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项目一 学习秘书职业涵义

发布时间:2012-12-24  来源:原创  作者:主编:金常德 副主编:韦志国 陈小英 参编:段赟 孙雯  发布者:网络秘书  浏览次数:1923  
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         项目一 学习秘书职业涵义
         任务一 认知秘书是什么
一、任务描述
同学们:欢迎大家在大学学习阶段选择了秘书专业。可以肯定地告诉大家,选择秘书专业学习将会使你的大学学习有更多的收获。有职场专业人士曾这样说:拥有秘书的资质与素养,并不一定非要做秘书工作;但一个拥有秘书资质与素养的人,无论他做什么工作,都不会差到哪里去。从现在开始,让我们一同来探寻秘书的世界。当然,目前我们大多数同学对于秘书和秘书职业可能既熟悉又陌生:说熟悉,我们在影视文艺作品中看到了各种各样的秘书形象;说陌生,我们对秘书职业还缺乏全面的了解和理性的认识……有人说,红花还需绿叶扶,领导需要好秘书。有人说,秘书是没有角色的角色。微软董事长比尔·盖茨这样评价他的秘书露宝:“我和微软的成功因为有露宝。”那么,秘书到底是一种什么样的角色呢?
本次学习任务,就是来认知一下秘书是什么。
 
二、实训
[阅读材料]
不同人群对秘书的看法
为适应社会主义市场经济体制的建立和完善,我国秘书职业正以积极的态势快速跟进。传统观念中人们觉得秘书是“花瓶”,是吃“青春饭”的,这种思想观念的存在影响了秘书的职业化进程。在当前错综复杂的社会形势下,每个人对秘书的看法都不相同,各有见解。
高三毕业生的观点:为了了解临近高考的高三学生对秘书这一职业的看法,我们对81名文科生进行了书面调查。其结果显示:①觉得此职业不是很好也不是很坏的人占总人数的34.7%。他们认为,这个职业要求高、工作累,有时要看领导的脸色行事。而且,这一部分学生中7.7%的人(大多是男生)觉得这一职业适合女性。②有19.3%的学生表示了对此职业的喜爱与好感。一位同学说:“我认为秘书是一种高雅的职业,属白领阶层,做这项工作的人,头脑要十分灵活,要精明能干。”③另外有19%的学生认为该职业要求高,需要多方面技能。一位同学说:“我比较喜欢这个职业,它对于开朗、善于交际的人来说比较适合。”④有19.3%的学生说未作考虑,没有发表见解。⑤还有7.7%的学生有另外一种想法,他们认为秘书有“小秘”之嫌,会败坏名声。
家长的看法:通过对家长进行访谈我们发现,他们中对自己的女儿从事秘书职业表示赞同并觉得挺好的占一半以上,而不赞成儿子从事该职业的也占了一半。一位家长说:“这个职业不错,是坐办公室的,给老总接电话,工作也比较轻松,很适合女孩子。”另一位家长说:“从事这一职业,应该勤快,脾气好,更重要的是做秘书可以有更多的机会被提拔成领导。”
在校大学生的看法:为了了解大学生对此专业的看法,调查人员对两个群体进行了调查,一个是秘书专业的学生,另一个是非秘书专业的学生。出乎意料的是,就读秘书专业的学生绝大多数都不喜欢这个专业,很大程度上认为自己以后不会从事该职业,原因很多,如做秘书太苦,工作中容易得罪人,加班频繁等。有人认为,可以先做秘书工作,然后再向其他方向发展。更有个别学生只想混个文凭,根本没有考虑过走秘书之路。对于那些非秘书专业的学生来说,他们大多认为,要做一个优秀的秘书必须掌握多方面的技能,特别要有较强的社交能力。
普通人眼里的秘书:在调查过程中,我们也对普通人群进行了调查。绝大多数人认为,能力是秘书人员最主要的素质。显而易见,一个秘书专业的学生,应该在大学期间好好把握机会,努力学习,多掌握各方面和知识和技能。
(资料来源:《秘书实训》,宋湘绮等编著,清华大学出版社,2008)
 
[学习任务]
■课上讨论
·你是如何看待秘书和秘书职业的?
·你心目中理想的秘书是什么样的?
·谈谈你所知道的“秘书人物”。
■课下思考
·你为何选择秘书专业?
·你如何对待他人对秘书职业的种种看法?
·你如何树立专业自信?
 
三、知识链接
(一)秘书的涵义
秘书在世界范围内是最广泛的社会职业之一,也被誉为世界上常青的职业。“秘书”一词在我国由来已久,据史籍记载最早出现于汉代。其涵义几经变化,主要有宫禁藏书、谶纬图录、官职名称、官署名称等几种,与今天所说的现代意义上的“秘书”的涵义大不相同。
我国现代意义上的秘书始于孙中山先生领导的南京临时政府,当时仿照欧美等国的政治体制,实行总统制,在总统府设立了秘书处,有秘书长一人,秘书若干;政府各部局也设立秘书室、秘书科和秘书官;各省都督府也设立秘书。这时的秘书才真正指称现代意义的秘书职务。
 在国外,“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”,意思是“可靠的职员”。英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期,是工业社会的产物,主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。
我国原国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》(2006年版)中是这样定义秘书的:秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
 
   视野拓展
 对秘书的职业性解释或描述摘录
由于历史发展进程不同,各国国情各异,尤其是秘书工作随着时代的发展而不断演进并发生着深刻的变革,人们对秘书涵义的界定呈现许多差异。其实,对秘书的涵义试图作出统一的界定是很难的。下面是从职业的角度摘录的一些有代表性的解释或描述:
◆秘书应是主管人员的一位特殊的助手,她(他)掌握办公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下,表现出自己的责任感,以实际行动显示出主动性和正确的判断能力,并且在所给予的权力范围内作出决定。——国际职业秘书协会
◆秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解,能够替上司分担很多工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示,并在做生意的场合代表她的上司。——欧洲专业秘书协会
◆今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员,因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手,以便自己有可能从繁琐的日常事务及专门事务中解脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁……一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁,而且还应当是协助经理的左右手。——美国《韦氏秘书手册》
◆秘书,是从事信息性、事务性、技术性工作,近距离综合辅助领导决策与管理的职员。——秘书学家常崇宜
◆秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务,并以脑力劳动为主的工作人员。——秘书学者杨树森
◆秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人。——秘书学者谭一平
 
(二)秘书的分类
作为一种现代的社会职业,秘书的种类越来越多,横向分类也越分越细。我国对秘书的分类主要有:
1.从秘书服务的对象划分
从秘书服务的对象划分,可以分为公务秘书和私人秘书两类。
(1)公务秘书
公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中,由组织或人事部门选派的承担秘书工作的人员,在编制上属于该单位干部。他们在工作制度和工作方式上,必须严格遵守国家的有关法律和执行国家机关公务人员的工作规范,其劳动报酬由国家和集体支付。目前我国党政机关的秘书均属于此类。在部分高级领导人或高级专家身边服务的秘书,是由相应的组织部门选派并经领导人本人同意后担任的,其职务同样纳入干部编制,也属于公务秘书。
(2)私人秘书
私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇佣聘请并为私人服务的秘书。私人秘书在遵守国家法律的前提下,向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度和工作方式具有很大的灵活性和多样性。随着我国改革开放的不断深入,特别是我国加入WTO之后,加之我国秘书职业化进程的加快,社会分工中的私人秘书队伍将逐渐扩大。
2.从秘书工作的性质划分
从秘书工作的性质划分,可以分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。
(1)党政秘书
党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理,保障机关各项工作正常运转的秘。现在我国通用的秘书工作的各项原则规范,主要是针对党政秘书制定的。
(2)企业秘书
企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质,在国有企业工作的属于公务秘书性质。
(3)商务秘书
商务秘书是在公司企业的经营活动中,专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中,纯粹的商务秘书还不多,随着人们对商务秘书在商务运作中的重要性有了更进一步的了解和认识,这种局面将会得到改善。
3.从秘书业务的内容划分
从秘书业务的内容划分,可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
(1)行政秘书
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书,他们可以随领导列席某些会议、参与某些决策等,一般具有较强的协调能力和组织能力,是领导的重要助手。
(2)机要秘书
机要秘书是指处理机关机密文件的秘书,主要负责领导办公处的保密工作和管理领导的文电材料,并承担领导交办的其他工作,为领导工作服务。
(3)文字秘书
文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书,具有较强的口头与文字表达能力,俗称“笔杆子”。
(4)事务秘书
事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书,一般只有高级领导人、高级专家或大机关才设此类秘书。
(5)会议秘书
会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书,当前由于会展业的迅速发展,懂专业的会议秘书成为紧缺急需人才。
(6)公关秘书
    公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书,他们一般要具有较好的性格修养和较强的社交能力,善于广结良缘。
(三)秘书的分级
除了对秘书进行横向分类外,还有一种纵向分级,一般通行的分法是将秘书从低到高分为初级秘书、中级秘书和高级秘书。
1.初级秘书
初级秘书主要从事操作性的服务工作,帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务,如核对打印文稿、整理保管资料、操作电脑、接听电话等。这些都是日常事务中大量的、经常的、必不可少的工作,虽然简单,却可以使领导从琐碎的事务中解脱出来,并避免或减少办理具体事务过程中的许多漏洞。
2.中级秘书
中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务,消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍,如筹办会议、安排日程、撰拟文稿、协调关系等。中级秘书在协助领导办文、办会、办事的过程中,要协助领导协调组织各种内外关系,注意以全局利益出发,在领导活动中积极发挥拾遗补阙的职能。
3.高级秘书
高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等,他们主要是在高层领导身边从事高级参谋和助手的工作,主要在智能上辅助领导,如分析研究信息、提供决策方案、拟订重要文件、参与对外谈判等。在高级政府机关、规模较大的企业和社会团体内部等,一般都配备高级秘书。高级秘书需要具备很高的综合素质,精通秘书业务,具有综合指挥、协调的才干和独当一面的管理能力。
我国原国家劳动和社会保障部1999年试行的《国家职业标准(秘书)》中,将秘书在职业等级上分为初级秘书、中级秘书和高级秘书;在2003年和2006年分别修订并颁布的《秘书国家职业标准》中,都将秘书的职业等级分为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级),并提出了相应的工作要求。
 视野拓展
美国秘书的职级
在美国,对秘书职级的划分非常细密,不同职级的秘书,其任职资格、职责范围和工作报酬都有明确的规定。美国秘书统称“一般管理、文书、事务”职业大类,下分41个细类,其职级纵向分为2-15共14个等级,由低到高,技术要求由简单到复杂,工作范围由单纯到综合,招聘条件和薪金待遇也不一样。
美国行政管理学会在借鉴和综合美国劳工部秘书分类标准的基础上,兼顾了美国劳工部进行秘书分类时依据的管理人员级别、秘书职责大小及专业工作标准这三条分类标准,又将一般的行政秘书分为三个级别,即“B级秘书”、“A级秘书”、“经理秘书”,另外还单设一类“法律秘书”。
 四、自测题
1.下面是人们对秘书及秘书工作的一些形象化的描绘,颇有一些幽默的味道,幽默之余请体会其中的真义所在。
(1)从事秘书工作这一行,别人睡觉我清醒,别人度假我站岗,别人娱乐我工作,加班是正常的,不加班是不正常的。
(2)有人风趣地说:秘书工作“无法无天”,不受劳动法保护,没有星期天的概念。
(3)领导开会我先来,看看座位怎么排;领导讲话我先讲,看看话筒响不响;领导吃饭我先尝,看看饭菜凉不凉。
2.下面是《东方魔鬼辞典》中对“秘书”的“解释”,请结合本任务所学的知识对其作出评判。
秘书
1.不必打字好,只须线条好。
2.董事太太的敌人。
3.只消说“董事正在开会,何时结束很难说”便可领取薪金的漂亮女子。
【疲劳】某公司一位中年董事向医生诉说:“我最近总是感到疲惫不堪,心情烦躁,可仔细想想,又没有什么毛病。”医生说道:“看来你的情况属于过度疲劳。你是否可以减少一些活动?”
董事听了医生忠告,似乎并没有和医生想到一起,踌躇了一会儿说:“我有时也那么想,可就是难下这个决心……是辞退那个秘书呢,还是和老婆离婚……”
3.职业测试。
根据下列的测试量表对自己是否适合从事秘书工作进行测量。
你适合做秘书工作吗?自我分析二十条:
(1)你是不是认为,要当元帅的士兵不一定是好士兵?
(2)小时候,妈妈如果让你去打酱油,买菜,再到邮局帮她寄信,回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料,你是不是习惯先很好地计划一下,再有条不紊地完成呢?
(3)当你工作的时候,你是不是说“上帝保佑,又到了星期一了”?
(4)当你考虑一个问题没有答案的时候,能不能换个角度,甚至从逆向角度加以考虑?
(5)小时候,你能不能看一天的蚂蚁搬家?
(6)你是不是更喜欢让别人拿主意,你照着完成即可呢?
(7)你无意中知道了别人的一个秘密,你总是能很好地保密。
(8)你从小就很喜欢和人打交道,并且深得叔叔阿姨和朋友的喜欢。
(9)你是否在做好一件事情之前,就开始很好地考虑后面的事情?
(10)上学时,是否尝试过骑自行车长途旅行?
(11)小时候你的朋友如果比你出色很多,但是你并不嫉妒,相反,你会帮助他做得更好。
(12)当你成功地完成一件事情后,功劳却记在了别人头上,而你从不会很在意。
(13)你从小就是个热心肠的人,喜欢到处张罗。
(14)说真的,你觉得自己虽然不是个作家但是文笔还真的不错呢。
(15)你从小就很细致,做事情一丝不苟。
(16)你喜欢和比你强的人物在一起,并不觉得有压力。
(17)你有一项了不起的本事,那就是很善于弥补别人或事情的不足。
(18)你从小就会揣摩爸爸妈妈的心思,因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。
(19)你的口才不错。
(20)你是不是总在看有什么事情需要做,不等人说,就主动完成?
如果你具备其中的10条,恭喜你,你是块当秘书的好材料,可以当秘书了。如果情况不是这样,你又非常想当秘书,不要紧,你可以从中获得启发,并在工作中不断地锻炼自己。
 
任务二 认知秘书做什么
 一、任务描述
同学们:通过上次任务的学习,我们初步认知了秘书是什么的问题,其实对此若要有深刻的体认,还需要在今后的专业学习和职业生涯中慢慢去领悟。而到具体的秘书工作实践中,就涉及到一个更为具体的问题,那就是秘书做什么,就像每种职业、每个岗位都有其具体明确的职责一样。在秘书工作实践中,由于所在组织的性质、规模、规定等不同,对于秘书做什么的问题,也不会有一个绝对统一的答案。但是,我们在平常总会听到这样的说法:秘书就是“打杂的”,秘书就是“万金油”,没有什么专业性可言。是不是这样呢?秘书工作内容是不是应该有一个相对固定的范畴呢?
本次学习任务,就是来认知一下秘书做什么。
 二、实训
[阅读材料]
××公司秘书工作条例
第一条 秘书的任务是代替经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。这些工作不论大小,都应看作是经理的重要工作来认真做好。为使经理的工作得以顺利进行,秘书须对经理的工作进行计划和准备。
第二条 秘书的工作有多项内容,简单表示如下:
1.传达;
2.协调;
3.助手;
4.书籍、文件整理;
5.室内整理;
6.代办事务;
7.会计事务;
8.调查;
 9.记录;
10.接待。
 第三条 以上工作内容须根据经理的意图和各项工作的具体要求决定。
第四条 传达事务。传达事务的工作内容具体如下:
 1.接待来访。秘书要有区别对待来访者的能力。
与对方会见时,在未充分了解以往交际关系的情况下,听取姓名和对方要求后,请对方稍候,而不直接说经理在或不在、见还是不见。对应该会见的人,应直接转达对方的意图,并引其进入会客室或经理办公室。对不宜会见的人,在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方,或是将来客情况通报经理后按指示办理。
2.接听电话。接听电话时一定要先说“您好!这里是××公司”或“这里是经理室”,然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情。根据对方情况,在不影响经理工作时可明确回答,但一般不说经理是否在公司。
3.转达。需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容,根据情况准确、迅速地转达。
4.文件的收发及分送。收到的邮件或文件首先要区别是要直接送呈经理还是需要秘书进行处置和整理(这些区分的范围须事先请示经理)。需经理办理的要直接送交经理。
如遇经理正在出差途中而不能确定是否应将邮件送至出差地时,可与副经理协商。
 经理不在时,如果有与经理直接有关的留言、电报、快递,可用电话告知。
第五条 公司日常运转工作。公司日常运转工作的具体内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面,需要秘书做好协调工作。
1.日程的设计及其安排。对所确定的应由经理处理的事项,如会见、出席高层职员会等会议的日期和时间进行记录整理,并随时了解有关经理的活动安排,协助经理制定出日程表。
2.有些工作需要特别的准备和安排,这些工作通常都有一定的时间限制,因此必须提前做好适当的准备。
 第六条 秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据经理具体执行公务情况的不同而有所不同。
1.在办公室内。平常经常使用的物品及备用品,应在合适的地方放置合适的数量,为此,应绘制一张用品及备用品的明细表,在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期,最好做到事先心中有数。有了明细表,还必须存有一定量的备用品,以便随时补充。
2.经理外出时。经理外出时需使用的钢笔、铅笔等,每天应注意事先准备好,需要放入提包内的物品也要同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表事先贴在醒目处以防遗漏。如果是出差,还应考虑出差地点和天数等,这更要经常征询经理意图以准备好所需用品。
3.文件、资料的准备。首先要清楚哪些文件是要用的,如不明白,要详细询问,以便将可能会用到的文件材料一并准备齐全,然后绘制一张文件明细表以方便使用。机密文件可以直接交经理或是用封袋密封好后等待经理的指示。
第七条 文件整理业务
1.为使重要的文件或经常使用的文件不丢失、散乱,并且随时可以使用,需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类,并放入固定的装具内,使用中还要经常整理,以便于查找。
2.整理工作的关键是分类项目的确定、保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。
3.业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已经处理完毕的文件,此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种。
4.经过这样的整理后,有必要对文件进行装订,并给每一个文件集合体标示易于理解的名称。应在听取经理意见后再制作一张文件分类明细表,将表张贴在保管场所或保管人的桌子上以便于参照。
 第八条 整理、清扫工作。此项工作应由秘书督促相关人员来完成。工作中须注意如下几点:
1.清理桌面。台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦干净。墨水瓶、笔杆、笔盒、吸墨纸、剪刀、裁纸刀、印泥及其他规定的常用品及用纸要准备好。墨水、笔尖、笔杆、胶水、别针、印台、铅笔、活动铅笔、圆珠笔、裁切刀、订书机、吸墨纸、橡皮等都要按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处,有污染和破损的物品要清扫或更换。
2.室内的杂物、家具,如桌子、烟灰缸、椅子、烟盒等都要放在固定的地方。
3.根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。
第九条 秘书可以代办的事务
1.参加庆典、丧礼等仪式。这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表得体,同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。因此,也可以将平时各种不同场合范例及标准寒暄用语综合归纳,以便查阅。
2.转达经理意见或命令。转达是将经理意见的原话转达给对方,不能夹杂个人感情和意见。表达经理意见要完整准确,一旦马虎将会引起不一致的后果。针对工作的命令,在转达时要注意简洁、迅速。有时根据情况,还要将对方的答复向经理汇报。
 第十条 会计事务。该项事务是指对由经理直接使用的几种账目的管理,包括各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。
 1.关于资产状态及收支情况要制作明细表,至少一个月要制作一张月报表,在特殊情况下,要随时根据经理及副经理的要求拿出报表。
 2.处理有关财务事项还应注意以下几点:
(1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章,以明确责任,每个月应有两三次将这些收据汇总后让经理过目。
(2)日常的现金支出应限定一定的数量,除此之外,若有特殊项目,应申请特别支出的资金或开出支票。
(3)开具支票需有收据或其他凭证,并在支票上记下用途,由经理盖章。
(4)资产有土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等形式。应设立各种资产的台账及有价证券簿,详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等。
(5)银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接受款项者应按名称分别立账并明示余额。
 3.各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备,并及时入账以免遗忘和推迟记账。
 第十一条 调查工作。公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时,办公室秘书须做好协助工作。
 1.进行调查工作时,秘书应选择合适的专家、顾问进行委托,或将他们列为调查委员,并与之保持经常联系,需要时提出调查课题请他们完成。
 2.有些专业事项的调查,秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见,或在调查各方面情况后,将意见和调查情况汇总后报告经理。
 第十二条 文书工作。文书工作包括三个方面,信函写作、起草文件以及誊清或印刷文件。
 1.信函的完成。信件的写作首先要准备有不同内容的信件范文,同时还备有辞典等工具书。对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”,需要时选择一种略加增删便可使用,较为方便。
 2.文件的誊清及印刷。文件的誊清及印刷主要包括将文件起草以笔记形式誊清,用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。
 第十三条 联系工作。联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情,并向对方转告经理或副经理的意图,听取对方的答复,有时还要将这种答复再次告诉经理,进行反馈。
第十四条 招待事务。招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待,大多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括提供向导、收存携带的物品服务、奉送茶点、迎来送往等。
 1.为经理服务。为经理服务的工作内容主要有以下一些:
(1)经理外出时应备好车辆。
(2)经理回到公司时,要接过经理脱下的外套、帽子等,然后放到一定的地方并随时用刷子清洁这些衣物。
(3)经理从外面回到办公室的时候,夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水,冬天应马上递上热茶和咖啡。
(4)要视天气情况调好空调。
2.为客人服务。除为经理服务外,秘书还必须为客人提供服务,比如客人出入公司时参照对经理的服务要求进行接待。若需要来访者等候时,应递上报纸、画报等。天气炎热的时候,可请客人脱掉外衣等。
(资料来源:《办公室工作与管理》,黄良友主编,首都经济贸易大学出版社,2008)
 
[学习任务]
■课上讨论
·看了这份《××公司秘书工作条例》,你对秘书做什么有了哪些感性的认识?
·你对这份《××公司秘书工作条例》中规定的一些工作内容是否能够理解,如会计事务、为经理服务等?
·秘书应该怎样做才能做好这些看上去有些纷杂的工作?
■课下思考
·如果毕业上岗后,你从事的具体工作比这份条例中规定的还要纷杂,你是否能够在心理上认可?
·有人说秘书工作是“打杂的”,但这种“打杂的”工作同样具有高含金量,你如何理解?
·有人说:秘书工作无小事。你如何理解这句话?
 
三、知识链接
(一)秘书工作的内容
1.秘书学界对秘书工作内容的概括
我国的秘书学研究者几乎都对秘书工作的内容作了归纳概括,而且主要是针对我国的党政秘书工作而言的。综合起来大致包括:
·文档工作。包括文书撰写、制作、处理和档案管理等;
·会务工作。包括会前准备、会中服务、会后处理等;
·信息工作。包括信息收集、整理、提供、储存等;
·保密工作。包括文件、会议、办公设备的保密等;
·调研工作。包括调研的计划、实施、分析、研究等;
·协调工作。包括政策、工作、地区、部门、人际关系的协调等;
·参谋工作。包括领导决策中的参谋咨询、日常工作中的参谋咨询等;
·信访工作。包括群众来信来访或客户投诉处理等;
·督查工作。包括政策推行、决议实施、领导交办事项的督促检查等;
·公关工作。包括操办公关活动、组织演讲报告、编撰内部刊物等;
·谈判工作。包括谈判目标的确定、信息的收集、议程的安排等;
·网站管理。包括网站建立、日常管理等;
·日常工作。包括环境、值班、印信、通讯、接待、随从等;
·其他临时交办事项。
2.《秘书国家职业标准》对秘书工作内容的要求
2003年,原国家劳动和社会保障部正式颁布了《秘书国家职业标准》,通过工作要求的形式列出了秘书工作的五大方面的内容:商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书的拟写、会议与商务活动、信息与档案。
2006年,原国家劳动和社会保障部又修订并颁布了新版《秘书国家职业标准》,在2003年版的基础上将秘书工作的内容整合为三大部分,注重了企业秘书的职业特点,更加接近和符合职业实际的需要。这三大部分内容是:
·会议管理。包括会前筹备、会中服务、会后落实等;
·事务管理。包括接待、办公环境管理、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、信息管理、商务活动实施等;
·文书拟写与处理。包括文书拟写、收发文处理、文档管理等。
   
神野拓展
外国秘书专家对秘书工作内容的归纳与概括
●美国秘书专家玛丽·A·德弗里斯在《涉外秘书全书》一书中将秘书工作内容归纳为9项:
·通过各种存储媒体管理大量的记录材料;
·为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统,准备信件和文件;
·进行多种远程的通信操作,处理文字和电子函件;
·与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触;
·帮助雇员执行或者操作各种新的高科技系统;
·管理好助手,能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作;
·协调和管理特殊计划,处理好特殊任务;
·分析问题,选用重要的决策技巧;
·寻求深造和事业发展的机会。
●英国秘书专家约翰·哈里森在《秘书的职责》一书中将秘书工作内容概括为14项:
·接受口述,将它们打印成文,草拟函件、总结等;
·接收并整理收到的邮件,下班前处理好雇主往外寄发的邮件;
 · 有接待的责任,包括迎接并款待来访者,处理打来的电话;
·为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间;
·安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线;
   将雇主的私人和商业信件归档,做好索引;
·组织会议和参加会议,包括准备会议议程和会议记录;
·有条不紊地安排好雇主的办公室,例如经常更新他墙上的图表,保管他的证件和文件夹;
·从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务;
·提供信息,例如利用电脑文本业务,熟悉刊登信息的书籍和其他资料来源,照顾雇主的零用现金和银行交易;
·遵守国家健康的安全工作条例的要求;
·建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办法;
·替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品;
·组织会议和各种社会活动。
 (二)秘书工作的特征
1.主动性
传统观点认为秘书工作具有被动性的特征,很显然,这是以领导工作为绝对参照物的结果。与领导工作相比,秘书工作确实处于被动的从属地位,但是从秘书的工作方法来看则具有明确的主动性,秘书对领导辅助必须具有鲜明的积极主动性。秘书工作中的任何一项工作、任何一个环节,如果秘书一味地被动服务,没有应有的主动性,那么领导工作就不能有效地进行,领导职能就不能有效地发挥,甚至会造成关系失调、决策失误等严重后果,秘书工作本身也毫无生气,秘书工作就失去了价值。所以,正确认识秘书工作的主动性特征,对于提高秘书工作的质量和效率,实践秘书工作的作用和价值,进而保障领导工作的正常实施有着重要的意义。
2.集体性
秘书工作的集体性特征是历史发展的结果,也是时代发展的要求。科技的进步,社会分工的细化,现代办公设备的运用,使工作效率得以提高,使工作压力得以减轻。但是专业化又要求秘书以集体形式存在下去,反之就会使组织管理限于混乱,各自为政,关系失调,扯皮推委,效率低下。这种集体性体现在:一是秘书工作主体的集体性。除了纯粹意义上的私人秘书,一个社会组织内的秘书队伍一般是以群体方式出现,共同办理事务。二是秘书工作过程的集体性。秘书工作的各项内容在实施中都需要有分工更有合作,需要秘书群体的相互沟通与密切配合。三是秘书工作成果的集体性。比如秘书工作的每一个环节的运行都由专人负责,协调完成,劳动成果的集体性不言而喻。
 3.专业性
秘书工作的专业性是指在行业专门知识、专门技能等方面所体现出来的特征。秘书工作是具有专业化素质的秘书队伍进行的活动,其专业化特征十分显著。秘书要履行自己的职责,高质量、高效率地完成各项工作任务,必须具备本行业的专门知识和专业技能。由于秘书工作具有综合性,我们常要求秘书成为“杂家”,但是“杂家”与专业化并不是矛盾的,从某种意义上讲,“杂家”恰恰是其专业化特征的形象反映。科技的飞速发展,办公自动化的实现,客观上使得秘书必须向专业化转变和发展,这样才能够适应时代的要求。缺乏专业性,秘书工作就失去了个性。深刻认识秘书工作的专业性特征并付诸实践,秘书工作就会充满活力。
 4.灵活性
从事秘书工作,必须遵循基本的原则和要求,使之不偏离、不背离职业方向。但是在坚持原则的前提下必须讲求灵活性,这是决定工作质量和效率高低的重要因素,甚至在某些条件下决定工作的成败。灵活性是秘书工作的特征,更是一个优秀秘书从业者应当具备的品质。突出灵活性会强调组织内部的凝聚力,有利于实现组织的整体目标。这种灵活性要求:一是思考问题的角度要灵活,比如处理具有非常规特征的突发事件,墨守成规只能贻误时机,造成损失。二是工作方法的采用要灵活,秘书工作内容繁杂,必须具体问题具体对待,适时适事变换工作方法。三是工作方式的选择要灵活,如解决某一问题的过程中,是直截了当还是含蓄委婉?是正面进攻还是旁敲侧击?都需要灵活把握。
5.超前性
秘书应当具有超前思维和见微知著的预测能力,要以预见的眼力和预测的本领,多考虑未来的需要,多提供未来的信息,发挥超前服务的作用。也唯其如此,秘书才能够自如应对工作范围大、内容杂的难度,才能够机智应对各种突发事件的发生,才能够创造性地开展工作。这种超前性要求:秘书首先要有超前的意识,能够敏锐地捕捉现实和预见未来,积极主动地辅助领导。然后要用超前的行动,尤其像辅助领导决策这样的工作,应当先于领导提出决策课题,先于决策制定提供科学依据,先于决策实施拿出防范措施,使决策的风险性降到最低,提高决策的可靠性。
 
小提示
传统观点:秘书工作特征
传统观点认为秘书工作具有辅助性、从属性、被动性、潜隐性等特征,无疑都是正确的。但是,这些认识多是站在领导角度来分析而得出的结论,忽略了秘书自身的主体地位,把秘书视作领导的附属物,并不能完全提示秘书工作的特征。
 (二)秘书工作的要求
 1.准确
 秘书工作直接对领导工作负责,秘书工作质量的优劣,与领导工作息息相关。衡量秘书工作质量的首要标准就是准确无误,也就是没有差错和疏漏。秘书工作的准确性,涉及到秘书工作的方方面面,如办文要准确,办事要稳妥,情况要属实,主意要慎重等。所以,秘书必须具有严谨认真的工作态度和扎实细致的工作作风,使工作的各项内容和工作过程始终处于最佳运行状态,避免和减少出现差错和疏漏。
 2.迅速
秘书工作大都具有较强的时效性,务必在规定的时间内完成各项事务,不能积压,不能拖延,不能扯皮。尤其在市场经济条件下,竞争形势瞬息万变,时间就是效益,所以秘书必须具有强烈的责任心和极强的效率意识,遵循迅速原则,以快节奏的工作状态,力争以最小的投入取得最好的效果。当然,迅速的前提还是准确,秘书工作不可一味追求速度,以适时为本,该快则快,该慢则慢,快慢适中,以求适合领导工作的需要。
 3.保密
保密既是对秘书的要求,也是秘书工作必须坚持的基本原则。国际形势的复杂变化,市场竞争的日趋激烈,使得窃密与反窃密的斗争更加严峻。任何一个组织都有与其利益息息相关的秘密事项,影响着组织的正常运转乃至兴衰存亡。秘书工作与组织的秘密密切关联,稍有疏忽大意,发生机密泄露,都会给组织带来严重的甚至是不可想象的损失。所以,秘书工作中必须遵守保密制度,知密不泄密。
 4.务实
实事求是是一切工作的基本原则,秘书工作同样必须认真坚持。秘书工作必须尊重客观事实,无论是向领导提供信息,提出建议,还是转达领导的指示和意图,都要说真话、说实话、办实事,一切从实际出发,不可见风转舵,尤其不能为了个人利益而弄虚作假,否则就会给领导工作造成失误甚至错误,损害组织的利益。所以秘书工作要做到不夸大、不缩小,不主观臆断、不谎报信息,既报喜、也报忧等。
 四、自测题
1.作为秘书,一定要养成“认真”的习惯。对于秘书来说,办公室里无小事,必须认真做好工作中的每一件小事。什么是伟大?伟大就是把每一件看似简单的小事重复做好一千遍及至一万遍。
这句话对你的专业学习有何启迪?
2.有人说:不懂得服从的秘书不是合格的秘书,但是只会一味服从的秘书绝不是优秀的秘书。
你如何理解这句话?
3.在一次行政管理培训课程中,培训师给秘书小姐们出了一道题:一位秘书接过老板在酒店收到的一份客户传真,马上就去做了份复印件。为什么她要这么做?学员们给出了各种各样的回答,比如备忘、留底等等。其实正确的答案是,酒店那份传真是热敏纸,时间久了字迹会褪色。
这个案例对于你有什么样的启示?
 任务三 认知秘书职业化
 一、任务描述
同学们:通过秘书专业学习,我们会更多接触这样的概念:秘书职业。我们要参加秘书职业资格鉴定,毕业后从事秘书职业工作。也正因为秘书是一种社会职业,我们今天才能够开设秘书专业,培养秘书人才,大家也才能够有机会选择秘书专业学习,将来从事秘书职业工作,甚至很多人会把秘书职业做为自己的终身职业。其实,在中国,秘书真正作为一种社会职业的时间还很短,也就是说中国秘书职业化的历史还不长,一直以来秘书是与“官”紧紧连在一起的,不是普通人们可以选择的。秘书职业化是社会经济迅速发展的结果,也是现代秘书的显著标志。
本次学习任务,就是来认知一下秘书职业化。
 二、实训
[阅读材料]
“钟点秘书”成职场新宠
 时下,一种全新的女性职业悄然出现,它就是“钟点秘书”。所谓“钟点秘书”,就是一些年轻白领女性,利用工余时间,为客户提供“钟点秘书服务”,并按钟点收取酬金。
“钟点秘书”为客户提供有偿服务的方式一般是:或采用电话、电传、上网等“遥控”式服务;或是亲自到客户公司处理部分业务。其服务对于主要有三类:一是外地前来考察商务经营、项目投资的商人或政要人员,由于他们初来乍到,因此急需有经验和熟悉本地情况的秘书帮忙;二是前来开展短暂商务活动,或召开小型资讯发布会的国外客商;三是本地一些请不起高素质秘书的企事业单位。这些客户普遍认为:请“钟点秘书”,一则可免去专门租楼请人的大笔开销;二则可根据开展的商务活动请有某方面专长的可用人才;三则由于对方是临时雇佣关系,工作效率往往比固定的秘书更高。
某房产公司的总经理秘书陈小姐,去年从名牌大学毕业后,不到半年,就以精干、利索、敏锐、快捷而在行内闻名。附近几家外地客商纷纷邀请她提供“钟点秘书服务”。陈小姐在征得老板同意的前提下,开始科学而巧妙地利用工余时间为他们提供“钟点秘书服务”:或为客商提供最新的商务资讯,操办商务活动;或陪客商进行商务洽谈,负责记录、整理、翻译;或为客商预订客房,订购机、船、车票等。这样“应召”式的“钟点秘书服务”,收入也很可观。陈小姐除每月交给本公司15%的管理费外,其余的85%归个人所有。
上海某公司的董事长秘书汪小姐,能操一口流利的日语,还颇具社交公关才华。如今许多日本客商到上海考察,都喜欢请她提供“钟点秘书服务”,负责翻译向导等工作。她的老板对此也很支持,他说,汪小姐与日本客户建立良好的关系,对本职工作也有帮助。
有媒体称,上海目前已有上万名“钟点女秘书”,生意和行情都日渐看好,上海某钟点秘书有限公司公关部负责人俞女士则告诉记者,“其实‘钟点秘书’没什么特别的,是外界把它想得太神秘了!”
“钟点秘书”其实是个很宽泛的称呼。打字输入、导游陪同、会展接待,同声传译、商务咨询、商务谈判等都可以叫做“钟点秘书”。客户的需要不同,“钟点秘书”的工作内容也跟着变化。曾经有位英国商人到上海来买画,需要找一个懂得鉴赏和识别真伪的“钟点秘书”。俞女士说:“我们跟很多老客户和‘钟点秘书’从业者都建立了密切联系。客户如果对‘钟点秘书’不满意,公司还可以在短时间内换人。”
据人才市场有关人员介绍,在人才市场受聘的“钟点秘书”,聘方要求其有较强的公关才能和组织能力,精通外语,掌握计算机、生物工程、光电和通信等高科技知识,年龄一般在25岁到35岁之间。据了解,这些受聘的“钟点秘书”,有的按工作时间计酬,有的按工作天数计酬,一般月收入都在6 000元以上。虽说是临时工,但是“钟点秘书”的“权力”可不小,他们往往承担着“一个经理半个老板”的职能。据了解,一般雇主支付给他们的薪水是每小时80~100元人民币,而做高级“钟点秘书”,按天计价每天的收入为2 000~3 000元人民币。目前,受聘最多的是同声传翻译秘书,这也是每小时报酬最高的工种之一。
“我国加入WTO和北京申奥成功以来,来我国进行商务考察活动的外商外企和政府及民间团体越来越多,他们大多数不带自己的专职秘书同行,在人地生疏的情况下,特别需要知晓当地情况懂外语的临时秘书来帮助处理一些文秘事务。同时,北京拥有一批外语好、有秘书专业技能的人才,他们有的已是在职人员,有的是大学教师或尚在读书的大学生,也有的是待业人员,他们希望通过钟点服务发挥自己的这份才能,获得报酬。”北京青年人才服务中心郑主任认为:“钟点秘书”的出现和增多是人才市场日益活跃的体现,也为企业在组织会议时提供了其急需的专业人才。
要想成为一名出色的“钟点秘书”,其条件还是比较严格的,上海某钟点秘书事务所的陈小姐提到了“钟点秘书”的入行条件。
 1.形象好、气质佳。虽然不是靠青春资本吃饭,但雇主雇佣你,你就在这段时间内代表这个公司的形象,尤其是工作时间的短暂性,更决定了你要在短时间内发挥个人魅力,所以一个形象好、气质佳的知识型秘书更能得到雇主的青睐。
 2.反应灵敏、口译准确。如果你的外在形象不是很出色,那也不必气馁,灵活的头脑加上出色的语言翻译能力也会使你的身价骤然提升。
 3.具有全方位的整体素质。要有较强的公关才能和组织能力,精通外语,掌握大量的计算机、经济管理和通信等高科技知识,此外,还要精通现代化办公用品的使用方法。
    (资料来源:《秘书实训》,宋湘绮等编著,清华大学出版社,2008)
 
[学习任务]
■课上讨论
·“钟点秘书”是否属于秘书职业的范畴还存在争议,你对“钟点秘书”有何看法?你会选择做“钟点秘书”吗?
·你是如何理解秘书职业化的?为什么在改革开放前中国没有实现秘书职业化?
■课下思考
·请深刻认知秘书职业化的本质内涵。
·请认真思考秘书职业的发展前景。
 
三、知识链接
(一)秘书职业化的社会环境
1.政治环境
 政治环境主要指国家政治制度、政治体制、政治目标和党的路线、方针、政策以及法律、法规等政治文明程度。社会政治环境决定着秘书工作的方向,制约着秘书的行为,秘书工作必须要适应其特定的政治环境。
秘书必须遵从社会政治规范,必须在国家政治制度、法律法规允许的框架内开展具体的业务活动;秘书必须按照社会政治原则,维护自身的权利与权益,维护平等的人格地位;秘书必须适应社会政治的发展和变化,有正确的政治观察力和判断力,正确把握方向。
2.经济环境
经济环境指国家和地区经济发展的条件水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。简言之,经济环境主要包括经济体制和经济实力。经济环境的发展变化影响着秘书工作的发展变化。
 经济环境影响着秘书工作的物质基础。经济环境好,经济实力强,就能够为秘书工作提供先进的现代化的办公设备和人性化的办公环境,能够为秘书的培训提供经费支持,也能够提高秘书的收入水平等。
 经济环境影响着秘书工作的业务内容。不同的社会经济环境下秘书业务内容均有所不同,比如今天的社会主义市场经济体制大大扩大了我国秘书的业务范围,尤其加入WTO更使秘书工作置身于国内和国外两大环境之中,客观上扩大了工作范围,也对其提出了新的要求。
 经济环境促进了秘书业务素质的提高。市场经济的竞争性客观上促进秘书队伍不断更新,要求秘书必须具有较高的业务素质和业务能力并不断使之更新,才能够适应快速发展的社会对秘书工作的要求,适应新环境下领导工作对秘书工作的要求。
 3.文化环境
社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社会习俗等。文化环境为秘书工作提供了智力支持、文化条件和精神动力,也给秘书工作提出了更高的要求。
 在社会文化发达、文明程度高的环境里,领导、秘书和社会公众的综合素质较高,有利于秘书工作的健康发展,有利于激发秘书的积极性、主动性和创造性,尤其是先进的现代文化的影响将使秘书工作向着积极、主动、创造、法治的方向发展。
 传统文化中的消极因素仍在很大程度上影响着甚至制约着秘书工作的发展,如因袭保守、墨守成规、崇尚权威、消极服从等,秘书必须在克服落后的文化影响方面作出努力。在某些领域,甚至还存在着不良的文化环境,文化相对滞后,文明程度不高,各种没落的东西严重阻碍着秘书工作,对此必须有清醒认识。
4.科技环境
科技环境是指与组织生存发展相关的科学技术、工艺设备、材料、动力、产品、管理流程等方面的水平、成果、发展状况及条件,相关科技理论研究成果及转化为社会生产产业的能力等。科技的进步会使秘书工作发生质的变化。
科技进步为秘书职业提供了先进的设备与方法。21世纪流行“无纸化办公”,秘书能否采用先进的管理信息网络系统,是否实现办公自动化,深刻影响着秘书工作的质量、效率和整体功能。
科技进步深刻影响了秘书的思维方式。在科技发达的社会环境里,秘书能够远程、全方位地获得知识和信息,有利于以开放、动态、发展的眼光看问题、想问题,提高其辅助能力。在科学技术发达的环境里,创建学习型社会的步伐加快,必然会促进秘书学习能力和创新能力的发展。
 
视野拓展
秘书节
为了肯定秘书的贡献,1952年春天,两位美国芝加哥资深秘书向美国商务部部长提议创立秘书节,很快得到批准,并且于6月1日至7日设立全美第一个秘书周,6月4日为秘书日。1955年,美国全国秘书协会将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期,而这周的星期三为秘书日。每一年的秘书节都会设立一个主题,如2004年(秘书日是4月21日)的秘书节主题是“杰出使者”,即适合于当今全球商务环境。同时这个主题也意味着成为一个有效的沟通者的重要性,并提议行政专业人士有为基层行政职员和学生担任良师职责。2005年是国际秘书节的第50个纪念日,国际职业秘书协会为秘书节设立的主题是“Innovation Advances Administrative Professionals”,意即“创新引领行秘专业人士”。
2000年由北京市外国企业服务总公司与亚商在线共同主办的“2000年国际秘书节FESCO网上大赛”、2004年由温州市市点秘书事务所和温州秘书网主办的2004年国际秘书节征文、由亚商在线和千龙网联合举办的2004“春暖职场看秘书——4月秘书节征文大赛”等一系列活动将秘书节这一还不被国人所熟知的洋节日落地国内。特别是2005年,由亚商在线发起并联合搜狐策划并推出了“2005首届‘炫秘书’之花评选”活动,将近些年的秘书节活动推向了一个新高潮,这一届炫秘书采取网上与网下相结合的方式,吸引了来自不同类型公司企业的几千名行政秘书人员参赛,并进行了视频线上决赛转播。而同期亚商在线与北京高等秘书学院联合举办了主题为“创新引领职业秘书”的2005国际秘书节中国论坛,邀请了200多名来自各行各业的秘书,就秘书的职业发展问题做了深入的探讨。此外“主题体验日”和“最受秘书喜爱的办公产品品牌”等系列活动使得2005年的秘书节更加红火热闹。
 
(二)我国秘书职业化的过程
在西方,秘书职业化是随着资本主义生产方式的出现而产生的。随着资本主义工商业的迅猛发展,社会各行各业开始广泛地使用秘书。18世纪中叶以后,先后在美国、法国等西方国家,开始出现公务秘书和私人秘书。19世纪以后,配备秘书成为领袖人物的时尚,职业化的秘书逐步成为各届要员身边不可缺少的助手。由政界领袖配备秘书为发端,秘书很快开始走入各行各业,企业家、科学家、教授、医生、律师等都纷纷雇佣秘书为其服务。这些秘书主要从事接待来访、协调联络、管理内务、替写信函等工作。随着大批私人秘书的出现,秘书逐渐发展成为与教师、医生、律师等一样的社会职业。同时,社会对秘书人才需求的迅猛增长,又促使了秘书教育的兴起和蓬勃发展,进一步推动了秘书职业化的进程。西方秘书职业发展至今,已经相当成熟。
 在我国,秘书工作的源头和历史发展与西方大体相似,而秘书职业化却远远滞后于西方。原始社会生产力极为低下自不必说。在以畜牧业经济为主的奴隶社会和以农业经济为基础的封建社会,国家已经成为阶级统治的工具,统治者为了维护其政权,在官吏系统中设立了专门处理政令和办理日常事务的秘书性官僚机构和官员,大奴隶主、大封建主掌握国家机器并挑选忠诚干练者为其近身助手,由此也就有了官僚性秘书活动和幕僚性秘书活动。而一般小奴隶主、小地主由于经济基础、剥削方式和生产规模单一,没有可能也没有必要雇佣为个人服务的私人秘书。尽管在封建社会末期,我国产生了资本主义生产关系的萌芽,而且在清朝还出现了私人秘书(幕客,俗称师爷),但是整个社会仍然处于封闭落后的农业经济时代,社会生产力和社会分工没有得到实质性的发展,所以秘书职业化就不可能出现。
此后,无论是南京临时政府、北洋军阀政府,还是国民政府,政府机构中的秘书仍然是秘书队伍的主流。新中国成立后,我国在很长一段时间内实行单一的计划经济,社会生产力发展缓慢,秘书一直是与“官”联系在一起的,公务秘书一直是我国秘书队伍的绝对主体。特殊的国情决定了我国在近现代历史上的相当长的时期内,秘书职业化的客观条件仍然不具备。
我国秘书职业化的进程开始于20世纪80年代。党的十一届三中全会以后,随着改革开放政策的实施,社会生产力获得了巨大的解放,我国经济主体开始由单一化转向多元化。各种规模、形式和性质的企事业单位,多形式多种类的经济活动和贸易活动,必然产生了大量的秘书性事务需要专门人员来处理,社会上便出现了一些专门从事秘书事务的机构和职业阶层,而后来被通称为涉外秘书的异军突起和迅猛发展,无疑使这一职业阶层在很短的时间内迅速壮大。同时,秘书教育出现并迅速形成热潮。很自然,我国秘书职业化的时代已经开始。特别是随着社会主义市场经济体制的建立与发展,使秘书职业化具备了充分的社会条件,而且日益成熟。当然,如果说这一阶段还只能说是我国秘书职业化的自发阶段,那么20世纪90年代后期开始实施秘书国家职业资格鉴定工作,则标志着我国秘书职业化进入了自觉阶段。1998年,原国家劳动和社会保障部开展秘书国家职业资格鉴定试点工作,并随后在全国全面推开。2003年和2006年又先后修订和颁布了新的《秘书国家职业标准》,改革鉴定考试办法,使秘书职业化走上了制度化、规范化的道路。同时,其他形式的秘书职业资格证书先后推出或引进,秘书职业教育也获得快速发展。这些因素都使我国秘书职业化在较短时间内得到了长足的进展。
以商务秘书为主体的职业阶层的形成和壮大,秘书性服务机构的大量出现,秘书职业资格认证的广泛开展,秘书职业教育的蓬勃发展等,都标志着我国秘书职业化日趋成熟,秘书已经成为社会需求的不可缺少的一支职业大军。
 
视野拓展
套T恤、穿短裤,足不出户可办公
网络秘书好、快、省!
在办公室从事秘书工作多年,愿意为工作繁忙的您在学习和工作中遇到问题时提供一定的建议和帮助。
预约客户、整理档案、制订计划,任何公司秘书能在办公室里帮你完成的工作,我都能远程帮你实现……
最近的网络上,这样的自我推荐帖一下子多了起来,发帖人都希望能够从事时下流行的一份职业——“网络秘书”。
什么是网络秘书
“网络秘书”是通过电话、电子邮件、网络即时信息工具(如MSN、QQ)等,远程帮助雇主完成需要职业秘书在办公室内完成的工作。小到撰写致词、整理档案、制作幻灯片、与客户沟通;大到信息收集、制订年度计划、策划营销活动等,他们最终根据工作的数量和质量获取报酬,一般一份千字文案,收费在50元到100元之间,而一些出色的策划酬劳可达几千元。据悉,目前已有“网秘”年入10万。
“网络秘书”是传统的秘书工作在新时代的新发展,他们的实际工作内容和传统秘书相比有很多交叉点,区别并不大,但是同时在工作途径和工作方式上又在变革和颠覆着传统的形式。比如,除了完全通过网络化办公以外,一名“网络秘书”可能会同时为很多个雇主服务,甚至到了工作全部结束时都没有和“聘用”他的老板见上一面,而且在完成一件工作之后,他们往往要立刻更换东家。
黄金周里火了网络秘书
今年的“十一”黄金周,让“网络秘书”着实火了一把。假若职工加班要付3倍工资,不如寻找一个“网络秘书”!一些公司临时招聘起了“网络秘书”,不但节省掉了国庆期间的加班费用,还能让公司的工作在假期里持续运转。此外,很多人有公务在身,却又想多留点儿时间和家人一起享受假日,怎么办?干脆就找个“网秘”帮忙做事。
越来越多的人开始接受“网络秘书”,特别是一些想要减少开支的中小企业,这类公司需要写的策划方案相对较少,单独成立一个策划部门没有必要,而一些个体创业或者私人公司的老总,专门聘请一个秘书又怕浪费资源,聘请一位“网秘”,既不用为他(她)交社会保险金,又可以节省庞大的房租和管理费用,“网络秘书”的价格优势十分明显。同时,公司通常只在某一段时间内需要某个方面的专家,具有某领域专长的“网秘”往往会给企业带来更加专业化的服务。
学着做个合格网秘
穿着T恤和短裤在家上班;不用早九晚五,没有硬性规定的上下班时间;少了老板的呼来喝去和职场中搞不定的人际关系;还可以在喜欢的网络中获得可观的收入——网络高科技给现代人类的工作和生活带来了全新的体验,许多大学生和专业秘书纷纷加入到“网秘”的行列中。
但是要想成为一名金牌“网秘”也并非易事。你上午可能在帮一位上海的女士拟定千字演讲稿,下午就要给温州的一个老总交上营销计划;昨天,还在为一家食品公司做市场调查,明天就要给一个服装公司起草年度报表。要适应快节奏、高效率的工作就必须全面掌握现代化的办公手段,同时对个人素养的专业累积的要求也在逐步提高。
最怕“网秘”不“秘”
“现代社会,各个领域都需要撰写大量的报告、计划等,各类文稿的市场需求量很充足。”对于“网秘”的前景,业内人士十分看好,但是一些企业还是不敢涉足,主要的疑虑集中在担心企业信息被泄露。“如果失去‘秘’就成了‘文书’。聘用网上秘书,我们根本不知道对方的来历,万一泄露商业机密,岂不是很麻烦?另外,对他们的工作如果不满意,无法保证他们能够退款或赔偿。”一家电气公司负责人说出了一些企业的态度。
“网秘”和客户之间的合作关系,是靠双方的诚信度和信誉度来维系的。对此,专家建议:“如果企业确实需要网秘,首先自身要做好判断,哪些材料可以提供,哪些机密不能被对方看到,在委托‘网秘’前,应签订相应的合同;而提供服务的一方,也应该履行合同义务,对客户信息负责保密,否则也要承担相应责任。”
(资源来源:《辽沈晚报》,2009年10月14日,作者:陈妍妮)
 
(三)我国秘书职业化的特征
1.服务对象多元化
我国今天秘书工作的范畴,已经广泛存在于一切社会管理活动之中。秘书职业化既是秘书工作满足社会各行各业需要的结果,又是促进秘书工作满足各行各业需要的动因。秘书已经不再为国家官僚体系所独有,社会各行各业、各色人等,只要需要秘书提供辅助管理和综合服务,只要具备一定的财力,就都可以聘请和雇佣秘书,企业家、科学家、作家、学者、演员、医生、教师、法官、律师、运动员等一切社会人士都可以成为秘书服务的对象,这在秘书职业化之前是不可能的。从业范围广泛、从业人数众多、服务对象多元已经成为我国秘书职业化的重要特征之一。
 2.业务工作专门化
秘书业务是秘书职业区别于其他职业的显著标志之一。秘书职业之所以成为一种独立的社会职业,就是因为秘书业务工作有自己的独立工作范围,如文档工作、会议工作、信息工作、接待工作、随从工作等。当然,随着社会的不断发展,秘书业务领域会呈现扩大趋势,同时也会淘汰一些过时的工作内容和形式。而这些专门的业务工作,要求秘书必须经过专业训练并具备相应的素养和技能。“万金油”的时代已经被秘书职业抛弃,不懂业务的“漂亮宝贝”也将被秘书职业拒绝。秘书职业化不仅要求秘书是“杂家”,更要求是“专家”,要求其知识技能专业化。
 3.劳动价值商品化
 在商品经济时代,秘书的劳动也带有商品性,其价值也就具有商品化特征。在市场经济条件下,秘书职业阶层成员的劳动价值的商品化特征日益突出:其一是秘书靠自己的服务质量、数量和劳动辛苦程度来取得用人单位的报酬。这种报酬既取决于秘书自身的能力、态度和工作效率,也受市场需求因素的影响,因此秘书的劳动价值是含有商品性的。其二是秘书的劳动成果商品化,有些秘书的劳动成果是可以量化的,因而其商品化更明显,如打字速记、代拟文稿、信息咨询等。
4.商务秘书女性化
在海外,秘书职业女性化趋势是存在已久的客观事实,女秘书占有秘书队伍的绝对优势,秘书也成了许多国家和地区女性的首选职业。在我国国内,女秘书占优势的趋向是改革开放的结果,一方面三资企业纷纷出现,很自然地将包括商务秘书女性化这一管理模式带了过来,另一方面国内纷纷诞生的集体、私人、个体企业也仿效三资企业的管理模式,普遍使用女秘书成了时尚,尤其随着市场经济的深入发展,这一趋势得到了强化。同时,秘书专业的学生也是女性占绝对优势。所以,商务秘书女性化使我国的秘书职业在这一点上与国际接轨了。
5.资格认定制度化
西方发达国家秘书职业化成熟的标志之一,就是建立了完善的职业资格认证制度和体系,使秘书从业者在进入职业领域之前,必须接受正规教育和专业培训,并经过权威机构的统一考试,取得专业任职资格证书。我国实行秘书职业资格认证是秘书职业化的必然要求,也给社会选聘秘书提供了科学的依据。目前,我国秘书职业资格认证的主要形式是国家劳动和社会保障部开展的秘书国家职业资格鉴定,属于国家职业资格制度体系,将秘书职业设为四个职业等级,分别规定了相应的工作要求及申报条件。秘书职业资格认定的制度化,标志着我国秘书职业化向前迈出了前所未有的一步。
 小提示:
秘书是真正意义上的白领
白领最初的含义是指在企业中从事管理工作的管理阶层,是个管理学意义上的概念。企业的管理行为中基本包括了计划、组织、指挥、控制等职能,而一个秘书在这些职能中的参与度及工作中的综合程度都超过了一个一般员工。
秘书的管理对象涉及人、事,包括员工和部分的上司工作安排与辅助,如工作会谈、时间日程,涉及到计划、监督等工作职能;秘书要管理物,如办公环境控制、文具采买、档案保存等;秘书要管理资讯,如企业宣传与公关,市场情报的初级调研与分析;秘书要管理工作流程,如项目中的组织协调,所以有的企业称秘书为流程协调员。可见,秘书作为企业白领当之无愧。
 
(四)秘书职业化的本质内涵
上述对秘书职业化过程的简要介绍主要是着眼于其社会条件,即秘书职业化所依赖的政策体制、市场机制等。如果从职业化素质的角度来看,职业化是为了达到职业的要求所具备的素质和追求成为优秀职业人的历程。
秘书职业化包括三层含义:一是具有职业精神,即秘书从业者应该体现一种职业素养,主要包括诚信、敬业、责任心以及良好的道德品质等,这是职业化最基本的素质要求;二是具备专业技能,即秘书从业者应该掌握必需的专业技能和工作技巧;三是建立秘书职业行为规范,即具有本行业特定的行为规范和行为标准。
 
四、自测题
1.下面是台湾秘书专家石咏琦在《谈天才秘书》一书中谈到的“秘书大趋势”,对你有何启发?
秘书大趋势
○企业界的秘书大致占全国秘书总人数的90%,而政府部门约占10%。
○服务业界的秘书会大量增加,行政秘书则会逐渐势微。
○大企业的秘书人数会减少。
○秘书的头衔会改变。
○秘书职务空缺最多,有很多的工作机会。秘书将扮演信息整合的工作者。
○除了必须具有秘书的工作技能之外,编辑、公关、财务也是势在必备之列。
○人际关系非常重要,因为企业的层级减少,横面加大。
○由于老板意愿或个人的准备及职务的空缺等因素,都会形成职场转换的困难度增高。
○资深秘书和新进秘书待遇上的差距很大,因为小秘书的工作很容易被取代。
○认证制度很重要,希望能成立秘书基金会推动国内秘书之认证制度。
○语言能力仍然非常重要。
○未来民营化的同步会加快,因此男性秘书的比例会相对增加。
○单身秘书的人数增加。
○老板与秘书将是快乐的合伙人,老板的年龄年轻化。工作上请给老板选择题、避开是非题,工作将更顺利推动。
○秘书在企业内部地位会降低,但社会地位却会提高。
○秘书工作时间会有很大的弹性,甚至在家里工作。
○论件计酬的兼职秘书很流行且大受欢迎。
○企业组织扁平化,如倒金字塔形,讲求团队合作。
○对科技、电脑软件要随时注意学习。
○如何面对女性主管,并学习如何相处,采取柔性管理。
○学会如何面对各国文化差异,因为国际化的趋势将有增无减。
○秘书转职依序大约是:a.人力资源 b.财务管理 c.公关 d.业务等。
2.请思考此前你对秘书职业的了解情况如何,包括你高考填报志愿时的想法?现在你对秘书职业的理解程度又怎样?请比较一下本项目学习前后你对秘书职业的认识。
 
 

 

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