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模块五 秘书办文岗位实训模块(上)

发布时间:2013-01-06  来源:原创  作者:主编:张小慰 副主编:王茜 符海玲 冯俊伶 参编:陈慧茹 贾晓蓉 曾雪晴  发布者:网络秘书  浏览次数:1753  
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模块五秘书办文岗位实训模块(上)
 
项目一常用文书体式实训项目
【学习目标】
掌握常用文书体式特点及撰制技巧。公文体式涵盖公文类别、公文文种、结构、格式、体裁、语体等内容,在拟制公文之前,应能辨别公文类别和文种,熟知相应文种使用的体裁、结构、格式以及特定用语、适宜的语体等;能运用计算机制作不同行文方向、不同种类、不同类型的文件。
知识目标
掌握不同类型文书的文体、语体、文种、结构、格式、用纸规格、字体字形、行距字距。
掌握不同类型文书的制作技巧,以及页面设计、图形设计、表格设计、段落格式设置、文字规格编辑、文档美化等技能技巧。
掌握特殊文件制作技能(卡片式请柬、贺卡、工资表、报价单、演示文稿、工作日志、网上公示文件的撰拟与编制等)。
能力目标
能正确运用计算机Microsoft Officed 2003的相关技术制作WORD文件、EXCEL工资表、PPT演示文稿、PPT组织结构图、卡片式请柬等。
能运用常用公文体式的相关知识,完成常用文书的撰制,且结构完整、格式规范、语体恰当、文风简洁、无错别字、无标点符号和语法的错误。
任务一文种、格式、权限、行文关系辨析训练任务
案例51
××市创新实业有限公司总经理王永康责成办公室主任席伟民让新来的秘书谢洪写一份文件,基本内容是对公司业务员王强的处理决定。王强未经领导批准,私自将公司20万元购销流动资金借给公司的老客户于××,用于于××炒股临时周转资金。王强虽然未收取任何好处费,于××也在一星期后归还了借款,未造成严重损失,但王强的行为严重违反了公司的财务制度,给予行政记大过处分,并扣发当年全部奖金,同时调离购销业务岗位。
谢洪写好了文件草稿,因当天办公室主任陪同总经理前往省城办理行政审批事宜,谢洪认为该份文件应尽快打印,在未经办公室主任审核的情况下,交给了新来的打字员毕晓云。毕晓云赶紧打出文件,交给谢洪。谢洪将文件发给公司各部门,并上传到公司内网上。
办公室席为民主任回来后,发现了该份文件未经审核即发出并上传到公司内网上,且该文件的措辞、语气、语序、内容安排等均有严重错误,标题、发文字号、格式、落款、文内数字、印章位置等方面也都存在不少问题。随即叫来谢洪,对其进行了严厉的批评,责令其深刻检讨并写出书面检查。同时责成谢洪收回文件,删除公司内网上的错误文件,重新修改该份文件,履行发文处理的规范程序,重新发文。对其本次工作中严重错误的处理,待公司领导上会研究后再行决定。谢洪心情很沉重,心想修改后一定要找席主任审核,再不能出差错了!不过审核后的发文还应经过哪些程序呢?该怎样修改这份文件呢?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)学生应利用课余时间制作出正确的文件稿本(文件草稿、定稿、正本),编制出文件传递运行必备的文书处理常用表单(发文稿纸、发文登记簿、打印任务单等)。
(2)教师应布置班干部组织学生以分组为单位分配角色,设计并撰写与“案例”和“任务驱动”所示内容相一致的职业场所的工作程序,以及相关人物、动作、对话、职业背景等的情景模拟的演示脚本。各组应先按人物角色分别编写情景对话、动作、场景、岗位工作的分场演示脚本,再将各分场演示脚本合并编排成最终的情景模拟演示脚本。
(3)教师应布置班干部组织学生以分组为单位,开展训前的脚本演练。
(4)训前脚本演练时,应注意职业场景、职业背景、人物年龄、人物之间的关系、语气、礼仪规范等。应通过人物对话、动作、工作场景等交代清楚工作程序,不能出现只有演员自己清楚,观众看不明白的状况。因此,应认真设计情节、对话、动作和旁白等。
(5)学生应于实训前预习上机修改并制作公文的知识与技能。
(二)实训安排
(1)分组讨论。指出谢洪所写公文的错误所在,分析其行文方向、行文权限、选材、内容、语言、结构、段落、格式等方面有何问题,找出评价依据,简要说明理由。
(2)上机操练。以谢洪秘书身份,用计算机修改公文错误,重新制作出格式规范、内容正确、语言精练、选材得当、行文权限适宜、行文方向准确的文件,形成实训个人实操分。
(3)分组演练。请以小组为单位,分角色以案例中××市创新实业有限公司人物角色为原型,进行内部文件传递、运行的途径与过程的情景演示,并形成团体演练分。
(4)实训个人实操评分。以小组为单位互换评分,即甲组学生在计算机上批改乙组学生的公文修改稿;乙组学生在计算机上批改甲组学生的公文修改稿。
(三)实训提示
(1)该份公文在格式、文种、内容等方面至少有10处以上的错误,且全文语言不精练,语体威严性不足,词汇、数字使用不当,段落层次不清,文件材料未经整理、取舍与提炼,文件的发文机关标识、文件标题、发文号、标题、落款、日期、印章等的结构、格式、位置、版面等均有错误,有待认真甄别。作为一名秘书应该怎样正确撰制文件?公司文件的发出权限和责任由谁来负责?正确的发文处理程序如何运行?
(2)适用于奖惩的文种有决定、通报,适用于奖励的文种有命令、决定、通报《国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见》第3条解释:“关于‘命令’、‘决定’和‘通报’三个文种用于奖励时如何区分的问题。各级行政机关应当依据法律的规定和职权,根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况,选择使用相应的文种。。
(3)辨析公文是否有错误,可从其公文结构、发文号结构、标题结构、公文格式(眉首和版记格式、盖章位置、落款格式、使用的文字字体型号与数字是否正确,收文机关、行文权限是否正确,行文格式、行文语气是否恰当,语言是否简练,段落层次是否清晰,选材是否得当,词汇、语法、标点符号是否准确)等方面进行分析与判断。
(4)请注意鉴别通报与决定的不同之处。(详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中的资料55“模块五/项目一/任务一”和资料56“模块五/项目一/任务六”。
(四)实训方式
(1)分组讨论,实训结束后应将分组讨论记录、找出的问题汇总作为作业上交。
(2)单兵上机操作,实训课结束后应将修改后的正确文件作为作业上交。
(3)各组选出评分员相互评分。本组评分员采用回避制,不得给本组评分。
(4)教师给各组评分并点评。
(五)实训要求
(1)公文文种选用正确,标题正确。
(2)公文用语的语气得体,语言简练,用词准确,标点符号正确。
(3)材料选材、剪裁得当,公文段落层次安排合理。
(4)公文行文权限明确,行文方向准确,用章位置正确。
(5)公文的眉首、主体、版记格式正确,文内所用数字、计量单位符合国家规范。
(6)情景演练应合乎职场规范和职场礼仪,情境设计应符合工作岗位的特点,语言与动作设计应切合职业氛围,有团队精神和协作精神,交流与沟通应使用普通话。
(六)实训评分实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目一/任务一的“评分标准51”。
(七)学时建议
教学课时为1~2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.通报和决定都适用于奖励与惩处国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条中明确规定:“决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”;“通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。”
2.行文应注意行文关系与行文方向行文关系是指机关之间存在的行政领导与被领导关系(隶属关系)、业务指导与被指导关系(非隶属关系)。内部文件是指在本机关运行的文件。对外发文时,向有隶属关系的上级机关行文,属上行文范畴;向有隶属关系的下级机关行文,属下行文;向无隶属关系的机关行文,为平行文。
3内部发文处理运行程序4.国务院2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》第十条规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。”第五章第九款规定:“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”汉字的“零”应使用工具栏的插入命令→特殊符号→特殊符号内的“○”,而不是阿拉伯数字“0”或英文字母“o”。(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中的资料51“模块五/项目一/任务一”和“模块五/项目一/任务二”)。
5.《国家行政机关公文格式》明确规定,发文机关标识结构由“发文机关名称+文件”构成发文字号应置于发文机关标识之下,空两行(行距:3号仿宋体7/8字)居中位置,发文年度用六角括号“〔〕”,而非方括号“[]”;一个机关发文时,结尾落款处只写发文时间,以机关公章代表发文机关落款。(参见《秘书岗位实训》辅文光盘之一中资料53“模块五/项目一/任务三”和“模块五/项目一/任务四”)。
6.《国家行政机关公文格式》明确规定,公文用印应骑年盖月(参见同上)
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家职业资格培训教程《秘书基础知识》第1章第1节“通用公文、事务文书、商务文书的制发程序、格式”(P311)。
(2)国家职业资格培训教程《秘书基础知识》第1章第3节“应用文书要素”(P1826)。
(3)国家职业资格培训教程《秘书基础知识》第1章第3节“应用文书表达方式”(P2933)。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档资料——文书处理常用表单制作实例
1.发文登记簿如表51所示。
表51创新实业有限公司发文登记簿
顺序号〖〗发出
日期〖〗发文
字号〖〗文件
标题〖〗成文
时间〖〗密级〖〗缓急〖〗附件〖〗份数〖〗主送
机关〖〗抄送
机关〖〗签收人〖〗签收
日期〖〗归档
日期〖〗档号
2.打印任务通知单如表52所示。
表52××省创新实业有限公司打印任务单
年月日
文件标题〖〗〖〗撰稿人〖〗〖〗备注拟稿部门〖〗打印方式〖〗打印〖〗复印〖〗速印〖〗完成期限〖〗〖〗〖〗完成时间打印份数〖〗〖〗打印人〖〗〖〗差错律成文字数〖〗〖〗校对〖〗〖〗差错字
(二)实训评分表
1.实训个人实操评分如表53所示。
表53《秘书岗位综合实训》第五模块/实训项目一/训练任务一/个人实训评分表
系别:专业:班级:指导教师:实训任务名称:公文撰制
实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗纠错数量/个找出〖〗未找出〖〗分数〖〗理由阐述/个完整正确〖〗不充分不完整〖〗缺少〖〗分数〖〗多找出
/个〖〗分数〖〗总分
2.实训分组团体演练评分表如表54所示。
表54《秘书岗位综合实训》第五模块/实训项目一/训练任务一/分组演练评分一级考核表
系别:专业:班级:评分员组别:评分员姓名:实训任务名称:公文体式辨析
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗组别〖〗姓名〖〗程序设计
(10×5分)数量〖〗得分〖〗情景、动作设计
(4项×5/3/2分)特点〖〗氛围〖〗展示〖〗合理〖〗扣分〖〗得分〖〗礼仪规范设计
(2项×5分)行为〖〗表达〖〗扣分〖〗得分〖〗语言规范
(2项×5分)语言〖〗普通话〖〗扣分〖〗得分〖〗团队综合
(2项×5分)协作〖〗综合〖〗扣分〖〗得分〖〗演示合
计分
100%教师〖〗学生〖〗文档
40%〖〗演示换
算分
30%+30%教师〖〗学生〖〗成绩
总分注:1.表内项目下所填数字为错误个数,扣分和得分以此为依据。
2.因项目内扣分不尽相同,扣分分值应参考评分标准。
3.此表为一级考核表,组内成员的个人表现可依据二级考核表的评分标准评定。
五、相关链接
公文文种适用范围一览表,如表55所示。
表55公文文种适用范围一览表
性质
文件
 
方向、方式〖〗指挥部署性〖〗规范性〖〗表彰
性〖〗批评
性〖〗发布
性〖〗知照性〖〗转发
批转
性〖〗请求答复性〖〗记录性下行文〖〗逐级〖〗命令、决定
决议、通知
批复、意见
会议纪要〖〗章程、条例
办法、细则
规定〖〗命令
决定
通报〖〗决定
通报〖〗命令
通知〖〗通知
通报〖〗通知〖〗〖〗会议纪要
会议记录多级〖〗决定、决议
通知、意见〖〗条例、办法
规定、标准〖〗〖〗决定
通报〖〗〖〗〖〗通知〖〗〖〗会议纪要直达〖〗决定、决议
通知、意见〖〗章程、条例
办法、细则
规定、标准〖〗命令
决定〖〗决定
通报〖〗命令
通知〖〗命令、决定
决议、通告
公告、公报〖〗通知〖〗〖〗会议纪要上行文〖〗逐级〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗请示、报告
意见越级〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗请示、报告
(特殊或紧急)多级〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗报告
(指定上报)平行文〖〗不相隶属〖〗通知、意见〖〗〖〗〖〗〖〗通知〖〗通知
意见、函〖〗通知
意见〖〗函同级〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗通知
议案、函〖〗〖〗
六、网上冲浪
(1)国务院公报:http://www.gov.cn/gongbao/2009/issue_1855.htm
(2)中国秘书网:http://www.chinamishu.net/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告。实训报告内容应具体写明实训项目、实训指导教师、实训内容、实训过程、实训步骤、实训方法、实训成果、实训体会等。字数限300字以内。
(2)网络搜索。
①上百度网搜一下《国务院公报》,看看规范严谨、简洁明了的公文,谈谈你的感受。
②上网搜索公文撰制、文书处理等相关要求和工作规范的内容。
任务二卡片类文件拟制训练任务
案例52
××市创新实业有限公司总经理秘书高玉兰通知办公室席主任,下星期五晚上总经理要举办一个小型招待宴会,宴请工商银行××分行分管贷款的副经理方鸿、贷款处吴玉峰处长、副处长李丽和刘华清,要求副经理李华强、梁丽华、冯军和办公室主任席为民作陪。具体时间和地点由席主任决定。席主任当即叫秘书于华联系金港大酒楼预定包间,餐饮费预算为1 500元以内。同时,电话通知谢洪用公司的现有设备制作请柬,安桂兰负责通知对方。
一、任务驱动
于华、谢洪和安桂兰接受了工作任务。
于华打电话与金港大酒楼预定包间,然后根据餐饮预算来预定当天宴会的酒水菜品。
谢洪这次可是信心十足,他的计算机应用技术很不错,谢洪想,不如先用电脑制作一份卡片式请柬,再用公司的彩色打印机打印出1份,然后用彩色复印机复印出三份。
安桂兰不知道受邀人的电话或手机号码和具体地址,有点着急。谢洪提醒她可以打12580或114查询一下。安桂兰觉得这倒是一个好主意,用12580或114问清银行的地址,自己亲自登门把请柬送过去不是更好吗!
他们的工作方法和工作程序是否是最佳方案呢?他们是怎样分头开展工作的?你有更好的工作方案吗?如果让你来完成上述工作,你该怎么做?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)学生应利用课余时间预习上机制作卡片式请柬的知识与技能。
(2)~(5)与上一任务的训前指导相同。
(二)实训安排
(1)用计算机制作卡片式请柬并打印出卡片式请柬;
(2)演示办公室主任接到任务和布置下一步工作的职业工作情景;
(3)演示于华接受任务并开展订餐工作的职业工作过程;
(4)演示谢洪接受任务并上机现场制作请柬的职业工作过程;
(5)演示安桂兰接受任务并送达请柬的职业工作过程;
(6)实训个人实操评分。以小组为单位互换评分,即甲组学生在计算机上批改乙组学生的请柬;乙组学生在计算机上批改甲组学生的请柬。
(三)实训提示
(1)订餐工作可以通过打电话或亲赴酒店预定。
(2)卡片有特定的页面尺寸,应首先设置设卡片所需的特定尺寸、边框、分栏等。
(3)请柬的递送有两种方式:亲手递送和邮寄递送。一般同一驻地的请柬多为登门递送。
(4)请柬与邀请函虽然都是邀请对方,却有差别。请柬多用于礼仪性或例行性活动,无需介绍活动的具体内容;邀请函(信)多用于具体、实质性的工作活动。这些活动时间长、项目多、有一定的程序,需要说明会议或活动的详细内容、项目、程序、路线等。如产品展销订货会、学术研讨会、成果鉴定会,以及城市的各种纪念、推介性质的节庆活动等。
(四)实训方式
(1)单兵上机制作请柬实训,实训课结束后应将请柬作为作业上交。
(2)分组情景演练,实训课结束后应将实训演示脚本作为小组评分依据上交。
(3)各组选出评分员相互评分。本组评分员采用回避制,不得给本组评分。
(4)教师给各组评分并点评。
(五)实训要求
(1)上机实训前应提前预习制作请柬的知识技能,以便在1学时内完成请柬的上机制作;
(2)请柬用语应语气得体,语言简练,用词准确,标点符号正确;
(3)上述实训内容应作为一个整体情景进行演示;
(4)情景演练应合乎职场规范和职场礼仪,情境设计应符合工作岗位的特点,语言与动作设计应切合职业氛围;
(5)演示小组应有团队精神和协作精神;
(6)演示中的交流与沟通应使用普通话;
(7)小组互换进行个人文档评分,学生和教师进行实训团体演练评分,并汇总本次成绩。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目一/任务二的“评分标准52”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
卡片类文件是指利用微软Office系统软件工具制作出的各种请柬、喜帖、贺卡、明信片邀请函卡片、名片等。卡片的创建与制作过程如下:
1.请柬内容、格式、拟写方法及种类
(1)请柬的内容应明确指明受邀人的姓名、身份或称呼、受邀事项或活动名称、时间、地点以及特别需要提出的其他要求,最后是结束敬语。
(2)请柬的格式为标题、称谓、正文和结束敬语、落款、成文日期这五部分。
(3)请柬的拟写应语气恭谦,必用敬语,语言简练;其文字繁简均可,横式竖式兼用。
(4)请柬的种类分为单帖、双帖、组合帖三种。组合帖一般多为大型活动的邀请函,且参加人数较多。如大型的商品展销会、产品推介会等,邀请函中常常附展览简介或临时通行证、代表证等。有的请柬带有徽章标志,是经法定程序批准后方能使用的标志。
2.卡片制作
(1)卡片页面设置。工具栏上单击“文件”命令→选择下拉列表的“页面设置”→在对话框中选择“纸张”→在“纸张大小”第一行的下拉列表中选择“自定义大小”→第二行“宽度”中输入“20”厘米→第三行“高度”中输入“18”厘米→单击“确定”,完成页面设置。
(2)卡片边框设计。工具栏上单击“格式”命令→选择下拉列表的“边框和底纹”→在对话框中选择“页面边框”→在“艺术型”下拉列表中选择某一种样式→在左侧“设置”栏中选择方框→在“宽度”中输入“10~20”磅(1磅合0.453 6千克)→单击“确定”,完成页面及边框底纹设置
(3)卡片图文区页边距设置。在工具栏上单击“文件”命令→选择下拉列表中的“页面设置”→在对话框中选择“页边距”按钮→在“页边距”的上、下、左、右的下拉列表中输入“1.5”厘米→页面方向选择“横向”→最后单击“确定”,卡片页面图文区尺寸就设置好了。还可以将光标直接放在页面标尺上,光标变为双箭头“←→”后按鼠标左键拉动进行适当调整。
卡片页面设置、卡片边框和底纹设计、卡片图文区页边距设置卡片图文区纵向
分割线设计之一
(4)卡片图文区分割线设计。卡片式请柬应从中间进行对折,因此要使用绘图工具在纸张中间纵向插入一条页面的分割线,用以区分左右两个页面。在工具栏上单击“视图”命令→选择下拉列表中的“工具”按钮→在“工具”按钮的下拉菜单中选择“绘图”命令→在计算机视图的下部出现“绘图”工具栏,在其中选择“□”矩形图标→在WORD卡片纸张页面上轻拉出一个细长方框→选中长方框,单击鼠标右键→在下拉列表中单击“设置自选图形格式”→打开对话框在“填充颜色”命令中选择“填充效果”→再选中“渐变”命令→在“颜色”栏中左键单击“预设”按钮→在“底纹样式”栏中左键单击“垂直”按钮→在“变形”预览中选择一个变形图案→最后单击“确定”,卡片图文区页面、分割线、边框就设置好了。
卡片纵向分割线设计、之二卡片纵向分割线设计之三、卡片纵向分割线设计之四(5)卡片页面背景设计。单击“绘图”工具栏上的“□”矩形图标→创建一个与卡片页面大小相同的方框覆盖于卡片上→选中该方框单击鼠标右键→在下拉列表中选择“设置自选图形格式”→在打开的对话框中选中“颜色与线条”命令→在“填充颜色”的下拉列表中选择“填充效果”→在打开的对话框中单击“填充纹理”命令→在打开的对话框中选择一种纹理图案→左键单击“确定”、。
、卡片页面背景设计之一、卡片页面背景设计之二、卡片页面背景设计之三选中图片→鼠标左键单击“图片工具栏”上的版式“”按钮,将图片版式设置为“衬于文字下方”→将被插入的图片调整为与卡片大小相同、。
、卡片图文区背景设计之四、卡片图文区背景设计之五、(6)卡片分页、分栏设置。卡片式请柬应设置为左右两栏。鼠标左键单击工具栏的“插入”命令→在下拉列表中选择“分隔符”→在打开的对话框中选择“分页符”→左键单击“确定”,即分出卡片封面。
鼠标左键单击工具栏的“格式”命令→在下拉列表中选择“分栏”命令→在打开的对话框中选择“两栏”命令→单击“确定”,在卡片封面页面上分出了两栏。
卡片封面分页设置、卡片内容分栏设置(7)卡片内容编辑与设计。在第一张卡片页面的左栏内输入请柬内容,在第一张卡片页面的右栏内插入图片或艺术字等,调整好文字、图片、艺术字的大小,合理安排和布局。
(8)卡片封面设计。
①插入封面图片。在第二张卡片页面内插入图片。单击工具栏“插入”命令→在下拉列表中选择图片→在“图片”命令的下拉列表中选择“来自文件”→在打开的图片文件夹中选中一张适用的图片→左键单击“插入”命令即完成图片的插入→鼠标左键单击“图片工具栏”上的“”按钮,将图片版式设置为衬于文字下方→将被插入的图片调整为与卡片大小相同→用鼠标选中图片,右键打开“显示图片工具栏”→鼠标左键单击“降低对比度”按钮,调至合适的对比效果来突出下一步插入的艺术字“请柬”两字。
卡片封面插图之一、卡片封面插图之一②插入艺术字。在第二张卡片页面的右上方插入纵向艺术字“请柬”。单击绘图工具栏的“”按钮→打开对话框选择纵向排版的艺术字→单击确定按钮→在另一打开的对话框中选择字体并输入“请柬”→选中“请柬”,单击确定按钮→将其版式设为“浮于文字上方”,将竖排的“请柬”拉至页面的右上角合适位置→选中竖排艺术字“请柬”→右键单击在下拉列表中选择“设置艺术字格式”调整好艺术字的颜色大小,合理安排和布局;完成卡片式请柬的封面设计(见图521、图522)。
卡片封面插入艺术字之一、卡片封面插入艺术字之二(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《五级秘书》第3章第1节“请柬”(P135137)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第2章第3节“word 2003应用基础”(P6479)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第3章第2、3节“沟通方法与技巧”(P161176)。
四、实用工具箱
(一)艺术字的图形设计
在绘图工具栏上单击“插入的艺术字”命令,可进行艺术字的形状、三维图形等设计。在绘图工具栏上用鼠标左键单击按钮“”,在打开的对话框中选择一个喜欢的艺术字样式,可以插入艺术字;选中艺术字,在打开的艺术字设计工具栏中选中艺术字形状“”按钮,即可打开图形选择框,选择一个你喜欢的图形,来改变艺术字的形状;在绘图工具栏上,用鼠标左键单击“”这两个按钮即可打开三围图形选择框,选择一个你喜欢的图形,来改变艺术字的三维图形。
绘图工具栏、艺术字设计工具栏(二)打印请柬
请柬应双面打印,打完内页页面后,将纸张掉头,打印封面,最后对折卡片。
(三)实训个人实操评分表
1.实训个人实操评分表如表56所示。
表56《秘书岗位综合实训》第五模块/实训项目一/训练任务二/个人实训评分表
系:专业:班级:评分员组别:评分员:实训任务名称:请柬撰制
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗结构
(10分)〖〗页面
(10分)〖〗排版
(5分)〖〗内容
(10分)〖〗正文
(10分)〖〗语言
(10分)〖〗封面
(5分)〖〗基础分
(40分)〖〗合计〖〗教师
50%〖〗学生
50%〖〗总分
2.实训分组团体演练评分表与表54所示的实训评分表相同。
五、相关链接
(一)卡片类文书的种类
卡片类文书属于礼仪文书的范畴。卡片类文书可分为贺卡类和请帖类两类。
(1)贺卡类文书可分为生日贺卡、节日贺卡;
(2)请帖类文书可分为请柬类(请帖)、聘书类。
(二)各类卡片类文书样式参考样式
1.请柬内页参考样式。
(1)洪恩《开天辟地》在线OFFICE办公软件学习网址:http://www.hongen.com/pc/index.htm
(2)爱图网:http://www.aiimg.com/
七、课后互动平台
(1)撰写文稿。撰写实训报告。实训报告内容应具体写明实训项目、实训指导教师、实训内容、实训过程、实训步骤、实训方法、实训成果、实训体会等。
(2)网上学习(选做一题)。
①上网搜索并查找卡片式请柬的制作实例,以其为蓝本,制作一份婚庆请柬。
②上网搜索并查找卡片式贺卡的制作实例,以其为蓝本,制作一份生日贺卡。
任务三信函类文件拟制训练任务
案例53
X市创新实业有限公司一周前将电子产品的报价单发送给当地客户——逸天科讯经销公司。逸天科讯经销公司传真过来商洽函,要求给予货品价格20%的优惠方能订货。周一业务例会时,总经理王永康在与公司的其他领导研究后,决定可以给予的最大优惠幅度应控制在8%以内,并在会上指定销售部经理孙书杰回函商定此事。销售部孙经理会后找来经办逸天科讯经销公司客户事务的业务员王明和文员田芳,责成两人按公司会议决定精神,与逸天科讯经销公司电话联系协商,撰写给逸天科讯经销公司的答复函,办妥此事。
一、任务驱动
王明和田芳接受任务后,做了如下工作:
(1)迅速调取客户资料,研究客户的商业资信、销售网络、资金实力等内容。
(2)研究商洽复函的措辞与内容。
王明认为,逸天科讯经销公司是一个信誉较好的公司,销售业绩不错,资金比较雄厚,他们20%的降价要求虽然不太合理,公司可与之协商,给他们6%~8%的降价幅度,况且目前公司的产品比较热销,估计客户不会因此放弃订购产品。
田芳认为,给逸天科讯经销公司商洽复函的语气不要过于强硬,但也要让对方知晓6%~8%的优惠是最大幅度,不能突破。
(3)田芳开始上机制作格式规范的公司商洽答复函。
(4)王明给逸天讯飞公司的业务员小刘打电话,约定见面商洽的时间。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)学生应于实训前预习上机制作相关文件的知识与技能,并利用课余时间制作出报价单(参见图530)、订货单(参见本项目任务4中的图540)、传真商洽函等。教师应布置学生提前预习制作出EXCEL表格、数据透视图和图表的相关知识技能。
(2)~(5)与上一任务的实训指导相同。
(二)实训安排
(1)用计算机撰写商洽答复函件并打印正本;
(2)演示销售部工作人员发送报价单、收到逸天科讯经销公司传真函件的职业工作过程;
(3)演示周一业务例会研究逸天科讯经销公司函件,探讨应对策略的职业工作情景;
(4)演示总经理布置工作的职业工作过程;
(5)演示销售经理布置撰拟复函的职业工作过程;
(6)各小组互换进行实训个人实操评分,学生和教师进行实训团体演练评分,并汇总本次实训成绩(评分方法同前)。
(三)实训提示
(1)信函可分为法定公务信函、商业信函和私人信函三类。法定公函有严格的法定体式规范要求;商业信函可以公司特点自定体式,公司商标可作为信函标识;私人信函自便。
(2)法定公务信函一般通过各地邮政部门的公文交换站递送,一般事务性信函可通过普通邮路递送,商业信函可通过邮政部门专门开展的商业信函邮路递送。
(四)实训方式
(1)单兵上机制作答复函实训,实训课结束后应将函件打印稿作为作业上交。
(2)~(4)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)上机实训前应提前预习商函的知识与技能,以便在1学时内完成商务信函的上机制作。
(2)商务信函用语应语气谦和得体,直陈事项,语言简练,用词准确,标点符号正确。
(3)~(7)与上一任务的实训要求相同。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目一/任务三的“评分标准53”。
(七)课时建议
教学课时为1~2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.法定公务信函
(1)公务信函的适用范围。法定公务信函是《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中规范的特定形式,是各级各类行政机关和各级各类党的机关均可使用的一种平行文。其第二章第九条规定,函“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。
(2)公务信函的用法。
①平行或不相隶属机关之间商洽、询问、答复、办理有关事宜;
②非隶属的主管机关对原发规范性文件作细小的更正、补充或解释;
(3)公务信函的特点。具有灵活简便性和平行沟通性。
(4)公函的标题结构。公函发文机关+事由+文种。
(5)公函的内容结构。公函标题+主送机关+公函正文+公函+落款+公函日期。
(6)公函正文主体结构。发文缘由+商洽事项+祈请或希望+结束语。
(7)公函结束语。如“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
(8)法定公务信函特定格式。眉首、主体的特定格式以及数据排列的示意图。
法定公务信函的格式(商务信函并无此特殊格式要求,本次实训试图利用法定公函样式来开展商务信函的训练,以便使同学们能够掌握更多公文制作的技能)
2.商务信函
(1)商务信函含义。商务信函主要用于为各类用户提供准确商用信息,无严格的格式要求。它还是一种新兴广告媒介,可以通过邮寄信件的方式邮递商务信函。商务信函的主体一般为一文一事。
其内容结构分为抬头(收件人称呼)、启词(开头)、正文、结尾和落款等五个部分。
①抬头格式。敬语+称谓,或敬语+姓氏+称谓。
②启词格式。多为发函缘由,如“来函收悉”、“为……”、“欣悉贵公司……”等。公务函件的启词还可用“兹因”、“兹定于”,“欣闻”、“值此”,以及“根据”、“据报”、“据查”等用语。
③正文格式。分条列项或分自然段直陈事项,语言简洁明了。
④结尾格式。结束语起封尾作用。常用的结束语有“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉、特此鸣谢”,“肃此专呈、肃此奉达”,“敬请谅解、承蒙协办”,等等。
⑤附件。附件多为报价单、产品说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等。
(2)商务信函种类。按内容划分,可分为商品介绍类、订单类、货单类、调查征订(询函)类、通知单类、询价类、包专类、运输类、支付类、索赔类、理赔类等。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中的“资料57”,即模块五/项目一/任务三)。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第3章第1节“问答函”(P146248)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《五级秘书》第3章第1节“商洽函”(P129133)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第1章第2节“应用文书格式”(P1011)。
(4)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第3章第2、3节“沟通方法与技巧”(P161176)。
四、实用工具箱
(一)实训所用表单资料制作实例——产品报价单。
 
产品报价单实例(二)实训评分表
1.实训个人实操评分表。
《秘书岗位综合实训》第五模块/实训项目二/训练任务一/个人实训评分表
系别:专业:班级:组别:评分员:
实训任务名称:事务性文书撰制实训指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓 名〖〗结构
(5分)〖〗标题
(5分)〖〗开头
(5分)〖〗正文
(10分)〖〗结尾
(5分)〖〗落款
(5分)〖〗语体
(5分)〖〗语法
(10分)〖〗字词
(10分)〖〗基础
(40分)〖〗合计分〖〗学生
50%〖〗教师
50%〖〗文档
总分
2.实训分组团体演练评分表与表54所示实训评分表相同。
五、相关链接
(一)境外函件信封格式
境外商业函件书写格式,应遵循境外书写习惯。港台地区与内地一样,分为横式与竖式两类。国外函件常见的书写格式主要分为美式和英式两种:
①美式信封为横式书写格式。采用齐头式,每项另起一行,每行均左对齐。寄信人的姓名与地址写于信封左上角,先写名和姓,后写详细地址。地址由小向大排列,即业务部门、单位全称、门牌号码、街道名称、城区、(县)市名、省名、邮政编码和国名;收信人的姓名、地址写于信封居中偏右位置,包括收信人的称谓和名姓,地址的写法与寄件人的排列相同。邮票贴于信封右上角,航空标志贴在或写在邮票下方。
②英式信封为横式书写格式。采用缩进式,每项另起一行,每行逐次向右缩进1字。寄信人的姓名与地址写于信封的左下角,航空标志或贴或印在信封的左上角;收信人的姓名与地址写在信封的居中位置,先写名,后写姓,再写地址。邮票也贴在信封的右上角。
(二)其他固定格式类商务信函参考样式
1.商洽函(也叫商调函)。
(1)四川招聘网:job1688.com,《报价函格式》http://www.job1688.com
(2)四川招聘网:job1688.com,销售信函实用写作技巧http://www.job1688.com
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)。
(2)网上学习:(选做一题)。
①上网搜索并查找商调函实例,以其为蓝本,拟制一份商调函。
②上网搜索并查找邀请函实例,以其为蓝本,拟制一份产品订货会邀请函。
任务四图表类文件拟制训练任务
案例54
X市创新实业有限公司的工资发放日期为每月25日。由于年底的业务超额奖和年终奖的发放,公司行政例会后下文通知,要求人事部汇总并提供各部门员工的出勤和考核数据、各业务部门汇总额定数据和超额数据,于本月15日之前报财务部。财务经理张强要求财务部文员叶琪协助会计提前制好超额奖、年终奖和本月工资表的各类数据报表,同时将各类数据按部门制出工资数据透视表和工资数据饼图图表,以便公司领导对今年员工的工资情况能一目了然,也能通过一定的数据反映出员工的工作业绩。
一、任务驱动
(1)总经理秘书高玉兰打开电脑上的OA办公系统,编写好通知发布到公司内网上;
(2)人事部文员王雅娟电话通知各部门,要求2日内上报部门员工出勤考核数据;
(3)财务部文员叶琪接受任务后,为更好地协助财务部做好此项工作,叶琪列出了完成此项工作的年终财务工作任务分工图表;同时主动联系人事部和各业务部的相关人员,将汇总好的各类数据及时核定并收集齐全;最后协助财务部迅速填报超额奖、年终奖和当月的工资表,叶琪亲手制作出工资数据透视表和工资数据饼图图表(也可作柱状图、折线图)。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)教师应布置学生提前预习制作出EXCEL表格、数据透视图和图表的相关知识技能,学生应利用课余时间上机拟写好通知和年终财务工作任务分工图表。
(2)~(5)与上一任务的训前指导相同。
(二)实训安排
(1)上机用WINDOW SOFFICE制作EXCEL工资表、工资数据透视表和工资数据饼图图表;
(2)演示周一例会的会议情景;
(3)演示总经理秘书以及人事部、各业务部门的职业工作场所情景和职业工作过程;
(4)演示叶琪及财务部的职业工作场所情景和职业工作过程;
(三)实训提示
(1)通知可以制成WORD文档,通过OA网络办公软件发布到公司网站的网页上。
(2)工资表应列出序号、姓名、部门、月份、基本工资、住房公积金(扣款)、养老保险(扣款)、医疗保险、应发工资、超额奖、年终奖、应发金额、扣税金额、实发金额、签名、备注等十六个项目。其中序号以01排序,金额数保留2位小数。
(3)个人住房公积金缴存额度。上年平均月工资×(5%~12%)=个人月住房公积金缴存额度(国家规定最低不低于月平均工资的5%,最高不高于24%)。
(4)个人养老保险缴存额度。上一年平均月工资×(6%~8%)=个人月养老金缴存额度。
(5)个人全民医疗保险额度。上一年平均月工资×2%=个人月养老金缴存额度。
(6)工资、薪金个人所得税适用的速算税率表,如表58所示。
表58工资、薪金个人所得税适用税率速算表
级数〖〗含税级距〖〗不含税级距〖〗税率
(%)〖〗速算扣
除数〖〗说明1〖〗不超过500元的〖〗不超过475元的〖〗5〖〗02〖〗超过500~2 000元〖〗超过475元至1 825元的部分〖〗10〖〗253〖〗超过2 000~5 000元〖〗超过1 825元至4 375元的部分〖〗15〖〗1254〖〗超过5 000~20 000元〖〗超过4 375元至16 375元的部分〖〗20〖〗3755〖〗超过20 000~40 000元〖〗超过16 375元至31 375元的部分〖〗25〖〗1 3756〖〗超过40 000~60 000元〖〗超过31 375元至45 375元的部分〖〗30〖〗3 3757〖〗超过60 000~80 000元〖〗超过45 375元至58 375元的部分〖〗35〖〗6 3758〖〗超过80 000~100 000元〖〗超过58 375元至70 375的部分〖〗40〖〗10 375〖〗1.本表含税级距指以每月收入额减除费用两千元后的余额或者减除附加减除费用后的余额。
2.含税级距适用于由纳税人负担税款的工资、薪金所得;不含税级距适用于由他人(单位)代付税款的工资、薪金所得。(注:纳税范围,其他各种名目奖金一律与当月工资、薪金收入合并,依法缴税。)
 
(7)数据透视表和各类数据图表(如饼图、折线图、柱状图等)需完成EXCEL方能形成。
(8)EXCEL表中带0的序号、表格数据、条件函数等的录入均以英文半角状态输入。
(四)实训方式
(1)单兵上机制作EXCEL表格、数据透视图,完成后应将上述文档发至作业邮箱。
(2)~(4)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)上机实训前应提前预习相关知识技能,以便在1学时内完成Excel图表的上机制作。
(2)Excel图表制作应有表头标题、制表日期、制表人等,表格制作应格式正确、美观。
(3)~(7)与上一任务的实训要求相同。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训实训》辅文光盘之二中模块五/项目一/任务四的“评分标准54”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
图表类文件的创建与制作
图表类文件是用Excel软件创建并制作的。Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作。Excel已成为一种重要的办公工具,广泛地应用于行政管理、统计、财经、金融等众多领域。EXCEL工作簿具有强大的数据汇总和计算功能,可制作出各类工作簿册,而工资表、订货单是其中最常见的表格。
1.EXCEL工作簿的创建与制作
(1)序号格式。单元格默认状态下的序号填写一般为整数,不能识别数字“0”。但有些文件会要求填写以0开头的整数。填写这类数据时,可以先在单元格内用英文输入法填入上逗号“,”,再填写阿拉伯数字。
(2)月份格式。可在表格单元格内输入“=NOW”,然后单击键盘上的“回车键”,单元格内可自动填入当前日期。由于工资表只要求记录到月,因此可以选中该单元格→单击鼠标右键→在下拉列表中选择“设置单元格”命令→在打开的对话框中的分类项中选择“日期”→在示例中选择“2001年3月”的样式。单元格内就会自动生成仅记录到月的日期。
(3)基本月工资计算。工作天数×日工资数=月工资数
在“基本月工资”数据格内填入等号“=”→选中“工作天数”数据→键入键盘上的“*”→选中“日薪”数据→最后单击键盘上的“回车键”,空格内可自动生成基本月工资数据。
(4)工资金额计算。有两种方法,一种是用公式计算,另一种可以用直接键盘操作。
①公式计算。选中应发工资的单元格→在EXCEL表格状态栏的“fx”中填写“=SUM(第1个工资数据单元格的纵横坐标名称∶第2个工资数据单元格的纵横坐标名称∶第3个工资数据单元格的纵横坐标名称)”→以此类推。例如,=SUM(H4∶H5∶H6∶H7∶H8∶H9∶H10),最后按回车键,应发工资数则自动生成。
②直接键盘操作。选中应发工资的单元格→在格内填写“=”→选中要选定的第1个单元格的纵横坐标名称→输入键盘上的“+”→再选中第2个单元格的纵横坐标名称→输入键盘上的“+”→再次选中第3个单元格的纵横坐标名→以此类推。例如,在“fx”中填写“=H4+H5+H6+H7+H8+H9+H10,最后按回车键,工资金额数则自动生成。
(5)住房公积金、养老金、医疗保险金的计算。这些款项都是扣除款项,其计算方法与上述格式大同小异。
公式计算:选中应扣款单元格→在EXCEL表格状态栏的“fx”中填写“=(第1个工资数据单元格的纵横坐标名称*第2个单元格的纵横坐标名称*比率数)”→以此类推。
①住房公积金个人缴费。在EXCEL表格状态栏“fx”中填写“=本人日工资×工资天数×(5%~12%)的比率数。例如,在“fx”中填写“=H5*H4*12%”,最后按回车键,应发公积金个人缴费数则自动生成。
②养老金个人缴费计算。在EXCEL表格状态栏“fx”中填写“=本人日工资×工资天数×(6%~8%)的比率数。例如,在“fx”中填写“=H5*H4*6%”,最后按回车键,应发养老金个人缴费数则自动生成。
③医疗保险个人缴费计算。在EXCEL表格状态栏“fx”中填写“=本人日工资×工资天数×2%的比率数。例如,在“fx”中填写:“=H5*H4*6%或7%或8%”,最后按回车键,应发养老金个人缴费数则自动生成。
(6)应发工资金额计算。工资金额-(三金或四金)扣款数=本月应发工资金额
(7)所得税税率缴费计算。按我国目前个税起征点(2 000元)的数据,在EXCEL表格状态栏“fx”中填写条件函数“=(IF条件,真值,假值)”,并使用速算税率表计算。
2009年个人应纳税所得额计算公式为:
每月应纳所得税额=个人应纳税所得额×适用税率-速算扣除数
在EXCEL表格状态栏“fx”中具体填写的条件函数为:
=IF(N4-2000<0,0,IF(N4-2000<500,0.05*(N4-2000),IF(N4-2000<2000,0.1*(N4-2025),IF(N4-2000<5000,0.15*(N4-2125),IF(N4-2000<20000,0.2*(N4-2375))))))
(8)实发工资计算。应发工资-每月应纳所得税额=实发工资数额
2.创建模板工资表做好后,可将其另存为模板,以便今后调用。
鼠标左键单击“文件”→在下拉列表中选择“另存为”命令→在对话框的“保存类型”中选择“模板”→在文件名中键入“月工资表”→鼠标左键单击“确定”按钮。
3.创建并制作数据透视表
(1)创建新数据透视表。在“数据命令”下拉菜单中选择“数据透视表和数据透视图向导”→进入“数据透视表和数据透视图向导”→单击“下一步”→进入“数据透视图指定数据区域”选取界面→这一步要建立指定汇总区域数据,单击选定区域文本对话框右侧的实取按钮(向导窗口变小)→用鼠标将当前EXCEL工作簿的所有数据区域选中,文本框中会出现“﹩A﹩1∶﹩M﹩31”等字样(即被选取区域的单元格纵横标识名称)→(向导窗口恢复原状)单击“完成”命令→新的数据透视表建好了。
4.创建并制作数据图表文件
(1)创建柱状图:
①新建一个图表文件:
在EXCEL工资表或数据透视图中,右键单击“插入命令”→在下拉菜单中选择“图片”下拉菜单中的“图表”命令,或右键单击工具栏上的“插入图表命令”图标→打开“图表向导”对话框。
②对图表向导中的各项命令进行设置:
在打开“图表向导”步骤1中,先在“标准类型”的“图表类型”中选中“柱状图”→再在“子图表类型”中选中某一种柱状图形→单击“下一步”;
在“图表向导”步骤2中的“数据区域”,选中“序列产生在行”或“序列产生在列”按钮→单击“下一步”;
在“图表向导”步骤3中,单击“标题按钮”,在“图表标题”文本框中输入该图标的标题名称→单击“坐标轴按钮”,选中“数值(Z)轴”→单击“网格线按钮”,选中“主要网格线”→单击“图例按钮”,选中一个合适的位置→单击“数据标按钮”,选中“值”→单击“下一步”→在“图表向导”步骤4中的选中“作为对象插入”→单击“完成”按钮→系统自动生成柱状图表。
③对“图表格式”进行设置:
鼠标左键选中做好的柱状图表,单击鼠标右键→在下拉菜单中选中“图表区格式”→在打开的对话框中设置图表的图案颜色、字体、属性等。可使用自动填充功能,也可使用“填充效果按钮”自己设置满意的图案颜色。
④对图表中的“图例格式”进行设置:
鼠标左键选中柱状图表的图例,单击鼠标右键→在下拉菜单中选中“图例区格式”→在打开的对话框中设置图表的图案颜色、字体、位置等。可使用自动填充功能,也可使用“填充效果按钮”自己设置满意的图案颜色。
⑤设置图表三维视图格式:
光标放在背景墙上,选中三维图表→单击鼠标右键,在下拉菜单中选择设置三维视图格式→在对话框中选中“自动调整高度”和“直角坐标图”选项→利用“上下仰角”和“左右转角”的按钮进行角度调整,直至满意的角度。
⑥设置图表背景墙格式:
光标置于背景墙上三维折线部分,选中图表的背景墙→单击鼠标右键,在下拉菜单中选择设置背景墙格式→在对话框中选中“图案命令”中的“自定义”,鼠标放在背景墙上,选中三维图表→单击鼠标右键,在下拉菜单中选择合适的颜色。
(2)创建并制作饼图、折线图等与柱状图步骤相同,只是在打开“图表向导”步骤1中选择好相应的图形即可。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第2章第4“采购预算方案”(P141143)、第3章第1节“计划表”(P187)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第2章第1~3节“各类表格”(P118158)、第3章第1节“订货单”(P256258)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第2章第4节“EXCEL 2003应用基础”(P79101)、第6章第4节“工资制度”(P325)、第5章第5节“企业经营常识”(P241284)。
四、实用工具箱
(一)实训所用表单资料制作实例
1.工资表实例如表59所示 。
表59×市创新实业有限公司2009年12月份工资表
序号〖〗姓名〖〗部门〖〗月份〖〗工作
天数〖〗日 薪〖〗岗位津贴〖〗销售奖金〖〗年终奖金〖〗加班津贴〖〗工资金
额/元〖〗扣款部分公积
金〖〗养老
保险〖〗医疗
保险〖〗应发
金额
/元〖〗扣除
个人
所得
税〖〗实发
工资
/元〖〗职务〖〗签名01〖〗孙书杰〖〗销售部〖〗12月〖〗24〖〗160〖〗100〖〗300〖〗 〖〗100〖〗4 340〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗经理02〖〗田 芳〖〗销售部〖〗12月〖〗24〖〗75〖〗 〖〗150〖〗 〖〗50〖〗2 000〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员03〖〗王 明〖〗销售部〖〗12月〖〗24〖〗95〖〗 〖〗150〖〗 〖〗60〖〗2 490〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗业务员04〖〗刘 斌〖〗销售部〖〗12月〖〗20〖〗95〖〗 〖〗100〖〗 〖〗0〖〗2 000〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗业务员05〖〗陈晓敏〖〗质检部〖〗12月〖〗24〖〗150〖〗100〖〗 〖〗200〖〗100〖〗4 000〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗经理06〖〗刘 阳〖〗质检部〖〗12月〖〗24〖〗80〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗2 070〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗质检员07〖〗刘晓娜〖〗质检部〖〗12月〖〗16〖〗65〖〗 〖〗 〖〗60〖〗0〖〗1 100〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员08〖〗陈福生〖〗研发部〖〗12月〖〗24〖〗160〖〗100〖〗 〖〗300〖〗100〖〗4 840〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗经理09〖〗钱伟昌〖〗研发部〖〗12月〖〗24〖〗100〖〗 〖〗 〖〗150〖〗70〖〗2 620〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗技术员10〖〗林美玲〖〗研发部〖〗12月〖〗24〖〗75〖〗 〖〗 〖〗150〖〗70〖〗2 020〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员11〖〗李 能〖〗生产部 〖〗12月〖〗24〖〗155〖〗100〖〗 〖〗300〖〗100〖〗4 220〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗经理12〖〗郑兰兰〖〗生产部 〖〗12月〖〗24〖〗70〖〗 〖〗 〖〗100〖〗70〖〗1 850〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员13〖〗方晓伟〖〗生产部 〖〗12月〖〗24〖〗90〖〗 〖〗 〖〗100〖〗60〖〗2 320〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗工长14〖〗付彬彬〖〗生产部 〖〗12月〖〗24〖〗80〖〗 〖〗 〖〗100〖〗60〖〗1 920〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗工人15〖〗冯小军〖〗生产部 〖〗12月〖〗24〖〗70〖〗 〖〗 〖〗100〖〗60〖〗1 840〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗工人16〖〗陈新海〖〗人事部〖〗12月〖〗24〖〗150〖〗100〖〗 〖〗200〖〗100〖〗4 000〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗经理17〖〗王雅娟〖〗人事部〖〗12月〖〗24〖〗65〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗1 710〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员18〖〗张 强〖〗财务部〖〗12月〖〗24〖〗150〖〗100〖〗 〖〗200〖〗100〖〗4 000〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗经理19〖〗庞亮亮〖〗财务部〖〗12月〖〗24〖〗100〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗2 550〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗会计20〖〗叶 琪〖〗财务部〖〗12月〖〗24〖〗70〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗1 830〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员21〖〗王永康〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗500〖〗300〖〗 〖〗300〖〗200〖〗20 000〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗总经理22〖〗李华强〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗350〖〗160〖〗 〖〗250〖〗150〖〗8 960〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗副总23〖〗梁丽华〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗350〖〗160〖〗 〖〗250〖〗150〖〗8 960〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗副总24〖〗冯 军〖〗办公室〖〗12月〖〗22〖〗350〖〗160〖〗 〖〗200〖〗110〖〗8 870〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗副总25〖〗席为民〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗180〖〗100〖〗 〖〗200〖〗120〖〗4 740〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗主任26〖〗高玉兰〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗120〖〗 〖〗 〖〗100〖〗80〖〗3 060〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗秘书27〖〗于 华〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗100〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗2 550〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗秘书28〖〗谢 洪〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗80〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗2 070〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗秘书29〖〗安桂兰〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗80〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗2 070〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员30〖〗任云飞〖〗办公室〖〗12月〖〗24〖〗65〖〗 〖〗 〖〗100〖〗50〖〗1 710〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗〖〗文员合计〖〗 〖〗 〖〗4 230〖〗1 480〖〗700〖〗4 060〖〗2 310〖〗116 710
2.订货单。
表510××科技股份有限公司职工工资一览表
序号〖〗部门〖〗姓名〖〗工作
天数〖〗日薪〖〗岗位
津贴〖〗销售
奖金〖〗全勤
奖金〖〗加班
津贴〖〗本月
工资〖〗扣除部分公积金〖〗养老保险〖〗医疗保险〖〗所得税〖〗实发
工资001002合计总经理签字:部门经理签字:会计签字:填表人签字:
 
(二)实训评分表
1.实训个人实操评分表如表511所示。
表511《秘书岗位综合实训》第五模块/实训项目一/训练任务四/个人实训评分表
系:专业:班级:组别:评分员:实训任务名称:工资表制作实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗EXCEL表单表头
(10分)〖〗序号
(5分)〖〗数据
格式
(5分)〖〗月份
格式
(5分)〖〗扣款
(5分)〖〗扣税
(10分)〖〗项目
(15分)〖〗数据透视表序号
(2分)〖〗部门
(3分)〖〗数据
(5分)〖〗图表(立体柱状图)表头
(5分)〖〗图形
格式
(10分)〖〗基底
(5分)〖〗三维
视图
(5分)〖〗颜色
(5分)〖〗保存
模板
(5分)〖〗合计分〖〗学生
评分
50%〖〗教师
评分
50%〖〗文档分
2.实训分组团体演练评分表与表54所示的实训评分表相同。
五、相关链接
(一)通知的种类
(1)按性质分类。可分为临时事务性通知、指示性通知、发布性通知、转发性通知和规定性通知等五类。
(2)按内容分类。可分为工作通知、会议通知、一般应用性通知、任免通知等四类。
(3)按体例分类。可分为单体式通知和复体式通知两类。
(详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中的“资料59”,即模块五/项目一/任务四。
(二)各类表格及图形文件范例
1.销售数据汇总表如表512所示。
表512××科技股份有限公司销售部销售数据一览表
地区
姓名〖〗内蒙古〖〗山西〖〗河北〖〗河南〖〗四川〖〗广西〖〗贵州〖〗宁夏〖〗总计王强〖〗395〖〗416〖〗409〖〗372〖〗408〖〗491〖〗466〖〗315〖〗3 272李利〖〗336〖〗463〖〗339〖〗398〖〗483〖〗470〖〗492〖〗480〖〗3 461江一帆〖〗331〖〗401〖〗415〖〗468〖〗515〖〗502〖〗537〖〗537〖〗3 706林海丰〖〗435〖〗403〖〗446〖〗421〖〗541〖〗527〖〗479〖〗416〖〗3 668洪玉玲〖〗269〖〗444〖〗501〖〗399〖〗452〖〗466〖〗517〖〗449〖〗3 497刘斌〖〗299〖〗412〖〗489〖〗401〖〗412〖〗456〖〗499〖〗473〖〗3 441范小艳〖〗297〖〗487〖〗398〖〗400〖〗397〖〗462〖〗431〖〗510〖〗3 382小计 〖〗2 362〖〗3 026〖〗2 997〖〗2 859〖〗3 208〖〗3 374〖〗3 421〖〗3 180〖〗24 427
2.柱状图实例。
(1)金鹰电脑教程网:各类实用软件在线学习,www.xjNe.com
(2)硅谷动力网:EXCEL教程学习,http://www.enet.com.cn
(3)EXCEL HOME网:EXCEL教程学习,http://club.excelhome.net/
(4)太平洋电脑网:EXCEL教程学习,http://pcedu.pconline.com.cn/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)
(2)网上学习:(选做一题)
①上网搜索并查找《×公司员工销售业绩一览表》实例,以其为蓝本,拟制一份销售业绩EXCEL表单和数据分类汇总折线图。
②上网搜索并查找《工资表》实例,以其为蓝本,拟制一份《××公司员工工资表》和部门的《××公司员工工资汇总数据透视表》。
任务五PPT类文件拟制训练任务
案例55
×市创新实业有限公司周一例会上,公司领导研究决定11月中旬举办一场公司产品销售推介会,要求由销售部牵头完成此项工作。销售部经理孙书杰给秘书田芳布置了以下几项工作:
(1)准备推介会上用于公司产品介绍的PPT演示文稿。
(2)筛选客户名单,选择订单在50件以上的客户,作为推介会的受邀嘉宾。
(3)准备公司电声产品目录及其资料,打印成宣传册。
(4)拟写会议议程。
(5)提供会议经费相关价位(会议场所使用费、宣传资料装帧费、接待费、会议用餐标准、包租车费价位、礼品费和其他相关杂费等)。
一、任务驱动
田芳接受任务后,打开电脑上的OA办公系统,按任务的性质和重要性,分轻重缓急在工作日志上列出了完成任务的时间表,并按时间表的顺序依次展开工作。
(1)10月10—12日收集资料(客户资料、产品资料);
(2)10月11—12日收集信息(会场使用费、餐饮费、礼品价位、包车费用等);
(3)10月13日拟写会议议程和会议相关费用价位表,并送孙经理审阅;
(4)10月14日将会议议程和会议相关费用价位表报总经理王永康审核并批准;
(5)10月15日拟制发会议邀请函和与会回执,送孙经理审核,并邮递给受邀客户;
(6)10月16—19日整理资料并送孙经理审核,最后交广告公司制作宣传册;
(7)10月20—28日拟制公司产品推介PPT演示文稿;
(8)10月30日将PPT演示文稿的送审并修改;
(9)11月1—10日接收回执(网络和邮路)并统计与会人员;
(10)11月11—15日准备会议相关杂事(会标、座签、联系酒店、预订和购置礼品、联系包车等)。田芳所列工作日志上的相关工作任务是否合理?你是否有更好的工作方案?
二、实训内容
(一)训前指导
(1)教师应安排学生预习Power Pint 2003应用技巧的相关知识。学生应利用课余时间制订出会议议程,并制作出邀请函、与会回执、会议经费价位表和工作日志(参见实用工具箱,表515)。
(2)~(5)与上一任务的训前指导相同。
(6)教师应布置各组长统一本组对工作日志安排合理性的认识,以便开展课堂讨论。
(二)实训安排
(1)讨论田芳的工作日志安排是否合理,有无考虑不周的内容,工作步骤是否完整;
(2)演示周一例会研究和决策工作的职场工作过程;
(3)演示销售部经理孙书杰给秘书田芳布置工作的职场工作过程;
(4)演示田芳开展收集资料、信息咨询、整理资料和联系广告公司制作宣传材料、撰写PPT文稿等职业岗位工作步骤及职业工作情景;
(5)演示PPT演示稿的送审、修改、接收回执(网络和邮路)并统计等的职业工作情景;
(6)上机制作《X市创新实业有限公司公司产品销售推介会》PPT演示文稿。
(三)实训提示
(1)工作应分清轻重缓急,按照工作步骤和近远期目标的实现依次完成。
(2)预定会议用房应选择与会议规模相一致、会场附属设施齐全、地点适中、交通方便、服务要到位的地方;如果本公司有较大的会议场所,也可以选择本公司的会议场所。
(3)PPT的制作不只是视图页面的顺序演示,如果做好目录与页面、题目与内容的相应链接,可任意翻到指定页面。
(4)链接时,最好将链接在图片或编号上,不要链接在文字上,因为一旦做好链接,被链接部分的文字会因系统设置而自动改变颜色,有时视图页面的被链接文字会因自动变色致使文字颜色与背景颜色的区分度弱,从而导致观看者看不清楚内容的现象。
(四)实训方式
(1)分组讨论,应有讨论记录,实训结束后,应将讨论记录作为团体分组作业上交。
(2)单兵上机操作实训,实训课结束后应将PPT演示文稿作为作业发送至作业邮箱。
(3)~(4)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)上机实训前应提前预习相关知识技能,以便在1学时内完成PPT的上机制作;
(2)PPT演示文稿用语应语气得体,语言简练,用词准确,标点符号正确;
(3)~(7)与上一任务的实训要求相同。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目一/任务五的“评分标准55”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.PPT演示文稿的创建与制作
PPT演示文稿是图形程序,简称Power Point。PPT是微软公司出品的Office软件系统的重要系列组件之一。PPT提供的幻灯片演示文档,为机关、单位进行宣传、介绍、展示、教育、培训、演示等活动提供了一种具象、感性、有效的媒介。其创建制作过程如下:
(1)封面页:
①创建PPT演示文稿封面页。鼠标左键单击Windows“开始”处,在下拉菜单的“Microsoft Office”中选择PowerPoint命令,创建一个新PPT演示文稿。
②幻灯片版式设置。在鼠标左键单击工具栏上的“格式”命令→在下拉菜单中选择“幻灯片版式”命令→在视图右侧打开的对话框中选择“文字版式”中的一种版式→将光标置于被选中版式的右侧→该版式右侧出现下拉键→鼠标左键单击下拉键→在下拉菜单中选择“应用于选定幻灯片”或“重新应用样式”命令。
③幻灯片模板设计。鼠标左键单击工具栏上的“格式”命令→在下拉菜单中选择“幻灯片设计”命令→在视图右侧打开的对话框中选择“应用设计模板”中的一种模板→将光标置于被选中模板的右侧→该模板右侧出现下拉键→鼠标左键单击下拉键→在下拉菜单中选择“应用于选定幻灯片”或“应用于所有幻灯片”命令。
④幻灯片切换设置。鼠标左键单击工具栏上的“幻灯片放映”命令→在下拉菜单中选择“幻灯片切换”命令→在视图右侧打开的“应用于所选幻灯片”对话框中选择某种切换方式→在“修改切换效果”的“速度”命令下拉框中,选择“快速”按钮→在“换片方式”命令中,将“单击鼠标时”复选框中的“√”用鼠标左键单击去掉→在“每隔”复选框中用鼠标左键单击选中为“√”,并在其右侧的下拉框中设置为“00∶10”,即仅对封面视图页面的切换设置为10秒。
⑤封面页内容。应包括PPT文稿题目、公司名称、制作人姓名、职务等。PPT文稿题目应醒目,所以应选择较大字体输入;公司名称字体应小于题目,制作人姓名、职务不应醒目,所以应选用16号以下字体。
⑥幻灯片母版设置。为了简便制作幻灯片的动画、切换效果,可以在幻灯片母版中进行一次性设置,动画和切换效果就会在体现PPT演示文稿的全部幻灯片中。
具体步骤为:鼠标左键单击工具栏上的“视图”命令→在下拉菜单“母版”的下拉菜单中选择“幻灯片母版”按钮→在新打开的母版视图页面中进行“切换”和“自定义动画”设置。
⑦幻灯片母版动画设置。在打开的母版视图页面中,鼠标左键单击工具栏上的“幻灯片放映”命令→在下拉菜单中选择“自定义动画”按钮或者直接点击快捷键→当前视图页面右侧打开一个“自定义动画”对话窗口→选中幻灯片母版中目标文本或图片、图表等→鼠标左键单击“自定义动画”对话窗口中的“添加效果”按钮→选择“进入”命令中的一种动画效果或选择“其他效果”→在打开的对话框中选择一种动画效果→该文本“自定义动画”效果则显示在当前视图的右侧对话窗口中→在“自定义动画”对话窗口中的“开始”命令的下拉键中选择“之后”,或选中“自定义动画”窗口中当前动画编辑按钮→在其下拉框中选择一种效果,如“从上一项之后开始”就意味着这一动画效果为依次逐项演示→该文本则自动演示当前选择的动画效果。
⑧幻灯片母版切换设置。鼠标左键单击工具栏上的“幻灯片放映”命令→在下拉菜单中选择“幻灯片切换”命令→在视图右侧打开的“应用于所选幻灯片”对话框中选择某种切换方式→在“修改切换效果”的“速度”命令下拉框中,选择“快速”按钮→在“换片方式”命令中,将“单击鼠标时”复选框中的“√”用鼠标左键单击去掉。这将意味着幻灯片的视图页面不会因播放者的误操作或随意点击鼠标导致视图页面随之跳转到另一页,而出现讲解与播放不同步现象。
(2)目录页:
①创建PPT演示文稿目录页。在工具栏右侧用鼠标左键单击“新幻灯片”命令,插入一个新幻灯片。
创建文稿目录页②目录页编辑。目录页面应至少体现两级级次。可选用系统自带的“项目符号与编号”功能,自动生成目录级次;也可以使用小型图片、数字等作为检索排序编号。系统自动生成的级次格式为右向依次退格的方式,通过插入结构图示的方式编辑目录级次,也可以使用汉字的层级符号标识级次。如以“一、”,“(一)”,“1.”,“(1)”,“①”来表示五级级次。
③目录级次设置:
第一,右向退格方式级次编辑。在视图页面输入文字→选中当前录入内容文本框→鼠标左键单击工具栏上的“格式”命令→在下拉菜单中选择“项目符号和编号”按钮(也可以用数字序号),在当前视图页面中自动生成项目符号→依次输入一级和二级目录→鼠标左键选中目标二级目录→左键按住被选中的二级目录向右侧平行拉动2毫米,形成二级目录;左键按住二级目录向左侧平行拉动2毫米→还原为一级目录。
结构图示方式的级次格式。鼠标左键单击工具栏上的“插入”命令,在下拉菜单中选择“图示”按钮,在当前窗口弹出“图示库“对话框;选择一种图示类型。
具体链接方法为:选中目标二级目录的数字序号,光标置于其上→点击鼠标右键→在下拉列表中选择“超链接”→在打开的“插入超链接”命令窗口中选中“本文档中的位置”按钮→在其右侧下拉列表中选中需链接的目标视图页面→单击“确定”按钮→完成超链接。
目录超链接、目录插入超链接、产品简介内容页:
①创建PPT演示文稿具体内容页。在工具栏右侧用鼠标左键单击“新幻灯片”命令,插入一个新幻灯片。
②编辑被目录链接的内容页面。用Word 2003编辑相关文字内容并插入必要的图表。
制作按钮。为便于返回目录页或跳转或跳转到下一页,需要在内容视图页面制作链接按钮→鼠标左键单击工具栏上的“幻灯片放映”命令,在下拉菜单中选择合适的“动作按钮”→将光标置于当前视图页面,光标变为“+”字形→按住左键向右下方拉动,光标变为“”→放开左键,变为有色按钮→调整好位置和大小(按钮应尽可能小一些,不宜引人注目)→选中按钮,单击鼠标右键→在下拉列表中选择“编辑超链接”→在新打开的“动作设置”对话框中,选中“超链接到”按钮→在“打开”的下拉列表中选择“幻灯片”命令→再次打开新超链接对话框→左键单击选中的被链接视图页面(如返回目录页,鼠标左键单击页面上部的“确定”按钮)→鼠标左键再次单击页面下部的“确定”按钮→按钮链接完成。
1建PPT演示文稿结束页。在工具栏右侧用鼠标左键单击“新幻灯片”命令,插入一个新幻灯片。
②结束内容编辑。在结束页页面用Word 2003编辑相关文字内容,要使用敬语,如“感谢各位观看”、“谢谢诸位参与”、“再见”等。
③结束页链接。在结束页的前一页,制作下行按钮,链接到结束页,PPT制作完毕。
2.打印PPT演示文稿
①打印用纸。用A4纸张打印PPT演示文稿。
     打印机设置。鼠标左键单击“文件”命令→在下拉菜单中单击“打印”命令→在弹出的对话框中单击“属性”按钮→在弹出的对话框中选择“完成”按钮→将“文档选项”栏中“双面打印”、“自动”、“保留布局”三项选为“√”→在“每张打印页数”的下拉列表中选择数字“6”或“8”→最后单击“确定”按钮,即可开始打印。
3.工作任务轻重缓急分类法(也叫NTL工作分类法)
秘书工作繁杂,可按下列方法分轻重缓急来安排工作:
①N——now,必须当前马上处理的工作;
②T——today,应该今天完成的工作;
③L——later,可以明天完成的工作。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《二级秘书》第1章第1节“会前筹备”(P1132)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第2章第3节“制定工作计划”(P126132)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第1章第1节“会前筹备”(P141)、第2章第5节“信息管理”(P200228)。
(4)国家秘书职业资格培训教程《五级秘书》第1章第1节“会前筹备”(P123)。
(5)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第2章第5节“PPT 2003应用基础”(P108128)。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档、表单资料制作实例
1.公司组织机构结构图实例。
1.实训个人实操评分表。
《秘书岗位综合实训》第五模块/实训项目一/训练任务五/个人实训评分表
系:专业:班级:组别:评分员:实训任务名称:PPT演示文稿制作实训
指导教师:实训日期:年月日序号〖〗姓名〖〗封面页不正确项
8分〖〗切
2分〖〗复选
2分〖〗目录页不正确目
4分〖〗切
2分〖〗复选
2分〖〗产品简介页
不正确种
5分〖〗图
5分〖〗按
10分〖〗切
10分〖〗结束页
不正确敬
5分〖〗结束
5分〖〗链接不正确未
10分〖〗目
5分〖〗按
10分〖〗动画不正确文
5分〖〗图
5分〖〗图
5分〖〗学生
评分
50%〖〗教师
评分
50%〖〗文档
总分
2.实训分组团体演练评分表与表54所示的实训评分表相同
五、相关链接
工作日志
(一)工作日志涵义
工作日志是员工个人对当前工作任务安排、执行、完成、结果、量化和总结的记录。其目的是提供员工有计划、有步骤、有结果、有记录地完成工作内容任务的详细信息,明确工作人员实际任务的责、权、利,以及工作内容、劳动负荷等真实状况,避免出现差错的工作管理方法。
企业工作日志是为了了解员工实际工作内容和任务完成情况,监督和提醒员工的工作过程和进行时间管理,分清工作任务的责任、权利、人际关系及工作负荷,而要求员工实时记录工作状态,然后经过归纳、提炼,获取所需工作信息的一种企业工作质量管理方法。它是最著名的美国质量管理专家戴明提出来的PDCA循环工作管理法,又称为“戴明环”。PDCA四个英文字母是这一循环法则英文名称的首字母,即P(plan计划),D(do执行),C(check检查),A(action行动)。PDCA循环中所代表的具体含义如下:
(1)P:计划。确定工作方针和目标,制定具体计划或方案;
(2)D:执行。着手开始实时工作,实现计划所列目标和内容;
(3)C:检查。总结执行计划的过程与结果,检查执行效果,找出问题;
(4)A:行动。针对性研究过程与结果,肯定成功经验并予以适度推广,形成标准化;批评或惩戒错误与失败,吸取教训,避免重复错误,未解决的问题留到下一个PDCA循环。
(二)工作日志的形式
工作日志的形式有段落格式型、文字表格型、软件型、混合型等。
(三)工作计划与工作日志的不同
(1)对象不同。工作日志的涉及对象多为执行者本人;而工作计划则不仅涉及作者本人,还会涉及本部门或本单位的其他人员。
(2)作用不同。工作日志不仅有对工作的预见性安排,还有记录、提醒、备忘、督查、总结、汇总的作用;计划则主要是统一思想、规范员工行为,共同或分工完成下一步工作。
(3)内容不同。工作计划只是单纯对下一步工作的安排;工作日志中除了有对下一步工作的安排外,还有执行过程中的相关记录,以及事后对工作的检查、总结、汇总等。
(三)工作日志范例
1.表格软件型。
(1)无忧PPT网:PPT模板等资料,http://www.51ppt.com.cn/top_rank/Index.html
(2)扑奔PPT网:PPT专业学习网站,http://www.pooban.com/forum/
(3)重庆企业管理咨询网:工作日志模板,www.99be.com
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)。
(2)网上学习:(选做一题)
①上网搜索合适的PPT模板,拟制一份以产品推介为背景的《×公司简介》演示文稿。
②上网搜索组织结构图实例,以其为蓝本拟制一份《创新实业有限公司组织结构图》。
 
 
项目二常用文书撰制实训项目
【学习目标】
了解常用文书所涵盖的法定公文和未经规范的机关事务文书的结构、格式、写作特点等内容,熟知常用公文文种的适用范围及其适用语体和特定用语,能熟练掌握常用文书撰拟、制作的技能和要点,能熟练运用计算机相关知识技能制作出不同行文方向、不同种类、不同类型的常用文件。
知识目标
掌握各种常用文书的行文权限、适用范围、语体特点、适用的启词和结束语等。
掌握各种常用文书的行文方向、行文关系、行文规则、适用范围,通过分析判断,能正确使用常用文书文种。
能力目标
能熟练掌握并正确运用计算机相关输入技术、Microsoft Office 2003相关知识技能制作规范美观的常用文书。
熟知常用文件和特殊格式文件的眉首、主体与版记,能运用相关技能正确撰制主题鲜明、语言精练、格式规范的下行文、上行文、平行文、简报式会议纪要及信函式文件等。
任务一事务性文件拟制训练任务
案例56
×市创新实业有限公司接到是×市人力资源与社会保障局发来的传真文件《关于开展企业规章制度专项检查的通知》,办公室主任席为民拟办该文,总经理批示责成人事部与办公室联合迎接检查。人事部经理陈新海与席为民商议之后决定,召开人事部和办公室的秘书、文员参加的联合办公会。在会上,列出自查项目,进行人员分工,布置迎接检查和开展自查工作。根据《市人保局关于开展企业规章制度专项检查的通知》要求,会上列出了需要自查的内容:
(1)公司劳动用工制度(包括企业员工招聘制度、固定工制度、企业临时工制度);
(2)公司与员工签订的各种劳动合同;
(3)公司员工劳动保障制度(包括考勤制度、休假制度、奖惩制度、薪金福利和社保制度);
(4)公司为员工购买的“五险”(养老、医疗、失业、工伤、生育保险)的情况;
(5)公司各部门的岗位责任,以及内部组织机构设置的文件。
布置撰拟并完善公司各类制度的会议记录。
一、任务驱动
联合办公会上,陈经理与席主任进行了如下工作分工:
(1)潘丽华、毕晓云负责自查内容第(1),(2)项的收集与检查;
(2)王雅娟负责自查内容第(4)项和第(3)项中薪金福利和社保制度的收集与检查;
(3)安桂兰负责自查内容第(5)项的收集与检查;
(4)于华负责拟制《迎接市人保局企业规章制度专项检查自查分工表》;
(5)谢洪负责《×市创新实业有限公司考勤制度》《×市创新实业有限公司休假制度》《×市创新实业有限公司关于完善并上报部门岗位责任制的通知》三个文件的撰拟;
(6)任云飞拟制《×市创新实业有限公司行政奖惩制度》和一份《启事》,内容是鼓励企业员工自愿参加大病医保和住房公积金项目的事宜。
大家分头开展工作。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)学生应利用课余时间预习事务性公文撰制的相关知识与技能,应利用课余时间上机制作出正确的《×市人力资源与社会保障局关于开展企业规章制度专项检查的通知》《×市创新实业有限公司内部组织机构设置图》《×市创新实业有限公司用工制度》等文件。
(2)~(5)与上一任务的训前指导相同。
(6)学生应在训前利用课余时预模拟于华、谢洪或任云飞身份,草拟《考勤制度》《休假制度》《行政奖惩制度》《完善并上报部门岗位责任制的通知》《专项检查自查分工表》《启事》等文稿,以备上机之用。
(二)实训安排
(1)演示拟办、批办文件的职业工作情景;
(2)演示召开联合办公会议、布置工作任务的职业工作过程和情景;
(3)演示联合办公会议中进行会议记录的职业工作过程;
(4)演示查找、收集并检查文件的职业工作过程;
(5)上机开展制度、通知、分工表、启事等六份文件的撰拟和制作。各组学生可分别选择撰写其中一份文件(六选一)。
(三)实训提示
(1)文件撰拟首先确定所用文件文种、行文权限、行文方式、行文方向,明确内容涉及范围,选用正确的公文类型和格式,选择适度的语体和语气,层次简明、明白晓畅。
(2)实际工作中,资料的收集应齐全完整,尽可能详实、真实。实训期间,可网上搜索并利用网上提供的有关资料,加工制作出相应的文件。
(3)“五险一金”中的养老、医疗、失业三项,是国家法定由企业和个人共同缴纳的保费;工伤保险和生育保险则由企业承担,个人无需缴纳。住房公积金不是国家法定的项目。
(四)实训方式
(1)单兵上机制作“通知”、“制度”、“图表”的实训。实训结束后,应将制作的文档作为作业上交;
(2)分组开展文件拟办与批办、召开联合办公会议、查找和收集并检查文件等职业工作的模拟情景演练。实训结束后,应将情景演示脚本作为团体分组作业上交;
(3)~(4)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)实训前应提前查找相关资料,预习相关内容,以便在一学时内完成上机制作公文;
(2)事务性公文用语应得体,简练,用词准确,标点符号正确(用规范性公文格式);
(3)~(7)与前一任务的实训要求相同。
(六)实训评分
1.实训一级评分参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目二/任务一的“评分标准56”。
2.实训二级评分与上一任务的评分公式和评分分值相同。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.法定常用下行公文、平行公文制作知识要点法定行政公文有13种,其中常用下行或平行公文主要有命令、决定、公告、通告、通报、通知、批复、议案、会议纪要、函、意见等。公文是由眉首、主体、版记三部分构成(详见图572)。事务性通知、函、规章制度都属于内部常用事务类文书的范畴,不要求严格的眉首、主体、版记的规范格式。但本次实训要求使用规范格式。
2.常用事务类文书撰制基本知识要点
(1)通知:
①通知的适用范围。通知是使用范围最广的法定文种。《办法》第2章第5款明确规定,“通知,适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。”
②通知的特点。具有应用范围广泛性、发文数量众多性、兼具执行与告知性、下行与平行性。(参见《秘书岗位实训》辅文光盘之一中资料89“模块五/项目二/任务一”)
③通知的标题结构。一般为“三要素结构”,即发文机关+事由+通知,但临时性、事务性通知的内容较为简单,可以只用文种作标题。
④通知的内容结构。标题+主送机关+正文+落款+日期。有些通知还带有附件。但印发、转发或批转性通知正本后的原发文件不是附件,不标识“附件”字样。
⑤通知的正文结构。通知缘由+通知事项+执行要求(临时事务性通知无此要求)。
⑥通知的结束语。多用“特此通知”、“专此通知”、“本通知自下发之日起实施”、“请遵照执行”、“请贯彻执行”等。
法定下行、平行文首页眉首、主体数据格式排列示意图。
①启事的适用范围。适用于说明、告知、请求帮助或参与的事项。启事不是法定公文,机关团体或个人均可使用,常用于招聘、失物招领事、拆迁、寻人、征稿、告知事项等。
②启事的特点。具有公布告知性、内容单一性、篇幅简短性,且不具强制约束性。
③启事的标题结构。一是文种作标题;二是事由+文种;三是发布机关+事由+文种。
④启事的内容结构。标题+正文+附注+署名+日期+附注(注明联系方式、有效时间等)。
⑤启事正文主体结构。启事缘由+启事事项+祈请结束语+协助或联系方式。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘一、资料510模块5/项目2/任务13启事)
(3)规章制度:
①规章制度的适用范围。适用于各行各业的机关、单位对其内部组织机构进行行政管理,严格组织纪律,要求其工作人员共同遵守的事项。主要有单位制度、人员制度、工作制度、行业制度、管理制度等。规章制度是统称,泛指约束性、规范性文件。
②规章制度的特点。具有内向性、强制性、约束力。
③规章制度的标题结构。为标题三要素形式,发文机关+事由+制度(或责任制)。
④规章制度的内容结构。标题+正文+印章落款+成文日期。
⑤规章制度正文结构。引言+条文+结束语。
⑥规章制度的结束语。应指明执行要求、实施日期或解释权限。
(4)函:
《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》的第2,4条对函的使用以及函的形式作出了明确规范:
①“函”有两层含义,一是作为法定正式的公文文种,一是作为特定的发文形式。
②“函”作为法定正式公文,可使用常用规范公文形式(上白边区空37 mm,有红色发文标识,有眉首、主体、版记)行文,“函”只是作为文件标题中法定公文文种。
③各级政府的部门不能向下一级政府正式行文。即不得使用常用规范公文形式(上白边区空37 mm,红色发文标识带“文件”二字,有眉首,主体、版记)向下行文。但可以使用平行文的特定格式——“函的形式”(上白边区空30 mm;红色发文标识用全称,但不标“文件”二字,只标识发文机关名称;有眉首、主体、版记)行文,文件的文种可以用“函”,也可以使用其他平行文的文种。如,通知。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料57“模块五/项目一/任务四”)
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《二级秘书》第2章第4节“信息工作制度制订”(P120126)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《二级秘书》第3章第2节“档案管理制度制订”(P164166)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第3章第1节“批转性通知拟制”(P229234)。
(4)国家秘书职业资格培训教程《五级秘书》第3章第1节“文书拟写”(P123)。
(5)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第1章第2节“事务文书格式”(P1117)、第5章第3节“人事档案管理制度”(P224226)、第6章4节“工资福利保险制度”(P325329)。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档资料制作实例
1.实训个人实操评分表。
2.实训分组团体演练评分表。
五、相关链接
(一)事务性文件与格式
1.事务性文件种类事务性文书种类繁多,多数没有法定格式要求,却有行业要求或约定俗成的格式。如,临时性通知、制度、规章、函、公示、启事、简历、倡议书、传真、申请、假条、借条、遗嘱、值班表、普通信函、产品说明书等都无特定规范的格式要求;但推荐信、感谢信、贺信、唁电等有一些特定的格式要求。
2.事务性文件样式范例
1.企业制度的涵义企业制度是企业文化结构的中间层,对企业组织及其员工的行为规范有强制性约束力,它主要包括三方面内容:
(1)一般制度。即企业生产、经营的管理制度、各种责任制度等;
(2)特殊制度。即企业非程序化的制度,如工作测评制度、奖惩制度、周年庆典制度、福利制度、休假制度、“五险一金”制度等;
(3)企业风格。即企业自身沿袭或约定俗成的一些习惯、节庆或活动等。
2.企业人事管理制度它是管理企业员工的重要工具,主要对企业员工的招聘、考核、工资定级、晋级、提升、奖惩、任免、职称评聘、上“五险一金”、退休、死亡、各种人事数据的统计核查等进行有效管理,并安全保管企业员工的个人档案资料的制度。(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料511“模块五/项目二/任务一”)
3.DISC性格测评这是全球最广泛采用的人类性格(即人类行为语言)的测评系统。20世纪20年代,美国心理学家威廉·莫尔顿·马斯顿博士(Dr.William Moulton Marston)设计了这种可测量性格的检测方法。DISC是以四项因子的英文名称首字母而得名,其中,D代表支配(dominance);I代表影响(influence);S代表稳健(steadiness);C代表服从(compliance)。
六、网上冲浪
(1)淘课网:免费《现代企业文书写作》资料下载,http://www.taoke.com/
(2)中国人力资源与社会保障部官方网站:http://www.mohrss.gov.cn/
(3)中国劳动人事网:http://www.cn12333.com/
(4)企业人事网:http://www.comhr.com
七、课后互动平台
1.撰写实训报告(方法同前)
2.网上学习
(1)上网搜索,学习企业制度、企业文化等内容。谈谈你的想法或感受。
(2)上淘课网http://www.taoke.com搜索DISC性格测评系统,测一下你的性格。
任务二报请类文件拟制训练任务
案例57
×市创新实业有限公司因迎接市人保局企业规章制度专项检查,需要将公司成立后的文件按照市档案局的标准化要求建立档案室,以进行立卷归档。为此,公司召开经理级办公会议研究此事。会上,办公室主任席为民建议,将现有的文印室腾出,改建为公司档案室,文印室人员合并到公司办公室,改建为现代开放式办公环境。这一提议得到大家的一致同意。总经理王永康当即拍板,由席主任负责改建工作,但由于目前公司周转资金紧张,应尽量节俭,不要搞太大的装修工程。
一、任务驱动
席主任会后布置如下工作:
(1)安桂兰去市档案局咨询一下档案装具、档案柜架的费用,列出价目表。
(2)于华和任云飞到建材市场,了解改建开放式办公室所用隔板的不同价位,40 m2面积用8个隔断的造价费用,哪种材料的性价比最好,写一份用于研究改建费用的分析报告。
(3)谢洪写一份档案规范化建设及改建办公环境的请示,并将改建总体费用列表附后。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)学生应在训前利用课余时间预习报请类文件撰制的相关知识与技能,应利用课余时间预模拟安桂兰、谢洪,或于华、任云飞的身份,草拟《×市创新实业有限公司关于档案规范化建设及改建办公环境的请示》《×市创新实业有限公司改建开放式办公室材料与费用分析报告》草稿,以备上机之用。
(2)~(5)与上一任务的训前指导相同。
(6)建议学生利用课余时间到当地的建材市场进行办公改建所用隔断板材的价格信息调研,并利用课余时间上机制作出正确的《档案装具、柜架费用一览表》。(参见本任务中“实用工具箱”提供的相关资料)
(二)实训安排
(1)演示召开经理级办公会议的职业工作情景;
(2)演示安桂兰接受工作任务和到档案局咨询档案装具、表册的职业工作过程;
(3)演示于华、任云飞接受工作任务和进行板材市场调研、准备资料、拟制文件草稿的职业工作程序及情景;
(4)演示于华、任云飞完成调查工作后向席主任汇报的职业工作情景;
(5)演示谢洪接受工作任务和拟制文件草稿的职业工作程序;
(6)上机实训。分组制作《×市创新实业有限公司关于档案规范化建设及改建办公环境的请示》《×市创新实业有限公司改建开放式办公室材料与费用分析报告》。(二选一)
(三)实训提示
(1)档案柜架、档案封面、档案盒和档案各类目录均不得到市场上的一般商家那里去购买,而应当和当地档案局一样,购买由国家档案局监制的档案装具和目录。
(2)价格咨询的方式有网络查询、电话商家查询、专业人士咨询、专业市场实地查询等,这些方法不限一种,可以多种方法综合利用。
(3)办公环境改建费用报告可按一个小范围的市场调研来拟制。建议到当地建材市场实地查询或用网上查询的方式寻找适当价位的办公屏风隔断材料。
(4)建材市场价格调研报告除应列出价位比较一览表外,还应写明厂家信息、材料型号,甚至可以拍实物照片(网络上有大量信息)。同时应写出调查的时间、地点、商家数量、材料种类、价位信息等,最好能提出一些自己的建议和建议的依据。
(四)实训方式
(1)实地市场价位调研。制作实地市场价位调研情况列表,并上交。
(2)单兵上机制作请示、报告及表单实训。实训结束后,应将制作的文档作为作业上交。
(3)~(4)与上一实训方式相同。
(五)实训要求
(1)上机实训前,应提前预习相关知识和技能,以便在一学时内完成PPT的上机制作。
(2)请批类文件语体、语态、语气应谦恭得体,语言简练,用词准确,标点符号正确。
(3)~(7)与上一实训要求相同。
(六)实训评分
实训评分详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目二/任务二的“评分标准57”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
1.常用公文格式——法定上行文首页和尾页格式机关单位法定上行文主要有请示、报告(包括简报、调查报告)、意见等。上行文是指有隶属性的下级机关就一些问题请示、报请上级机关,或提出意见、建议,要求上机给予批复、批示时使用的文本。因此,文件的首页应有较大的空白区域供上级机关直接批复或批示。上行文尾页的格式。
2.请示
(1)请示的适用范围。请示既是法定行政公文,又是规范性党务文件,因此各级各类下级党务机关和各级各类下级行政机关均可使用这一文种。《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条规定,请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。《中国共产党机关公文处理条例》第二章第七条规定,请示“用于向上级机关请求指示、批准。”
(2)请示的特点。具有请求批准性、权限明确性和内容单一性。
(3)请示的标题结构。采用完整“三要素”形式,发文机关+关于+事由+的+请示。
(4)请示的内容结构。标题+主送机关+正文+印章落款+成文时间+附注。
(5)请示正文结构。请示的缘由+请示事项+结束语。
(6)请示的结束语。常用的有“特此请示”、“专此请示”、“特此请示,敬请批复”、“当否(或妥否),请批复”,“以上请示,请予审批”,“以上请示如无不妥,请批转有关部门执行”。
(7)注意事项:
①应标明签发人、会签人姓名;附注处注明联系人的姓名和电话。
②只能主送一个上级机关,可用抄送的形式送其他机关,但不得抄送其下级机关。
③不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
④请示与报告是两个文种,不能混淆,也不能将文件标题写成“请示报告”。
3.报告
(1)报告的适用范围。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
(2)报告的特点。具有汇报性、陈述性、具体性。
(3)报告的标题结构。采用完整“三要素”形式,发文机关+事由+文种。
(4)报告的内容结构。标题+主送机关+正文+落款+成文时间+附注(有时有附件)。
(6)报告的结束语。如“特此报告”、“专此报告”、“以上报告,请审阅”、“以上报告如无不妥,请批转执行”、“以上报告妥否,请批示”等。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料513“模块五/项目二/任务二”)
4.意见
(1)意见的适用范围。适用于对重要问题提出见解和处理办法。上级机关应对下级报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关应参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。
(2)意见的特点。具有范围广泛性、内容具体性、行文多向性。
(3)意见的标题结构。为完整“三要素”形式,发文机关+关于+事由+的+意见。
(4)意见的内容结构。标题+主送机关+正文+印章落款+成文时间。
(5)意见的正文结构。因意见的多方向性,其语气、语态、内容、结构也不尽相同。
①上行或平行祈请答复性意见的结构为发文缘由+意见条文+可能解决途径+祈请结束语。
②上行或平行请批转性意见的结构为:发文缘由+意见条文+祈请结束语。
③下行或平行执行性意见的结构为:发文缘由+意见条文+要求执行性结束语。
(6)意见的结束语。意见的结束语,视文种的不同而有所区别。
①上行意见多为请批性意见,结束语有“以上意见如无不妥,请予转发”或“以上意见如无不妥,请以×××名义转发”。
②执行性意见只提出具体执行的要求,无明显的结束语。但下发意见的通知中常有“请认真贯彻执行”一类的结束语。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料514“模块五/项目二/任务二”)
5.请批、批答、问答函请批、批答、问答函都属于法定公文“函”的范畴。因此具有“函”的特点。它具有不相隶属性和平行沟通性。实际工作中,无隶属关系的机关之间仍有大量需要审批或答复的事项,由于不相隶属的机关之间不涉及上下级概念,因此在行文时,只能用“函”进行沟通。例如,国务院常授权国务院办公厅答复各省请示事项,由于办公厅与各省政府是平级机关,故只能用“函”来答复。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料57“模块五/项目一/任务二”和“模块五/项目一/任务三”)
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《二级秘书》第3章第1,2节“可行性报告和意见”。
(2)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第3章第1节“请批函、批答函、市场调查报告”。
(3)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第3章第1节“报告、请示、问答函、简报”。
(4)国家秘书职业资格培训教程《五级秘书》第3章第1节“文书拟写”。
(5)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第1章第2节“事务文书格式”。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档、表单资料制作实例
1.档案装具价目表如表514所示。
表514档案装具价目表
装具名称〖〗规格〖〗单价/元〖〗所需量〖〗总价/元文书封面〖〗A4〖〗〖〗〖〗科技封面(底)〖〗A4〖〗〖〗〖〗照片封面/底〖〗张〖〗〖〗〖〗案卷目录〖〗A4(100张)〖〗〖〗〖〗卷内文件目录〖〗A4(100张)〖〗〖〗〖〗科技卷目录〖〗A4(100张)〖〗〖〗〖〗科技总目录〖〗A4(100张)〖〗〖〗〖〗科技分类目录〖〗A4(100张)〖〗〖〗〖〗会计目录〖〗(100张)〖〗〖〗〖〗照片目录〖〗(100张)〖〗〖〗〖〗照片芯页〖〗25全宗卷〖〗只文件盒〖〗只案卷盒〖〗只科技盒〖〗2 cm/4 cm/6 cm会计盒〖〗 只〖〗〖〗〖〗档案光盘专用水笔〖〗 支〖〗〖〗〖〗档案专用DVD光盘〖〗50盘〖〗〖〗〖〗档案专用VCD光盘〖〗 50盘〖〗〖〗〖〗档案专用不锈钢钉〖〗 100只/盒〖〗〖〗〖〗档案铁皮柜〖〗5个1组〖〗〖〗〖〗温湿度表〖〗个〖〗〖〗〖〗总计价格〖〗
2.办公隔断板材规格/市场价位一览表如表515所示。
表515办公隔断板材市场价格一览表
名称〖〗型号〖〗材料〖〗价位/(元·平方米-1)〖〗厂家名称〖〗联系电话〖〗手机办公屏
风隔断〖〗HH110〖〗防火铝塑板〖〗120,130,150,156,180,220〖〗广东平合华家具厂〖〗076982871158〖〗15999800892办公屏
风隔断〖〗〖〗铝合金/普通玻璃〖〗180,500,550,800〖〗南京开屏装饰工程有限公司〖〗02586992157〖〗办公屏
风隔断〖〗〖〗铝合金/普通玻璃〖〗80,85,90,95,98,110,112,120,122,135,160〖〗东莞市祥鹏办公家具厂〖〗076921661673〖〗办公屏
风隔断〖〗BD8502〖〗实木/铝合金/普通玻璃〖〗2 800W×1 400D×1 100H90/98/120〖〗深圳市宝安区大浪百花商店传〖〗075527041063〖〗办公
隔板〖〗〖〗实木/铝合金/普通玻璃〖〗2 500/2 000/1 450/1 400元/套〖〗鹤山市博大家具有限公司〖〗07508823028〖〗屏风隔
断式办
公桌椅〖〗棕色/蓝色〖〗铝合金/普通玻璃〖〗300元/套〖〗六安市宏伟科教设备有限公司〖〗05643616222〖〗13516444443办公
隔板〖〗可定制〖〗木塑材料〖〗10〖〗杭州火烈鸟生态木园林工程有限公司〖〗05711508869579〖〗15088695799
(二)实训个人实操评分表
(1)实训个人实操评分表。
(2)实训分组团体演练评分表。
五、相关链接
(一)简报
简报,也叫简要报告,也有叫“通讯、简讯、动态内参、情况交流、情况反映”等,是机关单位汇报工作的一种灵活、简便、有效的方式。如图580所示。
简报报头示例(1)简报结构。报头+报核+报尾。
(2)简报报头形式。简报首页报头部分为红色套印的手书或印刷体“简报”二字。
(3)简报报核的结构。标题+导语+主体+结尾。
(4)简报的内容形式。主要有段落式、条目式、分条列项式等。
(二)报告的种类
报告按内容分类,可以分为工作报告、情况报告、调查报告、述职报告、答复询问报告、专题报告、检查报告、报送报告、简报等。
六、网上冲浪
(1)百度文库:公司档案管理制度,http://www.baidu.com/
(2)知网空间:调查报告,http://www.cnki.com.cn/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)。
(2)网上学习:(二选一)
①上网搜索,学习企业档案制度。谈谈你经历过或你了解的与档案有关的故事。
②上http://data.51cto.com网或http://www.cnscdc.com/中国市场调查网:浏览一篇免费市场报告,谈谈你对撰写市场调查报告的认识。
任务三计划总结类文件拟制训练任务
案例58
×市创新实业有限公司受全球金融危机的影响,上半年销售业绩有所下滑。为了适应形势的变化,调整公司经营战略,公司领导开会研究,商讨对策。会议决定,抓住国家“家电下乡”补贴政策的机遇,重新制定下半年的生产和销售计划,制订第三季度“家电下乡”的营销方案;并及时作好第三季度的工作总结,为第四季度的公司家电的营销旺季打好基础。会后,营销部经理孙书杰要求文员田芳找出上季度销售计划和销售统计报表,以及一份市区周边县市地图,并通知部门全体员工到会议室开会。大家到会后,就公司“家电下乡”的营销策略提出了不少建议,综合大家的建议,孙经理最后部署了下一步工作。
一、任务驱动
(1)田芳根据会议记录,起草一份按市区周边县市分布来分组开展家电下乡营销的任务计划。
(2)部门全体人员分为5个组,到各自的区域开展营销工作。
(3)每组都应写出第三季度营销计划(表格式)。计划内容包括营销时间段、营销区域、营销人员、产品分析、促销手段、预期销售同比(与二季度相比)上升幅度百分比。
(4)每组都应写出促销方案。方案的内容包括:当前“家电下乡”市场形势分析、公司家电产品优劣势分析、针对性的促销策略(含促销手段、让利幅度、促销的方式方法等)。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)学生应在训前利用课余时预习计划类文件撰制的相关知识与技能,应利用课余时间预模拟各组营销业务员身份,草拟《×市创新实业有限公司第三季度营销计划》和《×市创新实业有限公司“家电下乡”营销方案》草稿,以备上机制作正本之用(见“实用工具箱”所提供的表516,表517和图582)。
(2)~(5)与上一任务的训前指导相同。
(二)实训安排
(1)演示召开公司领导办公会议的职业工作情景;
(2)演示孙经理布置田芳找出上季度销售计划和销售统计报表的职业工作过程;
(3)演示田芳通知全体员工开会的过程(可设计电话、手机短信、面对面通知等);
(4)演示孙经理在会议室召开业务会议、员工积极探讨营销策略的职业工作情景;
(5)演示孙经理在会议室进行“家电下乡”营销任务定点区域分配的职业工作情景;
(6)演示孙经理在会议室根据上季度销售报表确定本季度销售情况的职业工作情景;
(7)演示营销业务员接受任务并编制《×市创新实业有限公司第三季度营销计划》和《×市创新实业有限公司“家电下乡”营销方案》的职业工作过程。
(三)实训提示
(1)实训撰制的营销计划为短期计划,不是产品品牌营销计划,因此无需完整框架结构。而完整的产品品牌营销计划应包括“营销计划目标”、“市场状况分析”、“企业状况分析”、“产品营销方案设计”四部分内容。
(2)第三季度营销计划的主要内容应包括:
①国家“家电下乡”政策简要分析;
②上季度营业额下降的市场环境简要分析(全球金融危机影响);
③企业产品优劣势简要分析;
④预计三季度营业收入,包括预计三季度经营利润和预计三季度市场占有率等。
(3)《公司“家电下乡”营销方案》内容应包括:
①当前市场形势分析(家电下乡政策等);②优势产品概念定位(如环保家电、绿色家电等);③产品质量保证体系;④优化产品组合;⑤品牌效应宣传;⑥促销策略或手段;⑦售后服务策略等。
(四)实训方式
(1)单兵上机制作计划、方案实训。实训结束后,应将制作的文件作为作业上交。
(2)~(5)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)上述实训内容应作为一个整体情景进行演示;
(2)用语的语气得体,语言简练,用词准确,标点符号正确;
(3)~(7)与上一任务的实训方式相同。
(六)实训评分
实训评分参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目二/任务三的“评分标准58”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
计划和总结是机关单位最常用的文书种类,计划类文书还包括规划、方案、安排等。
1.计划
(1)计划的适用范围。适用于规划并制定工作方针或目标,安排或部署工作任务等。
(2)计划的特点。具有目的性、超前性、实践性、协调性。
(3)计划的标题结构。发文机关+时间+事由+计划。
(4)计划的形式结构种类。有文章式和表格式。
(5)文章式计划的内容结构。标题+正文+印章落款+成文日期。
(6)文章式计划正文结构。依据+目的和任务+措施和步骤+应注意问题。
(7)文章式计划的结束语。提出希望或执行要求。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料515“模块五/项目二/任务三”)
2.方案
(1)方案的适用范围。适用于为下一步工作的实施制定工作策略和步骤。方案与计划同属于计划类文书,计划的概括性、原则性更强,方案则更具体、详实。
(2)方案的特点。具有可操作性、具体详实性和时限性。
(3)方案的标题结构。发文机关+事由+方案。
(4)方案的内容结构。标题+正文+印章落款+成文日期。
(5)方案正文结构。行文目的或依据+当前问题或背景分析+解决问题的途径或方法、措施等+所需人力、物力、经费预算等+其他应注意到问题等。
(6)方案的结束语。执行要求或时间期限等。
3.总结
(1)总结的适用范围。它是机关常用事务文种,适用于对已经完成或正在进行中的某项实践活动进行评价,并在此基础上进行归纳、分析,找出规律,达到发扬成绩,传播经验,克服缺点,找出教训,交流信息,以期推动下一步工作。
(2)总结的特点。具有指导性、真实性、专门性。
(3)总结的标题结构。发文机关+(时间)+事由+总结。
(4)总结的内容结构。标题+正文+印章落款+成文日期。
(5)总结的正文结构。介绍情况与背景+成绩与经验教训+结束语。
(6)总结的结束语。改进措施+未来展望。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料516“模块五/项目二/任务三”)
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第3章第1节“计划、总结”(P183189)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第3章第1节“方案总结”(P189192)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第1章第2节“事务文书格式”(P1117)。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档、表单资料制作实例
1.×市区县地图如图581所示。
图581某市区、县地图2.公司第二季度营销计划和营销统计报表
(1)第二季度营销统计报表实例参考样式。
×市创新实业有限公司第二季度销售统计报表
No.〖〗销售产品〖〗销售人员〖〗销售数量〖〗销售对象〖〗促销方法〖〗销售毛利润〖〗净利润〖〗完成计划比率12
(2)第二季度销售计划实例参考样式。
×市创新实业有限公司第二季度销售计划表
No.〖〗销售计划项目〖〗部门〖〗负责人〖〗费用预算〖〗销售对象〖〗促销方法〖〗销售日期〖〗销售区域 〖〗实际支出12
(3)第三季度营销计划实例参考样式。
销售部第三季度营销计划(二)实训个人实操评分表
(1)实训个人实操评分表。
(2)实训分组团体演练评分表。
五、相关链接
(一)商务计划书格式
产品质量认证标识(三)创建营销图表(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘)
登录微软ONLINE官方网站:Microsoft Office2007系统http://office.microsoft.com,学习并使用“营销图表”模板创建绘图——营销图表。利用该模板可以进行流程建模、基准问题测试、模拟和改进,路径路由、时间和成本分析,业务成本计算,产品组合、范围和创建营销综合图,产品生命和应用周期、市场和资源分析以及创建定价矩阵。营销图表的种类有:
(1)创建中心辐射图。
(2)创建市场分析图。
(3)创建营销综合图。
(4)创建矩阵。
(5)创建金字塔图。
参见《秘书岗位实训》辅文光盘一、资料517、模块五/项目二/任务33创建营销图。
(1)3edu第三方教育网:计划总结,http://www.3edu.net/Article/Index.asp
(2)精品学习网:免费计划总结学习,http://www.51edu.com
(3)世界经理人网:销售与营销,http://www.ceconline.com/sales
(4)中国小企业兰州网:培训频道——营销计划,http://www.smelzh.gov.cn/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)
(2)网上学习:(第(1),(2)题中任选一)
①搜索中国小企业兰州网:http://www.smelzh.gov.cn《2009年度中国内地市场20家国际年度失意大公司》案例,用你的视角总结一下他们营销计划失败的原因。
②上世界经理人网:http://office.icxo.com/top_bigclass_3779.htm,看看有没有可以帮助你写好营销方案的信息,尝试着写好你的营销方案。
③仔细看看本任务“相关链接”中的《国家产品质量认证标识》,看看你能认识几种?
任务四商务类文件拟制训练任务
案例59
×市创新实业有限公司研发出具有国际领先水平的第五代电声新产品,法国里昂××贸易有限公司十分看好该产品的市场潜力,经理查威先生一行6人第二次来到中国,于2010年9月20—22日来公司洽谈了合作事宜。期间,创新实业有限公司与法国里昂××贸易有限公司签订了欧洲代理该产品的意向书,随后签订了供货合同,同时与中国平安保险公司签订了产品运输保险合同。
一、任务驱动
(1)公司王总经理安排秘书高玉兰准备第二天会谈所需各项资料,如《公司产品目录及产品说明书》《公司简介和产品宣传册》《公司产品价目表》。并写出会谈相关内容提纲。
(2)办公室席主任与秘书任云飞开车到机场接查威先生一行6人,安排他们在酒店住宿。
(3)第二天,办公室安桂兰、于华在公司接待查威先生等人,并将他们引领到会议室。
(4)合作洽谈会后,席主任布置任云飞负责起草《公司产品销售代理意向书》。
(5)席主任布置谢洪负责起草《公司产品订货合同》。
(6)电话联系中国平安保险公司来公司与法国里昂XX贸易有限公司签订运输合同。
(参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料518“模块五/项目二/任务四”)
二、实训内容
(一)训前指导
(1)班干部应组织学生分组,并以小组为单位分配角色,撰写与“案例”和“任务驱动”所示内容相一致的职业工作情景脚本,如接机与安排住宿、办公室接待、引领进入三楼会议室等职业场所,以及职业岗位工作中人物、对话、动作、职业氛围等的情景演示脚本。
(2)训前脚本演练时,应注意通过对话交代清楚职业场景、职业背景、人物年龄以及人物之间的关系、语气、行为礼仪规范等。
(3)学生应利用课余时间预模拟任云飞、谢洪的身份,草拟《公司产品销售代理意向书》。
(4)学生应利用课余时间上网搜索相关资料,并上机制作出正确的《公司产品说明书》。
(5)学生应在训前利用课余时间预习商务类文件撰制的相关知识与技能。
(二)实训安排
(1)演示王总布置工作、高玉兰准备资料的职业工作过程;
(2)演示接机与安排住宿、办公室接待、引领进入三楼会议室的职业工作情景;
(3)演示电话联系保险公司、保险公司与法国公司签订运输保险合同的职业工作情景;
(4)演示创新实业有限公司与法国公司签订《意向书》和《合同》的职业工作情景;
(5)上机制作商务文书《公司产品销售代理意向书》和《公司电声产品订货合同》。
(三)实训提示
(1)接机、安排外宾住宿、办公室接待与引领、运输保险合同签订等职业岗位工作中,应注意外事礼仪,无外事接待资格的招待所、宾馆不能安排外宾住宿。
(2)合同和协议等法律文书有严格的法律规范。合同和协议等法律文书不得违反国家的方针政策、法律法规;不得违反国家的计划、规划。所有违反上述两项规定的合同都是无效合同,不受我国法律保护。合同和协议等法律文书应遵循平等、互利互惠、协商一致、等价有偿的原则。
(3)与外国公司签订意向书和合同时,应使用双方通用的语言。如其中一方词汇为多义词时,应用第三方语言进行限定,一般多用法语作为第三方语言,因为法语词汇多为单义词。
(四)实训方式
(1)单兵上机操文档制作实训。实训结束后,应将制作的商务类文件作为作业上交。
(2)~(5)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)上机实训前,应提前预习相关知识技能,以便在一学时内完成商务文件的上机制作。
(2)商务类文书应用语严谨,语言简练,用词精确,标点符号正确;
(3)~(7)与上一任务的实训要求相同。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目二/任务四的“评分标准59”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
商务类文书是经济活动中使用的各类合同、协议、意向书、商务计划、招投标书、商品说明书、订货单、供货单、保险单等。
1.意向书
(1)意向书的适用范围。意向书是签约双方或多方当事人通过初步商洽,就各自意愿达成一致认识而签订的书面文件,是双方进行实质性谈判的依据,是签订协议(合同)的前奏。
(2)意向书的特点。意向书具有协商性、灵活性和简约性。
(3)意向书的标题结构。项目名称+意向书。
(4)意向书的内容结构。标题+正文+落款签字+日期。
(5)意向书正文主体结构。导语+主体+结尾。
(6)意向书的结束语。如,“其他未尽事宜,在正式签订合同或协议时再行补充”、“本意向书一式两份,作为备忘录,甲、乙双方各执一份”。
2.经济合同
(1)经济合同的适用范围。适用于自然人、法人或其他组织在经济活动中,双方或多方依据国家的法律法规,为各自的经济目的达成的,确定各自权利、义务的契约。
(2)经济合同的特点。经济合同具有法定约束性、平等协约性和共同收益性。
(3)经济合同的标题结构。项目名称+合同。
(4)经济合同内容结构。标题+签约方名称+正文条款+签约方落款+签约日期+附件。
(5)经济合同正文主体结构。引言+主体+结尾。
(6)经济合同的结束语。常用结束语为“本合同一式×份,具有同等效力,甲乙双方、开户银行、××机关各存一份”。
3.订单(订货单)
(1)订单的适用范围。订单是买卖双方订购货品的单据。
(2)订单的特点。订单具有凭证性、约定性和严肃性。
(3)订单的标题结构。直接用文种作标题。
(4)订单的形式类别。订单有表单式和段落式这两类。
(5)订单正文结构。买卖双方+货品条款+收付款条款+联系人条款。
(6)订单的结尾。落款日期+公章(或签名)。
4.商品说明书
(1)商品说明书的适用范围。适用于向消费者或用户介绍商品信息,说明商品特性。
(2)商品说明书的特点。具有详实性、条目性、图文并茂性。
(3)商品说明书的标题结构。商品名+说明书。
(4)商品说明书形式类别。主要分简单式和复杂式两种。
(5)商品说明书正文结构。商品名称+目录+商品相关说明+使用说明+规格说明等。
5.招/投标书
(1)招/投标书的适用范围。适用于参与招、投标和竞标过程,招/投标双方通过招/投标书优选出竞标人。
(2)招/投标书的特点。招/投标书具有针对性、竞争性、操作性。
(3)招/投标书标题结构。招/投标项目名称+招/投标书;招/投标公司名称+招/投标书。
(4)招/投标书内容结构。封面+目录+投/标书正文+封底。
(5)招标书正文内容结构。前言(基本情况和目的)+主体+落款+日期+联系方式。
(6)招标书正文主体结构。招标编号+项目名称+招标范围+招标标的+时限+地点。
(7)投标书正文内容结构。送达单位+引言(依据、目的等)+主体+落款+日期。
(8)投标书正文主体结构。投标单位简介+投标函+投标承诺+相关资料+标的保证金+标的技术资料+商务资料+投标资格证明+(特定资质证明材料)+附件资料。
(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《二级秘书》第3章第1节“合同”(P148152)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第3章第1节“招投标书”(P202207)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第3章第1节“意向书”(P253234)、“商品说明书”(P256258)、“订货单”(P258258)。
(4)国家秘书职业资格培训教程《五级秘书》第3章第1节“文书拟写”(P123)。
(5)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第1章第2节“事务文书格式”(P1117)。
四、实用工具箱
(一)城市地图实例
1.《产品代理意向书》。
2.英文版《产品代理意向书》。
3.《电声产品订货合同》。
4.英文版《电声产品订货合同》。
(二)实训实操评分表
(1)实训个人实操评分表。
(2)实训分组团体演练评分表。
五、相关链接
SWOT态势分析法
SWOT(态势)分析法是竞争情报分析常用的方法之一,即将与研究对象密切相关的各种主要内部优势因素(strengths)、弱点因素(weaknesses)、机会因素(opportunities)和威胁因素(threats),通过调查罗列出来,并依照一定次序按矩阵形式排列,然后运用系统分析的思想,把各种因素相互匹配起来并加以分析,从中得出一系列相应的结论(如对策等)的分析方法。运用这个方法,有利于对组织所处情景进行全面、系统、准确地研究,有助于制定发展战略和规划,以及与之相应的发展计划或对策。其分析法步骤如下:
(1)分析环境因素;
(2)构造SWOT矩阵;
(3)制定行动计划;
(4)总结分析。
(详见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料520“模块五/项目二/任务四”)
六、网上冲浪
(1)法律教育网:合同协议范本,http://www.chinalawedu.com/
(2)教育资源网:合同、意向书,http://www.chinesejy.com/
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)。
(2)网上学习:(二选一)。
①搜索优酷网:秘书资格证考试案例视频,http://v.youku.com/v_show/id_XNTA4OTY5NTI=.html看一看四级秘书技能考试视频,比较一下你的秘书技能基本功如何?
②查看《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料521“模块五/项目二/任务四”关于《SWOT态势分析法》的职业规划,用SWOT态势分析法制定一下自己的《职业规划》。
任务五记录备忘类文件拟制训练任务
案例510
2009年,全国各级代理商取得了不错的销售业绩,×市创新实业有限公司为了答谢全国各级代理商的辛勤工作,决定召开销售代理商业务工作暨表彰年会。周一召开的经理级业务协调会,除生产部经理因公外出未到会外,公司的其他经理全部与会。总经理王永康主持会议,席主任列席会议,秘书高玉兰作会议记录。期间,席主任汇报了本次代理商业务年会的议题、时间、筹备工作进展等情况。以下是公司各级领导在会上发言内容的选登:
李华强副总经理:应该请各级代理商书面呈报公司各类电声产品销售业绩报表。
梁丽华副总经理:客户反馈意见应有书面材料,便于统计和汇总。
王总经理:平时代理商或客户有没有电话投诉或咨询?
销售部孙书杰经理:有,我们都作了电话记录,也把意见向有关部门进行了反馈。不过,咱们公司客户服务这项工作放在我们这里不太合适,我们人员主要抓销售,只有秘书小田一个人在收集客户反馈,她还要负责销售部的其他文秘工作,每天忙得团团转。
王总经理(看着质检部经理):你们来抓这项工作更方便,质量问题可直接反馈给生产部和产品研发部,你们看行吗?
质检部陈晓敏经理(看了一眼孙经理):我们人手也不富裕,不过我们可以先试一试。
人事部陈新海经理:可以招两名文员专做客服代表的工作,记录并汇总客户反馈意见,解答客户咨询的问题。
王总经理点点头:我看可以,不过要招一名机电专业男生和一名文秘专业的女生,他们可以专业互补。目前先临时抽调办公室的安桂兰到质检部帮忙做一下客服代表工作。
办公室席主任:我看办公室应给代理商发个《备忘录》传真,提醒他们带来相关资料。
……半个月后,代理商业务工作年会如期举行。
一、任务驱动
1.按照分工,下列工作应由哪些部门负责?
(1)年会会务筹备、会务组织、文稿撰写、资料收集、联系酒店客房、接待工作、礼品、奖品购置等事宜。
(2)会议相关费用预算,礼品和奖品预算,餐饮费预算等的编制。
(3)收集代理商的客户反馈意见并编制《电声产品客户意见反馈汇总一览表》。
(4)汇总各级代理商销售数据,进行横向比较,并制作《代理商销售业绩排序一览表》。
2.年会还有哪些工作需要预先作好准备?
3.文件制作:
(1)高秘书周一业务工作协调会上作的《业务工作协调会议记录》。
(2)谢洪依据《业务工作协调会议记录》拟制《业务工作协调会议纪要》,并用公司红头文件打印后,分送各部门和公司领导。
(3)于华拟制内容完整的《公司2009年年会备忘录》。
(4)安桂兰制作两种表单:
①《×市创新实业有限公司产品反馈意见电话记录表》。
②《×市创新实业有限公司咨询电话记录表》。
(5)潘丽华将备忘录打印成正式文稿。
(6)潘丽华和毕晓云负责给一、二级代理商发《公司2009年年会备忘录》传真文件。
二、实训内容
(一)训前指导
(1)学生应训前利用课余时间预习记录备忘类文件撰制的相关知识与技能,并模拟高玉兰、于华身份,草拟业务协调会议记录、2009年年会备忘录、业务协调公会议纪要,以备上机之用。
(2)~(5)与上一任务的实训指导相同。
(6)学生应利用课余时间上机制作出正确的《反馈意见电话记录表》和《咨询电话记录表》。
(二)实训安排
(1)演示周一业务协调会议情景;
(2)演示席主任布置工作的职业工作情景;
(3)演示起草、打印《公司2009年业务工作年会备忘录》,并发出传真的职业工作情景;
(4)演示安桂兰、谢宏等人接受工作任务安排的职业工作情景;
(5)上机制作五种文件(五选二):
①《×市创新实业有限公司业务工作协调会议记录》(文件制作必选);
②《×市创新实业有限公司业务工作协调会议纪要》(文件制作必选);
③《×市创新实业有限公司2009年年会备忘录》(文件制作必选);
④《×市创新实业有限公司产品反馈意见电话记录表》(文件制作任选);
⑤《×市创新实业有限公司咨询电话记录表》(文件制作任选)。
(三)实训提示
(1)实训情景设计时,应充分利用案例提供的“会上发言内容选登”的内容。
(2)《协调会议纪要》作为正式文件,不是手写体的原始会议记录,而是经过整理的、格式规范的会议纪要的打印正本,有严格的眉首、主体、版记等文件格式。
(3)会议纪要有两种概念:
①法定文种概念。会议纪要是13种行政法定公文之一,其格式应为红色眉首标识的“××××文件”,而且“会议纪要”四个字是作为公文文种出现在文件标题之中。
②特定格式的公文形式。主要用来定期发布国家行政机关办公会议或行政会议的内容。“会议纪要”是作为文件标识“××(单位)会议纪要”出现在眉首部分的发文机关标识中。
(4)会议记录是会议期间既对会议时间、地点、议题、参加人员的记录,也对与会人员的讲话、发言、辩驳等所作的记录,因此应尽可能忠实地记录发言人所说的原话。
(5)本书所说的“备忘录”,是机关团体、企事业单位的常用文种。与此不同的是,外交文件中的备忘录属于专用文种,有其特定的格式规范。
(四)实训方式
(1)单兵上机制作实训所列各类文档实训。实训结束后,应将制作的文档作为作业上交。
(2)分组开展模拟情景演练。实训结束后,应将情景演示脚本作为团体分组作业上交。
(3)~(5)与上一任务的实训方式相同。
(五)实训要求
(1)上机实训前,应提前预习相关知识技能,以便在一学时内完成记录类公文的上机制作。
(2)记录备忘类文件用语应语气得体、语言简练、用词准确、标点符号正确;
(3)~(7)与上一任务的实训要求相同。
(六)实训评分
参见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之二中模块五/项目二/任务五的“评分标准510”。
(七)课时建议
教学课时为2学时。
三、知识导入
(一)实训任务基本知识要点
记录备忘类文书是行政工作中不可或缺的常用文档,起着存查、备忘、提醒、传达等功能,主要有电话记录、备忘录、会议记录和会议纪要等。
1.电话记录
(1)电话记录的适用范围。适用于通过电话传递较为重要的信息并记录备查的事项。
(2)电话记录的特点。电话记录具有记载性、传递性和时效性。
(3)电话记录的标题结构。单位名称+电话记录单。
(4)电话记录的内容结构。来电方+受话方+来电内容+记录人+记录时间+处理意见或方式等。
2.备忘录
(1)备忘录的适用范围。适用于用书面形式提醒、督促对方,以免误事或记录一方观点、看法,有助于进行谈判的文本。
(2)备忘录的特点。备忘录具有形式灵活多样、携带方便、写法不拘一格的特点。
(3)备忘录的标题结构。文种作标题。
(4)备忘录的内容结构。标题+日期+主送+发文来源+正文内容。
3.会议记录
(1)会议记录的适用范围。适用于对行政或业务会议的内容、进程加以记载,以存备查或为会议纪要提供依据。摘要性记录多用于一般性会议,只记录会议要点和中心内容。
(2)会议记录的特点。
①忠于原意。会议记录有完整记录和摘要记录两种,不管哪种,在忠于原意上是一致的,记录人应尽量记录发言人的原话,不得主观臆断或推测发言人的表达意图。
②完整准确。会议记录不仅要记录会议议题、会议内容,还应记录记录会议议题、会议类型、会议时间(精确到分)、出席或列席人数、主持人、记录人、主要人员职务等。
③条理清晰。因会议是动态的,记录人必须事先熟悉会议议题和会议程序,发言人顺序名单等,以便分段分条记录会议内容。
(3)会议记录的标题结构。①会议名称+会议记录;②单位名称+会议记录。
(4)会议记录的内容结构。会议概况+会议内容+会议结束时间。
4.会议纪要(见《秘书岗位综合实训》辅文光盘之一中资料522“模块五/项目二/任务五”)
(1)会议纪要适用范围。会议纪要是既是法定公文,又是党务法定公文。《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条规定:“会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。”
(2)会议纪要的特点。具有纪实性、提要性、条理性。
(3)会议纪要的标题结构。①会议名称+纪要;②召开会议的单位+关于+会议名称+纪要。
(4)会议纪要的内容结构。标题+成文日期+正文。
(5)会议纪要正文主体结构。会议概况+会议事项+结束语。
会议纪要主体内容主要包括:①会议名称、时间、地点、议题;②会议主持人、参加人、列席人情况;③用惯用语将会议主要事项分段列出,如“会议听取了(会议发言或报告)”、“会议讨论了(议题)”、“会议通过了(议定事项)”、“会议指出(重要精神)”等,还有“会议认为”、“会议提出”、“会议决定”、“会议商定”、“会议强调”等。
(6)会议纪要的结束语。主要为以下4种形式:①提出希望或号召。如“会议号召……”,“会议希望……”等;②对会议作出评价;③致谢会议主办方;④无结束语。
(7)简报式会议纪要特定格式数据排列示意图。
简报式会议纪要格式(二)国家秘书职业资格技能鉴定培训教程要点链接
(1)国家秘书职业资格培训教程《二级秘书》第3章第1节“会议纪要”(P126137)。
(2)国家秘书职业资格培训教程《三级秘书》第3章第1节“招投标书”(P202207)。
(3)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第2章第1节“电话记录单”(P55)。
(4)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第3章第1节“备忘录”(P134135)。
(5)国家秘书职业资格培训教程《四级秘书》第3章第1节“订货单”(P258258)。
(6)国家秘书职业资格培训教程《五级秘书》第3章第1节“文书拟写”(P123)。
(7)国家秘书职业资格培训教程《基础知识》第1章第2节“事务文书格式”(P1117)。
四、实用工具箱
(一)实训所用文档资料制作实例
1.创新实业有限公司电话记录实例样式如表518所示。
表518创新实业有限公司电话记录单
来电方姓名〖〗电话号码〖〗单位〖〗来电时间受话方姓名〖〗〖〗记录人姓名〖〗来电内容紧急程度〖〗正常 □紧急 □特急 □处理意见〖〗处理方式〖〗〖〗记录时间
2.会议记录实例样式
(1)实训个人实操评分表。
(2)实训分组团体演练评分表。
五、相关链接
(一)Microsoft Office Word 2003备忘录创建示例
Office Word 2003自带的软件系统生成备忘录文本,非常方便。下面简要介绍这一功能。
(1)              打开一个空白Word文档Office Word 2003→鼠标右键单击命令栏的“文件”命令→在下拉列表中单击“新建”按钮→页面右侧状态栏的“新建文档”的“模板”中,鼠标单击“本机上的模板”。
(2)在对话框中单击“备忘录”按钮→用鼠标单击中选中一个“备忘录模板”→在本页面右下角单击选中“新建文档”按钮→单击“确定”按钮。
(3)在新打开的我的文档中,弹出一个创建“备忘录向导”对话框→鼠标单击对话框的“下一步按钮”。
(4)在第2张“备忘录向导”对话框的“样式”中选择一个样式。
(5)在第3张“备忘录向导”对话框的“主题”中选择一种方式→输入主题名称。
(6)在第4张“备忘录向导”对话框的“标题域”中选中相关项目→输入“日期”、”发件人”等。
(7)在第5张“备忘录向导”对话框的“收件人”中选中相关项目→输入收件人姓名。
(8)在第6张“备忘录向导”对话框的“结尾”中选中相关项目→依次输入撰写者姓名→录入者姓名→附言、附件。
(9)在第7张“备忘录向导”对话框的“页眉/页脚”选中相关项目→依次输入选中的“主题”、“日期”、“机密”、“页码”等。
(10)在最后一张“备忘录向导”对话框“完成”页面单击“完成”。
(二)外交备忘录
备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书,用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节,或用来重申外交会谈中的谈话内容。
备忘录可面交或送交对方,无客套语、致敬语,开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记忆谈话的内容或避免误解,可预先写成备忘录面交对方,也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见,如果用照会过于郑重时,可使用备忘录。有时为了提醒某一件事,作为一种客气的催询,也可送交备忘录。备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录,不编号、不写抬头、不盖章;送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
(1)备忘录范例。此件为照会附件发出的《备忘录》。
(2)备忘录范例(Ⅱ)用《备忘录》陈述意见。此件为面交《备忘录》。
六、网上冲浪
(1)第一范文网:文秘基础知识、合同范文等,http://www.diyifanwen.com。
(2)在线新华字典查询:http://zd.diyifanwen.com。
七、课后互动平台
(1)撰写实训报告(方法同前)。
(2)网上学习:(二选一)。
①搜索优酷网:秘书资格证考试案例视频,看一看四级秘书技能考试视频,比较一下你的秘书技能基本功如何?http://v.youku.com/v_show/id_XNTA4OTY5NTI=.html。
②搜索外交部网站官方网站http://www.fmprc.gov.cn学习“首页>资料>礼宾知识”。
 
 

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