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实务篇:模块二人 力资源规划与工作分析

发布时间:2013-01-01  来源:原创  作者:主编:时志明 刘红霞 副主编:王舜华 王国存 马慧琼  发布者:网络秘书  浏览次数:1175  
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        模块二人力资源规划与工作分析
 
【 学习目标】
【知识目标】
1.了解人力资源规划的基本概念及主要内容;
2.掌握人力资源规划的制订程序;
3.掌握人力资源规划供需预测及人力资源规划制定方法。
【能力目标】
1.进行人力资源需求与供给预测的能力;
2.制定企业人力资源规划的能力。
案例导入
近年来A公司常为人员空缺所困惑,特别是经理层的管理人员的空缺常使得公司陷入被动的局面。A公司最近进行了公司人力资源规划:公司首先由人力资源部的员工负责收集和分析目前公司对生产部、市场与销售部、财务部、人力资源部四个部门的管理人员和专业人员的需求情况以及劳动力市场的供给情况,并估计在预测年度各部门内部可能出现的关键职位空缺数量。
该公司的人力资源管理人员克服种种困难,对经理层的管理人员的职位空缺作出了较准确的预测,制定了详细的人力资源规划,使得该层次上人员空缺减少了50%,跨地区的人员调动也大大减少。另外,从内部选拔任职者,使得选拔的时间减少了50%,并且保证了人选的质量,合格人员的漏选率大大降低,使人员配备过程得到了改进。人力资源规划还使得公司的招聘、培训、员工职业生涯计划与发展等各项业务得到改进,节约了很多人力成本。
【案例提示】
作为企业人力资源管理的重要职能,人力资源规划不仅具有先导性和战略性,而且在实施企业目标和规划过程中,还能不断调整人力资源管理的政策和措施,指导企业人力资源管理的其他职能活动。
人力资源规划是组织发展战略的重要组成部分,可以确保组织发展过程中对人力资源的需求,是实现组织战略目标的重要保证。人力资源规划是预测未来的组织任务和环境对组织的要求,以及为了完成这些任务和满足这些要求而设计的提供人力资源的过程。人力资源规划的实质是根据企业的经营方针,通过确定企业人力资源和保证人力资源供给来实现企业的目标。人力资源规划分战略规划和战术计划两个方面。
 
    一、人力资源的战略规划
    人力资源战略规划是从企业战略规划和发展目标出发,根据其内外部环境的变化,预测企业未来发展对人力资源的需求,以及为满足这种需要所提供人力资源的活动过程。人力资源规划的概念包括以下含义:
    (1)制定人力资源战略规划的依据是组织的发展战略、目标;
    (2)人力资源战略规划要适应组织内、外部环境的变化;
    (3)人力资源战略规划的目的是使组织人力资源供需平衡,保证组织长期持续发展和员工个人利益的实现。
 
    二、人力资源的战术计划
 
    人力资源管理理论与实务
  
    模块二人力资源规划与工作分析
    在人力资源的管理中,有了企业的人力资源战略规划后,就要制订企业的人力资源战术计划。人才的战术计划一般包括人力资源的各项业务计划,具体有人员补充计划、分配计划、提升计划、教育培训计划、薪酬计划、保险福利计划、劳动关系计划、退休计划等内容。这些业 经费预算等项内容组成。
规划项目具体内容
    总体规划依据企业发展战略规划,通过建立人力资源信息系统,预测人力资源供给和需求状况,指出满足企业人力资源需求的总原则和指导性措施
人员补充计划制订需补充人员的数量、类型、层次,拟定人员任职资格,拟招募地区、形式及甄选方法。
    开发规划拟定重点培训项目,有关培训时间、培训对象、培训教师、培训方式、培训效果的保证以及与工资、奖励、晋升制度的联系
人员分配规划规划部门编制,拟定各职位人员任职资格,做到人适其位,并规定工作轮换的范围、时间以及轮换人选等
    人员晋升规划建立后备管理人员梯队,规划员工职业发展方向,确定晋升比例和标准以及未提升人员的安置
工资奖励规划进行薪资调查和内部工作评价,拟定工资制度、奖励政策及绩效考核指标
劳动关系规划为了提高员工满意度,加强沟通,实行全员参与管理,建立合理化建议制度等
退休解聘规划实施退休政策及解聘程序,制定退休解聘规定,拟定退休解聘人选
 
    人力资源规划必须适应企业的整体计划。具体而言,企业的发展战略制约和影响着人力资源战略规划的制定,企业的经营计划制约和影响着人力资源战术计划的制订和实施,企业的整体预算也制约着人力资源的预算。人力资源规划只有与企业其他规划和计划协调一致,才能取得好的效果。
 
    三、人力资源规划制定的程序
    (一)影响人力资源规划制定的因素
影响人力资源规划制定的因素主要包括外部因素和内部因素:
    (1)外部环境因素主要包括经济环境、社会环境、政治环境、科技环境;
    (2)内部环境因素包括组织因素、工作因素、员工因素。
     (二)人力资源规划制定程序
    人力资源战略规划的目的是通过制订规划保证人力资源战略符合组织发展需要。
企业可以通过以下步骤制定人力资源战略规划。
 
    1人力资源规划制定程序图
    1.进行环境分析,并核查现有人力资源人力资源规划受到企业内、外部环境的影响,因此需对相关环境因素进行分析,并核查现有人力资源,特别是人力资源的数量、质量、结构及分布状况。这一部分工作需要结合人力资源管理信息系统和职务分析的有关信息来进行。
    2.人力需求预测和供给预测人力需求预测工作与人力资源核查可同时进行,主要是根据企业的发展战略规划和本企业的内、外部条件选择预测技术,然后对人力需求的结构、数量和质量进行预测。
    人员供给预测是人力资源预测的又一个关键环节,只有进行人力资源供给预测并把它与人员需求量相对比之后,才能制定各种具体的规划。
    3.制定人力资源规划首先是把预测到的各规划时间点上的供给与需求进行比较,确定人员在质量、数量、结构及分布不一致之处,进而预测人员需求缺口。然后制定各种具体的规划和行动方案,主要包括晋升规划、补充规划、培训开发现划、配备规划等,保证需求与供给在规划各时间点上的匹配。
    4.人力资源规划的实施与监控在各分类规划的指导下,还需要具体实施规划。同时在规划的实施过程中,还需要实施监控,以便于为总体规划和具体规划的修订或调整提供可靠信息。
    5.评估人力资源规划由专家、用户及有关部门主管人员组成评估组来完成评估工作。评估要客观、公正和准确;同时要进行成本—效益分析并审核规划的有效性;在评估时,一定要征求部门经理和基层领导人的意见,因为他们是规划的直接受益者,最有发言权。
    四、制定人力资源规划的方法
要制定人力资源规划,需要综合考虑企业内、外部等各种影响因素,以企业的战略目标、发展规划和工作任务为出发点,对企业未来人力资源需求和供给的数量、质量及时间等进行估计和预测,并在预测的基础上进行人力资源的供需平衡。
(一)人力资源需求预测
人力资源的需求预测就是估计组织未来需要多少员工以及需要什么类型的员工。人力资源需求预测的方法主要有以下几种:
1.经验预测法经验预测法,顾名思义就是用以往的经验来推测未来的人员需求。不同管理者的预测可能有所偏差,可以通过多人综合预测或查阅历史记录等方法提高预测的准确度。
经验预测法是人力资源预测中最简单的方法,比较适用于较稳定的小型企业。
2.现状规划法现状规划法是一种最易操作的方法。这种方法假定企业保持原有的生产和生产技术不变,企业目前各种人员的配备比例和人员的总数完全能适应预测期内企业对人力资源的需要。在此预测方法中,人力资源规划人员要测算出在规划期内有哪些岗位上的人员将得到晋升、降职、退休或调出本组织,再准备调动人员去弥补。
现状规划法适合于中、短期的人力资源预测。
3.德尔菲方法德尔菲方法又名专家会议预测法,该方法是通过综合各位专家的意见来预测企业人力资源需求。专家可以是管理人员,也可以是普通员工;既可以来自企业内部,也可以来自企业外部。德尔菲方法需反复预测几轮才可以达成一致,得到对企业人力资源需求的预测结果。
德尔菲方法比较适合于对人力需求进行的长期趋势预测。
4.转化比率法转化比率法的目的是将企业的业务量转换为对人力的需求。应用时,需首先根据企业生产任务或业务量的多少估计所需要的一线生产人员或业务员的数量,然后根据这一数量来估计企业行政秘书、财务人员和人力资源管理人员等辅助人员的数量。这是一种适合于短期需求预测的方法。
转化比率法的关键是找出转换的比率关系,这种比率关系往往体现为辅助(服务)人员的生产率。如某企业每名电工可以为20名一线生产工人服务,假如知道一线工人人数为600名,那么总共需要电工数就是30名。
需要注意的是,用该方法进行估计时,需要对计划期的业务增长量、目前人均业务量和生产率的增长率进行精确的估计。
5.趋势预测法趋势预测法又称为时间序列法,是指根据企业过去几年的人员数量,分析它在未来的变化趋势并依此来预测企业在未来某一时期的人力资源需求量。这种方法多适用于那些经营稳定的企业,并且主要作为一种辅助方法来使用。
应用时,需首先收集企业在过去几年内人员数量的数据,并且根据这些数据做图,然后用数学方法进行修正,使其成为一条平滑的曲线,将这条曲线延长就可以看出未来的变化趋势。在实践中为了简便,往往将这种趋势化为直线关系。
以上方法中,经验预测法、现状规划法和德尔菲方法属于定性的方法,转化比率法和趋势预测法属于定量的方法。人力资源需求预测方法还有其他如劳动定额分析法、计算机模拟方法等,此处不一一赘述。
(二)人力资源供给预测
人力资源供给预测分为企业内部人力资源供给预测和企业外部人力资源供给预测两种。
1.企业内部人力资源供给预测影响企业内部人力资源供给的因素主要有员工流失情况(如离职、退休、辞退等)和内部流动情况(如晋升、降职、调换等)。企业内部人力资源供给的预测方法主要有以下两种:
1)管理人员接续计划。该预测技术首先要根据职务分析给出的任职资格和要求,在次一级职务或岗位上的现职人员中找出可以被提升的人员,但他们只是人才储备而已,不一定都会得到提升;其次,对该职务可能的人员流入量和流出量进行估计,然后用该职务的现职人员数加上可能的人员流入量,再减去可能的流出量,就可以得出该职务的内部人力资源供给量。
 
2接替模型图
2)马尔可夫模型。又称转换概率矩阵分析法,它使用的基本工具是人员变动矩阵,该矩阵描述的是企业中员工流入、流出和内部流动的整体状况。
该方法的第一步是作人员变动矩阵,矩阵中的每一个元素(Pij)表示从一个时期到另一个时期在两个职务或岗位之间调动的员工数量的历史平均百分比(即员工流动概率)。不同层次管理人员之间的变动矩阵,P11表明企业高层管理人员中仍留在该企业的占70%,另有30%离开了该企业。然后,将计划期初每个职务上的人员数量与变动概率相乘并纵向相加,就可以得出企业内部的人力资源供给量。
不同层次管理人员变动矩阵
Pij
员工流动矩阵高级经理部门经理业务主管技术人员离职
 
高级经理0.70.70.60.10.3
部门经理0.10.20.20.60.2
业务主管〖6〗0.1
技术人员〖6〗0.2
3、企业内部人力资源供给量
Pij初期人员数量高级经理部门经理业务主管技术人员离职
高级经理107〖7〗3
部门经理30321〖7〗6
业务主管50〖4〗103055
技术人员50〖5〗103010
内部人力资源供给量1031403524
 
2.企业外部人力资源供给预测在许多情况下,由于内部人力资源供给往往满足不了企业的需要,尤其是当企业扩大生产规模时,就需要对企业外部人力资源供给进行了解和预测。外部人力资源供给预测主要包括三个方面:
1)宏观经济形势,主要掌握劳动力市场的总体供求情况,判断可能的失业率;
2)企业当地劳动力市场的供求情况,包括大专院校毕业生、技校毕业生等;
3)行业劳动力市场供求情况,据此可以了解招聘专业技术人员的潜在可能性。
(三)人力资源的供需平衡
企业人力资源供给与需求预测的结果,一般会出现以下三种可能:①人力资源供大于求;②人力资源供小于求;③人力资源供求总量平衡,结构不平衡。针对这三种不同的情况,企业应采取不同的措施。
1.人力资源供大于求时采取的措施
1)通过企业自身的发展,如可通过扩大经营规模、开发新产品、实行多种经营等增加人力资源需求的方式来吸收过剩的人力资源供给。
2)撤销、合并臃肿的机构,减少冗员。
3)鼓励提前退休或内退。
4)减少人员补充。当出现员工退休、离职等情况时,对空闲的岗位不进行人员补充。
5)加强培训工作,使员工掌握多种技能,增强其择业能力。同时,通过培训,也可为企业的发展储备人力资本。
2.人力资源供不应求时采取的措施
1)调剂。企业应当考虑从内部进行调剂,通过企业内部的人力资源岗位流动,增加人力资源的供给。
2)外部招聘。对企业内部无法满足的某些职位需要的人员,可有计划地由外部招聘。
3)技能培训。对公司现有员工进行必要的技能培训,使他们不仅能适应当前的工作,而且还能适应更高层次的工作。
4)制定聘用非全日制临时工。如返聘已退休者,或聘用小时工。
总之,以上措施虽然是解决企业人力资源短缺的有效途径,但最有效的方法是通过激励和培训来提高员工的业务技能改进工艺设计,调动员工的积极性,提高劳动生产率,从而减少对人力资源的需求。
3.人力资源总量平衡,结构不平衡时采取的措施企业人力资源供求完全平衡的情况极少见,即使是供求总量达到平衡,也会在层次上、结构上发生不平衡。对于结构性的人力资源供求不平衡,主要通过在人力资源规划基础上的一系列人事活动来平衡。
总之,在整个企业的发展过程中,企业的人力资源状况不可能始终很自然地处于平衡状态。人力资源部门的重要工作之一就是不断调整人力资源结构,使企业的人力资源始终处于供需平衡状态。
【知识链接】
 德尔菲预测方法
德尔菲是古希腊地名。相传太阳神阿波罗(Apollo)在德尔菲杀死了一条巨蟒,成了德尔菲主人。阿波罗不仅年轻英俊,而且对未来有很高的预见能力。在德尔菲有座阿波罗神殿,是一个预卜未来的神谕之地,于是人们就借用此名作为这种方法的名字。
德尔菲法最早出现于20世纪50年代末,是当时美国为了预测在其“遭受原子弹轰炸后,可能出现的结果”而发明的一种方法。1964年美国兰德(RAND)公司的赫尔默(Helmer)和戈登(Gordon)发表了“长远预测研究报告”,首次将德尔菲方法用于技术预测中,以后便迅速地应用于美国和其他国家。除了科技领域之外,该法几乎可以用于任何领域的预测,如军事预测、人口预测、医疗保健预测、经营和需求预测、教育预测等。此外,还用来进行评价、决策和规划工作,并且在长远规划者和决策者心目中享有很高的威望。据《未来》杂志报导,从20世纪60年代末到70年代中,专家会议法和德尔菲法(以德尔菲法为主)在各类预测方法中所占比重由20.8%增加到24.2%。
【思考题】
1.什么是人力资源规划?人力资源规划有哪些内容?
2.进行人力资源规划的程序有哪些步骤?
3.人力资源需求预测的方法有哪些?
4.人力资源供给预测的方法有哪些?
5.怎样平衡人力资源的供给和需求?
案例实训题
制定企业人力资源规划
何仁现任和平公司人力资源部经理助理。11月中旬,公司要求人力资源部在两星期内提交一份公司明年的人力资源规划初稿,以便在12月初的公司计划会议上讨论。人力资源部经理王生将此任务交给何仁,并指出必须考虑和处理好下列关键因素:
——公司的现状。公司现有生产及维修工人850人,文秘和行政职员56人,工程技术人员40人,中层与基层管理人员38人,销售人员24人,高层管理人员10人。
——统计数字表明,近五年来,生产及维修工人离职率高达8%,销售人员离职率为6%,文职人员离职率为4%,工程技术人员离职率为3%,中层与基层管理人员离职率为3%,高层管理人员离职率只有1%,预计明年不会有大的改变。
——按企业的生产发展规划,文职人员要增加10%,销售人员要增加15%,工程技术人员要增加6%,而生产及维修工人要增加5%,高层、中层和基层管理人员可以不增加。
问题:
1.要求在上述因素的基础上为明年提出合理可行的人员补充规划,其中要列出现有的、可能离职的以及必须增补的各类人员的数目。
2.假设你是何仁,将如何编制这份人力资源规划?
 
项目二工作分析
学习目标
【知识目标】
1.了解工作分析的定义和主要内容;
2.掌握几种主要的工作分析的方法;
3.掌握工作分析的实施程序及工作说明书的内容。
【能力目标】
1.能够应用访谈法、问卷调查法收集与岗位相关的信息;
2.能够编制典型职务的工作说明书。
案例导入
A公司是我国中部省份的一家房地产开发公司。近年来,随着当地经济的迅速增长,房产需求强劲,公司有了飞速发展,规模持续扩大,逐步发展为一家中型房地产开发企业。而随着公司的发展和壮大,员工人数大量增加,众多的组织和人力资源管理问题逐步凸现出来。
公司现有的组织机构是基于创业时的公司规划、随着业务扩张的需要逐渐扩充而形成的。在运行过程中,组织与业务上的矛盾已经逐步凸显出来。部门之间、职位之间的职责与权限缺乏明显的界定,扯皮推诿的现象不断发生;有的部门抱怨事情太多,人手不够,任务不能按时、按质、按量完成;有的部门又觉得人员冗杂,人浮于事,效率低下。
公司的人员招聘方面,用人部门所给招聘标准含糊,招聘主管无法准确加以理解,使得招来的人员大多差强人意。同时,目前的许多岗位不能做到人事匹配,员工的能力不能得到充分发挥,严重挫伤了士气,并影响了工作效率。公司员工的晋升以前由总经理直接做出,现在公司规模大了,总经理已经几乎没有时间来与基层员工和部门主管打交道,基层员工和部门主管的晋升只能根据部门经理的意见来做出。而在晋升中,上级和下属的私人感情成为决定性的因素,有才干的人往往不能获得晋升,因此许多有能力的员工由于看不到自己未来的希望,而另寻高就。在激励机制方面,公司缺乏科学的绩效考核和薪酬制度,考核中的主观性和随意性非常严重,员工的报酬不能体现其价值和能力,人力资源部经常听到大家对薪酬的抱怨和不满,这也是人才流失的重要原因。
(资料来源:彭剑锋.人力资源管理概论[M].上海:复旦大学出版社,2006.)
【案例提示】
1.随着企业规模的不断扩大,需要对人力资源进行重新整合,变革原有的组织方式并进行工作分析。
2.工作分析明确了各岗位职责、分工及对任职者的资格要求,是其他人力资源管理职能如招聘、培训、绩效和薪酬管理的基础。
任务一工作分析概述
一、工作分析的概念
工作分析,又叫职务分析、岗位分析。它是指了解组织内的职位并以一种格式把它与职位有关的信息描述出来,从而使其他人能了解这种职位的过程。
关于工作分析的内容,可以用一个“6W1H”公式进行描述:
1.WHO谁来完成这项工作,即完成该项工作对任职者所需具备的素质要求,即知识、技能或能力等。
2.WHAT即从事的工作活动和承担的工作责任,应具体描述工作者所做的工作内容。
3.WHEN即工作时间的安排,主要包括工作时间安排是否有固定时间表、工作时间制度的内容。
4.WHERE即工作进行的环境,主要包括:工作的自然环境,如温度、湿度、照明度,有无异味、粉尘、辐射等;工作的危险性、心理压力、职业病等。
5.WHY即该项工作在整个组织中的作用,要说明工作的性质和重要性以及设置该职务的意义。
6.for WHO即确定该项工作的隶属关系,明确工作内容之间的联系和工作中与他人的联系。
7.HOW即任职者如何进行工作活动以获得预期的工作结果。根据工作内容和性质,确定完成该项工作的方法与步骤,这是决定工作完成效果的关键。
二、进行工作分析的时机
1.新成立的企业对于新成立的企业要进行工作分析,这样可以为后续的人力资源管理工作打下基础。企业新成立时,工作分析最迫切的用途是在人员招聘方面。
2.职位变动当职位的工作内容等因素有所变动时,应该对该职位的变动部分重新进行工作分析。职位变动一般包括职责变更、职位信息的输入或输出变更、对职位人员任职资格要求变更等。
3.企业从未进行工作分析有些企业虽已经存在很长时间,但由于企业一直没有人力资源部,或者人力资源部人员工作繁忙,所以一直没有进行工作分析。这些企业应该及时进行工作分析,特别是对于新上任的人事经理,有时会发现企业的人事工作一团糟,根本无法理出头绪,这时就应该考虑从工作分析来切入工作。
任务二工作分析的方法
要制订一份完整的工作说明书和工作规范,必须收集足够多有关工作的信息。收集信息的方法有很多种,最常用的有工作日志法、实地观察法、面谈法、问卷调查法。
一、工作日志法
这是由员工本人进行的一种工作分析方法。事先由工作分析人员设计好详细的工作日志单,让员工按照要求及时填写职务内容,从而收集工作信息。为了解员工工作的实际内容、责任、权力、人际关系及工作负荷,每个员工都必须详细记录每天完成的各项工作、任务以及耗费的时间。
需注意的是,工作日志应该随时填写,比如以10分钟、15分钟为一个周期,而不应该在下班前一次性填写,这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。工作日志法最大的问题可能是工作日志内容的真实性问题。
二、实地观察法
实地观察法是指工作分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察,获取工作信息,并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式,得出工作分析成果的方法。实地观察法适用于对体力工作者和事务性工作者进行分析,如搬运员、操作员、文秘等职位。
需要注意的是,在实地观察前,要有一份详细的观察提纲和行为标准,这样在观察时才能及时记录。
 
三、面谈法
面谈法也称采访法,它是通过工作分析人员与员工面对面的谈话来收集职务信息资料的方法。在面谈之前,工作分析人员应该准备好面谈问题提纲,一般在面谈时能够按照预定的计划进行。
面谈法比较适合于脑力职务者,如开发人员、设计人员、高层管理人员等。
一般面谈之后,应针对取得的资料与被访问者的领导进行讨论,以确定所收集到的信息是否真实和准确。
四、问卷调查法
问卷调查法是指利用调查问卷进行职位调查。工作分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷,然后由员工进行填写。问卷调查法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工,比如软件设计人员、行政经理等。
中小企业可以根据企业的实际情况来自制工作分析问卷。需要注意的是,调查问卷设计得是否完整、科学、合理,直接关系着问卷调查的成败。一般来说,调查问卷的内容主要包括:
1)工作名称;
2)所在单位名称;
3)被调查者姓名;
4)受何人领导、监督,要领导、监督何人;
5)处理工作的程序与方法;
6)需用的材料与设备;
7)需具备的知识、技能和经验。
这种方法的主要优点是可以节省人力、时间和经费,然而,要取得可靠的材料,需要得到被调查者的充分合作,并且被调查的员工应该熟悉自己的工作,而且能用文字表达意见。
以上列举了一些常用的收集信息资料的方法,这些工作分析方法既可单独使用,也可结合使用。由于每个方法都有自身的优点和缺点,所以每个企业应该根据本企业的具体情况进行选择。
任务三工作分析的实施程序
实施工作分析是一项系统性工程,它需要实施者对工作分析的流程有清晰的认识,对整个工作分析进行统筹规划和对工作分析过程进行有效的控制。
工作分析的一般流程分为六大阶段:计划阶段、设计阶段、信息收集阶段、信息分析阶段、结果表达阶段和工作分析结果应用阶段。
一、计划阶段
计划阶段是工作分析的第一阶段。在计划阶段中,应该明确是否应该进行工作分析,工作分析的目的;限定工作分析的范围;制订粗略的工作分析实施时间表,编写“工作分析计划书”。在工作分析计划书得到上级批准后,即可组建工作分析小组,进入工作分析的第二阶段——设计阶段。
二、设计阶段
在设计阶段,主要的工作是确定工作分析对象,确定所需要的信息、搜集信息的方法、具体的时间安排和具体的操作人员,即编写工作分析实施计划,并设计所需要的工具、表单,如访谈提纲、问卷调查表、工作日志等。
三、信息收集阶段
当工作分析实施方案设计完成后,接下来的工作就是执行。相关责任人按照时间进度,根据设计好的方法、工具进行相关信息的收集。工作分析过程中,需要搜集的信息是大量的,因此可以通过多种渠道进行:可以查阅组织内已有的相关文件,比如组织结构图、工作流程图、组织分权手册、旧的工作说明书等;还可以搜集组织外部同行业的相关政策、规定,包括国外的相关信息,如各国的职业名称词典、职业信息网等。
四、信息分析阶段
信息分析阶段是将各种收集信息方法所收集到的信息进行核对、筛选、统计、分析、研究、归类的一个过程。在信息分析阶段,可以参照企业以前的工作分析资料和同行业同职位其他企业的相关工作分析资料进行,以提高信息分析的可靠性。
 在信息分析阶段,需要分析以下几方面的内容:
1)基本信息。如职务名称、职务编号、所属部门、职务等级等。
2)工作活动和工作程序。如工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等。
3)工作环境。如工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。
4)任职资格。如年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等;基本素质,如学历要求、专长领域、职务经验、接受的培训教育、特殊才能等。
5)生理素质。如体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等;综合素质,如语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
五、结果表达阶段
这一阶段的主要任务是根据收集的信息,编写工作说明书,即撰写“工作描述”与“任职资格”。 工作描述规定了对“事”的要求,如任务、责任、职责等;任职资格要求规定了对“人”的要求,如知识、技术、能力、职业素质等。
 
1.工作描述的具体内容
1)基本信息:包括职务名称、职务编号、所属部门、职务等级、制订日期等。
2)工作活动和工作程序:包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等。
3)工作环境:包括工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。
2.任职资格要求的具体内容
1)基本素质:最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能等。
2)生理素质:体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。
3)综合素质:语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。
在很多企业,一般将同个职位的工作描述和任职资格合为一份工作说明书,即“职务说明书”(见附录)。
六、工作分析结果应用阶段
工作分析最直接的应用是按照进行工作分析的最初目的,进行组织优化、招聘、培训开发、绩效考评或薪酬设计。而在工作分析过程中,任职者多数只是信息的被动提供者,因此必须进行大量的培训,使相关人员学会如何使用工作说明书。只有这样,工作分析的作用才能不只是停留在中高层和人力资源部。
这里需要说明的是,工作说明书等文件的管理和使用是一个动态的过程,随着组织战略调整、组织结构变化、技术变革、工作性质和内容变化等,工作分析的结果文件也要随之做出相应的调整。建立动态的工作分析结果文件管理机制,需要相关人员的共同努力。
【知识链接】
与工作分析相关的一些术语
1.工作要素工作要素指工作活动中不能够再继续分解的最小动作单位。比如,打开计算机、签字、打电话、发传真等。
2.任务任务是指一系列为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动,即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如,管理一项计算机项目、打印文件、参加会议、从卡车上卸货等,都是不同的任务。
3.职责职责指某人担负的一项或多项相互关联的任务集合。例如企业薪酬专员的职责之一是进行工资调查。这一职责由设计调查问卷、把问卷发给调查对象、将结果表格化并加以解释、把调查结果反馈给调查对象四个任务组成。
4.职权职权指依法赋予的完成特定任务所需要的权利,职责与职权紧密相关。特定的职责要赋予特定的职权,甚至于特定的职责等同于特定的职权。比如,质量检查员对产品质量的检验,既是质量检查员的职责,又是他的职权。
5.职位职位指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。例如,办公室主任同时担负单位人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。在同一时间内,职位数量与员工数量相等,有多少位员工就有多少个职位。
6.职务职务指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。例如,开发工程师就是一种职务,秘书也是一种职务。职务实际上与工作是同义的。在企业中,一种职务可以有一个职位,也可以有多个职位。如企业中的法律顾问这种职务就可能只有一个职位,而开发工程师这种职务可能就有多个职位。
7.职业职业指不同时间、不同组织中工作要求相似或职责平行(相近、相当)的职位集合,如会计、工程师等。
【思考题】
1.什么是工作分析?企业什么时候需要进行工作分析?
2.工作分析有几个阶段?各阶段的主要工作有哪些?
3.工作分析的方法有哪些?各自的特点是什么?
4.职务说明书主要包括哪些内容?
案例实训题
大学刚毕业,王雪便顺利进入M信息服务公司人力资源管理部工作。这是一家中外合资的信息服务公司,近几年发展迅速,在目前国内的计算机行业中算是一家高收益并有很大发展潜力的公司。上班的第一天,刚进入工作岗位,王雪感到很兴奋。
但是在听了人力资源部刘经理的一番谈话后,王雪原来乐观的想法改变了。刘经理告诉她,尽管从表面上看,公司有着骄人的经营业绩和良好的发展势头,但是事实上公司内部的管理制度有很多不完善的地方。刘经理交给王雪一份公司旧的工作说明书,并告诉她作为人力资源管理基础工作之一的工作分析在公司就没有得到很好的贯彻落实。随着公司规模的扩大,新的工作岗位不断增加,却没有相应的工作说明书,原有的一些工作描述和工作规范的内容也与实际情况完全不匹配了。
造成这种状况的原因在于,初创时期员工较少,公司内部的局域网可以使上下级之间和同事之间非常顺畅地沟通,相对平坦的组织结构也使公司各个层次上的员工很容易接近。同部门的工作经常由员工们共同协力完成,职位在公司被定义成是员工之间关于特定技术、专业能力和兴趣的竞赛,有超常能力和成就的员工常被录用,接着很快获得晋升。正因为如此,公司并不注重为每个工作岗位制订工作说明书,因为从某种意义上说,这只是一纸空文。但是这种忽视工作分析的做法,随着公司规模的日益扩大,显示出越来越多的对人力资源管理工作的负面效应。刘经理坦率地告诉王雪,在公司内部,人力资源部被认为是一个低效率的团队,因此为彻底改变以往人力资源部在人们心目中的形象,刘经理决定先从工作分析这一环节抓起,他将此重任交给王雪,要求她在6个月的时间内修正所有的职位说明书。
问题:
1.为制订新的工作说明书,你认为王雪应通过哪些步骤开展这一工作,采用哪些方法收集必要的工作分析信息?
2.假设采用调查问卷法收集职务信息,请你帮助公司设计一份调查问卷。
 
项目三附录:秘书职务说明书及国家相关职业资格标准举例
附录1企业秘书及相关岗位职务说明书举例
 
总裁办公室主任岗位说明书
 
职位名称行政部主任职位代码 所属部门行政部
直属上级总经理直接下级秘书、行政助理职位等级
薪金标准 填写日期 核 准 人
职位概要:
 
负责公司行政事务管理,为企业生产组织提供后勤保障,并负责进行全员的思想建设工作,建设良好的企业文化
工作内容:
 
1.负责组织编制本企业管理规划,经行政办公会审批后组织实施;
 
2.负责组织制订或会审本企业各项管理制度并牵头组织考核,负责制度的检查督促工作、总裁办公室日常管理工作;
 
3.负责公司内部和外部公共关系的协调和沟通;
 
4.组织监督公司信息管理系统的筹备、建设、维护和安全管理工作;
 
5.根据制度规定和总裁指示,安排总裁办公会及其他有关会议,对会上决议进行及时传达、督促落实,并将落实情况及时反馈给总裁;
 
6.负责本企业介绍信、公章和领导印章的保管、使用以及部门印章的执法、起用管理;
 
7.负责本企业的工商登记、年检、行政协调事务;
 
8.参加重大合同的谈判、起草、审核工作
任职资格:
 
教育背景:
 
◆秘书、中文、行政管理等相关专业大学本科以上学历
 
培训经历:
 
◆受过档案管理、财务管理、行政管理等方面的培训
 
经验:
 
1年以上企业行政部门经理工作经验
 
技能技巧:
 
◆熟悉企业管理之道,有良好的领导能力、分析和解决问题的能力
 
◆工作效率高,善沟通和协调
 
态度:
 
◆责任意识强,工作积极主动
 
◆工作细致,诚实公正,情绪稳定
 
◆保密意识强
工作条件:
 
工作场所:办公室
 
环境状况:舒适
 
危险性:基本无危险,无职业病危险
 
 
秘书岗位说明书
 
 
职位名称秘书职位代码 所属部门行政部
直属上级行政经理直接下级 职位等级
薪金标准 填写日期 核 准 人
职位概要:
安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件,进行文档管理,对其他行政和业务方面的工作提供行政支持
工作内容:
 
1.接听电话,向电话询问者提供信息,记录留言,转接电话;
 
2.收发与回复日常邮件;
 
3.撰写会议通知、会议纪要、日常信件和工作报告;
 
4.会谈、会务安排;
 
5.将信件及其他记录归档;
 
6.备份信件及其他文档;
 
7.安排商务旅行,做好预订工作;
 
8.接待访客;
 
9.采购、分发和控制办公用品;
 
10.分发钱款,进行简单的账务管理
任职资格:
 
教育背景:
 
◆秘书、中文等相关专业大专以上学历
 
培训经历:
 
◆受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训
 
经验:
 
1年以上工作经验
 
技能技巧:
 
◆熟练使用操作办公自动化设备,包括计算机、打印机、传真机、复印机等
 
◆有良好的文字表达能力,有一定的英语基础,具备较强的听说能力
 
态度:
 
◆认真负责,积极主动执行交办工作
 
◆工作效率高,条理性强,有团队合作精神
 
◆保密意识强
工作条件:
 
工作场所:办公室
 
环境状况:舒适
 
危险性:基本无危险,无职业病危险
 
人力资源经理职位说明书
 
职位名称人力资源经理职位代码所属部门人力资源部
直属上级人力资源总监直接下级人力资源助理填写日期
薪金标准 填写日期 核 准 人
职位概要:
协助制定、组织实施公司人力资源战略,建设发展人力资源各项构成体系,最大限度地开发人力资源,为实现公司经营发展战略目标提供人力保障
工作内容:
 
1.参与制定人力资源战略规划,为重大人事决策提供建议和信息支持;
 
2.组织制定、执行、监督公司的人事管理制度;
 
3.协助人力资源总监做好相应的职位说明书,并根据公司职位调整需要进行相应的变更,保证职位说明书与实际相符;
 
4.根据部门人员需求情况,提出内部人员调配方案(包括人员内部调入和调出),经上级领导审批后实施,促进人员的优化配置;
 
5.与员工进行积极沟通;
 
6.制订招聘计划、招聘程序,进行初步的面试与筛选,做好各部门间的协调工作等;
 
7.根据公司对绩效管理的要求,制定评价政策,组织实施绩效管理,并对各部门绩效评价过程进行监督控制,及时解决出现的问题,使绩效评价体系能够落到实处,并不断完善绩效管理体系;
 
8.制定薪酬政策和晋升政策,组织提薪评审和晋升评审,制定公司福利政策,办理社会保障福利;
 
9.组织员工进行岗前培训,协助办理培训进修手续;
 
10.配合人力资源总监做好各种职系人员发展体系的建立,做好人员发展的日常管理工作;
 
11.完成人力资源总监交办的其他工作
任职资格:
 
教育背景:
 
◆人力资源、管理或相关专业大学本科以上学历
 
培训经历:
 
◆受过现代人力资源管理技术、劳动法规、财务会计知识和管理能力开发等方面的培训
 
经验:
 
5年以上人力资源管理相关工作经验
 
技能技巧:
 
◆对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累,对人力资源战略规划、人才的发现与引进、薪酬设计、绩效考核、岗位培训、福利待遇、公司制度建设、组织与人员调整、员工职业生涯设计等具有丰富的实践经验
 
◆对人力资源管理事务性的工作有娴熟的处理技巧,熟悉人事工作流程
 
◆熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇和培训方针
 
◆熟练使用办公软件及相关的人事管理软件
 
◆有较好的英文听、说、读、写能力
 
态度:
 
◆对人及组织变化敏感,具有很强的沟通、协调和推进能力
 
◆有高度的敬业精神及高涨的工作激情,能接受高强度的工作,工作态度积极乐观
 
◆善于与各类性格的人交往,待人公平
工作条件:
 
工作场所:办公室
 
环境状况:舒适
 
危险性:基本无危险,无职业病危险
 
附录2《国家秘书职业标准》及《企业人力资源管理师国家职业标准》
国家秘书职业标准(2006年版)
1.职业概况
1.1职业名称
秘书。
1.2职业定义
从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
1.3职业等级
本职业共设四个等级,分别为:五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)、二级秘书(国家职业资格二级)。
1.4职业环境
室内、常温。
1.5职业能力特征
具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。
1.6基本文化程度
高中毕业(或同等学力)。
1.7培训要求
1.7.1培训期限
全日制职业学校教育,根据其培养目标和教学计划确定。晋级培训期限:五级秘书不少于220标准学时:四级秘书不少于200标准学时;三级秘书不少于200标准学时;二级秘书不少于150标准学时。
1.7.2培训教师
应具有本职业2年以上培训经验。培训五级秘书、四级秘书的教师应具有三级秘书及以上职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格;培训三级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格;培训二级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书3年以上或相关专业高级专业技术职务任职资格。
1.7.3培训场地设备
培训场地应具有可容纳20名以上学员的标准教室,并配备有电视机、VCD机、录音机、录像机、摄像机、投影仪、计算机、打印机、复印机、传真机、碎纸机、光盘刻录机、数码相机、扫描仪等设备。
1.8鉴定要求
1.8.1适用对象
从事或准备从事本职业的人员。
1.8.2申报条件
——五级秘书(具备以下条件之一者)
1)连续从事本职业工作1年以上。
2)具有中等职业学校本专业(职业)或相关专业毕业证书。
3)经本职业五级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
——四级秘书(具备以下条件之一者)
1)连续从事本职业工作3年以上。
2)连续从事本职业工作2年以上。经本职业四级正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
3)取得本职业五级职业资格证书后,连续从事本职业工作2年以上。
4)取得本职业五级职业资格证书后,连续从事本职业工作1年以上,经本职业四级正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
——三级秘书(具备以下条件之一者)
1)连续从事本职业工作6年以上。
2)具有以高级技能为培养目标的技工学校、技师学院和职业技术学院本专业或相关专业毕业证书。
3)取得本职业四级职业资格证书后,连续从事本职业工作4年以上。
4)取得本职业四级职业资格证书后,连续从事本职业工作3年以上,经本职业三级正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
5)具有本专业或相关专业大学专科及以上学历证书。
6)具有其他专业大学专科及以上学历证书,连续从事本职业工作1年以上。
7)具有其他专业大学专科及以上学历证书,经本职业三级正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
——二级秘书(具备以下条件之一者)
1)连续从事本职业工作13年以上。
2)取得本职业三级职业资格证书后,连续从事本职业工作5年以上。
3)取得本职业三级职业资格证书后,连续从事本职业工作4年以上,经本职业二级正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
4)取得本专业或相关专业大学本科学历证书后,连续从事本职业工作5年以上。
5)具有本专业或相关专业大学本科学历证书,取得本职业三级职业资格证书后,连续从事本职业工作4年以上。
6)具有本专业或相关专业大学本科学历证书,取得本职业三级职业资格证书后,连续从事本职业工作3年以上,经本职业二级正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
7)取得硕士研究生及以上学历证书后,连续从事本职业工作2年以上。
注:相关专业是指行政管理、工商管理、信息管理、汉语言文学、新闻学、传播学、档案学、公共关系、英语等专业。
1.8.3鉴定方式
分为理论知识考试和专业能力考核,理论知识考试采用闭卷笔试方式,专业能力考核采用笔试、录像等方式进行。理论知识考试和专业能力考核均实行百分制,成绩皆达60分及以上者为合格。二级秘书还须进行综合评审。涉外秘书加试秘书英语考试,秘书英语考试采用闭卷笔试方式,成绩达60分及以上者为合格。
1.8.4考评人员与考生配比
理论知识考试、专业能力考核和秘书英语考试考评人员与考生配比为1∶20,每个标准教室不少于2名考评人员。综合评审委员不少于5人。
1.8.5鉴定时间
理论知识考试时间不少于90分钟,专业能力考核时间不少于120分钟,秘书英语考试时间不少于90分钟,综合评审时间不少于30分钟。
1.8.6鉴定场所设备
理论知识考试和秘书英语考试在标准教室进行。专业能力考核在具有计算机、电视机、录音机、录像机、VCD机和投影仪等设备的标准教室进行。
2.基本要求
2.1职业道德
2.1.1职业道德基本知识
2.1.2职业守则
1)谦虚谨慎,文明礼貌。
2)办事公道,热情服务。
3)实事求是,讲究时效。
4)兢兢业业,甘当无名英雄。
5)忠于职守,自觉履行各项职责。
6)钻研业务,掌握秘书工作各项技能。
7)奉公守法,不假借上司名义以权谋私。
8)树立承诺意识、时限意识、精准意识、保密意识、权责意识、服务意识。
2.2基础知识
2.2.1文书基础
1)应用文书的概念与制发程序。
2)应用文书的格式。
3)应用文书的要素。
4)应用文书的表达方式。
2.2.2办公自动化基础
1)计算机基础知识。
2)Windows XP 操作系统应用基础。
3)Word 2003应用基础。
4)Excel 2003应用基础。
5)PowerPoint 2003应用基础。
6)计算机网络应用基础。
2.2.3沟通基础
1)沟通的基本概念与内容。
2)沟通的方法与技巧。
3)横向沟通与纵向沟通。
2.2.4速记基础
1)速记概述。
2)手写速记知识。
3)计算机速记知识。
2.2.5企业管理基础
1)企业管理常识。
2)企业文化。
3)企业人事管理知识。
4)企业公共关系知识。
5)企业经营知识。
2.2.6相关法律、法规知识
1)《中华人民共和国公司法》相关知识。
2)《中华人民共和国合同法》相关知识。
3)《中华人民共和国反不正当竞争法》相关知识。
4)《中华人民共和国劳动法》相关知识。
5)《中华人民共和国知识产权法》相关知识。
6)世界贸易组织法相关知识。
3.工作要求
本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进,高级别涵盖低级别的要求。
3.1五级秘书(附表1)
 
附表1
 
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
一、会议管理
(一)会前筹备1.能够发送会议通知
 
2.能够制发会议证件和指示标识
 
3.能够预订会议室
 
4.能够预订、确认会议住宿
 
5.能够确认最终参会人员1.会议的构成要素
 
2.常见的会议种类
 
3.会议通知的内容
 
4.会议证件的样式
 
5.会议指示的标识
 
6.会议室预订知识
 
7.会议接待工作的内容与基本程序
(二)会中服务1.能够按要求接站
 
2.能够完成签到工作
 
3.能够引导与会人员就座1.接站的准备内容
 
2.签到工作的内容
 
3.引导与会人员就座的方法
(三)会后落实1.能够安排与会人员返程
 
2.能够清退会议文件资料
 
3.能够整理会议室1.返程工作的服务要求
 
2.清退会议文件资料的基本要求
 
3.整理会议室的注意事项
 
 
二、事务管理
(一)接待1.能够按职业要求着装
 
2.能够正确接听、拨打电话
 
3.能够迎送来访者
 
4.能够招待来访者
 
5.能够设计、填写接待记录与电话记录表 1.着装的要求
 
2.仪态的要求
 
3.接听、拨打电话的基本要求
 
4.迎送来访者的礼仪要求
 
5.接待的程序及要求
 
6.电话记录表的设计要求
 
7.接待记录表的设计要求
(二)办公环境管理1.能够维护接待室、会议室等相关公共区域的环境
 
2.能够维护上司的办公室环境
 
3.能够维护本人的办公环境
1.公共环境构成的知识
 
2.上司办公室环境的要求
 
3.个人办公环境的要求
 
4.常用个人办公用品的种类
 
5.常用公共物品的种类
(三)办公室日常
事务管理1.能够安排会议室
 
2.能够安排用车
 
3.能够处理邮件1.会议室登记的要求
 
2.用车登记的要求
 
3.签收邮件的流程
 
4.传阅邮件的要求
 
5.寄发邮件的要求
(四)办公用品与
设备的使用
和管理1.能够发放办公用品
 
2.能够使用打印机打印文档
 
3.能够使用传真机收、发文件并对结果进行确认
 
4.能够使用复印机复印文件
 
5.能够使用碎纸机销毁文件1.常用办公用品的种类
 
2.发放办公用品的手续
 
3.打印机的种类及安装知识
 
4.传真机的使用与维护常识
 
5.复印机的使用与维护常识
 
6.碎纸机的日常维护
 
 
续表
 
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
三、文书拟写与处理
(一)文书拟写1.能够拟写事项性通知
 
2.能够拟写商洽函
 
3.能够拟写传真稿
 
4.能够拟写备忘录
 
5.能够拟写请柬
 
6.能够拟写邀请信
 
7.能够拟写贺信(电)
 
8.能够拟写感谢信
 
9.能够拟写各种类型的启事1.事项性通知的概念、类型及拟写要点
 
2.商洽函的概念、拟写要点及注意事项
 
3.传真件的格式
 
4.备忘录的格式
 
5.请柬的格式
 
6.邀请信的写作要求
 
7.贺信(电)的写作要求
 
8.能够拟写贺信(电)
 
9.感谢信的写作要求
 
10.启事的概念、种类、特点及写作要求
(二)收文、发文处理1.能够签收文书
 
2.能够拆封文书
 
3.能够登记文书
 
4.能够分发文书
 
1.文书签收的要求
 
2.文书拆封的要求
 
3.文书登记的要求
 
4.文书分发的要求
 
5.收文、发文处理程序
 
(三)文档管理1.能够确定归档范围
 
2.能够对文书进行立卷归档
 
1.档案的概念、特点与种类
 
2.立卷、归档、档案收集的含义
 
3.归档制度的内容
 
4.文书归档的要求
 
5档案装订的方法与要求
 
 
3.2四级秘书(附表2)
 
附表2
 
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
一、会议管理
 
(一)会前筹备1.能够拟定会议议程、日程
 
2.能够提供会议地点备选方案
 
3.能够布置会场和安排座次
 
4.能够发布会议信息
 
5.能够安排会议食宿、车辆
 
6.能够邀请嘉宾
 
7.能够准备会议资料、会议用品
 
8.能够安排会议礼仪服务
 
9.能够检查会议常用视听设备是否正常1.会议议程、日程的内容
 
2.会议地点选择的要求
 
3.会议整体布局的要求
 
4.主席台座次和场内座次
 
5.会议信息发布的内容与方法
 
6.安排食宿的常识
 
7.邀请嘉宾的要求
 
8.会议资料、用品的类型和准备程序
 
9.会议礼仪服务的知识
 
10.会议常用视听设备检查的内容和要求
 
续表
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
一、会议管理
 
(二)会中服务1.能够安排会议值班工作
 
2.能够联系和接待新闻媒体
 
3.能够进行会议记录
 
4.能够收集与会人员对会议的意见和建议
 
5.能够印发会议简报
 
6.能够安排与会人员的集体合影1.会议值班工作的内容与要求
 
2.接待新闻媒体的工作内容
 
3.会议记录的特点
 
4.会议记录的注意事项
 
5.收集会议信息的要求
 
6.会议简报的内容和要求
 
7.反馈会议信息的内容与要求
(三)会后落实1.能够收集、整理会议文件资料
 
2.能够印发会议纪要
 
3.能够结算会议经费
 
4.能够收集、反馈会议精神的落实情况1.会议文件资料收集、整理的要求
 
2.会议纪要的内容和要求
 
3.会议经费结算的方法
 
4.收集、反馈会议精神落实情况的方法
 
二、事务管理
(一)接待1.能够制定接待工作计划
 
2.能够安排迎送来访团体
 
3.能够安排来访者食宿、交通、行程
 
4.能够安排来访者的参观、娱乐活动1.确定接待规格的方法
 
2.接待计划的基本内容和要求
 
3.中餐宴请礼仪的要求
 
4.用车礼仪的要求
(二)办公环境
管理1.能够布置办公室
 
2.能够检查办公室环境的安全状况
 
3.能够对办公室安全隐患提出处理办法
1.办公室的布置要求
 
2.办公室的布置原则
 
3.安全检查的内容与要求
 
4.安全隐患表的填写要求
 
5.设备故障表的填写要求
(三)办公室日常
事务管理
1.能够编制工作时间表
2.能够编制、管理工作日志
3.能够管理印章和介绍信
4.能够安排值班工作
 
5.能够办理现金使用手续
6.能够办理上司的差旅事务
7.能够办理上司临时交办的事项
8.能够完成文字记录工作
1.工作时间表的内容与编写要求
2.时间管理的内容、工具与技巧
 
3.工作日志的内容与编写要求
 
4.管理上司工作日志的方法及注意事项
 
5.印章的种类、样式、管理与使用要求
 
6.介绍信的使用要求
 
7.值班工作的内容、任务与要求
 
8.现金提取、使用与报销要求
 
9.办理差旅事务的要求
 
10.上司临时交办事项的特点、范围
 
11.文字记录的方法与要求
 
续表
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
二、事务管 理
 
(四)办公用品
与设备的使用
和管理1.能够订购、接收、管理办公用品
 
2.能够使用数码相机拍摄照片
 
3.能够使用扫描仪扫描文件与图片
 
4.能够使用光盘刻录机刻录光盘
 
5.能够使用投影仪显示图文
 
6.能够使用摄像机进行拍摄1.订购、接收、管理办公用品的常识
 
2.数码相机使用与维护常识
 
3.扫描仪的安装与使用常识
 
4.光盘刻录机的使用常识
 
5.投影仪使用、保养的注意事项
 
6.摄像机的使用与维护常识
 
(五)信息管理1.能够收集信息
 
2.能够筛选信息
 
3.能够分类信息
 
4.能够校核信息
 
5.能够用各种方式传递信息
 
6.能够登记、编码、排列、保管信息1.信息的含义、特征与种类
 
2.信息工作的程序
 
3.信息收集的方法、渠道与要求
 
4.信息筛选的含义与要求
 
5.信息分类的含义、方法与要求
 
6.信息校核的含义、方法与要求
 
7.信息传递的方向、要素、形式、方法及要求
 
8.信息存储的载体、方式与要求
 
 
三、文书拟写与处理
(一)文书拟写1.能够拟写批转或转发性通知
 
2.能够拟写报告
 
3.能够拟写请示
 
4.能够拟写问答函
 
5.能够拟写简报
 
6.能够拟写意向书
 
7.能够拟写各种形式的订货单
 
8.能够撰写商品说明书1.批转或转发性通知的概念、类型及拟写要点
 
2.报告的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项
 
3.请示的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项
 
4.报告与请示的区别
 
5.问答函的概念、类型、拟写要点
 
6.简报的概念、类型与特点、注意事项
 
7.意向书的概念、特点、结构
 
8.订货单的概念、特点、写作类型
 
9.商品说明书的概念、特点、写作及注意事项
(二)收文、
发文处理1.能够校对文书
 
2.能够缮印文书
 
3.能够传阅文书1.文书校对的要求
 
2.文书缮印的要求
 
3.文书传阅的要求
(三)文档管理1.能够进行档案分类
 
2.能够编制档案检索工具
 
3.能够鉴定档案
 
4.能够管理档案库1.档案分类的含义、方法与要求
 
2.档案检索工作的内容
 
3.档案检索工具的含义与类型
 
4.档案鉴定的方法
 
5.档案保管期限
 
6.档案鉴定工作的内容与要求
 
7.档案保管工作的内容与要求
 
 
3.3三级秘书(附表3)
 
附表3
 
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
一、会议管理
(一)会前筹备1.能够拟订各种会议的筹备方案
 
2.能够督查会务的筹备情况
 
3.能够审核会议文件
 
4.能够与上司沟通会议的有关事宜
 
5.能够拟订会议的应急方案 1.会议方案的内容
 
 2.电话会议及视频会议知识
 
 3.会务机构的分工
 
 4.督查会务筹备的内容
 
 5.会议文件审核的内容及方法
 
 6.会前与上司沟通的内容
 
 7.会议应急方案的内容
(二)会中服务 1.能够提示会议按计划进行
 
 2.能够监督会议经费的使用
 
3.能够处理会中突发事件 1.提示会议进程的方法
 
 2.监督会议经费使用的方法
 
 3.处理会议突发事件的要求
(三)会后落实 1.能够对会议进行总结
 2.能够评估会议工作 1.会议总结工作的内容和要求
 2.会议评工作的标准
 
二、事务管理
 
(一)接待1.能够安排涉外礼宾次序
 
2.能够安排涉外迎送仪式
 
3.能够安排涉外会见、会谈和拜访
 
4.能够安排涉外宴请
 
5能够选择馈赠礼品1.国际礼仪常识
 
2.涉外接待的原和要求
 
3.涉外迎送仪式的要求
 
4.涉外会见会谈和拜访要求
 
5.涉外宴请常识
 
6.馈赠礼品的要求
(二)办公环境
管理1.能够选择办公室模式
 
2.能够提出办公室布局方案 1.办公模式的种类及特点
 
2.办公室的布局类型
 
3.办公室合理布局的作用
(三)办公室日常
事务管理1.能够对办公流程提出改进建议
 
2.能够提出预防及应对突发事件的措施
 
3.能够督促、检查各项办公室日常事务工作的完成情况
 
4.能够制订工作计划
 
5.能够确定承办期限
 
6.能够进行工作评估1.改进办公室日常事务工作流程的基本思路、注意事项
 
2.突发事件的种类
 
3.处理突发事件的原因
 
4.督查工作的内容、特点、原因与方法
 
5.工作计划的种类、内容与要求
 
6.制订与实施工作计划的注意事项
 
7.确定承办期限的要求
 
8.工作评估标准
 
9.工作评估的要求与方法
 
(四)办公用品
与设备管理1.能够制订办公用品和办公设备的采购程序
 
2.能够编制采购办公用品和办公设备的预算方案
 
3.能够调配办公资源1.采用办公用品和办公设备的程序化要求
 
2.编制预算方案的注意事项
 
3.办公资源调配与合理利用的基本要求
(五)信息管理1.能够加工、编写信息材料
 
2能够提供并利用信息
 
3能够反馈信息1.信息开发的类型、形式、方法与要求
 
2.信息编写的类型
 
3.信息利用的方法与要求
 
4.信息反馈的形式、方法与要求
 
 
《企业人力资源管理师国家职业标准》
 
2007年修订)
1.职业概况
1.1职业名称
企业人力资源管理师。
1.2 职业定义
从事人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理等工作的专业管理人员。
1.3职业等级
本职业共设四个等级,分别为:四级企业人力资源管理师(国家职业资格四级)、三级企业人力资源管理师(国家职业资格三级)、二级企业人力资源管理师(国家职业资格二级)、一级企业人力资源管理师(国家职业资格一级)。
1.4职业环境
室内,常温。
1.5职业能力特征
具有较强的学习能力、沟通能力、信息处理能力、分析综合能力、团队合作能力和客户服务※能力。
(※ 客户包括内部客户(各职能部门)和外部客户(劳动管理和社会服务部门),客户服务指提供服务、帮助,或与之协同工作。)
1.6基本文化程度
高中毕业(或同等学力)。
1.7培训要求
1.7.1培训期限
全日制学校教育,根据其培养目标和教学计划确定。
晋级培训期限:四级企业人力资源管理师不少于140标准学时;三级企业人力资源管理师不少于120标准学时;二级企业人力资源管理师不少于100标准学时;一级企业人力资源管理师不少于80标准学时。
1.7.2培训教师
培训教师应当具备人力资源管理的专业知识、相关专业工作经验和教学经验,具有良好的语言表达能力和知识传授能力。培训四级的教师应具有本职业三级及以上职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格;培训三级的教师应具有本职业二级及以上职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格;培训二级的教师应具有本职业一级职业资格证书或相关专业高级专业技术职务任职资格;培训一级的教师应具有本职业一级职业资格证书或相关专业高级专业技术职务任职资格2年以上。
1.7.3培训场地设备
标准教室或具备相应条件的会议室,室内配备必要的计算机设备、照明设备、投影仪或多媒体等,室内卫生、光线、通风条件良好。
1.8 鉴定要求
1.8.1适用对象
从事本职业或准备从事本职业的人员。
1.8.2申报条件
——四级企业人力资源管理师(具备以下条件之一者)
1)连续从事本职业工作1年以上。
2)经本职业四级企业人力资源管理师正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
——三级企业人力资源管理师(具备以下条件之一者)
1)连续从事本职业工作6年以上。
2)取得本职业四级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作4年以上。
3)取得本职业四级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作3年以上,经本职业三级企业人力资源管理师正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
4)取得大学专科学历证书后,连续从事本职业工作3年以上。
5)取得大学本科学历证书后,连续从事本职业工作1年以上。
6)取得大学本科学历证书后,经本职业三级企业人力资源管理师正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
7)具有硕士研究生及以上学历证书。
——二级人力资源管理师(具备以下条件之一者)
1)连续从事本职业工作13年以上。
2)取得本职业三级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作5年以上。
3)取得本职业三级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作4年以上,经本职业二级企业人力资源管理师正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
4)取得大学本科学历证书后,连续从事本职业工作5年以上。
5)具有大学本科学历证书,取得本职业三级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作4年以上。
6)具有大学本科学历证书,取得本职业三级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作3年以上,经本职业二级企业人力资源管理师正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
7)取得硕士研究生及以上学历证书后,连续从事本职业工作2年以上。
——一级企业人力资源管理师※(具备以下条件之一者)
(※ 试点期间按试点方案规定的内容执行。)
1)连续从事本职业工作19年以上。
2)取得本职业二级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作4年以上。
3)取得本职业二级企业人力资源管理师职业资格证书后,连续从事本职业工作3年以上,经本职业一级企业人力资源管理师正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
1.8.3鉴定方式
分为理论知识考试和专业能力考核。理论知识考试和专业能力考核均采用闭卷考试的方式。理论知识考试与专业能力考核均实行百分制,成绩皆达60分及以上者为合格。二级企业人力资源管理师、一级企业人力资源管理师还须进行综合评审。
1.8.4考评人员与考生配比
理论知识考试和专业能力考核的考评人员与考生的配比为 1∶15,每个标准教室不少于2名考评人员;综合评审委员不少于3名。
1.8.5鉴定时间
理论知识考试时间不少于90分钟,专业能力考核时间不少于90分钟,综合评审时间不少于30分钟。
1.8.6鉴定场所设备
标准教室或具备相应条件的会议室,室内配备必要的计算机设备、照明设备、投影仪或多媒体等,室内卫生、光线、通风条件良好。
2.基本要求
2.1职业道德
2.1.1职业道德基本知识
2.1.2职业守则
1)诚实公正,严谨求是。
2)遵章守法,恪尽职守。
3)以人为本,量才适用。
4)有效激励,促进和谐。
5)勤勉好学,追求卓越。
2.2基础知识
2.2.1劳动经济学
1)劳动经济学的研究对象和研究方法。
2)劳动力供给和需求。
3)完全竞争市场条件下的工资水平与工资结构。
4)就业与失业。
2.2.2劳动法
1)劳动法的体系。
2)劳动法律关系。
2.2.3现代企业管理
1)企业战略管理。
2)企业计划与决策。
3)市场营销。
2.2.4管理心理与组织行为
1)个体心理与行为的分析。
2)工作团队的心理与行为。
3)领导行为及其理论。
4)人力资源管理中的心理测量技术。
2.2.5 人力资源开发与管理
1)人力资源的基本理论。
2)人力资源开发。
3)现代企业人力资源管理。
3.工作要求
本标准对四级企业人力资源管理师、三级企业人力资源管理师、二级企业人力资源管理师和一级企业人力资源管理师的能力要求依次递进,高级别涵盖低级别的要求。
3.1四级企业人力资源管理师
 
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
一、人力资源规划
(一)组织信息
采集与处理1.能够利用档案记录、调查资料等采集组织信息
 
2.能够整理、汇总和分析组织信息,并撰写调研报告
1.人力资源规划的概念和内容
2.组织信息管理的原理和要求
(二)组织结构
图绘制1.能够根据企业现行组织机构设置情况绘制组织机构分布总图
2.能够根据设计要求绘制组织职务图、职责图和功能图1.现代组织结构的概念和类型
2.企业组织结构设计基本要求
(三)工作
岗位调查1.能够运用面谈、书面调查等方式采集岗位信息
2.能够运用岗位写实、作业测时、岗位抽样等现场观测方法采集岗位信息1.工作岗位研究的基本概念
2.工作岗位调查的基本方法
(四)员工与
工时统计1.能够对员工的人数及结构进行统计分析
2.能够核算员工工时消耗并分析工时利用情况1.员工分类统计的内容
2.工作时间统计的内容
(五)劳动
定额管理1.能够进行工时与产量定额的换算
2.能够根据工作要求制定劳动定额1.劳动定额的基本内容
2.劳动定额的原理和方法
(六)人力资源
费用预算与
核算1.能够填报人工成本预算
2.能够填报人力资源管理费用预算
3.能够进行人力资源管理费用核算1.人工成本的概念及其构成
2.人力资源管理费用的构成
3.人力资源管理费用预算和核算的要求
 
续表
 
 
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二、招聘与配置
 
(一)招聘需求
信息采集与发布1.能够采集、整理分析招聘需求信息
2.能够选择确定人员招聘的具体来源
3.能够草拟招聘信息并设计招聘广告
4.能够设计招聘申请表并编写公司简介1.人员招聘的概念和内容
2.招聘需求信息发布的方式
3.招聘广告和申请表设计要求
4.公司简介的编写原则和要求
(二)应聘
人员选拔1.能够对应聘人员进行初步筛选
2.能够对应聘人员进行背景调查1.人员初步筛选的意义和方法
2.人员背景调查的内容与原则
(三)校园招聘1.能够编制印刷招聘的宣传材料
2.能够选择校园招聘的学校和专业
3.能够起草校园招聘的面试问题
4.能够撰写校园招聘的工作记录1.校园招聘的概念和特点
2.各类学校专业设置及特点
3.进行校园招聘的注意事项
(四)员工
录用管理1.能够办理录用手续
2.能够采集整理和保管新员工信息1.人员录用的原则和要求
2.员工信息管理的基本方式
 
三、培训与开发
(一)培训
计划与
日常管理1.能够提出岗前培训计划草案并进行岗前培训准备工作
 
2.能够提出在岗培训计划草案并完成在岗培训准备工作
 
3.能够进行脱产培训的日常管理1.员工培训的概念和要求
2.员工培训系统的基本内容
3.岗前培训的概念和内容
 
4.在岗培训的内容和要求
5.脱产培训日常管理的要求
(二)培训
形式选择1.能够进行课堂培训的准备工作
2.能够进行现场培训的准备工作
3.能够对员工自学活动进行管理1.课堂培训方式的特点和影响因素
2.现场培训方式的特点和基本内容
3.自学方式的特点和适用范围
(三)培训
经费核算1.能够采集培训成本信息,进行成本核算
2.能够编制培训经费预算方案,进行成本收益分析
3.能够核定培训项目收费标准1.培训成本的内涵和构成
2.培训经费预算方案的编制要求
四、绩效管理
(一)绩效管
理制度制定1.能够起草绩效管理制度草案
2.能够检查绩效管理制度的执行情况,分析存在的问题,提出改进制度的建议1.绩效管理的概念和特点
2.绩效管理系统的基本内容
3.制定绩效管理制度的要求
(二)考评
信息管理1.能够设计并发放绩效考评表格
2.能够采集、处理、归档和保管绩效考评数据1.绩效考评的类型
2.绩效考评的内容
3.绩效考评的方法
五、薪酬管理
 
(一)薪酬管理
信息采集1.能够采集岗位评价需要的信息
2.能够采集薪酬调整需要的信息1.薪酬及其管理的涵义和特点
2.薪酬管理基本程序的知识
3.岗位分析和评价的内容
4.薪酬调整需要测算的指标
(二)员工工资
统计分析1.能够进行工资核算
2.能够对有关工资指标进行统计分析1.工资形式的内容和种类
2.工资支付的有关规定
3.工资统计指标的种类
(三)员工福利
费用核算1.能够统计核算企业各种社会保险费
2.能够建立工资、保险以及福利台账1.社会保险的基本内容
2.员工福利的概念和种类
 
续表
 
 
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六、劳动关系管理
 
(一)劳动
关系确立1.能够办理订立劳动合同的手续
2.能够检查劳动合同的履行情况1.劳动关系、劳动法律关系的涵义
2.劳动合同的涵义和内容
3.订立劳动合同的原则
4.劳动关系的调整方式
(二)劳动
合同管理1.能够办理续订、变更、解除、终止劳动合同的手续
2.能够对劳动合同进行归类存档
3.能够建立劳动合同账1.劳动合同审查的要求
2.变更劳动合同的原则
(三)劳动安全
卫生管理1.能够检查安全技术和劳动卫生规程的执行情况
2.能够检查女员工与未成年工等特殊保护制度的执行情况1.劳动安全技术规程的内容
2.安全卫生管理制度的内容
3.劳动特殊保护制度的内容
 
3.2三级企业人力资源管理师
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
一、人力资源规划
(一)岗位分析
与设计1.能够设计岗位调查方案
2.能够分析处理岗位调查结果,撰写并修改工作说明书
3.能够运用方法研究进行工作岗位设计与再设计1.人力资源规划与企业其他规划的关系
2.岗位分析的概念和原理
3.岗位说明书的编写要求
4.岗位设计的内容和原则
(二)定员管理1.能够运用劳动效率、设备和岗位定员等方法确定技能人员的定员标准
2.能够运用比例定员、数理定员等方法确定管理和技术人员的定员标准1.企业定员及其标准的概念
2.企业定员管理的基本内容
3.制定定员标准的基本要求
(三)制度建设1.能够采集处理人力资源管理制度的相关信息
2.能够根据制度体系表的要求,起草人力资源管理专项制度
3.能够检查人力资源管理制度的实施情况,分析存在的问题并提出修改建议1.人力资源规范化管理的内容
2.人力资源管理制度体系的结构、特征和要求
3.制定人力资源制度规划的原则
(四)人力资源
费用审核与
控制1.能够审核人工成本和人力资源管理费用的预算
2.能够做出人力资源费用预算并控制费用支出1.审核人力资源费用预算的基本要求
2.控制人力资源费用支出的基本原则
 
续表
 
 
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二、招聘与配置
(一)招聘实施1.能够通过简历、申请表和笔试等方法对应聘人员进行初选
2.能够运用面试、情景模拟等方法进行人员筛选
3.能够提出录用候选人名单1.笔试的特点及适用范围
2.面试的内涵及适用范围
3.心理测试法的基本要求
4.情景模拟法的注意事项
 
(二)招聘评估1.能够对招聘活动进行成本效益评估
2.能够对招聘活动进行数量与质量评估
3.能够对招聘活动进行信度与效度检验1.人员招聘成本的构成
2.各种评估指标的核算方法
3.信度和效度的内涵和种类
(三)人员配置1.能够改进完善劳动组织
2.能够根据计划进行人员配置
3.能够根据生产经营特点组织工作轮班1.人员配置的原理、劳动分工与协作的原则
2.工作地、工作时间组织及工作轮班的组织形式和设计要求
3.“5S”等现场管理方法
(四)劳务外派
与引进1.能够办理劳务外派与引进的手续
2.能够进行外派劳务管理
3.能够进行引进劳务管理劳务外派与引进的内容与形式
三、培训与开发
(一)培训
需求分析1.能够运用各种方法采集培训需求信息
2.能够进行培训需求分析,撰写培训需求分析报告1.培训需求信息的分类和要求
2.培训需求分析的内容和作用
3.撰写需求分析报告的要求
(二)培训
方法选择1.能够根据培训的对象、范围和内容,确定培训目标
2.能够根据培训目标和要求,选择应用培训方法各种员工培训方法及其特点
(三)培训
制度管理1.能够提出培训制度的草案
2.能够检查培训制度的执行情况,发现问题,提出改进建议1.员工培训制度的基本内容
2.起草修订培训制度的要求
四、绩效管理
(一)绩效
系统管理1.能够检查绩效管理系统的运行情况
2.能够发现绩效管理系统存在的问题
3.能够提出改进绩效管理系统的建议1.绩效管理系统的结构和特点
2.绩效管理系统设计的要求
3.绩效改进的方法与策略
(二)员工
绩效考评1.能够组织和指导行为导向型考评方法的运用,对有关员工进行考评
2.能够组织和指导结果导向型考评方法,对有关员工进行考评1.绩效考评方法的类型和特点
2.运用绩效考评方法的注意事项
续表
 
 
职业功能工作内容能力要求相关知识
 
五、薪酬管理
 
(一)薪酬
制度设计1.能够进行薪酬制度设计的准备工作
2.能够提出专项薪酬管理制度的草案
3.能够检查工资奖金制度的执行情况并提出修订建议1.薪酬的概念和影响因素
2.薪酬管理的概念、原则和内容
3.薪酬制度设计的基本要求
 
(二)工作
岗位评价1.能够设计岗位评价指标及其标准
2.能够运用各种方法进行岗位评价
3.能够对评价结果进行处理和分析1.岗位评价基本原则和方法
2.岗位评价要素指标和标准
3.岗位测量评定误差的分类
(三)人工
成本核算1.能够核算人工成本指标
2.能够运用相关方法确定人工成本1.人工成本的概念和构成
2.人工成本的核算方法
(四)员工
福利管理1.能够编制员工福利总额的预算计划
2.能够核算各类保险金和住房公积金1.社会保障的基本概念
2.福利管理的主要内容
六、劳动关系管理
(一)集体
合同管理1.能够准备集体合同协商相关资料
2.能够检查集体合同执行情况1.劳动关系和劳动法律关系的特点
2.劳动关系的转变及其调整方式
3.订立和履行集体合同的基本原则
(二)企业
民主管理1.能够进行员工工作满意度调查与分析
2.能够借助专家或通过工会组织与员工进行沟通1.工作满意度调查的内容和要求
2.员工沟通的渠道和注意事项
(三)工时与
最低工资管理1.能够检查工时制度的执行情况,发现问题,提出改进措施
2.能够检查企业最低工资标准的执行情况,发现问题,提出改进建议1.工作时间的概念和种类
2.最低工资保障制度的内容
(四)劳动安全
卫生管理1.能够编制职业安全卫生项目费用预算
2.能够建立职业安全卫生防护用品管理台账
3.能够对员工进行安全生产教育
4.能够根据伤残评定结果计算工伤保险待遇工伤事故的分类标准

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