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模块一:虚拟公司组建实训(项目一至项目二)

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:张小慰 副主编:王茜 符海玲 冯俊伶 参编:陈慧茹 贾晓蓉 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1364  
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模块一虚拟公司组建实训模块
 
项目一新公司成立实训项目
【学习目标】
通过本项目的训练,使学生主要掌握有限责任公司登记注册所需提供的资料,了解一人有限公司、股份有限公司登记注册应提供的资料。掌握公司章程、委任书、证明的写作,并懂得用word制作格式规范的表格。
知识目标
章程、合同、委任书、证明等文种的规范化写作。
重点掌握有限责任公司注册成立需准备的文件资料。
能力目标
熟练的电脑操作能力,能熟练运用电脑制作格式规范的公文、表格,并对文档进行编辑排版。
完成任务的执行力、团队合作能力、成员间的沟通能力。
任务有限责任公司工商注册全套资料准备训练任务
案例11
王永康毕业于中国某知名高校工商管理专业。在学校的时候,他不仅是大家公认的做事认真严谨、为人正直乐观的人,而且是个主见、办事雷厉风行的人。
李华强和王永康是同学加舍友的难兄难弟。在篮球场上,王永康漂亮的强攻爆扣,总少不了李华强的助攻。虽说他们俩是一对好搭档,但李华强的个性却比王永康要谦和内敛得多。如果说王永康是一首激昂的交响乐,那么李华强更像一首悠扬抒情的江南小调。但有趣的是,交响乐和江南小调相遇,总是能碰撞出意想不到的音效。
大学毕业后,在王永康的鼓动下,李华强和王永康怀揣着梦想和雄心壮志,来到了被认为是年轻人创业天堂的×市。起初,他们俩分别在不同的公司工作,王永康在一家生产经营电子产品的港资企业从事市场营销工作,李华强从事的是行政管理工作。经过几年的打拼,他们在实践中除了认识了一帮充满激情的青年人外,还积累了一定的市场资源和管理经验。
一个初秋周末的午后,王永康约上李华强,还有大学时的校友,机械工程专业毕业的梁丽华一起小聚。大家坐在街边的咖啡馆,惬意地品味着香浓的咖啡,秋风习习,阳光暖暖地照在身上。在享受这难得的悠闲的时候,大家禁不住感叹竞争激烈,怀念大学时的梦想。王永康说:“哥们儿,都知道李开复吧?听说他又辞去Google的总裁,当老板去了。咱们什么时候才有机会开一个咱自己的公司,实现我们大学时的梦想啊?!”“你现在也可以开公司啊。”李华强一面摆弄着手机,一面不经意地说道。这时,王永康眼睛放光,激动地拍着桌子,大声说道:“对!我们开一家自己的公司!”……
三个人激烈地讨论着成立公司的可行性,经过初步地分析,大家一致决定利用自己现有的资源、各自的优点特长成立自己的公司,名称就叫“×市创新实业有限公司”。公司的主营范围定为电声产品的研发、生产与销售。公司启动资金采取入股等方式自筹。李华强、梁丽华一致推选王永康任总经理。
秘书岗位综合实训模块一虚拟公司组建实训模块一、任务驱动
王永康等人决定要组建自己的公司,大家随即紧锣密鼓地开始了各项筹建工作。李华强原先从事的是行政管理方面的工作,当然成立公司的重任便自然而然地落到了他的头上。
李华强是如何完成相关工作的呢?
(1)李华强亲自跑了趟×市工商局,摸清了办事的程序和相关手续。
(2)了解所需文件资料的种类,并着手准备成立公司的全套文件。
(3)李华强协助王永康主持召开公司筹建协调会议。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)全班同学分成若干个小组,小组人数以25人为最佳。首先产生王永康、李华强、梁丽华等三个角色。
(2)根据本模块中成立有限责任公司所需要准备的文件清单,课余时间做出正确、规范的文件稿本。
(3)根据案例所示,登记注册成立公司的任务由李华强完成,但为了使更多的同学得到锻炼,建议将需完成的任务拆分成若干份,由几个学生共同完成。为便于考核,完成任务的学生应在文稿上标明制作人的姓名、学号。
(二)实训安排
(1)小组讨论。由王永康主持召开公司筹建协调会议的方式与组员一起商讨如何分工合作,完成指定任务。
(2)演示王永康向李华强布置工作的场景。
(3)上机操作。以李华强的身份在机上完成成立有限责任公司登记的所有文稿。要求掌握章程、合同、申请书的写作规范。
(4)将完成的规范文稿打印出来作为实训成果,并装订成册。
(三)实训提示
1.成立有限责任公司所需材料
(1)公司名称。填写《企业名称预先核准申请表》。名称预先登记核准可填写最多五个名称,公司名称中不可以出现国字头、阿拉伯数字、英文等。
(2)公司经营范围。经营范围中涉及法律、行政法规规定必须报经审批的项目,须提交国家有关部门的批准文件。
(3)法定代表人身份证明。法定代表人委任书或者自然人身份证明。
(4)相关证明。载明公司董事、监事、经理的姓名和住所的文件,以及有关委派、选举或者聘用的证明。
(5)验资评估证明。注册资本的现金出资、实物资产或无形资产,需提供近期的评估报告。
(6)公司住所使用证明。
(7)公司章程。
(8)董事长签署的公司设立登记申请书。
2.将成立有限责任公司所需材料制作成电子版纸质版文件以上各项为核准登记成立有限责任公司的全套资料,其中有关人员身份证明只需提供身份证复印件。各实训小组在充分掌握成立公司所需全套资料的基础上,参照《实训任务基本知识要点》,将以下文件制作成电子版和纸质版文件:
(1)公司章程。
(2)公司设立登记申请书。
(3)公司名称预先核准申请表。
(4)公司住所使用证明。
(5)法定代表人委任书。
3.制作文件时的注意事项注意企业章程、证明、委任书的格式与写法,能够用word制作格式规范的申请表。
(四)实训方式
(1)小组召开会议讨论如何完成任务,要求会议真实、高效。
(2)每位组员上机制作完成“实训提示”中第2项所指定的五项文件。
(五)实训要求
(1)情景演练应合乎职场规范和职场礼仪,情境设计应符合工作岗位的特点,语言与动作设计应切合职业氛围。
(2)演示小组应有团队精神和协作精神。
(3)专题讨论会的情景演练时,需注意会议组织的真实化、与会人员着装的标准化、语言表达的职业化、行为礼仪的规范化。
(4)设计的组织机构图不仅要美观、层级合理,而且要有利于沟通协调和划分责权,同时要有一定的现实操作性。
(5)用Word或Excel制作的表格应美观、新颖、有创意、项目完整。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块一的实训任务评分标准。
(七)学时建议
小组讨论利用课余时间完成;上机制作文稿用2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.企业名称构成须知企业名称应当由以下部分依次组成:字号(或者商号,下同),行业或者经营特点,组织形式。企业名称应当冠以企业所在地省(包括自治区、直辖市,下同)或者市(包括州,下同)或者县(包括市辖区,下同)的行政区划名称。企业名称经核准登记注册后,若无特殊原因,在一年内不得申请变更。企业名称应当使用汉字,企业名称不得含有下列内容和文字:
(1)有损于国家、社会公共利益的。
(2)可能对公众造成欺骗或者误解的。
(3)外国国家(地区)名称、国际组织名称。
(4)政党名称、党政军机关名称、群众组织名称、社会团体名称及部队番号。
(5)汉语拼音字母(外文名称中使用的除外)、数字。
(6)申请名称冠以“中国”、“中华”、“国家”、“全国”、“国际”字词的,应提交国务院的批准文件复印件。
(7)其他法律、行政法规规定禁止的。
2.有限责任公司注册条件
(1)股东符合法定人数。法定资格是指国家法律、法规和政策规定的可以作为股东的资格。《公司法》对有限责任公司的股东限定为2个以上50个以下。一人有限公司为1个股东。
(2)股东出资额应达到法定资本的最低限额。即:
①以生产经营为主的公司,人民币50万元。
②以商品批发为主的公司,人民币50万元。
③以商业零售为主的公司,人民币30万元。
④科技开发、咨询、服务性公司,人民币10万元。
股东可以用货币出资,也可以用实物、工业产权、非专利技术、知识产权、土地使用权作价出资,以工业产权、非专利技术作价出资的金额不得超过有限责任公司注册资本的百分之二十,对国家采用高新技术成果有特别规定的除外。科学技术部和国家工商局规定,以高新技术成果向有限责任公司出资入股,作价总金额可以超过公司注册资本的百分之二十,但不得超过百分之三十五;作价金额超过公司注册资本百分之二十的,需报省级以上科技管理部门认定,方能到工商行政管理机关办理有关登记。
(3)股东共同制订章程。章程经全体出资者同意,股东应当在公司章程上签名、盖章。
(4)建立符合有限责任公司要求的组织机构。公司的组织机构一般是指股东会、董事会、监事会、经理或股东会、执行董事、一至二名监事、经理。股东人数较多,公司规模较大的适用前者;反之,适用后者。
(5)有固定的生产经营场所和必要的生产经营条件。
3.有限责任公司的法律特征
(1)有限责任公司是企业法人。
(2)有限责任公司的股东人数有严格限制。《公司法》规定股东人数为2人以上50人以下。
(3)有限责任公司是资合公司,但同时具有较强的人合因素。
(4)有限责任公司不能向社会公开募集公司资本,不能发行股票。
4.一人有限责任公司
一人有限责任公司是有限责任公司的一种,是指由一个股东发起成立的特殊有限责任公司。一人有限责任公司,是只有一个自然人股东或者一个法人股东的有限责任公司。一人有限责任公司的注册资本最低限额为人民币10万元。股东应当一次足额缴纳公司章程规定的出资额。一个自然人只能投资设立一个一人有限责任公司。该一人有限责任公司不能投资设立新的一人有限责任公司。一人有限责任公司的股东不能证明公司财产独立于股东自己的财产的,应当对公司债务承担连带责任。
(二)秘书资格证要点链接
(1)国家职业资格培训教程《秘书基础知识》第五章第一节“企业管理常识”(p199213)。
(2)国家职业资格培训教程《秘书基础知识》第六章第一节“公司法”(p285295)。
四、实用工具箱
(一)实训用文档与表单参考样式
1.有限责任公司章程模版详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中模块一/项目一/任务一的“公司章程”模版。
2.企业设立登记申请表。
名称〖〗住所〖〗〖〗邮政编码法定代表人姓名〖〗〖〗职务注册资本〖〗(万元)〖〗公司类型实收资本〖〗(万元)〖〗出资方式经营范围营业期限〖〗自年月日至年月日备案事项本公司依照《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国公司登记管理条例》设立,提交材料真实有效。谨此对真实性承担责任。
 
 
法定代表人签字:指定代表或委托代理人签字:
年月日年月日
3.企业名称预先核准申请表。
申请企业名称备选企业名称
(请选用不同字号)〖〗1.2.3.经营范围〖〗(只需填写与企业名称行业表述一致的主要业务项目)注册资本(金)〖〗(万元)企业类型住所地址投资人姓名或名称〖〗证照号码〖〗投资额(万元)〖〗投资比例
(二)实训评分表
1.实训用表单制作评分表。
《秘书岗位综合实训》第二模块/实训项目一/训练任务一/实训分组评分表
系:专业:班级:评分员姓名:实训任务名称:公司成立资料准备项目
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗组别〖〗姓名〖〗总分〖〗表单格式规范程度(3×6)18%结
(3分)〖〗标
(3分)〖〗日
(3分)〖〗项
(3分)〖〗名
(3分)〖〗落
(3分)〖〗语言规范程度
(3×4)12%错
(3分)〖〗语
(3分)〖〗词
(3分)〖〗逻
(3分)〖〗表单设计(每项10/
8/5/3分)40%相
10%〖〗完
10%〖〗创
10%〖〗美
10%〖〗基
30%〖〗评分教
60%〖〗学
40%
2.实训分组团体演练评分表。
《秘书岗位综合实训》第二模块/实训项目一/训练任务一/分组团体演练考核评分表
系别:专业:班级:评分员姓名:实训任务名称:公司成立资料准备项目
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗组别〖〗程序设计
(15×
3分+n)
50%〖〗情景、行为动作设计
(4项×5/3/2分)
20%〖〗礼仪规范设计
(2项×5分)
10%〖〗语言规范
(2项×5分)
10%〖〗团队综合
(2项×5分)
10%〖〗演示
合计
100%〖〗〖〗数量〖〗扣分〖〗得分〖〗特点〖〗氛围〖〗技能〖〗行为〖〗扣分〖〗得分〖〗行为〖〗表达〖〗扣分〖〗得分〖〗语言〖〗普通话〖〗扣分〖〗得分〖〗协作〖〗综合〖〗扣分〖〗得分〖〗教
50%〖〗学
50%〖〗实训成绩二级评分100%实训成绩
换算二级分表单个
人换算
分40%〖〗团体演
练换算
分60%〖〗成绩
总分
100%注:1.表内项目下所填数字为错误个数,扣分和得分以此为依据。
2.因项目内扣分不尽相同,扣分分值应参考评分标准。
3.此表为以及考核表,组内成员的个人表现可依据二级考核表的评分标准评定。
 
3.实训文档撰制评分表。
《秘书岗位综合实训》第一模块/实训项目三/训练任务一/分组实训文档制作评分表
系别:班级:组别:评分员:实训任务名称:公司成立资料准备项目
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗发文
标识〖〗文号〖〗版记〖〗标题〖〗主送〖〗落款〖〗内容〖〗语体
恰当〖〗完整
程度〖〗语言
规范〖〗学生
分〖〗教师
分5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗40%〖〗60%〖〗合计
分〖〗文件转换计分文档分〖〗表单分25%〖〗25%
五、相关链接
(一)一人有限责任公司登记成立需要的文件
(1)公司法定代表人签署的《公司设立登记申请书》;
(2)股东签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》及指定代表或委托代理人的身份证件复印件;
(3)股东签署的公司章程;
(4)股东的主体资格证明或者自然人身份证件复印件;
(5)依法设立的验资机构出具的验资证明;
(6)股东出资是非货币财产的,提交已办理财产权转移手续的证明文件;
(7)董事、监事和经理的任职文件及身份证件复印件;
(8)法定代表人任职文件及身份证件复印件;
(9)住所使用证明;
(10)《企业名称预先核准通知书》。
(二)股份有限公司注册成立需要提交的文件
(1)公司法定代表人签署的《公司设立登记申请书》;
(2)董事会签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》(由全体董事签字)及指定代表或委托代理人的身份证件复印件;
(3)由发起人签署或由会议主持人和出席会议的董事签字的股东大会或者创立大会会议记录;
(4)全体发起人签署或者全体董事签字的公司章程;
(5)发起人的主体资格证明或者自然人身份证件复印件;
(6)依法设立的验资机构出具的验资证明;
(7)发起人首次出资是非货币财产的,提交已办理财产权转移手续的证明文件;
(8)以股权出资的,提交《股权认缴出资承诺书》;
(9)董事、监事和经理的任职文件及身份证件复印件;
(10)法定代表人任职文件及身份证件复印件;
(11)住所使用证明;
(12)《企业名称预先核准通知书》;
(13)募集设立的股份有限公司公开发行股票的,还应提交国务院证券监督管理机构的核准文件。
(三)工商部门对提交注册申请材料的公司的审批程序
第1步,领取并填写《名称预先核准受理通知书》,同时准备相关材料;
第2步,递交名称登记材料,领取《名称登记受理通知书》,等待名称核准结果;
第3步,按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》,同时领取《企业设立登记申请书》,按经营范围及前置审批的材料,办理相关审批手续;
第4步,递交申请材料,材料齐后领取《受理通知书》;
第5步,按《受理通知书》确定的日期交纳登记费用并领取营业执照。
六、网上冲浪
(1)免费公文网:http://www.mfdoc.com/
(2)国家工商行政管理总局:http://www.saic.gov.cn/
(3)中国企业登记网:http://qyj.saic.gov.cn/
七、课后互动平台
(1)撰写文稿,撰写实训报告
(2)网上学习
①上网搜索或者去图书馆查阅《公司法》,细读有关公司注册成立的相关规定。
②上网搜索企业《章程》及成立合资公司所需的《合同》应该如何写作。
③上网搜索集团公司、股份有限公司、外资企业、分支机构注册成立需要的文件资料。
 
项目二公司组织机构设置实训项目
【学习目标】
通过本项目的训练,使学生了解决定组织机构设计的六个要素,掌握组织机构的类型,以及组织机构设计的步骤,理解职位说明书和任职资格说明书的区别及其用途。能够在Word文档中,用插入组织机构图的方式设计制作自己公司的组织机构图;在已设计好的组织机构图基础上,用Word设计制作成表格式的岗位说明书及职位说明书。
知识目标
了解组织机构设计的原则。
掌握组织机构设计的六要素。
掌握组织机构的类型。
理解什么是职位说明书,什么是任职资格说明书,以及两者的区别和用途。
能力目标
召开会议,商讨各自公司的组织机构框架。
掌握组织机构设计的步骤。
在Word文档,用插入组织机构图的方式设计制作各自公司的组织机构图。
针对设计好的组织机构图,用Word设计制作每个岗位的职位说明书和任职资格说明书。
提高团队合作能力、沟通能力以及执行力。
任务一设计制作公司组织机构图训练任务
案例12
在李华强正日夜忙于公司注册的事情时,王永康也一刻不闲地忙着为新公司招兵买马。人们都说,人才是企业的第一生产力,人才的选拔甚至会影响到公司未来的发展。所以,招什么“兵”,买什么“马”,绝对不是件拍脑袋就可决定的事情。为此,王永康召集李华强和梁丽华开会,首先根据公司的经营范围、发展战略,制定了公司的人事管理制度和公司的组织机构图。
一、任务驱动
王永康、李华强和梁丽华作为创新实业有限公司的创始人,如何根据企业的经营范围、企业战略发展目标,并结合自身的实际,组建一支能够为企业创造生产力的高效团队呢?企业的组织机构又该如何设置呢?会议室里,大家激烈地讨论着……
首先,王永康召集李华强和梁丽华研究企业机构设置、人员编制的会议;
其次,选择合适的管理机构模式,精心设计公司的内部组织机构和管理模式;
然后,李华强根据会议达成决议,在Word文档中,用插入组织机构图的方式设计公司的组织机构图。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)各实训小组在组长的组织下,模拟公司领导召开的会议,共同商讨公司的组织机构框架,即初步应设定哪些部门,这些部门应配备几名员工,领导岗位和员工分别为几人。
(2)组长应组织学生,以分组为单位分配角色,撰写与“案例”和“任务驱动”所示内容相一致的演示脚本。主要是拟制召开此会议的职业场景、过程及其人物、对话、动作、职业背景等情景演示脚本。会议主题是商讨公司的组织机构设置初步方案。
(3)组长应组织组员利用课余时间进行脚本演练。脚本编写时,应注意通过对话表现案例中的人物年龄和关系、职业场景和过程。
(4)组长确定会议时间、地点后,拟定会议通知,课后作为分组作业上交给指导老师。
(5)课后要将整理好的《会议纪要》作为小组作业上交给指导老师。
(二)实训安排
(1)演示王永康主持召开会议的过程,会议主题是商讨并确定公司的组织机构框架、人员配备、岗位设置。
(2)演示会议应指定会议秘书负责作会议记录,会后根据会议记录形成会议纪要。
(3)各实训小组根据组员提供的方案,选出最优的一份组织机构图,制作成PPT,并派代表向全班同学阐述小组的设计理念。
(4)每位组员根据会议达成决议,在电脑上,用Word设计制作创新实业有限公司的组织机构图,并在图中署制作人姓名。
(5)指导老师召集全班同学共同聆听各实训小组阐述组织机构设置的理念。
(三)实训提示
(1)生产企业应具备的最基本的内部组织机构有财务部、人事部、行政部(或办公室)、销售部、采购部、品控部。此外,许多组织都有可能根据各自企业的性质、组织战略目标或者组织发展需要增设相应的部门。比如,企业初建时期,许多组织会把客户服务、市场开发等功能合并在销售部里进行统一管理,这样做将有利于部门间的协调沟通。但是到了企业的成熟期,仍将客户服务、市场开发等功能合并在销售部里,已经无法满足企业发展的需要了,这时候,就有可能把客户服务、市场开发等工作从销售部里分离出来,成立独立的客户服务部、市场开发部。
(2)一个组织的职务层级,即命令链的设置,与其激励机制的制定有很大关系。在人员配备和职务层级设置方面,以制造企业为例,最基本的员工层级设置。
企业的层级设置为了奖勤罚懒、激励员工,许多企业将职务层级设置得越来越细,比如有些企业在员工级别里,再细化出员工一级、员工二级等。事实上,职务层级(命令链)设置得越细,越有利于激发员工实现更高的职业发展目标。但这样做,也带来了许多沟通障碍。因此,管理者应更加注重纵向沟通渠道的建设。
(3)在Word里可采用插入组织结构图的方式,简便快捷地制作多样、美观的组织机构图。
(四)实训方式
(1)以会议形式进行小组讨论;
(2)单兵上机制作组织机构图;
(3)各小组互换组员相互评分。
(五)实训要求
与项目一的实训要求第(1)~(4)项相同。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中、模块一的“实训任务评分标准”。
(七)学时建议
本次实训课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
组织机构设计是企业人力资源规划的工作之一。人力规划是组织进行人员甄选与录用的基本依据,而组织战略的制定又必须考虑到当前与潜在的人力资源信息,必须对组织未来可以获得的人力资源的数量与质量等相关数据进行系统的审核,并在组织战略的实施过程中,依据组织人力资源的状况对组织的目标进行调整。
1.组织机构设计应遵循的基本原则
(1)效能原则;
(2)统一协调原则;
(3)精简原则;
(4)责权一致性原则;
(5)以营销为龙头的原则。
2.组织机构设计的六要素组织机构是帮助管理层实现组织目标的一种手段,而组织目标是由组织的总体战略决定的。一般来说,管理者在设计企业组织机构时,除了要考虑组织的规模、经营范围外,还必须考虑六个关键因素。
组织机构设计的六个要素
(1)工作专门化。指把组织中的工作任务进一步划分成单独工作单元的程度。其核心是,每个人专门从事工作活动的一部分,而不是全部活动。
(2)任务部门化。对工作单元进行合并的基础叫部门化。通过工作专门化将工作分解成各个部分后,就需要对它们进行组合,以使相同的任务可以进行协调。根据职能来划分部门的办法适用于所有类型的组织。一家制造业的管理者把工程、财务、生产、人事和采购方面的专业人员划分到不同部门中组织工厂;一家医院拥有的职能部门可能包括研究部、护理部和财务部等。
(3)命令链。是一种从组织最高层贯穿到最基层的不间断的职权线路,它明确指出谁要向谁报告工作,也即组织的纵向管理体系。命令链越短,沟通效率越高,组织的效率也越高。
(4)控制跨度。组织的跨度在很大程度上决定了一个组织要设置的层级和配备的管理者人数。当其他条件相同时,控制跨度越宽,组织效率就越高。
(5)集权与分权。如果组织的高层管理者在作出关系到组织利益的决策时,一般不考虑或很少考虑低层级人员的意见,那么这个组织就是集权化的;相反,如果较低层级的人员参与决策的过程,或他们实际上拥有一定的决策自主权,那么这样组织的分权程度就较高。
(6)正规化。是指在组织内部工作实行标准化的程度。工作的标准化程度越高,员工对工作内容、工作时间、工作手段的自主权就越低。在高度正规化的组织中,往往中有明确的工作说明书,有大量的组织规章制度,对工作流程有详尽的规定。
3.组织机构设计的步骤
(1)设计工作岗位。工作岗位是根据专业化分工原则,按工作职能划分而成的工作职位。对于生产企业来说,一般设计的工作岗位有采购、销售、机电、维修、保管、收货、发货、装卸、会计、出纳、人事、行政后勤等。不同类型的企业,可根据自己经营业务的特点和企业内部的条件,或把岗位分得更细。
(2)部门划分。所谓部门,是指由几个业务相关联的工作小组组成、协同工作的团队。划分部门,就是把相关的工作小组集合起来统一领导,共同完成组织目标。划分部门应在遵循组织设计原则和考虑各种影响因素的前提下,体现两个特征:一是使部门与部门之间相对具有较大的独立性,即部门之间的相关性要小;二是部门内部应相对具有较大的凝聚度,即部门内部的相关性要大。这样,便于明确责权关系,减少协调工作量。企业内部机构可分为三大类别,即业务经营部门、职能管理部门和后勤服务部门。
(3)管理层次及管理幅度设计。管理层次和管理跨度是决定组织结构的两个重要参数,管理层次与管理跨度是密切相关的。任何企业的组织结构都应是一种梯形结构,即上级指挥机构少,下级指挥机构多。管理层次设计就是确定等级链的级数。管理幅度是指组织中的一个上级直接指挥下级的数量。在组织规模一定的情况下,管理幅度越大,管理层次就越少;否则,管理层次就越多。例如,有8个基层部门的企业,B层的管理幅度定为2,则企业组织结构的层次有3层(包括部门A层)。
扁平式组织结构管理层次和管理幅度的设计要考虑职能的复杂性、指导和控制工作量、计划工作量、协调工作量等多种因素的影响。一般认为,上层的管理跨度应窄一些,4~8人为合适;下层管理跨度应宽一些,15~20人为合适。中层的管理幅度介于二者之间。实际上,中层的管理幅度比上层要窄,这是因为中层管理者承担着较多的向高层领导汇报工作的职能。
(4)领导者职位规定与授权。经过前面三个阶段的工作步骤以后,一个组织的“硬件”结构已经形成,在这个“硬件”结构中,出现了各种以领导工作为内容的工作岗位,称领导职位。领导职位,从本质上讲是对“事”的划分,是以工作任务为中心确定的,是客观的、非人格化的,可以独立于人员而存在。但是,任何工作任务都必须由人去完成,只有由人去占据组织中的各个职位,并承担各职位上相应的工作任务,组织才是“活”的、有意义的东西,才能成为实现企业目标的手段。因此,组织工作还必须对各个职位确定工作任务,并规定任职资格,这就是职务设计。
4.组织机构的基本类型
(1)直线制结构。它是一种实行直线领导,不设职能机构的管理组织形式。这种组织结构,由于受领导者能力的限制,管理幅度不可能宽,因而企业的规模不可能大,只适于小型企业。比如专卖店、便利店通常采用这种组织结构形式
直线制组织结构图这种组织结构的优点是结构简单、权力集中、指挥统一、决策迅速;缺点是职权不分、无专业化分工、层次较多、横向信息沟通较困难。
(2)垂直功能型。功能垂直型是按经营活动的功能划分部门,各部门的独立性小,权力集中于高层领导者手中。研发、生产、营销、财务、人事等各部门直接受高层管理者领导,并直接向总经理负责,部门的经营决策必须有高层经理人员的介入才能作出。如图1.5所示为制造业垂直功能型的管理组织结构。垂直功能型组织结构是一种高度集权的一元结构,也称U型结构。这种结构的优点是,权力集中,强化了高层主管人员对组织的控制,有利于集中资源进行优化配置,发挥整体优势;按功能划分部门,可避免人力和物力资源的重复配置,符合专业化分工的原则,有利于专业化技能的不断提高和有效利用。主要缺点是,按功能划分部门,容易导致有关人员重视方法和手段而忽视目的和成果;集权式的管理,增加了高层领导人的协调工作量,不能很好地发挥中层管理者的积极性。
垂直功能型组织结构图(3)事业部制结构。事业部型常出现在大型企业中,实行分权式的多分支单位的组织结构形式,简称M型结构,即在总经理的领导下,按地区、市场或商品设立事业部,各事业部有相对独立的责任和权利。企业战略方针的确定和重大决策集中在总经理层,各事业部作为利润中心,实行独立的财务核算,总部一般按事业部的盈利多少决定对事业部的奖惩。但事业部的独立性是相对的,它是总部的一个分支机构,即分公司。它的利润是依赖于公司总部的政策计算的,它在人事政策、形象设计、价格管理和投资决策方面一般没有大的自主权。事业部内部通常又是一个U型结构。
事业部制组织结构图事业部制的优点是,使统一管理和专业化分工更好地结合起来,集中决策和分散经营使高层领导者摆脱了日常经营管理事务,同时又调动了各经营部门的积极性。其缺点是,集权与分权的程度有时难以掌握,处理不好会削弱统一性,协调难度大。
(4)矩阵制。上述三种组织结构都不同程度地存在着横向信息沟通比较困难、缺乏弹性的缺点。为克服这些弊端,在企业中,根据产品项目或某些专门任务成立跨部门的专门机构,这样形成的组织结构即为矩阵制。矩阵制中的专门机构如A产品市场开发小组、全面质量管理办公室等。矩阵制的优点是,有弹性、适应性好、横向信息沟通容易、协调配合好。缺点是,缺乏稳定性,双重领导的结构容易产生矛盾。
矩阵制组织结构图5.如何制作漂亮的Word组织机构图细心的Office用户都会发现,Office不仅提供了基本的绘图工具,而且还提供了组织结机构图的智能化绘制方法。下面将在Word里制作组织结构图的步骤分解如下:
(1)鼠标单击工具栏“插入”命令→在下拉列表中单击“图片”按钮→选中“组织机构图”,或在下拉列表中单击“图示”按钮→在打开的“图示库”对话框中选择某一“组织结构图”→最后单击“确定”。
点击“插入”命令,点击“图示”按钮(2)Word文档会自动生成基本的组织机构图。在组织机构图的周围出现绘图空间,其周边是非打印边界和尺寸控制点。通过尺寸调整命令扩大绘图区域,以便拥有更大的工作空间,也可以通过调整边界来消除多余空间。
(3)编辑基本结组织机构图:
①编辑图中文字。光标选中指向该形状,单击鼠标右键。在下拉列表中“编辑文字”并键入文字。
编辑文字②若要添加同级机构、下级机构或助手,鼠标应指向该形状,并选择要在其下方或旁边添加新形状的形状,单击“组织机构图”工具栏上“插入形状”按钮上的箭头,再单击下列一个或多个选项。
添加同级机构、下级机构或助手同级机构:将形状放置在所选形状的旁边并连接到同一个上级形状上。
下级机构:将新的形状放置在下一层并将其连接到所选形状上。
助手:使用肘形连接符将新的形状放置在所选形状之下。
(4)美化组织机构图:
①修改组织机构图样式。点击组织机构图工具条上的自动套用格式。
修改组织机构图样式②选择式样库中你喜欢的任一样式。
选择图示样式此外,选择方框内的文字,再点击绘图工具栏,就可以修改方框内文字的颜色;选择方框可以修改填充色和填充效果。
修改文字的形色图,选择方框的填充色(二)秘书资格证要点链接
(1)《秘书基础知识》第三章第三节“横向沟通与纵向沟通”(p167173)。
(2)《秘书基础知识》第五章第三节“企业人事管理知识”(p222)。
四、实用工具箱
为规范人事管理制度,各部门、各岗位的设计应以文件的形式报董事局批准,组织机构设计图不仅是定编定岗的依据,而且也便于报批。
五、相关链接
组织结构图的设计集锦。
组织结构图设计集锦六、网上冲浪
(1)中国人力资源网:http://www.hr.com.cn
(2)豆丁网(组织机构图模版集合PPT):http://www.docin.com/p26492094.html
(3)EXCEL HOME网:制作组织机构图http://club.excelhome.net/thread33950011.html
七、课后互动平台
(1)试试看,你能在PowerPoint和Excel里创建一个新的组织机构图吗?
(2)思考:影响组织机构的因素有哪些?这些因素有可能会导致什么结果?
(3)上网搜集至少三家企业的组织机构图,以小组的形式讨论这些公司组织机构设计的优缺点,它们分别采用了哪种组织机构设计类型。
任务二设计制作职位说明书训练任务
案例13
在王永康、李华强和梁丽华的共同努力下,公司的各项前期准备工作按部就班地准备着,但是随着工作量的增多,人手日益显得捉襟见肘,招聘人员的工作就提到了王永康的议事日程上。根据前面拟定的公司组织机构图,现在亟待编制出人事管理制度中的《职位说明书》和《任职资格说明书》,以便公司在人才招聘网和当地的人才交流中心投放招聘广告,开始“招兵买马”的工作。
一、任务描述
(1)公司召开人事工作会议,布置招聘员工事宜。
(2)根据公司当前发展的需要,李华强当务之急是要招聘各直线部分的一线管理人员,这些岗位有总经理办公室主任和总经理秘书、销售部经理、质检部经理、产品研发部经理、生产部经理、财务部经理、人事部经理。为此,总经理李华强亲自编写上述岗位的《职位说明书》和《任职资格说明书》。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)各小组上网搜集公司各岗位职务的相关资料。
(2)训前,每位学生应以李华强的身份,在电脑上搜索《职位说明书》和《任职资格说明书》相关参考资料,以备实训文档制作之用。
(二)实训安排
(1)分组讨论。由组长召集小组会议,共同讨论每个职位的具体要求。
(2)学生模拟李华强,在电脑上用Word制成表格式的《职位说明书》和《任职资格说明书》的职业工作情景。
(3)模拟李华强召开会议布置招聘事宜的工作过程。
(4)模拟人事工作会议讨论岗位职务、进行会议记录的职业工作情景。
(5)在组长组织下再次召开小组会议,共同评议组员完成任务的情况。对每位组员编写的《职位说明书》进行评议,精选出最符合要求的“作品”。每位组员编写的《职位说明书》应标注上“制表人”,并装订成册后作为作业上交指导老师。
(三)实训提示
(1)一个岗位应拟制一份《职位说明书》,最好占一页A4纸张。任职资格说明书应包含在职位说明书里。
(2)注意区分《职位说明书》和《任职资格说明书》的不同。
(3)小组讨论的组织过程要求完全仿真模拟,组长指定秘书拟定会议通知,会议须形成会议记录,并作为作业上交指导老师。
(4)编写的《职位说明书》应格式规范、项目完整。
(四)实训方式
(1)分组讨论。
(2)分组仿真模拟职业情景。
(3)上机操作制作文档。
(五)实训要求
(1)与项目一的实训要求之第(1)项相同。
(2)与项目一的实训要求之第(2)项相同。
(3)与项目一的实训要求之第(3)项相同。
(4)设计的职位说明书格式正确、内容完善且与职位密切关联、语言精炼。
(5)上机实训应提前预习相关知识技能,以便在1课时内完成文件的制作。
(6)各小组互换进行实训个人实操评分,学生和教师进行实训团体演练评分,并汇总本次实训成绩(评分方法同前)。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中模块一的“实训评分标准”。
(七)学时建议
本次实训计划课时数为2~4学时。
三、知识导入
1.职位分析组织结构设计导致出现必须配备人员的工作职位。职位分析是编写职位说明书的前奏,职位分析要回答以下两个问题:该职位的具体工作任务是什么;你应当雇用什么样的人来承担此职位。职位分析包括以下六步骤:
①确定职位分析信息的用途;
②收集背景信息;
③选定要分析的职位;
④收集职位分析资料;
⑤职位分析参与者共同审查所得到的信息;
⑥编写职位说明书和任职资格说明书。
2.职位说明书职位说明书对工作的物质特点和环境特点加以说明,主要解决工作内容与特征、工作责任与权力、工作目的与结果、工作标准与要求、工作时间与特点、工作岗位及工作流程与规范等问题。使人能够在不参考其他职位说明书的情况下也清楚了解该职位的职责任务。
编写职位说明书一般没有统一的标准格式,但是大多数职位说明书
(1)职位标识。包括职位名称、编写人及日期、薪水标准、批准人及批准日期等信息。
(2)职位概述。描述该职位的总体性质,并包括其主要工作功能或活动。
(3)任职者的工作内容。即任职者详细的工作的内容,同时也包括任职者的决策权、对其他人员的直接监督管理权,以及预算经费的支配权等。
(4)工作绩效标准。规定雇员在执行职位说明书所列主要工作任务和职责时应达到的量化标准。比如:每月平均过账错误不超过3个;被下一个工序拒绝的产品平均不超过2%。
(5)工作条件。在非常规工作环境中需说明的内容和标准。比如噪声水平、热度等。
(6)任职资格说明。它大多依据主管人员、人力资源经理的经验推测编写的,内容设计多为“任职者应具备什么样的受教育程度、智力水平以及培训经历等”。任职资格说明可以作为职位说明书的一部分,也可以是一份单独的文件。主要内容包括以下几点:
①任职者必须具体哪些特点和经验;
②招募哪类的人才;
③这类人才应具备哪些素质、受过何种教育或培训等;
④对这类人才应开展哪些素质及品质测试。
四、实用工具箱
(一)实训用文档实例参考样式
(1)《职位说明书》参考样式(Ⅰ),如表18所示
(2)《职位说明书》参考样式(Ⅱ),如表19所示
(二)实训评分表
(1)实训表单评分参考样式:
(2)实训分组团体演练评分表:
(3)实训文件制作评分表
五、相关链接
未来的职位说明书
职位通常被定义为“一系列为工资而进行的紧密相关的活动。”大多数的企业还在使用职位说明书,并且依靠传统来定义工作。但是,显然越来越多的企业正在向更为宽泛的、甚至每天都可能变化的工作而建立组织结构。有些人认为“职位说明书”虽然包含一些普遍通用的措辞,但仍然是灵活度不够,而且限制性较强。
有些雇主正在用基于绩效的职位说明书来替代传统的职位说明书。比如,美国阿肯色州小石城的Acxiom公司最近用新的系统替代了比较传统的职位说明书。在软件开发员的职位说明书中,它强调的是行为能力,比如自主学习能力,而不是向传统的职位说明书那样列出具体的计算机语言技能。因为,这家公司的雇主确信,自主学习能力对于保持软件开发员与时俱进很重要。同时,人力资源主管提出一些具体的期望,确定雇员在当时必须掌握的技能,比如学会两种新的计算机语言。这样,职位说明书成为一种更为灵活、实用和以绩效为基础的文件。
尽管弱化职位、强化绩效和说明能力的职位说明书可能是未来职位说明书的发展趋势,但是这种没有具体提示系统的职位说明书也给招聘工作带来些麻烦。
六、网上冲浪
(1)智能化编写职位说明书网站:http://jobdescription.com
(2)人力资源工具、表单、资料免费下载网站:http://www.0527hr.com/download.asp
七、课后互动平台
(1)在你所在的大学或曾工作的企业中寻找总经理助理的职位说明书副本。这些职位说明书包含哪些类型的信息?它们是否提供了足以说明该职位的具体工作任务及工作方法的信息?是否有绩效标准说明?
(2)请你利用课余时间,在网上查找董事局秘书、总经理办公室主任、总经理秘书、部门主管秘书、前台接待的职位说明书。对比一下,这几个不同级别的秘书岗位,用人单位分别有什么要求。同时,结合在校的学习,思考一下,如何提升个人的能力。
 

 

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