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模块六 商务秘书职业规划

发布时间:2012-12-24  来源:原创  作者:主编:吴良勤 副主编:雷鸣 高玉林 李展  发布者:网络秘书  浏览次数:1057  
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项目一 秘书职业资格认证
 
【知识目标】
掌握秘书职业标准。
秘书证书类型。
掌握秘书证书考试方法。
【能力目标】
能够准确认知秘书职业标准。
能够正确选择秘书证书类型。
能够按照正确的方法备考。
 
任务一比较秘书职业标准
一、任务描述
王红是文秘专业的学生,她学习很努力,想知道一个标准的秘书应该是什么样子的,就去咨询她的表姐尹晓雯。尹晓雯是华荣公司总经理的秘书,她告诉王红,秘书这个职业有自己的职业标准……
二、任务分析
秘书作为一种社会职业,和其他社会岗位一样,有自己的职业标准。要想掌握秘书的职业标准,需要了解以下内容:
1)秘书职业标准的种类。
2)各种秘书职业标准的内容和要求。
三、相关知识
以下介绍我国目前实行的主要的秘书职业资格鉴定标准:
(一)国家秘书职业资格鉴定
“国家劳动与社会保障部秘书职业资格鉴定”是由国家劳动与社会保障部职业技能鉴定中心主办的,该鉴定于1997年推出,1998年开始在全国试行。其间,在1999年和2003年,两次对鉴定标准进行了修订。作为一种国家级的职业证书标准及资格鉴定考试,国家秘书职业资格鉴定考试是最具权威性的考试系统,其证书不仅获得国家承认,随着世界各国职业证书互认制的开展,也将获得国际的承认。国家秘书职业资格鉴定按等级划分,分为五级、四级、三级、二级,考试科目为“职业道德”“业务素质”(此两种采用标准化试卷),“案例分析”(采用情景录像笔答),“工作实务”(采用实务操作笔答),“涉外英语”(采用听力、选择、写作等方式,限涉外秘书)。上述科目考试成绩全部合格即可获相应等级证书。
(二)剑桥办公管理国际证书(原剑桥秘书证书)中文版鉴定
“剑桥办公管理国际证书”中文版鉴定由国家教育部考试中心与英国剑桥大学考试委员会共同举办,由英国剑桥大学考试委员会设计全部模块的考试大纲和试题,并采用严格的考试评判标准,从而保证了作为著名国际考试项目的权威性、国际性、通用性。
“剑桥办公管理国际证书”中文版鉴定分为一级(初级)、二级(中级)、三级(高级)。和国内其他秘书职业资格鉴定不同的是考生不受年龄、职业、学历等背景的限制。
该鉴定采用模块叠加方式,由核心模块和选修模块组成。核心模块有文字处理、沟通和项目管理、办公室管理;选修模块有速记、信息与沟通技术、客户服务、人际商务技巧、组织会议与活动。不同级别的考试模块有所区别,其中核心模块为三个等级必考内容,一级另加一项选修课程,从速记、客户服务、信息与沟通技术这三项课程中选择;二级和三级都另加两项选修课程,从速记、客户服务、信息与沟通技术、人际商务技巧、组织会议与活动五项课程中选择。
核心课程实行闭卷考试,选修课程实行大作业形式考试(论文形式)。对完成全部核心模块并通过相应考试的考生,发“核心模块证书”,对完成单个选修模块并通过相应考试的考生,颁发“选修模块证书”,对完成规定全部模块并通过相应考试的考生颁发“剑桥办公管理国际证书”。
该鉴定考试每年举办两次,其中闭卷考试时间为每年3月和9月的第一个星期六及星期日。大作业考试的题目在考试报名时发放,培训结束后由考点统一上交管理机构。上半年上交截止时间为3月第二个星期六,下半年上交截止时间为9月的第二个星期六。
(三)其他秘书资格鉴定标准
1.中国秘书岗位资格证书考试
 中国高等教育学会秘书学专业委员会在近年来组织开展社会调查的基础上,深入分析、整合各行各业所需要的秘书人才的培养规格和从业条件,制定了《中国秘书岗位资格证书考核大纲》,策划、组编、出版了《中国秘书岗位资格证书教程》,于2006年开始组织中国秘书岗位资格证书考试。该考试主要服务于大专院校应届毕业生,也欢迎已经获得同等学力并愿意走向秘书岗位的青年接受培训并参加考试。
2. 全国商务秘书专业资格考试
由国务院国有资产监督管理委员会主管的中国商业联合会从2003年开始对全国商务秘书人员进行统一培训和考核,开展全国商务秘书专业资格认证考试,主要针对企事业单位中从事商务秘书工作的人员和有志于从事商务秘书工作的人员。培训考核旨在培养复合型、多功能、具有策划能力的商务秘书人才。
全国商务秘书专业资格认证考试目前分为三个层次,即初级商务秘书、商务秘书和高级商务秘书。
四、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集资料完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,了解秘书职业标准。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在机房进行。
五、任务实训
实训:了解秘书职业标准
1.实训目标
通过实训,要求学生对秘书职业标准有一个全面的、系统的掌握。
2.实训背景
某高校人文系文秘专业的学生通过三年专业课程的学习,各项专业知识和技能都有了一定程度的掌握。这一天,老师向大家介绍秘书职业标准……
3.实训内容
如果你是该系文秘专业学生,请利用网络搜索不同的秘书职业标准。
 
任务二了解秘书证书类型
一、任务描述
王红是文秘专业的学生,她学习很努力,她想提前考取一个秘书资格证书,可又不知道考哪一种好,于是就去咨询她的表姐尹晓雯。尹晓雯是华荣公司总经理的秘书,她告诉王红,秘书证书有好几种……
二、任务分析
秘书作为一种社会职业,和其他社会岗位一样,有自己的职业证书。秘书的职业证书主要有以下几种:
1)国家秘书职业资格证书。
2)全国商务秘书(CBSC)资格证书。
3)伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书。
4)剑桥办公室管理国际证书(剑桥秘书)。
5)IAAP秘书资格证书。
6)国际商务秘书职业资格证书。
三、相关知识
我国对秘书实行职业准入制度后,拥有秘书职业资格证书已成为进入这一行业的必要条件,各类秘书证也随即成为秘书专业学生求职时的敲门砖。秘书证书主要有以下六种:
(一)国家秘书职业资格证书
该证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书,也是秘书行业的入门标准证书。此秘书资格证具有普遍认可性,一般公司和企事业单位的文秘招聘都以拥有此证书为基本标准。
适用人群:各类在校大学生,正在或准备从事办公室工作者均可报考此秘书证考试。
权威性:这是含金量较高的秘书资格认证。证件由国家社会和劳动保障部颁发,是在国内从事秘书职业的资格准入证明。
证书等级:国家职业资格五级、四级、三级和二级。
申报条件:
1)五级:在本职业工作2年以上。
2)四级:取得五级秘书证书,连续从事本职业工作2年以上,或连续从事本职业工作4年以上。
3)三级:取得四级秘书证书,连续从事本职业工作4年以上,或本科毕业,并连续从事本职业工作2年以上。
4)二级:取得三级秘书证书,连续从事本职业工作4年以上,或本科毕业,并连续从事本职业工作4年以上。
考试内容:采取情景录像测试和书面笔试模式。考核认证内容和等级以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据,主要考核完成秘书职业功能和工作内容所必备的技能和知识要求,其中包括专业外语考核。
考试准备:文秘专业的学生一般准备3~4个月即可。考试中涉及的文书写作、公关礼仪、档案管理、办公自动化等内容,文秘专业的学生在日常学习中都有涉及。只要认真准备,通过比较容易。
颁证机构:国家劳动和社会保障部。
(二)全国商务秘书(CBSC)资格证书
该证书是中国商业技师协会职业教育专业委员会根据国家文件设立的考试项目,旨在培养具有策划能力的复合型商务秘书人才。该认证重视商务技能的培养与考核,帮助考生提升文档管理,信息收集、整理、分析及商务活动策划等综合业务能力。
证书等级:初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书。
申报条件:
1)初级商务秘书:中专以上学历。
2)商务秘书:本科或大专毕业,或取得初级证书后从事相关工作2年以上。
3)高级商务秘书:本科毕业取得商务秘书证书后从事相关工作2年以上;大专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作3年以上;或中专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作6年以上。
考试内容:分理论和技能两部分。根据各科目内容采用不同的考试形式。专业理论含商务秘书理论与实务、商务电脑实务理论部分和商务英语,为闭卷笔试考试;商务电脑技能部分为上机考核。
颁证机构:中国商业技师协会。
(三)伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书
LCCIEB(英国伦敦工商总会考试局)是全球最大的职业技能证书发放机构之一。该证书有“秘书工作绿卡”之称,能帮助持证者获得更多的就业机会,尤其获得英联邦国家和东南亚国家企业的青睐。LCCIEB的证书适用于需继续进修的专业秘书,特别是去国外深造的学生,世界上许多大学都把LCCIEB证书列为入学条件之一。该认证目前在国内30多个省市设立了考试中心。
适用人群:所有LCCIEB考试均对外开放,在任何一个依照规定建立了注册中心的国家,任何国籍的考生都能参加考试。因此对于想出国工作的学生来说,这是一个不可多得的含金量又较高的资格认证。
权威性:LCCIEB是一家国际性的考试机构,在世界90个国家设有考试中心。它所颁发的证书和文凭在这些国家受到普遍承认。
由于LCCIEB是职业资格鉴定组织,因而其证书有“秘书工作绿卡”之称,其最大的用处就是增强就业竞争力,帮助证书持有者在国内外、特别是国外工作。
考试等级:考试等级分为三级,国内目前开考的是二级和三级。
申报条件:具有一定英语能力的人士均可报名参加考试。
考试内容:二级考试包括商务英语(二级)、商务管理和文本产生三门;三级考试包括商务英语(可自选二级或三级)、商务实践、商务管理(三级)和文本产生(三级)。
考试准备:准备时间需一年左右,考试难度很大,对办公程序和速记要求较高,考生最好通过专门的培训来进行强化训练。
颁证机构:英国伦敦工商总会考试局。
(四)剑桥办公室管理国际证书(剑桥秘书)
该证书由国家教育部考试中心中英中心从英国剑桥大学考试委员会引进,是按国际标准开发的秘书技术和职业培训课程。此证书为国际、国内双认证证书,除了可以满足学员就业需要,也可以满足从业人员提高技能的需要,是较高层次的秘书资格认证项目。目前全球有160个国家认可该资格证书。
适用人群:剑桥秘书证书考试共分初级、中级和高级三个级别,主要是依照学历不同的人群来划分层次:初级适用于高职、高专学生;中级适用于本科学历的学生;高级适用于本科以上学历的学生。
权威性:UCLES(英国剑桥大学考试委员会)是世界上著名的考试机构之一,剑桥大学考试委员会设计的职业证书考试已在世界上160多个国家开展,每年有600多万学员参加考试,具有相当高的权威性。
证书等级:初级、中级、高级。
申报条件:中专以上学历在校生及从事办公室工作人员,具有一定的英语基础。
考试内容:核心课程,如文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理;选修课程,如速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。考生可以根据考试级别任选考试模块。
考试准备:准备时间一般在半年左右,考试采用作业设计和实践考核等方法相结合,有几大模块,考试难度相对较大。
颁证机构:中国教育部考试中心、英国剑桥大学考试委员。
(五)IAAP秘书资格证书
IAAP是国际职业秘书协会的英文简称,是全球著名的跨国性职业组织,在27个国家和地区设立分支机构。作为全球闻名的秘书协会组织,其考试影响力不可小觑,在业内被称为“博士级”的资格证书。目前,IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。
申报条件:高中以上学历,且具有6年秘书工龄。
考试内容:包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。
颁证机构:国际职业秘书协会。
(六)国际商务秘书职业资格证书
该认证颁发机构是国家商务部中国对外贸易经济合作企业协会,是新推出的一个认证项目。国际商务秘书是外贸企业国际业务团队不可或缺的专业人才,该认证可提高从事商务秘书工作者对专业知识和工作技能的掌握程度。
证书等级:分为国际商务秘书与高级国际商务秘书两个等级。
申报条件:
1)国际商务秘书:高中及以上学历;相关专业中专、技校、职校及以上学历;有意从事相关工作者。
2)高级国际商务秘书:大专、高职及以上学历者;高中学历并有2年以上国际贸易业务相关工作经验者;持有国际商务秘书认证证书者。
考试内容:国际贸易理论基础、国际商务秘书实务或高级国际商务秘书实务。
颁证机构:商务部中国对外贸易经济合作企业协会、全国外经贸经理人职业资格认证办公室。
四、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集资料,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,了解各种不同类型的秘书证书。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在机房进行。
五、任务实训
实训:了解秘书证书类型
1.实训目标
通过实训,要求学生对秘书证书类型有一个全面的、系统的掌握。
2.实训背景
某高校人文系文秘专业的学生通过三年的专业课程的学习,各项专业知识和技能都有了一定程度的掌握。这一天,老师向大家介绍不同种类的秘书证书……
3.实训内容
如果你是该系文秘专业学生,请利用网络搜索各种秘书证书的相关内容。
 
任务三备考秘书证书
一、任务描述
王红是文秘专业的学生,她学习很努力,想提前考取一个秘书资格证书,可又不知道考哪一种好,于是就去咨询她的表姐尹晓雯。咨询后,王红决定报考国家秘书职业资格鉴定考试,她要考四级秘书的资格证书。快要考试了,王红该如何做好考试准备呢?
二、任务分析
要想顺利通过秘书职业资格鉴定考试,必须要做好以下几方面的内容:
1)牢固掌握《秘书国家职业标准》的内容。
2)分析命题特点。
3)掌握不同题型的答题技巧。
4)掌握应试策略。
三、相关知识
要想顺利通过秘书资格鉴定考试,首先要认真学习《秘书国家职业标准》的内容,牢固掌握《标准》上所列出的知识和技能。除此之外,还需要注意以下几个方面:
(一)分析命题特点
 秘书职业技能鉴定的考试,涵盖了教材所有章节的内容,体现了全面考核的特点。考试重在评价考生是否具备秘书职业的基本能力;侧重考核考生是否扎实掌握了基础理论知识,是否具有实务操作和职业判断能力,体现出知识的理解和实际应用能力相结合这一命题思路。
命题依据是国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》,同时结合当前社会经济的发展水平对秘书从业人员的要求。为了加强命题管理,提高命题质量,保证职业技能鉴定顺利进行,劳动和社会保障部职业鉴定中心,组织专家开发建设了题库,并以鉴定要素细目表的形式确定了知识和技能两方面所应考核的范围和内容。在每个职业等级的鉴定要素细目表中,知识和技能部分各有100~200个鉴定点,它较准确地反映了对秘书从业人员的要求。同时也确定了命题范围,保证了试卷的内在质量。
命题侧重基本知识和基本技能的理解与掌握,注重相关知识对技能的支撑作用,强调技能与工作实践的内在联系。
此外,还反映出如下特点:
1.题量大,覆盖面广
秘书职业考试的题型多,题量大。分卷册一、卷册二。每卷有多种类型题目,大题又有若干小题。如卷册一,包含了职业道德和基础业务素质两大部分。职业道德部分有25道题目。基础业务素质部分有100道题目,两者加起来共有125道题目。这些试题分布广,涉及的考点近百个,充分体现“章章有题目,节节有覆盖”的出题思路。
这就要求考生有足够的心理准备,避免猜、押题的侥幸心理,克服死记硬背和走马观花的学习方法。考生切记:只有全面复习、弄懂弄通、学深学透、精读教材内容,才能在规定的时间内完成如此大量的考题。
2.全面考核,突出重点
秘书职业考试既体现了全面考核的原则,又突出了重点。翻阅历次的考题,可以发现,考得最多、占分量最大的是会议管理、事务管理和文书拟写与处理,突出体现在与秘书职业密切相关、实际应用较多的内容上。
3.注重实际,应用性强
秘书职业考试,注重实际知识和技能,注重考生对知识、技能的实际运用能力,避免理论化或科学化。如情景录像笔答题,就要求考生把学过的知识,包括职业道德和专业知识融会贯通,并应用到对录像中的秘书人员形象和环境进行评价,这就把知识学“活”了。
4.灵活性大,综合分析要求高
除了上面所说的录像题外,工作实务题也是综合分析题。这些题目所涉及的知识、技能,往往不局限于某一章节,而是若干章节的知识、技能的综合运用。这就要求考生复习中注意相关章节之间的互动性,可以集中归类复习相关问题,又要注意彼此间的区别和联系,并能融会贯通地加以运用。要学会把复杂的问题简单化,找到适当的解题切入点。
(二)掌握不同题型的答题技巧
秘书资格鉴定考试分为两个模块。第一模块为基础知识部分。此模块由两个部分组成,一是职业道德部分,二是理论知识部分;主要的题型是选择题(单项选择题和多项选择题);此模块共100分,125题,其中职业道德25题,理论知识100题。第二模块为专业能力部分。此模块有两个部分组成,一是案例分析,二是工作实务(二级增加综合评审);此部分共100分,其中案例分析2题共50分,工作实务3题共50分。
下面就试卷的题型与应答方法阐述如下。
1.选择题
选择题的答题技巧主要有以下几种:
第一种,直觉分析法。直觉分析法就是根据题干直接选出正确答案的方法,属于顺向思维判断法。有些单项选择题所涉及的内容,考生已经烂熟于心,有的是最基本的常识,不需考生再费心思决断。这种方法比较适合单选。
第二种,排除法。排除法是不能确定答案时采用的一种逆向思维判断法。如果正确答案不能一眼看出,应首先确认并排除明显是荒诞不经或不正确的答案。一般来说,对于选择题,尤其是单项选择题,有时题干与正确的选择答案几乎直接抄自于教材,其余的备选项可能是命题者自己设计的,即使是最高明的命题专家,有时为了凑数,他所写出的备选项也有可能一眼就能看出是有悖常识的错误答案。尽可能排除一些你认为错误的选择项,就可以提高你选对答案而得分的几率。
第三种,还原法。一种是拟题人将较复杂的问题简单化了,也就是将每条题义浓缩概括后,变为一个简单的句子或词组甚至是一个词。分析这类试题时,宜将各项答案扩展开来进行“还原(题义)”,各项答案整合后很可能回答的是一个集中的大问题。这种问题往往是教材上的原文,有时是从多条原文(义群)中选出几条,进行浓缩后才作为选项的。这类题只适合多项选择题;另一种是将你认为正确的选择项置于试题中,再从语法角度和语义角度检验来判断答案的正误,此方法比较适合单选题。
第四种,词语分析法。词语分析法是抓住题干中的关键词语,或者对词语间进行有机的联系,然后确认正确答案。
第五种,逻辑联系法。逻辑联系法就是将选项中某些词语和题干中的某些要点作出逻辑联系,然后判定正确答案的方法。
此外,还有类比法、猜测法、常识法、设例法、计算法、诠释法、综合交叉法等。
2.案例分析题
案例分析题旨在测试考生对办公管理的工作流程、办公管理工作任务的了解程度、岗位技能的熟知程度以及从中反映出的秘书综合素质等。
近年来,案例分析题往往以情景录像形式出现。考试情况表明,这种题型往往让习惯于应试教育考核而没有参加过培训的考生望而生畏,不知所措。录像刚开始播放,不少考生会手忙脚乱,不知该如何应对,以至于录像播放结束时什么都没有记下来。其实,案例分析题是秘书职业资格考试中最容易得分的题型,只要了解其中规律,正确作答并不难。
1)就其命题的方法来看,这种题型一般是把“死”的知识技能点变成“活”的技能操作点,只要认真复习过,正确作答几乎没什么问题。
2)教材中无论是理论知识还是技能操作都点多而繁杂,但根据现实条件,能够变成活的图像演示出来的知识技能,相对来说比较少,换句话说,就是能够“用人演出来”的,才是容易成为考题的。
3)出现在画面上的“秘书”“环境”“动作”“声音”等的所有特写镜头都是考核点。特写镜头又往往与公文的格式、内容正误识别以及工作的程序要素交叉在一起,考核考生的秘书基本功。
4)就一个“题点”往往从不同角度生发出一串考核点,这里的考核点即是得分点,例如,画面上秘书一出现,就可以从办公环境、着装佩饰、姿态礼仪、待人接物的形式等方面找考点;再如,办公设备摆放位置是否规范;应接电话时间、动作、沟通用语、电话记录、记录内容是否规范完整;信息保密观念与措施是否到位等。其他配合性要素也不可忽视,如办公环境有否绿色植物、桌面是否整洁、物品是否摆放有序;档案资料摆放归档是否符合要求;电脑显示器朝向是否科学;档案资料保密与否;办公设备使用操作过程是否规范;各项工作流程是否完整到位,等等,以此类推。
总之,这类题型的规律就是“因点设题”“据题找分”。因此,考生可以相信,考试的时候,考生首先要做的工作就是“据题找分”,只要找准题点,那就非“正确”即“错误”,正、误点表述正确就可得分。比如秘书工作中着装是很讲究的,穿职业装就正确,穿牛仔或T恤就是错误的。当然,随着秘书技能级别的升高,找准题点会越来越难。这要求考生务必吃透各级秘书技能内涵、考核目标及各级别的技能差异。
3.工作实务题
1)情景题。这种题是设置相应的情景、环境或条件,并从中提出问题,要求考生解决。
这种考题的答题步骤一般如下:
一是仔细审题,弄清设置的情景或所给的条件;
二是寻找解决问题的切入点,但要注意,解决方式可能不是一种;
三是运用理论知识和操作技能来解决问题;
四是用有条理的、清晰的文字表述回答;
五是检查修改。
2)修改、拟写题。
 这种题有两种情况,一是改正文中不合理及不规范的标题、内容与格式等。往往把有缺点或毛病的文书列出来,让考生进行修改,有文种错的,有标题错的,有内容错的,有语言错的,有格式错的,总之,什么地方错就改什么地方。二是根据所给的材料和要求拟写文书。
要做好这种题目,就要求考生复习时弄清各种文书特征、使用范围、内容与格式要求、行文规则和语言规范等。
3)问答题。
 这种题是根据某种情况的需要提出问题,要求做出回答。
回答时,若是简答题,原则上按《教材》上的表述为依据,但个别词语允许用自己的语言回答。若是详答题,回答时要点不能遗漏,语言表述可以发挥主观能动性。
 (三)掌握应试策略
秘书职业资格考核题型多,题量大,覆盖面广,那么,怎样才能顺利地通过考试呢?首先要以认真而又平常的心态去对待考试,不要精神紧张。复习所针对的是考试,而不光是学习知识。这种心理态度的区分,对于把握复习的效果是非常重要的,因为考试本身只不过是一件平常的事情而已,自己已 “身经百战”,用不着恐慌。应试更多的是使用技巧。题型不同,意味着对考生掌握基本知识要求的程度和角度不同,针对不同的题型,有意识地训练答题的技巧,往往也会起到意想不到的作用。主要应注意下面几个问题:
1)合理分配答题时间。
2)先易后难。
3)把握重点,多分先做。
4)运用多种答题技巧。
四、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集资料,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)以班级为单位,进行秘书职业资格模拟考试。
2)事先应准备好模拟试卷。
3)模拟考试结束后,指导教师应认真批改试卷,并对学生在考场上的表现及答题情况进行点评。
五、任务实训
实训:备考秘书证书
1.实训目标
通过实训,要求学生对秘书职业标准有一个全面的、系统的掌握。
2.实训背景
某高校人文系文秘专业的学生通过三年的专业课程的学习,各项专业知识和技能都有了一定程度的掌握。大家都报考了国际秘书职业资格鉴定考试。考前,老师组织了一次模拟考试……
3.实训内容
如果你是该系文秘专业学生,请参与秘书职业资格鉴定模拟考试。
 
项目二   商务秘书职业生涯设计
【知识目标】
掌握职业生涯规划书的内容。
掌握职业生涯规划书的格式和撰写方法。
掌握拟写个人简历的方法。
掌握拟写自荐信的方法。
掌握职场面试的方法。
【能力目标】
能够撰写职业生涯规划书。
能够拟写个人简历。
能够拟写自荐信。
能够模拟职场面试。
 
任务一秘书职业生涯规划
一、任务描述
最近一段时间,华荣公司行政办公室秘书尹晓雯有点儿困惑,自己在华荣公司工作3年了,一直是做行政办公室的秘书,做的全是辅助性的工作。难道一辈子就要这样吗?她很困惑,也很迷茫……
二、任务分析
和社会上其他职业的工作人员一样,秘书人员也需要进行职业规划。秘书职业生涯规划是指秘书结合自身情况以及眼前的机遇和制约因素,为自己确立职业目标,选择职业道路,确定发展计划、教育计划等,并为自己实现职业生涯目标而制定的行动方向、行动时间方案等。秘书的职业规划主要包括以下内容:
1)秘书职业生涯规划的含义。
2)秘书职业生涯规划的作用。
3)秘书职业生涯规划的步骤。
4)秘书职业生涯的评价。
三、相关知识
(一)秘书职业生涯规划的含义
秘书职业生涯规划是指秘书结合自身情况以及眼前的机遇和制约因素,为自己确立职业目标,选择职业道路,确定发展计划、教育计划等,并为自己实现职业生涯目标而制定的行动方向、行动时间和行动方案。
秘书在进行职业生涯规划时,首先要了解职业锚的概念。职业锚是美国埃德加·施恩教授提出的,是指当一个人不得不做出选择的时候,他或她无论如何都不会放弃的职业中的那种至关重要的东西或价值观,实际上是人们选择和发展自己的职业时所围绕的中心。所以,秘书人员制订自己的职业生涯规划时,在寻找工作或准备跳槽时,一定要了解自己的职业锚是什么。
 (二)秘书职业生涯规划的作用
秘书职业生涯规划对秘书职业发展有着重要的作用,其作用可以归纳为以下几点:
1)以既有的成就为基础,确立人生的方向,提供奋斗的策略。
2)突破并塑造全新充实的自我。
3)准确评价个人特点和强项。
4)评估个人目标和现状的差距。
5)准确定位职业方向。
6)重新认识自身的价值并使其增值。
7)发现新的职业机遇。
8)增强职业竞争力。
9)将个人、事业与家庭联系起来。
(三)秘书职业生涯规划的步骤
秘书职业生涯规划在设计过程中因人、因时、因环境不同而不同,在实施中也在不断修正和调整,但秘书职业生涯规划设计和实施中也存在着共性,一般要经历如下阶段:自我评估与环境分析、选择职业目标和职业生涯路线、制订行动计划和措施、评估与回馈。
1.自我分析与环境分析
秘书自我评估的目的,是认识自己、了解自己。自我分析包括自己的兴趣、特长、性格、学识、技能、智商、情商、思维方式、思维方法、道德水准以及社会中的自我等的分析。
环境分析也是对职业生涯机会的评估,主要是评估各种环境因素对自己职业生涯发展的影响。环境因素评估主要包括:①组织环境;②政治环境;③社会环境;④经济环境。
秘书通过自我评价与环境分析,可以找出自己职业生涯中存在的问题是什么,对工作是否满意,工作环境如何,别人评价如何,发展潜力有多大,离自己的人生各阶段目标有多远。
2.选择职业生涯目标和职业生涯路线
职业生涯目标的设定,是职业生涯规划的核心。一个人事业的成败,很大程度上取决于有无正确适当的目标。其抉择是以自己的最佳才能、性格、最大兴趣、最有利的环境等信息为依据。
在确定职业目标后,向哪一路线发展,此时要做出选择。通常职业生涯路线的选择须考虑以下三个问题:①我想往哪一路线发展?②我能往哪一路线发展?③我可以往哪一路线发展?如果组织内部仍有发展空间,也可实现自己的近期目标,应考虑内部发展。基本上有三个方向:①纵向发展,即职务等级由低级到高级的提升,如从人力资源部文秘晋升为主管;②横向发展,指在同一层次不同职务之间的调动,如从人力资源部文秘调至企划部文秘;③向核心方向发展,虽然职务没有晋升,但是却担负了更多的责任,有了更多的机会参加组织的各种决策活动,如从人力资源部文秘调至总裁办文秘。以上这几种发展都意味着个人发展的机会。
在正确、客观评价地自己和组织的前提下,如组织内部没发展空间,目前的环境束缚了自己的发展,不利于自身目标的实现,可考虑立即离开该组织,另谋职位。这里可以利用一些工具进行测试,如职业满意问卷等。
3.制订行动计划与措施
这里所指的行动,是指落实目标的具体措施,主要包括工作、训练、教育、轮岗等方面的措施。
秘书不论选择了什么目标和职业生涯路线,都必须制订计划和措施,以实现自己的职业目标。例如,在工作方面采取什么措施提高工作效率?在业务素质方面,计划学习哪些知识、掌握哪些技能、提高哪些业务能力?在潜能开发方面采取什么措施开发等,都要有具体的计划与明确的措施,并且这些计划要特别具体,以便定时检查。
4.评估与回馈
俗话说:“计划赶不上变化。”要使职业生涯规划行之有效,就要不断地对职业生涯规划进行评估与修订。其修订的内容包括:职业的重新选择;职业生涯路线的选择;人生目标的修正;实施措施与计划的变更等。所以,职业生涯规划也不是一成不变的,也必须在一定时期内回过头来进行评估与修订。
总的来说,秘书职业生涯规划因人而异,关键是有职业目标,制定周密的实施计划,再不断地评估和修订。整个过程要有具体的实施方案,也可通过表6.1对自己的职业生涯进行规划。
分析基准1.我的人生价值是什么 2.环境是否有利于我的成长
3.成长的最大障碍在哪里4.我现有的技能和条件有哪些
目标与标准1.我处于秘书职业生涯哪一阶段,这一阶段特点是什么
2.可行的生涯方向是什么,为什么这个目标对我而言是最可能的目标
3.如何判断自己的成功
生涯策略1.职业生涯发展内部路线与外部路线是什么2.如何进行相应的角色转换
3.如何进行相应的能力转换4.对我而言还有什么不能解决的问题呢?
 
生涯行动计划
1.执行计划是否做到从长期计划—年度计划—月计划—周计划—日计划的分解
2我将分别在何时进行上述每一行动计划
3.有哪些人将会/应当加入此行动计划
生涯考核1.你什么做得好?什么做得不好
2.你还需要什么?是需要学习,需要扩大权力,还是需要增加经验
3.怎样应用你的培训成果?你拥有什么资源
4.你现在应该停止做什么?开始干什么?培训和准备的时间如何安排
生涯修正1.职业的重新选择2.职业生涯路线的重新选择
3.人生目标的修正4.实施措施与计划的变更等
(四)秘书职业生涯的评价
秘书在选择职业或者对职业生涯进行再评价时,要客观地对自己的性格取向与职业生涯的正确或成功进行分析,才能够正确地做进一步的决策。
决定个人选择何种职业有六种基本的“人格性向”(实际上每个人不是只包含有一种职业性向,而是可能几种职业性向的混合),这种性向越相似,则一个人在选择职业时面临的内在冲突和犹豫就越少。
实际性向具有这种性向的人会被吸引从事那些包含着体力活动并且需要一定技巧、力量和协调的职业,如森林工人、运动员
调研性向
具有这种性向的人会被吸引从事那些包含着较多认知活动的职业,而不是主要以感知活动为主的职业,如生物学家和大学教授
社会性向具有这种性向的人会被吸引从事那些包含着大量人际交往活动的职业,而不是那些有大量智力活动或体力活动的职业,如心理医生和外交人员
常规性向具有这种性向的人会被吸引从事那些包含着大量结构性和规则性的职业,如会计和银行职员
企业性向具有这种性向的人会被吸引从事那些包含着大量以影响他人为目的的语言活动的职业,如管理人员、律师
艺术性向具有这种性向的人会被吸引从事那些包含着大量自我表现、艺术创造、情感表达和个性化的职业,如艺术家、广告创意人员
职业生涯成功的主要评价指标
评价方式评价者评价内容评价标准
自我评价本人
1.自己的才能是否充分施展
2.对自己在企业发展、礼会进步中所作的贡献是否满意
3.对自己的职称、职务、工资待遇等方面的变化是否满意
4.对处理职业生涯发展与其他人生活动的关系的结果是否满意根据个人的价值观念及个人的知识、水平、能力进行
家庭评价父母、配偶、子女等家庭成员1.是否能够理解和肯定
2.是否能够给予支持和帮助根据家庭文化进行
企业评价上级、平
级、下级1.是否有下级、平级同事的赞赏
2.是否有上级的肯定和表彰
3.是否有职称、职务的晋升或相同职务责权利范围的扩大
4.是否有工资待遇的提高根据企业文化及其总体经营结果进行
社会评价社会舆论、社会组织1.是否有社会舆论的支持和好评
2.是否有社会组织的承认和奖励根据社会文明程度、社会历史进程进行
四、相关链接
女秘书的职业生涯规划
随着社会经济的发展,企业对于秘书人才的要求也在不断地提高。他们的工作早已从文件信息传递延伸到信息的收集、汇总与提炼;从日常的外联活动扩展到内部的沟通协调等各个方面。这就需要秘书掌握多方面的知识与才能来支持。由于岗位特点,女性秘书一直占着相当的比例。某生涯职业咨询机构接待的数百位职场女性朋友中,从事秘书职位的竟达到了41%。而在这些女秘书中67%超30岁“高龄”。
出镜人物:Cynthia,女,31岁,某外企中方总经理秘书。
Cynthia毕业于北方的一所知名大学的英语专业。毕业后在上海一直从事秘书工作。虽然所在公司待遇算不错,但始终有一种紧迫感。她不想一辈子都当秘书,可五六年过去了仍找不到任何晋升机会。眼看曾经的同学升职的升职,结婚的结婚,至今依然单身的她心急如焚。她想过转行,可发现自己除了行政事务方面也没其他的一技之长了。眼看已到了而立之年,Cynthia不知道自己还有多少青春可以等,没有职业方向的她走进了某生涯咨询室,希望得到CCDM职业规划师的帮助。
Cynthia的案例很有代表性,反映了“30岁女秘书”的内心困惑。她们大都希望自己能够有一个发展更加广阔的平台。但若不能结合自身的特点清晰定位,未来的职业发展的确令人堪忧。CCDM职业规划师总结出,他们的困惑揭示了秘书职业的三大特性。
1)潜在的年龄界限。
2)缺乏专业技能。
3)易被新人代替。
正如羊皮卷中所写:“一切问题、沮丧、悲伤,都是乔装打扮的机遇之神。”职业规划师指出:“机遇”的观点用在职业生涯规划的领域中也是一样,每一次的困惑与苦恼其实都预示着职业生涯新的开始,只是看你要如何把握。
30岁女秘书事业走向成功的三大步骤。
第一步:提前确立未来发展方向;
第二步:及时充电为将来奠定基础;
第三步:工作中注重人脉的积累。
(转载自http://www.51youcai.com/ZCGH/1234920783921.html)
五、任务提示
根据秘书专业知识,通过图书馆、网路等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好以以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行职业生涯规划。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在机房进行。
4)各小组选出一名代表,演示自己制作的“职业生涯规划”的多媒体课件。
5)指导教师最后进行点评。
六、任务实训
实训:制订职业生涯规划
1.实训目标
通过实训,要求学生对秘书和秘书职业生涯规划有一个全面的、系统的了解,同时帮助学生对自己的人生进行规划。
2.实训背景
某高校人文系文秘专业的学生通过三年的专业课程的学习,对秘书和秘书职业生涯规划一定有自己的认识和看法。
3.实训内容
如果你是该系文秘专业毕业班学生,请制作自己的职业生涯规划书。
任务二拟写个人简历
一、任务描述
华荣机械有限公司和南京××职业技术学院签订了校企合作协议,这天,吴总经理会晤了南京××职业技术学院的王院长,会晤后,吴总经理给秘书尹晓雯布置了一个任务:为南京××职业技术学院的应届大学毕业生作一次讲座,告诉他们如何拟写个人简历。
二、任务分析
求职简历是求职者将自己与所申请职位紧密相关的经历、经验、技能、成果等个人信息,经过分析整理并清晰简要地向招聘者表述出来的书面求职资料,也称个人简历。撰写和递交求职简历是求职过程中极为关键的一环。
在拟个人简历时,求职者应注意如下内容:
1)简历的形式。
2)简历的内容。
三、相关知识
(一)简历的形式
通常流行的简历的形式有:
 
1.自传型简历
这是一种按年代顺序、组织工作经历排列的传统风格的简历形式,给出以前工作的每一个细节。这种简历最大众化。它不适合找第一份工作或想改变原有职业的人,也不适合工作有间断及经常跳槽的人。
1)写作中要考虑:
①至少列出三个过去的职位。
②对于每一个职位,你最重要的成就是什么?
③这些成就的关键点是什么?
④职位和成就的细节必须清楚,容易阅读。
2)写作要点:
①从最近或现在的工作开始。
②仅仅写主要的、突出的工作。
③写经验和技能的发展。
④写实现的成果和成就。
⑤写能够帮助你推销自己的事实。
⑥瞄准目标职位,强调你过去的工作是和它相关的。
⑦展示你的职位和头衔。
⑧简朴清晰,用词准确。
 
2.功能型简历
这是一种围绕求职者最相关和最值得推销的技巧而设计的简历形式,突出表现求职者能干什么,而不是在什么时间干什么。它不适合技能和经验较少或想要强调工作经历的人,也不适合目标职位和过去经历是同一领域的人。
1)写作中要考虑:
①什么是你最可推销的技能和经验?
②最近十年你做过什么?
③什么技能得到了提高?
④最重要的成就是什么?
2)写作要点:
①最好不要超过六个方面的经验或技能。
②每一个经验或技能下不要超过六个成就。
③按照对目标职位的重要性顺序排列,最重要和最相关的放在前面。
④经验和技能的选择应当与关键卖点相关,时刻瞄准关键卖点。
⑤可以包含主要经验和关键技能的细节。
⑥强调与目标工作相关的成果。
⑦关注最近几年的工作,淡化十年前的工作。
 
3.目标型简历
这是一种按照求职者心中清晰的职位目标的需要来组织内容的简历形式,重点描述求职者达到的成就,充分满足所申请职位的需要。它不适合工作目标不清晰、经验和能力不确定的人,也不适合只想用一份简历对付所有申请的人。它强调针对不同雇主的不同需要创建不同的简历。
1)写作中要考虑:
①为什么要选择这样的工作目标?
②在这个领域里你有什么样的优势?
③你的经验对工作目标有多大的帮助和补充?
④该领域的人才竞争状况怎样?
2)写作要点:
①目标明确具体。
②关注相关联的职位。
③突出你的卖点,并确认这对目标职位来说是关键技能。
④重视可转移技能,丰富和完善你的能力,使你更具竞争力。
⑤突出在该领域中取得的成就。
⑥表述重点和招聘单位的要求相吻合,投其所好。
 
4.自荐型简历
这是一种用于求职者希望得到组织内部的某个职位的空缺时常常使用的简历形式,与目标型简历相似。它不适合于对内部需要不清楚的人,也不适合能力和技术不是出类拔萃的人,或没有足够的本组织工作经验的人。
1)写作中要考虑:
①你为什么要改变工作目标?
②你有何优势?在该位置上能做什么样的贡献?
③你的竞争对手有什么优势?如何扬长避短?
④现在的位置和新的工作目标之间的关联,有什么可转移的技巧?
⑤你的改变会不会给组织带来损失?如何弥补?有无好的建议给现任的雇主?
2)写作要点:
①强调改变工作目标对公司和个人带来的实际好处。
②与现任和过去的雇主进行沟通,获得他们的扶持。
(二)简历的基本内容
简历的基本内容一般可以划分为如下几大板块:
1.个人基本状况
在“个人基本状况”栏目下,一般包括:
1)最重要信息:姓名、电话、手机、通讯地址、邮编和电子邮件地址。
2)次重要信息:职称、职务、年龄或出生年月。
3)不重要信息:性别、婚姻状况、国籍或出生地、现工作单位。
在这部分,除非特别需要,对于不重要的信息应当避免在简历中提供。
2.自我描述
给招聘者一个关于你的概述,强调你的主要经历和能力,展示你的卖点,刺激招聘者产生希望详细了解你的欲望。通常放在简历的开头,以“你是什么”开头,紧接着简洁地阐明你的关键卖点。一般不应该超过三句话。
3.教育背景
在“教育背景”栏目下,通常列出:
1)高等教育。
2)普通中等教育。
3)专业培训课程。
4)其他相关的培训和短期课程。
在这部分,强调高等教育,强调最相关的文凭和资质,按水平高低顺序排列。应该展示与申请职位相关的培训,但是要慎重使用部分敏感的培训课程,而且不要罗列太多的培训课程。
4.工作经历
在“工作经历”栏目下,应当展示:
1)工作中你值得骄傲的事(你完成的任务)。
2)得到客户满意的工作(内部或外部)。
3)帮助增加组织效益或改善服务、提高效率的工作。
4)你在这些工作中的角色、任务和贡献。
在这部分,不要把工作经历写成流水账,不要只写职位和工作职责,不要使用第一人称。
5.取得成就
取得的成就是指通过努力工作而得到的有效成果,不要将“成就”写成“活动”,活动是你做了什么,成就是活动产生的效果。简历中展示的成就,应当符合招聘者的目标和要求,应当是一个有效的成果,不仅要告诉招聘者“你有能力”,而且还要让招聘者能够评估你的能力。
成就写作公式:
1)使用特殊技术和个人特征。
2)一个特别的行动。
3)得到一个可以量化和可以测定的结果或利益。
6.兴趣爱好
兴趣和爱好不是简历的重要部分,只是通过它给招聘者一个印象:你是一个真实的人!当然,通过技术处理,可以让兴趣爱好产生可能有益的暗示。
7.其他信息
这里主要展示你的其他卖点,如:
1)语言能力。
2)计算机硬件或软件技术能力。
3)发表的文章或出版的书籍。
4)获奖项目。
5)其他有用的信息。
四、相关链接
 
毕业生简历写作建议
1.展示你的特性
针对与他人相似的教育背景和文凭的不足,特性可以让自己“鹤立鸡群”,以示你有别于同学和其他应届毕业生。建议强调任何成就、职责或你所完成的任务;表现你的非工作成绩;展现你参加的课外项目、专业协会等。
2.展示相关的工作经验
最好展示与所申请职位相关的经验,如果没有就使用不相关的工作经历,至少表明你对工作环境是熟悉的。建议展示志愿者和义工经历;兼职、假期工或周末工经历;相关的培训和实习经历;相关的项目、课程和毕业设计;其他能够展现你拥有的技术能力的经历。
3.重点突出你的教育
你受到的教育是你所能提供的最重要的内容,要尽量给出细节,同时要技巧地处理好你的文凭和其他资质。建议将最重要的文凭放在前面;将最相关的资质放在显著位置;列出你的专业课程名称和成绩。
4.用培训课程吸引招聘者的眼球
通过你参加过的相关培训课程,向招聘者展示你与该行业或该领域的相关性。要注意别使用太多的培训课程;课程要与你申请的职位相关;别使用很久以前的培训课程。
5.用兴趣和爱好补充
一些业余爱好和兴趣,对你的职业能够产生正面的影响,能够弥补你在工作经验方面的不足。要注意在业余爱好和申请职位之间建立联系;在业余爱好和个人品质之间建立关联;别使用太多的兴趣爱好;别让招聘者看出为某种目的而设计爱好;别写不适当的爱好。
6.其他可以借鉴的建议
用职业目标代替自我描述;瞄准该工作职位需要的技巧;不要刻意隐藏缺乏相关经历的事实;采用功能型简历,强调你的技巧,弥补缺乏的经验;别让无用信息淹没有限的有价值的信息;考虑申请低一些的职位,得到工作经验第一。
 
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行拟写个人简历的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:请阅读近期报刊上的招聘启事,结合所学的专业情况和个人实际,选择某份招聘启事中的某一职位,拟写一份求职简历,并把它用计算机打印出来。
 
任务三拟写自荐信
一、任务描述
华荣机械有限公司和南京××职业技术学院签订了校企合作协议,这天,吴总经理会晤了南京××职业技术学院的王院长,会晤后,吴总经理给秘书尹晓雯布置了一个任务:为南京××职业技术学院的应届毕业生作一次讲座,告诉他们如何拟写自荐信。
二、任务分析
求职自荐信是求职者根据自己的条件和意向,通过自我推荐的方式向可能聘用自己的目标单位展示自我,以谋求理想职位的专用文书,常简称为自荐信。求职自荐信与求职应聘信同属求职文书的具体类型,二者存在相同之处,也有不同之处。
在拟写求职自荐信时,求职者应注意从如下结构入手:
1)称谓。
2)正文。
3)结语。
4)落款。
5)附项。
三、相关知识
(一)称谓
在第一行顶格书写受信者的名称。受信者可以是求职者心目中的目标单位人事部门,也可以是目标单位的高层领导。由于求职者可能同时向多家目标单位寄送内容相同的自荐信,所以称谓一般采用如“尊敬的领导”之类的泛称较好。称谓后加冒号。
(二)正文
在称谓之下另起一行空两格开始书写,一般由写信目的、个人信息、自荐条件、已有成就和自荐期待等内容构成。
写信目的。表达自己想谋求某种或某类职位以期有所发展的心情。
个人信息。可以写进去的信息有:姓名、性别、年龄、籍贯、民族、婚姻状况、政治面貌、教育程度、专业方向、职业范围、技术职称等。要根据具体情况选择而用,最好选择对求职有利的内容,而且也要力求简洁地叙述。
自荐条件。一般包含两个方面:一方面是“硬件”条件,如基本技能指标、进修培训情况等,具体可以包括如计算机操作能力、外语水平、写作能力及相关考核证明等;另一方面是“软件”条件,如对自己的自我认识、自我评价等,具体包括是否具备组织能力、协调能力、合作精神、吃苦精神等。
已有成就。用列出真实的事实或数据的方式来说明和验证前面所述的素质和能力,这对于一个有着丰富的职业经历并有所成就的求职者来说是必须充分利用好的自荐条件,当然在具体表述时要注意把握好成就事实的详略程度,尤其不能涉及曾经历职单位的忌讳之事。
自荐期待。表达自己期待目标单位能够给予回复、面谈或面试等机会的心情。
(三)结语
在正文之下书写“此致,敬礼”等祝颂语,如在正文之下另起一行空两格书写“此致”,再另起一行顶格书写“敬礼”,后面不加标点符号。也可以写一句完整的对受信者表达祝愿的话,后面加句号或感叹号。
(四)落款
在结语的左下方署上求职者的姓名,后面可以加上“敬上”等敬语。在署名的下方写上写信的准确日期。
(五)附项
一般在信后附上求职者的联系地址、邮政编码、联系电话、电子邮箱等信息。这些信息也可以写入正文结尾处。
四、相关链接
自荐信“两忌”
许多在报纸上刊登的自荐资料,往往给人一种华而不实之感。不论是向企业写求职信,还是在媒介刊登求职广告,都要注意以下两个问题。
(一)忌给自己戴高帽子
有的求职者动辄就给自己戴上专家的帽子,这些东西让行家看了感到很虚伪。是不是专家,不是自己说的,也不是自己找几个朋友写几篇文章吹嘘一下就能成的。
(二)忌炫耀以往的经历
由于种种原因,一些人在成长的过程中可能走过许多弯路,在许多企业都干不长久,这是可以理解的。因为一个人的成功,不可能是一帆风顺的。但是有的人却把这当成资本,到处炫耀,这就大错特错了。笔者认识一个30岁的年轻人,他表示,已经有在10多家企业当过总经理或副总经理的辉煌经历了,并且都得到老板的赏识。有人不免产生质疑,为什么你还要离开?复杂的经历对人是一种磨炼,但是在求职时企业更想知道你离开的原因,不妨把失败的原因也讲出来,这样反而给人一种诚实的感觉,而不是过多指责前任上司不会用人。过多吹嘘自己,给人很肤浅的感觉,很难让新上司委以重任。
从自荐资料上不光可以看到一个人的经历,也可以看出一个人的品格。
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行拟写求职自荐信的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
实训:根据自己所学专业的培养目标、社会对该专业的要求及自己的专长,考察和收集你周围单位的用人信息,试着为自己拟写一份求职自荐信。
 
任务四模拟职场面试
一、任务描述
华荣机械有限公司和南京××职业技术学院签订了校企合作协议,这天,吴总经理会晤了南京××职业技术学院的王院长,会晤后,王院长说,学生们想了解一下职场面试的全过程和注意事项,希望公司的专家能给开个讲座,模拟一下面试。最后,吴总经理把这个任务交给了秘书尹晓雯。
二、任务分析
面试是求职过程中的主要环节,应该加以重视。求职者应从以下方面入手,准备面试:
1)面试前的准备。
2)注意面试礼仪。
3)面试时的应对。
4)结束后的表现。
三、相关知识
(一)面试前的准备
面试前要先预想主考官会问的问题,并作好准备,谨慎而有条理地回答。事先有准备的人,表情和肢体语言比较笃定从容,且具备较好的回应能力。大学毕业生由于缺乏面试经验,可事先找朋友练习面试技巧。面试时最好提前10分钟到达地点,先去洗手间放松一下,整理一下思路,还可最后检查一下自己的仪容,整理因挤公车而弄乱的发型,女士还可趁机补补妆。
(二)面试时的礼仪
面试务必要准时,一进公司就是面试的开始,对人要客气有礼,秘书或接待人员都可能影响到你是否能得到这份工作。面试前应关掉手机,若当着主考官的面关掉,更可显出你的诚恳。注意自己坐姿,节制不该有的小动作。与主考官保持视线的接触,但不要紧盯着对方的眼睛,眼神切勿乱瞟乱看。
(三)面试时的应对
仔细聆听对方的问题,审慎回答,不要太简略,切忌只回答是的、好、对的、没问题等无法使内容更生动的字句,要完整并举实例说明,但要避免冗长。若对应征公司不了解,不妨坦诚相告,以免说错而得不偿失。
当对方问你能为公司做什么时,若无法马上回答,可先请问对方这份工作上最重要的内容是什么,然后针对这些部分来回答。
当对方问及你的专长时,别忘了针对专业特性来回答。对自己的能力和专长不需刻意强调,但也不必太过谦让。
主考提及你是否有问题时,一定要把握机会发问,以表现自己对这份工作的强烈兴趣,但要就工作内容、人事规章等范围发问,不要离题太远。
(四)面试结束后
无论告辞时说些什么,要表现出信心坚定,给主试者一个深刻的印象。离开前应谢谢主试者给你面谈的机会。若面试时间较长,在面试结束时,可以赞扬主试者在面试过程中使你获益的特殊观点,还可寄封谢卡,以加深对你的印象。
若你认为这份工作不适合你,可打电话或写一封措辞客气、亲切的信,告诉对方原因,切忌从此人间蒸发。
四、相关链接
面试时须留意的小节
不嚼口香糖、不抽烟,尤其现在提倡禁烟,更不要在面试现场抽烟。与人谈话时,口中吃东西、叼着烟都会给人不庄重的感觉,也显得不尊重对方。
别弯腰垂头。这不但显得没朝气、精神不振,也会令人觉得你对此次面试缺乏兴趣。正确的姿势应是腰背挺直,双手放置适当位置(千万别撑着下巴),双眼直视对方并面带微笑。
不可向主考要求茶水,除非是咳嗽或需要一杯水来镇定自己时。
不要随便乱动办公室的东西。
不要谈论个人的事而独占谈话时间。自己随身带的物品,不可放置考官办公桌上。可将公文包、大型皮包放置于座位下右脚的旁边,小型皮包则放置在椅侧或背后,不可挂在椅背上。
注意自己的说话姿态。以基本姿态来说,将手轻握放在膝上是最自然、最标准,如果和主考官谈得十分融洽,稍微有肢体语言的出现是自然现象。夸张的动作会让人厌恶,所以自己在肢体语言上要拿捏妥当才好。
注意眼睛看对方的位置。面试时,和主考官面对面那么长的时间,要看主考官脸上的哪个部位较适宜?大致上是看嘴的部分,如果想让对方了解你的企图时,可看眼睛。眼睛和嘴巴一样都可说话,如眼朝下,不敢直视对方说话,则表示没信心。一般而言,直盯着对方的眼睛说话是较失礼的行为,所以最好的方式是看对方的嘴巴。有特别想强调的部分,再看人事主管的眼睛,以强调自己的企图心,这样效果更好。
离座时记住椅子要还原,并向主考官行礼以示谢意。
此外,专门讲一下关于握手的问题。面试时,握手是最重要的一种身体语言。怎样握手?握多长时间?这些都非常关键。因为这种手与手的礼貌接触是建立第一印象的重要开始,所以,你一定要使你的握手有感染力。以下几种“腕部运动”是不可取的。
用两只手。在中国,亲友间、哥儿们之间、老客户之间经常采用这种握手方式。但是,面试时这样做,则是在冒险。用这种方式握手在西方人看来不够专业。请注意,用两只手握手,会让人觉得热情而友好,同时也会让人觉得你对待主考官像是在对待你年长的祖父。
握手时用力过大。这种方式使人觉得你急于想得到这份工作,甚至会让面试官感到恐惧或不舒服。他们肯定会对你说:“不要打电话给我们,我们会给你打电话的。”
拉拉扯扯。握手时拉动面试官的整个手臂,或者用力过猛让他们全身晃动。这种握手只有和老朋友分别很长时间又重逢时才可以用。尽管它表示你很友好,但却说明你不能以非常职业化的方式处事。
长时间地用力握手。长时间地拖住面试官的手,偶尔用力或快速捏一下手掌。这些动作说明你过于紧张,而面试时太紧张表示你无法胜任这项工作。
轻触式。轻触式握手显得你很害怕而且缺乏信心。你在面试官面前应表现出你是个能干的、善于与人相处的职业者。
远距离握手。在对方还未伸手之前,就伸长手臂去够面试官的手,表示你太紧张和害怕。面试者会认为你不喜欢或者不信任他们。
五、任务提示
学生利用秘书专业知识,通过图书馆、网络等方式收集信息,完成上述任务。完成上述任务,最好通过以下方式进行:
1)将班级学生分成若干小组,以小组为单位,进行模拟职场面试的演练。
2)各小组成员必须有明确的分工,责任到人。
3)此任务可以在文秘专业实训室进行。
六、任务实训
1)请班内同学分成若干组,策划并组织一次模拟职场面试大赛。
2)前往一家公司招聘商务秘书的现场,了解其面试程序。
 
参考文献
 
\[1\] 谭一平.现代职业秘书实务[M].北京:中国人民大学出版社,2007.
 
\[2\] 雷鸣.办公室事务管理[M].北京:中国劳动保障出版社,2009.
 
\[3\] 雷鸣,吴良勤.秘书日常工作实训[M].北京:中国人民大学出版社,2007.
 
\[4\] 金常德.秘书职业概论[M].北京:中国轻工业出版社,2007.
 
\[5\] 谭一平,吴良勤.秘书人际沟通实训[M].北京:中国人民大学出版社,2007.
 
\[6\] 范立荣.秘书国家职业资格培训教程[M].北京:海潮出版社,2003.
 
\[7\] 赵映诚.文书工作与档案管理[M].北京:高等教育出版社,2003.
 
\[8\] 陈祖芬.职业秘书资料与档案管理教程[M].北京:清华大学出版社,2008.
 
\[9\] 陈琳.档案管理技能训练[M].北京:机械工业出版社,2008.
 
\[10\] 陈琳.商务秘书项目教程[M].北京:机械工业出版社,2009.
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