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模块五 文书处理与档案管理

发布时间:2012-12-24  来源:原创  作者:主编:吴良勤 副主编:雷鸣 高玉林 李展  发布者:网络秘书  浏览次数:1087  
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         项目一   收发文处理
         【知识目标】
         掌握收文处理的程序。
         掌握发文处理的程序。
        【能力目标】
         能够按照程序进行收文处理。
         能够按照程序进行发文处理。
          任务一收文处理
一、任务描述
华荣公司是一家大公司,每天都会有大量的文件、邮件需要处理。尹晓雯是这家公司销售部的秘书,她每天都要帮助领导整理和处理很多的文件和邮件,略为粗心就会产生疏漏。因此她上班前,要对自己工作中例行处理的问题和可能遇到的问题做一个简单的记录,并在工作结束后进行整理。这天一上班,前台就给她送来了一大摞邮件,她马上开始处理。
假如你是秘书尹晓雯,请演示收文的处理过程。
二、任务分析
收文处理是秘书一项非常重要的工作,秘书要做好收文处理,必须熟练掌握收文的处理流程。在收文处理中,秘书主要应做好如下工作:
1)签收。
2)登记。
3)审核。
4)分发。
5)拟办。
6)批办。
7)承办。
8)催办。
三、相关知识
收文处理指对收到文件的办理过程。
1.签收
签收是指文件接收人收到来文后在送件人的文件投递单上签名的工作环节。签收是接收文件时应履行的一种手续,也是收到文件的标志。
签收的任务是对外来文件进行检查、清点无误后在送件人的投递单或登记簿上签署收件人姓名和收件日期。检查环节主要包括检查来文是否应由本单位接收,检查包装和封口是否牢固、严密等,还要对来文的件数、页数等进行清点,如发现问题,要及时向发文单位查询并采取措施进行妥善处理。对错封、启封等有问题的文件应拒绝签收。对于确需由本单位接收的文件,收到后还应进行进一步的核查,以便对文件进行处理。
对发至本单位已经检查、清点无误但尚未拆封的文件,文书工作人员还要在启封后进行进一步的核查,清点封内文件的份数是否短缺,查看有无缺页、重页和倒页等情况,核对文件标题、主送组织、正文、附件编号等是否与文件回执单上注明的情况相符,如发现问题,应及时与发文单位进行沟通并视具体情况进行妥善处理。进一步核查无误后才能对收文进行登记。
2.登记
登记是指秘书人员用文字形式记录收文的具体情况的工作环节。收文登记是收文处理工作的基础和重要程序。
收文登记的具体内容是收文的存在、来源、去向、时间、编号、内容和处理情况等。登记的范围应是重要文件,一般性文件可以不作登记,如公开发表的决议、决定、公报、通告,事务性的介绍信、通知等。
登记可以根据具体情况采用不同的登记方式和登记方法。一般单位目前使用较多的登记方式是簿册登记式,即用预先印制好的收文登记簿进行登记。登记时采用流水的方法对来文进行编号。一般情况下,规模较小、收文量较少的单位用总流水编号法进行登记;规模较大,收文较多且分类较细的单位,多采用分类流水编号法进行登记。分类流水编号法是将单位来文根据某一类特征划分成若干类别并给出类别编号,然后再在统一的类别编号基础上进行流水编号的编号方法,如某单位将本单位来文分成上级来文、下级来文和其他来文等,并分别赋予其类号为1、2、3,上级来文的分类流水号则可依次编为11、12、13等;下级的来文可依次编为21、22、23等,依此类推。
3.审核
根据《国家行政组织公务文书处理办法》的规定,单位在收到下级单位上报的需要办理的公务文书时,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本单位办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权范围的事项是否已协商、会签;文种使用、公务文书格式是否规范等。对于不符合规定的公务文书,经文秘部门负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
4.分发
分发是秘书人员按照机构内部业务分工,将经过登记的来文发往领导人阅批或转往有关部门、承办人员处理的工作环节。
在进行文件分发时,要注意处理以下情况。第一,要根据文件的重要程度确定是否随文件附“文件处理单”。一般来说,组织单位收到的文件有不同来源、不同性质、不同内容的区别,文件的重要程度也因此而有所不同。不是所有的文件都要随附“文件处理单”,如一般的便函、请柬,一般性的会议通知等都不必附“文件处理单”。第二,对于署有领导人亲启的文件,即使是公务文件也应直接转送领导者个人启封,文书工作人员不能未经收件人允许私自开启。第三,对于需要办理而无法确定办理部门的文件,应送文秘部门负责人进行处理,明确办理部门后再进行办理。
5.拟办
拟办是指文秘部门按照来文的内容、性质和办理要求,对来文提出初步的处理意见,以供负责人批示后办理的工作环节。对于经审核符合国家规定、需要办理的来文,文秘部门要根据本单位的职权范围、组织机构、业务职能范围及文件内容的要求及时提出拟办意见。拟办意见要有针对性和可行性。拟办人员一般由文秘部门负责人或指定的业务能力较强的秘书人员负责。
6.批办
批办是指由负责人(机构领导人或部门领导人)对文件及拟办意见审阅后提出的最终处理意见的收文处理环节。
批办要对拟办意见表态,如果不同意拟办意见,应对文件处理的原则、方法等提出纠正意见,必要时还应写明处理时限。批办意见应写在“文件处理单”的“批办意见”栏内,同时签署批办人姓名和批办日期。批办要准确、及时。批办环节虽然应随时由领导人完成,但秘书人员应对批办环节有所掌握,按文件处理要求对领导人的批办进行监督,以保证文件的批办质量和批办效率,同时,在领导批办完成后,及时将文件分送有关部门处理。如果是阅知件,应在批办结束后对文件进行传阅,传阅人要签署阅知人的姓名和日期。
7.承办
承办是相关业务部门或文书部门根据批办意见对文件内容所针对的问题进行办理和解决的工作环节。它是公务文书处理的核心和关键环节。对于办理件而言,文件经领导人阅批后,所涉及的问题还没有得到有效的解决,必须将阅批后的文件及时发送到有关部门办理,将批办意见落到实处,让文件精神得到切实的贯彻执行。只有这样,才能真正实现制发公务文书的根本目的。
承办部门在收到组织文书部门交办的公务文书后应及时进行办理,不得延误、推诿。紧急公务文书应当按时限要求办理,确有困难的,要及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。
文件办理完毕后,具体办理公务文书的人员应将办理结果填入“文件处理单”的“办理结果”栏内,要签署办理人姓名和办理日期,并简要写明办理方法。对于无须附“文件处理单”的一般性文件,办理完毕后,文秘人员也应及时注明文件的处理情况(这一环节也称注办),注明文字可标于文件首页的右上方。
8.催办
催办是指根据文件的承办时限和内容要求,对文件的承办情况进行督促检查的工作环节。催办的目的是对文件在组织内部的运行进行有效控制,防止文件积压和延误,以保证组织的工作效率。在实际工作中,催办贯穿收文处理过程的始终,从拟办直到承办等各环节,都需要文书工作人员对文件的处理进行监督控制,只有这样,才能保证文书处理工作的效率,保证工作质量。
在催办过程中,发现问题应及时采取有效措施进行处理,保证催办的效率和质量。催办工作结束后,催办人员还要对催办时间、被催办人、简要情况等进行记录。
四、相关链接
××公司收文登记簿
 
收文号收文日期来文组织来文标题来文字号密级缓急份数承办单位签收人复文字号归卷日期存档号备注
 
 
××公司公文处理单
 
 
来文组织来文字号密级
公文标题份数紧急程度
 
拟办意见:
 
批办意见:
处理结果:
备注:
 五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式进行资料收集,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行收文处理。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
4)此任务需提前准备一些邮件、文件资料,以供学生进行处理。
六、任务实训
实训:
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握文件传阅的方式和要求。
2.实训背景
华荣公司文件在传阅过程中存在传阅方式单一及管理不当的现象,影响了工作的正常进行。公司拟在近期内对办公室人员进行培训,培训的重点是文件的传阅方式和要求。行政经理吴良荣要求秘书王燕提供相关资料,并将文件传阅的方式和要求做成PPT文件。
3.实训内容
假如你是秘书王燕,请你完成上述实训任务,并将收集好的资料和做好的PPT文件以电子邮件的形式发给行政经理。
 任务二发文处理
一、任务描述
华荣集团公司正对人事管理制度进行修订,总经理办公会重新拟定了一个《员工奖励办法》。为进一步充实和完善此办法,总经理将秘书尹晓雯叫到办公室,要求她马上写一份通知,发到总公司各部门和各分公司,告知有关事宜。尹晓雯用记事本将总经理的话记录下来,回到自己办公室,立即开始拟写通知。
假如你是秘书尹晓雯,请拟写通知并演示整个发文过程。
二、任务分析
发文处理是秘书一项非常重要的工作,秘书要做好发文处理,必须熟练掌握发文的处理流程。在发文处理中,秘书应主要做好如下工作:
1)草拟。
2)审核。
3)签发。
4)复核。
5)缮印。
6)校对。
7)用印。
8)登记。
9)分发。
三、相关知识
文件的发文程序包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。
 1.草拟
文件的草拟需要注意的内容有:
1)文件草拟要符合国家的法律、法规及其他有关规定,符合本商务组织的宗旨和原则。如提出新的规章制度等,要切实可行并加以说明。
2)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3)文件的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送单位或者部门的行文关系确定。
4)拟制紧急文件,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
5)人名、地名、数字、引文准确。引用相应文件应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
7)应当使用国家法定计量单位。
8)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9)文件中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
2.审核
文件的审核指送负责人签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文;行文方式是否妥当;是否符合行文规则和拟制文件的有关要求;文件格式是否符合本组织文件管理的规定等。
3.签发
以本部门或者单位名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本单位名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
4.复核
公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全;格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
5.缮印
缮印是指对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等处理。文件在缮印时应做到:文字准确,字迹工整清晰;符合规定体式,页面美观大方;不随意改动原稿;装订齐整牢固;注意保密。
文件的缮印应该以定稿为依据,以签发批准的份数为准,不能随意增减。缮印应建立登记制度,登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目。
6.校对
校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。校对的内容主要包括:校订清样上的错字、漏字、多字;规范字体、字号;检查版式、标题是否端正,页码是否连贯,行、字距离是否匀称,版面是否美观;检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误;检查版式是否与文种格式统一,有无需调整和改版之处。
校对方法主要有四种:看校、对校、读校、折校。四种文书校对方法各有利弊,秘书应根据文书的篇幅、清晰程度、时间缓急、人员情况及个人习惯进行选择,保证文件准确无误。
1)看校。看校是只看校样不看原稿的校对。
2)对校。对校是用校样对照原稿进行校对。
3)读校。读校是两个人一起校对。
4)折校。折校是把校样放在桌上,把原稿折起来,使靠边一行的文字与校样上的文字靠近,两手拇指与食指夹住原稿,逐字、逐句、逐个标点符号对照。
校对的要求:
1)把握原则,仔细校对。
2)认真仔细、一丝不苟。对易于忽略或易于出现错误的地方,如数据、计量单位、专业术语等,注意反复仔细校对。
3)校对文稿时正确使用校对符号。
4)校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。
7.用印
用印是指在缮印好的文本落款处加盖发文组织印章的工作环节。用印是发文处理程序中的一个重要环节。以单位名义制发公务文书,加盖单位印章;以部门的名义发文,则应加盖部门印章;如果是以单位领导人名义制发的公务文书,则应加盖该领导人的职务名章。
8.登记
发文登记就是对拟发出文件的主要信息进行文字记载的环节。登记的目的是便于对发出文件日后进行统计、查找和管理。
发文登记的内容一般包括发文字号、文件标题、发往组织、签收及清退情况等。登记表中的登记项目也可根据发文的实际需要酌情增减。其中,“顺序号”项目即指发文的顺序号,可按年度流水编排,也可按文种流水编排,或按发往单位流水编排,一般较小的单位常常使用第一种方法。
9.分发
分发是指对需要发出的文件进行封装和发送的工作环节。这是发文处理程序的最后环节。
1)封装。
文件的正本印制好以后,要按照发放范围将文件封装。封装前,应对需封装的文件进行认真清点、核查,对照“发文登记簿”清点文件份数、页数,并检查附件、印章等有无遗漏,待准确无误后根据发出组织的不同分别封装。封装前还要准确地书写封皮,要求字迹工整、地址详细清楚、收文组织名称规范。封装时要认真细致,封口要严密结实。
2)发送。
文件封装后,要尽快发出,及时送达收文单位。现行的文件发送方式有邮政传递、专人传递和机要传递等,发出文件时应根据需要选用适当的发送方式。机要传递是将文件交由机要机构,由机要机构派专人送达收文组织的一种文件传递方式。机要传递一般适用于无一定时限要求的文件传递。发往外地的文件可以采用邮政传递的方式,对于发往本地且较重要的文件,可以设专人对文件进行传递。在现代办公条件下,传真传递、网上传递等新型文件传递方式也被广泛使用。需要注意的是,采用前三种传统的传递方式时,要注意索要和保存回执;利用新型传递方式时要注意文件的保密性和接收回件的保存。
 
 四、相关链接
××公司发文稿纸
 
 发文字号〔〕号缓急密级
签发:会签:
主办部门拟稿人审核
打字校对份数
 
附件:
主送:
抄送:
主题词:
(正文)
 
 
 
××公司发文登记簿
 
 
序号发出
日期发文
字号文件
标题成文
时间密级紧急
程度附件份数主送
组织抄送
组织签收人归卷
日期存档号备注
 文件管理制度
文件的管理都有相应的制度,比如行政公文有行政公文的管理办法,商务组织也有自己的文件管理办法,这些办法都对文件的办理、处理过程等作出了详细规定。
(一)文件管理制度
文件管理制度就是对文件处理各个环节工作准则的规定。商务文件的保密性、科学性、规范化需要通过制定相应的文件管理制度来实现。文秘部门一般都应当建立健全本部门文件处理的有关制度。文件制度的建立需要遵循的原则有:
一是商务文件一般由文秘部门(办公室)或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
二是上级部门的文件,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级部门经负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印组织、日期、份数和印发范围。
三是公开发布商务文件,必须经发文部门或者是单位批准。经批准公开发布的文件,发文单位正式印发的文件具有同等效力。
四是文件的复印件作为正式文件使用的,应加盖复印单位证明章。
五是文件被撤销,视作自始不产生效力;文件被废止,视作自废止之日起不产生效力。
六是不具备归档和存查价值的文件,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。
七是销毁秘密文件应当有证人在场,保证不丢失、不漏销。销毁绝密文件(含密码电报)应当进行登记。
(二)文件的保密原则
商务文件的保密主要是商业秘密,比如技术秘密、合作秘密、财务秘密等内容。商务文件的工作性质经常接触相关的内容,需要设立文件的保密原则。
一般来说,商务文件根据其内容不同,设置了不同的文件密级,对有密级的文件要规定阅读范围,制定保密管理办法。一般来说保密制度都具有以下内容:
一是要求严格遵守国家保密的有关规定,保守国家秘密、商业秘密和被管理单位的秘密。严格执行《保密法》,按照《保密法》的规定办事。
二是进行保密教育:定期开展保密教育,保密检查,提高保密意识,防患于未然。
三是规定对保密人员的要求:凡接办的保密文件、会计资料,要严守机密,办结后及时归档,禁止丢失和扩散。
四是保证保密内容的安全:凡保密范围的内容,要求在任何场所,不泄露、不泄密、不失密。有关重大机密性的文件和会计资料档案实行专柜存放、专人管理,不准任意外借、外传,更不准遗失,必须严格遵守文件材料管理程序。
 五、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式进行资料收集,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行发文处理。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
4)此任务需提前准备发文所需的信封、各种表格等物品。
六、任务实训
实训:
1.实训目标
通过实训,要求学生掌握文书审核的方法。
2.实训背景
公司拟在近期对办公室人员进行培训,培训的重点是如何对文书进行审核,行政经理吴良荣要求秘书王燕提供相关资料,并将文书审核的方法做成PPT文件。
3.实训内容
假如你是秘书王燕,请你完成上述实训任务,并将收集好的资料和做好的PPT文件以电子邮件的形式发给行政经理。
 
 项目二 档案管理
【知识目标】
归档文件收集和整理的方法步骤。
掌握档案分类与鉴定的方法。
掌握档案利用的方法。
【能力目标】
能够进行归档文件的收集和整理。
能够掌握档案分类与鉴定的方法。
能够掌握档案利用的方式方法。
 任务一归档文件的收集与整理
一、任务描述
尹晓雯是文秘专业毕业的学生,2008年7月,她应聘到华荣公司做办公室秘书。办公室主任要尹晓雯负责公司的文书和档案工作。尹晓雯非常认真负责,平时文件的收发和管理都非常规范到位,还抽空熟悉公司以前的档案。到了2009年的3月份,尹晓雯主动向办公室主任请示:“主任,公司去年的文件该整理归档了,这是我根据公司往年归档文件整理的情况做的归档文书的分类方案,请您看一下。”说着,把一份《公司归档文件分类方案》交给主任。主任认真看了尹晓雯的分类方案,同意尹晓雯就按这个分类方案整理去年的文件,并归档。
二、任务分析
归档文件的收集和整理是秘书人员一项经常性的工作。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件的收集和整理工作包括以下内容:
1)文件的归档范围。
2)归档文件整理的基本原则。
3)归档文件整理的质量要求。
4)归档文件整理的改革。
5)归档文件整理的部门。
6)归档文件整理的方法步骤。
三、相关知识
(一)文件归档的范围
“各组织在工作活动中不断产生的文件,处理完毕以后,经由文书部门或文件工作人员整理,定期移交给档案室集中保存,称为‘归档’”,《中华人民共和国档案法》和各类组织的公文处理办法都对此作出了明确规定。2006年12月18日,国家档案局公布并施行《组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,文件规定,在一个组织中,需要归档的文件的范围主要包括以下几种:
1.组织文件材料的归档范围
1)反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的,对本组织工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
2)组织工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
3)本组织需要贯彻执行的上级组织、同级组织的文件材料;下级组织报送的重要文件材料;
4)其他对本组织工作具有查考价值的文件材料。
2.国有企业文件材料的归档范围
●党群工作形成的文件材料,包括:
1)党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议;
2)党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件;
3)宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作;
4)职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作;
5)专业学会、协会工作,群众团体活动。
●行政管理工作形成的文件材料,包括:
1)企业筹备期的可行性研究、申请、批准文件,企业章程;
2)企业领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经理层,下同)构成及变更,企业内部机构及变更;
3)企业领导班子活动;
4)综合性行政事务,企业事务公开,文秘、机要、保密、信访工作,印鉴的管理;
5)法律事务,纪检监察,公证工作;
6)审计工作;
7)职工人事管理,劳动合同管理,劳动工资和社会保险,职务任免,职称评聘;
8)职工教育与培训工作;
9)医疗卫生工作;
10)后勤福利,住房管理;
11)公安保卫,综合治理,防范自然灾害;
12)外事工作。
●经营管理工作形成的文件材料,包括:
1)企业改革,经营战略决策;
2)计划管理,责任制管理,各种统计报表,企业综合性统计分析;
3)资产管理,房地产管理,资本运作,对外投资、股权管理,多种经营管理,产权变动、清产核资;
4)属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理;
5)企业信用管理,形象宣传;
6)商务合同正本及与合同有关的补充材料,有关的资信调查等;
7)财务管理,资金管理,成本价格管理,会计管理;
8)物资采购、保存、供应和流通管理;
9)经营业务管理,服务质量管理;
10)境外项目管理;
11)招投标项目管理。
●生产技术管理工作形成的文件材料,包括:
1)生产准备、生产组织、调度工作;
2)质量管理、质量检测和质量控制工作;
3)能源管理;
4)企业管理现代化和信息化建设,以及科技管理;
5)生产安全,消防工作,交通管理;
6)环境保护、检测与控制;
7)计量工作;
8)标准化工作;
9)档案、图书、情报工作。
●产品生产或业务开发工作形成的文件材料,包括:
1)工业企业。
①产品的市场调研、立项论证和设计;
②产品的工艺、工装、试制、加工制造;
③产品的检验、包装;
④产品的销售与售后服务;
⑤产品鉴定、评优;
⑥产品质量事故分析及处理。
2)非工业企业。
①业务项目的研发与形成;
②业务项目的经营;
③业务项目的保障与监督。
●科学技术研究工作形成的文件材料,包括:
1)科研项目的调研、申报立项;
2)科研项目的研究、试验;
3)科研项目的总结、鉴定;
4)科研项目的报奖、推广应用。
●基本建设和技术改造工作形成的文件材料,包括:
1)基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作,以及建设单位项目管理工作;
2)基建项目和技术改造项目的设计;
3)基建项目和技术改造项目的施工;
4)基建项目和技术改造项目的监理;
5)基建项目和技术改造项目的竣工和验收;
6)基建项目和技术改造项目的评奖、创优;
7)基建项目的使用、维修、改建、扩建;
8)事故分析和处理。
●设备仪器管理形成的文件材料,包括:
1)购置设备、仪器的立项审批和购置合同;
2)设备、仪器的开箱验收或接收;
3)设备、仪器的安装调试;
4)设备、仪器的使用、维护和改造、报废;
5)事故分析和处理。
●会计工作形成的文件材料,包括:
1)会计凭证;
2)会计账簿;
3)财务报告及报表;
4)其他文件材料。
●职工个人管理形成的文件材料,包括:
1)职工(包括离退休职工、死亡职工)的履历材料;
2)职工的鉴定、考核;
3)职工的专业技术职务评聘;
4)职工的奖励与处分;
5)职工的工资、保险、福利待遇等;
6)职工的培训与岗位技能评定等;
7)其他记载个人重要社会活动的文件材料。
●其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。
3.非国有企业文件材料的归档范围
1)企业设立、变更、撤销的请示、批复、注册、登记、申报、评审、验证等文件材料;
2)企业章程、注册资金、经营场所、投资者的审核验证材料;
3)企业董事会、监事会、股东会和其他企业管理机构的会议记录、纪要;
4)企业机构设置、职务任免、职工名册等文件材料;
5)劳动工资、人事、法律事务等文件材料;
6)财务管理、资产管理、资金信贷、税收审计等方面的文件材料;
7)生产技术、质量管理、环保计量、质量认证等方面的文件材料;
8)材料采购、产品成本、市场营销、售后服务、宣传广告等方面的合同、协议等文件材料;
9)企业产品设计、制造、鉴定、应用等方面的合同、协议、图纸、图样等文件材料;
10)新建和改建工程的规划、设计、建设、施工、监理等方面的请示、批复、任务书、许可证、协议、合同、洽商、图纸、评审、验收、总结等文件材料;
11)技术引进和技术改造项目的立项、引进、安装、评定、验收、运行等方面的请示、批复、合同、报关单、开箱单、说明书、图纸、评审、验收、记录等文件材料;
12)科研活动中的立项、实验、鉴定、应用等阶段的请示、批复、报告、合同、数据、图纸、认定、鉴定等文件材料;
13)经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告等文件材料;
14)政党、社会团体组织在企业活动中形成的文件材料;
15)有法律凭证和查考利用价值的照片、录音、录像、磁带、光盘等声像、磁性载体、电子文件材料;
16)其他有利用和保存价值的文件材料。
各组织应该根据国家档案局制定的《组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《国有企业文件材料归档办法》等有关规定,并结合本组织职能和各部门工作实际,制定本组织的文件归档范围,经同级档案行政管理部门审查同意后才能够执行。
在一个组织中,有些文件是不需要归档的,它们主要有:
1)上级组织的文件材料中,普发性不需本组织办理的文件材料,任免、奖惩非本组织工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
2)本组织文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、电话记录,组织内部互相抄送的文件材料,本组织负责人兼任外单位职务形成的与本组织无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
3)同级组织的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
4)下级组织的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
(二)归档文件整理的基本原则
归档文件整理的基本原则是:遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
1.遵循文书材料形成的自然规律
所谓自然规律,就是文书形成的起因、先后顺序、前后衔接以及一系列固有的程序和手续,也就是文书产生的自然过程。整理文件时,应当按照文件的形成规律,以能反映出组织工作活动的真实历史面貌,反映出各项决策的执行和各项工作的发展情况为目的,使整理后的档案成为系统的历史记录。
2.保持文书材料之间的共同联系所谓共同联系,就是反映在文书之间可以将它们归为一类的共同特征。我们把文件收集齐全,又按照其自然形成的规律,保持它们之间的有机联系,正确分类整理,就能反映出组织工作活动的真实面貌,反映出组织的主要业务工作情况。
3.区分文件的不同价值
组织活动中形成的文件很多,虽然都是历史的记录,但它们的记录价值不同。
4.便于保管和检索利用文书整理的根本目的,是便于保管和利用。文件整理归档时,除了要保持完整、系统外,还要考虑保管和利用的方便。
(三)归档文件整理的质量要求
1)整理归档的文件应齐全完整。
2)整理归档的文件要符合档案保护的要求。
3)整理归档的文件材料的保管期限应界定准确。
(四)归档文件整理的改革
1.以“件”取代“卷”
新的《规则》以“简化整理,深化检索”为宗旨,对传统的归档文件整理方法——“立卷”进行改革,推进文件级整理,即以“件”为单位进行整理,取代以“卷”为单位进行整理。这种文书整理方式的优点是:
1)以客观标准取代主观标准。
2)更加符合文书整理的基本原则。
3)文书整理更简便易行和具有确定性。
4)有利于整理手段的现代化。
2.以“案盒”取代“案卷”
整理的文书以“案盒”取代“案卷”,看起来只是形式问题,实质上具有重要的意义。
1)方便文书档案的借阅和查找。
2)方便档案的复制与保密。
3)简化了装订手续。
4)使文书工作和档案工作统一起来。
(五)整理归档文件的部门
我国实行文书部门整理归档文书的制度,即由组织文书部门或业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责归档文书整理工作。
一般来说,文书整理归档应以本组织形成的文件为重点,原则上是哪一级形成的文件由哪一级组织整理归档,其具体分工如下:
1)上级党政组织发来的文件,由本级党政组织的办公部门或秘书部门整理归档。如,国务院文件由省、市人民政府和县人民政府办公厅(室)整理归档。
2)上级主管组织的文件,由本级主管部门整理归档。如,中共中央宣传文件由省、市宣传部整理归档。
3)本级的文件,哪个部门形成的由哪个部门整理归档。
4)上级党政领导组织的会议文件,由党政领导组织办公部门或秘书部门整理归档。
5)本级党政领导组织召开的会议形成的文件,由本级党政组织办公部门或秘书部门整理归档。
6)以党政领导组织名义派出检查组、调查组形成的文件材料,由党政组织办公部门或秘书部门整理归档。几个部门组成的联合调查组、检查组形成的文件材料,由主办部门整理归档。
7)以本组织本单位名义在报纸上发布的不另行文,由本组织办公部门或秘书部门将原稿和剪下来的报纸一并整理归档。
8)临时机构形成的文件,由临时机构本身整理归档。在临时机构撤销时,将全部档案整理好,移交主管组织档案室。
9)下级文件以哪个组织名义批复和处理的,就由哪个组织整理归档。
10)同级组织单位之间互相发送的文件,凡经本组织办理并产生发文的,应同本组织文件一起整理归档。
(六)归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤主要包括初步整理、系统整理和归档三个环节。初步整理环节应当在平时管理中完成。
1.初步整理初步整理就是平时整理,即组织的文书部门把组织在一年工作中逐步形成的应当归档的文件整理工作放在平时有计划地进行。也就是说,文书人员依据文件的分类方案将已经处理完毕的文件材料,以“件”为单位进行装订,并按有关类目随时归整,装入案盒,到年终或第二年年初再严格按归档的要求进行调整。平时整理的目的,就在于把文件整理的基础工作放到日常来做,使平时能有计划地收集文件,分门别类地进行管理,为年终的整理归档奠定基础。同时,也便于平时工作的查阅利用。
平时文件整理要注意两点:
1)及时收集已经处理完毕的文件材料。
文书人员在日常工作中,要养成及时将处理完毕的文件归整的习惯,并应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的文件。对外发文应在文件发出时,同时将定稿和一至两份存本归整。收来文件可以结合催办工作,及时清退归整。组织内部使用的文件、会议文件、有关人员外出带回的文件等,要及时进行登记和收集,避免归整文件不全。对承办人清退和借还文件,要建立简便易行的手续,既保证交接手续清楚,又不要繁琐费事。
2)定期检查。
在平时归整过程中,还应定期进行检查,通过检查熟悉归整的情况,纠正把文件归错类别的现象。如发现有的类别内文件数量已经很多,预计可能还会产生相当数量的文件时,可增添一定数量的档案盒并根据条目编写新号。
2.系统整理
平时归整主要是文书部门对组织在工作活动中不断形成的文件材料所进行的日常管理工作,为归档打下了初步基础。当一年的工作终了,为了便于移交及日后对档案文件的管理和利用,还必须在平时归整的基础上,进一步系统整理与编制目录。文件的系统整理应按照国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》进行。
1)确定案盒内归档文件。
确定案盒内归档文件是指在平时归整的基础上,详细检查每个案盒内积累的文件,按照文件整理归档的原则和要求进行调整,并进行案盒内文件的排列、编号,最后确定案盒内归档文件。
①检查调整。
确定案盒内归档文件前要做好检查调整工作。主要是检查归类的文件是否齐全,剔除重份的、不需要归档的和没有保存价值的文件;检查该案盒内的文件是否符合保管期限;检查归类是否合理,是否将相同事由的文件集中排列;检查是否以“件”为单位;检查盒内文件数量是否适宜等。如果发现不合理的地方,就要进行调整和补充。例如定稿和正本是否装订在一起,请示和该文批复是否作为一件归类等。
在检查调整时要正确理解“件”的含义,《归档文件整理规则》要求文件的正本与底稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文或去文与复文等应视为一件。因为它们之间彼此紧密联系,作为一件是不影响今后的检查利用的。这里要注意不能将同一事由的文件作为一件,其余作为附件来处理,这是不正确的,这种作法必然给将来的检索利用带来麻烦。另外,来文或去文与复文,如果在第二年检查调整之时还没有收到复文的,也可将来文或去文单独作为一件,并在“备考表”中说明“暂未收到复文”;简报可一期一件;会议文件较多也可每份为一件;会议记录原则上一次会议记录为一件,采用会议记录本(册)的也可一本(册)为一件;重要文件(如规章、制度等)须保留历次修改稿的,其正本为一件,历次稿(包括定稿)为一件。
以件为单位装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文或去文在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其他文字文本在后。
②案盒内归档文件的排列。
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目即条款和条目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序,并以“件”为单位进行排列的过程。归档文件的排列方法有四种:
一是按事由结合时间排列。文件排列一般应将相同事由的文件排列在一起,然后将相同事由的各“件”结合时间进行排列,即时间早的排在前,时间晚的排在后。这里的“时间”主要是指文件形成的时间,有些文件也可依据文件的处理时间,如工作计划等。
二是按事由结合重要程度排列。首先将相同事由文件排列在一起,再把主要职能活动或重要活动形成的文件排列在前,其他工作形成的文件排列在后,或将综合性工作形成的文件排在前面,具体业务性工作形成的文件排在后面。
三是按事由具有的共同属性分别集中排列。例如成套性的文件如会议文件、统一报表等,应将会议文件依次排列在一起,各种统一报表集中一起,然后结合时间或重要程度进行排列。不可将成套文件同其他文件混排在一起,但某份文件内表格除外。再如,一个事由几个作者,可先按作者,再按时间排列;一个事由几个地区,可先按地区,再按时间排列等。
四是短期保管的文件可按办理完毕后归档的先后顺序排列。
③案盒内归档文件的编号。
案盒内归档文件经过系统排列后,应依分类方案和排列顺序逐件编号,以固定位置,统计数量,便于保护文件和查找利用。归档文件编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档章(如图5.1所示)。归档章的位置不限于首页右上角,首页上端空白处都可以,但在整个案盒文件中,其位置应一致。
归档章设置的必备项目有:全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号。必备项目编号必须填写,设置的选择项目根据情况填写。选择项目有:机构(问题)。只采用“年度—保管期限”两级分类的单位,可以不填写机构或问题名称。
(全宗号)(年度)(室编件号)
*(机构或问题)(保管期限)(馆编件号)
归档章各项目的填写方法是:全宗号,填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。年度,填写文件的形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2003”。保管期限标注“永久”“定期”,或使用其简称“永”“定”或代码。室编件号,填写文件在同一保管期限内的排列顺序号。一般组织同一年度里、同一机构(问题)、同一保管期限下从“l”开始逐件编流水号。永久保管文件较少的组织,永久和长期保管的档案可以从“1”开始混编成一个流水号,按进馆要求编写。按组织机构分类的,填写形成或承办该文件的组织机构全称,如机构名称太长,可使用机构内部规范的简称。按问题分类的,直接填问题的类名。
2)填写案盒事项。
 
①填写案盒内归档文件目录表。
在盒内文件排列完毕后,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录,用于介绍盒内文件的成分和内容。归档文件应逐件编目,内容一般包括:件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数和备注七项。件号,即每件编一个号,填写室编件号;来文与复文作为一件,只对复文进行编号。责任者,填文件的署名者或发文组织,责任者名称过长,可写通用的简称。文号,填写制发组织的发文字号,文号一般由组织代字、年度(用六角括号“〔〕”括入)、顺序号三部分组成。文件题名,填写文件标题,对于原无标题的文件应根据内容补拟后填写,自拟标题外加方括号,以示同其他文件标题的区别。文件日期即文件的形成时间,用8位阿拉伯数字来标注年月日,如20050306,此号的含义即为2005年3月6日。页数,填写每一件文件的总页数,文件中有图文的为一页,空白页不计数。备注,填写文件的变化和要说明的情况及问题。
归档文件目录应装订成册,一般一年一本,并编制封面。目录封面可视需要设置全宗名称(立档单位名称)、年度、保管期限、机构(问题)等项目。
这里要说明的是,归档文件目录统一制作完成后案盒内应存放本案盒的文件目录,并置于案盒文件最前面以方便查找。同时另备一份,同其他盒内目录按“件”号顺次装订成总目录,以供文件的检索利用。检索项目为:全宗号—年度—机构(问题)—保管期限—件号。
②填写备考表。
案盒的备考表放在案盒文件最后,说明盒内文件的状况,如该盒内文件缺损、移出、补充、销毁以及其他需要说明的问题等,并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。整理人,即负责整理文件的人员姓名;检查人,即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。备考表由整理人填写。
③填写案盒封面、盒脊。
调整后的归档文件按档案室编件号顺序装入档案盒,并需要填写档案盒封面、盒脊。档案盒的外形尺寸为310 mm×220 mm(长×宽),盒脊厚度可视情况制作,厚度一般为20 mm、30 mm、40 mm。档案盒采用的材料必须经久、耐用,一般应采用无酸纸制作。
档案盒一般根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件号,中间用 “—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案归档移交时填写,或以后由档案室填写。
3.归档
文件经过整理后,形成了系统的案盒,这时应向组织档案室进行移交。归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。移交时要注意办理好移交手续。
国家档案局发布的《组织档案室工作业务规范》和《组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》具体规定了文件的归档制度,主要包括归档范围、归档时间及案盒质量要求。
1)归档范围。
归档范围即文件整理的范围,凡属整理归档范围的文件,一律归档;不属于文件整理归档范围的文件,不需归档。不归档的文件可按制度销毁。
2)归档时间。
文书部门或相关的业务部门,一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案,对一些专门性的文书或驻地比较分散的个别业务单位的文书,为便于日常查找和利用,也可根据实际情况商定适当的归档时间。
3)归档质量要求。
应归档的文件材料收集齐全、完整。
按照文件之间的有机联系和保存价值,科学地整理归档。
归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求。
4)归档手续。
文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时,应编制移交目录,至少一式两份;交接双方应根据移交目录详细清点案盒,经过认真核对后,交接双方如确认无误,即可履行签字手续,必要时,移交单位需编写归档文件简要说明。
四、相关链接
归档文件的案卷及整理
(一)归档文件立卷的方法
归档文件立卷的方法,就是根据文书的特征或文书的保存价值,或根据文书形成的客观规律进行组卷。
1.按保管期限组卷
就是按照国家档案局规定的永久、定期保管期限的不同,对属于不同保管期限的文件材料分别组卷,为今后的档案管理与鉴定提供方便。
2.按文件形成的客观规律组卷
所谓客观规律,就是文件形成的起因、先后顺序、前后衔接以及一系列固有的程序和手续,也就是公文产生的自然过程。如一件事、一项工作、一个问题、一个案件等,就不宜分散打乱,应各自集中一起立卷,以保证它们之间的自然联系。
3.按文件特征组卷
按文件特征组卷,就是将具有共同特征的和有密切联系的文件结合在一起立卷,以便于日后的查找和利用。
(二)归档文件立卷的步骤
1.平时归卷平时归卷的要求主要有以下几个方面:
第一,做好平时归卷的准备工作,即按照问题分类,随时做好案卷类目的编制。
第二,作好平时收集工作,随时清理办完的文件,使归卷工作经常化。要做到应该办理的文件,办完即收回归卷,要随办随收,随收随归。只需传阅不做具体处理的文件,阅后即收回归卷。尤其是会议材料,领导开会回来后,要马上收回。
第三,归卷文件要做到“四个清楚”“十个完整”。四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。十个完整是:正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。
平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象,检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。要及早发现问题并及时解决,以免到年终不好查找。
2.案卷的系统整理
1)案卷整理的要求。
①检查立卷文件是否齐全、完整。
②检查卷内文件是否符合归档范围。
③检查卷内文件排列是否科学、合理。
④检查案卷是否保持了文件间的历史联系。
⑤检查卷内文件保存价值是否统一。
2)卷内文件的整理。
①卷内文件的排列和编号。
卷内文件排列,是指将每个案卷内的文件按一定的规律进行排列,使每一份文件在卷内处于适当的固定位置,以便于管理和查找利用。卷内文件的排列一般采用若干文件特征相结合的方法,通常排列如下:
第一,由机构、问题和名称三个特征组成的案卷,可以按文件形成时间的先后排列,日期早的放在前,日期晚的放在后。
第二,问题与时间相结合,是先将卷内文件按问题分开,然后再将同类问题的文件按时间顺序排列。
第三,作者与时间相结合,是先将卷内文件按作者分开,然后再将同一作者的文件按时间顺序排列。
第四,问题重要程度与时间相结合,是先将卷内文件按问题的重要程度分开,然后再对相同重要程度的文件按时间顺序排列。
此外,由一个案件、一项工作等组成的案卷,可以按事件的发生和处理过程的先后顺序排列;会议文件材料组成的案卷,可按会议进程结合重要性排列;来往文件组成的案卷,如请示和批复,如果是请示单位立卷,请示在前,批复在后;如果是批复组织立卷,就批复在前,请示在后;有底稿(包括定稿、草案等)和附件的,先正件后底稿,先正件后附件。
卷内文件排列完毕后,为了固定文件的排列顺序,便于保护、统计和检索文件,还需要为文件依次编定页号或张号。
②填写卷内文件目录和备考表。
第一,卷内文件目录。
卷内文件目录是揭示卷内文件内容和成分的一览表,按照卷内文件的排列顺序填写,置于案卷的首页。
卷内文件目录可以一式三份:一份装在案卷中;一份留在立卷部门供查阅;一份与案卷目录合编为全引目录,作为检索工具。
第二,卷内备考表。
卷内备考表是用以注明卷内文件存在状况的表格,置于案卷的末页。
③拟写案卷题名。
案卷题名又称案卷标题,就是案卷的名称,用以概括和揭示卷内文件的内容和成分,是识别、检索文件的重要标记,也是编制各种检索工具的重要依据。
拟写案卷标题要遵守观点正确、内容概括准确、结构完整、语言精炼的基本要求。
案卷题名的基本结构
作者(责任者)—问题(内容)—名称(文种)。
例如:
华荣科技公司关于加强技术信息管理的决定
 作者 问题 名称
当文件内容涉及一定地区、时间或通讯者等立卷特征时,也应予以标明,其结构是:
(地区)作者(通讯者)—(时间)(地区)问题—名称
例如:
××制药公司关于××省 2003年度 销售情况统计表
作者 地区 时间 问题 名称
 
又如:美斯达商贸有限公司关于供货问题 的来往文书
 
 通讯者 问题名称
 
④填写案卷封面。
案卷题名拟写完成之后,需要填写案卷封面。案卷封面的主要项目有:组织名称、类别名称、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内页(张)数、保密期限及右下角标出全宗号、目录号、案卷号等。填写案卷封面的要求是:项目填写齐全,字迹整洁、清晰、美观;手工填写应使用毛笔或蓝黑钢笔,也可使用计算机打印输出。全宗名称加盖专用章(单位公章)的要用黑色油墨。
⑤案卷的装订。
案卷装订一般包括以下几个程序:
第一,拆除装订障碍。
第二,修补。
第三,编写页号。
第四,登记“卷内目录”和“备考表”。
第五,拟定案卷标题。
第六,装订成卷。
第七,填写案卷封面。
⑥案卷排列、编号和编制案卷目录。
第一,案卷排列。案卷排列的方法主要有:
按案卷内容—时间顺序排列,即内容有密切联系的案卷排在一起,形成时间早的案卷排在前面,以此类推。例如同是计划生育内容的案卷,可按2001年度—2002年度……依次排列。
按保管期限—重要程度排列,即保管期限相同的案卷排在一起,重要的排在前面,以此类推。例如:同是永久保管的案卷,可按上级—本级—下级进行排列。
人事档案等专门案卷一般按姓氏笔画或拼音字母等逻辑顺序排列。
第二,编号。
案卷编号就是给每个案卷编一个固定的代码。案卷编号的方法是用阿拉伯数字按案卷排列的顺序依次编写。排在最前面的案卷是1号卷,排在第二位的是2号卷,以此类推。
案卷编号的方法有两种:一种是统编,即一个全宗的所有案卷统一号序,只编一个从“1号卷”开始的号序系统;一种是分编,即按全宗内所分类别(年度或保管期限)分别编从“1号卷”开始的号序系统。
第三,编制案卷目录。
案卷目录是经过系统排列的案卷进行逐一编号登记后形成的案卷名册,是统计案卷数量和查找利用档案的基本工具,是文书处理部门向档案室移交案卷的手续和凭证,也是档案部门检查、统计案卷的依据。
案卷目录必须以全宗为单位编制,准确反映全宗内档案的实体整理秩序;必须严格按照案卷的排列顺序登录条目,准确反映案卷号的排序系统。
案卷目录的编制方法分为统编和分编两种。统编法是指一个全宗只编制一本案卷目录;分编法是指一个全宗编制若干本案卷目录,分别以全宗内的各个门类为单位进行编制。一个全宗的档案采用哪一种案卷目录的编制方法,取决于全宗内案卷的编号方法。即采用统编法编制案卷号的全宗,案卷目录就只能统编;采用分编法编制案卷号的全宗,案卷目录就只能对应地分编,如按每一年、每一类、每一个保管期限或密级分别编制案卷目录。
案卷目录编制完成后,还要给每本目录编定一个案卷目录号,作为管理和检索标识。
案卷目录的形式均为簿册式,不宜采用卡片式或活页式。因案卷目录使用频繁,所以应加硬质封皮。装订线可在左侧或上侧,开本尺寸一般采用16开并横向使用。
案卷目录由封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表六部分组成。其中封面和案卷目录表是主体部分。
●封面
封面的内容主要有:全宗号、目录号、目录名称、编制单位、编制时间、密级、保管期限等。
●序言
一般置于首页,简要对编制方法、目录结构、立档单位和全宗概况等进行介绍或说明。
●目次
即目录所分类目的索引,根据案卷的分类排列情况,写明各类的名称和所在页码。
●简称与全称对照表
主要是指案卷题名、作者、地区等全称过长的名词经简化后,将其中不为人熟悉的简称列出其全称,两相对照,以供查找。
●案卷目录表
这是案卷目录中最主要的部分,主要包括案卷号、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限、件数、页数和备注等项。
案卷号:用阿拉伯数字填写案卷的实际编号。
案卷题名:按照案卷封面上的案卷题名抄录。
保管期限:填写该卷标明的保管期限。
件数:填写卷内单份文件的数量。
页数:填写卷内实有文件的总页数。
备注:用于说明卷内文件的某些特殊情况,如卷内文件纸张、字迹的老化情况和卷内文件的销毁、移出情况等。
●备考表
置于目录最后,用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况,如案卷总数量和排架长度;案卷号总号数与案卷实有卷数的对应程度,即是否有分卷(一号两卷或几卷)、空号(有号无卷)等。
案卷目录应一式三份,一份存档,一份备用,一份随档移交。
⑦档号。
档号是档案室(馆)在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号,包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号。
第一,档号的编制方法。
全宗号是档号序列中的第一个号码。全宗号通常是档案馆为每一个全宗编定的,其编制方法主要有大流水编号法、分类流水编号法。“大流水编号法”是档案馆按照全宗进馆的先后顺序从1号开始依次编定号码。“分类流水编号法”是将档案馆的所有全宗划分为若干大类(全宗群),并以固定的代字或代码作标志,如用汉字的“党”“政”“建”或汉语拼音字头作为代字,然后在各个大类中按全宗进馆的先后顺序流水编号。
案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号的编制方法已在前面介绍过,不再赘述。
第二,档号的表示方法。
全宗号标写于全宗名册、案卷目录封面和案卷封面上;案卷目录号标写于案卷目录封面和案卷封面上;案卷号标写于案卷封面和案卷目录中;页号或件号标写于卷内每一页或每一份文件的首页上。
3.案卷的归档
归档是指文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交以便集中保管。任何个人都不得保存应当归档的文件。
1)归档范围。归档范围即文书立卷的范围。凡属于立卷范围的文书材料,一律归档。
2)归档时限。组织单位文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。对一些专门性的文件或驻地比较分散的个别业务单位的文件,可根据实际情况商定适当的归档时间。
3)归档要求。归档要求是指对需要归档的案卷在质量、规格上的要求。主要包括:
①应归档的文件材料必须齐全、完整。
②文件和电报按其内容的联系,合并整理立卷。
③案卷标题简明确切,按规定进行系统化排列和编目。
④区分保存价值,准确划定案卷的保管期限。
移交案卷时,必须有移交目录,并按移交目录清点核对,履行移交手续。案卷归入档案部门后,文件即转化为档案。
 五、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集和整理资料,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行归档文件的收集与整理。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训1:确定归档范围
1.实训目标
通过实训掌握文件的归档范围。
2.实训背景
尹晓雯在华荣公司工作了很长时间,近来公司新聘了一个秘书小李,办公室主任让小李学习管理公司的档案,并让尹晓雯对她进行指导。又到了一年一度的归档时间,尹晓雯先让小李熟悉公司文件的归档范围,知道哪些文件应该存档,哪些文件用过之后应该销毁。
3.实训内容
按照实际情况演练划分文件的归档范围。
 
实训2:归档的步骤
1.实训目标
通过实训熟悉并掌握归档文件整理的步骤。
2.实训背景
尹晓雯是华荣公司的办公室秘书,负责公司的档案管理工作。对于公司往来文件的管理,尹晓雯非常认真负责,对办公室工作中形成的、办理完毕的、具有参考利用价值的管理性文件、会议文件、重要文件(包括历次修改稿)、电话记录、电报、公司内部简报等,都认真细致地进行登记、收集、定期归档。由于尹晓雯管理认真、细致、科学,熟悉文件归档的制度和方法步骤,因此到了一年一度文件归档的时候,她和两个同事没有花费太多精力就将文件整理归档并移交给档案室。
3.实训内容
按照实际情况演练文件归档的步骤。
 任务二档案的分类与鉴定
一、任务描述
华荣公司在年末进行文件归档鉴定时,鉴定人员对于一些文件的保存价值产生了不同的看法和争论。有的人认为:直属上级部门是本公司的直接领导,因此,归档应该主要保留上级部门发给本公司的文件,本公司的文件不需要重点保存,下属公司的文件则更没有保存的价值。而有的人则认为:凡是本公司的文件都是重要的,都需要久保存;外来的文件则可以少保存或不保存。还有的鉴定人员提出,凡是对本公司没有查考利用价值的文件都应剔出,作为准备销毁的文件。为了统一鉴定人员的认识,档案员尹晓雯找来《组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等文件和一些资料,供大家在鉴定过程中作为标准掌握。有了文件的指导,这些鉴定人员对档案价值的判断有了依据,认识得到了统一,圆满地完成了鉴定任务。
二、任务分析
档案的科学分类和价值鉴定,对于档案的保管和管理有重要的意义。档案的分类和鉴定包含以下内容:
1)档案分类的基本要求。
2)档案分类的方法。
3)档案价值鉴定的原则。
4)档案价值鉴定的方法。
5)档案价值鉴定的步骤。
三、相关知识
(一)档案的分类
对档案进行科学的分类,无论对正常的立卷归档,还是对以后档案的管理都有着重要的意义。一般来说,各组织文书部门要根据组织工作活动的规律,在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上,预测下年度可能形成的文书,按照文件整理的原则,拟制出归档文书的类别和条目。
1.档案分类的基本要求
1)分类应符合组织的客观实际。
组织的社会职能、规模等各方面的具体情况决定了其档案具有各自的内容和形式特点。因此,档案的分类要根据每一个组织文书的形成规律,选择适合的分类方法,合理地设置类目,准确地归类;分类的结果应该符合文书的客观状况,维护组织的历史面貌。
2)分类应遵守逻辑规则。
分类作为一种管理方法,必须遵守逻辑规则。逻辑规则在档案分类方面的具体体现是:
①所设置类别的总和必须覆盖全部档案,既不能出现无实际文书的“虚类”,也不允许存在未纳入任何类别的“多余”文书。
②档案分类可以是多层次的,但是每一个层次所采用的分类方法必须一致,不允许运用多种方法,而不同层次之间的分类方法可以不同。例如:××公司的档案分为两个分类层次,第一层次采用“年度分类法”,第二层次采用“问题分类法”,这是符合逻辑规则的做法;而同一层次既采用“年度分类法”又采用“问题分类法”,则是违反逻辑规则的做法。
③同层次各类别之间的界限必须分明,在概念上不能互相交叉、包容。例如:××公司在采用问题分类法时,同一层次既设置了“产品营销类”,又设置了“经营类”,就出现了概念上的包容现象。
3)分类应该注重实用性。
档案分类还应考虑便于保管、检索和利用的要求,从现实需要出发,确定分类策略,选择分类方法。
2.档案分类的方法
对档案的分类方法,主要有以下几种:
 (1)常用分类法。
①年度分类法。
年度分类法就是以形成文书的自然年度或专门年度和处理的时间为标准进行分类。这种方法分类标志客观、明确,操作简便易行;符合现行的组织按年度归档的制度,文件归类时界限清楚;便于反映组织历年工作的特点和发展变化的历史情况。
采用年度分类法对归类普通文书进行归类操作时,我们应该掌握准确判定文书日期所属年度的方法。常见的情况和判定方法有如下几种:
第一,文书上标有不同年度文件的归类。有些文书上标有属于不同年度的几个日期,在这种情况下,需要根据文书的特点,选择一个最能说明文书时间特点的日期归类。一般按照以下规则处理:
●收文的制发日期与收到日期属于不同年度时,一般归入收到日期所在年度。
●内部文件和一般的发文,应以写成日期为准。
●文件本身存在几个日期,如制发日期、批准日期、生效日期等,属于不同年度时,应根据文件的性质准确归类:一般的文件以制发日期(落款)为准;法律法规性文件一般以批准、通过或生效日期为准。
 ●指示、命令等指令性文件,以签署日期(即落款日期)为准。
●计划、总结、预箕、决算、统计报表等文件,其内容所针对的时间与制发时间属于不同年度时,应归入内容所针对的年度中。例如:2009年的工作计划,制发于2008年12月,则这份文件应该归入内容所针对的2009年度。
●如果计划、总结、预算、决算统计报表类文住的内容涉及若干年度(跨年度)时,那么,跨年度的计划可放入开始的年度,跨年度的总结可放入最后的年度。例如:××公司2010—2015年发展规划应该归入2010年度;××公司2001—2003年项目总结,应该归入2003年度。
●关系密切、不可分散的一组文件的形成日期属于不同年度(跨年度)时,如一个案件所形成的一组文件、请示和批复等,一般将其归入关系最为密切的年度或结案年度。
●几份文书作为一件时“件”的日期。这时应以装订时排在前面的文书的日期为准。比如,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准等。
第二,按专业年度形成的文书的归类。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止时间不一致的年度,如教学年度——学年,是从每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年度。还有会计年度和粮食年度等。在这种情况下,如果其所有的工作都按照专业年度运行,那么,其文书也按照专业年度分类、归类。如果其专业工作按专业年度运行,而日常行政工作按自然年度运行,且文书统一管理,则应将专业年度与自然年度结合在一起进行归类。例如:××大学的档案,2008自然年度的行政文书与2008—2009学年的教学文书为一类,2009自然年度的行政文书与2009—2010学年的教学文书为一类,以此类推。
第三,无具体时间的文书的归类。由于各种原因,一些文书上的日期特别是年度没有标明,给文书按年度归类造成障碍。对此,应该采取多种方法判定文书的准确日期。通常,分析文书的内容、格式、标记、制成材料等都是行之有效的方法;同时,将日期不明的文书与标明日期的文书进行比较对照,也可以帮助人们判定文书的所属年度。如果经过考证仍不能确定其所属年度,则应将其归入可能性最大的相关年度中。
②保管期限分类法。
保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对档案进行分类。
根据国家档案局2006年12月28日公布的《组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定,组织文书档案的保管期限定为永久、定期两种(此前规定为三种,51年以上为永久,15~50年为长期,15年以下为短期),定期一般分为30年、10年。档案的保管期限要根据《组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来判断。在每个期限内根据预测形成文书的数量,准备一定数量的档案盒。归档文书一般先按保管期限分开整理,然后再考虑其他分类。
③组织机构分类法。
按组织机构分类,就是按组织内部各个组织机构的名称进行分类,可直接采用各个组织内部机构的名称作为类名。如某一企业可分为:厂党委办公室、厂长办公室、党委宣传部、党委组织部、生产科、技术科、供销科、财务科、劳资科等。每类可以编制一定的条目,每类形成的文书如果不多,也可不编条目。这种按组织机构分类的方法,既能集中地反映组织内部各个部门的工作情况,又便于按机构名称查找档案。
组织机构分类法适用于组织内部设立一定数量的内部机构,且内部机构要比较稳定;内部机构之间的文书界限清楚,便于识别和区分。如果组织内部机构数量太少或内部机构不稳定,内部机构的文书残缺不全,或混淆在一起难以识别、区分,就不适于采用组织机构分类法。
④问题分类法。
问题分类法即按组织的工作、管理活动的性质和任务进行分类,以文书内容所涉及的主题为标准,将文书分成各个类别。它又称“事由分类法”,是一种逻辑性质的分类方法。如综合类、人事类、公关类、技术类等。一个组织究竟应设哪些类,应根据组织的具体情况而定。问题分类法适用于组织内部机构变动频繁,职能分工界限不清;或内部机构数量很少,组织内部机构的档案混淆,难以区分;或文书数量少的情况。
运用问题分类法可以使同一内容的文书相对集中,便于按专题查找利用。但是,由于这种分类法的标准不像年度和机构那样清晰可见,而且档案人员的知识结构和认识能力也存在着差异,因此,在类目的设置和归类上不好把握。一般只有在不可能或不适宜按组织机构分类的情况下,才采用问题分类法。
2)复式分类法。
在实际工作中,往往不只使用一种分类方法,而是选用几个级次,将几种分类法结合起来使用,这种划分方法就叫做复式分类法。按照《归档文件整理规则》提出的年度、机构(问题)、保管期限三种分类方法,可以组合成八种复式分类法,即年度—机构—保管期限分类法;保管期限—年度—机构分类法;年度—问题—保管期限分类法;保管期限—年度—问题分类法;问题—年度—保管期限分类法;年度—保管期限分类法;保管期限—年度分类法。
下面重点介绍两种分类法,即保管期限—年度—组织机构分类法和保管期限—年度—问题分类法。
 ①保管期限—年度—组织机构分类法。
即将档案先按保管期限进行分类,然后在每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构进行分类。这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的组织。使用这种方法时,不同保管期限的文书分别排架,便于文书档案移交进馆,但每个保管期限应预留柜架,以备以后档案陆续上架。
②保管期限—年度—问题分类法。
即将归档普通文件先按保管期限分类,然后在每个保管期限下面按年度分类,再在年度下面按问题分类。这种方法适用于不宜按机构分类的组织。
3)企业档案分类的基本方法。
①确定分类层次。
在不同性质和规模的企业,其档案的分类和层次是有差异的。同一企业的不同门类的归档文书材料,其分类层次也有所区别。因此,企业档案的分类体系,应该条理清晰,标识规范,并保持相对稳定,分类层次不宜过多。
②一级类目。
在国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》中,工业企业档案的分类设置10个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
一般的工业企业都可以参照《工业企业档案分类试行规则》的规定设置一级类目,其他类型的企业可以参照执行,可以根据本企业情况增加、减少或合并一些类目。
③二级及二级以下类目设置的基本方法。
一般可以按照职能结合问题、性质(或专业)结合对象、形式结合性质来设置。
第一,职能结合问题的方法适用于党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类。
第二,性质(或专业)结合对象的方法适用于产品、科学技术研究、基本建设、仪器设备四大类。
第三,形式结合性质的方法适用于会计档案和干部职工档案。
归档文书整理分类方案一般应与本组织档案室的分类相适应,否则,不便于归档后档案室对档案的编制整理。目前,文书部门与档案部门实行共同整理归档或者由档案部门指导整理归档,使档案部门与文书部门发生密切联系,这种做法使文书档案的整理归档统一,值得提倡。《归档文件整理规则》的目的也是使文书部门和档案部门联系更加紧密,减少互不衔接的现象,克服文书部门整理归档的档案不符合要求、档案部门又要重新整理的情况,杜绝无效劳动。
(二)档案的保管期限鉴定
档案的价值是指其有无保存利用的价值,主要体现在两个方面:是否有保存价值和保存价值的期限。无保存价值的文书材料属于应销毁的文书材料,有保存价值的文书材料还需进一步鉴定其价值的大小。价值越大的文书材料保存时间越长;价值相对小的文书材料,保存时间则短。有价值文书的保存期限分为永久、定期两种。
1.档案价值鉴定工作的原则
1)以国家和人民的整体利益为出发点。
2)全面的观点。
①通过全面分析文书的各方面因素,综合判定文书的价值。
②全面把握文书之间的联系。
③全面预测社会对文书的利用需要。
3)历史的观点。
4)发展的观点。
5)效益的观点。
2.鉴定档案价值的方法
归档文书材料的价值越大,其保存价值越长。归档文书材料的价值取决于两个方面,即文书的属性特征和本组织及社会利用文书的需要。
1)档案的属性特征。
档案的属性包括文书来源、内容、形式特征等,它们是从文书自身方面来分析、确定文书价值的标准。
①档案的来源特征。文书的来源是指文书的形成者。运用文书的来源特征鉴定文书的价值应注意分析以下几方面的情况:
第一,分析本组织文书与外组织文书的关系。在鉴定文书时,应注意区分不同的作者。一般情况下,应该主要保存本组织制成的文书。对于外来文书,则应具体分析来文组织与本组织的关系,以及来文内容与本组织职能活动的关系。
第二,分析本组织制成文书的作者的职能。在本组织制成的文书中,领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文书能够比较直接地反映本组织的主要职能活动和基本情况,因而具有长久保存价值的比例比较高;而一般行政事务性机构、后勤机构及某些辅助性机构所制发的文书中具有长久保存价值的比例则比较低。
②档案的内容特征。
文书的内容是指档案所记载的事实、现象、数据、思想、经验、结论等,它是决定文书价值最重要、最本质的因素。根据文书的内容判断其价值,主要从以下三个方面入手:
第一,内容的重要性。
第二,内容的独特性。
第三,内容的时效性。
③档案的形式特征。
文书的形式是指文种(文书的名称)、形成时间、载体形态和记录方式等。在某种情况下,文书的形式也影响其价值。
第一,文书的文种。
第二,文书的作者。
第三,文书的形成时间。
第四,文书的稿本。
第五,文书的外观类型。
④相关文书的保管状况特征。
 第一,完整程度。
第二,内容的可替代程度。
2)组织和社会利用文书的需要。
①利用需求的社会性。要站在社会总体利用文书需求的高度上,分析本组织、社会各方面及个人利用文书的需要,对社会利用文书的潜在需要进行科学预测,不能仅根据本组织或本组织领导的利用要求来判定文书的价值。
②利用需求的广泛性。要全面考察文书的利用范围,避免以个别人的利用需要来判定文书的价值。由于档案价值的过渡性与转移性,档案的价值不可能一直被本组织利用。因此档案的利用需求会发生变异,且其变异呈多角度、多层面、多领域、多范围趋势。只要是对这些角度、层面、领域、范围具有利用需要的文书,都具有较高的价值。
③利用需求的长久性。要根据人们对文书利用需求时间的长短来判定文书的价值高低。人们对文书的利用需求时间越长,其价值越高,保管期限应当越长。
在工作中,要根据鉴定文书价值的原则,直接鉴定、全面分析文书,对照本组织文书归档和不归档范围,判定每一份文书是否应当归档;对照本组织档案保管期限表,判定应当归档的文书和档案的保管期限。特别要注重文书的社会价值、历史价值和科研价值,全面考察和鉴定档案的价值。
3)鉴定文书价值的基本方法。鉴定文书价值的基本方法就是直接地、具体地审查分析文书内容,判定文书的价值,通常把这种方法称为直接鉴定法。它包括以下两点含义:第一,鉴定人员必须直接审查文书材料,根据文书的具体情况直接判定其价值;第二,鉴定人员要逐件、逐页地审查文书材料,要从文书的作者、内容、文种、时间、可靠程度、完整程度等各方面进行考察,然后根据鉴定原则和标准判定其保管期限。不能仅根据文件的题名、文种、卷内文件目录、案卷题名或案卷目录等去确定档案的价值。
在鉴定文书时,以下情况需要加以注意:
①如果在鉴定时对一些文件是否保留存有疑义,则不要匆忙下结论。一般应掌握以下原则:保存从宽,销毁从严;孤本从宽,复本从严;本组织文件从宽,外组织文件从严。
②对于介于永久、定期之间两可的文件,可采取“就高不就低”的处理方法。
③在具有密切联系的一组文件中,如果只有一两件文件的保存价值较短,而其他文件均具有较长久的保存价值,则可合并立卷,从长保管。
3.鉴定档案价值的步骤
1)分析档案的价值。
①重点分析文书的题名。
②分析文书的提要。
③分析文书的段落标题。
 ④分析文书的内容。
⑤分析文书的形式。
2)全面审核并判定档案的价值。
要根据鉴定档案价值的原则判定文书的价值,不能仅简单地对照归档范围和档案保管期限表。归档范围和档案保管期限表中的各项条款,并不能完全概括出文书的所有特点,也不可能概括出未来出现的新型文书,包括新内容信息、新形式特征的文书。因此,在对照归档范围和档案保管期限表时,还应当根据鉴定价值的原则,用全面的、历史的、发展的眼光,分析和判定档案的价值。对照归档范围和档案保管期限表,只是鉴定档案价值的基本方法。
3)剔除并销毁无保存价值的档案。
通过鉴定,剔除应予以销毁的文书,编制《档案销毁清册》,办理相应的销毁手续。无保存价值的文书一般无须立卷,应按规定进行销毁。其中一些重份文件,可不予销毁,用来编制专题资料卷、重要文件资料卷等档案资料。
4)确定归档文件材料的保管期限。
应根据《文书保管期限表》和本组织编制的《归档范围和保管期限表》,按永久及定期(30年)、定期(10年)三个级别,确定档案相应的保管期限。
4.文书档案保管期限
根据《组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,我国现行的文书档案的保管期限定为永久及定期两种,定期一般又分为30年、10年两种。
1)永久保管。
凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的,在本组织工作和国家经济建设、文化建设、科学研究中需要长远利用的档案,应列为永久保管。它主要包括:本组织制定的法规政策性文件材料;本组织召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;本组织职能活动中形成的重要业务文件材料;本组织关于重要问题的请示与上级组织的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;本组织机构演变、人事任免等文件材料;本组织房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;上级组织制发的属于本组织主管业务的重要文件材料;同级组织、下级组织关于重要业务问题的来函、请示与本组织的复函、批复等文件材料。
2)定期保管。
凡是反应本单位一般工作活动、在相当长或较短时间内本组织需要查考的各种文件材料,应列为定期保管。主要包括:本组织职能活动中形成的一般性业务文件材料;本组织召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;本组织人事管理工作形成的一般性文件材料;本组织一般性事务管理文件材料;本组织关于一般性问题的请示与上级组织的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;上级组织制发的属于本组织主管业务的一般性文件材料;上级组织和同级组织制发的非本组织主管业务但要贯彻执行的文件材料;同级组织、下级组织关于一般性业务问题的来函、请示与本组织的复函、批复等文件材料;下级组织报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
 四、相关链接
 电子文件的鉴定
(一)归档鉴定
电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定,以及确定密级、归档范围和划定保管期限。
1.归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,将检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2.电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。
3.电子文件保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
(二)电子文件的鉴定
电子文件价值的鉴定可分为内容鉴定和技术鉴定两方面,应将两方面鉴定结果联系起来综合判定电子文件的保存价值。
1.内容鉴定
1)关于“微观文件”问题。
所谓“微观文件”是指所记载内容范围较小或时间较短的文件,如组织的月报、季报和某些具体记录。在纸质文件中通常不予归档,只有在综合性文件无存的情况下才考虑保存,如在没有年报时可保存月报或季报,这主要是为了控制文件数量,减少保管空间。但是在科学研究中“微观文件”的作用越来越受到重视,这一矛盾在纸质档案管理中很难得到有效的解决。电子文件以其信息存储的高密度性可在一定程度上解决这个问题,各组织可在调查研究的基础上,适当放宽电子“微观文件”的归档范围和保管期限,即使是在双套归档的情况下,也可以把一些电子“微观文件”单独归档,并在纸质档案的目录备注栏中加以注明。
2)关于“保存效益”问题。
档案鉴定要考虑保存效益,即要考虑保管成本与利用效果之比。在电子文件鉴定中同样要考虑成本问题,但比起因信息存储量增加而加大的开支来说,为实现文件可读性所付出的资金将成为电子文件管理成本增大的主要原因。如档案馆对于某些使用特殊软件形成的文件,或许需要用购买方式获得其软件,这时就要考虑它是否值得购买,是否可以采用重新格式化的办法阅读该文件,如果无法解决阅读问题,就需要进而考虑是否接收这部分档案。
3)关于“依附价值”问题。
电子文件中的命令文件,除了软件生产者作为科研成果保存外,大部分软件的价值并非来自于它自身的内容,而是来自于它所支持的文件。也就是说,此类文件的价值及其保管期限是根据它所支持的文件决定的,是一种“依附价值”。如果原文件不再需要它的支持,那么它就失去了继续保存的必要。
2.技术鉴定
对档案的技术鉴定应当从以下几方面进行。
1)可读性鉴定。
主要做法有以下几点:
第一,检查与文件相关的软件、操作系统和其他文字说明文件是否齐全。
第二,核实归档时所填写的文件运行的软、硬件环境及版本号是否正确,“目录系统说明”是否与盘、带中目录结构一致。
第三,将文件在计算机上读一遍,如发现有很小的错误,可用磁带清洗机清洗后再读,以确认其可读性。
第四,对数据库要确认数据与栏目是否吻合,结构是否正确,某些结构比较复杂的关系型数据库的相关数据库是否完整。
2)无病毒鉴定。
可运用病毒检测软件进行检测。
3)介质状况鉴定。
在有关设备上演示或检测,确认归档和介质清洁、光滑、无皱折、无划伤、运转正常。
3.鉴定程序
电子文件的鉴定工作分三步进行。第一步,在归档之前选择确定归档文件,并划分保管期限;第二步是当组织档案室接收归档文件时进行一次包括内容鉴定和技术鉴定在内的全面鉴定;第三步是再鉴定,非永久保存档案由组织档案室在文件保管期满时进行再鉴定,将确实无保存价值的删除销毁。存储在磁带和光盘上的文件一般在定期复制时进行再鉴定;永久档案由档案馆接收档案时进行再鉴定,将确有永久保存价值的接收进馆。电子文件的销毁也应当建立严格的审批制度,销毁方法是在计算机上删除该文件,为了防止误操作,应先建立备份,待审查确定销毁无误后,再将备份删除。
  五、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网路等方式收集对档案进行分类和鉴定的相关信息,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,对档案进行分类和鉴定。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
4)此任务事先需准备一定数目的文件。
5)学生需提前制作出完成任务所需的各种表格。
六、任务实训
实训1:鉴定档案的价值
1.实训目标
通过本实训熟悉并掌握如何鉴定档案的价值和如何正确地销毁档案。
2.实训背景
宏达公司在年末对公司文件进行归档鉴定,档案员王晨按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等文件的要求,对公司档案价值进行了正确的鉴定。最后经过鉴定,有一批档案保管期满,不再有保存价值,王晨和同事按照销毁档案的规范程序对这批档案予以了销毁。
3.实训内容
请按照实际情况,演示档案鉴定和档案销毁的过程。
 
实训2:档案的分类
1.实训目标
通过本实训了解档案分类的一般方法。
2.实训背景
每年的上半年,是公司文件归档的时间。每到这个时候,尹晓雯都和同事将各部门的文件收集齐全后,再根据归档制度,对需要归档的文件进行分类。
3.实训内容
按照实际情况演练对各种归档文件进行分类。
 任务三档案的利用
 一、任务描述
华荣公司与某公司之间因某项业务出现了纠纷,现需查找7年前与该公司签订的一份合同以解决纠纷,档案员尹晓雯需在短时间内从众多的档案中快速准确地查找到7年前的这份合同,她和同事该怎么办呢?
二、任务分析
档案的利用是档案工作的根本目的。要做好档案利用工作,秘书人员需要掌握以下几项内容:
1)档案利用的意义。
2)档案利用的方法途径。
三、相关知识
档案利用工作是指公司档案室向利用者提供档案材料以满足其利用的需求,即向利用者提供服务的工作。提供利用工作体现了档案工作的根本目的,它是发挥各组织档案信息在企业经营、商务活动中创造效益的重要手段。这项工作做得如何,是衡量秘书服务理念和业务素质的重要标志,也是展示企业管理水平和员工风貌的一个“窗口”。秘书只有非常熟悉档案情况,才能提高提供利用服务的质量。而秘书也只有了解公司员工的信息需求,才能有针对性地提供利用服务。
(一)档案利用工作的重要意义
1)提供利用是档案工作的根本目的和中心任务。
2)利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响。
(二)档案利用工作的方式和途径
1.开设阅览室,直接提供档案原件或复制件借阅
阅览室是组织专门为利用者设置的阅览档案材料的场所。设置阅览室是由档案的特点决定的。档案材料往往只有一份,有的还有一定机密性。因而,就档案部门的普遍情况而言,它一般不宜像图书一样外借(在档案馆这个特点表现得最为明显)。借阅者在阅览室利用档案则有许多优点:首先,便于保护档案材料的物质安全,不仅可避免档案的丢失,而且能减少档案的辗转、磨损,从而使其延长“寿命”;其次,便于及时周转,提高档案利用率:再者,有利于维护党、国家和一个机构内部机密的安全。
2.档案外借
这里的档案外借,是指按照一定的制度和手续,将档案携带出档案馆或档案室阅览、使用。
3.制发档案复制本
根据档案原件制发各种复制本,是档案馆(室)开展利用工作的一种重要方式。以往在企业、科研部门的科技档案利用服务中,这项工作通常又被称为复制供应。它包括内供复制和外供复制。外供复制又是实现科技档案有偿交流的一个途径。
档案复制本分为副本和摘录两种。副本,反映档案原件的所有组成部分;摘录,只反映档案原件的某些部分。复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。
4.出具档案证明
档案证明是档案馆(室)向申请询问、核查某种事实在本馆(室)所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。
在社会生活中,有些组织、团体或个人,为处理和解决问题,往往需要档案馆(室)提供证明材料。例如,公安、司法、检察部门在审理案件过程中需要证明材料,公证组织或个人在确认工龄、学历、财产方面需要证明材料等。
5.提供咨询服务
这种服务形式是档案馆(室)工作人员以档案为依据,以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础,对查询者提出的问题进行解答,或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。利用工作开展得好,档案馆(室)会接纳到各种情况的咨询业务,有一般性咨询,也有专门性咨询;有事实性咨询,也有知识性咨询;有专题研究性咨询,也有情报性咨询。
6.印发目录
这种方式多用于科技档案的利用服务工作,是将档案部门编制的档案目录印制分发到有关部门。它包括内部印发(向内部各机构和下属单位印发)和外部交流两种。其目的是为了交流情况,互通信息。
7.举办档案展览
档案展览,就是根据某种需要,按照一定主题,系统地陈列档案材料。
8.提供档案电子服务
由于办公自动化的进一步扩展和深化,特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业,过去的文字、图表、图形、影像、科技文件材料等各种档案形式都可以采用电子档案的形式进行处理和利用。同时,在国家的倡导下,政府各部门、各企事业在开展网络办公、电子办公等工作中形成了大量电子文件,随着这类档案在各级档案部门中的增多,电子化服务将会在今后得到越来越广泛的运用。
9.综合档案内容,编写参考资料
档案参考资料,是档案馆(室)依据一定题目、根据所存档案综合而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。档案参考资料不同于档案原件和复制件,它已改变了档案原来的形式,具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点。档案参考资料也不同于档案检索工具,它不仅能起到一定的介绍和报道档案情况的作用,更重要的是可以直接为利用者提供有实际内容的档案材料。参考资料的最大优点在于利用者不必翻阅大批档案,便可简单而明了地得到所需的材料。
常用参考资料包括大事记、组织沿革、文件汇编、组织基础数字汇集等。
1)大事记。
大事记就是把一个组织、一个地区、一个时期、一项活动所发生的重大事件,按时间顺序的先后,用简明的文字记载下来的书面材料。
2)组织沿革。
组织沿革也叫组织机构沿革,是以文字或者图表形式,系统地记述和反映某一独立组织(包括党政组织、社会团体、企事业单位)自身发展演变情况的参考资料和工具。
3)文件汇编。
文件汇编,又称现行文件汇编。顾名思义,它汇编的都是正在发挥效力的现行文件,可以说是现行文件汇集的统称。
 (4)基础数字汇集。基础数字汇编是以数字的形式反映一个组织或组织某一方面工作,基本情况的参考资料,又称“基本情况统计表”。
5)会议简介。
会议简介是简明扼要地记述会议过程和基本情况的参考资料。各种重要会议都可以编写会议简介,如人代会、政协会、团代会、职代会、全体委员会,或常委会、行政办公会、经理办公会,或一些重要的工作会议、专业会议和学术会议等。
6)科技成果简介。
科技成果简介,是科技档案的编研成果之一,是指科研及设计部门,对获得成果的科研设计项目的档案资料,扼要摘录其内容,汇集编印成册的一种参考资料。其内容一般包括:项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等。
7)企业年鉴。
企业年鉴作为年鉴的一种,是以企业年度发展情况为主要记述内容,亦是一种新类型的年度企业史。它是系统记录和汇集企业一年间生产、经营、基本建设、科学研究等大事的有关文献、照片、统计数据等的综合性参考资料。一年编制一个卷册,年年记录汇集。以反映企业在体制创新,管理创新,技术创新等方面的新动态、新经验和新成果。
8)员工手册。员工手册是公司将制定的基本政策、经营思想及员工应遵守的劳动纪律等汇集成册,向广大员工推介、宣传,希望员工了解公司的基本运作状况,并遵守有关纪律或制度。它是介绍公司情况、企业文化、组织结构、企业发展并汇集公司各项规章制度的一种手册。一本好的员工手册既是公司人事制度的汇编,又是公司员工培训教材,反映的是公司形象和公司文化,是公司所有员工的行为准则。在发展公司的同时,塑造具有公司特色的员工,真正做到既创造产品又造就人才。
四、相关链接
企业年鉴的编写
(一)在内容上应突出企业的特色和亮点
企业年鉴之所以区别于其他年鉴,主要在于其鲜明的企业自身特征和专业特点。每一个企业的生存和发展无不与所处的时代大环境息息相关,如计划经济时代的主要特征,计划经济向市场经济转轨时期的特征,市场经济时代的特征都能在企业的生存和发展中看到。企业作为社会的一个经济细胞,其各项活动必然打上时代的烙印,但时代特点往往是共性的。企业年鉴之所以区别于其他年鉴,关键在不同企业的自身特点和从属行业、专业的不同特色,即使同一类型的企业,在经营理念、管理模式、生产方式、员工素质,以及取得的成果、业绩、经验和影响等方面也是各有特点,这些应该是企业年鉴的主体部分。
(二)应根据企业特点设计年鉴的框架
企业年鉴的框架结构是承载年鉴内容的主体结构,其是否科学合理,是直接影响年鉴质量的关键。这一是统领年鉴的统一体例,二是框定年鉴内容的谋篇思考,三是明确具体内容的归属和结构层次。因此,框架设计的原则是:一要有较强的综合性;二要突出自身年鉴的特色,即突出反映编纂对象的特点;三是每个年度要与时俱进不断创新,使年鉴相对稳定的内容与创新的内容有机结合。
(三)选题选材紧跟企业发展,条目要力求创新
条目是年鉴基本单元和主要表现形式,条目的设置是框架的细化,条目的选题和选材对突出年鉴特色显得非常重要。企业年鉴作为企业年度现实的真实记录,其历史性寓于现实性之中,“新”是第一位的,选题选材首先要考虑选择新,然后才是记“大”记“要”突出特色。这样才能体现年鉴的年度性、时代性、特色性,实现年鉴“常编常新”的目的。
(四)努力拓展广度、深度,强化借鉴性
一部企业年鉴,资料没有深度,就会弱化它的使用价值;没有广度,就会减少它的信息存量。所以,在企业年鉴编纂过程中,要广征博采,挖掘资料潜力,增加信息存量,不但要让读者知其然,还要让读者知其所以然。在条目的选题上,要立足于服务,选择对企业的生产经营决策有参考价值的资料,选择对职工群众有指导作用的实用性内容。以此提高年鉴的使用价值,强化其借鉴性。让读者“知往鉴来”,温故知新,少走弯路,昭示前程。年鉴在反映各项事业发展状况时,既要写成功的经验,又要写失败的教训,并分析透彻,才能给人以借鉴。同时,既要报喜,又要报忧,既要反映各项事业的新发展、新成就,更要反映改革开放过程中产生的新问题,发人深省,给人警示。
(五)增加随文图、表刊载量,增强可读性
随着信息社会不断发展,用图、表等手段来体现年鉴的资料性,已成为企业年鉴发展的必然趋势。在年鉴中穿插一定数量的随文图片、表格等既可使年鉴内容更加充实,给人印象直观、深刻,又可使版面清新活泼。同时,企业年鉴还应在封面设计、彩版配置、版式设计、装帧等形式上,以及检索系统方面狠下工夫,以达到内容与形式的完美统一,增强可读性。
(六)适当贴近百姓生活,营造社会性
年鉴作为资料性工具书,还应收录一些和普通职工切身利益有关的文件,让平时难以看到法规政策的普通职工从年鉴中了解企业的一些决策、规划,必会收到好的效果。同时,可以在栏目中间穿插或后面附设与企业相关的知识性、实用性内容,这样既可以增加信息量,又可以让年鉴版面得到最大利用。
 五、任务提示
根据秘书专业知识,通过档案实验室、学校档案室等途径,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行档案利用工作的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训1:档案的查找利用
1.实训目标
通过实训使学生掌握手工和应用档案管理软件查找档案的方法,为档案利用者提供服务,实现档案管理的最终目的。
2.实训背景
华荣公司职工张某5年前通过人才市场招聘,担任总经理办公室助理一职。后来因种种原因,张某跳槽到A公司,A公司为了了解张某在华荣公司的表现,以及张某的经历等,给华荣公司发来一份询问函,询问张某的情况。公司吴宝华总经理让秘书尹晓雯查找5年前张某进公司时候的档案,以及张某在公司5年的奖惩状况,给A公司一个回复函。
3.实训内容
按照实际情况演练档案的查找利用。
 
实训2:档案的阅览服务
1.实训目标
通过实训使学生掌握如何提供档案的阅览服务。
2.实训背景
华荣公司随着业务量的激增,许多员工积极钻研业务,经常来找档案管理员尹晓雯借阅档案。可是公司没有专门的阅览室,造成了很大的不便。尹晓雯考虑到这种情况,更考虑到公司员工对档案信息的利用需求,就征得公司领导的同意,专门筹建了档案阅览室。在明确了制度、配齐了相应设备后,就投入了使用。尹晓雯也非常热情负责地为大家提供服务。从此,公司员工可以更加方便的借阅档案,查找信息。尹晓雯的工作得到了大家的一致肯定。
3.实训内容
按照实际情况演练档案的借阅服务。

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