当前位置:网站首页 >> 文秘18门基础课精讲       2018年7月21日  星期六  2:40:21

>>文秘18门基础课精讲

>>秘书写作实务

模块一秘书写作认知 项目二行政公文写作基础知识

发布时间:2013-01-05  来源:原创  作者:主编:朱利萍 韩开绯 副主编:陈连锦 韦志国 易思平  发布者:网络秘书  浏览次数:1234  
字体:  【大】  【中】  【小】

 

模块一秘书写作认知
 
 项目二行政公文写作基础知识
 【知识目标】
了解行政公文的含义和特点。
理解行政公文的作用。
了解行政公文的种类。
懂得行政公文的写作格式。
【能力目标】
熟练掌握行政公文的行文规则。
能够根据实际需要正确选择得体的文种写作公文。
能够运用电脑熟练制作公文的格式模板。
能在行政公文写作中选择合理的表达方式、熟练运用庄重的书面语言、正确把握公文写作的语体风格。
职场情境
经过一段时间的学习和实践以后,俞琴初步懂得了秘书写作的特点和要求。很快,俞琴接到一个任务:由于公司正处于起步阶段,许多管理制度还不够规范,在公文的制作、流程等方面均存在问题,因此,领导要求俞琴根据公司的实际情况,制定规范的行政公文处理办法。
项目描述
在学校学习期间,俞琴已经学习过《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》,因此,对于领导交给的这个任务俞琴并不觉得有多少困难。但是跟其他文书相比,行政公文在行文规则上有更严格的规定,必须熟练掌握现行公文的种类,熟悉上行文、下行文和平行文的格式要求,制作规范的格式模板,规范签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
任务一行政公文的含义、特点和作用
情景导入
2009年1月31日,新华社受权播发《中共中央、国务院关于加大统筹城乡发展力度,进一步夯实农业农村发展基础的若干意见》,出台一批新的强农惠农政策。这是新世纪以来的连续第7个关注“三农”的中央一号文件。
 
思考:中共中央为什么要以行政公文方式关注三农问题?这种发文方式与一般的事务文书有什么区别?我国进入新世纪后,中央一号文件连续7年锁定“三农”有什么深远的意义?
 
必备知识
一、行政公文的含义
行政公文,又叫公务文件,简称公文。《国家行政机关公文处理办法》总则第二条规定,行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公文活动的重要 具。
公文具有法定效力和规范体式。它是贯彻党和国家的方针政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
二、行政公文的特点
(一)政治性和政策性
公文的基本内容是国家机关的指挥意志、行动意图、公务往来与活动情况的系统实录,直接反映了国家政权的意志与根本利益。公文是实施管理、发布法规、下达指示的特定形式,它与人民群众的利益和社会生活密切相关,因此公文具有很强的政策性。
(二)法定性和权威性
公文具有法定的作者和读者。公文的作者是公文的制发机关,公文被称为机关的喉舌。公文的权威性和法定效力是由它的制发机关的权威性和法定地位决定的。文学作品,人们可看,也可不看;学术论文的内容和观点,人们可以赞同,也可以批评;行政公文的内容则需要人们理解、执行,具有明显的法定权威性。领导机关发布的决定、决议、批复等有领导权威,权力机关发布的法律、法规、条例等有法律权威,政策机关发布的政令、意见、通告等有指挥权威。总之,各级机关发布的公文,相关单位和部门必须严格遵照执行,不得违反,这是公文权威性的表现。
(三)规范性和庄重性
公文的制作、使用、处理程序要严格按照《国家行政机关公文处理办法》有关规定办理。公文的内容,包括主题、材料、结构和语言要符合行文规则与客观实际。公文文体和写作格式要标准化,不能自搞一套。公文的语言要严谨庄重,使用规范的现代汉语书面语言,做到含义明确,合乎语法规范,标点妥帖,词语的轻重、褒贬色彩等恰当,使用公文专用语言。
三、行政公文的作用
(一)领导指挥作用
公文可以用来记录和传达上级指示精神,布置工作,指导工作,宣传方针、政策,帮助人们提高认识,统一思想,统一行动,步调一致。
(二)法律约束作用
公文可以用来颁布法规,传达指示,制定方针、政策,发布法律、法规、政令,规定人们行为规范,具有法律约束作用。
(三)联系纽带作用
公文可以用来反映情况、请示工作、交流经验、互通情况、商洽工作,具有联系知照作用。
(四)依据凭证作用
公文还是上级机关贯彻意图,下级机关根据意图执行的凭证依据。
案例评析
朱丹原是某中学的教师,前几年调入某职业技术学院工作。今年,朱丹准备申报副教授职称评选,学校要求其提供讲师职称任职证书。这时,朱丹才想起前几年由于在家生孩子,没有交照片,讲师资格证书没有及时办理。于是,朱丹赶到市教委找到原评职称的文件并复印下来,顺利完成了申报任务。
【评析】上述案例充分说明行政公文的法定权威性和依据凭证作用。
【任务演练】
搜集学校下发的文件,仔细体会行政公文的特点和作用。
任务二行政公文的种类
情景导入
我国内地行政公文文种经历的五次变化:
20世纪50年代的7类12种:①报告、签报;②命令;③指示;④批复;⑤通报、通知;⑥布告、公告、通告;⑦公函、便函。
20世纪80年代早期的9类15种:①命令、令、指令;②决定、决议;③指示;④布告、公告、通告;⑤通知;⑥通报;⑦报告、请示;⑧批复;⑨函。
20世纪80年代后期的10类15种:①命令( 令) 、指令;②决定、决议;③指示;④布告、公告、通告;⑤通知;⑥通报;⑦报告、请示;⑧批复;⑨函;⑩会议纪要。
20世纪90年代的12类13种:①命令( 令);②议案;③决定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通报;⑧报告;⑨请示;⑩批复;函;会议纪要。
面向新世纪的13类13种:①命令(令);②决定;③公告;④通告;⑤通知;⑥通报;⑦议案;⑧报告;⑨请示;⑩批复;意见;函;会议纪要。
思考:公文种类的变化与当时的形势和政策有没有一定的联系?从这些变化的文种中可以看出什么特点?
必备知识
一、现行公文种类
公文种类简称文种。根据2000年8月24日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日施行)第二章规定,现行公文文种有十三种:
(1)命令(令):适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
宪法规定,县级以上的行政机关才有资格发布命令。
2)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3)公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4)通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
公告常常用来宣告比较重大事项或法定事项,范围较广;而通告则是一定范围内、临时性、业务性的周知或遵守。两者不能混淆。
5)通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
6)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
7)议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
议案跟提案不同,议案由政府机关向同级人民代表大会提交,是公文;提案由个人或组织提交,非公文,提案一旦被政府机关采纳提交就转化为议案。
8)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
9)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
10)批复:适用于答复下级机关请示事项。
11)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12)函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
13)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、公文的行文关系
按行文关系,这十三种公文可以分为上行文、平行文、下行文三类。
上行文:向上级机关报送的公文,如请示、报告等。
平行文:同级机关和不相隶属机关之间来往的公文。公文的平行文只有函一种。
下行文:向下级机关发送的公文,有命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。
三、公文的紧急程度
按紧急程度,行政公文可分为特急、急件、常规三类。
四、公文的密级
按密级,行政公文可分为绝密、机密、普通三类。
案例评析
关于办理倪成华退休手续的申请
 
××集团公司人力资源部:
兹有我下属公司(××物业管理有限公司)职工倪成华,男,1945年11月13日出生,今年已满60岁。根据国务院国发(1978)104号文件精神,符合退休条件,特报集团公司,望予以批准办理相关手续。
特此申请。
××国际贸易有限公司
二○○五年十一月八日
【评析】该文是某企业的真例,在文种的选择和行文对象上均存在着不规范。
【任务演练】
修改上述公文,使之规范化。
任务三行政公文的写作格式
情景导入
公务文书有格式、有规范、有模式,如果对其中的格式、规范、模式知之不多,即便是作家,抑或硕士、博士也很难写出一篇规范的公文;反之,大专学生甚至中学毕业生,只要掌握了公文的规范模式,亦可妙笔生花,写出有公务价值的实用文书,大大提高工作效率。
以上是范兰德教授编写的《行政公文格式与处理规范》前言中的一段话,公文格式果真有如此重要吗?学了这一任务,你肯定有切身体会了。
必备知识
一、公文的写作格式
公文纸张规格:A4(297×210)
公文装印格式:左侧装订。排版一律从左至右横排,排版规格:正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
(一)眉首
标记格式:份号、密级、缓急时限
(1)公文份数序号。秘密文件必须标明序号。用阿拉伯数码标识在版心左上角第1行。至少标2位,如01。
(2)秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级,用3号黑体字,标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
(3)紧急程度。如需标识紧急程度,用3号黑体字,标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
(4)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;发文机关标识上边缘至版心上边缘为25 mm(约2行)。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 mm。使用小标宋体字,用红色标识。字号以醒目美观为原则由发文机关酌定,但最大不能等于或大于22 mm×15 mm(国务院文件)。联合行文时,应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。如:
浙江省公安厅
 
浙江省财政厅
 
浙江省教育厅文件
(5)发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;如:浙物产〔2010〕8号。这里年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位,不加“第”字。联合行文标主办单位字号。发文字号之下4 mm处印一条与版心等宽的红色反线。
(6)签发人。上行文需标识签发人姓名于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
联合行文上行文,标上每个单位签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4 mm。
 江 省 人 事 局
 
文件
浙江省劳动与社会保障局
签发人:董政光
浙人事〔2007〕6号王文和
 
 
(二)主体
(1)公文标题。发文机关+事由+文种,位于红色反线下空2行,用2号小标宋体字。
(2)主送机关名称。用全称或泛称,标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字。
(3)正文。一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文写作中,数字、年份不能回行。
(4)附件。公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。二份以上附件需用阿拉伯数码标出序号。如:
附件:1.×××××
2.×××××
(5)成文日期。用汉字书写,“零”写为“○”。
(6)公文生效标识。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2 mm~4 mm,居中下压成文时间。印章下弧无文字,下弧线压日期;有文字,中心线压日期。
联合上行文盖主办机关章,联合下行文依次盖章。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;当联合行文需加盖3个以上印章时,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。如:
二〇一〇年一月十日
(7)附注。公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。请示必须在附注处标明联系人和联系电话。
(三)版记
(1)主题词。一般由类别词、类属词和文种组成。“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
(2)抄送单位名称。抄送单位是指除主送机关外,还需了解内容的单位。在主题词下一行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号,依次写出抄送单位名称,在最后一个抄送机关后标句号。
(3)印发说明。用3号仿宋体字写明印发单位和印发时间,印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
下行文版式:
 
上行文版式:
 
二、公文的写作要求
(一)内容合法
合“法”,即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必符合国家法律、法令、方针政策,符合上级指示和规定,与本机关其他现行有效文件保持一致。
(二)实事求是
实事求是,即要求公文的内容能从实际情况出发,有切实的客观针对性,有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题;各种判断要合乎实际;各种解决问题的方法措施应切实可行,具有可操作性。
(三)平实得体
首先是文体要正确,务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求;其次,语言运用要得体,符合特定场合、对象的需要。
(四)简明通顺
简明,即要求尽量用最简洁的文字,顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容,做到言简意赅。
(五)严谨准确
严谨,即要求公文的结构必须严密有序,用语务必周密确切,不生歧义,没有漏洞。准确,即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达,从文种的选择到概念的使用,以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误,不允许有任何欠缺、失当或失真。公文的语言、语气还必须符合发文机关的职权范围、发文目的、特定文体表达的需要,把握上行文、下行文和平行文的不同用语。
(六)格式规范
规范,即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定,符合语法规则与逻辑规则,不能“标新立异”。
案例评析
××省人民政府办公厅关于印发报送省人民政府公文考核办法的通知
×政办发[2009]71号
 
各市、县人民政府,省人民政府各委、厅,各直属机构,中央驻×单位,省属大型企业:
现将《报送省人民政府公文考核办法(试行)》印发给你们,请认真贯彻执行。
××省人民政府办公厅
2009年5月21日
 
主题词:行政公文考核办法通知
【评析】该文在公文标题、字号、发文日期、主题词概括以及格式的完整性等方面均存在着不规范。
【任务演练】
根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》相关要求,修改上述公文格式。
项目二综合实训
(一)知识目标鉴定
1.正确说出公文的种类和适用范围。
2.评析下列两则公告:
(文一)
关于进一步加强域名注册信息审核工作的公告
为了提升域名注册信息的真实性、准确性、完整性,进一步加强域名注册信息审核工作,现通知如下要求:
1.用户向域名注册服务机构在线提交域名注册申请的同时,应当提交书面申请材料。申请材料包括加盖公章的域名注册申请表(原件)、企业营业执照或组织机构代码证(复印件)、注册联系人身份证明(复印件)。
2.域名注册服务机构应当认真审核用户提交的书面申请材料,审核合格后,将书面申请材料通过传真或电子邮件的形式提交至我中心,并保留书面申请资料。
3.自域名提交在线申请之日起5日内我中心未收到书面申请材料的或域名申请材料审核不符合条件的,该域名将予以注销。
4.以上要求自2009年12月14日上午9时起施行。
如有疑问,请致电CNNIC,联系方式为7×24小时,客服电话:01058813000
邮件:service@cnnic.cn
中国互联网络信息中心
2009年12月11日
(文二)
关于轨道大卿桥站施工交通组织调整公告(2010年第5号)
为确保轨道大卿桥站施工的顺利实施,根据《中华人民共和国道路交通安全法》第三十九条的有关规定,决定自2010年1月27日(星期三)起对该轨道站周边道路实行交通组织调整,具体措施如下:
一、施工期间,中山西路(布政巷—万安路)原北侧车道将进行围挡,所有东往西方向车辆和行人途经该轨道站施工区域时利用北侧便道通行,西往东方向车辆和行人在南侧原车道通行。
二、施工区域路段即中山西路(布政巷—万安路)机动车最高限速由60 km/h调低为40 km/h。
另外,为配合环城西路卡口改造,提高南往北方向通行能力,0:00—24:00禁止一切机动车由环城西路由南往西左转弯驶入中山西路。
请社会各界和广大群众给予理解和支持,配合现场交通管理人员指挥,遵照现场交通标识指示,缓速通行,确保安全。
特此公告。
宁波市公安局交警支队  
2010年1月21日
3.正确说出议案与提案的不同。
(二)能力目标鉴定
通过电脑制作公文规范格式模板。
 
 

关于我们|帮助中心|广告服务|友情链接|版权申明|在线客服|返回顶部|管理登陆

版权所有 © 2012-2018 南通三角洲文化发展有限公司   网址:http://www.chinawmw.net/    苏ICP备12017549号
建议使用1024*768分辨率及IE6.0以上浏览器对本站进行浏览
在线咨询:    QQ 2692605222   Email:bryshj@chinawmw.net

严正声明:中国文秘教育网(www.chinawmw.net)是原创作品的自由交流平台,欢迎会员踊跃投稿,拒绝平庸之作,严格遵守学术道德,禁止抄袭和复制他人文稿,如有被本网接受录入非其所有的原创作品,或作品内容违反有关规定,一经发现取消本站会员资格,并在本网站通告处理。本网不承担任何责任,但保证在接到投诉并经验证属实后,于第一时间内删除该作品。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)的作品源自文秘教育界一群顶尖级文秘教育名家、博士、教授、文秘专业教学名师及优秀文秘学生、秘书行业名家和一线秘书提供的高质量原创稿源,仅供个人学习、研究、探讨之用,严禁其他用途或商业传播,若因此造成损失,中国文秘教育网在保留追究用户的法律责任的前提下终止对用户提供的所有服务,并且没收相关账号内的点数及会员资格。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)将努力成为自觉遵守学术道德的示范网站。

谢谢合作!

Welcome To www.chinawmw.net!中国文秘教育网是创造资源财富,实现资源价值,增强个人才能的好地方!

苏公网安备 32060202000162号