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模块三 网上办公与办公自动化实训模块

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:张小慰 副主编:王茜 符海玲 冯俊伶 参编:陈慧茹 贾晓蓉 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1117  
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模块三网上办公与办公自动化实训模块
 
项目一网上办公系统实训项目
【学习目标】
掌握OA办公系统的原理、作用及系统特点,实现无纸化、移动化、网络化、电子化办公模式。
知识目标
熟悉OA办公系统的各个窗口,掌握OA办公系统的操作流程。
熟练运用OA办公系统。
能力目标
能正确运用计算机OA办公系统浏览通告、接收邮件、上传文件,撰写工作日志等,实现更方便、快捷的无纸化网络办公。
任务一OA网络办公系统认识训练任务
案例31
你上OA了吗?
×市创新实业有限公司购买了通达OA办公系统,办公效率大大提高。现在公司的同事们的流行语:“你上OA了吗?”
公司总经理秘书高玉兰今天上班要办的一大堆事,放在过去,那可是又费时,又费力。现在可好了,上OA就OK了!如果你看了高秘书一天的办公日志,就知道OA办公系统是多么方便快捷了。
一、任务驱动
高秘书一天的办公日志内容如下:
(1)上班了,OA办公系统上报个到;
(2)昨天已经写好的开业庆典的公告发到OA办公系统的公告栏上,好让同事们在第一时间看到;
(3)公告栏里看看公司有什么事情,查看今天的工作安排;
(4)到公司办公系统邮箱中看看有没有新的邮件;
(5)OA办公系统的文件柜里有个文件需要老总审批,签上电子签名发给老总,几分钟后老总回复,指示出差拜访客户;
(6)进入客户管理,了解一下客户情况;
(7)打开OA办公系统的通讯簿,拨个电话和客户预约一下;
(8)上OA办公系统上的列车时刻表中查看火车的车次和时间;
(9)在OA办公系统上编写下周的工作计划;
(10)点击OA办公系统上我的工作日志,看看今天自己都干了哪些工作;
(11)把昨天洗好的照片取回来,传到电脑上,把附照片的简报文稿排好版,再通过OA办公系统传到网上,让一幅幅记载着大家辛苦工作成果的照片跃然“网”上,在外工作的同事通过OA办公系统就可以看到这些精彩照片了,达到实时报道的效果;
(12)整理一下出差需要带的文件资料,喝口咖啡,好好准备与客户的谈判。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织,将同学进行分组,指定小组长。
(2)提前预习OA办公操作系统。
(二)实训安排
(1)每名组员以总经理秘书高玉兰的身份,上网熟悉OA办公系统的各个窗口,尝试操作一下“任务驱动”中高玉兰的工作。
(2)分组讨论OA办公系统的优势,形成发言稿。
(3)每组派代表发言,当堂上交发言稿,以作为本组的实训团体评分。
(三)实训提示
高秘书是如何科学、有效地安排和利用时间,提高工作效率的呢?比较传统的办公方式与OA办公系统的不同。
(四)实训方式
(1)分组讨论会,每组代表发言。
(2)小组评分员评分。
(3)教师评分并点评。
(五)实训要求
(1)发言应语言流畅、论点正确、观点鲜明、论据充分。
(2)发言应使用普通话。
(六)实训一级评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘31中“模块三/项目一/任务一实训评分标准”。
(七)学时建议
安排1课时。
三、知识导入
1.OA办公系统软件平台OA是office anywhere的缩写,即办公自动化系统。是用来实现无纸化、移动化、网络化、电子化办公模式,实现各单位部门间、员工间畅通的信息交流、资源共享,从而提高各部门员工工作效率。它是提高办公管理水平、进行规范化管理、提升整体形象非常重要的应用软件管理系统。
2.通达OA2009网络智能办公系统简介通达OA2009网络智能办公系统是运用IT技术,通过工作流的模块化模式制作的一种协同应用软件。工作流是一种万能模块,它把一项工作分解为多个步骤,由多人在同一时段协同作战、协作配合来完成。OA工作流系统基础构成元素是表单和流程。表单是完成工作所用的信息数据记录载体,流程是工作任务的实施过程和环节。每个流程都有多个工作步骤,每一工作步骤都由指定的经办人(员工)用控件填写好指定的表单。每个流程都有一个对应的表单,不同的流程可以共用同一个表单。新建工作可更换与之对应的表单,已建立的工作则不能更换。所有的员工都在自己的权限范围内工作,不能越权行事。
3.通达OA2009网络智能办公系统登录界面通达OA可以在线试用。其服务器位于电信网通双路机房,使用独享宽带接入Internet,24小时均可以访问。用户名chr或ghq或cw,未设密码,可以直接登录其界面。
OA2009网络智能办公系统窗口界面OA操作系统的首页右侧工作流程有12个流程模块按钮,分别为:①我的办公桌;②工作流;③公共事务;④档案管理;⑤信息交流;⑥人力资源;⑦CRM管理;⑧附件程序;⑨培训管理;⑩协同项目管理;报表系统;在线考试。
OA操作系统首页界面(1)我的办公桌模块。我的办公桌工作流程模块可以进行邮件收发、短信收发、网络传真文件的收发、了解公司最新通告通知、对员工工作状态的评价投票、员工考勤考核、工作日程安排、撰写个人工作日志,以及通过“通讯簿”查找客户信息和联系人信息、在“个人文件柜”中查找档案和文件、在“我的会议视频”上传会议内容或查找会议内容等。
 “我的办公桌”界面(2)工作流模块。工作流模块中,系统设计了8个工作流程模块按钮,分别为:新建工作;我的工作;工作查询;工作监控;超时统计;工作委托;工作销毁;流程日志查询。
     新建工作流程模块
。可在公文、行政、人事、财务、研发、生产、销售等部门工作进行选择,并创建自己的新工作任务。如果有权限,还可新增工作部门模块及其模块按钮。
 “新建工作流程”界面②我的工作流程模块
。在“我的工作”中的“未接受、办理中、已办结、全部工作”等模块中进行操作,以便接受、办理、总结自己的工作任务。
 “我的工作流程”界面③工作流程查询
。可对本人历史、当前或已布置但未接受的工作任务进行查找。
④工作监控流程模块。公司或部门可对员工的工作状态实施监督和控制。
 “工作流程查询”界面图 “工作流程监控”界面⑤超时统计流程模块
。是公司或部门对未能在规定时间内完成的工作任务进行查询、统计的实时监控。
⑥工作委托流程模块。是对已经或受托工作的申请、督办、承办、交办的实时记录。
 “超时统计流程”界面图 “工作委托流程”界面⑦工作销毁流程模块。可对工作任务(自己的或他人的)进行销毁或还原。
 “工作销毁流程”界面⑧流程日志查询模块。可对工作流程中的工作任务进行查询、导出或删除。
 “流程日志查询”界面(3)公共事务模块。公共事务模块中,共设计了12个模块,分别为:公告通告管理;新闻管理;投票管理;日程安排查询;工作日志查询;工作计划;办公用品管理;固定资产;图书管理;自愿申请与管理;公共通讯簿;组织机构设置。如图。
 “公共事务管理”界面在公共事务模块中,可对公告、通知、新闻的审批和发布进行管理,对员工工作状态进行评价和投票,查询工作日程安排和工作日志,对工作计划进行查询和管理,对办公用品的购置、领用、使用进行管理,对固定资产的购置、使用、现状等进行管理,对图书资源的存书目录及其借用、归还进行管理,对企业现有会议室和车辆的现状、增减、使用申请与批准等进行管理,查询公共通讯簿,对内部组织机构、同行单位、商务客户、商务联系人等进行信息查询等。
(4)档案管理模块。档案管理模块中,系统设计了6个工作流程模块按钮,分别为:卷库管理;案卷管理;文件管理;档案借阅;档案统计;档案销毁。
 “档案管理”界面在档案管理模块中,可以对档案库房、柜架、案卷、文件的存放现状及各类目录进行管理,对案卷、文件的查阅、借阅、归还等进行管理。
(5)信息交流模块。信息交流模块中,共设计了7个模块,分别为:讨论区;网络会议;聊天室;公共文件柜;网络硬盘;图片浏览;OA知道。
 “信息交流”界面在信息交流模块中,可以方便地进行内部信息交流、召开网络文本性和互动性会议、在线在聊天室里沟通、查看公司非机密性公共文件柜中的文件,用网络硬盘存储文件、搜索并浏览图片,以及在“OA知道”栏目中向通达OA2009网络智能办公系统提出操作、程序等方面的问题或其他问题,并得到系统专家的答复。
(6)人力资源模块。人力资源模块中,系统设计了4个工作流程模块按钮,分别为:人事档案;统计分析;劳资管理;人员考核。 “人力资源管理”界面在人力资源模块中,可以有效地进行人事管理和统计,劳动工资的评定、考核、升级管理,公司职工的出勤考核等。
(7)CRM管理模块。CRM(customer relationship management),即客户关系管理。在此模块中,系统设计了4个工作流程模块按钮,分别为:客户关系;销售记录管理;供应商;统计分析。
 “窗户关系管理”界面①客户关系流程模块。它包括客户基本信息管理、联系人信息管理、客户服务管理、综合查询、客户关怀五个工作流程模块。可对客户信息和供应商联系人进行新建存储、查询、导入、导出等操作;对客户端服务日程进行安排、记录和查询等;在综合查询中,还可从销售部门及人员信息、客户信息、客户服务信息、供应商联系人信息中进行相关查询;在客户关怀中,可对本月或本周的客户生日进行提醒,以便给客户送去生日祝福。
 “客户基本信息管理”界面②销售管理流程模块。它包括产品信息查看、产品信息管理、销售合同管理、销售记录管理、综合查询五个工作流程模块。可在“产品信息查看”中,了解供应商的产品及其服务信息;在“产品信息管理”中,进行新建产品和新建服务型产品信息的存储;在“销售合同管理”中,对到款和欠款合同进行快速或高级查询;在“销售记录管理”中,对销售客户、产品、服务等信息进行记录、快速查询、导出等操作;在“综合查询”中,可对销售部门、销售人员、合同信息、客户信息等进行选择、查询、清空等操作。 “销售管理”界面③供应商流程模块。它包括供应商信息管理、供应联系人管理、采购订单三个工作流程模块。在此模块中,可对供应商、联系人进行新建、快速查询、导出等操作;在“采购订单”中,对订单、合同进行新建、快速或高级查询、批量删除等操作。
 “供应商管理”界面④统计分析流程模块。它包括客户统计、客户服务统计、销售统计三个流程模块。可对销售部门、主管和人员进行统计分析;对客户的相关信息和客户服务的相关信息进行统计和分析;对销售合同和订单等相关信息进行统计分析。
还有系统管理、附件程序、培训管理、协同项目管理、报表系统等模块,这里就不一一详细介绍了。
四、实用工具箱
1.个人实操评分表。
《秘书岗位综合实训》第三模块/实训项目一/训练任务一/个人实操评分
系别:专业:班级:评分员姓名:实训任务名称:OA网络办公系统认识实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗组别〖〗姓名〖〗一级分总分〖〗操作规范程度(40%)程
(20%)〖〗步
(20%)〖〗扣分〖〗得分〖〗熟练程度(20%)熟练
(10%)〖〗时
(10%)〖〗得分〖〗实训课绩效分(40%)协作
10%〖〗主动
10%〖〗创意
10%〖〗语言
表达
10%〖〗得分〖〗一级评分教师
60%〖〗学生
40%〖〗二级
评分换算分
2.分组团体实训评分表如表32所示。
表32《秘书岗位综合实训》第三模块/实训项目一/训练任务一/分组团体竞赛评分表
系别:专业:班级:评分员姓名:实训任务名称:OA网络办公系统认识实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗安装程序或操作步骤(90%)正确(个)〖〗错误(个)〖〗未作步骤(个)〖〗扣分〖〗得分〖〗操作时限(10%)时间〖〗得分〖〗学生
评分
50%〖〗教师
评分
50%〖〗合计〖〗二级评
分换算
分12注:1.表内项目下应填数字为正确或错误个数,扣分和得分均以此为依据。
2.每堂课的实训操作如果为3种设备,每个设备的安装程序为30分。
3.因项目内扣分不尽相同,扣分分值应参考评分标准。
4.此表为一级考核表,组内成员的个人表现可依据二级考核表的评分标准评定。
五、相关链接
OA操作系统的特点:
(1)方便各单位过程管理的同时,量化各类执行指标,易于目标管理。
(2)新任务主动通知,处理更及时、更方便。
(3)短信提醒,确保主动联系。
(4)操作简单,与OFFICE完美结合,无需培训即可熟练使用。
(5)界面友好,工作流程采用导航方式,人机在互动交流中完成工作。
(6)开展网上日常办公,实现工作顺畅流转。
(7)针对日常行政事务,详细记录相关事宜。
(8)合理安排各种会议,及时发布会议纪要。
(9)合理安排各种活动,及时发布活动情况。
(10)广泛收集信息资讯,实时掌握相关动态。
(11)详细记录档案信息,全面掌握档案情况。
(12)集中处理个人事务,充分彰显个性主张。
(13)系统维护操作简便,工作流程定制灵活。
(14)科学严密的考核体系。
六、网上冲浪
(1)通达OA官方网站:Office Anywhere 2009网络智能办公系统
http://www.tongda2000.com/news/MYOA2009/playcenter/
(2)通达ERP多维智能管理平台:(Office Anywhere 2008多维智能管理平台)
http://www.go2oa.com/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。
(2)如果你暑期或课余打工的单位已经使用OA系统,请试着登录,查看熟悉各个窗口。
(3)登录OA系统,给朋友发送一份邮件。
任务二OA网络办公系统操作训练任务
案例32
×市创新实业有限公司总经理秘书高玉兰通知人事部的文员王雅娟,公司的年终考核即将开始,要求人事部门尽快完成年总考核工作。王雅娟接到电话后,立刻向人事部经理陈新海汇报。陈新海给王文娟布置工作任务,让王雅娟在公司OA系统内网上发布通知,告知各个部门的工作人员填报人事考核的各项数据表格,并于12月8日前将填写好的考核表上传到人事部。由王雅娟汇总数据,于12月10日前将汇总数据上传给秘书高玉兰。
一、任务驱动
(1)王雅娟接受了工作任务,发布填报年终考核的通知;
(2)各部门的工作人员陆续将考核表上传到人事部;
(3)人事处王雅娟初步审核、确认无误后,及时汇总各部门数据;
(4)将最终的考核数据表发给公司总经理秘书高玉兰。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部将班级成员平均分成几个小组,每组派一名同学担任计时员。
(2)学生应预先登录OA系统,熟悉OA操作系统界面,并准备实训内容的相关操作程序。
(二)实训安排
(1)各组组长首先演示扮演王雅娟的角色,使用OA办公系统在公司内部网上发布通知。
(2)各组组员扮演部门文员角色,填报年终考核表,并以邮件形式发送给王雅娟;
(3)各组组长再次演示扮演王雅娟的角色,接收各部门邮件,汇总数据,并将整理好的考核数据统计一览表以附件形式发送给总经理秘书高玉兰的具体过程;
(4)学习委员扮演高玉兰角色接受王雅娟的附件,并给王雅娟留言。
(5)各组成员依次上机操作,转换角色,每人演示一次王雅娟的角色;
(6)任课教师点评学生和班干部、组长操作上存在的问题;
(7)各组组员互换评分,并根据各组成员总的用时和完成任务的质量进行评分。
(三)实训提示
(1)熟练掌握操作步骤。
(2)小组成员应有较强的团队意识,相互帮助,共同完成任务。
(四)实训方式
(1)上机操作;
(2)计时员计时;
(3)学生互换评分:A组评B组,B组评C组,C组评A组;
(4)教师和学生分别根据每组用时及操作质量进行评分。
(五)实训要求
(1)上机操作规范、准确、熟练。
(2)注意时间要求和质量要求。
(六)实训一级评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块三/项目一/任务一的“实训评分标准”)。
(七)学时建议
安排1课时。
三、知识导入
(1)使用OA系统发布通知。人事部的文员王雅娟负责在OA系统上发布通知(OA办公系统管理员)。
用OA系统发布通知(2)各部门文员上传填报的报表,王雅娟接收各部门的邮件。
上传和接收电子邮件(3)整理汇总各部门的年终考核表。
整理汇总电子邮件(4)将汇总的年度考核统计一览表以添加附件的方式发送给总经理秘书高玉兰。
将汇总的年度考核表以附件形式发送尝试着做下列步骤:双击“协同项目管理”模块流程按钮→双击“项目文档”按钮→在OA界面左侧框中的下拉列表中选择“OAOA”项目内的“aaa”文件夹→在OA界面右侧框中选择“新建文件”→在新建文件中输入相关文字内容→在内容框下的“新建附件”中选择“EXCEL”表格发送汇总统计一览表。
由于通达OA办公系统为在线试用版,部分功能无法运行操作,因此使用接通项目管理的部分功能,让学生体验真实的网上办公功能。
用“协同项目管理”模块发送内部邮件(5)确认内部邮件发送成功。
内部邮件发送成功四、实用工具箱
(1)个人实操评分表。 (2)分组团体实训评分表。
五、相关链接
(一)OA自动化办公系统手机客户端方案
OA自动化办公系统手机客户端是指安装在手机上的办公软件,其功能类似于Outlook(邮件客户端)、IM(即时通讯)、流媒体播放器等传统个人电脑上的客户端软件。手机用户可以登录OA自动化办公系统手机客户端的相关网址,短信下载程序,一键安装OA自动化办公系统手机客户端,并在此系统上提出申请,由通讯运营商网络提交至增值服务运营商审核处理后,通过互联网与OA服务器连接。用户只需启动该软件,就可以通过OA自动化办公系统提供的方便快捷的方式、图形化的操作界面、较少文字输入的移动办公软件访问网络,收看视频、手机聊天、手机办公、撰写并发布公告和通知、查询并浏览公告和通知、撰写或浏览新闻、访问通讯簿、接发邮件和短信、查询或撰写个人日志、办理公务、会签文件、查询表单、创建或查询工作日程等,实现即时性的移动网络办公自动化。
6OA手机客户端实现方式(二)自定义OA系统的样式
本系统集成了大量通用样式,例如时间、标题、栏目等网页上经常用到的基本元素,想要自定义一种样式,需要编写HTML代码,指定样式和布局,然后将字段(系统集成的小标签)插入到HTML代码中指定的位置。这样生成的样式,就是我们想要的具体样式了,通过在标签中调用,即可达到要求。
六、网上冲浪
(1)学大教育OA办公系统:http://www.yslanya.com.cn/yslanya/136162.html
(2)绿叶协同OA办公系统:http://www.oa169.com/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。
(2)按照打印机安装的正确步骤,在一台电脑上安装打印机。
(3)用你安装的打印机打印你课前准备好的简历,作为作业上交。
 
项目二办公设备使用实训项目
【学习目标】
了解打印机、复印机的原理及种类;能熟练使用打印机、复印机、碎纸机。
知识目标
掌握打印机的种类、安装和使用步骤。
了解复印机的结构、种类,掌握复印机的操作步骤。
掌握碎纸机的结构、种类、操作步骤、主要技术指标与注意事项。
能力目标
能正确使用打印机、复印机、碎纸机。
能熟练安装打印机应用软件。
能排除打印机、复印机、碎纸机在使用中经常出现的简单故障。
任务一打印机、复印机、碎纸机操作及故障排除训练任务
案例33
秘书毕晓云去公司报到上班的第一天,人事部的陈新海经理指示她先打印一份劳动合同,然后复印20份。同时给了她一大堆筛选后未被录用的学生个人简历,让她用碎纸机处理一下。毕晓云赶紧连接好打印机后打开计算机,进行打印操作,但系统提示未安装打印机驱动,毕晓云仔细检查了数据线与电源线,都连接好了,但就是打印不出来,难道是打印机坏了?毕晓云急出了一身汗。她想不如先把简历处理一下,她来到碎纸机前,却不知该怎么操作,试着塞进一份简历,按动开关,碎纸机居然成功地把那份简历压碎了。她高兴极了,赶紧操作,由于简历较多,她很着急,于是她把厚厚的一沓儿简历塞进了碎纸机,只见碎纸机咔嗒一声停下来,这沓儿简历停在了碎纸机上。这下她可急坏了,刚上班就出这种事,肯定得挨批评,太丢人了。复印机的操作自己也不熟悉,可不敢自以为是而再出错了,一定要虚心请教一下同事们再做。毕晓云赶紧请教秘书于华,于华一步步教她打印机如何安装,以及复印机和碎纸机的操作要领。中午午休时,毕晓云又上网查找资料,了解打印机的安装和使用知识。下午一上班,毕晓云很有信心地开始工作了。
一、任务驱动
(1)安装打印机驱动,打印劳动合同或简历。
(2)复印2份劳动合同或简历。
(3)打开碎纸机的碎纸箱,清理上午未压碎的纸张,将打印不清楚的劳动合同或简历用碎纸机处理。
二、实训内容——打印机、复印机、碎纸机安装、使用及简单的故障排除
(一)训前指导
(1)教师应布置班干部组织学生提前分好小组。
(2)学生应提前预习本次实训相关知识内容。
(3)学生应提前制作好劳动合同或简历的电子文本,存于邮箱或U盘中,以备实训使用。
(二)实训安排
(1)分组。将班级同学平均分为若干组,每组5~6人。
(2)上机操练。用计算机调出自己的劳动合同或简历,打印成文稿→复印文稿→用碎纸机处理文稿。
(3)以小组为单位,同学们轮流上机操作,其他同学可以计时,既要操作正确,还要保证速度。
(4)每组推选一名同学代表本组参加竞赛,用时最少的同学获胜。
(三)实训方式
(1)单人上机操作;
(2)分组进行演示竞赛,找出程序性、操作性错误,进行评分。
(四)实训提示
(1)要想正确使用打印机、复印机、碎纸机,就必须先学会安装,安装时,既要进行硬件连接,也要进行软件安装,这两个步骤缺一不可。
(2)用复印机复印时,要注意复印的清晰度和不要出现歪斜。
(3)碎纸机操作时,应将文本上的订书钉摘掉,纸张不要太厚,以免卡在机器中。
(五)实训要求
(1)掌握打印机、复印机、碎纸机安装的操作步骤和使用程序。
(2)能够把握打印机、复印机、碎纸机使用过程中的正确步骤。
(3)能够解决打印机、复印机、碎纸机安装和使用中的常规错误。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘31中模块三/项目二/任务一的实训评分标准。
(七)学时建议
教学课时为1~2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.打印机
(1)打印机硬件连接。关闭打印机和计算机的电源,检查硒鼓是否安装正确,接好信号电缆后,再把电源连接到打印机上。
(2)打印机软件安装。硬件连接好后,安装打印机驱动程序。具体安装步骤如下:
“开始”→“设置”→“打印机和传真”→“添加打印机”→“添加打印机向导”→“下一步”→选择本地打印机/网络打印机→取消选择“自动检测并安装即插即用打印机”复选框→“打印机端口”→LPTI端口→在弹出窗口中选择打印机制造商及型号,安装打印机驱动程序。
除上述手动安装打印机驱动程序的方法外,用户还可用系统自动检测安装本地打印机。
(3)打印机装纸。选择正确的纸张型号(一般为A4纸型),将纸放在供纸盘上。
(4)打印机打印。选择电脑OFFICE系统的文档、表单或PPT,命令栏上的“文件”命令→在下拉列表中左键单击选中“打印”按钮→再打开的对话框中选择“全部/当前页/页码范围”的其中一项→设定打印份数和方式→最后单击确定→即可打印。如图327所示。
还可以对“打印机属性”进行设定,如纸张尺寸或打印方向、质量、份数等。
打印机的打印操作图,设定“打印机属性”(5)常见故障及原因。打印机通常发生的故障及其原因如下:
①不送纸。纸张放于送纸器外面。
②卡纸。纸张受潮、纸张斜放、纸张摆放不平整、定影膜不正常。
③在软件中选择“打印”命令后,打印机不响应。开关没开、数据线没有连接到电脑、连接不正常、打印机或传真不正常。
④错误指示灯一直亮。喷墨打印机没有墨、卡纸、没纸或硒鼓的盖子没有盖好。
⑤打印机经常吃进多张纸。纸张受潮、卡纸、定影膜不正常、纸张比较密集。
2.复印机
(1)复印机使用步骤。①开机预热;②检查原稿;③放置原稿;④选择复印纸尺寸;⑤缩小与放大;⑥调节复印浓度;⑦设定复印份数;⑧开始复印。
(2)复印机常见故障及出现的原因。
①卡纸。纸张受潮、纸张斜放、纸张摆放不平整、定影膜不正常、高温。
②复印机不启动。电源没有接好、操作板上开关没开、操作板上设置不正确。
③复印不清楚。遮光不好、玻璃面上有异物、纸张没有和玻璃面板贴紧、显影不足、纸张不好(受潮等)。
3.碎纸机
(1)碎纸机使用步骤。
①将碎纸箱组装至碎纸机主身内。
②从纸张上除去任何大型纸夹或其他异物(订书订除外),如需将纸张折叠以适合纸张入口,应该适当调整纸张数量。
③将碎纸机插入正确的电源供电出口时,确保电源开关处于关闭(OFF)模式。
④如需清理刀片,请将电源开关调至自动(AUTO)模式,待运行约1秒后即可。当机器启动并处于待机模式时,可把纸张从纸张入口放进碎纸机。
(2)碎纸机常见的故障。
①碎纸机不通电。请检查电源是否接好;是否把开关打开;保险管是否被击穿;电路板是否被击穿;垃圾筒是否被放好。
②碎纸机有异响。请检查刀具是否有损坏;是否有太多的碎纸末,而影响刀具正常工作;检查齿轮是否有损坏;检查皮带是否有松动(在一些老机型中有皮带);带电检查整机是否有摆动。
③碎纸机不进纸。检查传感器是否工作正常;检查电路板是否工作正常;检查电机是否工作正常。
(3)碎纸机使用注意事项。不要一次碎纸过多;不要把手放到碎纸口处;拆装碎纸时,一定要在断电时操作;要经常把垃圾筒里的纸清空;碎纸机不用时,应切断电源。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
国家职业资格培训教程(五级秘书)《事务管理》第四节“办公用品与设备的使用与管理”(P97105)。
四、实用工具箱
(1)个人实操评分表。如表33所示。
表33《秘书岗位综合实训》第三模块/实训项目三/训练任务一/个人实操评分表
系别:专业:班级:评分员姓名:实训任务名称:打印机复印机碎纸机操作实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗组别〖〗姓名〖〗一级分总分〖〗操作规范程度(40%)程
(20%)〖〗步
(20%)〖〗扣分〖〗得分〖〗实训成果(20%)清晰
(10%)〖〗美观
(10%)〖〗得分〖〗实训课绩效分
(40%)协作
10%〖〗主动
10%〖〗创意
10%〖〗语言
表达
10%〖〗得分〖〗一级评分教师
60%〖〗学生
40%〖〗二级
评分换算分
(2)分组团体实训评分表。与表32所示的评分表相同。
五、相关链接
(一)打印机、复印机、碎纸机的种类
(1)打印机的种类。有喷墨式打印机、激光打印机、针式打印机、敏式打印机、热蜡印表机、绘图机、激光打印机。
(2)复印机的种类。按工作原理分,有模拟复印机、数码复印机;按机型分,有家用复印机、办公复印机、便携复印机、工程图纸复印机。
(3)碎纸机种类。有抽屉式碎纸机、数字电路碎纸机、叠片刀碎纸机、语音提示碎纸机、磁控电路碎纸机、光盘粉碎机、空气净化碎纸机。
(二)打印机、复印机、碎纸机的维护
1.打印机的维护
(1)打印机的安放要合适,周围有充裕的空间。打印机要远离灰尘多、有液体的地方,因灰尘和液体对打印机的寿命有很大影响。另外,打印机放置地应避免阳光直射,避免放置在有磁铁或能产生磁场的装置附近。
(2)经常保持打印机的清洁和环境清洁,不要在打印机上堆放重物,比如一摞书,这样会妨碍热的散发以及可能对打印机的机械部分造成压力。
较长时间不用打印机时,应把电源线拔下来。
2.复印机的维护
(1)复印机定期保养。对复印机进行定期保养维护,也就是定期对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换,以排除故障隐患,确保复印机运转的可靠性。
(2)复印机的清洁保养方法。清洁、保养复印机时,应关上机器主电源开关,拔下电源插头,避免金属头接触而发生机器短路。清洁结束时,一定要等部件表面完全干燥后再装到机器上试机;否则,会使其短路甚至击穿。使用润滑剂时,要按说明的要求进行。一般塑料、橡胶零件不得加油;否则,将会使其老化。
3.碎纸机的保养
(1)碎纸机的机器内刀具精密、锐利,因此切勿将衣角、领带、头发等卷入进纸口,以免造成意外损伤。
(2)应及时清理装满了的碎纸桶,以免影响机器正常工作。
(3)请勿放入碎布料、塑料、硬金属等。
(4)为了延长机器寿命,每次碎纸量应低于机器规定的最大碎纸量为宜。没说明可以粉碎光盘、磁盘、信用卡的机器,请勿擅自将光盘、磁盘、信用卡放入机器。
(5)清洁机器外壳时,应先切断电源,用软布沾上清洁剂或软性肥皂水轻擦,切勿让溶液进入机器内部,不可使用漂白粉、汽油或稀液刷洗。
(6)请勿让锋利物碰到外壳,以免影响机器美观。
(三)打印机、复印机、碎纸机的外形特征
(1)神州培训网:学习资料>激光打印机http://xa.szpxe.com/article/view/108787
(2)普光打印机论坛:论坛维修资料视频http://www.oahelp.net/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。
(2)按照打印机安装的正确步骤,在一台电脑上安装打印机。
(3)用你安装的打印机打印你课前准备好的简历,作为作业上交。
任务二传真机、扫描仪、刻录机操作及故障排除训练任务
案例34
×市创新实业有限公司办公室主任席为民给新来的秘书任云飞布置了三项任务:传真一份公司文件到××市工商局业务科;替总经理王永康扫描一份××市科协发来的《××市科技创新产业振兴规划》;将××创新股份有限公司的规章制度刻录成光盘。
一、任务驱动
秘书任云飞自恃秘书专业出身,愉快地接受了任务,马上进入工作角色。他拿起文件到传真机跟前传真,拨通对方号码后,对方却没有任何人的声音;接着去扫描文件,却发现插上电源指示灯正常,但机器没有任何动静;只好先去刻录光盘,却被告知光盘已满,无法写入。他急得满头大汗,只好向办公室主任席为民报告说,××市工商局业务科没有人接听,扫描仪可能坏了,《规划》刻不进光盘。
办公室主任席为民听后,让他去找秘书于华帮忙,于华很快发现问题所在,三下五除二就完成了这三项任务。到底是什么原因,使新秘书没有完成任务呢?是操作经验、技术问题,还是设备问题?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)认真预习传真机、扫描仪、刻录机的使用说明书,明确它们的安装步骤、使用环节及操作的先后顺序和核心提示点或注意点,规范操作程序。
(2)仔细把握实际操作中的关键点,把出现的问题记录下来,集体研究讨论解决。
(3)熟记操作规程,反复演练,熟能生巧。
(4)班长训前应先行分组,指定小组长。
(二)实训安排
(1)要求各组对三种机器的内部结构、安装过程、操作程序进行讨论,画出安装过程图和操作程序图。
(2)以任云飞的身份完成上述任务,一人安装和操作,他人旁观,及时指出关键点。然后每人轮番演示一遍,互相帮助,共同提高。
(三)实训提示
(1)思考案例中出现的问题,对照操作规程,提出可能出现的情况,可以大胆设想,然后一条一条验证。
(2)出现问题,可以从电源、插座、数据线、连接接口、软件安装、墨盒、光驱、操作的顺序先后等方面着手查找原因。比如任云飞的错误在于:市科协办公室的传真机是自动的,只要听到对方传真机里传来一声长音,按下传真键即可;扫描仪是新买的,要先安装扫描驱动;公司所用的光盘是可擦洗光盘,要先擦洗,然后导入刻录。
(四)实训方式
(1)分组学习和讨论,研究要点和规程。
(2)组内角色,由组员轮流操作,熟练之后进行竞赛。
(五)实训要求
(1)安装正确,操作规范。
(2)出现问题应及时检查,迅速调整,提高速度和质量。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘31中模块三/项目二/任务二的“实训评分标准”。
(七)学时建议
教学课时为1~2个学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.传真机
(1)发送传真的操作步骤:
①发送传真准备工作。调整传真机的工作状态→装入记录纸→检查原稿→放置文件。
②传真复印操作步骤。接通电源开关→检查指示灯是否已亮→将欲复印的原稿字面朝下放在原稿台导板上→选择扫描线密度的档次→原稿灰度调整→按复印(COPY)键。
③发送传真操作步骤。检查机器是否处于“准备好”(READY)状态→放置好发送原稿→摘取话机手柄→拨通对方电话号码→等待对方回答(如果不进行通话,可跳过后两步)→双方进行通话→通话结束后,由收方先按启动键→当听到收方的应答信号→发方按启动键→文稿自动进入传真机→开始发送文件。
④结束发送任务操作步骤。挂上话机→等待发送结束(若发送出现差错,则会有出错信息显示,应重发;若传输成功,此时将会显示“成功发送”信息)。
(2)接收传真的操作步骤:
传真机的接收功能有自动接收、手动接收和网络接收这三种方式。
①手动接收传真的操作步骤。听到对方来电要求发送传真的请求→(盒内有纸)→按启动开始按钮→给对方回应声→挂上电话→传真机出纸→复印传真内容→送纸滚轮停止转动→取出传真文件。
②网络虚拟传真机安装和操作步骤。Windows XP下安装MS Fax免费传真软件的步骤如下:
第一,点击“开始”→“打印机和传真”→进入打印机管理窗口→点击“设置传真”→X系统正在配置组件→点击“下一步”完成配置。
第二,系统要求放入Windows XP 安装光盘。
第三,光盘安装完毕后,在“打印机和传真”窗口内多了一个名为“Fax”的虚拟打印机。
第四,在系统菜单的“附件→通讯→传真”下会出现传真的应用连接,。
第五,发送传真。只点击“打印”文件→选择打印到“Fax”虚拟打印机→确定后,根据传真向导的提示,依次填写收件人即可。
第六,接收传真时,由于Windows XP没有默认接受传真,故需要在传真控制台进行设置。单击“开始→所有程序→附件→通讯→传真→传真控制台”,然后点击菜单的“工具→配置传真”)→输入您的个人信息→将“允许接收”选项打钩→选择“自动接收”或者“自动应答”→继续“下一步”直到设置完成。
(1)扫描仪的操作步骤和程序。连接电脑的USB接口→插扫描仪电源→打开扫描仪开关(有的型号没有开关)→打开电脑上的扫描仪软件→放入要扫描的纸质文件→在电脑的扫描仪软件上点击“获取图像”→调整扫描亮度、角度→点击扫描→选择将扫描结果导出到文件,输入文件名,选择保存→保存文件。用户可以将识别后的文件存储成文本,(TXT)文件或Word的RTF文件。
(2)扫描仪的操作步骤的图示。
①扫描对象放置在扫描仪的文稿台上。
②打开扫描仪应用程序。
③图像处理软件——画图启动应用程序。
④程序启动界面。
⑤选择不同的模式来扫描文档,以下两种方式均可。
(1)刻录机的使用步骤。
①装入来源盘和刻录目标盘→打开刻录软件;
②选择一种刻录制作方式;
③点击复制或刻录按钮;
④刻录开始→刻录完毕→点击结束。
打开刻录软件制作数据光盘、制作音频光、制作视频光盘、复制光盘、实现其他功能、 点击刻录按钮、记录开始、刻录完成。
使用刻录机的注意事项。
①尽量避免进行读取操作;
②刻录机合理运用刻录速度;
③刻录间隔时间不能太短;
④尽量避免使用“超刻”功能;
⑤经常保刻录机的内部清洁;
⑥使用优质光盘刻录。当刻录好一张CD时,可以用光驱打开播放,但用CD机却无法正常地读取。造成这种情况的原因是很多的,比如说,盘片的质量不好、CD机不支持,或者刻录过程出现了一些难以预料的错误等。虽然未必是因为刻录机的问题,但暂时换用另一种质量较好的盘片进行刻录,可以大概推测出到底是刻录机的问题还是刻录盘的问题。如果是刻录机的问题,就要进行相关的检查处理工作了。
(二)秘书资格证要点链接
国家职业资格培训教程(五级秘书)《事务管理》第四节“办公用品与设备的使用与管理”(P97105)。
四、实用工具箱
(1)个人实操评分表。
(2)分组团体实训评分表。
五、相关链接
(一)传真机、扫描仪、刻录机的种类
1.传真机的种类
(1)按照传真机的功能不同,可分为简易型传真机、标准型传真机、多功能型传真机;
(2)按照传真机打印方式的不同,可分为喷墨式传真机、热转印传真机、激光传真机;
(3)按照传真机记录方式的不同,可分为感热纸传真机和普通纸传真机;
(4)按照传真机传送颜色的不同,可分为黑白传真机、双色彩色传真机多色彩色传真机;
(5)按照传真机采用的扫描方式不同,可分为电荷耦合扫描(CCD扫描)传真机和接触式图像扫描(CIS扫描)传真;
(6)按照CCITT(国际电报电话咨询委员会)制订的国际标准,可分为一类传真机(G1)、二类传真机(G2)、三类传真机(G3)和四类传真机(G4)。
目前市场上还有数码传真机、网络传真机等。
2.扫描仪的种类扫描仪有平板台式扫描仪、名片扫描仪、胶片扫描仪、滚筒式扫描仪、文件扫描仪、手持式扫描仪、鼓式扫描仪、笔式扫描仪、条码扫描仪、实物扫描仪、3D扫描仪等。
3.刻录机的种类有CD刻录机(包含CDRW刻录)、DVD(包含DVDRW刻录)刻录机、HDDVD刻录,BlurayDisk(BD蓝光)刻录机、可擦写刻录机、移动刻录机等。
(二)使用传真机、扫描仪、刻录机的注意事项
1.使用传真机的注意事项
(1)除需传真的文稿之外,不要在传真机上放置任何其他东西;
(2)传真机在发送、接收或复印时,绝不可打开传真机的机盖;
(3)在打开机盖取出机内任何东西之前,一定要拔掉交流电源的插头。
2.使用扫描仪的注意事项
(1)不要忘记锁定扫描仪;
(2)注意扫描仪的清洁;
(3)不要带电接插扫描仪;
(4)注意更新扫描仪驱动程序;
(5)不要使用太高的分辨率;
(6)不要将扫描仪置于震动的环境中;
(7)不要频繁开关扫描仪。
3.使用刻录机的注意事项
(1)注意刻录机的防尘、防潮;
(2)刻录间隔时间要长;
(3)不要忽视刻录机的散热;
(4)选择质量好的盘片;
(5)不要频繁开闭仓门。
(三)传真机、扫描仪、刻录机的外形特征
1.传真机。
(1)南京高德办公设备有限公司:3Gfex数码传真机http://www.goodoa.com/fax/faxmain/
(2)惠普中国官方网站:各类扫描仪简介http://h20424.www2.hp.com/news/hotspot/cn/zh/prnews/scan2003.asp
(3)新农村商网:刻录机使用和维护常识http://nc.mofcom.gov.cn/news/8234634.html
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。
(2)课余时间到学校各部门办公室进行岗位实训,并帮助办公室传真文件。
(3)课余时间到学校各部门办公室进行岗位实训,并尝试着自己刻录一张CD盘。
任务三照相机、摄像机、投影仪操作及故障排除训练任务
案例35
×市创新实业有限公司总经理秘书高玉兰通知于华等几位秘书,公司下星期三要举办一个小型的新产品发布会,会议由办公室席主任主持,研发部经理陈福生作产品介绍,邀请了与公司有着长期良好合作关系的几家客户和新闻媒体前来与会。具体时间和地点高秘书已经作了安排,于华等人主要负责现场照相、摄像等工作。
一、任务驱动
于华、谢洪和安桂兰接受了工作任务并进行了分工。
(1)于华专门负责现场照相。
(2)谢洪是男同志,扛摄像机的活儿就交给他。可谢洪除了能扛起摄像机,还真没用过。
(3)研发部经理陈福生作产品介绍,需要使用幻灯片,要安装投影仪。这项任务交给安桂兰。安桂兰也很着急,投影仪倒是用过,但是从来没有亲手安装过。
他们是怎样分头开展工作的?如果让你来完成上述工作,你该怎么做?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)训前认真预习照相机、摄像机、投影仪的使用说明书,明确它们的使用方法,规范操作程序。
(2)尝试着记住三种机器的开机、操作和关机的正确方法。
(3)班长提前分组,并指定小组长。
(二)实训安排
(1)学生分组以案例和任务驱动所示任务的身份,演示并完成工作任务。
(2)每组学生均应能正确进行三种机器的开机、操作和关机。
(三)实训提示
(1)使用机器之前,务必要认真阅读使用说明书。
(2)这三种机器价格都比较高,使用时一定要轻拿轻放,不得损坏。
(四)实训方式
(1)分组演练。
(2)组内角色组员进行操作,其他人进行实训个人实操评分。
(3)组内角色转变并轮流操作,熟练之后进行竞赛。
(五)实训要求
(1)应按规范进行操作。
(2)出现问题应及时检查,迅速进行调整,防止故障产生。
(六)实训一级评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘31中模块三/项目二/任务三的实训评分标准。
(七)学时建议
教学时数为1~2个学时。
三、知识导入
1.数码照相机
(1)数码照相机使用步骤。打开相机底部的电池门→给相机安装好电池→检查电池是否装好→转动相机后背上的模式转盘→将相机的“拍摄模式”(mode)设置在“拍摄”(capture)位置→检查电池和存储卡是否装好→设定拍摄模式→选定照片存储格式→检查相机的分辨率设置和图像质量的设定→根据需要设置好拍摄模式→从液晶屏上预览将要拍摄的目标→把拍好的照片下载到电脑硬盘上。(注意:相机镜头不能长时间对着太阳)
(2)数码照相机的外形及结构。数码照相机的外形及结构。
数码照相机的外形及结构2.摄像机
(1)摄像机使用步骤。为电池充足电→准备好录像带→预录空镜头→设置光圈和快门速度→合理设定白平衡→拍摄前观察环境→拍摄要为剪辑作准备→选择好摄取对象和场景→按录制键开始录制。
(2)摄像机的参数设置。制式为PAL;画符比例为4∶3;拍摄模式为SP;白天衡为自动。
(3)镜头语言。固定镜头应保持10秒以上;推镜头应匀速运动,开始与结束应保持4秒。
3.投影仪
(1)投影仪的安装步骤。
①首先需要保证机器安装了显卡驱动,然后用VGA接口连接到所示的2位置。
②显示器(笔记本电脑)与投影仪的VGA接口。检查连接正常,即可按笔记本电脑上的FN+F4来实现简单的切屏操作。此时,笔记本的显示应与外接显示器、投影仪为同样内容。
61VGA接口连接的显示器与投影仪的VGA接口③如果不能正常显示,应在笔记本电脑显示器上进行设置:右键点击笔记本电脑桌面视频→在下拉框中选择“属性”按钮→在打开的对话框中选择“设置”按钮→在“显示”框中选择蓝色方框(即显示设备1),将分辨率滑动块推至“少”,使分辨率降至最低。
④如果需要两边显示为不一样的视频,就需要通过桌面扩展功能来实现,您可以在笔记本电脑上面进行文档操作,而同时外接显示器上却在播放电影。
⑤具体操作重复③所示步骤,不同之处为“显示”框中选择蓝色方框(显示设备2)。在、所示的红线勾勒处,将Windows桌面扩展到该监视器上选项卡选中为→左键单击“应用”按钮→最后单击“确定”按钮,即可得到、右边的显示效果。监视器2的屏幕分辨率和颜色质量都是可以调整的。
⑥在显示器1上面拖一个窗口并向右移动,该应用程序会移动到监视器2上。此时,即可实现在第二个显示设备上面实现播放电影,而同时主设备却可以做一些其他操作。
(2)投影仪的使用步骤。选择平稳的地方放置投影仪→打开电脑→接通连接线→选择F3或在电脑视屏上点击右键,在下拉框中选择→打开选择亮度→选择光源→安装投影机→调试→关机。
四、实用工具箱
五、相关链接
(一)照相机、摄像机、投影仪的维护
1.照相机的维护
(1)镜头应保持清洁,避免弄脏,频繁擦拭会使镜头起毛;不用时,用镜头盖子盖好。
(2)照相机不用时,最好装在放有干燥剂的塑料袋内或密封的匣子内,避免摔震碰撞。
(3)远离强磁场与电场。勿摄强光。
2.摄像机的维护
(1)摄像机应在规定电压、温度、湿度范围内,在防潮、防尘、防磁、防腐环境下使用。
(2)摄像前,应事先做好各项准备工作,以减少开机次数,延长其寿命。
(3)摄像机的镜头脏了,不能用手擦,只能用镜头纸擦拭。
(4)摄像机如长期不用或在雨季,应拆下其镜头放在干燥箱内保管,以免其发霉。
(5)摄像机外壳不能用酒精、苯类溶剂擦洗,只能用干布擦拭。
3.投影仪的维护应防尘、防热、防潮;防剧烈冲撞、挤压和震动;定期维护灯泡。
(二)照相机、摄像机的外形特征
 
图365各种照相机、摄像机的外形特征(三)投影仪上的英文缩写含义
(1)DLP标识。DLP全称为digital light procession,中文名称叫做数字光处理,是基于数字微镜元件DMD(digital micromirror device)来完成可视数字信息显示的技术。
(2)3LCD技术标识。LCD是liquid crystal display的简称,是液晶显示技术和投影技术相结合的产物。
(3)常见分辨率中的缩写:
①VGA(video graphics array)视频图形阵列,其分辨率为640×480。
②SVGA(super video graphics array)超级视频图形阵列,其分辨率为800×600。
③WXGA(wide extended graphics array)是目前商用领域最主流的16∶10宽屏幕比例的分辨率标准,其分辨率为1 280×800。
④WUXGA(widescreen ultra extended graphics)宽屏超级扩展图形阵列,其分辨率为1 920×1 200,是目前投影机可达到的最高分辨率标准。
⑤VGA(video graphics array)是投影仪中最常见的主流数据接口之一,它由25针接口组成,除了作为分辨率指标外,还是接口指标。
⑥DVI(digital visual interface)数字视频接口,为常见数据接口,与VGA不同,DVI接口传输的是纯数字信号,常见的DVI接口分为DVID和DVII,具有传输速度快、画面清晰、支持HDCP协议等特点。
⑦SVideo(separate video)也称S端子输出,为常见视频接口。
⑧HDMI(high definition multimedia interface),是高清晰多媒体接口。
六、网上冲浪
(1)太原峰凡电子有限公司:投影仪小常识>投影机入门使用及保养http://www.tyffdz.com。
(2)北京飞鸿数码:知识与技巧在线学习>照相机http://www.camdv.com。
(3)JVC杰伟世(中国)投资有限公司网站:摄像机>首页>JVC会员中心>在线教程>基础教程http://www.projvc.com.cn
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。

2)用你手中的照相机或摄像机拍摄美丽的校园和学生们的魅力校园活动。

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