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模块四:秘书办事岗位实训模块(项目三至项目三)

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:张小慰 副主编:王茜 符海玲 冯俊伶 参编:陈慧茹 贾晓蓉 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1189  
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模块四秘书办事岗位实训模块
 
 项目三商务沟通实训项目
【学习目标】
通过商务沟通实训项目的训练,熟练掌握商务沟通的基本理论知识和技能、技巧。
知识目标
掌握商务谈判的基本程序和要求。
掌握签字、签约仪式的基本程序及要求。
掌握产品展示会的基本程序和要求。
能力目标
能运用商务谈判策略及技巧进行商务谈判。
能运用签字、签约仪式的知识顺利地举办签字仪式。
能按照产品展示会的基本程序顺利地举办一次产品展示会。
任务一商务谈判与宴请训练任务
案例48
12月25日,×省工业职业技术学院张学工院长一行三人来到创新实业公司,因从昨天的电话中得知,张院长今天来公司就校企合作意向,与王总进行进一步的洽谈,席为民主任早早地等在大门口,告诉他们王总正在办公室等他们,并将他们引入了王总的会客室。正说话间,王总笑吟吟地从里间办公室走了出来从容落座。双方在友好的气氛中进行了充分协商,并达成了一系列共识:
1.创新实业公司对学院07级音响专业30名学生实施“订单式”培养。
2.充分合理的利用双方资源,学校、企业在各自的场所建立合作基地,并分别挂牌为“创新实业公司电声产品人才培养及项目研发基地”和“×省工业职业技术学院教学实践和毕业生实习基地”,公司向学院提供最新的产品及教学与培训的相关资料,学校为公司提供新产品研发的技术支持。
3.学院聘请创新实业公司工程师、技术人员为客座教师,参加专业咨询委员会,为学院音响专业建设提供技术支持。
4.公司承担学院教师挂职锻炼时所应提供的条件和场所,定期对学院教学人员进行技术培训,与学院教学人员共同编写专业课教材和各种教学设备的实训指导书等。
王总还表示,“校企合作”是公司领导在企业科学发展中达成的共识,学校是公司培养技术人才的大本营和基地,在今后的企业发展过程中还要不断地探索、交流,在实践中不断地完善、推进,走向成熟,全面实现“双赢”的局面。最后,王总谈到他会尽快让总经办准备好校企合作协议,择日再举行一个签字仪式。在这种友好的气氛中,时钟指向了12点。这时,席主任站起来说,我们王总为表示诚意,也为祝贺此次合作成功,在海天酒店设宴款待各位客人,并伸出右手示意“请”。
一、任务驱动
席主任接到任务后,召集秘书人员开了一个关于谈判会议准备工作的小会。会上,席主任作了以下工作布置:
(1)首先安排于华、谢洪两人负责收集本公司及学院的信息,根据本公司的人才发展规划和学院的合作意向,拟定了初步的谈判方案;
(2)安桂兰负责谈判会场的布置,以及谈判资料的打印和分发,进行会议记录,会后整理回收会议资料;
(3)任云飞负责谈判会场设备的安装与调试;
(4)高玉兰协助席主任一道确定宴请的酒店、时间、宴请的对象、陪同人员、迎宾人员,并确定宴请的桌次、席位、酒水、菜单等。
由于谈判前的准备工作充分,双方顺利地达成了协议,签订了合同。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部将同学以5~6人为一组进行分组,指定小组长。
(2)小组长组织组员进行任务分配。
(3)训前以席主任的身份拟写谈判方案草稿。
(二)实训安排
(1)模拟席主任安排任务给安秘书的场景。
(2)模拟安秘书向席主任汇报谈判方案的场景。
(3)演示席主任、安秘书与会展中心谈判的全过程。
(三)实训提示
(1)商务谈判是指人们为了满足各自的需要、协调彼此之间的利益关系,在一定时空条件下通过协商对话达成交易的行为和过程。
(2)商务谈判是受谈判利益主体的需求驱动而引发的,谈判各方是既合作又竞争的关系。
(3)商务谈判的基本要素包括:谈判的主体,谈判的客体,谈判的目的,谈判的结果。
(四)实训方式
(1)分组进行情景演示训练;
(2)学生评分员评分;
(3)教师评分并点评;
(4)情景演示现场形成谈判记录;
(5)制作谈判方案。
(五)实训要求
(1)掌握谈判程序;
(2)收集有效信息;
(3)制作规范的谈判方案;
(4)有完整的谈判记录。
(六)实训评分
详见《秘书岗位实训》辅文光盘之二中模块四/项目三/任务一的“评分标准48”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.商务谈判
(1)收集谈判资料。乙方核心信息资料、基本信息资料、其他信息资料。
(2)拟写谈判方案。谈判方案内容:谈判主题+目标+谈判议程+谈判时间+地点。
(3)会务工作。在商务谈判中的会务工作内容:确定好谈判人员名单、时间、地点,并及时通知对方;布置谈判场地,安排谈判双方座位,必要时准备双方的国旗;准备并调试好各种扩音设备、打印设备、通讯设备以及必要的文具;准备谈判所需的资料,及时分发到谈判人员手中;安排好各种仪式,包括谈判开始仪式、签约仪式、礼赠仪式等。
(4)作好谈判记录。谈判记录要全面、准确,必要时应与谈判班子核对,有时需双方过目、签字。会后应立即起草详细的备忘录,给对方一份,要求其书面确认备忘录所表述内容。
(5)作好翻译工作。翻译工作要做到准确、全面,忠于原文,不能擅自增减谈话内容或掺杂个人主观意见。译文打印好后,要认真校对,避免差错。
(6)做好谈判的善后工作。商务谈判结束后,秘书要主动做好各项善后工作,如:回收资料,上报材料,清理并报销有关账目,协助总结谈判,收拾谈判场所,做好谈判结果公布前的保密工作,等等。
2.商务宴请
(1)作好宴请的准备。确定宴请对象、规格和范围,确定宴请时间、地点。
(2)发出邀请。请柬内容应包括活动的主题、形式、时间、地点、主人姓名(或主办单位)、受邀人姓名等。
(3)定菜单。宴请的菜单应根据活动形式和规格,在规定的预算标准内安排。
(4)现场布置。布置、美化环境,桌次、席位安排。
(5)按宴请的程序有条不紊地进行。迎宾与引宾入座,介绍来宾、致辞与祝酒,上菜、介绍菜肴,热情交谈,散宴与送别。
(二)秘书资格证要点链接
(1)国家职业资格培训教程《秘书基础知识》第3章第13节“沟通基础”(P151176)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第3章第1节“涉外宴请的常识”(P8288)。
四、实用工具箱
(一)实训用表单制作样式实例
1.对方组织及人员情况表单样式如表432所示。
表432谈判对方组织及人员情况一览表
组织情况〖〗〖〗参加谈判人员情况公司类型〖〗〖〗年龄组织机构〖〗〖〗家族职工人数〖〗〖〗经历资金情况〖〗〖〗爱好生产情况〖〗〖〗个性销售情况目前面临的问题〖〗态度〖〗1.对公司的态度()
2.对此次谈判的态度()
3.对谈判对方的态度()
2.谈判议程的基本内容样式如表433所示。
表433谈判议程的基本内容表格
谈判事项〖〗谈判目的〖〗时间〖〗地点〖〗主谈人〖〗人员分工〖〗谈判方式〖〗可能遇到的问题及解决办法〖〗其他事项1.〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗1.事项2.〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗2.
(二)实训评分表
1.实训文档实操评分表——谈判材料如表434所示。
表434《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目三/训练任务一/实训文档评分表(谈判活动)
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:谈判与宴请活动实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗谈判方案(45分)主
5分〖〗目
5分〖〗议
5分〖〗时
5分〖〗地
5分〖〗弹
5分〖〗语
5分〖〗要
5分〖〗重
5分〖〗合计分〖〗谈判现场记录(35分)时
5分〖〗地
5分〖〗人
5分〖〗内
5分〖〗字
5分〖〗整
5分〖〗要
5分〖〗合计分〖〗资料分(20分)价
10分〖〗详
5分〖〗充
5分〖〗合计分〖〗文档
总分
2.实训文档实操评分表——宴请活动如表435所示。
表435《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目三/训练任务一/个人文档评分表(宴请活动)
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:宴请活动
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗宴请活动方案(55分)目的
明确
10分〖〗规格
适中
10分〖〗宴请对
象恰当
10分〖〗时间地
点恰当
10分〖〗工作安
排具体
可行
15分〖〗合计分〖〗邀请函(25分)时间
5分〖〗地点
5分〖〗对象
5分〖〗内容
5分〖〗主办
单位
5分〖〗菜单(20分)费用
5分〖〗档次
5分〖〗特色
5分〖〗饮食
禁忌
5分〖〗文档总分
3.实训分组演示团体评分表——谈判如表436所示。
表436《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目三/训练任务一/分组团体演练评分表(谈判活动)
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:谈判与宴请实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗汇报
详实
(20分)〖〗情景
设计
(20分)〖〗谈判
过程
(10分)〖〗会场
布置
(10分)〖〗职业
礼仪
(10分)〖〗交流
沟通
(10分)〖〗协作
精神
(10分)〖〗出勤
(10分)〖〗学生
50%〖〗教师
50%〖〗演练
50%〖〗文档
50%〖〗实训
成绩
4.实训分组演示团体评分表——宴请活动如表437所示。
表437《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目三/训练任务一/分组演练评分表(宴请活动)
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:宴请活动
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗工作
程序
(10分)〖〗情景
设计
(10分)〖〗参与
态度
(5分)〖〗分工
协作
(5分)〖〗场地
布置
(5分)〖〗沟通
表达
(5分)〖〗服饰
礼仪
(5分)〖〗出勤
(5分)〖〗学生
40%〖〗老师
60%〖〗演练合
计分
50%〖〗文档
50%〖〗成绩
总分
五、相关链接
合理的人员构成和良好的个人素质,是谈判成功的基础和保证。不同类型和专业人员在谈判中应分工协作、各负其责,其主要分工及职责如表438所示。
表438谈判人员的分工及主要职责一览表
人员〖〗谈判人员的分工及主要职责主谈人〖〗①监督谈判程序;②掌握谈判进程;③协调谈判班子成员的意见;④决定谈判过程中的重要事项;⑤代表单位签约;⑥汇报谈判工作经济人员〖〗①掌握该项谈判总的财务情况;②了解谈判对手在项目利益方面预期的指标;③分析、计算、修改谈判方案所带来的收益变动;④为首席代表提供财务方面的意见、建议;⑤在正式签约前提供合同或协议的财务分析表专业人员〖〗①己方参加谈判的愿望、条件;②弄清对方的意图、条件;③找出双方的分歧或差距;④同对方进行专业细节方面的磋商;⑤草拟、修改谈判文书的有关条款;⑥向主谈人提出解决专业问题的建议;⑦为最后决策提供专业方面的论证法律人员〖〗①确认谈判对方经济组织的法人地位;②监督谈判在法律许可范围内进行;③检查法律文件的准确性和完整性翻译人员〖〗准确地传递谈判双方的意见、立场和态度
主谈人一旦确定,己方的意见、观点均由其来表达。在主谈人发言时,自始至终都应得到己方其他人员的支持。比如,在口头上附和“正确”、“没错”、“正是这样”等。谈判班子成员之间,应具备相互配合的意识。
六、网上冲浪
(1)价值中国网:管理>市场营销>商务谈判的策略与技巧,http://www.chinavalue.net
(2)淘课网:首页>培训课程>战略管理>商务谈判的策略与技巧,http://www.taoke.com
七、课后互动平台
(1)拟写实训报告。
(2)训练任务:
2009年9月中旬,公司要举行一次大型的招商会,王总经理决定这次会议就在本地的会展中心举行。关于租赁场地事宜,总经理将这项任务交给了办公室,办公室席主任将具体任布置给了秘书于华。于华接到任务后,马上着手进行会展中心租赁事宜的洽谈。于华应为王总从哪些方面作好与对方谈判的准备。
任务二签字、签约仪式训练任务
案例49
时间到了元月8日,尽管元旦佳节已过,创新实业公司的会议室仍呈现着一派节日的气氛。会议室主席台上,悬挂着“创新实业有限公司、某省工业职业技术学院联合建立员工培养基地、实习就业基地签约仪式”的醒目横幅会标。时间到了9∶08,王总与工业职业技术学院的张院长及有关人员共8人喜气洋洋地步入到会议室。在一片热烈的掌声中,双方签字祝贺。其后,王总理直夸席主任:“这次的现场布置得非常好,在体现公司的企业文化与管理水平方面,很到位,没在知识分子面前丢面子,是你亲自布置的吗?”席主任谦虚地说:“您过奖了!是办公室于秘书和我,还有其他几位秘书一起布置的。”
一、任务驱动
为确保元月8日的签字仪式顺利进行,席主任与他的秘书团队进行了一番认真的准备工作。具体工作如下:
(1)元月2日,席主任与王总商量了签字仪式的与会人员及邀请的嘉宾;
(2)当天,席主任安排安桂兰拟写签字仪式所用的合同文本,于华和谢洪两人负责签字仪式现场的布置工作,田芳负责联系媒体、组织礼仪队、引导客人及其他的服务工作,席主任则充当王总的助签人。席主任要求以上工作,大家要互相协助,并且要元月5日前完成。
(3)元月5日,席主任检查准备工作。安桂兰负责的合同已写好,经过审核已打印成规范的文本,外面套上红色封面,上面写着几个镏金大字,很是气派;签字现场主席台上,摆着一张签字台,台上铺着天鹅绒台布,台正中央摆着一盆鲜花,签字台上方拉有一条红色的条幅,上面印着“创新实业有限公司、某省工业职业技术学院联合建立员工培养基地、实习就业基地签约仪式”几个大字,签字台背景墙上是创新实业公司和工业职业技术学院的标志,周围摆了一些盆景和鲜花,地上铺着红色的地毯,灯光和音响设备都安装齐全,并都能正常工作;礼仪队也已训练完毕。
(4)元月8日,签字仪式开始。礼仪小姐引导各位嘉宾相继进入现场,签字双方代表按预定位置排列好,主签人在台前坐好,合同文本已摆在主签人面前,席主任与对方的助签人站在各自的主签人身后。开始签字,席主任与对方助签人打开合同文本,指着签字处请主签人在签字处签字,并互换文本,双方主签人握手致意、留影,席主任接过文本,保存起来。接着,礼仪小姐端上香槟酒,双方代表及嘉宾端起酒杯互相庆贺。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织同学以5~6人为一组进行分组,指定小组长。
(2)小组长组织组员进行任务分配。
(3)课前查阅书籍、网络,了解有关签字、签约仪式的知识。
(4)训前草拟一份签字仪式的准备方案,并准备待签合同文本。
(二)实训安排
(1)展示签字场地布置成果;
(2)演示签字仪式座位安排;
(3)演示签字仪式全过程。
(三)实训提示
签字仪式,指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所举行的仪式。它不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化,也是对自己履行合同、协议作出的正式承诺。在签署合同时,应举行郑重的签字仪式。
(四)实训方式
(1)分组情景演示训练;
(2)学生评分员评分;
(3)教师评分并点评。
(五)实训要求
(1)签约仪式的程序正确;
(2)签约仪式的准备工作充分;
(3)签约仪式座位次安排正确;
(4)服饰得体、礼仪规范。
(六)实训评分
详见《秘书综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目三/任务一的“评分标准49”。
(七)学时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
1.签字仪式的准备工作确定工作人员→预备待签合同文本→落实签约场所→签约仪式现场布置→规范服饰。
2.签字仪式的程序
(1)参加签字仪式的双方代表及特约嘉宾,按时步入签字仪式现场,相互握手致意。
(2)签字者在签约台前入座,其他人员分主、宾各站一边,按其身份自里向外,依次由高到低,列队于各自签约者座位之后。
(3)双方助签人员分别站立在自己签约者的外侧。
(4)签字仪式开始后,助签人员翻开文本,指明具体的签字处,由签字人员签上自己的姓名,并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员,交换对方的文本再签字。
(5)双方保存的协议文本都签好字以后,由双方的签字人自己,郑重地相互交换文本,同时握手致意祝贺,双方站立人员同时鼓掌。
(6)换文本,服务员用托盘端上香槟酒,双方签约人员举杯同庆,增添欢乐气氛。
(7)签约仪式结束,双方可共同接受媒体采访。退场时,可安排客方人员先走,主方送客后自己再离开。
在一般情况下,商务合同在正式签署后,应提交有关方面进行公证,此后才正式生效。仪式后,也可安排与会者观看文艺节目、参观展览、参加座谈会或宴会等。
四、实用工具箱
(一)实训用表单制作实例
1.签约仪式主持词样式Ⅰ如图44所示。
图44签约仪式主持词实例(Ⅰ)2.签约仪式主持词样式Ⅱ如图45所示。
图45签约仪式主持词实例(Ⅱ)(二)实训评分表
1.实训文档实操评分表如表439所示。
表439《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目三/训练任务二/实训文档评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:签约仪式
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗签约方案(50分)主题
10分〖〗人员
10分〖〗场地
10分〖〗仪式
10分〖〗要素
10分〖〗合计分〖〗合同文本(50分)时间
5分〖〗地点
5分〖〗甲方
5分〖〗乙方
5分〖〗内容
10分〖〗语言
10分〖〗要素
10分〖〗合计分〖〗文档总分
2.实训分组演示团体评分表如表440所示。
表440《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目三/训练任务二/分组团体演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:签约仪式
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗签约
仪式
(10分)〖〗准备
工作
(10分)〖〗情景
设计
(10分)〖〗座次
安排
(5分)〖〗场地
布置
(5分)〖〗服饰
礼仪
(5分)〖〗协作
精神
(10分)〖〗出勤
(5分)〖〗文档
40%〖〗合计〖〗学生
50%〖〗老师
50%〖〗成绩
五、相关链接
(一)签字仪式的座次礼仪
在正式签署合同时,各方代表对于礼遇均非常在意,因而商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题,应当认真对待。座次排列有图46所示的三种形式,其分别适于不同情况。
图46签字仪式座次排列的三种形式(二)签约仪式现场图片实例
1.以大厅作为签字仪式现场的布置如图47所示。
图47以大厅作为签字仪式现场2.以会议室作为签字仪式现场的布置如图48所示。
图48以会议室作为签字仪式现场六、网上冲浪
(1)龙口热线:合作签约仪式流程预案,http://www.longkou.net.cn/2009/1024/12938.html
(2)无忧商务网:合同签约仪式流程,http://www.5ucom.com/downht/htzdff/234008.shtml
(3)中山教育信息网:签约仪式,http://news.zsedu.net/news/2007/10/27/045433pm.html
七、课后互动平台
(1)拟写实训报告
(2)训练任务
2010年元月,创新实业有限公司与美国康立集团经过多轮磋商,达成合作意向,他们决定2月5日上午10点在上海宾馆举行正式的签约仪式。公司总经理将准备工作交给了办公室秘书谢洪负责。谢洪最近工作比较忙,所以准备签约仪式的时间比较紧张。2月5日,谢洪提前半小时到达了会场,突然发现合同文本忘记在办公室里,他赶紧请办公室文员小王拿上合同,从后勤处要了一辆车火速赶往签约现场。幸好当天交通状况较好,合同在会议开始前五分钟送到了,谢洪悬着的心终于落下来了。可就在主持人宣布签约仪式开始时,谢洪才发现他忘记安排助签人了,所以他自己临时上阵担任助签人,而他的着装与签约仪式的气氛不协调,导致现场场面有点尴尬。
出现签约仪式场面尴尬的原因在于谢洪的准备工作不到位,如果是你,你会从哪些方面做准备呢?
 
项目四活动安排实训项目
【学习目标】
了解并熟悉开业典礼、剪彩仪式、签字仪式、新闻发布会、展览会等的内容和一般程序。
知识目标
掌握剪彩、典礼、奠基仪式的基本程序。
掌握纪念、庆祝活动的程序及要求。
掌握企业宣传展览与开放参观活动的基本做法及要求。
掌握赞助的基本程序及要求。
掌握新闻、产品信息发布会基本程序及要求。
能力目标
能进行剪彩、奠基等仪式。
能掌握纪念庆典活动的形式,能组织开业典礼。
能运用有利的时机适时举办对外开放参观及展览活动。
能根据活动的特点,选择恰当的赞助方式进行赞助活动。
能掌握新闻发布会的程序,顺利地举办新闻发布会。
任务一剪彩、典礼、奠基仪式训练任务
案例410
公司决定在西北××市开设一家分公司,总经理决定2010年10月10日举行隆重的开业典礼,并在开业典礼上进行剪彩活动。总经理安排办公室负责这项任务,办公室席主任与办公室秘书一起开始了开业典礼的筹备工作。
一、任务驱动
席主任接到这个任务后,召集秘书团队开会布置工作任务,其中于华负责联络嘉宾事宜,田芳负责引导和迎送客人。两周过后,大家的筹备工作紧锣密鼓地完成了。10月10日,新的分公司如期举行开业典礼。当天,张市长和当地各界名流、嘉宾都提前到达,唯独少了一位剪彩人员(一位行业巨头)。此时,总经理任云飞赶紧与这位剪彩人员联系,联系后才得知,由于于华事先未能落实接送人员,今天早上才匆忙联系,致使负责接送的人员迟到了,剪彩人未能按时到达。
剪彩仪式开始时,主持人宣布“张市长下台剪彩!”,却见张市长端坐没动;主持人很奇怪,重复了一遍,“请张市长下台剪彩!”,张市长不但仍然端坐没动,而且脸上还露出一丝恼怒。主持人又宣布一遍“请张市长剪彩!”,张市长才很不情愿地起身前去剪彩。
开业典礼结束时,工作人员一一送别来宾,但疏忽了其中一位来宾,致使这位来宾对公司非常不满意。
开业典礼结束后,总经理要求席主任总结这次教训。请问这次开业典礼工作有哪些做得不好的地方,如果你是秘书,你将从哪些方面来着手此次开业典礼工作呢?剪彩仪式又应该如何进行?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织同学以5~6人为一组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长组织组员进行任务分配。
(3)训前查阅书籍、网络,了解有关开业庆典的相关知识。
(4)训前以小组为单位到网上查阅或到现场感受某企业(公司)的开业庆典活动的相关信息,可以是文字资料(方案),也可以是音像资料(一段开业庆典的录像)。
(5)训前应准备好相关文档,包括开业典礼仪式的方案、请柬、活动议程表、贺词、主持人宣读稿、典礼条幅、标语、邀请名单、贵宾姓名胸牌、座签、指示牌。
(二)实训安排
(1)提供一份开业庆典的方案及相关文档;
(2)布置场地;
(3)演示开业庆典的全过程。
(三)实训提示
(1)开业典礼是现代商业活动中,各类企业、商场、酒店等在成立或开张时,精心策划,按一定程序专门举行的庆祝仪式。举行开业典礼通常包括典礼的筹备和开业的相关工作。
(2)剪彩仪式指商界有关单位为了庆祝公司成立、企业开工、宾馆落成、商店开张、银行开业等而隆重举行的一项礼仪性程序。
(四)实训方式
(1)分组进行情景演示训练;
(2)学生互评;
(3)教师评分并评点。
(五)实训要求
(1)开业典礼仪式方案主题明确,任务具体,人员安排到位,富有操作性。
(2)会场布置热烈、喜庆,分区合理。
(3)准备工作充分。包括邀请名单、请柬、活动程序表、贺词、音响照明设备、花篮排列、地毯、贵宾姓名牌,纪念品、礼品等一应俱全。
(4)庆典仪式演示程序正确、过程顺畅。
(六)实训评分
详见《秘书综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目四/任务二的“评分标准48”。
(七)学时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)开业典礼基本知识要点
1.开业典礼的筹备开业典礼的筹备要遵循“热烈、节俭、缜密”这三个原则。
(1)作好舆论宣传。宣传的内容多为开业典礼的日期、地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色等。
(2)拟定邀请来宾名单。开业典礼影响的大小,实际上往往取决于来宾地位的高低与数量的多少。在力所能及的条件下,要力争多邀请一些来宾参加开业典礼。
(3)做好场地布置。开业典礼多在开业现场举行,一般不设置主席台或坐椅。为了表示隆重,可在来宾站立之处铺设红色地毯,并在场地四周挂横幅、标语、气球等。提前安装并调试音箱、照明等设备。
(4)做好来宾的接待服务。在举行开业典礼的现场,一定要有专人负责来宾的接待服务工作。若来宾较多时,必须为来宾准备好专用的停车场、休息室,并为其安排饮食。
(5)做好礼品馈赠工作。应选择具有宣传性、纪念性、独特性的礼品赠送给来宾。
(6)程序拟定。从总体上看,开业典礼由开场、过程、结束三大基本程序构成。
2.开业典礼的程序及礼仪要求开业典礼活动用时不长,但事关重大,因此对典礼活动的程序及人员都有严格要求。
(1)开业典礼的程序。一般来说,程序由下面七个方面组成:
①迎宾。接待人员在会场门口接待来宾,并请来宾签到后,引导来宾就位。
②典礼开始。主持人宣布开业典礼开始,全体来宾起立,奏国歌,宣读重要来宾名单。
③致贺词。事前确定祝贺词的人选。一般由上级领导和来宾致祝贺词,主要表达对开业单位的祝贺。对贺电、贺信等不必逐一宣读,但对其署名的单位或个人应予以公布。
④致答词。由本单位负责人致答词。其主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢,并简要介绍本单位的经营特色和经营目标。
⑤揭幕或揭牌。由本单位负责人和上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布,宣告企业的正式成立或活动正式开始。参加典礼的全体人员鼓掌祝贺。
⑥参观。如有必要,可引导来宾参观,介绍本单位的主要设施、特色商品等。
⑦迎接首批顾客。迎接首批顾客,可以采取让利销售或提供各种优惠服务来吸引客户;也可邀请具有代表性的消费者座谈的方式,虚心听取他们的建议,以拉近与消费者的距离。
上述过程可根据具体情况来定。成功典礼的标准是内容紧凑、仪式简洁、喜庆效果好。
(二)剪彩仪式的基本知识
剪彩仪式包括剪彩准备及剪彩人员安排、剪彩程序及剪彩做法等内容。
1.剪彩准备剪彩准备包括场地布置、环境清洁、灯光与音响准备、媒体的邀请、人员的培训等。准备工作要求认真细致,精益求精。
(1)剪彩物品。剪彩仪式上所用物品,包括红缎带、新剪刀、白手套、托盘及红地毯。
(2)剪彩人员。剪彩人员由剪彩者与助剪者构成。剪彩仪式档次高低,同剪彩者身份密切相关。选定剪彩人员时最重要的是选好剪彩者。
2.剪彩程序剪彩仪式宜紧凑,所用时间约15~50分钟。仪式通常为六项基本程序:
(1)来宾就位。剪彩仪式开始时,敬请剪彩者、来宾和本单位负责人按安排好的顺序就座。一般情况下,剪彩者应就座于前排。
(2)宣布仪式正式开始。主持人宣布仪式开始后,乐队应演奏音乐,现场可燃放鞭炮,全体到场者应热烈鼓掌。此后,主持人应介绍到场的重要来宾。
(3)奏国歌。此刻,全场起立。随后,可演奏本单位标志性歌曲。
(4)发言。发言顺序应为东道主单位代表、上级主管部门代表、地方政府代表、合作单位代表等。其内容应言简意赅,每人不超过3分钟,重点应分别为介绍、道谢与致贺。
(5)剪彩。期间,全体与会者应热烈鼓掌,还可奏乐或放鞭炮。剪彩前,应提前介绍剪彩者。
(6)参观。剪彩后,主人应陪同来宾参观被剪彩之物。仪式至此宣告结束。随后,东道主单位可向来宾赠送纪念礼品,并以自助餐款待来宾。
四、实用工具箱
(一)实训用文档制作实例
剪彩仪式主持词格式,如图49所示。
图49剪彩仪式主持词实例(二)实训评分表
1.实训文档实操评分表如表441所示。
表441《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务一/实训文档评分表
系别:专业:班级:评分员姓名:实训任务名称:典礼、奠基仪式实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗庆典方案(40分)主
10分〖〗任
10分〖〗人
10分〖〗操作
10分〖〗贺词(10分)主题
5分〖〗简明
5分〖〗答词(10分)主题
5分〖〗简明
5分〖〗会场布置(20分)会
5分〖〗胸
5分〖〗标
5分〖〗指示
5分〖〗请柬(20分)格式
10分〖〗信息
10分〖〗合计分〖〗学生
40%〖〗教师
60%〖〗文档
总分
2.实训分组团体演练评分表如表442所示。
表442《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务一/分组团体演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:典礼、奠基仪式实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗工作
程序
(10分)〖〗情景
设计
(10分)〖〗参与
态度
(5分)〖〗分工
协作
(5分)〖〗场地
布置
(5分)〖〗沟通
表达
(5分)〖〗服饰
礼仪
(5分)〖〗出勤
(5分)〖〗文档
50%〖〗合计
分〖〗学生
50%〖〗老师
50%〖〗成绩
总分
五、相关链接
(一)典礼仪式
典礼仪式是开幕、开业、工程开工等仪式礼仪的统称。场合不同,叫法不同,如开业典礼、竣工仪式、奠基仪式、交接仪式等。其共性是按仪式礼仪规范办事,热烈而隆重。
(二)典礼仪式现场实例
典礼仪式现场实例,如图410所示。
图410典礼仪式现场实例(三)工程奠基仪式主持词格式
工程奠基仪式主持词格式,如图411所示。
图411工程奠基仪式主持词格式(四)庆典活动的案例分析
分析“IBM公司的‘金环庆典’活动”案例。(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中模块四/项目四/任务一“剪彩、典礼、奠基仪式”)
六、网上冲浪
(1)北京钓鱼台会展服务公司:会展设计案例,http://www.bjdythz.com/case.htm
(2)瑞吉斯会展资讯网:首页>精彩文摘>用心参展展之有道,http://www.regius.com.cn
七、课后互动平台
(1)拟写实训报告
(2)训练任务
公司准备进军上海市场,根据业务需要,拟在上海建立一家分公司。经过紧张的筹备,现一切准备就绪,上海分公司将举办开业典礼,并拟定在开业典礼上邀请上海市委副书记为分公司剪彩。请同学们依照开业典礼的有关理论知识,完成下列工作(任选一项):
①制作一份开业典礼时邀请的嘉宾名单,并拟写一份邀请函。
②拟写一份开业典礼的宣传稿。
③拟写一份开业典礼的议程。
④拟写一份剪彩仪式的程序、剪彩仪式上应准备的物品以及剪彩的注意事项。
任务二企业宣传展览与开放参观活动训练任务
案例411
前不久,社会舆论都在关注着产品的环保与安全问题。这一社会热点对公司的销售业绩产生了一些负面影响,加之世界范围的金融危机,这些问题给公司带来了较大的市场风险。公司为扭转局面,亟需赢得市场。为此,公司决定搞一次对外开放参观活动,借此宣传公司的发展历程及主打产品,让更多的公众了解公司的发展历史、主打产品的功能及质量,从而放心使用本公司的产品。公司领导很重视这项活动,在公司办公例会上决定于当年9月举办“社会公众开放月”活动,安排办公室负责筹备,办公室席主任率领全体人员开始此项工作任务。
一、任务驱动
席主任接到任务,先开了一个工作会议,会上席主任作了如下工作部署:
(1)首先要求全体秘书通过各种渠道调查有关开放日活动尤其是同行企业开放日活动的信息,确定此次本公司开放活动的基本程序和活动内容。
(2)确定此次活动中公司对外开放的部门,会上讨论的初步方案是原材料处理车间、生产车间、包装车间、销售部门,通过开放这些部门,让公众从公司原材料处理到生产流水线、包装线、销售渠道等有个清楚而深刻地了解,从而放心使用本公司的产品。
(3)会上,席主任安排于华负责拟写关于开展开放日活动的通知及开放日活动方案(包括各部门职责分工);谢洪、安桂兰负责挑选开放日活动期间的服务人员及其培训;任云飞负责制作并安装各种指示牌、划分路线,以及各种安全警示牌;高玉兰负责撰写、制作开放日活动期间的各种宣传资料,包括宣传录像、宣传手册、产品介绍、产品使用说明书等;田芳、刘洋等负责接待公众,并提供解说及其他服务工作。
以上工作安排,你们认为周到吗?如果你是秘书,你认为开放日活动应该如何操作?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织同学以5~6人为一组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长组织组员进行任务分配。
(3)课前查阅书籍、网络,了解有关对外开放参观及展览的知识。
(4)课前,以小组为单位到本市几大会展中心或展览馆了解有关展览的信息。
(5)课外,通过多种渠道了解本地各企业举办的对外开放活动的程序。
(二)实训安排
(1)提供一份对外开放参观活动的方案;
(2)提供宣传资料;
(3)演示开放参观的全过程。
(三)实训提示
对外开放参观是指组织或企业为了让公众更好地了解本组织或为消除对本组织的某些误解,通常由公关部门负责组织和邀请有关公众前来本组织参观。对外开放参观这种公关活动有时会起到意想不到的效果。
组织对外开放的内容一般有:组织的展览室,组织的环境,管理措施,产品生产和销售情况,品牌种类和质量,员工的教育与培训,培训设施,组织的服务、福利、娱乐、医疗等方面情况,组织的生产设备与工艺流程,组织开展社会公益活动的情况等。不同类型的组织具有不同的开放内容,应视参观者的需要和兴趣而定。
(四)实训方式
(1)制作相应文本;
(2)情景模拟演练。
(五)实训要求
(1)活动方案可行,有创意。
(2)宣传到位。
(3)宣传资料通俗易懂,资料详实。
(4)服务热情,讲解清楚。
(六)实训评分
详见《秘书综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目四/任务二的“评分标准410”。
(七)学时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)对外开放参观活动的组织
组织对外开放参观,既是一项有益的公关活动,也是项繁杂的工作。因此,在组织对外开放参观时要遵行以下步骤:
(1)确定负责此项工作的部门或人员。
(2)明确活动的意义、目的和效果。
(3)安排对外开放参观时间。既要考虑开放的时间,还要考虑整个参观活动所需的时间。
(4)确定对外开放参观的规模。参观活动开展之前,要确定参观团队的规模,从而作出相应的安排。如果只是少数几个人参观,可以陪同他们到几个部门去,并介绍情况,赠送资料和纪念品等;如果是较大规模的团体参观,最好制订一个计划或方案,安排好接待次数、参观人数和开放时间等。一次接待15人为宜,每天接待2~3次,有专人进行讲解介绍,回答参观者提出的问题。
(5)安排相关工作人员。从开放参观的构想到活动的结束,都应有高层主管人员参与其中。组织大型的参观活动,最好成立一个专门的活动筹备委员会。委员会成员应包括企业领导、公关人员、行政和人事部门人员等。还要根据参观的不同目的,选择不同的人参加,如果参观的目的是强调服务或产品,还要请销售部门人员参加。
(6)制作宣传材料。编制简单易懂的说明书,制作视听材料(幻灯片、录像带等)和公关礼品(最好是组织的产品或象征物)。
(7)划定参观线路。提前划分好参观线路,并有指示牌,防止参观者越过参观所限范围,出现不必要的麻烦和事故,保证参观区域没有任何危险。
(二)参观活动的具体实施
(1)发放宣传资料。
(2)放映视听材料。参观前,通过放映电影、电视或幻灯片帮助参观者了解组织主要概况。
(3)观看模型。专门人员介绍并实时解答参观者提出的问题。
(4)引导观看实物。引导参观者观看展览的物品,并提供详细的讲解。
(5)中途休息。应热情周到地做好参观者的接待工作,如安排休息场所、备好茶水饮料;需要招待用餐的,也要事先作好安排。
(6)分发纪念品。纪念品应考虑参观者与组织的特点,经济、实惠、有特色,最好印有本组织标志,让公众一见就联想到组织。
四、实用工具箱
(一)实训用文档表单制作实例
1.开放日活动日程表如表443所示。
表443开放日活动日程表
活动主题〖〗活动议程〖〗活动时间〖〗活动地点开幕式〖〗1.……
2.……〖〗年月日
下午1:00—1:30〖〗公司大厅介绍公司
(录像)〖〗1.……
2.……〖〗年月日
下午1:30—2:20〖〗公司
大会议室试用产品〖〗1.……
2.……〖〗年月日
下午2:20—3:00〖〗公司展示厅参观公司〖〗1.……
2.……〖〗年月日
下午3:00—5:00〖〗公司展示厅
2.开放日活动邀请函如图412所示。
图412开放日活动邀请函(二)实训评分表
1.实训文档实操评分表如表444所示。
表444《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务二/实训文档评分表
系别:专业:班级:评分员姓名:实训任务名称:企业宣传开放活动
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗参观方案(40分)主题
10分〖〗条目
10分〖〗条理
10分〖〗操作
10分〖〗展览方案(40分)主题
10分〖〗形式
10分〖〗特色
10分〖〗分区
10分〖〗宣传资料内容
5分〖〗形式
5分〖〗辅助资料内容
5分〖〗信息
5分〖〗合计分〖〗学生
50%〖〗教师
50%〖〗文档
成绩
2.实训分组团体演练评分表如表445所示。
表445《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务二/分组团体演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:企业开放宣传活动
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗工作
程序
(10分)〖〗情景
设计
(10分)〖〗参与
态度
(5分)〖〗分工
协作
(5分)〖〗布展
场地
(5分)〖〗沟通
表达
(5分)〖〗服饰
礼仪
(5分)〖〗出勤
(5分)〖〗文档
50%〖〗合计
分〖〗学生
50%〖〗老师
50%〖〗成绩
总分
五、相关链接
(一)企业对外开放相关内容
1.对外开放参观的目的任何一次对外开放参观活动都应有明确的目的。不管哪种开放类型,其目的有三:
(1)提高知名度,树立组织的良好形象;
(2)密切组织与社会公众的关系,加强社会公众对组织的友好感情;
(3)提高组织的透明度,增强公众对组织的理解和支持,减少误解、摩擦、消除隔阂。
2.开放参观的类型
(1)全开放型。
(2)局部开放型。
(二)宣传展览实例
广东大亚湾核电站风波,就是以组织公开参观活动来平息的。1986年正当我国政府决定在广东大亚湾建造核电站时,苏联切尔诺贝利核电站突然发生核泄露,造成严重人员伤亡和环境污染。面对核泄露惨状,我国香港各界、各阶层人士纷纷陈词议论,反对在与香港毗邻的大亚湾建造核电站,一时风雨满城,舆论哗然。为了证实大亚湾核电站的安全可靠,我国政府在加强舆论宣传的同时,请香港选民代表参观了大亚湾核电站站址,并在现场向他们介绍了各种安全的防御措施和多方面的核能知识。这些代表回香港后,社会和新闻界的许多反对意见就渐渐地销声匿迹了。公开参观的宣传效果之大,由此可见一斑。
六、网上冲浪
(1)北京写乐美术艺术品有限公司网站:http://www.xiele.com.cn/
(2)新浪网:动漫首页>业界新闻,http://comic.book.sina.com.cn/20050614/015557501.shtml
七、课后互动平台
(1)拟写实训报告
(2)训练任务
请根据下面的材料,为写乐公司编写一份详细的对外开放参观活动方案。
3月22日(周日),写乐公司的制作大楼首次向普通市民开放,得到了大家的积极响应,当天参观人数达到了150人。参观者观看了手塚先生的漫画代表作品以及根据手塚先生的动漫形象开发的衍生产品——剧场版动画片,聆听了动画片制作的流程讲解。还有很多小朋友积极参加了动画片上色的活动,亲自给阿童木穿上了漂亮的衣服,并将阿童木带回家,这个DIY活动受到了小朋友的喜爱。
参观内容:
①动画片的制作流程;
②手塚治虫先生漫画作品;
③手塚治虫先生代表动画作品;
④DIY手工上色活动;
⑤《铁臂阿童木》周边商品;
⑥动画片制作人员的工作场景。
本公司计划每个月定期对外开放2次(月中和月末的周日),有兴趣参观的朋友请先打电话预约或发电子邮件报名。为保证参观质量,当日限额50名。
对预约的大专院校或其他团体参观,随时接待(10人以上)。
欢迎各界朋友参观!
报名咨询电话:01061794945Email:xiele@xiele.com.cn
任务三产品展示会训练任务
案例412
公司拟于2010年下半年,在×市举办一次全省性的电声新产品展示会来扩大公司的影响。此次展示的主题是“经济、环保”,目的是向社会宣传本公司产品经济、环保的特点,届时将邀请国内同行及相关企业参与。为成功举办此次新产品展示会,公司特别重视会议的筹备工作,总经理将此任务交给了办公室与销售部,要求两个部门共同完成这项任务。
一、任务驱动
席主任接到任务,率领办公室秘书开始着手准备,以下是他们的具体工作:
(1)根据公司确定的“经济、环保”主题,席主任与销售部商议此次展示会的标志和展台布置图;
(2)于华负责收集国内同行及相关企业信息,列出邀请名单,交领导审核,制作邀请函;
(3)安桂兰与任云飞负责宣传资料的拟写及制作,包括张贴宣传画、宣传横幅,发布宣传资料,联系租赁彩旗、彩球、彩带、彩色气球、飞艇等;
(4)谢洪负责联系专业施工队搭建展示台及大型广告牌,并组织安全保卫队伍,负责展期整个展区的安全保卫工作,包括张贴安全标志、制订安全保卫方案和紧急事件应对措施;
(5)田芳负责协助席主任挑选解说人员,并审核解说词。
请问以上工作是否周全,你又会从哪些方面进行展示会的准备工作呢?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织同学以5~6人为一组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长组织组员进行任务分配。
(3)训前,查阅书籍、网络,了解有关电声产品、新产品LED新灯源展示的知识。
(4)训前,以小组为单位到本市几大会展中心了解有关产品展示的相关信息。
(二)实训安排
(1)提供产品展示的方案及产品解说词;
(2)布置展台;
(3)演示产品展示的全过程。
(三)实训提示
展览会是指商务组织为了介绍本单位的业绩,展示本单位的成果,推销本单位的产品、技术或专利,而集中以陈列实物、模型、文字、图表、影像资料,供人参观了解的一种综合性宣传活动。
(四)实训方式
(1)分组进行情景演示训练;
(2)学生互评;
(3)教师评分并评点;
(4)拟制产品展示方案;
(5)撰写解说词。
(五)实训要求
(1)产品展示方案目的明确,条理清晰,富有操作性。
(2)解说词详细具体,能突出产品特色,富有吸引力。
(3)展台布置突出主题,展品搭配合理,整体上浑然一体,美观大方。
(4)服饰规范,言辞适当,口齿清楚、表达流利。
(六)实训评分
详见《秘书综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目四/任务三的“评分标准410”。
(七)学时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
1.展会的组织与实施
(1)确定展会的主题、目的与类型;
(2)展览内容的宣传;
(3)展示位置的布置;
(4)安全保卫的事项。
2.展会的举办新产品展出期间,全体工作人员应注重自己的整体形象、言行举止和解说技巧等。
(1)要努力维护整体形象。包括展品的形象、组织形象和工作人员的形象。
(2)要注意礼貌待人。展览一旦正式开始,全体工作人员即应各就各位,站立微笑迎宾,引导客户参观,耐心、专业地回答对方的咨询。
(3)要善于运用解说技巧。解说要因人而异,具有针对性,同时,要突出自己展品的特色。在必要时,还可邀请观众亲自动手操作,或由工作人员对其进行现场示范。此外,还可安排观众观看与展品相关的影视片,并向其提供说明材料与单位名片。通常,说明材料与单位名片应常备于展台之上,由观众自取。
四、实用工具箱
(一)实训用表单制作实例样式
1.展示宣传片配置表如表446所示。
表446展示宣传片配置表
影片长度〖〗4~7分钟影片内容〖〗产品与服务、企业概括、研发与技术、生产与物流、销售与市场、管理与理念、团队与文化、前景展望等影片用途〖〗展会展示、展厅滚动播放制作周期〖〗2~4周人员配置〖〗编剧、导演、摄像、摇臂师、灯光师、剪辑师、特效师、音效师、配音员、助工等设备配置〖〗广播级摄录一体机、多功能大型摇臂、遥控直升机、轨道与推车、灯光组、影视录放机、非线编辑机、录音设备等成品形式〖〗精美包装印刷DVD光盘、VCD光盘、电视台播放带、AVI数据盘、WMV网络格式
2.宣传资料及其要求如表447所示。
表447宣传资料及其要求
类别〖〗名称〖〗要求〖〗主要用途方案类〖〗制作宣传片的意图〖〗字数不限〖〗宣传片市场定位宣传片的主要内容〖〗字数不限〖〗宣传片创作定位片名〖〗字数12个字以内〖〗片头制作落幕名〖〗字数200字以内〖〗片尾制作解说词(公司介绍)〖〗录音长度10分钟以内〖〗录制话外音图片类〖〗宣传片中出现的图片〖〗电子文件(300dpi),照片(光面)〖〗界面设计制作宣传片中出现的标识〖〗电子文件、照片、印刷品等〖〗界面设计制作有关客户的VI形象手册〖〗电子文件、照片、高质量印刷品〖〗界面设计制作音像类〖〗宣传片中出现的背景音乐〖〗Wav,mp3格式(无版权问题、高质量资料)〖〗音频处理宣传片中出现的录像素材〖〗Avi,vob,mpg,mov格式的电子文件或录像带(无版权问题、高质量资料)〖〗视频处理其他相关音频、视频资料〖〗(无版权问题、高质量资料)〖〗视频处理
(二)实训评分表
1.实训文档实操评分表如表448所示。
表448《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务三/实训文档评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:产品展示会
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗产品展示方案(40分)主题
10分〖〗条目
10分〖〗内容
10分〖〗条理
10分〖〗操作
10分〖〗合计分〖〗解说词(20分)内容
5分〖〗特色
5分〖〗上口
5分〖〗吸引
5分〖〗展台布置(30分)主题
10分〖〗搭配
10分〖〗整体
10分〖〗资料产品(10分)丰富
5分〖〗齐全
5分〖〗合计
分〖〗文档
总分
2.实训分组演示团体评分表如表449所示。
表449《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务三/分组团体演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:产品展示会
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗工作
程序
(10分)〖〗情景
设计
(10分)〖〗参与
态度
(5分)〖〗分工
协作
(5分)〖〗场地
布置
(5分)〖〗沟通
表达
(5分)〖〗服饰
礼仪
(5分)〖〗出勤
(5分)〖〗演练
合计分
50%〖〗文档
50%〖〗学生
40%〖〗老师
60%〖〗成绩
总分五、相关链接
按照展览会类型的主要标准,可以将展览会进行以下划分:
(1)根据办展目的划分,可分为宣传型展览会、销售型展览会。
(2)根据展览品的种类划分,可分为单一型展览会、综合型展览会。
(3)根据展览会的规模划分,可分为大型展览会、小型展览会、微型展览会。
(4)根据参展的区域划分,可分为国际性展览会、洲际展览会、全国性展览会、全省性展览会和本地性展览会。
(5)根据展览的场地划分,可分为室内展览会、露天展览会。
(6)根据展览的时间(展期)划分,可分为长期展览会、定期展览会和临时展览会。
六、网上冲浪
(1)中国产品展销网:http://www.zgpeas.com/index.html
(2)长春博盛量子科技有限公司网站:BOS TECH产品展示,http://www.chinaquantum.com
七、课后互动平台
(1)拟写实训报告
(2)训练任务
某展览馆欲举办一次全省性的商标展览会,诚邀全省各知名企业参加。请根据展览会的程序及要求,完成下列工作:
①搜集一些不同产品的商标。
②准备展版、实物及文字说明。
③拟写一份邀请函。
任务四新闻、产品信息发布会训练任务
案例413
为开拓市场,增强行业的竞争力,公司投入了大量的财力和技术力量,分析了科技前沿产品、市场行情、消费需求量,成功研发了一种环保产品——LED灯具。为推广这种新产品,公司高层决定召开一次新闻发布会,届时将邀请全国有关客户及各大媒体记者参加新产品的新闻发布会。为办好此次新闻发布会,公司高层将此任务交给了经验丰富的席主任和秘书高玉兰。
一、任务驱动
在席主任的组织下,高玉兰和其他同事开始投入到紧张地筹备工作中。经过公司上下所有工作人员的努力,新闻发布会如期举行。他们的工作分配如下:
(1)高玉兰负责拟写新闻发布会方案;
(2)安桂兰负责拟写报道提纲及拟写新闻发言稿及其他文字材料;
(3)于华与任云飞负责联络新闻媒体记者;
(4)谢洪负责财务预算;
(5)田芳、刘洋两人则负责新闻发布会中的一些事务工作;
(6)席主任本人则是整个新闻发布会的统领者。
以上工作安排是否全面?一次成功的新闻发布会应从哪些方面开展工作呢?在新闻发布会的筹办中还要注意哪些细节?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)将学生按5~6人为一组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长分配任务,一位新闻发言人、两名记者。
(3)以新闻发言人为主,组长组织全组同学事先就此次发布会的主题设计方案。记者可围绕发布会的主题针对性地提问(提出的问题不超过3个,本组记者不得向本组新闻发言人发问),以考验发言人的临场应对能力。切忌发言繁琐冗长,发言人在发言时,台下的同学不得打断。
(4)时间设定。课外精心准备,课堂上简要布置发布会现场。每组的整个发布会的时间控制在15分钟以内(包括记者提问时间)。
(二)实训安排
(1)拟制一份新闻发布会方案;
(2)拟制新闻发布会发言稿;
(3)列出报道提纲及其他辅助材料;
(4)列出新闻发布会预算。
(三)实训提示
新闻发布会,简称发布会,有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息,谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的正面报道的有效方式。对商界而言,举办新闻发布会,是联络、协调与新闻媒介之间的相互关系的一种最重要手段。
(1)注意根据发布会的主题确定邀请对象。
(2)事先准备好记者和消费者可能提出的问题的答案。
(3)各位发言人在重大问题上要口径一致。
(四)实训方式
分组模拟情景演示训练。
(五)实训要求
(1)请列出创新实业有限公司环保产品LED灯具的新闻发布会的议程。
(2)根据职业情景提示的资料,模拟演示新闻发布会的场景。
(3)要求每位发言人都以相对应的身份角色发言,每位记者都对应提问。
(4)新闻媒体的名称由同学自拟,采访用的话筒、身份牌由学生自行准备。
(5)发言材料及提问根据情景材料设计,允许在此基础上作适当的延伸和扩展。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目四/任务四的“评分标准412”。
(七)学时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
1.会议筹备工作确定主题→选定举行的时机→确定地点→确定邀请对象→选择主持人和发言人→准备材料→预算会议所需费用→其他准备工作。
2.新闻发布会的程序新闻发布会的主要程序主要如下:签到→分发会议资料→宣布会议开始→发言人讲话→回答记者提问→接受重点采访→宣布会议结束。如有条件,还可举行茶会或酒会,以便与记者进一步沟通,与媒介建立融洽的关系。
3.新闻发布会的会后工作发布会后,应及时检验会议是否达到了预定的效果。会后工作主要有以下内容:
(1)搜集各种报道,并进行归类分析;
(2)对照会议签到簿,分析到会情况;
(3)收集反馈信息,检查工作落实情况;
(4)整会议的记录,总结经验教训。
四、实用工具箱
(一)实训用各类表单制作实例
1.新闻发布会工作表如表450所示。
表450新闻发布会会场布置要点表
地点〖〗布置的内容及要求门前〖〗条幅、地毯大厅〖〗签到桌、指示牌、签到笔、本、礼仪厅内〖〗条幅、主题背景、音响、麦克、主席台、演讲台(有需要的话,可布置投影仪、黑板);还有许多细节,如台布、桌旗、桌贴、椅贴等;(有礼品的话,还应设立领礼品处)
2.新闻发布会邀请函。
新闻发布会邀请函实例3.出席新闻发布会的回执表。
出席××××××新闻发布会的回执表
单位出席者〖〗职务〖〗〖〗手机号联系人〖〗电话〖〗〖〗传真□我将出席本次新闻发布会。□我因故不能出席,我单位将另派人参加。温馨提示:回执表请于××月××日前传真或email至大会组委会,以便开展工作,谢谢!承办单位:创新实业有限公司
地址:×××××××××联系人:×××××、×××××
电话:×××××××(FAX)email:××××××××.com
(二)实训评分表
1.实训文档实操评分表如表452所示。
表452《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务四/实训文档评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:新闻、产品发布会
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗新闻发布会方案(50分)主题
鲜明〖〗会场
布置〖〗人员
分工〖〗操作
性强10分〖〗10分〖〗10分〖〗10分〖〗合计〖〗新闻发言稿
(20分)主题
鲜明〖〗言简
意赅10分〖〗10分〖〗合计〖〗报道提纲及资料(20分)思路
清晰〖〗问题
恰当〖〗提问
准确〖〗资料
详实5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗合计〖〗发布会预算
(10分)项目
齐全〖〗费用
合理5分〖〗5分〖〗合计〖〗文档
总计
2.实训分组演示团体评分表如表453所示。
表453《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目四/训练任务四/分组团体模拟演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:新闻、产品发布会
指导教师:实训日期:年月日项目
 
 
组别〖〗主题新颖〖〗醒目10分〖〗5分〖〗发言人形象应变能力〖〗表达一致〖〗台风稳健〖〗语言流畅5分〖〗5分〖〗5分〖〗5分〖〗发布会策划创新〖〗操作
可行〖〗程序
合理10分〖〗10分〖〗10分〖〗总体计划衔接〖〗周密5分〖〗10分〖〗视觉效果总体
效果〖〗场景
布置〖〗团队
协作10分〖〗5分〖〗5分〖〗学
50%〖〗教
50%〖〗演练
50%〖〗文档
50%〖〗实训成绩12备注〖〗总分=(各组组长评分,减去最高和最低分,中间分值求平均值)×50%+教师评分50%
五、相关链接
新闻发布中的技巧
(1)介绍新闻发布会的目的、到会的主要宾客。
(2)在会场中安排一些图片、模型以及其他工具。
(3)详细、准确地解释所发生的事件及进展的情况。
(4)态度要诚恳,对所发生的危机表示遗憾和关注,对受害者及其亲属表示同情和慰问。
(5)向新闻界发布的消息要统一规范,多作正面介绍。
(6)重要事项以新闻稿的形式发给记者。
(7)控制会场秩序,有序提问。
(8)回答问题尽可能地让记者满意。
(9)发布信息要真实且讲究回答的策略。
(10)会议一结束,应迅速从另一个出口离开会场,避免记者在走廊上追逐并继续提问。
(11)个别记者有特殊要求,想针对某一问题进一步采访的,可以安排在会议结束后。
(12)如还需要召开发布会,应明确告诉记者下次信息发布的具体时间。
六、网上冲浪
(1)联合国中文网站:http://www.un.org/zh/cyberschoolbus/modelun/
(2)北京钓鱼台会展有限公司网站:经典案例图,http://www.bjdythz.com/case.htm
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告
(2)案例分析
上海保温瓶二厂历史悠久,其产品“长城”牌保温瓶久负盛名。1984年,“长城”牌保温瓶荣获国家银质奖。他们没有大做广告,而是策划了一次以旧换新活动,即用20世纪80年代的新产品换回四五十年代的老产品。为了使这一消息让更多的人知道,上海保温瓶二厂不失时机地举行了新闻发布会,会上邀请了众多的记者。经过记者的及时报道,这一消息在上海很快传播开来,并引起轰动,人们奔走相告,争相参加这一活动。
思考与讨论:
①上海保温瓶二厂需要为这次新闻发布会做哪些方面的准备工作?
②请你给上海保温瓶二厂总结一下成功的经验。
 
项目五信息管理实训项目
 
【学习目标】
了解市场调查的目的,熟悉市场调查的程序,掌握市场调查的内容、信息工作的程序以及信息收集、整理的方法。
知识目标
了解市场调查的涵义及调查目的。
熟悉市场调查的程序及内容。
掌握信息工作的程序。
熟悉决策信息服务的工作程序。
掌握内部及外部信息收集、整理的方法。
能力目标
能运用市场调查的程序进行市场调查。
能利用内部信息有效地开展工作。
能利用外部信息有效地开展工作。
任务一市场信息调研训练任务
案例414
3G时代的到来,使得手机应用日益普及。由于手机携带方便,成为人们日常必带的随身用品,同时因信号覆盖广、操作便捷,使得大家对其给予了越来越高的期望。大家期待各种常见的或是重要的信息化系统、互联网应用可以被移植到手机上同步使用,使用户无论在何时何地,都可以连线精彩的网络世界,登录信息系统。为此,如何进行手机开发,如何在手机上催生各种多姿多彩的精彩应用,日渐成为创新实业有限公司关注的焦点。公司2010年拟投资500万元用以研制开发3G手机,为了使公司的决策更有针对性,公司要求产品研发部及销售部进行广泛深入的市场调研,了解市场需求信息。
一、任务驱动
产品研发部及销售部接到任务后,经理与秘书一起完成了如下工作:
(1)制订调查方案及设计问卷。
(2)两部门拟写调查报告。
(3)田秘书与陈秘书进行问卷调查,并将收集到的信息资料进行整理。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织同学以8~9人为一小组进行分组,并指定小组长。
(2)小组长进行小组内调查任务分配。
(3)每位学生训前完成各自分配的任务,并提交文本资料。
(4)以小组为单位提交市场调查报告。
(二)实训安排
(1)小组课堂讨论调查方案及问卷的设计,并当堂形成文本上交。
(2)学生训前完成调查信息资料的收集、整理,小组形成统计图表上交。
(3)以小组为单位在训前完成一份调查报告的写作,并上交。
(三)实训提示
(1)调查前,要确定好调查对象、调查内容。
(2)调查中,注意调查技巧的运用。
(3)根据整理的调查信息制作统计图表。
(四)实训方式
(1)分组讨论;
(2)单兵上机操作;
(3)团队完成整体任务。
(五)实训要求
(1)选题恰当;
(2)调查方案可行;
(3)调查报告有价值。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目五/任务一的“评分标准414”。
(七)学时建议
教学课时为2~4学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.市场调研的含义市场调研是以提高营销效益为目的,有计划地收集、整理和分析市场的信息资料,提出解决问题的建议的一种科学方法。市场调查也是一种以顾客为中心的研究活动。
2.市场调研的目的市场调查内容包括企业内部市场调查、企业外部市场调查及预测和工业产品的调查。
3.市场调查的内容
(1)企业内部市场调查。主要包括市场供应调查、科学技术发展调查、企业生产经营能力调查和企业财务及环境意外事件等调查。其调研项目包括:①市场供应调查;②科学技术发展调查;③企业生产经营能力调查;④企业财务预测。
(2)企业外部市场调查及预测。主要包括市场商品需求总量调查、市场需求构成调查和消费者购买行为的调查。其调研项目包括:①市场商品需求总量调查;②市场需求构成调查;③消费者购买行为的调查。
(3)工业产品的调查。主要针对企业开发新产品的数量、质量、成本、价格、包装、商标及其消费对象的调查及预测;国际、国内市场的类似产品、相关产品或替代品的发展动向调查及预测;工业产品所需原材料的品种、规格、性能、数量、来源和运输方式等的预测;工业产品的成本预测和价格预测。
4.市场调查的程序确定市场调查任务→设计、选择调查方→组建调查队伍→运用调查方法进行信息收集→检查、整理资料→进行统计分析→开展理论研究→撰写调查报告。
5.信息与信息工作秘书的信息工作是指秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等活动的总和。
(1)信息工作的基本要求是及时、准确、充足、适用。
(2)信息工作的程序包括信息收集、加工分析、存储传递、利用与反馈。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第2章第3节“信息管理”(P200223)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第2章第3节“信息管理”(P150162)。
四、实用工具箱
(一)实训用文档、表单制作实例
1.调查问卷设计参考样式。
调查问卷设计样式实例2.调查问卷问题样式设计实例。
调查问卷问题设计样式实例(二)实训评分表
实训个人成绩评分表。
表454《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目五/训练任务一/个人成绩评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:市场信息调研
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗调查报告(40分)标
10分〖〗主
10分〖〗时
10分〖〗地
10分〖〗人
10分〖〗内
10分〖〗数
10分〖〗语
10分〖〗落
10分〖〗合计分〖〗综合考核(60分)选题
正确
10分〖〗方案
可行
10分〖〗问卷
设计
10分〖〗数据
统计
10分〖〗团队
协作
10分〖〗个人
态度
10分〖〗合计分〖〗个人成绩
五、相关链接
1.资料收集的原则市场信息调研是以占有大量资料为基础。资料的收集首先以占有第一手资料为主,尽可能多的收集一手资料;以占有二手资料为辅,使用二手资料应尽可能验证资料来源的真实性和可靠性。
2.3G手机将改变市场调查方式的格局如今,3G手机已推向市场,随着3G的普及,将对现有市场调查方式格局产生极大的影响。目前,市场调查的方法主要有随机电话抽样访谈、入户访问、街头拦截、普通邮件以及互联网调查(包括电子邮件和网页调查等)。3G的引入,将使得手机上网调查成为一种飞速发展的市场调查方式。(见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料414“模块四/项目五/任务一”)
六、网上冲浪
(1)湖南社会调查网:www.hndcs.com
(2)中国社会调查网:www.gqdc.org
(3)中国调查—文化—新浪网:http://cul.sina.com.cn/survey/index.shtml
七、课后互动平台
美国的跑车市场
杰克·马夸特刚从得克萨斯大学阿灵顿分校获得市场调查理学硕士学位。他接受了尼桑(美国)公司的聘用,作为市场调查人员被分派到一个产品经营组工作。这个产品经营组正在执行一个紧急任务,要分析目前美国市场上的汽车产品组合,并向高级管理者推荐未来10年内美国市场上汽车产品的需求。
这一过程的第一阶段,是对不同细分市场进行背景分析(如轻便的实用型汽车、跑车、豪华轿车等)。若干个市场调查组被分派到不同的细分市场进行背景研究。杰克被分派分析跑车市场。他需要在第二天造成之前完成初步分析,以便在第二天的会议上汇报他对该市场的潜力和未来趋势的初步分析结论。
在非常有限的时间条件下,杰史知道要及时完成他的报告,唯一的希望是找到所需的资料。他采取的第一步是接通互联网,进入相关网站,然后进入搜索引擎的首页。他在查询框中输入“sport car sales”(跑车销售),并单击查询框上方的“exact phrase”(精确查询)按钮,然后单击查询框右侧的查询键。
假如你是杰克,在中国市场进行调查。请用相关数据和信息回答下列问题:
(1)中档私家车市场目前的规模怎样?
(2)目前市场上的领导品牌是什么?
(3)在未来的10年中,影响市场人口变化的趋势是什么?
任务二内部信息管理工作训练任务
案例415
通过公司领导的科学管理和员工的共同努力,创新实业有限公司日益发展壮大,在当地成为了一家有名的纳税大户。为进一步调动全体员工的积极性,公司领导拟修改调薪方案,决定先由公司人力资源部拿出一份方案初稿后再讨论。分管劳资工作的冯军副经理将调薪的任务交给了人力资源部陈新海经理。人力资源部在接到这个任务后,在充分调研、广泛收集信息的基础上,将调薪方案进行了修改,整个方案分为调薪类别、调薪细则两个大的部分。
方案提交到公司经理办公会议讨论,领导们一致认为,新的方案既体现了国家的多劳多得、按劳取酬的分配原则,又切合公司的实际。决定从下月起实施新的分配方案,由人力资源部制订新的薪酬表。陈经理与其助手王雅娟又忙开了,依据新的调薪方案调整了公司全体员工的新的工资标准,并将调薪表上传到公司内部信息网,广泛听取员工的意见,整个工作得到了公司全体员工的理解与支持。一个月后,公司的全体员工按新的工资标准拿到了自己应得的劳动报酬,员工的积极性空前高涨。
一、任务驱动
(1)人事部文员王雅娟将调薪方案上传到公司内部信息网。
(2)王雅娟协助陈经理制订调薪表。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织学生以5~6人为一小组,并指定小组长。以分组为单位分配角色,撰写与“案例”和“任务驱动”所示内容相一致的职业工作场所、人物、职业背景、对话、动作等的演示脚本。
(2)训前脚本演练时,应注意职业场景、职业背景、人物年龄、人物之间的关系、语气、礼仪规范等。
(3)上网查阅《中华人民共和国全民所有制企业法》《中华人民共和国城镇集体所有制企业条例》《中华人民共和国劳动和社会保障部令》(2003年12月30日第21号)中有关企业工资待遇的有关条文。
(二)实训安排
(1)学生课前阅读材料,分配角色及任务。
(2)分组讨论,根据收集内容确定收集方法。
(3)分组演练。请以小组为单位,分角色以案例中创新实业有限公司人物角色为原型,通过收集信息过程的情景演示,形成团体演练分。
(4)各组选出评分员,相互评分。本组评分员采用回避制,不得给本组评分。
(5)教师给各组评分并点评。
(三)实训方式
(1)分组讨论;
(2)分组开展情景模拟演练。
(四)实训提示
(1)秘书应及时准确为领导提供信息的超前服务、跟踪服务和反馈服务;
(2)企业内部信息种类繁多,秘书应能通过剪贴剪报、编辑索引和目录、撰写文摘和简讯编撰资料、拟制调研报告等方式对各类信息进行一次、二次、三次开发,并准确进行分类、组合与加工,形成动态型、建议型、经验型、问题型、预测型信息,达到信息的最大化利用。
(五)实训要求
(1)收集的方法得当;
(2)收集的信息有价值;
(3)以小组为单位交一份内部信息整理资料。
(六)实训评分
详见《秘书综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目一/任务二的“评分标准415”。
(七)学时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)基本知识要点
1.企业内部信息的涵义内部信息,一是指企业的各种业务报表和分析报告,有关生产方面、技术方面的资料以及经营管理部门制定的计划、经营决策、各类活动简报等方面的情况;二是指党的系统和国家权力系统为保持执政活动的一致性和有效性而在内部传输的信息。它主要包括下行信息、上行信息和平行信息等。
2.内部信息的分类
(1)上行信息。下级或员工向上反映情况或提出意见与建议。如意见箱、信息反馈表等。
(2)下行信息。上级向下级单位或部门发布的信息。主要有公司的重大活动、员工在企业里的职责以及成就与地位、员工能享受的各种福利待遇及真正的实利、与企业发展轨迹等有关的企业文化、公司出版物等。
(3)平行信息。本单位各部门之间相互传递的信息,或不相隶属机关之间传递的信息。诸如,其他公司发来的祝贺、邀请信函;其他公司送达的贺词、颂词、咨询、答复等信息;其他公司送达的题词、画作、实物等;行业竞争对手的相关信息资料(含虚假性、干扰性信息);公司各部门之间横向传递的借鉴性、利用性、咨询性信息;公司自办报纸、刊物、板报、墙报,以及网络等媒介的相关信息资料。
3.信息决策服务的工作程序
(1)了解内部决策信息的来源。主要有法律法规、各类文件、媒介信息、单位信息、交流信息、调研信息、反馈信息等。
(2)熟悉辅助决策的信息工作方法。如调查法、比较法、预测法、综合法等。
(3)决策前的信息超前服务。如捕捉新动向、新趋势、新经验、新问题的信息等。
(4)决策中的信息跟踪服务。主要围绕决策目标确定、决策方案制定和选择来进行。
(5)决策后的信息反馈服务。利用各种渠道收集执行决策的全面信息,加工成文字材料提供给领导,使决策者根据客观实际对决策方案进行调整、补充与修正,保证决策不断优化。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第3章第3节“横向沟通与纵向沟通”(P168171)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《二级秘书》第2章第4节“信息管理”(P117120)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第2章第5节“信息管理”(P150157)。
四、实用工具箱
1.实训文档评分表如表455所示。
表455《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目五/训练任务二/个人表单实训评分表
系别:专业:班级:评分员姓名:评分员组别:实训任务名称:信息收集整理实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗信息收集方法(20分)正确〖〗错误〖〗扣分〖〗得分〖〗信息收集过程(20分)程序〖〗数据〖〗项目〖〗扣分〖〗得分〖〗信息使用价值(6个×10分)有用〖〗无用〖〗扣分〖〗得分〖〗合计分〖〗学生
50%〖〗教师
50%〖〗总分
2.实训团体分组演练评分表如表456所示。
表456《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目五/训练任务二/分组演练评分表
系别:专业:班级:评分员姓名:评分员组别:实训任务名称:
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗程序设计
(10分)数量〖〗合理〖〗扣分〖〗得分〖〗情景、动作设计
(4项×5/3/2分)特点〖〗氛围〖〗展示〖〗合理〖〗扣分〖〗得分〖〗礼仪规范设计
(2项×5分)行为〖〗表达〖〗扣分〖〗得分〖〗语言规范
(2项×5分)语言〖〗普通话〖〗扣分〖〗得分〖〗团队综合
(2项×5分)协作〖〗综合〖〗扣分〖〗得分〖〗演示合
计分
100%教
50%〖〗学
50%〖〗演示换
算分
60%教
30%〖〗学
30%〖〗文档
40%〖〗考勤
10%〖〗成绩
总分
100%注:1.表内项目下所填数字为错误个数,扣分和得分以此为依据。
2.因项目内扣分不尽相同,扣分分值应参考评分标准。
3.此表为以及考核表,组内成员的个人表现可依据二级考核表的评分标准评定。
五、相关链接
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料415“模块四/项目五/任务二”。
(一)信息在决策中的功能
(1)决策有赖于信息发现问题、提出问题。
(2)决策有赖于信息确定目标、制定方案,对方案进行评估选择。
(3)决策有赖于信息控制实施。
(二)决策的程序
(1)确定决策目标。
(2)制定决策方案。
(3)贯彻实施和追踪检查。
六、网上冲浪
(1)中国企业信息管理师网:信息管理师资格考试>企业信息化管理>课程演示,http://www.cio.cn/kejian/coursedemo/zjexamples.htm
(2)中国企业信息管理师网:信息系统运作,http://www.cio.cn/kejian/demo/examples/yz.htm
七、课后互动平台
(1)拟写实训报告(方法同前)。
(2)收集公司内部的信息,拟写一份公司简介。
任务三外部信息工作训练任务
案例416
创新实业有限公司是专门从事电声产品研发与生产的专业生产企业,产品广泛应用于各种通讯设备,健身器材,电脑设备等方面。公司拥有独立的研究开发队伍、完备的质量管理体系及先进的流水线设备,并严格按照ISO 9001标准生产,可为客户定制适用的电声产品。随着公司的日益壮大,决定开辟广阔的欧美市场。公司确定了信息收集的三个方向:价格信息;关税、贸易政策及国际贸易数据;贸易对象,即潜在客户的详细信息。并制定了信息收集的途经。
一、任务驱动
总经理秘书高玉兰通过哪些途经收集价格信息、关税、贸易政策及国际贸易数据、潜在的客户的详细信息呢?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部组织学生5~6人为一小组,以分组为单位分配角色,撰写与“案例”和“任务驱动”所示内容相一致的职业工作场所、人物、职业背景、对话、动作等的演示脚本。
(2)教师布置班干部组织学生以分组为单位,课前利用网络进行信息收集。
(3)训前脚本演练时,应注意职业场景、职业背景、人物年龄、人物之间的关系、语气、礼仪规范等。
(二)实训安排
(1)学生课前阅读材料,分配角色及任务。
(2)分组讨论,根据收集内容确定收集的方法。
(3)分组演练。请以小组为单位,分角色以案例中创新实业有限公司人物角色为原型,通过收集信息过程的情景演示,形成团体演练分。
(三)实训提示
(1)外部信息是指来自组织(公司)外部对组织决策产生影响的相关数据。
(2)外部信息收集内容应主要包括国家相关政策、行业发展现状及趋势、市场产品结构化概况、市场(产品)竞争状况、行业科学技术和研发状况等。
(四)实训方式
(1)分组讨论;
(2)分组情景演练。
(五)实训要求
(1)外部信息收集的方法得当。
(2)收集的外部信息有价值。
(3)以小组为单位上交一份外部信息整理资料。
(六)实训评分
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块四/项目五/任务三的“评分标准46”。
(七)学时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
秘书发挥参谋咨询作用的方法有多种多样,而合理利用信息特别是外部信息,为领导的决策提供参考,是秘书应尽的工作职责。
1.信息收集
(1)外部信息收集的渠道。主要有大众传媒渠道、图书馆渠道、联机信息检索渠道、供应商与客户渠道、贸易交流渠道、信息机构渠道、关系渠道。
(2)信息收集的方法。包括观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购置法。
(3)信息收集工作的程序。明确信息大收集的范围→熟悉信息来源→选择信息收集方法→查找信息。
(4)建立通讯联系索引卡。在工作中,秘书经常会与相关单位或人员打交道,这些都是外部信息来源渠道。秘书应将业务往来多的单位、个人或客户的信息制作成卡片,便于能快速查找到其通讯联系方式,并及时进行业务联系。
2.信息的整理
(1)信息的筛选:①留意标题;②复印;③摘记;④标记说明。
(2)信息的分类:①按记录方法分,可分为字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法、时间分类法等;②按分类方法分,可分为来源分类法、问题分类法、年度分类法、组织机构分类法等。
(二)秘书资格证要点链接
国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第2章第5节“信息管理”(P202212)。
四、实用工具箱
(一)实训用文档制作实力样式
1.《通讯联系索引卡》实例样式。
通讯联系索引卡2.《交叉参照卡》实例样式。
交叉参照卡(二)实训评分表
1.实训文档个人评分表。
表457《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目一/训练任务二/个人文档评分表
序号〖〗姓名〖〗通知(50分)标
10分〖〗主
10分〖〗时
10分〖〗地
10分〖〗人
10分〖〗字
15分〖〗语
15分〖〗标
10分〖〗落
10分〖〗合计分〖〗值班安排(50分)人
20分〖〗时
20分〖〗要
20分〖〗结
10分〖〗语
10分〖〗字
10分〖〗书
10分〖〗合计分〖〗文档总分
2.实训分组演示团体评分表如表458所示。
表458《秘书岗位综合实训》第四模块/实训项目五/训练任务二/分组演练评分表
系别:班级:组别:评分员姓名:实训任务名称:修改公文
指导教师:实训日期:年月日姓名〖〗收集方法
(10分)〖〗信息价值
(10分)〖〗工作过程
(10分)〖〗情景设计
(10分)〖〗个人态度
(10分)〖〗协作精神
(10分)〖〗文本整理
(30分)〖〗出勤
(10分)〖〗总分
五、相关链接
(一)信息工作制度
制定企业信息工作制度是帮助企业发现问题、提供决策信息的有效手段。企业信息工作制度主要包括信息工作组织制度、信息收集制度、信息传递制度、信息专报制度、信息存储制度、信息反馈制度、信息审批制度、信息保密制度。
详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料416“模块四/项目五/任务三”。
(二)常用搜索引擎介绍
(1)百度(Baidu)中文搜索引擎。全球最大中文搜索引擎。
(2)谷歌(Google)搜索引擎。目前最优秀的支持多语种的搜索引擎之一。
(3)雅虎(Yahoo)中国搜索引擎。Yahoo是世界上最著名的目录搜索引擎。
(4)Lycos中国搜索引擎。创建于1995年,是最早提供信息搜索服务的网站之一。
(5)新浪(Sina)搜索引擎。互联网上规模最大的中文搜索引擎之一。
(6)搜狐(Sohu)搜索引擎。中国影响力最大的分类搜索引擎。
六、网上冲浪
(1)中华人民共和国中央人民政府门户网站:http://www.gov.cn/
(2)中国中小企业信息网:http://www.sme.gov.cn/index.htm。
七、课后互动平台
(1)写出实训报告(方法同前)。
(2)请按照信息收集的要求和方法,选择一个进驻本地的世界500强企业,整理出一份背景材料。其中包括企业名称、地址、电话、业务范围、企业结构、企业发展概述、主要行政负责人、企业总资产、股东情况、企业对外的交往及企业文化等。

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