两个原则:
1)明确轻重缓急的原则。
2)明确时间原则。
3.会议议程的结构和写法
会议议程由标题、题注、正文、落款和制定日期等五个部分组成。
1)标题。标题由会议全称加上议程二字组成,如“华荣公司2008年终表彰大会议程”。
2)题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。一般企业或者单位会议议程可以没有题注。如“全国政协十届三次会议议程,2005年3月3日政协第十届全国委员会第三次会议通过”
用标点符号。大中型会议的议程一般安排见前文。
4)落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制订机构的名称,如“秘书处”。由会议通过的议程不用标写落款。
5)制定日期。无须大会通过的议程要标明制订的具体日期。
4.会议议程表示例
华荣公司2009年度客户联谊会暨2010年产品订货会议程(初稿)
华荣公司2009年度客户联谊会暨2010年产品订货会将于2009年12月13日—15日在南京钟山宾馆举行。会议议程如下:
1)主持人宣布会议议程。
2)公司吴宝华总经理致辞。
3)特邀嘉宾——市环保局牛天利副局长讲话。
4)客户代表发言。
(5)华荣公司环保产品生产报告。
(6)2009年国内外环保产品形势分析报告。
(7)2009年环保产品洽谈、预订。
(8)参观与考察。
 
华荣公司总经理办公室
      20091012
 
(四)拟定会议日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,如有说明可附于日程之后,一般情况下会前发给与会者。
1.会议日程的格式
会议活动日程多以表格形式出现,会议日程的要素包括:时间、地点、内容、参加人员、主持人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里,使人一目了然,如有说明可附于表后。
2.会议日程编排的原则
编排会议日程要遵循两个原则:一是要精简、高效、科学、合理;二是要张弛有度,劳逸结合,符合人体的生理和心理规律。
3.会议日程表示例
 
华荣公司2009年度客户联谊会暨2010年产品订货会日程安排表
 
时 间地 点主要内容主持人参加人员备 注
 
12月
13日
9:00—9:209:30—9:5010:00—11:3012:0013:30—14:3014:40—17:3017:4019:00
 
钟山宾馆
 
中山报告厅
钟山宾馆
 
秦淮餐厅钟山宾馆
 
中山报告厅钟山宾馆
 
秦淮餐厅钟山宾馆
梅兰芳艺术厅
 
吴宝华总经理致辞吴良荣公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
环保局牛天利副局长讲话吴良荣公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
华荣公司环保产品生产报告吴良荣公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
午餐吴良荣公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
2010年国内外环保产品形势分析报告王琴红公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
2010年环保产品洽谈、预订王琴红公司市场与产品研发部员工、参会客户
晚餐王琴红公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
文艺晚会王琴红公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
 
续表
 
时 间地 点主要内容主持人参加人员备 注
 
12月
14日
8:00—11:30钟山风景区参观刘正
李海勇参会客户12:00东郊宾馆午餐刘正、
李海勇参会客户13:30南京浦口江苏环保产品科技园刘正、
吴海勇参会客户17:30钟山宾馆
 
秦淮餐厅吴宝华总经理宴请宾客王琴红公司中层以上干部,嘉宾、参会客户
 
12月
15日返程
 
 
(五)选择会议地点
正确选择会议场所,主要注意两个方面的问题,一是会议召开所在地,是在本地还是去外地?二是确定开会的具体地点,即开会的场所。正确选择会议场所,是会议能否取得预期效果的主要因素之一,因此,作为总经理办公室秘书必须协助领导做好这项工作。
在任何会议中,环境因素起着重要的作用。不论什么场合,都要保证与会者能集中精力开会,但又不要让他们舒适得想打瞌睡。环境因素中,最重要的一个因素就是会议所在地和   会议地点。
1.确定会议所在地
会议所在地的选择对于会议成功与否有着较为重要的作用,会议地点的选择一般遵循下面的原则:一是国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素,一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开;二是专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察;小型的、经常性的会议就安排在单位会议室。
2.选择会议场所
会议所在地的选择对于会议成功与否有着较为重要的作用,同样,在选择了会议所在地以后,就必须根据会议的主题和参加人数,以及会议费用等因素,选择合适的会议场所。选择具体会议场所应考虑以下几个因素:
1)交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方;若是在外地,则要选择在大部分与会者方便到达的地点。
2)会场的大小应与会议规模相符。一般来说,每人平均应有2~3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短,时间长的会议,场地不妨大些。
3)场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备等要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备,如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
4)场地应不受外界干扰,尽量避开闹市区。同时,“外界干扰”还包括室外的各种噪音,打进会场的电话,以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
5)应考虑有无停车场所和安全设施问题。大型会议应该考虑到一部分与会代表会自行驾车前往,必须解决这些车辆和参与接待的公司车辆的停放问题,所以选择会场的同时要考虑到该会场能否有与会议规模相符合的停车场。大型会议,还必须考虑到会场有无消防、防盗等安全设施。
6)场地租借的费用必须合理。场租费用是选择会场时必须要考虑的一个重要因素,会场租借费用必须在会议经费预算范围之内,或者必须符合单位相关规定。
7)会议场所周围有没有必要的餐饮和娱乐设施。会场的选择还必须考虑到与会人员的餐饮、娱乐活动等问题,尤其是大型会议,会场周围最好能有容纳与会人员餐饮、娱乐的大型场所。
3.选择会议地点的步骤
1)确定会议召开所在地。
2)确定会议场所。
3)将选好的会议场所报请主管领导批准。
4)签署会议场所租用协议。
(六)拟写会议通知
制发会议通知,首先要弄清楚会议的时间、地点,会议的主要内容,参加会议的人员等要素;其次要注意带回执会议通知的格式要规范;最后,作为职业秘书,要搞清楚自己的工作性质,自己草拟的会议通知,必须经主管领导审核同意后,才能发出。
1.会议通知的作用
会议通知是与会者组织会议的重要凭据;也是会议组织者同与会者沟通的重要渠道,与会者可以通过会议通知了解会议召开的具体情况。
2.会议通知的类型
1)口头通知。这种方式最突出的优点是快捷、省事,适合于参加人员少的小型会议。
2)电话(传真)通知。大多数会议都采取这种通知方式。以电话(传真)为媒介传递信息,快捷、准确,一般情况下,成本也不高。当然,以这种方式传达通知时,会务人员必须作通知情况的书面记录。
3)书面通知。书面通知是一种传统的方式,适合大型会议。由于书面通知在传递过程中需要一定的时间,所以要提前准备,如果在预定的时间里对方没有收到,还需要及时采取补救措施。
4)电子邮件。它是信息时代的产物,综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本,而且内容清楚,一目了然。目前,通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是,由于有的地方尚未普及网络技术,所以这种方式目前还未被普遍采用。
3.会议通知的写法和格式
会议通知的主要内容一般包括:会议名称、主办单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息报到事宜及相关要求如需要带到会议上的交流材料等。
制发带回执的会议通知一般有以下五大部分:
1)标题。主办单位名称+会议名称+通知,这种结构一般用于重要会议;只写“会议通知”或“通知”,这种结构一般用于事务性或行政性会议。
2)通知对象,可以是单位也可以是个人。
3)正文。会议的目的和主题,会议时间,包括报到时间和结束时间;会议地点,包括报到地点、会议地点、住宿地点、路名、门牌号等,必要时可以附上简要地图或从机场、车站、码头到会议地点可乘坐的公交线路等。参加对象,如发给单位,要写明参加人员的基本职务、性别、参加会议的人数;其他事项,包括费用、联系方式、报名方式等。
4)落款和日期。
5)回执。
4.会议通知的发送
1)确定会议通知的发送对象。确定与会者的要点有以下几方面:
①参加对象的职务或级别,即明确会议必须要担任什么职务和级别的人员才能参加。
②参加对象的身份,即明确一个对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。
③参加对象的代表性。
④参加会议的总人数。
2)会议通知的发送方式。会议通知的发送方式多种多样,有通过邮局挂号信邮寄、通过邮局特快专递、通过快递公司快递,也可通过传真、电子邮件发送会议通知扫描文本等。
会议通知的发送方式的选择,应该根据与会者的要求和公司的实际情况选择。一般情况下,多以通过邮局挂号信邮寄的方式发出。
3)发送会议通知的注意事项。
①人员名单确定后,在正式发送之前将要发送会议通知的对象再次送交上司审核,最终根据上司确定的名单发送会议通知。
②书面通知的地址、邮编等要填写正确。
③装信封和邮票时要注意,不要错装、漏装,信封上要注明“会议通知”字样。
④落实发送的回复环节(比如了解发送对象有没有及时收到通知和落实情况,可以通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查)。
⑤在会议前夕,最好能和所有发出通知的人员联系,进一步确认是否能够到会,以便安排食宿,代客户订购回程车票等。
⑥对于一些经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来,制作成名条,以便下次发通知时利用。
5.会议通知样式
 
江苏华荣公司关于召开2009年度客户联谊会暨2010年产品订货会的通知
尊敬的客户/公司:
为了进一步加强与贵公司的合作关系,听取客户对我公司产品和售后服务的意见和建议,以及做好2009年产品的订货工作,我公司定于2009年12月13日—15日,在钟山宾馆召开客户联谊会。现将有关事项通知如下:
一、会议议题
1.公司2009年生产、销售情况报告。
2.2010年产品订货说明会。
二、参加会议人员
华荣公司各地区代理商、客户代表、合作公司负责人等。
三、会议时间
12月13日12月15日。12月13日在南京钟山宾馆大堂报到。
四、会议地点
南京钟山宾馆二楼圆形会议厅。
五、其他事项
1.大会将为各与会人员免费提供食宿。
2.参加会议的代表请按要求填写本通知所附的会议报名表(见附表2),于11月20日前寄回会务组。需接车、接机及购买回程机票、车票的人员,务请在会议报名表中注明。
3.联系方式
联系人:张秘书
联系电话:××××××××
电子邮箱:××@21cn.com
通讯地址:南京市××路××号华荣公司总经理办公室
邮编:××××××
 
附件1:会议日程安排表
附件2:华荣公司客户联谊会报名表
附件3:钟山宾馆乘车路线图及乘车指南
 
 华荣公司
 二〇〇九年十月十九日
 
 
附件1:会议日程安排表(略)
附件2:华荣公司客户联谊会报名表
 
华荣公司客户联谊会报名表
 
 
姓名性别出生年月
公司名称职务
联系电话电子邮箱
姓名性别出生年月
通讯地址
 
续表
 
同行人数及性别
是否需要接站
 
(请写明乘坐交通工具及到达时间)
是否需要预定返程票
 
(请写明乘坐交通工具及大概时间范围)
 
 
附件3:钟山宾馆路线图及乘车指南(略)
 
 
(七)编制会议经费预算
会议经费预算是会议前期准备工作中的一项重要工作。会议经费预算必须考虑到会议内容、会议时间、会议规模、参会人数等因素,拟订会议经费预算方案时必须本着节约的原则,符合公司的财务制度。
1.制定会议经费预算的原则
会议经费预算应当遵循以下几项原则:
1)严格遵循节俭办会的宗旨,根据实际需要科学合理地分配各项开支,并保证会议资金专项使用。
2)严格控制经费总量,每一次会议的经费都有一定的限度,所有开支都必须控制在适度范围之内,不能无限制地增加,会议成本总量不能超过会议预期收益,否则开会就没有任何必要了。
3)在经费数量限定的情况下,或当经费不足时,要确保重点,将有限的经费花在刀刃上。
4)对会议的每一项开支都应严格审核,力求达到预算经费与实际开支平衡。能省则省,能减就减。
5)要充分考虑会议期间可能出现的、一些不可预测性的费用开支,预算时要适当留有余地。
2.会议预算经费的构成
1)场地费,即租借会场的费用,包括会场内基本设施使用、停车场的费用。
2)设备费,包括购买或租借会议所需的各种视听设备、通信设备、印刷设备等的费用。
3)会场装饰费,包括制作会标、会徽、标语、购买或租借花卉、彩旗、拱门等的费用。
4)文具、资料费,包括公关宣传、制作各类会议文件资料和证件的费用和相应的文具费。
5)交通费,包括与会人员往返的差旅费、接送费和会议期间各种接待、参观等所需的交通费。如果与会人员的差旅费由自己负担,则不必列入预算,但要注明。
6)茶水食宿费,时间较长的会议要考虑茶水、饮料、果点的费用,需要住宿的会议还要预算餐饮费和住宿费。如食宿费自理,可不计算在内。
7)人工费,包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬。如支付给报告人、演讲者、专家、临时借用人员的酬金。与会人员和工作人员的工资一般不计算在其中。
8)娱乐休闲费用,如果会议安排了参观游览、文娱晚会等休闲活动,还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。
3.会议经费的筹措方式
会议经费的筹集是多渠道的,主要来源有:
1)企业单位内部会议经费一般从行政经费中开支。
2)由几个单位共同主办的会议,主办者之间通过协商分担费用。
3)通过向社会各界寻求赞助筹得资金。
4)与会者个人或其所在单位全部承担或部分承担个人费用,如交通费、食宿费、资料费等。
5)一些大型的会议活动由于影响较大,可以在法律允许范围内通过转让会议无形资产来筹集资金。
6)其他方式。作为秘书人员应当通过有效的公关活动多方面获取资金,确保会议有足够的经费开支,并得到合理有效的使用。
4.会议预算方案制定样式
 
华荣公司2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会经费预算方案
公司定于2008年12月13日—15日在江苏省会议中心——钟山宾馆会议室召开2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会。与会人员预计300人,现就会议所需各项经费提出预算如下。
一、场地租用费
江苏省会议中心——钟山宾馆会议室租金一天8 000元,,三天共计32 000元。
二、摄像等设备租用费
拟租摄像机2台,租金共计2 000元。
三、会场装饰费
为了烘托气氛,会场须进行装饰,其中:鲜花1 000元;横幅5条,每条100元,共500元;拱门2个,一个500元,共1 000元;其他装饰用品2 000元,共计4 500元。
四、聘请嘉宾咨询费
拟请嘉宾2人,每人每天支付5 000元,共计10 000元。
五、宴请费用(早餐费除外)
10人一桌,每桌标准1 000元,共计60 000元。
六、交通费用
租用旅行车2辆,每辆每天500元,两天共计2 000元。
七、会议用品费
制作宣传手册,每份宣传手册成本为5元,500份,共2 500元,制作会标、会议代表证、文具等2 500元,共计5 000元。
八、纪念品及演出费
每人一份纪念品价值100元左右,共计30 000元;文艺演出5 000元,共计35 000元。
九、其他(机动)费用
为了保证会议正常进行,机动费用为10 000元。
综上述,此次会议经费总计××万元,其中,中国移动公司江苏省分公司赞助30 000元,其他费用由公司行政费用列支,共需××万元。
此预算提交总经理办公室审查批准。
 会议筹备小组
 二○○九年十一月十日
 
(八)准备会议资料和用具
会议资料和会议用具是会议能否取得成功的重要因素之一。因此,作为会议组织者,会前应该精心准备会议资料和会议用具,主要包括会议物品和会议资料的准备。会议物品的准备主要包括会议期间使用的各种证件和标牌、会议必需的设备和用品;会议资料主要包括来宾资料、会务资料和沟通资料等。
1.会议物品
1)会议证件。
会议证件是会议组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。主要包括代表证、列席证、工作证、记者证等。
代表证发给参加并有表决权和选举权的代表;列席证发给旁听但无表决权的列席人员;工作证只能证明是会议工作人员,出入行走有一定限制;记者证只是发给新闻媒体方面的有关人员,工作区域有一定限制。
会议证件有以下四个作用:
①与会者、嘉宾、工作人员的身份证明。
②控制会议出入人员。
③便于统计到会人数。
④有利于维持会议秩序。
2)会议指示标识。
会议的指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物,如各种指示牌,接待处和签到处的标志,贵宾室、饮水处、洗手间等标志。
①指示牌。大中型会议应制作标志牌或指示牌,方便与会者顺利找到相关区域或地点。
②区域图或路线图。在一些会议场馆里,为方便与会者入座,事先画出区域图,张贴于入口处。
③名签或台签。在主席台或各种办事地方摆放名签或台签,以标明人员的身份或办事机构的名称。
3)会议设备和用品。
必备的设备和用品应在会议筹备过程中就提前准备好,以免耽误会议的进程。
①常用设备。包括空调、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、饮用水、灯具、音响、通风、录音、摄像和安全设备等。
②常用品。包括一次性水杯、电池、剪刀、纸张夹、裁纸刀、胶带纸、双面胶、订书机、尺子、绳线、订书钉、回形针、大头针、胶水、白板、白板笔、粉笔、信封、便笺、铅笔、钢笔、信纸、禁烟标志、放大的公司标识、公司电话簿等。
另外,应有一些可能用到的用品和设备,如国歌和国际歌伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
4)物品准备注意事项。
①根据会议经费的预算,量力而为。
②所备物品经济适用,严禁奢华,避免产生浪费。
③学会精打细算,必需的开支应优先考虑,如宣传材料、传真复印、磁带胶卷、纸笔等;观光用品、纪念品、奖品等附属支出,可适当压缩。
④会议物品的准备有时可结合公关宣传工作,如在发放的纸笔或资料袋上印制企业及会议名称。
⑤准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试,如需用到黑板、白板时,应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、板擦等一起准备;会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热等。
⑥使用各种视听设备时,应安排有专人负责调试、维修和保管。现在会议中常用的视听设备有:表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备(投影机、投影屏、投影仪、幻灯机)、摄像机、录像机、电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备、音频视频会议系统等。
专门负责视听设备的维护人员应注意:作好使用及维修记录;准备一些应急的配件,如保险丝、电工盒、空白磁带、光盘、彩色粉笔等;租赁的设备若较多,应向出租方要求配备专门的应急维修人员及电话号码;一切设备最好能在会议前预演一遍,陈旧的设备宁可更换新的,避免在会议期间维修。
2.会议资料
会议资料可分为来宾资料、会务资料和沟通资料三类,秘书人员应提前做好充分的准备,按时分发或恰当使用。
1)来宾资料。
来宾资料是来宾报到时分发的资料,应包括:会议文件资料(如重要人物讲话提纲等)、会议手册(会议日程表、会议须知等)、分组名单、笔记本、文具、代表证、房卡、餐券等。形成一份份完整的材料袋,在参会人员报到时一并交与。
2)会务资料。会务资料包括:接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会间乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录(每人一份)等。
3)沟通资料。
沟通资料主要包括:会议宣传资料、会议参考文件、与会议有关的此前各种记录、各种与会议有关的协议书和合同书等相关资料。
(九)会场布局与布置
会场布局与布置是会议筹备中的一项重要的工作,会场布置是否和会议主题相符等,直接影响着会议的效果,主要包括全场大布局、座次的排列、会场的装饰等。
1.会场布局
会场的布局可以有多种形式,要根据会议的性质、规模、需要等来选择和安排。常见的会议布局形式有礼堂式、教室式、弦月式、方形中空式和马蹄形或“U”形等。
1)礼堂式。
礼堂式也叫剧院式。面向房间前方摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。
特点:在留有过道的情况下,最大限度地摆放座椅;但参会人员没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。
2)教室式。
房间内将桌椅端正摆放或成“V”形摆放,按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。特点是可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。
3)弦月式。
房间内放置一些圆形或椭圆形桌子,椅子只放在桌子的一面,以便所有观众都面向屋子的前方。
4)方形中空式。
将会议室里的桌子摆成方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都会围上围幔,中间通常会放置较矮的绿色植物,投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的布置常用于学术研讨会一类的会议,前方设置主持人的位置,可分别在各个位置上摆放上麦克风,以方便不同位置的参会者发言。此种台型容纳人数较少,对会议室空间有一定的要求。
5)马蹄形或“U”形。
将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放放置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物做装饰;不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次。
2.会场布置
会场布置主要有以下几个方面的内容:
1)会场环境布置。
会场环境布置的基本要求是庄重、美观、舒适,体现出会议的主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的环境布置包括整个会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。
2)主席台布置。
①主席台布置。一般情况下,大中型会议的会场,应设主席台,主席台与代表席成面对面形式。主席台的设置有利于体现会议的庄重气氛,便于会议主持者主持会议。主席台要精心布置,一般情况下主席台前或者正中央要摆放鲜花,桌上摆放话筒、水杯或者矿泉水等。
②主席台座位安排。主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。
主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左边位置,3号领导在1号领导右边位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左边位置,3号领导依然在1号领导右边位置。
几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列,可灵活掌握,不必生搬硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当往后排。另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体。
对上主席台的领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。领导同志到达会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐位置。如主席台人数很多,还应准备座位图。如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签,谨防出现错别字。
四、相关链接
(一)会议日期的选择原则
第一,避开关键日期。不要让会议与一些重大会议日期冲突,这样既可以保证大多数人能够出席,又可以吸引更多的关注。
另外,还需考虑其他因素。例如,在会议日期前后有没有其他事情发生。如果公司邀请客人带孩子一起来参加会议,那么会议最好不要放在第二天有课的晚上,否则客人们都不会久留,因为父母和孩子第二天都要早起上班上学,所以将会议时间推迟到周末是个更理想的选择。
第二,避开节假日。不要让公司的会议与任何长假或庆祝会议的时间相冲突,比如春节、五一、十一、中秋节等,因为这些是家庭团聚、休假的日子。如果你的会议是在另外一个国家举办,那么你不但要考虑国际假日,还得考虑当地节日对你的会议的影响。比如说,在马来西亚有一种节日叫做“哈里节”,这个节日是用来庆祝禁食及禁酒月的结束,是穆斯林的一个特殊的节日。这个节日为期两天,是国家的法定假日,所以很多商家在这两天时间里都会暂停营业。
第三,季节性因素。季节性因素也是在选择会议日期时应该考虑的。例如,新车发布会传统来讲都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面,看看新产品。公司应该确保公司发布新车的时间与经销商拿到新车的时间不会间隔太长。这种做法不仅适用于推销产品,也可用于推广各种政策和程序。
(二)会议场所租赁协议
 
会场租赁服务协议范本
甲方:江苏省会议中心(钟山宾馆)
乙方:华荣公司
甲乙双方经友好协商,就钟山宾馆会场租赁服务达成以下协议:
一、租用时间、地点、租金及押金
时间:2009年12月12日—15日。地点:钟山宾馆中山会议厅。
场租价格:8 000元/天。
附加服务内容及价格:会场设备(话筒、摄像设备等)2 000元。
总价款:34 000元。
预付款:6 800元。
二、工作程序
1.乙方须在签订本协议后10天内,向甲方预付总价款20%的预付款,乙方不按约支付预付款的,甲方有权解除本协议。
2.甲方签署本协议并在乙方按约支付预付款后,将在约定时间、地点及商定的标准为乙方提供一系列优质服务。
3.在本次租赁服务结束当日,乙方向甲方按约结算费用。
三、双方责任
1.甲方责任:
甲方严格按照乙方的要求进行会场留存及布置,不得擅自改变会议时间、地点或场次。甲方若需变更会议地点、时间,须提前10日通知乙方,取得乙方同意;若甲方擅自取消会议,甲方须支付与预付款等额的违约金。
2.乙方责任:
乙方在预定后,如因乙方的原因取消租用场地,乙方向甲方支付预付款等额的违约金。
 
甲方代表:张启明 乙方代表:张俪
电话:025-8883××××电话:025-8435××××
2009年10月10日 2009年10月10日
 
 
五、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集会议筹备工作的相关信息,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行会议筹备。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
4)在实训过程中,注意将会议筹备过程中形成的文字资料进行保存,根据要求整理归档。
六、任务实训
实训1: 拟订会议议程
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握拟订会议议程的方法。
2.实训背景
钟山职业技术学院新闻传播系拟在7月10日上午9:00,在南京钟山宾馆召开中国高教秘书学会钟山学院新闻传播系分会的成立大会。该系将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加本次会议。
3.实训内容
如果你是该系办公室秘书,请根据实训背景,拟订一份会议议程,要求格式正确、规范,要素齐全。
 
实训2: 拟订会议日程
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握拟订会议日程的方法。
 
2.实训背景
钟山职业技术学院新闻传播系拟在7月10日上午9:00,在南京钟山宾馆召开中国高教秘书学会钟山学院新闻传播系分会的成立大会。该系将邀请全国各地职业院校文秘专业负责人参加本次会议。
3.实训内容
如果你是该系办公室秘书,请根据实训背景,拟订一份会议日程,要求格式正确、规范,要素齐全。
 
实训3:改错题
下面是一份会议议程表,该议程表在格式、内容、安排等方面存在问题,请根据所学内容进行修改。
华荣公司将举行销售团队会议,研究销售工作下一季度的目标,以及人员招聘、选拔等问题。秘书小张在编制议程前,先请总经理、销售总监等有关上司提出议题,再询问各位主管是否有在会上讨论的事情,并提请主管上司定夺,然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时,小张把要在会上讨论的议题编排一下,便打印交给了上司。会议议程如下:
公司销售团队会议将于5月25日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。
1)销售二部经理的人选。
2)东部地区销售活动的总结。
3)上次会议记录。
4)销售一部关于内部沟通问题的发言。
5)下季度销售目标。
6)公司销售人员的招聘和重组。
 
任务二会中服务工作
一、任务描述
华荣公司决定于12月13日—15日在全国范围内召开2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会,听取客户对公司产品的意见和建议,确定次年产品订购情况。
经过一段时间的筹备,会议如期召开,会议召开之前,华荣公司总经理吴宝华,把办公室秘书尹晓雯叫到办公室,让尹晓雯做好客户联谊会的相关服务工作。
二、任务分析
一次会议的成功与否,与会前的准备工作密切相关,会中服务工作是否到位,也会影响到会议效果。会中服务工作主要包括以下内容:
1)会议接站与报到工作。
2)完成会议记录。
3)编写会议简报。
4)处理会议冲突。
三、相关知识
(一)会议接站与报到工作
会议接站,首先要清楚嘉宾选用的交通工具,是乘船,乘汽车,乘火车,还是乘飞机,要根据不同到会途径安排不同工作人员;其次要了解嘉宾的身份、职务级别的高低,在坚持平等原则的前提下,适度有所区分。到达会议地址后,要组织好报到工作,同时发放会议有关资料。
1.接站工作
会议接站是会议报到工作的第一步。一般而言,只有跨地区的会议接待才有接站工作。对于中型会议,参会人数较多,因此,秘书要充分重视并对接站工作做出相应的准备。其接站的步骤如下:
 (1)组成接待小组并完善接站信息。
对于参会人员比较多的会议,为了保证接站不会出现错漏的情况,要专门成立相应的接站的小组,有专人负责,形成统一的指挥调度系统,并安排好信息完善、车辆使用、人员分工的工作。
①完善接站信息。
在完善接站信息的工作上,要根据与会代表的回执,查找相应的飞机、火车、轮船班次抵达的准确时间,将其编制成一目了然的表格,并要掌握与会代表的联络方式,拟定“会议代表接站安排表”,注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达(出发)时间、随行人数、接站司机和车号、接站工作人员、接站领导、接站出发地点和时间等。
②确保车辆安排。
在车辆安排上,要根据单位车辆的实际情况(或外租车辆的情况),以及参会代表的参会时间,合理进行分配。
③完善人员分工。
在人员安排上,要根据会议筹备小组的分工,并结合嘉宾、与会者到达的方式,进行必要的调整和安排,保证各项工作顺利进行。
④提供详细路线图。对于无需接站、自行参会的本地以及外地与会人员,要事先制作详细的报到路线图,通过邮件、传真或电话的形式告之。
2)接站工具。
准备好车辆、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品,还要有一张急用电话号码表,应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方面的电话号码。
接站牌有两种最基本的形式,一种是为团体和一般客户接待所准备的接站牌;一种是为重要客户单独准备的接站牌。
准备车辆时,要根据参会人员的身份、职务级别的高低,在坚持平等原则的前提下,适度有所区分。对一般或团体客户,可提供商务车或面包车接站;对重要客户或者嘉宾,则必须提供轿车,最好有一定级别的领导参与接站。
3)接站。
接站时,要注意把握以下几个方面:
①对提前预订远道而来的客人,应主动到车站、码头、机场迎接。一般要在班机、火车、轮船到达前15分钟赶到,这样会让经过长途跋涉到达目的地的客人不会因等待而产生不快。应在出口处比较醒目的地方高举接站牌等待客人到来,这样客户一出站就能看到接待牌。
②服饰穿着要整齐、大方,体现出公司的形象与风貌,不可过于随意。
③接到客户后,首先核实客户身份,以免错接。在确认客户身份以后,指引或者带领客户在休息地点先休息,或指引或带领客户上车。
④做好服务。与到站的嘉宾简短寒暄后,应主动帮嘉宾把行李搬上汽车,在车辆返途中,可以选择合适的话题跟嘉宾交流。
4)乘车返回。
乘车时一定要分清座次的“尊卑”,并在自己适当之处就座。
就双排五座轿车而言,一般情况下,由主人亲自驾驶时,座位顺序应当依次是:副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座(见图1)。由专职司机驾驶时,座位顺序应当依次是:后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。
 
双排五座轿车 双排五座轿车
就三排七座轿车而言,一般情况下,由主人亲自驾驶时,座位顺序应当依次是:副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座(见图3)。由专职司机驾驶时,座位顺序应当依次是:后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、副驾驶座图3三排七座轿车4三排七座轿车
 
乘车返回时,除了安排好客人的座位,在车上要和客人寒暄,不能让客人感觉自己受到了冷落。
2.会议报到
欢迎与会者到来并帮助他们报到是会议组织方殷勤待客的重要表现。会议报到一般以签到的方式进行,会议签到主要有以下几种形式:
1)秘书点名。即由秘书在预先拟好的报到册上点名,做记号。会议报到册应包括序号、姓名、工作单位、职务、备注等栏目。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会,因为秘书对参会人员比较熟悉。
2)本人签到。即由与会者本人签名报到,应用毛笔或钢笔在签到本上签名。这适用于邀请性会议,亲自签名还有纪念意义。
3)凭证件报到。即与会者凭会议通知报到,换取出席证或代表证报到,然后进场。这适合大中型会议。
4)电子签到。即与会者领取磁卡出席证,在进入会场时插入专用机签到,与此相连的电脑终端在签到结束后能立即统计出出席人数和缺席人数,这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。
(二)完成会议记录
会议记录是具有一定法律效力的文字材料,是编发会议简报、会议纪要等文字材料的基础性材料。
1.会议记录的格式
一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等;另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议和问题,这是会议记录的核心部分。
对于会议上的发言,一种是详细具体地记录,尽量原话实录,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二种是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。
会议结束,记录完毕,要另起一行写“散会”二字,如中途休会,要写明“休会”字样。
会议记录格式:
 
××公司会议记录
会议时间:××年×月×日×时
会议地点:×××
出席人(数):×××(主持人) 、××× 、×××、 ×××、 ×××、 ……、×××(记录人)。
缺席(数)人:××× ××× ××× ……
会议主持人:×××(职务)
记录人:×××(职务)
会议内容记录:
×××:××××××××××××××××××××××××××××××。
×××:×××××××××××。
………………
散会(会议于×时×分结束)。
主持人:×××(签名)
记录人:×××(签名)
(本会议记录共×页)
 
2.会议记录的基本要求
会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。会议的主要情况,发言的主要内容和意见,必须记录完整,不要遗漏。记录字体力求清晰易认,不要过于潦草,不要使用自造的简称或文字。基本要求如下:
1)准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点、会议性质。
2)详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。
3)忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。
4)记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
此外,会议记录前,要做好相关准备工作,如熟悉会议情况和文件、熟悉与会人员、熟悉会议环境、做好物质上的准备等。
3.会议记录的重点
会议记录应该突出的重点有:
1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。
2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。
3)权威人士或代表人物的言论。
4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。
5)会议已议决或议而未决的事项。
6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
4.会议记录的整理
会议记录的整理原则:
1)忠实于讲话人、发言人的原意。
2)保持讲话人、发言人的风格。
3)整理要完整、全面,不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏,而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去;
4)整理时要做到层次分明,段落清楚,语句通顺,标点符号和字迹清晰,避免出现错别字;
5)会议记录整理出来后,如果是一个人的讲话记录,应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅;
6)整理录音记录稿时,要注意辨别讲话人的声音,不可张冠李戴。
(三)编写会议简报
会议简报是简报的一种,是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种事务文书。它是指在会议期间为反映会议进行情况,包括与会人员在讨论中提出的意见、建议以及会议的决定事项而编写的简明报告,又称“动态”“简讯”“要情”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。也可以说,会议简报就是简要的调查报告,简要的情况报告,简要的工作报告,简要的消息报道等。
会议简报便于领导了解情况,推动会议深入进行;便于沟通情况,交流经验;便于归档存查备考。由此可见会议简报的重要性。编写会议简报有以下几个步骤:
1.会议简报的特点
会议简报有些近似于新闻报道,特点主要体现在简、快、新、实四个方面。
“简”是最重要的特点,指会议简报应内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓,无关的东西不说,一般性的东西少说,专业性的东西多说。
“快”是指报道迅速及时。
“新”是指内容新鲜。
“真”是简报的本质特性,指内容真实准确,用事实说话。
此外,简报一般在编报机关管辖范围内的各单位之间交流,不宜甚至不能公开传播,特别是涉外机关和行政机关主办的会议简报更是如此。有的会议简报,往往是专给某一级领导人看的,有一定的保密要求,不能任意扩大阅读范围。
2.会议简报的写法
会议简报一般由会议秘书处或主持单位编写。规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报,以起到及时交流情况、推动会议的作用。小型会议一般是一会一期简报,常常在会议结束后,写一期较全面的总结性的情况反映。
会议简报通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成。见《会议简报简易结构图》。
 
会议简报简易结构图
 
 
密级
 
 
会议简报
 
(第期)
 
编年月日
 
按语:。
 
(标题)
 
导语:
 
主体:。
 
结尾:。
送:、共印份
 
1)报头。
①简报名称一般使用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时,就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角,也有的写“内部文件”或“内部资料,注意保存”等字样。
②期号,写在名称下一行,用括号括上。
③编印单位与印发日期,两者在同一行,前者居左,后者居右。
在下面,用一道横线将报头与报核隔开。
2)报核。
报核,即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的,因此,它的形式也较灵活。大多数是消息,包括按语、标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息,还有别的文体,所以不是每篇简报都有这几项内容。
①按语,即对整个会议的情况大概的说明。
②简报的标题类似新闻的标题,要揭示主题,简短醒目。简报正文标题在报头横线之下居中书写,如果需要,也可以使用副标题。使用两个标题时,正标题是虚题,用以概括全文的思想意义或者内容要点,副标题是实题,用以交代单位及事件,对正标题起补充说明的作用。
③导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容,给读者一个总的印象。导语的写法多种多样,有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交代清楚谁(某人或某单位),什么时间,干什么(事件),结果怎样等内容。
④主体用足够的、典型的、有说服力的材料,把导语的内容加以具体化。写作时要注意合理地划分层次,一般来说,主体层次的划分常有两种:一是以时间先后为序,把材料按照事件由发生、发展到结局的过程,逐层予以安排。这种写法多用于典型事件及一次性全面报道某一会议的简报,其优点是时序清楚、一目了然。二是按事物之间的逻辑关系,从材料的主从、因果、递进等关系入手,安排层次。这种写法的优点是便于揭示、表现事物的内在本质,突出主要内容和思想意蕴。
⑤结尾或总结全文内容、点明文旨,或指明事情发展趋势,或提出希望及今后打算。是否要结尾,要根据简报内容表达的需要而定。如果简报内容较多,篇幅较长,读者不易把握,就应在结尾概括一下;如果简报内容单一,篇幅较短,且在主体部位已把话讲完,就不必另写结尾。
⑥背景,即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。
3)报尾。
在简报最后一页下部,用一横线与报核隔开,横线下左边写明发送范围,在平行的右侧写明印刷份数。
(四)处理会中突发事件
1.突发事件概述
 
1)突发事件与会议突发事件的定义。
突发事件可被广义地理解为突然发生的事情:第一层的含义是事件发生、发展的速度很快,出乎意料;第二层的含义是事件难以应对,必须采取非常规方法来处理。
会议突发事件是指会议过程中发生的、无法预料、难以应对的,必须采取非常方法来处理的事件。
2)突发事件的特点。
突发事件具有如下特点:
①突发性。
②危害的严重性。
③变化发展的不确定性。
④处置的紧迫性。
⑤广泛的影响性。
2.突发事件的类型
一般中大型会议的突发事件主要包括以下几个方面:
1)紧急医疗。
对于紧急医疗计划,要看与会者平均年龄、活动范围和过去会议经验。不管如何,紧急事件可能在任何时间发生,但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病,可能性比较大的病症是心脏疾病、中风和其他危害生命的病症,有些与会者因为改变饮食、饮酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人致病,因此要使那些人得到照顾。
2)卫生问题。
卫生问题是筹办会议的另一项重大挑战,包括饮食卫生与环境卫生两方面。国际会议通常是在发达国家和发展中国家举行,而且争取到国际会议的国家,都会选择环境良好的地方作为会议与活动的场地,因此环境卫生大致不会有问题。而餐饮卫生是主办单位最大的挑战,特别是上千甚至上万人参加的大型国际会议,更是要慎选餐饮合作对象,万一其中有人因食物不洁而造成腹泻甚至食物中毒,那将造成无法弥补的损失,对主办国家、城市的形象也会大打折扣。近来英国发生口蹄疫事件,相信对他们争取国际会议方面会有严重的影响。
3)火灾。
每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能,浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡率还高。饭店有责任告知客人逃生步骤,例如紧急逃生口的位置等,但是会议筹办人扮演着更重要的角色,应保护与会者并提供这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册,放在资料袋中一起给与会者参考。小小一个举措可能救很多条生命。
4)签证问题。
签证问题也是紧急事件处理中的一项,通常在国际会议通知中都会说明签证的细节,但是仍然有些国外与会者忽略这方面的问题。特别对于重要的贵宾,更要再三叮咛签证的问题。曾经有一次国际会议在某国举行,其中有一位重量级的贵宾因为签证问题而延误抵达,他可能因为工作太忙碌加上他的秘书也没有留意,使他到了机场却因为没有签证而无法上机,他只好在机场打长途电话通知会议组织方,由于他是一位国际知名人士,该国外交部立即通知驻外机构给予签证,使这位贵宾赶搭第二天班机抵达,虽然最后他顺利到来,但因为他的延误,使大会节目必须略为变动,所有工作人员也因而忙得人仰马翻。
5)盗窃。
国外与会者在会议当地遇到盗窃事件都会留下不良印象,因此在重要国际会议期间,应要求地方政府加强警力,避免发生盗窃事件,同时主办单位也应该以书面资料告知与会者尽量减少到人多复杂的地方去。国外与会者对夜市很感兴趣,如果要去,尽量不要带贵重物品,如现金、珠宝、护照等,同时最好有当地人陪同,这样比较安全。
3.处理突发事件的基本要求
1)赶赴现场协调处理突发事件(事故)。详细了解事件(事故)发生的时间、地点、经过、人员伤亡情况和损失情况,并及时报告。
2)妥善处理善后工作。事件(事故)处理工作结束后,写出事件(事故)处理经过,报领导审阅后归档。
3)做好赴现场所需物品的保管和日常维护工作。
4)处理突发事件,既要大胆、果断,又要注意细致、稳妥。
四、相关链接
会议记录的方法
一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想、与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等做记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如“但是”只记“但”,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组;句子的后半部分,画一曲线代替;省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易书写的同音字代替笔画多难书写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
五、任务提示
学生根据秘书专业知识,通过情景模拟的方式完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行会议过程的服务工作。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在模拟会议室或者多功能厅进行。
4)在实训过程中注意对实训过程进行摄影或摄像,保存会议服务过程影像资料。
六、任务实训
实训1:拟订会议接站工作方案
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握会议接站方案的写作方法。
2.实训背景
由中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会联合主办的“第十六届全国疲劳与断裂学术会议”定于2008年11月10日—13日在福建厦门召开。这将是一次内容丰富、形式多样、人员广泛的学术盛会。本届会议旨在通过广泛的学术和信息交流,活跃学术思想,明确研究方向,推进我国的疲劳与断裂研究的发展。
3.实训内容
如果你是组委会办公室秘书,请根据实训背景,拟订一份接站工作方案,要求格式正确、规范,要素齐全。
 
实训2:制作会议记录
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握会议记录的一般方法和要求。
2.实训背景
百脑公司2008年9月1日在公司会议室召开公司各部门主任参加的项目会议,会议由公司副总经理马燕玲主持,办公室秘书齐迎峰记录。
3.实训内容
如果你是公司办公室秘书,在召开会议期间,总经理安排给你的主要工作就是做会议记录。根据实际情景,演练会议记录过程。
 
实训3:制作会议简报
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握编制会议简报的一般方法和要求。
2.实训背景
2010年3月25日,××市召开先进性教育活动工作会议。会议由市委常委、宣传部部长、市委先进性教育活动领导小组副组长刘××主持。××市委第二督导组、市委先进性教育活动领导小组、办公室有关负责同志、参加第一批教育活动的党委书记、党组书记、先进性教育活动办公室主任、各党支部书记、市委各督导组成员共400多人参加了会议。会议主要内容:(一)传达胡锦涛总书记视察××省时的重要讲话精神;(二)传达中央组织部长、中央先进性教育活动领导小组组长贺国强,中央纪委副书记、中央先进性教育领导小组副组长夏赞忠等中央领导同志讲话精神;(三)市教育局、市林业局、市粮食局、××地质大队、市社会和劳动保障局、市交通工程建设有限公司等党组织做典型发言;(四)××市委第二督导组组长叶××同志讲话;(五)市委副书记、组织部部长、市委先进性教育活动领导小组副组长黄××同志讲话。××市委第二督导组组长叶××同志在讲话中肯定了××市先进性教育前一阶段的成效,对分析评议阶段工作提出了五点要求:一是充分认识开展分析评议的重要性,扎实做好各项工作;二是高标准、严要求,确保分析评议阶段的高质量、有实效,重点抓好征求意见、撰写党性分析材料、开好专题组织生活会和民主生活会等三个关键环节;三是领导要带头;四是要将学习贯穿在分析评议阶段的整个过程;五是把好转段关,已完成学习任务的可以转段,没有完成学习任务的要“先补后转”。市委副书记、组织部部长、市委先进性教育活动领导小组副组长黄××同志在讲话中总结回顾了前一阶段工作,要求扎实做好第一阶段“回头看”工作,并对下一阶段分析评议工作进行部署,要求各级党组织要围绕广泛征求意见、开展谈心活动、撰写党性分析材料、开好专题组织生活会和民主生活会、进行民主评议、向党员反馈评议意见、通报评议情况等七个环节认真抓好落实工作。黄副书记强调指出,做好分析评议阶段工作,要注意把握好征求意见要真心、存在问题要找准、分析评议要落实、群众参与要保证、存在问题要解决等问题。
3.实训内容
请根据上述材料,写一份简报文稿。
 
实训4:如何处理会议突发事件
1.实训目标
通过本实训,掌握秘书处理会议中突发事件的具体方法。
2.实训背景
临近年末,公司在大礼堂设宴,招待全公司近2 000名员工。公司总经理在讲话时,突然停电了。作为总经理秘书的小燕,由于事先准备了几套方案,在这个时候,她冷静沉着地处理好了这件事情。
3.实训内容
根据实际情景,演练秘书处理突发事件的过程。
 
 
任务三会后落实
一、任务描述
华荣公司决定12月13日—15日在全国范围内召开2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会,听取客户对公司产品的意见和建议,确定次年产品订购情况。
由于会议前期准备充分,加上会议期间有序的安排,会议取得了圆满成功,达到了预期的效果。华荣公司总经理吴宝华,把办公室秘书尹晓雯叫到办公室,让尹晓雯做好此次会议的善后工作,并对会议进行总结,以便在下次组织会议时取得更大的成效。
二、任务分析
一次会议是否取得成功,除了会前的充分准备、会中精心安排和服务外,会议的善后工作也十分重要。会议的善后工作主要有以下几个方面:
1)引导与会人员安全、有序地离开会场。
2)会议经费结算。
3)撰写会议纪要。
4)会议资料的整理。
5)会议总结预评估。
三、相关知识
(一)引导与会人员安全、有序地离开会场
会议结束并不意味着会务工作的完成,秘书要适时做好善后工作,让会议善始善终,圆满完成。引导与会人员安全有序地离开会场、安排与会人员返程、清理会场是会议善后工作中最重要的工作之一。
1.引导与会人员离场
会议一结束,秘书人员就要与会务人员一道引导与会者有秩序地离开会场。在通常情况下,都是主席台上的领导离场后,与会人员再离场。如果会场有多条离场通道,领导者和与会者可以各行其道。大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场,必要时可派专人指挥。
2.送别与会人员
会议结束后,与会者就要返程,秘书人员应提前摸清情况,谁什么时候走,怎么走。一般情况下有以下四项工作要做:
1)进行会议费用结算。
会议结束时,应协助与会人员对会务费用、住宿费用等进行结算。
2)对于参加会议的外埠(或外国)人员,应事先登记,并为其提前购买返程机(船、车)票。当机(船、车)票送到会议秘书处后,秘书人员要把票妥善交到订票者手中,并请其在领取单上签字,费用按照会议事先确定的方式办理。
3)组织送别与会人员。
与接站工作相同,要掌握与会者各自乘坐的交通工具的班次、离开时间等情况,制作成表,便于协调安排送站的车辆和时间。与会者离去时,要安排好车辆,将与会者送至机场或车站,身份较高者应由领导亲自到机场或车站送别。
4)对于个别需要暂留的与会者,要妥善安排好他们的食宿。
(二)会议经费结算
会议经费的结算是办会者在会议结束后对整个经费使用情况,即会议开支费用的结算。
1.会议期间发生的费用
 广义的会议成本包括时间成本、金钱成本和机会成本。我们统计的会议期间发生的费用主要是指狭义的会议成本,即会议直接经费的支出。其主要包括以下几项内容:会场租用及布置费、会议设备租用费、会议通讯费、会议培训费、会议交通参观费、会议食宿费、会议资料费、会议宣传交际费、纪念品购置费、水电费、其他符合规定的杂支费等。
2.会议经费结算的方法
1)收款的方法和时机。
会议经费开支主要有两种方式,一种是由会议主办方直接承担全部会议费用,与会人员不需要支付任何费用;还有一些会议是要与会人员向主办方支付一些必要的费用,如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等。对于要向与会人员收取相关费用的会议应注意以下事项:
①应在会议通知或预订表格中,详细注明收费的标准和方法。
②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。
③如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等。
④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序,不能出任何差错。另外,如果有些项目无法开具正式发票时,应与会议代表协商,开具收据或证明。
2)付款的方法和时间。
会议结束后,应对会议期间发生的费用进行统计,将应该由公司支付的费用根据公司相关规定,及时支付给对方,会中一般需要支付的费用有场地租借费、设备租借费、场地布置费、专家咨询费、餐饮费等。
(三)撰写会议纪要
一般来讲,中小型会议、日程工作性例会和协调性会议,均需要撰写会议纪要。会议纪要是在会议记录和相关会议材料的基础上进一步分析、综合、提炼而形成的文件,它的目的在于将会议的议事过程和议定事项,用精炼的文字归纳出来,一方面留存备查,一方面分发给有关部门贯彻执行。
会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成,是记载、传达会议情况和议定事项、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具,是传达会议信息的主要媒介之一。会议纪要又是一项思想性、政策性和技术性都很强的工作,是整个会务工作的重要组成部分。
撰写会议纪要,首先必须了解会议纪要的内容、特点和拟写要求。
1.会议纪要的概念
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项,产生于会议后期或者会后,属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和其他各种会议材料,经过综合整理而形成的概括性强、凝练度高的文件,具有情况通报、执行依据等作用。任何类型的会议都可印发纪要,尚待决议的或者有不同意见的问题,也可以写入纪要。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种。
2.会议纪要的内容
1)会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题以及会议的成果。
2)会议纪要的主体部分,即对会议主要精神的阐发。
3.会议纪要的特点
1)全面反映会议内容。
2)表现形式灵活多变。
3)行文方向不固定。
4.会议纪要的拟写要求
经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项,不必发表议论和交代情况。其具体要求有以下3点:
1)实事求是,忠于会议实际。
2)内容要集中概括,去芜存菁,提炼归纳。
3)条理清晰,层次分明,一目了然。
5.会议纪要的格式
会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上不用写主送单位和落款,成文时间多写在标题下方,也可写在文章最后。
1)标题。
通常由“会议名称+会议纪要”构成,例如:“××公司第五届职代会会议纪要”。
2)正文。
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
①导言。主要用来记述会议的基本情况。包括:召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。导言不需写得太长,简明扼要,让人们对会议有个总体的了解即可。
②主体。主体是会议纪要的核心部分。会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等,都在这一部分予以表达。
③结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求,也有的会议纪要不写专门的结尾用语。
(四)会议文件资料整理
会议资料的整理是秘书部门的日常工作之一。会议结束后,秘书人员要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作,并及时送交有关部门或人员妥善保管。
秘书人员应首先确定会议文件收集、整理的范围,包括会前分发文件、会中产生的文件和会后产生的文件,然后根据会议文件收集的要求做好相关工作,最后按照文书立卷的原则和工作步骤完成会议文件资料的立卷归档工作。
1.会议文件收集、整理的范围
1)会前分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件等。
2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。
3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道等。
2.收集会议文件的要求
1)确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对清退,以杜绝保密文件清退的死角。
2)收集会议文件资料要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
3)选择收集文件资料的渠道,运用不同的方式方法收集文件资料。
4)与分发文件资料一样,收集会议文件也要履行严格的登记手续,并认真检查文件资料是否有缺件、缺页的情况,如有要及时采取措施补救毁损的文件资料。
5)收集整理过程中要注意保密。
3.会议文件资料的立卷归档
会议结束后,要及时做好会议文件的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档是指会议结束后,依据会议文件的内在联系,对会议文件加以整理,分门别类地组成一个或一套案卷,归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的重要步骤,是档案工作的基础。
(五)会议总结与评估
为总结会务工作经验,不断改进会议的组织服务工作,会议结束后还应及时进行会务工作总结。
1.会议总结工作的目的
1)检查会议目标的实现情况。
2)检查各个小组的分工执行情况。
3)将员工自我总结和集体总结相结合。
4)总结经验、激励下属、提高工作水平。
2.会议总结的内容和方式
会议结束后,秘书要对会务工作进行及时、认真的总结,一方面总结经验、肯定成绩、表彰先进;另一方面发现问题、找出不足、分析原因,为以后的会务工作提供借鉴和动力,不断提高办会水平。
1)会议总结的主要内容。包括会议准备工作情况;会议方案所制订的各项会议工作的准确性和全面性;会务工作部门之间的协调状况以及会务工作人员的工作状态;与会人员数量的合理性、信息交流的有效性;会议目标的实现情况;在提高会议效果方面需要改进的地方。
2)会议总结的方式。包括会务工作人员个人书面总结;各会务工作部门总结;由领导组织有关人员进行总结;必要时进行大会交流、总结、表彰;有质量的书面总结可以用简报的形式散发并收集、整理、归档。
3.对会议效果进行评估
要做好会议的总结工作,则首先对会议进行评估。会议评估程序如下:
1)明确会议评估对象,主要包括对会议总体管理工作、对会议主持人和对会议工作人员的评估三个方面。
2)确定会议评估因素:①会议总体管理工作评估覆盖会议工作的方方面面,包括会议目标、会议方案、会场情况、时间、与会者范围、食宿安排、会议经费、会议文件资料和其他各项活动内容。秘书应根据会议的性质和类型决定评估问题的内容。②会议主持人评估,主要侧重于对主持人的主持能力、修养、业务水平、工作作风、会议进程的控制能力和引导会议决议形成能力的评估。秘书可请与会者填写事先设计好的表格,再整理汇总。③会议工作人员评估,主要侧重于对工作人员的行为表现、工作态度、业务水平和工作效果的评估。
3)设计评估表格,收集评估数据。设计评估表格应注意表格的长度、问题的相关性、提问的方式、填写的难易程度、分析数据的方式等。
4)分析数据、得出结论。
秘书应根据会议的类型和分析的目的,去获得数据并分析得出结论,以形成分析报告。注意采用科学的数据分析方式,与会者较多时,可采用计算机分析数据,并以浅易的方式整理和展示会议评估所获得的数据,如柱形图、饼形图、散点式图等。
4.撰写总结汇报
秘书在编制会议总结报告时,应将评估数据和分析结果写到总结报告中去,并将形成的分析报告递交上司审核,形成备忘录。
四、相关链接
(一)总结写作的注意事项
1.要坚持实事求是原则
实事求是、一切从实际出发,这是总结写作的基本原则。但在总结写作实践中,违反这一原则的情况却屡见不鲜。有人认为“三分工作七分吹”,在总结中夸大成绩,隐瞒缺点,报喜不报忧。这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风,对国家、对单位、对事业、对个人都没有任何益处,必须坚决防止。
2.要注意共性、把握个性
总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然,总结不是文学作品,无需刻意追求个性特色,但千人一面的文章是不会有独到价值的,也是不受人欢迎的。要写出个性,总结就要有独到的见解、独到的体会、新鲜的角度和新颖的材料。
3.要详略得当,突出重点
有人写总结总想把一切成绩都写进去,不肯舍弃所有的正面材料,结果文章写得臃肿拖沓,没有重点,不能给人留下深刻印象。总结的选材不能求全贪多、主次不分,要根据实际情况和总结的目的,把那些既能显示本单位、本地区特点,又有一定普遍性的材料作为重点选用,写得详细、具体,而一般性的材料则要略写或舍弃。
(二)示例:华荣公司会议管理工作评估表
 
华荣公司会议管理工作评估表
 
项目
评估效果好(4分)较好(3分)一般(2分)差(1分)
 
 
会议的目标
会议主题和与会人员的相关性主题是否清楚议题选择是否恰当议题数量是否合适
 
会场的情况
会场大小规模是否合适会场座位的编排是否合适会场设备、物品配备是否合适会场是否安静,无噪音
会议住宿
及餐饮、
娱乐安排
会议住宿会议就餐会议茶水提供会议娱乐安排
 
会议费用情况
餐饮住宿费用是否合理参观费用是否合理资料费用是否合理
 
 
会议文件
准备情况
文件是否准备齐备文件资料下发是否及时
 
 
华荣公司总经理办公室印制
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过情景模拟的方式完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行会议完成后的服务工作。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在模拟会议室或者多功能厅进行。
4)在实训过程中注意对实训过程进行摄影或摄像,保存会议服务过程影像资料。
六、任务实训
实训1:引导与会人员离场并安排返程
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握引导与会人员离场与返程的方法。
2.实训背景
宏远公司拟在2010年8月10日上午9:00,在市花园宾馆会务大厅召开全国经销商业务洽谈及订货会。会议日程安排如下:10月9日报到;10月10日—11日进行相关业务洽谈;10月12日安排与会代表返程。会场共有两条离场通道。
3.实训内容
如果你是该公司办公室秘书,请根据实训背景,合理安排引导与会人员正确离场以及制作返程人员时间安排表,要求保证会场秩序,送别与会代表热情周到。
 
实训2:财务费用报销的方法和程序
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握经费报销的一般方法和程序。
2.实训背景
浙江华宇有限公司总经理办公会研究决定,为了规范单位的财务管理制度,要准备给各分公司、各部门负责报销的人员进行业务培训,培训主要内容是报销的一般方法和程序。由公司副总经理兼财务部主管王武负责培训,王武让办公室秘书小夏整理一份关于报销方法和程序的培训资料。
3.实训内容
如果你是该公司办公室秘书小夏,你如何拟写这份培训资料。
 
实训3:做好会议总结工作
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握会议总结工作的目的和内容。
2.实训背景
大华啤酒有限公司于2005年由德国老板投资建立,初期仅以生产灵泉啤酒为主。公司于2009年开发新品啤酒,生产经营上取得了显著成绩,其中“清凉一夏”啤酒系列是2009年推出的新品种,其特点是:色泽呈浅金黄色,清亮透明,泡沫洁白细腻,具有明显的麦芽香气,酒体醇厚,口味清爽,包装高雅。
公司决定于2010年4月10日—11日召开短期的新品介绍和订货会议,邀请全国各地的经销商共十家,以及本市著名三大酒店的总经理参加此次会议。会议将大力推出2009年新品“清凉一夏”系列冰啤。
3.实训内容
如果你是该公司总经理秘书王×,会议结束后,回顾两天的会议内容,总结出一些经验教训:比如,可以在会议期间安排新闻媒体参与并作报道,以扩大影响,起到更好的宣传效果;后勤部门应将会议期间的生活服务安排得更为妥当,争取今后此类会议办得更好等。请将会议经验教训写成小结,上报给总经理,并演示会议总结工作的过程。
 
 
 

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