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项目一 认识商务写作

发布时间:2012-12-25  来源:原创  作者:主编:周爱荣 副主编:施剑南 魏景霞 杨黎丽  发布者:网络秘书  浏览次数:1239  
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项目一认识商务写作
         【知识目标】
了解商务写作的基础知识与基本要求。
理解商务写作的基本内容。
掌握提高商务写作能力的基本方法。
 
【能力目标】
能说明商务写作的特点。
能确立商务写作的主题。
能运用理论指导取材、立意、结构布局并分析其语言特点。
 
任务一了解商务写作基本知识
【任务描述】
小张是某高职院校文秘专业毕业生,毕业前夕被兴和实业有限公司聘为办公室秘书。他想,凭着自己扎实的专业知识,尤其写作是自己的强项,完成办公室工作肯定没问题。但是,他起草的2份文稿并没有得到行政经理的好评,反而批评他的文稿有些学生腔、散文化,不太适合公司管理工作使用,而且派了一位有经验的秘书给他讲商务写作知识。
假如你是这位有经验的秘书,你该怎么给他讲?
【任务分析】
文学功底好的人不一定能写出好的商务文书,对组织、业务了解甚深的人也不一定能写出好的公文。作为应用文写作中的一个分支,商务文书既有一般应用文的特点,也有它自身的特点。要想写出规范适用的商务文书,必须了解商务写作的含义、特点和功用,掌握商务写作的原则、格式和技巧,熟悉商务活动内容,经过有效的写作训练,才能提高商务写作技能,更好地落实和传达企业要求,提高企业的持续竞争力。
 
一、商务写作的含义
商务写作是指在商务活动中,用来处理商务事务、传播商务信息、协调商务活动的通用文书和各种实用文书的写作。
随着市场经济的快速发展,商务活动成为各种社会活动的基础,商务工作成为我国现代化建设中的重要工作,商务文书写作已成为当前应用文写作的一个重要组成部分。
商务文书是在商务活动和商务工作中形成和使用的,用来处理商务活动中的各种业务工作,是对商务活动和商务工作进行记录、总结、交流、发展的重要工具。
 
二、商务写作的特点
(一)价值的实用性
“实用性”是所有应用文与其他文学作品的主要区别之一。一般文学作品的创作是“有感而发”,主要是表达人们的喜怒哀乐、抒发理想、反映现实;而商务写作主要是为了解决实际问题,是“缘事而发”,无事不发。如要和其他单位联系,就要写信函;要借款,就得立字据;向上级汇报工作、反映情况,要写报告等,都是为了解决实际问题,是“为实用而作之文”。
(二)内容的真实性与专业性
商务文书是为了解决商务活动中的实际问题而写的,因此,必须真实、客观、实事求是地反映问题、反映情况,不允许像文学创作那样,可以虚构、进行艺术再加工,也不能发挥主观想像、夸大其词,否则就会歪曲事实真相,给社会带来不良影响。
商务文书的内容是以商务现象、商务工作为写作对象,具有特定的商务活动范畴和商务科学的专业特点,其专业性和技术性是非常明显的。
(三)强烈的时效性与针对性
商务文书写作一般要针对商务工作的具体需求,在一定的时间、范围内解决一定的问题,具有明确的目的性和强烈的时效性。工作中一旦出现问题,就必须及时反映,否则,拖延时间就会给生活、工作、生产带来影响。尤其是当今社会,市场竞争激烈,如果信息传递慢,企业随时有被淘汰的危险。而信息反映及时,就会给企业带来效益。
(四)表述的平实性
由于商务写作注重实用,所以它的语言也讲究务实,讲求语言的科学性与平实性,具有特定的专业术语,特别注意数字的使用和表达。它的基本特点是语言简洁、朴实、明白、准确、规范。不能像文学创作那样讲究生动、形象、含蓄、朦胧。平实是应用文写作的基本风格。
(五)格式的规定性与约定性
应用文的写作有其特定、惯用的格式。这些格式,有的是长期以来约定俗成、相沿成习的,成为惯用格式;有的是由国家或有关部门统一制定的,成为规范格式。如书信格式、公文格式、经济合同格式等,每一文种包括哪些内容,哪些在前,哪些在后,分几部分,都应严格遵守,不得随意标新立异,也不能像文学创作那样,随意编排,自由联想,打破时空观,讲究情节的曲折变化等。
三、商务写作的分类
应用文的种类繁多,分类复杂。随着市场经济的繁荣与发展,作为应用文一个分支的商务应用文得到了迅速发展,尤其是随着经济领域的不断拓展和各种商务活动的快速增加,商务应用文的种类也越来越多。根据商务写作的内容、性质和作用,将其划分为:商务公务文书、商务管理文书、商务礼仪文书、商务会议文书、商务告启文书、商务传播文书、商务报告文书、商务策划文书、商务协约文书、涉外商务文书等。
四、商务写作的作用
(一)指挥管理作用
自古以来,应用文就是对社会进行管理的工具。今天,日趋现代化、高效率的商务管理工作,对现代商务应用文提出了更高的要求。上下级机关之间布置、指导工作,传达领导意图、决策,反映基层情况,都要使用商务应用文。商务应用文是做好管理工作的重要工具。离开了商务应用文写作,商务活动中的管理、沟通与传播、协调工作就无法进行,乃至陷于混乱状态。
(二)联系交流作用
在当前的社会活动中,任何人、任何单位都免不了与外界接触、打交道。应用文是加强上下级联系的纽带,也是与各有关方面联系的有效工具。比如上下级之间的上情下达,下情上报;各单位之间的信息交流、业务联系,都离不开商务文书。
(三)凭证资料作用
在社会生活中,商务应用文也是开展工作,解决、处理问题的依据和凭证。如上级下达的文件、党和政府颁布的法规、有关方面的规章制度,都可作为开展工作和检查工作的依据;而一些条据、合同文本等,也是业务中的凭证,一旦出现问题、纠纷,依靠这些凭证,可通过法律追究对方责任,维护自身利益。另外,一些重要的应用文也是历史档案资料,要了解某一时期的政治、经济情况,或某一方面的生产经营情况,只要查阅当时存档的应用文,就可以知道。
【相关链接】
商务写作与文学写作的区别
1.社会作用不同商务文书:管理社会,协调商务,规范行为;文学:服务社会,教育人民,感化行为。
2.适用范围不同商务文书:相当广泛,而且有很具体的对象;文学:显得宽泛,但是无确定的具体对象。
3.思维方法不同商务文书:逻辑思维;文学:形象思维。
4.修辞方式不同商务文书:科学修辞;文学:艺术修辞。
5.语体风格不同商务文书:准确、简明、平实、得体;文学:鲜明、生动、精炼、含蓄。
【练习与实训】
1.假如你是一位经理秘书,下周你的上司要去总公司汇报工作,现在上司要你为他准备汇报材料。你该如何准备?
2.某公司属于高新技术企业,发展迅速,目前已在全国主要城市设立了数十家分公司。近来,第五分公司业务非常繁忙,经研究,他们拟向总公司请示引进高级人才。假如你是第五分公司秘书,你如何写这份请示?
3.举例说明文学写作与商务写作的区别。
 
 
任务二了解商务写作的基本构架
【任务描述】
新来的秘书小陈将要陪同经理到工地检查工作,届时经理要有一个讲话,经理让小陈提前为他拟写一份讲话稿。小陈很高兴,终于有用武之地了。他奋笔疾书,很快写出了一份讲话稿。可是,经理看后苦笑着说:“这是为你写的还是为我写的?我能说得出这样的话吗?再说,你这些优美抒情的言辞,适合今天这个场合吗?……”
你能听得出小陈写的讲话稿问题出在什么地方吗?假如让你写,你该怎么写?
【任务分析】
一篇好文章,需要内容和形式俱佳且相互搭配。同样,一篇好的商务文书,在内容具体、恰当的基础上,还要主题明确、集中,材料真实、准确,结构安排合理,语言平实、明晰。
 
一、主题
(一)主题的含义
所谓主题(又称主旨),就是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时所表现出来的主要意图和基本观点。它在记叙文中称为“中心思想”或“中心意思”,在议论文中称为“中心论点”,在说明文中称“说明中心”,在文学作品中称“主题”或“主题思想”,应用文一般称主题或主旨。
(二)商务应用文主题的特点
商务应用文的主题符合一般应用文主题的特点,往往是“意在笔先”,在撰稿前就已形成。
1.客观性应用文写作要为“事”而写,为“行”而写,其写作意图是因客观的现实需要而形成的,是生活的某种需要促使作者表明某种态度和观点,是对客观材料本质意义的反映。
2.单一性文学作品可以一文多义,不同的欣赏者对主题的理解可以呈多元化。而应用文则要求主旨单一、明确,即一文一义,不能给读者造成多元化的理解。
3.明晰性应用文的主旨不仅在撰稿前就应确定,而且在文本中要用简明的语言把文章的主旨概括出来,并在文章的显要位置直接而明白地表达出来。提倡什么、反对什么,要做什么、不要做什么,要怎么做、不要怎么做,都要非常明确,不能隐晦、含糊,要使读者一看就懂,不会产生歧义。
(三)商务应用文对主题的要求
1.正确这是对主题的最基本要求。主题正确是指商务文书的主题要符合党和国家的方针政策、法律法规,同时还要符合客观实际,能正确反映客观事物的本质与规律。
2.鲜明指商务文书所表达的观点要清楚明白,赞成什么、反对什么、提倡什么、抵制什么,应让人一目了然、一读即懂。
3.集中主题集中是指一篇文章只能有一个主题,重点突出,单纯专一,不枝不蔓,所谓“一文一事”,“一文一旨”。
4.深刻指主题能够揭示事物的本质,反映事物的内在规律,要有思想深度。即使是别人看到过、说起过、写过的事物,在你的笔下却能做出更精当的分析,讲出新的道理,挖掘出更深层的意义。
二、材料
(一)材料的含义
材料是作者为了某种写作目的所搜集、积累以及写在文章中用以表现主题的一系列事实材料和理论材料。
事实材料指实际发生的事实、情况部分,它是在对现实情况作深入地调查研究后收集并用于应用文之中的材料。理论材料又叫政策材料,指党和国家领导人的讲话与指示,党和国家的方针、政策、法令、法规和有关的文件,本单位制订与颁发的规章制度及文件等。
通常可以通过观察、调查、检索和阅读等途径和方法获取材料。
(二)材料的选择与使用
一般来说,材料的选择应遵循真实、切题、典型、新颖的原则。
1.真实真实是文章的生命。商务写作要求材料真实可靠、准确无误,是既成的事实和论断。这种真实既要达到整体的真实,又要达到细节的真实;既要是现象的真实,更应该是本质的真实。真实的材料才能得出可靠的结论。
2.切题切题就是围绕主题选择材料,材料要与主题对应。应用文所表达的主旨是单一明确的,这就要求材料与主旨形成一种密切的亲和力,材料为主旨服务,受它调遣。
3.典型典型是指材料必须是能反映事物本质,又具有代表性与说服力的材料。典型材料能起到以一当十、一斑窥豹的作用。
4.新颖新颖是指材料能够反映时代气息和时代精神,能给人以新鲜感。新颖的材料指:新近发生的具有社会意义的事情或新近提出的观点;虽不是新近发生的或新近提出的观点,但不为大多数人所知道,能引起人们的注意,给人以新鲜感;老材料翻新意。
(三)使用材料应注意的问题
1.处理好观点和材料的关系材料是文章的血肉、观点的依托,没有材料,文章就会流于空泛、虚而不美,没有力量;观点是文章的灵魂、材料的统帅,没有观点,文章就会像一个没有主见的人一样,不知他究竟赞成什么、反对什么。
材料产生观点,观点统帅材料,这是使用材料的基本原则。
2.合理安排材料,体现条理化根据主题的需要,合理安排材料的先后顺序。可以按照人们认识事物的规律安排材料,由表及里,由浅及深,由点到面;可以按照事物发生发展的顺序安排材料;也可以按照材料间的逻辑关系安排材料。
3.恰当剪裁材料,使其详略得当使用材料时,要根据表达主题的需要分清主次详略。要做到:重要的材料详写,次要的材料略写;新材料详写,旧材料略写;具体的材料详写,概括的材料略写;读者关切的材料详写,读者已知的材料略写。
三、结构
(一)结构的含义
结构指文章的组织形式和内部构造,也叫布局、格局或谋篇,是作者根据表达主题的需要,对材料进行的组织安排。
在文章写作中,主旨、材料,解决的是“言之有物”的问题;结构,解决的是“言之有序”的问题。结构是应用文的骨骼,材料是应用文的血肉,主旨是应用文的灵魂。
文章的基本结构,一般包括标题、开头、层次、段落、结尾、过渡、照应等。
(二)商务应用文结构安排的原则
1.服从表现主题的需要主题是文章的核心,文章的一切要素都要为它服务。离开主题的需要,再好的结构也是毫无意义的。因此,构思、组织、安排任何一份应用文,其着眼点只能是一个:为了表现好主旨。
2.符合客观规律的要求所谓符合客观规律,是指文章结构既要符合客观世界本身的规律,又要符合人们的认识规律。应用文的结构形态和它所反映的事物的运动规律、内部联系大体是一致的,基本上是按照“出现问题(提出问题)——研究分析问题——解决问题”这一事物内在联系和人们的认知规律来构成的。
3.适合不同文种的特点和要求应用文书种类很多,它们分别从不同角度、不同方面、用不同的表现形式来反映现实的活动,由此决定了应用文的结构形态也要适应各种不同种类的文书的特点。应用文书一般都具有严格的体式规范。例如,公务文书的外部结构形式一般是“开头—主体—结尾”,其逻辑形式表现为“总—分—总”。又如调查报告,一般是先简明扼要介绍调查的情况,再详细分析这种情况,最后得出结论,因为只有这样安排调查报告的结构,才符合撰写目的。
(三)商务文书常见的结构模式
1.篇段合一式正文内容包容在一个完整的自然段内,一个段落即一篇完整的文章。适用于内容少而单一的文书,如商品外包装上的说明文;公文中的函、批复等。
2.两段式是内容简单、篇幅简短的应用文书常用形式,一般适用于以下情况:
(1)把结语内容和主体内容分开写,单列一个自然段,成为两段式。即行文的缘由和行文事项为一段,希望、要求等结语为一段。
(2)写作缘由、行文事项各为一段,没有结语(不需要)。
(3)在转发、发布性公文中,将发布或转发的文件名和发文意见列为一段,执行要求另为一段。
(4)在答复性公文中,将表示收到对方文件为一段,而答复事项为另一段。
(5)没有开头、结语部分,将主体内容列为两段。
3.三段式这是短篇应用文比较规范的常用结构模式,正文把写作缘由、写作事项、结尾分为三段来写。
4.多段式它用于内容较多、篇幅较长的应用文书,总共有四个自然段以上。一般是开头概述基本情况、说明原因、目的、依据,结尾单独成段或省略结尾,主体部分内容分为若干个段,各部分不分条列项。如短文式的说明书、简单的市场预测报告等。
5.条款式 用分条列项的形式安排结构。规章制度、计划、合同和职能部门的一些文书,较多使用这种形式。全文从头到尾都用条款组织内容,给人以眉目清楚、排列有序的印象。
6.表格式 由职能管理部门或企事业单位事先印制好有关表格式规范文本,将有关内容分项列出,设计好项目和应填写内容,让使用单位和人员按规定填写。这样显得简明、直观。
四、语言
(一)商务写作的语言特点
商务写作的语言应遵循一般应用文的语言要求,做到准确、简明、平实、得体,属于事务语体。具有以下特点:
1.直接性商务应用文是处理商务事务、解决实际问题的工具,它的语言必须以应用性为准则,表达必须直接明了。应强调语言的平实化,排斥语言的艺术性,要求选择最恰当的词和句来说明问题,准确而清楚地叙述构成事物的基本要素,直接判明是非。
2.专业性 商务文书专业性较强,在语言上有明显的专业特征。专业术语的运用在一定程度上消融了作者本人的语体个性,形成了独特的语体特征。这一特征决定了商务文书的作者要在语言准确性上下功夫,而不一定致力于语言的创新,有时还要有意选用专业术语,更好地、更准确地表达特定的专业内容。
3.模式性 语言的模式性与结构的模式性是相关的。商务公务文书、商务协约文书等的体式便是模式化的,一些专用语更是模式化的。这种模式性主要体现在相同的句式和相同的词汇可以在不同内容、不同作者的文章中反复出现,重复使用。
(二)商务应用文常用的专用语言
表1商务应用文常用的专用语言
 
名称作用常用特定用语
称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称:本、我,后面加上所代表的单位简称。
 
第二人称:贵、你,后面加上所代表的单位简称。
 
第三人称:他、该,用于指代人、单位或事物。
开端用语用于文章开头,说明发文缘由、意义、根据、或介绍背景等。为、为了、查、根据、据、遵照、依照、按照、鉴于、关于、由于、随着;兹、兹定于、兹有、兹介绍等。
承启用语用于承上启下鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下等。
引叙用语用于引述来文作为依据根据、按照、遵照、接、前接、近接、悉、敬悉、惊悉、收悉等。
经办用语表明工作办理过程或情况经、业经、已经、兹经、拟办、交办、试办、办理实行、施行、试行、贯彻执行、执行等。
祈请用语向受文者表示请求与希望上行:请、恳请、拟请、特请、报请等。
 
平行:请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼等。
 
下行:希、望、尚望、切望、请、希予、勿误等。
结尾用语用于结尾表示收束上行:当否,请批示;可否,请指示;如无不妥,请批准;特此报告;以上报告,请审核等。
 
平行:为盼;为荷;特此函达;特此证明;望函复等。
 
下行:为宜;为妥;希遵照执行;特此通知;此复等。
征询用语用于征请、询问对有关事项的意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。
商务文书的专业用语是人们在长期的商务实践中形成的,使用时要弄清每一种专业术语的含义,不可错用、滥用,还要根据单位职权范围和行文关系,恰当选用专业用语。
五、表达方式
日常写作中,表达方式有叙述、描写、抒情、议论、说明。商务应用文常用的表达方式有:叙述、说明和议论。
(一)叙述
在应用文体的写作中,叙述这种表达方式与其在其他文体中的写作一样,应该具备六要素。需要注意的是,应用文中的叙述与记叙文中的叙述有较大的区别。记叙文中的叙述,要求具体、详尽,而且往往与描写结合在一起,能给读者具体的感受;应用文写作中的叙述,则要求简明扼要,绝对真实。
应用文中常用的叙述方式有:顺叙、倒叙、概述和夹叙夹议。其叙述具有以下特点:
1.以记事为主应用文写作反映现实,解决问题,与记叙文以写人为主不同,而是多以记事为主,如反映经济活动状况、市场情况、经济信息、介绍典型经验、阐述事情原委、总结工作等,均采用叙述来记事。
2.以概括叙述为主文学作品需通过叙述细节来塑造人物形象,展开故事情节。而应用文写作则是通过叙述为文章得出正确结论作依据。如通报的叙述是为后面阐述事实的性质,达到对这一事件学习、鉴戒或引起注意的目的而服务的。叙述本身不是全文的核心(主题)所在,因而应用文写作的叙述大多用简明扼要的概括叙述。
3.多用顺叙为使应用文条理清晰,让读者掌握理解所述的客观事实,在文章中常常使用顺叙。在叙述时有的按照时间顺序,有的以事件发展的顺序,有的按人们认识事物的客观过程来叙述,这样叙述能使较复杂的事实头绪清晰,一目了然。
(二)说明
说明在应用文写作中有着广泛的用途。常用的说明方法有:
1.定义说明定义说明,就是通常所说的下定义,是指用简洁而明确的语言把事物的本质属性揭示出来,给人以清晰的概念。定义说明既能使人们对被说明的事物有一个明确的本质的了解,又能使人们把该事物与其他事物区别开来。
2.分类说明分类说明,是将被说明的对象,按照一定的标准分成不同的类别,然后逐类说明。通过分类说明,可以显示不同事物的差异性,使人们据此掌握事物的特征。
运用分类来说明,层次比较分明,条理也很清楚。
3.举例说明举例说明就是列举具体实例来说明事物事理。它是通过个别认识一般的一种方法,既能帮助读者理解,又能给读者留下深刻的印象。
4.比较说明比较说明,是将不同的事物加以比较或将某事物本身的不同情况相比较的一种说明方法。它能使说明的内容具体、生动、形象、突出,给人以鲜明、深刻的印象。
除上述的说明方法外,还有数字说明、引用说明、图表说明等方法。在应用文写作中,要根据需要选用恰当的说明方法。
 
(三)议论
议论就是说理和评判,论点、论据和论证是议论的三个构成要素。应用文不必完全具备三要素,往往从叙述到议论,就事论事,不作长篇大论。
应用文中适当运用议论,可以深化主旨,点明事情的实质;有时运用议论,还可以超越所要议论的事物本身,让读者发挥联想。常用的论证方法有:归纳法、例证法、类比法、引证法、对比法、因果法等,此外,还有反证法、喻证法、归谬法等。
叙述、说明和议论是应用文常见的三种表达方式,在写作中单一运用某一种方式的不多,往往是以某一种表达方法为主结合运用其他方式。
 
【练习与实训】
一、根据下面材料概括出主题,并用主题句表现出来。
1.近年来,上海先后有54万下岗人员进入再就业服务中心。一方面是大量人员下岗,另一方面又有许多新兴产业急需用人,凸现了劳动力市场面临的结构性危机。为此,上海市制定了“面向市场,服务就业,依托网络,发展培训”的方针,成立上海市就业训练中心,并通过计算机网络连接全市的培训机构与职业介绍机构,组织社会力量进行就业培训。在具体实施中,采取“政府购买培训成果”的办法。即下岗、失业人员经过培训重新就业后,其所需的培训费用由政府支出。目前,进入网络的各类培训单位共有300余家,包括40多家大专院校。职业介绍机构根据用工需求在网上发布培训招标信息,培训单位上网投标。一旦中标,就接受政府委托培训。结业后,由培训机构和职业介绍机构推荐就业。这种方式促进了培训与就业结合,解决了就业与培训不对路的问题。仅去年就培训了10万下岗人员,其中50%重新就业。
2.国外有两家鞋厂,各派一位推销员到太平洋某岛国去推销本厂的鞋子。上岛后不久,他们各发回一份电报。一位的电文是:“此岛上的人都不穿鞋,明天我就回去。”另一位的电文是:“太好了!这个岛上的人都没穿上鞋子,我打算长驻此岛。”
 
二、阅读下列材料,完成文后问题。
1.××市从抓文明言行入手,着力提高市民素质,精神文明建设取得丰硕成果,社会步入良性发展轨道,同时也进一步促进了全市社会经济的大发展。“十五”期间,全市国内生产总值年均增长14.5%。2007年综合经济实力在全省各地市州中位居第二。今年1月~6月,实现国内生产总值113亿元,比去年同期增长17.4%,财政收入15亿元,比去年同期增长24%。高于全国、甚至沿海发达地区的平均水平。
这段文字使用的说明方式是()。
2.道德教育最有效的方式是真诚。只有真诚而不是做戏,才能使教育者与受教育者之间形成道德情感与道德信念上的共鸣。而现代道德教育最大的误区是受教育者与教育者之间缺乏真诚的交流。一面是振振有词的官话套话,一面是装模作样的“雷厉风行”(缺乏信念投入),双方似乎都是让对方“听”,让对方“看”的。结果使道德教育与道德一样,成为一种外在的功利价值,而不是圆满自足的内在价值。古人说得好,“德者,得也,有得于己是谓有德”。道德之谓道德,就在于它是一种真诚的自觉的向善,而不是一种虚伪手段。现代道德的说教式,是导致现代道德教育扭曲变形的一个根本因素。
这段文字使用的论证方式是()。
三、从网络或报刊上分别找一篇应用文和一篇文学作品,试从它们在主题、语言、表达方式、材料选用、表达效果等方面加以对比分析,体会应用写作与文学写作的区别。
 
 
 
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