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模块四秘书办事岗位实训模块( 项目一至 项目二

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:张小慰 副主编:王茜 符海玲 冯俊伶 参编:陈慧茹 贾晓蓉 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1157  
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          模块四秘书办事岗位实训模块

          项目一办公室事务管理实训项目

         【学习目标】

        通过办公室环境构成要素、评估方法的学习,能布置安全、适用的办公室环境。认识到公司的值班工作是日常工作的重要组成部分,掌握好印章及介绍信的保管方法,自觉维护公司的利益。科学合理地安排好工作时间,以提高办公效率。管理好零用现金与办公用品。

知识目标
了解办公环境的构成因素及基本要求。
掌握进行办公环境评估的方法。
掌握日常值班工作的内容。
掌握印章、介绍信的管理规定和使用知识技能要求。
掌握零用现金与办公用品管理的方法。
能力目标
能营造优雅、和谐、安全的办公环境。
能对办公环境进行评估。
能做好日常值班工作。
能科学合理地安排工作时间,提高工作效率。
能管理使用好单位的印章、介绍信、零用现金与办公用品。
任务一办公室环境布置与安全评估训练任务
案例41
×市创新实业有限公司因业务不断扩大,原有办公场地非常拥挤,布局也不太合理。日前,公司新盖的600平方米(占地面积为30 m×10 m)的二层办公楼已竣工。公司办公室、人事部、销售部、质检部、产品研发部、生产部、财务部即将迁入新办公楼。公司王总要求高玉兰秘书根据房间面积的大小,按照总经理办公室一间、副总经理办公室三间、各职能部门各一间、会议室一间、接待室一间、档案室一间和前台进行分区。重点考虑安全因素,合理进行安排。待办公室分配到位好后,将王总办公室进行室内布置。
一、任务驱动
高秘书接到这个任务后,认真进行了思考,并做了如下工作:
(1)根据合理布局办公环境的原则制作了一张整体布局图。
(2)根据总经理办公的需求,对其办公室内的布置进行了一个规划,同样也画出了一张平面示意图。经过几番修改后,高秘书把两份图纸都拿给王总审查。王总看完后,认为整体布局比较合理。
(3)王总告诉高秘书,为了开展工作的方便,总经理办公室最好布置成公寓式办公室,分里、外两间,外间为总经理秘书室。高秘书认为王总说得非常有道理,并对绘出的图纸作了进一步的修改。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)训前预习相关阅读材料及知识引入的相关内容。
(2)根据要求,训前每位学生独立完成办公室的整体布局图及室内布置图。
(二)实训安排
(1)学生展示作品。
(2)学生互评。
(3)挑选出3~5份作品进行讲评。
(4)学生修改完善作品。
(三)实训提示
(1)平面图采用A4纸。
(2)整体布局图应科学合理,符合办公室的环境要求。
(3)总经理办公室为公寓式,进门客厅为接待室,里间为王总的办公室。
(4)王总的办公室应硬件设备齐全,布置应优雅、整洁、安全。
(四)实训方式
上机制作并完成布局设计和室内布置图。
(五)实训要求
学生应独立完成实训任务。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二的资料41“模块四/项目一/任务一”。
(七)课时建议
教学时数为1学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
营造和保持科学、良好的工作环境,是秘书的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适、安静、安全环保的工作环境,不仅有助于办公室工作的完成,且有利于秘书的健康与安全。
(1)办公场所的整体安排。办公室是一个组织开展经营活动必备的场所,是一种必须支付的资源,其费用通常是按面积来计算。空间越大,费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益,是公司领导必须加以考虑的因素。
(2)办公室的类型。办公室通常有小办公室和大办公室这两种类型。
①小办公室。即传统办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊,两边是15~20平方米带门窗的多间独立用房,可供一人或多人使用,并配备办公设备和设施,如办公桌椅、文件柜、书架、茶几、电话、台灯、电脑等。如果一间办公室供三人以上办公,办公桌应沿两边同一方向摆放。领导单独使用的办公室桌椅要面对门平放,桌前可放些临时接待客人用的椅子。
②大办公室。即开放式办公室,是指大工作空间内包含众多单个工作位置的组合。办公空间多为100至200平方米的大厅,中间或窗边留出走道。每个工作台都配备了办公桌椅、电话、计算机等设备以及文件和文具的存放空间。工作台之间用高约1.5米的隔板分隔;领导的办公室通常置于办公区的最里边,用玻璃隔开,以便领导监督员工的工作状况,且不受声音的干扰。
(3)保持办公室环境清洁。清洁有序的办公环境对组织的形象和绩效会产生积极影响,并能提高秘书的工作效率。
(4)办公用具应放置有序、合理,能确保安全。
(5)做好办公环境健康安全检查。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家职业资格培训教程《四级秘书》第2章第2节“办公室环境管理”(P107116)。
(2)国家职业资格培训教程《二级秘书》第2章第2节“办公环境管理评估”(P3441)。
四、实用工具箱
(一)办公环境检查表
办公室环境查表如表41所示。
表41办公室环境检查表
序号〖〗项目〖〗检查内容〖〗检查
结果〖〗序号〖〗项目〖〗检查内容〖〗检查
结果13〖〗整理清洁〖〗将不再使用的文件资料、工具、样板、纸张做碎纸、废物处理将一年内不再使用的文件资料,按编号归类到指定的文件柜把常用的文件资料放置在就近位置盆景等是否整理掉枯枝烂叶时钟是否准确,日历是否更新台面、抽屉里摆放的用品是否平稳妥当将正在使用的文件资料分为未处理、正在处理、已处理三类摆放在上司办公桌上的用品是否整理得有序、合理每天下班些时间进行卫生清洁工作随时自我检查,互相检查,定期或不定期进行检查对不符合的情況及时纠正整理、整顿、清扫保持得非常好〖〗〖〗24〖〗整顿清扫〖〗办公室、办公用品、文件柜等放置是否有合理,有无标识处理完的文件均应放入文件夹,且摆放整齐办公用品、文件等放置要整齐有序文件夹都要有相应的标识办公桌及抽屉整齐、不杂乱私人物品放置于规定位置电脑线、电话线、传真线等应统一用线卡夹好,不凌乱将地面、墙、天花板、门窗、办公台等打扫干净办公用品擦洗干净破损办公用品应处理修理好办公室通风、光线充足沒用噪音及其他污染〖〗受检部门:检查日期:检查人签名:
 
(二)实训个人文档评分表
实训个人文档评分表如表42所示。
表42《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务一/个人文档评分表
系别:专业:班级:实训项目:办公室环境管理
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗结构布局平面图(10分×4项=40分)结构
合理〖〗布局
适宜〖〗场地
分配〖〗符合
环评〖〗扣分〖〗得分〖〗室内布置平面图(10分×6项=60分)设施
设备〖〗办公
用具〖〗办公
用品〖〗安全
措施〖〗整洁
有序〖〗符合
环评〖〗扣分〖〗得分〖〗总分
五、相关链接
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料41“模块四/项目一/任务一”。
SOHO:一种自由、弹性的新型工作方法
SOHO(small office home office),即家居办公。它代表一种活跃的新经济、前潮生产力的新概念。多为专门的自由职业者、自由撰稿人、平面设计师、工艺品设计人员、艺术家、音乐创作、产品销售员、平面设计、广告制作、服装设计、商务代理、期货生意、网站等所采用。专指能够按照自己的兴趣和爱好自由选择工作的、不受时间和地点制约的、不受发展空间限制的、能按照自己的兴趣和爱好去自由地选择工作。
六、网上冲浪
(1)中山室内设计网:中山室内设计网>办公室布局设计http://www.zzxinda.cn/tag/219/
(2)国誉网:案例展示>办公室设计案例展示http://www.kokuyo.cn/case/index02.html
(3)威客中国:办公室布局设计>思维汤逊方案http://www.vikecn.com/Task/WorkView.asp
七、课后互动平台
某公司最近新租用一块办公场地。要求秘书根据办公需要设计一份办公室平面布局设计图。要求:一是,设计办公区域平面图;二是,提交作品时需附设计说明。具体区域功能如下:
(1)洽谈区。公司业务人员与客户洽谈区域,要求相对安静、独立,一般为二至五人,也可作为小型会议室使用;
(2)商品展示区。可以放二至三个柜子,在等候区或洽谈区可以看到展示柜;
(3)客户等候区。如洽谈间正在使用,客户(2~4人)可在等候区内休息并欣赏办公室企业文化,阅读公司简介等资料;
(4)总经理办公区。相对独立,有小型会客区域,为节约空间,尽量不占用独立房间;
(5)职员办公区。12~15人,节约空间,方便各部门之间交流;
(6)前台区。美观大方,并能照看等候区域的客户;
(7)更衣室。可放置更衣柜、资料柜(也可以在其他区域放置)、备用纯净水。
任务二时间管理与值班安排训练任务
案例42
创新实业公司实行的是每天8小时工作制。上午8点至12点,下午是1点半至5点半。公司秘书于华有个好习惯,每天总是在7点50分左右就到了办公室。打开门的第一件事,就是打扫室内卫生,整理总经理办公室。把一些重要的文件材料送给王总阅示。周二(12月26日)的这天,于秘书的工作显得特别多。
一、任务驱动
(1)席主任说:“小于,周五就是元旦了,你起草一个放假通知。通知明天上午要发出去。我下午要去工商局办事,你争取在12点前写好交给我审查。”接着,简要向于秘书说了他昨天列席经理办公会议时听到的放假决定。公司遵照国务院的有关规定,放假时间定为元月1,2,3号。说完,席主任就出去办别的事情了。
(2)于秘书刚提起笔,销售部的孙书杰经理走了进来,让于秘书将该部门起草的一个营销方案交席主任审查,并将文件以公司的名义在元旦前发出去。
(3)正说着,电话铃响起。王总打电话来告诉于秘书,公司年终总结他已经审核好了,尽快送打字室打印,将打印好的定稿在下午上班前送到他办公室。
(4)于秘书刚起身去王总办公室时,门口来了两位客人。
于秘书如何合理安排并完成好周二上午的工作任务?在起草放假通知时,除考虑放假的时间外,还得考虑哪些方面的情况?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织以4人为一组进行分组,指定小组长。
(2)小组长对组员进行任务分配。
(3)课前通过一定的媒介,查阅国务院放假的通知。
(4)以秘书于华的身份,每人完成一份工作时间安排表,并写一份放假通知。
(5)小组讨论并修改,形成较规范的工作时间安排表及放假通知,作为小组演示文本。
(二)实训安排
(1)演示于华上午工作时间安排的情景。
(2)演示席主任交办任务的场景。
(3)演示孙经理与于秘书沟通的场景。
(4)演示王总与于秘书沟通的场景。
(三)实训提示
(1)于秘书这天的工作很忙,她该如何做到忙而不乱呢?方法就是进行时间管理,人们通过时间管理,可以做到科学、有效地安排和利用时间,创造更大的价值和效率。
(2)单位放假期间,应安排好值班人员做好值班工作。
(四)实训方式
(1)个人独立完成文档写作;
(2)分组进行情景演示训练;
(3)小组评分员评分;
(4)教师评分并点评。
(五)实训要求
(1)放假通知用语应语气得体、语言简练、用词准确,情境设计应符合工作岗位的特点,语言与动作设计应切合职业氛围,标点符号正确;
(2)演示环境符合职业要求,准备演示文本;
(3)情景演练应合乎职场规范和职场礼仪;
(4)演示小组应体现团队协作精神;
(5)演示沟通应使用普通话。
(六)实训评分
详见《秘书岗位实训》辅文光盘之二中模块四/项目一/任务二的“评比标准42”。
(七)课时建议
教学时数为1学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
秘书工作的一大特点就是并行的工作多,量大面广。如果同时面对几件要完成的工作,秘书到底应先做哪件?这就要求秘书应合理充分地利用每个可利用的时间,对时间加强管理。
1管理时间的ABCD法则1.时间管理技巧时间既是一个常数,也是一个变数,善用则多,妄用则少。为有效利用时间,秘书应该用ABCD法则来对个人时间进行有效管理,提出工作的优先等级。
秘书应按轻重缓急来安排工作:重而急,属A类处理事件,必须先做;急而不重,属B类事件,其次要做;重而不急,属C类事件,可缓做;不重不急,属D类事件,暂不做。
2.时间管理方法秘书进行时间管理的办法有很多,如利用墙上计划板、效率手册、时间表、商务通等。这些表格的制作方法基本相似,目的都是通过记录或可视化信息帮助人们记忆和相互之间的沟通。其中编制时间表是管理时间的一种重要而有效的手段。
(1)工作时间表的含义与类型。就是将某一时间段的计划工作任务清晰地记载并标明的表格形式,可以分为年度时间表、季度时间表、月时间表、周时间表、日安排表等。
(2)工作时间表制作的程序。编定时间周期→收集阶段工作任务→调整冲突→排列任务→绘制表格→填入信息→领导审定→下发实施。
(3)善用零碎时间。休息、午餐和下班前,可利用挤出的小段时间,来处理一些小事情。
3.值班涵义值班是单位为了保证正常的工作秩序,确保信息畅通,在节假日、双休日及正常下班后,安排专人负责处理有关事务的方式和制度。办公室通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说,单位实行的是兼职轮流的值班制度。
4.值班工作任务
①上传下达,沟通内外;
②热情接待来访者;
③加强安保。
5.工作日志工作日志是时间管理和绩效管理的手段。其种类有个人工作日志、电子工作日志、上司工作时间管理日志、员工管理工作日志等。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第2章第3节“管理时间,提高工作效率”。(P153158)
(2)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第2章第3节“安排值班工作”。(P123134)
四、实用工具箱
(一)实训用各类表单实例
1.值班日志如表43所示。
表43创新实业有限公司值班日志
年月日时分星期值班人:承办事项:
1.
2.〖〗待办事项:
1.
2.交接班时间:〖〗接班人签字:处理结果〖〗
2.电话记录表单如表44所示。
表44创新实业有限公司电话记录单
编号:
年月日时分至时分来电单位名称〖〗〖〗发话人姓名来电号码〖〗〖〗值班接话人姓名通话内容摘要经理意见外理结果〖〗值班人签字:
3.值班安排表单如表45所示。
表45值班安排表单
××市创新实业有限公司值班安排表
部门:时间:年值班部门〖〗〖〗值班人数〖〗〖〗值班负责人〖〗〖〗值班情况值班人员名单当班时间〖〗月日时分至月日时分接班时间〖〗月日时分〖〗上班责任人签名〖〗〖〗当班责任人签名〖〗交接情况〖〗当班执勤记录〖〗来访接待及处理〖〗来电内容及处理〖〗人员进出记录〖〗物品出入记录〖〗安全消防记录〖〗其他说明〖〗交班时间〖〗 月日时分〖〗当班责任人签名〖〗〖〗下班责任人签名交接情况〖〗备注〖〗
4.接待记录表单如表46所示。
表46接待记录表单
××市创新实业有限公司接待记录单
制表时间:年月日来访者姓名〖〗〖〗来访者单位〖〗接待时间〖〗年月日时分至年月日时分内容〖〗拟办意见〖〗经理意见〖〗处理结果〖〗值班人签字:
5.来访人员登记表如表47所示。
表47来访人员登记表
××市创新实业有限公司来访登记表
制表时间:年月日序号〖〗姓名〖〗性别〖〗单位〖〗乘坐车辆〖〗携带物品〖〗办理事项〖〗进入时间〖〗出门时间〖〗备注
(二)实训评分表
1.实训文档制作评分表如表48所示。
表48《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务二/个人文档评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:时间管理
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗通知(50分)标
10分〖〗主
10分〖〗时
10分〖〗地
10分〖〗人
10分〖〗字
15分〖〗语
15分〖〗标
10分〖〗落
10分〖〗合计分〖〗值班安排(50分)人
20分〖〗时
20分〖〗要
20分〖〗结
10分〖〗语
10分〖〗字
10分〖〗书
10分〖〗合计分〖〗文档总分
2.实训分组演示团体评分表如表49所示。
表49《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务二/分组演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:时间管理
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗工作
程序
(20分)〖〗情景
设计
(10分)〖〗职业
素质
(5分)〖〗职业
礼仪
(5分)〖〗交流
沟通
(5分)〖〗协作
精神
(5分)〖〗出勤
(10分)〖〗表单
制作
(40分)〖〗合计
分〖〗教师
评分
50%〖〗学生
评分
50%〖〗总分
五、相关链接
表410为某公司国庆放假值班表。
表410××××集团公司国庆放假值班表
值班时间〖〗值班人员姓名〖〗值班地点〖〗值班电话〖〗带班领导〖〗值班任务10月1日〖〗张××〖〗办公室〖〗〖〗总经理10月2日〖〗李××〖〗办公室〖〗〖〗副总经理10月3日〖〗王××〖〗办公室〖〗〖〗副总经理10月4日〖〗郭××〖〗办公室〖〗〖〗行政办主任10月5日〖〗曹××〖〗办公室〖〗〖〗人事部长10月6日〖〗孙××〖〗办公室〖〗〖〗财务处长10月7日〖〗钱××〖〗办公室〖〗〖〗销售部部长注意事项〖〗①值班时间:每天上午8天至下午5点30分。
②作好值班记录。
③值班人员不得缺席,确因病因事不能值班,请提前联系办公室,以便及时调整人员。〖〗1.接听和处理电话,保证联络渠道畅通。
2.接待和指引来访人员。
3.接收分发文电邮件和书报杂志。
4.处理临时发生的事情。
5.注意安全,防火防盗。
六、网上冲浪
(1)中国秘书网:http://www.chinamishu.net/
(2)当代秘书网:http://www.ddmishu.com/
七、课后互动平台
(1)撰写报告(方法同前)。
(2)网上学习《公司时间管理技能训练》。
(3)清大燕园114学习网:http://text.study365.cn/download/2008/11/11/190437.html
任务三印章与介绍信管理训练任务
案例43
谢洪大学毕业不久,应聘到创新实业公司从事秘书工作。一天,财务部文员叶琪拿着公司三季度财务报表来找谢洪盖章;不久,其高中同学王强也来到办公室找他,称有一笔好买卖,可自己是个人,不如公司签合同方便,想借用创新实业公司的名义,要谢洪给他出具一张盖有创新实业有限公司公章的业务介绍信,等合同签完后就把盖有公章的介绍信还给公司,还答应给谢洪1万元作为报酬。
一、任务驱动
(1)在叶琪拿来的报表上,谢洪该如何履行盖章的手续,该份报表应盖哪枚印章?
(2)如果你是谢洪,你会给王强开具介绍信吗?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)提前准备实训用表单和介绍信、印章、印泥等。
(2)学生应提前预习介绍信与印章的相关内容,并模拟演练案例与任务驱动的工作情景。
(二)实训安排
(1)班级同学3人为一小组,自由组合。
(2)演示谢洪与叶琪加盖印章的情景。
(3)演示谢洪遇到王强提出盖章时的情景。
(三)实训提示
(1)介绍信有两种:一是手写式介绍信,二是带存根的印刷式介绍信。
(2)盖印位置应在年、月、日的中间骑年盖月,使用的印油要均匀,颜色要正红,用力要适度,盖出的印章端正、庄重、清晰。
(3)介绍信如有存根,应在存根与正件连接处用中文大写数字填写介绍信序号并加盖骑缝章。
(四)实训方式
(1)制作用印和用信登记表、介绍信等文档。
(2)~(4)与上一任务的实训方式相同。
(5)教师评分并点评。
(五)实训要求
(1)提前布置实训场地并作好实训用品准备。如介绍信、用印和用信登记表、印章、印泥等。
(2)~(5)与上一任务的实训要求相同。
(六)实训评分
详见《秘书岗位实训》辅文光盘之二中模块四/项目一/任务三的“评分标准43”。
(七)课时建议
教学课时为1学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
印信是单位权利与义务的体现,介绍信是用来介绍本单位人员到有关单位接洽事情、办理公务的一种凭证性专用书信。介绍信必须加盖公章方能有效,且一经加盖印章,就代表着组织对其法定效力的确认和法定职权的行使,也意味着应承担法定义务和法律责任。
1.印章启用应先由其上级机关批准其机构依法成立,然后到当地公安机关备案,由公安机关指定的印章厂刻制该机构印章,最后向有关单位制发《××××单位启用××××公章的通知》,才能开始正式启用该机构印章。
2.印信管理印章与介绍信必须由专人管理。使用印信时,必须先经本单位负责人批准,办理签批手续。管理人员不得擅自作主使用印信,应做到有审批,有登记,随用,随取,随放,随锁。(详见《秘书岗位实训》辅文光盘之一资料44“模块四/项目一/任务四”)
3.用印格式于落款处及正本与存根骑缝处加盖两处公章。印章不得盖于空白页面,不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人。
4.开具介绍信的程序申请签批→登记签字→文本填写→用印→保留存根→粘贴批条。
5.介绍信的内容及格式其包括以下内容:①受信单位名称;②正文载明持信人姓名、年龄、职务、政治面貌,人数,联系或接洽事项,以及提出的祈请与要求;③结尾,写上“此致敬礼”之类敬辞;④署名,即签署单位名称、日期,并盖上公章,有时还要注明有效期限。如有涂改,应在涂改处加盖公章。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
国家职业资格培训教程《四级秘书》第1章第3节“管理印章和介绍信”(P116122)。
四、实用工具箱
(一)实训用表单实例样式
1.印章使用登记簿实例样式如表411所示。
表411××市创新实业有限公司用印登记簿
制表时间:年月日
编号〖〗用印时间〖〗用印部门〖〗用途〖〗份数〖〗批准人〖〗经办人〖〗备注
2.介绍信发放登记簿实例样式如表412所示。
表412××市创新实业有限公司用信登记簿
制表时间:年月日
序号〖〗用信时间〖〗用途〖〗前往单位〖〗有效期限〖〗使用人〖〗批准人〖〗经办人〖〗备注
(二)实训评分表
1.实训文档制作评分表如表413所示。
表413《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务二/个人文档评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:印章管理实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗用印登记表制作及用印规范(40分)用印登记表制作〖〗用印规范表
6分〖〗标
6分〖〗项
6分〖〗时
6分〖〗签
6分〖〗签
6分〖〗印
2分〖〗盖
2分〖〗合计分〖〗用信登记表及介绍信制作(60分)用信登记表制作〖〗介绍信制作表
6分〖〗标
6分〖〗项
6分〖〗时
6分〖〗签
6分〖〗签
6分〖〗项
6分〖〗书
6分〖〗盖
6分〖〗骑缝
6分〖〗合计分〖〗文档总分
2.实训分组团体演练评分表如表414所示。
表414《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务四/分组团体演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:印章管理实训
指导教师:实训日期:年月日姓名〖〗工作程序
(10分)〖〗情景设计
(10分)〖〗表单制作
(40分)〖〗盖章规范
(10分)〖〗沟通能力
(10分)〖〗礼仪规范
(10分)〖〗协作能力
(10分)〖〗总分
五、相关链接
1.印章的种类按性质和作用分,有正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章。
2.介绍信种类
(1)手写体介绍信;
(2)带存根的印刷体介绍信。
3.介绍信样例
(1)竖式印刷体专用介绍信,如图42所示。
图42竖式印刷体专用介绍信(2)横式手写体介绍信,如图43所示。
图43横式手写体介绍信六、网上冲浪
(1)管理资源吧:企业管理免费资源,http://www.glzy8.com
(2)朔州安全生产监管网:首页>政务公开>工作制度>印章管理制度,http://www.shuozhousafety.gov.cn
七、课后互动平台
(1)撰写报告(方法同前)。
(2)预习任务四的办公用品与领用现金管理的相关知识。
(3)网上学习:管理资源吧>印章管理制度,http://www.glzy8.com/show/15295.html
任务四办公用品与零用现金管理训练任务
案例44
人事部陈新海经理打电话给席主任说,他们最近为产品研发部新招聘了2名技术员,为质检部新聘了1名文员,请办公室为他们配备好办公桌椅及相应的办公用品。席主任把这件事情交给了负责办公用品管理的安桂兰具体办理。
一、任务驱动
(1)安桂兰接到任务后,到办公用品库房去准备,结果发现库房只有二套办公桌椅,电脑倒是有三台,但有一台计算机键盘丢了2个键帽。
(2)安秘书把情况向席主任作了汇报。席主任让她去采购所缺物品,看看那些键帽能不能修配,如果没有,再重新买个键盘回来。
(3)安秘书查阅计算机维修中心号码并与之联系,了解情况后,决定将电脑送维修中心。
(4)上网查阅办公桌椅供货的多个商家,通过货比三家,最后联系到旭辉家俱公司。要求对方第二天送一套价格为246元的桌椅到公司来。
(5)第二天上午,家俱公司如约送来桌椅,于秘书验收合格后付给对方246元现金。因之前开支过一些零用现金,手上仅剩余207元。
(6)过了几天,于秘书取回维修好的电脑,并将取回的80元的维修发票,连同购置办公桌椅的发票一起拿到公司财务部办理报销手续。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织,按5~6人为一组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长组织组员进行任务分配。
(3)课前查阅计算机维修中心的电话号码。
(4)课前了解计算机键盘、办公桌椅的报价及供货商家,并记录下来。
(5)各组利用课余时间拟写演练脚本,并开展训前的脚本演练。
(二)实训安排
(1)模拟演示主任安排任务给安秘书的场景。
(2)模拟演示安秘书向席主任汇报的场景。
(3)演示安秘书购买所缺物品的全过程。
(4)演示安秘书报账的全过程。
(三)实训提示
(1)企业获取办公用品的方式,一种是购买,另一种是租用。企业应根据实际情况,选择恰当的方式获得办公用品的使用权。
(2)企业一般会在办公室设立一笔数额相对较少的零用现金(或称为备用金),用以支付因公支出的本市交通费、邮资、接待茶点费、停车费和添置少量的办公用品,这是作为周转使用的现金。这笔现金通常是由企业领导和财务负责人批准后,由秘书保管和支出。秘书取得现金后,应将现金妥善存放在办公室保险箱内,并负责保管和使用好这笔周转金。
(3)办理报销应先由领导审批,再按规定办理。报销要及时,以便备用金的及时回笼。
(四)实训方式
(1)相关文档制作。
(2)~(4)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)掌握办公用品采购程序。
(2)能展示有效管理办公用品的能力。
(3)有较强的信息收集处理能力。
(六)实训评分
详见《秘书岗位实训》辅文光盘之二中模块四/项目四/任务四的“评分标准44”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.办公用品的购买对于一些急需的小件办公物品,秘书可以用手中掌握的零用现金先行垫付直接去商店购买。秘书购买办公用品时,要选择好供货商。要选择价格合理、质量好、交货及时,能提供售后服务的供货商。
2.办公设备及办公用品接收的程序
(1)在收到供货商发或送来的办公物品后,秘书应及时核对订货单、供货单及实物,应对照确认无误。若发现数量不对,应立即通知采购部门联系供应商。
(2)核对无误后,在进货单上写明到货品种类、数量、价格和金额,加盖印章或签名,并转交财务结算或支付。
(3)货物入库后,将接收的货物按照《办公用品存储规定》存放好,并及时更新库存余额。
3.库存的管理
(1)秘书在收到货物以后,应立即办理办公设备和耗材的进货登记,保证办公设备和耗材准确无误地入库、登记、检验、核对。
(2)办公设备和耗材出库时,秘书应实时办好出库手续,对发放什么物品,发放给了谁,哪些物品还存储在库里等应作好相应的记录。
(3)设备和耗材的库存管理要求保证入库单、领用表和库存卡的登记数量“三单相符”。
4.零用现金的管理
①秘书应建立《零用现金账簿》保管备用金。内部人员使用零用现金时,须填写《零用现金凭单》,报经授权人签字。
②秘书应认真核对凭单内容确认无误后,再支付零用现金并随时了解、记录开支情况。
③秘书应严格遵守办公程序和财务制度,不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。
5.办理报销手续
①当零用现金用到了一定的数额或到月末,秘书再到单位财务部门办理报销,同时领取现金,并将领取的现金及时补充到零用现金的保险箱(柜)中进行周转。
②收回票据,粘贴在《零用现金账簿》上作为凭证。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家职业资格培训教程《三级秘书》第2章第4节“办公用品管理”(P138143)。
(2)国家职业资格培训教程《四级秘书》第2章第4节“办公室日常事务管理”(P134137)。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档、表单资料制作实例
1.《零用现金凭单》实例样式如表415所示。
表415×市创新实业有限公司零用现金凭单
零用现金凭单〖〗〖〗编号项目和用途
申请人签名:〖〗〖〗金额
日期审批人签名:〖〗〖〗日期账页编号支付〖〗〖〗日期
2.《办公用品需求单》实例样式如表416所示。
表416×市创新实业有限公司办公用品需求单
所需物品〖〗规格〖〗数量〖〗备注申请部门:〖〗申请人:〖〗日期:主管签字:〖〗日期:
3.《库存控制卡》(入库单)实例样式如表417所示。
表417×市创新实业有限公司库存控制卡(入库单)
物品:A4标题纸最大库存量:50
库存号:100再次订购量:20
存放位置:A1最小库存量:10
单位:令日期〖〗接收数量〖〗发票序号〖〗发放数量〖〗代码〖〗部门/职员〖〗剩余库存量〖〗订购订购日期〖〗数量〖〗订购单序号〖〗备注日期
4.《办公设备(用品)申购表》实例样式如表418所示。
表418×市创新实业有限公司办公设备(用品)申购表
日期:编号:
申购人〖〗〖〗申购部门设备清单〖〗序号〖〗设备(用品)名称〖〗规格型号〖〗数量〖〗单价〖〗备注申购理由〖〗部门意见〖〗主管签字:
年月日财务部门意见〖〗主管签字:
年月日主管领导意见〖〗领导签字:
年月日
5.《订货单》实例样式如表419所示。
表419×市创新实业有限公司订货单
订货号:
供货单位:购货单位:
联系人:联系人:
电话:电话:
地址:地址:序号〖〗型号〖〗规格〖〗单位〖〗数量〖〗单价〖〗总价〖〗付款周期(天)〖〗备注合计〖〗人民币:〖〗人民币大写:收货资料〖〗收货人〖〗〖〗电话〖〗〖〗提货方式交货时间交货地址备注〖〗经办人:
审批签字:
审批日期:〖〗购货单位公章:
 
年月日〖〗供货方确认:
 
回复时间:年月日
6.《交货单》实例样式如表420所示。
表420×市创新实业有限公司交货单
送货单位名称:客户名称:送货日期:收货日期:序号〖〗品名/规格〖〗采购/订单号〖〗交货数量〖〗实收数量〖〗备注送货人:〖〗签收人:随货发票:发票号码:
(二)实训评分表
1.实训文档制作评分表如表421所示。
表421《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务四/文档制作评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:办公用品实训与零用现金管理
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗文档制作得分项(5分×8=40)1〖〗2〖〗3〖〗4〖〗5〖〗6〖〗7〖〗8〖〗得分合计〖〗文档制作扣分项标题〖〗表头〖〗时间〖〗项目〖〗扣分合计〖〗总分
2.实训分组团体演练评分表如表422所示。
表422《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务四/分组演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:
实训任务名称:办公用品实训与零用现金管理指导教师:实训日期:年月日姓名〖〗工作程序
(20分)〖〗情景设计
(8分)〖〗表单制作
(40分)〖〗职业素质
(8分)〖〗沟通能力
(8分)〖〗礼仪规范
(8分)〖〗协作能力
(8分)〖〗总分
五、相关链接
(1)零用现金管理“八不准”。参见《秘书岗位实训》辅文光盘之一的资料44“模块四/项目一/任务四”。
(2)现金报销制度:应提前向有关领导报告,领导签批后,方可按财务规定和手续报销。
六、网上冲浪
(1)申才网:首页→案例>员工关系>不该解雇的人被解雇了,http://www.sc.sh.cn。
(2)中国人力资源开发网(简称中人网):能力倾向测验,www.chinahrd.net。
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。实训报告内容应具体写明实训项目、实训指导教师、实训内容、实训过程、实训步骤、实训方法、实训成果、实训体会等。字数限500字以内。
(2)预习接待工作相关内容与技能。
(3)网上学习。上申才网——HR基地,看看企业对人才的需求标准,并测测自己的职业倾向。http://www.sc.sh.cn/enterprise/enterprise_main.asp
 
 
项目二接待与礼仪实训项目
【学习目标】
熟知日常接待礼仪;能制作科学合理的接待方案并做好接待工作;了解涉外接待的原则,认真做好涉外接待工作。
知识目标
掌握日常接待的礼仪。
了解和掌握有约接待与无约接待的区别。
掌握接待方案的内容。
掌握接待工作的程序。
能力目标
能正确运用接待礼仪进行日常接待。
能制定出科学合理的接待方案。
能坚持按涉外接待的原则来开展涉外接待。
任务一日常接待训练任务
案例45
一天,两位来访客人走进×市创新实业有限公司办公室时,任云飞秘书正在复印一份文件,他向客人点点头,并伸手示意请客人先坐下,之后任云飞向他们作了自我介绍并了解两位客人到访的基本情况。经询问,两位客人并不是同事,一同进入办公室只是巧合。任秘书还了解到,其中一位客人与王永康总经理有预约,另一位则是找人事部经理的。问他是否与人事部经理有约,来人说没有,并介绍他曾是某公司电声产品研发技术工程师,听说贵公司发展不错,希望能在此找到一份合适的工作。
一、任务驱动
(1)当任秘书见到客人进入办公室时,是否该停下手头的复印工作?
(2)当得知两位客人分别要见两位经理,任秘书是否要分别对待,接下来他该怎么做?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部将同学以5~6人为一小组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长进行小组内角色分配及角色对应的任务分配。
(3)每位学生根据分配的角色作好心理与思想上的准备。
(4)小组内学生团队应提前做好模拟接待室的环境布置。
(5)各组利用课余时间拟写演练脚本并开展训前的脚本演练。
(二)实训安排
(1)模拟演示2位客人进入任秘书所在办公室的工作场景。
(2)模拟演示任秘书与2位客人相互介绍的场景。
(3)模拟演示整个接待过程。
(4)模拟演示任秘书送走客人时的场景。
(三)实训提示
(1)任秘书与2位客人相互介绍并握手时,要讲究礼貌和礼节。
(2)对2位客人的接待应按有约与无约区别对待。
(四)实训方式
(1)讨论“任务驱动”中提出的两个问题。
(2)分组情景演练。
(3)模拟角色临场发挥。
(五)实训要求
(1)办公室环境布置应整洁、舒适,布局合理。
(2)接待用品(茶水、杯子等)准备充分。
(3)秘书与2位客人相互介绍并握手的次序合乎要求。
(4)秘书对待有约客人、无约客人、被访者愿意接待的客人、被访者不愿意接待的客人,都能够有针对性地妥善处理,充分体现秘书接待工作的原则和要求。
(5)秘书临场应变能力要强。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目二/任务一的“评分标准45”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
接待工作是展示公司形象,反映企业精神、企业文化的一项频繁的商务活动。接待访客是商务活动中常规性的工作。日常接待多数是临时短暂的来访接待,到访的客人有预先约定好的,也有没有预约的。但在接待时,不管是有预约还是无约的,秘书都应礼貌热情、细致周到、照章办事。既要尽量满足客人的需求,又要树立和维护组织的形象及利益。
秘书在接待过程中,应该遵守交际活动中的基本礼节规范。
(1)迎送来访者的礼仪规范有迎客礼节、介绍礼节、握手礼节、交换名片礼节、送访礼节。
(2)区分不同情况接待来访客人,如表423所示。
表423接待处理方法一览表
客人的要求〖〗接待秘书处理情况〖〗领导对待来访者受访情况〖〗接待秘书分情况的处理方法求见部门
负责人〖〗通知上司
或相关者〖〗同意马上见〖〗安排接待同意晚些时候见〖〗安排客人等候或做预约让他人代理〖〗向客人讲清情况,安排他人接待不愿意接待或没时间〖〗建议他人代理或找借口婉拒无法通知上司〖〗不在单位或联络不上〖〗记录客人姓名、要求、联络方法,日后答复有问题
不知找谁〖〗根据情况通知
相关者或婉拒〖〗〖〗安排接待并记录客人姓名、
要求、联络方法、做预约
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
国家职业资格培训教程《五级秘书》第2章第1节“接待”(P3968)。
四、实用工具箱
(一)实训所用表单资料制作实例
表424为来访接待实训所用表单的实例。
表424×市创新实业有限公司来访接待登记表
日期〖〗来访者姓名〖〗来访者单位〖〗到达时间〖〗来访事由〖〗被访者
(二)实训分组团体演练评分表
日常接待实训分组团体演练评分表如表425所示。
表425《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目二/训练任务一/分组演练评分表
系部:班级:组别:评分员姓名:实训任务:日常接待
指导教师:实训日期:年月日操作
规范
(20分)〖〗情景
设计
(20分)〖〗场景
设计
(10分)〖〗职业
礼仪
(10分)〖〗交流
沟通
(10分)〖〗应变
能力
(20分)〖〗团队
合作
(10分)〖〗合计
分〖〗教师
50%〖〗学生
50%〖〗实训成
绩分五、相关链接
详见《秘书岗位实训》辅文光盘之一中资料45“模块四/项目二/任务一”。
(一)接待访客分类
(1)按接待规格分,可分为高规格接待、对等接待、低规格接待。
(2)按接待场地分,可分为前台接待、窗口接待、办公室接待、会客室接待、会议室接待。
(3)按接待国别或区域分,可分为内宾接待、外宾接待。
(4)按接待的人数分,可分为个人来访接待、团体来访接待。
(5)按接待预约与否分,可分为有约来访接待、无约来访接待。
(二)接待工作注意事项
(1)了解并关注来访者的宗教信仰、饮食禁忌和相关忌讳事宜。
(2)接待过程中,应做好本单位文件、资料、专利技术、科研项目、领导信息的保密工作。
六、网上冲浪
(1)中国接待网:接待理论,http://www.jiedaiwang.cn
(2)快乐阅读网:礼仪>商务礼仪>正文内容,http://www.zuowenw.com/liyu/swly/Index.html
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。实训报告内容应具体写明实训项目、实训指导教师、实训内容、实训过程、实训步骤、实训方法、实训成果、实训体会等。字数限400字以内。
(2)网上学习。上中国接待网http://www.jiedaiwang.cn/,看一下“接待理论”栏目“专家答疑”中的《公关人员如何做好礼宾接待》,谈谈你的看法。
任务二内宾接待训练任务
案例46
2009年12月20日上午9点半左右,秘书于华接到市发展和改革委员会办公室高山主任的电话,被告知发改委高新技术产业处陈森处长、刘剑副处长与高山一行3人于12月22日来公司调研高科技技术标准项目,时间一天。接到电话后,于秘书立即向席主任作了详细汇报。随后,席主任把情况向王总作了汇报,王总指示席主任:“这次接待工作很重要,关系到市政府对公司标准项目的扶持力度,这次我将亲自接待陈处长一行。通知产品研发部、生产部做好接待考察准备,最好作一个详细的方案给我。另外,你通知一下冯副总,22日原定我与坤龙电子公司瞿总一同出席的签字仪式,由他出席。”席主任返回办公室后,着手准备拟写接待方案,让于华通知冯总、生产部、产品研发部。22日上午8点半,陈处长一行3人如约来到公司。
一、任务驱动
席主任与于秘书接到任务后,开展如下工作:
(1)于秘书就陈处长调研的情况与高主任进行电话沟通。
(2)于华就市发展和改革委员会的前来调研情况向席主任作详细的汇报。
(3)席主任布置拟写的接待方案。
(4)于华就冯副总代王总出席坤龙电子公司签字仪式一事进行处理。
(5)于华通知生产部、产品研发部做好迎接发改委高新技术产业处陈处长的相关准备。
(6)席主任、于华参与接待陈处长的活动。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部将同学以9~10人为一小组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长进行小组内角色分配及角色对应的任务分配。
(3)每位学生根据分配的角色,做好心理与思想上的准备并准备好涉外接待物质。
(4)每位学生提前撰写一份接待方案并当堂上交。
(5)小组讨论并修改、制作一份完善的接待方案。
(6)各组利用课余时间拟写演练脚本并开展训前的脚本演练。
(二)实训安排
(1)演示于华接电话的过程;
(2)演示于华向席主任汇报的过程;
(3)演示席主任向王总汇报的过程;
(4)演示于华通知冯总、产品研发部、生产部的过程;
(5)演示陈森处长、刘剑副处长与高山一行3人来公司时,接待与送行的情景。
(三)实训提示
(1)根据来宾的身份与需要,确定接待规格。
(2)接待规格临时改变,要及时通知对方。
(四)实训方式
(1)个人制作一份接待计划;
(2)分组讨论修改计划;
(3)分组进行情景演练实训。
(五)实训要求
(1)模拟接待场所;
(2)准备好接待用品(茶水、饮料、杯子等);
(3)接待方案要完善。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目二/任务二的“评分标准46”。
(七)课时建议
教学时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
办公室经常会接待领导视察、同行来访、上级调研等重要工作,为使工作顺利进行,一般应事先制定好接待计划或方案,避免接待工作中出现遗漏或失误。
1.接待计划
(1)接待工作计划。确定接待规格+日程安排+经费预算+生活安排+工作人员配备。
(2)拟制具体接待计划内容。主要陪同人员+接待组成员+住宿地点、人数、规格+宴请地点、人数、规格+会见或会谈地点、参与人员+参观游览地点、陪同人员等。
2.接待工作的程序
(1)了解来访的目的。接待之前,秘书应根据所获得信息,全面分析、判断来访者的真实目的,这样作出的计划和准备工作才更具有针对性。
(2)了解来访人员的基本情况。为使接待工作万无一失,秘书事先要掌握来访者的基本情况,如单位、人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、宗教信仰、生活习俗、健康状况、抵离时间以及其他背景材料等。
(3)领导审批。秘书应将收集到的来访者的基本信息加以分析,明确来访者目的及来访者成员情况,向领导汇报,听取领导对接待工作的指导意见。
(4)与本单位相关部门沟通情况。
(5)与来访者沟通情况,征求对方意见。
(6)制定接待计划并报请领导审定。
(7)实施接待计划。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
国家职业资格培训教程《四级秘书》第2章第1节“接待”(P92107)。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档、表单资料制作实例
表426为接待实训所用文档表单实例。
表426接待工作人员安排表单
时间〖〗地点〖〗事项〖〗主要陪同人员〖〗主要工作人员
(二)评分标准
1.个人文档制作实训评分表如表427所示。
表427《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目二/训练任务二/文档制作评分表
班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:日常接待
指导教师:实训日期:年月日经费适当
(15分)〖〗日程安排
(15分)〖〗要素齐全
(15分)〖〗内容完整
(15分)〖〗表达准确
(10分)〖〗无错别字
(20分)〖〗书写规范
(10分)〖〗语法规范
(10分)〖〗总分
2.实训分组团体演练评分表如表428所示。
表428《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目二/训练任务二/分组演练评分表
班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:日常接待
指导教师:实训日期:年月日操作规范
(20分)〖〗情景设计
(20分)〖〗表单制作
(10分)〖〗职业礼仪
(10分)〖〗交流沟通
(10分)〖〗应变能力
(20分)〖〗团队合作
(10分)〖〗总分
五、相关链接
详见《秘书岗位实训》辅文光盘之一中资料46“模块四/项目二/任务二”。
礼宾接待的基本规则
礼宾接待的基本规则为礼宾次序接待。主要是指在接待多方客人时,应按照国内外商务交往惯例和约定俗成的做法,排列多方客人的先后顺序。目前有以下几种排列方法:
(1)按行政职务的高低排列;
(2)按照礼宾的所在单位或者所在国家的字母顺序排列;
(3)按照先来后到的顺序进行排列;
(4)按照报名先后的顺序排列;
(5)不排列。
六、网上冲浪
(1)惠州组织部网:接待工作规定,http://zzb.huizhou.gov.cn/zzbnews/onews.asp?id=1988
(2)上中国接待网:接待理论>案例分析>《国宴菜单的点菜秘密》,http://www.jiedaiwang.cn/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)。
(2)元月18日,正泰贸易集团公司准备召开为期两天的新产品推广会,邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员上百人参加。秘书小李负责安排接站报到工作,结果有10多位客人没有找到接待处而未能乘上接站的车,只好每人花了近四十元的出租车费来到公司,客人到公司后抱怨公司服务太差,以致影响了公司的形象。公司办公室领导狠狠地批评了她。
分析与讨论:
①秘书小李在接待工作中存在哪些失误之处?
②请以办公室领导的身份向秘书小李介绍一下接待工作的正确程序以及接站的办法。
任务三外宾接待训练任务
案例47
×市创新实业有限公司拥有独立的研发队伍、完备的质量管理体系及先进的流水线设备,并严格按照ISO 9001标准开展生产。近几年业务发展迅速,所生产的电声产品逐渐打开了国际市场,目前已有部分产品销往欧美,并得到商家的广泛好评。随着贸易往来的增多,涉外接待的工作也越来越多,公司最近又接到一份传真,法国某贸易有限公司经理查威先生一行6人将于2010年3月18日—19日来公司洽谈合作事宜,王总要求席主任为这次涉外接待工作做好充分准备。3月17日下午5时许,一架由里昂直飞长沙的国际航班徐徐降落在××国际机场。
一、任务驱动
在这次关系到公司利益的涉外接待工作中,席主任布置了以下接待准备工作:
(1)谢洪负责机场迎送、汽车配备等相关接待工作。
(2)于华负责宾馆住宿、公司参观、旅游安排等相关接待工作。
(3)高玉兰全程陪同,并负责会见、会谈及翻译工作。
(4)任云飞负责宴请、礼品订购等相关工作。
(5)安桂兰、潘丽华、毕晓云负责资料准备工作。
(6)于华、谢洪、任云飞负责接待方案、安保方案、紧急预案的拟写工作。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部将同学以8~9人为一小组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长进行小组内角色分配及角色对应的任务分配。
(3)每位学生根据分配的角色作好心理与思想上的准备,准备好涉外接待物质。
(4)各组利用课余时间拟写演练脚本并开展训前的脚本演练。
(5)准备接待用道具。
(二)实训安排
(1)演示公司领导到机场迎接法国客人时的场景。
(2)演示将客人迎上车座位安排、送到下塌宾馆及领导拜访时的场景。
(3)演示会谈室的布置。
(4)演示宴请时座位的安排及馈赠礼品的过程。
(5)讨论并拟制接待方案。
(三)实训提示
(1)涉外接待当中,首先要了解涉外接待的原则。
(2)各国的宗教信仰、传统习惯、文化差异不同,要注意细节的把握。
(3)了解法国人的风俗习惯,宴请时应选择雅致、安静的地方。
(四)实训方式
团队分组进行情景模拟演练。
(五)实训要求
(1)~(3)与上一任务的实训要求相同。
(4)演示中的交流与沟通应使用普通话及国际通用语言——英语。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目四/任务四的“评分标准47”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.涉外接待原则
(1)不卑不亢;
(2)依法办事;
(3)内外有别;
(4)尊重个人;
(5)女士优先;
(6)入乡随俗。
2.接待的程序事先准备→接待方案→迎接→车位安排→入住酒店→按日程安排宴请及参观活动→馈赠礼品→送别→办理手续→话别→机场送行。
3.制定接待方案内容
(1)来访者基本情况。来宾国籍、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的等。
(2)接待方针。确定接待规格和礼宾次序(如排列座次、名次、出场次序等)
(3)礼仪活动安排。应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。
(4)生活安排。应写明客人下榻的宾馆、日常伙食标准、乘坐什么车辆等。
(5)接待经费。应明确接待费用由谁负担。如有新闻报道,也应在方案中写明。
(6)安全保卫工作。
4.涉外会见、会谈会见、会谈工作是涉外接待工作的重点和核心。会见是礼节性会晤,时间一般为半个小时左右;会谈也称为谈判,以双方或多方为各自利益,就某些实质性问题交流情况,交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式,且专题性较强。
在涉外接待中,秘书人员要事先确定好时间、地点,通知有关领导和参与会议的人员。在正式开始前,要检查会谈室的环境卫生、文件资料、座位次序、茶水准备、仪器设备、安全保障等是否安排妥当。要在外宾到达之前,在门口迎候。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家职业资格培训教程《四级秘书》第2章第1节“接待”(P97)。
(2)国家职业资格培训教程《三级秘书》第2章第1节“接待”(P6793)。
四、实用工具箱
(一)实训用表单资料实例样式
表429为外宾接待实训用表单实例。
表429法国代表团来访接待方案(表单式)
接待时间〖〗活动地点〖〗宾客姓名职务〖〗活动内容〖〗车辆配备〖〗接待人员〖〗注意事项
(二)实训分组团体演练评分表
表430为涉外接待实训分组团体演练评分表。
表430《秘书岗位综合实训》第五模块/实训项目一/训练任务一/分组演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:涉外接待
指导教师:实训日期:年月日姓名〖〗工作程序
(20分)〖〗情景设计
(20分)〖〗表单制作
(10分)〖〗职业素质
(10分)〖〗职业礼仪
(10分)〖〗交流沟通
(10分)〖〗协作精神
(10分)〖〗出勤
(10分)〖〗总分
五、相关链接
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料47“模块四/项目二/任务三”。
接待经费预算
接待经费应根据接待规格、人员数量、活动内容作出适当安排。接待经费包括工作经费(租用会议室、打印资料等费用)、住宿费、餐饮费、劳务费(讲课、演讲、加班费等)、交通费、参观游览和娱乐费、礼品费、宣传公关费以及其他费用。表431为接待经费预算表。
表431接待经费预算一览表
项目〖〗计算标准〖〗小计/元住宿费〖〗外宾:元〖〗陪同人员:餐饮费鲜花礼品费〖〗鲜花费:元〖〗礼品费:元宣传公关费〖〗宣传费:元〖〗公关费:元工作经费〖〗租用会议室费用:元〖〗资料费:元劳务费〖〗演讲费〖〗加班费交通费〖〗市内交通费:元〖〗租车:元〖〗市外交通费:元参观娱乐费〖〗门票费:元〖〗游览费:元〖〗休闲娱乐费:元费用合计备注说明
六、网上冲浪
(1)中国接待网:接待理论>案例分析,http://www.jiedaiwang.cn/
(2)优酷网:《接待工作技巧》视频,http://v.youku.com/
七、课后互动平台
(一)文稿撰制
(1)撰写实训报告(方法同前)。
(2)某跨国企业将组织一次某项技术的国际研讨会,将有来自美国、加拿大、法国、英国、意大利、荷兰、日本、韩国、新加坡、俄罗斯、印度等十多个国家或地区的来宾参加。
①请你以总裁秘书的身份拟写一份接待方案。
②接待这些外宾时,应注意哪些问题?请列出提纲。
(二)网上学习
上优酷网http://v.youku.com/v_playlist/f2594623o1p11.html,看一下网上的《接待工作技巧》视频,对其中某女王接待来宾的情景案例作出评价。

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