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项目二 学习秘书职业角色

发布时间:2012-12-24  来源:原创  作者:主编:金常德 副主编:韦志国 陈小英 参编:段赟 孙雯  发布者:网络秘书  浏览次数:1251  
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任务一 认知秘书的角色条件
一、任务描述
同学们:平时我们看电影、电视剧,看舞台演出,无论主角还是配角,每个演员都有其具体的角色并着力扮演好,才能为我们奉献一部部、一台台的精品之作。如果我们把社会和人生比作舞台,我们每个人也都是其中的演员,也就是说,在社会生活中,我们每个人其实都承担着一定的社会角色,履行着相应的社会职责,只有这样,我们才能够在社会生活中施展自己的才华,发挥自己的潜能。作为辅助管理者的秘书同样要明确并扮演好自己的职业角色,这样才能够最大程度地辅助好领导。平日里人们对秘书的认识往往是年轻漂亮的女郎,或者英俊潇洒的男士。那么,究竟秘书在职场上扮演着什么角色?怎样才能扮演好自己的职业角色?应该具备什么样的基本条件?等等。这些问题是需要我们在专业学习阶段就要正确认知的,以便指导未来的职场生活。
本次学习任务,就是来认知一下秘书的角色条件。
 
二、实训
[阅读材料]
假如我招聘秘书
——本刊记者专访谭一平
    记 者:谭老师,您好!您的《一个外企女秘书的日记》出版后,在我们的读者中引起了不小的反响。两年多过去了,这股热潮似乎还没退尽。现在有许多读者对这么一个问题很感兴趣:作为一个秘书学方面的专家,您如果要招聘秘书,会有什么样的要求?
    谭一平:这个问题非常有趣!假如我招聘秘书,那我的招聘广告将是这样的:“……秘书的条件:最好是女性,年龄不小于28岁;外貌端庄,性格开朗,为人稳重;专科以上学历,具备基本的英语水平。”
    记 者:您的意思似乎男性不适合当秘书?
    谭一平:我并不是说男性不适合当秘书,而是我认为与男性相比,女性做秘书有一些天然优势:第一是女性的语言能力要比男性强一些。秘书处于一个组织的交流中枢,主要工作是与各方面交流沟通,对她的语言能力要求高些是自然的。第二是女性的直觉能力要比男性强一些。秘书工作大多是琐碎的、临时的,在处理这类工作时更需要直觉和经验。第三是一般女性没有男性那种“野心”,她们安心做平凡而又具体的工作,久而久之还会产生一种“管家婆”的心理,因而能对自己的工作精益求精。
    记 者:那为什么28岁以下的秘书就不够格呢?能说说您的理由吗?
    谭一平:我认为,一个秘书要有5年以上的工作经验,才有可能成为一个合格的职业秘书(professional secretary)。刚刚从学校毕业的秘书,她们可能朝气十足,知识新鲜,外语不错,但是,对于一个职业秘书来说,最重要的是经验。28岁以下的秘书不管她悟性有多高,毕竟工作年限短,阅历浅。
    记 者:您对秘书的外貌似乎不是很在意,只要求“端庄”就行?
    谭一平:其实,“端庄”这个标准也不低了。所谓“端庄”直白地说就是“看着舒服”。秘书往往是上司甚至是整个单位形象的代言人,如果连你自己都看着不舒服,那你的客人看着就更不舒服了。但是,我对“端庄”的要求,不仅包括对身材、五官和肤色的要求,也包括对谈吐、行为举止、礼仪、衣着打扮,甚至说话的声音和说话时的表情的要求。
    记 者:那这个“端庄”也不简单。不过它与很多招聘广告中所要求的“气质优雅”还是有距离。
    谭一平:我认为“气质优雅”的女性一般只适合做总统夫人,不适合当秘书,成天在办公室“打杂”,抄抄写写。
    记 者:您似乎很看中秘书的性格?
    谭一平:是的,性格开朗是我选择秘书的必备条件。如果一个人性格开朗,那她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃生机,同时也说明她有一定的交流沟通能力。
    记 者:您所说的“为人稳重”具体指什么?
    谭一平:简单地说,“为人稳重”就是“成熟”,也就是说她至少是一个已经具备自我管理能力的社会公民。“为人稳重”主要表现在这么几个方面:一是办事不毛手毛脚,比如今天这里给你把文件打一串错别字,明天那里把客户的电话号码少记一位数之类;二是口紧,看见的当没看见,不该说的绝对不说;三是不要耍小孩脾气,因为一点小事就跟人家急眼,甚至治气。
    记 者:现在社会上对学历的要求越来越高,为何您只要求秘书有大专学历就行了呢?
    谭一平:我认为学历不是很重要,因为秘书的工作经验不是在学校能够学到的。而且,我需要的是助手,而不是一个学富五车的理论家。有大专以上的学历,就已经具备了基本素质和能力。对于一般的初中级秘书来说,与理论相比,经验更重要;与能力相比,态度更重要,而一个秘书的经验和态度与学历没有什么必然的联系。
    记 者:如果说学历不能代表素质和能力,那英语水平的高低应该是衡量能力的重要指标,为什么您也只要求“具备基本的英语水平”就行?
    谭一平:现代的职业秘书当然要会说英语,不然怎么接老外的电话、收邮件、上网查资料?但是,我并不要求秘书能说一口比英国人还正宗流利的英语,因为秘书毕竟只是秘书,既不做专门的业务,更不是职业翻译,所以,只要会说“please this way.”而不对客人说“What’your name?”这种幼稚而没有教养的英语就可以了。秘书的口语能力能不能直接参与业务谈判,那并不重要。
    记 者:我觉得从单项来看,您对秘书的要求似乎不高,但综合起来看却又很苛刻,即使在北京、上海这样的国际化大都市,要招聘到这样的秘书也不是件容易的事。
    谭一平:我招聘秘书的条件苛刻吗?其实,我所要求的这些条件也就是职业秘书(professional secretary)的基本条件。我觉得,并非从事秘书职业的人就可以称之为职业秘书。一个秘书的职业性是其素质和能力的综合体现。好比职业经理人,即使你当了一辈子的经理,也不一定能成为一个真正的职业经理人。
    记 者:现在一般用“高级”、“商务”或“政务”之类的词来界定秘书,您却多次提到“职业秘书”这个词,是不是您有自己的用意?
    谭一平:我认为,我国目前真正的高级秘书并不多。而在介绍秘书的基础理论时,也完全没有必要过分强调“商务”和“政务”这种行业属性,因为这有可能造成误导。打个比方:如果把政务秘书和商务秘书比作高考前的文科班和理科班的话,他们都还只是初中生,他们必须首先学好像语文和英语这样的基础课程。
    记 者:我读过您的新作《职业秘书实务》,觉得它似乎只适合企业秘书阅读,不太适合在政府机关工作的秘书学习。你认为怎样?
    谭一平:这是误会。《职业秘书实务》这本书并不是专门针对公司“商务”秘书的,它介绍的是一个职业秘书必备的素质和基本技能。当然,由于经济迅速发展,特别是企业急需大量的文秘人员,所以本书所采用案例都是企业文秘人员所遇到的问题。但这并不意味着它只适合企业秘书学习。作为政务秘书,当你遇到同样的问题时,解决的原则和方法也是一样的。
    记 者:与一般的教科书相比,您在《职业秘书实务》这本书中似乎加大了如何处理人际关系等内容的篇幅?
    谭一平:是的。我认为,随着办公自动化程度的提高,IT技术和因特网日益渗透到文秘人员的日常工作与生活之中,秘书工作中诸如打字、存档这类工作的比重正在逐步下降,而帮助上司收集信息和协调各方面关系等工作在逐步增加,所以,《职业秘书实务》在内容上增加了秘书的素质,尤其是人际关系处理能力方面的比重。
    记 者:好,谭老师,最后问您一个问题:现在都说秘书难做,您如何看?
    谭一平:我同意这种看法。在现代职场的所有职位中,我认为秘书的生存环境是最艰难的,秘书往往处于一个单位的管理神经中枢,每天上传下达,左迎右送,因此她们必须八面玲珑,左右逢源。另一方面,她们又整天在领导的眼皮子底下工作,不敢有稍微的松懈和马虎。但是,正因为秘书处在这样一个环境,她们的素质和能力的提升往往要比一般职位上的人快得多,所以,秘书又是最有前途的职业之一。这就是许多秘书以“鲤鱼跳龙门”的方式跻身政坛和商界,成为我们这个时代的精英的奥秘所在。
    记 者:好,谢谢谭老师能接受我们的采访。
(资料来源:《秘书》,2006年第4期。)
   
[学习任务]
■课上讨论
·大家平时一定看过不少招聘秘书的启事,请讨论并归纳一下都有哪些基本条件要求?
·谭一平老师提出的招聘秘书所要求的条件,与你心目中的理解有什么不同吗?为什么?
■课下思考
·请思考秘书是否是所谓吃“青春饭”的一种职业?
·你将怎样使自己的自身条件更符合未来职场的要求?
   
    三、知识链接
    (一)秘书的多重角色
秘书的角色具有两面性:既有配角的一面,又有主角的一面。秘书的基本角色是辅助管理者,是领导的近身助手,是配角。但是在特定的时间、地点和场合,秘书又可以由配角转化为主角,由被动转变为主动,发挥主观能动性。当然,这不意味着秘书可以反客为主,自以为是,而必须深刻认识秘书的角色内涵,摆正自身位置,恪守职场规则,扮演好自己的职业角色。
秘书的职业角色具有多样性,这是由秘书职责的多样性决定的。秘书应当具有角色转换的思维方式,从实际需要出发,自觉地转换好不断变化的角色,更好地发挥角色职能,胜任秘书工作。秘书的主要职业角色有:
(1)助手角色
秘书工作的性质,决定了秘书首先是组织或领导的助手,承上启下,沟通左右,衔接内外,联系各方,起着不可或缺的纽带作用。
(2)写手角色
写作是秘书工作的一项极其重要的内容,写作能力也往往被视为秘书的看家本领,写作各类讲话稿、草拟各种文书乃至撰写新闻稿件,这都是秘书的“家常便饭”。
(3)公关角色
秘书在组织中扮演着重要的公共关系职业者的角色。秘书形象不仅仅代表他个人,还代表领导的形象和整个组织的形象,工作中应该努力为本组织广结良缘,以形成有利于组织发展的广泛社会关系的网络和环境。
(4)保密角色
秘书处于组织的中枢位置,知密早、涉密多而又交际广,保密就成了秘书的天职。秘书必须具备高度的保密意识,严守保密纪律,自觉履行保密的职责,做一个特殊的保密员。
    (二)秘书的角色条件
1.年龄条件
    社会角色不同,对年龄条件的要求也不同。有些社会角色对年龄条件的要求规定得比较明确,有些社会角色对年龄条件的要求规定得就不十分明确。目前,我国对秘书从业者的年龄并没有明确的规定,但是从职业化的趋势来看,整体上呈现年轻化的特征。
    20世纪80年代初期,我国秘书队伍的年龄结构有明确的老化倾向。进入90年代后,秘书队伍的老化倾向大有改观,尤其是商务类秘书队伍的日益壮大,一大批年轻的大中专学生走上秘书岗位,秘书队伍基本实现了年轻化、知识化、专业化,据调查资料表明,深圳特区部分国有企业和中外合资企业秘书的综合平均年龄为32.7岁。进入21世纪后,秘书队伍年轻化的特征愈加明显,据上海大学高等技术学院涉外企业调查组在2002年6月对108家涉外企业的调查资料表明,在涉外企业中从事秘书工作的人员中,年龄在30岁左右的占54.6%,40岁左右的占18.6%,50岁左右的占6.5%。
但是,目前在我国对秘书年轻化的要求也存在追求偏低化的误区,如大量的招聘启事中标明的秘书年龄要求不符合职业需要的实际,有的要求应聘者年龄在24岁以下甚至更小,同时又要求有若干年工作经验,这是矛盾的,从某种角度也反映了社会对秘书角色认识的偏颇。从某种意义上讲,秘书的成熟是与年龄成正比的。我们不能绝对地说秘书就是年轻人的职业,具体情况还是要结合具体的岗位要求来定。这也给年轻秘书以有益的启示,提高自身素质才是关键所在。
 
视野拓展
国外对秘书年龄的要求
国外对秘书年龄也是有要求的,但不是越年轻越好。在美国,初级秘书的职责一般比较单一,在职秘书的年龄一般不超过25岁。中级秘书的权力和职责相对要大一些,在职者的年龄一般在25-35岁左右。高级秘书由于处于高级领导层的要职,他们的能力需要多年甚至十几年的培养和历练,所以许多人的年龄在40岁以上。
 
小链接
秘书是吃青春饭的吗(节选)
史振洪(钟山职业技术学院文秘专业负责人、教授):我个人是不同意“秘书是吃青春饭”的这个观点。拿我们系来说,文秘专业是我们学院立项建设的重点专业,我们的培养目标是“三会”、“三能”,即会写作、会交际、会实务;坐下来能写、站起来能说、走出去能干。这样想达到这样的能力,除了在学校认真学习,还必须到职场中进行磨练,对于职场新人来说,不经过三五年,甚至更长的时间是不能达到这个要求的。
丁如江(江苏百盛时装有限公司办公室主任、财务总监):秘书是领导的助手,是领导手和脑的延伸。秘书工作起着上下达情、左右疏通的枢纽作用,秘书工作的好坏,在一定程度上影响着形象和利益,要做好这些助手、枢纽的工作,必须要有精通人际沟通、办公室事务处理、财务、营销、管理、策划等方面的知识和能力,还必须有处理突发事件的能力,这些能力不是一个“新”秘书所能达到的,必须要在职场滚爬多年的秘书才能够具备。我个人觉得,青春很重要,各行各业都需要年轻人加入,每个人的工作都需要靠“青春”来打拼,但更重要的是能力和素质。
王琴(江苏省中成建设总公司苏州久源分公司行政秘书):我工作快10年了,曾做过两年的销售工作,后来一直从事秘书工作。我认为秘书不是吃青春饭的。对于秘书来说,工作经验是最宝贵的,工作的时间越长,秘书见的世面越多,遇到的问题越多,那么,积累的经验也就越多,秘书的经验多了,处理问题、办事的能力就会增强。现在,单位里面秘书并行的工作多、工作的内容变化快,面对种种事情,只有经验非常丰富的秘书才能应付自如,知道什么事该先做,什么事可以往后拖拖;知道怎样调整工作日程,以及应对调整后可能出现的各种意外情况。我会一直做秘书工作,这也适合我的性格,随着工作经验的积累,公司也是经常给我加薪,我非常喜欢我现在的工作。
(资料来源:《秘书之友》,2010年第3期,作者:吴良勤)
 
    2.性别条件
社会角色不同,对性别条件的要求也不一样,有些社会角色对性别的要求规定得比较明确,有些社会角色对性别的要求规定得就不十分明确。从职业化的角度考察,秘书职业呈现女性化的特征。女性从事秘书职业有其自身优势:
(1)思维能力优势
女性由于有较强的形象记忆和机械记忆的能力而更善于形象思维,更富于想象力,做事大多谨慎仔细,思考问题的细致周到程度普遍优于男性,更利于处理繁杂的事务。
(2)交际能力优势
女性温和、文雅、富于同情心和宽容心,更善于理解他人,更能体谅别人,能为领导和同事着想,能拉近与领导的距离,而且知觉速度快,所以更利于沟通,表现出较强的人际交往能力。
(3)语言能力优势
女性善于发挥口语表达技巧,能在说话中灵活运用温和、欢乐、惊讶等不同口吻,而且自然地配合以微笑、愉快、忧愁等不同神情,所以谈话的方式较男性生动活泼,易于与对方融洽交流。
(4)操作能力优势
女性普遍心灵手巧,而且有耐性,适于操作现代的办公设备。19世纪70年代字母打字机发明后,打字成为秘书工作中最基本的业务,而女性似乎就有打字的天赋,秘书工作给了她们发挥这一天赋的机会。
(5)审美愉快优势
男性有阳刚之美,女性有温柔之美,刚柔相济才能产生审美愉悦。有温柔女性存在于办公室中,能够调节环境气氛,使之明快轻松。即使办公自动化高度发达的今天,由女性秘书来操作这些设备也会自然地多了一些温情的色彩。
在我国,改革开放以前,秘书几乎就是男性的天下。改革开放后,“三资”企业大量出现,发达国家先进的管理思想和方法被引进,包括秘书女性化这一被发达国家普遍认同的管理模式。所以,今天从职业化的角度来考察,女性秘书已经成为我国秘书职业阶层的主体。
近年来,秘书职业大军中出现了更多的男士,尤其是在高级秘书队伍中,他们以同样出色的工作,赢得了社会的认可。一家民营企业招聘部门负责人表示:男秘书更擅长抽象思维,分析问题往往较为深刻,做事快速果断,工作适应性强、耐力强,能身兼体力劳动,弥补了女秘书体力活“不强”的弱点。
 
视野拓展
“she”与秘书职业
在许多国家和地区,秘书职业就被公认为是“女性的一统天下”。在西方国家,90%的中级、初级秘书由女性担任。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书,是“文员”,人们称其为“office girl”。在英语世界各国出版的关于秘书工作的出版物中,包括权威性的词典、百科全书中,凡是需要用第三人称指代秘书时,都一概使用“she”(她),而不使用“he”(他)。
 
3.健康条件
各种社会角色对角色健康的要求基本上是一致的,即要求身心健康。秘书角色的健康条件也不例外,一要生理健康,二要心理健康。二者相互联系又相互制约,生理健康是心理健康的自然条件,而心理健康又影响着生理健康。一个人如果只有生理健康,而缺乏心理健康的条件,也很难胜任角色任务。
秘书工作比较辛苦,生活规律常常被打破,比如加班加点赶任务就需要有旺盛的精力和体力。秘书处于组织的枢纽位置,地位特殊,事务繁重,角色复杂,常常使其心理处于紧张状态,心理承受力较大,若不能及时调整心态就很容易出现心理疾病,尤其是秘书处于一个较为复杂的人际关系网中,若不善于处理各种关系,就很容易形成不健康的心理。
所以,我们认为,秘书的生理健康条件应该是身体发育正常,体质强健,没有疾病,精力旺盛,头脑灵活,能够担负比较艰苦繁杂的任务。这个条件标准比较容易把握。秘书的心理健康条件应当是智力水平正常,情绪稳定,心态平和,具有较强的环境适应性,具有良好的人际关系。因此,秘书要树立正确的人生观、价值观,要正确认识和评价自己,努力创造良好的人际环境,积极参加有益的公益、文体活动,并能及时发现和自觉调整出现的不良心理,以便担当好秘书这样比较复杂的社会角色。
 
情景案例
秘书小杨的身体问题
 “五一”长假的一天,公司的员工们一起结伴参加登山活动,这是一次难得的放松机会,所以每个人都露出了轻松的笑脸。
大家笑着闹着,经理突然发现有些异样,那就是没有了他的秘书小杨。平时在这个时候,小杨是最活跃的,这次担任综合部拉拉队首席指挥,现在却不见了。经理问同行的阿昆,小杨哪去了,阿昆悄悄告诉经理,说小杨的颈椎和腰椎又不舒服,又怕影响经理的心情,没吃午饭,就先回城了。
经过这次活动后,经理在对待小杨的时候老是觉得别扭,因为任务多了以后经理怕小杨的身体接受不了,可如果不给那么多任务,高薪请这么个秘书来不就浪费了么?于是,在以后的日子里,经理通过斗争终于选择了忍痛割爱辞退身体状况欠佳的小杨。
 
 4.文化程度
文化程度即受教育程度,是秘书角色条件中不可或缺的条件之一。秘书要从事文字性、智能性工作,没有一定的受教育程度是难以胜任秘书工作的。文化程度可以从两个方面来理解,一是从学历层次的高低作为评判标准,二是以知识结构是否合理作为评判标准。
    在我国,学历层次分为四个等级:一是小学,二是中学(又分为初中和高中),三是大学(又分为专科和本科),四是研究生(又分为硕士和博士)。一般情况下,一个人的学历与其文化程度成正比关系。担任秘书角色的学历一般要根据所任职位的职级而定,所任秘书职位的职级越高,对任职者的学历要求也就越高,因为职位的职级越高,其处理工作事务就越复杂,就要求具备相应的学历。在我国的《秘书国家职业标准》中,四级、三级、二级秘书资格鉴定的申报条件中,虽然未将学历作为必要条件,但也分别提出了中专及本科的充分条件选项。当然,对于具体担任哪个职级的秘书角色必须具备哪个层次学历,并不能作出硬性规定。从理想的角度看,秘书合理的知识结构应该呈现广泛性、专业性和动态性。知识结构与学历层次相比,前者更应当受到重视,秘书要使自己的知识结构不断得到优化。
需要说明的是,秘书的角色条件是由秘书工作的特点决定的,从大的方面可以包括生理条件、心理条件、社会条件,其中生理条件是心理条件的必要前提,而心理条件的产生还取决于角色个体的社会条件。后面学习任务中涉及的职业资质等问题其实也是秘书职业条件的表现和要求。本次学习任务仅仅是从年龄、性别、健康、文化程度等一般条件介绍的。
 
小提示
秘书职业:有专业背景才有更美好的“钱景”
新浪与智联招聘的一项联合调查结果显示,有40.41%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景;34.30%的人觉得具备专业知识的秘书更有出路,而只有9.92%的人认为不需要,秘书只要做好老板助手的工作就行了。
智联网高级顾问郝健认为,现在的职位更强调业务背景,如生产部秘书职位要求化工或理工科背景;资深秘书职位要求有英语专业八级证书或高级口译证书优先;公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等。“对于秘书职业,有专业背景,才有更美好的‘钱景’。”郝健表示。
 
四、自测题
1.综合对照实训阅读材料及知识链接中介绍的秘书的一般角色条件,看看自己还有哪些差距以及打算如何缩短这些差距?
2.职业测试。
测测你的心理健康程度
每个人都非常关心自己的健康,无论是心理上的还是生理上的,那么,什么才是心理健康呢?它是指人的内部心理与外部行为和谐、统一,并能良好地适应社会、环境的一种心理状态。它有这样几个指标:对自己有恰当的认识、正视并能接受现实、有良好的人际关系、热爱生活、乐于学习和工作、能协调控制自己的情绪、保持良好的心情、有健全的人格、心理特点要符合年龄特征。以下题目可以帮助你了解自己的心理健康程度,使你更清楚地认识自己。请你根据自己的实际情况,在选项“A、是,B、无法确定,C、不是”中选出和自己最接近的选项,填到后面的括号内。
1.心情总是闷闷不乐,情绪善变。(   
2.老是担心门没锁好,电源可能有问题,因而多次检查,甚至走了好远还拐回来看看。(   
3.虽未曾患过恶性疾病,却一直担心会不会染上什么严重的病。(   
4.容易脸红,害怕站在高处,害怕当众发言。(   
 5.由于关心呼吸和心脏跳动的情况而难以入睡。(   
6.每天总是多次洗手,认为公用电话不洁,而不敢使用。(   
7.总是担心“这样做是否顺利?”,以致无法放手去做。(   
8.有些奇怪的观念总是出现在脑海,明知这些念头很无聊,却又无法摆脱。(   
9.离开家门时,如果不从某只脚开始走,心里总是不安。改变床附近的东西就无法入睡。(   
10.尽管四周的人在欢乐地取闹,自己却觉得没有什么意思。(   
11.外界的东西犹如影子一般朦胧,见到的东西无法清晰地回忆出来。(   
12.总觉得父母或亲友最近对自己太冷漠,或者不知为什么总是很反感或产生强烈的孤独感。(   
13.心中无端地产生“这个世界正趋于灭亡,新的世界即将开始”的感觉。(   
14.总觉着有人在注意、凝视自己或追赶自己。(   
15.有时会产生被人左右或事不由己的感觉。(   
16.常自言自语或暗自发笑。(   
17.虽然没人却总觉着有声音,晚上睡觉时总觉着有人进入了房间。(   
18.遭到失败或与同事不和谐时,会很敏感地觉着“我被人嘲笑”。(   
19.当自己的权利受到侵害时拼死力争。(   
20.当东西丢掉时,便不由自主地想到“大概是某某偷去的”,当受到同事的批评时,立即会想到“一定是某某告密的。”(   
答案及解析
是:2分;无法确定:1分;不是:0分
结果统计
1~11题作为A类你的总分是:
 12~17题作为B类你的总分是:
18~20题作为C类你的总分是:
结果分析
A类和B类的得分都在4分以下:心理非常健康,精神也非常正常;5~7分之间:你的心理健康情况一般,可算是一个很正常的人;8~10分之间:表明你的神经有些疲倦,你最好是设法减轻学习的压力,进行娱乐以调节生活而放松精神;A类得分在11分以上:可能会有精神衰弱的倾向,你需要关心一下自己的健康了;B类得分在11分以上:那你就有预防精神分裂的必要了,最好是请心理辅导老师进行辅导,早些预防;C类得分在4分以上:就有强烈的妄想倾向,最好是尽早地请老师进行辅导。
 任务二 认知秘书的角色意识
   
 一、任务描述
同学们:一个演员只有演技不一定会成为优秀的演员,一个优秀演员之所以优秀,除了演技,还有其对自身职业角色的正确认知及由此形成的敬业精神。谈到秘书的职业角色,就必然涉及角色意识问题。角色意识是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。秘书的角色意识是指秘书对所担任角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。鲜明而正确的角色意识是从事秘书职业的灵魂所在,没有正确的角色意识,秘书就不能在工作中积极发挥主观能动性,就不会形成乐业、敬业的精神,甚至还会偏离职业轨道。秘书不能形成正确的角色意识,就很难成为优秀的秘书。
本次学习任务,就是来认知一下秘书的角色意识。
 
 二、实训
[阅读材料]
女秘书为何8次相亲失败
8次相亲全黄了 女秘书真的嫁不脱?
秘书=小蜜?女秘书是被妖魔化还是真被潜规则?
昨日,得知女儿相亲再次失败,南岸区弹子石的王大婶怄得饭都吃不下。“不就是女儿给几个老总当过秘书嘛,一次二次相亲失败,都8个了。”王大婶不明白:“到底是女儿的工作有错,还是人们的观念有问题?”
靓女曾给四个老总当秘书
王大婶56岁,和丈夫均是军工企业退休工人。王大婶的女儿晓菲27岁,身高1.65米,五官精致,皮肤白皙,举手投足仪表端庄,是工友和街坊邻居公认的靓女。
4年前,23岁的晓菲高职毕业,应聘到巴南区李家沱一家民营企业给老总当秘书。
王大婶在企业工作至退休,一直从事政工和企业文化宣传工作,由于能说能写,她深受领导喜欢,经常给领导写材料,直到退休后,还有很多同事介绍她到熟人的私营企业搞办公室工作。晓菲从小受母亲潜移默化的影响,虽然学习成绩不是很好,但高职毕业后,在就业困难的情况下,看着很多名牌大学毕业的学生成天在家耍起,晓菲却脱颖而出,及时找到一份满意的工作,王大婶暗自高兴,觉得女儿有出息。
特别是女儿工作后,不但不再向自己伸手要钱,由于女儿所在的企业效益较好,每月工资几大千,福利待遇也不错,没过多久,女儿就成为一个十足的白领,王大婶为自己当初不重成绩重能力的教育方式而深有成就感。
晓菲是个时尚美女,在一个地方呆久了,就想换个工作环境。四年来,她已换了4个工作单位。但几次换工作,不论是在渝中区朝天门,还是在高新区或沙坪坝区,晓菲都是做她的老本行——给老总当秘书。
相亲失败均因当过秘书
晓菲是个很持家的女孩,自参加工作以来,她省吃俭用,然后用积蓄,在南坪某小区按揭了一套小户型,王大婶心疼女儿,给她支付了装修款。接下来,晓菲便开始考虑自己的个人大事。
晓菲的第一个男友,是她读高职时的姐妹介绍的。对方是个片区商务代表,一表人才。认识后,两人相互对对方的条件都很满意。可交往不久,男友得知她是在企业给老总当秘书,偶尔还和老总一起出差,男友开始不高兴了,经常旁敲侧击地问她老总是不是色鬼。有一次,老总半夜通知她准备第二天出差,男友劝她不要去,由于她没采纳男友的建议,等她几天后出差回来,男友给她留下一张纸条,说不想自己被戴上“绿帽子”。晓菲伤心之余,不想给不信任自己的男友解释什么,就这样平静地分了手。
接下来,晓菲曾陆续有过7次相亲,每次相亲,对方只要一听说她曾给四个老总当过秘书,不是委婉提出分手,就是见面后就没了下文。所有相亲对象都表示——看好她的长相和气质,不能容忍的就是她给老总当秘书的身份。
“现在,女儿说起相亲都害怕了。”王大婶说,每次相亲失败后,女儿都要郁闷几天。好几次,女儿还向工作的单位辞职,考虑到找个工资那么高的工作不容易,经自己和丈夫一劝,加之企业老总的开导,女儿才继续留下工作。
“秘书工作是我永远的痛”
“这样的遭遇对女儿很不公平。”王大婶说,有两次女儿相亲,男方还侧面打听女儿的按揭房子是哪来的钱买的,称我们两口子都是退休工人,加上女儿的收入肯定买不起房,怀疑女儿是不是被老总包养的。“想来想去,也不怪男方心眼小,都是秘书工作惹的祸。”
提起自己因干秘书工作而多次相亲失败的事,晓菲一声叹息,称自己干秘书工作只是为了找碗饭吃,不知自己到底错在了哪里?她说,人都有尊严,为避免绯闻缠身,给四个老总当秘书期间,她与每个老总的夫人都相处甚好。老总的夫人和同事从没人往那方面想,为什么相亲的人什么都不了解,就轻易说拜拜。“说白了,他们简单地把秘书和情人、二奶划上了等号。”她顿了顿说,“这份谋生的秘书工作,将是我永远的痛。”
晓菲告诉记者,她正在调节心态,犹豫今后是否还继续干秘书工作。
记者调查
10个男人7个不愿娶秘书
你愿意娶女秘书当老婆吗?针对这一问题,记者随机对10名未婚男士做了调查。调查显示,有7名男士明确表示不愿娶晓菲这样的女秘书为妻,1名表示愿娶晓菲这样的女秘书为妻,两名表示可能考虑。表示不愿娶女秘书为妻的男士认为,老总的女秘书,大多都遭遇了“潜规则”,这叫人不能容忍。
“尽管女朋友是清白的,但向别人介绍女朋友的职业是秘书,潜意识里就觉得给自己戴上了绿帽子。”现在我市某高校任教的张先生说:“在很多人眼中,女秘书就是老总的情人、二奶,娶了女秘书当妻子,会被别人的闲言碎语淹死。”张先生认为,现在这个社会的“潜规则”太多了,找秘书和演员当老婆,简直就是自己找抽。其他6名不愿娶女秘书为妻的理由,基本与小王的意见一致。
不过,在渝北一服装厂当设计师的小叶认为,当秘书的女孩子,一般都很温柔,体贴,会照顾人。“并不是所有的女秘书都是老总的情人、二奶。再说,我并不会在乎女孩子的过去——只要跟我了,一切从头再来,生活得清清白白,我就愿意让这种人当老婆。”小叶表示,愿意娶女秘书为妻。
另外两名表态模棱两可的男士则表示,会视具体情况而定,“要看是给哪类企业和部门当秘书,最重要的是女朋友的人品,不能一竿子打死人”。
我有话说
被潜规则的只是少数人
王钰 弹子石裕华街社区居委会主任
秘书工作是一种很好的职业,不过,由于社会对异性秘书的“妖魔化”,很多人总喜欢把女秘书与老板的情人、二奶画上等号,对给男性老板服务的女秘书,要经受这种职业的风险,即经受别人的误会,以至于像晓菲一样遭遇多次相亲失败。
我认为,不排除有少数女秘书遭遇了老板的“潜规则”,但不要一说到女秘书,就把老板的情人、二奶联系在一起,这样的理念实质是对职业的一种偏见、误解甚至歧视,由此而带来的后果,就会发现像晓菲一样的相亲尴尬。其实,很多女秘书知书达理,人品很好,如果因为这个职业,就抹杀一桩美好的爱情,实在有些愚蠢。
为证清白继续当秘书
周小燕 重庆师范大学心理学副教授、婚姻情感咨询专家
秘书职业本来就是一个“暧昧的职业”,尤其是女秘书,凭着自己的年轻、美貌和能干做这份工作,确有少数想麻雀变凤凰的女秘书,在与老板近距离的工作接触中,演化为零距离的肉体接触,从而成为老板的情人、二奶,甚至“上位”取代原配变成老婆。正因为少数这样的职业人毁坏了整个职业的声誉,造成了晓菲8次相亲失败的尴尬。
晓菲如果真喜欢秘书工作,就不要放弃,用实际行动来证明在这个职业表现出来的清白,改变世俗的偏见。时间一久,有人真正认识了她,还愁没有真正的爱情吗?
(资料来源:《重庆晚报》,记者:向军,实习生:李凤兰)
 
[学习任务]
■课上讨论
·你如何评价晓菲因为当过秘书而导致相亲失败这件事?
·你将如何面对可能会导致自己形成角色知觉误区的某些社会不良因素?
■课下思考
·“秘书工作是我永远的痛”对你有何影响?你将如何调整自己的心态?
·反省自己身上是否存在某些秘书角色知觉的误区?你将如何矫正?
 
三、知识链接
(一)角色意识和角色知觉
秘书的角色知觉是秘书对自己所担任的角色的社会地位、身份及行为规范的认识和判断。影响秘书角色知觉的因素主要有两大类:一是客观因素,如社会政治经济条件、社会文化发展水平以及社会角色特征差异等;二是主观因素,如个体的社会经验、行为动机、人格特征等。一个秘书只有形成正确的角色知觉,才有能力评估自己的行为,并由此推断自己是否是一个合格的秘书。而秘书受到外界一些不良因素的影响,容易形成不正确的角色知觉,使自己难以安心从业、乐业、敬业。
(二)秘书角色知觉的误区
 1.秘书是“高级保姆”
 这种角色知觉的错误在于把秘书角色完全置于受领导雇佣的地位上,不符合我国秘书职业的现状。这种观点认为秘书为领导服务没有界限,从日常工作到家庭事务都要为领导提供服务,是一种不需要什么专长,只需察言观色就行的角色。显然,这是对秘书职业和秘书工作的一种误解。虽然秘书为领导服务是一种角色规定,但是这种服务应该是在职责范围内的服务,否则就不属于秘书角色份内的事。如果秘书与领导关系密切,私人关系很好,在生活中相互关心和帮助也是正常的,但它属于非秘书角色的一种个人关系。
 2.秘书是“漂亮宝贝”
这种角色知觉的错误在于极端地贬低了秘书职业的作用,严重扭曲了秘书职业形象。随着我国秘书职业女性化特征的日趋明显,受各种复杂社会因素的影响,一些人认为秘书只要年轻漂亮就可以,将秘书视为好看的花瓶,做一些陪待、应酬工作,更有甚者将女秘书的职业形象与社会不良现象划等号,认为女秘书就是“情人”、“小密”甚至“二奶”。这里面有残余封建陈腐观念的精神遗害的影响,有某些文学影视作品的商业渲染的影响,也有极少数人不良行为的现实误导的影响,其危害作用是相当大的。这种观点事实上败坏了秘书职业的声誉,阻碍了秘书职业的健康发展。
    情景案例
“女秘书”一词带来的尴尬
刚毕业两年在公司做秘书工作的小佟说:“在一些私营企业或小型的公司里,招聘秘书的主要条件之一就是要长得漂亮,老板带出去谈判觉得特别有面子,也觉得特别好办事。于是‘女秘书’一词如今在很多人眼里等同于情人、小蜜。所以,我父母很介意我的工作,他们在外面一般都说我在公司做助理。”
 
 3.秘书是“领导附庸”
 这种角色知觉的错误在于抹煞了秘书职业及秘书工作的真实状态,矮化了秘书的人格形象。过去,有些电影、小说等出于塑造人物的需要,常把秘书角色描绘成在领导面前点头哈腰、唯唯诺诺、狐假虎威的不光彩形象,甚至有“奴化”倾向,实际上是把少数人的个别行为进行了抽象概括,但是却使人们尤其是对秘书工作实际缺乏了解的人们对秘书工作产生了误解。秘书作为一种特定的社会角色有其无可替代的工作内容,更有其独立的人格。秘书与领导之间在工作上是上下级关系,但是在人格上是完全平等的,不存在人身依附关系。
 4.秘书是“领导高参”
这种角色知觉的错误在于过高估计了秘书角色所发挥的参谋作用,过分夸大了秘书角色的作用。我们提倡秘书角色在很好地完成自己各项事务性工作的前提下,尽可能地发挥自己的聪明才智,多为领导提供一些可供选择的优化方案或者有用信息,以便适当合理地发挥参谋作用。但是,这绝不意味着让秘书角色将工作本末倒置,忽视办事职能,过分强调参谋作用,专门为领导出主意、想办法。秘书工作的基本任务是辅助管理,把领导从繁杂的事务中解脱出来。把秘书角色说成是领导的专职高参,甚至说成“智囊团”、“思想库”,是非常有害的。
    (三)秘书角色错位的表现
1.关系越位
秘书与领导的关系在组织上是一种上下级关系,在工作上是一种主辅关系。工作中有的秘书不能把握这种关系,以领导的角色或假借领导名义越俎代庖,发号施令,甚至以“领导”自居,颐指气使,造成关系越位。
2.工作越位
秘书和领导在工作中必须各司其职,各负其责,在各自的职责范围内开展工作,不能相互代替。工作中有的秘书处于把工作做好之心,抢着去做本应由领导出面处理的事,结果给领导帮倒忙,造成工作越位。也有的秘书为出风头而造成工作越位。
3.表态越位
表态与个人的身份或权力有着直接的关系。有些秘书在未经领导授权或授意的情况下,就对某些问题进行决定性表态,给领导工作带来被动甚至不良的影响,造成表态越位。
4.社交越位
秘书经常陪同领导参加一些社交活动,如迎来送往、宴请舞会、录像合影等,有些秘书不能够自觉地甘当配角,不注意突出领导,造成社交越位。
秘书角色错位的表现还有许多。应该说,造成秘书角色错位的原因还是在于对秘书角色的认识与理解不正确,对秘书角色与领导角色的关系的把握不准确,再加之一些人从业动机不纯,个人主义意识强烈,过分地看重自己的利益,给秘书角色人为地赋予了某种以权谋私的色彩,其消极影响不可低估,对组织、对领导、对自身都会带来损害。
    (四)秘书应有的角色意识
1.责任意识
秘书身处领导身边,直接为领导服务,在生活中负有重要责任。秘书必须培养高度的责任意识,培养强烈的社会责任感,这样才能在为领导服务中实现自己的角色价值。责任意识是秘书角色意识之本。
2.服务意识
秘书必须把服务作为基本职能,认识到服务是秘书的本色,理解服务的崇高,树立自觉服务的意识,甘当配角、乐于奉献。
3.服从意识
服从是秘书最起码的角色意识,也是一种基本的职业道德品质。秘书必须坚定不移地、毫不走样地贯彻领导的决策,执行领导的决定,并学会对不同领导的适应和心理调节,保持心态的稳定和平衡。
4.主体意识
秘书的基本角色是配角,但是秘书作为秘书职业活动的主体在处理具体业务工作中又必须唱主角,必须积极主动地完成好本职工作,这是由秘书角色的双重性决定的。
5.公关意识
秘书的特殊位置,需要处理好上下、左右、内外等各种关系,要有很强的公关意识。秘书应当全面培养自己的学识、技能,学会和善于处理各种复杂关系和突如其来的紧急情况,为领导分忧。
6.形象意识
秘书的一言一行,代表着个人形象、领导形象、组织形象,是三者三位一体的综合形象塑造。秘书要讲究仪表美、心灵美,以外在美与内在美的和谐统一彰显职业形象。
7.纪律意识
秘书处在领导身边这样一个特殊位置,有许多便利条件,所以必须做到遵纪守法,遵章守规,具有鲜明的纪律意识,用来指导自己的规律和约束自己的社会行为,尤其在保守秘密方面,将之视为铁的纪律。
 
    四、自测题
1.结合具体作品,谈谈你是如何看待文学影视作品中的各种秘书形象的?
2.秘书小美性格开朗,一张玲珑小嘴不管什么时候都能以最快速度把消息传播出去。那天老板跟李先生正在谈合同,小美接了个电话,拉开老板房门就说:“老板,张先后刚打电话来,说咱们给他报的礼品杯,五块钱一个的报价他们同意,让赶紧签合同!”谁承想,老板跟李先生谈的也正是这杯子,老板给李先生报价六块,李先生就差点头了,结果小美这一嗓子,到手的生意就飞了!为此小美也成为我们公司这些秘书当中上岗时间最短的一位,只干了一星期,就让老板请下岗了。
请从秘书职业意识的角度分析小美下岗的原因。
 
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