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模块四 商务活动管理

发布时间:2012-12-24  来源:原创  作者:主编:吴良勤 副主编:雷鸣 高玉林 李展  发布者:网络秘书  浏览次数:1481  
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任务一开放参观活动的前期准备
一、任务描述
华荣公司决定于5月份开展一次为期一个月的开放参观活动,借以扩大公司的知名度,提高公司的美誉度,也为扩大产品销路做一次有效的宣传。
4月10日上午,华荣公司总经理吴宝华把办公室秘书尹晓雯叫到办公室,让她认真做好本次开放参观活动的前期准备工作。
二、任务分析
凡事预则立,不预则废。开放参观活动成功与否,前期的准备工作十分重要。因为前期准备工作是否做得充分,会直接影响到开放参观活动效果的好坏。开放参观活动的前期准备 工作主要包括以下内容:
1)成立专门的筹备机构。
2)确定开放参观活动的性质。
3)制订开放参观活动方案。
4)进行开放参观活动的具体准备。
三、相关知识
(一)成立专门的筹备机构
开放参观活动是一项系统工程,组织起来相当繁复,公司对此应提高重视,需成立专门的筹备机构承担此事。
一般而言,专门的筹备机构应由一名决策层的领导牵头,负责协调各方工作,成员可由相关部门的负责人和行政、人事部门人员组成,同时可指定1~2名秘书人员加入筹备机构,承办具体事项。
筹备机构成立后,就可以正式开展工作了。
(二)确定开放参观活动的性质
1.开放参观活动的分类
根据活动的目的,可将开放参观活动分为特殊参观和一般参观两类。特殊参观是邀请特定的公众参与特定的活动而开展的参观,一般参观并无特殊目的或特殊公众,是为增进社会各界对公司的了解而组织的参观。
特殊参观和一般参观的区别在于活动时机的不同。适合开展特殊参观活动的时机包括:公司初创之时、公司获得特殊荣誉的纪念日、与公司相关的纪念日、公司发生特殊事件需让社会公众知情的时候,等等。
2.确定开放参观活动的性质
秘书应从目的、参与人员、活动时机等方面来确定开放参观活动的性质,将其定性为特殊参观或一般参观。
(三)制订开放参观活动方案
1.确定参观活动的主题
确定主题就是确定参观活动的主旨和基调,主要说明公司希望通过这次参观活动取得什么效果。
2.选择参观活动的时机
在确定参观时机时,要注意不要和重要节日或公司的重要活动、接待活动发生冲突,还要考虑到气候的因素,选择适合户外活动的季节,一般以晚春和早秋为宜。
在确定具体时间时,最好安排在有纪念意义的特殊日子,如公司周年纪念日、重大节假日、开业庆典、社区节日等。秘书要细心一些,留心一下近期的天气预报,尽量避开雨雪或严寒酷暑等恶劣天气。
3.明确参观活动的内容
秘书要紧紧围绕参观活动的主题来确定参观的内容,一般包括三部分。
1)情况介绍。这
事先需要准备好介绍的文字材料。
2)现场观摩。
如生产经营设备和工艺流程,厂区环境或营业大厅,员工的教育和培训设施,公司的科技开发或实验中心,公司的服务、娱乐、福利和卫生设施,等等。
3)实物展览。
一般公司都会建立自己的实物展览室,用来陈列资料、模型、样品等实物。
4.确定邀请的对象
开放参观活动主要邀请与企业相关的公众参加,如生产性公司可邀请当地政府主管部门、职能部门、顾客、社区公众、新闻媒体、员工家属等参加。
5.选定参观路线
选定参观路线时应注意:能够引起参观者的兴趣,保证参观者的安全,不干扰公司正常工作,等等。
6.策划宣传工作
秘书应想到和相关媒体人员沟通,做好开放参观活动的宣传工作。
7.注意事项
1)目的明确。
2)时机选择得当。
3)处理好公开与保密的关系。
4)安排好细节问题。
5)精心做好展示工作。
(四)进行开放参观活动的具体准备
制订了开放参观活动方案后,秘书就可以按图索骥,逐项开展具体的准备工作了。
1.了解接待对象
可以通过调查研究,充分了解接待对象的情况。接待对象不同,对接待人员的要求也不同。比如,参观者是老年人还是儿童,参观者的学历层次高还是低,是国内客人还是国外客人……这些情况要事先了解,做到心中有数,才能有针对性地做好开放参观的接待工作。
2.培训工作人员
1)培训解说人员。
生动形象而不乏幽默的解说能给开放参观活动增添一抹亮色,促使开放参观活动取得成功。所以,培训解说人员显得非常重要,有的公司甚至安排专职人员长期承担此项工作。
挑选什么样的人担任解说比较合适呢?语言流畅、口齿清楚应该是最基本的要求。一般选择有相关专业知识、形象良好的年轻女士,有的公司则直接选派形象好、气质佳的秘书人员担任解说工作。
解说人员确定后,要进行专门的培训和解说练习。熟悉参观的流程和各个参观点是第一要务,同时要撰写并熟练掌握各个参观点的解说词。
2)培训接待人员。
公司要安排足够数量的接待人员,让每一位参观者都感觉到自己是受欢迎的客人。接待人员也要经过专门的培训,掌握接待礼仪的要求,同时明确分工,以便各司其职。
有的大型参观活动还配有医务人员等,以防备突发事件的发生。
3.提前制发请柬秘书要提前制作请柬。请柬不同于一般书信。一般书信是双方不便或不宜直接交谈时采用的交际工具,请柬却不同,即使被请者近在咫尺,也须送上请柬,以表示对客人的尊敬,也表明邀请者对此事的郑重态度。
请柬除了简洁、明确外,还要措辞文雅、大方热情。
4.确定接待服务处
公司要安排好接待服务处或休息服务处,同时备好茶水或饮料,为参观者提供良好的接待服务。接待人员主要在接待服务处或休息场所开展工作。
5.制作宣传册
制作宣传册时应考虑参观者的文化水平和接受能力,多用简明、通俗的语言,少用深奥的专业术语,尽量图文并茂。宣传册可以免去参观者记录的麻烦,也可供其日后查考。
6.准备礼品或纪念品
赠送参观者礼品或纪念品,可以增强参观的宣传效果。纪念品应具有宣传性、荣誉性和独特性,可以在礼品或外包装上加印本公司的标志、产品图案、广告语等,最好是本公司制造的或者代表本公司企业特色的产品,能让人一目了然,甚至过目不忘。
7.准备特殊的参观用品
在有些公司参观时,参观人员需要穿戴特殊的用品,如参观食品生产公司所需的特殊服装、消毒设施,参观建筑公司所需的安全帽等。此类物品,秘书人员应在参观前准备好,以满足参观人员使用。
8.布置参观的场地
通过布置营造隆重、热烈的气氛,如悬挂欢迎条幅、陈列有关物品、设立告示牌等。
四、相关链接
开放参观的成功案例
江苏一家板鸭店,过去在加工厂门口曾挂着一块牌子:“工厂重地,谢绝参观。”购买板鸭的人想从门缝中看看加工过程,也被工作人员劝走。后来,该店接受一位公关行家的建议,将加工厂门口的那块牌子改写成“加工熟食,欢迎参观。”购买熟食的顾客可以进去参观加工工厂,不仅能看到盐水鸭、板鸭等熟食的制作过程,还可获得商店赠给的一张优惠购物券。许多人参观后兴致勃勃地选购了熟食,该店生意于是由淡转旺,销售量日趋上升。
该店经理感慨地说:“我店以前在电视台、电台做了多次广告,花钱不少,但效果不大。这次就换了一块牌子,改了几个字,销售量便大大增加,这是公关宣传和语言艺术的效应。”
俗话说“百闻不如一见”,把公众请进来,让事实说话,往往具有极强的说服力,因此,安排公众参观访问是让外界了解企业实际状况的绝好机会,也是效果较好的公关专题活动方式。此外,让公众亲临现场,也能表示出企业对社会各界人士的善意与诚意,促进企业搞好同外部公众的关系。
据说,在联邦德国,虽然厂门平时把守很严,但他们每年到一定的时候,就要打开工厂大门,恭恭敬敬地邀请四面八方的人进厂参观,叫“开门日”。厂门一开,接待员就殷勤接待,他们领着成群结队的参观者沿着一个个车间、一条条流水线,一边介绍情况,一边耐心地解答问题。厂内有饮料、小吃,还有为青少年安排的游艺活动,年纪大的可以参加有奖抽签或购买彩票,并供应价格十分便宜的午餐。守候在门口的接待员还向每个客户赠送一份纪念品。“开门日”的人数之多、场面之热闹,实在可以和喜庆节日相媲美。
(资料来源:熊超群、潘其俊编著《公关策划实务》,广东经济出版社,2003)
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行开放参观活动的筹备工作。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训1:开放参观活动的主要内容和准备工作
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握开放参观活动的内容和准备工作。
2.实训背景
华荣公司决定举行一次开放参观活动来代替每年一度的客户联谊会,由于是第一次搞这样的活动,缺乏经验,因此,公司总经理吴宝华请秘书先找一些有关开放参观活动内容和准备工作的资料,用来做参考。
3.实训内容
如果你是该公司秘书尹晓雯,请根据实训背景,搜集相关资料作出回答,并通过电子邮件的方式发送给吴总经理,要求格式正确、规范,要素齐全,不写错别字。
 
实训2:拟写开放参观活动准备方案
1.实训目标
通过实训,要求学生会拟写开放参观活动准备方案。
2.实训背景
前一段时间,由于华荣公司新建展销大厅的施工,给附近社区居民的正常生活和出行带来了很大的不便,现在展销大厅已经竣工,即将投入使用。经研究决定近期举行一次开放参观活动,邀请所在社区有关领导和居民代表来公司参观指导。吴宝华总经理要求秘书尹晓雯拟写一份开放参观活动准备方案,用备忘录的形式发给他,待公司领导研究批准后尽快实施。
3.实训内容
假设你是公司秘书尹晓雯,请根据实训背景,完成吴宝华总经理布置的工作,要求格式正确、规范,要素齐全,不写错别字。
 
任务二开放参观活动的组织与实施
一、任务描述
华荣公司决定于5月份开展一次为期一个月的开放参观活动,借以扩大公司的知名度,提高公司的美誉度,也为扩大产品销路作一次有效的宣传。
5月1日一大早,华荣公司总经理吴宝华把办公室秘书尹晓雯叫到办公室,让尹晓雯通知筹备机构所有人员,全力做好本次开放参观活动的组织和实施工作。
二、任务分析
在开放参观活动中,秘书的重要任务就是做好接待工作。
主要内容有:
1)引导来宾进入公司。
2)引导参观。
3)做好解说和接待工作。
4)做好参观服务工作。
5)解答来宾的问题。
三、相关知识
(一)开放参观活动的操作流程
一般而言,开放参观活动的操作流程如下:
准备宣传小册子→放映视听材料→观看模型→引导观摩实物→中途休息服务→赠送纪念品→征求意见。
(二)热情接待、引导
秘书一般是作为第一接待者站在公司的大门口迎接参观者的到来,这会显得主人热情好客而有礼貌。来宾到来时,秘书应热情问候,并走在客人的左前方,引导客人进入参观区域。
秘书掌握的接待礼仪此时会发挥作用,让客人有宾至如归的感觉。不可怠慢客人,不可对客人视而不见,更不可搞上下铺、看人下菜碟,对不同的客人采取不同的接待态度,这些都是极不礼貌的。
(三)发放资料
引导客人进入公司后,可以先发放宣传小册子等事先准备的资料,让参观者对此行有个简单的了解。准备有视听资料的公司还可以在此时放映相关的影片、录像或视频,帮助参观者建立对公司的整体印象。
(四)认真解说
解说人员要做好来宾的向导,引导参观者按既定的参观路线参观,伴以耐心的讲解。可以观看模型、观摩实物、参观生产线等,像导游那样移步换景。讲解时应避免长篇大论、滔滔不绝,那样会给人华而不实之感。对参观者关心或不易理解的地方,应重点讲解。
(五)做好服务工作
在参观路线较长时,应准备好休息室,备足茶水或饮料,供参观者中途小憩。
有的公司开放参观活动持续时间较长,就要考虑为参观者安排餐饮的问题。一顿饭虽然微不足道,但这是关系着公司形象的大事,也透露出公司的管理水平和公司人员的综合素质。
开放参观活动中的餐饮大多以工作餐为主,以节省时间。秘书要让参观者吃好而不浪费,同时又不影响参观的行程。事先要确定好菜单,以本地风味、合乎时令、客人喜爱的菜肴为主,简单、丰富、节俭、适宜即可。根据来宾身份、数量,选择就餐方式和时间,比如可以选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。如果参观者较多,用餐时应事先排定桌次和座次。
如果参观者是“名人”“要人”或与公司有特殊关系的客户,应适当提高接待的规格和档次。
(六)回答来宾问题
秘书应耐心解答来宾提出的各种问题,所以要求秘书人员应深入了解公司的历史和文化,尤其要熟悉参观流程和各个参观点的情况。答问时要谙熟各种语言技巧,热情而又不泄露公司秘密。
四、相关链接
英国化工企业联合会的“开放日”
化学工业是英国最成功的产业之一,它每年为英国带来大笔的贸易顺差,并直接为32万人提供就业机会,尤其是在那些高失业率地区。
1986年是国际工业年,这为化工企业宣传自己、改变公众对自己的片面认识、赢得所在社区对自己的支持提供了一个很好的机会。为此,代表全英化工企业的行业协会——英国化工企业联合会(以下简称联合会),策划和组织了一系列公关活动,其中之一是全英化工企业“开放日”。
“开放日”这种活动,过去曾有少数化工厂单独搞过,但全国范围内的化工厂在同一天向公众开放,这在英国还是第一次。联合会策划这一活动的指导思想是:这一活动会促进社区公众对化工企业的熟悉和好感,而其“同时”的安排则会使活动有一种全国性的气势。它最终将会向广大社会公众,尤其是那些对化工企业持批评态度的人表明,化工企业无须向公众隐瞒什么。那种认为化工企业是“危害”“神秘”“保密”的看法,是毫无根据的,化学工业是造福人类的工业。
联合会原指望设立50个开放点,但实际在“开放日”那天,120多家企业参与了这个活动。毫无疑问,刚开始时,许多企业经理对活动是有所担心的。比如,由于大批公众的介入,是否会发生事故?是否会引起某些人士的反对?是否允许儿童参观?是否要告知新闻界?等等。
为了消除企业经理们的疑虑并回答他们所关心的问题,联合会专门编辑了一份对“开放日”活动有详尽说明的通讯,发给企业经理,并聘请一名退休高级化工工程师作为“开放日”活动顾问,前往各开放点进行专门指导。
联合会还为企业经理们组织了小型研讨会,以便向他们介绍活动的具体要求,探讨活动安排的每一个细节。另外,联合会也及时向新闻界通报情况,以保持交流渠道的畅通。
联合会鼓励各企业运用各种手段搞好这个活动。并协助各企业做了大量宣传工作。联合会强调,企业不论大小,均欢迎参加这个全国性的活动。
“开放日”的前一个月,有关活动的新闻发布会分别在格拉斯哥、利物浦、米德尔兹布勒、利兹、布里斯托尔和伦敦等城市举行,通过新闻媒体报道,社会公众对这个活动产生了很大的兴趣。
联合会通过电视台,播出了14个宣传这个活动的节目,地方电台和报纸的报道则更多。总的来说,媒体的反应很好。
开放日那天,阳光明媚,从肯特到贝尔法斯特,从苏格兰到南安普顿,数以千计的参观者走进了当地的工厂。据统计,全英国有20万人参加了那天的“开放日”活动。其中仅哈德斯菲尔德的一个开放点就接待了1.8万名来访者,米德尔兹布勒的另一个开放点则吸引了1万名参观者。各企业尤其欢迎员工的亲朋好友、家庭成员前来参观,当地的社区领袖和对舆论有影响的人士也备受欢迎。
与其他成功的“开放日”活动一样,这一“开放日”活动并非一味强调教育公众,而是寓教于乐。各开放点的企业除了设置丰富多彩的展馆供来访者参观,向他们介绍化工产品的生产情况和讲解企业的安全防护措施外,还准备了一些助兴节目,并安排了儿童娱乐场所和茶点处供大家游玩和休息。
在“开放日”活动准备和举行的整个过程中,联合会和各企业特别注意和强调以坦诚和公开的态度与公众进行交流。各开放点企业使用的宣传品,力求用朴实的语言探讨化工产品安全生产和运输、环境保护等公众普遍关心的问题,陪同来访者参观的企业管理人员则热情地向大家介绍各种情况,联合会制作的录像片《社区中的化工产品》也被许多开放点企业所采用。
联合会的精心策划和组织,企业以主人翁姿态积极参与,使“开放日”活动取得了很大的成功。事后,一位原先对化工企业持批评态度的人士也不由得在一家当地报纸上评论说:“这是一次令人很感兴趣的企业参观活动,有关人员用了许多时间和精力来答复来访者提出的各种问题。”
英国一家最有影响的化工杂志还以赞助形式,向联合会提供了一系列奖品,用于表彰出色地组织该活动的地区和全国性企业,授奖仪式则由政府官员或议会议员来主持,影响很大。
事实证明,全英化工企业的这一“开放日”活动,在很大程度上消除了公众对化工企业的疑虑和恐惧心理,很多企业也由此感到,有必要在社会关注的一些重要问题上与公众进行更公开的对话和交流。
1986年11月,市场和舆论调查国际公司的另一次调查表明:自1981年以来,社会公众对化学工业的态度首次有了明显好转。调查还显示,居住在化工厂附近的居民对化学工业表现了一种更关心的姿态,被调查者有12%的人承认,“开放日”的参观活动是促使他们转变对化学工业态度的一个关键因素。
来自企业的信息反馈则表明:参加“开放日”活动的所有企业都希望在2年或3年后再搞这样的活动。这些企业的管理人员表示,通过“开放日”活动,企业与公众之间的联系和了解有了很大的进展,双方在互相理解方面迈出了重要的一步。
英国化工企业联合会作为一家行业协会,经费有限。“开放日”活动的调研和宣传费用的预算仅1.5万英镑,另有5 000英镑用于拍摄活动日当天的盛况。有限的经费意味着联合会不可能在全国范围内对“开放日”活动进行大规模的广告宣传,因而只能利用地方和全国性的新闻媒体来进行新闻宣传,尤其是通过广播和电视报道这一活动。事实证明,这样做的效果也很好。
(资料来源:http//www.heopen.edu.cn/asfroot/hbdd/20051014/ggsw/ggsw/ggzt/(alzl)/anli/ggal403.htm)
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,分角色扮演,进行开放参观活动的接待实训。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:开放参观活动中接待工作的主要内容
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握开放参观活动中的接待工作。
2.实训背景
公司决定举行一次开放参观活动来代替每年一度的客户联谊会,由于是第一次搞这样的活动,缺乏经验,因此,公司总经理吴宝华要求秘书尹晓雯先找一些有关开放参观活动中接待工作内容的资料,用来做参考。
3.实训内容
如果你是该公司秘书尹晓雯,请根据实训背景,搜集相关资料作出回答,并通过电子邮件的方式发送给吴总经理,要求格式正确、规范,要素齐全,不写错别字。
 
任务三开放参观活动的善后工作
一、任务描述
华荣公司于5月份开展了为期一个月的开放参观活动,借以扩大公司的知名度,提高公司的美誉度,也为扩大产品销路作了一次有效的宣传。
5月1日下午,一天的参观活动快结束了,华荣公司总经理吴宝华把办公室秘书尹晓雯叫到办公室,让尹晓雯认真做好本次开放参观活动的善后工作。
二、任务分析
做事情要善始善终,秘书要重视开放参观活动的善后工作。善后工作的内容包括:
1)赠送纪念品。
2)征求来宾意见。
3)做好送别工作。
三、相关知识
(一)赠送纪念品
好的纪念品可以给参观者留下美好而深刻的印象,使参观活动产生持久的宣传效果。所以,秘书人员要用心准备参观纪念品。
在参观活动结束前,适时地把纪念品赠送给参观者,还可以附上热情的祝福语言,让受赠者感受到公司的诚意。
有时候,赠送纪念品可以采取很巧妙的方式。世界上颇有名声的汉斯罐头食品公司在一次全美食品博览会上,被安排到会场最偏僻的阁楼上,这样很难引起与会者的注意。博览会开幕之后,阁楼上很少有人来。当博览会进行到第二个星期的时候,前来参观的人经常会从地上抬到一些亮灿灿的小铜牌,上面刻着一行字:“拾到这块铜牌,就可以拿它到小阁楼上的汉斯食品公司换取纪念品。”这是汉斯先生精心构思后的杰作。领取纪念品的人们又顺便参观了一下汉斯公司参展的食品,小阁楼被挤得水泄不通。汉斯食品公司的小阁楼成了这次食品博览会的“名胜”,结果汉斯公司大获成功。汉斯先生就是运用这种超越常理的方法,获得了意想不到的收益。秘书也可以精心设计赠送的时机和形式,给参观者一个惊喜。
对于参观者中的“名人”“要人”,公司可以赠送给他们具有本公司特色的礼物,利用名人效应,极大地提高自己产品的知名度。
(二)征求来宾意见
开放参观活动是公司收集信息的重要渠道。当开放参观活动结束后,应认真收集参观者的意见,充分听取他们对公司的看法和建议,这样不仅可以对开放参观活动进行评价和改进,也有利于公司的长远发展。尤其是“名人”“要人”,更要认真、仔细地征求他们的意见,最好是对公司发展的具体指导,可以激励公司员工努力工作,增强员工的自豪感。
征求来宾意见可以采取两种方式:座谈会或留言簿。秘书可择优采用。
(三)做好送别工作
开放参观活动结束后,秘书的工作并未随之结束,还应做好送别客人的工作。
1.掌握时间
在参观者到来的时候,负责接待的秘书人员就应该准确了解来宾参观后离开的时间,并妥善安排好票务和相关的交通工具。
参观活动结束后,负责送别的人员须在来宾登机、上车或上船前到达指定地点,如有欢送仪式,应在仪式开始之前到达。
2.确定送别的规格
根据来宾的身份、地位及与企业的关系等来确定送别的规格。一般而言,送别来宾的规格应与迎宾时大致相同。如遇特殊情况临时变更,须向客人解释清楚。
3.送别来宾
秘书人员应在合适的时间和地点礼貌地送别参观者。
道别前,提醒和帮助来宾拿好自己的物品,根据来宾的身份,将其送至电梯间、公司门口或交通工具的门口。
离去前,和来宾一一握手,诚挚地欢迎参观者再次光临。等到客人所乘坐的交通工具驶出视线后再离去。
四、相关链接
中国工业旅游从海尔开端
国庆七天长假的旅游热潮中,展现在人们面前的依旧是旅游景点的爆满,依旧是熙熙攘攘的人群,本来打算寄情于山水间的工薪一族,归来时却发现自己已是满身疲惫。然而,有一些人却另辟蹊径,没有投入到那浩浩荡荡的人群中,而是走进城市的工厂、企业,去参观游玩、去亲身体验现代工业的发达,揭开了原本笼罩在工厂上的神秘面纱。北京的张先生就是其中一位,“我带着上中学的孩子一起参观了首钢,孩子特别兴奋,我也长了见识。其实我家就住在石景山,离首钢不远,但是一直没有机会进来看看钢铁到底是怎么炼成的,现在终于了却了一桩心愿”,张先生如是说。
如今,走进钢花四溅的车间,流连酒香醉人的酿造房,这些都是近年来出现的“工业旅游”带给人们的特别体验。到工厂里看看生活中熟悉的物品是怎样制造出来的,不仅满足了人们的好奇心和求知欲,同时也有助于提升企业的形象。
工业旅游是以现有的工厂、企业、公司及再建工程等工业场所作为旅游客体的一种专项旅游。工业旅游通过让游客了解工业生产与工程操作等的全过程,使其获取科学知识,满足旅游者的精神需求和行、吃、住、游等基本旅游享受,并能提供集求知、购物、观光等多方面于一体的综合型旅游产品。
追溯工业旅游的起源,可以回到20世纪50年代的法国。当时法国雪铁龙汽车制造公司组织客人参观其生产流水线,引起众多厂商效仿,在当时形成“时尚”。后来,有些厂商采取对客人收取少额费用的做法,逐步演化为工业旅游,而法国也成了工业旅游的发源地。半个世纪以来,工业旅游在一些发达国家方兴未艾,被誉为“朝阳中的朝阳”产业。
而工业旅游在中国崭露头角则可以从海尔开始算起。1999年初,作为中国最大的家电企业,海尔集团提出工业旅游的概念,并为此专门成立了海尔国际旅行社,当年自身工业旅游接待就已达到24万人次之多。据海尔有关负责人介绍,海尔开展工业旅游主要是得益于海尔得天独厚的优势。首先,海尔有着品牌优势,消费者相信并忠于海尔品牌;其次,海尔具有丰富的旅游资源:海尔园内,移步换景,处处蕴含着海尔文化;海尔样品室,展示着海尔最新、最受消费者喜爱的海尔家电;有的景点,如海尔大学,更是将中国的传统文化与海尔文化相结合,寓意深远。
目前,工业旅游作为新兴的专项旅游项目,因其文化性、知识性、可参与性、现场性等特点备受游客青睐。随着国际旅游业的发展,工业旅游以其生产场景、高科技生产设施、厂区环境和企业文化等资源已越来越引起人们的关注,并展现了强大的发展动力。在国外发达国家,已经出现了一些非常成熟的工业旅游产品,把工业特色融于“吃、住、行、游、购、娱”旅游六要素中。如今,欧洲的“工业旅游”已相当红火,法国的“雷诺”“雪铁龙”等汽车企业年接待游客都超过20万人次;美国造币厂每日吸引成千上万的游人,一张刚印制出来但经过特殊处理不能流通的钞票,成为一件特别热销的旅游纪念品;在德国奔驰公司,游人可以参观奔驰车的总装线,也可以穿上工作服拧几个螺丝钉,最后还可以直接把车买走,工业旅游也直接带动了汽车销售。
中国的工业旅游虽起步较晚,但资源分布广泛,其空间分配、类型组合各具特色,发展潜力巨大。截止到去年9月份,我国已有103家企业通过了国家首批工业旅游示范点的审批并正式挂牌,而且有更多的企业正在朝着这个标准迈进。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,完成开放参观活动的善后工作。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:开放参观活动善后工作的主要内容
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握开放参观活动善后工作的主要内容。
2.实训背景
公司成功举行了一次开放参观活动,由于是第一次搞这样的活动,缺乏经验,公司领导不知道在开放参观活动结束后,有哪些善后工作要做,因此,公司总经理吴宝华要求秘书尹晓雯先找一些有关资料,用来做参考。
3.实训内容
如果你是该公司秘书尹晓雯,请根据实训背景,搜集相关资料作出回答,并通过电子邮件的方式发送给吴总经理,要求格式正确、规范,要素齐全,不写错别字。
 
 
项目二  庆典、典礼活动
【知识目标】
掌握庆典、典礼活动前期准备工作的内容。
掌握庆典、典礼活动组织与实施工作的内容。
掌握庆典、典礼活动善后工作的程序。
【能力目标】
能够进行庆典、典礼活动前期的准备。
能够组织与实施庆典、典礼活动。
能够掌握庆典、典礼活动善后工作的方式方法。
 
任务一庆典、典礼活动的前期准备
一、任务描述
为迎接公司成立十周年,华荣公司决定在6月6日搞一次庆典活动。在公司的例会上,总经理把这个任务交给了副总经理兼行政部经理吴良荣。
5月20日上午,副总经理兼行政部经理吴良荣来到秘书尹晓雯的办公室,和尹晓雯商量如何做好本次庆典活动的前期准备工作。
二、任务分析
庆典或典礼活动是指公司为了提高知名度、招徕顾客、争取生意兴隆,或为了宣传崭新形象、明确今后的发展目标、密切与公众的关系等,围绕自身或所处社会环境中的重要事件、节日、纪念日等举办的各种仪式或庆祝活动。庆典、典礼活动形式多样,如开业庆典、周年庆典、颁奖庆典、开工庆典、竣工庆典等,以开业庆典、周年庆典最为常见。
秘书在庆典活动准备阶段要做的工作有:
1)确定庆典主题。
2)做好宣传。
3)邀请来宾。
4)确定主持人和致辞人。
5)拟订庆典程序。
6)安排剪彩事宜。
7)做好接待准备。
8)做好场地准备。
9)做好音响准备。
10)其他准备。
 
三、相关知识
(一)确定庆典主题
不同的商务庆典活动有不同的主题,举办方应当根据举办庆典活动的具体目的以及社会环境、人文环境等因素来确定本次活动的主题,然后围绕主题安排整个活动的内容。内容的安排要注意突出主题。
(二)做好宣传
举办各种商务庆典活动的主旨在于塑造本企业或组织的良好形象,吸引社会各界的关注,争取公众的认可和接受,而舆论宣传的作用则至关重要。
企业或组织可以选择有效的大众传播媒介,在报纸、电台、电视台等进行集中的广告宣传,内容一般包括庆典活动的举办日期、地点、主要活动等。
企业或组织还可以邀请新闻记者在庆典活动举办之前到现场进行采访报道,以便进一步正面宣传。
(三)邀请来宾
1.拟定邀请名单
商务庆典活动影响的大小,往往取决于来宾身份高低与数量多少。一般来讲,邀请来宾的范围包括:上级领导、社会名流、同行人士、社区代表、员工代表等。
2.及时发出邀请
拟定好邀请来宾名单,经领导审定后,应分别印制成精美雅致的请柬,提前两周左右寄达或送呈给被邀请者,以便被邀请者安排时间,按时赴会。在活动举办前3天再电话核实有无变动,对贵宾宜在活动举办前再核实一次。
(四)确定主持人和致辞人
主持人可以是相关领导,也可以是有一定影响的电台、电视台或礼仪庆典公司的主持人。主持人应当仪表端庄、仪态大方、反应机敏、口才良好,并熟悉整个活动的程序。
致辞人除举办方的领导外,还要在来宾中选择嘉宾致辞人,一般由上级领导和来宾中身份较高者担任,并事先和对方进行沟通和确认。致辞人确定好后,要为其准备好致辞稿。
(五)拟订庆典程序
每次商务庆典活动的内容和程序视具体情况而定,一般包括如下内容:
1)主持人宣布庆典活动开始。
2)升国旗、奏国歌或升公司旗、奏公司歌。
3)介绍领导、嘉宾。
4)举办方负责人和来宾代表致辞。
5)剪彩、授奖、参观等。
6)酌情安排宴请或文艺演出。
7)留影、题字等。
(六)安排剪彩事宜
如果是公司成立、商场开业或大型工程奠基仪式、竣工仪式等庆典活动,一般都需要举行剪彩仪式。安排剪彩事宜主要包括以下三个方面的工作:
1.剪彩者的确定
剪彩者一般请上级领导、合作伙伴或社会知名人士担任。根据惯例,剪彩者可以是一个人,也可以是几个人,但是不应当多于五个人。剪彩者名单一经确定,应当尽早告知对方,让其早有准备。在一般情况下,确定剪彩者必须尊重对方个人的意见,需要由几个人同时剪彩时,应当分别告知每位剪彩者届时他将与何人同担此任。
2.助剪者的挑选
助剪者指在剪彩过程中为剪彩者提供帮助的人员,即通称的礼仪小姐。礼仪小姐常由举办方挑选年轻、精干、身材和相貌较好的年轻女职员担任,也可以到专业组织聘请。礼仪小姐确定并做好分工后,要进行必要的培训和演练,让她们熟悉礼节,保证剪彩仪式的顺利进行。
3.剪彩用品的准备
剪彩用品主要有红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红地毯等。
红色缎带,亦即剪彩仪式之中的“彩”。按照传统做法,它应当由一整匹未曾使用过的红色绸缎在中间结成数朵花团而成,现在为了节约,通常使用长两米左右的红色缎带。一般来说,红色缎带上所结的花团,不仅要醒目硕大,而且具体数目往往同现场剪彩者的人数相关。通常,红色缎带上所结的花团数目较现场剪彩者的人数多一个,使每位剪彩者总是处于两朵花之间,尤显正式。
新剪刀,专供剪彩者在剪彩仪式上正式剪彩时使用。它必须是剪彩者人手一把,而且是崭新锋利的,避免因剪刀不好用而让剪彩者尴尬。因此,剪彩仪式前,要逐一检查,确保剪彩者“一剪破的”,切忌一再补剪。在剪彩仪式结束后,举办方可以将每位剪彩者所使用的剪刀包装好,送给对方作为纪念。
白色薄纱手套,专供剪彩者在剪彩仪式上正式剪彩时使用。在准备白色薄纱手套时,除要确保人手一副外,还需使之大小适度,确保手套洁白无瑕,以示郑重和尊敬。
托盘,专供盛放剪刀、白色薄纱手套使用。最好是崭新洁净的,通常为银色的不锈钢制品,为了显示正规,还可以在使用时铺上红色绒布或绸布。在剪彩时,礼仪小姐可以用一只托盘依次为各位剪彩者提供剪刀和手套,也可以为每一位剪彩者各提供一只托盘,后一种方法尤显正式。
红色地毯,主要用于铺设在剪彩者正式剪彩时站立之处,其长度可视剪彩者的人数多少而定,宽度不应在低于1米。在剪彩现场铺设红色地毯,主要是为了提升仪式的档次,营造一种喜庆的气氛。
(七)做好接待准备
在庆典活动开始前,必须做好一切接待准备工作,事先指派专人负责。安排好接待和服务人员,使他们各就各位,各司其职。安排专门的接待室,以方便来宾在活动正式开始前休息或与相关人员交谈。接待室中要求茶杯洁净,茶几上放置烟缸,如果不允许吸烟,应当将提示标牌放置在接待室中,提示来宾。重要来宾应由组织负责人亲自接待。入场、签到、剪彩、宴请、留言等活动均需提前安排好专人领位。
(八)做好场地准备
庆典活动现场的选择应该结合庆典的内容、规模、影响力以及企业或组织的实际来定,一般选择企业或组织的正门之外的广场、正门之内的大厅等处,也可以是工程现场等地。场地的大小要同出席的人数相适应。
为了烘托热烈、隆重、喜庆的气氛,场地布置可以充分利用飘空气球、彩虹门、步道旗、花篮、花卉植物、红地毯等进行,还可悬挂印有会标、宣传标语、庆祝或欢迎词语的彩带条幅等。
(九)做好音响准备
在举行庆典之前,举办方要把音响设备准备好,尤其是供来宾讲话使用的麦克风和传声设备,不能在关键时刻出现麻烦,让主持人手忙脚乱、大出洋相。在庆典举行前后,通常播放一些喜庆欢快的乐曲,烘托庆典的气氛。对于播放的乐曲,要事先进行审查,以免随意播放背离庆典主题的乐曲。相关的摄影、录像等设备也要准备和调试好。
(十)其他准备工作
准备文字材料,如庆典活动程序表、来宾名单、主持词、致辞、答词以及企业或组织的宣传册等。
如准备贵宾留言册,应当用红色或金色锦缎面高级留言册,并同时准备好毛笔、砚墨或碳素笔。
准备礼品,因为庆典活动中向来宾赠送礼品也是一种宣传手段。选择礼品要有象征性、纪念性、宣传性。其他各种必需的物料也要准备齐当。
四、相关链接
浅谈开业典礼策划
致辞、剪彩、开香槟,锣鼓、彩旗、氢气球……几乎所有的开业典礼,都是同样的形式、一样的格调。能够比较的大概就是谁财大气粗,谁背景深厚了。
事实上,开业典礼昭示一个经济实体成立,在展露喜庆、欢腾的同时,也是企业展示形象、对外加强公关宣传、对内提高凝聚力的好机会。
笔者近期策划了几个企业的开业典礼案,就其中几点谈谈开业典礼作为形象广告这样的载体应该承载的内容。
展示企业形象
一家委托进行开业典礼策划的单位是从事化工原料加工及贵金属提炼的企业,当初在市东南开发区内建厂曾引起政府部门特别是周围居民对其生产安全性的疑虑。公司想乘开业典礼之机,向政府和民众展示其先进的安全防护与控制设备,以及公司对环保事业的支持与关心。
了解公司高层的想法后,笔者进行了以下事件的策划:
一、所有活动现场的布置材料及活动用品采用环保材料,活动主色调采用象征自然、环保的绿色和蓝色。例如嘉宾饮水用的纸杯、宣传手册、马甲袋等全部采用可降解材料。
二、活动过程中邀请嘉宾亲自到工厂现场操作公司防护设备,体验公司严密的安全设施和先进的管理理念。
三、活动过后公司与嘉宾一起在工厂四周植树,并向当地环境监察部门捐赠若干元人民币作为城市环境治理经费。
通过这些小细节和事件,来宾深切感受到了公司的环保手段和环保意识,媒体记者亦对此进行了深度报道,引起了市民的强烈兴趣和一致好评。
 
展现文化底蕴
受人尊敬的人是有深厚文化素养的人,受人尊敬的公司同样是有浓厚文化底蕴的公司。在开业典礼中展现公司独特的文化背景,能让更多的人在看热闹的同时,留下更多的领悟和思考。
一家位于江南名城苏州的老字号饭店,始建于清朝年间,十几年前因种种原因停业。最近恢复老字号后,重新开业。为了体现饭店悠久的历史,我们将现代礼仪乐队更换为苏州评弹表演,其中更以带有浓郁老苏州特色的元素如丝绸、双面绣、旗袍等渲染现场气氛,给所有来宾带来惊喜,获得了开业当天的满堂红。
重视您的员工
开业典礼热闹红火,在努力吸引嘉宾、客户眼球时,很少有企业考虑到即将与企业并肩作战的员工。开业典礼当天,给员工写一封感谢信、送一句问候语,往往能暖了他们的心。接下来的日子里,他们也许就会因这一片纸、一句话而更加努力工作!
总之,开业典礼要做的往往不限于喜庆、欢乐,还要考虑典礼以外的东西,将开业典礼纳入企业形象宣传、营销管理的全局进行思考,开业典礼必能为企业的顺利发展吹响第一声号角!
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集相关信息,完成上述任务。最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行庆典、典礼活动的筹备。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:开工典礼请柬的拟写
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握开工典礼请柬的拟写方法。
2.实训背景
江苏华荣机械有限公司引进外资50万美元,计划建设一条现代化的环保产品生产流水线,定于10月28日举行开工典礼,拟邀请市里有关部门的领导参加,需要写若干份请柬。要求:格式完整,内容明确,书写工整,标点符号规范。
3.实训内容
如果你是公司秘书尹晓雯,请根据实训背景完成写作,并通过电子邮件的方式发送给吴总经理,不要写错别字。
 
任务二庆典、典礼活动的组织与实施
一、任务描述
为迎接公司成立十周年,华荣公司决定在6月6日搞一次庆典活动。在公司的例会上,总经理把这个任务交给了副总经理兼行政部经理吴良荣。在吴经理的布置下,庆典的各项准备工作已经就绪。
6月5日上午,副总经理兼行政部经理吴良荣来到秘书尹晓雯的办公室,通知尹晓雯进入临战状态,一定要做好本次庆典活动的组织与实施工作。
二、任务分析
各种庆典活动的组织与实施因事而异,但又有一定的套路可循。秘书在庆典活动组织和实施过程中,应做好以下环节的辅助工作:
1)签到。
2)接待。
3)剪彩。
4)致辞。
5)配套节目。
6)附加活动。
7)赠送礼品。
三、相关知识
(一)签到
来宾来到后,应安排专人请他们签到。签到簿一般为红色封面,内部纸张以装饰美观的宣纸为宜。签到的同时,可以将本企业或组织的宣传或说明资料发给来宾,以扩大企业或组织的知名度。还可以准备两个盒子或碟子,一个装单位领导或公关部经理的名片,另一个装来宾的名片,便于今后联系或制作通讯录。
(二)接待
来宾签到后,由接待人员引领到备有茶水、饮料的接待室,让他们稍事休息并相互认识。本企业或组织人员应当陪同宾客进行交流,可以谈一些本企业或组织的事情,或对来宾的到来表示感谢。
(三)剪彩
1.宣布开始
主持人宣布剪彩仪式开始,礼仪小姐率先登场。在上场时,礼仪小姐应当排成一行前进,从两侧同时登台或从右侧登台。登台之后,拉彩者与捧花者应当站成一行,拉彩者位于两端拉直红色缎带,捧花者各自双手捧一朵花团。托盘者站立在拉彩者与捧花者身后1米左右,并且自成一行。
2.剪彩者就位
主持人宣布剪彩者的单位、职务、姓名,剪彩者从右侧出场登台,步履稳健地走向彩带。引导者应当在其左前方进行引导。当剪彩者都已到达既定位置之后,托盘者应当前行一步,到达前者的右后侧,以便为其递上剪刀、手套。
若剪彩者为一人,剪彩时要让他在中间站定。若剪彩者有几个人,同时上场剪彩时还要根据剪彩者的身份地位分出位次。一般的规矩是:中间高于两侧,右侧高于左侧,距离中间站立者越远位次便越低,即主剪者应居于中央的位置。“右侧高于左侧”是一项国际惯例,若剪彩仪式并无外宾参加时,则可以按照我国“左侧高于右侧”的传统做法。
3.正式剪彩
在正式剪彩前,剪彩者应当首先向拉彩者、捧花者示意,待其有所准备后,集中精力,右手持剪刀,庄严地将红色缎带一刀剪断。若多位剪彩者同时剪彩时,其他剪彩者应当注意主剪者的动作,主动与其协调一致,力争大家同时将红色缎带剪断。
按照惯例,剪彩以后,红色花团应该准确无误地落入托盘者手中的托盘里,切勿使之坠地,为此需要捧花者与托盘者的合作。剪彩者在剪彩成功后,可以右手举起剪刀,面向全体到场者致意,然后把剪刀、手套放在托盘之内,举手鼓掌。
4.退场
剪彩完毕,剪彩者可以依次与主人握手道喜,并列队在引导者的引导下退场。退场时,一般宜从右侧下台。待剪彩者退场后,其他礼仪小姐再井然有序地列队由右侧退场。
(四)致辞
由举办方领导和嘉宾代表致辞。无论是贺词、答词均应言简意明、热烈庄重,切忌长篇大论。
(五)配套节目
典礼完毕,适宜安排一些气氛热烈的节目,如敲锣打鼓、舞狮耍龙、播放喜庆音乐等。在允许燃放鞭炮的地区,还可以燃放鞭炮、礼花、礼炮等,制造喜庆的气氛。此外,还可以请军乐队演奏。
(六)附加活动
主持人宣布仪式结束后,可以根据实际情况引导客人参观本企业或组织的生产设施、服务设施及产品或商品陈列室,以融洽关系,宣传自己。也可以举行短时间的座谈或请来宾在留言簿上留言,广泛征求意见。之后,还可以安排舞会、宴会答谢来宾。
(七)赠送礼品
可以制作或准备纪念性的礼品赠送给来宾和自己的员工,使来宾有受到尊重的感觉,使员工感到主人翁的优越意识,以此达到感情的交流。
此外,还可以根据庆典的具体内容,进行职工文艺表演,举行大型促销活动等。
四、相关链接
常见庆典活动的仪式程序
◎开幕仪式
第一项,宣布仪式开始。全体肃立,介绍来宾。
第二项,邀请专人揭幕或剪彩。揭幕的具体做法是:揭幕人来到彩幕前恭立,礼仪小姐双手将开启彩幕的彩索递交对方。揭幕人随之目视彩幕,双手拉启彩索,令其展开彩幕,全场目视彩幕,鼓掌并奏乐。
第三项,在主人的亲自引导下,全体到场者依次进入幕门。
第四项,主人致辞答谢。
第五项,来宾代表发言祝贺。
第六项,主人陪同来宾参观。开始正式接待顾客或观众,对外营业或对外展览宣告开始。
◎开工仪式
第一项,宣布仪式开始。全体起立,介绍来宾,奏乐。
第二项,在主持人的引导下,本单位的主要负责人陪同来宾来到开工现场肃立,例如来到机器开关或电闸附近。
第三项,正式开工。请本单位职工代表或来宾代表来机器开关或电闸旁,首先躬身施礼,然后再动手启动机器或合上电闸。全体人员此刻应鼓掌致贺,并奏乐。
第四项,全体职工各就各位,上岗进行操作。
第五项,在主人的带领下,全体来宾参观生产现场。
◎奠基仪式
第一项,宣布仪式开始。介绍来宾,全体肃立。
第二项,奏国歌。
第三项,主人对建筑物的功能及规划设计进行简介。
第四项,来宾致辞道喜。
第五项,正式进行奠基。
◎破土仪式
第一项,宣布仪式开始。介绍来宾,全体肃立。
第二项,奏国歌。
第三项,主人致辞。以介绍和感谢为发言的重点。
第四项,来宾致辞祝贺。
第五项,正式破土动工。
◎竣工仪式
第一项,宣布仪式开始。介绍来宾,全体起立。
第二项,奏国歌,演奏本单位标志性歌曲。
第三项,主人致辞,以介绍、回顾、感谢为主要内容。
第四项,进行揭幕或剪彩。
第五项,全体人员向竣工仪式的“主角”——刚刚竣工或落成的建筑物,郑重其事地恭行注目礼。
第六项,来宾致辞。
第七项,进行参观。
◎通车仪式
第一项,宣布仪式开始。介绍来宾,全体起立。
第二项,奏国歌。
第三项,主人致辞,主要介绍即将通车的新线路、新桥梁或新隧道的基本情况,并向有关方面致谢。
第四项,来宾代表致辞祝贺。
第五项,正式剪彩。
第六项,首次正式通行车辆。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行庆典、典礼活动的组织与实施。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:分公司开业典礼策划方案
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握开业典礼策划方案的写作。
2.实训背景
华荣公司决定在江苏省太仓市成立第一分公司,准备在开业当天搞一次大型的开业典礼,总经理吴宝华要求秘书尹晓雯找一些相关资料做参考,撰写一份开业典礼策划方案,写好后将电子文档发给他。
3.实训内容
如果你是该公司秘书尹晓雯,请根据实训背景,搜集相关资料完成写作,并通过电子邮件的方式发送给吴总经理,要求格式正确、规范,要素齐全,不写错别字。
 
任务三庆典、典礼活动的善后工作
一、任务描述
为迎接公司成立十周年,华荣公司在6月6日搞了一次庆典活动。公司副总经理兼行政部经理吴良荣担任庆典工作的总负责人。6月6日下午,庆典活动顺利结束了,副总经理兼行政部经理吴良荣提醒秘书尹晓雯,还有许多善后工作要做。
二、任务分析
庆典、典礼活动结束了,可善后工作仍在继续。秘书要做的善后工作主要有:
1)欢送嘉宾。
2)清理现场。
3)活动总结。
4)经费结算。
三、相关知识
(一)欢送嘉宾
庆典活动结束后,秘书要负责欢送嘉宾到车站或送离会场。如有嘉宾在晚会中途离开,应安排专人负责跟进送别,安排来宾顺利返程。送别过程中应注意礼貌,给嘉宾留下良好印象。
(二)清理现场
庆典活动结束后,工作人员应马上进行清理现场的工作,整理各种物品并入库存放,尤其是那些可以反复利用的物品,不能轻易扔掉。
(三)活动总结
庆典活动结束后一周内,各负责人和各组组长要写一份活动总结交给活动负责人。总结应包括各部各组在活动过程中发现的问题、吸取的经验以及对以后同类活动的建议等。
(四)经费结算
庆典活动结束后一周内,由执行人员核算出活动经费使用情况,制订清单,发给负责人。
四、相关链接
庆典活动的类型
1.开幕典礼
开幕典礼也可称开幕式,是指为具有纪念意义的事件举行的庄重而又热烈的活动形式。
2.开业典礼
为了引起公众的注意,引起轰动效果,很多商场、公司、酒店等在开张时都要举行隆重的庆典活动,这便是开业典礼。
3.周年纪念庆典
社会组织利用本单位的周年纪念日,尤其是逢5年、10年甚至是百年的纪念日举行庆典活动。
4.剪彩仪式
通常在开业、展览会开幕,或在具有较大意义的工程项目的开工或竣工时,可以举行一个剪彩仪式。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行庆典、典礼活动的善后工作的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:庆典、典礼善后工作的主要内容
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握庆典、典礼善后工作的主要内容。
2.实训背景
公司成功举行一次庆典、典礼活动,由于是第一次搞这样的活动,缺乏经验,公司领导不知道在庆典、典礼活动结束后,有哪些善后工作要做,因此,公司总经理吴宝华要求秘书尹晓雯先找一些有关资料,用来做参考。
3.实训内容
如果你是该公司秘书尹晓雯,请根据实训背景,搜集相关资料作出回答,并通过电子邮件的方式发送给吴总经理,要求格式正确、规范,要素齐全,不写错别字。
 
 
 
项目三   签字仪式
【知识目标】
掌握签字仪式计划编制工作的内容。
掌握签字仪式现场布置与安排工作的内容。
掌握签字仪式善后工作的程序。
【能力目标】
能够进行签字仪式计划的编制。
能够组织与实施签字仪式。
能够掌握签字仪式善后工作的方式方法。
 
任务一编制签字仪式的计划
一、任务描述
华荣公司和同行业的金鼎公司达成了合作意向,双方决定于7月份举行一次重大经济合作项目签字仪式。这天,总经理吴宝华向秘书尹晓雯布置了工作,让她编制一份签字仪式的计划。
二、任务分析
签字仪式是指在商务活动中,合作双方或多方经过磋商、讨论或谈判,就某项重要交易或重大经济合作项目达成协议后,由双方或多方代表在有关协议、协定或合同上签字的一种庄严而隆重的仪式。
编制签字仪式的计划时,秘书要注意的事情如下:
1)准备协议文本。
2)确定签字人员。
3)选择签字场所。
4)布置签字场所。
5)注意服饰礼仪。
三、相关知识
(一)准备协议文本
举行签字仪式是一件庄严的大事。在决定正式签署协议的同时,就应着手拟定协议的最终文本。文本一旦签字就成为具有法律效力的文件,因此文本的准备一定要严谨。
按照国际惯例,在正式签署合同之前,应由举行签字仪式的主方负责准备待签协议的正式文本。提供待签协议文本的主方,应会同有关各方一道,组织专业人员按谈判达成的协议做好文本的定稿、校对、翻译、印刷装订等工作,并按规定为签字的有关各方提供一份待签的合同文本。
签署涉外商务合同时,比照国际惯例,待签的合同文本应同时使用谈判各方法定的官方语言,或者使用国际上通行的英文、法文。在撰写外文合同文本时,应反复推敲、字斟句酌,不要不解其意而乱用词语。
待签的文本应以精美的纸张印制而成,按大八开的规格装订成册,并以真皮、仿皮、软木等高档材质做封面。
(二)确定签字人员
主签人员应随文体的性质由协议各方确定,但各方主签字人的身份应大体相当。
参加签字的各方,事先要安排一名熟悉签字程序的助签人员,负责为主签字人翻页,并指明签字处。
参加签字仪式的其他成员,基本是双方参加会议的全体人员,以双方或各方人数相等为宜。
为表示对谈判的重视或对谈判成员的祝贺,往往邀请更高一级的领导人出席签字仪式。
(三)选择签字场所
签字仪式举行的场所,一般根据参加签字仪式人员的规格、人数及协议中商务内容的重要程度等因素来确定。
签字场所多选择在客人所住宾馆、饭店或东道主的会客厅、洽谈室内,有时为了扩大影响,也可选择在某些新闻发布中心或著名的会议、会客场所。
(四)布置签字场所
在布置签字仪式场所时,一般在厅内设置长方形签字桌,桌面覆以深绿色的台布。桌后放两把椅子,作为双方签字人员的座位。主签字人面对正门,右为客人,左为主人。桌上摆放由各自保存的文本,文本上端分别放置签字用的文具,文具前端中央摆一旗架。如与外商签署涉外合同,需悬挂双方国旗。总之,签字场所的布置要庄重、整洁、清静。地上可铺设地毯,并悬挂写有“×××项目签字仪式”的横幅。同时,注意保持签字现场空气清新、光线明亮。
(五)注意服饰礼仪
由于签字仪式的礼仪性极强,签字人员的穿着也有具体要求。按照规定,签字人、助签人以及随员,在出席签字仪式时,应当穿着具有礼服性质的深色西装套装或西装套裙,并且配以白色衬衫与深色皮鞋。
在签字仪式上露面的礼仪、接待人员,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一类的礼仪性服装。
签字人员应注意仪态、举止,要落落大方,得体自然,既不要过于严肃,也不要喜形于色。
四、相关链接
签字仪式的准备
1.文本的准备
1)定稿。
2)确定使用的文字。
3)确定正本和副本。
4)校印。
5)盖章。
2.商定参加人员
1)签字人。签字人员要符合以下条件:
·具有法定资格。
·规格相等。
2)领导人。签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式,但也应当注意规格大体相等。
3)致辞人。一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。
4)主持人。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。
5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员,各方人数应当大致相等。
6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本,指明签字之处。
7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用,可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。
8)记者。为扩大影响,可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。
3.布置签字厅
1)签字厅的选择。签字厅有常设专用的,也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。一间标准的签字厅,应当室内铺满地毯,除了必要的签字用桌椅外,其他一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌,桌上最好铺设深绿色的台布。
2)签字桌椅。双边签字,一般设长方桌,上铺深绿色或暗红色的台布。桌后放两把椅子,为双方签字人员的座位。多方签字也可将桌排成圆形或方形,或仅放一张椅子,由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放,即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次,一般按英文国名当头字母的顺序排列,也可按事先商定的顺序排列。签字桌上可放置各方签字人的席卡。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。
3)准备签字用具。包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。
4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。
5)参加人员位置。按有关礼遇的高低确定好各方代表的座次。
6)讲台。在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。
7)会标。由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式”织成。
8)香槟酒。事先准备好香槟酒、酒杯等,仪式结束后举行小型酒会,举杯共庆会谈成功。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行签字仪式计划的编制。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
请通过图书馆、报纸、网络等,收集查找关于签字仪式的相关资料,并将这些资料摘录下来,形成剪报或者资料文摘,供公司领导参考。
 
任务二签字仪式现场布置与安排
一、任务描述
华荣公司和同行业的金鼎公司达成了合作意向,双方决定于7月份举行一次重大经济合作项目签字仪式。在各项准备工作就绪后,总经理吴宝华向秘书尹晓雯布置了工作,要求做好签字仪式的现场布置和程序安排工作。
二、任务分析
签字仪式是签订协议的高潮阶段,时间虽不长,但程序规范、严格。
秘书在签字仪式过程中的任务如下:
1)接待入场。
2)正式签字。
3)交换文本。
4)退场结束。
三、相关知识
(一)接待入场
主办方秘书人员应热情接待各方人员进入签字厅。有礼貌地引导主签字人按主左客右的位置入座,助签人站立在主签人的外侧,其他参加签字仪式的人员依职务、身份高低为序,客方自左向右,主方自右向左,分别站立于各方主签字人的后面。
(二)正式签字
在签字仪式上,应遵循“轮换制”的原则,即主签人首先签署己方保存的合同文本,而且各签首位,这样使签字各方均有机会居于首位一次,以示各方平等。然后再交由他方签字人签字。
(三)交换文本
由双方签字人员互换文本,相互握手祝贺。此时,摄影师可以拍照,还可拿出准备好的香槟酒,由签字人员共同举杯庆贺,以增添签字仪式的喜庆色彩。
(四)退场结束
签字仪式完毕后,应先请双方最高领导者退场,然后请客方退场,东道主最后退场,整个签字仪式时间以半小时为宜。
四、相关链接
“办公室故事”之签字仪式
早上起来就精心打扮,今天的工作非同小可,要完成酝酿半年的一个大项目的“签字仪式”。修修眉毛、画画眼睛、吹吹头发、喷点香水,再挑件档次高点的衣服。听说参加奥斯卡颁奖仪式的女演员们提前半年就开始准备:保养皮肤、做美容,设计发型,找著名设计师设计服装、定做配套的首饰、手包、鞋。我是今天签字仪式的“总导演”,必须隆重登场。
镜子里看,眼睛有点肿,昨天半夜才回来。今天的仪式,我们筹备了很长时间,所有程序过电影似的理了无数遍,早背下来了,就怕疏漏。把要做的事都写在纸上做了分工,虽然手下有人做,还是不放心。从合作条款、嘉宾名单、翻译、媒体记者、新闻通稿到背景资料、礼品、会议日程、中英文胸卡、桌牌等,连签字笔都要准备多份。昨天再一一打电话确认出席人员名单,不断调整座位,斟酌再三。官员们在这种事上特别敏感,谁在前排,谁先致辞,谁代表签字,嘴上说“无所谓啦”,其实……等看礼仪小姐练习交换文本时,我累得快睡着了。
以为一万元场地费的饭店提供服务小姐,“没有,单收费,每位200元”。定这个地儿的人肯定是个“棒槌”,属于把脖子洗白了放案板上回头嚷着“麻利的”。好在就几分钟,找同事。单位年轻人多,只是稍微练练就行。
打开衣柜,一想到不用上台,给自己一个简单的快乐吧。找了件浅黄色毛衣、白色休闲裤、黑皮鞋,看着比较淡雅。刚打扮停当,手机响,“办公室的”,一种不祥之兆。“会场这边要求先付一半的费用”,每次总有意外让人措手不及。本来说好是场地费、酒水费、杂费等最后一起结,因为人数不好定。真是火烧眉毛,事儿到我这儿都是“最后一站”,必须解决。“先从会计那儿借张一万的支票,押上我的身份证。”
早早来到会场,服务人员已经各就各位迎接来宾。我扫视一遍“万无一失”,嘉宾已经陆陆续续来了。我与认识的握手寒暄,不认识的则点点头。
仪式开始。“介绍来宾”“介绍合作背景”“介绍项目”“签字仪式”“领导致辞”,一切有条不紊地进行。好像排练了很长时间的正剧终于开幕,相关人物一个个“登台演出”,我只要在旁边欣赏。
很喜欢这种忙碌之后的旁观,现在才开始有心情欣赏这个超级豪华的地方。大厅被晶莹美丽的水晶灯照得富丽堂皇,有了贵族气质。大朵大朵浅色牡丹花的地毯让人不敢下脚。漂亮的服务小姐端来咖啡、茶、饮料。置身这种环境,人们不由自主地轻声说话、小步走路,笑容始终挂在脸上,性情也温和了许多。
那一瞬间我感觉自己属于这个环境,下意识调整自己的坐姿,把胸针扶正、黛眉微扬。忽然小惠跑来:“相机没电了!天哪,忘了带备用的来!”一下把我拉回现实,呵呵,“水仙”变回“大蒜”只需两秒。说什么都没用了,好在主要程序都完成了,就这样吧。
接下来是酒会。舒缓的音乐中,帅气的服务生端着装满香槟、红葡萄酒、果汁、可乐的托盘走来走去。雪白的盘子里是精致的小点心,切成片的水果用牙签插着,旁边还有装饰的小雨伞。
终于结束了,我长长地松口气。小车融入下班的“洪流”中,我闭着眼睛享受这难得的轻松。收音机里是一首老歌:“凄雨冷风中多少繁华如梦,曾经万紫千红随风吹落。蓦然回首中欢笑宛如烟云,似水年华流走不见影踪”。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行签字仪式现场布置与安排。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
(一)填空题
如下图所示,中日双方在北京就有关问题达成协议,举行签字仪式。双方代表团各由5人组成:部长(A)、副部长(B)、主任(C)、随员(D)、译员(E)。由双方部长做主签人,译员做助签人。请你安排日方人员座次与位次。
 
(二)实训
实训:签字仪式的程序
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握签字仪式的程序。
2.实训背景
华荣公司决定和合作方A公司举行一次合作签字仪式,但公司吴宝华总经理不太清楚签字仪式的程序,他让秘书尹晓雯帮他查找一些相关资料,以电子文档的形式发给他。
3.实训内容
如果你是该公司秘书尹晓雯,请根据实训背景,搜集相关资料完成写作,并通过电子邮件的方式发送给吴总经理,要求格式正确、规范,要素齐全,不写错别字。
 
任务三签字仪式的善后工作
一、任务描述
华荣公司和金鼎公司的重大经济合作项目签字仪式结束了。总经理吴宝华找到秘书尹晓雯,要求她做好本次签字仪式的善后工作。
二、任务分析
签字仪式结束后,秘书的工作还远远没有结束,一定要做好善后工作,这是善始善终的表现,也是良好职业素养的体现。
秘书在签字仪式善后阶段主要做以下工作:
1)送别客人。
2)清理场所。
3)作好总结。
三、相关知识
(一)送别客人
迎来送往是秘书人员必不可少的工作内容之一。签字仪式结束后,要有礼貌地送别客人,给客人留下良好的印象。如果是外地客人,还要做好提前订票及送站等工作。
(二)清理场所
送别客人后,要清理签字的场所,使其复原,以方便以后开展工作。
(三)作好总结
签字仪式结束后,秘书人员可作一次深入的工作总结,积累经验,指出不足,以指导今后的工作。
四、相关链接
涉外签字仪式礼仪
在涉外交往中,有关国家的政府、组织或企业单位之间经过谈判,就政治、经济、文化、科技等领域内的某些重大问题达成协议时,一般需举行签字仪式。不同的签字仪式各有特点,在我国国内举行签字仪式通常要考虑以下几个方面的礼仪问题。
首先,要布置好签字厅,并做好有关签字仪式的准备工作。在我国国内举行的签字仪式,必须在事先布置好的签字厅里举行,绝不可草率行事。
其次,要确定好签字人和参加签字仪式的人员,签字人由签字双方各自确定,但是其身份必须与待签文件的性质相符,同时双方签字人的身份和职位应当大体相当。
最后,要安排好双方签字人的位置,并且议定签字仪式的程序。我国的惯例是:东道国签字人座位位于签字桌左侧,客方签字人的座位位于签字桌的右侧。双方的助签人员分别站立于各方签字的外侧,其任务是翻揭待签文本,并向签字人指明签字处,双方其他参加签字仪式的人员则应分别按一定的顺序排列于各方签字人员之后。
我方人员在外国参加签字仪式,应尊重该国举行签字仪式的传统习惯。有的国家可能会准备两张签字桌,有的国家可能要求参加签字仪式的人员坐在签字人对面,对此不必在意。关键是要不辱使命,对此我方人员不应忘记。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行签字仪式善后工作演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
天丽化妆品公司与新加坡南洋有限公司于2009年12月28日下午15:00在帝豪酒店会议室举行合作项目签字仪式。天丽化妆品公司办公室组织本部门员工进行训练,做好签字厅布置的准备工作。
请完成:
1)列出布置签字厅要注意的问题。
2)在模拟实训室进行布置练习。
 
 
项目四 商务谈判的辅助工作
【知识目标】
掌握商务谈判前期准备工作的内容。
掌握商务谈判组织与实施工作的内容。
掌握商务谈判善后工作的程序。
【能力目标】
能够进行商务谈判工作的准备。
能够组织与实施商务谈判。
能够掌握商务谈判善后工作的方式方法。
 
任务一商务谈判的前期准备
一、任务描述
华荣公司马上要和国外一家公司就进口设备的问题开展一次谈判,总经理吴宝华非常重视这次谈判,因为它关系着公司的发展和切身利益。吴经理向秘书尹晓雯提出了要求,让她尽全力做好这次谈判的前期准备工作。
二、任务分析
虽然谈判在表面上主要是领导者的事情,但谈判是一项系统工作,不是一个人就能完成的,大量的前期准备工作还是要由秘书人员来辅助完成。谈判前的准备工作主要有:
1)收集信息、提供资料。
2)拟订谈判计划。
3)设计谈判方案。
 
三、相关知识
(一)收集信息、提供资料
古语云:“知己知彼,百战不殆。”在谈判前充分了解双方情况,尤其是对方的实力、目标意图和双方退让的幅度,是必不可少的准备工作。商务谈判的成败,谈判者地位的强弱,往往取决于其中一方对信息资料的掌握程度。掌握信息资料越多,在谈判中越容易驾驭谈判的进程。
只有作好了充分准备,秘书才能胸有成竹地独自或陪同上司坐在谈判桌前,与对方就共同感兴趣的事情讨价还价。因此,收集谈判双方的信息资料,整理后提供给上司是秘书的重要工作。尤其是对方的真实情况,如对方的法人资格、资信状况、法定地址、法人身份、经营范围以及企业现状,对这些基本情况应事先予以审核或取得旁证。如果对方是外商,这时信息资料最好请我国驻外商业机构和可靠的外国商社或外国朋友提供,也可由外商自行提供,不过要判断其是否可靠。
谈判对方负责人的个人情况也要深入了解,如性别、年龄、学历、资历、个性、爱好、风俗习惯、价值观念等。
通过这些了解和分析,对双方在谈判中所处的地位,各自最大的需求和让步的范围、幅度、谈判的时限等就有一个清醒的认识。这样,在谈判中就能做到审时度势、进退自如。
(二)拟订谈判计划
 
一般来说,谈判的准备工作就是要制订一个简明、具体而又有弹性的谈判计划。
谈判计划应尽可能简洁,以便洽谈人员记住其主要内容,使计划的主要内容与基本原则能够清晰地印在他们的大脑里,进而使他们能得心应手地与对方周旋,而且能随时与计划进行对照应用。
计划必须具体,不能只求简洁而忽略具体。既不要有所保留也不要过分细致。
此外,计划还必须有弹性。谈判人员必须善于领会对方的谈话意图,判断对方的想法与自己计划的出入所在,进而灵活地对计划加以调整。
这些当然都是纸上谈兵,实际情况往往迥然不同。在实际工作中,谈判人员要收集许多情况,阅读档案中相关的大量文件,同时尽量与这次谈判有关的人员交换意见,他们的见解往往会各不相同。当在谈判者乘汽车或飞机前往谈判的路上时,要充分利用这段时间,把杂乱如麻的情况理出头绪。
1.确定谈判目标
谈判都以目标的实现为导向。目标是谈判的前提,只有在明确、具体和可行的目标指引下,谈判才可能处于主动地位。盲目和含混的目标意味着谈判的失败。
2.确定谈判策略
谈判策略是指为达到谈判目标而制定并运用的基本纲领或指导原则,它是通过调查分析双方的需要及实力后而制定出来的。为谈判的每个部分制定一个总的策略是必不可少的步骤。针对不同的谈判主题或对手,秘书可以设计出不同的策略。比如,在某一特定条件下,可以采取拖延、长期施加压力的战略;而在另一特定条件下,则可以采取速战速决的闪电战略。
3.培养谈判人员的素质
商务谈判是由公司的谈判人员完成的,谈判人员的作用至关重要。谈判人员的素质是构成其基本谈判力的最基本要素,是决定谈判能否成功的重要因素之一。以下各项对谈判人员来说非常重要:
1)用语言表达想法的能力。
2)说服别人的能力。
3)思路清晰、判断准确、反应敏锐。
4)巧妙运用谈判谋略的能力。
5)对可觉察的感情具有自我表现和克制的能力。谈判者应该学会控制自己的情绪,处理事物要冷静。在谈判陷入困境时更要注意控制自己的情绪。因为对手会利用你的情绪使谈判向他们计划的方向进行。
6)遇到压力和不确定事件时的应对能力。
7)赢得对方尊重和信任的能力。
8)较强的心理平衡能力和扮演不同谈判角色的能力。
4.提高谈判能力
谈判能力简称谈判力,从主观来说是个人能力问题,但从客观来说,谈判人员的谈判力受到诸多客观条件的限制。谈判力包括综合谈判力和具体谈判力两部分。综合谈判力指谈判人员所属国家或所属公司集团的实力。综合谈判力是客观存在的事实,也是你无法改变的。比如说,你的谈判对手是发达国家的大公司,这一事实本身就使你在谈判中处于弱势地位。遇到这种情况,只有尽量发挥你在具体谈判力方面的优势,努力取得谈判的成功。具体谈判力包含的内容很多,它依据谈判议题的不同而不同。
(三)设计谈判方案
秘书要协助上司拟定谈判方案,并按方案进行预演,以保证谈判有条不紊地进行。
1.确定谈判班子
选择适当的成员组成谈判班子,是谈判能否成功的关键。谈判班子一般以三四人为宜,上司领军,他既是导演又是主演。其他助手包括秘书则是配角,以各自的专业经验协助上司谈判。
针对商务谈判,通常需要成立相应的谈判小组,确保谈判以专业性的方式达到双方都能接受的结果,这个谈判小组的搭配,涉及人员安排的结构性、配套性、主次性、互补性,所以不能“乱点鸳鸯谱”。
凡是参与商务谈判的人员,均应具备基本素质,即专业品质和专业能力;而其中个别人,更是必须具有特殊素质,即专业知识和专业经验。
2.确定谈判时间
谈判于何时举行、何时结束,很有讲究,有时候甚至会影响谈判的过程和结果。谈判必须等候合适时机,否则难以达到预期目标。除此之外,要避免在上司或其他重要谈判成员身体不适、过度疲劳、精神心情不佳时安排谈判。另外还要尊重对方,在征求对方意见的基础上,选择双方都认可的时间举行谈判。
3.确定谈判地点
一般来说,选择谈判地点,以自己越熟悉的环境越好。因为每个人都天生具有领域感,在自己所熟悉的环境里,能得心应手地发挥自己的睿智与口才,而且容易说服对方。
谈判环境不仅是指谈判的地点,而且还包括谈判时的气氛和情绪。谈判环境的优劣会对谈判结果产生重要影响。在舒适明亮、色彩悦目的房间里,人们容易心平气和、思维清晰,便于倾听和理解对方的意愿和要求,作出恰当的反应。反之,人就会烦躁不安,思维呆滞,情绪恶劣。
4.确定谈判主题
谈判主题就是谈判所要达到的目的,一定要言简意明。谈判主题是纲领性的东西,主题确定了,谈判的方向和“度”也就随之明确了。
5.确定谈判事项日程表
秘书在设计方案时,要对对方可能提出的方案作出预测,并提出自己应对的方案。只有这样,在对手提出方案时,己方才能应付自如。谈判方案应尽量切实可行,并且留有现场发挥和见机行事或者必要调整的空间。
所有成员都应谙熟谈判方案,争取达到最理想的效果。还要绝对保守谈判方案的秘密,一旦泄密,将可能造成谈判的失败。
四、相关链接
谈判能帮企业增加利润
对于一个企业来说,增加利润一般有三种方法:①增加营业额;②降低成本;③谈判。
第一种方法,增加营业额。它最直接,但也最难。因为在市场竞争日趋激烈的今天,争夺市场份额本身就是一件很难的事情;而且增加营业额往往也会增加费用,比如员工工资、广告费、业务员提成等。所以可能企业的营业额增加很多,但扣除费用以后发现,利润却没怎么增加。
第二种方法,降低成本。一般来说,企业降低成本的空间是有限的,降到一定程度就再也没法降了;而且降低成本还有可能降低产品的品质,反而损害了公司的长远利益。
第三种方法,谈判。通过谈判,尽量以低价买进,高价卖出,一买一卖之间,利润就出来了。它是增加利润最有效也是最快的办法,因为谈判争取到的每一分钱都是净利润!比如企业的某产品通常售价是一万元,如果业务员谈判水平提高了,售价提高到一万一千元,则提高的一千元完全是净利润;同样,企业在采购时所节省的每一分钱也都是净利润!
美国通用汽车有限公司曾是世界上最大的汽车公司之一,早期通用汽车曾经起用了一个叫罗培兹的采购部经理,他上任半年,就帮通用汽车增加了净利润20亿美金。他是如何做到的呢?汽车是由许许多多的零部件组成,其大多是外购件,罗培兹上任的半年时间里只做一件事,就是把所有的供应配件的厂商请来谈判,他说,我们公司信用这样好,用量这样大,所以我们认为,现在要重新评估价格,如果你们不能给出更好的价格的话,我们打算更换供应的厂商。这样的谈判下来之后,罗培兹在半年的时间里就为通用省下了20亿美金!
难怪美国前总统克林顿的首席谈判顾问罗杰·道森说:“全世界赚钱最快的办法就是谈判!”
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行商务谈判的前期准备工作演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
案例分析题
在一场涉及机械设备买卖的国际谈判中,谈判双方在价格问题上出现分歧,买方代表提出卖方所提供的设备价格比其他国家的同类产品价格要高出近10%。面对买方代表对价格的反对意见,卖方代表应如何应对?
 
任务二商务谈判的组织与实施
一、任务描述
华荣公司和国外一家公司进口设备谈判的准备工作已经差不多了,这天,总经理吴宝华来到秘书尹晓雯的办公室,提出了要求,让她尽全力做好这次商务谈判的组织与实施工作。
二、任务分析
秘书在商务谈判的组织和实施阶段要做的工作如下:
1)布置商务谈判现场。
2)营造融洽的商务谈判气氛。
3)做好谈判的辅助性工作。
三、相关知识
(一)布置谈判现场
通常要安排一间主要谈判室和一间备用谈判室,如条件允许还可以准备一间休息室。
谈判现场的布置一般要典雅、舒适,具有一定的民族特色,采光充足,并配备相应的视听设备。主要谈判室的桌子以长方形较佳,也可以用圆形或椭圆形的桌子。主要谈判室通常不设录音设备,如设置录音设备需经谈判各方同意。
备用谈判室是商务谈判各方都可以使用的隔音较好的房间,该房间可以供商务谈判某一方内部协商之用,也可以供商务谈判各方就某个专项问题谈判之用。备用谈判室通常不要离主要谈判室太远,最好是紧邻主要谈判室。备用谈判室同样要布置得典雅、舒适,采光要好,准备相应的桌椅、纸笔等。
休息室的布置应本着舒适、轻松、明快的原则,可配备一定的茶水、酒类、水果等食品饮料。
谈判所需设备,比如扩音设备,通信、传真、复印设备,计算机、投影机、因特网服务等,都要事先准备和调试好。涉外谈判还要准备好双方的国旗。
在商务谈判中,座位的安排是很有讲究的。如果座位安排得不妥当,将会对整个商务谈判造成不良影响。
(二)营造谈判气氛
谈判者的言行,谈判的空间、时间和地点等都是构成谈判气氛的因素。秘书应注意把一些消极因素转化为积极因素,使谈判气氛向友好、和谐、富有创造性的方向发展。
要想形成一个和谐的谈判气氛,秘书应该做好以下几方面的工作:
1)提醒谈判者在谈判气氛形成过程中起主导作用。
2)心平气和,坦诚相见。
3)不要在一开始就涉及有分歧的议题。
4)不要一见面就提出要求。
(三)做好辅助性工作
谈判过程中,秘书要做的辅助性工作有很多,概括起来有下面几类:
1.各种文件资料的准备
比如谈判名单、时间、地点等信息,要及时通知对方。谈判中所需的各种资料要打印装订成册,发到谈判人员手中。谈判过程中还要注意随时传递信息,复印或打印文件。
2.安排各种仪式
包括谈判开始仪式、致辞、赠礼及签约仪式等。
3.做好谈判的记录
谈判中的记录非常重要,秘书人员要全面、准确地做好谈判记录。每一次洽谈之后,重要的事情,应写一份简短的报告或纪要,并向双方公布,以防止达成的条件不至于在以后被撕毁。在大型谈判中,有时甚至要在每个问题谈妥之后,都要通读双方记录,以查对一致。在最后阶段,检查、整理记录,双方共同确认记录正确无误后,所记载的内容便是起草书面协议的主要依据。
4.拟定初步协议
谈判取得初步的成果后,要形成初步的协议。秘书在起草协议时,要注意以下几点:遵守相关法律法规的要求;重要条款应反复推敲后再落笔;内容要具体,表达要严谨,不能含混不清或产生歧义。
5.正式签约
初步协议经谈判双方修改后,即成为正式合同书。只有经双方签字、公证后,协议才正式生效,成为法律性文件,对双方开始产生约束力。
至此,商务谈判的组织和实施工作告一段落。
 
四、相关链接
商务谈判的程序
一轮正规的商务谈判应包含下面六个环节:
导入阶段。这是双方熟悉的阶段,要创造轻松愉快的气氛,时间不宜过长,以免冲淡谈判心理准备。
概说阶段。此时要让对方了解自己的目的、态度,无需太长时间。
明示阶段。这时要就双方分歧问题表明自己的态度、立场,还可明确自己让步的条件范围。
交锋阶段。这是商务谈判中的关键阶段。双方的不同意见在此时明确展开,大家列举事实谋求对方的理解和协作,寻找统一的途径。
妥协阶段。妥协是谈判中必不可少的一个阶段,作出某些妥协和让步,是合作诚意的表示。
协议阶段。这是商务谈判的最后阶段。此时,实质性问题都已解决,只差形式上的问题了。
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行商务谈判的组织和实施工作演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
某年4月20日,德国某大公司的总裁带领包括副总裁、技术、财务等部门的负责人及其夫人组成的一个高级商务代表团去日本进行一次为期8天的谈判,刚下飞机便受到了日方公司的热情接待。在盛情款待中,总裁夫人告诉了对方接待人员回程机票的日期。日本人便安排了大量的时间让德国人到处参观、游览,让其领略东方文化并赠送了大量礼品,直到最后两天,才把一大堆问题摆在谈判桌上去讨论。由于时间仓促,德国人不自觉地作出了许多不必要的让步。
问题:日本人在此次谈判中使用了哪些战略和战术?如果此次与日本人谈判的主角是你,你将采取什么对策?
 
任务三商务谈判的善后工作
一、任务描述
华荣公司和国外一家公司关于进口设备的谈判工作终于结束了,秘书尹晓雯松了口气。总经理吴宝华适时地提醒尹晓雯,此时还不能松懈,因为还有商务谈判的善后工作要做。
二、任务分析
善后工作并不是可有可无的,而是非常重要的。秘书在商务谈判结束后,应该做好如下善后工作:
1)管理谈判资料。
2)维护业务关系。
3)作好谈判总结。
4)开展宣传报道。
三、相关知识
(一)管理谈判资料
谈判工作结束后,秘书要在第一时间内进行谈判所涉资料的整理工作。其中包括:及时清退重要的谈判文件;根据谈判的原始档案或已签订的协议撰写和分发谈判纪要;及时将谈判材料、原始档案、协议和合同立卷归档,等等。
(二)维护业务关系
谈判结束后,秘书人员还要注意适当地同谈判对手保持经常性的联系,以确保协议得到认真彻底的履行,同时可以继续发展双方的业务关系。为使双方保持良好的关系,也可以和对方保持经常的私人交往。
(三)作好谈判总结
谈判结束后,不论成败,都要对谈判工作进行全面、系统的总结,通过回顾、检查、分析和评定谈判过程,总结经验,吸取教训,以利于下一次提高谈判水平。
作总结时,可以从谈判双方在主要交易条件上的分歧、对手的谈判实力等方面入手。
(四)开展宣传报道
如果需要,秘书要做好对谈判的宣传和报道工作,以利于提高公司形象。
 
四、相关链接
商务谈判人员应具备的基本心理素质
自信心。所谓自信心,就是相信自己的实力和能力。它是谈判者充分施展自身潜能的前提条件。缺乏自信往往是商务谈判遭受失败的原因。没有自信心,就难以勇敢地面对压力和挫折。面对艰辛曲折的谈判,只有具备必胜的信心才能促使谈判者在艰难的条件下,通过坚持不懈的努力走向胜利的彼岸。自信不是盲目的自信和唯我独尊,而是在充分准备、充分占有信息和对谈判双方实力科学分析基础上建立起来的。相信自己要求的合理性、所持立场的正确性及说服对手的可能性,自己才有惊人的胆魄,才能做到大方、潇洒、不畏艰难、百折不挠。
耐心。商务谈判的状况各种各样,有时是非常艰难曲折的,商务谈判人员必须有抗御挫折和打持久战的心理准备。这样,耐心及容忍力是必不可少的心理素质。因为耐心是谈判抗御压力的必备品质和争取机遇的前提。在一场旷日持久的谈判较量中,谁缺乏耐心和耐力,谁就将失去在商务谈判中取胜的主动权。有了耐心可以调控自身的情绪,不被对手的情绪牵制和影响,使自己能始终理智地把握正确的谈判方向。有了耐心可以使自己能有效地注意倾听对方的诉说,观察了解对方的举止行为和各种表现,获取更多的信息。有了耐心可以有利于提高自身参加艰辛谈判的韧性和毅力。耐心也是对付意气用事的谈判对手的策略武器,它能取到以柔克刚的良好效果。此外,在僵局面前,也一定要有充分的耐心,以等待转机。谁有耐心,沉得住气,谁就可能在打破僵局后获取更多的利益。
诚心(诚意)。一般来讲,商务谈判是一种建设性的谈判,这种谈判需要双方都具有诚意。具有诚意,不但是商务谈判应有的出发点,也是谈判人员应具备的心理素质。诚意,是一种负责的精神,是合作的意向,是诚恳的态度,是谈判双方合作的基础,也是影响、打动对手心理的策略武器。有了诚意,双方的谈判才有坚实的基础;才能真心实意地理解和谅解对方,并取得对方的信赖;才能求大同存小异取得和解和让步,促成上佳的合作。要做到有诚意,在具体的活动中,对于对方提出的问题,要及时答复;对方的做法有问题,要适时恰当地指出;自己的做法不妥,要勇于承认和纠正;不轻易许诺,承诺后要认真践诺。诚心能使谈判双方达到良好的心理沟通,保证谈判气氛的融洽稳定;能排除一些细枝末节小事的干扰,使双方谈判人员的心理活动保持在较佳状态,建立良好的互信关系,提高谈判效率,使谈判向顺利的方向发展。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行商务谈判的善后工作演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:模拟商务谈判
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握商务谈判的各项工作。
2.实训背景
某校的试验中心竣工了,准备建设每个能够容纳100名学生的微机室8个。拟采购计算机800台,计算机桌800张,多媒体设备8套,预计投资300万元。
3.实训内容
由学生组成两个谈判小组,分别扮演校方和供应商的角色,开展模拟谈判。
实训完成后,学生上交实训心得体会,并开展讨论。
 
 
 
项目五 商务旅行
【知识目标】
掌握编制商务旅行计划工作的内容。
掌握预订酒店工作的内容。
掌握办理出国商务旅行的手续。
掌握为上司进行商务差旅费用报销工作的程序。
【能力目标】
能够编制商务旅行计划。
能够预订酒店。
能够办理出国商务旅行的手续。
能够为上司报销商务差旅费用。
 
任务一编制商务旅行计划
一、任务描述
华荣公司和北京一家公司建立了业务联系,为了加强合作,总经理吴宝华决定率领各部门经理到北京考察。这天,吴总经理给秘书尹晓雯布置了工作,让她编制一份到北京的商务旅行计划。
二、任务分析
编制商务旅行计划是秘书经常要做的工作之一。秘书应从以下方面着手,编制商务旅行计划:
1)了解旅行计划的编制方法。
2)掌握旅行计划的基本内容。
3)掌握日程表的编制方法。
三、相关知识
(一)旅行计划的编制方法
旅行计划是上司差旅全过程的一个计划,编制前要清楚明了单位的差旅费用、交通方式、食宿等级的标准范围及有关规定和程序。编制时按时间顺序编排,做到简单明了。要将时间的浪费降至最低,同时还要考虑上司的身体状况,时间上留有余地。可以多编制几个旅行方案,供上司参考和选择。旅行计划通常用表格形式表现。旅行计划制订好后,秘书要复制三份,一份给上司,一份存档,一份自己保留。
(二)旅行计划的基本内容
一份旅行计划至少应当包括:
1)出差的时间、启程及返回日期,按站安排。
2)出差的路线、终点及途经地点和住宿安排。
3)会晤计划(人员、地点、日期和时间)。
4)交通工具的选择:飞机、火车、大巴或轿车。要列明飞机客舱种类及停留地的交通安排。
5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料:如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会地区的指南等。
6)上司或接待人的特别要求。
7)上司旅行区域的天气状况。
8)行程安排,约会、会议计划,会晤人员的名单背景,会晤主题。
9)差旅费用:现金、兑换外币、办理旅行支票。
旅行计划制订完后,要向上司报告,依其指示决定旅程。
(三)日程表的编制方法
日程表的内容一般比旅行计划更详尽。日程表的制订实际上一般是出访方与接待方双方商议之后,由接待方拟订经出访方认可后定下来的。出访方秘书可以据此制订己方的日程表,并可以添加一些更具体的内容。安排日程时,在时间上要留有余地,一般以表格形式表现。日程表应当一式三份(或几份),一份存档,一份给上司及家属,一份秘书留存。
一般而言,一份周密的日程表主要包括如下内容:
1)日期。指某月、某日、星期几。
2)时间。出发及返回的时间,包括目的地的抵离时间和中转时间,开展各项活动的时间,就餐、休息的时间等。
3)地点。上司本次出差的目的地(包括中转地点),旅行过程中开展各项活动的地点,食宿地点等。
4)交通工具。出发、返回时使用的交通工具,停留地的交通安排等。
5)具体事项。商务活动,如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。
6)备注。记载提醒上司注意的事项,如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场,休息时间、飞机起飞时间,以及某国家为旅客提供的特殊服务,在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。
四、相关链接
商务旅行计划编制注意事项
1)要明确上司旅行的意图,目的地,旅行时间及到达目的地后的商务活动计划。
2)了解上司对交通工具及食宿的要求,熟悉公司对出差的有关规定。
3)向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取有关资料,了解当地乃至其全国各交通(航空、航海、铁路、公路等)工具运行情况,旅行路线,旅馆环境情况,目的地的货币,外汇管理规则,经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识,需要中转时,尽量选择衔接时间在2~4小时内的班机,将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度。
4)制订行程计划时,若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线的则应尽量做到直航。
5)编排计划时,在时间一栏中必须考虑时差的变化,买机票(车票、船票)时也要注意时差。
6)拟定几个旅行方案,与上司共同讨论,最后选定最佳方案。
7)制作旅行行程工作计划表时,要清楚离开和到达的时间都应以当地时间为准,秘书应熟悉国际时间计算的方法。
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行商务旅行计划的编制。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:制订旅行计划和旅程表
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握制订旅行计划和旅程表的方法。
2.实训背景
下周吴总经理要去广州出差,吴总已将具体日期、时间等资料交给新来的秘书王燕,由她为吴总经理拟定旅行计划并制订旅程表,但王燕对如何制订旅行计划和旅程表不太清楚,她想请秘书尹晓雯为她提供有关资料,用传真的形式发给她。
3.实训内容
假如你是秘书尹晓雯,请完成以上工作,并以传真的形式发给秘书王燕。
 
任务二预订酒店
一、任务描述
华荣公司吴总经理要去广州出差,这天,行政经理吴良荣给秘书尹晓雯布置了工作,让她替吴总经理预订一家酒店。
二、任务分析
秘书可以通过互联网、电话、手机WAP等多种方式获得酒店预订服务,通过酒店预订服务查询、预订满意的酒店。
秘书在预订酒店过程中,需要注意以下问题:
1)确定酒店档次。
2)获取酒店信息。
3)预订。
4)确认预订。
三、相关知识
(一)确定酒店档次
预订什么等级或档次的酒店和房间,秘书一是要清楚公司的相关规定,二是要了解上司的习惯,三是兼顾业务的重要程度。预订之前要征求上司的意见再作决定。
(二)获取酒店信息
秘书可以通过查找旅行手册、打电话、咨询旅行社、上网搜索等方式获取目的地宾馆信息。
(三)预订
秘书预订宾馆和房间,可以通过旅行社、网络、800免费电话等途径。如果单位与要预订的宾馆有经常的业务往来,秘书可以直接通过电话等方式与宾馆联系。
预订时秘书要提供住宿者的姓名、性别、抵达时间、大概离开时间、房间的类型与特殊要求等。预订房间要根据上司的要求,考虑楼层、朝向、设施等因素。房间尽量不在一楼,不临街,有足够的安全保障等。
如果预订需要有保证或确定,秘书要事先声明,以便宾馆保留房间。如果要取消预订,必须在宾馆结账时间前通知对方,否则当晚就要收费。因此预订时要询问好宾馆的结账时间并告知上司。
(四)确认预订
当预订房间后,秘书一定要拿到宾馆确认预定的传真或其他书面形式的证明,并将其附在旅行计划或日程表后面,这样才会使上司到达后的住宿有保障。
四、相关链接
不同旅行方式比较
 
旅行方式优点缺点
汽车旅行灵活——没有限定的时刻表
 
直接——旅行能直接抵达目的地
 
容易得到——大多数人使用或会开车
 
费用——相对较低停车困难、停车费较昂贵
 
有压力——旅行者长途驾驶到达目的地时,会感到疲劳和压力
 
无法有效利用时间——开车前往目的地的同时,不能进行其他工作
火车旅行费用低——一个人旅行乘火车比乘汽车更便宜
 
压力较小——旅行者能休息,还可在乘车期间做其他工作
 
没有寻找停车位等问题不灵活——要按固定的时间表和路线行进
 
热线或旺季时的票价较贵
 
有时无法直接抵达目的地
乘船旅行能运输汽车——适用于长时间旅行,并可携汽车、行李、样品
 
有定期渡轮
 
可选择船种——气垫船、水翼船、渡船等速度慢——乘船旅行经常是缓慢的,在商务旅行中不太受欢迎
飞机旅行速度——最快的旅行方式
 
轻松——压力小,提供餐饮
 
距离——常是唯一有效率的长途旅行方法
 
目的地范围广泛费用——是昂贵的旅行方式
 
不直接——常需结合其他旅行方法到达目的地
 
行李限制——必须为重而大的行李交付额外的费用
 
秘书小悦的酒店预订攻略
昨天,秘书小悦接到总经理电话,说是几天后就要到海外出差,分别需要预订纽约、巴黎和柏林的酒店。语言不通,海外酒店怎么预订啊?小悦只好电话向几个秘书朋友求助,虽然是向不同的人求助,不过小悦得到的答案倒是惊人的一致——××旅行网。
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五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行预订酒店的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
(一)选择题
秘书在为上司商务旅行订房、订票时要考虑上司的()。
A.时间安排B.爱好和习惯
C.出差应享受的待遇D.出差任务和目的
(二)实训题
实训:预订酒店和机票
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握预订酒店和机票的方法。
2.实训背景
公司行政经理吴良荣将于11月10日到广州出差。行程安排如下:10日乘机抵达广州,11日—13日参加贸易洽谈会,14日返回南京。请协助吴良荣经理做好以下工作:
1)预订机票应提供的信息。
2)预订酒店应提供的信息。
3)出差所需携带的相关资料及必备物品。
3.实训内容
假如你是秘书尹晓雯,请完成以上工作,并以传真的形式发给吴经理。
 
任务三办理出国商务旅行手续
一、任务描述
华荣公司吴总经理一行5人将赴美国纽约进行商务洽谈,行政经理吴良荣给秘书尹晓雯布置了工作,让她替吴总经理一行办理出国商务旅行的手续。
二、任务分析
出国商务旅行的手续和在国内旅行的有所不同,秘书要多加注意。办理出国商务旅行手续时,要从以下几个方面着手:
1)撰写出国申请。
2)办理护照。
3)办理签证。
4)办理《国际预防接种证书》。
5)办理出境登记卡。
6)订票。
7)办理保险。
三、相关知识
(一)撰写出国申请
出国申请包括出国事由、出国路线、出国日程安排、出国组团的人数等内容。
(二)办理护照
办理护照时需要携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所到国有关公司的邀请书、2寸正面免冠半身相片等。因公出国人员的护照应该到外交部或其授权的机关办理,因私出国人员的护照由公安部授权的机关办理。
(三)办理签证
我国政府规定,因公出国的中国公民出入国境凭有效护照可不办理签证,而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理有关的签证。办理签证要交上护照并填写一份签证表。取得签证后,要检查签证的有效期及签字盖章。
(四)办理《国际预防接种证书》
出国人员在办理了有效护照和签证后,应该持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种,并领取《国际预防接种证书》,即“黄皮书”。当拿到“黄皮书”后,应该进行认真查验。
(五)办理出境登记卡
在办妥上述各项手续后,再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。
(六)订票
可在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续,也可以在外国航空公司驻我国的办事处购买。购买国际机票需出示护照。拿到机票后必须对票面查验,如果所到之处对方有接待,这时候就可以向对方发出通知,最好以书面形式通知相关信息,以便对方做好接待工作。
(七)办理保险
通过代理人与保险公司办理安排保险,险种应适用于意外事故,如医疗及行李丢失等。
(八)出行前的准备
1)确定最佳旅行方案。
2)兑换外币。
3)准备随身携带物品。
4)准备必须携带的各种文件。
5)检查相关证件。
6)收集所到国的背景资料。
四、相关链接
中国公民出国(境)旅游文明礼仪“十遵守”
中国公民出国(境)旅游请关注中央文明办和国家旅游局联合发布的《中国公民出国(境)旅游文明行为指南》,注意做到文明礼仪“十遵守”。
一、遵守衣着文明礼仪
旅游休闲期间,衣着得体;遇有商务洽谈,需着正装或职业装。
二、遵守举止文明礼仪
举止大方,表情自然;不随地吐痰,不拥挤抢座;不践踏草地,不采花摘果;不追逐打闹,不在公共座椅上躺卧休息;不在有禁烟标志的地方吸烟。
三、遵守谈吐文明礼仪
言辞文明,语气平和,音量适中;不在公共场合喧哗。
四、遵守用餐文明礼仪
维护餐厅卫生;遵守用餐礼仪。餐厅服务员的小费标准一般为消费金额的10%~15%。
 
五、遵守交通文明礼仪
乘坐交通工具,按要求提前抵达办理相关手续,遵守秩序、文明礼让、不喧哗,爱护环境。
六、遵守住宿文明礼仪
爱护设施设备;深夜将电视音量调小,不在通道内高声聊天;注意卫生间的整洁干净,不乱扔东西;不用浴巾、床单等擦拭皮鞋;不把烟缸、毛巾等带走;乘坐电梯不拥挤,依次进出。行李员、客房服务员的小费可自行确定。
七、遵守观光文明礼仪
爱护旅游景点的建筑设施、文物古迹和花草树木,不涂写刻画;注意环境卫生,将废弃物丢进垃圾桶;爱护动物,不随意喂食、捕捉或垂钓,也不挑逗恐吓;拍照主动谦让,不攀爬,不争抢;参观室内场馆,把背包、雨具等物品存放在指定地点;进入教堂、寺庙,女士不穿裙子,男士不穿短裤拖鞋;遵守相关场馆内禁烟、禁食、禁饮及禁用闪光灯的规定;参观时保持安静,不触摸展品,不品头论足。
八、遵守购物文明礼仪
进入超市购物,寄存箱包;选购商品,不打开包装,不随意品尝食物;在免税店购物,需出示护照并请收款员打印收据和免税单,以备出境时交海关检查。
九、遵守娱乐文明礼仪
观看电影或演出,提前进场;因故迟到,应到幕间时再就座,或请导座员协助就座;就座后脱帽,保持安静,不乱发议论;尊重演员,不高声附唱或乱发嘘声;节目演出完毕,应鼓掌表示感谢;演员出现失误,要给予谅解,不起哄吹口哨、喝倒彩。
十、遵守观赛文明礼仪
观看体育比赛,穿戴得体,不光膀子和穿拖鞋进场;尊重比赛双方和裁判;遵守赛场规定和秩序;适当控制自己的情绪,不失态失控,狂喊乱呼,不辱骂裁判和运动员,不往比赛场地投掷杂物;不私自闯入比赛场地;食物及饮料包装等废弃物品,自行带离比赛场馆并投入垃圾箱。
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行办理出国商务旅行手续的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:办理出国手续和出国准备
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握办理出国手续的方法。
2.实训背景
11月末华荣公司吴宝华总经理一行5人将赴美国纽约进行商务洽谈,具体洽谈时间从当地的11月26日9:00开始,行政经理吴良荣要求秘书尹晓雯做好以下几件工作,并用备忘录的形式发给他:
1)说明出国前需要办理的手续。
2)办理有关手续时应携带哪些必备资料。
3)出行前秘书要做哪些准备工作。
4)洽谈开始时间为北京时间的几点。
3.实训内容
假如你是秘书尹晓雯,请完成以上工作,并以备忘录的形式发给吴经理。
 
任务四为上司进行商务差旅费用的报销
一、任务描述
华荣公司吴总经理一行五人结束了在外省的商务洽谈,今天回到了公司。行政经理吴良荣给秘书尹晓雯布置工作,让她替吴总经理一行报销一下商务差旅费用。
二、任务分析
上司出差回到公司后,秘书应及时为其办理差旅费的报销手续。报销手续一般有如下步骤:
1)填写报销单。
2)会计人员审查。
3)出纳人员审核。
三、相关知识
(一)填写报销单
首先,秘书到财务部门领取差旅费报销单,如实填写报销单的有关内容,如出差事由,出发与到达的时间、地点,乘坐的交通工具的车别、等级、金额等,并将有关车票、船票、飞机票、住宿发票等有关原始凭证粘贴在报销单的背后,经所在部门和单位有关领导审查签字后,送财务部门。
财务部门有关人员应审查单据是否真实、合法,按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、应发给的伙食补助费、住宿费包干结余、未购卧铺补贴等,对差旅费进行结算,编制会计凭证后交出纳员具体办理现金收付。
(二)会计人员审查
企业会计人员应该对差旅费的开支范围、开支标准等进行审查并编制记账凭证。审查的内容包括:
1.差旅费的开支范围
一般包括交通费、住宿费、伙食补助费、邮电费、行李运费和杂费等。
1)交通费是指出差人员乘坐火车、飞机、轮船以及其他交通工具所支付的各种票价、手续费及相关支出。
2)住宿费是指出差人员因住宿需支付的房租及其他相关支出。
3)伙食补助费是指由于出差人员在外期间伙食费用较高等原因而按一定标准发给出差人员的补贴。
4)邮电费是指出差人员在出差期间因工作需要而支付的各种电话费、电报费、邮寄费等费用。
5)行李运费是指出差人员由于工作需要而携带较多行李时支付给铁路、民航、公路等运输单位的行李运输、搬运等费用。
6)杂费是指出差人员由于工作需要支付的除上述费用以外的其他费用。
2.开支管理方法
对于差旅费的开支可以实行不同的管理方法,各行政机关、事业单位、部队等一般都要求实行总额包干办法,即出差人员的住宿费、交通费、伙食补助费等,实行分项计算、总额包干、调剂使用、节约奖励、超支不补的办法。本办法对交通费、住宿费、伙食补助费等规定一定的包干标准,超过标准部分由出差人员自理,低于标准部分按一定比例发给出差人员作为奖励。企业单位可以实行实报实销办法,也可以参照行政机关实行总额包干办法。各单位可以根据上级主管部门和本单位的具体情况,制定本单位人员的差旅费开支管理办法,便于本单位有关人员遵照执行。
3.开支标准
各单位在制定本单位的差旅费开支管理办法时一般都规定有差旅费的开支标准。比如,出差人员出差期间可以乘坐卧铺而不买卧铺票的,按硬席座位票价的一定比例发给出差人员作为奖励;出差伙食补助费不分途中和住宿,每人每天补助标准一般地区若干元、特殊地区若干元等。
(三)出纳人员审核
出纳人员应按规定对报销单据和记账凭证进行审核复算,如交通费、住宿费金额是否符合规定标准;伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等的计算是否正确;记账凭证和报销单的金额是否一致等,审核无误后才办理现金收付。对实行定额备用金的,按实际报销金额全部用现金付给报销单位或工作人员,实行非定额备用金的,将出差人员多借的现金收回,少借的部分补给出差人员。
四、相关链接
 
××公司差旅费用报销管理办法
1.范围
本标准规定了公司生产、研发、行政人员因公在国内出差的出差申请、出差借款、费用报销的业务流程,旨在明确出差费用标准,规范公司差旅费用报销行为,提高管理效率。销售公司人员差旅费用标准及港、澳、台等地区的差旅费用标准另行制订。
2.引用标准
本标准引用财政部门制订的“企业单位差旅费用列支标准”和本公司的“财务管理标准”。
3.职责
1)业务部门的职责(略)。
2)财务部门的职责(略)。
4.内容与要求
1)因公出差的业务流程。
①公司人员因公需要出差的,由出差人在出差前填写出差申请单,注明出差的事由、地点、交通方式、预计时间、预计费用等,由部门经理签字,经分管副总裁批准后方可出差。
②出差人员凭经批准的出差申请单填写借据,由部门负责人签字,财务部经理审核,常务副总裁批准后到财务部借款。
借款的额度=[来回交通车费预计+(住宿标准+补助标准)×出差天数]×120%
出差费用预计低于500元的,由出差人员垫付,不得借款。
③出差人员回公司后应在出差申请单上填写出差完成情况,并向分管领导汇报任务完成情况,由分管领导签署考核意见,作为报销的依据。
④出差人员回公司后应在7日内完成费用报销,并还清借款。未照此办理的,借款在次月发工资时扣回。
2)出差费用标准。
出差费用包括出差人员在出差途中发生的车船费、住宿费、市内交通费、通讯费、行李费、伙食补贴及客户招待费等。
3)费用单据的要求。
出差人员出差因公发生的费用应取得合法的发票或支付凭证,费用单据不符合国家税法要求的不得报销;费用单据遗失且有合理支付证明的,经公司总裁批准,按财务部要求以同类费用性质的费用单据替代。
5.费用报销的程序及要求
1)费用报销的程序。
①出差人按要求填写报销单,粘贴费用单据,依据本制度规定计算填写金额,送部门经理确认。
②部门经理确认出差是否按规定的行程进行,出差时间是否符合规定的时间,是否完成工作任务,有无超期滞留,行李费、客户招待费发生是否属实、是否按规定的标准执行等事项,并在部门负责人栏签字确认。
③差旅费用审核:符合标准发生的费用由财务经理审核,审核费用是否真实发生,确认费用单据是否合法、合规,费用是否超过规定的标准,核定应予报销的金额。
④客户招待费用审核:出差期间的客户招待费用,由费用申请人在出差期间向主管副总裁口头申请,回来后由其书面面确认,财务部经理审核费用的真实性、费用单据的合法性、费用是否超过规定标准。
⑤费用的批准:出差费用的批准由公司总裁、或由公司总裁授权的常务副总裁批准。
⑥费用付款:经批准后的费用单据交财务会计制作凭证、查明有无借款,费用单据转现金出纳付款或冲销其个人往来账。
2)费用报销人的要求。
差旅费的报销人为出差人,费用报销本着“谁出差、谁报销”的原则,出差人为两人以上且来回同行的,可以一起报销,填列一张差旅费报销单;如果行程不一致的,差旅费报销必须分开填列,所有单据分开报销,发生的费用由出差人相互之间进行清算,特别是住宿费在开具发票时应要求单独开具。
3)费用报据要求。
①费用报销单:公司费用报销的单据分为两种,差旅费用报销单和费用报销单(费用报销通用格式)。出差人员在出差期间发生的车船费、住宿费、伙食补贴、行李费等采用“差旅费用报销单”,出差过程中发生的客户招待费、出租车费报销使用“费用报销单”。
②报销单填写要求:费用报销时应按报销封面的格式要求来进行填写,填写要齐全、规范,注明费用的用途,出差人、出差事由,按时间的顺序填写出差时间、起止目的地、交通方式、车船费用、住宿费用、伙食补贴、市内交通费、行李费等项目,合计金额大小相等;发生的招待费用有证明人的,应要求证明人在单据上签字予以证明。
③费用单据粘贴要求:费用原始单据应使用粘贴单,单据粘贴应上齐、左齐,车船费用按行程顺序粘贴,出租车费、行李费应单独粘贴。粘贴后的单据左厚右薄、上厚下薄、尽量平整,以提高工作效率。
④本标准执行后,如遇公司制度与本标准抵触时,按本标准执行。
6.考核
财务管理考核按《考核管理标准》执行。
7.附则
1)本标准解释权属财务部,修改权属总裁办公会。
2)本标准自200×年×月×日起实施。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行商务差旅费用报销的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:差旅费用报销
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握报销差旅费用的方法。
2.实训背景
吴总经理从广州出差回来了,已将车票、住宿发票等材料交给新来的秘书王燕,由她为吴总经理报销差旅费用,但王燕对如何报销差旅费用不太清楚,王燕向秘书尹晓雯请教相关事宜。
3.实训内容
假如你是秘书尹晓雯,请你为王燕提供有关资料,并以传真的形式发给她。
 
 
 

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